COMPLIANCE

10 passospara ter umaconsultoriaem compliancebem-sucedida

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Fernando Sampaio

Empresário Contábil e Consultor de Empresas.Também é Coordenador e Professor do MBA Consultoria e Empreendedorismo Contábil da BSSP Centro Educacional.

ÍNDICE589

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PASSO 1: Compreenda o todo

PASSO 2:

PASSO 3: Esteja disponível

PASSO 4: Mostre seu valor

PASSO 5: Seja cirúrgico

PASSO 6: Monte um cronograma

PASSO 7: Tenha um back office

PASSO 8: Estabeleça parcerias

PASSO 9: Prepare-se para ensinar

PASSO 10: Crie um mapa mental

Invista em relacionamentos estratégicos

introduçãoA consultoria em compliance é uma área que está em plena

expansão, especialmente no âmbito tributário. Inúmeras oportunidades em todo o país para quem deseja trabalhar com ela, mas algumas informações são necessárias para se obter bons resultados. A mais importante delas é a de que você deve ter uma visão holística do negócio.

Como compreender o todo da organização? Com o foco de consultoria, considerar somente os aspectos tributários pode ser um grande equívoco. Considere também os aspectos societários, organizacionais e de gestão. Essa compreensão do todo será um diferencial na sua atuação.

Quando estamos focados apenas nas questões tributárias, só visualizamos o fim do processo. A informação tributária é uma trilha que passa por várias áreas. Um fato que teve sua origem nas operações da organização irá se transformar em informação tributária posteriormente. Quando percebemos isso, podemos evidenciar e previnir riscos. Neste momento temos a oportunidade de início de uma consultoria em compliance, já que os problemas tributários decorrem das rotinas da organização.

Um caso bastante comum em pequenas e médias empresas servirá como exemplo: um gestor ou o dono do negócio contrata

uma pessoa física autônoma. Por não ter conhecimento e orientação, o contratante entende que ter o dinheiro para o pagamento resolverá tudo.

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Não há consideração sobre o valor a ser pago diminuido das retenções previdenciárias e até mesmo do imposto de renda (nos casos em que se alcança a base de cálculo do IR). Há várias normas envolvidas: a Lei 8212/91 com o Art. 32 (contabilização da folha), a Instrução Normativa RFB 971/09 com as demais regras previdenciárias, a legislação do imposto de renda pelo novo Decreto 9.580/2018 e assim por diante.

Analise se o contratado e os colaboradores do departamento financeiro desconhecem essas normas. A área responsável por registrar a contratação e efetuar as retenções, comumente o departamento de pessoal, possivelmente não teve conhecimento desta contratação, ou seja, a responsabilidade tributária do contratante deixou de ser cumprida, o que pode gerar problemas posteriormente. Ficou evidente que temos uma falha de processo, não é mesmo?

E ainda, as obrigações acessórias: GFIP, DIRF, o eSocial e o DCTFweb, neste cenário, serão entregues fora de prazo acarretando multa e juros por atraso. Dessa forma, deve haver um controle dentro da empresa para que a informação chegue para os tem conhecimento sobre esta tributação face às contratações.

E como resolver? Esse é um dos temas sobre os quais vamos falar nesses 10 passos. Veremos as situações inerentes à forma de atuação da organização que impactam a área tributária. O que, aliás, é o papel da consultoria tributária, proporcionar ou estar em compliance. Prestar consultoria em compliance não é algo relacionado somente ao tributo, mas também ao conhecimento sobre a organização, seus processos e suas regras de negócio.

E isso vai gerar competitividade para quem atua nesse setor. Siga os passos:

O primeiro passo para empreender e prestar consultoria em compliance é conhecer o contexto geral, ver onde a organização se encaixa, inclusive no panorama brasileiro. Como todo mundo sabe, nosso cenário tributário é amplo e envolve várias áreas de conhecimento.

Será necessário elencar os inúmeros dados. Primeiro, saber em qual nicho a empresa atua: indústria, comércio, serviços, setor público, terceiro setor... Existe compliance tributário no terceiro setor? Sim, estas instituições podem ter atividades diversas que levam à tributação, mesmo se houver imunidade ou isenção, conforme a Lei 9.532/97, fundamentada na Constituição Federal em seu artigo 150. Apesar de ter imunidade ou isenção, uma organização de terceiro setor, por exemplo, está sujeita às retenções previdenciárias, quando ocorrem contratações.

Não só o conhecimento do negócio, mas o do cenário tributário nacional é igualmente importante, o que de certa forma envolve o aspecto político também, ou seja, você deve entender o que está acontecendo atualmente no país e no mundo. Mudanças na tributação e a forma de prestar contas com o governo mudam ao longo do tempo: temos mais de 10 anos de SPED, e inúmeras

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passo n‘1Compreenda o todo

mudanças devem envolver o sempre polêmico eSocial e demais obrigações acessórias em um novo escopo e uma nova forma de trabalho, que vai impactar muitas organizações.

Levar conhecimento e aplicabilidade para as organizações a fim de que se adequem aos novos cenários e exigências é uma das funções da consultoria em compliance.

O seu papel é levar para a organização aspectos que muitas vezes as pessoas não compreendem ou não têm conhecimento. O Conhecimento é a nossa moeda.

De forma semelhante e m r e l a ç ã o à soja, laranja, petróleo e outras várias commodities. O conhecimento de quem atua como consultor é algo primordial. Saber lidar com uma série de organizações diferentes, seja perante seus processos e legislações aplicadas será seu melhor cartão de visitas.

Além de acompanhar as atualizações recentes, você deve traçar um mapa de oportunidades. Ele nada mais é do que um mapa do Brasil (e do mundo) em que você visualizará o que está acontecendo em cada região. Pode ser um programa de incentivo, uma legislação nacional ou regional que abrange uma área ou território específico, por exemplo, a base espacial de Alcântara, no Maranhão, será usada também pelo governo americano. Um fato que abre possibilidades para o surgimento de novas empresas na região, demanda de serviço e consequentemente, atuação tributária ocorrerá na região. Há ainda chances do Governo no futuro criar uma situação de incentivo para aquelas organizações.

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Outros programas de infraestrutura com benefícios tributários: copa do mundo, olimpíadas, infraestrutura aeroportuária, plataforma petrolífera. São legislações que trazem incentivos tributários para as organizações nas áreas em que naturalmente ocorrem essas situações de incentivo, a zona franca de Manaus e áreas de livre comércio, são outros casos a pontuar.

Acompanhar tudo isso pode trazer oportunidades que as pessoas não estão visualizando. No nosso exemplo, ficarei atento à região de Alcântara, acompanhando as leis e me informando, creio que inúmeras oportunidades surgirão em breve.

A sua fonte de informação deve ser ampla. Leia os diários oficiais todos os dias. Isso faz parte do nosso escopo de trabalho. Costumo dizer no início dos meus treinamentos e palestras, que antes de começar a falar sobre qualquer coisa, é hora de fazer um check nos diários oficiais para saber se o que vou apresentar não mudou. O cenário tributário brasileiro é muito volátil, por isso devemos ficar atentos, acompanhar diversas fontes de informação, ler os diários oficiais da União, do Estado e dos municípios em que você atua. Além disso, ter acesso a informações de confiança geradas por profissionais experientes, e, claro, estar em grupo com essas pessoas.

Palavras-chave: contexto geral; mapas de oportunidades; conhecimento como commodity; compreensão do cenário brasileiro; atualização constante.

passo n‘2Invista em relacionamentos estratégicos

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Ouvimos muito sobre networking, conhecer várias pessoas e ter inúmeros contatos, mas isso nem sempre gera retorno para uma consultoria. Sugiro foco maior nos relacionamentos estratégicos, ou seja, estar próximo das pessoas certas para um determinado trabalho. Por exemplo, no caso de uma organização, seria interessante você sempre conhecer o contador; se atua com indústria, um gestor da área de produção ou um engenheiro, as pessoas-chave para o negócio.

Se você quer ter uma atuação mais ampla, a dica é ter relacionamentos estratégicos com associações de classe e por tipo de organização, por exemplo, a associação de supermercadistas, de revendas de materiais de construção e de empresas de asseio, limpeza e conservação, esta última tem muita mão de obra alocada e historicamente, estas empresas tem vários desafios na gestão trabalhista e previdenciária. A concentração de pessoas-chave nas associações, órgãos de classe e sindicatos permite uma abordagem mais ampla ao invés do esforço individual em demonstrar portfólio, apresentações, entre outros.

Otimizamos tempo e economizamos o recurso mais exaurível e irrecuperável. Creio que assim, você terá novos negócios brevemente.

Palavras-chave: relacionamentos estratégicos; associações de classe; pessoas-chave.

passo n‘3Esteja disponível

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Convenhamos que estar disponível não é uma tarefa difícil hoje em dia. Há uma infinidade de formas de acesso: whatsapp, e-mail, blog, instagram, facebook, só para citar algumas. O grande desafio de ter múltiplas fontes e contatos é controlá-las. Então se você não tem tempo ou habilidade para controlar todas elas, é mais interessante que ofereça um único canal. Há várias pessoas que conheço que oferecem somente e-mail, ou somente o celular. O importante é que nos canais escolhidos, você esteja disponível.

A disponibilidade tem muito a ver com perda de oportunidades de trabalho. Lembre-se, a demanda tributária às vezes acaba sendo urgente. De repente, aquele empresário que te procurou está sujeito a uma penalidade, ele está procurando uma solução e às vezes a situação é muito imediata.

Tenha uma agenda para marcar seus compromissos e cumpra-os. Quando não conseguir cumprir um horário, retorne imediatamente para essa pessoa. Ninguém gosta de esperar.

Mais uma vez, muitas fontes geram muitos contatos para você dar retorno. E se você está fazendo um bom trabalho, a tendência é que elas aumentem. Muitas pessoas têm inegável competência, mas apresentam muitas dificuldades na divulgação dos seus serviços. Nesse caso, ter vários canais de comunicação, participar de eventos e realizar palestras é um bom caminho.

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Quando desejarem contratar você, vão querer naturalmente proposta e preço. Muitas vezes o empresário que entra em contato já quer imediatamente o seu preço para ter essa base de valor ou até mesmo para comparar com o de outras consultorias. Mas atribuir preço com pouca informação é um perigo, porque você vai tarifar o valor sem nenhuma base ou sustentação.

É interessante você coletar informações. O máximo de dados que você conseguir na argumentação com a organização, convém visitá-la, conversar com os colaboradores, principalmente as pessoas–chave (novamente a importância dos relacionamentos estratégicos já tratada em itens anteriores) para levantamento do que realmente é necessário ao trabalho. Faça muitos e claros questionamentos. Com isso você terá uma ideia do tempo que vai ser gasto para executar o serviço, e poderá formar o seu preço com mais eficiência.

Esteja presente nos principais eventos. Com associações, por exemplo, apresente seus conhecimentos sobre ICMS específicos, como a substituição tributária para os supermercadistas da sua região (é um tema que eles "adoram"). Faça um evento, palestre...

Com sua autoridade no tema escolhido, garanto que você vai obter novos canais de consultoria.

Palavras-chave: esteja disponível; agenda à mão; retorno imediato.

passo n‘4Mostre seu valor

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Para aqueles que atuam com consultoria é sempre interessante ter em mãos, dependendo do tipo de serviço, o seu custo por hora de trabalho.

Considero um dos segredos para uma boa formação de preço. Para calculá-lo, você deve considerar todos os elementos para a execução do serviço. Desde o seu valor de remuneração, a sua carga tributária (porque você também paga imposto), a utilização de equipamentos, a depreciação do seu computador...

A composição deve ser completa. Faça uma lista de todos os tipos de custos e despesas que você tem para depois adequar uma proposta de serviço. Além disso, você pode ter um custo mensal que precisa ser rateado nos serviços que serão executados. Defina um critério de rateio justo, ou seja, seus valores de gastos fixos distribuídos entre os vários serviços que você tem.

Há casos em que será necessário efetuar o trabalho da sede da organização contratante, dessa forma, seu deslocamento, seja ele aéreo ou terrestre, hospedagem, alimentação, entre outros, devem compor o seu preço também. Mas tem quem opte por colocar na proposta apenas o valor do serviço a ser executado e considerar essas despesas separadas como ônus do contratante ou do contratado.

Palavras-chave: custo por hora de trabalho; proposta e valor do serviço; lista de custos e despesas.

passo n‘5Seja cirúrgicoIsso quer dizer, na proposta de um serviço, informe que

aquele problema será resolvido, n a d a a mais, n a d a a menos.

Exatamente para que seja atribuído o valor ao que foi realmente contratado. Por estar muito bem definido, primeiro na proposta e depois em um contrato de trabalho, você não terá nenhum desgaste com o contratante.

Então, se você foi contratado para, por exemplo, revisar o cadastro de produtos de uma empresa para a correta tributação de PIS, Cofins e ICMS, deve fazer a tarifação de cada produto para a sua atualização tributária.

Número total de produtos revisados multiplicado pelo que foi tarifado unitariamente é igual ao total da proposta. Fica claro! Não há dúvida nem para você e nem para o contratante.

Esta clareza contratual oportunizará, ao longo do trabalho, novos possibilidade de serviços. Ainda no nosso exemplo, durante a atualização dos cadastros dos produtos, você pode oferecer um treinamento para os estoquistas e faturistas, ou até mesmo prestar consultoria ao fornecedor do cliente em virtude de documentos fiscais emitidos incorretamente.

Há uma gama muito grande de serviços que podem ser ofertados não apenas para uma única organização, mas para outras do mesmo segmento. Executando um bom serviço, muitas indicações virão.

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Uma vez contratado, para execução de um bom trabalho, recomendo que você monte um cronograma na forma de projeto.

Há ferramentas disponíveis para auxiliá-lo nisso; eu utilizo um aplicativo de celular, que pode ser usado também no desktop do computador, chamado Trello. Esta ferramenta de controle de cronograma e de projetos é gratuita para simples utilização, com o passar do tempo, recomendo adquirir uma versão profissional para gerenciar seus cronogramas e projetos de consultoria.

Esses aplicativos permitem informar ao cliente, o serviço realizado, assim como recursos necessários, pois muitas vezes você precisará da contribuição de colaboradores. Fica mais coerente (e fácil) definir as tarefas de cada um e verificar sua execução. Além disso, ao final, você terá um mapa do processo de trabalho de consultoria, que poderá ser entregue ao cliente.

A recomendação de um cliente acerca do trabalho executado é um dos meios de marketing mais poderosos . Concluindo, defina muito bem o escopo do seu trabalho e esteja atento às demais oportunidades de serviços a serem prestados futuramente.

Palavras-chave: Definir o escopo; proposta; atente-se novas oportunidades.

passo n‘6Monte um cronograma

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Ele ficará bastante satisfeito, pois não só verá uma linha do tempo de tudo que foi feito, mas um relatório no qual pode verificar os gargalos e os erros cometidos pela organização, servindo como um documento e um ponto de controle futuro.

É muito comum a companhia ter que desenhar uma nova rotina ou um novo controle e com esse documento, aumentam as chances de você ser contratado novamente para adequar o novo processo.

O cronograma deve ser definido e apresentado para o cliente. Ele fará com que você não perca a linha do que deve ser feito, e quando for necessário, fazer algum ajuste. O cronograma de execução vai reforçar o que foi contratado, pois ele possibilita o acompanhamento do que foi orçado, previsto e a realização de serviço.

Outra vantagem do cronograma é que ele auxilia você a controlar o seu próprio tempo, principalmente quando há trabalhos de consultoria para várias empresas simultaneamente. Você pode definir o tempo para o cliente 1 pela manhã, para o cliente 2 o seu tempo no período da tarde, etc. É possível mensurar quanto tempo se utiliza em cada trabalho. Além disso, é u m a excelente ferramenta para controle das tarefas de seus colaboradores. Por exemplo, o João trabalha comigo e ele estará no contrato 1 na segunda, terça e quarta pela manhã. No contrato 2, estará no cliente na quarta pela tarde e em toda quinta e toda sexta.

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Tenha pessoas próximas que tragam sustentação ao seu trabalho. Algumas tarefas que surgem na consultoria demandam um tempo mais longo e estão ligadas a atividades básicas, mais operacionais, mas que precisam ser feitas.

Você já calculou seu custo por hora e percebe que uma determinada receita de uma tarefa com cunho mais operacional não é compatível com seu custo hora. Para facilitar, vamos atribuir valores:

Supondo que a sua hora seja $100 (número bem didático). Sua hora ($100), no entanto, está sendo utilizada para realizar uma tarefa que poderia ser executada por um colaborador de hora $20. Isso significa que você está perdendo $80. Nessas situações, é

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Tudo controlado, inclusive para o colaborador, que sabe onde deve ir e a tarefa a ser executada. Por fim, o cronograma permite que você visualize os retornos dos trabalhos e serve como apoio para as reuniões de acompanhamento com os clientes. Será o seu melhor checklist. E tem uma funcionalidade adicional incrível... A negociação de honorários. O cronograma é uma ferramenta fundamental na consultoria.

Palavras-chave: cronograma na forma de projeto; relatórios; controle do tempo e dos recursos humanos.

passo n‘7Tenha umback office

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importante ter colaboradores para o seu backoffice, para que o custo correto ($20) seja atribuído à tarefa. Dessa forma, você usará seu tempo para trabalhar outras informações com outros clientes ou até mesmo com esse mesmo cliente, mas em demandas mais complexas e compatíveis com seu custo hora.

Isso garante a sua lucratividade no serviço e dá oportunidade a outras pessoas trabalharem com você.

Naturalmente existirá uma hierarquia de trabalho na consultoria. Do líder do projeto, aos coordenadores, supervisores e os demais colaboradores.

É necessário ter uma equipe, pois nem sempre você encontrará na empresa em que vai prestar consultoria, pessoas para executar o que precisa ser feito. Então, você vai necessitar de mão de obra. Daquela equipe com a qual você pode contar para que o trabalho seja concluído.

Descentralizar é igualmente importante. No início dos meus trabalhos de consultoria, eu confesso que eu tinha essa dificuldade por ser extremamente centralizador com todas as tarefas.

Quando você centraliza e não repassa essa informação para outras pessoas e tem que fazer tudo, termina sobrecarregado, e acaba travando novos negócios. Esteja atento a isso.

Palavras-chave: descentralizar; back office; trabalho em equipe.

passo n‘8Estabeleça parcerias

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Como falamos anteriormente, é preciso ter uma equipe. Sozinho, nós não somos ninguém. E em alguns casos, será necessário também atuar com profissionais de outras áreas do conhecimento.

Cito dois exemplos em que fiz parcerias para resolver o problema do cliente. No primeiro, o meu trabalho de consultoria não poderia ser executado sem um profissional de segurança do trabalho, pois os problemas previdenciários da empresa envolviam riscos ligados às Normas Regulamentadores (NRs). Sou contador e por isso, não tenho atribuição técnica para chegar a uma solução que só um profissional da área de segurança traria.

No segundo, estava trabalhando com ativos ambientais e precisava de algumas análises do solo e de rentabilidade de plantio, assim fui buscar essas informações com profissionais ligados à gestão do meio ambiente.

Uma área para a qual sempre demandaremos parceria é a jurídica. É comum em nossa rotina levantarmos questões tributárias e em alguns contextos, precisaremos de alguém do setor jurídico para que ele dê reforço, base, sustentação legal.

Para aqueles que prestam consultoria tributária com foco no trabalho e previdência, a parceria com pessoas da área de segurança e medicina do trabalho é fundamental. Elas ajudarão na implantação dos programas de segurança do trabalho, que para muitas organizações é considerada complexa.

Uma dica que eu dou nos meus treinamentos e consultorias para profissionais da área tributária, se eles vislumbrarem a oportunidade, é de procurar formação técnica na área de segurança do trabalho. Dessa forma, eles podem oferecer ao cliente um pacote completo, porque vários aspectos de saúde e segurança afetam a tributação da organização. E não se trata somente das normas do Ministério do Trabalho, mas de aspectos gerais do trabalho, relacionamento, conduta, prevenção de riscos, entre outros.

Palavras-chave: outras áreas do conhecimento; parcerias.

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passo n‘9Prepare-se para ensinar

Esse é um dos passos mais proveitosos para quem vai prestar consultoria: ensinar.

Analise: você vai prospectar clientes, então entrará em contato com a organização, preparará portfólio para apresentá-lo ao empresário e demais interessados. Provavelmente terá 5, 10 ou 20 minutos no máximo para conquistar o cliente e convencê-lo a contratar sua consultoria. Esse é o primeiro contexto atual: temos tempo escasso para apresentar portfólio com a proposta de serviço.

Imagine um treinamento, onde você estará 4, 6 ou 8 horas demostrando seu conhecimento sobre os problemas vivenciados pela organização... Lembre-se: conhecimento é nossa moeda. Lá estarão presentes pessoas-chave com interesse no que está sendo dito. Constatando que você entende (e bem) do assunto, aumentam as probabilidades de você ter um novo contrato.

Muitas consultorias são vendidas em treinamentos, até mais do que em uma apresentação tradicional, até porque esta envolve mais esforço. Primeiro você terá que buscar a empresa que poderá contratá-lo, tentará uma oportunidade para conversar com as pessoas-chave, às vezes terá que fazer uma apresentação para a diretoria, outra para a área técnica, tudo isso demanda tempo para concretizar o negócio.

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No treinamento, você tem contato direto com as pessoas envolvidas com os problemas da organização. Estas pessoas-chave comprovarão sua competência e conhecimento, aumentando suas chances de contratação. Posso citar como exemplo os palestrantes motivacionais. Há um envolvimento mágico com o público, e durante suas falas, oferecem soluções adicionais que podem ser adquiridas após a palestra: livros, DVDs, inscrições promocionais em treinamentos imperdíveis. Todos ofertados e com condições especiais após o evento (que o participante já pagou antes, inclusive). Os ouvintes tem tendência a comprar tudo que é ofertado, porque na palestra já houve motivação de sobra para isso.

Para quem atua com treinamentos tributários, a grande possibilidade de vender treinamentos e consultorias de assuntos correlatos. Há inúmeras pessoas que conheço realizando treinamentos sobre os tributos federais, estaduais, trabalho e previdência, além das inúmeras obrigações acessórias.

Alguns consultores e também palestrantes tem de forma recorrente, uma receita/mês excelente. Claro que para chegar a esse patamar é preciso muito conhecimento, e você já entendeu sobre nossa principal moeda, certo?

Palavras-chave: treinamentos; oportunidade de mostrar seu conhecimento.

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passo n‘10Crie um mapa mental

A organização é a aplicação e ao mesmo tempo fonte natural do seu conhecimento. Um dos instrumentos que eu mais utilizo em consultoria é o mapa mental tributário, que é o levantamento completo da empresa quanto ao aspecto tributário e com o qual será possível não só o entendimento da mesma, mas também a visualização de gargalos e problemas que possam existir. O mapa mental tributário é composto dos seguintes itens:

Natureza jurídica da organização: Vai direcionar legislações tributárias e até mesmo aspectos societários que afetam o a tributação.

Atividade econômica da empresa: O CNAE acarretará uma série de situações posteriores. Por exemplo, se atuo no comércio, haverá um fluxo de mercadorias, então eu vou ter um volume de estoque que deverá ser controlado. No momento que eu conheço a atividade econômica da empresa, eu já consigo desenhar alguns processos organizacionais que vão influenciar a tributação como um todo. Além dos tipos de mercadorias que transitarão nos estoques, os débitos e créditos tributários, entre outros.

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Contrato social: verifique o contrato da empresa ou o instrumento de constituição, afinal de contas o contrato é uma certidão de nascimento. Definições de responsabilidades, se os sócios assinam em conjunto ou isoladamente, como será a reunião de aprovação de contas após o final do exercício contábil, entre outros são alguns dos pontos a considerar.

Estruturação contábil da empresa: um amigo e professor costuma dizer que “uma boa empresa começa com uma boa contabilidade e, naturalmente, com um bom plano de contas”. Aqui se encontra uma das premissas mais fantásticas da ciência contábil que é a evidenciação. A demostração gráfica da informação. A estruturação do plano de contas proporciona a clareza que não se vê em muitos relatórios contábeis. A análise do plano de contas de uma empresa deve trazer aspectos tributários relevantes.

Adiciono ainda que a Contabilidade pode ser usada como exame de fiscalização tributária. Na já citada Lei 8212/91, em seu artigo 32, que discorre sobre a contabilização da folha de pagamento, por exemplo, com os documentos a serem visualizados, as regras para contabilizar o tributo, o montante descontado, o valor que vai ser recolhido, entre outros.

Tributação: Saber se a empresa está enquadrada no Simples Nacional ou nos demais regimes tributários. No caso dos prestadores de serviços, comerciantes varejistas ou atacadistas, industriais... Se ocorre tributação de PIS e Cofins em alíquotas normais, diferenciadas ou até mesmo a não tributação (com os devidos porquês). O conhecimento das legislações que abarcam as atividades da empresa são fundamentais.

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Conhecer a Lei Complementar do Simples Nacional (LC 123/2006 e Resoluções do CGSN), do ISS (LC 116/2003 com seus anexos), do ICMS (LC 87/96), o Regulamento do ICMS do Estado de Domicílio do Contribuinte, além daqueles que são do domicílio dos seus clientes e fornecedores.

Não esqueça da tributação sobre o lucro.

A legislação previdenciária que é muito ampla e hoje tem sido muito discutida. Sobre previdência, estude a IN RFB 971/09. O tema está em vidência com a chegada (e saída?) do eSocial e EFD REINF, e está tirando o sono de muita gente.

Formas de contratação e temas correlatos: Nos contratos de pessoas jurídicas ou de pessoas físicas, sempre há possibilidade de retenções pelo contratante. Manter-se atualizado sobre as mudanças é primordial. Uma das formas mais recentes de contratação é a do trabalhador intermitente, cuja forma de contratação e gestão não está clara para muitos contratantes e contratados.

Sobre o intermitente, o que o difere de um autônomo ou de um cooperado? Outras questões que envolvem o trabalhador em demais formas de contratação: contrato a termo, aprendiz, temporário, trabalhador rural, entre outros tipos de contribuintes previdenciários (veja mais na tabela 1 do Leiaute do eSocial).

O cuidado com a responsabilidade solidária, o dever do contratante efetuar a retenção, a relação PJ/PJ que acaba sendo muito complexa, pois pode envolver a segurança do trabalhador terceirizado (alocado) e retenções adicionais mediante o risco.

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A contratação do MEI, específica no artigo 18-B, da Lei Complementar 123/2006 (veja as atividades no artigo), nesta situação, o contratante terá que pagar 20% quota previdenciária patronal e os sindicatos, com seus instrumentos coletivos, que afetam a folha de pagamento.

Estruturação ou reestruturação societária: As vendas e fusões de empresas estão acontecendo em grande número no Brasil e há aspectos tributários acerca disso. Como é que se deve, por exemplo, amortizar ou utilizar o prejuízo de uma empresa A, que está adquirindo pela empresa B? Há regras específicas para essas questões. Ter conhecimento para respondê-las podem trazer uma grande oportunidade de consultorias.

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Normas e procedimentos da empresa: não relacionada diretamente ao tributo, mas indiretamente quando há processo bem definido na organização, dificilmente teremos gargalos tributários. Lembre-se do exemplo lá no início sobre a contratação de pessoas? Se há um processo definido, contratante orientará o contratado a procurar o profissional da folha de pagamento para preencher um cadastro para serem feitas as devidas retenções. Da mesma forma, o responsável pelo departamento financeiro vinculará o pagamento no valor correto, líquido de retenções e a informação será devidamente preenchida nas obrigações acessórias...

As normas e procedimentos da empresa acabam sendo interessantes para você montar o seu mapa tributário, que leva a um controle interno tributário. Se temos normas e procedimentos, consequentemente teremos melhores controles.

Controle interno tributário: Empresas participantes de licitação, por exemplo, necessitam de controle sobre o vencimento de suas certidões negativas, não estar em Compliance pode acarretar na não habilitação em um processo de contratação. Dessa forma, é necessário um controle interno para indicar como foi feito o fechamento tributário com um mapa fiscal, um para cada item: Folha de Pagamento e seus encargos, ICMS, ISS, IRPJ, CSSL, PIS, Cofins, Obrigações Acessórias... Isso deve fazer parte da rotina da empresa. Por isso é tão comum a contratação de empresas terceirizadas de Contabilidade para cuidarem destes pontos.

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Cargos e salários: outro item importante porque afasta alguns problemas que têm acontecido nas empresas nos últimos tempos. O cargo, inclusive em instrumentos sindicais, define o salário básico, e uma vez definido, evita discrepâncias ou divergências na organização, principalmente em situações em que pessoas trabalham em mesmos cargos e funções.

Cronograma de atividades: parecido com aquele cronograma visto no passo nº 6, só que agora é um passo-a-passo das tarefas. Verifique se a organização possui um cronograma de rotinas, com procedimentos para cada atividade operacional e, com base nisso, é comum encontrar algum gargalo de natureza tributária decorrente de algum processo mal definido.

Tabelas fiscais: O fisco tradicionalmente utiliza-se de tabelas fiscais para cruzamento e cumprimento de legislações. Dependendo da tributação da empresa, por exemplo, pode haver aderência das tabelas de NCM, CST, CEST. Analise as demais tabelas e suas influências na organização.

Nota Fiscal Eletrônica de Serviços(nacional): Um novo modelo de documento fiscal, mais funcional e com padrão nacional. Por exemplo, moro em Belém(PA) e pago o ISS em Belém(PA). Na emissão de minha nota fiscal, escolho uma das minhas atividades CNAE, e o sistema emissor da Prefeitura apresenta as possíveis

atividades (da lista anexa da LC 116/03) que são compatíveis com o CNAE escolhido. Dessa forma, uma vez exercida a atividade, será tributada a correta alíquota do ISS. No entanto, algumas prefeituras não estão neste modelo. O modelo proposto de nota eletrônica de serviços trará um cenário mais claro de Compliance ao ISS, que ainda causa muito transtorno no Brasil.

SPED (Sistema Público de Escrituração Digital): Dentro de um universo de declarações, destaco o SPED Contábil(ECD), porque em seu conteúdo, temos as informações financeiras de 12 EFDs Contribuições, 12 EFDs ICMS/IPI, eSocial, Reinf, notas fiscais eletrônicas; e tudo o que está ligado ao aspecto monetário e que afeta a tributação. Dessa forma, o SPED Contábil é uma grande declaração de controle. Muitas vezes o que não se visualiza no setor fiscal e nas obrigações acessórias transmitidas, está evidenciado na escrita contábil. Por exemplo, se não foi feita a retenção daquele trabalhador do nosso exemplo inicial, será visto na Contabilidade um pagamento a uma pessoa física em que não ocorreu retenção, então descobrimos que o processo teve falha de contratação e pagamento. A contabilidade assume uma importância gigantesca em uma consultoria tributária e compliance, pois é possível verificar se a empresa está descumprindo alguma obrigação acessória. Com o razão da conta contábil dos bancos é possível ver todos os pagamentos efetuados e saber se houve algum que deveria ter incidência tributária, se deveria ter tido retenção e não teve.

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Formação de custo e preço: quando se tem boa formação de custo e preço, considerando-se os aspectos contábeis e fiscais da organização, ou seja, todos os valores vinculados à tributação, inclusive de aproveitamento de crédito, que devem compor a formação de preço, consequentemente a empresa terá bem claros os seus aspectos tributários.

Segundo a fórmula, preço é igual a custo mais despesa mais lucro. Nos custo e despesas, os valores tributários devem ser considerados, além do próprio e sobre o lucro, a tributação ocorrerá depois, se for o caso. Sabendo disso, haverá uma melhor formação de preço, a lucratividade na operação correta, gerando bons resultados além de competitividade para a companhia.

O preço é muito importante, embora às vezes, ele seja atribuído sem nenhum critério tributário. Deve-se ter em mente que tributo é gestão, ele faz parte da organização. Muitas pessoas têm a ideia errada de que a área tributária é só para cumprimento das regras do fisco. Quando você começa a enxergar o tributo dentro do contexto da organização, isso se torna estratégia e gera competitividade. Enquanto temos uma estrutura tributária complexa e que ainda não há mudança, terá destaque aquela organização que busca melhores métodos de gestão, inclusive a tributária.

Sistema de informação: a informação deve fluir em um sistema de informação da empresa com os dados reunidos em um único local, ERP. O que ocorre regularmente é que as empresas investem em um sistema de informação, geralmente de alto custo, e os funcionários não o utilizam.

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E o que era para ser uma linha de informação acaba em um caminho tortuoso com planilhas, bancos de dados, um sistema paralelo e muita desinformação. Dessa forma, a geração da informação acaba totalmente desestruturada, levando a equívocos das interpretações tributárias, e até mesmo de gestão, porque não se tem um sistema linear de informação com entrada, processamento e saída.

O desconhecimento do software e a falta de treinamento são os principais fatores para que as pessoas da organização passem a criar controles paralelos (com planilhas, por exemplo), que mesmo que sejam bem elaborados, são alimentados manualmente e ficam fora do sistema. Para a empresa isso é muito ruim, pois ela pode terminar com a informação perdida ou “presa a alguém” para acessá-la. A situação se assemelha às situações do serviço público em que um processo não se conclui porque o responsável está de férias, de licença, e ninguém, além daquele responsável tem atribuição para resolver o problema. Ter a informação fluindo é importante para que os elos posteriores a ela não fiquem quebrados e a organização perca seu controle, o que em uma situação de compliance pode ser uma catástrofe.

Com o mapa mental construído, podemos fazer um poderoso checklist de rotinas que que devem ser verificadas e corrigidas.

Utilize bem os 10 passos e muito sucesso com suas consultorias.

Palavras-chave: mapa mental tributário; natureza jurídica da empresa; estruturação contábil; formação de custo e preço; cargos e salários; SPED; sistemas de informação.