auditoria dos controles internos nas empresas de serviÇos contÁbeis renato francisco toigo

AUDITORIA AUDITORIA DOS CONTROLES DOS CONTROLES INTERNOS NAS INTERNOS NAS EMPRESAS DE EMPRESAS DE

SERVIÇOS CONTÁBEIS SERVIÇOS CONTÁBEIS

Renato Francisco Toigo

CONCEITO CONCEITO

Auditoria dos controles internos é uma atividade objetiva e independente, que

avalia e questiona as tarefas executadas pelas empresas contábeis,

tendo como premissas:

* Minimizar riscos * Minimizar riscos

* Melhorar as operações* Melhorar as operações

* Atender exigências legais * Atender exigências legais

* Obter segurança * Obter segurança

* Planejar evolução* Planejar evolução

PROCEDIMENTOS PADRÃO

Execução de serviços essenciais pelos próprios sócios

Consultorias avulsas

Atribuição de responsabilidades a funcionários mais graduados e competentes, com a doação/transferência de quotas da sociedade

Qualificação permanente da equipe

Contratação de seguro de responsabilidade técnica

Rompimento de contrato com clientes considerados de alto risco tributário e pouco zelosos.

Outros

OBJETIVOS DA OBJETIVOS DA

AUDITORIA INTERNAAUDITORIA INTERNA

Revisão e avaliação dos Revisão e avaliação dos controles Contábeis, Fiscais, controles Contábeis, Fiscais, de Departamento do Pessoal, de Departamento do Pessoal, Financeiros e OperacionaisFinanceiros e Operacionais

Avaliação do grau de Avaliação do grau de confiança das informaçõesconfiança das informações

Observação do cumprimento Observação do cumprimento de normas internas e da de normas internas e da legislaçãolegislação

Avaliação da qualidade na Avaliação da qualidade na execução de tarefas execução de tarefas

Avaliação do cumprimento de Avaliação do cumprimento de todas as exigências legaistodas as exigências legais

Diminuição de erros que Diminuição de erros que impliquem em ônus/custos impliquem em ônus/custos para as organização contábeispara as organização contábeis

BENEFÍCIOS DA

AUDITORIA INTERNA

Revisão de procedimentos internos

Análise do fluxo de documentos

Analise do armazenamento de dados

Analise da competência dos colaboradores

Atribuição de responsabilidadesAtribuição de responsabilidades

Facilidade na execução das Facilidade na execução das tarefastarefas

Orientação a clientes sobre Orientação a clientes sobre procedimentos que auxiliem procedimentos que auxiliem a execução dos serviçosa execução dos serviços

Identificação fácil e ágil de Identificação fácil e ágil de possíveis errospossíveis erros

Proposição de novos Proposição de novos procedimentos internosprocedimentos internos

Acompanhamento da Acompanhamento da legislação pelos auditoreslegislação pelos auditores

Minimização de erros e Minimização de erros e consequentes indenizaçõesconsequentes indenizações

Utilização como Utilização como instrumento de marketinginstrumento de marketing

Motivação de colaboradoresMotivação de colaboradores

Facilidades na composição Facilidades na composição de custosde custos

Controle geral da Controle geral da organizaçãoorganização

PRESSUPOSTOS PARA

IMPLANTAÇÃO DA

AUDITORIA INTERNA

Conhecimento da organização Conhecimento da organização contábilcontábil

Características e mix dos Características e mix dos serviçosserviços

Estrutura organizacional Estrutura organizacional

CONHECIMENTO DA ORGANIZAÇÃO

CONTÁBIL

VISÃOVISÃO

– Caminhos que a organização deve seguir

para executar o plano arquitetado

MISSÃOMISSÃO– Por que a organização existe, ou qual sua

razão de ser?

POLÍTICA POLÍTICA

– Princípios, diretrizes e filosofia da Princípios, diretrizes e filosofia da

sociedade.sociedade.

VALORES VALORES

– Diretrizes para que, se executando a missão, se alcance a visão.

Visão sistêmica da empresa;

Entender e desenvolver o negócio como um todo

Definição de ações estruturadas e focadas no futuro

Identificar as necessidades do mercado

Determinar sua expertize, especialidade ou vocação

Definir seus processos internos e sistemas de informações

Avaliar o seu capital humano e intelectual

Levantar suas necessidades de capital estrutural

Avaliar suas metas e objetivos a serem alcançados

Alinhar tudo isso como sua estratégia organizacional

Estimular a cultura do compromisso com a excelência

Focar resultados

AVALIAÇÃO DO “AVALIAÇÃO DO “SWOT”

–Pontos fortesPontos fortes

–Pontos fracos Pontos fracos

–OportunidadesOportunidades

–AmeaçasAmeaças

MIX DOS SERVIÇOS

Gestão Contábil Gestão Fiscal Gestão de Pessoas - RH / DP Gestão do Patrimonial Planejamento Tributário Gestão Legal– Constituições, Cisões, Fusões, incorporações,

Dissoluções

Auditoria Analise de Custos

Perícia: Contábil, Trabalhista, Fiscal, Empresarial

Laudo de avaliação patrimonial Recuperação de tributos Recuperação de Empresas – judicial e

extrajudicial Suporte na implantação de software Consultoria financeira empresarial Elaboração de orçamentos e análise

de viabilidade

Consultoria Contábil e Tributária;

Análise de Balanços e situações patrimoniais;

Obrigações acessórias;

Controles de tributos das pessoas físicas – carne leão;

Avaliação de empresa e negócios Acompanhamento de revisões

fiscais; Certidões negativas e ou positiva

de débitos ; Elaboração de contratos e

cadastros; Solicitação de parcelamentos de

tributos.

ESTRUTURA ORGANIZACIONAL

A EMPRESA DE SERVIÇOS CONTÁBEIS DEVE ESTAR ALICERÇADA EM

QUATRO BASES SÓLIDAS

PRIMEIRA BASE : PRIMEIRA BASE : QUALIDADE TÉCNICAQUALIDADE TÉCNICA

SEGUNDA BASE : SEGUNDA BASE : EQUIPE / CH / CI / CREQUIPE / CH / CI / CR

TERCEIRA BASE : TERCEIRA BASE : OPERACIONAL / APOIOOPERACIONAL / APOIO

QUARTA BASE : QUARTA BASE : MARKETINGMARKETING “CENTRADO “CENTRADO NO CLIENTE” E IMAGEM NO CLIENTE” E IMAGEM

INSTITUCIONAL INSTITUCIONAL

DEPARTALIZAÇÃODEPARTALIZAÇÃO Divisão do trabalho em funções Agrupamento das tarefas

assemelhadas Responsabilidade e autoridade

simultâneas Coordenação dos esforços visando o

mesmo fim Centralização do controle Utilização de plena capacidade e a

habilitação especializada do pessoal

CAPITAL HUMANO E INTELECTUAL Conhecimento Processos desenvolvidos Competências Habilidades técnicas Poder de inovação Poder de aprender rapidamente Capacidade de adaptação às mudanças Expertise Valores Cultura e Filosofia.

Instalações Instalações

Equipamentos Equipamentos

Informatica Informatica

CAPITAL ESTRUTURALCAPITAL ESTRUTURAL

CAPITAL DE IMAGEM CAPITAL DE IMAGEM INSTITUCIONALINSTITUCIONAL

N O M E N O M E

L O G O M A R C AL O G O M A R C A

CC OO RR EE SS S L O G A NS L O G A N

P E S S O A SP E S S O A S

QUAL A IMAGEM QUE A MINHA QUAL A IMAGEM QUE A MINHA EMPRESA TRANSMITEEMPRESA TRANSMITE

ProfissionalismoProfissionalismo SegurançaSegurança SolidesSolides DinâmicaDinâmica Tradição / SeriedadeTradição / Seriedade CriativaCriativa

QUAL A IMAGEM QUE A EMPRESA QUAL A IMAGEM QUE A EMPRESA NÃO DEVENÃO DEVE TRANSMITIR? TRANSMITIR?

AmadoresAmadores IrresponsáveisIrresponsáveis IndecisosIndecisos Sem éticaSem ética DesorganizadaDesorganizada BurocráticaBurocrática Sem liderança / Sem comandoSem liderança / Sem comando Equipe despreparada / LentaEquipe despreparada / Lenta

CAPITAL DE RELACIONAMENTOS

NET WORK

CLIENTES

CLIENTES

Quem são e o que fazem os Quem são e o que fazem os clieclienntes tes

Quem os conheceQuem os conhece Qual as necessidades de cada Qual as necessidades de cada

clientecliente

Qual o índice de crescimento Qual o índice de crescimento

Perspectivas e investimentos no Perspectivas e investimentos no próprio negócio próprio negócio

Evolução receita x despesasEvolução receita x despesas

Rentabilidade do clienteRentabilidade do cliente

CLIENTESCLIENTES

Expectativas com os nossos Expectativas com os nossos serviçosserviços

Relação entre retenção dos Relação entre retenção dos clientes e lucratividadeclientes e lucratividade

Calcule qual o valor do seu Calcule qual o valor do seu clientecliente

Nível de satisfação e lealdadeNível de satisfação e lealdade

CLIENTESCLIENTES

Índice de rotatividadeÍndice de rotatividade

Motivo(s) das perdasMotivo(s) das perdas

Valor monetário das perdasValor monetário das perdas

CLIENTESCLIENTES

CLIENTE e NÓSCLIENTE e NÓS

Tem uma NecessidadeTem uma Necessidade Tem uma EscolhaTem uma Escolha Tem SensibilidadeTem Sensibilidade Tem UrgênciaTem Urgência É ÚnicoÉ Único Tem ExpectativasTem Expectativas Tem InfluênciasTem Influências

Temos um Trabalho a FazerTemos um Trabalho a Fazer Devemos ser a Melhor EscolhaDevemos ser a Melhor Escolha Devemos ser AtenciososDevemos ser Atenciosos Devemos ser ÁgeisDevemos ser Ágeis Devemos ser FlexíveisDevemos ser Flexíveis Devemos Superá-lasDevemos Superá-las Esperamos ter mais Esperamos ter mais CLIENTESCLIENTES

EM RAZÃO DO CLIENTE NÓS EXISTIMOSEM RAZÃO DO CLIENTE NÓS EXISTIMOS!!

CAPITAL “GOODWILLCAPITAL “GOODWILL””

CAPACIDADE DE GERAR RIQUEZAS CAPACIDADE DE GERAR RIQUEZAS E NEGÓCIOSE NEGÓCIOS

Serviços disponíveisServiços disponíveis Conhecimento técnicoConhecimento técnico Qualificação da equipeQualificação da equipe Treinamento da equipeTreinamento da equipe

RESPONSABILIDADES DOS GESTORES DAS ORGANIZAÇÕES

CONTÁBEIS

Responsabilidades Previstas:Responsabilidades Previstas:

Pelo Código CivilPelo Código CivilPelo Código Penal Pelo Código Penal Pelo Código Tributário Pelo Código Tributário

Nacional Nacional Pelos Órgãos de ClassePelos Órgãos de Classe

PRINCÍPIOS DA AUDITORIA DOS

CONTROLES INTERNOS NAS EMPRESAS DE

SERVIÇOS CONTÁBEIS

Constante e permanenteConstante e permanente

IndependênciaIndependência

Objetividade e imparcialidadeObjetividade e imparcialidade

PlanificaçãoPlanificação

RegulamentaçãoRegulamentação

Analise do conjuntoAnalise do conjunto

Monitoramento dos resultadosMonitoramento dos resultados

PERFIL DO AUDITOR INTERNO

Comprometimento com a Comprometimento com a organizaçãoorganização

Conhecimento interno da Conhecimento interno da organização e de seus clientesorganização e de seus clientes

Conhecimento técnico, Conhecimento técnico, experiência e capacidade experiência e capacidade profissionalprofissional

Capacidade analítica, intuitiva e Capacidade analítica, intuitiva e criteriosacriteriosa

Capacidade para criar novos Capacidade para criar novos métodos, implantar e liderar métodos, implantar e liderar mudançasmudanças

Conhecimentos sólidos sobre o Conhecimentos sólidos sobre o sistema de processamento sistema de processamento eletrônico de dados existente na eletrônico de dados existente na organizaçãoorganização

Conhecimentos da legislação Conhecimentos da legislação contábil, societária, tributária e contábil, societária, tributária e trabalhista, obrigações acessórias trabalhista, obrigações acessórias e demais exigências burocráticas e demais exigências burocráticas

Visão para evolução permanente Visão para evolução permanente da organizaçãoda organização

Estar em constante Estar em constante desenvolvimento profissionaldesenvolvimento profissional

Cordialidade, simpatia e Cordialidade, simpatia e ponderaçãoponderação

Bom relacionamento com clientes Bom relacionamento com clientes e colaboradorese colaboradores

Independência em suas atitudes Independência em suas atitudes que deverão ser respaldadas pela que deverão ser respaldadas pela direçãodireção

ÁREAS DE ÁREAS DE DESENVOLVIMENTO DESENVOLVIMENTO

Duas grandes áreasDuas grandes áreas

Auditoria de controles Auditoria de controles internosinternos

Auditoria de clientesAuditoria de clientes

AUDITORIA DOS CONTROLES INTERNOS

Objetivo

Avaliar, validar, ou não, todos os procedimentos internos da organização .

Fluxo de documentosFluxo de documentos

Fluxo de informaçõesFluxo de informações

Logística das informações e dos Logística das informações e dos dadosdados

Segurança das informações e Segurança das informações e dos dados dos dados

Validação dos procedimentosValidação dos procedimentos

Avaliação dos colaboradoresAvaliação dos colaboradores

AUDITORIA DE CLIENTES

Objetivos Analisar os procedimentos de cada setor para com o cliente.

Setor ParalegalSetor Paralegal

ObjetivoObjetivo Verificar a documentação legal que Verificar a documentação legal que

ampara o registro da empresa ampara o registro da empresa cliente em todas as repartições. cliente em todas as repartições.

Setor Fiscal e TributárioSetor Fiscal e TributárioObjetivosObjetivos

Auditar se o enquadramento tributário da Auditar se o enquadramento tributário da empresa cliente está de conformidade empresa cliente está de conformidade com a legislação; com a legislação;

Analisar os procedimentos de apuração Analisar os procedimentos de apuração e pagamento de tributos;e pagamento de tributos;

Conferir se todos os procedimentos de Conferir se todos os procedimentos de obrigações acessórias estão sendo obrigações acessórias estão sendo cumpridoscumpridos..

Setor de Contabilidade Setor de Contabilidade – ObjetivosObjetivos

Analisar os procedimentos Analisar os procedimentos contábeis praticados pela empresa contábeis praticados pela empresa de contabilidade;de contabilidade;

Auditar saldos contábeis de valores Auditar saldos contábeis de valores originários de documentos originários de documentos produzidos dentro da organização produzidos dentro da organização contábil;contábil;

Setor de Contabilidade Setor de Contabilidade ObjetivosObjetivos

Verificar consistência dos valores Verificar consistência dos valores apurados em balanços e balancetes;apurados em balanços e balancetes;

Examinar demonstrações Examinar demonstrações contábeis, parte formal e legal.contábeis, parte formal e legal.

Setor de Pessoal Setor de Pessoal ObjetivosObjetivos

Analisar, investigar, apurar e Analisar, investigar, apurar e conferir a aplicação da legislação conferir a aplicação da legislação trabalhista, previdenciária e trabalhista, previdenciária e sindical;sindical;

Verificar o sistema de controles na Verificar o sistema de controles na sede do cliente;sede do cliente;

Validar procedimentos realizados Validar procedimentos realizados referente a área.referente a área.

Setor de Pessoal Setor de Pessoal ObjetivosObjetivos

Apurar eventuais falhas na Apurar eventuais falhas na observância das obrigações observância das obrigações acessórias e burocráticas e saná-acessórias e burocráticas e saná-las; las;

Buscar maior eficiência do setor Buscar maior eficiência do setor com o objetivo de evitar multas; com o objetivo de evitar multas;

Diminuir eventuais passivos Diminuir eventuais passivos trabalhistas.trabalhistas.

PAPÉIS DE TRABALHO PAPÉIS DE TRABALHO Podem ser elaborados em meio físico ou Podem ser elaborados em meio físico ou

eletrônicoeletrônico Constituem documentos e registros dos Constituem documentos e registros dos

fatos, informações e provas obtidos pela fatos, informações e provas obtidos pela auditoriaauditoria

Abrangência e grau de detalhe Abrangência e grau de detalhe suficientes para propiciarem a suficientes para propiciarem a compreensão do planejamento, da compreensão do planejamento, da natureza, da oportunidade e da extensão natureza, da oportunidade e da extensão dos procedimentos de Auditoria Interna dos procedimentos de Auditoria Interna

PAPÉIS DE TRABALHO PAPÉIS DE TRABALHO Nome do auditorNome do auditor Nome da empresa cliente auditadaNome da empresa cliente auditada Atividade exercida pela empresaAtividade exercida pela empresa Localização da empresa clienteLocalização da empresa cliente Tipo de sociedadeTipo de sociedade Perfil dos sóciosPerfil dos sócios Principal pessoa de contato na Principal pessoa de contato na

empresa auditadaempresa auditada

PAPÉIS DE TRABALHO PAPÉIS DE TRABALHO Tipo de tributaçãoTipo de tributação Principais tributos pagosPrincipais tributos pagos Grau de inadimplência de tributosGrau de inadimplência de tributos Situação financeira do clienteSituação financeira do cliente Data da ultima auditoria Data da ultima auditoria Inconformidades da ultima auditoriaInconformidades da ultima auditoria

PAPÉIS DE TRABALHO PAPÉIS DE TRABALHO

Setor a ser auditadoSetor a ser auditado Responsável pelo setorResponsável pelo setor Tarefas executadas pelo setor Tarefas executadas pelo setor Análise do enquadramento do clienteAnálise do enquadramento do cliente Análise dos procedimentosAnálise dos procedimentos Procedimentos de comunicaçãoProcedimentos de comunicação

ANÁLISE DE RESULTADOS

Verificação da inconformidadeVerificação da inconformidade Origem da inconformidadeOrigem da inconformidade Implicações da inconformidadeImplicações da inconformidade Eliminação da inconformidadeEliminação da inconformidade Elaboração de documento que a Elaboração de documento que a

suportesuporte

ALTERAÇÕES SUGERIDAS ALTERAÇÕES SUGERIDAS

Detalhar procedimentos atuais e Detalhar procedimentos atuais e sugerir alterações fundamentadas sugerir alterações fundamentadas considerando:considerando: – Melhoria de procedimentosMelhoria de procedimentos– Agilidade na execução de tarefasAgilidade na execução de tarefas– Melhoria de controlesMelhoria de controles– Adaptação á realidade do clienteAdaptação á realidade do cliente– Redução ou não elevação de custosRedução ou não elevação de custos

IMPLANTAÇÃO DAS ALTERAÇÕES

Forma de realizaçãoForma de realização Quem é o responsávelQuem é o responsável Data prevista para a implantaçãoData prevista para a implantação Necessidade ou não de comunicação Necessidade ou não de comunicação

ao clienteao cliente Acompanhar os resultadosAcompanhar os resultados

ELIMINAÇÃO DAS ELIMINAÇÃO DAS INCONFORMIDADES INCONFORMIDADES

Verificar se as inconformidades foram Verificar se as inconformidades foram sanadas com os procedimentos sanadas com os procedimentos sugeridossugeridos

Sim – dar continuidade Sim – dar continuidade

Não – Analisar novas formas de Não – Analisar novas formas de execução da tarefaexecução da tarefa

CONSULTORIA INTERNA PELO AUDITOR

O auditor interno deve estar O auditor interno deve estar permanente prestando consultoria em permanente prestando consultoria em todas as áreas, para seus clientes todas as áreas, para seus clientes internos e externos.internos e externos.

CONTROLE PERMANENTE

A auditoria dos controles internos nas A auditoria dos controles internos nas organizações contábeis deve ser um organizações contábeis deve ser um trabalho constante e permanentemente trabalho constante e permanentemente monitorado, com o objetivo de que os monitorado, com o objetivo de que os colaboradores sintam-se protegidos e colaboradores sintam-se protegidos e os proprietários conscientes do que os proprietários conscientes do que ocorre com seus clientes e com suas ocorre com seus clientes e com suas organizaçõesorganizações

QUEREMOS SER EXCELENTES

Somos o que repetidamenteSomos o que repetidamente fazemos. A excelência, portanto, fazemos. A excelência, portanto, não é um feito mas sim um hábitonão é um feito mas sim um hábito..

AristotelesAristoteles

AGRADECIMENTOS

Obrigado pela oportunidadeObrigado pela oportunidade

Renato Francisco Toigo Renato Francisco Toigo