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COMO FUNCIONA

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Os passos estão divididos da seguinte forma:a) Identificar o interesse do clienteb) Definir tema (se necessário)c) Definir objetivos do Eventod) Definir atividades possíveis e estratégias de realizaçãoe) Elaborar projeto e formalizar contratof) Definir materiais, equipamentos e infra-estrutura necessáriosg) Definir equipe de trabalho (internos e terceiros)h) Definir fornecedores de produtos e serviçosi) Realizar reunião preparatóriaj) Preparar equipes de trabalho (treinamento quando necessário)k) Realizar o Eventol) Material de comunicação

PASSO A PASSO

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É fundamental para a oferta de oportunidades diversificadas e contextualizadas com as diferenças socioculturais. Essa identificação irá auxiliar sobre como a população atendida compreende o lazer e quais suas necessidades e interesses que deveremos suprir.

A aplicação de uma ficha de caracterização do evento (check-list) deverá ser utilizada para uma primeira identificação sobre os interesses e necessidades a respeito do evento em questão. Dessa forma, o diagnóstico é imprescindível.

a)IDENTIFICAR O INTERESSE DO CLIENTE

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b) DEFINIR TEMA

Como dissemos anteriormente, é fundamental que para o trabalhador o Evento tenha sentido e significado. Para favorecer o alcance dos objetivos, tornar o evento mais atrativo, dando significado para as ações, o tema pode ser uma decisão extremamente útil.

Festa junina com Ginástica

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c) DEFINIR OBJETIVOS DO EVENTO

O que se pretende alcançar e para quem; o que se espera que o público alvo aprenda, realize, alcance. Esses devem ser os norteadores da elaboração dos objetivos.

Evento Ecológico

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d) ELABORAR PROJETO E FORMALIZAR CONTRATO

Após a análise do diagnóstico, é hora de traçar as ações em forma de projeto, em que se estima e justifica os investimentos e delineia-se a forma de realização, monitoramento, controle e avaliação do evento.

Cada detalhe é importante: os espaços, a infra-estrutura, os materiais, o tempo, o tema, os objetivos, o diagnóstico, a mão-de-obra, os custos, indicadores de avaliação etc.

O ideal é que a elaboração do projeto seja uma etapa participativa, com representantes do SESI e da Empresa, deixando bem claras as responsabilidades de cada parte, porém, enfatizando a função do SESI como gerenciador das ações.

Após aprovação, iniciam-se as contratações e as ações dos serviços, e é importante que as responsabilidades das partes estejam claras, acordadas e formalizadas via instrumento jurídico.

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e)DEFINIR MATERIAIS, EQUIPAMENTOS E INFRA-ESTRUTURA

Durante o diagnóstico, é fundamental conhecer as instalações da empresa que possam receber o Evento, tais como clubes, associações, praças etc.

Todos esses recursos devem estar coerentes com o tema do Evento, com as atividades e formalizadas em instrumento jurídico. Quando o serviço for recorrente, recomendamos a aquisição de alguns materiais que possam diminuir custos em outros futuros eventos, além de garantir sua disponibilidade.

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f) DEFINIR EQUIPE DE TRABALHO (INTERNA E TERCEIROS)

O porte do Evento e suas especificidades geram a demanda pela qual define-se a equipe. Como os Eventos acontecem de forma pontual, a necessidade de se contratar é bem grande, por isso tenha sempre uma boa relação de fornecedores para serviços terceirizados.

Já para a equipe interna, é necessário que haja uma grande gama de profissionais especializados para que ações de caráter multidisciplinar sejam realizadas.

Todas as definições da equipe têm de estar em acordo com o projeto e as condições reais da Empresa

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g) DEFINIR FORNECEDORES DE PRODUTOS E SERVIÇOS

Sugere-se que cada Unidade cadastre fornecedores de serviços, produtos e equipamentos, com capacidade de atendimento para o respectivo projeto e demanda existentes do SESI Gestão de Eventos de Lazer para a Empresa, que podem ser contratados esporadicamente com garantia de qualidade inerente ao padrão do SESI de desenvolvimento de seus eventos.

Lembre-se: quanto mais fornecedores cadastrados,mais fácil para preparar uma equipe de qualidade!!!

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h) REALIZAR REUNIÃO PREPARATÓRIA

Alinhar informações, distribuir tarefas e atribuições, orientar quanto a horários, locais, deslocamentos, montagem, abordagem do público alvo, divulgar e distribuir material de comunicação, uniformes, entre outros – tudo isso é fundamental para que o Evento seja um sucesso!

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j) PREPARAR EQUIPES DE TRABALHO

É fundamental a realização de treinamento principalmente com terceiros, pois eles representarão o SESI nos Eventos. Esses profissionais devem estar a par das diretrizes da entidade além de possuírem qualidades profissionais específicas de cada área.

Podemos também destacar criatividade, trabalho em equipe, comunicação, flexibilidade, pró-atividade, noções básicas de primeiros socorros, dinamismo, responsabilidade, experiência/vivência técnica geral de atividades de aventura, passar segurança ao grupo e capacidade de discernimento como características dos que atuarão nos serviços do SESI Gestão de Eventos de Lazer para Empresas.

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l) MATERIAL DE COMUNICAÇÃO

O grande fluxo de pessoas exige que as informações sejam bem organizadas. Abaixo, temos alguns exemplos para melhor orientar os envolvidos no Evento:

• sinalização dos espaços;• identificação dos profissionais;• materiais promocionais e de divulgação; • equipamentos fixos do SESI ou contratos e identificados;• formulários (planilhas de custo, check list, cadastros de fornecedores, formulários, avaliação de impacto etc);• pesquisa de interesses.