arquivos gerenciamento e organizacao de arquivos

CADERNOS ELETRÔNICOS 6 GERENCIAMENTO E ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS

eletrônicos

6Gerenciamentoe organizaçãode arquivos

CCCCCADERNOS

CADERNOS ELETRÔNICOS 6GERENCIAMENTO E ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS2

Programa Acessa São PauloO Programa Acessa SP é uma iniciativa

do Governo do Estado de São Paulo e temcomo objetivo combater a exclusão digital,levando os recursos da Internet à populaçãode baixa renda, estimulando o desenvolvimentodas comunidades.

Para isso o Governo do Estado criou osInfocentros, espaços com acesso gratuito àInternet. Existem três tipos de Infocentros: osInfocentros Comunitários, criados em parceriacom entidades comunitárias (associações demoradores, amigos de bairro etc.); osInfocentros Municipais, criados em parceria comprefeituras paulistas; e os Postos Públicos deAcesso à Internet, criados em parceria comórgãos do próprio Governo do Estado emque há grande fluxo de população.

Para facilitar o uso dos equipamentos,os usuários contam com monitores treinadose comprometidos com o projeto para auxiliá-los. Esses monitores são capacitados paraatender às necessidades específicas de cadausuário. Também são responsáveis pelagestão dos Infocentros.

Outra preocupaçãodo Acessa é a oferta deconteúdo relevante para opúblico-alvo assim como oestímulo à criação deconteúdo por parte dacomunidade. Assim, os Infocentros tambémfuncionam como centros de informação eserviços voltados para o desenvolvimentocomunitário, possibilitando acesso àsinformações nas áreas de saúde, educação,negócios e serviços governamentais disponíveisna Internet etc. Para isso desenvolvemosprodutos como os MiniCursos Acessa SãoPaulo, a parceria Acessa/WebAula, Dicionáriosde LIBRAS e a Rede de Projetos.

As comunidades providas de umInfocentro são estimuladas a desenvolveremprojetos e atividades que utilizem os recursosda tecnologia de forma criativa e educativa. Paraisso foi criado o portal na Internet, para que osusuários dos Infocentros possam disponibilizarconteúdos elaborados pela comunidade eassim produzir conhecimentos próprios.

Os Cadernos Eletrônicos foram desenvolvidos pelo Centro de Inclusão Digital e Educação Comunitária da Escola do Futuro da USP (CIDEC) para oPrograma Acessa São Paulo do Governo do Estado de São Paulo, por meio de sua Secretaria da Casa Civil. A reprodução parcial ou integral destecaderno é permitida e estimulada somente para fins não comerciais e mediante citação da fonte. Maio/2003

ExpedienteADERNOSC eletrônicos

Escola do Futuro - USPTel.: (11) 3091-6366/3091-9107 e-mail: [email protected]

Av. Profº. Lucio Martins Rodrigues, Trav. 4 - Bloco 18 -CEP 05508-900 São Paulo/SP

Programa Acessa São PauloGovernador: Geraldo AlckminSecretaria de Estado da Casa Civil: Arnaldo MadeiraDiretor-Presidente da Imprensa Oficial: Hubert AlquéresCoordenador do Núcleo de Projetos Institucionais: ÉmersonBento PereiraCoordenador do Programa Acessa São Paulo: FernandoGuarnieriEquipe do Programa Acessa São Paulo: Alan Nicoliche daSilva, Alexandre Geraldi, Felipe Borgognoni, Flávia Brandão,Gílson Bevilacqua, Gisele Fabris dos Reis, Key Farias,Leandro Benetti, Michele Karine Damasco Silva, NeideNovaes, Ricardo Mallet, Silvana MaiéskiPortal do Acessa São Paulo: www.acessasaopaulo.sp.gov.br

Cadernos EletrônicosReitor: Adolpho José MelfiVice-Reitor: Hélio Nogueira da CruzPró-Reitor de Pesquisa: Luiz Nunes de OliveiraSupervisão Científica: Fredric M. LittoCoordenação Editorial e Pedagógica: Carlos SeabraCoordenação de Produção: Drica Guzzi e Akira ShigemoriRoteiro, Pesquisa e Redação: Maria da Conceição C. OliveiraProjeto Gráfico/DTP: Ronald Chira e Ludimyla RussoWeb Designer: Daniela MatieloIlustração da Capa: Francisco Sá Godinho (Kiko)Revisão: Bete AbreuColaboradores: Simone Freitas e Joeldo Veloso HolandaCadernos Eletrônicos: www.cidec.futuro.usp.br/cadernos

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A capacidade de armazenamento dos computadores pessoais aumentou muito,desde os tempos áureos da década de 80, em que 16Kb de memória eram umverdadeiro luxo para máquinas deste porte, até os dias atuais, em que temos de lidarcom mega, giga e até terabytes de informação. Administrar tanta coisa requer prática,bom senso, e muita, mas muita paciência!

Neste caderno, você conhecerá o que são arquivos de dados, para que servem ecomo podem ser armazenados em um computador.

Aprenderá a copiá-los, apagá-los, compactá-los, movê-los, fazer backup erecuperá-los em caso de necessidade ou perda de dados.

Verá, ainda, como reorganizar o espaço em disco, para aumentar a rapidez noacesso aos dados, e formatar um disco, para instalar um novo sistema operacional ousimplesmente gravar novos dados, por exemplo.

Aprenderá que dados podem ser armazenados em um arquivo e como ocomputador distingue que tipo de dados reside em cada arquivo.

Ao final você encontrará sugestões de remissão entre os cadernos eletrônicosrelacionados, uma seção onde encontrar links para downloads de programas freewareou para cursos oferecidos online. Há também um glossário com os principais termos dainformática e da Internet utilizados neste caderno.

Vamos começar?

Introdução

ÍndiceOrganizando diretórios, pastas e arquivos.....................................................................................

Utilizando o ícone “Meu computador”...............................................................................................

Conhecendo os comandos do Windows Explorer..........................................................................

Gerenciando seus arquivos com o Total Commander....................................................................

Associando programas a seus respectivos formatos....................................................................

Ganhe tempo e espaço: aprenda a compactar e descompactar arquivos.................................

Amplie sua segurança: faça cópias de seus arquivos..................................................................

Detectando e corrigindo problemas: Scandisk..............................................................................

Faça uma faxina em seu computador..............................................................................................

Aprenda a desfragmentar o computador.........................................................................................

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Remissão entre cadernos e links na Internet...........................................................................................

Glossário...................................................................................................................................................


O que é, afinal, um arquivo de dados? Imagineo seu computador como um grande gaveteiro. Asgavetas principais contêm pastas que, por sua vez,contêm as folhas de papel com as informações.Estes são os arquivos à moda antiga. Mas a lógicade organização de arquivos no computador guardauma diferença essencial: as pastas dos microspodem conter outras pastas!

Os arquivos podem ser classificadosmediante a sua colocação em diferentes pastas eas próprias pastas podem ser classificadas domesmo modo. Dessa forma, pastas podem conterarquivos, junto com outras pastas, que podemconter mais arquivos e mais pastas, e assim pordiante.

Mas onde termina (ou começa) isso tudo??Há pastas que não estão contidas em outras

pastas e sim no que chamamos de diretório-raiz.Esse diretório representa um disco do computadorque pode estar visível, como um disquete de pequenacapacidade, ou um CD-ROM (disco compacto demédia capacidade) nele embutido, como um HD(hard-disk – disco rígido, fixo no computador) de altacapacidade, no qual normalmente ficamarmazenados o sistema operacional e os programas(softwares) instalados.

Observe na imagem seguinte uma estrutura

típica de organização de pastas no Windows:

Exemplo de estrutura de pastas do Windows.

No lado esquerdo da tela acima, vemos odiretório-raiz, designado como “C:” e as pastas queestão abaixo dele, como “Documentos” e “Arquivosde Programas”. Note como a estrutura de pastaspermite, por exemplo, que a pasta “Inclusão Digital”contenha inúmeras outras pastas e, dentro destas,outras tantas, como o caso da pasta “Apostilas”. Apasta “Apostilas” selecionada, que está abaixo de“Aplicativos”, é distinta desta. Entretanto, ambas estãovinculadas à pasta “Inclusão Digital”.

Estando a pasta (ou diretório) “Apostilas”selecionada, como na figura anterior, você pode ver oseu conteúdo do lado direito: ela contém mais pastas.

A máquina de onde foi capturada esta tela temdois diretórios-raiz, o C: e o D:. Eles representam doisdiscos lógicos, visíveis para o sistema operacional.

Para criar uma nova pasta basta selecionar apasta que irá contê-la, ou C: ou D: caso você queiracriar a pasta logo abaixo do diretório-raiz. Então,selecione Arquivo/Nova Pasta. O nome “Nova Pasta”aparecerá no lado esquerdo da tela. Para mudar essenome, basta clicar sobre ele e aguardar um instante,até que ele se tornará editável. Depois, basta digitar o

Como fazerOs diferentes discos (rígido,

compacto ou flexível) são representadosno sistema Windows com letrasseguidas do sinal : (dois pontos).Normalmente, A: e B: designam osdrives para as unidades de disquetede pequena capacidade. As unidadesC: e D: costumam denominar os discosfixos (dois HDs instalados na mesmamáquina ou um HD com repartição, porexemplo) e as letras E: e F: costumamnomear os drives de CD-ROMs (leitorese/ou gravadores).

Como fazerPastas e diretórios representam

a mesma coisa no Windows. A palavra“diretório” é mais antiga e vem dostempos do DOS: significa a listagemdos arquivos contidos em um disquete,por exemplo. O conceito de diretório,nos dias atuais, coincide com o conceitode pasta do Windows.

1 Organizando diretórios,pastas e arquivos


nome desejado e pressionar “Enter”. Isso pode serfeito também para pastas já criadas, caso você desejerenomeá-las.

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2 Utilizando o ícone“Meu Computador”

Em todas as áreas de trabalho(desktop) dos computadores que operamcom o Windows há um ícone chamado“Meu Computador”. Esse ícone é um atalho paraum gerenciador de arquivos armazenados no micro.Vamos verificar alguns dos comandos básicos neleexistentes.

Ao clicar duas vezes no ícone “Meucomputador”, surgirá uma nova janela com outrosícones para se acessar os arquivos do drive A: (paradisquetes de 3½), do drive C: (disco rígido), do driveD (CD-ROM ou DVD) e finalmente do Painel deControle. Esses são os caminhos básicos.

Eventualmente haverá outros ícones,dependendo da configuração do computador, comoum drive de Zip (D:), por exemplo.

Ao clicar apenas uma vez nos ícones dequalquer drive, vamos poder visualizar quanto deespaço está ocupado por arquivos e quanto aindaestá livre para gravarmos mais conteúdo. Essasinformações ficam visíveis por um gráfico em formade pizza que o “Meu Computador” exibeautomaticamente. Veja o exemplo:

disco rígido e em nossos disquetes e CDs.Com o botão esquerdo do mouse podemos

executar vários comandos para o determinadoarquivo. Entre eles: abrir, imprimir, examinar com oanti-virus, abrir com um determinado aplicativo,enviar para outro diretório ou outra pasta. Tambémé possível escolher a opção “enviar para destinatáriode correio” e anexar o documento em umamensagem do nosso gerenciador de e-mails. Alémdesses comandos, pode-se também copiar,recortar, criar um atalho, renomear, excluir e verificaras propriedades – como o tamanho do arquivo, adata de criação e a data da última alteração.

O ícone mais diferente do “Meu Computador”é o “Painel de Controle”. Como o próprio nome jádiz, é por ele que se gerencia várias modificaçõesnas configurações do computador. É por essepainel, por exemplo, que acessamos os aplicativosgerenciadores de instalação e remoção dehardwares (placas de vídeo, som etc.) e softwares.

É bom saberNos micros compartilhados por

muitas pessoas, os comandos do“Painel de Controle” nem sempre estãohabilitados para evitar que asconfigurações dos computador sejammodificadas por engano. Isso ocorreporque quando o Windows é iniciado,o sistema pede um login e uma senha.Dependendo dessa identificação, apessoa que o fizer terá permissõespara mudar ou não as configuraçõesdo micro.

Pelo “Painel de Controle” ainda é possívelmudar as configurações do vídeo, determinar comoo mouse deve funcionar (para pessoas destras oucanhotas), configurar o teclado, adicionar ouremover tipos de fontes e muitas outras aplicações.

Clicando duas vezes sobre um ícone do drive,vamos visualizar todas as pastas, subpastas earquivos gravados nessa unidade. Para abrir aspastas ou os arquivos, basta clicar duas vezessobre eles. O ícone “Meu Computador” é o principalmeio para verificar o espaço disponível no nosso

Tela do “Painel de Controle”. As características do microsão modificadas por aqui. Podemos adicionar e removersoftwares, entre outras coisas.


3 Conhecendo oscomandos doWindows Explorer

O Windows Explorer é um aplicativo degerenciamento de arquivos já instalado noscomputadores com sistema Windows. Suautilização é bastante simples. Por ele pode-seorganizar os arquivos de dados e de programas doseu computador, movê-los de uma pasta para outra,copiá-los, excluir, compactar etc. O principal atalhopara abrir o Windows Explorer é apertar ao mesmotempo as teclas do Windows e da letra “E”.

DicaO menu do Windows Explorer é

praticamente igual ao do InternetExplorer. Na verdade, os dois programassão bastante integrados. É possível atémesmo navegar pelo Internet a partirdo Windows Explorer. As opções domenu do Windows Explorer funcionamexatamente como no Internet Explorer.Os botões de voltar e avançar, porexemplo, fazem visualizar novamenteos arquivos que já estávamosobservando.

É pelo Explorer também que se organizaarquivos gravados em outros computadores ligadosa uma rede local. Por exemplo, nos Infocentros(salas de acesso público à Internet para pessoasque não possuem micros próprios) oscomputadores estão ligados uns aos outros pelarede interna. Um usuário do Infocentro podeescrever, de qualquer computador, o seu currículoe salvá-lo no Micro 01. Desse computador, o usuáriopode salvar seu documento em um disquete –sempre pelo Windows Explorer, já que o Micro 01 éo único da sala com drive de disquete. Portanto,esse aplicativo do Windows serve tanto paramanipular arquivos do computador que estamosoperando quanto de algum outro da rede local.

Fazer uma busca pelo Windows paraprocurar um arquivo que você não sabe ao certoem que pasta está gravado é um recursointeressante. Clique no ícone “Pesquisar”, no alto

Como fazerO compartilhamento de pastas

e arquivos em micros ligados em umarede interna é bem simples. Bastahabilitar que determinada pasta sejacompartilhada. Para isso, clique napasta desejada com o botãoesquerdo do mouse. Escolha“Compartilhamento”. Na tela que seabrir, marque a opção “Compartilharesta Pasta”. Você ainda podedeterminar quantas pessoas poderãoabrir a pasta e se poderão modificarou não os arquivos abertos.

da tela. A parte da tela à esquerda mudará e vocêterá duas opções de pesquisa: escrevendo o nomeou parte do nome do arquivo ou então um trecho dotexto contido no documento. Caso você não selembre do nome do arquivo ou de uma palavraespecífica do texto, mas sabe que é arquivo doWord, pode escrever “*.doc” no campo “Procurarpor Arquivos Chamados:”. O sinal de asteriscos (*)indica que o aplicativo deve procurar todos osarquivos com essa extensão, não importando o queestiver escrito antes. Para concluir a pesquisa,escolha o diretório onde o arquivo poderia estar.

Para permitir que a pasta seja aberta por outros micros darede interna, selecione “Compartilhar esta pasta” Definatambém qual será o tipo de compartilhamento.


Visualizando simultaneamente arquivos de drives ediretórios por meio do Total Commander.

Com este aplicativo você pode copiar arquivosde dois modos: selecionando o arquivo com omouse e arrastando-o para o local em que se desejacopiá-lo ou selecionando o arquivo e clicando naopção “F5 Copy” (ou clicando na tecla F5 do seuteclado).

Copiando arquivos pelo “Total Commander”.

como: visualizar, abrir, renomear, copiar, e apagararquivos e diretórios.

No Total Commander é possível visualizar osarquivos por meio de duas janelas diferentes, o quenos possibilita ver, ao mesmo tempo, o conteúdodo diretório-raiz C:, do drive A: ou D: (letrasnormalmente atribuídas aos drives de disquete eCD-ROM, respectivamente) e de outros diretórios-raiz ou drives que o micro possa ter. Para essaoperação, basta selecionar a letra do drive oudiretório no menu principal.

4 Gerenciando seusarquivos com oTotal CommanderO Total Comander é um aplicativo shareware

que pode ser baixado pela rede.Além de gerenciar arquivos, o Total Commander

é um programa de FTP e compactador de arquivos.Seus comandos para gerenciamento de

arquivos são bastante intuitivos, permitindo queorganizemos nossas pastas muito facilmente. Alémdos recursos básicos de um gerenciador padrão,ele possui outros bastante sofisticados.

Vamos conhecer alguns comandos básicos

É bom saberAs ações de abrir e renomear

um arquivo são iguais no WindowsExplorer e no Total Commander. Emambos utilize os seguintes comandos:1. Para abrir um arquivo, selecione-o,posicionando o cursor sobre ele e dêum duplo clique, automaticamente elese abrirá.2. Para renomeá-lo, selecione-o e cliqueuma vez sobre ele. Espere algunsinstantes para que se torne editável eescreva o novo nome. Atenção! Aorenomer um arquivo, mantenha a suaextensão, caso contrário poderá nãoconseguir abri-lo novamente! O arquivodeve estar fechado, pois não é possívelrenomear documentos abertos.

Caso não se lembre do diretório, escolha odrive C: para pesquisar por todo o disco rígido domicro. Clicando no botão “Pesquisar”, o sistemacomeçará a procurar por todos os arquivos de Wordgravados no computador.

Nos próximos tópicos deste cadernoveremos outros comandos acionados a partir doWindows Explorer, como compactar arquivos,desfragmentar o disco rígido etc. Veremos que épossível fazer muito mais com os arquivos além deapenas abri-los e fechá-los.


Finalmente, para criar pastas ou diretórios,selecione o local em que a pasta ou o diretório serácriado. Clique no botão “F7 New Folder” (ou apertea tecla F7). Logo em seguida aparecerá uma caixade diálogo para digitar o nome do novo diretório oupasta. Depois é só clicar em “OK”.

Você já sabe que um arquivo armazenadados. Dados, na linguagem da informática, podesignificar desde uma receita de bolo a um videoclipedo Olodum. Uma receita de bolo pode ser feita

utilizando um editor de texto como o Word, porexemplo, enquanto um videoclipe pode servisualizado pelo Windows Media Player. (Consulteos Cadernos Eletrônicos 2 e 10, respectivamente).

Se tivermos os devidos programas aquicitados instalados em nosso computador, um duploclique em cada um dos arquivos do exemploanterior faz com que o Word ou o Media Playeriniciem-se automaticamente, carregando emostrando o arquivo no formato desejado.

Como o sistema operacional, no caso oWindows, consegue distinguir entre os doisarquivos, o de texto e o de filme, sabendo qualaplicativo chamar, para cada um deles?

Isso é possível graças à extensão dosarquivos. A extensão é simplesmente a parte finaldo nome do arquivo. Quando clicamos duas vezessobre um arquivo, o sistema operacional olhaprimeiramente para a extensão do arquivo.

Se for uma extensão que já está registrada,o sistema chama o aplicativo que é capaz decarregar aquele tipo de arquivo, a fim de exibi-locorretamente.

Mas o que significa “registrar uma extensão”?Registrar é avisar para o Windows que aplicativoele deve chamar quando precisar abrir arquivosdaquela extensão. Assim, o sistema operacionalguarda a informação de quais aplicativos abrem osarquivos, livrando você de ter de se preocupar comisso.

O registro das extensões é normalmente feitodurante a instalação de cada aplicativo. Cadaprograma de instalação cuida de registrar,automaticamente, a extensão dos arquivos com osquais o aplicativo que está sendo instalado trabalha.Por exemplo, é o instalador do Office que registraas extensões .doc, .dot (associando-as ao Word),

ImportanteA extensão é tudo o que vai

depois do ponto, no nome doarquivo. Portanto, todos os arquivosque terminam em .doc sãoreconhecidos pelo sistema paraserem visualizados por meio do Wordou do Open Writer. Já a extensão.avi indica que o arquivo é visualizávelatravés do Media Player e assim pordiante. Veja no final deste cadernouma lista de extensões.

5 Associando programas aseus respectivosformatos

Nos dois casos, aparecerá uma janela paraconfirmar a ação. Basta clicar em “OK”.

Para apagar um arquivo é necessário selecioná-lo com o mouse e clicar na tecla “Delete/Del”. Vocêtambém pode apagá-lo, após a seleção, clicando naopção “F8 Delete” (ou apertando a tecla F8 do teclado).Nesse momento também aparecerá uma janela paraconfirmar a ação. Basta então clicar em “Sim”.

Neste exemplo selecionamos o disco-raiz C: para alocarum novo diretório.

Apagando arquivos com o Total Commander.


Ganhe tempo e espaço:aprenda a compactar edescompactar arquivos

Há diversos softwares para compactar edescompactar arquivos disponíveis no mercado.Eles reduzem diferentes arquivos em formato .zip,.arj e outros.

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Um dos softwares mais utilizados pelosusuários é o Winzip. Se esse aplicativo estiverdevidamente instalado, para se compactar umarquivo pelo Windows Explorer, basta clicar nelecom o botão direito e escolher a opção “Add to Zip”.Isso pode ser feito com conjuntos de arquivos e atémesmo com pastas. Ao se escolher essa opção,uma janela se abrirá perguntando o nome do novoarquivo a ser criado com o(s) arquivo(s)devidamente compactado(s) e outras informações.Após o preenchimento dessas informações, oarquivo compactado estará pronto.

Em versões mais recentes do Winzip, aose clicar com o botão direito sobre um arquivo,automaticamente se habilita a opção de se criar oarquivo compactado (ou zipado, como se costumadizer) já com o mesmo nome do arquivo original,trocando-se somente a extensão original do arquivopara “.zip”.

É bom saberSe você necessita ler apenas

algumas informações de umdocumento compactado, não énecessário descompactá-lo para isso.O aplicativo Zip Peeker permite que ousuário leia o conteúdo dos arquivoscompactados, mas sem a inconveniênciade ter de descompactá-los. É possíveltambém remover, copiar ou mover osarquivos escolhidos. Veja como baixar oaplicativo consultando a seção “Links naInternet”.

É bom saberÉ aconselhável compactar

grandes arquivos para armazená-los,otimizando espaço de armazenagemem seu HD. Esse procedimentotambém é recomendado para enviá-los por e-mail, pois assim o tempo dedownload e upload desses arquivosé bem menor.

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No passado, para guardar arquivos em nossocomputador precisávamos que ele tivesse muitamemória e isso exigia investimento. Alguns arquivosnão podiam ser copiados para disquetes, pois elesnão tinham memória suficiente para armazená-los.Esses e outros problemas motivaram programadoresa desenvolver formas de se trabalhar os arquivosalterando seu formato, tornando-os menores. Hoje,com as técnicas adotadas, consegue-se reduzir umarquivo de texto em 82% ou mais de seu tamanhooriginal, dependendo do conteúdo. Isso é feito comprogramas chamados compactadores.

assim como associa as extensões .xls e .xlt aoExcel; .ppt ao PowerPoint e assim por diante.

Muitas vezes, porém, precisamos fazer issomanualmente. Isso acontece quando um programade instalação não completou sua execução,registrando erradamente extensões de um aplicativoque não instalou.

Para efetuar esse registro manual, você podeusar o Windows Explorer. Selecione a opção demenu “Ferramentas”, “Opções de Pasta”. Dentrodessa opção, selecione a última aba, “Tipos deArquivo”.

Para registrar uma extensão, basta clicar em“Novo”, preencher o campo com a extensãodesejada, clicar em “Avançado” e escolher queaplicativo abrirá os arquivos com a extensãoregistrada: no nosso exemplo, a extensão fictícia“XYZ”, como na figura 1.

Escolhido o aplicativo, basta clicar em “OK”e pronto. De acordo com nosso exemplo, o sistemaoperacional passará a reconhecer arquivos do tipo“XYZ” como um arquivo de áudio do Windows MediaPlayer. Veja o exemplo abaixo:


7 Amplie sua segurança:faça cópias de seusarquivos

É muito importante que você faça a cópia desegurança (backup) dos seus arquivos,principalmente daqueles com os quais você trabalhatodos os dias.

Para isso, tenha sempre à mão um disquete.Insira-o no drive de mídia flexível, geralmenterepresentado pela letra A:. Abra o Windows Explorere, do lado direito da tela, selecione os arquivos (oupastas) que você quer copiar. Para selecionar maisde um arquivo, basta manter a tecla “CTRL”pressionada enquanto você clica sobre os arquivos.Depois clique no menu “Editar”, “Copiar”.

Essa ação cria uma cópia temporária dosarquivos em um lugar especial chamado “Área deTransferência”. Depois, clique sobre o ícone A:, queindica a unidade de disquete, e selecione “Editar”,“Colar”. Os arquivos armazenados na Área deTransferência serão copiados no disquete.

A utilização de um disquete limita o processode cópia de arquivos ou conjuntos de arquivos até otamanho total de 1.44Mb. Para a cópia de grandesquantidades de informação, o ideal é utilizar discosvirtuais, oferecidos por alguns servidores, ou umamídia compacta como o CD-ROM.

Caixa de diálogo do Total Commander possibilitando aescolha do local para salvar o arquivo compactado etambém para o formato da compactação (.zip, .arj etc.).

Para usar esse aplicativo, inicie o WindowsExplorer, escolha a pasta a ser compactada(preferencialmente no lado esquerdo da tela, ondeapenas as pastas são mostradas) e clique com obotão direito do mouse sobre ela.

Ao aparecer omenu suspenso, vocêdeverá escolher a opção“Add to Zip”. Um arquivocom todo o conteúdo dapasta selecionadacompactado será gerado.Como na imagem aolado, o conteúdo de umapasta será compactado ecolocado no arquivoFree.zip.

Para fazer a operação inversa, basta clicar duasvezes no arquivo compactado e os arquivos serãoretirados do arquivo zip e colocados em suasrespectivas pastas.

ImportanteÉ essencial utilizar antivírus no

seu computador. Deixe sempreativada a função “Proteção deArquivos”. Essa função possibilita averificação automática à medidaque eles são copiados. Consultetambém o Caderno Eletrônico 9:Segurança no computador e naInternet.

O Freezip é um descompactador freeware. Vejana seção “Links na Internet” o endereço para efetuaro download desse aplicativo. Sua instalação é bastantesimples, basta clicar duas vezes sobre o ícone doarquivo executável, aceitar o contrato de licença epronto: a instalação seguirá sem transtornos.

Para se descompactar um arquivo, basta quese dê duplo clique nele. Uma janela se abrirá comtodos os arquivos armazenados dentro de umarquivo compactado e pode-se optar pordescompactar todos, clicando-se no botão “Extrair”,ou apenas alguns deles, selecionando-os com umclique e usando novamente o botão “Extrair”. Valelembrar que como é possível compactar diretóriosinteiros, quando estes são descompactados, oWinzip e outros programas compactadoresreconstroem a estrutura original das pastas.

Como dissemos, o Total Commander tambémtem função de compactação de arquivos. Bastaselecionar o arquivo que desejamos compactar e clicarno menu “Arquivos”, “Compactar”.

Para descompactar um arquivo, basta selecioná-lo, clica no menu “Arquivo” e escolher a opção“Descompactar”. Em seguida você verá uma caixa dediálogo, semelhante à da imagem anterior, para escolhera pasta em que o arquivo será descompactado.


O sistema operacional Windows, à medida detrabalha, faz uso de uma área de rascunho que usapara guardar dados temporariamente. Quando vocênavega pela web, por exemplo, as páginas que vocêvisitou são armazenadas em uma área temporária,para que possam ser visualizadas rapidamente, casovocê retorne a elas. Tudo isso consome espaço emseu disco rígido, o que, como veremos no tópicoseguinte, torna seu computador mais lento.

Para ficar livre desses arquivos temporários, detempos em tempos, utilize a opção “Limpeza deDisco”. Para isso, faça o seguinte caminho: na áreade trabalho do Windows, clique na barra “Iniciar”,“Programas”, “Acessórios”, “Ferramenta do Sistema”,

9 Faça uma faxinaem seu computador

ImportanteA ferramenta do Scandisk só

pode ser usada em discos queaceitam nova gravação de dados,como os disquetes e os HDs. Assim,CD-ROMs que só podem sergravados uma única vez não podemser corrigidos, caso haja algumproblema no processo de gravação.

8 Detectando ecorrigindo problemas:ScandiskSabemos que os arquivos são guardados em

setores de disco (rígido ou flexível). Muitas vezes,porém, esses setores podem apresentar defeitos,provocando perda de dados. Outras vezes, processosde gravação nãoconcluídos podemlevar o sistema dearquivos a um estadoinconsistente.

Quando vocêcomeçar a se depararcom erros do tipo:“Impossível ler/gravara partir do dispositivo”,fique certo de que ascoisas não estãocomo deveriam.

O primeiro passo para tentar uma solução éexecutar o Scandisk para detectar e corrigir problemasno sistema de arquivos.

Para executar o Scandisk, entre no Windows

É bom saberO Scandisk elimina setores

marcados erroneamente como sepertencessem a mais de um arquivo,e setores órfãos, que estãomarcados como usados, mas nãopertencem a nenhum arquivo. Eletambém tenta ler os dados desetores defeituosos, transferindo-ospara setores bons, e marcando osdefeituosos de modo que o sistemaoperacional não os use mais.

Explorer e clique com o botão direito do mousesobre a unidade de disco a ser diagnosticada (A:,B:, C: ou D:). Selecione a opção “Propriedades” e,dentro da janela “Propriedades”, selecione a opção“Ferramentas”. Clique sobre o botão “VerificarAgora” e o Scandisk será iniciado. Selecione aopção teste “Completo” e marque a opção decorreção automática. Clique em “Iniciar” para realizara verificação e correção.

A primeira opção procura ler os dados,buscando setores defeituosos. A segunda procurafazer sua transferência para setores bons, corrigindoautomaticamente os setores ambíguos e órfãos. Emqualquer caso, os setores defeituosos eventualmenteencontrados são marcados para não serem maisutilizados pelo sistema operacional. Dependendo dotamanho em megabytes da unidade de disco a serdiagnosticada, esse processo pode ser demorado.

É bom saberHá outros modos de copiar

arquivos. Um deles é selecionaraqueles que se deseja copiar, clicarsobre eles e, sem soltar o botão domouse, arrastá-los até o drive A:.

CADERNOS ELETRÔNICOS 6GERENCIAMENTO E ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS

A imagem mostra a ferramenta de desfragmentação emação. Se você clicar em “Mostrar Detalhes”, poderá ver oprocesso de desfragmentação à medida que ele acontece.

Agora que você já sabe organizar suas pastase arquivos, sabe compactar arquivos, fazer limpezade disco, verificar e corrigir problemas,desfragmentar seu computador e outros recursos,que tal dar aquela paradinha pra balanço?

Ponha seus arquivos em ordem, grave cópiasde segurança daqueles arquivos que você não podeperder em hipótese alguma, faça uma boa faxina e,finalmente, desfragmente seu disco rígido. Vocêverá que o desempenho do seu computadormelhorará sensivelmente. Mãos à obra!

Você deve notar que, à medida que você instalamais aplicativos, seu computador fica mais lento.Isso acontece porque uma maior quantidade deaplicativos ocupará um maior espaço, deixandomenos espaço para o Windows trabalhar.

O trabalho cotidiano com o seu micro, mesmosem instalar novos aplicativos ou copiar grandesmassas de dados para o disco rígido também o tornalento, pois o próprio uso dos aplicativos degrada odesempenho do computador.

O que ocorre na verdade, nos processosdescritos anteriormente, é uma fragmentação cadavez maior dos compartimentos do disco rígido. Osarquivos são guardados nos discos em pedaços.Cada pedaço tem um tamanho fixo e é guardado

em locais chamados setores. Um complexo sistemade organização associa cada conjunto de pedaçosa cada arquivo, mantendo o sistema organizado. Quando um arquivo é criado, os pedaçosestão em setores contíguos, isto é, cada pedaço doarquivo está próximo ao pedaço seguinte e elesformam um bloco maciço de dados dentro do disco. À medida que arquivos são apagados eoutros arquivos são adicionados, a falta de espaçofaz com que pedaços de arquivo sejam colocadosem setores não-contíguos. Ou seja, embora aindavejamos o arquivo como um bloco único (pois osistema operacional garante que ele apareça dessaforma) ele se encontra espalhado por vários pontosdo disco. A isso damos o nome de fragmentação.

Se o computador não apresenta nenhumproblema de conflito entre aplicativos, é afragmentação do disco rígido a responsável pelalentidão do acesso aos arquivos e desempenhoaceitável dos programas em geral. Todas as vezesque o micro estiver muito fragmentado, o sistemaoperacional é obrigado a buscar os vários pedaçosque formam o arquivo, em setores do disco distantesentre si.

É bastante fácil resolver esse problema. Bastaabrir o Windows Explorer e clicar com o botão direitodo mouse sobre a unidade de disco a serdesfragmentada: no caso aqui exposto, a unidade C:.Você repetirá o mesmo procedimento utilizado pararodar o Scandisk. Só que dessa vez, na aba“Ferramentas”, mudará o status para desfragmentação.Selecione a opção “Desfragmentar Agora” e o programase iniciará.

10 Aprenda adesfragmentaro computador

Ao optar, por exemplo, em apagar os arquivosActiveX e Java baixados da Internet, você impedirá aexecução offline dos mesmos. Mas ainda ficarãorastros de navegação como os cookies, por exemplo.

Há outros modos de apagar arquivosdesnecessários, cookies e outras pistas deixadas emnosso micro todas as vezes que abrimos um arquivo,acionamos um programa ou navegamos na Internet.Existem, inclusive, programas especializados nessatarefa. Essa limpeza torna a navegação mais rápida.

Para apagar seus rastros de navegação, porexemplo, abra o Windows Explorer e selecione nodisco C: as pastas “Arquivos de Programas”,“Windows”, “Temp”, “Temporary Internet Files”. Ao ladodireito da tela você poderá ver todos os arquivos ecookies recentemente baixados da Internet para o seucomputador. Basta selecioná-los e teclar os comandos“shift/del”. Consulte também o Caderno Eletrônico 4:Navegação e pesquisa na Internet.

“Limpeza de disco”. Aoacionar essa opção, umajanela aparecerá para quevocê escolha a unidadede disco a ser limpa. Façaa escolha e clique em“OK”. O Windowscalculará quanto deespaço pode ser liberadono disco e após esseprocesso abrirá umajanela como a ilustrada ao lado.

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Acrobat ReaderCorel Presentations

Corel DrawExcel

Arquivos ExecutáveisArquivos ExecutáveisArquivos Executáveis

ImagensImagensImagensImagensImagensImagensImagensImagensImagensImagens

Arquivos de AjudaArquivos de Internet

Lotus 1-2-3Arquivos de VídeoArquivos de VídeoArquivos de Vídeo

MS worksPage Maker 6.0Page Maker 6.5

PhotoshopPowerPointQuattro Pro

Arquivos de SomArquivos de SomArquivos de SomArquivos de SomArquivos de SomArquivos de Som

Arquivos de SistemaArquivos de SistemaArquivos de SistemaArquivos de SistemaArquivos de SistemaArquivos TemporáriosBloco de Notas/Texto

Windows WriteWordWordWord

Word Perfect

WINZIP

.pdf.shw.cdr.xls.exe.com.bat.gif

.jpg ou .jpeg.bmp.pcx

.tif ou .tiff.eps

.ico.wmf.wpg

.hlp

.ico

.htm ou .html.wk?.qt

.avi.fli

.wks

.pm6.0

.pm6.5.pho.ppt

.qb?.wav.au

.mid.rmi

.mp3.ram.sys.ini.dat

.dll

.inf.tmp.txt

.wri.doc

.wpd

.dot.rtf

.zip

Remissão entre os Cadernos Eletrônicos

Guia de Extensões

Caderno Eletrônico 4: Navegação e pesquisana Internet para saber um pouco mais sobreprocedimentos de limpeza de arquivostemporários, históricos de sites visitados ecookies depois de navegar na rede.Caderno Eletrônico 5: Criação e publicação depáginas na Internet você saberá um pouco maissobre programas FTP e formas de transmissãode arquivos por esses aplicativos.Caderno Eletrônico 9: Segurança nocomputador e na Internet para saber maisprocedimentos de segurança para proteger seusarquivos no computador.Caderno Eletrônico 10: Multimídia- vídeo eáudio no computador você obterá maisinformações sobre diferentes formatos de arquivose sobre o uso de mídias como o CD-ROM.

Links na Internet

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Softwares para download:www.simtel.net/(Total Commander)

www.adobe.com.br(Acrobat Reader)

www.freedownloadscenter.comwww.freezip.cjb.netwww.bibvirt.futuro.usp.br

Discos virtuais, dicas e outros:

Programa Extensão

www.vilabol.com.br(hospedagem de sites e disco virtual)

www.terra.com.br(disco virtual)

www.yahoo.com.br(webmail com disco virtual gratuito)

www.junglemate.com(agenda e disco virtual - em inglês)

www.acessa.sp.gov.br/webaulawww.discovirtual.hpg.ig.com.brwww.abcdicas.com.brwww.ajudacerta.com.brwww.portaldeinformatica.com.brhttp://noticias.uol.com.br/mundodigital/www.ilhasolteira.com.br/elias/


GlossárioActiveX: padrão de comunicação entre pequenosaplicativos feitos geralmente em uma linguagem como C++ou Visual Basic, e o navegador ou outro aplicativo ondeexecutam, na forma de objetos. No caso do navegador,eles se comportam como applets, executando em umajanelinha. Você também pode visualizar objetos ActiveXquando, por exemplo, insere uma planilha Excel dentro deum documento do Word. Nesses casos, o nome maiscomum que eles recebem é o de objetos OLE, e existemdesde a versão 3.1 do Windows.Aplicativos: programas de computador; softwares.Arquivo: conjunto de dados que são armazenados emdisco e recebem um nome, pelo qual podem ser acessados.AVI: Audio Video Interleave. Avi é um padrão utilizado peloWindows para intercâmbio de vídeo.Backup: cópia de segurança das informações, utilizadaem caso de perda de dados.Cookie: em inglês quer dizer biscoito. O nome se originadaqueles biscoitos da sorte que vêm com um papelzinhocom uma pequena mensagem. Cookies são pequenosarquivos texto (txt) que os servidores web armazenamtemporariamente junto aos browsers que visitam essesservidores.Diretório ou pasta: elemento do sistema de arquivosque contém arquivos ou outras pastas abaixo de si.Diretório-raiz: diretório ou pasta que não tem nome, nemestá abaixo de nenhuma outra pasta. Os diretórios-raizsão a base do sistema de arquivos de um disco lógico.Disco de inicialização: disquete com uma pequena partedo sistema operacional, suficiente para que um computadorpossa se inicializar sem a necessidade das informaçõesque estão no disco rígido. O disco de inicialização égeralmente usado em caso de contaminação ou perda dedados do disco rígido.Disco lógico: elemento que contém um diretório-raiz. Umdisco lógico é apresentado pelo sistema operacional comouma letra, A:, B:, C:, D: etc.Disco Virtual: é a denominação do espaço oferecido poralguns servidores, geralmente os que prestam serviçogratuito de webmail e locação sites na rede, para que ousuário possa armazenar seus arquivos. A vantagem é quesuas cópias estarão em outro computador na rede,liberando, assim, espaço de armazenagem no DH de seucomputador.DOC: abreviatura de documento, formato de arquivo do editorde texto Word (Office da Microsoft).DOS: disk operating system (sistema operacional de disco).Download: em inglês “load” significa carga e “down” parabaixo. Fazer um download significa baixar um arquivo deum servidor, descarregando-o para o nosso computador.Drive: local em que o usuário insere mídias compactas(CD-ROM) ou flexíveis (disquete).EXE: programa executável.Freeware: qualquer software (programa) oferecidogratuitamente na rede ou nas publicações especializadasem suportes como CD-ROM. A palavra inglesa “free”,significa livre.FTP: “File Transfer Protocol” ou Protocolo de Transferência

de Arquivos”. É uma maneira de copiar arquivos via Internet.Os arquivos são disponibilizados e localizados emservidores ou em computadores pessoais por um programaservidor de FTP.Gigabyte: um gigabyte corresponde a 1024 MB.Infocentro: ponto de acesso público à Internet construídopelo Governo do Estado de São Paulo em parceria comentidades comunitárias, na capital, e com prefeituras dointerior e litoral.Internet: rede mundial de computadores. Trata-se de umarede planetária de computadores que cooperam entre si.Essa cooperação baseia-se em protocolos decomunicação, ou seja, “convenções de códigos deconversação” entre computadores interligados em rede.Java: é uma linguagem de programação semelhante a C++que permite criar aplicativos para vários sistemasoperacionais, como Windows e Linux, e também permitecriar applets que são as janelinhas carregáveis via web. Alinguagem C foi utilizada, entre outras coisas, para escrevero sistema operacional Linux. C é uma evolução dalinguagem B que por sua vez evoluiu a partir de umapseudolinguagem chamada BCPL.Kbyte: unidade de medida de informação que correspondea cerca de 1000 bytes. Um byte representa um caracterede texto, como uma letra ‘A’, ‘B’ etc.Link: ligação, elo, vínculo. Nas páginas da web é umendereço que aparece sublinhado, ou em uma cor diferenteda cor do restante do texto. Um link nada mais é que umareferência cruzada, um apontador de um lugar para outrona web.Megabyte: um megabyte corresponde a 1024 KB.(Consulte o verbete “Kbyte”.)Offline: desconectado da rede.Online: ligado, conectado à rede.PPS: Slides do Power Point.PPT: powerpoint presentation (apresentação doPowerPoint).Servidores: empresas que possibilitam o acesso para acomunicação e transmissão de dados na rede.Shareware: é um método comercial que possibilita adistribuição gratuita, por um tempo determinado, de umsoftware, para que o usuário possa testá-lo. Ao final desteperíodo de testes, o usuário é solicitado a registrar (comprar)o produto ou desinstalá-lo.Sistema de arquivos: todo o conjunto de dados de umdisco lógico e o mecanismo pelo qual os arquivos sãoarmazenados e acessados pelo sistema operacional.Software: aplicativos, programas de computador.Terabyte: um terabyte corresponde a 1024 GB. (Consulteo vertebe “Kbyte”).Upload: o inverso de download, ou seja, significa carregarum arquivo de nosso computador para enviar para alguémdescarregar em outro computador.XLS: documentos do MS Excel. XL corresponde a (Excel)e S para (Spreadsheet), ou seja, planilha.XLT: modelos do MS Excel. XL (Excel) e template (modelo).Zip: contração da palavra “zipper” que em inglês significafechado, compactado.

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CadernosEletrônicos

Como usar egerenciar seuse-mails


Editoração eprocessamentode textos


Planilha eletrônica ee banco de dados


Navegação epesquisa naInternet


Criação epublicação depáginas na Internet

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Gerenciamentoe organização dearquivos


Uso da impressorae tratamentode imagens


Segurança nocomputador ena Internet


Multimídia:vídeo e áudiono computador

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Comunidades virtuais -listas, chats e outros


Organize seucomputador!

Você já usou arquivos de computador? Já usou um disquetepara guardar trabalhos escolares, fotos, vídeos, receitas, músicas ou de-senhos? Já precisou compactar ou “zipar” um arquivo para reduzir o seutamanho? Já teve de parti-lo, em vários pedaços, para guardar em váriosdisquetes diferentes?

Já gravou um CD com músicas ou alfarrábios digitais como textos, e-mails antigos e coisas que você não deseja que o tempo estrague?

Já teve de preparar um disquete para receber dados, formatando-o? Já teve de formatar um disco rígido após uma pane no computador? Equanto ao processo de reorganizar os dados dentro do disco, juntandoos arquivos que estão fragmentados em blocos maiores, para diminuir otempo de acesso a eles? Ou talvez você já tenha recuperado um disco,reavendo informações antes perdidas, que estavam nos chamados“setores defeituosos”.

Talvez você já tenha precisado “limpar” um disco, removendo osarquivos desnecessários, para solucionar um problema de falta de espaçopara, por exemplo, instalar um novo aplicativo.

Se você já realizou(ou precisou realizar) uma dessas atividades, comcerteza despertou para o uso de arquivos de computador e dascapacidades de gerenciamento que os programas de computadoroferecem para organizarmos melhor nossos arquivos.

Neste caderno, são apresentados alguns desses recursos quepermitem ao usuário comum fazer esse gerenciamento de arquivos,possibilitando que você use bem os arquivos e o espaço que eles ocupam,com racionalidade e bom senso.

www.acessa.sp.gov.br

arquivos gerenciamento e organizacao de arquivos

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