20 questões de arquivologia amplamente comentadas

ARQUIVOLOGIA p/TRE-RJ Teoria e exercícios comentados

Prof. Wagner Rabello Jr. – Aula Extra

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AULA EXTRA 1

QUESTÕES CESPE COMENTADAS

SUMÁRIO PÁGINA

1. QUESTÕES COMENTADAS 2

2. LISTA DAS QUESTÕES 28

3. GABARITOS 32

1. INTRODUÇÃO

Olá, pessoal,

Vamos iniciar nossas aulas extras que consistem em três baterias, de vinte questões cada, de questões do CESPE.

As duas próximas aulas extras estarão disponíveis até o dia 30/06, portanto, fiquem de olho!!!

Caso não ocorra algum imprevisto o edital sairá mesmo no dia 15/06. Vamos à aula.

E-mail: [email protected]




1. QUESTÕES COMENTADAS

1. (CESPE/MTE/Agente Administrativo/2008)

Apesar da importância da teoria das três idades documentais e da gestão de documentos, para permitir uma melhor organização dos documentos e um acesso rápido e eficiente aos documentos, não há relação estreita entre esses dois conceitos.

Comentário:

Ao contrário, há total relação.

Segundo a teoria das três idades os arquivos são divididos em: correntes, intermediários e permanentes, vejamos:

1. Arquivo primário

Também conhecido como documento ou arquivo de primeira idade, dinâmico, corrente e ativo.Caracteriza-se por estar vinculado aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos em virtude das atividades da pessoa que os produziu e/ou recebeu. Outra peculiaridade é o seu uso constante dentro do órgão que o produziu. Portanto, esse tipo de documento deve ficar o mais próximo possível da administração.

Podemos citar: os processos em andamento dentro de um órgão público, os memorandos, as circulares, etc.

2. Arquivo intermediário

Também denominado de arquivo secundário ou de segunda idade, trata-se do conjunto de documentos oriundos do arquivo corrente, que estão com baixa freqüência de uso, aguardando sua destinação final, podendo ser descartado ou o recolhido para o arquivo permanente. Exs: regulamentos.

3. Arquivo permanente

É o conjunto de documentos arquivados em caráter definitivo devido ao seu valor histórico, informativo ou probatório, por isso, esses documentos não podem ser descartados. O arquivo permanente também é muito conhecido como arquivo de terceira idade ou histórico.




Eis alguns tipos de documentos que podem compor esse acervo: a planta de uma grande construção, acordo ou tratado assinado entre países, registro de fundação de um órgão público, etc.

Esses documentos fazem parte da Gestão de Documentos na medida em que podem ser descartados, são movimentados entre os arquivos, fazem parte da tabela de temporalidade e por aí vai.

Portanto, questão ERRADA.

GABARITO: Errada


A diminuição do valor primário, a redução da possibilidade de uso ou o encerramento da atividade que gerou o documento de arquivo são indicadores da necessidade de transferência desse registro documental ao arquivo intermediário.

Comentário:

Questão muito interessante que aborda dois temas específicos e recorrentes em provas:

1º A frequência de utilização de um documento, que extrapola em sua classificação como sendo de primeira idade, segunda idade e terceira idade;

2º A passagem do documento de uma fase à outra.

Nesse sentido, considerando a frequência de uso, um documento pode ser classificado em:

Primeira idade - utilização intensa

Segunda idade - utilização eventual

Terceira idade - utilização rara

Além disso, fiquem atentos, a questão usa, não por acaso, a expressão TRANSFERÊNCIA. Isso significa que existem nomes técnicos que determinam a mudança de fase de um documento, são eles:

Quando um documento passa de primeira para segunda idade nós temos: TRANSFERÊNCIA

Quando um documento passa da segunda para a terceira idade nós temos: GUARDA OU RECOLHIMENTO

Ante ao exposto, questão corretíssima!!!

GABARITO: Certa




3. (CESPE/ABIN/Agente Técnico de Inteligência/2010)

A gestão de documentos é aplicada no momento em que os documentos alcançam o valor secundário e passam a constituir importantes fontes para a pesquisa histórica.

Comentário:

“Desde que se começou a registrar a história em documentos, surgiu para o homem o problema de organizá-los”. (Theodore. R. Schellenberg)

De acordo com a lei 8.159/1991 gestão de documentos é “o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”.

“Conjunto de procedimentos e operações técnicas”.

No que consistem esses procedimentos e técnicas?

Tratam-se das técnicas e procedimentos utilizados, tais como: recebimento, registro, distribuição, tramitação e expedição de documentos.

Segundo Marilena Leite Paes, a partir do conceito de gestão documental dado pela lei 8.159/1991, pode-se destacar três momentos distintos da gestão documental: produção, utilização e destinação.

Produção - Refere-se à produção do documento em função da atividade da organização. Percebam que esta fase não tem a participação do setor de arquivo, a não ser pela produção dos seus próprios documentos, pois esta fase é marcada pela produção documental de cada setor da organização.

Utilização - Segundo Marilena Leite Paes, esta fase inclui as atividades de protocolo (recebimento, classificação, registro, distribuição e tramitação), de expedição, de organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, bem como a elaboração de normas de acesso à documentação (empréstimo, consulta) e à recuperação da informação, indispensáveis ao desenvolvimento de funções administrativas, técnicas ou científicas das instituições.

Destinação - Considerada a fase mais complexa dentre as três, a destinação consiste em determinar o tempo que o documento deverá permanecer em arquivo - para tanto é elaborado um instrumento chamado Tabela de Temporalidade de Documentos (que veremos mais




adiante) -, estabelece quais documentos deverão ir para o arquivo permanente e quais documentos serão encaminhados para eliminação.

Vamos analisar os erros da questão:

1º “A gestão de documentos é aplicada no momento em que os documentos alcançam o valor secundário”. Consoante a lei 8.159/1991 a gestão de documentos tem início já na produção ou recebimento do documento e não somente quando o documento alcança valor secundário.

2º “documentos alcançam o valor secundário e passam a constituir importantes fontes para a pesquisa histórica”. Os documentos passam a constituir fontes para pesquisa história na TERCEIRA IDADE (arquivo permanente).

Sendo assim, questão totalmente ERRADA.

Gabarito: Errada

4. (CESPE/ABIN/Oficial Téc. Inteligência Arquivologia/2010)

A teoria das três idades, também conhecida como ciclo vital dos documentos, ganhou expressão a partir da explosão documental pós-Segunda Guerra Mundial, quando os norte-americanos e canadenses passaram a aplicar a gestão de documentos nas várias fases dos documentos, a fim de racionalizar sua produção e destinação.

Comentário:

Perfeita. Segundo Schellenberg1: Por fim, o autor arremata:

A administração de arquivos preocupa-se, assim, com todo período de vida da maioria dos documentos. Luta para limitar sua criação e, por esse motivo, vemos defensores do “controle de natalidade” no campo da administração de arquivos correntes como se encontram no campo da genética humana. Exerce um controle parcial sobre o uso corrente dos documentos e ajuda a determinar os que devem ser destinados ao “inferno” do incinerador, ou ao “céu” de um arquivo permanente, ou ao “limbo” de um depósito intermediário.

Vale acrescentar que na década de 50, nos EUA, no bojo da reforma administrativa daquele país, chegou-se à conclusão de que se deveria atribuir lógica à organização dos documentos e que o processo arquivístico deveria ser visto como um todo. Foi quando a avaliação de documentos mostrou-se como uma questão central na rotina da




administração de uma instituição. Assim, a questão da avaliação ocupa não só os arquivistas como outros profissionais diretamente envolvidos na gestão documental, preocupados em racionalizar e agilizar a recuperação da informação.

1. SCHELLENBERG, T. R. Arquivos Modernos: princípios e técnicas. 6ª Ed. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2006.

Gabarito: Certa


As atividades de protocolo estão diretamente relacionadas ao arquivo corrente, motivo pelo qual é razoável distribuir as atividades dos arquivos correntes em: protocolo, expedição, arquivamento, empréstimo e consulta, e destinação.

Comentário:

O sentido da, polivalente, palavra protocolo, para fins desta questão, deve ser entendido como: Setor responsável pelo:

1. protocolo (recebimento/ atuação e registro);

2. Expedição;

3. Arquivamento;

4. Empréstimo e consulta (distribuição e movimentação de documentos);

5. Destinação

Porquanto estejamos falando do setor de protocolo, é importante a compreensão (isso é pergunta de prova) de quais são as atividades classicamente inerentes ao setor. Também é importante estabelecermos que o setor de protocolo está diretamente ligado aos arquivos correntes (ou de primeira idade).

O setor de protocolo lida com os arquivos correntes. Assim, considerando as idéias de T. R. Schellenberg, a administração dos arquivos correntes (via protocolo) tem por objetivo fazer com que os documentos sirvam às finalidades para as quais foram criados, de maneira mais eficiente e econômica possível e ainda para concorrer à destinação adequada dos documentos depois que os mesmos tiverem servido aos seus fins na primeira idade.

Schellenberg considera que um documento é eficientemente administrado quando, uma vez que seja necessário, pode ser:




Localizado com facilidade e rapidez, sem transtorno ou confusão;

Quando conservado a um custo mínimo de espaço e manutenção enquanto o documento for indispensável à atividade corrente;

Quando nenhum documento é preservado por tempo maior que o necessário. (Quando falarmos em Tabela de Temporalidade de Documentos, na próxima aula, vamos discutir a questão do tempo e a teoria das três idades)

Por fim, o autor arremata:


Além de tudo o que já vimos, nunca é demais repisar que, em relação aos documentos produzidos e recebidos pela instituição em decorrência de suas atividades, são atribuições do protocolo:

Análise do conteúdo: verificar a existência de despachos em todos os documentos que chegar ao setor;

Conservação para preservação: retirar o excesso de objetos metálicos (grampos, clips) e se for imprescindível o uso dos mesmos, tentar, dentro do possível substituir todos estes objetos metálicos por objetos de plásticos;

Análise da classificação: Avaliar se a classificação atribuída está correta (principalmente em caso de pedido de arquivamento definitivo) retificando-a, se for o caso;

Arquivamento: arquivar o documento de acordo com os critérios adotados;

Controle de empréstimo: Controlar através de ficha manual ou sistema de protocolo informatizado, o nome de quem retirou o documento, o setor e a data.

Partindo das afirmações acima, podemos concluir que o setor de protocolo administra os documentos em fase corrente, notadamente através do controle e movimentação entre o setor/órgão que o criou e os demais interessados.




Gabarito: Certa

6. (CESPE/POLÍCIA FEDERAL/ESCRIVÃO/2009)

O documento de arquivo somente adquire sentido se relacionado ao meio que o produziu, e o seu conjunto tem de retratar a estrutura e as funções do órgão que acumulou esse documento.

Comentário:

Inicialmente devemos ressaltar que a questão nos remete às idéias reveladas em alguns princípios basilares da arquivologia, tais como:

PROVENIÊNCIA - Um dos princípios fundamentais da Arquivologia, talvez por isso apareça tanto em provas, determina que os arquivos oriundos de uma mesma fonte (proveniência) não devem ser misturados com os arquivos de outra fonte. Ex: os arquivos da Polícia Federal que vão para o Arquivo Nacional devem ficar separados dos arquivos da Receita Federal. Em linhas gerais, o arquivo proveniente de cada instituição não pode se misturar com os de outras instituições.

INTEGRIDADE/ INDIVISIBILIDADE - Os fundos devem ser mantidos sem divisão, dispersão, separação, ou seja, você não deve guardar metade do arquivo de órgão no prédio A e a outra metade no prédio B.

A questão foi copiada e colada da Heloísa Liberalli Bellotto:

“Um documento de arquivo só tem sentido se relacionado ao meio genético que o produziu. Seu conjunto tem que retratar a infra-estrutura e as funções do órgão gerador. Reflete, em outras palavras, suas atividades-meio e suas atividades-fins. Esta é a base da teoria de Fundos. Ela preside a organização dos arquivos permanentes”.

A questão foi extraída da obra: BELLOTTO, H. L. Arquivos Permanentes: tratamento documental. São Paulo: T.A. Queiroz, 1991.

Gabarito: Certa


A teoria dos valores de documentos, concebida por Schellenberg, apesar da sua importância para a avaliação de documentos, não permite definir se o documento é da fase corrente, da intermediária ou da permanente.




Comentário:

Com uma visão um pouco diferente da clássica teoria das três idades, por meio da qual os documentos são classificados com sendo de arquivo primário, arquivo intermediário e arquivo permanente, Schellenberg sustenta que os documentos possuem dois valores: primários e secundários (os permanentes se aproximam desta última categoria).

De acordo com o referido autor:

“Os valores inerentes aos documentos públicos modernos são de suas categorias: valores primários, para a própria entidade onde se originam os documentos, e valores secundários, para outras entidades e utilizadores privados. Os documentos nascem do cumprimento dos objetivos para os quais um órgão foi criado – administrativos, fiscais, legais e executivos. Esses usos são, é lógico, de primeira importância. Mas os documentos oficiais são preservados em arquivos por apresentarem valores que persistirão por muito tempo ainda depois de cessado seu uso corrente e porque os seus valores serão de interesse para outros que não os utilizadores iniciais”.

Da análise do trecho acima podemos perceber que a teoria de Schellenberg permite, ao contrário do que afirma a questão, definir se o documento é da fase corrente, da intermediária ou da permanente.

Portanto, a alternativa está errada.

Fonte: T.R. Schellenberg. Arquivos: princípios e técnicas. 6 ed. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2009.

Gabarito: Errada.


Documentos de arquivo produzidos ou recebidos por uma instituição pública ou privada, com valor administrativo, legal ou fiscal, considerados como parte do arquivo intermediário dessa instituição, são também considerados de valor secundário.

Comentário:

Pegadinha na área! Essa foi uma das questões de maior índice de erros na prova. Aqui não estamos falando da teoria das três idades, a banca está falando dos valores dos documentos estabelecidos por T.R.Schellenberg, segundo o qual:

“Os valores inerentes aos documentos públicos modernos são de suas categorias: valores primários, para a própria entidade onde se




originam os documentos, e valores secundários, para outras entidades e utilizadores privados. Os documentos nascem do cumprimento dos objetivos para os quais um órgão foi criado – administrativos, fiscais, legais e executivos. Esses usos são, é lógico, de primeira importância. Mas os documentos oficiais são preservados em arquivos por apresentarem valores que persistirão por muito tempo ainda depois de cessado seu uso corrente e porque os seus valores serão de interesse para outros que não os utilizadores iniciais”.

Assim, os valores administrativo, legal ou fiscal são considerados valores primários (arquivos primários).

Portanto, a alternativa está errada.

Fonte: T.R. Schellenberg. Arquivos: princípios e técnicas. 6 ed. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2009.

Gabarito: Errada.


O protocolo é a porta de entrada e de saída dos documentos de uma instituição e, por suas características, faz parte das atividades dos arquivos correntes.

Comentário:

O sentido da, polivalente, palavra protocolo, deve ser entendido como: Setor responsável pelo recebimento, atuação (registro), distribuição e movimentação de documentos. Percebam que essas atividades estão diretamente ligadas à movimentação dos documentos. Desse modo, podemos afirmar que as atividades do setor de protocolo estão diretamente atreladas à fase corrente dos documentos.

Segundo T. R. Schellenberg, a administração dos arquivos correntes (via protocolo) tem por objetivo fazer com que os documentos sirvam às finalidades para as quais foram criados, de maneira mais eficiente e econômica possível e ainda para concorrer à destinação adequada dos documentos depois que os mesmos tiverem servido aos seus fins na primeira idade.







Quando nenhum documento é preservado por tempo maior que o necessário.




Gabarito: Certa


O acesso aos documentos recolhidos ao arquivo permanente, por natureza, é restrito, e esses documentos podem ser consultados apenas com autorização da instituição que os acumulou.

Comentário:

A banca misturou arquivo permanente com as restrições de acesso impostas pelo Decreto nº 4.533, de 27/12/2002, emanado do governo federal, que dispõe sobre a salvaguarda de dados, informações, documentos e materiais sigilosos de interesse da segurança da sociedade e do Estado, no âmbito da Administração Pública Federal.

Um documento é recolhido ao arquivo permanente quando possui valor histórico, informativo ou probatório, mas isso não significa, necessariamente, que esse documento seja restrito/sigiloso, pode até ser, mas não é regra.

Segundo o decreto 4.533:

Art. 2º São considerados originariamente sigilosos, e serão como tal classificados, dados ou informações cujo conhecimento irrestrito ou divulgação possa acarretar qualquer risco à segurança da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao resguardo da




inviolabilidade da intimidade da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.

Parágrafo único. O acesso a dados ou informações sigilosos é restrito e condicionado à necessidade de conhecer.

Art. 4º Para os efeitos deste Decreto, são estabelecidos os seguintes conceitos e definições:

XVI - sigilo: segredo; de conhecimento restrito a pessoas credenciadas; proteção contra revelação não-autorizada;

Art. 37. O acesso a dados ou informações sigilosos em órgãos e entidades públicos e instituições de caráter público é admitido:

I - ao agente público, no exercício de cargo, função, emprego ou atividade pública, que tenham necessidade de conhecê-los; e

II - ao cidadão, naquilo que diga respeito à sua pessoa, ao seu interesse particular ou do interesse coletivo ou geral, mediante requerimento ao órgão ou entidade competente.

Assim, para que um documento seja considerado, concomitantemente, como sendo pertencente ao arquivo permanente e também sigiloso, o mesmo deve preencher os requisitos do decreto. Do contrário, o documento fará parte de um arquivo permanente, mas seu acesso será público.

Gabarito: Errada.

11. (CESPE/INSS/ANAL. SEG SOCIAL-ARQUIVOLOGIA/2008)

A informação governamental é um dos principais componentes dos dispositivos de mediação no jogo democrático que envolve Estado e sociedade civil. Isso pressupõe, no mínimo, que o Estado reconheça a informação como recurso gerencial intrínseco a todas as suas ações e objeto de políticas públicas específicas.

José Maria Jardim. Políticas de informação governamental: a construção de governo eletrônico na administração pública federal do Brasil. DataGramaZero, v. 4, n.o 2, abr./2003 (com adaptações).

Com relação ao texto acima e acerca do gerenciamento da informação e gestão de documentos aplicados aos arquivos governamentais, julgue o item.




A idéia de que os documentos arquivísticos podem cumprir um ciclo de vida teve pequena repercussão na arquivologia brasileira

Comentário:

Ao contrário. A idéia teve tamanha repercussão que praticamente todos os livros de autores brasileiros fazem referência à teoria das três idades. Além disso, devemos citar, como ponto significativo dessa grande repercussão, a lei 8.159, de 08/01/1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados (leitura mais do que obrigatória), que dispõe expressamente sobre o ciclo vital dos documentos, vejamos:

Art. 8º Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes.

§ 1º Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam de consultas freqüentes.

§ 2º Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

§ 3º Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.

Desse modo, devemos afirmar, categoricamente, que “a idéia de que os documentos arquivísticos podem cumprir um ciclo de vida teve e tem enorme repercussão na arquivologia brasileira.

Gabarito: Errada

12. (CESPE/POLÍCIA FEDERAL/AGENTE ADMIN./2004)

A organização dos arquivos correntes do DPF e de outros órgãos públicos e privados pressupõe atividades indispensáveis para a recuperação e a preservação da informação.

Considerando esse pressuposto, julgue o item a seguir.

Nos arquivos correntes, são guardados os documentos utilizados com muita freqüência pelos funcionários do órgão.

Comentário:




Segundo T. R. Schellenberg, a administração dos arquivos correntes tem por objetivo fazer com que os documentos sirvam às finalidades para as quais foram criados, de maneira mais eficiente e econômica possível e ainda para concorrer à destinação adequada dos documentos depois que os mesmos tiverem servido aos seus fins na primeira idade. Essa destinação adequada está atrelada à preservação dos documentos, preocupação que ainda não recebe o devido valor por uma parte significativa das instituições arquivísticas.




Quando nenhum documento é preservado por tempo maior que o necessário.

Gabarito: Certa.

13. (CESPE/MTE/AGENTE ADMINISTRATIVO/2008)

O MTE tem total autonomia para lidar com seus arquivos, pois, no Brasil, não existe ainda uma política nacional que oriente os órgãos e entidades da administração pública federal com relação a arquivos.

Comentário:

A Constituição Federal de 1988, no art. 216, § 2º, determina que cabe à administração pública, na forma da lei, tanto a gestão da documentação governamental, quanto as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem. O comando constitucional foi em parte regrado pela Lei n.º 8.159/1991. De acordo com a referida lei, constituem deveres do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.

Nesse sentido, podemos afirmar que existem normas e políticas nacionais de arquivos. Vejamos algumas normas:




LEI No 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991.

Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências.

O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte lei:

CAPÍTULO I

Disposições Gerais

ESSA CAI NA PROVA!!! Art. 1º É dever do Poder Público a gestão documental e a de proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação. ESSA CAI NA PROVA!!! Art. 2º Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

ESSA CAI NA PROVA!!! Art. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

A referida lei ainda estabelece que:

Art. 26. Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), órgão vinculado ao Arquivo Nacional, que definirá a política nacional de arquivos, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos (Sinar). § 1º O Conselho Nacional de Arquivos será presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e integrado por representantes de instituições arquivísticas e acadêmicas, públicas e privadas.

§ 2º A estrutura e funcionamento do conselho criado neste artigo serão estabelecidos em regulamento.

No ano de 2002, a referida lei foi regulamentada pelo decreto 4.073 de 3 de janeiro de 2002. Segue a parte do regulamento que nos interessa:




Art. 1º O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional, criado pelo art. 26 da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados, bem como exercer orientação normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo.

Portanto, questão ERRADA.

Gabarito: ERRADA


Acerca do arquivo, julgue o item a seguir.

O conjunto documental produzido e(ou) recebido pelo MTE em decorrência de suas funções administrativas é considerado arquivo público, diferentemente dos conjuntos documentais produzidos e recebidos por instituições de caráter público ou por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos, que são considerados arquivos privados.

Comentário:

Mais uma questão que pode ser resolvida a partir do estudo da legislação. A lei 8.159 de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, é leitura obrigatória para qualquer concurso público que tenha arquivologia em seu conteúdo. Vejamos o art. 7º da lei citada acima:

Art. 7º Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias.

§ 1º São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades.

Pelo § 1º podemos perceber que a questão está errada, tendo em vista que as instituições de caráter público (ex: SPC e SERASA) e os de entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades (ex: concessionária que administra o




pedágio de uma rodovia) são considerados públicos. Gabarito: ERRADA



O programa de gestão de documentos, quando implantado em um ministério, por exemplo, permite o desenvolvimento de uma série de atividades arquivísticas, exceto a de avaliação, que são próprias do arquivo permanente.

Comentário:

O conceito de avaliação de documentos foi formulado a partir da Teoria das Três Idades (arquivos de primeira idade, segunda idade e terceira idade) e da explosão documental ocorrida a partir do século XIX. Na década de 50, nos EUA, no bojo da reforma administrativa daquele país, chegou-se à conclusão de que se deveria atribuir lógica à organização dos documentos e que o processo arquivístico deveria ser visto como um todo. Foi quando a avaliação de documentos mostrou-se como uma questão central na rotina da administração de uma instituição. Assim, a questão da avaliação ocupa não só os arquivistas como outros profissionais diretamente envolvidos na gestão documental, preocupados em racionalizar e agilizar a recuperação da informação. A avaliação de documentos é um procedimento extremamente necessário dentro um arquivo, pois é através do julgamento do valor dos documentos que decidiremos o que será arquivado e o que será eliminado. Originalmente, avaliar documentos significa atribuir valores distintos aos documentos produzidos e/ou recebidos, de acordo com as possibilidades e necessidades neles contidas. Assim, a avaliação tem como resultado imediato a eliminação, a guarda temporária ou o recolhimento à guarda permanente. A importância desse procedimento é tamanha que, em 03 de janeiro de 2002, foi publicado o decreto presidencial nº 4.073, estabelecendo que o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) e o Sistema Nacional de Arquivos (SINAR) deveriam estabelecer formas de avaliação de documentos e tabela de temporalidade para os documentos produzidos




no âmbito da administração pública federal. Este mesmo decreto impõe a criação de uma comissão de avaliação de documentos em todos os órgãos e entidades da administração federal, entretanto, na prática isso não ocorreu. Veja o artigo 18 do referido decreto:

Art. 18. Em cada órgão e entidade da Administração Pública Federal será constituída comissão permanente de avaliação de documentos, que terá a responsabilidade de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor.

Segundo Ieda Pimenta Bernardes:

A avaliação consiste fundamentalmente em identificar valores e definir prazos de guarda para os documentos de arquivo, independentemente de seu suporte ser o papel, o filme, a fita magnética, o disquete, o disco ótico ou qualquer outro. A avaliação deverá ser realizada no momento da produção, paralelamente ao trabalho de classificação, para evitar a acumulação desordenada, segundo critérios temáticos, numéricos ou cronológicos. (Ieda Pimenta Bernardes, in: Como avaliar documentos de arquivos)

O erro da questão consiste em afirma que a avaliação é própria do arquivo permanente, quando na verdade deve ocorrer no momento da produção do documento.

Gabarito: ERRADA

16. (CESPE/ABIN/Oficial Técnico de Inteligência/2010)

Acerca do gerenciamento da informação e da gestão de documentos aplicada aos arquivos governamentais, julgue o item subsequente.


Comentário:

O sentido da, polivalente, palavra protocolo, para fins desta questão, deve ser entendido como: Setor responsável pelo:

1. protocolo (recebimento/ atuação e registro); 2. Expedição;




3. Arquivamento; 4. Empréstimo e consulta (distribuição e movimentação de documentos); 5. Destinação






Quando nenhum documento é preservado por tempo maior que o necessário. - (Quando falarmos em Tabela de Temporalidade de Documentos, na próxima aula, vamos discutir a questão do tempo e a teoria das três idades)


A administração de arquivos preocupa-se, assim, com todo período de vida da maioria dos documentos. Luta para limitar sua criação e, por esse motivo, vemos defensores do “controle de natalidade” no campo da administração de arquivos correntes como se encontram no campo da genética humana. Exerce um controle parcial sobre o uso corrente dos documentos e ajuda a determinar os que devem ser destinados ao "inferno" do incinerador, ou ao "céu" de um arquivo permanente, ou ao "limbo" de um depósito intermediário.








Arquivamento: arquivar o documento de acordo com os critérios adotados; Controle de empréstimo: Controlar através de ficha manual ou sistema de protocolo informatizado, o nome de quem retirou o documento, o setor e a data.


A questão, portanto, está correta.

Gabarito: CERTA


Acerca da política nacional de arquivos públicos e privados, julgue o item a seguir.

Os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo, que são considerados permanentes, devem ser preservados pelo prazo de cinqüenta anos, após o qual podem ser alienados, por meio de leilão público.

Comentário:

ITEM ERRADO. A assertiva diverge do previsto no art. 11, § único do Decreto nº 4.553/2002.

Art. 11. Dados ou informações sigilosos de guarda permanente que forem objeto de desclassificação serão encaminhados à instituição arquivística pública competente, ou ao arquivo permanente do órgão público, entidade pública ou instituição de caráter público, para fins de organização, preservação e acesso.




Parágrafo único. Consideram-se de guarda permanente os dados ou informações de valor histórico, probatório e informativo que devam ser definitivamente preservados

Assim, consideram-se de guarda permanente os dados ou informações de valor histórico, probatório e informativo que devam ser definitivamente preservados.

Destaca-se que os dados ou informações sigilosos de guarda permanente que forem objeto de desclassificação serão encaminhados à instituição arquivística pública competente, ou ao arquivo permanente do órgão público, entidade pública ou instituição de caráter público, para fins de organização, preservação e acesso.

Gabarito: ERRADA



Os arquivos privados podem ser identificados pelo poder público como de interesse público e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a história e para o desenvolvimento científico nacional.

Comentário:

A assertiva está de acordo com o que está previsto no art. 12, da Lei nº 8.159/1991.

Art. 12. Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Público como de interesse público e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a história e desenvolvimento científico nacional.

Assim, destaca-se que os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Público como de interesse público e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para:

a história

desenvolvimento científico nacional

Gabarito: CERTA






As correspondências - ofícios, memorandos, cartas - mantidas no setor de trabalho, isto é, próximas de quem trata dos assuntos relacionados a esses documentos, e que aguardam a transferência ao arquivo intermediário, o recolhimento ao arquivo permanente ou a eliminação, são consideradas de arquivo corrente.

Assunto: Teoria das três idades.

Comentário:

Questão perfeita. A teoria das três idades delimita que os arquivos podem ser: correntes (ou de primeira idade); intermediário (ou de segunda idade); permanente (ou de terceira idade), de acordo com a sua frequência de utilização pela instituição ou pessoa que criou ou recebeu o documento. A questão em tela dá uma boa dica quando fala que os documentos citados “aguardam a transferência ao arquivo intermediário, o recolhimento ao arquivo permanente ou a eliminação, são consideradas de arquivo corrente”. Esse trecho nos leva a outro ponto possível de ser explorado na questão: os termos técnicos (freqüentes em provas) que conceituam as mudanças de fases. Assim, no trecho citado acima, temos: transferência, recolhimento ou eliminação. Vamos compreendê-los.

TRANSFERÊNCIA – é a passagem de um documento do arquivo corrente para o arquivo intermediário.

RECOLHIMENTO – delimita a passagem de um arquivo corrente ou intermediário para o arquivo permanente.

ELIMINAÇÃO – é a destruição do documento.

E como saber para onde e quando o documento vai? Toda instituição tem, ou deveria ter, uma Tabela de Temporalidade de Documentos. É esse instrumento que delimita o prazo que cada documento ficará em um arquivo.

Portanto, gabarito: Certa.

Gabarito: CERTA






A entrada de um documento em um ministério, por exemplo, exige seu registro em um sistema de protocolo manual ou informatizado. Esse registro é realizado com o objetivo de se extrair informações específicas de acesso (data, número do documento, destinatário, origem, assunto etc.) do documento para seu controle.

Assunto: Protocolo

Comentário:

O sentido da, polivalente, palavra protocolo deve ser entendido como: Setor responsável pelo recebimento, atuação (registro), distribuição e movimentação de documentos.






Quando nenhum documento é preservado por tempo maior que o necessário. (Quando falarmos em Tabela de Temporalidade de Documentos, na próxima aula, vamos discutir a questão do tempo e a teoria das três idades)


A administração de arquivos preocupa-se, assim, com todo período de vida da maioria dos documentos. Luta para limitar sua criação e, por




esse motivo, vemos defensores do “controle de natalidade” no campo da administração de arquivos correntes como se encontram no campo da genética humana. Exerce um controle parcial sobre o uso corrente dos documentos e ajuda a determinar os que devem ser destinados ao “inferno” do incinerador, ou ao “céu” de um arquivo permanente, ou ao “limbo” de um depósito intermediário.

Partindo das afirmações acima, podemos concluir que o setor de protocolo administra os documentos em fase corrente, notadamente através do controle e movimentação entre o setor/órgão que o criou e os demais interessados. Depois, através da Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) transfere (esse é o nome técnico) o documento para o “limbo”, que é o arquivo intermediário ou de segunda idade, para, ao final, enviar o documento para o “céu” (arquivo permanente ou histórico ou de terceira idade) ou para o “inferno” (eliminação).

Dessa forma, a gestão de documentos busca a eficiência da atividade arquivística para atingir seus objetivos de organização, conservação e acesso à informação, cumprindo, assim, o disposto no §2º do art. 216 da Constituição da República Federativa do Brasil (CRFB), que expressa: “Cabe à administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem”.

Feitas essas constatações, vamos analisar as atividades do setor de protocolo.

Recebimento e classificação de documentos

O sistema ou setor de protocolo de um arquivo é um serviço auxiliar responsável pelo controle das correspondências recebidas pela instituição e pelo trâmite dos documentos produzidos pela mesma. Dessa forma, é indissociável o trabalho protocolar de recebimento, classificação, registro, controle do trâmite, atendimento e expedição de correspondência, dos serviços de arquivamento e empréstimo de documentos. Não há um padrão para a execução dessa dupla função exercida pelo protocolo, no entanto, alguns parâmetros são utilizados para a gestão desse serviço. No que tange o recebimento e a necessidade de classificação, segundo Marilena Leite Paes, temos as seguintes atividades:




Recebimento de documentos: atividades

Receber a correspondência

Separar as particulares das oficiais

Distribuir as correspondências particulares

Separar as correspondências oficiais ostensivas das sigilosas. (correspondência ostensiva é a que pode ser de conhecimento geral, ao contrário das sigilosas que possuem destinatários específicos).

Abrir, ler, verificar a existência de antecedentes (isso mesmo, o setor de protocolo tem o dever de abrir, ler e verificar a existência de um documento antecedente igual ou sobre o mesmo assunto. No entanto, só pode fazer isso com documentos ostensivos)

Analisar e classificar as correspondências ostensivas (sobre métodos de classificar um documento, também veremos na próxima aula)

Entregar as correspondências mediante recibo

Classificação de documentos: atividades

Analisar ou interpretar o conteúdo do documento

Determinar o assunto do mesmo e enquadrá-lo no plano de classificação de documentos adotado pela instituição




Agora, vamos verificar, também sob a ótica de Marilena Leite Paes, as atividades da área:

Registro e movimentação de documentos: atividades

Preparar a ficha de protocolo, em duas vias, anotando: número de protocolo; data de entrada; procedência; espécie; número e data do documento; código e resumo do assunto; primeira distribuição

Anexar a segunda via da ficha ao documento

Encaminhar o documento junto com seus antecedentes, se houver

Arquivar as fichas de protocolo em ordem numérica

Receber dos setores da organização os documentos que devem ser redistribuídos.

Encaminhar os documentos ao seu destino.

Expedição

A expedição é um desdobramento da atividade anterior e consiste em receber a documentação expedida pelos setores da empresa para envio, datar original e cópias, expedir o original e devolver a cópia ao setor responsável. Vamos verificar, de forma mais detalhada, mais uma vez inspirado em Marilena Leite Paes, as atividades atreladas à expedição.

Expedição de documentos: atividades

Receber a correspondência

Verificar se não faltam folhas ou anexos

Numerar e completar a data, no original e nas cópias

Separar o original das cópias

Expedir o original completo (via Correios, malote etc.)

Encaminhas as cópias, se houver, ao setor de arquivamento








Arquivamento: arquivar o documento de acordo com os critérios adotados;

Empréstimo: Talvez a mais “especial” das atividades arquivísticas, afinal, essa é uma das essências da criação dos arquivos.

Controle de empréstimo: Controlar através de ficha manual ou sistema de protocolo informatizado, o nome de quem retirou o documento, o setor e a data.

Gabarito: Certa




2. LISTA DAS QUESTÕES


Apesar da importância da teoria das três idades documentais e da gestão de documentos, para permitir uma melhor organização dos documentos e um acesso rápido e eficiente aos documentos, não há relação estreita entre esses dois conceitos.


A diminuição do valor primário, a redução da possibilidade de uso ou o encerramento da atividade que gerou o documento de arquivo são indicadores da necessidade de transferência desse registro documental ao arquivo intermediário.

3. (CESPE/ABIN/Agente Técnico de Inteligência/2010)

A gestão de documentos é aplicada no momento em que os documentos alcançam o valor secundário e passam a constituir importantes fontes para a pesquisa histórica.


A teoria das três idades, também conhecida como ciclo vital dos documentos, ganhou expressão a partir da explosão documental pós-Segunda Guerra Mundial, quando os norte-americanos e canadenses passaram a aplicar a gestão de documentos nas várias fases dos documentos, a fim de racionalizar sua produção e destinação.




O documento de arquivo somente adquire sentido se relacionado ao meio que o produziu, e o seu conjunto tem de retratar a estrutura e as funções do órgão que acumulou esse documento.





A teoria dos valores de documentos, concebida por Schellenberg, apesar da sua importância para a avaliação de documentos, não permite definir se o documento é da fase corrente, da intermediária ou da permanente.


Documentos de arquivo produzidos ou recebidos por uma instituição pública ou privada, com valor administrativo, legal ou fiscal, considerados como parte do arquivo intermediário dessa instituição, são também considerados de valor secundário.


O protocolo é a porta de entrada e de saída dos documentos de uma instituição e, por suas características, faz parte das atividades dos arquivos correntes.


O acesso aos documentos recolhidos ao arquivo permanente, por natureza, é restrito, e esses documentos podem ser consultados apenas com autorização da instituição que os acumulou.

11. (CESPE/INSS/ANAL. SEG SOCIAL-ARQUIVOLOGIA/2008)

A informação governamental é um dos principais componentes dos dispositivos de mediação no jogo democrático que envolve Estado e sociedade civil. Isso pressupõe, no mínimo, que o Estado reconheça a informação como recurso gerencial intrínseco a todas as suas ações e objeto de políticas públicas específicas.

José Maria Jardim. Políticas de informação governamental: a construção de governo eletrônico na administração pública federal do Brasil. DataGramaZero, v. 4, n.o 2, abr./2003 (com adaptações).

Com relação ao texto acima e acerca do gerenciamento da informação e gestão de documentos aplicados aos arquivos governamentais, julgue o item.

A idéia de que os documentos arquivísticos podem cumprir um ciclo de vida teve pequena repercussão na arquivologia brasileira




12. (CESPE/POLÍCIA FEDERAL/AGENTE ADMIN./2004)

A organização dos arquivos correntes do DPF e de outros órgãos públicos e privados pressupõe atividades indispensáveis para a recuperação e a preservação da informação.

Considerando esse pressuposto, julgue o item a seguir.

Nos arquivos correntes, são guardados os documentos utilizados com muita freqüência pelos funcionários do órgão.


O MTE tem total autonomia para lidar com seus arquivos, pois, no Brasil, não existe ainda uma política nacional que oriente os órgãos e entidades da administração pública federal com relação a arquivos.



O conjunto documental produzido e(ou) recebido pelo MTE em decorrência de suas funções administrativas é considerado arquivo público, diferentemente dos conjuntos documentais produzidos e recebidos por instituições de caráter público ou por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos, que são considerados arquivos privados.



O programa de gestão de documentos, quando implantado em um ministério, por exemplo, permite o desenvolvimento de uma série de atividades arquivísticas, exceto a de avaliação, que são próprias do arquivo permanente.


Acerca do gerenciamento da informação e da gestão de documentos aplicada aos arquivos governamentais, julgue o item subsequente.

As atividades de protocolo estão diretamente relacionadas ao arquivo corrente, motivo pelo qual é razoável distribuir as atividades dos




arquivos correntes em: protocolo, expedição, arquivamento, empréstimo e consulta, e destinação.



Os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo, que são considerados permanentes, devem ser preservados pelo prazo de cinqüenta anos, após o qual podem ser alienados, por meio de leilão público.



Os arquivos privados podem ser identificados pelo poder público como de interesse público e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a história e para o desenvolvimento científico nacional.



As correspondências - ofícios, memorandos, cartas - mantidas no setor de trabalho, isto é, próximas de quem trata dos assuntos relacionados a esses documentos, e que aguardam a transferência ao arquivo intermediário, o recolhimento ao arquivo permanente ou a eliminação, são consideradas de arquivo corrente.



A entrada de um documento em um ministério, por exemplo, exige seu registro em um sistema de protocolo manual ou informatizado. Esse registro é realizado com o objetivo de se extrair informações específicas de acesso (data, número do documento, destinatário, origem, assunto etc.) do documento para seu controle.




3. GABARITOS

1. E 2. C 3. E 4. C 5. C

6. C 7. E 8. E 9. C 10. E

11. E 12. C 13. E 14. E 15. E

16. C 17. E 18. C 19. C 20. C

BIBLIOGRAFIA

1. PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. 3ª Ed. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2009.

2. SCHELLENBERG, T. R. Arquivos Modernos: princípios e técnicas. 6ª Ed. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2006.

20 questões de arquivologia amplamente comentadas

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