guia de gerenciamento usuÁrios do roe e...

GOVERNO DO ESTADO DE SÃO PAULO SECRETARIA DE ESTADO DA EDUCAÇÃO

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GUIA DE GERENCIAMENTO

USUÁRIOS DO ROE

E

CADASTROS DO PMEC

Supervisão de Proteção Escolar e Cidadania - SPEC

Fevereiro de 2012


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Sumário

Introdução ................................................................................................................. 3

GERENCIAMENTO DE USUÁRIOS DO ROE ........................................................ 4

1. Acessando o sistema .................................................................................. 5

2. Alteração de dados de usuário .................................................................. 9

3. Transferência de usuário de outra Diretoria ........................................... 15

4. Cadastro de novos usuários .................................................................... 17

GERENCIAMENTO DE PMEC ............................................................................... 20

5. Acessando o Sistema ............................................................................... 21

6. Cadastro de PMEC .................................................................................... 23

7. Consultar PMEC ........................................................................................ 30

Recomendações Finais .......................................................................................... 35


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Introdução

Este guia foi elaborado para que você, gerenciador de usuários na Diretoria

de Ensino, se familiarize, passo a passo, com os novos procedimentos para

atualização cadastral no Registro de Ocorrências Escolares (ROE).

Os gerenciadores de usuários nas Diretorias de Ensino, a partir de agora,

além de transferir usuários, poderão cadastrar novos usuários e realizar várias

alterações de dados cadastrais no ROE. Este guia introduz, portanto, também novas

funcionalidades em seu perfil de gerenciador. Para isso, você precisará do nome

completo, CPF do usuário, RS e nome da escola.

Importante esclarecer que os cadastros de vice-diretor e secretário seguem

sendo realizados, primordialmente, pelo próprio diretor da escola no sistema. Para

isso, basta que o diretor acesse a opção “Gerenciar Usuários

Outra novidade do novo perfil de Gerenciador de Usuários é o cadastramento

e gerenciamento dos Professores Mediadores Escolares e Comunitários (PMECs),

que também será detalhado neste guia.

A Supervisão de Proteção Escolar e Cidadania, através do e-mail

[email protected], estará disponível para toda e qualquer dúvida ou

esclarecimento que você poderá ter ao longo desse processo.

Bom trabalho!

mailto:[email protected]


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GERENCIAMENTO DE USUÁRIOS DO ROE


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1. Acessando o sistema

Seguem os procedimentos para atualização cadastral no sistema:

1.1 O Registro de Ocorrência Escolar (ROE) é acessado pelo portal da FDE

(www.fde.sp.gov.br) no link Sistema de Proteção Escolar.

http://www.fde.sp.gov.br/


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1.2 Após acessar o link “Sistema de Proteção Escolar”, aparecerá a tela “Atalhos

para os Sistemas”. Você deverá clicar em Ocorrência Escolar:


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1.3 Ao clicar em “Ocorrência Escolar” aparecerá a tela de login. Nesta tela, digite

seu usuário e sua senha e clique na tecla “Acessar”. Caso você nunca tenha

realizado o primeiro acesso, digite seu número de CPF (sem ponto, sem traço,

sem barra) nos campos “usuário” e “senha”. No primeiro acesso, o sistema

solicitará automaticamente a alteração da senha e o cadastro de um e-mail.


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1.4 Ao efetuar o login você visualizará a tela de menu. Nesta tela, selecione a

opção Gerenciar Usuários.

1.5 Ao acessar a funcionalidade de Gerenciar Usuários você poderá optar tanto por

pesquisar os dados de um usuário já cadastrado quanto por cadastrar um

novo usuário:


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2. Alteração de dados de usuário

Neste novo perfil de gerenciador de usuários você poderá alterar dados dos

usuários já cadastrados no ROE (perfil de usuário, escola, e-mail, status e

também redefinir senha). Lembrando que essa funcionalidade está disponível

apenas para usuários de sua Diretoria de Ensino.

2.1 Para alterar os dados de um usuário do sistema selecionar a opção

PESQUISAR


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Para alterar os dados de um usuário de sua diretoria efetue:

2.2 A pesquisa do usuário para ter acesso aos seus dados. Para tanto, você pode

informar qualquer combinação dos campos de pesquisa. No exemplo abaixo foi

informado o CPF (lembrando que o número de CPF deverá ser digitado sem

ponto, sem traço e sem barra e, se o número começar com um ou mais “zeros”,

eles devem também ser informados). Feito isso, basta clicar na opção

Pesquisar.

IMPORTANTE: Comece a pesquisa pelo CPF. Se o usuário não for localizado,

pesquisar pelo Nome completo ou pela parte mais “incomum” do nome (Exemplo:

João Virtch dos Santos – pesquisar Virtch no campo Nome).


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2.3 Após executar a consulta, o resultado será exibido em uma lista, onde o CPF

desejado deverá ser selecionado na lista para visualização dos dados

complementares:

IMPORTANTE: Se o usuário não for localizado verificar item 3.2 deste guia.


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2.4 Ao selecionar o usuário de sua diretoria, o sistema exibirá os dados do usuário,

permitindo a alteração do seu perfil, escola, senha, e-mail e “status” no sistema:


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2.5 Altere os dados desejados e, para finalizar a operação, acione a opção Gravar e

aguarde a mensagem de confirmação da alteração. Após essa confirmação, o

usuário poderá acessar o sistema, utilizando o número do CPF (sem ponto, sem

traço, sem barra) no campo “usuário” e a senha, que ele já vinha utilizando para

acessar o sistema, no campo “senha”:


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2.6 Você pode também restaurar a senha de um usuário de sua Diretoria de Ensino

clicando em redefinir senha. Neste caso, a senha, automaticamente, voltará a

corresponder ao número de CPF e o usuário deverá realizar o primeiro acesso

digitando seu número de CPF nos campos “nome“ e “senha” (sem ponto, sem

traço e sem barra). O sistema solicitará, então, imediatamente a alteração da

senha:

IMPORTANTE: O usuário que não acessar o sistema em 6 meses terá sua

senha automaticamente desativada. Nesse caso, ele deverá solicitar a

restauração de sua senha.


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3. Transferência de usuário de outra Diretoria

3.1 Para transferir um usuário de uma DE distinta da sua para escolas de sua

diretoria de ensino siga os passos dos itens de 2.1, 2.2 e 2.3 (acima). Feito

isso, confira os dados do usuário, selecione a escola de sua diretoria e tecle a

opção gravar.

IMPORTANTE: Assim que este usuário fizer parte de uma escola de sua diretoria

você poderá realizar qualquer alteração cadastral (ex:perfil, senha, e-mail etc..)

seguindo todos os passos do item 2. descritos acima.


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3.2 Independente do usuário pertencer à sua diretoria, caso os dados (nome, CPF)

informados na pesquisa não retornem registros, aparecerá a seguinte

mensagem na tela:

Nesta situação, você poderá ter digitado os dados (nome ou CPF do usuário)

incorretamente ou o usuário poderá ter fornecido os dados (nome ou CPF)

incompletos. Caso os dados estejam corretos, provavelmente o usuário não está

cadastrado em nosso sistema. Assim sendo, você deverá cadastrá-lo como novo

usuário seguindo todos os passos do item 4 que vem logo a seguir.


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4. Cadastro de novos usuários

Como vimos, a partir desta versão do sistema é permitido que o gerenciador de

usuários da DE efetue, além da alteração de dados cadastrais, o cadastro de novos

usuários da DE e das escolas jurisdicionadas.

Antes de proceder com o cadastro de um novo usuário, é muito importante certificar-

se de que ele ainda não possui cadastro no sistema. Assim sendo, o primeiro passo

é realizar uma pesquisa cuidadosa seguindo os passos dos itens 2.1, 2.2 (deste

manual).

4.1 Para cadastrar um novo usuário você deve selecionar, a opção Cadastrar, na

tela de Gerenciar Usuários:


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4.2 Informe o perfil do usuário que você deseja cadastrar, isto é, Diretor de Escola,

Secretário de Escola, Vice-Diretor, Dirigente de Ensino ou Diretoria de Ensino

(usuários da diretoria indicados pelo dirigente de ensino, normalmente,

supervisores de ensino). Ao selecionar o perfil serão exibidos os campos para

preenchimento. Para todos os cadastros será necessário informar o RS (sem o

PV- último dígito). No caso de Diretor, Vice ou Secretário será necessário

também informar a escola.

4.3 Informe os dados desejados e acione a opção Prosseguir:


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4.4 O sistema irá pesquisar na base de dados para verificar se o número do RS

informado corresponde a um funcionário cadastrado na base do CGRH. Caso

positivo, os dados do funcionário serão exibidos para conferência, e se

estiverem corretos basta acionar a opção Gravar:

Pode ocorrer do sistema não localizar o funcionário por meio do RS informado.

Nesta situação, você poderá ter digitado o RS incorretamente ou o usuário

poderá ter fornecido o RS errado. Caso os dados estejam corretos,

provavelmente, o diretor não está cadastrado em nossa base primária fornecida

pelo CGRU. Assim, você deverá encaminhar um e-mail para

[email protected], informando o nome completo, CPF e RS do usuário, código

CIE, diretoria e nome da escola para regularizarmos o RS no sistema.

OBSERVAÇÃO FINAL:

Toda vez que um usuário for transferido ou cadastrado em uma nova escola o sistema irá, automaticamente, inativar o usuário que o ocupava o mesmo perfil nesta escola, ou seja, o diretor, vice ou secretário antigos serão inativados. No entanto, você poderá reativá-los a qualquer momento seguindo os passos de alteração cadastral descritos acima.



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GERENCIAMENTO DE PMEC


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5. Acessando o Sistema

5.1 O gerenciamento de Professores Mediadores Escolares e Comunitários (PMEC) pode ser acessado pelos usuários da diretoria que possuam o perfil Gerenciar Usuários, após realizarem seu login no Portal da FDE, por meio do menu do sistema conforme indicado abaixo:


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5.2 A funcionalidade de gerenciamento de PMEC oferece duas opções: PESQUISAR e CADASTRAR.

PESQUISAR permite que você visualize todos os PMECs cadastrados no sistema, de qualquer diretoria. Já a opção CADASTRAR possibilita cadastrar novos PMECs e realocar PMECs já cadastrados tanto nas escolas de sua diretoria quanto de escolas de diretorias diferentes da sua.

Abaixo, seguem os passos tanto para realizar o cadastro, quanto para a pesquisa dos PMECs, dentro da nova funcionalidade do sistema. Os passos já supõem que você tenha selecionado no menu do sistema a opção Gerenciar Professor Mediador Escolar e Comunitário (PMEC).


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6. Cadastro de PMEC

Para efetuar o cadastro de um novo PMEC você deve seguir os passos abaixo:

6.1 Selecionar a opção CADASTRAR.

6.2 Em seguida, selecione a escola de sua diretoria na qual você deseja cadastrar o novo PMEC. Neste momento, o sistema verifica, automaticamente, se na escola selecionada já existe algum PMEC cadastrado:


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6.3 Caso não existam PMECs cadastrados na escola selecionada, o sistema solicita que seja informado o número do RS (sem o PV- último dígito) do PMEC a ser cadastrado. Informe-o no campo RS e clique no botão Pesquisar.


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6.4 O sistema, então, irá verificar a existência de um professor com o número de RS informado na base de dados e caso exista uma correspondência será exibido o nome do professor localizado, seu CPF, RG e o nome da escola na qual ele será associado. Você deverá informar a jornada de trabalho do PMEC (inicial, integral ou readaptado) e também o endereço de e-mail:


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6.5 Para finalizar o cadastro basta acionar a opção Gravar. O sistema exibirá uma mensagem para que você confirme a operação.


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6.6 Ao confirmar a operação uma mensagem de sucesso deverá ser visualizada.

Os passos apresentados até aqui descrevem o fluxo de operações considerando que a escola selecionada (passo do item 6.2) não possui PMECs cadastrados e que o número de RS informado (passo do item 6.3) representa um professor que ainda não foi cadastrado no sistema como PMEC. Abaixo são apresentadas situações alternativas a esta.

6.7 Caso você selecione uma escola que já possua um PMEC cadastrado (relembre o passo do item 6.2) o sistema informará o nome do PMEC e oferecerá a possibilidade de torná-lo inativo nessa escola.


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6.8 Independente de tornar o PMEC atual inativo ou não (selecionando o botão “Sim” ou “Não”) , no passo seguinte o sistema solicita o número de RS do novo PMEC a ser cadastrado na escola e o processo continua, normalmente, a partir do passo item 6.2 visto anteriormente.

6.9 Caso você selecione uma escola que possua dois PMECs cadastrados (relembre o passo item 6.2) uma mensagem lhe informará desta situação e você terá que, para prosseguir com o cadastro, inativar ao menos um dos PMECs atualmente cadastrados ou inativar ambos. Lembre-se de que são permitidos no máximo dois PMECs por escola.


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6.10 Após selecionar o PMEC que deseja inativar (ou ambos) e clicar em Inativar Selecionado, o passo seguinte será informar o número de RS do novo PMEC a ser cadastrado na escola, continuando assim os passos apresentados a partir do passo item 6.2 (acima).

6.11 Caso você informe o número de RS de um PMEC que esteja ativo em uma escola diferente da que você selecionou no passo item 6.2 (mesmo que em uma diretoria diferente da sua) o sistema lhe informará desta condição. Desta forma, se você confirmar o cadastro, clicando no botão Gravar, o PMEC será inativado na escola atual e ativado na nova escola. No exemplo abaixo, o PMEC será inativado na escola ALVINO BITTENCOURT e será ativado na AMADEU AMARAL (que foi a nova escola selecionada).


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7. Consultar PMEC

Também é possível consultar um determinado PMEC, seja ele de sua diretoria ou não. A consulta, além de permitir a visualização de algumas informações, também oferece a chance de alteração de jornada de trabalho e do endereço de e-mail do PMEC. Lembre-se que, para cadastrar ou alterar a escola atual de um PMEC é necessário utilizar a funcionalidade de cadastrar PMEC conforme exposto no tópico anterior deste guia, denominado CADASTRAR PMEC.

Para consultar um PMEC siga os passos abaixo:

7.1 Selecione a opção PESQUISAR.


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7.2 Nesta funcionalidade você pode consultar PMECs informando uma diretoria ou uma escola (somente serão exibidas escolas que já possuam ao menos um PMEC cadastrado), parte do nome do PMEC (por exemplo, João selecionaria tanto João Augusto quanto João Alberto) ou situação (ativo, inativo, todos). Você pode, também, combinar livremente os critérios de pesquisa, por exemplo, selecionando uma escola e também informando parte do nome de um PMEC (por exemplo, selecionar a escola AMADEU AMARAL e informar o Nome João). Ao clicar em PESQUISAR o sistema listará todos os PMECs que atendam aos seus critérios informados.


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7.3 Para visualizar os detalhes cadastrais de um PMEC exibido no resultado da pesquisa basta clicar sobre o nome do PMEC desejado.


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7.4 Após a pesquisa de um PMEC de sua diretoria, você poderá alterar algumas informações cadastrais, tais como jornada de trabalho, endereço de e-mail e a situação que pode ser Ativo ou Inativo.


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7.5 É interessante notar que na parte inferior da tela, onde são exibidos os dados do PMEC, pode-se visualizar todo o histórico de escolas onde este professor foi ativado e inativado com o passar do tempo.


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Recomendações Finais

Os gerenciadores de usuários nas Diretorias de Ensino irão receber muitas demandas de alterações cadastrais das escolas para atendê-las sugerimos que você se organize da seguinte forma:

tenha um telefone e/ou e-mail disponível para as solicitações dos diretores. Isso é fundamental pois você, gerenciador de usuários, será o contato na diretoria para toda e qualquer dúvida sobre o acesso ao Registro de Ocorrências Escolares (ROE) que, eventualmente, as escolas tenham;

de preferência, adote um formulário padrão para a atualização cadastral com: o nome completo do usuário, nº de CPF, nº de RS e nome da escola e jornada de trabalho (no caso dos PMEC’s);

reforce com os seus diretores que o cadastramento do vice-diretor e secretário deve ser feito por eles, utilizando a opção Gerenciar Usuários, no próprio sistema. Lembrando que nas escolas que não fazem jus a diretor, o vice-diretor será cadastrado com perfil de diretor, para que ele possa cadastrar o secretário em nosso sistema.

Reiteramos que a Supervisão de Proteção Escolar e Cidadania, através do e-mail [email protected], estará disponível para todas as dúvidas e esclarecimentos que você necessite.


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