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Informação de Segurança Alimentar para Acção

Como Relatar Informação de Segurança Alimentar

Lição 4Formatos de Relatórios sobre Segurança

Alimentar

Este curso é financiado pela Comissão Europeia e implementado pela

Organização das Nações Unidas pª a Agricultura e Alimentação

Curso: Informação de Segurança Alimentar pª AcçãoLição 4: Formatos de Relatórios sobre Segurança Alimentar

ÍndiceObjectivos da aprendizagem....................................................................2

Introdução................................................................................................2

Formatos de relatórios usados em vários contextos de segurança alimentar..................................................................................................3

Seleccionar o melhor tipo de relatório......................................................5

Formatos para Relatórios de Pesquisa......................................................6

Formatos para Boletins de Aviso Prévio.................................................12

Formatos para Relatórios de Avaliação de Necessidades.......................16

Formatos para Documentos ou Informes de Políticas............................21

Formats for monitoring and evaluation..................................................26

Leituras adicionais..................................................................................31

Notas de Estudo 1


Objectivos da aprendizagem

No final desta lição, o formando será capaz de:

• Identificar os tipos mais importantes de relatórios usados para a informaçãol de segurança alimentar;

• Compreender as características chave destes tipos de relatórios alternativos; e• Estruturar um relatório de segurança alimentar para vários contextos e

objectivos.

Introdução

Nesta lição iremos ver como estruturar relatórios para os contextos mais importantes em que tenha que os elaborar. Poderá servir-se dos exemplos e ideias apresentadas nesta lição para desenvolver os seus próprios relatórios. Mas lembre-se que o contexto e objectivo para os quais estará a escrever serão complexos e singulares.

Cada relatório deverá ser talhado para as necessidades do público principal: vai precisar aplicar os seus próprios talentos criativos para desenvolver o seu relatório final.

Notas de Estudo 2


Formatos de relatórios usados em vários contextos de segurança alimentar

Vamos rever rapidamente os passos principais que deve seguir para planear um relatório:

1. Definir o propósito do seu relatório2. Identificar os leitores3. Abordar um problema significativo e responder às perguntas correctas4. Facultar recomendações accionáveis aos leitores

= PERFIL DO RELATÓRIO

Uma vez concluídos estes passos, poderá desenvolver um perfil (ou linhas gerais) do relatório.

Nesta fase já deverá ter ideias do que o relatório deveria conter. Mas irá usar exactamente que formato? Que secções ou elementos ele deverá incluir? Qual será o seu aspecto? Em resumo, irá produzir que tipo de relatório?

Iremos agora ver alguns dos tipos mais importantes de relatórios.

1. Relatórios de PesquisaPoderá precisar de relatar sobre uma pesquisa que tenha realizado sobre segurança alimentar no seu país ou região; por exemplo um relatório preliminar ou um estudo sobre vulnerabilidade. Este tipo de relatório apresenta e regista, em primeiro lugar, as suas constatações, as quais podem ser usadas para fins que você não pode prever totalmente. Embora se possam fazer recomendações preliminares, em particular sobre intervenções de segurança alimentar a longo prazo, a ênfase é em aumentar a compreensão deste assunto através de uma análise.

Notas de Estudo 3


2. Boletins de Aviso PrévioAviso prévio é como vislumbrar de relance o futuro. Estes relatórios facultam aos decisores uma indicação sobre se irá surgir um problema de segurança alimentar. Eles devem mostrar onde se está a desenvolver o problema, a que ritmo e quais as suas dimensões. Eles podem recomendar mais avaliações em profundidade ou intervenções imediatas.

3. Relatórios de Avaliação de NecessidadesAs Avaliações de Necessidades numa situação de Emergência facultam aos governos, às organizações de auxílio e à comunidade internacional em geral, informação para planificar uma resposta imediata na sequência de uma crise. Elas estabelecem a extensão da emergência humanitária e a resposta correcta para reduzir o seu impacto. Os relatórios de Avaliação de Necessidades comunicam estas constatações e recomendações para os programadores e planificadores.

4. Documentos ou Informes de PolíticasÉ necessária informação e análise sobre segurança alimentar pª informar o desenvolvimento de políticas relevantes. Os documentos ou informes de políticas partem de um problema ou necessidade declarada, facultam uma selecção de escolhas e recomendam a adopção de uma, algumas, ou nenhumadas opções apresentadas. Por exemplo, podem-lhe ter pedido para examinar opções de políticas para estabelecer uma rede nacional de segurança.O documento responde à pergunta "Que opção/opções devemos escolher?” e apoia as recomendações com uma informação abrangente e argumentos persuasivos.

5. Relatórios de Monitoria e Avaliação (M&A; em inglês M&E) “Monitoria e Avaliação” é um processo de avaliar um projecto, programa, ou política, em curso ou já concluídos. A M&A avalia concepção, implementação e resultados. Um relatório de monitoria verifica o progresso e recomenda acções de correção/ajuste.

Notas de Estudo 4


Um relatório de avaliação examina o impacto e recomenda a continuidade, modificação ou paragem do projecto, programa ou política.

Seleccionar o melhor tipo de relatórioO quadro abaixo pode ajudá-lo a reflectir sobre qual é o formato de relatório mais adequado para aplicar a uma situação específica.

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Quadro I: Resumo dos Tipos de Relatórios

No mundo real, os diferentes tipos de relatórios frequentemente combinam-se. Por exemplo, poderá ver elementos de recomendação de políticas combinados com um relatório de pesquisa; ou um boletim de aviso prévio que incorpora recomendações sobre necessidades de emergência.Lembre-se de que existem muitos outros documentos pelos quais pode ser responsável. Contudo, iremos concentrar-nos sobre como relatar informação de segurança alimentar.

Notas de Estudo 5

Avalia o progresso em comparação com os alvosRecomenda mudanças para as actividades e concepçãoMobiliza recursos

Contínuo (monitoria)Periódico(avaliação)

Define uma questão de política urgenteIdentifica e avalia opções de políticasRecomenda uma alternativa preferencialPouco frequente

Identifica a extensão e impacto de uma emergência humanitáriaRecomenda uma resposta de emergência adequadaMobiliza recursos

Quando necessário

Informa os decisores dos níveis e tendências actuais em segurança alimentarActiva e foca as avaliações das necessidades e planos de mitigação

Contínuo

Comunica uma compreensão maior da segu-rança alimentarContribui para uma planificação de desen-volvimento a longo prazo

Pouco frequente

Objectivos principaisFrequênciaTipo de relatórioRelatório de Base / Preliminar ou de Pesquisa

Boletim de Aviso Prévio

Avaliação de Necessidades de Emergência

Documentos ou Informes de políticas

Relatórios de Monitoria e Avaliação (Programas e Políticas)


Agora iremos ver como definir o perfil (i.e., as linhas gerais) de cada tipo de relatório. Para cada tipo de relatório, irá ver que elementos devem ser incluídos e analisar alguns exemplos.

Formatos para Relatórios de Pesquisa

No decorrer do seu trabalho, poderá ter que efectuar uma “pesquisa” (ou investigação) para compreender melhor a natureza da segurança alimentar num determinado país ou região. Poderá, por exemplo, querer compreender o seguinte:

• Quais são os meios de sustento básicos dos grupos?• Quais são os riscos prováveis ou conhecidos que podem ter que enfrentar?• Qual é a probabilidade de estes ocorrerem?• Quais são os grupos mais vulneráveis?• Quais são as estratégias disponíveis para lidar com riscos e minimizá-los?• Que capacidades, serviços e recursos existem para mitigar a vulnerabilidade?

A sua pesquisa poderá basear-se em trabalho de campo (fontes primárias) ou em análise de estudos anteriores, outras pesquisas publicadas ou em falar com pessoas (fontes secundárias).O relatório apresenta os seus dados e retira conclusões dos mesmos. Faculta informação de uma maneira que se adapta a um público particular que tem necessidades específicas dessa informação.

Este tipo de relatório poderá não facultar recomendações sistemáticas. Embora possam ser incluídas recomendações preliminares, será dada ênfase à análise e contribuição para uma maior compreensão do assunto.

O relatório típico de pesquisa acompanharia, aproximadamente, a mesma ordem cronológica que a sua pesquisa:

Notas de Estudo 6

Problemas e objectivos

Primeiro, discutirá as questões que levaram a realizar o trabalho de pesquisa;

Metodologia depois discutirá a metodologia da recolha de dados;

então discutirá os dados em si;

e finalmente as conclusões com base nesses dados.

Dados

Conclusões


A extensão de cada secção pode variar grandemente entre os diferentes relatórios. Os cabeçalhos das secções podem ser combinados, separados ou terem um novo nome, de acordo com o objectivo do relatório.

Vejamos agora estas secções mais em detalhe. Os documentos do tipo investigativo incluem geralmente os seguintes elementos estruturais:

TítuloO título é a primeira coisa que os leitores vêem. Um título bem escolhido deve dar aos leitores uma visão geral rápida do assunto e problema abordados no relatório. Um leitor pode usar o título para decidir se vai ler ou não o relatório todo.

Índice

O índice é o “esqueleto” (esquema) ou visão geral da estrutura do relatório. Ele indica a organização geral, as principais secções e sub-secções, os números das páginas para localizar as secções no relatório. O índice conduz os leitores através de todo o relatório. Faculta uma visão geral da abordagem e dos assuntos mais importantes ali tratados.O índice também ajuda os leitores a encontrar secções específicas ou informação em que estejam particularmente interessados.

SumárioExecutivo

O sumário ou resumo executivo representa o relatório inteiro facultando uma sinopse (resumo) das partes e constatações principais.O sumário executivo procura interessar os leitores em ler o relatório inteiro. Contudo, a função principal do sumário executivo é satisfazer as necessidades daqueles leitores que não têm tempo para ler o relatório inteiro e dos leitores cujo interesse principal são as

Notas de Estudo 7


constatações e conclusões do estudo, particularmente os decisores.

Introdução

(Introd.)

A introdução ao relatório de pesquisa necessita também de fazer com que os leitores estejam prontos a ler o relatório inteiro. Alguns dos outros elementos, tais como os antecedentes ou o objectivo, podem ser tratados na introdução. No entanto, se estes assuntos exigirem muito debate, podem precisar das suas próprias secções.A introdução pode finalizar com um roteiro, mostrando como o relatório está organizado.

Antecedentes e objectivo

Necessitará de debater a situação que levou à pesquisa. Qual é o problema que a pesquisa se propôs abordar? Necessitará de debater o que pretendia fazer no relatório de pesquisa. Quais eram os seus objectivos? Qual era o âmbito do seu trabalho? O que é que não foi incluído?

Revisão da matéria

É habitual, num relatório de pesquisa, resumir-se qualquer pesquisa relevante ao estudo. Que outros relatórios e estudos foram escritos sobre o assunto? Deverá resumir esta matéria de forma sucinta. Deverá facultar as citações bibliográficas completas no final do seu relatório para que os leitores possam encontrar estes documentos no caso de o desejarem.

Método e procedimento

s

Uma das metas ao escrever este tipo de relatórios é permitir ao leitor visualizar como você recolheu os dados, para que possam avaliar a credibilidade ou limites em relação aos dados.Poderá mesmo querer permitir que o leitor faça uma réplica do estudo. Deverá descrever o contexto conceptual da sua pesquisa. Deverá também discutir os procedimentos práticos usados, possivelmente com algum detalhe.

Os dados são a alma do relatório de pesquisa. Estes podem aparecer na parte principal do relatório ou alternativamente como anexos, se

Notas de Estudo 8


Apresentação de dados

se considerar que interromperiam o curso do debate. Futuros leitores poderão querer usar os dados originais de formas que você nem sempre pode prever. Nesta secção não irá acrescentar a interpretação à apresentação de dados. Irá apresentar meramente os dados, sem tentar explicá-los.

Conclusões e recomendaçõ

es

Num relatório de pesquisa, é útil interpretar ou debater as suas constatações numa secção separada daquela onde apresenta os dados.Esta secção irá explicar e interpretar os seus dados. Esta secção ou área do relatório é também a parte onde se fazem recomendações preliminares ou se expõem ideias para posterior pesquisa.

AnexosOs anexos podem ser usados para apresentar os dados detalhados ou informação adicional, os quais, se fossem incluídos no texto, iriam interromper o curso do debate principal. Por exemplo, pode colocar uma metodologia detalhada como anexo.

Bibliografia

O objectivo de um relatório de pesquisa é edificar ou acrescentar conhecimento numa área particular. O seu relatório de pesquisa é construído com base em trabalhos elaborados por outros pesquisadores sobre o mesmo tópico. Por essa razão, deve apresentar uma lista de todas as fontes de informação que usou ou consultou no seu relatório.

Agora examinemos as características diferentes de dois tipos de relatórios:

1. Relatórios de antecedentes Como parte do desenvolvimento de um PRSP, podem-lhe pedir para ajudar a preparar uma análise de vulnerabilidade e pobreza. Este relatório é usado para aumentar

Notas de Estudo 9


a compreensão sobre os meios de vida locais, condições existentes e capacidades para lidar com o risco. Na qualidade de analista de segurança alimentar, terá uma compreensão profunda destes assuntos e podem pedir-lhe para ajudar a pesquisar e escrever um relatório desse tipo. Este relatório de antecedentes (ou de fundo, ou de contexto), é o ponto de partida para desenvolver o PRSP.

2. Relatórios de Base ou PreliminarUm FSIS (sistema de informação de segurança alimentar) poder realizar um estudo de base. Um relatório de base é usado para apresentar constatações a partir deste estudo.Uma das funções principais é servir como ponto de referência para futuras avaliações. Talvez queira poder avaliar se a situação de segurança alimentar melhorou ou piorou, possivelmente devido a um impacto exterior. Ou talvez necessite de captar a essência da situação, para avaliar a evidência dos impactos resultantes da implementação de uma política, um programa ou um projecto.

Como exemplos de relatório do tipo pesquisa, poderá ver um relatório de base escrito sobre o Djibouti e um relatório sobre a situação de segurança alimentar preparado sobre a Georgia. Lembre-se de que estes exemplos são facultados para ilustrar certos pontos – não necessariamente para servirem de padrões a serem usados por si. Não necessitará de ler estes relatórios detalhadamente. 1

Enquanto desenvolve o seu documento de pesquisa, deve também ter em conta uma série de questões, a mais importante das quais é a seguinte:

Será que o seu relatório de pesquisa atinge os seus objectivos e comunica ao público alvo uma maior compreensão do tópico que investigou?

1 Veja p.f. os Anexos “ Perfil & Básico.pdf Djibouti” e “Georgia FS Resumo20.pdf”

Notas de Estudo 10


Perguntas adicionais incluem p.ex.:

• O título é interessante, claro, sucinto e descritivo?• Os cabeçalhos das secções e das sub-secções foram escolhidas de forma eficaz

e facultam uma visão geral clara do seu documento?• O sumário executivo representa bem o seu documento?• Os objectivos e âmbito da sua pesquisa estão explicados de forma clara?• Os métodos e procedimentos foram descritos de forma clara? Poderá o leitor

fazer uma réplica do seu estudo?• Foram resumidos alguns estudos preliminares sobre o assunto? • Os dados originais estão apresentados ao leitor de forma clara?• As suas constatações e recomendações foram escritas de forma clara?• As recomendações tem natureza prática? Elas são facilmente identificáveis no

texto?• Os anexos são todos relevantes e adequados para apoio ao documento ?

Então deverá verificar os seguintes elementos do seu relatório: • título • lcabeçalhos• sumário executivo • objectivos• descrição de métodos e procedimentos • resumo de estudos anteriores

Notas de Estudo 11

Lista de Verificação (Checklist)


• apresentação de dados originais• constatações e conclusões• recomendações • anexos

Notas de Estudo 12


Formatos para Boletins de Aviso Prévio

Uma função importante da maioria dos sistemas de informação de segurança alimentar é facultar um aviso prévio de uma crise de segurança alimentar que está para acontecer.Ao longo das duas últimas décadas, foram estabelecidos em muitos países, sistemas de Aviso Prévio (AP) relativamente elaborados. As perguntas fundamentais que um boletim de aviso prévio necessita de responder incluem as seguintes:

• Existe um problema emergente?• Que áreas estão afectadas e a que ritmo está a progredir o problema? • Que resposta já está em curso? • Serão necessárias mais avaliações aprofundadas?

O boletim de AP necessitará de manter os decisores chave informados da situação.O público primário incluirá pessoal de Governos nacionais, doadores e representantes de outras agências humanitárias.Dependendo da situação, o relatório poderá ser usado para promover acções posteriores. Contudo, normalmente não se espera que um boletim de AP apoie decisões detalhadas de programação.

Um boletim de aviso prévio poderá incluir os seguintes elementos estruturais:

TítuloO título pode ser usado para passar/comunicar a mensagem principal do boletim. Um título com uma linha pode facultar um mini-resumo do relatório. Isto pode ser muito útil para os decisores ocupados que precisam de saber, de relance, se existe um problema que precisa da sua atenção, ou não.

Índice Embora os boletins de AP sejam habitualmente muito curtos – entre uma e quatro páginas em extensão – um índice pode ainda ser apropriado. O índice é um “esqueleto” (esquema) ou visão geral da estrutura

Notas de Estudo 13


(Índice)do relatório. Ele faculta aos leitores uma visão geral rápida do enfoque e assuntos principais abordados. Ele ajuda os leitores a localizar uma informação específica sobre a qual podem estar particularmente interessados.

Resumo(ou Sumário)

O resumo faculta uma sinopse do boletim inteiro. Pode muitas vezes ser a única parte do relatório lida pelos decisores, por isso necessita de representar todas as constatações e recomendações chave do relatório. Ele devia ser elaborado de forma rigorosa, ser curto e focar os principais pontos analíticos e recomendações.

Implicações e recomendações

Esta secção resume o problema actual: qual a intensidade, a extensão e a duração do problema, e quem é afectado? Esta secção faculta recomendações para uma resposta imediata – passos práticos que precisam de ser implementados a curto prazo. Como o boletim pode relatar sobre uma situação que está a evoluir rapidamente e/ou onde os dados são incompletos, as recomendações podem incluir a recolha de mais dados. Em contraste com muitos dos outros formatos de relatórios, é mais comum encontrar-se a apresentação das recomendações perto do princípio do boletim. Isto serve para centralizar a atenção em acções de emergência urgentemente necessárias.

Descrição do problema

A descrição do problema identifica a natureza do choque ou crise. A situação actual do problema pode ser discutida em detalhe, incluindo: impactos sobre a produção alimentar; mercados e acesso aos alimentos; e consequências de saúde e de nutrição.Ele identificaria quem foi afectado e de que forma. Devem ser discutidos os impactos sobre as infra-estruturas e as instituições – particularmente na medida em que elas afectam a capacidade de resposta à crise. Por fim, deve olhar para o que já está a ser feito em resposta ao problema e o que está planificado para uma próxima vez.

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Como exemplos de boletins de aviso prévio, pode consultar os Anexos facultados.2 Foi preparado um boletim para a Somália e um relatório para o Quénia. Lembre-se que estes exemplos são facultados para ilustrar certos pontos e estimular ideias – não necessariamente para servir de padrões para seu uso.

Enquanto desenvolve o seu documento de pesquisa, deve também ter em conta uma série de questões, a mais importante das quais é:

Será que o seu boletim atinge o seu objectivo de informar os decisores sobre os actuais níveis e tendências em segurança alimentar?

Perguntas adicionais incluem, p. ex.:

• O título faz um resumo eficaz do boletim numa só linha?• Um índice curto é apropriado? Em caso afirmativo, ele faculta uma visão geral

clara do seu documento? • O resumo representa bem os principais pontos incluídos no relatório? • As recomendações foram escritas de forma clara e são de carácter prático? Elas

são facilmente identificáveis no texto? • O problema (incluindo os impactos) está definido de forma clara e convincente? • Se apropriado, a sua descrição do problema convence os leitores sobre a

existência de um problema urgente?

2 Consulte p.f. os Anexos “FSAU December report.pdf” e “Kenya FEWS Bulletin.pdf”

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Lista de verificação


Depois, deverá verificar os seguintes elementos do seu relatório:

• título• índice• sumário• recomendações• descrição do problema

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Formatos para Relatórios de Avaliação de Necessidades

Um problema emergente de segurança alimentar pode despoletar um exercício de avaliação de necessidades para se estabelecer a extensão e a resposta correcta à emergência.A avaliação de necessidades deve responder às seguintes perguntas cruciais:

• Qual é a natureza e dimensão do problema?• Quanto tempo vai durar?• Quais são os grupos mais vulneráveis?• O que é necessário, e em que quantidade; qual é a melhor resposta?• Até que ponto está afectada a capacidade local de resposta e de prestação de

serviços?• Quais são as mais importantes considerações logísticas e de recursos?

O relatório de avaliação necessitará de comunicar estas constatações a um público primário que inclui planificadores e gestores em departamentos governamentais, doadores e outras agências humanitárias. O relatório pode ser usado para apoiar a tomada de decisões nas áreas de programação, mobilização de recursos e “advocacia”.

A Avaliação de Recursos inclui geralmente os seguintes elementos estruturais:

Título

O título é importante pois é a primeira parte do relatório que o leitor lê. Um leitor pode decidir se lê ou não lê um documento pelo seu título. No mínimo o título deve indicar claramente o tópico (uma avaliação de necessidades), a localização geográfica e o período. Também pode usado para começar a comunicar a mensagem principal.

Índice

O índice é um “esqueleto” ou visão geral da estrutura do relatório.Ele mostra a organização geral, as secções principais e suas

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sub-secções e número das páginas para se localizar as secções específicas.O índice conduz os leitores ao longo do relatório. Ele dá aos leitores uma visão geral rápida do enfoque e principais questões tratadas.

SumárioExecutivo

O sumário executivo representa o total do documento ao fornecer uma sinopse das principais conclusões e recomendações.Ele pretende captar o interesse dos leitores para a leitura do documento inteiro. No entanto, a principal função do sumário executivo é satisfazer as necessidades daqueles leitores que não têm tempo para ler o relatório todo, e dos leitores cujo interesse principal está nas conclusões e recomendações do estudo; em particular os decisores.

Introdução

A introdução ao relatório de avaliação de necessidades prepara os leitores para o relatório inteiro. Outros elementos, como metodologia, antecedentes e objectivo, podem ser tratados na introdução. No entanto, se estas questões requerem muita discussão, eles podem necessitar de secções próprias. A introdução pode terminar com um roteiro indicando como o documento está organizado.

Objectivos e metodologia

É preciso discutir o que pretendia fazer na avaliação de necessidades. Quais eram os objectivos? Qual é o âmbito do estudo?Esta secção deve esboçar deforma breve os métodos que se utilizaram. Como foi feita a amostragem e recolha dos dados primários, e que fontes secundárias de informação se utilizaram? Como foi analisada a informação/ os dados? Esta secção deve indicar o grau de confiabilidade nos dados e consequentes conclusões.

AntecedentesPara estabelecer o contexto para a resposta recomendada, o relatório deve discutir os antecedentes e condições anteriores à

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crise nas zonas afectadas. Isso resumiria as formas de vida/sustento (“livelihoods”), incluindo as dimensões económica, social e política, e as suas vulnerabilidades e capacidades.

Descriçãodo problema

A descrição do problema identifica a natureza do choque ou crise. Isso pode incluir a história do problema: suas causas e ocorrências semelhantes no passado.O estado actual do problema pode ser discutido em detalhe, incluindo: impactos sobre a produção alimentar; mercados e acesso aos alimentos; e saúde e consequências a nível nutricional. Deve identificar quem foi afectado e de que maneira. Deve discutir os impactos sobre infra-estruturas e instituições – em particular no que concerne à sua capacidade para responder à crise. Finalmente, deveria também referir o que já está sendo feito para responder ao problema e que sucessos têm tido esses esforços.

Conclusões e recomendações

Esta secção faz uma síntese das constatações mais importantes – isto é mais do que um sumário ou resumo. Ela apresenta um caso nítido aos responsáveis pela tomada de decisões e constitui uma chamada para a acção.A secção resume a situação actual; cenários possíveis de como o problema se pode desenvolver e assistência necessária em termos de números, nível e duração. Ela delineia, avalia e compara as possíveis alternativas de resposta. Finalmente dá-se ao leitor recomendações para a resposta/reacção – passos práticos que devem ser dados para implementar a opção de política proposta.

Anexos

Os anexos podem ser úteis para apresentar a informação detalhada ou dados adicionais, nos casos em que incluí-los no texto interromperia o fluxo da discussão principal.Por exemplo, aqui se podem incluir mapas, detalhes de metodologia e informação de base ou antecedentes sobre meios e formas de vida.

Notas de Estudo 19


Notas de Estudo 20


Se desejar ver dois exemplos de relatórios de avaliação de necessidades, pode ler os Anexos providenciados.3 Um exemplo é o Relatório de Avaliação de Vulnerabilidade do Malawi e o segundo é uma actualização de avaliação de necessidades do PMA (WFP) para o Sri Lanka (Ceilão). Lembre-se que estes exemplos são fornecidos para ilustrar certos pontos e estimular ideias – não necessariamente para servirem de padrão para o seu uso.Passe os olhos por estes relatórios. Veja os índices e estrutura e compare isso com os elementos habituais identificados na página anterior. Apercebe-se de variantes?

À medida que desenvolve o seu relatório de avaliação de necessidades, deve também considerar uma série de perguntas ou questões.A mais importante é a seguinte:

Será que o seu documento consegue alcançar o objectivo de apresentar recomendações claras sobre a resposta/reacção adequada à crise actual?

Outras perguntas poderiam ser as seguintes:

• O sumário executivo é uma boa representação do documento? • O problema (incluindo os seus impactos) está definido de forma clara e

convincente? Identificaram-se as causas imediatas e profundas do problema?• Se aplicável, a descrição do problema convence os leitores de que existe um

problema urgente? • Apresentam-se e avaliam-se as possíveis alternativas de resposta?• A base sobre a qual foi avaliada cada uma das opções, i.e. o contexto de

análise, está claramente delineado?• O autor consegue demonstrar que a alternativa de resposta escolhida

representa a melhor opção para o problema?• As recomendações estão escritas de forma clara e são de natureza prática? Elas

são facilmente identificáveis no texto?• Os anexos são todos relevantes e adequados no apoio ao documento?

3 Pode consultar os Anexos “Malawi VAC Report.pdf” e “Sri Lanka ENA.pdf ”

Notas de Estudo 21

Lista de Verificação (Checklist)


Depois, pode verificar os seguintes aspectos do seu relatório:

• título• cabeçalho• descrição do problema• índice• alternativas de resposta• contexto ou quadro da análise• conclusões e recomendações• anexos.

Notas de Estudo 22


Formatos para Documentos ou Informes de Políticas

A ideia de contribuir para a elaboração de políticas pode ser intimidativa – especialmente se é uma coisa que nunca lhe tinham pedido antes. Na prática, não é um processo complicado.

A elaboração de políticas pode ser entendida como um processo de identificar problemas do mundo real, formular soluções e um curso de acção a seguir:

1. Identificar problemas2. Formular soluções3. Implementar acções

As políticas podem ser estabelecidas por qualquer instituição ou agência. As políticas públicas, que são determinadas pelo Governo, são uma questão central para a segurança alimentar.Uma política geralmente não é uma decisão, acção ou reacção singular, mas sim uma abordagem ou estratégia elaborada. A política pode ser implementada por um único representante ou órgão governamental ou por múltiplos actores. Se deseja influenciar as políticas, ou foi convidado a fazê-lo, então deve considerar a preparação de um documento ou informe de política.

Um documento de política é uma ferramenta de tomada de decisões. O objectivo do relatório não é recolher e analisar dados sobre um problema de políticas (i.e. investigação), mas sim desenvolver um conjunto de recomendações para acção.O documento de política deve fornecer um argumento abrangente e persuasivo que justifique as recomendações de política nele apresentadas, e portanto funcionar como uma chamada para a acção em relação ao público alvo. Para se alcançar essa meta gerlamente é preciso:

1. Definir uma questão urgente de política que precisa de ser tratada.2. Delinear as formas possíveis (alternatives de políticas) em que essa questão

pode ser tratada.3. Avaliar os resultados prováveis dessas potenciais opções.

Notas de Estudo 23


4. Recomendar uma alternativa preferencial (recomendação de política) e fornecer um argumento forte para comprovar que essa escolha é a melhor opção possível.

Agora consideremos os elementos de um documento de políticas:

Título

O título é a primeira parte do texto que os leitores vêem e é onde começa o processo de comunicação da mensagem contida no documento de política.Um título eficaz dá aos leitores uma rápida visão geral do assunto e problema tratado no documento de política. Um leitor pode decidir ler ou não o documento na base do seu título.

Índice

O índice é um “esqueleto” ou visão geral da estrutura do relatório.Ele mostra a organização geral, as secções principais e suas sub-secções e número das páginas para se localizar as secções específicas no documento.O índice conduz os leitores ao longo do relatório. Ele dá aos leitores uma visão geral rápida do enfoque e principais questões tratadas. O índice ajuda os leitores a encontrar as secções específicas em que eles estão particularmente interessados.

SumárioExecutivo

O sumário executivo pretende interessar os leitores em ler todo o documento.No entanto, a principal função do sumário executivo é satisfazer as necessidades daqueles leitores que não vão ler o relatório todo, e dos leitores cujo interesse principal está nas conclusões e recomendações do estudo; em particular os decisores.O sumário executivo representa o total do documento ao fornecer uma sinopse das suas principais matérias e constatações.

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Introdução

(Introd.)

A introdução prepara o cenário ao apresentar o contexto para o problema de política e ligando isso ao enfoque específico do documento. A introdução demonstra que existe um problema urgente e que vale a pena ler o vosso documento pois ele pode sugerir possíveis soluções para esse problema. A introdução deve incluir uma declaração sobre o propósito (objectivo ou intenção) do documento de política e uma breve perspectiva da metodologia usada.A introdução pode terminar com um roteiro indicando como o documento está organizado.

Descrição do Problema

A descrição do problema identifica, define e elabora a natureza do problema a discutir.Isso pode incluir os antecedentes do problema (a sua história: causas, quem está afectado, políticas anteriores e seus resultados) e situação actual do problema (actual extensão e impacto do problema, quem está afectado, a política actual e seus sucessos e insucessos).

Opções de Política

Esta secção delineia, avalia e incorpora as possíveis alternativas de política. Devem apresentar-se todas as opções possíveis de política, para construir um caso abrangente e convincente.O enfoque estará na avaliação da forma como cada opção se comporta na resolução do problema específico. Na base desta evidência elabora-se um argumento em favor da alternativa de política preferida.

Conclusões e Recomendaçõe

s

Esta secção apresenta claramente o caso aos decisores e constitui uma chamada para a acção. Ela também dá uma síntese concisa das mais importantes constatações.Isto é mais do que um resumo das principais conclusões, mas realça as ligações com as principais recomendações de política que se seguem.Finalmente dá-se ao leitor um conjunto de recomendações de

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política– passos práticos que devem ser dados para implementar a opção de política proposta.

Anexos

Muitos documentos de política não têm anexos. No entanto, estes podem ser úteis para apresentar informação adicional que apoia os argumentos principais, especialmente quando incluem informação detalhada que interromperia o fluxo da discussão principal.Os anexos podem apresentar os dados e metodologia recolhidos e utilizados.

BibliografiaUma bibliografia disponibiliza uma lista das fontes que o autor usou para desenvolver o seu argumento. Os leitores podem querer consultar essas fontes. A bibliografia constitui um guia abrangente da literatura actual sobre o tópico, que eles poderão utilizar no seu próprio trabalho.

O formato e estrutura exactos do documento ou informe de política precisará de ser adaptado ao objectivo e ao público primário.

Por exemplo, se trabalha para o governo, podem pedir-lhe que ajude a desenvolver uma política pública, realizando um estudo aprofundado e fazendo recomendações de política.Neste caso, o mais indicado para alcançar os «fazedores de políticas» pode ser um documento de política relativamente formal.

Alternativamente, você pode ser um interveniente fora do governo tentando influenciar o debate de política sobre determinada questão. Como parte de uma estratégia de “advocacy” você pode querer visar um público mais vasto através da imprensa. Um relatório adequado para ser usado pelos meios de informação poderá conter a mesma mensagem principal, mas de uma forma simplificada.

Notas de Estudo 26


Para ver exemplos, pode consultar dois documentos de política disponibilizados como Anexos4.O primeiro foi elaborado por um académico, o outro por uma ONG . Examine os documentos, dando especial atenção à estrutura.

Ao desenvolver o seu documento ou informe de política, deveria considerar uma série de questões. A seguinte é a mais importante:

Será que o seu documento consegue o objectivo de apresentar um argumento eficaz ao público primário, em defesa da sua opção de política preferida?

Perguntas adicionais poderiam incluir as seguintes:

• O título é interessante, claro, sucinto e descritivo?• Os cabeçalhos das secções e sub-secções são escolhidos eficazmente, e dão

uma visão clara do documento?• O sumário executivo é uma boa representação do documento?• O problema da política está definido de forma clara e convincente?• A sua descrição do problema convence os leitores de que existe um problema

urgente?• São apresentadas e avaliadas todas as possíveis alternativas de política?• Está claramente delineada a base sobre a qual você avaliou cada opção – i.e. o

quadro ou contexto da análise?• Consegue demonstrar que a alternativa escolhida por si representa a melhor

solução para o problema de política?• Está traçado um curso de acção para resolver o problema de política?• As recomendações estão escritas de forma clara e são de natureza prática? Elas

são facilmente identificáveis no texto?• Os anexos são todos relevantes e adequados para apoiar o documento?

4 Favor consultar os Anexos “ODI Social Protection Policy Paper.pdf” e “Oxfam cash distributions.pdf”

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Depois, deve verificar os seguintes elementos no seu relatório:

• título• cabeçalhos• sumário executivo• apresentação do problema de política e alternativas• quadro (ou contexto) da análise• conclusões e recomendações • anexos

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Formatos para monitoria e avaliação

1. MonitoriaDurante a implementação de programas e projectos, os gestores precisam de acompanhar os desenvolvimentos. Os gestores devem monitorar despesas, uso de recursos e a implementação das actividades. Os relatórios de monitoria dão continuamente informação que apoia as decisões internas para ajustar as actividades. Por exemplo, um sistema de monitoria pode indicar como a distribuição de ajuda alimentar decorreu em comparação com o plano original.

2. AvaliaçãoEm contraste, as avaliações aferem o valor do projecto ou programa. Elas examinam o impacto e os resultados, por exemplo: Os objectivos foram alcançados?A intervenção foi eficaz e sustentável?As distribuições alimentares levaram a uma maior segurança alimentar?Que lições podem ser aprendidas na concepção de futuros projectos e programas?

Tal como os programas e projectos, as próprias estratégias e políticas precisam de ser continuamente planificadas, revistas, modificadas e re-planificadas.Mesmo quando existem unidades de M&A responsáveis pelo apoio à implementação de programas ou políticas específicos, os vossos sistemas de informação de segurança alimentar podem ser solicitados para apoiar nesses processos.

As políticas, programas e projectos sobre os quais vocês elaboram os relatórios têm habitualmente algum tipo de quadro de “design”/planificação. Essa estrutura fornece a base para o exercício de avaliação.Geralmente nesse quadro se especifica o que se pretendia fazer – as actividades, os resultados dessas actividades e os objectivos. Durante o exercício de planificação pode até ser decidido como medir os resultados – que indicadores usar e onde recolher os dados. O quadro de planificação mais comum é o chamado quadro lógico (“logical framework”).

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Um processo de M&A relatará sobre o que aconteceu e como isso se pode comparar com o que se pretendia. Na base desta análise, far-se-ão recomendações. Por exemplo, uma avaliação pode recomendar a continuação, alteração ou suspensão de uma intervenção.

Para os relatórios de monitoria, o público primário serão os gestores e doadores internos. Os relatórios de avaliação podem ser dirigidos a um número mais amplo de decisores externos.

Os relatórios de M&A geralmente incluem os seguintes elementos estruturais:

TítuloO que um leitor vê primeiro é o título. Ele pode basear-se nisso para decidir se continua a leitura. Um título bem escolhido dá aos leitores uma rápida indicação dos temas do relatório e encoraja os leitores a continuarem a pesquisar no documento.

Índice

O índice é um “esqueleto” ou visão geral da estrutura do relatório.Ele mostra a organização geral, as secções principais e suas sub-secções e número das páginas para se localizar as secções específicas no documento.O índice conduz os leitores ao longo do relatório. Ele dá aos leitores uma visão geral rápida do enfoque e principais questões tratadas. O índice ajuda os leitores a encontrar as secções específicas em que eles estão particularmente interessados.

SumárioExecutivo

A principal função do sumário executivo é satisfazer as necessidades daqueles leitores que não vão ler o relatório todo, e dos leitores cujo interesse principal está nas conclusões e recomendações do estudo; em particular os decisores.

Ele deve ser redigido com rigor, e ser utilizável como documento independente. Deve ser curto e concentrar-se nos

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principais pontos analíticos, indicar as principais conclusões, lições aprendidas e recomendações específicas.

Introdução

A introdução deve descrever o projecto, programa ou política a ser monitorada ou avaliada. Discutirá os objectivos do estudo e metodologia usada. A introdução pode terminar com um roteiro indicando como o documento está organizado.

ConstataçõesA secção central do relatório examinará o desempenho da política, programa ou projecto em comparação com os seus critérios de concepção (“design”). Esta secção deve descrever os factos e interpretá-los ou analisá-los.

Conclusões e Recomendaçõe

s

Os pontos chave das conclusões variam em natureza mas com frequência cobrem aspectos dos critérios de avaliação. Em última instância o valor de uma avaliação depende da qualidade e credibilidade das recomendações feitas. Portanto, as recomendações devem ser tão realistas, operacionais e pragmáticas quanto possível. As recomendações devem ser cuidadosamente direccionadas para o público adequado a todos os níveis.

Anexos

Devem usar-se anexos para apresentar informação que de outro modo poderia interromper o fluxo da discussão principal.

Isso pode incluir: termos de referência, metodologia, documentos de planificação (ex: matrizes de quadro lógico, original e actualizada), mapa da zona do projecto, lista de pessoas/organizações contactadas e literatura e documentação consultada.

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Embora todos estes elementos devam ser incluídos no relatório, os cabeçalhos podem variar. Algumas secções podem ser combinadas, ou alargadas e subdivididas.Como o público dos relatórios de monitoria está familiarizado com a actividade em discussão, o relatório pode não precisar de uma grande introdução e pode comprimir muitos dos elementos.

O Relatório de Monitoria dos Objectivos de Desenvolvimento do Milénio (ODM) é um exemplo importante de um relatório de monitoria para o qual pode contribuir um Sistema de Informação de Segurança Alimentar (“FSIS”). Em Setembro de 2000, dirigentes mundiais adoptaram um conjunto de metas de desenvolvimento – os “Objectivos de Desenvolvimento do Milénio” ou ODM (em inglês: MDG). O primeiro destes é erradicar a pobreza e a foma – um tema de relevância particular para os “FSIS”. Cada um dos objectiovos tem um alvo quantitativo a ser alcançado até 2015, e escolheram-se indicadores adequados para monitorar o progresso. Todos os países em desenvolvimento concordaram em elaborar um relatório de monitoria dos ODM até ao fim de 2005.

Veja o Relatório Global e o relatório MDG incluídos como Anexos 5. Passe em revista os relatórios, considerando em particular a estrutura geral, e o primeiro objectivo de reduzir a metade a pobreza e a fome.

Ao desenvolver um relatório de monitoria e avaliação deve também considerar uma série de questões . A mais importante é a seguinte:

Será que o seu relatório alcança o seu objectivo de resumir o progresso e indicar acções recomendadas?

5 Veja os Anexos “UN MDG Report 2005.pdf” e “6563-pal_MDG_Progress_Report_2005.pdf”

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Perguntas adicionais poderiam incluir as seguintes:

• O título é interessante, claro, sucinto e descritivo?• Os cabeçalhos das secções e sub-secções são escolhidos eficazmente, e dão

uma visão clara do documento?• O sumário executivo é uma boa representação do documento?• Está claramente expresso o que a política/programa/projecto se propõe fazer?• O contexto (ou quadro) de análise está claramente delineado? Que critérios se

utiliza para avaliar os progressos?• As suas conclusões estão apoiadas nas suas constatações? • As recomendações estão escritas de forma clara e são de natureza prática? Elas

são facilmente identificáveis no texto?• Existe uma recomendação em paralelo com cada conclusão?• Os anexos são todos relevantes e adequados para apoiar o documento?

Depois, deve verificar os seguintes elementos no seu relatório:

• título• cabeçalhos• sumário executivo• a descrição do que a política/programa/projecto se propõe fazer• quadro (ou contexto) da análise• conclusões e recomendações • anexos

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Leituras adicionais

• Maxwell, D and Watkins, B. (2003), Humanitarian information systems and emergencies in the Greater Horn of Africa: logical components and logical linkages. Disasters March 2003, 27(1):72-90.

• Online Technical Guidance on Writing Technical Reports. http://www.io.com/~hcexres/textbook/

• WFP (2005) Emergency Food Security Assessment Handbook. Methodological Guidance for Better Assessments. First Edition, June 2005.

• Young, Eуin and Lisa Quinn (2002) ‘Writing Effective Public Policy Papers: A Guide to Policy Advisers in Central and Eastern Europe’, LGI Documents http://lgi.osi.hu/publications_datasheet.php?id=112

• Country Reporting on the Millennium Development Goals, United Nations Development Group, First Guidance Note, October 2001

http://www.undg.org/documents/2356-English.doc

• Chopak, C. 2000. Early Warning Primer: An Overview of Monitoring and Reporting, Charles Chopak. USAID FEWS Project. http://www.reliefweb.int/rw/lib.nsf/db900SID/LHON-5TVF55?OpenDocument

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