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Arquivos Pernamentes

Aula 10

Guias, Inventários e Catálogos

Os guias• O Guia tem a missão específica de orientar,

fazendo valorizações globais e destacando os elementos mais importantes. Não desce a uma particularização.

• Pode: – Assinala características gerais;– Estabelece relações;– Aponta bibliografias;– Pontualiza a história dos órgãos produtores.

• Vários objetivos podem atribuir-se aos Guias:– Proporcionar informações gerais sobre um

Arquivo (instituição) e seus fundos/sistemas;– Proporcionar informações gerais sobre um

conjunto de fundos/sistemas unidos por um laço comum ou características similares

• Os Guias como instrumentos primários de informação situa os fundos/sistemas den-tro do conjunto de um arquivo, ou valora cada um dos arquivos dentro de uma rede mais ampla

• Elaboração de Guias:1. Capítulos introdutórios;2. Descrição dos fundos;3. Apêndices.

• Na primeira parte descreve-se questões prévias como dados práticos de identificação geral, incluindo-se informações sobre a natureza jurídica dos fundos e uma bibliografia básica.

• A segunda parte constitui o nú-cleo fundamental do Guia.

• E a terceira parte o seu conteú-do pode ser bastante variável.

Inventários• É uma descrição global de cada uma das

séries ou sub-séries documentais do fun-do/sistema, sem descer a particularização das peças ou unidades documentais.

• Concebido o inventário com reflexo mate-rial da organização quebramos com a con-sideração tradicional de inventário como simples relação ou lista.

• Inventariar é uma operação precisa e deli-mitada dentro da tarefa geral da descrição

• Os elementos indispensáveis para a descri-ção de um inventário:– Datas-limites;– Tipologia documental;– Numeração sequencial;– Numeração do plano de classificação;– Localização da série no depósito.

Catálogos• É o instrumento que descreve ordenada-

mente e de forma individualizada da peça documental (simples ou composta) de uma série ou sub-série e de um fundo.

• Elementos essenciais da catalogação:

– Dados internos;– Dados Externos;– Dados de localização

• Dados Internos:– Data, tipologia, autor, destinatário, assunto.

• Dados Esternos:– Medidas, fólios, conservação, material utilizado na con-

fecção do documento.• Dados de Localização:

– Arquivo, fundo, série ou sub-série, número de ordem, notação de localização.

• Ex: 1000 - 1798, Outubro, 6, Lisboa Carta do proprietário de ofício de porteiro da Secretaria

do Conselho Ultramarino, João Antônio Botelho, à rainha [D. Maria I], solicitando capachos para serem colocados nas janelas do Conselho.

AHU_ACL_CU_0889, Cx. 11, D.1000

Inventário CatálogoFinalidade Descrição Descrição

Objeto da Descrição Série Documental Peça documental

Campo de Ação Fundo Série ou subsérie

Lugar ocupado na programação descritiva

2º depois do Guia 3º depois do Inventário

Qualidade da informação

Sumária Analítica

Elemento da Descrição Datas-limites, tipologiaautor, destinatário, as-sunto.

Data completa, tipolo-gia, autor, destinatário, assunto, dados externos.

Função Controle, orientação Informação

Complemento Índice alfabético Índice alfabético