13-controle da a+º+úo empresarial-t+ítico e operacional

CONTROLE TÁTICO E OPERACIONAL

CONTROLE TÁTICO

• É o controle exercido no NÍVEL INTERMEDIÁRIO.

• Também denominado CONTROLE DEPARTAMENTAL ou CONTROLE GERENCIAL.• Seu conteúdo está limitado a aspectos DEPARTAMENTAIS.

• É direcionado para o MÉDIO PRAZO ou para o EXERCÍCIO CONTÁBIL, em geral 12 meses de duração.

• BASEIA-SE EM DOIS CONCEITOS IMPORTANTES:

1. RETROINFORMAÇÃO:

Mecanismo que fornece informações relativas ao desempenho passado ou presente.

2. HOMEOSTASE:

A tendência que os organismos tem de retornarem ao estado de equilíbrio estável, quando submetidos a algum estímulo (perturbação) externo.

O PROCESSO DE CONTROLE TÁTICO

NÍVELOPERACIONAL

NÍVELINTERMEDIÁRIO PADRÕES

Entradas

Recursos

AçõesCorretivas

Avaliação deDesempenho

ComparaçãoDos ResultadosCom Padrões

Objetivos Definidos noNível Institucional

Resultados

O PROCESSO DE CONTROLE TÁTICO

1Estabelecimento

de Padrões

3Comparação dos

Resultados com os Padrões

4Ação

Corretiva

2Avaliação

dosResultados

1 – ESTABELECIMENTO DOS PADRÕES

Os padrões táticos de controle dependem diretamente dos OBJETIVOS, ESPECIFICAÇÕES e RESULTADOS resultantes do planejamento tático.

Um padrão significa um nível de realização ou de desempenho que se pretende adotar com referência.

A finalidade do controle tático é assegurar que os resultados departamentais se ajustem aos planos táticos.

O PADRÃO fornece critérios para medir o desempenho a avaliar os resultados.

Ao fixar os objetivos principais, cada departamento define os PADRÕES pelos quais poderá verificar se o que está ou não se atingindo dentro do que se propôs alcançar.

TIPOS DE PADRÕES TÁTICOS

PADRÕES DECONTROLE

PADRÕES DEQUALIDADE

PADRÕES DEQUANTIDADE

PADRÕES DETEMPO

PADRÕES DECUSTO

• Volume de Produção• Níveis de Estoque• Número de Horas Trabalhadas• Total de Vendas

• Matéria-Prima• Qualidade de Produto• Especificações do Produto• Atendimento ao Consumidor

• Tempo-Padrão de Produção• Tempo-Médio de Estocagem• Ciclo Operacional• Tempo de Atendimento ao Cliente

• Custo de Produção• Custo de Estocagem• Custo Padrão• Custo de Financiamento

2 – AVALIAÇAÕ DOS RESULTADOS

É o ACOMPANHAMENTO da execução dos PLANOS de ação de CADA UNIDADE organizacional.

Seu objetivo é AVALIAR O DESEMPENHO ou garantir que os RESULTADOS estejam DENTRO DOS LIMITES previstos pelos padrões.

É o instrumento adequado para INFLUIR NAS DECISÕES a fim de CORRIGIR a ATIVIDADE PLANEJADA.

A CENTRALIZAÇÃO/DESCENTRALIZAÇÃO influencia o controle:

Maior DESCENTRALIZAÇÃO maior ênfase nos controles globais. Maior CENTRALIZAÇÃO: maior ênfase nos padrões detalhados de cada fase do trabalho.

3 – COMPARAÇÃO DOS RESULTADOS COM OS PADRÕES

Proporciona a INFORMAÇÃO DE RETORNO sobre a quantidade, qualidade, tempo e custo das atividades de cada departamento, permitindo sua avaliação com relação aos padrões.

O processo de comparação repousa na MENSURAÇÃO, na VARIÂNCIA e no PRINCÍPIO DA EXCEÇÃO.

MENSURAÇÃO: É a informação sobre o desempenho de uma unidade, de modo a avaliá-la de acordo com algum critério QUANTITATIVO ou QUALITATIVO.

VARIÂNCIA: É o grau de desvio ou afastamento do desempenho atual em relação ao padrão estabelecido.

PRINCÍPIO DA EXCEÇÃO: Deixar de lado as ocorrências normais e concentrar-se nas exceções, que requerem ações corretivas.

TÉCNICAS DE MENSURAÇÃO

1. OBSERVAÇÃO:• O NÍVEL DE ATIVIDADE, o COMPORTAMENTO dos

empregados, suas REAÇÕES e SUGESTÕES, são diretamente observados e utilizados.

• Indagações feitas aos EMPREGADOS, comentários de CLIENTES, notícias de CONSUMIDORES, são um importante meio.

2. RELATÓRIOS:• Relatórios Narrativos: descritivos (verbais ou escritos).• Relatórios Estatísticos: comparações quantitativas.• Relatórios Periódicos: semanais, mensais, anuais.• Relatório de Progresso: folow-up ou de seguimento. • Relatórios Especiais: esporádicos, específicos e não-rotineiros.

4 – AÇÃO CORRETIVA

Os administradores concentram em suas mãos o controle sobre muitos assuntos e somente autorizam o prosseguimento das atividades após certificarem-se de que os padrões estão sendo observados.

Cada administrador procura verificar as possíveis alterações da decisão sobre os planos de suas áreas. A verificação e o controle de certos assuntos são delegados a terceiros.

TIPOS DE CONTROLES TÁTICOS

1. CONTROLE ORÇAMENTÁRIO:• Constitui um sistema que busca definir previamente as

despesas de custos fixos e variáveis a serem incorridos no exercício contábil de cada unidade.

• Perfaz um plano apresentado em linguagem monetária.

• A atividade da empresa é traduzida em dinheiro.

• AS PRINCIPAIS VANTAGENS SÃO:1. Aprimoramento do planejamento tornando-o mais objetivo e

realista.2. Auxílio a coordenação: a troca de informações permite a

detecção de desequilíbrios.3. Controle global: pelo estabelecimento de padrões e pela

elaboração de relatórios que indicam desvios e medidas corretivas .

TIPOS DE CONTROLES TÁTICOS

2. ORÇAMENTO-PROGRAMA:• Nasceu no Departamento de Defesa dos EUA.• Veio substituir os pedidos orçamentários anuais.

• Requer a identificação das missões e despesas com elas relacionadas, desde a justificativa de sua necessidade, o projeto e a produção, até sua entrega e utilização.

3. CONTABILIDADE DE CUSTOS:• É um ramos especializado da contabilidade.• Utiliza a seguinte classificação de custos:

1. CUSTOS FIXOS: são permanentes e constantes. Não dependem do volume de produção ou atividade da empresa.

2. CUSTOS VARIÁVEIS: Estão diretamente relacionados com o volume de produção e nível de atividade da empresa.

CONTROLE OPERACIONAL

• É o subsistema de controle realizado no nível de execução das operações.

• É uma forma de controle realizada sobre a execução das tarefas e operações desempenhadas pelo pessoal não- administrativo.

• Refere-se aos aspectos mais específicos como: Tarefas e Operações.

• Sua dimensão de tempo é o CURTO PRAZO.

• Seu objetivo é imediatista e focado no cotidiano da empresa: avaliar e controlar o desempenho das tarefas e operações a cada momento..• É voltado para a realidade concreta da empresa: o dia-a-dia.

O PROCESSO DE CONTROLE OPERACIONAL

1Estabelecimento

de Padrões

3Comparação dos

Resultados com os Padrões

4Ação

Corretiva

2Avaliação

dosResultados

O PROCESSO DE CONTROLE OPERACIONAL

TAREFA OUOPERAÇÃO

LOCALIZAÇÃODE DESVIOS

PROCESSO DECORREÇÃO

Entrada

Matéria-PrimaMão-de-Obra

Planos

AçãoCorretiva

Retroação

Saída

ObjetivoResultado

1 – ESTABELECIMENTO DOS PADRÕES

PADRÕES são metas de desempenho. São a base fundamental do controle operacional.

O PADRÃO é o ponto de referência para o que será feito.

os PADRÕES devem sempre conter melhorias futuras. Um PADRÃO é uma norma ou um critério que serve como base para avaliação ou comparação de algo: metro, litro, grama, watt, bell (padrões de medida universais).

Os PADRÕES constituem um nível aceitável de eficiência da produção.

devem ser utilizados para motivar as pessoas a executar as operações com eficiência.

2 – AVALIAÇÃO DO DESEMPENHO

Consiste em avaliar o desempenho por meio do acompanhamento e da monitoração do que está sendo executado.

Busca colher dados sobre o que está sendo realizado.

3 – COMPARAÇÃO DO DESEMPENHO COM OS PADRÕES

Consiste em comparar o desempenho com o que foi previamente estabelecido como padrão, para verificar se há DESVIO ou VARIAÇÃO.

Trata-se de alinhar o desempenho com o padrão planejado e verificar possíveis distorções ou falhas.

CONFORMIDADE OU ACEITAÇÃO: O resultado está de acordo com o planejado. Aceito.

ACEITAÇÃO: O resultado apresenta leve desvio, mas dentro da tolerância.

REJEIÇÃO: O resultado apresenta desvio, afastamento, ou discrepância para mais ou para menos, além da tolerância.

Pode resultar em três Possibilidades:

4 – AÇÃO CORRETIVA

É função básica do controle. O propósito é corrigir, reduzir ou eliminar os desvios observados em relação ao padrão.

Busca colocar as coisas em ordem. Fazer as coisas caminharem de acordo com o planejado.

Deve permitir a correção das falhas de planejamento e direção. Deve permitir o próprio aperfeiçoamento, detectando falhas e impropriedades nele contidas. Uma boa parte das ações corretivas é realizada sobre pessoas é a chamada AÇÃO DISCIPLINAR.

Ação Disciplinar

É a ação corretiva realizada sobre o comportamento das pessoas. Poder ser:

POSITIVA: encorajamento, recompensas, reconhecimento. elogios, treinamento ou orientação NEGATIVA: advertências, castigos, admoestações, desligamento.

Para ser eficaz deve ter as seguintes características: DEVE SE ESPERADA: prevista previamente em regras/regulamentos DEVE SER IMPESSOAL: não focar em indivíduos/grupos. DEVE SER IMEDIATA: tão logo seja detectado o desvio. DEVE SER CONSISTENTE: devem ser feitas para todos. DEVE SER LIMITADA AO PROPÓSITO: tomada a ação as coisas devem tornar a normalidade>

TIPOS DE CONTROLES OPERACIONAIS

1. CUSTO PADRÃO:• Envolve material direto, mão-de-obra direta e custos

indiretos.• Esses padrões são desdobrados em dois componentes:

Preço-padrão e Qualidade-Padrão.

2. CONTROLE DE ESTOQUES:• É o inventário do volume de materiais ou produtos em

estoque.• Manutenção dos estoques de materiais, de materiais em

processamento ou de produtos acabados em níveis adequados as necessidades operacionais.

3. PROGRAMAÇÃO DE PRODUÇÃO JUST-IN-TIME:• Significa uma tentativa de reduzir custos e melhorar o

fluxo de trabalho por meio da programação de materiais que devem chegar a uma estação de trabalho no momento certo e na quantidade certa.

• Os principais FATORES DE SUCESSO são:1. A ALTA QUALIDADE DO FORNECIMENTO:

• Os usuários devem receber somente bons materiais dos fornecedores.

2. CADEIA DE FORNECEDORES:• Um número mínimo de fornecedores facilita a negociação e a

entrega de qualidade.3. CONCENTRAÇÃO GEOGRÁFICA:

• Menor tempo de trânsito dos fornecedores para os clientes.4. TRANSPORTE E MANUSEIO DE MATERIAIS EFICIENTES:

• O transporte entre fornecedor e usuários deve ser extremamente confiável.

5. FORTE COMPROMISSO DA ADMINISTRAÇÃO.

4. PRODUÇÃO EM LINHA DE MONTAGEM:• É um mecanismo impessoal de controle cuja função é

exercer, mais do que a hierarquia administrativa, uma contínua limitação do desempenho dos subordinados.

5. QUADROS DE PRODUTIVIDADE:• São quadros estatísticos que abordam

aspectos quantitativo e qualitativo do desempenho dos subordinados.

• Colocados em lugar público para conhecimento de todos.

• A linha de montagem reduz as responsabilidades do chefe na supervisão dos subordinados e aumenta a responsabilidade de ajudá-los e treiná-los.

• Ao contrário da hierarquia administrativa, o subordinado pede ajuda ao supervisor, mais do que o supervisor faz exigências ao subordinado.

6. AUTOMAÇÃO:• A MECANIZAÇÃO substituiu o músculo humano ou do

animal pela máquina (1ª Revolução Industrial).

7. MEDIDAS NÃO FINANCEIRAS DE DESEMPENHO:• Juntas, a MEDIÇÃO FINANCEIRA e a MEDIÇÃO NÃO FINANCEIRA,

aumentam a abrangência ao envolver vários objetivos de desempenho (as vezes conflitantes).

• Exemplos: Rotatividade de Estoques, Rotatividade de Pessoal, Pontualidade nas Entregas, Tempo entre o Pedido e a Entrega,Tempo de Resposta ao Cliente (carta, telefone, e-mail), Tempo de Desenvolvimento de novos Produtos, Nível de Satisfação dos Empregados, Número de Reclamações de Clientes, Nível de Satisfação dos Clientes.

• A AUTOMAÇÃO passou a substituir o cérebro humano pela máquina (2ª Revolução Industrial) – A revolução da Cibernética.

• AUTOMAÇÃO é utilizado para definir operações desempenhadas por máquinas ou sistemas automaticamente controlados.

8. CONTROLE DA QUALIDADE:• Consiste em assegurar que a qualidade do produto

atenda aos padrões prescritos.

• PODE SE FEITO DE TRÊS MANEIRAS:

1. CONTROLE DA QUALIDADE 100%:• Corresponde a inspeção total da qualidade (alto custo).• A totalidade dos itens deve ser comparada com o padrão para

verificar se há desvio ou variação.2. CONTROLE DE QUALIDADE POR AMOSTRAGEM:

• Um lote de amostras são recolhidos aleatoriamente, ao acaso, ou periodicamente para serem inspecionados.

3. CONTROLE DE QUALIDADE ALEATÓRIO:• Controle Probabilístico ou Inspeção Probabilística.• Consiste em inspecionar somente uma certa porcentagem de

produtos tomada aleatoriamente

• QUALIDADE significa a adequação aos padrões definidos previamente.

“Gerenciamento é ciência. Liderança é arte.” (BARRY WOLF - Presidente do American Institute of Management and Development)

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