10 coisas a não se fazer com o excel

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10 COISAS A NÃO SE FAZER EM PLANILHAS

Introdução à modelagem profissional de planilhas

Autor: Fábio Vianna ([email protected])

Consultor com mais de 17 anos de experiência em modelagem de planilhas.

Fundou a 1ª empresa brasileira dedicada exclusivamente à modelagem de planilhas, em 2002.

Fundador da 1ª empresa brasileira dedicada à Visualização de Informação, em 2013.

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Sumário 1. MISTURAR VARIÁVEIS COM COSNTANTES ......................................................................... 4

2. PLANILHAS SEM REGRAS DE CORES ................................................................................... 5

3. PLANILHA SEM PROTEÇÃO ................................................................................................ 6

4. PLANILHAS SEM MANUAL ................................................................................................. 9

5. FALTA DE CONTROLE DE VERSÕES ................................................................................... 10

6. COLUNAS ASSIMÉTRICAS ................................................................................................. 11

7. ENTRADA E SAÍDA DE DADOS MISTURADAS .................................................................... 12

8. ARREDONDAR AO INVÉS DE FORMATAR .......................................................................... 13

9. O CRIADOR É O TESTADOR .............................................................................................. 14

10. CADÊ A BASE TABULAR ................................................................................................ 15




Todo mundo quer conhecer “tudo” sobre o Excel.

Quer conhecer o máximo de funções, recursos, gráficos, quer fazer macros e tudo o mais.

Mas você sabe o que NÃO fazer no Excel? A lista abaixo mostra aquelas que consideramos as

piores coisas a se fazer.

Este pequeno roteiro indica as 10 coisas que considero as mais ‘terríveis’ a se fazer quando

modelando uma planilha, e que portanto, deveriam ser evitadas.




1. MISTURAR VARIÁVEIS COM COSNTANTES

Imagine o exemplo a seguir:

Note que temos dados em dólares e embaixo, dados convertidos para reais.

Porém, de onde vem a cotação do dólar que faz esta conversão?

Se observarmos esta fórmula, a cotação está DENTRO da fórmula:

Imagine quando a cotação mudar. Será necessário substituir todos os valores de dólar para

uma nova cotação.

Uma vez que este valor VARIA, ele deve ser colocado FORA da fórmula, como uma célula de

entrada de dados, e as fórmulas devem se referenciar a esta cotação:

A área em amarelo mostra como a fórmula na linha 5 deveria ser. Se você alterar o dado da

B2, ele altera os resultados.

Por isso é importante saber separar o que é um valor de variável do que é uma constante. A

constante pode ficar dentro da fórmula, porque afinal nunca vai mudar.




2. PLANILHAS SEM REGRAS DE CORES Ainda usando o exemplo acima: onde podemos alterar os valores, isto é onde estão as células

de entrada de dados?

Porque da forma como estão, não dá para saber que não através de conferência um a um. Não

há nenhuma referência visual rápida para o usuário saber onde pode digitar. Imagine se ele

digita em cima de uma fórmula...

A forma mais simples é criar uma regra de cores simples: células de entrada de dados são de

uma cor, as demais são de outra cor. Veja:

Agora fica mais fácil: células cujo fundo é azul são entradas de dados. As demais, não.

Isto não IMPEDE que o usuário apague uma fórmula, apenas MOSTRA para ele onde ele pode

mexer.

Importante: definiu uma cor, ela deve ser usada para sempre, em todos os arquivos. De nada

adianta cada arquivo ter uma regra de cores diferente.

Isto nos leva para a próxima regra:




3. PLANILHA SEM PROTEÇÃO As pessoas acham que a proteção de planilha é por segurança. Não é para impedir que pessoas

vejam o que não deve ser visto, mesmo porque isto é bem frágil no Excel.

A proteção serve para impedir que pessoas façam bobagens (incluindo você).

Nem precisa colocar senha, basta proteger e assim evita dor de cabeça causada por algum

colega de empresa que resolveu apagar uma fórmula e nem percebeu.

Para proteger uma planilha você precisa fazer duas coisas:

A primeira é dizer que células podem ser alteradas, e a segunda é ‘trancar’ a planilha.

Para o primeiro caso, selecione as células que deseja deixar desprotegidas. Usando nosso

exemplo, vamos selecionar as células em azul:

Depois clique com o botão direito e escolha o item Formatar células, e em seguida vá na guia

proteção:




Desmarque o item BLOQUEADAS e dê OK:

Isto indica que aquelas células estão DESPROTEGIDAS, isto é, você poderá digitar valores.

Agora, é necessário ‘trancar’ a planilha. Vá em REVISÃO>PROTEGER PLANILHA:




Se quiser, digite uma senha (ela é relativamente fácil de ser quebrada), e dê OK:

Agora, se alguém tentar digitar em uma célula protegida, aparecerá uma mensagem de erro.

(Peça para a pessoa dar TAB ao digitar que o Excel irá posicionar o cursor somente nas células

desprotegidas!)




4. PLANILHAS SEM MANUAL

Em todo meu treinamento pergunto aos alunos quem tem planilhas com manual.

Raramente alguém levanta a mão. Mas como você pode criar/usar um modelo e ele não ter

nenhuma explicação de como ser utilizado?

Se você ‘herdou’ uma planilha sabe do que estou dizendo. Às vezes sequer se sabe por onde

começar (porque o antigo ‘proprietário’ não começou da primeira).

E se algo for digitado incorretamente? E se algum processo relevante precisar ser feito

(importar algum dado, fazer algum ajuste)?

Ou isso é passado oralmente?????

PLANILHAS PRECISAM SER DOCUMENTADAS!

E em muitos casos, basta uma planilha no começo chamada “leiame” com algumas telas e uma

explicação básica. Não é necessário nada complexo, mas algo que a pessoa que for utilizar

consiga resolver SOZINHA, sem olhar para os lados preocupada com aquela cara de “e agora?”.




5. FALTA DE CONTROLE DE VERSÕES Outro drama é quando na empresa “aparecem” versões diferentes do modelo. Uma pessoa

tem uma versão que é mais antiga, outra uma mais atual.

Além da disciplina, de todos irem ao modelo que esteja na rede, por exemplo, vale colocar nas

planilhas uma referência de versão, uma data de atualização, para que, quem abra o modelo

saiba se ele é o mais atual.

Se você por exemplo gera relatórios semanais, vale a pena indicar, logo na 1ª planilha

(guia/aba) da pasta de trabalho (arquivo) de qual semana este modelo trata.

Claro que se as pessoas não forem disciplinadas, não tem milagre que resolva. Este é um

problema muito sério em empresas onde as planilhas circulam por diversos

departamentos/pessoas. Eventualmente deixar a pasta como somente leitura pode ajudar as

pessoas, porque elas não poderão alterar o conteúdo da planilha e salvá-la com o mesmo

nome.




6. COLUNAS ASSIMÉTRICAS Esta é uma das coisas mais toscas para alguém que faz planilhas. Imagine uma pasta de

trabalho com diversas planilhas (abas/guias). Em uma você coloca uma data na coluna B, e

outra, aparece outra data. Veja:

Note que na planilha receita temos dados de janeiro na coluna B, fevereiro na C e março na D.

Mas na planilha de cotações (embaixo), elas estão deslocadas uma coluna para a direita,

estando janeiro na C, fevereiro na D e daí por diante.

Se você acha que isto não é um problema, imagine uma pasta com 10, 15 planilhas, cada uma

em uma coluna, e você precisando conferir os valores. A chance de erro é imensa.




7. ENTRADA E SAÍDA DE DADOS MISTURADAS Não transforme suas planilhas em um ‘onde está wally’, onde os usuários precisam achar as

células de entrada de dados para poderem fazer os cálculos.

Faça o possível para ter as entradas de dados em uma planilha e as saídas em outra planilha.

Além de deixar o cálculo mais otimizado (o Excel vai calcular da esquerda para a direita), os

usuários saberão exatamente onde estão as entradas e as saídas. Imagine qualquer sistema

que você use em sua empresa. Eles têm esta arquitetura, com telas de input e telas de saídas.




8. ARREDONDAR AO INVÉS DE FORMATAR Somente arredonde o número final. Somente arredonde aquilo que seja formal.

Formatar célula é diferente de arredondar. Veja:

No exemplo, a linha 5 mostra valores formatados e arredondados.

Visualmente aprecem a mesma coisa.

Mas veja no cálculo o que acontece:

Em janeiro apenas formatamos o valor para VERMOS uma casa decimal.

Nos meses seguintes ARREDONDAMOS os valores para uma casa decimal.

No caso da formatação, você apenas vê o número de forma amis amigável. No segundo e

terceiro exemplo, o valor foi alterado.

Imagine uma cascata de cálculos onde você vai arredondando até o final. A diferença

provavelmente será grande (torço para você não estar construindo um prédio...).




9. O CRIADOR É O TESTADOR Esquece. Se você acha que você vai achar todos os erros em seu modelo, NÃO VAI.

Quem faz não deveria testar. Sabe aquele colega chato, que gosta de por defeito nas coisas?

Então, dê uma tarde feliz para ele: entregue a planilha e pede para ele achar erros.

Melhor ele ao chefe (se o chefe for o colega chato, erros em planilhas certamente serão o

menor dos seus problemas).




10. CADÊ A BASE TABULAR

Se você faz relatórios/Dashboards, PRECISA TER UMA BASE EM FORMATO TABULAR. PONTO.

Ter seus dados em formatos heterodoxos é pedir para sofrer. TODO SISTEMA TEM BASE DE

DADOS TABULAR. E você não é um gênio que descobriu uma forma de não tê-los.

Vou repetir; TODOS SISTEMA TEM BASE DE DADOS TABULAR.

Se você faz relatórios, precisa ter um, sob pena de sofrer, sofrer, sofrer.

Se você demora HORAS para fazer um relatório, chegou até aqui e ainda não sabe o que é uma

base de dados tabular, então provavelmente é dela que você precisa.

O exemplo acima é o de um ‘relatório’. Dá para perceber que estamos vendo o quanto cada

sobrinho do Pato Donald comprou de doces ao longo de 3 meses.

Imagine que agora você precise saber o total por tipo de doce. E tem a estrutura acima.

Ou ainda, você precise comparar janeiro deste ano com janeiro do ano passado. Que deve

estar em outro arquivo.

Ou ainda, o Luizinho está de regime e come chocolate diet, então não dá para soma-lo aos

demais chocolates.




Se você tem a estrutura acima, vai começar a fazer gambiarras, usando funções diversas porá

poder cruzar as informações de maneira a ter outras respostas.

Mas o problema é que a estrutura acima é a estrutura de RELATÓRIO, não é a estrutura de

base de dados. Isto quer dizer que as coisas acabam ali. Não se deve fazer nada a mais depois

daquilo.

Se você precisa extrair uma nova informação (como por exemplo o total de cada doce,

independente da pessoa), precisa voltar à base de dados e montar um novo relatório.

Nãos e faz relatório de relatório!

Veja como seria uma base tabular (ela é maior, mas coloquei apenas um pedaço):

Ela permite que, por exemplo, usando tabelas dinâmicas, você saiba qual sobrinho mais

gastou, qual produto amis vendido, etc e etc).

A base NÃO é a informação. É o dado. A partir do DADO você terá a informação.

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