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ADMINISTRAÇÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO

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ADMINISTRAÇÃO DE SISTEMAS DEINFORMAÇÃO

Graduação


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UN

IDA

DE 1 CONCEITOS DE SISTEMAS E

SISTEMAS DE INFORMAÇÃO

Nesta unidade apresentaremos a você os conceitos básicos, principaisfunções e objetivos dos sistemas de informação nas empresas. Tambémanalisaremos por que os sistemas de informação são importantes no mundoempresarial de hoje e como eles estão transformando o mundo dos negócioscorporativos.

OBJETIVOS DA UNIDADE:

Estabelecer as diferenças entre dados, informação e conhecimento;conhecer como funcionam os sistemas, subsistemas e a estrutura sistêmicadas empresas; determinar as dimensões dos sistemas de informação comrelação à organização, às pessoas e à tecnologia; entender os objetivosorganizacionais dos sistemas de informação no contexto da empresa e emrelação a sua sobrevivência no mercado; entender como os sistemas deinformação estão mudando o ambiente de negócios e podem influenciar sua

carreira.

PLANO DA UNIDADE:

• Sistemas de informações: conceitos e definições.

• Conceitos de sistemas.

• O sistema empresarial e seus subsistemas.

• Estrutura sistêmica das empresas.

• Sistemas de informação.

• Dimensões dos sistemas de informação.

• Dimensão organizacional.

• Dimensão humana.

• Dimensão tecnológica.

• Os objetivos organizacionais dos sistemas de informação.

• Melhores decisões gerenciais.

• Novos produtos e serviços.

• Excelência nas operações.

• Vantagem competitiva.

• Sobrevivência no mercado.

• A influência dos sistemas de informações na economia.

• A importância dos sistemas de informação na sua carreira.

Bons estudos!

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UNIDADE 1 - CONCEITOS DE SISTEMAS E SISTEMAS DE INFORMAÇÃO

SISTEMAS DE INFORMAÇÃO: CONCEITOS E DEFINIÇÕES

CONCEITO DE SISTEMAS

Quando se fala em sistemas, a maioria das pessoas pensa em sistemas

de computação e em computadores que automatizam as tarefas diárias no

trabalho e na sociedade, mas o conceito de sistemas é muito mais amplo.

Existem várias definições clássicas de inúmeros autores consagrados,

tentando explicar o que é um sistema. De maneira mais clara e objetiva

tentaremos a nossa.

Podemos definir sistema como:

• o conjunto de elementos interdependentes que se unem

• ou um todo organizado

• ou partes que interagem formando um todo único e complexo.

Vamos tentar entender! Existem muitos sistemas que fazem parte do

nosso dia-a-dia. Por exemplo, se olharmos para uma cidade como a do Rio

de Janeiro, podemos afirmar que ela é um sistema urbano que possui

interações com vários elementos que a compõem. São eles:

• sistema de transporte;

• sistema de água e esgoto;

• sistema de controle de trânsito;

• sistema de segurança pública e outros.

Podemos afirmar ainda que um sistema possui subdivisões

que são chamadas de subsistemas.

Vamos então voltar ao sistema urbano carioca. Acompanhe

o raciocínio!

No sistema urbano cidade existe o subsistema de transporte, que por

sua vez pode ser subdividido em transporte urbano (ônibus), transporte

ferroviário (trens), transporte metroviário (metrôs) etc.

A definição de sistema pode ser ainda dividida em dois tipos:

• Sistema fechado: aquele que não sofre ação externa, ou seja,

somente seus componentes possuem interação entre si;

• Sistema aberto: aquele que sofre ação interna e externa, ou

seja, além de existir uma interação entre os seus

componentes, também sofre pressão dos componentes

externos. Como outros sistemas ou subsistemas.

O SISTEMA EMPRESARIAL E SEUS SUBSISTEMAS

Quando examinamos uma empresa e suas atividades, podemos

determinar facilmente que se trata de um sistema, pois os elementos que a

compõem interagem.

Subsistema: um sistema

menor que possui elementos

que fazem parte de um sis-

tema maior.


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E, mais ainda, podemos definir uma empresa como um sistema aberto,

pois ela sofre interação dos seus subsistemas (departamentos, seções) e

do ambiente externo (concorrência, sociedade, tecnologia, economia,

legislação, etc...)

A empresa está situada em um ambiente extremamente

dinâmico e sofre pressões constantes tanto externas como

internas. Dessa maneira, o sistema empresarial precisa ter

agilidade de resposta para poder sobreviver no mercado

em que se encontra.

ESTRUTURA SISTÊMICA DAS EMPRESAS

Uma empresa gera milhares de dados sobre seu

funcionamento, como dados de produção, de vendas,

financeiros, de recursos humanos etc.

Mas a grande quantidade de dados existentes não teria qualquer

importância se não pudéssemos organizá-los e classificá-los conforme a nossa

necessidade. Os dados organizados e classificados para suprir um objetivo

específico são chamados de informação.

Como a empresa depende de informações precisas e confiáveis para a

tomada de decisões, a busca por mecanismos que auxiliem os profissionais

a definirem a melhor maneira de estudar as informações é de fundamental

importância.

SISTEMAS DE INFORMAÇÃO

Agora que você entendeu o que é um sistema e suas estruturas, podemos

definir o que é um sistema de informação. Vamos propor duas definições. A

primeira mais genérica e a segunda mais técnica:

1. Sistema de informação – Sendo um subsistema da empresa,

pode ser definido genericamente como todo e qualquer

sistema que possui dados ou informações de entrada que

tenham por fim gerar informações de saída para suprir

determinadas necessidades;

2. Sistema de informação – Pode ser definido tecnicamente

como um conjunto de componentes inter-relacionados que

coletam, processam, armazenam e distribuem informações

destinadas a apoiar a tomada de decisões, a coordenação e

o controle de uma organização.

Três atividades em um sistema de informações produzem as informações

de que as organizações necessitam para tomar decisões, controlar operações,

Dados: seqüência de fatos

brutos que representam

eventos que ocorrem nas

empresas ou fora delas, an-

tes de terem sido organiza-

dos de forma compreensível

para as pessoas usá-los. Por

exemplo: números, tabelas,

gráficos, sons, imagens etc.

Informação: resultado do

tratamento dos dados exis-

tentes acerca de alguém ou

de alguma coisa. A informa-

ção aumenta a compreen-

são e o entendimento dos

dados apresentados. Exem-

plo: a interpretação de uma

tabela ou gráfico.

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analisar problemas e criar novos produtos ou serviços. Essas atividades são:

a entrada, o processamento e saída.

Para que você possa entender o esquema de um sistema de informação

vamos definir sua estrutura de funcionamento:

• Entrada – Responsável pelo registro ou coleta de todos os dados

gerados na empresa em suas atividades diárias, tanto internas

quanto externas;

• Processamento – Processo de transformação dos milhares de

dados gerados em informações úteis para o processo de tomada

de decisões;

• Saída – Transfere as informações processadas às pessoas que

as utilizarão ou às atividades nas quais elas serão empregadas;

• Feedback – Dados de saída que retornam à entrada do sistema

para uma realimentação, com intuito de avaliar e corrigir

eventuais erros de entrada.

Fatores ambientais, como clientes, fornecedores concorrentes, governo,

sindicatos etc. interagem com a organização e seus sistemas de informação.

Existem dois elementos fundamentais para a tomada de decisões: as

fontes de informação e as redes de comunicação.

As fontes de informação dizem respeito à origem das informações ou

onde elas estão localizadas. As redes de comunicação fazem a

disponibilização, ou seja, levam estas informações a todos os pontos onde

elas sejam necessárias.

Um dos maiores problemas empresariais para a tomada de decisões pode

ser resumido no fato de que nem sempre as informações estão disponíveis

para o nível gerencial da organização e muitas vezes, quando estão, estas

informações podem estar desatualizadas. O que fazer?

Todo esse conjunto de dados a serem coletados nos diversos sistemas,

tanto internos quanto externos, e que deverão ser processados em

informações úteis, tem de ser gerenciados por alguma estrutura que permita

o armazenamento de grandes quantidades de informações, o processamento

IMPORTANTE


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rápido e a disponibilidade para qualquer integrante da organização que tenha

autorização para acessá-la.

Hoje, essa estrutura é, na verdade, um conjunto de equipamentos

interconectados por redes de comunicação e canais de informação que

permitem o fluxo das informações de maneira mais eficaz.

Para o controle do conjunto de informações que fluem por essa

estrutura temos os sistemas de informação.

DIMENSÕES DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO

Para se compreender melhor os sistemas de informação, você precisa

conhecer suas dimensões mais amplas: a organizacional, a humana e a

tecnológica, bem como seu poder de fornecer soluções para os desafios e

problemas no ambiente empresarial.

Vamos agora analisar cada uma das dimensões dos sistemas de

informação.

DIMENSÃO ORGANIZACIONAL

Diz respeito a questões como a hierarquia da organização e seus níveis

de autoridade e responsabilidades que são refletidos no organograma. Essa

estrutura revela uma clara divisão do trabalho.

Especialistas são contratados e treinados para diferentes funções

organizacionais, tais como vendas e marketing, fabricação e produção,

finanças e contabilidade, e recursos humanos.

A empresa desenvolve, então, sistemas de informação para atender a

essas diferentes especializações e níveis.

Conceder crédito, contratar funcionários ou preencher uma nota fiscal,

por exemplo, são tarefas em geral determinadas por um sistema de

informação.

DIMENSÃO HUMANA

Os sistemas de informação, por mais sofisticados que sejam, não têm

valor algum sem as pessoas gabaritadas para fazê-los funcionar corretamente,

e sem as pessoas que saibam usar as informações geradas de um sistema

para ajudar a empresa a atingir seus objetivos.

Um departamento de telemarketing equipado com um sistema de última

geração para atendimento aos clientes será inútil se os funcionários não

forem treinados adequadamente para encontrar soluções para os problemas,

dando a sensação de que a empresa se importa com eles.

DIMENSÃO TECNOLÓGICA

A tecnologia desempenha papel cada vez mais importante nas áreas

operacionais e estratégicas das empresas.

Tecnologias novas e aperfeiçoadas criam ou substituem processos,

produtos, equipamentos e serviços no mundo corporativo diariamente, fato

Dimensão: número mínimo

de variáveis necessárias

para se descrever e anali-

sar um conjunto.

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considerado normal, se levarmos em conta que muitos produtos considerados

de “última geração” podem estar ultrapassados amanhã.

A tecnologia da informação, pela sua importância, não pode ser usada

como um “modismo”, e a estrutura que a compõe deve ser adequada ao

tamanho e à necessidade da organização e das pessoas que vão operar

esta estrutura.

OS OBJETIVOS ORGANIZACIONAIS DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO

Por que os sistemas de informação são tão importantes atualmente? Por

que as empresas brasileiras de todos os tamanhos estão investindo tanto

em tecnologias e sistemas de informação?

As respostas para muitas dessas indagações estão relacionadas aos

objetivos que toda empresa espera alcançar para sobreviver e ter sucesso

no mercado.

Vamos examinar alguns deles:

MELHORES DECISÕES GERENCIAIS

Muitos trabalhadores sofrem, nas empresas, com falta de dados e

informações certas, na hora certa para que possam tomar suas decisões.

Muitos têm de recorrer a previsões, palpites ou confiar na sorte.

Os resultados dessa situação se refletem em erros de produção, gastos

excessivos e mau atendimento, que podem elevar os custos e ocasionar

perda de clientes.

Nos últimos anos, as tecnologias e os sistemas de informação têm

proporcionado aos trabalhadores que têm de tomar decisões que o façam

usando dados e informações em tempo real provenientes do próprio mercado.

Um exemplo disso é o trabalho externo. Não importa mais onde você se

encontra, e sim como você está conectado com a empresa na qual trabalha.

Internet, intranet, e-mails, teleconferências, conferências on-line são

exemplos de ferramentas que auxiliam na tomada de decisão.

NOVOS PRODUTOS E SERVIÇOS

As tecnologias e os sistemas de informação são as principais ferramentas

de que as empresas dispõem para criar novos produtos e serviços, assim

como modelos de negócio inteiramente novos. Celulares, BlackBerrys,

Modelo de negócio: descre-

ve como a empresa produz,

entrega e vende um produto

ou serviço a fim de obter lu-

cros.


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computadores de mão, laptops, Ipod são exemplos recentes de novos

produtos. Reservas em hotéis, pousadas, compra de ingressos e passagens

aéreas, livros e outros são exemplos de serviços.

EXCELÊNCIA NAS OPERAÇÕES:

As empresas estão sempre tentando melhorar

a eficiência de suas operações, ou seja, sua

maneira de atuar, produzir, atender etc. a fim de

conseguir maior lucratividade. Das ferramentas de

que os administradores dispõem, as tecnologias

e os sistemas de informação estão entre as mais

importantes para se atingir objetivos

organizacionais, principalmente quando combinadas com mudanças no

comportamento da alta administração.

Exemplos são as grandes redes de supermercados Wal-Mart e Carrefour

que graças a seus sistemas de informação conseguem conectar todos os

fornecedores a todas as lojas espalhadas pelo mundo. Isso significa que

quando um cliente compra um produto, o fabricante fornecedor fica sabendo

on-line que deve enviar um substituto para prateleira.

VANTAGEM COMPETITIVA

Se uma empresa atingir um ou mais objetivos organizacionais descritos

acima, provavelmente conseguirá uma vantagem competitiva em relação aos

seus concorrentes. E, se conseguir manter esses objetivos com a ajuda de

tecnologias e sistemas de informação, produzindo, vendendo e se

relacionando com clientes e fornecedores em tempo real, os lucros que

certamente aumentarão, serão fruto dessa estratégia.

Uma empresa que exemplifica essa vantagem competitiva

é a fabricante de computadores Dell Computer. Sua

excelência operacional resulta da “customização em

massa”: no site da Dell Computer os clientes podem

selecionar as opções de configuração, potência, aplicativos,

funções etc... de acordo com suas preferências de utilização

e encomendar seu computador customizado. O sistema de

montagem sob medida da empresa, baseado na internet,

entrega o modelo solicitado na residência do cliente ou

empresa em poucos dias, ou de um dia para o outro se o

cliente realmente tiver urgência.

Eficiência: parâmetros que

possam medir a capacida-

de da empresa para resolu-

ção de problemas com base

nas informações geradas

pelo seu sistema.

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SOBREVIVÊNCIA NO MERCADO

Outro motivo para as empresas investirem em sistemas e tecnologias da

informação é que eles se tornaram tão importantes e funcionais que ficou

praticamente impossível não utilizá-los. Essa utilização está determinando

uma nova maneira de fazer negócios, e essa nova maneira afetará as futuras

carreiras e as futuras empresas. Afinal, mudanças no ambiente de negócios

são sempre acompanhadas por mudanças nos postos de trabalho e nas

profissões.

O setor bancário brasileiro exemplifica esta situação. Ao mesmo tempo

em que houve uma revolução no uso dos sistemas de informação - o que

conhecemos como automação bancária -, que tem a face mais visível nos

caixas automáticos e internet-banking, houve demissões em massa com

substituições de trabalhadores e mudanças de funções. O que determinou a

sobrevivência e o fechamento de muitos bancos foi a rapidez de adaptação

a esse novo modelo de negócios.

A INFLUÊNCIA DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO NA ECONOMIA

Os negócios da economia global que envolve sistemas de informação

contam com cifras em bilhões de dólares. As empresas estão sentindo a

necessidade de estarem adequadas aos novos tempos e às novas

tecnologias que surgem a cada momento.

Para ver os resultados destes gastos enormes basta observar como as

empresas e as pessoas estão conduzindo os negócios. No Brasil, o número

de celulares atingiu 90 milhões de aparelhos, ultrapassando em muito o

número de telefones fixos instalados. Empresas de todos os tamanhos estão

entendendo a importância de automatizarem seus negócios e terem um site

na internet a fim de criarem oportunidades de compra e venda, e melhora no

atendimento aos clientes e fornecedores.

Enquanto os jornais perdem leitores, aumenta o número de pessoas e

empresas que recebem notícias on-line. Os blogs se tornaram uma febre

mundial e, no Brasil, fazem enorme sucesso, o que vem criando uma nova

forma dos consumidores darem sua avaliação aos negócios das empresas.

Além disso, a publicidade na internet cresce a um ritmo surpreendente.


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A IMPORTÂNCIA DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO NA SUA CARREIRA

Tanto os negócios como o mercado de trabalho se modificaram bastante

nos últimos anos. Velhas profissões estão desaparecendo e outras estão

surgindo da necessidade de uma nova economia emergente, baseada na

tecnologia, nas comunicações e na Internet. Para ser bem-sucedido neste

novo ambiente, você precisará aumentar seu leque de possibilidades de

forma a se inserir mais rapidamente neste novo mercado de trabalho,

colocando suas habilidades a serviço das empresas.

Segundo pesquisas efetuadas, algumas áreas de trabalho no Brasil estão

com excesso de vagas por carência de pessoal qualificado e com certeza

muitos desses empregos vão requerer dos candidatos habilidades e

competências para resolução de problemas, assim como, conhecimentos

técnicos para tarefas específicas.

O que isso significa? Significa que independente da empresa que você

trabalha ou irá trabalhar, as tecnologias e os sistemas de informação terão

um papel cada vez mais importante no seu dia-a-dia profissional e na sua

carreira de administrador ou engenheiro. Sua oportunidade de emprego e

sua remuneração dependerão, em parte, de sua capacidade de usar os

sistemas de informação na consecução de seus objetivos.

O propósito deste curso é justamente ajudar você a entender essa nova

realidade organizacional e tirar o melhor proveito dela.

É HORA DE SE AVALIAR

Lembre-se de realizar as atividades desta unidade de

estudo, presentes no caderno de exercício! Elas irão ajudá-

lo a fixar o conteúdo, além de proporcionar sua autonomia no

processo de ensino-aprendizagem. Caso prefira, redija as

respostas no caderno e depois as envie através do nosso

ambiente virtual de aprendizagem (AVA). Interaja conosco!

Nesta unidade você aprendeu a estabelecer as diferenças entre dados,

informação e conhecimento; como funcionam os sistemas, os subsistemas e

a estrutura sistêmica das empresas; a determinar as dimensões dos sistemas

de informação com relação à organização, às pessoas e à tecnologia; a

entender os objetivos organizacionais dos sistemas de informação no

contexto da empresa e em relação a sua sobrevivência no mercado e como

os sistemas de informação estão mudando o ambiente de negócios e podem

influenciar sua carreira.

Na próxima unidade vamos estudar alguns tipos de sistemas de

informação utilizados nas empresas, como o sistema de processamento de

operações, os sistemas de informação que apóiam as áreas funcionais da

empresa e o sistema de informação gerencial.

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