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1. Sistema de Gerenciamento de Usuários É o módulo responsável pelas informações cadastrais necessárias para que o controle on-line e em tempo real possa ser realizado, assim como relatórios de acompanhamento gerencial possam ser extraídos com informações necessárias para avaliação individual e de grupo. A partir dos cadastros feitos e a data do inicio da monitoração for definida o produto oferece um módulo de monitoração on-line que demonstra em tempo real, os usuários logados ativos ou inativos, quantidade de acessos e de inserções de ocorrências no BD e suas médias, os usuários deslogados , o motivo e o tempo, as faltas, desvios nos horários de trabalho e intervalos, podendo inclusive realizar o abono dessas irregularidades, autorizar saídas do sistema por motivos que previamente sejam assim determinantes e auditar abortos de aplicativos, troca de datas nas estações de trabalho e quantidades de registros de inatividade ocorridos. É importante salientar que somente usuários que devem utilizar o Newcollector durante todo seu expediente é que devem ser monitorados, assim sendo deverá ser focado os cobradores e pessoal de cadastro e localização, mesmo porque, apenas os aplicativos: Controle da Cobrança, Atendimento On-Line, Controle Comercial e Cobrança escritural são alvos de monitoramento. Desta forma, por exemplo advogados não podem ser monitorados, pois no módulo jurídico não está inclusa rotina de monitoramento. Outra forte razão para é evitar o controle de usuários que não acessem o sistema em horário integral é além de retornar informações não consistentes existe o desperdiço de acessos/gravação do BD. A única restrição desse sistema é com relação ao uso de mais de um BD ou subdivisão de BD que serão acessados pelos mesmos usuários, isso cria lançamentos em distintos Bancos de Dados ocasionando a desvios nos resultados do controle. Isso ocorre porque o controle de usuários não está em um BD distinto e sim no mesmo dos dados utilizados para cobrança, dessa forma, se usado diferentes BD’s deverão ter diferentes usuários acessando cada o seu de forma distinta. O motivo para seu desenvolvimento partir desse princípio é puramente técnico, se fosse utilizado um repositório diferenciado em primeiro lugar geraria o dobro de conexões, dificultaria o controle de Backup’s e afetaria de forma considerável a performance do Sistema Newcollector como um todo.

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• Configurações Globais Nesta janela são preenchidos dados de configurações globais, e é importante salientar que essas informações são para confecção de relatórios e monitoração on-line. A data para inicio da monitoração deve estar em branco ou definida para inicio futuro, evite implementar no meio do dia, pois geraria controle de faltas e atrasos, por isso a necessidade de planejar a correta informação do inicio da monitoração. Esse sistema não foi concebido para ajudar na administração de pessoal, por exemplo como controle de horas extras e descontos por faltas e etc, ele foi moldado para ajudar a aumentar a produtividade através do controle imediato dos acontecimentos no departamento de cobrança. Preencha as tolerâncias de expediente e intervalos não enxergando o cartão ponto e sim o processo de trabalho envolvido, exemplo: Se toda a manhã antes do inicio do expediente é feito uma reunião com os cobradores que leva em torno de 15 minutos, então devemos configurar o parâmetro de tolerância no atraso de entrada com no mínimo de 1200 segundos (20 Minutos). Outro ponto importante, é que o passado será mudado ao mudar esses dados, pois ao extrair um relatório poderá mudar informações sobre atrasos nos horários de trabalho por exemplo. A tolerância para registro de ociosidade/inatividade é um ponto a ser discutido dentro da empresa, pois sempre que o monitoramento verificar que o tempo que usuário não acessa o Banco de Dados é superior a esse parâmetro, um registro de ociosidade/inatividade é gerado. Seu padrão é de 300 segundos (5 Minutos), observamos que devemos levar em conta o tempo de conversa ao telefone sem o acesso ao sistema. O Timer do registro de atividade é o tempo em que o aplicativo irá levar para gravar informações guardadas como número de acessos ao Banco de dados e inserções de ocorrências no sistema, isso significa o seguinte: Ao usarmos 120 segundos (2 Minutos) implica que se o aplicativo for abortado por “n” situações com falta de energia elétrica ou problemas no Windows, a perda dessas informações será de no máximo de 2 Minutos de trabalho. Lembrar que ao mudar para menos esse parâmetro ou o anterior implica em mais acessos e mais inserções de informações no Banco de Dados. Atenção!!! Não alterar essas configurações em meio de dia para evitar desvios de informações.

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• Localizações de Usuários Nesta janela são cadastrados os locais físicos onde ficam os usuários, pois caso sua empresa possua filiais que acessam o Banco de Dados central é importante saber quando logado a qual localidades pertencem, mesmo porque, pode essa localidade pode possuir um fuso horário diferente donde o servidor está fisicamente localizado. Desta Forma, destacamos que todo o sistema de gerenciamento e monitoramento de usuários é balizado na data e hora do servidor de Banco de Dados, portanto, a correta informação de data e hora do servidor passa a ser importantíssima para o resultado e o correto funcionamento do sistema como um todo. No exemplo abaixo vemos uma filial de Cuiabá que acessa o Banco de Dados de Porto Alegre e possui um fuso horário de 1 Hora para menos, para ver o horário local, após preencher o fuso horário basta clicar no botão “Ver horário local”.

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• Feriados Nesta janela são cadastrados os feriados Nacionais e locais, isso se faz necessário para que o sistema não interprete o usuário não logado como faltante ao trabalho. Como vemos no exemplo abaixo realizamos o cadastro de um feriado local para Porto Alegre e um feriado nacional para o carnaval, onde podemos ver de novo a importância do cadastro de localização de usuários, pois podemos diferenciar feriados através da localização física dos usuários.

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• Motivos de Saída(Logoff) Nesta janela é possível cadastrar os motivos que levam um usuário a se deslogar do sistema, isto é, ao sair do aplicativo de segurança (ClaSgd.EXE) e caso o usuário seja cadastrado para monitoramento é solicitado o motivo de sua saída, sendo que, os motivos 000 a 199 são fixos do produto e não podem ser excluídos, os demais podem ser excluídos ou alterados conforme a visão e a necessidade do administrador da Empresa, como pode ser visto abaixo existe a possibilidade de marcar o motivo para que o supervisor autorize após o logoff a saída registrada. Essa autorização, bem como todas em aberto são consultadas e feitas através do módulo de monitoração on-line. Observamos que após o uso dos motivos pelos usuários, suas exclusões não são mais possíveis, devendo proceder a marcação de desabilitar motivo caso não queira mais sua utilização. Desta forma, recomendamos um estudo minucioso desses motivos antes do inicio efetivo do serviço de monitoração entrar no ar.

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Observe abaixo que o usuário ao deslogar do Sistema de segurança (ClaSgd.Exe) o aplicativo abrirá uma janela solicitando o motivo da saída (Logoff), sendo o motivo intervalo de descanso ou Encerramento de expediente o aplicativo irá checar com ser horário de trabalho, alertando para saídas antecipadas. Além disso nessa tela é possível para o usuário checar seu horário de trabalho além de visualizar a data e hora que está sendo considerada no seu controle.

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• Funções/Cargos de Usuários Nessa janela devemos cadastrar as funções existentes na Empresa para que ao cadastrar informações sobre usuários, evite cadastrar funções que não serão monitorados, lembramos que somente usuários que devem utilizar o Newcollector durante todo seu expediente é que devem ser monitorados, no caso acreditamos deverá ser focado os cobradores e pessoal de cadastro e localização. No exemplo abaixo as funções são relacionadas a Softnew e não a uma empresa de cobrança.

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• Grupos de Trabalho Nesta Janela faça o cadastro de grupos de trabalho, por exemplo Cobradores do Credor “X” ou Cobradores do Turno da manhã ou outra distinção que ajude na identificação do usuário e a no desenvolvimento de futuras rotinas, como por exemplo desautorizar rotinas para um determinado Grupo de trabalho.

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• Supervisores Nesta Janela faça o cadastro de Supervisores, que serão relacionados aos usuários e é de suma importância, pois durante o monitoramento das atividades o supervisor irá monitorar apenas aqueles usuários de sua responsabilidade, outrossim, apenas ele poderá abonar atrasos ou autorizar saídas com motivos marcados para serem autorizados. Caso o supervisor falte ao trabalho, em seu cadastro no campo identificação deverá ser alterada para o usuário designado para realizar suas tarefas de abono e autorização, outra forma é o Gerente/Diretor geral da empresa se cadastrar como um supervisor e marcar o campo “Abona/Autoriza usuários de qualquer supervisor”, desta forma, ao executar o aplicativo de monitoramento o mesmo poderá abonar atrasos/saídas antecipadas ou autorizar saídas do sistema com motivos que requeiram autorização de usuários de qualquer supervisor. Lembramos que somente no dia é possível executar esses procedimentos de Abono/Autorização.

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• Matriz de Horários de trabalho Nesta janela é realizado o cadastro de horários de trabalho que servirá como Matriz durante o cadastramento dos horários de trabalhos individuais, isto é, horários de trabalho idênticos podem e devem ser copiados dessa matriz, evitando a digitação do horário de trabalho para cada novo usuário inserido no controle de gerenciamento e monitoração. Observe que para facilitar o trabalho de inserção de dados foi criado à direita (ver círculo vermelho) um botão que serve para Limpar, Copiar ou Colar, com ele é possível digitar o horário de segunda-feira e copiar e colar para os demais dias da semana, evitando com isso o retrabalho de digitação. Para cobradoras possivelmente seja criada uma matriz para “Cobradores Manhã” e outra para “Cobradores Tarde”, desta forma ao incluir o novo usuário para monitoramento basta escolher a Matriz de horário adequada para cada caso e de novo com isso evitamos o retrabalho de digitação.

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• Usuários Nesta Janela se relaciona o usuário já cadastrado com o gerenciamento do usuário, incluindo informações adicionais ao correto gerenciamento e monitoramento. Novas inclusões podem ser feitas pelo método convencional existente no aplicativo de Segurança (ClaSgd.Exe), ou clicando no botão abaixo “Cadastro ID Usuário”. Observamos a importância de não alterar ID de Usuário, caso far-se-á Necessário, fazer somente ao fim do expediente ou antes do inicio do próximo, informamos que todo o BD do Controle de Usuários é alterado, entretanto, no sistema de cobrança Newcollector isso não ocorre face ao tamanho que teriam as atualizações a serem feitas, pois existem atualmente clientes com mais de um milhão de fichas nos repositórios. Para facilitar o processo de cadastramento criamos um filtro de autoridade, onde será possível ver apenas usuários sem nenhuma autoridade (normalmente cobradores), outrossim após os cadastros serem feitos é possível na orelha gerenciamento ver apenas usuários relacionados a um determinado Supervisor. Para gerenciar o usuário devemos clicar no botão “Alterar” e então abrirá uma nova janela para esse fim, conforme demonstramos abaixo.

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Podemos observar nessa nova janela relacionada com o ID do usuário, informações das mais diversas e que devem ser preenchidas conforme dados do usuário. Os campos ramal, telefones e códigos especiais não são obrigatórios e salientamos que para não perder o controle os usuários demitidos não devem ser excluídos e sim devem ser preenchidos os campos de desativação, sendo Data (Demissão) e Motivo, sendo observado que na data de desativação (demissão) o usuário não mais irá conseguir logar-se ao Newcollector. Faltas não são abonadas no monitoramento, assim sendo, registro de ausência de trabalho deve ser justificado na orelha de Férias/Descanso. Importante: Não esquecer de marcar “Ativa controle de monitoração”, sem o que, o usuário não será monitorado.

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Na orelha “Férias/Descanso” registram-se as ausências justificadas como férias, Compensação de horário, Dispensa Médica, Dispensa autorizada, Licença prevista em Lei, etc. Não havendo cadastro para um dia de falta no monitoramento aparecerá a expressão “falta injustificada” em vermelho.

Já na orelha Histórico é possível fazer o registro de situações do dia a dia da supervisão.

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Finalmente na orelha “Horário de Trabalho” indica-se ao sistema os horários de Expediente e de intervalos para pausa (Descanso) de Segunda a Domingo. Salientamos algo de suma importância, “Jamais devemos alterar um horário de trabalho quando o usuário receber uma nova designação de expediente”, devemos sim incluir um novo cadastro de horário com uma nova data inicial de validade. Se simplesmente alterarmos o horário de trabalho, todos os relatórios gerenciais que serão extraídos olhando o passado serão distorcidos, portanto, cuidado ao gerenciar essa condição do usuário.

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2. Sistema de Monitoração de Usuários É o módulo responsável pela monitoração on-line, sendo que o mesmo demonstra em tempo real, os usuários logados ativos ou inativos, quantidade de acessos e de inserções de ocorrências no BD e suas médias, os usuários deslogados , o motivo e o tempo, as faltas, desvios nos horários de trabalho e intervalos, podendo inclusive realizar o abono dessas irregularidades, autorizar saídas do sistema por motivos que previamente sejam assim determinantes e auditar abortos de aplicativos, troca de datas nas estações de trabalho e quantidades de registros de inatividade ocorridos.

• Logados No exemplo abaixo podemos ver a tela de entrada do aplicativo, nela é possível verificar os usuários que estão logados ao sistema. Observar no “círculo 1” que podemos filtrar as informações pelo supervisor, já o “círculo 2” demonstra o botão “Refresh”, o mesmo tem a função de refazer toda a lista para obter uma posição atualizada, entretanto, não é necessária a utilização desse botão, já que o aplicativo se auto-atualiza conforma o tempo em segundos preenchido no campo demonstrado pelo “círculo 3”. A obtenção das médias de acessos (Leitura/gravação no BD) e ocorrências (inserção de ocorrências realizadas pelo Controle da cobrança ou Atendimento On-line) usa como Base de cálculo o tempo em minutos informados no campo marcado com o “círculo 4”. Quando a linha/coluna terminal aparecer em vermelho significa que o usuário está inativo/ocioso acima do tempo estabelecido nas configurações globais, sem realizar nenhum acesso ou inserção de ocorrências no BD, assim sendo, é possível apurar aqueles usuários que estão parados e fazer um trabalho de supervisão para verificar os motivos. Pode ocorrer do usuário estar com o terminal sem utilização ou desligado e o produto apresentar inatividade, isso ocorre, porque o usuário desligou o micro sem realizar o Logoff (saída do sistema), ou o aplicativo foi encerrado por erro ou pelo usuário através do gerenciador de tarefas do Windows, que possibilita à finalização de aplicativos. Isso se autocorrige quando um novo Login (Entrada no Sistema) ocorrer nesse terminal ou no dia seguinte quando esse registro passa a ser omitido. A forma de olhar essas informações podem ser decrescente por tempo de inatividade, média de acessos ou média de ocorrências. As informações mostradas são relativas ao ocorrido no dia e no momento da

montagem da lista.

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Em qualquer janela é possível ver o extrato de movimento do usuário, basta para tanto selecionar a linha e clicar com o botão direito do mouse, conforme exemplo abaixo:

No extrato de movimento é possível filtrar por diferentes períodos e por tipo de registro (Logon,Logoff,Inatividade e Atividade). Nele podemos observar a seqüência de lançamentos realizados pelo sistema de controle de usuários, sendo que, os registros de inatividade somente são feitos em tempo real pelos aplicativos Controle da Cobrança, Atendimento On-line, Controle Comercial e Cobrança escritural. A segurança de acesso a aplicativos (ClaSgd.Exe) somente registra inatividade quando encerrada a atividade (saída por Logoff) sem executar nenhum desses aplicativos e obviamente exceder o tempo limite estabelecido. Já o controle de atividade é lançado sempre que o usuário estiver trabalhando com os aplicativos por mais tempo que o limite estabelecido nas configurações globais, outrossim, os lançamentos são sempre feitos no último registro de atividade se existente, caso contrário é um novo é criado pelo sistema. Os registros de atividade são importantes para reconstruir as informações quando de novos Logins (Entrada na segurança do sistema através de Logon), informações essas tais como quantidade de acessos, inserções de ocorrências e etc.

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• Deslogados Nesta janela é possível ver todos os usuários que em algum momento do dia fizeram o Login (Entrada no sistema) e por algum motivo realizaram o Logoff (saída do sistema). Como podemos observar na figura abaixo é possível determinar os motivos para essa saída bem como o tempo total deslogado até a atualização da lista. Motivos que porventura apareçam em vermelho estão pendentes de autorização por seus supervisores, sendo que essa autorização é feita na orelha denominada “Autorizações” demonstradas mais adiante neste manual. A lista pode ser vista por ordem decrescente por tempo de inatividade ou por ordem crescente de motivos e pode ser incluídos e excluídos o motivo de Expediente encerrado, marcando ou desmarcando o campo “Desabilita Motivo de Encerramento de expediente” no canto inferior esquerdo da tela.

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• Faltas Nesta janela é possível verificar as faltas de usuários, isto é, usuários que não se logaram no dia e não estão inativos e não estejam enquadrados em feriados locais ou nacionais. Na observação será indicada a razão dessa falta levando em consideração seu cadastro individual de Férias/Descanso. Quando a falta for injustificada ela estará com a “coluna” observação em vermelho.

• Horários Nesta janela é possível verificar os atrasos na entrada ou no retorno, entradas e saídas antecipadas ocorridas com cada usuário monitorado. Quando a “coluna” observação estiver em vermelho significa que o usuário já deveria ter retornado do intervalo e quando em verde significa que algum tipo de abono de horário foi feito pelo supervisor. No extrato de movimento é possível determinar qual usuário supervisor foi o responsável pelo abono. Somente é possível Abonar os movimentos do dia.

Para abonar/desabonar selecionar a linha e clicar com o botão direito do mouse.

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Após o clique com a direita abrirá uma janela com as possibilidades, no exemplo abaixo o marcador desabonar está enable (visível) porque esse movimento já havia sido abonado. Como pode ser visto dependendo do lançamento surgem opções diferentes de abono para horário de expediente e intervalos, no exemplo abaixo se trata da linha um da imagem acima, ou seja, um intervalo.

Já no exemplo abaixo se trata da linha três da imagem acima, ou seja, horário de trabalho.

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• Autorizações Nesta janela visualizamos aquelas saídas do sistema dos quais os motivos foram marcados para serem autorizados pelos supervisores, isto é, esse controle foi construído para que determinados motivos de saída do sistema sejam alvos de pedidos de autorização aos supervisores, para quando efetivamente essa saída ocorrer poder então o supervisor validar a mesma. A coluna “motivo” estará em vermelho simbolizando a falta de autorização, desta forma, quando a autorização ocorrer o motivo estará sem cor. Somente é possível Abonar os movimentos do dia.

Ao clicar com o botão direito do mouse e optar pela função “Autoriza/Desautoriza” o aplicativo abre a janela abaixo permitindo essa operação.

Após autorizar fica desta forma com a eliminação do vermelho na “coluna” Motivo.

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• Auditoria Na auditoria é possível ver e analisar focos de problemas como inatividades, aplicativo abortado ou troca de data da estação, esses são problemas sérios que devemos entender como um problema isolado ou mal intencionado. Como movimento de aplicativos abortados somente são gerados após um novo login na estação que originou o problema, isso leva o aplicativo a apurar sempre os últimos 5 dias corridos. O registro de aplicativo abortado somente ocorre quando o programa principal de segurança de acesso a aplicativos (ClaSgd.Exe) é interrompido sem a inserção do motivo de saída (Logoff), caso ocorra o fechamento de aplicativos secundários como o Atendimento On-line por exemplo esse registro não ocorre, e poderá apenas ser perdido informações como quantidade de acessos ou inserções de ocorrências que não foram despejadas para o movimento tendo em vista o timer limite para o registro de atividades. Usuários que apresentem esse tipo de problema devem ser avaliados mais de perto, pois pode ser um problema com sua estação de trabalho ou tentativas de quebrar o controle realizado sobre o mesmo. O registro da hora para aplicativos abortados não representa de fato o horário em que ocorreu o fato, pois ao ocorrer um novo login nessa máquina o registro estará em aberto sem hora de ocorrência, assim sendo, caso o fato ocorra no mesmo dia essa hora será a hora desse novo login, caso seja em outro dia de trabalho o horário lançado será o de seu fim de expediente.