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Apostila de AdministraçãoTRANSCRIPT
Dados do Aluno
Nome: _________________________________________________
Número da matrícula: _____________________________________
Endereço: ______________________________________________
Bairro: _________________________________________________
Cidade: ________________________________________________
Telefone: _______________________________________________
Anotações Gerais: ________________________________________
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Administração
Apresentação do curso de Administração
Todos os profissionais atualmente necessitam de uma visão ampla do funcionamento de sua empresa, seja qual for a área da mesma em que irá trabalhar. Essa visão garante ao funcionário um entendimento melhor do seu trabalho dentro da organização.
O mercado de trabalho está cada vez mais exigente e o conhecimento, mesmo que geral, do funcionamento de uma empresa pode se tornar um diferencial no exercício de sua função dentro de qualquer organização.
Esse curso de Administração visa trazer essa visão da empresa ao aluno, de forma leve procura passar conceitos que ajudarão muito no dia a dia profissional de todos, procuramos mostrar como funcionam alguns processos que são rotineiros dentro de uma empresa e também uma visão geral dos setores mais importantes.
Procuramos utilizar uma linguagem bem simples e com exemplos e exercícios fazer com que o aluno absorva o conteúdo proposto no curso.
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Controle de Presença
Data Lição e Passo Anotações
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Índice
MÓDULO 1 – ELEMENTOS FUNDAMENTAIS DA ADMINISTRAÇÃO ..................... 7
1.1 CONCEITOS BÁSICOS DA ADMINISTRAÇÃO ................................................... 7 1.2 ELEMENTOS ATIVOS NA ADMINISTRAÇÃO...................................................... 7
MÓDULO 2 – A CRIAÇÃO E O DESENVOLVIMENTO DAS EMPRESAS .................. 9
2.1 CONCEITOS DE COMÉRCIO E MERCADO ......................................................... 9 2.2 TIPOS DE EMPRESAS ................................................................................... 9 2.3 CONSTITUIÇÃO DA EMPRESA – MEIOS E RECURSOS ..................................... 10 2.4 DOCUMENTAÇÃO BÁSICA DA EMPRESA ....................................................... 10
MÓDULO 3 – O ORGANOGRAMA FUNCIONAL DA EMPRESA MODERNA ........... 10
3.1 O ORGANOGRAMA .................................................................................... 10 3.2 DETALHAMENTO DAS ÁREAS ...................................................................... 11
MÓDULO 4 – DEFINIÇÕES .............................................................................. 11
4.1 CLIENTES ................................................................................................ 11 4.2 FORNECEDORES ....................................................................................... 11 4.3 CONCORRENTES....................................................................................... 11 4.4 CONSULTORES ......................................................................................... 12 4.5 BUROCRACIA ........................................................................................... 12
MÓDULO 5 – FUNÇÕES DE APOIO .................................................................. 12
5.1 COLABORADORES E SETORES QUE APOIAM ................................................. 12 5.2 DOCUMENTAÇÃO UTILIZADA NO APOIO ADMINISTRATIVO ............................. 13
MÓDULO 6 – DEPARTAMENTO DE COMPRAS .................................................. 14
6.1 O PROCESSO DE COMPRAS ........................................................................ 14 6.2 DOCUMENTOS BÁSICOS GERADOS NO PROCESSO DE COMPRAS..................... 14
MÓDULO 7 – ÁREA DE SUPRIMENTOS E MATERIAIS ...................................... 16
7.1 ALMOXARIFADO ....................................................................................... 16 7.2 EXPEDIÇÃO ............................................................................................. 16 7.3 CONCEITOS DE TIPOS DE MATERIAIS .......................................................... 17
MÓDULO 8 – ÀREA COMERCIAL ..................................................................... 17
8.1 VENDAS .................................................................................................... 17 8.2 CRÉDITO E CADASTRO ................................................................................... 18 8.3 FATURAMENTO ............................................................................................ 18 8.4 COBRANÇA ................................................................................................. 18 8.5 SUPORTE AO CLIENTE .................................................................................... 19 8.6 MARKETING ................................................................................................ 19 8.7 TIPOS DE VENDAS ........................................................................................ 19
MÓDULO 9 – ÀREA DE MARKETING ................................................................ 20
9.1 PRINCIPAIS OBJETIVOS DO MARKETING ............................................................... 20 9.2 ESTRATÉGIAS DE MARKETING ........................................................................... 20 9.3 OS 4 PÊS .................................................................................................. 20
MÓDULO 10 – ÁREA DE PRODUÇÃO ............................................................... 21
10.1 TIPOS DE PRODUÇÃO ................................................................................... 21
10.2 PRINCIPAIS SETORES ENVOLVIDOS NO PROCESSO DE PRODUÇÃO ............................... 21 10.3 OBJETIVO PRINCIPAL ................................................................................... 22 10.4 MANUTENÇÃO DO PARQUE DE MÁQUINAS ............................................................ 22 10.5 CONTROLE DE QUALIDADE ............................................................................. 23
MÓDULO 11 – ÁREA FINANCEIRA .................................................................. 23
11.1 RESPONSABILIDADES DA ÁREA FINANCEIRA ......................................................... 23 11.2 DOCUMENTAÇÃO ENVOLVIDA NO PROCESSO ........................................................ 24 11.3 FLUXO DE CAIXA ........................................................................................ 24 11.4 PREVISÃO FINANCEIRA ................................................................................. 24
EXERCÍCIOS PRÁTICOS ................................................................................. 25
MÓDULO 1 ...................................................................................................... 25 MÓDULO 2 ...................................................................................................... 27 MÓDULO 3 ...................................................................................................... 28 MÓDULO 4 ...................................................................................................... 30 MÓDULO 5 ...................................................................................................... 30 MÓDULO 6 ...................................................................................................... 32 MÓDULO 7 ...................................................................................................... 37 MÓDULO 8 ...................................................................................................... 42 MÓDULO 9 ...................................................................................................... 43 MÓDULO 10 .................................................................................................... 44 MÓDULO 11 .................................................................................................... 45
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Módulo 1 – Elementos Fundamentais da Administração 1.1 CONCEITOS BÁSICOS DA ADMINISTRAÇÃO
Nas empresas, os administradores – diretores, gerentes e supervisores- devem dirigir seus esforços a fim de alcançar seus objetivos.
A Administração – na prática Uma empresa, para se eficiente e ter vida longa – ao ser criada - precisa
de planejamento (definição de objetivos e planos de ação), organização (recursos humanos), coordenação (união de setores para a execução dos planos) e controle (verificação do desempenho, avaliação e correção de erros). Para que essa organização seja viável, usa-se da departamentalização. (divisão do trabalho em unidades administrativas
Os passos para o sucesso de uma administração são as seguintes :
Planejamento – Organização – Coordenação – Controle
O que é Planejamento?
Planejar: Prever os acontecimentos, sondar o futuro, elaborar plano de ação. Inclui as decisões sobre objetivos, ações futuras e recursos necessários para realizar estes objetivos. O que é Organização?
Organizar: Provem da associação de pessoas e tecnologia para atingir um determinado objetivo. Uma empresa é uma organização. Pessoas, dinheiro e matérias compõem os recursos que ingressam na organização. Bens e serviços, como por exemplo, brinquedos e saúde saem das organizações, assegurando os lucros e a continuidade da organização.
O que é Coordenação?
Coordenar: Comandar, dirigir o pessoal, ligar, unir todos os atos e esforços. Transmissão de ordens para as pessoas, ajudá-las a tomar decisões por conta própria, a fim de alcançar o máximo esforço de todos os funcionários, dirigidos para interesses globais da organização
O que é Controlar?
Controle: É vigiar para que tudo ocorra conforme as ordens dadas e as regras pré-fixadas. É a verificação da execução dos objetivos esperados e os resultados alcançados.
1.2 ELEMENTOS ATIVOS NA ADMINISTRAÇÃO
Mesmo antes de se abrir uma empresa, é necessário planejar, ou seja, levantar dados sobre futuros gastos, possíveis vendas, procurar saber onde estão os melhores fornecedores, como conquistar os clientes e mantê-los. É
8 Administração
necessário saber definir um objetivo e direcionar ações para atingi-los, administrando as ações.
Atividade – Industria, comércio e serviços Objetivos Mercado – Segmentos a explorar por clientes
Lucro – Conceito prático: VENDAS – CUSTO = LUCRO
Capital – Dinheiro, bens, direito e tecnologia
Mão de Obra - Direta, indireta e especializada
Recursos Tecnologia – Métodos / Técnicas / Automação
Administrativa – Objetiva apoiar os setores da empresa
Financeira – Aplicação do capital, movimentação e controle Decisões Comercial – O que vender, como vender, como controlar
Produtiva – Planejamento de pedidos, execução, controle de qualidade
Objetivos
Decisões Recursos
Administração 9
Módulo 2 – A criação e o desenvolvimento das empresas 2.1 CONCEITOS DE COMÉRCIO E MERCADO • Mercado x Produção: Não adianta produzir se não tiver mercado e não adianta ter mercado se não tiver produção. • Bens e Serviços: As empresas trabalham com Bens ou Serviços de acordo com seus objetivos. Exemplos de Bens: Fábrica de automóvel // Fábrica de Sapatos Exemplos de Serviços: Escola de informática // Eletricista • Divisão do Comércio: O comércio é dividido por etapas, onde os produtos passam até chegar ao consumidor final, veja abaixo as etapas:
Fabricante Atacadista Varejista Consumidor • Divisão do Mercado: As atividades no mercado são divididas, essa divisão rege o ciclo comercial. Produtor Fabricam produtos e disponibilizam serviços Consumidor Compram os produtos e serviços Financeiro Financiam as compras 2.2 TIPOS DE EMPRESAS Quanto aos seus objetivos: Empresa Industrial Transformação – Fabricação – Terceirização Empresa Comercial Compra – Venda – Revenda – Consignação (agência de automóveis) – Franquia Empresa de Serviços Mão de Obra – Beneficiamento – Remanufatura Quanto a sua formação social: Autônomo Individual – Pessoa Física – Sem vínculos ME - EPP A diferença da ME para EPP é carga tributária maior para EPP e as limitações de faturamento para EPP são menores – Impostos SIMPLES LTDA Industria – Comércio – Serviços / Capital fechado – não tem ações .. tudo ela faz e o limite é o capital que ela registrou. S/A Capital Aberto – Sócios acionistas – Benefícios Fiscais e Tributários pelo volume financeiro.
10 Administração
S/C Prestação exclusiva de Serviços com e sem fins lucrativos ex: sem fins lucrativos: centro médico.. igreja .. associação de bairro //// com fins: academia, borracharia. 2.3 CONSTITUIÇÃO DA EMPRESA – MEIOS E RECURSOS A empresa para ser constituída precisa de capital, que pode ser:
o Bens o Tecnologia o Dinheiro o Conhecimento o Entre outros
2.4 DOCUMENTAÇÃO BÁSICA DA EMPRESA Contrato Social Documento de abertura CNPJ Utilizado para fins de imposto de renda Credenciamento Autorização para exercer determinadas tarefas Qualificação Reconhecimento de conhecimento Comparação da documentação de uma empresa para uma pessoa física: Empresa Pessoa Física Contrato Social RG CNPJ CPF Escola com registro no MÊS Advogado com registro na OAB Qualificação ISO 9000 Diploma universitário
Módulo 3 – O Organograma funcional da empresa moderna 3.1 O ORGANOGRAMA
O organograma é a representação da hierarquia funcional das áreas, departamentos e setores, na empresa. Veja abaixo um modelo de organograma resumido até o 2º. Nível:
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PRODUÇÃO COMERCIAL FINANCEIRA ADMINISTRAÇÃO
DIREÇÃO GERAL
3.2 DETALHAMENTO DAS ÁREAS Veremos abaixo as funções resumidas de cada área da empresa:
DIREÇÃO GERAL Estratégias // Objetivos // Planos de Ação PRODUÇÃO Programação // Fabricação // Controle de qualidade // Liberação // Engenharia COMERCIAL Compras // Vendas // Estoque // Crediário // Cobrança // Jurídico FINANCEIRA Pagamentos // Recebimentos // Caixa // Bancos // Tesouraria // Contabilidade ADMINISTRAÇÃO Planejamento // Controle // Execução // Supervisão // Depto Pessoal (RH) // CPD
Módulo 4 – Definições
Esse capítulo visa transmitir algumas definições que serão de grande importância para o entendimento do mercado e da empresa, são termos muitas vezes ouvidos e não compreendidos. 4.1 CLIENTES São as empresas ou pessoas que compram da minha empresa. 4.2 FORNECEDORES São as empresas ou pessoas que vendem para minha empresa. 4.3 CONCORRENTES São empresas que produzem produtos ou serviços iguais aos meus.
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4.4 CONSULTORES São profissionais independentes que trabalham para ajudar a empresa a resolver problemas específicos, não são funcionários e sim contratados. 4.5 BUROCRACIA Impõe normas que levam a atingir objetivos, com maior eficiência e segurança. Outros Termos: Colaboradores: São os funcionários que trabalham na empresa Compradores: Pessoas que trabalham na área de compras Vendedores: Pessoas que trabalham na área de vendas Qualidade: É definida pela satisfação total do cliente em relação a um produto ou serviço
Módulo 5 – Funções de apoio 5.1 COLABORADORES E SETORES QUE APOIAM
Dentro da empresa existem alguns setores e colaboradores (pessoas) que servem de apoio para o bom funcionamento da empresa e para o fluxo de informações, dentre elas destacamos: Expediente: Envolve várias áreas e tem diversas funções, entre elas: Recepção e triagem de pessoas e veículos Serviços externos: São motoristas e veículos disponíveis para efetuar serviços fora da empresa, destacamos algumas atividades desenvolvidas por esse pessoal: Transportes Apoio operacional Comunicação: São pessoas envolvidas em todo tipo de comunicação da empresa, podemos dividir essa comunicação em: Atendimento telefônico Atendimento pessoal E-mail Serviços complementares: São alguns serviços que ajudam e dão apoio ao funcionamento da empresa, podemos destacar: Distribuição interna de documentos Malote e caixa postal
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5.2 DOCUMENTAÇÃO UTILIZADA NO APOIO ADMINISTRATIVO
Veja abaixo os tipos de documentações de apoio utilizadas e alguns exemplos de cada uma: Documentação de Controle: Ficha de cadastro de clientes Ficha de cadastro de fornecedores Fichas de conta corrente Veja abaixo um exemplo de ficha de conta corrente:
Documentação comercial: Orçamentos e Pedidos Relatórios Informativos Documentação Financeira: Recibos Vales Faturas Duplicatas Boletos Cheques Extratos demonstrativos Documentação Contábil: Livros de Escrituração Demonstrações Contábeis Documentação Fiscal: Notas Fiscais Guias de recolhimento – DARF, GPS, GRPS, etc.
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Documentação Jurídica: Contratos e distratos Ofícios Petições Requerimentos
Módulo 6 – Departamento de Compras
Objetivo: Suprir as necessidades de produção e consumo, em tempo hábil, dentro das melhores condições de preços, qualidade, custos e benefícios. O setor de compras é que executa todas as compras da empresa junto aos fornecedores, entre outras coisas, deve estar muito atento a:
------ PREÇOS ------ CONDIÇÕES DE PAGAMENTO ------ PRAZO DE ENTREGA 6.1 O PROCESSO DE COMPRAS O Processo de compra tem os seguintes passos: 1º. Passo -> Requisição Interna 2º. Passo -> Cotação de Preços 3º. Passo -> Ordem de compra 4º. Passo -> Nota Fiscal 5º. Passo -> Baixa do recebimento 6.2 DOCUMENTOS BÁSICOS GERADOS NO PROCESSO DE COMPRAS Requisição Interna:
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Cotação de Preços:
Ordem de Compra:
Nota Fiscal de compra:
16 Administração
Módulo 7 – Área de Suprimentos e Materiais Objetivo: Controlar a movimentação dos materiais, recebimento e expedição.
7.1 ALMOXARIFADO
O Almoxarifado é responsável pelo recebimentos, controle, estocagem e entrega dos materiais aos setores.
Para controlar com precisão o estoque de produtos, existe um documento que é muito utilizado, a FICHA DE CONTROLE DE ESTOQUE, veja um modelo abaixo: FICHA DE CONTROLE DE ESTOQUE:
INVENTÁRIO: Periodicamente o almoxarifado deve fazer o INVENTÁRIO DE ESTOQUE que nada mais é do que a conferência para verificar se o que tem em estoque está batendo com o saldo que está lançado na ficha, então:
SALDO ARMAZENADO X SALDO NA FICHA DE ESTOQUE 7.2 EXPEDIÇÃO
A expedição é um setor ligado a área de suprimentos, nele os funcionários recebem da área de produção os pedidos do departamento comercial, dentre as funções desse setor destacamos:
No processo de envio de produtos para os clientes temos as seguintes etapas:
Administração 17
Programação de pedidos Encaminhamento dos produtos à expedição Encaixotamento, pesagem, conferência e liberação Carregamento dos caminhões Emissão da Nota Fiscal 7.3 CONCEITOS DE TIPOS DE MATERIAIS
Dentro das empresas existem diversos tipos de materiais, cada um tem uma característica e serve para um determinado fim, veja abaixo alguns tipos: Improdutivos Utilizado para consumo / manutenção Produtivos Aplicados na produção Matéria Prima Utilizados diretamente na fabricação do produto Acabados Produto para ser VENDIDO Comerciais Produtos adquiridos para REVENDA Beneficiados Material com qualquer aplicação terceirizada Módulo 8 – Área comercial
Dentro da empresa existe uma área responsável por toda a parte de comercialização e venda de produtos, desde o pedido até o suporte ao cliente, que é a área comercial. Vamos destacar alguns setores dentro dessa área: 8.1 Vendas Executar tarefas diversificadas com o objetivo final de captar e atender o cliente Administrar vendas e vendedores, buscando manter o cliente ativo Metas de Vendas O departamento de vendas da empresa trabalha com metas de vendas, isto é, são volumes mensuráveis que a empresa estipula para que a área de vendas busque essa meta.
Exemplo de META: A empresa ALFA tem a meta de vender 5.000 pares De sapato no mês de Dezembro. Se for vendido 5.300, dizemos que a empresa Atingiu e ainda superou a meta estipulada. Gerenciamento de Vendedores O Departamento de vendas deve treinar, organizar e gerenciar os vendedores buscando atender os clientes.
18 Administração
A organização de vendedores pode ser de diversas formas: Por Bairro, Cidade, Estado, Região, Entre outros. 8.2 Crédito e cadastro
Esse setor também está dentro da área comercial e é responsável pela filtragem dos clientes, garantindo que a empresa faça vendas que tenham um mínimo de garantia de recebimento.
Então existe um processo de avaliação do cliente que podemos resumir nas seguintes etapas:
1. INTENÇÃO DE COMPRA 2. AVALIAÇÃO DO CLIENTE 3. CADASTRO DO CLIENTE
8.3 Faturamento
Nesse setor são emitidas as notas fiscais relativos as vendas realizadas pela empresa. Todas as vendas dever ser acompanhadas de Nota Fiscal.
8.4 Cobrança Esse é um setor delicado da empresa, nele os funcionários gerenciam as
cobranças, baixam os pagamentos feitos e fazem uma das tarefas mais difíceis da área comercial, que é COBRAR CLIENTES QUE ESTÃO ATRASADOS.
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8.5 Suporte ao cliente
Essa área preza pela satisfação do cliente e presta esse serviço de suporte antes, durante e depois da venda.
Atualmente as empresa estão dando cada vez mais importância para o suporte, pois com isso, o cliente fica satisfeito como produto comprado e tem mais chances de ficar FIEL a empresa.
8.6 Marketing
Está ligado a vendas, tem a função de criar campanhas para manter e aumentar as vendas da empresa. Com suas campanhas o marketing ajuda o setor de vendas a atingir sua meta de vendas.
O tipo de divulgação e o dinheiro investido é proporcional ao tamanho da
empresa e ao retorno que se espera da propaganda.
NESSA ÁREA TRABALHAM PESSOAS CRIATIVAS !!
8.7 Tipos de vendas
As empresas tem vários canais, isto é, tipos de vendas para trabalhar, os mais comuns são:
20 Administração
Venda no balcão: É a venda feita no balcão da loja Mala direta: É a venda por catálogo via correio Internet: É a venda efetuada através do site da empresa na Internet Vendedores: Vendas feitas através das visitas dos vendedores aos clientes
Módulo 9 – Área de marketing 9.1 Principais objetivos do marketing
A área de marketing é responsável em analisar as oportunidades de negócio, fazer pesquisas, segmentação e escolha do mercado alvo, desenvolver o produto conforme as necessidades do mercado e então vender para obter lucro aliado a satisfação do cliente.
PRINCIPAIS OBJETIVOS DO MARKETING:
ANALISA DESEJOS, EXIGÊNCIA E NECESSIDADES DEFINE TODOS OS OBJETIVOS, METAS E ALVOS ANÁLISE DE OPORTUNIDADES, VERIFICANDO SUAS FORÇAS E FRAQUEZAS 9.2 Estratégias de marketing
A área de marketing tem diversas estratégias para aumentar as vendas da empresa, entre elas temos:
Identificar qual o motivo que levam algumas pessoas a não comprarem os produtos da empresa e tentar converter essas pessoas em compradoras. Conquistar consumidores que estão comprando do concorrente, mostrando vantagens para levá-lo a comprar da empresa.
Mostrar ao cliente formas diversas de uso dos produtos 9.3 Os 4 Pês
Os quatro PÊS na área de marketing são:
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Produto: Oferecer o que o cliente está procurando
Preço: Tem que oferecer um preço competitivo
Praça: Tem que estar com fácil acesso para o cliente
Promoção: Tem que divulgar o produto
Para que um produto faça sucesso, a área de marketing deve se preocupar com os 4 pês igualmente. Existe um pensamento que diz: “EXISTEM TRÊS TIPOS DE EMPRESAS”
As que fazem acontecer As que ficam observando o que acontece As que ficam se perguntando o que aconteceu
Módulo 10 – Área de produção
A área de produção de uma empresa é onde os produtos são fabricados, de acordo com o ramo de atuação da empresa. É nessa área que a matéria-prima transforma-se em produto acabado, pronto para ser vendido para o mercado. 10.1 Tipos de produção Seriada: Produtos iguais produzidos em massa, isto é, para grande quantidade de consumidores. Exemplos: coca-cola // caneta bic // cerveja Não seriada: Produtos fabricados de acordo com a solicitação do cliente. Exemplos: Confecção que produz roupas sob medida. 10.2 Principais setores envolvidos no processo de produção
Estoques / Vendas / Compras
22 Administração
Estoque: Informa ao setor de produção as disponibilidades de materiais para serem utilizados na produção e recebe do setor de produção as necessidades de materiais. Então estoque, INFORMA DISPONIBILIDADES RECEBE AS NECESSIDADES Vendas: O setor de vendas informa para a produção os pedidos dos clientes, para que a produção direcione seus esforços em atendê-los e recebe do setor de produção informações sobre a previsão de fabricação dos pedidos. Então vendas, INFORMA OS PEDIDOS RECEBE PREVISÃO DE FABRICAÇÃO Compras: Repõe o estoque e atende a lista de necessidades de compra de materiais para a produção. Então compras, REPÕE O ESTOQUE E ATENDE A LISTA DE NECESSIDADES 10.3 Objetivo principal
O Objetivo principal do setor de produção é controlar a produção passo a passo, administrando os meios e recursos para que não tenha problemas e interrupções na produção. 10.4 Manutenção do parque de máquinas
Os funcionários do setor de produção estão sempre atentos aos acontecimentos e necessidades do setor, entre elas estão:
MANUTENÇÕES PREVENTIVAS: São trocas de peças que normalmente desgastam nas máquinas e limpeza preventiva visando evitar problemas maiores.
Administração 23
MANUTENÇÕES CORRETIVAS: São manutenções feitas depois que a máquina já quebrou.
A manutenção PREVENTIVA evita o problema – é melhor. A manutenção CORRETIVA só corrige o problema depois que ocorreu. 10.5 Controle de qualidade
O processo de produção não está livre de erros, portanto existe uma preocupação em fazer o controle de qualidade dos produtos que saem do processo de fabricação. Esse controle de qualidade busca evitar, ou pelo menos reduzir a chance do cliente receber produtos com defeito, pois isso suja a imagem da empresa.
Dentro do controle de qualidade temos:
Inspeção em linha: São supervisões gerais feitas no processo de produção, isto é, quando os produtos estão na linha de produção.
Testes em lotes: Esses testes são feitos depois que os produtos são fabricados. É escolhido um lote, em pequena quantidade, para testes e avaliado o resultado
Teste individuais: São feitos individualmente, produto por produto, assim que sai da linha de produção.
Módulo 11 – Área financeira 11.1 Responsabilidades da área financeira
Controla a entrada e saída de dinheiro da empresa e mantém a diretoria
informada quanto a saúde financeira da empresa.
Entrada $ Saída RECEBIMENTOS ENTRADA DE DINHEIRO PAGAMENTOS SAÍDA DE DINHEIRO
24 Administração
11.2 Documentação envolvida no processo
Veja abaixo a tabela de alguns tipos de documentos normalmente
utilizados nas operação financeiras:
11.3 Fluxo de caixa Uma das tarefas mais importantes para a saúde financeira da empresa é
o Fluxo de Caixa, seja a empresa grande ou pequena. Nele a empresa controla toda a entrada e saída de dinheiro da empresa e apura o saldo disponível, veja a seguir um exemplo de fluxo de caixa:
Data Histórico Entrada Saída Saldo
10/12/04 Recebimento de vendas a vista 300,00 300,00
13/12/04 Recebimento da duplicata 38 500,00 800,00
13/12/04 Recebimento do cheque No. 40 105,00 905,00
15/12/04 Pagamento de telefone 35,00 870,00
19/12/04 Pagamento de ICMS 100,00 770,00
21/12/04 Pagamento de aluguel 250,00 520,00
Total 905,00 385,00 520,00
Veja que ao final de todos os lançamentos o saldo final ficou em R$ 520,00 11.4 Previsão financeira
A área financeira consegue fazer uma PREVISÃO FINANCEIRA futura da empresa de acordo com os pagamentos e recebimentos agendados. Isso serve de apoio para a diretoria tomar decisões.
Administ
Exemplotemos os FevereiroMarço Abril R Total de E conforpagamen FevereiroMarço Abril R Total de Então tem 34.000,0
Exercíc
Esseconhecimtire suas instrutor
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Módulo 1) Uma eCoordenaletra corr
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: Estamos no ms seguintes totais
o R$ 10.000,00R$ 9.000,00
R$ 15.000,00
recebimentos pre
rme os gastos qntos previstos:
o R$ 8.000,00R$ 3.000,00
R$ 11.000,00
pagamentos prev
mos a previsão d
00 (recebimentos)
cios práticos
es exercícios mentos na matér
dúvidas com o incorrigir os exerc
isar, consulte o cícios
1 empresa para seração, Organizaçãrespondente da t
mês de Janeiro s de recebimentos
0
evistos R$ 34.
ue foram efetua
vistos R$ 22.0
e saldo no final d
) – 22.000,00 (pa
s
visam apria abordada, façanstrutor. No finalícios.
Módulo na tela
r eficiente e ter vio e Controle, Preabela abaixo:
e conforme as s previstos:
.000,00
dos, temos os s
000,00
de Abril de R$ 12
agamentos) = R$
imorar seus a com calma e , peça para seu
a ou na apostila,
ida longa precisa eencha os espaços
vendas realizada
seguintes totais
.000,00, Veja:
$ 12.000,00
, para preenche
de Planejamentos em branco com
25
as,
de
er
o, a
26 Administração
A – Planejamento B – Coordenação C – Organização D – Controle __ Prever os acontecimentos __ Verificar se tudo está ocorrendo conforme as ordens dadas __ Sondar o futuro __ Dirigir o pessoal __ Decidir sobre objetivos __ Transmitir ordens para as pessoas __ Recursos e objetivos __ Verificar resultados alcançados 2) Para você, o que significa PLANEJAR?
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
3) Atividade é o ramo em que a empresa deseja trabalhar, descreva abaixo 2 exemplos de empresas de serviços:
1 - __________________________________________________________
2 - __________________________________________________________
4) Descreva 2 exemplos de empresas de comércio:
1 - _________________________________________________________
2 - _________________________________________________________
5) Descreva 2 exemplos de empresas Industriais:
1 - _________________________________________________________
2 - _________________________________________________________
6) Sabemos do conceito prático de lucro, que é VENDAS – CUSTO, então, preencha abaixo o lucro que a empresa teve em cada ano:
2003: Total de vendas: R$ 35.000,00
Administração 27
Total de custo: R$ 30.000,00 LUCRO: ______________________
2004: Total de vendas: R$ 190.000,00 Total de custo: R$ 160.000,00 LUCRO: ______________________
7) Recurso é tudo que a empresa tem disponível para alcançar seus objetivos, dê exemplo de 3 recursos da empresa:
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
Volte para a tela do computador e faça os exercícios de fixação Módulo 2 1) Descreva abaixo se eu provavelmente terei sucesso ou fracasso se tentar fazer o que está escrito:
__________ Vender sorvetes numa cidade que faz frio o ano todo
__________ Vender sopas quentes na praia
__________ Vender refrigerantes gelados no verão
2) Descreva abaixo exemplos de 3 empresas que trabalham com serviços:
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
3) Descreva abaixo exemplos de 3 empresas que trabalham com bens:
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
4) Na divisão do comércio temos o VAREJISTA, ATACADISTA, CONSUMIDOR e FABRICANTE, preencha as lacunas abaixo:
28 Administração
O Atacadista compra do ______________
O Consumidor compra do ______________
O Varejista compra do ________________
5) Qual a diferença entre profissional autônomo e pessoas que fazem trabalhos informais?
_________________________________________________________
_________________________________________________________
6) A empresa para ser constituída precisa de capital inicial, descreva abaixo 3 exemplos de capital inicial:
_________________________________________________________
_________________________________________________________
_________________________________________________________
7) A empresa como pessoa Jurídica tem uma documentação básica, o CNPJ para pessoa jurídica corresponde ao _______ para pessoa física.
8) O contrato social para pessoa Jurídica corresponde ao _____ para pessoa física.
Volte para a tela do computador e faça os exercícios de fixação
Módulo 3 1) Descreva abaixo 3 setores que fazem parte da área comercial da empresa:
____________________________________________
____________________________________________
____________________________________________
2) Descreva abaixo 3 setores que fazem parte da área financeira da empresa:
____________________________________________
____________________________________________
____________________________________________
Administração 29
3) Quando um setor precisa de algum material, para qual área da empresa ele deve solicitar?
____________________________________
4) Descreva três funções que são de responsabilidade da Direção Geral da empresa:
__________________________________________________________
__________________________________________________________
__________________________________________________________
5) Descreva três funções que são de responsabilidade da área de produção da empresa:
__________________________________________________________
__________________________________________________________
__________________________________________________________
6) Descreva três funções que são de responsabilidade da área comercial da empresa:
__________________________________________________________
__________________________________________________________
__________________________________________________________
7) Descreva as funções que são de responsabilidade da área financeira da empresa:
__________________________________________________________
__________________________________________________________
__________________________________________________________
Volte para a tela do computador e faça os exercícios de fixação
30 Administração
Módulo 4 Marque a alternativa correta: 1) O Sr. Alberto entra em uma loja de roupas para comprar uma calça, nesse exemplo o Sr. Alberto é:
__ CLIENTE __ FORNECEDOR
2) A empresa Dinamo vende para a Aço Mineira regularmente, podemos dizer que a Dinamo é o quê da Aço Mineira?
__ CLIENTE __ FORNECEDOR
3) Você compra cachorro-quente do BLUMDOG, podemos dizer que o BLUMDOG é seu:
__ CLIENTE __ FORNECEDOR
4) Marque abaixo CERTO ou ERRADO _______ A coca-cola é concorrente da Bombril _______ A pepsi é concorrente da coca-cola 5) Descreva o que você entendeu por BUROCRACIA: __________________________________________________________
__________________________________________________________
Volte para a tela do computador e faça os exercícios de fixação Módulo 5 1) O expediente da empresa executa várias tarefas, descreva três delas:
_________________________________________________________
_________________________________________________________
_________________________________________________________
Administração 31
2) Dê dois exemplos de situações em que é utilizado o serviço externo da empresa:
_________________________________________________________
_________________________________________________________
3) Quais as três formas mais comuns de atendimento pelo setor comercial da empresa: _________________________________________________________
_________________________________________________________
_________________________________________________________
4) Descreva abaixo 5 informações que ao seu ver seriam interessantes que sejam colocadas na ficha de cadastro do cliente: _________________________________________________________
_________________________________________________________
_________________________________________________________
_________________________________________________________
_________________________________________________________
5) O que é um orçamento? _________________________________________________________
_________________________________________________________
_________________________________________________________
_________________________________________________________
32 Administração
6) O que é um pedido? _________________________________________________________
_________________________________________________________
_________________________________________________________
_________________________________________________________
7) Cite dois exemplo de documentação financeira: _________________________________________________________
_________________________________________________________
8) Cite dois exemplo de documentação jurídica: _________________________________________________________
_________________________________________________________
Volte para a tela do computador e faça os exercícios de fixação Módulo 6 1) Quais são os três pontos que o setor de compras tem que ficar atento na hora da compra? _____________________________________________________________
Administração 33
2) O processo de compras tem 5 etapas, quais são? _________________________________
_________________________________
_________________________________
_________________________________
_________________________________
3) Em 30/03/04, o setor (C/C – Centro de custo) de expedição tem que solicitar ao setor de compras os seguintes materiais:
10 Rolos de Fita Adesiva para ser utilizado na embalagem 40 Caixas de papelão número 1 para ser utilizado na embalagem 01 Grampeador para ser utilizado na embalagem
Preencha a requisição abaixo, contendo esses materiais:
REQUISIÇÃO DE COMPRAS NR. 23
QTD. UNID
ESPECIFICAÇÃO
APLICAÇÃO C/C
_____/_____/___ ________________ ________________ ____________
DATA Solicitante Responsável Prazo de Entrega
4) Em 25/01/2003, o CPD (C/C – Centro de custo) tem que solicitar ao setor de compras os seguintes materiais:
20 Caixas de disquete para uso em BACKUPS 10 Caixas de Formulário contínuo para relatórios 01 No-Break para o servidor
34 Administração
Preencha a requisição abaixo, contendo esses materiais:
REQUISIÇÃO DE COMPRAS NR. 23
QTD. UNID
ESPECIFICAÇÃO
APLICAÇÃO C/C
_____/_____/___ ________________ ________________ ____________
DATA Solicitante Responsável Prazo de Entrega
5) Em 02/07/2000, o setor de compras precisa comprar 100 Kg de cola industrial e assim, ligou para 3 fornecedores para fazer a cotação, e obteve as seguintes respostas dos fornecedores: Fornecedor A: Meu preço é de 45,98 por kilo, o prazo de pagamento é de 30 dias e eu posso entregar em 30 dias. Fornecedor B: Meu preço é de 55,98 por kilo, o prazo de pagamento é de 30 dias e eu posso entregar em 30 dias. Fornecedor C: Meu preço é de 45,98 por kilo, o prazo de pagamento é de 60 dias e eu posso entregar em 30 dias. Preencha a Cotação de compra de acordo com a informação dos fornecedores:
COTAÇÃO DE PREÇOS Data: / / Número : Material:
Fornecedor A B C Observações
Preço do Produto
Cond. de Pagto
Prazo de Entrega
Administração 35
Depois de preencher a cotação de compras, indique qual fornecedor ganhou a cotação e o motivo: Fornecedor ganhador: _______________________ Motivo: _____________________________________________________ 6) Após concluir uma cotação, o setor de compras resolveu fechar a compra com um fornecedor, veja abaixo os dados do fornecedor: Fornecedor: Andrade & Cia Endereço: Rua dos Moicanos, 198 Município: São Paulo – SP Telefone do fornecedor: (11) 9887-9873 Contato: Sr. Alberto (Vendas) Foram comprados: 10 Computadores Intel no valor de 1.900,00 cada um 5 Impressoras HP no valor de 400,00 cada uma 1 Gravador de DVD no valor de 299,00 Condição de pagamento: 30/60 dias Prazo de entrega: 10 dias Com essas informações, preencha a ordem de compra:
36 Administração
ECP - Empresa Comercial Modelo Ltda
Rua Xavantes,123 – Centro AMERICANA - SP
ORDEM DE COMPRA
Número: _______
Data de Emissão
/ / Fornecedor:________________________________ Telefone: ________________ Endereço: _________________________________ Contato: ________________ Município: _________________________________ Cond. Pgto : _______________________________ Prazo Entrega : ______________
Quant. Unid Descrição dos Produtos
Preço R$
Unitário Total
TOTAL
7) Após concluir uma cotação, o setor de compras resolveu fechar a compra com um fornecedor, veja abaixo os dados do fornecedor: Fornecedor: Química Queluz Endereço: Av. São Paulo, 45 Município: Joinville-SC Telefone do fornecedor: (48) 4455-3432 Contato: Sra. Flávia (Vendas) Foram comprados: 100 Kilos de Pasta para fixação no valor de 8,90 o kilo 300 Litros de Cloro industrial no valor de 10,00 o litro 100 Litros de Solvente no valor de 5,00 o litro Condição de pagamento: À vista Prazo de entrega: 5 dias
Administração 37
Com essas informações, preencha a ordem de compra:
ECP - Empresa Comercial Modelo Ltda Rua Xavantes,123 – Centro
AMERICANA - SP
ORDEM DE COMPRA
Número: _______
Data de Emissão
/ / Fornecedor:________________________________ Telefone: ________________ Endereço: _________________________________ Contato: ________________ Município: _________________________________ Cond. Pgto : _______________________________ Prazo Entrega : ______________
Quant. Unid Descrição dos Produtos
Preço R$
Unitário Total
TOTAL
Volte para a tela do computador e faça os exercícios de fixação Módulo 7 1) Qual é o objetivo da área de suprimentos e materiais?
_________________________________________________________
_________________________________________________________
38 Administração
2) Descreva uma das funções do almoxarifado:
_________________________________________________________
3) Descreva uma função da expedição:
_________________________________________________________
4) No Almoxarifado de um hospital, existem várias itens de estoque, entre eles temos AGULHA DESCARTÁVEL, seu estoque mínimo é de 50 agulhas e ela é controlada por Unidade e a aplicação desse material é em SETORES DIVERSOS. Descrevemos abaixo várias ocorrências que aconteceram com esse item de estoque: Data Documento Ocorrência 10/05/2004 NF 887 Foi comprado 1.000 agulhas no valor
de 1,00 cada. 11/05/2004 REQ. 99 O setor cirúrgico retirou do estoque
10 agulhas 11/05/2004 REQ. 100 O setor de UTI retirou do estoque 40
agulhas 12/05/2004 REQ. 101 O setor de Pronto Socorro retirou do
estoque 100 agulhas 13/05/2004 REQ. 102 O setor de Maternidade retirou do
estoque 10 agulhas 15/05/2004 REQ. 103 O setor de Clinica Feminina retirou
do estoque 20 agulhas Baseado nas ocorrências mostradas, monte a ficha de estoque da AGULHA DESCARTÁVEL:
Administração 39
FICHA DE CONTROLE DE ESTOQUE DESCRIÇÃO MATERIAL ________________________ COD._________ UNID _____ APLICAÇÃO ___________ ___________MÍNIMO ________
Entradas Saídas Saldos
Data Doc Qtd. Unit. Total Qtd. Unit Total Qtd. PM* Total
* PM -> Preço Médio Após o movimento, baseado na ficha anterior, informe como ficaram no final as seguinte informações: Saldo em quantidade: _____________ Saldo em Valor: _______________ 5) Outro item que temos no almoxarifado é SORO, seu estoque mínimo é de 30 frascos e é controlada por Frascos, a aplicação desse material é em SETORES DIVERSOS. Descrevemos abaixo várias ocorrências que aconteceram com esse item de estoque: Data Documento Ocorrência 01/06/2004 NF 88 Foi comprado 200 frascos no valor
de 5,00 cada um 01/06/2004 REQ. 81 O setor cirurgico retirou do estoque
10 frascos 05/06/2004 NF 99 Foi comprado 100 frascos no valor
de 3,00 cada um 06/06/2004 REQ. 900 O setor de Pronto Socorro retirou do
estoque 25 frascos
40 Administração
08/06/2004 REQ. 901 O setor de Clinica Masculina retirou do estoque 5 frascos
09/06/2004 REQ. 902 O setor de Clinica Feminina retirou do estoque 20 frascos
Baseado nas ocorrências mostradas, monte a ficha de estoque de SORO:
FICHA DE CONTROLE DE ESTOQUE DESCRIÇÃO MATERIAL ________________________ COD._________ UNID _____ APLICAÇÃO ___________ ___________MÍNIMO ________
Entradas Saídas Saldos
Data Doc Qtd. Unit. Total Qtd. Unit Total Qtd. PM* Total
* PM -> Preço Médio Após o movimento, baseado na ficha anterior, informe como ficaram no final as seguinte informações: Saldo em quantidade: _____________ Saldo em Valor: _______________ 6) O inventário do almoxarifado é a comparação dos saldos que estão nas fichas de estoque com o saldo ______________________
Administração 41
7) Se ao realizar o inventário e contatamos o seguinte em um dos itens: Saldo Armazenado: 90 Saldo na Ficha do Estoque: 88 Temos que fazer um lançamento de acerto de: ______ Unidades 8) Descreva as 5 etapas do processo de envio dos produtos aos clientes: _____________________________________ _____________________________________ _____________________________________ _____________________________________ _____________________________________ 9) O que são materiais Acabados: ____________________________________________________ 10) O que é Matéria-Prima? ____________________________________________________ 11) Dê um exemplo de matéria-prima: ____________________________________________________ Volte para a tela do computador e faça os exercícios de fixação
42 Administração
Módulo 8 1) Qual é o objetivo da área de vendas?
_________________________________________________________
_________________________________________________________
2) Dê um exemplo de como podem ser organizados os vendedores:
________________________________________________ 3) O que faz o setor de cobrança:
_________________________________________________________
_________________________________________________________
_________________________________________________________
4) O que faz a área de suporte da empresa?
_________________________________________________________
_________________________________________________________
_________________________________________________________
5) Qual é a função da área de marketing?
_________________________________________________________
_________________________________________________________
_________________________________________________________
6) Cite três exemplos de tipos de vendas:
_________________________________________________________
_________________________________________________________
_________________________________________________________
7) Qual tipo de venda é feita de porta em porta: ___________________________________________ Volte para a tela do computador e faça os exercícios de fixação
Administração 43
Módulo 9 1) Quais os principais objetivos de marketing?
_________________________________________________________
_________________________________________________________
_________________________________________________________
2) Cite uma das estratégias de marketing para aumentar as vendas da empresa:
_________________________________________________________
_________________________________________________________
_________________________________________________________
3) Quais são os 4 pês do marketing?
___________________________________________________________
4) Descreva o que você entendeu sobre Promoção, que é um dos 4 pês do marketing: _________________________________________________________
_________________________________________________________
_________________________________________________________
5) Dê um exemplo de um produto que você acredita que pode ter sucesso:
_________________________________________________________
6) Em relação a comportamento, existem três tipos de empresas, que são?
_________________________________________________________
_________________________________________________________
_________________________________________________________
7) Quais dos três comportamentos anteriores você acha ideal para a empresa?
_________________________________________________________
Volte para a tela do computador e faça os exercícios de fixação
44 Administração
Módulo 10 1) Quais são os dois tipos de produção?
_________________________________________________________
_________________________________________________________
2) Dê exemplo de três produtos que são produzidos em massa:
_________________________________________________________
_________________________________________________________
_________________________________________________________
3) Na produção seriada, após o produto ser fabricado, normalmente ele vai
para o __________________
4) Na produção não seriada, após o produto ser fabricado, normalmente ele
vai para o _____________________
5) Dê um exemplo de produção não seriada:
_______________________________________
6) Quais são os principais setores envolvidos no processo de produção?
_________________________________________________________
7) Qual é o setor que repõe o estoque e atende a lista de necessidades?
__________________________________
8) Qual é o setor que informa os pedidos existentes e recebe a previsão de
fabricação?
__________________________________
9) Quando a máquina quebra, qual tipo de manutenção é feita:
__________________________________
Volte para a tela do computador e faça os exercícios de fixação
Administração 45
Módulo 11 1) Qual é a responsabilidade da área financeira?
_________________________________________________________
2) Dê um exemplo de entrada de dinheiro em uma empresa:
_________________________________________________________
3) Dê um exemplo de saída de dinheiro de uma empresa:
_________________________________________________________
4) Cite 3 documentos utilizados nas operações financeiras:
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
5) A empresa faz as seguinte operações financeiras:
Data Descrição
10/05/2004 Recebimento de duplicatas no valor total de 500,00
11/05/2004 Pagamento de impostos no valor de 100,00
11/05/2004 Pagamento de Aluguel no valor de 300,00
12/05/2004 Recebimento de venda a vista no valor de 800,00
12/05/2004 Recebimento de cheque no valor de 600,00
13/05/2004 Pagamento de água e energia no total de 250,00
15/05/2004 Pagamento de combustível no valor de 100,00
15/05/2004 Pagamento de peças em geral no valor de 150,00
16/05/2004 Recebimento de venda a vista no valor de 1.000,00
16/05/2004 Pagamento de rolamentos no valor de 300,00
17/05/2004 Pagamento de conta telefônica no valor de 200,00
46 Administração
Conforme as operações descritas anteriormente, preencha a ficha de fluxo de caixa:
FLUXO DE CAIXA Data Histórico Entrada Saída Saldo 6) Qual foi o total de entradas no período lançado? _______________________________ 7) Qual foi o total de saídas no período lançado? ______________________________ 8) Qual era o saldo final do dia 11/05/04? _____________________ 9) Qual era o saldo final do dia 15/05/04? _____________________ 10) Qual era o saldo final do dia 17/05/04? _____________________ 11) Se eu tiver as seguintes previsões:
Previsões de Entradas:
Janeiro: 10.000,00 Fevereiro: 20.000,00 Março: 10.000,00
Administração 47
Previsões de Saídas:
Janeiro: 5.000,00 Fevereiro: 13.000,00 Março: 2.000,00 No final de Março está previsto um saldo de: ____________________
Volte para a tela do computador e faça os exercícios de fixação
FIM DA APOSTILA Método CGD ® - Todos os direitos reservados.
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48 Administração
ANOTAÇÕES GERAIS