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A ORGANIZAÇÃO COMO ALIADA DA PRODUTIVIDADE PESSOAL E PROFISSIONAL

Suzana Lossio

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AGRADECIMENTOS

Recebi a proposta de escrever este e-Book da empresa Ponto Pessoal, na pessoa do Adriano T. Barbosa. Agradeço a ele por ter me dado esta oportunidade, foi uma grande satisfação.

Agradeço a Annah Mascarenhas, conselheira e amiga, que me motivou de forma especial a ir atrás da pro� ssão de personal organizer e abrir minha empresa.

À Marina Figueiredo, irmã de coração, que me auxiliou de forma incansável para tornar o conteúdo deste e-Book compreensível e melhor escrito.

Faço também um agradecimento especial ao meu noivo, Ivan Gonçalves, meu parceiro, conselheiro, amigo e principalmente, crítico, que motiva cada passo e torce sempre para a minha superação pessoal e pro� ssional.

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PREFÁCIO

Algumas vezes, quando falo em organização, as pessoas não conseguem ver a relação que ela tem com nosso dia a dia ou a veem como um item opcional ou supér� uo para a produtividade diária. Para começar a mudar essa visão, gosto muito da seguinte re� exão: já reparou que em vários momentos do seu dia você arruma algo? Seja listando suas atividades diárias na agenda (de forma ordenada ou não), guardando a louça do secador nas gavetas de origem ou devolvendo uma caneta ao porta-caneta. Todo mundo arruma objetos e tarefas todos os dias! E por já fazer parte da nossa rotina é que paramos de recordar a sua importância.Mas, se arrumamos diariamente, por que então as coisas muitas vezes não funcionam ou se mantêm? Isso acontece porque arrumar é diferente de organizar. A arrumação normalmente parte de conceitos estéticos, subjetivos e de consciência de grupo, segue a linha de pensamento: “todo mundo arruma da mesma maneira, automaticamente faço igual”, enquanto a organização parte de conceitos práticos, metodologias e soluções personalizadas, e segue uma linha diferente: “eu sou assim, por isso organizar dessa maneira será melhor para mim”. A chave para tornar a arrumação em organização é a tomada de consciência das ações. Temos que analisar a forma atual que fazemos as coisas, se realmente é produtiva e se encaixa em nosso per� l e rotina pessoal. Se não for, teremos que adaptá-la e, assim, organizar nossos objetos e tarefas da melhor maneira que nos auxiliem a sermos mais produtivos.Este e-book servirá como ponto de partida para direcionar o início desse processo, trazendo re� exões sobre o tema, sua importância e metodologias de organização para tarefas e ambientes, para que pense sobre o assunto e comece a realmente organizar sua vida.

O QUE ESTE LIVRO ENTREGARÁEste e-book tem como intuito mostrar para seus leitores a importância da organização e sua relação com a produtividade pessoal e pro� ssional. Também propõem iniciar o leitor em seu processo individual de organização através da apresentação de metodologias de como tirar os conselhos do papel e torná-los práticos e palpáveis no cotidiano.Para isso, aborda o tema da organização de uma forma ampla, quais fatores geraram sua necessidade de forma mais enfática nos dias atuais, cita a pro� ssão de Personal Organizer, criada para atender a nova demanda, e sugere o início de sua prática para tarefas e ambientes. O objetivo é clarear a visão sobre o título do livro e servir como um processo introdutório da organização pessoal e pro� ssional, para que instigue a curiosidade pelo assunto, a prática e a busca pela adaptação das metodologias que serão apresentadas.

O QUE ESTE LIVRO NÃO ENTREGARÁEste e-book não entregará uma fórmula secreta de organização, ou falará de forma enfática: “faça isso que será o melhor para você”. Ao contrário, trará sugestões e referências de como iniciar o processo individual, para que a fórmula secreta seja descoberta por cada um, adaptando e personalizando não só o que está neste e-book, mas em toda e qualquer metodologia de organização que encontrar pelo caminho.

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ÍNDICE

SOBRE SUZANA LOSSIO

A IMPORTÂNCIA DA ORGANIZAÇÃO E SUA RELAÇÃO COM A PRODUTIVIDADE 7Relação com o TrabalhoÉpoca dos EmpreendedoresRelação com Espaço FísicoRelação entre Produtividade e Organização

PRIMEIROS PASSOS PARA INICIAR O PROCESSO DE ORGANIZAÇÃO 11Saiba seus LimitesEstabeleça seus Objetivos

COMO FAZER: APLICANDO METODOLOGIAS 15Foco HorizontalFoco VerticalControlando seu Tempo

A ORGANIZAÇÃO DE SEU AMBIENTE E MÉTODOS DE TRABALHO 25Harmonização do AmbienteOrganizando seu Método de Trabalho

Pastas FísicasPastas VirtuaisAplicativos de Gerenciamento de Projetos e Tarefas

CONCLUSÃO 34

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SOBRE SUZA NA LOSSIO

“Dentre todas as qualidades, a melhor delas é a organização.Ahh, organizar as ideias, os sentimentos, as atividades. O tempo. A vida.” Ana Carolina - cantora, compositora e instrumentista brasileira

Confesso que, antes de me tornar personal organizer e conhecer a diferença entre arrumação e organização, variava entre essas duas esferas. Algumas vezes re� etia maneiras diferentes e mais práticas para organizar minhas coisas, mas às vezes, apenas as arrumava para deixar o espaço mais “clean” e esteticamente melhor, sem pensar se era o mais prático para minha rotina individual.

De qualquer forma, mantinha todas as minhas coisas nos lugares estipulados (práticos ou não), minha agenda com as minhas listas de tarefas, fotos e documentos em pastas e subpastas no meu computador, planilhas de contas pessoais, e sempre me preocupava com o formato, padrão e estética.

Acredito que por conta desta habilidade, antes de descobrir a pro� ssão de personal organizer, minha experiência pro� ssional se relacionou em sua grande parte com a área de eventos, passando por empresas como Grupo Positivo e Banco HSBC. E foi durante minha carreira, principalmente em meu trabalho de coordenação de eventos de grande porte, que percebi de forma muito clara o que sempre descon� ei: como a organização facilitava meu trabalho no dia a dia e tornava as tarefas mais fáceis de serem executadas, pois, sabia onde estava cada informação ou onde procurá-la. Sempre ouvia a frase “como você é organizada”, e isso me motivou a pesquisar mais sobre esse assunto.

Assim, após minha última experiência pro� ssional nessa área, conheci a pro� ssão chamada “Personal Organizer”, responsável pela organização de tarefas e ambientes residenciais e comerciais, comecei a pesquisar e a realmente praticar a organização, não só a arrumação dos meus espaços e tarefas.

De forma prática, o pro� ssional auxilia na organização de rotinas, agendas pessoais e pro� ssionais, na determinação de projetos e ações; e também organiza ambientes como closets, cozinhas, home-o� ces, escritórios comerciais, documentos virtuais (e-mails, arquivos) ou físicos (contas, recibos, NFs).

A gama de possibilidades para essa pro� ssão é enorme. Em qualquer situação em que tenha pensado “preciso me organizar nisso ou naquilo...” o Personal Organizer pode auxiliá-lo, em uma situação rotineira ou esporádica e sempre com o objetivo de diminuir o stress, melhorar a qualidade de vida das pessoas, a economia de tempo e dinheiro, através da organização, e consequente, aumento da produtividade diária.

Assim, decidi mudar o rumo de minha carreira e certi� quei-me como Personal Organizer pela empresa OZ, � liada à NAPO – National Association of Professional Organizers (Associação Norte-Americana de Organizadores Pro� ssionais). Além da certi� cação, curso Design de

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Interiores no Centro Europeu, para não só organizar os espaços, mas para poder transformá-los em ambientes mais práticos, bonitos, com personalidade e funcionalidade.

Para completar, motivada pela prática de Yoga e por acreditar que tudo nos rodeia é energia, pratico a harmonização de ambientes com a técnica de Vastu Vidya, para poder entender como a energia � ui em cada espaço e como posso auxiliar para que os ambientes sejam mais harmoniosos e mais bené� cos às pessoas.

A S.Lossio – Soluções em Organização nasceu nesse contexto, como a concretização de um sonho e como forma de convergir esses novos conhecimentos e poder ofertá-los, com o objetivo de auxiliar as pessoas a reorganizarem suas vidas, suas casas e locais de trabalho, através da aplicação de metodologias, algumas que apresento neste e-book, e das três bases: organização, design de interiores e harmonização de ambientes, entregando um serviço completo aos seus clientes.

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A IMPORTÂNCIA DA ORGANIZAÇÃO E SUA RELAÇÃOCOM A PRODUTIVIDADE

“Organização faz o tubarão temer as tilapias”Emicida- rapper, repórter e produtor musical brasileiro

A organização, apesar de algumas pessoas ainda se verem avessas a ela, em sua maioria, já é vista como uma necessidade e tem sido amplamente discutida como essencial para uma vida melhor, tanto pessoal como pro� ssional.

Periódicos físicos e on-line já abordaram esse tema, como a Revista Veja, Você S/A, Casa Claudia, o jornal Gazeta do Povo. A revista Galileu inclusive teve como capa da edição n°2431 (outubro/2011) o tema “Organize sua vida” e a revista PME - Pequenas e Médias Empresas publicou na edição n°59 (março/2013) a matéria de capa “65 tarefas para colocar na sua agenda – sua empresa � cará mais e� ciente em apenas um mês”. Isso con� rma que não é mais possível viver sem a consciência da organização e que existe uma sede por novos métodos e técnicas que consigam atender ao � uxo de trabalho atual.

Re� exo disso é inclusive como a pro� ssão de personal organizer tem sido divulgada no Brasil de forma mais efetiva na última década, principalmente em Curitiba nos últimos cinco anos, já que esse pro� ssional veio para atender a nova demanda de pessoas com menos tempo e mais necessidade de organização.

Mas, por que apenas de uns anos para cá esse tema começou a ser o assunto principal de matérias e não mais apenas um tópico? Existem alguns fatores que considero essenciais para essa mudança.

RELAÇÃO COM O TRABALHOUm dado muito importante para entendermos a necessidade da organização é, antes de tudo, re� etirmos sobre nossa relação com o trabalho. David Allen, em seu livro “Getting � ings Done” atentou para uma informação muito importante: até a segunda metade do século XX o trabalho era determinado, prático e por isso era fácil saber quando terminava. A maioria das funções eram com a “mão na massa”, em linhas de produção, em que existia um número especí� co de caixas para encaixotar no dia ou de carros para montar, então era fácil saber quando o trabalho terminava e ir tranquilamente para casa.

Após a metade do século XX tivemos uma mudança do trabalho manual e prático para, como chamou Peter Drucker, as “atividades do conhecimento”. Isso quer dizer que a � nalização do trabalho já não era clara. Por exemplo, este e-book pode trazer diversas informações diferentes que hoje tenho acesso sobre o assunto de organização. Até aonde ele deve ir? Quais informações deve trazer? O quão bom ele pode ser? A � nalização dele � ca no campo do

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abstrato e por isso a decisão de quando parar torna-se mais difícil. Isso se aplica à maioria das tarefas e projetos das mais diversas pro� ssões. O relatório deve seguir para qual caminho? Quais os objetivos da empresa? Quais públicos-alvo devem ser focados? Quão boa pode ser a apresentação para a diretoria? Quão bom pode ser o projeto daquele cliente?

Re� ita sobre seu trabalho e pense no que é realmente determinado e prático e o que é “atividade do conhecimento” e abstrato. Você entenderá o que quero dizer. Isso faz com que gastemos muito mais tempo e energia com nossas pro� ssões, e consequentemente, precisamos nos organizar para saber determinar o momento certo para cada coisa.

Além disso, nosso trabalho hoje é muito relacionado à necessidade de outros departamentos. Por exemplo, em um projeto grande de sua empresa, entra a área de criação, a área de desenvolvimento, de RH, en� m, você já não faz algumas coisas apenas com sua área de conhecimento. Isso faz com que sua capacidade de administrar pendências, cobranças e trabalho em grupo seja testada em diversos momentos, tornando a organização desses itens essencial para a qualidade do trabalho.

ÉPOCA DOS EMPREENDEDORESAliada à mudança do item acima, temos a tão comentada geração Y, que segundo alguns estudiosos é um grupo que está causando uma revolução na maneira de pensar, trabalhar e agir. Essa geração quer trabalhar naquilo que gosta, sair do modelo atual de trabalho de “bater cartão” e apenas desenvolver o que os superiores ou pares demandam. Gostam de criar, são engajados, englobam pessoas totalmente conectadas (celular, redes sociais, internet em geral), com acesso total a todas as informações de maneira rápida, praticamente simultânea ao acontecimento.

A FIA / USP (Fundação Instituto de Administração da Universidade de São Paulo) realizou em 2009 um estudo com jovens paulistanos e revelou que 99% dos nascidos entre 1980 e 1993 só se mantêm envolvidos em atividades que gostam e 96% acreditam que o objetivo do trabalho é a realização pessoal.

Isso in� uencia diretamente no número de empreendedores. O governo federal divulgou que em 2010 houve 101% de crescimento do total de empresas no Brasil (http://www.brasil.gov.br/noticias/arquivos/2011/02/14/total-de-empresas-criadas-no-brasil-cresce-mais-de-100-em-2010) e segundo o Ministério do Desenvolvimento, Indústria e Comércio Exterior (MDIC) uma das contribuições para esse aumento foi o Programa do Empreendedor Individual.

Mas, para que seja possível empreender de forma mais acertada, é preciso planejamento e, para isso, a organização é fundamental. Muitos jovens empreendem em épocas de estudo ou quando ainda trabalham para alguma empresa e, nesses casos, a organização, além de fundamental, é primordial. Várias áreas (estudo, trabalho, nova empresa e vida pessoal) precisam ser administradas e é preciso encontrar a melhor maneira de lidar com elas e dividir os esforços entre elas. Com metodologias de organização isso se torna possível.

Ainda, é preciso organizar as energias dispensadas para cada área da nossa vida, se não nos deixamos levar pela velocidade das informações sem conseguir � ltrar o que é realmente

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interessante e de valor para aquilo que estamos fazendo ou vivendo no momento, perdendo foco e energia em coisas que não serão produtivas. A organização auxilia nesse � ltro de esforços para estabelecer e executar ações.

RELAÇÃO COM ESPAÇO FÍSICOOs apartamentos e escritórios estão cada vez menores. Isso é um fato e não discutiremos aqui suas causas, mas seus efeitos. Espaços menores demandam aproveitamento e aproveitamento se relaciona diretamente com organização. Cada ambiente precisa ser pensado, medido e muito bem organizado para que saibamos o que possuímos, onde encontramos cada coisa e assim, mantermos a ordem da casa ou local de trabalho. Também, muitas vezes, cada ambiente precisa exercer diversas funções (escritório com quarto de visita, cozinha com lavanderia) e isso só é possível com muita organização e um bom design.

Além da diminuição de espaço físico, temos outro fator que in� uencia muito a dinâmica familiar: as crianças, que antes em sua maioria, brincavam nas ruas, hoje, brincam dentro de casa e possuem brinquedos em maior número e tamanho, ou seja, também demandam um espaço maior.

Adicione a isso o fato de novos empreendedores, algumas vezes, terem seus escritórios dentro de suas residências ou demandarem um local para planejarem a nova empresa antes de terem um escritório comercial.

Se todas essas atividades acontecendo simultaneamente não forem organizadas, geram o caos! E vemos muito isso, onde a casa hoje não é mais local de descanso após um dia de trabalho, local para criar, estudar e trabalhar de forma pací� ca. Vejo muitas pessoas com o pensamento “vou chegar em casa e ainda tenho mil coisas para fazer. Não sei nem por onde começar!”. Claro que teremos coisas para fazer em casa, mas temos que saber por onde começar e onde terminar. Temos que tornar novamente nosso lar um local harmonioso, organizado para trabalhar ou descansar e totalmente pessoal, com o qual se identi� que e tenha sua personalidade estampada.

A organização de nossas casas e locais de trabalho (residenciais ou não) é fundamental para manter a estabilidade do nosso dia e, aliada a organização das tarefas, faz com que o ciclo � que completo e o dia muito menos estressante.

RELAÇÃO ENTRE PRODUTIVIDADE E ORGANIZAÇÃO A palavra produtividade vem de “produzir”, que signi� ca uma qualidade, capacidade ou característica do que ou de quem é produtivo. Ser produtivo é referente à nossa e� ciência, nosso rendimento na produção. Isso leva a uma pergunta: O quanto conseguimos render em nossos trabalhos e projetos de vida? Fica difícil respondê-la devido ao item já comentado sobre as “atividades de conhecimento”, ou seja, ao � nal abstrato de nossos projetos. Então, como conseguimos saber se atingimos nossos objetivos e fomos produtivos?

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É no momento de responder essa última pergunta que a organização se relaciona diretamente com a produtividade de nossas ações. Primeiro, auxiliará a esmiuçar todos os nossos projetos e tarefas, para que de abstrato se tornem pedaços menores e tangíveis. Depois, para que todos esses pedaços sejam colocados em uma ordem lógica, de acordo com o todo, e se tornem executáveis. Além disso, será fundamental para que sejam executados da melhor forma, e por � m dará o direcionamento de como tornar o espaço físico mais prático para acompanhar a organização das ações, para então sermos produtivos. E, sendo mais produtivos, nosso bem estar e qualidade de vida aumentam signi� cativamente.

Isso é possível através de metodologias e técnicas de organização, e hoje já existem várias! Inclusive algumas delas citadas e divulgadas naqueles periódicos indicados no início deste capítulo. Mas, neste e-book falarei de algumas metodologias que cruzaram o meu caminho e que, quando as coloquei em prática, realmente se transformaram em ferramentas de trabalho de uso diário e conseguiram aumentar minha produtividade.

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PRIMEIROS PASSOS PARA INICIAR O PROCESSODE ORGANIZAÇÃO

“Com organização e tempo, acha-se o segredo de fazer tudo e bem feito.”Pitágoras – � lósofo e matemático grego

Começo não por uma técnica propriamente dita, mas com uma tomada de consciência que eu acredito que seja fundamental para que todo o resto que escreverei seja entendível e aplicável.

Uma frase muito usada hoje em dia é: “eu não tenho tempo”. Escuto todos os dias por clientes, amigos, familiares. Muitas vezes, as pessoas nem percebem que falam essa frase e mais de uma vez por dia, parece que já se tornou parte obrigatória do vocabulário e sai de nossas bocas sem nem prestarmos atenção ao que isso realmente signi� ca.

Todos nós temos o mesmo tempo: 24 horas exatas por dia. O Obama, a Dilma, nossos funcionários, amigos, ricos, pobres, homens, mulheres. Pense que neste exato momento em que está lendo este e-book, outras bilhões de pessoas do planeta também possuem este mesmo “momento” ou “tempo” e estão fazendo outras milhares de coisas de forma consciente ou não. O tempo existe na mesma forma e tamanho para todos e representa uma possibilidade de ação. E este tempo pode ser aproveitado da maneira que bem entendermos.

Existe normalmente a grande contestação à minha última frase: “não utilizo meu tempo da maneira que quero!”. Então, explico melhor. Claro que temos compromissos e tarefas de trabalho e até mesmo pessoais que não foram programados por nós e que temos que comparecer ou direcionar certa quantidade de tempo para fazer: comparecer a uma reunião que o chefe pediu, montar uma planilha que precisa ser feita e que nem está na nossa descrição de cargo, participar de viagens de trabalho que mudam completamente nossa rotina ou até participar de um evento social no qual não se vê propósito.

Mas, se � zer uma análise sobre tudo o que se passa em sua vida, perceberá que todas as coisas que acontecem partiram de uma escolha sua ou da forma como reagiu ou deixou de reagir (a não reação também é uma escolha) a uma determinada situação. Seu trabalho ocupa 12 a 14 horas do seu dia? Mas, quem aceitou esse emprego, de quem é a escolha de procurar outra coisa?

En� m, não entrarei nesses detalhes mais profundos e dignos de uma discussão com um psicólogo, apenas os ilustrei para chegar à grande chave para conseguirmos nos organizar: interiorizar que nós temos o mesmo tempo que todas as pessoas e o que fazemos com aquele que nos pertence é exclusivamente re� exo de nossas escolhas e principalmente da maneira que encaramos e administramos aquilo que nos é apresentado.

Entretanto, essas escolhas podem ser conscientes ou não! Podemos ser levados pela correnteza, agindo como bombeiros apagando incêndios. Nesse cenário, prevalece o stress, o pânico, pessoas sem controle qualquer de sua rotina e com o hábito contínuo da reclamação; ou é

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possível fazer escolhas com bases em nossos objetivos e administrar nosso tempo organizando nossas ações.

Entender isso é decidir ter o controle de seu tempo, e então a frase “eu não tenho tempo”, que possui uma conotação de se “livrar da culpa” como se o mundo fosse o causador de sua falta de tempo, não tem mais espaço em seu vocabulário.

Dou mais um exemplo disso, em um contexto mais prático. Já ouvi de várias pessoas que elas “não têm tempo” (olha a frase aí de novo...) para fazer exercícios. Mas, vira e mexe vejo essas pessoas fazendo diversas coisas. Além de trabalharem (o tempo diário que for), vão ao shopping, vão ao cinema, leem um livro ou � cam em casa descansando do stress semanal. Não que tudo isso não seja de extrema importância, mas a grande sacada é: você tem tempo sim, apenas escolheu usá-lo dessas outras maneiras ao invés de ir para a academia.

Por isso que a organização de nossas tarefas diárias é tão importante, pois com ela tomamos consciência dos nossos objetivos e conseguimos organizar nosso dia a dia para tomarmos decisões embasadas que nos tragam satisfação, para não chegarmos ao � nal do dia e pensarmos “o dia passou, eu não vi e não � z o que eu queria”.

Ir ao shopping passear com os amigos é importante para você e seu momento de descanso? Então isso precisa acontecer. Se ao contrário, é ir à academia que o relaxa e melhora sua autoestima, é preciso fazer isso ao invés de outras atividades que não trarão o mesmo prazer ou resultado para um objetivo primordial.

Tudo isso para que, no � nal das contas, possamos mudar a tão falada frase “eu não tenho tempo” para “no tempo que eu tenho, escolho fazer isso”; e assim, tomamos controle de nossas escolhas e nossas vidas.

SAIBA SEUS LIMITES Após você saber que é dono do seu tempo e ter a vontade de fazer as suas escolhas com ele, vem a primeira ação: saiba seus limites. Parece senso comum, mas não é.

Durante uma das minhas experiências pro� ssionais, vivi uma contradição: algumas noites eu e meus colegas de trabalho virávamos a madrugada acompanhando eventos ou planejando-os, dormíamos pouco durante alguns dias seguidos. Mas, normalmente as outras pessoas conseguiam fazer isso de uma maneira tranquila. Via-se que elas estavam cansadas, claro! Mas eu estava duas vezes pior! E ainda por cima, se eu virava duas a três noites diretas sem dormir, tinha crise de enxaqueca. Era péssimo! Queria estar bem, para executar bem meu trabalho, mas ao mesmo tempo estava cansada. Era minha vontade contra minha natureza.

Até o momento que entendi que eu tinha que conhecer meus limites, eles não são iguais aos das outras pessoas e eu precisava aceitar isso. Preciso dormir cerca de oito horas por noite. Ponto! Se eu durmo menos, meu dia é muito menos produtivo, � co cansada, mais receptiva a stress desnecessário, en� m, não é legal. Claro que existem exceções e noites mal dormidas, mas se tornaram mais raras porque agora minhas escolhas (inclusive pro� ssionais) partem desse princípio que eu preciso dormir bem.

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Este autoconhecimento é essencial para tudo o que fazemos. Temos que saber até onde podemos ir, qual é nosso limite para não nos expormos a algo que não é de nossa essência ou que vá contra nossos princípios. Com esse conhecimento, é muito mais fácil nos organizarmos para executarmos de maneira mais e� ciente todas as ações que temos.

Para isso se tornar mais claro e prático, sugiro que coloque em um papel todas as limitações que possui. Por exemplo:

Horas de sono: coloque quantas horas em média precisa dormir e qual o horário ideal que gostaria de seguir. Programe seu despertador para que todo o dia ele toque no mesmo horário – inclusive que ele dê um aviso para você ir dormir se ainda não tiver o costume de deitar na mesma hora. Se você possuir um trabalho que não tenha horários � xos, precisará fazer um programa semanal ou diário (dependendo da escala) para que não deixe de dormir a quantidade de horas que precisa.

Refeições: é muito importante que respeite seus horários de alimentação, mas como sei que hoje isso não é uma realidade, sugiro que coloque quais refeições são ideais para você e quais não pode deixar de fazer em casos mais extremos. Também, estabeleça a quantidade de horas que leva para cada uma delas com base na experiência que já tem (ou o que seria ideal para você), para que consiga organizar seu dia respeitando esses seus limites.

Atividades físicas: você precisa fazer e/ou adora exercícios? Então coloque isso na lista descrevendo quantos dias e por quanto tempo você gostaria de fazê-los. Seja correr no parque, fazer musculação, natação, etc.

Outras atividades: elenque todas as outras atividades que são importantes no seu dia a dia e o tempo que leva para realizá-las.

Princípios, valores e crenças: escreva tudo o que é importante para você e que rege todas as suas ações. Também o que você não sente vontade de fazer, o que fere seus valores.

Horários de maior produtividade: todos nós temos momentos em que somos mais produtivos. Reconheça em qual período consegue produzir melhor e procure direcionar as ações mais complexas e que necessitem de mais atenção para esses horários. Isso faz com que o tempo que leva para escrever aquele relatório na parte da manhã, por exemplo, seja menor do que logo após o almoço quando sente mais sono e é menos produtivo.

Se você colocar algum limite que não seja real, vai ser muito fácil reconhecer no seu dia a dia. Seja pelo seu cansaço, stress provocado por fazer alguma ação que não é de sua natureza, ou algo que fuja de seu estado de equilíbrio.

Todas essas informações serão a base para você iniciar a organização da sua rotina. Serão seu norte, seu ponto de apoio para todo o restante, já que não irá caber nesse caso você organizar com antecedência suas atividades de forma que ultrapassem o horário que você considera, por exemplo, ideal para dormir, ou que não permita que você tenha o tempo su� ciente para as refeições da forma que deseja.

Normalmente quando algo foge do nosso controle, esses nossos limites são os primeiros que sacri� camos, mas contraditoriamente é uma parte de nós extremamente responsável pelo

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nosso equilíbrio físico e mental. Ou seja, exceções acontecem sim, mas se organize para se tornarem raras e quando realmente não temos outra solução.

ESTABELEÇA SEUS OBJETIVOS

Essa frase parece óbvia, mas poucas pessoas conseguem realmente organizar esses objetivos e transformá-los em setas que indicam o caminho certo a ser percorrido. Concordo plenamente quando David Allen diz “o objetivo de� ne o sucesso”. Sem saber onde queremos chegar, nunca saberemos se chegamos ou se nos perdemos, nem conseguiremos estabelecer a energia, o tempo e dinheiro correto para aquilo.

Sem focos claros, não teremos motivação, pois não conseguimos enxergar os resultados que esperamos daquilo. Ter objetivos é ter critérios para tomarmos decisões.

Nesse momento, proponho que pense e escreva em uma folha todos os seus objetivos de vida (longo prazo). Esses são as maiores diretrizes de você como pessoa, e por isso di� cilmente mudam. Por exemplo, tenho como objetivo de vida ser sempre ética pessoal e pro� ssionalmente. Isso independe de qualquer situação: de trocas de emprego, de área pro� ssional, mudança para outro país.

Depois que esses objetivos estão estabelecidos, separe mais dois papéis: em um deles escreva seus objetivos de curto prazo (até dois anos) e no outro de médio prazo (cinco anos) para sua vida pessoal e para sua vida pro� ssional. Eles terão que ser condizentes com seus objetivos de vida, certo? Já que serão degraus para conquistar o topo.

Seja bem especí� co, coloque tudo o que vem à sua cabeça. Depois poderá rever os itens que escreveu e colocar em ordem de importância. Coloque esses papéis em locais visíveis, pelo menos até terminar seu processo de organização, pois deve usá-los com frequência para veri� car se todas as outras decisões vão condizer com esses objetivos.

Quando não fazemos esse exercício de lembrar constantemente onde queremos chegar, é muito fácil pegarmos um pequeno desvio que nos leva a quilômetros daquilo que queremos. Depois, � ca mais difícil e dispende muita energia desnecessária voltar e recomeçar o processo.

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COMO FAZER: APLICANDO METODOLOGIAS

“Comandar muitos é o mesmo que comandar poucos. Tudo é uma questão de organização.”Sun Tzu – general, estrategista e � lósofo chinês

Essa parte vai trazer metodologias para sua iniciação na organização de tarefas e projetos, aplicáveis a qualquer pessoa, em qualquer função. Vai servir para que comece a pensar na organização em seu dia a dia e veja na prática como isso pode auxiliar diretamente na sua produtividade, na segurança de suas escolhas e no seu bem-estar pessoal e pro� ssional.

Agora que você já tomou consciência que precisa ter controle do seu tempo, estipulou seus limites pessoais e esclareceu seus objetivos de longo a curto prazo, gosto de sugerir a aplicação da metodologia desenvolvida por David Allen, que ele descreve no livro Getting � ings Done – A arte de fazer acontecer. O livro tem um alto grau de detalhamento e a ideia aqui não é reescrevê-lo, então sugiro a sua leitura. No entanto, coloco aqui algumas referências principais no meu ponto de vista, como eu as interpretei e como as coloquei em prática.

Uma dessemelhança que temos que esclarecer antes de continuar é a diferença entre tarefas e projetos. Tarefas são aquelas pendências que completamos em apenas uma ação. Por exemplo: preciso ligar para uma pessoa, pois hoje é aniversário dela. Já um projeto necessita de mais de uma ação para ser realizado por completo. Por exemplo: preciso ir ao médico fazer check up, então tenho que (1) procurar na internet o telefone do consultório, depois (2) ligar para agendar a consulta e por � m (3) tenho que ir no dia marcado.

A ideia principal dessa metodologia é reconhecermos que existem duas formas de foco de atenção para tudo aquilo que nos rodeia: horizontal e vertical.

O horizontal é a aquela que absorve todos os assuntos que chamam nossa atenção no dia. Por exemplo, em um período de 24 horas você precisa: levantar, levar seus � lhos no colégio, ir para o trabalho (onde recebe outras tantas informações sobre diferentes assuntos que chamam sua atenção), precisa passar no mercado, contratar nova diarista, etc.

A quantidade de ações que temos e que incorporamos em um único dia, nas diferentes áreas, é muito grande e este foco é responsável por selecionarmos as que nos são interessantes e aplicáveis. Depois dessa seleção entra a organização, já que precisamos organizar todas essas ações para conseguirmos de fato executá-las e tornar nossa vida mais produtiva.

Já o foco vertical diz respeito aos nossos projetos. A ideia desse foco é organizar tudo o que diz respeito a um projeto em especí� co: objetivos, resultados, ações necessárias para sua conclusão, etc. Ou seja, você analisa de forma mais profunda um dos itens que foi selecionado no foco horizontal.

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Para clarear essa ideia, ilustro esses focos da seguinte maneira:

Aqui é interessante reparar que aquele quadrado que diz “ligar cliente” no foco horizontal pode ser uma tarefa (apenas uma ação), ou seja, ligar para um cliente para dar parabéns pelo seu aniversário; ou pode ser a ação de um projeto, como “contratar um designer” dentro do projeto “criar um folder”.

Isso signi� ca que todo projeto que criamos para nossas vidas, após processá-los e determinarmos as ações que o englobam (foco vertical), tornam-se ações que entrarão em nosso foco horizontal.

Agora, para conseguirmos organizar nossas ações, precisamos analisar os focos separadamente. Vamos começar pelo horizontal.

FOCO HORIZONTAL

Normalmente um dos maiores problemas que enfrentamos hoje é aquela angústia na hora de dormir ou logo quando acordamos, com aquela sensação de mil coisas para fazer (e nesse momento passam diversas delas pela cabeça), sem saber por onde começar ou quando iremos conseguir fazê-las, certo? E isso se repete dia após dia.

Esse exemplo acontece porque nosso subconsciente sabe que em algum momento é preciso fazer aquilo e por isso vira e mexe (e normalmente em momentos inapropriados) ele traz a lembrança das suas várias pendências. A única maneira de conseguir relaxar e parar de se assustar, tão logo essas memórias aparecem em seu consciente, é retirá-las da cabeça.

Por isso, David Allen diz que para melhorar essa situação e conseguirmos administrar nosso tempo, tudo o que fazemos precisa passar por cinco estágios: coletar, processar, organizar, revisar e fazer.

A primeira grande tarefa é coletar tudo o que possui na mente e nos milhares de blocos de anotação que tem (notas no celular, post-its espalhados pela mesa, bloco de bolsa, etc.) e colocar em uma única lista. E quando digo tudo, é realmente tudo: aquilo que tem responsabilidade sobre, o que quer mudar do estado atual, o que sonha em conquistar, aquilo que não deixa você dormir, etc.

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Mas aqui entra um fator importante: não adianta apenas tirar da cabeça, escrever em uma lista, não olhar para ela o dia inteiro e a noite voltar à sensação de angustia por não ter realizado o que deveria.

Por isso só coletar não é su� ciente. Além de colocar todas as tarefas e projetos que estão em sua cabeça no papel, a metodologia diz que é preciso processá-los e organizá-los em um sistema con� ável de manutenção, revisado regularmente. Para isso, David Allen propõe o seguinte diagrama, que gosto bastante:

Diagrama Fluxo de Trabalho - Getting � ings Done, David Allen

O autor considera como “tralha” tudo aquilo que foi listado e ainda não processado pelo diagrama. E isso é para o âmbito físico (cartas, contas, folder de divulgação, memorandos e arquivos de trabalho, orçamentos, etc.) e virtual (e-mails, imagens, documentos digitalizados, etc.).

Ponderaremos sobre o estágio de processamento e organização juntos, pois são totalmente dependentes. Assim, a primeira análise a fazer de cada item de sua lista é veri� car se é passível de ação ou não, ou seja, se será necessário tomar alguma atitude sobre aquilo.

Se não for, existem três possibilidades:

Lixo: esse é o momento de praticar o desapego! Se alguma coisa não tem utilidade para você, jogue fora ou separe para doação.

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Algum Dia / Talvez: local para arquivar tarefas ou projetos que você deseja fazer algum dia, mas não é o momento ainda. Como trocar de carro, comprar uma casa nova ou fazer uma viagem. Mesmo que sejam ações futuras, é importante que deixe registrado de alguma forma, para que lembre e analise no momento oportuno.

É importante que mantenha uma lista física ou virtual de todos esses projetos futuros que quer desenvolver, para que possa revisá-la semanalmente e veri� car se nesse momento existe algum que possa ser ativado e transformado em ações atuais.

Se possuir documentos que se relacionem com esses projetos futuros, faça uma pasta para cada projeto e guarde as fotos da casa que deseja ou algum orçamento que já tenha iniciado, por exemplo.

Só cuidado para não confundir o que deve ser colocado na pasta desses projetos com o que se caracteriza como Referência (explicado a seguir). Uma maneira de diferenciar é fazer a seguinte pergunta: “esse documento será útil para outros projetos que já existem ou que possam surgir?”. Se a resposta for sim, o material é uma Referência (como o folder de um fornecedor); se a resposta for não, fará parte da pasta do projeto (como o orçamento desse fornecedor especí� co para a demanda do projeto).

Referência: todos aqueles documentos, folders, informativos, que não são passíveis de ação, mas são fonte de informação útil (se não for, lembre-se: jogue fora!). É como se fosse sua biblioteca pessoal com todos os tipos de material de seu interesse. Exemplo mais claro disso é um livro técnico. Ele contém informações importantes, mas se você já leu uma vez (já � nalizou a ação), ele se torna um material de consulta em momentos especí� cos.

Os arquivos de referência devem ser revisados anualmente, para que se tornem con� áveis e não � quem como documentos desatualizados (se você tem um folder com valores de um fornecedor, por exemplo, é muito provável que após um ano os valores tenham aumentado).

Já se a “tralha” que está sendo analisada for passível de ação, antes de continuar com a metodologia, considero importante (devido à experiência que tive na sua aplicação) organizar todos os itens que sobraram da lista:

- Agrupe as linhas que percebe que possuem um mesmo assunto. Ex.: você escreveu “comprar uma mesa nova para escritório” e em outra linha “pintar a parede do escritório”. São assuntos relacionados ao escritório.

- Crie novos projetos quando for o caso. Seguindo o exemplo acima, notará que esses dois itens podem fazer parte de um mesmo projeto “arrumar escritório”. Isso já faz com que invariavelmente surjam novas ideais ou ações, caso existam mais coisas que possam ser incluídas no projeto (arrumar prateleira que está solta / comprar porta caneta / etc.) e que em um primeiro momento você não havia pensado ou não tinha lembrado na hora de coletar a lista.

- Separe o que for realmente só tarefas.

Esse exercício ajudará você a tirar realmente tudo da mente! Agora sim, � ca mais fácil continuar com o diagrama.

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Qual a próxima ação: aqui, seguindo o que escrevi acima, podem existir duas situações:

1) o item que você listou é uma tarefa; 2) o item que você listou é o “nome” de um projeto (como exemplo dado “arrumar escritório”) ou é uma ação que faz parte dele (como “comprar mesa”). No primeiro caso, a tarefa já vai automaticamente avançar no � uxo, explicado a seguir. Agora, se for o segundo caso, o processamento precisa de mais atenção, mas que será explicado no foco vertical. Nesse ponto é importante entender que deverá ser feito o processamento do projeto (já iniciado no exercício que coloquei acima) para saber quais ações o englobam e quais serão as próximas a serem executadas, sendo que essas últimas seguirão no � uxo junto com as tarefas.

Se a próxima ação do projeto ou a tarefa levar menos de dois minutos pra ser executada, já execute no momento que a identi� car. Isso porque esse tempo é mais ou menos o ponto em que armazenar e acompanhar um item começa a levar mais tempo do que executá-lo assim que chegar em suas mãos.

Se levar mais de dois minutos, existem três possibilidades:

Esperar retorno: caso a ação precise ser executada, mas não por você, delegue para a pessoa responsável, mas é essencial deixar anotado que essa pessoa precisa dar um retorno sobre os resultados da ação.

Essa lista não pode se confundir com as que serão explicadas a seguir, já que quando não organizada perde-se muito fácil o controle de quais itens devem ser cobrados, estagnando projetos e tarefas. A sua revisão deve acontecer semanalmente, para recordar as ações de cobrança que devem ser tomadas.

Inserir em seu calendário/agenda mensal: No calendário ou agenda devem ser inseridas apenas as ações que tenham dia e hora especí� cos para acontecer, como reuniões, eventos e conferências, e pode inserir anotações referentes a isso (endereço da reunião ou algo que não pode esquecer-se de levar).

Engloba também lembretes de ações que devem acontecer em um dia especí� co, mas sem hora marcada, como “ligar para tal cliente” no dia do aniversário dele, ou lembrete de algo que acontece no dia, mas você ainda não decidiu se comparecerá, como um evento de seu interesse na cidade.

Todo dia o calendário é o primeiro que deve ser revisado, já que constam as atividades imutáveis e que devem ser realizadas naquele dia.

Inserir na sua lista de próximas ações: Essa lista conterá todas as próximas ações de todos seus projetos em andamento e suas tarefas (excluindo apenas o que foi anotado no calendário ou delegado e está na lista de “espera de retorno”). Importante ressaltar que é considerada como “ação” uma atividade física que tenha que fazer. Por exemplo: “marcar uma reunião” não é uma próxima ação adequada. O correto é “ligar para tal pessoa para marcar a reunião”, ou “mandar e-mail para o grupo de trabalho para agendar reunião”.

A grande quebra de paradigmas aqui é que normalmente fazemos essa lista de próximas ações no próprio calendário, agenda ou em alguma outra forma de arquivo que determina o dia que temos que executar cada ação.

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Foi nesse ponto que a metodologia de David Allen me surpreendeu e onde tive minha maior mudança individual, pois a minha lista de tarefas � cava realmente na minha agenda física e a cada dia escrevia tudo aquilo que tinha para fazer e, se não executava algo, reescrevia no próximo dia e assim sucessivamente.

O problema desse método é que, quando terminamos o dia e a lista não diminuiu, sentimo-nos pressionados, incapazes ou sentimos o desespero e a falta de controle despontar. E quando reescrevemos no outro dia, já temos as outras ações programadas daquele dia, apenas aumentando a lista e tornando-a impossível de executar no tempo programado.

Aqui vale uma re� exão do porque isso acontece, já que mesmo não tendo riscado uma linha da sua lista, seu dia foi corrido e mal parou para tomar uma água, não é mesmo? Isso normalmente ocorre porque outras tarefas surgiram sem programação, as quais acabam por ocupar o tempo que seria usado para riscar algumas coisas da sua lista, como uma reunião ou uma ligação importante e demorada sobre um assunto de outro projeto; ou porque alguém ou alguma coisa acabou nos levando a fazer outra ação, programada para o dia seguinte, por exemplo.

Ou seja, percebi que a sensação de desespero e falta de controle que eu sentia (e sei que muitas pessoas sentem) não é real, já que � zemos outras coisas tão importantes quanto e que deram andamento a algum de nossos projetos ou tarefas. E, para que não seja preciso nos sentirmos mal com isso e gastarmos tempo passando dia após dia as mesmas listas a limpo (o que não é nada produtivo!), essa forma de organização de separar nossas ações em “calendário” e “próximas ações” se mostra realmente e� ciente.

Essa lista deve ser revisada logo após o calendário, pois com o tempo que sobrará do seu dia, excluindo as ações programadas, você decidirá qual “próxima ação” executará.

Mas, se não colocamos na agenda, como vou saber o que fazer primeiro? David Allen descreve o modelo de quatro critérios para isso, que uso constantemente. Esse modelo diz que a decisão deve ser por: contexto, tempo disponível, energia disponível e prioridade.

Digamos que você possui duas horas entre reuniões e precisa decidir o que fazer nesse período de tempo. Primeiro, precisa pensar onde está (se no seu escritório, se no carro, pois não vai dar para voltar ao escritório, etc) e que meios possui para executar ações (smartphone, notebook, internet). Isso é o contexto, pois você excluirá automaticamente algumas ações que precisam ser feitas, mas que não consegue naquele momento dependendo o lugar em que está e o que possui ao seu dispor.

O tempo disponível, nesse caso, vai de� nir o que consegue executar por completo nesse tempo (não é aconselhável fazer um relatório que sabe que demorará mais de duas horas, por exemplo). Para as ações que sobraram tirando o que possui de insumos e tempo, você analisará a energia que possui (não está concentrado e está agitado? Nesse caso não será produtivo fazer uma planilha que precisa de concentração, será melhor fazer ligações rápidas de assuntos mais amenos). Por � m, dentre as ações que se enquadram, você de� ne o que tem mais prioridade para você devido a prazos e resultados que vai atingir (a prioridade só conseguirá ser identi� cada com objetivos de� nidos, está lembrado?).

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É interessante se você dividir sua lista de “próximas ações” pelo seu contexto, relembrando que ação é uma atividade física. Por exemplo, possuo essa minha lista dividida em: Telefonemas, ou seja, coloco todas as ações que serão concluídas com uma ligação, assim quando pego o telefone já faço mais de uma ligação atrelada a diferentes projetos e tarefas de uma única vez; Em trânsito, ou seja, listo o que preciso fazer quando estou indo de um ponto a outro, como deixar a roupa na lavanderia; Ler/Revisar: escrevo todos os documentos virtuais que preciso ler ou revisar (os físicos deixo próximos a mim em um lugar especí� co, como um livro – falarei disso no capítulo de organização de ambientes); No computador: tudo o que consigo fazer apenas com meu notebook; Em casa: listo as ações que só consigo executar quando estou em casa; e assim por diante.

Com isso, quando estou esperando uma reunião em um cliente e só tenho o telefone de ferramenta, vou direto à lista de “Telefonemas” e consigo fazer mais de uma ação pendente. Isso me economiza tempo que seria desprendido em procurar em uma lista maior onde estão os itens referentes às ligações que preciso fazer.

FOCO VERTICAL

No item acima aprendemos a organizar tudo aquilo que temos de ações diárias. Mas, em se tratando de projetos, como de� nir quais ações são necessárias para atingir resultados e como organizá-las no dia a dia?

Existem duas maneiras pelas quais acredito que um projeto surja: através da análise de ações já identi� cadas (lembram do exercício que propus no item anterior, no momento de dar uma “pausa” na metodologia?), quando você está processando o que tirou de sua cabeça e veri� ca que alguns itens passíveis de ação podem ser reunidos e se caracterizam em um projeto. Bem como pode primeiro pensar no projeto, visualizar os objetivos, para depois estipular ações que tenham como resultado conjunto o seu alcance.

Independente de como começa, é necessário fazer uma lista física ou virtual denominada “Projeto” com o título de todos eles. Primeiro reúna os que você criou com a “junção” de ações e depois crie projetos que queira realizar em curto prazo, com base naqueles objetivos de curto a longo prazo (aqui é um bom momento de rever aquelas folhas, pois precisa alinhar seus projetos com o que de� niu de objetivos, correto!?).

Depois da lista feita com todos os seus projetos, é necessário determinar todas as ações que serão fundamentais para atingir seu resultado � nal, entender quais são as próximas a serem executadas e quais podem ser feitas simultaneamente ou as que dependem da conclusão de outras.

Um conceito muito interessante é que você não executa um projeto, mas sim as ações relacionadas a ele. Por isso, quando pensamos no projeto como um “ser” e vemos que não o � nalizamos ainda, pode bater aquela sensação de estagnação, pois realmente não há nada a ser feito “com ele”. Mas sim com as ações para atingir seus objetivos.

Não entrarei em modelos de planejamento, porque este não é o enfoque deste e-book, então apenas citarei o que acredito que deve ser feito antes de entrar na organização dos projetos:

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de� nir seus objetivos (aqui, relembro a frase “o objetivo de� ne o sucesso”), saber quais são os resultados que quer atingir com ele e visualizá-los (“ver” o resultado claramente em sua mente faz com que a de� nição das ações para chegar nisso seja muito mais fácil) e fazer o brainstorm para coletar ideias (preocupe-se com quantidade e não trave sua criatividade nesse momento). Depois que você de� niu tudo o que precisa ser pensado para a realização do projeto, você automaticamente de� nirá ações para isso acontecer.

Por exemplo, um projeto de mudar de apartamento. Você já coletou que precisa pensar na mudança, no layout do novo local, mudança de endereço dos serviços de internet, telefone, etc. Aí, automaticamente lista as ações para isso acontecer: pesquisar empresa de frete, contratar um designer de interiores, pesquisar os telefones das empresas que tenho que mudar os serviços, e assim por diante.

Aí sim, entramos na organização dos projetos, que é a identi� cação de componentes e subcomponentes, sequências ou eventos e prioridades. Nesse momento, é possível que um projeto possa ter “mini projetos”, caso a quantidade de ações seja muito grande e existam ações independentes.

No exemplo dado, três mini projetos do projeto maior “Mudar de Apartamento” podem ser “Layout do novo apartamento”, “mudar endereço dos serviços” e “mudança física”. Cada um deles terão ações particulares e executáveis de forma simultânea, que entrarão na lista de “próximas ações”. Agora, dentro de cada “mini projeto” existem ações que são dependentes de outras, ou seja, não posso completar a ação “agendar mudança de endereço”, sem antes “pesquisar os telefones das empresas dos serviços que tenho em casa”.

O importante aqui é entender que sempre é melhor categorizar ao nível máximo o que for possível. É melhor ter pastas dentro de pastas (convergindo ao assunto que procura) do que em uma lista gigantesca, sem categorização, achar um item especí� co que deseja. Isso é perda de tempo e produtividade.

Também, quando você realizar uma ação de algum mini projeto, � ca mais fácil visualizar qual a próxima ação (que dependia da conclusão da anterior) que deverá ser anotada em sua lista de “próximas ações”.

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CONTROLANDO SEU TEMPO

Agora que já esmiuçamos os dois tipos de focos, gosto de sugerir a aplicação da metodologia “Pomodoro”, criada na década de 80 pelo italiano Francesco Cirillo. Acredito que ela se alia ao que David Allen sugere, lembrando do modelo de quatro critérios, em que tempo disponível é uma maneira de escolher qual “próxima ação” realizar primeiro.

A técnica de Cirillo responde a pergunta de como preencher o tempo que temos disponível se não sabemos quanto tempo levamos para realizar determinadas ações. No exemplo que dei das duas horas entre reuniões, quando expliquei esse modelo, não saberemos dimensionar o que podemos fazer se não temos noção do tempo que levamos para executar nossas pendências.

Essa metodologia divide o tempo em ciclos estipulados de 25 minutos. Esse período não é negociável e não pode ser dividido. Entre os ciclos é preciso fazer uma pausa de 3 a 5 minutos. Após quatro ciclos seguidos (1h55min, já considerando a pausa entre os três primeiros ciclos) a pausa deve ser de 15 a 30 minutos.

A pausa entre os ciclos é crucial para que assimile o que aprendeu e realizou nos 25 minutos anteriores, se está de acordo com seu objetivo, se precisa repensar algo e redirecionar o caminho, en� m, analisar o que já foi feito e se deve continuar fazendo da mesma forma.

Além disso, esses momentos de intervalo são ótimos para lembrar-se de tomar água (sim, muitas pessoas se esquecem disso!), de ir ao banheiro, de tomar um ar, de olhar alguma rede social (esse é o momento para se manter atualizado), de olhar para o teto para descansar, meditar. En� m, fazer algo que saia do foco da ação e lembre você de onde está e porque está ali, e de divergir o pensamento e abrir sua imaginação.

É incrível como nesses momentos acontecem muitos insights, lembranças de algo por fazer, ideias novas. Pois quando � camos muito tempo focados em um único assunto, nossa atenção � ca restrita e nosso pensamento completamente direcionado e convergido a um único ponto. Quando quebramos isso, mesmo que por alguns minutos, conseguimos sair do padrão e liberamos a mente para trabalhar melhor.

Cirillo coloca que essa técnica é muito importante para:

1) Saber quanto esforço cada tipo de ação demanda, contando quantos ciclos você precisou para finalizá-la;

2) Aprender a ter disciplina, pois nesses 25 minutos em que realiza uma ação você não pode perder o foco com distrações (comida, telefonemas pessoais – se tiver uma secretaria, inclusive para telefonemas de trabalho, ela anota o recado e depois você retorna – redes sociais, etc). Isso será feito nos momentos de pausa;

3) Aprender a estimar de forma mais apurada quantos ciclos vai precisar (após certo tempo de uso dessa técnica) para realizar cada tipo de ação, projetando melhor seu dia;

4) Usar cada ciclo não apenas para realizar a ação, mas para recapitular e depois revisar o trabalho feito;

5) Organizar seu dia e períodos (manhã/tarde/noite) por quantidade de ciclos, conseguindo estabelecer o que conseguirá produzir a cada dia;

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6) Por � m, estabelecer um objetivo pessoal para a técnica, como produzir mais no mesmo ciclo (reduzir o tempo para fazer cada ação) ou aumentar sua qualidade.

Importante saber que os itens acima estão por ordem de realização. Se você não dominou por completo o item 2, por exemplo, ainda não é o momento de utilizar o item 3. Para chegar ao último item, é preciso saber muito bem como estimar de forma precisa quanto tempo leva para cada tipo de ação.

Em minha opinião, a utilização dessa metodologia deve ser restrita e usada quando for conveniente, já que se uma ação demora menos de dez minutos para ser executada, não acredito que caiba seu uso. Assim, sugiro essa técnica para a execução de ações que você acredite (no início serão suposições) que levará mais de 25 minutos, como para relatórios, para criar apresentações, ações que utilizem um longo período de tempo para serem concluídas e que seria muito interessante saber ao certo quanto tempo levaram até sua conclusão.

Como exemplo, uso a técnica quando preciso preparar uma palestra ou desenhar um novo layout de design de interiores, pois preciso saber mensurar quanto tempo levo até conseguir entregar esses materiais aos meus clientes, por questões de de� nição de prazos e até cobrança de valores.

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A ORGANIZAÇÃO DE SEU AMBIENTE E MÉTODOSDE TRABALHO

“Pensar não tem mais transcendência em si próprio do que arrumar uma casa: trata-se de pôr em ordem, de organizar um meio em que nos possamos mover, o que não signi� ca que o queiramos � xo para sempre, como nenhuma dona de casa supõe que a limpeza se fará para todo o sempre.” Agostinho da Silva - � lósofo, poeta e ensaísta português

Agora é o momento de entender como trazer todas as técnicas apresentadas para a vivência do dia a dia e incorporá-las a sua rotina. Lembre-se de analisar o que é interessante para você e adaptar o que acha necessário para sua realidade, para tornar a organização personalizada e mais e� ciente.

Começaremos por um item mais abrangente, a harmonização do ambiente do escritório, para começar com o pé direito e ter no escritório um ambiente de paz, criatividade e produtividade.

HARMONIZAÇÃO DO AMBIENTE

Caso esteja projetando seu escritório ou tenha a possibilidade de fazer alterações na mobília, proponho o seguinte, seguindo os ensinamentos do Vastu Vidya para a harmonização de ambientes:

Localização no prédio/construção ou casa: a melhor localização para colocar o escritório é no norte, mas caso não tenha como mudar isso, procure apenas evitar o sudoeste para essa atividade.

Localização da mesa de trabalho: não encoste a mesa em paredes, de forma que � que de frente para elas. O melhor é colocar a mesa de maneira que você tenha uma visão ampla do cômodo e tenha vista para a janela. Assim, conseguirá ver o que o rodeia e inspirará mais criatividade. A melhor posição da mesa é que você � que de frente para o nordeste.

Mobiliário e Decoração: as estantes ou armários mais pesados e o cesto de lixo devem � car no sudoeste, enquanto aparelhos eletrônicos no sudeste. Já seus livros e quadros com imagens que te inspiram, motivam ou você associe com riqueza (sugiro fazer um quadro com imagens dos seus objetivos, como do carro que quer comprar, da casa que deseja morar, da viagem dos sonhos), coloque no norte ou leste.

Cores: as melhores cores para escritórios, que podem estar em paredes ou objetos de decoração, é o amarelo, azul celeste e verde claro. Evite um cômodo com a predominância do branco.

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ORGANIZANDO SEU MÉTODO DE TRABALHO

Já entendemos pelos capítulos anteriores que tudo o que é preciso fazer é a administração de listas e já temos a consciência de que tipos de listas devem existir (físicas ou virtuais) em nosso escritório de acordo com a organização pelo diagrama de � uxo de trabalho. O principal é ter o mínimo de locais possíveis que contém essas pastas físicas ou virtuais, para que você con� e no sistema e saiba onde estão essas informações.

Também, reforço que é muito importante categorizar ao nível máximo o que for possível. Repito que é muito mais fácil encontrar algo convergindo a atenção em pastas dentro de pastas do que em uma lista gigantesca, sem categorização. Assim, a análise pessoal nesses momentos é fundamental para encontrar a quantidade correta de subdivisões para cada tipo de lista.

Pastas Físicas

Retirar tudo de nossa cabeça e processar no diagrama é o primeiro passo. Mas, no dia a dia, muitas das coisas que coletamos não vêm apenas do que retiramos de nossa mente. Recebemos cartas, memorandos, planilhas, contas, informações diversas e tudo isso também precisa ser processado. Mas, quase sempre não conseguimos processar tudo o que chega até nós no momento exato que chega, certo?

Por isso, tenha uma gaveta muito próxima a você e visível, uma cesta em cima de sua mesa ou um organizador, do tipo que preferir, para colocar tudo o que chega até você e ainda não processou (veri� cou se é passível de ação ou não): é a chamada “caixa de entrada” no diagrama. Desde a ata da reunião ou anotações que fez em algum post-it até uma revista de algum parceiro que precisa analisar antes de saber o que fazer com ela.

Claro que muitas coisas aparecem em nossas mentes naqueles momentos antes de dormir ou logo que acordamos, quando estamos no carro ou no local mais improvável e longe de seu escritório e “caixa de entrada”. Por isso, tenha algo sempre com você para fazer a coleta da informação ou ideia que surgiu antes que ela vá embora e volte em outro momento impróprio. Pode ser um bloco de anotações na bolsa e ao lado da cama, pode ser o bloco de anotações do celular ou algum aplicativo (os virtuais serão explicados no próximo item), en� m, o que melhor se adaptar. A questão é ter o menor número possível de ferramentas de coleta, mas ter o número necessário para não ter alguma situação descoberta, e ter o hábito de regularmente veri� cá-las para colocá-las em sua caixa de entrada e processá-las.

Aqui é importante ressaltar que vai para a caixa de entrada inclusive coisas que você sabe o que precisa fazer com aquilo, mas ainda não anotou a próxima ação na lista que deveria. Por exemplo, recebe uma carta que diz sobre um evento. Você sabe que precisa ir a esse evento, então teoricamente já sabe que é passível de ação. Mas, enquanto você não anotar em seu calendário o dia, a hora e as informações necessárias para aquilo ser lembrado da forma correta, essa carta deve continuar na “caixa de entrada”.

A função principal dessa ferramenta é não deixar anotações espalhadas pela mesa, desorganizando seu espaço, ou bilhetinhos perdidos, esquecendo algo relevante. Manter a mesa

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organizada e saber onde estão todas as informações que precisa processar é fundamental para iniciar a organização. Por isso a “caixa de entrada” precisa ser um espaço de� nido e não muito grande, para forçar o processamento constante. Uma pilha enorme, mesmo em local estipulado, já dá a impressão de mais trabalho do que realmente existe e é um elemento desmotivador.

Tudo o que você processa da caixa de entrada, ou seja, de� ne para qual lista do diagrama aquela informação irá e executa as ações com menos de dois minutos, não pode mais voltar! Se algo volta para a entrada é porque não foi processado como deveria. Então, realmente se dedique nessa atividade e tire tudo o que precisa de informação e ação de cada um dos documentos que colocou ali. Saiba também que muitas das coisas que iremos processar não têm ações evidentes, por isso terão que ser determinadas por você (lembre-se da mudança nas relações de trabalho e das novas “atividades de conhecimento”).

Após processar sua “caixa de entrada” existe a opção daquela “tralha” ser passível de ação ou não. Se não exigir ação, relembro aqui as três opções:

Para as “tralhas” físicas não passíveis de ação no quesito “Algum dia/Talvez” tenha uma lista impressa (ou em seu computador) de todos os projetos futuros. Para documentos relacionados, a melhor opção é etiquetar pastas simples com o nome dos projetos e deixar em uma gaveta, prateleira ou organizador (que também pode ser digital) só para isso. Nessa pasta, pode colocar tudo o que tem a ver com esse projeto (como já explicado no foco horizontal). Quando resolver ativar algum destes e torná-lo passível de ações, as informações que já tem sobre ele estarão reunidas. Uma lembrança importante também explicada no foco horizontal é não confundir um documento que pertence à pasta de um projeto com um arquivo de Referência.

As pastas com esse quesito não precisam � car necessariamente ao alcance de suas mãos. Como devem ser revisadas uma vez por semana, sugiro que � quem visíveis, mas é melhor que não ocupem o espaço de algo que você usa diariamente ou mais de uma vez por semana, certo? Dimensione o local correto de acordo com o espaço que possui.

Já para os arquivos de “Referência”, indico pastas simples ou � chários AZ, mas separados por tema ou assunto, e não projetos, e as pastas catalogadas em ordem alfabética. Por exemplo, tenho uma pasta AZ denominada “Design de Interiores”, com fotos de ambientes que me inspiram. Coloco essa pasta na ordem alfabética de acordo com as outras pastas que tenho de assuntos variados. Como essa é uma pasta que contem muitas imagens, acabei por separá-la em subtemas como “Design de Interiores – Quartos”, “Design de Interiores – Salas de Jantar”, e assim por diante.

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Mesmo com a existência de subpastas, a ideia é a mesma: organize-as em plásticos muito bem identi� cados dentro da pasta AZ de tema principal (Design de Interiores) por ordem alfabética, ou crie uma nova pasta simples para cada subtema, deixando na pasta de tema principal apenas referências que não entrem nas subpastas (como uma foto de uma cadeira que gostei e que serviria para mais de um ambiente, um revestimento que poderia ser usado em diferentes áreas ou matérias convenientes de revistas sobre Design).

Se esses documentos ou objetos não couberem em pastas (como o livro técnico já lido e agora usado apenas para consulta, que citei como exemplo anteriormente), separe uma prateleira, gaveta ou nicho apenas para eles (as pastas podem também estar nesse mesmo lugar ao invés de gavetas separadas, é preciso apenas tomar cuidado com a aparência dessas pastas).

Além de não poderem se confundir com os documentos dentro de pastas de projetos, os materiais de Referência precisam estar muito bem identi� cados e separados dos outros tipos de materiais, para que não se misturem principalmente com aqueles que ainda sejam passíveis de ação, como um livro que você ainda lê diariamente. Uma pilha com materiais para ler e com livros apenas para consulta transmite uma impressão de muito trabalho, mas que não é real.

Entretanto, mais importante que a forma de arquivar, é o local: é imprescindível que deixe esses arquivos de Referência ao alcance de suas mãos. Isso porque, quando processamos alguma tralha e vemos que ela é uma Referência, ou temos um sistema de arquivamento muito rápido, ou começamos a formar uma pilha na mesa de trabalho com o pensamento “quando eu estiver mais tranquilo eu levanto e guardo”, não é mesmo? E com isso nossa mesa sempre está cheia de arquivos desorganizando a ordem do dia.

Para que pilhas e mais pilhas de Referências não comecem a se formar em cima da mesa, faça um sistema de arquivamento em que consiga guardá-las em menos de 1 minuto. Esse é o tempo máximo para que realmente mantenha a ordem, guardando um documento assim que o identi� ca, não postergando essa tarefa.

Indico que suas Referências � quem atrás de você, mas que as acesse com um giro da cadeira (sem precisar levantar), já que, se está sentado ao nordeste (indicado conforme harmonização do ambiente), esses arquivos � carão ao sudoeste, melhor posição para mobiliários pesados. E também não � carão visíveis no seu dia a dia, já que estão em suas costas, o que evita que � que fazendo revisões desnecessárias.

Agora, existem alguns tipos de documentos que não são passíveis de ação no momento (ou seja, não vão para a lista “próximas ações”), mas será preciso ter alguma ação sobre aquilo em uma data determinada já conhecida por você (ou seja, não se encaixa em “algum dia/talvez”, nem em “Referências”). Quando é o caso de lembretes mentais, como o exemplo de ligar no aniversário de alguém, já comentei que nesse caso pode ir para o calendário, correto? Mas, quando se trata de um documento físico que será preciso usar em uma data futura em especí� co (ex.: preciso entregar esse formulário no dia x para meu chefe), como fazer?

David Allen propôs um método de pastas físicas que pode ser muito útil para quem possui muitos arquivos nessa condição.

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Arquivo de Referência Rápida, Getting � ings Done

Você usa um total de 43 pastas: 31 para dias e mais 12 para meses. A função é colocar todos os documentos que possuem datas especí� cas na pasta do dia referente. A pasta que � ca na frente é a do dia atual, e assim que o dia acaba e você já esvaziou a pasta, deve colocá-la na sequência de dias do mês seguinte, que já recebeu as pastas dos dias passados do mês atual. Assim, você sempre possui um mês para frente de pastas para arquivos com datas especí� cas. As pastas dos outros meses � cam empilhadas em ordem no � nal, pois no momento correto elas começam a receber as pastas diárias do mês anterior. Dessa maneira, para não repetir o assim, a ordem das pastas não se altera, você apenas realoca as diárias assim que acaba o dia.

Como esse arquivamento utiliza um espaço considerável e uma dinâmica diária (na revisão diária, este arquivo deve ser revisado logo depois do calendário, pois também traz situações que devem ocorrer naquele dia), recomendo isso para quem realmente tem necessidade, que considero possuir ao menos um arquivo por dia nessa condição de “uso programado”. Se não é o caso, sugiro ter apenas as pastas mensais e colocar os documentos do mês dentro da pasta mensal referente, em ordem cronológica, com lembrete no seu calendário na data de uso que faça referência a necessidade de olhar a pasta.

Já se após processar sua “caixa de entrada” a “tralha” for passível de ação, relembro que existem novas opções:

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Os projetos seguem as mesmas formas de arquivamento das pastas de projetos futuros (Algum dia/Talvez), a única diferença é que essas devem � car ao alcance das mãos, já que constantemente precisam ser acessadas. Assim, repense seu espaço para que tenha as Referências e Projetos em mãos, mas nunca misturados.

No caso de projetos com mini projetos, utilize pastas AZ ou simples com uma separação para cada mini projeto. Organize os mini projetos em plásticos muito bem identi� cados e em ordem alfabética dentro da pasta AZ do projeto principal. Caso o conteúdo de cada (cada o que??) seja muito extenso, crie uma nova pasta simples para cada mini projeto, deixando na pasta do projeto principal apenas itens que não entrem nas outras.

Já para a organização do que for ação (sejam tarefas ou ações de projetos) e que leva mais de dois minutos (já que a que leva menos será executada no momento em que for identi� cada), existem diversas opções.

Para organizar suas próximas ações existe a opção de ter um caderno com abas para cada lista (Telefonemas, Em trânsito, Ler/Revisar, etc.), um � chário de mão ou utilizar os meios virtuais (explicados no próximo item). A melhor forma de organizar deverá ser encontrada por cada pessoa, com suas preferências pessoais, mas o inalterável é ter sempre essa ferramenta disponível e acessível, ao alcance das mãos e visíveis.

Outra possibilidade é quando um documento em si é o lembrete de uma ação. Por exemplo, preciso ler um livro e revistas que comprei, mas não preciso necessariamente escrever isso na minha lista de “ler/revisar” dentro de “próximas ações”, pois possuo uma prateleira ao lado da minha mesa apenas com revistas e livros que ainda não li ou que estou lendo. Sempre que saio (em trânsito) levo alguma dessas leituras comigo para aproveitar o tempo que pode surgir entre uma ação e outra. Ou, se estou no escritório e preciso ler algo, rapidamente tenho acesso às pendências de leitura e o que preciso ler antes.

Outro exemplo bem prático, caso faça o pagamento de suas contas no mesmo dia todos os meses, é ter uma pasta com as contas em si, pois elas mesmas são o lembrete necessário para que isso aconteça. Inclua apenas uma anotação em seu calendário no dia em que deve pagar as contas, para lembrar-se de acessar a pasta e ter ali tudo o que precisa pagar; ou se tiver um arquivo de referência, coloque as contas no dia do mês em que deve pagá-las.

O erro que muitas pessoas cometem nesse ponto é usar documentos iguais, mas que possuem ações diferentes, como lembretes. No exemplo das contas, são documentos diferentes (empresas cobradoras, valores, etc), mas que possuem uma mesma ação: serem pagas na mesma data. Mas, muitas vezes as pessoas reúnem em uma mesma pilha ou pasta, por exemplo, � chas padrão de cadastro e histórico de clientes e usam as próprias � chas como lembretes de ação. Mas, cada � cha precisa de uma ação diferente: em uma diz que é preciso ligar para aquele cliente, a outra diz que é preciso mandar um e-mail com o orçamento para este outro cliente, a última diz que está esperando uma resposta do e-mail enviado. En� m, o formulário é o mesmo, mas para cada cliente a ação é diferente e, nesse caso, deveriam estar nas listas “telefonemas” e “computador”, da lista de próximas ações, (tirar essa vírgula) e “espera de retorno”, respectivamente.

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Quando não existe essa categorização, toda vez que tiver que tomar uma ação terá que repassar toda a pilha até encontrar aquela � cha que está procurando sobre o envio do e-mail, por exemplo, o que não é nada prático e muito menos produtivo.

Para anotar tudo o que delegou e está à espera de uma resposta pode ser uma lista impressa ou virtual, como pode estar dentro do mesmo caderno das próximas ações, mas em abas separadas e bem identi� cadas. O importante é que essa lista � que sempre próxima a você, já que a revisará semanalmente (dependendo o número de itens e prazo, até mais vezes).

O calendário pode ser aquele de mesa ou uma agenda anual para anotar seus compromissos com dia e/ou hora especí� ca. Também precisa estar ao alcance das mãos, visível e sempre acessível. Caso � que grande parte do dia em trânsito (pro� ssão de vendedor externo, por exemplo), é preciso que leve tanto a agenda como o caderno de próximas ações com você, para que tenha controle de suas principais ações e compromissos.

Importante nesse ponto é falar que a organização só se mantem através de sua manutenção. Para isso, é preciso fazer revisões diárias e semanais da maioria das listas e pastas que possui.

No dia a dia, o calendário será o item que deverá ser revisado primeiro, pois ele contém as informações imutáveis e dá o parâmetro de quanto tempo sobrará para executar ações das outras listas. Depois, a revisão deve ser feita no arquivo de referência rápida (caso tenha um) e por terceiro deve revisar a lista de próximas ações. De forma mais esporádica revisará os itens ao aguardo de retorno e os projetos futuros.

Semanalmente é necessária uma revisão mais geral e que englobe a coleta de novos dados que recebeu para colocar em sua caixa de entrada, fazer o processamento dessas informações, organizar nos lugares e listas adequadas e revisar tudo o que foi feito na semana, inclusive ações colocadas na agenda, para ter certeza que alguma reunião, por exemplo, não gerou mais “próximas ações” que você ainda não tenha processado. A revisão é extremamente necessária para manter toda a operação e controle na ativa.

Pastas Virtuais

O mundo virtual hoje oferece diversas ferramentas de organização interessantes e que substituem o papel. Para quem tem familiaridade com computador, celular, notebook e os usa constantemente, é uma boa opção para reduzir os arquivos físicos.

Para coletar as “tralhas” existem diversas ferramentas e aplicativos para computador e celular que podem ser utilizados. Falaremos de aplicativos mais para frente, então nesse momento apenas ilustro que o bloco de anotações do celular, por exemplo, pode ser um bom meio para não perder aquela ideia quando já estiver deitado na cama para dormir.

No momento de processar suas tralhas virtuais, tanto para as passíveis ou não de ação, sugiro que monte dois locais con� áveis para guardar as informações conforme o diagrama: seu e-mail e pastas bem categorizadas em “meus documentos” ou outro local no seu computador ou pastas online (programa Dropbox, por exemplo).

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No caso das pastas em “meus documentos”, sugiro que faça uma pasta para cada um dos itens do diagrama (algum dia/talvez, referências, projetos, ao aguardo de retorno, próximas ações) e faça dentro dessas pastas as subpastas necessárias para a devida categorização do que possui virtualmente. A metodologia de organização é exatamente a mesma das pastas físicas.

Já no e-mail, a própria “entrada” é o que chamados de “caixa de entrada”, local aonde chegarão todos os itens para serem processados e analisados. Aqui está a nova maneira de encarar nossos e-mails. Normalmente não processamos nossa “entrada”, pois não temos um lugar para separar o que é passível de ação, o que é referência, o que é de um projeto, etc. Assim, toda vez que queremos procurar um e-mail especí� co, ou veri� car o que é preciso fazer, desnecessariamente temos que repassar toda a lista de e-mails até encontrar o procurado. Isso gera cansaço, perda de tempo, de produtividade e falta de organização.

Para que sua relação com seu e-mail seja otimizada e mais produtiva, crie pastas e subpastas abaixo da caixa de entrada com os itens do diagrama:

Algum Dia/Talvez (pasta)

Projeto 1: .... (subpasta)

“Mini-pasta”A:....

“Mini-pasta”B:....

Projeto 2: ....

Referências

Assunto/Tema 1: ....

“Mini-pasta”A:....

“Mini-pasta”B:....

Assunto/Tema 2: ....

E assim por diante, até fazer a categorização necessária.

O calendário ou agenda, mesmo virtual, deve ter um local especí� co (não uma pasta no email ou em “meus documentos”), já que precisa de uma ferramenta que possua dias e opção de inserir horários para compromissos programados. Sugiro usar o calendário do google no computador ou do próprio smartphone, se for de uso contínuo.

A revisão de todas as pastas virtuais segue o mesmo padrão das físicas.

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APLICATIVOS DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS E TAREFAS

Hoje já existem diversos programas para computadores e aplicativos para smartphones que auxiliam na organização e que seguem a proposta do “Getting things done” ou de outras metodologias. Assim, para quem já tem intimidade com a tecnologia, usa diariamente e prefere fazer tudo pelo computador ou celular, talvez seja uma opção melhor ao caderno. A vantagem é que ocupam menos espaço e são aplicativos práticos e fáceis de usar para anotar todas as novas situações que surgem no dia.

Também não há problema em “mesclar” as ferramentas físicas e virtuais. Usando minha situação como exemplo, uso um calendário virtual e que consulto pelo Iphone ou Ipad (relembrando: calendário é para ações com data e/ou hora marcada apenas!), mas possuo um caderno para coletar tudo que chega até mim no dia e para todas as minhas listas, inclusive de projetos e itens não passíveis de ação.

Possuo os materiais de Referência tanto em pastas virtuais como físicas, dependendo de como a informação chegou até mim (se recebi um folder virtual de um fornecedor que gostei, salvo em uma pasta virtual, não imprimo para colocar na pasta física de fornecedores, por exemplo).

Nesse caso de mesclar ferramentas, é importante ter ainda mais vívida a noção de que é preciso ter o mínimo de lugares possíveis para encontrar alguma informação, já que se estou procurando uma Referência, por exemplo, só preciso olhar minha prateleira exclusiva para essa função ou olhar uma pasta exclusiva para isso em meu computador. A informação nunca pode se perder.

Listo abaixo alguns desses aplicativos de organização de tarefas para que conheçam e pesquisem sobre eles. Sugiro que utilizem cada um deles pelo período de duas semanas mais ou menos, para sentir como cada um responde à sua necessidade. Cada caso será único, então não adiantaria eu dizer “use esse que será melhor para você”, pois o que atende minha necessidade e modelo de empresa pode não servir para todos. Vejam os vídeos tutoriais, pois algumas funções podem não aparecer em um primeiro contato com a ferramenta e que são de extrema importância para utilizá-la de forma plena e tornar mais prática sua experiência.

ToodleDo

Remember the Milk

Any.Do

Evernote

Wunderlist

Todo Task Manager

Caso sintam interesse, pesquisem mais aplicativos, pois o número existente é enorme e a possibilidade de encontrar um que se encaixe da melhor forma a sua rotina e estilo de vida pessoal e pro� ssional é imensa. Sabendo o que procurar, � ca muito mais fácil saber se encontrou, não é mesmo?

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CONCLUSÃO

O intuito deste e-book foi apresentar de maneira concisa, porém exempli� cada, o processo de organização, seja para uso pessoal ou pro� ssional.

Porém, antes de � nalizar por completo, é importante que se faça entender que, apesar do passo a passo poder a princípio parecer um pouco repetitivo (como no caso de rever semanalmente tudo o que já foi organizado), é justamente essa revisão que permite que as tarefas não sejam esquecidas e sigam um padrão. E, dessa maneira, não surgirão atividades não programadas com frequência, o que por � m, acaba por otimizar de maneira excepcional seu dia a dia.

Sendo feita essa consideração, � ca mais claro e objetivo perceber o quão importante é cada uma das etapas descritas ao longo deste livro. Elas são ao mesmo tempo únicas e dependentes entre si, e sua correta execução permite atingir os � ns previamente estabelecidos por cada pessoa.

Ao mesmo tempo, os exemplos fornecidos são indicações de pro� ssionais respeitados no assunto e que tem suas metodologias sendo aplicadas por um considerável número de pro� ssionais. Contudo, nada impede que outros métodos sejam aplicados, dependendo do nível de complexidade de cada atividade e de suas preferências individuais. O mais importante é que existam procedimentos padrões a serem seguidos e que seus objetivos � nais sejam os mesmos em qualquer metodologia: organizar tarefas para que a produtividade seja melhorada.

Por � m, espero que a partir de agora vocês possam aplicar em suas vidas pessoais e pro� ssionais o que foi apresentado e que, com isso, reduzam cada vez mais a fatídica frase “eu não tenho tempo”. Você tem, sim, tempo para realizar as atividades que deseja, desde que para isso saiba estabelecer prioridades e, principalmente, saiba ser organizado.