administração de projetos · as principais dificuldades no gerenciamento das partes interessadas...

Administração de ProjetosGerenciamento das Partes Interessadas

Prof. Robson Almeida

Partes Interessadas

Inclui os processos exigidos para identificar,

analisar expectativas e gerenciar estratégias

de engajamento de todas as pessoas, grupos

ou organizações que possam impactar ou

serem impactados pelo projeto.

Identificando as Partes Interessadas

Para ajudá-lo a identificar todas as partes interessadas (stakeholders),

considere o seguinte:

➢ Quais são as funções ou as pessoas que poderão ser afetadas

pelas atividades ou pelos resultados do projeto?

➢ Quem contribuirá com recursos (pessoas, espaço, tempo,

ferramentas e dinheiro) para a execução do projeto?

➢ Quem utilizará e se beneficiará, em ultima instância, com o

produto do projeto?

Partes Interessadas podem incluir:➢ O Patrocinador: geralmente o maior interessado. É a pessoa-

chave para garantir recursos ao projeto;

➢ O Gerente do projeto: aquele que tem a responsabilidade de

assegurar o sucesso do projeto;

➢ O Usuário (cliente final): pessoa ou grupo de pessoas que irá(ão)

usar o produto do projeto;

➢ Os membros da equipe: são responsáveis por executar as

atividades do projeto;

➢ Departamentos ou áreas dentro da empresa executora do

projeto;

➢ Organizações externas interessadas no resultado do projeto

Principais dificuldadesAs principais dificuldades no gerenciamento das partes interessadas são:

➢ Identificá-las

➢ Entender suas expectativas

➢ Incorporar ao escopo do projeto o que é preciso para atender às expectativas e necessidades

➢ Gerenciar as suas expectativas e necessidades de comunicação ao longo do projeto

➢ Gerenciar as mudanças de expectativas

Gestão das Partes Interessadas

Gestão das Partes Interessadas

Stakeholders do projeto (MAXIMIANO, 2009)

Processos de Gerenciamento de Projetos – PMBOK 5º Edição

Iniciação Planejamento Execução Controle Encerramento

Identificaras partes

interessadas

Planejar o gereciamento

das partes interessadas

Gerenciar oengajamento

das partes interessadas

Controlar o nível de

comprometi-mento das

partes interessadas

Processos

13.1 Identificar as partes interessadas

Identificar pessoas, grupos ou organizações que possam ser impactadas ou impactar o projeto e documentar informações relevantes sobre seus

interesses, envolvimentos e grau de influência no projeto



Entradas• Termo de abertura do projeto

• Documentos de aquisição

• Fatores Ambientais da empresa

• Ativos de processos organizacionais


Ferramentas e técnicas• Análise de partes interessadas

• Opinião especializada

• Reuniões

Análise das partes interessadas O gerente do projeto deve se reunir com os interessados para

documentar as idéias que estes possuem do projeto;

Deve identificar as motivações e preocupações do projeto;

Deve avaliar a criticidade do projeto para a organização;

Deve avaliar os benefícios do projeto para a organização;

Deve identificar qual a percepção dos interessados na entrega doprojeto.


Modelos classificatórios usados na análise Grau de poder/interesse, grau de poder/influência, grau de influência/impacto,

modelo de relevância, entre outros.



Saídas• Registro das partes interessadas

Questão 1

Considere uma matriz "poder x interesse" utilizada para classificar as partes interessadas e estabelecer a estratégia adequada para lidar com elas. Sobre as combinações possíveis e a estratégia adequada é correto afirmar:

a) Uma parte interessada indentificada nos quadrantes "baixo poder" e "baixo interesse" deve ser mantido informado.

b) Uma parte interessada indentificada nos quadrantes "baixo poder" e "alto interesse" deve ser mantido satisfeito.

c) Uma parte interessada indentificada nos quadrantes "alto poder" e "baixo interesse" deve ser monitorado.

d) Uma parte interessada indentificada nos quadrantes "alto poder" e "alto interesse" deve ser gerenciado com atenção.

13.2 Planejar o gerenciamento das partes interessadas

Desenvolver estratégias apropriadas de gerenciamento para envolver as partes

interessadas de maneira eficaz no decorrer de todo o ciclo de vida do projeto.



Entradas• Plano de gerenciamento do projeto

• Registro das partes interessadas

• Fatores Ambientais da empresa


Relacionamento GP e Interessados

GP se relaciona com Alta Gerência

Gerentes Funcionais

Time

Interessados externos

GP provê Status e alertas

Planejamento e coordenação

Liderança e controle

Informação do andamento

GP espera Recursos, patrocínio, decisões

Suporte técnico e cooperação

Qualidade e cumprimento requisitos

Feedback e suporte

ao GP compete Solução de problemas e reporting

Negociação e contratação

Planejamento e coordenação

Relações públicas

Relacionamento GP e Interessados


• Ferramentas e técnicas• Opinião especializada

• Reuniões

• Técnicas analíticas


Técnicas Analíticas:• Utilizadas para avaliar o nível de engajamento atual das partes

interessadas e indicar o nível desejado.

Parte Interessadas Desinformado Resistente Neutro Apoiador Líder

Fulano A D

Beltrano AD

Sicrano A D

Questão 2

Você é gerente de um projeto e sabe que o gerenciamento daspartes interessadas é fundamental para o sucesso do projeto. Como objetivo de identificar as partes interessadas você executa umprocesso específico, logo após a assinatura do termo de aberturado projeto. Sobre este processo é incorreto afirmar:

a) Este processo denomina-se identificar as partes interessadas.

b) Executa-se este processo para analisar as expectativas, a importância ea influência das partes interessadas.

c) Ainda neste processo estabelece-se uma estratégia para abordar cadaparte interessada.

d) Este processo estabelece que todas as partes interessadas sãoigualmente gerenciados visando o sucesso do projeto.


Saídas• Plano de gerenciamento das partes interessadas

• Níveis de engajamento desejado

• Inter-relacionamentos e sobreposições

• Requisitos de comunicação das partes interessadas

• Informações a serem distribuídas

• Método para atualizar e refinar este plano

• Entre outros itens

• Atualizações dos documentos do projeto

Questão 3Você é gerente de um projeto e sabe que o gerenciamento daspartes interessadas é fundamental para o sucesso do projeto. Paraidentificar as partes interessadas que possam influenciarpositivamente ou negativamente o seu projeto você realiza oprocesso identificar partes interessadas. Espera-se ao término doprocesso obter:

a) Informações de identificação e classificação das partes interessadas.

b) Registro das partes interessadas e matriz de comunicação com aspartes interessadas.

c) Plano de gerenciamento das partes interessadas e registro das partesinteressadas.

d) Estratégia para gerenciamento das partes interessadas e gráfico deinfluência das partes interessadas.

13.3 Gerenciar o engajamento das partes interessadas

Consiste em se comunicar e trabalhar com as partes interessadas para atender às suas

necessidades/expectativas.


Envolve atividades tais como:• Engajar as partes interessadas nas etapas apropriadas

• Gerenciar expectativas por meio de negociação e comunicação

• Abordar as preocupações potenciais

• Esclarecer e solucionar questões identificadas


Entradas• Plano de gerenciamento das partes interessadas

• Plano de gerenciamento das comunicações

• Registro das mudanças



• Ferramentas e técnicas• Métodos de comunicação

• Habilidades interpessoais

• Habilidades de gerenciamento


HabilidadesInterpessoais: foco nas expectativas

Gerenciais: foco trabalho

Estabelecimento de confiança

Facilitar o consenso para alcançar os objetivos

Solução de conflito Influenciar para obter apoio

Escuta ativa Negociar acordos

Superação da resistência à mudança

Modificar o comportamento organizacional

Negociação

Na negociação distributiva, as partes interessadas concorrem peladistribuição de determinado conjunto de valores. A questão-chave danegociação distributiva é: quem vai querer mais? Ganhos em qualqueraspecto da negociação implicam perdas em outros aspectos. Esse tipo denegociação também é chamado de soma-zero. Ex: negociações comfornecedores.

O segundo tipo de negociação é a integrativa. Nesse, as partesinteressadas cooperam entre si para alcançar o máximo de benefícios,integrando seus interesses até chegarem a um acordo. Essa negociaçãotambém é conhecida como ganho mútuo (todos saem ganhando). Ex:negociações com os gerentes funcionais.

Característica Distributiva Integrativa

Resultado Um ganha, outro perde Ganho mútuo

Motivação Ganho Individual Ganhos comuns

Interesses Opostos Alinhados

Relacionamento De curto prazo De longo prazo

Assuntos

envolvidosÚnico Múltiplos

Possibilidade de

trade-offsInflexível Flexível

Solução Não criativa Criativa

Negociação

Saídas• Registro das questões

• Solicitações de mudança

• Atualizações no plano de gerenciamento do projeto

• Atualizações nos documentos do projeto

• Atualizações nos ativos de processos organizacionais


Questão 4

Gerenciar as expectativas das partes interessadas é algo quedeve ser feito em que fase do ciclo de vida do gerenciamento doprojeto?

a) Planejamento

b) Monitoramento e Controle

c) Execução

d) Iniciação

13.4 Controlar o nível de comprometimento das partes interessadas

Processo de monitorar os relacionamentos das partes interessadas e ajustar as estratégias e

planos para obter efetividade no engajamento.


Entradas• Plano de gerenciamento do projeto

• Registro das questões

• Dados de desempenho do trabalho

• Documentos do projeto


Ferramentas e técnicas• Sistemas de gerenciamento de informações

• Opinião especializada

• Reuniões


Saídas• Informações sobre o desempenho do trabalho

• Solicitações de mudança

• Atualizações no plano de gerenciamento do projeto

• Atualizações nos documentos do projeto

• Atualizações nos ativos de processos organizacionais


Questão 5

Partes interessadas no projeto são definidas como:a. Indivíduos e organizações que usam o produto do

projeto.

b. Indivíduos e organizações cujos interesses podem serpositiva ou negativamente afetados como resultado daexecução do projeto ou da conclusão do projeto.

c. Indivíduos e organizações que fornecem os recursosfinanceiros

d. Todas as alternativas acima

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