compras e avaliação de fornecedores
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Unidade de Formação de Curta Duração nº 728
1
UFCD – Unidades formação curta duração;
Duração: 25 horas;
Datas da formação: de 11 a 15 Novembro
2013;
Horário: 10h – 13h e das 14h – 16h.
2
Identificar, planear e monitorizar os
processos relacionados com os
fornecedores e as compras;
3
Identificar e aplicar as metodologias e as
técnicas para seleção, avaliação e
classificação de fornecedores.
4
Norma ISO 9001: 2008;
Importância dos fornecedores;
Gestão das compras;
Requisitos de compra;
Seleção de fornecedores;
Inspeção da compra;
Avaliação de fornecedores.
5
Empenho dos participantes;
Trabalho de grupo:
Definir a empresa;
Caracterizar o que comercializamos;
Caracterizar o processo de compras e avaliação de
fornecedores.
Teste de avaliação de conhecimentos.
6
Requisitos da norma;
Focalização no cliente;
Abordagem por processos;
Ciclo da melhoria continua;
Requisitos de documentação;
8
Requisitos da norma:
Responsabilidade da gestão;
Gestão de Recursos;
Realização do produto / prestação do serviço;
Medição análise e melhoria.
9
Seis procedimentos obrigatórios;
Controlo dos documentos;
Controlo dos registos;
Auditoria interna;
Controlo do serviço / produto não conforme;
Ações corretivas;
Ações preventivas.
10
Estes procedimentos têm de estar
documentados, mas podem estar agregados
num (ou em vários) documento (s).
Só o capítulo 7 permite exclusões á norma.
11
Procedimento ≠ Processo
Processos englobam vários procedimentos;
Procedimento é uma forma fazer algo, uma
metodologia…
12
Processo
Procedimento
Actividade 1
Tarefa A
Tarefa B
Actividade 2
Actividade n… Procedimento
2…
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Gestão de Rh’s
Recrutamento
Organização das fontes
Seleção
Evolução
Formação
Levantamento das
necessidades
Formação
Avaliação da eficácia
Avaliação da satisfação;
Avaliação de desempenho
14
Como saber se é um processo ou um
procedimento?
Depende da importância que têm para a
organização;
Depende da complexidade;
Quem define é a organização!
15
Uma dica:
Processos são caracterizados no manual da
qualidade ou em fichas de processo;
Processos são monitorizados;
Mapa de processos.
16
Uma dica:
Procedimentos são caracterizados em
procedimentos;
Procedimentos podem não ser monitorizados,
depende do contributo que têm no processo.
17
Uma dica:
18
Processos
Manual / Fichas processo
Metodologias
Procedimentos
Actividades
Instruções de trabalho
O ponto 7.4 da norma aborda a temática
compras.
Não tem de ser um processo;
Não menciona como fazer, a organização
apenas tem de caracterizar.
19
A importância dos fornecedores
A influencia dos fornecedores é transversal
a toda a organização uma vez que afeta:
Os requisitos do produto / serviço final:
Qualidade interna;
Qualidade perceciona pelo clientes (externa).
21
A viabilidade da organização:
Necessidades de stocks;
Disponibilidade financeira.
22
Porquê escolher os fornecedores?
Para promover a qualidade da matéria prima
que é adquirida pela organização;
Para promover a qualidade interna;
23
Para aumentar a qualidade do produto / serviço
da organização;
Para aumentar a satisfação do cliente,
Para promover a fidelização dos clientes.
24
Mas o que é uma produto ou serviço de qualidade?
É aquele que cumpre com os requisitos:
Internos – os que a organização considera relevantes
para o produto / serviço atingir a performance
desejada;
Externos – os percecionados pelo exterior.
25
Dependendo do que somos a qualidade é:
26
Cliente Empresa
Satisfação que retiramos de um
produto ou serviço
As exigências, necessidades e
expectativas são satisfeitas
Aumentos de
produtividade
Diminuição dos custos
totais
A definição de qualidade é de tal modo abrangente, que
envolve não apenas as pessoas mas também as: funções,
equipamentos, processos, fornecedores, distribuidores,
clientes, etc., incluindo todos os aspetos de um produto,
desde o desenvolvimento do projeto, recebimento de
matéria-prima, produção, entrega e serviço pré e pós-
venda e tudo o que diz respeito ao valor para o consumidor.
27
Então como gerir os fornecedores?
Encarando todas as atividades como fazendo
parte de um processo;
O que é um processo?
Conjunto de atividades que utiliza recursos para
transformar entradas em saídas
28
29
Inputs Outputs Processo
Recursos: -Ingredientes - Massa - Receita - Forno - Acessórios - Mão-de-obra
Fazer a massa
Colocar os
ingredientes cortados
sobre a massa
Cozedura a 70ºC
durante 30 min,
Servir
30
I&D de produtos Produção
Gestão e Planeamento
Marketing e vendas
Compras e Faturação
Gestão de Recursos
Necessidades mercado
Necessidade novo produto
Especificações do produto
MP
Necessidades de MP
Características do produto e perfil publico alvo
Custos de I&D produto
Campanha publicitária e produto
Plafond
Mercado
Como gerir os fornecedores?
Identificando os tipos de fornecedor:
Fornecedor interno;
Fornecedor externo.
Identificando as matérias primas / serviços que
influenciam o produto / serviço final.
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Então como gerir os fornecedores?
Identificando os requisitos da organização
enquanto cliente;
Fazendo a gestão das compras;
Selecionando os fornecedores;
Avaliando os fornecedores.
32
Trabalho de grupo - Suponha que é sócio do
colega do lado. Caracterize o negócio que
gerem, nomeadamente:
O que produzem e comercializam;
As matérias primas / serviços que necessitam;
Se existem fornecedores internos;
33
Trabalho de grupo
Quem são os fornecedores externos;
Caracterize a empresa de acordo com a
abordagem por processos;
34
Stocks - É o conjunto de unidades de cada
artigo, que constitui uma determinada
reserva para satisfazer uma futura
necessidade de consumo.
36
Tipos de stocks:
Stock normal;
Stock de segurança;
Stock afetado;
Stock global.
37
Stock normal – São todos os artigos
consumidos regularmente:
Ativo – São colocado em espaços próprios de onde
são retirados para a satisfação imediata das
necessidades dos utilizadores.
Reserva – são as existências do stock normal que
não tem espaço no local designado ao stock activo.
38
Stock de segurança – é o destinado à prevenção
de ruturas originadas em:
Excessos de consumo em relação ao previsto;
Aumentos dos prazo de entrega dos fornecedores;
Rejeições de material na receção;
Falta de material por deterioração, furtos…
39
Stock afetado – parte do stock que se
encontra destinado a fins específicos.
Stock global – Toda a existência física de um
artigo num determinado momento. É a
soma do anteriores.
40
Relativamente ao processo produtivo os
stocks podem classificar-se em:
Produtos de comercialização;
Produtos de consumo;
Matérias primas ou componentes;
Materiais auxiliares;
41
Materiais de conservação, peças e acessórios;
Ferramentas;
Embalagens;
Produtos finais.
42
Os stocks têm o papel de amortecedores
entre as compras, as vendas e a produção.
São úteis porque defendem a empresa da
escassez, providenciando faltas causadas
pelos desequilíbrios dos ritmos de
produção.
43
São muitas vezes uma medida estratégica
Comprar quando o produto está mais barato;
Comprar em grandes quantidades para obter
benefícios económicos.
44
Gestão de stocks – a gestão de stock tem 3
vertentes:
Económica;
Administrativa;
Física.
45
Gestão económica dos stocks:
46
Após conhecer a evolução dos stocks
Formular previsões dos consumos
Decidir o quê /quando e quanto encomendar
Conseguir melhorar a qualidade do produto ao mínimo custo
Gestão administrativa dos stock – Definição
de regras e suportes documentais para o
controlo administrativo e contabilístico.
Por exemplo inventários.
47
Gestão física dos stocks (ou material) –
aborda as questões relacionadas com o
espaço físico, tais como localização e
dimensão dos armazéns;
Tem como objetivo o acesso fácil, seguro e
económico aos bens.
48
Como localizar os artigos em stock?
Atribuindo uma Designação – descrição do artigo
Atribuindo 1 código numerado.
Por exemplo:
Descrição - Caneta uni-ball eye micro preta
Código de barras - 4902778913765.
49
Numa produção podemos ter 4 tipos de
stocks:
Stocks necessários à produção – matérias
primas, protótipos e peças intermédias
fabricadas na organização.
50
Stock de peças de substituição, materiais e
produtos consumíveis, para o parque de
máquinas e ferramentas;
Stocks de produtos em curso, isto é de produtos
semi acabado;
Stocks de produtos acabados.
51
Os stocks tem dois motivos de ser:
Deliberados – A organização tomou medidas
para que existissem;
Involuntários – A organização não previu, nem
planeou a sua existência.
52
Stocks deliberados:
Produção antecipada ( nivelamento de flutuações);
Stock de segurança (para o caso de avarias e
defeitos);
Stock provenientes de lotes de grande dimensão
(para evitar os tempos de mudança de serie).
53
Stocks involuntários:
Erros nas previsões da procura;
Utilização aleatória dos meios de produção;
Stock provenientes de lotes de grande
dimensão.
54
Os stocks são necessários ,mas
dispendiosos, pois envolvem:
Custos de compra – preço;
Custos de realização da encomenda:
55
Tempo e materiais despendidos pelos colaboradores
a efetuar encomendas;
Transporte da encomenda até ás instalações;
Custos de instalações do departamento das compras;
Custos de manutenção das instalações (agua, luz
telefones, fax, internet, selos ).
56
Custos de armazenagem;
Despesas relativas ás instalações dos armazéns;
Juros do capital imobilizado em stock;
Desvalorização do stock.
57
A redução de stocks está sempre associada
a:
Alterações dos prazos de produção;
Redução dos prazos de entrega dos
fornecedores.
58
Como minimizar o stock conservando um
nível de serviço satisfatório?
Depende da natureza do stock;
Das entradas e das saídas.
59
É impossível atribuir a mesma importância
a todos os stocks;
A gestão dos stocks é seletiva:
Numa fábrica de parafusos o papel da ordem de
trabalho é menos importante que o metal…
60
Como fazer então?
Estabelecer critérios de destino;
Estabelecer critérios de valor .
61
Exemplo:
Utilizando regra dos 80/20
20% dos artigos em stock representam 80% das
sadas (do stock) mensais:
Existem artigos com muita saída o que pode indicar a
necessidade de mais stock (de segurança) para aquele tipo
de artigos.
62
Aferir a importância dos stock para a
organização:
Classificação ABC
Classe A – Itens muito importantes;
Classe B – Grupo intermédio:
Classe C – Itens menos importantes.
63
Classificação A – são artigos que sustentam as
vendas. Percebe-se que apenas 5% a 20% dos
itens correspondem a 80% da faturação. Tem
alta rotatividade.
Classificação B – corresponde a 25% a 40% do
stock e a sensivelmente 15% das vendas.
Rotatividade média.
65
Classificação C – São responsáveis por 5% das
vendas mas representam 50% a 70% do stock
A classificação ABC permite tomar decisões
relativas a investimentos em stock com base na
importância dos bens para a produção /serviço
prestado.
66
Operações de gestão de stocks:
Armazenagem;
A gestão das entradas e das saídas;
Os inventários.
67
A armazenagem – existem 2 tipos de
armazenagem:
Mono armazém – Todos os produtos são
armazenados e geridos num único armazém;
Multi –armazém – Os stocks estão divididos por
vários locais.
68
Gestão das entradas e as saídas:
A cada momento de entrada ou de saída deve
corresponder uma transação.
O ideal é o registo ser feito informaticamente,
pois permite saber instantaneamente as
existências e evitar ruturas / excessos.
69
A relação entre as quantidades reais e as
mencionadas no sistema depende apenas do
rigor com que são feitos os movimentos.
O ideal é adotar a ideia de cliente interno:
As diferentes áreas são clientes do armazém.
70
A gestão das entradas compreende 2
movimentos:
Receção – Os artigos entram, são verificados e são
registados (p.e. local, tipo e quantidades);
Saída – Os artigos são retirados de stock mediante a
apresentação de requisição do cliente interno. É
dada a baixa do stock.
71
Os inventários – permitem conhecer a
situação das existências. Podem ser:
Permanentes – através das transações;
Intermitentes – uma vez por ano e no final do
ano faz-se o saldo contabilístico.
72
Rotativos – avalia-se os stocks por grupos de
artigos. A frequência deste inventário é
diferente consoante o tipo / importância do
artigo.
73
Trabalho de grupo
Caracterize a gestão das compras:
Fluxograma;
Descrição;
Responsabilidades;
Documentos relevantes.
74
A organização deve assegurar que o produto
comprado está conforme com os requisitos de
compra especificados.
O tipo e a extensão do controlo devem depender
do efeito do produto comprado no produto final.
76
A informação de compra deve descrever o produto
a ser comprado, incluindo quando apropriado:
Requisitos para a aprovação de produto, de
procedimentos , de processos e de equipamentos;
Requisitos para qualificação de pessoal;
Requisitos do sistema de gestão da qualidade;
77
78
MP Característica a avaliar
Alumínios anodizados lacados Qualidade do tratamento
Alumínio Bruto Qualidade e dimensões
Madeiras-Aglomerados Qualidade do revestimento e estado geral dos bordos
Madeiras-Maciças Dimensões e qualidade
Material de fixação Conformidade com o pedido- Quantidades e artigos.
Ferragens Qualidade, quantidades
Vidros Qualidade, quantidades dimensões
Colas Quantidades e artigos
Isolantes Quantidades e artigos
Pavimentos Qualidade, quantidades
informatica Qualidade, quantidades
79
80
Trabalho de Grupo:
Faça um levantamento dos produtos a comprar;
Defina a importância dos produtos comprados;
Defina os critérios a que os produtos e os fornecedores
têm de cumprir;
Construa a respetiva nota de encomenda a fornecedor.
81
Para fazer encomendas é essencial saber
onde e quais os fornecedores que podem
satisfazer as necessidades da organização
enquanto cliente.
Para isso é necessário ter uma base de
dados dos fornecedores.
83
À luz da ISO 9001:2008 essa base de dados
é a lista de fornecedores aprovados (ou
qualificados);
A LFA é o resumo das fichas de
fornecedores;
84
Dados que devem constar na ficha de
fornecedor:
85
Designação;
Morada;
Contactos;
Tipo de produtos;
Condições de entrega;
Condições de pagamento.
A organização deve selecionar os
fornecedores com base nas suas aptidões
para fornecerem os produtos de acordo com
os requisitos da organização.
Devem ser estabelecidos os critérios de
seleção.
86
Exemplos de metodologias de seleção de
fornecedores:
Questionário;
Auditoria;
Compra piloto.
87
93
Trabalho de grupo:
Defina a metodologia de seleção de
fornecedores;
Fluxograma;
Descrição do fluxograma;
Responsabilidades;
Documentos envolvidos.
94
A organização deve estabelecer e
implementar as atividades de inspeção ou
outras necessárias para assegurar que o
produto comprado vai de encontro aos
requisitos de compra especificados.
96
Quando a organização ou o seu cliente
tencionarem proceder a verificações nas
instalações do fornecedor, a organização
deve declarar, na informação de compra, as
disposições de verificação pretendidas e o
método para libertação do produto.
97
Lembram-se disto?
98
MP Característica a avaliar Alumínios anodizados lacados Qualidade do tratamento Alumínio Bruto Qualidade e dimensões Madeiras-Aglomerados Qualidade do revestimento e estado geral dos
bordos Madeiras-Maciças Dimensões e qualidade Material de fixação Conformidade com o pedido- Quantidades e
artigos. Ferragens Qualidade, quantidades Vidros Qualidade, quantidades dimensões Colas Quantidades e artigos Isolantes Quantidades e artigos Pavimentos Qualidade, quantidades informática Qualidade, quantidades
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Métodos de inspeção Classificação
Das Características
Amostra Dispositivo de
Inspeção Dim. Freq.
Homogeneidade, isenta de manchas e rugosidades. 1unid /lote 100% Visual
Isenção de sujidades dimensões corretas 1unid /lote 100% Visual e fita métrica
Homogeneidade no aspeto, bordos sem “esmilhados” Lote 100% Visual
Ausência de nós e empenos, dimensões corretas Lote 100% Visual e fita métrica
O material recebido deve corresponder ao pedido de compra Lote 100% Visual – Descrição nas embalagens
Homogeneidade no aspeto- deve corresponder ao pedido de compra
Lote 100% Visual – pedido de compra
Acabamento perfeito, quantidades e dimensões conforme pedido
Lote 100% Visual – pedido de compra-fita métrica
Quantidades conforme pedido de compra Lote 100% Visual – físico pedido de compra
Quantidades conforme pedido de compra Lote 100% Visual – físico -pedido de compra
Ausência de mossas e rasgos nas embalagens, quantidades e artigo conforme pedido de compra
Lote 100% Visual –físico- pedido de compra
Funcional a 100%, quantidades conforme pedido de compra Lote 100% Visual –físico- pedido de compra
Então o que fazer com matéria prima que
não cumpre com os requisitos que a
organização definiu?
Definir a metodologia caso aconteça.
Definir o que é Matéria prima não conforme.
102
Não conformidade é o não cumprimento de um
ou vários requisitos especificados pelo cliente!
Por vezes um pequeno incumprimento não leva
à rejeição;
Comunicar ao fornecedor a decisão, caso isso
aconteça (aquando a encomenda)
103
As não conformidades podem ser:
Internas – São detetadas internamente e só a
organização sabe que ocorreram;
Externas – São externas à organização, porque:
As internas passaram para fora de portas da
organização;
As dos fornecedores incluem-se aqui!
104
Isto é aplicável
à organização
enquanto
cliente e
enquanto
fornecedor!
105
Oque fazer com MP não conforme?
Etiquetar;
Deslocar para zona de não conformes;
Devolver;
Registar a ocorrência.
106
Trabalho de grupo:
Construa uma metodologia para verificação do
produto comprado:
Defina o Plano de monitorização da MP;
Tratamento de MP não conforme.
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Porquê avaliar os fornecedores?
Para conhecer as suas potencialidades.
Para os fazer participar em eventuais parcerias.
Para otimizar o stock.
Para controlar o número de fornecedores.
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Como avaliar os fornecedores?
Não existem duas metodologias iguais!
Tendo em conta a importância do bem
fornecido, nomeadamente fazendo o balanço
entre os requisitos exigidos e os cumpridos.
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Como fazer a avaliação de fornecedores?
Estabelecer a periodicidade:
Continua – A avaliação é feita após cada encomenda;
Pontual – Em determinadas alturas do ano,
planeadas;
Mista – parte da avaliação e feita em continuo e a LFA
é emitida 1 vez por ano.
111
Estabelecer os documentos que evidenciam o
desempenho dos fornecedores:
Nota encomenda a fornecedores;
Plano monitorização de matéria prima (ou serviços,
ou outros)
Registos da inspeção na receção.
112
Estabelecer um método de avaliação:
Formula de cálculo;
Escala de desempenho;
Estabelecer ações a tomar, mediante a escala de
desempenho.
113
Trabalho de grupo:
Construa uma metodologia de avaliação de
fornecedores:
Fluxograma;
Descrição;
Responsabilidades;
Documentos relevantes.
118
Trabalho de grupo:
Elabore os documentos da avaliação de
fornecedores;
Teste a metodologia.
119
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