A INFORMAÇÃO CONTÁBIL NO SETOR DE COMPRAS

CASSILHAS, Alessandro dos Santos1 RENOCK, Grasielly2

VIDAL, Bruno3

RESUMO

O presente artigo intitulado “A Informação Contábil no Setor de Compras” teve como objetivo geral fazer um levantamento de situações e problemas enfrentados pelo setor de compras nas empresas de pequeno e médio porte da região metropolitana e proporcionou algumas soluções práticas e o uso de ferramentas gerenciais, que teve como objetivo a possibilidade de minimizar os gastos, controlar os produtos de estoque, processos de orçamento, ordem de compra e o uso de um único software com realização de um backup dia a dia, além de verificar como o setor utiliza essas ferramentas sob o ponto de vista do profissional contábil. A justificativa para este trabalho deu-se pela necessidade de aprofundar o conhecimento quanto ao profissional contábil, sendo ele uma ferramenta para gestão dessas empresas no setor de compras. Metodologicamente a pesquisa classificou-se através de um questionário enviado para o e-mail de alguns empresários da área, revisão bibliográfica sobre o tema, artigos científicos já publicados sobre a temática, pesquisas na internet e também descritiva pela narrativa dos fatos e processos relatados pela doutrina do tema setor de compras.

Palavras-Chave: Ferramentas; Profissional Contábil; Setor de Compras.

ABSTRACT

This article entitled "Accounting Information in the Purchasing Sector" had as general objective to survey the situations and problems faced by the purchasing sector in small and medium-sized companies in the metropolitan region and provided some practical solutions and the use of management tools , which had the objective of minimizing expenses, controlling inventory products, budgeting processes, purchase order and the use of a single software with day-to-day backup, as well as verifying how the sector uses these tools from the point of view of the accounting professional. The justification for this work is to deepen the knowledge about the accounting professional being a tool to manage these companies in the purchasing sector. Methodologically the research was classified through a questionnaire sent to the e-mail of some businessmen of the area, bibliographic review on the subject, scientific articles already published on the subject, researches in the internet and also descriptive by the narrative of the facts and processes reported by the doctrine of the theme of the sector of purchases. Keywords: Tools; Professional Accounting; Purchasing Section.

1 Alessandro dos Santos Cassilhas, formando em Ciências Contábeis, Faserra, 2018. 2 Grasielly Renock, formanda em Ciências Contábeis, Faserra, 2018. 3 Bruno Vidal, orientador.

1 - INTRODUÇÃO

Há alguns anos o setor de compras era visto como um setor de funções rotineiras, já nos dias atuais, é parte fundamental nas empresas, agindo diretamente nos processos logísticos e analisando melhores condições para ajudar na redução dos custos de seus produtos, obtendo, assim, melhores resultados para o setor de produção e financeiro, tornando-se um ótimo aliado dessas áreas.

Devido a muitas modificações ocorridas em relação às leis fiscais e com a chegada da nota fiscal eletrônica, o setor de compras passou a ter certas dificuldades para se adequar às novas regras. O ciclo produtivo de uma empresa perpassa fabricantes e fornecedores de insumos e tem continuidade com transportadoras, varejistas e intermediários, envolvendo os fatores relacionados à gestão de estoque, às análises financeiras diversas, a sua logística e às iniciativas de monitoramento de tais rotinas até chegar aos consumidores finais. No entanto, os proprietários desses estabelecimentos empresariais, na maioria das vezes, não detêm conhecimento suficiente para conduzir uma boa gestão, estando à mercê das condições de um mercado cada vez mais exigente e competitivo. Já o setor de compras encontra-se em relação ao montante e ao ambiente externo, especificamente com fornecedores e clientes, fazendo com que haja minimização do custo e otimização nos processos, para entregar mais valores aos clientes.

Observa-se que os problemas enfrentados nesse setor são muitos, entre eles cita-se ainda aqueles produtos que são comprados sem a extrema necessidade e acabam tendo poucas vendas, e produto parado em estoque gera custo pela manutenção, além de atingir o prazo de validade, ocasionando a perda do produto e em consequência prejuízo para a empresa, já que não foi comercializado em tempo. A falta de um produto no catálogo e o atraso na entrega de alguma mercadoria também pode comprometer o relacionamento com os clientes, sob o risco de perda de credibilidade e confiança, abrindo oportunidade para a concorrência e como consequência a perda do cliente. Em um cenário mais complicado, contratar ou fechar negócios com um fornecedor que pode ter problemas de logística e até com a justiça, de modo que as vendas sejam paralisadas, afetará todo o negócio.

Dessa forma, o presente artigo tem o intuito de mostrar parte das dificuldades enfrentadas pelo setor de compras e proporcionar algumas práticas e ferramentas gerenciais através do profissional contábil, que poderá contribuir com seus conhecimentos, ajudando a melhorar o gerenciamento das atividades exercidas pelo comprador, gerenciamento da melhor forma os orçamentos, tomando decisões mais claras e objetivas para que o comprador desenvolva melhor suas atividades.

Assim sendo, esta pesquisa será desenvolvida por meio de um questionário com empresas de pequeno e médio porte de vários seguimentos da região metropolitana, revisão bibliográfica sobre o tema, artigos científicos e pesquisa na internet, possibilitando, até o fim deste estudo, uma análise mais concreta que, de alguma forma, venha beneficiar e trazer conhecimento a várias empresas.

2 - O SETOR DE COMPRAS

Antes de dar início ao tema desse capítulo, vale a pena esclarecer que os dados gráficos que serão apresentados neste trabalho foram analisados por meio de um

questionário enviados por e-mail. Foram em torno de 45 para várias empresas de pequeno e médio porte da região metropolitana indicados na estatística com valores percentuais, sendo que 30 e-mails foram respondidos e em 15 deles não houve resposta. Essas análises serão mostradas no decorrer do artigo. Assim, para a primeira questão observada, questiona-se: “Quantos anos sua empresa está no mercado?

Gráfico1: Anos de Mercado

Fonte: O Próprio, a partir dos questionários enviados por e-mail

O Gráfico1 “Anos de Mercado” identifica que 8% das empresas possuem menos de 2 anos de atividade, o que representa pouca experiência no mercado, enquanto 21% delas têm entre 2 a 3 anos de funcionamento. Percebe-se que 29% dessas empresas são as mais experientes. Comprovando ainda as estatísticas, tem-se 42% delas representando 4 a 5 anos de experiência no mercado empresarial. A importância dessa pergunta releva-se da mesma forma da contratação de um profissional para um determinado setor, exige-se experiência comprovada. Dessa forma, entende-se que as empresas questionadas têm vivido o suficiente para responder às questões a eles enviadas.

O departamento de compras é responsável por obter todo o material necessário para que a empresa mantenha seus processos produtivos funcionando e ofereça conforto a clientes e funcionários. Em geral, esse setor movimenta boa parte dos custos de produção para a aquisição desses insumos sendo também encarregado nos processos sequenciais de um produto desde a sua entrada, produção e transformação, até a entrega final que são os destinatários.

Segundo Marques (2018), trata-se do setor que age em nome das atividades requisitantes, tendo como principais atribuições: comprar o material certo, com o preço certo, na hora certa, na quantidade certa e da fonte certa.

A área de compras de uma empresa tem como função primordial localizar as fontes de suprimentos mais apropriadas, negociar preços mais baixos e buscar prazos de entrega adequados ao ritmo de produção da companhia. Sua atuação prevê ainda o planejamento das aquisições, definindo quantidades e fluxo de entregas. De forma ampla, o setor cuida do relacionamento com os fornecedores, sempre tendo em vista o máximo aproveitamento dos recursos financeiros disponíveis. (MARQUES, 2018).

Pesquisar preços tornou-se uma tarefa muito mais rápida e precisa com a internet: sistemas inteligentes monitoram em tempo real o comportamento das

8%

21%

42%

29%

Menos de 2 anos

2 a 3 anos

4 a 5 anos

Acima de 5 anos

cotações de produtos e matérias-primas; planilhas controlam os níveis de estoque e projetam as demandas; a automação eleva a produtividade.

De acordo com Hoinaski (2015),

A tecnologia também torna mais complexo o trabalho do setor de compras. A execução das tarefas se dá em ritmo acelerado e exige respostas rápidas por parte dos gestores. Manter o fluxo contínuo de suprimentos para a produção é vital para a empresa; qualquer falha pode ser crucial.

Destaca também algumas questões básicas, como: Monitoramento – o rígido controle dos dados permite o acompanhamento em tempo real do ritmo de produção, do estoque de suprimentos e da duração desse estoque; Fornecedores – o setor de compras deve manter atualizada a lista de fornecedores confiáveis, avaliando cada um deles em quesitos como qualidade do material, preço, prazo de entrega e facilidade de pagamento; Negociação – fechar negócio com o fornecedor é a etapa final de um longo caminho de negociação; Estoque – a ele cabe definir a estratégia que equilibre o menor estoque possível com a maior oferta do produto; Margem de segurança – entre as preocupações do setor de compras está a definição de um nível de estoque que garanta com segurança o nível da produção; Análise – o setor de compras deve acompanhar de perto os relatórios das áreas de produção e vendas, antecipando possíveis problemas (e as respectivas soluções) no que se refere ao controle de estoque. (HOINASKI, 2015).

O departamento de compras tem uma função tão indispensável para uma empresa, que interfere até mesmo na competitividade no mercado. Grande parte das vendas externas, assim como a obtenção de lucros satisfatórios, é resultado de boas compras. Sendo assim, é necessário adquirir materiais ao mais baixo custo, mas sempre satisfazendo as exigências de qualidade.

Para trabalhar no setor de compras, é preciso ter determinação e profissionalismo. Ser comunicativo é fundamental, além de ter jogo de cintura para negociar preço e prazo com os fornecedores. Muitas vezes, o profissional do setor de compras também é encarregado dos pagamentos aos fornecedores, o que exige muito mais responsabilidade.

Mais do que responsável por negociar e conseguir preços baixos com fornecedores, o profissional de compras passou a ser encarado como peça-chave para as empresas. Boas escolhas nas parcerias, atenção às novidades no mercado e conhecimentos técnicos são algumas das características que contribuem para reduzir custos e garantir o melhor produto final. No Brasil, somente no início de 2017, a área de compras começou a ser considerada estratégica, e não apenas de suporte. Os demais setores entenderam que dependem das negociações da área de compras para poderem funcionar bem. De acordo com estudo apresentado pelo Conselho Brasileiro dos Executivos de Compras (CBEC), executivos de compras de 49% das 111 empresas consultadas ocupam cargos de vice-presidente ou de diretor. (VILELLA JUNIOR, 2017).

A função de compras não está só na aquisição de materiais e produtos, compreende também: Cadastrar fornecedores; coletar preços; definir quanto ao transporte do material; julgar propostas; constatar preço, prazo e qualidade do

material; receber e armazenar a compra; suprir a empresa com um fluxo seguro para atender suas necessidades; assegurar a continuidade de suprimentos; administrar estoques; selecionar os melhores fornecedores do mercado; negociar de maneira eficaz. (MARQUES, 2018).

Os compradores são, em geral, formados nas áreas de administração, economia e engenharia por falta de cursos especializados e são responsáveis pela aquisição de matéria-prima. Cada empresa tem uma estratégia, mas as de escala industrial preferem estabelecer parcerias mais longas com os fornecedores, pelo volume de pedidos. Por isso, pesquisar quem atende melhor o perfil da empresa, cumpre rigorosamente os prazos de entrega e se preocupa com a qualidade é, em muitos casos, mais importante que conseguir o menor preço. (VILELLA JUNIOR, 2017).

O Setor de compras é responsável por grande parte dos gastos de uma empresa, qualquer economia obtida numa compra é um lucro considerável. Dessa forma, o profissional tem que estar atento até mesmo a questão da imagem que a empresa fornecedora transmite. E isso vale também para o comprador.

Vilella Junior (2017) afirma que o comprador tem que primar pela ética e não aceitar agrados e brindes com pesos relevantes que possam influenciar na escolha de um fornecedor.

Para Fistarol (2017), “Negociar é fundamental, mas ter conhecimento técnico também”.

Quanto as informações obtidas sobre o setor de compras, imagina-se que nem todas as empresas possuem um controle adequado de estoque, o que pode acarretar maus resultados, porém outros possuem o controle e conhecimento eficaz na área. Diante dessas constatações, vale a pena levantar o seguinte questionamento: “Qual seria a sua avaliação em relação ao setor de compras de sua empresa? ”.

Gráfico2: Setor de Compras

Fonte: O Próprio, a partir dos questionários enviados por e-mail

O Gráfico2 “Setor de Compras” mostra que 6% acham os resultados satisfatórios, enquanto 10% melhoram esse índice, pois afirmam estar tendo um ótimo retorno por parte desse setor, porém 17% chamaram atenção ao afirmar estar sempre tendo gasto e prejuízo na empresa. Na mesma proporção, 17% acham que está bom, mas com esperança de melhoria; já 50% diz ser preocupante, pois acreditam que haja

10%6%

17%

50%

17% Excelente, o retorno é extraordinário

Ótimo, os resultados são satisfatórios

Bom, porém poderia melhorar

Regular, pois falta organização

Ruim, só vejo gasto e tem me trago prejuízo

falta de organização ou de conhecimento necessário para exercer tal função, ou seja, o profissional não está qualificado para exercer esta atividade.

2.1 - PRINCIPAIS PROBLEMAS ENFRENTADOS NO SETOR DE COMPRAS

Cada vez mais as empresas estão enxergando o setor de Compras como estratégico, por sua capacidade de influenciar no faturamento e pela sua contribuição no desempenho de outros setores da organização. Por ser tão abrangente, esse setor vem sendo nomeado Setor de Suprimentos. Esse conceito abrange todo o processo logístico de um dado produto ou serviço, desde a aquisição de matéria-prima até o translado ao consumidor final. Por isso, é muito importante ter alta eficiência com todos os elos da cadeia: transportadores, fornecedores, varejistas, bancos, entre outros — fato que é extremamente difícil de se conseguir no dia a dia.

Investir na implementação de estratégias de compras, no desenvolvimento de recursos humanos e em ferramentas tecnológicas pode garantir resultados expressivos para as empresas. Uma boa gestão de compras é fundamental para que toda empresa consiga tornar-se cada vez mais competitiva no mercado. Não possuir uma boa logística pode trazer gastos desnecessários.

Conforme Hoinaski (2017),

Sem dúvidas, uma boa gestão de compras é fundamental para que toda empresa consiga tornar-se cada vez mais competitiva em seus mercados. Contudo, existem alguns pontos que muitos gestores acabam se esquecendo ou até mesmo deixam de lado por classificarem como irrelevantes.

Grande parte das empresas encontram vários problemas por não terem uma gestão adequada, entre eles está o acumulo de produtos no estoque por falta de controle e organização, falta de espaço adequado para a estocagem de mercadorias; fornecedores que não respeitam os prazos de entrega e a quantidade solicitada; outros já não possuem suprimentos suficientes para atender a produção da organização, sendo que esses são fatores importantes, já que os fornecedores são responsáveis pelo início do processo de produção.

O atraso na entrega caracteriza descumprimento de oferta, de acordo com o artigo 35 do CDC (Código de Defesa do Consumidor). Nesse caso, o consumidor pode exigir entre: o cumprimento forçado da entrega, outro produto equivalente ou desistir da compra e restituir integralmente o dinheiro já pago, incluindo o frete, e também eventuais perdas e danos decorrentes da demora. (IDEC - Instituto Brasileiro de Defesa ao Consumidor, 2018).

Tudo isso tem levado muitas empresas a perderem clientes e consequentemente a credibilidade. Manter o controle de compras em planilhas de excel ou possuir um sistema limitado é outro fator que pode comprometer o desempenho das atividades e levar a uma margem de erro relevante, principalmente porque as tarefas são realizadas manualmente. Deve-se levar em conta também que o tempo de finalização dos processos será maior e as informações ficarão deslocadas, dificultando a localização de imediato. Os dados ficam mais expostos sem segurança, apresentando resultados não confiáveis, além de uma série de outros problemas ocasionados pela falta de conhecimento. A falta de um backup dos arquivos ou

sistemas é um agravante, já que a vida da organização está guardada na memória de um computador.

Vale destacar que muitas empresas não têm uma organização adequada para executar o procedimento de compras, não faz uma avaliação de fornecedor, não faz cotações, não tem um documento que comprove a autorização da compra realizada e com isso acaba não tendo os resultados financeiros desejados e um controle adequado dos fornecedores. A demanda de empresas encontradas nessa situação é relevante. É de extrema importância que o empresário, melhor do que qualquer colaborador, conheça sua empresa e tenha o controle total dela, caso contrário o resultado pode ser negativo.

As informações geradas necessitam de segurança para guardá-las, pois são importantes. Desse modo, para constatar a relevância da questão “segurança das informações”, formula-se a seguinte pergunta: “Sua empresa faz um backup diariamente dessas informações? ”.

Gráfico3: Segurança das Informações

Fonte: O Próprio, a partir dos questionários enviados por e-mail

No Gráfico3 “Segurança das Informações” percebe-se que 10% salvam em um HD externo ou em nuvem, sendo que, nos dias atuais, é a maneira mais segura de guardar estes dados. Assim, 20% salvam seus arquivos no servidor da empresa, nesse caso a falha continua sendo a mesma, 27% confia no operador para que esse backup aconteça e 43% alerta para situação de alto risco, já que se houver perda dos dados, a empresa sofrerá impacto e possivelmente fechará as portas.

Após a abertura de uma empresa, o maior desafio é mantê-la funcionando corretamente. Uma boa administração necessita de boas escolhas de compras e sempre ter em mente a redução dos custos ao máximo, porém isso não é sempre aplicado. Más escolhas refletem em erros de estratégia, podendo levar uma empresa, até mesmo, à falência. (INK, 2016).

Para Hoinaski (2017),

“ter processos bem definidos em todas as atividades permitirá uma melhor gestão de todas as etapas que fazem parte da cadeia de suprimentos”.

3 – A INFORMAÇÃO CONTÁBIL NO SETOR DE COMPRAS

10%

20%

27%

43%

Sim, são salvos em um HD externo e em Nuvem

Sim, todos os arquivos são salvos no servidor

Sim, cada um é responsável pelo backup de sua máquina

Não, nunca pensamos na posibilidade de pane noscomputadores

A organização fiscal tem sido a preocupação de muitas empresas atualmente. Algumas têm seu próprio setor fiscal e outras têm o serviço contábil terceirizado. O serviço terceirizado de uma contabilidade é dividido em setores, cada um com sua função. Já nas empresas pode-se ter um analista fiscal ou assistente fiscal que será responsável pelas entradas de notas referente às compras realizadas pela empresa. Os profissionais contábeis possuem o conhecimento adequado para redução de preços e a cada dia adquirem mais conhecimentos que envolvem sua área e, dessa forma, boa parte dessa preocupação fiscal deixa de existir, pois confia-se neste profissional para manter a empresa alinhada fiscalmente.

Apesar de muitos outros profissionais ambicionarem o setor de suprimentos, no mercado atual e conforme as tecnologias estão avançando, tem-se exigido muito mais do que administradores, economistas ou engenheiros. A saída para tantos problemas apresentados anteriormente no setor de compras seria a contratação direta da mão de obra do profissional contábil para esse setor com as funções de fazer toda a apuração necessária dos custos, impostos, frete e melhor condição de pagamento, facilitando e auxiliando o setor financeiro da empresa.

De acordo com Machado Junior (2015),

Por algumas décadas o profissional contábil foi visto como um “mal necessário”, chamado de “darfista”, com imagem atrelada à burocracia e uma infinidade de papéis. Mas agora volta às origens, passa a ser percebido como um profissional indispensável, criativo, versátil e estratégico.

Para Ribeiro (2013. p.368),

A contabilidade geral é definida como “uma ciência que possibilita, por meio de suas técnicas, o controle permanente do Patrimônio da empresa”.

Com o grande avanço das novas tecnologias de informação na área contábil, é necessário o entendimento e a eficiência do profissional de Contabilidade nos dias de hoje para tomada de decisões. O Contador passou a ser reconhecido como um profissional imprescindível e absoluto no controle das informações que auxiliam a tomada de decisão. Consultores tributários, da área societária, auditores, controlers e analistas financeiros, entre outros, são profissionais da Contabilidade considerados como indispensáveis por grandes empresas que integram o mercado atual. (SANTOS, 2009).

Através de um profissional contábil, seja ele um assistente ou um analista fiscal, ambos conseguem chegar a um resultado mais concreto em relação a um orçamento, apurando os impostos como IPI, DIFAL, Substituição Tributária, entre outros, que muitas vezes não destacam essas informações no corpo do orçamento. Essa apuração faz toda a diferença no valor final do produto, pois pode-se comprar o mesmo produto dentro do próprio estado pagando-se menos ou até o mesmo valor, porém com prazo de entrega de imediato, não deixando a produção ou o departamento de vendas inativo. Exemplo disso é orçar um produto a R$ 1.000,00 em São Paulo e dentro do estado do Espírito Santo custar R$ 1.200,00. Tendo em vista que a mercadoria de São Paulo incide a Substituição Tributária, o valor final dessa mercadoria passará para R$ 1.250,00, fora o valor de frete e o prazo para entrega que

pode ser de 2 a 5 dias úteis. Percebe-se que a vantagem de compra é dentro do estado do Espírito Santo, que além de ficar mais barato a entrega é de imediato.

Com este objetivo, o profissional contábil auxilia as empresas a reduzirem suas despesas operacionais. Os proprietários de negócios frequentemente utilizam as informações da contabilidade para rever o custo de recursos econômicos e de outras operações. Elas permitem que se entenda melhor quanto dinheiro se investe para que a empresa funcione. Além disso, os gestores também podem usar os dados registrados pela contabilidade para realizar uma análise sobre a qualidade dos recursos econômicos utilizados para produzir bens ou serviços. Se a qualidade geral do produto não for prejudicada usando uma matéria-prima mais barata, pode-se fazer essa mudança para reduzir os custos de produção e, consequentemente, aumentar o lucro. (MARQUES, 2017).

Iudícibus, Martins e Gelbcke (2003, p.49) afirmam que a contabilidade tem por objetivo fornecer informação estruturada de natureza econômica, financeira e física, de produtividade e social aos usuários internos e externos à entidade objeto da contabilidade, considerado pelo usuário elemento importante para tomada de decisões. As informações são fornecidas pela Contabilidade através das demonstrações, devendo atender aos usuários externos (bancos, investidores, etc.) e aos usuários internos.

O papel do profissional contábil é um dos mais relevantes, dada a importância do objeto de estudo dessa ciência que é o patrimônio das organizações. Qualquer que seja a função exercida, ele estará direta ou indiretamente colaborando para que esse patrimônio se mantenha saudável, disponibilizando informações confiáveis e tempestivas para seus administradores e demais usuários interessados. (MIELDAZIS, 2018).

Esse profissional viabiliza as tomadas de decisões, os controles internos e evidencia possíveis riscos, de forma a permitir que tais organizações gerem benefícios econômicos, sociais e ambientais para toda a sociedade. O profundo conhecimento técnico, visão multidisciplinar e organização são algumas das habilidades necessárias para o exercício dessa função. A busca incessante por atualização também se faz necessária, considerando o dinamismo normativo da área e o contexto globalizado no qual ela se desenvolve. (MIELDAZIS, 2018).

Os gestores também podem usar as informações desse departamento para aumentar os retornos financeiros de uma empresa. Os responsáveis podem preparar previsões financeiras relacionadas com a procura dos consumidores, as vendas em potencial ou os efeitos das alterações dos preços. Além disso, essas informações servirão para que se produzam bens ou serviços suficientes para suprir a demanda do consumidor com preços competitivos no mercado. Dessa forma, é possível competir com outras empresas do setor sem prejudicar a saúde financeira do negócio. (MARQUES, 2017).

Tendo em vista a importância desse setor na empresa, surge a pergunta: “A sua empresa possui um profissional contábil dentro da empresa? ”.

Gráfico4: Profissional Contábil

Fonte: O Próprio, a partir dos questionários enviados por e-mail

Quando questionados sobre ter um setor fiscal dentro da empresa nos dias atuais, no Gráfico4 “Profissional Contábil” percebe-se que 7% das empresas têm esse profissional no setor de suprimentos, 13% o tem no setor fiscal, enquanto 20% das empresas utilizam esse profissional apenas para entrada de notas fiscais, sendo que ele poderia contribuir muito mais. O índice que mais chama atenção é que 60% das empresas questionadas não veem necessidade de um profissional contábil dentro da empresa e com tantas atualizações fiscais é um risco ficar sem essa mão de obra.

Nos tempos atuais, não há desenvolvimento que não passe ou dependa do profissional contábil. No entanto, ao lado dessa gradual valorização está uma avalanche de desafios que todo o militante da área tem de enfrentar para atender às demandas. O segmento é afetado diretamente pelas transformações tecnológicas, fiscais, legislativas, econômicas e tributárias. E a busca incessante pelo conhecimento e educação permanente passou a ser fundamental para a sobrevivência e o sucesso nesta área.

Tudo o que acontece em uma empresa e tem relação com dinheiro deve ser avisado ao departamento contábil. É responsabilidade do setor registrar tudo o que for comprado. Além disso, os responsáveis pela contabilidade devem arquivar os documentos para realizar a prestação de contas de todo o dinheiro que sair da empresa. (MARQUES, 2017).

O contador do novo milênio, da “Era do Conhecimento”, é plural, tem suas competências ampliadas, é versátil e flexível a mudanças. Essa é a oportunidade de mostrar para toda a sociedade a relevância da atividade. Ao decifrar a linguagem internacional dos negócios, o empresário e o profissional contábil tem nas mãos a chave da prosperidade. (MACHADO JUNIOR, 2015).

O atual momento do mercado requer desse profissional a criação e revisão de estratégias na manutenção do setor. Acompanhar as constantes mudanças nas tecnologias de gestão e controle podem ser fatores competitivos, mas devem estar configurados dentro da realidade financeira da empresa. Cabe avaliar quais os tipos de mudanças e quais os períodos mais propícios para tal, para que a empresa não gaste mais do que o necessário. Financiamentos e empréstimos são saídas interessantes e tentadoras, mas que devem ser avaliadas com cuidado e sabedoria. Nesse ponto, o profissional contábil é a melhor opção no que diz respeito à segurança do negócio.

7%

13%

20%60%

Sim, o mesmo faz parte do Setor de Compras

Sim, o mesmo faz os fechamentos contábeis e os envia acontabilidade

Sim, somente para o controle de notas fiscais

Não vejo necessidade de contratar este profissional se játemos a contabilidade

Uma visão macro sobre todos os processos e rotinas é fundamental quando se trata de empresas bem organizadas, e um dos principais processos dentro de um negócio é o setor de compras, onde um profissional contábil pode colaborar no controle das finanças, tributos e processos. Tem-se também os orçamentos que são uma parte importante nesse setor. Por meio deles é que são tomadas grande parte das decisões em relação ao custo da matéria-prima ou de um determinado produto para revenda. Por meio de todos esses dados, o profissional contábil poderá criar um orçamento mestre para toda a organização. A finalidade principal desse orçamento é conservar o lucro da empresa mediante uma análise cuidadosa das despesas que são necessárias e desnecessárias. (MARQUES, 2017).

Como todas as demais profissões exercidas no mundo atual, o profissional contábil está sujeito às constantes mudanças consequentes dos avanços tecnológicos, principalmente no que se refere às tarefas cotidianas de escrituração e geração de informações fiscais.

Nesse contexto, o mercado tende a absorver os profissionais que buscam uma formação sólida. Tal formação necessita privilegiar a contabilidade como ciência, usar recursos tecnológicos para ampliar suas capacidades de análise e interpretar os dados de maneira a auxiliar de forma efetiva o setor de suprimentos das organizações. Conscientizar-se do seu papel no setor de suprimentos é de extrema importância para superar a tradição mecanicista do exercício da profissão. (MIELDAZIS, 2018).

Tudo que diz respeito a informações financeiras no setor de compras e da empresa será administrado e monitorado pelo profissional contábil. É ele quem poderá informar a situação e saúde financeira dos negócios, além de propor estratégias e processos que permitam diminuir custos e tempo em determinadas tarefas.

O profissional contábil, muitas vezes, melhora o processo de tomada de decisão do proprietário do negócio. Ao invés de tomar decisões com base apenas em análises qualitativas, os empresários ou gerentes podem usar informações financeiras como ferramenta. Normalmente o profissional contábil fornece uma análise quantitativa para vários tipos de decisões, assim, os gestores podem decidir de forma muito mais segura, minimizando os riscos. (MARQUES, 2017).

“Sem dúvida, se o gestor puder contar com o auxílio de um profissional de contabilidade estará a par das melhores informações financeiras para tomar decisões cada vez mais acertadas e sensatas”. (BONASSOLI, 2016).

Na atualidade, com um mercado cada vez mais competitivo, o setor de suprimentos não tem sido o principal alvo dos empresários no sentido de investimento. Imagina-se que muitos não têm ideia de que esse setor requer mais atenção e os colaboradores, oportunidades para adquirirem mais conhecimentos. Para esclarecer o que gera a falta de investimento no setor de suprimentos pergunta-se: “O que você acredita que está faltando no Setor de compras de sua Empresa? ”.

Gráfico5: Falta no Setor de Compras

Fonte: O Próprio, a partir dos questionários enviados por e-mail

O Gráfico5 “Falta no Setor de Compras” traz a demonstração de que 10% não veem a necessidade de um profissional qualificado por ser uma empresa de pequeno porte; 20% acreditam ser falta de interesse do profissional em adquirir novos conhecimentos e tentar melhorar sua produção; 27% imaginam que falta ao profissional de suprimentos ferramentas adequadas para melhorar a produção, e uma margem de 43% responderam que um profissional contábil seria de extrema importância para obter resultados mais concretos.

Tendo em mãos os resultados fornecidos por este profissional, o empresário poderá controlar todos os investimentos dentro de seu próprio negócio, terá uma visão melhor de quais setores precisam de cortes de gastos e quais precisam de mais atenção. Também poderá reposicionar a empresa perante o mercado e consumidores, criando maneiras mais eficazes de fazer seu produto ou serviço, fazendo com que chegue às mãos do público certo com menos custos e no menor tempo possível. Dessa forma, o setor de compras será um aliado nos negócios, bem como o profissional contábil estará à frente da manutenção da sua cadeia.

Toda e qualquer organização, seja de que porte for, com ou sem fins lucrativos, precisa, por imposição legal, de um profissional contábil que, no mínimo, seja responsável pelas informações contábeis e fiscais dessas organizações, fato que, por si só, já indica um número expressivo de oportunidades de trabalho. (MIELDAZIS, 2018).

4 – ALGUMAS PRÁTICAS E FERRAMENTAS INDISPENSÁVEIS PARA MELHORAR O SETOR DE SUPRIMENTOS

Existem no mercado algumas práticas que poderão auxiliar no dia a dia do setor de suprimentos. As funções atribuídas aos colaboradores não devem ser engessadas. Toda empresa de pequeno e médio porte pensa em chegar ao nível de grande porte, e para que isso aconteça, ela precisa de profissionais qualificados e ainda estudar o tipo de melhoria que pode ser atrelada à empresa.

Vale lembrar que este artigo trata do profissional contábil e suprimentos. Buscar conhecimento é fundamental, pois a empresa depende desse profissional para escolher as ferramentas que melhor irão atender a sua demanda de serviço. Pensando nesse quesito e com o intuito de melhorar esses processos nas empresas,

27%

43%

20%

10%Falta ao Profissional de Compras Ferramentas adequadaspara melhoria do Setor

As informações contábeis seria de extrema importância paraobter resultados mais concretos

Falta interesse do profissional de compras em adquirirconhecimento

Minha empresa é de pequeno porte e não precisa de umprofissional qualificado

serão apresentadas algumas práticas e ferramentas indispensáveis para serem aplicadas nesse setor.

Escolher a ferramenta adequada dependerá da necessidade e rotina da instituição. Esses processos, se aplicados corretamente, poderão melhorar e trazer melhores resultados para as organizações.

O Blog E-SALES (2018) responsável por vários artigos técnicos diz que:

O controle do estoque e a distribuição dos produtos também é um desafio para ser analisado. É possível resolver esse problema com a utilização de softwares e equipes especializadas no assunto, sendo um investimento que irá ajudar a evitar estoque parado e aumentar a circulação de produtos no mercado.

Para ajudar nos processos de compras, optar por um único software de gestão é fundamental, principalmente para eliminar as planilhas de Excel já citadas, assim como proteger os dados do sistema, pois a vida da empresa está armazenada na memória física do computador, dessa forma, a margem de erro será reduzida, já que toda atividade estará centralizada em um único local.

É fundamental fazer um backup diário do software e sua base de dados, pois previne a perda de dados como arquivos apagados acidentalmente por falha física ou humana. Atualmente o backup mais seguro é o da nuvem, pois é possível armazenar informações de acordo com a necessidade de cada empresa, contratando o serviço que melhor poderá atendê-la e ainda ter acesso a arquivos ou softwares de qualquer computador ou celular.

Muitos problemas têm levado empresas a perderem seus clientes, e com isso sua credibilidade. A demora em um atendimento, seja por compra ou através de venda, levam o cliente ao desgaste. Diante dessas constatações pergunta-se: “Como é controlado o estoque, as compras e vendas de mercadoria de sua empresa?

Gráfico6: Software

Fonte: O Próprio, a partir dos questionários enviados por e-mail

No Gráfico6 “Software” procurou-se saber das empresas como é controlado o estoque, a compra e as vendas. O resultado mostra que 3% das empresas não possuem um controle eletrônico, controlando tudo através de um caderno de produção. Tem-se 17% que não possuem um software, controla-se todos os processos através de planilhas em Excel. Mas 23% afirmam ter um sistema completo que atenda a toda necessidade do setor de suprimentos e isso é perfeito. Porém, 57%

23%

57%

17%

3% Possui um Software completo

Possui um Software, mas nem todas as informações estãonele

Não possui um software, todos os processos são controladosatravés de planilhas

Não possui controle eletrônico, tudo é anotado em um cadernode produção

possuem um software, mas nem todas as informações estão nele, ou seja, depender de mais de um sistema para manter o controle pode ser um risco.

Existem ferramentas poderosas que podem ser usadas para resolver algumas questões de estoque, compra e venda de mercadorias, dentre elas estão:

OTB (Open To Buy)

É a sigla em inglês para “verba de compras em aberto” e é uma ferramenta fundamental dentro do planejamento, pois dá a oportunidade, através de informações gerenciais, de comprar bem para vender bem, utilizando a dados de vendas e giro de mercadorias para determinar o nível ideal de estoques.

Para Gonzales (2015),

O Planejamento OTB é uma ferramenta poderosa do Planejamento de Compras, que utiliza dados de vendas e giro de mercadorias para determinar níveis ideais de estoques, dá a organização a oportunidade de comprar bem para vender bem, garante orçamentos consistentes e aumenta significativamente a eficiência das operações.

O OTB começa quando o plano de orçamentos termina. Isso significa que o planejamento orçamentário entrega ao comprador um plano para compra de mercadorias a serem entregues em um mês específico. Ele mostra quanto é gasto por mês e, portanto, quanto dinheiro há disponível para as compras subsequentes. O planejamento do OTB é feito utilizando um fluxo de dados em escada, porque o estoque no fechamento de um período é o mesmo estoque na abertura do período seguinte, e assim por diante. (LICHTI, 2013).

Para que o plano tenha sucesso (cumpra as metas de venda, giro e GMROI para uma determinada categoria), o planejador deve tentar comprar mercadorias na quantidade suficiente, e com o prazo de entrega, de modo que o estoque mensal final real seja igual ao estoque mensal final projetado para um mesmo mês.

Segundo Gonzales (2015), “Se faltar dinheiro, por exemplo, o comprador tem a opção de continuar comprando, mas considerando que para efeito de fluxo de caixa as datas de pagamento deverão ser acordadas com os fornecedores para os períodos subsequentes”.

GMROI

O GMROI é o retorno da margem bruta do investimento em estoque; é uma ferramenta de análise utilizada para identificar os produtos que tem um maior retorno de investimento, ou seja, qual produto teve maior contribuição para a composição da margem geral da empresa. Consegue-se o GMROI através da seguinte fórmula: Um produto ao longo de um ano teve margem bruta no valor de R$ 70 mil e o estoque médio foi de R$ 150 mil.

Ou seja, no período de um ano, cada um real investido no estoque deste produto rende R$ 0,47 em resultado bruto.

Este indicador será muito importante para identificar produtos que necessitem de maior estocagem para que chegue em um percentual de GMROI maior. De forma semelhante, poderá identificar produtos que quase não precise de estocagem, pois com poucas vendas já consegue atingir o GMROI ideal. (LIMA, 2016).

Pires (2018) destaca: “ Veja a importância que não se pode medir a saúde de uma empresa apenas pelo faturamento bruto. É primordial analisar outros indicadores que norteará as tomadas de decisões da organização”.

CAPEX E OPEX

A explicação sobre esses dois conceitos é bastante simples, mas é preciso compreendê-las muito bem para não haver confusão.

Para Jerônimo (2018), “É preciso ir além no entendimento do que são esses conceitos, quais são a suas diferenças e por que são necessários ao negócio”.

CAPEX

É a abreviação da expressão da língua inglesa, capital expenditure, a qual pode ser compreendida como investimentos em bens de capital. Como exemplo cita-se máquinas e equipamentos adquiridos ou prédios próprios para uso da empresa. (Imobilizado)

O capital expenditure ou despesas de capital representa investimentos ou desembolsos em bens de capital que são aqueles utilizados na produção de outros itens como equipamentos, materiais de construção, entre outros. São os fundos usados para a aquisição de elementos que ajudarão a ampliar a capacidade da empresa de gerar lucro. Por isso as suas despesas são usadas para a aquisição desse tipo de item ou serviços físicos, por exemplo, um hardware. As despesas de capital também abrangem serviços.

Pulcinelli (2013) esclarece,

Trocando em miúdos, no ambiente de projetos, CAPEX representa os dispêndios com o capital investido a exemplo da construção de instalações de armazenagem, de aquisições de máquinas ou de ampliação das vias de acesso ao local onde se desenvolve o projeto.

Assim, os ativos comprados podem se referir a uma nova aquisição ou um item que eleva a produtividade de um setor ou equipamento. No entanto, é preciso atentar ao fato de que o segmento em que o negócio está inserido influencia o capital expenditure. Se o bem tem vida útil maior que o ano fiscal, a capitalização das despesas deve ser feita a partir da amortização — em caso de propriedades intelectuais — ou depreciação — para bens tangíveis. O propósito é repartir o custo do elemento sobre a vida útil indicada pelos regulamentos fiscais.

Para calcular, o primeiro passo é analisar as modificações ocorridas anualmente nos ativos. Por exemplo, se o balanço patrimonial da empresa identificou

R$ 1 milhão em ativos em 2017 e R$ 2 milhões no ano seguinte, a alteração foi de R$ 1 milhão.

Da mesma forma devem ser contabilizadas as mudanças nos passivos, considerando o período de um ano. Novamente, o balanço patrimonial é utilizado para esse cálculo. Se apresentar R$ 500 mil em 2017 e R$ 1 milhão em 2018, a modificação foi de R$ 500 mil.

Em seguida, basta subtrair a mudança ano a ano para chegar ao capital expenditure propriamente dito. Em uma fórmula simples tem-se:

CAPEX = variação dos ativos — variação dos passivos. Esse cálculo é relevante porque se refere a um custo de investimento que aumenta a possibilidade de a empresa gerar lucro.

OPEX

É a abreviação de outra expressão da língua inglesa, operational expenditure, a qual está relacionada a gastos com despesas, tais como aluguéis e propagandas. (Insumos, despesas e revenda)

O operational expenditure refere-se às despesas operacionais, que são pagamentos relativos à atividade de gestão empresarial e venda de produtos e serviços. É o caso, por exemplo, de uma companhia que compraria um computador, mas altera para um serviço que entrega a máquina e ainda faz o monitoramento, capacitação dos colaboradores e atualização do sistema.

OPEX faz referência às despesas operacionais, aos custos ou aos dispêndios operacionais. Eles significam os custos contínuos incorridos por um produto, uma empresa ou um projeto, no caso das empresas uma despesa operacional é uma despesa do dia a dia, tal como vendas e administração (PULCINELLI, 2013).

Portanto pode-se comparar a um “aluguel” de bens e prestação de serviços. Os seus custos se relacionam à manutenção de equipamentos, ao gasto de consumíveis e mais despesas operacionais. Isso significa que esse tipo de desembolso é realizado cotidianamente e envolve também os serviços terceirizados. As assinaturas de músicas online nos quais o usuário paga um valor por mês e tem acesso a uma biblioteca com diferentes canções é um exemplo de operational expenditure. O serviço continua ativo enquanto o pagamento é feito, sendo interrompido em sua ausência.

Vale a pena destacar que as despesas operacionais são dedutíveis de impostos no mesmo ano de sua realização. Além disso, é importante fazer um bom gerenciamento desses gastos para tentar reduzi-las sem haver prejuízos à qualidade e ao nível de produção. Entre os exemplos de desembolsos relacionados a essa categoria estão: manutenção e reparos, taxas de licença, publicidade, honorários de advogados, despesas de escritório, seguro, taxas e administração sobre a propriedade e gastos com veículos, viagens, locações, matérias-primas e folha de pagamento.

Esse cálculo é mais simples porque consiste na soma das despesas operacionais em determinado período de tempo, geralmente, um ano. Por sua

característica, essa contabilização se torna uma alternativa para empresa alcançar a redução de custos e aumento da produtividade.

Entre os pontos positivos dessa análise estão:

• manutenção do valor em caixa com o consequente uso do orçamento para outra finalidade sem a necessidade de descapitalização;

• aumento da flexibilidade de custo;

• diminuição da necessidade de financiamento, já que elas são diluídas com o passar do tempo.

A contratação do operational expenditure tem como finalidade a realização de uma forma de pagamento diferenciada a respeito dos serviços agregados. Além disso, esse ato deve contar com a garantia de que a empresa possui todos os recursos necessários, inclusive monitoramento, assistência técnica e implantação. Podem existir operações que envolvam ambas as modalidades, como a aquisição de um automóvel com a contratação de serviços de manutenção. Nesse caso, observa-se uma negociação de CAPEX e OPEX ao mesmo tempo. A aquisição do automóvel se enquadra na primeira categoria e o serviço na segunda. No mercado de tecnologia há ofertas que são consideradas como CAPEX (aquisição de licenças) e outras OPEX (contratações de serviços em cloud).

Conforme Jerônimo (2018) “Em processos de negociações comerciais, são comuns os casos de empresas que afirmam possuírem verba aprovada para a contratação de OPEX, enquanto outras dizem o mesmo para CAPEX”.

“O CAPEX e o OPEX têm diferentes impactos em projetos, pois a maior parte das despesas de capital é fixa e seu impacto financeiro em um projeto é sentido imediatamente” (PELCINELLI, 2013).

Ao fazer uma contratação considerada OPEX, a empresa está assumindo uma despesa que é diretamente lançada no resultado. Por outro lado, quando o gasto é classificado como CAPEX, está ocorrendo a aquisição de um ativo que irá compor o Balanço Patrimonial. Nesse último caso, a aquisição em si não afeta o resultado da empresa, mas somente a sua depreciação (amortização ou exaustão, dependendo do tipo de ativo) a qual será levada para resultado ao longo do tempo.

Diante do exposto neste trabalho, resta uma importante questão a ser analisada, já que o propósito deste questionário é melhorar o Setor de Suprimentos de muitas organizações, utilizando as ferramentas e práticas apresentadas durante as pesquisas realizadas. Dessa forma, pergunta-se “Esta pesquisa poderá lhe proporcionar melhorias futuras? ”.

Gráfico7: Pesquisa

Fonte: O Próprio, a partir dos questionários enviados por e-mail

O Gráfico7 “Pesquisa” ilustra que 7% dizem que as ferramentas apresentadas talvez ajudem, pois na prática acham complicado utiliza-las; 23% têm esse setor como rotineiro, as atividades vão se desenrolando no dia a dia, com a prática. Portanto, 70% acreditam que este artigo lhes proporcionará melhorias.

CONCLUSÃO

O presente estudo buscou entender como as informações contábeis podem ajudar o setor de compras a organizar e executar suas tarefas de maneira mais clara e objetiva através de um profissional contábil. A junção entre o profissional contábil e setor de compras já é uma realidade dentro das empresas, mas apesar das inúmeras vantagens, ficou evidente que as organizações encontram dificuldades em enxergar essa ação como estratégia, tratando-a apenas como forma de sobrevivência, porém no futuro poderá se tonar uma crise financeira.

Com tantas alterações na legislação fiscal nos dias de hoje, acredita-se que esta pesquisa tenha alcançado seus objetivos ao mostrar que um profissional contábil pode trazer informações que pode de certa forma fazer toda a diferença no setor de compras por meio de suas contribuições, apontando como realizar toda a apuração necessária para se obter melhores resultados na compra e venda de mercadorias, no controle de estoque e também fazer com que o orçamento chegue atualizado, de modo que a empresa perceba de imediato o gasto que terá ao adquirir uma determinada mercadoria, ajudando também o setor financeiro a saber o valor real que pagará no final da operação.

Constatou-se que os problemas encontrados no setor de compras citados neste artigo, bem como produtos vencidos por ficarem muito tempo sem vender, mercadorias compradas sem necessidade, falta de comprometimento no prazo de entrega dos produtos entre outros, podem ser resolvidos ou minimizados com as soluções e melhorias através das ferramentas e práticas propostas durante o processo deste estudo.

A metodologia utilizada foi desenvolvida por meio de um questionário com empresas de pequeno e médio porte de vários seguimentos da região metropolitana, revisão bibliográfica sobre o tema, artigos científicos e pesquisas na internet, e através disso, entende-se que os objetivos deste estudo foram atingidos. Por meio do questionário enviado por e-mail avaliamos que 60% desses empresários não possuem ou não veem necessidade de um setor contábil próprio dentro de suas empresas,

70%

7%

23%

Pesquisa

Sim, pois pode ser que algo esteja errado ou não temosconhecimento

Talvez, pois na prática é mais complicado

Não, este setor é rotineiro, vai de cada profissional

porém 43% observaram que esse setor se torna importante dentro da empresa, já que pode trazer resultados mais concretos e reais para as organizações.

Assim, todo o trabalho realizado mostrou possibilidades de melhorias notórias acerca das informações contábeis através do profissional contábil que, por sua vez, estaria mais presente nas operações realizadas pelo setor de compras.

De toda forma, este artigo possui limitações de pesquisa, já que tratou especificamente do setor de compras e de empresas de pequeno e médio porte da região metropolitana. Espera-se que outros alunos venham desenvolver pesquisas futuras referentes a outras áreas e de empresas de grande porte ou até mesmo trazer melhorias a este conteúdo, podendo assim beneficiar as organizações de um modo geral, ou que essas possam investir mais em seus próprios colaboradores para que se tornem excelentes profissionais no futuro.

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