ASSEMBLEIA DISTRITAL — Distrito 4600

Governador Eleito: Ettore Dalboni da Cunha

Ano Rotário 2009-2010

Treinamento para Diretor de Protocolo

Comissão Distrital de Protocolo

Pedro Luiz Dalbone da Cunha

Hodges Danelli Filho

Cláudio Oliveira de Paula

Edson Thomaz dos Santos

Volta Redonda

2009

ÍNDICE

Apresentação ................................................................. 3

Diretor de Protocolo ........................................................ 4

Conceito ........................................................... 4

Atribuições ........................................................ 4

Funções e Responsabilidades ............................... 5

Desempenho e Qualidades .................................. 5

Ordem de Precedência .................................................... 6

Formação da Mesa Diretora ............................................. 7

Reunião Ordinária .............................................. 9

Reunião Festiva ................................................. 10

Bandeira Nacional .......................................................... 15

Organização da Panóplia ................................................. 16

Vestuário ...................................................................... 19

Modelo de Reunião Ordinária ........................................... 20

Modelo de Reunião Festiva .............................................. 21

Lay-out Mesa Diretora, Tribuna e Panóplia ........................ 22

APRESENTAÇÃO

O PRESENTE trabalho tem por base a Normatização para Reuniões do Rotary no Brasil, de

autoria do EDRI Alceu Antimo Vezozzo, veiculada na Revista Brasil Rotário, bem como os

apontamentos dos estimados companheiros Hodges Danelli Filho, J. A. Grecco, decorrente da

2

experiência adquirida ao longo dos excelentes trabalhos desenvolvidos como Diretores de

Protocolo do Distrito 4.600 por mais de vinte anos e o recente trabalho integrado, também,

pela companheira Eloísa Grecco, este elaborado para o treinamento das Senhoras das Casas

da Amizade 2009/2010.

O GOVERNADOR Ettore, dentre seus ousados objetivos, pretendeu estabelecer o treinamento

específico para os Diretores de Protocolo, de forma a contribuir para que as reuniões dos

Clubes se destaquem por sua ordem e eficácia.

ESTA HONROSA missão coube à Comissão de Protocolo do Distrito 4.600, ano rotário

2009/2010, composta pelos companheiros Pedro Luiz Dalbone da Cunha, Hodges Danelli Filho,

Cláudio Oliveira de Paula e Edson Thomaz dos Santos.

ESPERAMOS, COM esta literatura, contribuir para que os novos Diretores de Protocolo

desenvolvam sua missão com grande brilhantismo.

MÃOS À obra! E muito sucesso!

DIRETOR DE PROTOCOLO

1. CONCEITO

OS IMPRESSOS de Rotary International procuram definir a função de Diretor de Protocolo de um

Clube mais pelo aspecto de seu trabalho do que propriamente pelo que ele representa dentro

de uma reunião.

NA REALIDADE o Diretor de Protocolo é o executivo da reunião, isto é, aquele que procura

assessorar o Presidente, facilitando-lhe o trabalho que terá de desenvolver.

"Contribuir para que a reunião do Clube se destaque por sua ordem e eficácia, de

forma a transmitir uma boa impressão aos visitantes e convidados do Clube" - Assim

é definida esta função no impresso citado.

QUANDO O Presidente eleito escolhe o seu Diretor de Protocolo procura não só levar em conta

o conhecimento que o Companheiro possui sobre o Rotary, mas também, a sua simpatia,

comunicabilidade, presença de espírito, organização e, acima de tudo, responsabilidade.3

NÃO É necessário que seja orador, até porque não é esta a função de um Diretor de Protocolo;

mas alguém que saiba intervir no momento oportuno e, através da palavra, transmitir uma

informação, aviso, saudação, mensagem, agradecimento ou mesmo chamar a atenção, sempre

de forma rápida, clara, concisa, objetiva e respeitosa.

DA CONDUTA discreta, segura e eficaz do Diretor de Protocolo redundará o êxito da reunião,

causando boa impressão nos sócios do Clube, visitantes e convidados.

A DENOMINAÇÃO correta é Diretor de Protocolo e não simplesmente Protocolo como, às

vezes, se ouve. Protocolo é o cargo ou o próprio ato protocolar, não a pessoa.

2. ATRIBUIÇÕES

O DIRETOR de Protocolo é o coordenador de todo e qualquer evento rotário em estreita

colaboração com aquele que o preside. Suas funções podem ser divididas em dois níveis:

protocolo no clube e protocolo além clube.

NO CLUBE, nas reuniões ordinárias e festivas. Além clube, nos eventos distritais, PETS, fórum,

assembleia, conferência, seminário do Quadro Social e Fundação Rotária; em âmbito regional

seminários e institutos.

A MISSÃO do Diretor de Protocolo tem início na preparação da reunião. É sempre o primeiro a

chegar e o último a sair. O protocolo rotário é formal em todo o mundo.

3. FUNÇÕES E RESPONSABILIDADES

CABE AO Diretor de Protocolo as seguintes funções e responsabilidades:

a. Preparar a reunião com antecedência, confirmando a presença de convidados, quando

necessário;

b. Escolher o cardápio e supervisionar a arrumação das mesas e da decoração em geral,

em conjunto com a Comissão de Administração ou outra designada;

c. Chegar ao local da reunião com a devida antecedência;

d. Verificar o funcionamento do ar condicionado e da iluminação;

e. Fazer a formação da mesa diretora com observância das normas de precedência, tanto

as enunciadas pelo RI como as governamentais, militares e religiosas, com numeração

dos lugares ou anotação dos nomes dos participantes;

f. Colocar a tribuna à esquerda da mesa diretora, com iluminação suficiente para a leitura;

g. Orientar a disposição das bandeiras na panóplia, colocação do sino polido e malhete;

h. Recepcionar e anunciar corretamente os presentes;

i. Manter os horários nas reuniões ordinárias e festivas;

j. Ficar atento às necessidades do Presidente, durante a reunião;

k. Acolher os convidados atrasados, designando companheiros do clube para atendê-los;

l. Atender ao serviço do restaurante;4

m. Providenciar materiais e equipamentos para o orador, como notebook, data-show, som,

microfone, água, etc.;

n. Alertar o palestrante sobre o tempo destinado ao seu pronunciamento, bem como fazer

aviso discreto de que o tempo está terminando;

o. Atentar para que nenhum som ou conversa atrapalhe a palestra;

p. Levar ao conhecimento do Presidente pedidos de companheiros para uso da palavra,

informando-o sobre o assunto a ser tratado (como não existe palavra livre em Rotary,

compete ao Presidente autorizá-la ou não);

q. Ao final da reunião guardar as bandeiras, sino e equipamento de som.

4. DESEMPENHO E QUALIDADES

O DIRETOR de Protocolo deve conduzir-se com discrição, nos seus modos e palavras, evitando

gracejos e piadas. Deve envidar esforços para pronunciar corretamente o nome dos

convidados, visitantes ou companheiros.

RESSALTA-SE QUE o Diretor de Protocolo não deve fazer parte da mesa diretora, pois

dificultaria sua locomoção para atender aos detalhes e às eventualidades ocorrentes em uma

reunião, além, é claro, de ausentar-se da mesa.

PRECISA VESTIR-SE adequadamente ao evento, evitando roupas muito curtas, decotadas ou

sem mangas. Também deve usar o microfone o menor tempo possível, bem como não alongar-

se na apresentação dos componentes da mesa diretora fazendo alusão a seus feitos ou suas

vidas, evitando-se, ainda, usar apelidos para identificar os integrantes da mesa.

ORDEM DE PRECEDÊNCIA

ESTA É a parte mais difícil e polêmica do Protocolo. A precedência sempre foi motivo de

controvérsias, chegando a gerar situações constrangedoras. A forma mais simples é alinhar,

em ordem numérica os ocupantes na ordem de sua precedência.

QUANDO OS componentes da mesa são chamados pelo microfone, designando-lhes os lugares,

não se faz a apresentação da mesa depois de composta. No entanto, se a reunião for iniciada

com todos os componentes da mesa em seus lugares, o Diretor de Protocolo fará a

apresentação de cada um, começando pelo lugar central da mesa e podendo ir para a

esquerda de quem olha para a mesa e depois para a direita.

A REGRA de que uma mulher não deve ficar na ponta da mesa não se aplica a uma rotariana,

tendo em vista que deve ocupar o lugar inerente ao seu cargo.

CONFORME DELIBERAÇÃO do Conselho Diretor de RI segue, abaixo, a Ordem Protocolar para

Administradores de Rotary International

5

Presidente Presidente Eleito Vice-Presidente Membros do Conselho Diretor Secretário Geral Presidente Indicado Diretores entrantes Diretores indicados Ex-Presidentes (em ordem de Antigüidade) Governadores de Distritos e Administradores do RI atuais Ex-Diretores (em ordem de Antigüidade) Ex-Secretários Gerais (em ordem de Antigüidade) Ex-Governadores de Distritos e ex–administradores do RI (em ordem de Antigüidade) Auxiliar do Presidente Auxiliar do Presidente eleito Governadores entrantes de Distrito Governadores de Distrito

Ordem Protocolar Simplificada Para Autoridades

Presidente da República Governador do Estado Presidente do Senado Presidente da Câmara dos Deputados Ministros de Estado Presidentes de Tribunais Superiores Senadores Oficiais Generais das Forças Armadas (Marinha – Exército - Aeronáutica - nesta ordem) Magníficos Reitores Deputados Federais Presidente da Assembleia Legislativa Presidentes de Tribunais Estaduais Prefeito da Cidade Juiz de Direito da Comarca Bispos Oficiais Superiores das Forças Armadas (idem, como acima) Deputados Estaduais Presidente da Câmara Municipal Promotores Públicos Delegados de Polícia Vereadores

Exemplo de ordem protocolar mais comum em reuniões festivas do clube

Lado da mesa à direita do presidente:

02 - Governador do Distrito 04- Juiz de Direito 06- Oficial Superior das Forças Armadas ou da Polícia Militar 08- Promotor Público 10- Vereador 12- Gov. Entrante 14- Presidente do RC padrinho

Lado da mesa à esquerda do presidente:

03- Prefeito Municipal 05- Bispo (Autoridade Religiosa) 07- Presidente da Câmara Municipal 09- Delegado de Polícia 11- Ex–Governador de Distrito 13- Governador indicado de Distrito

6

15- Presidente de outra Entidade (Lions, Maçonaria, etc.)

FORMAÇÃO DA MESA

A MESA Diretora deve ser, preferencialmente, composta com número ímpar, não devendo

haver lugar vago, salvo exceção devidamente justificada.

NA COMPOSIÇÃO da mesa, cargo atual tem precedência sobre cargos anteriores e

estes sobre cargos futuros (presente, passado, futuro).

A FORMAÇÃO da mesa exige atenção, não existindo tamanho ideal. Na prática, deve ter o

número que comporte todas as autoridades e convidados especiais.

ESTANDO PRESENTES diversos Governadores, todos devem ser convidados à mesa que

presidirá os trabalhos. Se impossível, convidar-se-á apenas o mais antigo de cargo, que

representará os demais, com precedência para Governadores de outros Distritos.

DEVE SER evitada a expressão “EX-GOVERNADOR”. O correto é mencionar o nome do

governador e o clube a que pertence, o ano de sua governadoria e o número do distrito quando

não for o próprio. Se for de nosso distrito, basta mencionar o nome do Governador e o ano

rotário de sua governadoria, p. ex.: Governador 2008/2009, Companheiro Antônio Sérgio Ferri

da Silva.

SE HOUVER vários Presidentes de Rotary Club’s presentes, o Presidente do Clube padrinho ou

do mais antigo representará os demais.

QUANDO UMA autoridade não comparecer, o representante não ocupará o seu lugar, mas o

correspondente ao seu próprio cargo ou após a última autoridade presente à mesa, com

exceção dos representantes oficiais do Presidente da República e do Presidente do Rotary

International.

RECOMENDA-SE NÃO usar as expressões “mesa principal”, “mesa presidencial” ou “mesa do

Presidente”, mas sim Mesa da Presidência ou Mesa Diretora dos Trabalhos.

UMA VEZ apresentada a mesa diretora dos trabalhos e existindo outras autoridades ou

convidados especiais no plenário, estes deverão ser mencionados pelo Diretor de Protocolo,

não devendo repetir nomes e cargos de convidados se já foram chamados para compor a

mesa.

DE PREFERÊNCIA não chamar as autoridades à mesa, mas compor a mesa em silêncio e depois

de iniciada a reunião é que se anunciará os membros da mesa. Anunciados os componentes da

mesa, o Diretor de Protocolo deve pedir uma salva de palmas. Não deve o Diretor de Protocolo

devolver a palavra ao Presidente, pois esta é uma prerrogativa exclusiva deste.

O DIRETOR de Protocolo não deve anunciar a chegada de autoridades, convidados, visitantes

ou companheiros retardatários, salvo em casos especiais determinados pelo Presidente. Nestes

casos recepcione os convidados e encaminhe-os aos seus lugares.7

SEMPRE QUE declinar o número de um distrito, deve pronunciá-lo por extenso, p.ex: distrito

quatro mil e seiscentos. Também o ano rotário deve ser mencionado por extenso, p.ex: dois mil

e um, dois mil e dois, mil novecentos e noventa e cinco, noventa e seis.

NAS REUNIÕES ordinárias a sugestão é para que a mesa com três lugares, devendo ficar ao

centro o Presidente, tendo à sua esquerda o Secretário e à sua direita o palestrante,

autoridade ou convidado especial. Se estiver presente o Governador do Distrito, este ocupará o

lugar nº 2 à direita do Presidente.

1. REUNIÃO ORDINÁRIA

É IMPORTANTE que antes de assumir sua função o Diretor de Protocolo comece a organizar um

plano de desenvolvimento para as reuniões ordinárias, em consonância com o Presidente do

Clube e com os presidentes das Comissões.

Sugestões:

I - No mínimo com um dia de antecedência, contato com o Presidente para inteirar-se

do programado para a reunião. Assim, ficará sabendo quem será convidado para

palestra, visita, homenagem etc. Procurar obter antes do dia da reunião o currículo

do convidado para que, no momento de sua fala, ainda que outro tenha sido

destacado para apresentar o convidado, o Diretor de Protocolo possa também, de

forma sucinta, enaltecer sua obra e/ou serviço.

II - Verificar se haverá necessidade de aparelhagem especial de som, projetores,

monitores, vídeos, luzes, painéis, etc., e providenciar.

III - Manter contato com o responsável pelo salão onde será realizada a reunião para a

sua devida arrumação quanto à limpeza, disposição de mesas, iluminação,

ventilação etc., evitando-se com isso problemas que poderão surgir justamente na

hora do encontro.

IV - Estar no local da reunião ordinária pelo menos 20 minutos antes do horário previsto

para o seu início.

V - Receber com carinho os Companheiros do Clube. Havendo convidados, solicitar a

outros Companheiros que lhe sirvam de companhia até o início da reunião (Lembre-

se: O Diretor de Protocolo deverá estar liberado para a execução de todos os

trabalhos que lhe estão afetos).

VI - Verificar quantos lugares estarão disponíveis na Mesa Diretora dos Trabalhos,

solicitando ao Presidente a definição das pessoas que deverão ocupá-los. A

ocupação dos lugares à Mesa Diretora deverá ser feita antes do início da reunião,

evitando-se chamadas nominais que ocupam tempo e tornam-se inconvenientes,

além de não permitir cadeiras vazias (lugares vagos) à Mesa se, por algum motivo, a

pessoa convidada a fazer parte da Mesa teve que ausentar-se sem tempo de

comunicar o Diretor de Protocolo.

VII - Consultar todos os presentes para saber os que pretendem fazer uso da palavra

para comunicações e informações, comunicando-lhes o tempo de que disporão. 8

Passar essa listagem ao Presidente, que dará ou não a palavra, dependendo da

disponibilidade de tempo e da pertinência do assunto.

VIII - Após a abertura da reunião pelo Presidente, o Diretor de Protocolo deve saudar a

todos os presentes, inclusive os Companheiros do Clube. Essa saudação deve ser

feita de forma clara e objetiva, mencionando a finalidade da reunião e concluindo

com a leitura do cardápio. O anúncio do cardápio feito da Tribuna embora pareça

deselegante tem por objetivo alertar os presentes que, por motivo de saúde ou

opção, não irão jantar caso em que, sempre que possível, deverá ser oferecido um

cardápio opcional.

IX - Não esquecer que à direita do Presidente deverá sentar-se o palestrante (ou

palestrador), nunca palestrista (cujo termo não existe no Dicionário Aurélio) ou o

homenageado, da reunião.

X - Alertar os Companheiros que farão uso da palavra que será desnecessário repetir o

nome de todos os que se encontram na Mesa Diretora na sua fala. Bastará apenas

citar o Presidente, homenageado, palestrantes e Companheiros de modo geral.

XI - Fazer com o que o serviço de buffet seja executado em tempo adequado ao

desenvolvimento das reuniões.

XII - Os nomes dos convidados e visitantes deverá ser obtido junto ao Secretário do

Clube, nas listas de presenças. Após a saudação do Diretor de Protocolo esses

nomes deverão ser entregues ao Presidente para constar no seu agradecimento

final.

XIII - É obrigação do Diretor de Protocolo não deixar atrasar o início da reunião. É falta de

consideração para com os que chegaram na hora certa.

XIV - Observações finais:

a) Verificar a panóplia (a Bandeira Nacional deverá estar ao centro e em

destaque, ladeada à sua direita pela Bandeira do Estado e à sua esquerda

pela Bandeira do Município);

b) Verificar a colocação do sino e martelo (sempre ao centro da Mesa);

c) Verificar instalação e teste de som;

d) Verificar lugares à Mesa Diretora dos Trabalhos;

e) Verificar Programa da Reunião (normalmente dedicada a uma das

Comissões);

f) Verificar cardápio;

g) Verificar a localização da Tribuna, que deverá estar em lugar de

destaque, de fácil visualização, à frente da Mesa Diretora. Evitar a

colocação da Tribuna "em linha" com a Mesa Diretora.

2. REUNIÃO FESTIVA

A GRANDE gala de uma reunião festiva e a alegria do Companheirismo dificilmente serão

desfrutadas pelos Diretores de Protocolo. A responsabilidade que pesa sobre os responsáveis 9

pela organização de uma reunião festiva é muito grande e o seu trabalho é desenvolvido ao

longo da realização dessa reunião, motivo pelo qual deve manter-se atento, solícito, prestativo

e, invariavelmente, trabalhando o tempo todo; afinal, o resultado disso tudo é que será

apreciado e julgado pelo público presente.

2.1. A organização de uma Reunião Festiva

COMPETE AO Conselho Diretor a indicação da data para a realização de uma Reunião Festiva.

Fixada a data, deverão se reunir: o Presidente, o Secretário e o Diretor de Protocolo, para que

se determinem:

a) o motivo da Reunião Festiva;

b) quem ou o que será festejado (ou homenageado); e

c) quem será ou quem serão os convidados.

O SECRETÁRIO deverá expedir os convites e dará uma cópia da relação ao Diretor de Protocolo

e outra ao Tesoureiro para controle (No caso de cobrança de "per capita" lembrar que

normalmente não se cobra dos Convidados do Clube).

É IMPORTANTE que o Diretor de Protocolo elabore antecipadamente uma lista com todos os

convidados do Clube e possíveis presenças de autoridades rotárias (Presidentes de Clubes,

Governadores de Distritos e outros) por ordem de precedência, que deverá ser ticada conforme

as pessoas forem chegando; daí para a montagem da Mesa Diretora dos Trabalhos fica muito

fácil.

O DIRETOR de Protocolo designará, no mínimo, mais dois Companheiros para divisão de

atribuições: recepção, condução às mesas especiais e atendimentos eventuais.

EM REUNIÃO prévia o Diretor de Protocolo e auxiliares determinarão o mínimo e o máximo de

lugares na Mesa Diretora dos Trabalhos, recomendando-se uma Mesa em número compatível

com o número de presentes e “enxuta”, para não ficar colocando pessoas de menor destaque

só para encher a Mesa. Deverão, ainda, obter junto ao responsável pela cozinha a previsão

geral para número de talheres.

2.2. Providências Urgentes

O DIRETOR de Protocolo e auxiliares deverão estar no local da reunião com, pelo menos, 30

minutos de antecedência do horário previsto para seu inicio e observarem:

1. O programa da reunião deverá estar minutado (com os horários de início e término de

cada atividade da reunião). O Diretor de Protocolo deve envidar os esforços

necessários para que a reunião inicie e termine no horário previsto, até em respeito

aos que chegaram no horário correto. Só se aceitam atrasos no início da reunião se

plenamente justificados e nunca superiores a 10 minutos.

2. A colocação de mesas e acomodações necessárias;

3. O cumprimento do cardápio pelo buffet;10

4. A verificação do sistema de som, com microfones para o Presidente e na Tribuna;

5. Ter sempre às mãos, e na Secretaria do Clube se houver, o Hino Nacional Brasileiro

oficial, em CD ou fita.

6. Verificar a localização da Tribuna, que deverá estar em lugar de destaque, de fácil

visualização, à frente da Mesa Diretora. Evitar a colocação da Tribuna "em linha" com

a Mesa Diretora.

7. A confecção de um mapa da Mesa Diretora dos Trabalhos com a nominação dos

lugares, feita através de cartões individuais, previamente confeccionados já com os

nomes das possíveis presenças, com alguns cartões em branco para preenchimento

na hora.

8. É importante que o Diretor de Protocolo verifique a posição correta da panóplia, que

deverá estar colocada preferencialmente à direita da Mesa Diretora ou, na sua

impossibilidade, atrás e ao centro (ou à direita) da Mesa Diretora dos Trabalhos e, se

possível, em nível superior. Verificar a posição correta das Bandeiras na panóplia: a

Bandeira Nacional deverá estar sempre ao centro ou em lugar de destaque perante as

demais (no mínimo seu mastro deverá estar mais elevado que os outros). Não permitir

que ela seja desfraldada mesmo a título de homenagem. Completar a panóplia, se

possível, com a Bandeira do Estado a que o Clube pertence à direita da Nacional e

com a Bandeira do Município à esquerda e a do Clube em seqüência. Outras bandeiras

poderão ser ostentadas, como a do país de algum intercambista, homenageado ou

outra entidade da cidade (como a da Casa da Amizade, por exemplo).

9. A instrução aos garçons para que sirvam primeiro a Mesa Diretora, começando pelo

Presidente e à sua direita (isto serve também para as reuniões ordinárias). Se houver

mais garçons, um servirá à direita, geralmente o maitre, e o outro à esquerda.

10. O Diretor de Protocolo não é maitre, nem garçom e nem ajudante de cozinha. Sua

função é fiscalizar a execução dos serviços e não executá-los. Esta função poderá ser

delegada a outro Companheiro, desde que o mesmo mantenha perfeita sintonia com

o Diretor de Protocolo.

2.3. Da colocação dos convidados na Mesa Diretora

EM ROTARY, o costume tem previsto a formação da Mesa Diretora dos Trabalhos nas festivas,

da seguinte forma:

Ao Centro

1 - Presidente

À direita do Presidente

2 – Governador(a) do Distrito

4 - Cônjuge do(a) Governador(a)

6 - Autoridade Religiosa

8 - Autoridade do Poder Legislativo

11

À esquerda do Presidente

3 - Cônjuge do(a) Presidente do Clube

5 - Autoridade do Poder Executivo

7 - Autoridade Militar

9 – Delegado de polícia

Observações:

1 – Na Reunião Festiva de Visita Oficial do Governador os cônjuges devem tomar assento

ao lado de seus respectivos pares.

2 - Os membros do Colégio de Governadores do Distrito 4600 sentar-se-ão à Mesa

Diretora obedecida a ordem de antigüidade (o mais antigo à direita, o seguinte à

esquerda e à direita alternadamente). O Manual de Procedimento não estabelece que

as autoridades rotárias precedem as autoridades não-rotárias, razão pela qual deve

imperar sempre o bom senso, colocando as autoridades não rotárias à frente, haja

vista serem convidados do Clube.

3 - Se não for possível acomodar todos os Governadores presentes na Mesa Diretora por

falta de lugares, deverá representá-los o decano (mais antigo) do Colégio de

Governadores presente.

4 – A precedência se dá pela proximidade do centro da Mesa Diretora dos Trabalhos

(quanto mais próximo do centro maior a importância). Portanto, é errada a colocação

dos membros do Colégio de Governadores, lado a lado, em apenas um dos lados da

Mesa (é a conhecida “mesa manca”)

5 - Os demais convidados, se não houver lugares na Mesa Diretora, serão encaminhados

para uma Mesa especial, que será mencionada como extensão da Mesa Diretora dos

Trabalhos, os quais também deverão ser citados nominalmente pelo Diretor de

Protocolo.

6 - Havendo mais de uma autoridade militar, a força mais antiga se sobrepõe às demais,

bem como as maiores patentes precedem as outras.

7 – Verificar na cidade e no Clube sobre a posição religiosa. Com a proliferação de novas

igrejas existem bispos de outras igrejas além da Católica e, se o Clube ou a cidade

entender conveniente, convidá-los para as reuniões também.

8 – Existe uma controvérsia quanto ao tratamento que deve ser dispensado ao

representante de uma autoridade convidada. Até a bem pouco não se colocava à

Mesa Diretora dos Trabalhos representantes, especialmente dos poderes Executivo e

Legislativo. Ocorre que nos dias de hoje é praticamente inconcebível que um Rotary

não trabalhe em parceria com a administração pública de sua cidade. Nós precisamos

da administração pública e ela do Rotary, e a comunidade precisa dos dois. Nesse

aspecto devemos observar o nível do representante na escala hierárquica do Poder a

que pertence. Deve merecer um lugar à Mesa o representante do Prefeito se este for

o seu Vice-Prefeito, Chefe de Gabinete ou Secretário, se possível, de posse do

respectivo ofício da autoridade titular credenciando-o. Da mesma forma, um

comandante militar estará adequadamente representado por um militar de patente

igual ou próxima à sua.12

9 – O Governador Assistente é o preposto (representante) do Governador do Distrito.

Portanto, se o Governador do Distrito estiver presente, ele deverá compor a

Mesa Diretora dos Trabalhos e o Governador Assistente, neste caso, fica

descredenciado para fazer parte da Mesa.

2.4. Do Andamento da Reunião

OS COMPONENTES da Mesa Diretora dos Trabalhos deverão ser comunicados de sua posição

pelo menos cinco minutos antes do início da reunião; e, no momento oportuno deverão ser

conduzidos pelos Auxiliares de Protocolo à Mesa Diretora, onde já deverão estar o(a)

Presidente e cônjuge para recepcioná-los.

AO TOQUE do sino, o Presidente declara aberta a Reunião Festiva e solicita a todos

para que, em pé e de forma respeitosa, cantem o Hino Nacional Brasileiro e, ao final,

saúdem o Pavilhão Nacional (se houver algum País, Estado ou ainda Entidade a serem

homenageados, solicitar também uma saudação à respectiva Bandeira colocada na panóplia).

APÓS A execução do Hino o Diretor de Protocolo aguarda o tempo suficiente para que todos se

sentem. Quando todos estiverem sentados o Diretor de Protocolo dirá (sugestão): "Pedimos a

atenção de todos para que possamos anunciar os nomes daqueles que estão

compondo a Mesa Diretora dos Trabalhos desta Reunião Festiva" (dar um tempo para

a diminuição do barulho). Prossegue anunciando, primeiramente, ao centro o Presidente do

Clube e a seguir os que estão à sua direita e posteriormente os que estão à sua esquerda.

Mencionar nomes, cargos e/ou funções, representações etc. Ao final agradecer a presença de

todos e solicitar uma calorosa salva de palmas. Anunciar, em seguida, as demais

autoridades presentes (que possivelmente estarão sentadas na Mesa Especial já

mencionada).

EM SEGUIDA o Diretor de Protocolo faz a saudação em nome do Clube, em rápidas

palavras, dizendo o motivo da reunião, agradecendo a presença de todos, em especial

das personalidades de destaque (esta saudação poderá ser redigida com antecedência, para

evitar improvisos indesejáveis).

INÍCIO DOS serviços de buffet - Após a fala do Diretor de Protocolo os garçons passam a servir

as bebidas, mesmo com a reunião em andamento. Lembrar que o jantar pode ser servido no

meio ou no final da reunião.

A PARTIR deste momento o Programa da Reunião Festiva passa a desenvolver-se. É importante

a obediência aos horários nele contidos, atentando para os seguintes detalhes:

1.- Não há expediente de Secretaria e nem de Tesouraria;

2. Todas as comunicações deverão ser feitas exclusivamente pelo Diretor de

Protocolo, que deverá ter o discernimento necessário para fazer a devida triagem;

3. Não existe a "Palavra Livre" (é por isso que existe o Programa);

13

4. O Presidente fala através do Diretor de Protocolo (salvo agradecimento ao final e de

modo geral);

5. Alertar a todos que usarão da palavra para que o façam da Tribuna (apenas o

Presidente e os Homenageados poderão falar dos seus lugares, ou da Tribuna se

assim o desejarem). Não custa avisar que não há a necessidade de nominar todos

os membros da Mesa Diretora, providência já executada pelo Diretor do Protocolo no

início da reunião.

6. Em qualquer reunião (salvo Conferência, Assembleia, Fórum etc.) quem dirige a

reunião é o Presidente do Clube e a ele o orador inicialmente se dirige e

posteriormente ao Governador.

7. Evitar brincadeiras durante as falas do Diretor de Protocolo. O Diretor de Protocolo é

mestre de cerimônia e não animador de auditório;

8. Reservar lugar para o Diretor de Protocolo em local próximo e de fácil

acesso à Tribuna. Válido também para os Auxiliares de Protocolo.

9. Não ingerir bebidas alcoólicas. O Diretor de Protocolo deverá dominar todos os seus

reflexos.

11. O Homenageado será o último a falar. Após ele ninguém mais usará da palavra,

salvo o Presidente para o encerramento (e agradecimentos) e o Diretor de Protocolo

para avisos gerais, se houver;

12. Durante a programação não esquecer de mencionar e dar destaque às Caravanas

presentes (elas prestigiam e abrilhantam uma reunião festiva). Citar a mais

numerosa e a mais distante, porém sem a necessidade da distribuição de prêmios.

BANDEIRA NACIONAL

É TRADIÇÃO em Rotary a exposição da Bandeira Nacional em suas reuniões, compondo a

panóplia. No Brasil, a Lei nº 5.700/71 dispõe sobre os Símbolos Nacionais, regulando a

apresentação da Bandeira Nacional. Apenas o Pavilhão Nacional deve ser saudado no início e

no final da reunião, como uma demonstração de respeito à Pátria e exaltação ao espírito cívico

que deve dominar nossas reuniões (é comum aos Presidentes pedirem salva de palmas

também às demais bandeiras, o que não é correto).

QUANDO HOUVER homenagem a convidados, bolsistas, intercambistas, etc. ou datas de outros

Países a comemorar, conceder-se a precedência ao Pavilhão do País homenageado. Nesses

casos os Pavilhões ficarão no mesmo plano, destacados dos demais.

ORGANIZAÇÃO DA PANÓPLIA

GUIA PRÁTICO para auxiliar os Diretores de Protocolo na preparação das panóplias.

ILUSTRAÇÃO DA BANDEIRA NACIONAL COMPOSTA COM OUTRAS BANDEIRAS.

14

1) COM BANDEIRA DO ESTADO: Nacional à direita e Estado à esquerda (Obs: a referência de

esquerda e direita é sempre de quem, da panóplia olha para a platéia)

PLATEIA

2) COM BANDEIRA DO MUNICIPIO: Nacional à direita e Município à esquerda.

PLATEIA

3) COM BANDEIRA DO ESTADO E DO MUNICIPIO: Nacional ao centro, Estado à direita e

Município à esquerda.

PLATEIA

4) COM BANDEIRA DO ESTADO E DO ROTARY: Bandeira Nacional ao centro, do estado à direita

e do Rotary à esquerda.

PLATEIA

5) COM BANDEIRA DO ESTADO, MUNICIPIO E ROTARY: Nacional ao centro – direita, estado à

esquerda da Nacional (dividindo as duas o centro), município à direita e Rotary à esquerda, ao

lado da bandeira do estado.

15

PLATEIA

6) COM BANDEIRAS DE VÁRIOS ESTADOS: Coloca-se a bandeira do estado anfitrião à direita da

Bandeira do Brasil. As bandeiras dos demais estados irão à esquerda e à direita

alternadamente, obedecendo ao critério de precedência por ordem cronológica de criação

histórica de cada um deles (vide ordem de precedência entre os estados brasileiros).

PLATEIA

7) BANDEIRA NACIONAL E DE OUTRO PAÍS: Nacional à direita e do país visitante à esquerda.

PLATEIA

8) COM BANDEIRAS DE OUTROS PAÍSES: Bandeira Nacional ao centro (centro direita no caso de

bandeiras em número par). As bandeiras dos países visitantes seguem a ordem alfabética, pelo

idioma do país anfitrião. (Os organismos internacionais seguem a ordem alfabética utilizando o

idioma oficial).

PLATEIA

9) COM BANDEIRAS DE OUTROS PAÍSES E A DO ESTADO ANFITRIÃO: A bandeira do país

visitante com a primeira letra alfabética fica à direita da Bandeira Nacional, a bandeira do

estado anfitrião à esquerda da brasileira, as dos outros países pela ordem alfabética ficam à

esquerda e direita alternadamente das citadas. (Este caso aplica-se quando o número de

bandeiras é ímpar).

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PLATEIA

- No caso de número par de bandeiras teríamos: Bandeira do Brasil no centro –direita, País

visitante com primeira letra do alfabeto (por ex. Argentina) à esquerda da brasileira, a do

estado anfitrião à direita da Nacional e as outras alternadamente por ordem alfabética, à

esquerda e direita das citadas.

PLATEIA

10) COM BANDEIRAS DE OUTROS PAÍSES, DO ESTADO E DO ROTARY (no caso de número par

de bandeiras): Brasil no centro-direita, país visitante à esquerda da brasileira, a do Estado

anfitrião à direita da do Brasil e a do Rotary à esquerda do país visitante.

PLATEIA

No caso de não haver País visitante e o clube tiver a bandeira da ONU, lembrar que esta

representa todos os países do mundo e, assim, pode substituir todas as outras bandeiras. A

panóplia central pode ser organizada,de forma mais simples: Bandeira Nacional ao centro, ONU

à direita, estado anfitrião à esquerda da brasileira, município ou da nacionalidade do

palestrante ou homenageado à direita da ONU e por fim a do Rotary à esquerda da do estado.

*País do palestrante,

homenageado     ou

         Município

PLATEIA

Lembre-se: 1) apesar de contribuírem para ornamentar um ambiente e sugerir credibilidade ao

evento, as bandeiras não são simples objetos decorativos, mas símbolos oficiais que devem ser

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respeitados e seu uso, conservação e localização devem seguir leis e normas protocolares

internacionais.

2) em ocasiões que são expostas bandeiras das unidades da Federação Brasileira,

a ordem de precedência é a da criação dos Estados, que é a seguinte:

1. Bahia2. Rio de Janeiro3. Maranhão4. Pará5. Pernambuco6. São Paulo7. Minas Gerais8. Goiás9. Mato Grosso10. Rio Grande do Sul11. Ceará12. Paraíba13. Espírito Santo14. Piauí15. Santa Catarina16. Alagoas17. Sergipe18. Amazonas19. Paraná20. Acre21. Mato Grosso do Sul22. Rondônia23. Tocantins24. Amapá25. Roraima26. Distrito Federal27. Tocantins

3) a Bandeira do Estado anfitrião tem precedência sobre todas as demais

Bandeiras dos Estados brasileiros.

VESTUÁRIO

A ROUPA é um fato cultural e explica muitos aspectos dos trajes adotados, definindo um nível

social ou uma circunstância. É responsabilidade do Diretor de Protocolo informar o tipo de traje

recomendado para cada tipo de evento, principalmente entre os sócios e seus cônjuges.

O HORÁRIO, o local, a estação do ano e o caráter da ocasião são fatores que influenciam na

escolha da roupa. Em eventos rotários deve se manter o bom senso, pois ser elegante é ser

simples e saber usar a roupa certa na hora certa.

REUNIÃO FESTIVA DE VISITA OFICIAL DO

GOVERNADOR RAUL LITÉRIO GÓES AO R.C. DE JACAREÍ-AVAREHY

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MODELO DE REUNIÃO FESTIVA

MINUTADA

DIA: 31 de julho de 2002LOCAL: Casa da Amizade de Jacareí

P R O G R A M A

20h – 20h25 – Companheirismo (coquetel).20h28 - Formação da Mesa Diretora dos Trabalhos.20h30 - Abertura Solene da Reunião Festiva de Visita Oficial do Governador Raul

Litério Góes pelo Companheiro Presidente Francisco Carlos Bueno.20h31 - Execução do Hino Nacional Brasileiro.20h36 - Protocolo anuncia a composição da Mesa Diretora dos Trabalhos e demais

presenças (rotárias e não rotárias) e agradece a presença de todos. Justificativa de ausências.

20h38 - Anúncio do Cardápio (cobrança de bebidas à parte, diretamente ao garçom José Carlos) e AVISOS GERAIS.

20h40 - Saudação de boas-vindas ao Governador e sua esposa, às Caravanas e aos Convidados, pela Companheira Eloisa Grecco.

20h45 - Leitura do Decreto de Sua Excelência o senhor Prefeito Municipal de Jacareí declarando Hóspedes Oficiais do Município de Jacareí o Governador Raul e sua esposa Regina, pelo Protocolo (entrega do Decreto pelo Companheiro Presidente Carlinhos).

20h48 - Protocolo apresenta as Caravanas, solicitando que se levantem para receber os aplausos e anuncia a mais numerosa e a mais distante (registra que o R.C. de Santa Branca transferiu a sua reunião).

20h51 - Saudação ao R.C. de Jacareí-Avarehy, por um representante das Caravanas presentes.

20h55 - J A N T A R.21h30 - Entrega de 15 Cadeiras de Rodas ao Companheiro Guerra, Presidente do

Banco de Cadeiras de Rodas do R.C. de Jacareí-Avarehy, pelo Presidente Carlinhos (agradecer as doações).

21h35 - Apresentação do Governador Raul Litério Góes e de sua esposa Regina, pelo Companheiro Governador Fúlvio Abrami Stage.

21h40 - Palavra do Governador Raul Litério Góes.21h59 - Entrega das lembranças (pelo casal Carlinhos e Regina)22h00 - Encerramento, pelo Presidente Carlinhos.

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ROTARY CLUB DE--------------------------______Reunião Ordinária DATA:____/____/2003.

Composição da Mesa Diretora dos Trabalhos

Convidado Presidente Secretário

Ordem Atividade Companheiro Tempo______ Secretaria..................................................... ______________ ____________ Tesouraria.................................................... ______________ ____________ Companheirismo.......................................... ______________ ____________ Instrução/Informação Rotária....................... ______________ ____________ Serviços Internos...................... ______________ ____________ Serviços à Comunidade............ ______________ ____________ Serviços Profissionais............... ______________ ____________ Serviços Internacionais............. ______________ ____________ Palavra de Compº de outros Clubes........... ______________ ______

Palestra Tema:______________________________________ _____

Palestrante:________________________________________________

______ Reunião do Conselho Diretor _______Sim _______Não

______ Pauta da Reunião:___________________________________________

__________________________________________________________________

Companheirismo

Cºs do Clube:____ Visitantes:_______ Convidados:_____ Total:___________

Cardápio

Entrada:___________________________________________________________

Prato Principal:______________________________________________________

Sobremesa:________________________________________________________

OBSERVAÇÃO: É interessante fazer este roteiro em duas vias, ficando uma com o Protocolo e outra com o Presidente. No verso pode constar os convidados e os visitantes.

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MODELO DE ROTEIRO PARA REUNIÃO ORDINÁRIA

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