Introdução ao Microsoft TeamsLíder da Equipa

O Microsoft Teams é a área de trabalho centrada no chat integrada no Office 365. Dá às equipas acesso instantâneo a tudo o que precisam num hub dedicado ao trabalho em equipa onde o chat, os conteúdos, as pessoas e as ferramentas convivem no Office 365.

Bem-vindo! Obrigado por estar aqui!Este guia foi concebido para o ajudar a tirar o máximo partido do Microsoft Teams. Enquanto proprietário da equipa, desempenha um papel fundamental na definição do propósito da sua equipa e da integração de todos os elementos para trabalharem em conjunto num único local. É muito fácil começar!Siga os passos descritos neste guia para começar a utilizar o Microsoft Teams com a sua equipa. Inclui todos os recursos necessários para ser bem-sucedido.

1. Compreender o Microsoft Teams 2. Criar uma equipa3. Convidar membros4. Mobilizar membros

1. Compreender o Microsoft Teams

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Valores EssenciaisO Microsoft Teams foi concebido para equipas altamente envolvidas que trabalham em estreita colaboração para serem eficientes: Partilhe as atualizações e faça comentários de forma aberta Tome decisões rápidas e mantenha-se a par das atividades da equipa Coordene os projetos e as tarefas, incluindo a cocriação de conteúdos e

materiais a entregar Antes de criar a sua equipa, deve ter em consideração alguns aspetos sobre a implementação e a estrutura do Microsoft Teams, incluindo a associação à equipa, as funções e as definições. ImplementaçãoEnquanto cliente do Office 365, o seu administrador de TI poderá ter de ativar o Microsoft Teams em toda a sua organização no Centro de Administração. Depois de ativado, poderá aceder ao mesmo através do iniciador de aplicações da Microsoft na página de início de sessão online da Microsoft. Clique no mosaico do Microsoft Teams para abrir a aplicação online e transferir o Microsoft Teams para o seu ambiente de trabalho.

EstruturaOrganizaçãoTodas as equipas criadas pelos empregados na sua organização são associadas ao seu inquilino do Office 365. Através dos Grupos do Office 365, poderá atribuir a todos ou a um subconjunto de empregados a capacidade para criar equipas.

Equipa

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Foi concebida uma equipa para reunir um grupo das pessoas que trabalham em estreita colaboração para serem eficientes. As equipas podem ser dinâmicas para o trabalho baseado em projetos (por exemplo, lançar um produto, criar uma sala de controlo digital) ou permanentes para refletir a estrutura interna da sua organização (por exemplo, departamentos e delegações). As conversações, ficheiros e notas nos canais da equipa só estão visíveis para os membros da equipa.CanalUm canal ajuda a organizar as conversações, os conteúdos e as ferramentas da equipa em torno de um tópico específico. Os canais podem ser organizados, por exemplo, por tópico (eventos), disciplina (conceção), projeto (lançamento) ou apenas por divertimento (atividades divertidas). Os proprietários das equipas podem criar canais e dotar os membros da equipa da capacidade para criar canais, à medida das necessidades. Os separadores na parte superior de um canal permitem às equipas organizar os ficheiros, as notas e o conteúdo personalizado, tais como métricas do Power BI, objetivos de negócio num documento do Word ou um organograma num diapositivo do PowerPoint. Em seguida, este conteúdo estará facilmente acessível para todos os elementos da equipa. É possível personalizar conectores adicionais para aplicações de terceiros a nível do canal para obter dados de ferramentas de uso diário, como é o caso do Trello, Asana, GitHub, etc.

Associação à Equipa

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Quando o Microsoft Teams está ativado para toda a organização, os proprietários das equipas designadas conseguem convidar qualquer empregado* com quem trabalham para aderirem à respetiva equipa. Com o Microsoft Teams, a tarefa de adicionar pessoas na organização com base no respetivo nome está muito facilitada.Os proprietários das equipas também podem criar uma equipa baseada num Grupo do Office 365 existente. Quaisquer alterações efetuadas ao grupo serão sincronizadas automaticamente com o Microsoft Teams. Além de simplificar o processo de convite e gestão dos membros, a criação de uma equipa baseada num Grupo do Office 365 existente também sincroniza os ficheiros do grupo dentro do Microsoft Teams.*O Microsoft Teams não suporta atualmente a capacidade para utilizadores externos à sua organização se associarem às equipas.

Funções da Equipa O Microsoft Teams tem duas funções principais: um proprietário da equipa, a pessoa que cria a equipa, e os membros da equipa, as pessoas que os proprietários convidam para aderirem à respetiva equipa. Os membros da equipa podem fazer de qualquer membro da respetiva equipa um coproprietário quando o convidam para a equipa ou em qualquer momento depois de aderir à mesma. A existência de vários proprietários da equipa permite partilhar as responsabilidades da gestão das definições e da associação, incluindo os convites. Definições da Equipa Os proprietários da equipa podem gerir as definições a nível da equipa diretamente no Microsoft Teams. As definições incluem a capacidade para adicionar uma imagem da equipa, definir as permissões dos membros da equipa para criar canais, adicionar separadores e conectores, mencionar toda a equipa ou canal no @mentions, e utilizar GIFs, autocolantes e memes. Como administrador do Microsoft Teams tem acesso às definições a nível do sistema no centro de administração. Estas definições poderão ter impacto nas opções e nas predefinições que os proprietários da equipa veem nas definições da equipa. Por exemplo, pode ativar um canal predefinido, “Geral”, para os anúncios, debates e recursos a nível da equipa que serão apresentados a todas as equipas.

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2. Criar uma equipa Definir o propósito da equipa Dedique algum tempo à elaboração do propósito da equipa que está a criar. Quando criar a equipa, adicione este propósito no campo de descrição para os membros da equipa verem. Sugestão: Uma boa forma de experimentar o Microsoft Teams sem perturbar os fluxos de trabalho existentes é começar uma equipa baseada num projeto.

Criar o ambiente para a equipaAlém do canal “Geral” predefinido, poderá criar canais adicionais para os membros da equipa verem (por exemplo, “Entretenimento” para as conversas de café e para os materiais a entregar da equipa). Efetue o seed dos canais com mensagens e recursos para os membros da equipa se sentirem bem-vindas. Sugestão: Ao reduzir os testes ao mínimo está a permitir aos utilizadores criar canais, personalizar separadores e adicionar conectores de forma orgânica e à medida das necessidades. Pode retirar aos membros em qualquer momento a capacidade para executarem estas tarefas.

3. Convidar membrosOrganize uma reunião da equipaA melhor forma de entusiasmar a equipa com o Microsoft Teams é reunir todos os elementos, seja de forma presencial ou virtual. Agende uma reunião da equipa para apresentar o Microsoft Teams. Solicite ao Administrador de TI alguns modelos e materiais que o possam ajudar a organizar a reunião.

Porquê o Microsoft TeamsComece a reunião por explicar os objetivos da utilização do Microsoft Teams e como antevê o trabalho em equipa com este serviço. Apresentação e demonstraçãoApresente o Microsoft Teams com o vídeo do Microsoft Teams e passe para uma demonstração ao vivo da equipa que criou. Sugestão: Torne a demonstração mais pessoal e apelativa ao destacar as suas funcionalidades preferidas.

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Âmbito de utilização Solicite aos membros da equipa empenhamento na utilização do Microsoft Teams como forma preferencial na comunicação interna na colaboração nos projetos. Os membros da equipa continuarão a utilizar outras ferramentas de comunicação, como é o caso do e-mail, quando trabalharem com pessoas fora desta equipa coesa. Sugestão: Comprometa-se com pelo menos uma semana para assegurar que os membros da equipa começam a sentir os benefícios da utilização do Microsoft Teams. Normas Incentive os membros da equipa a comunicarem nos canais da equipa, em vez de em chats e grupos de comunicação individual. Desta forma estará a criar uma cultura de equipa de transparência que aprofunda a ligação entre os membros da equipa, além de ajudar na progressão do projeto quando todos os elementos têm acesso às decisões e aos materiais partilhados.ConvençõesDebata o conjunto de canais adequado que deve ser criado inicialmente e sugira um processo simples para criar e atribuir nomes aos canais dentro da sua equipa e, assim, manter o foco e a organização. ConfigurarAproveite este período em que estão juntos para iniciarem sessão no Microsoft Teams através do cliente Web, a partir de onde poderão transferir as aplicações de ambiente de trabalho para Windows e Mac. Recomende aos membros da equipa a transferência das aplicações móveis na App Store, Google Play e Loja Microsoft.Sugestão: Ao configurar o Microsoft Teams nos dispositivos móveis dos membros da equipa, estes estarão a par de tudo o que se passar. Seguimento da equipaApós a reunião da equipa, faça o seguimento com um e-mail de resumo do debate e apresente os passos seguintes e os recursos para os membros da equipa. Contacte o Administrador de TI para obter estes recursos.Dê formação e ajudeIncentive os membros da equipa a solicitarem ajuda num canal “Comentários” que pode criar no Microsoft Teams. Organize formações baseadas no chat e sessões de P&R diretamente no Microsoft Teams. Sugestão: Utilize o T-bot, uma ferramenta de ajuda incorporada disponível ao clicar em Chats, uma outra forma como os membros da equipa podem obter ajuda.

4. Mobilizar membros

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Desloque o trabalho para o Microsoft TeamsMantenha a dinâmica ao deslocar os debates, atualizações e conteúdos importantes para o Microsoft Teams. Assim, os membros da equipa poderão sentir-se confiantes com a mudança. Entretanto, receberão notificações por e-mail atempadas para quaisquer chats ou @mentions e outras atividades não lidas. Utilize conectores e separadoresIntegre dados e atualizações em direto de aplicações e serviços de terceiros, como o Trello, GitHub e o Asana, diretamente no Microsoft Teams. Assim poderá poupar tempo à sua equipa na consulta de várias ferramentas para obter as informações de forma atempada. Submeta comentários e ideiasLeve os comentários e ideias da sua equipa até ao administrador de TI. Trabalhe em equipa para criar integrações personalizadas para bots e aplicações de terceiros adaptados à sua equipa.

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Configurar a organização de TI no Microsoft TeamsIntroduçãoAntes de implementar o Microsoft Teams em toda a organização, recomenda-se que comece por 2 a 3 equipas de teste. Isto ajudará a refinar o seu plano de lançamento e a assegurar que está preparado para uma implementação a nível da organização. Passos1. Identificar os projetos em que irá trabalhar no Microsoft Teams2. Criar uma Equipa da Microsoft para cada um dos projetos 3. Identificar os processos de trabalho para cada projeto e criar canais em cada

Equipa da Microsoft4. Identificar as pessoas que devem ser adicionadas como membros a cada

uma das equipas5. Pré-preencher os canais com informações importantes6. Lançar a nova Equipa da Microsoft com os novos membros da equipa7. Contactar os membros da equipa

Normalmente, um Administrador de TI está envolvido na gestão de vários projetos em simultâneo. Estes projetos poderão incluir atualizações de redes, atualizações de routers, atualizações do sistema e migrações. Além disso, poderá existir comunicação com diferentes grupos na empresa, como é o caso dos departamentos de suporte, jurídico, recursos humanos ou executivos. Aqui, iremos ilustrar a forma como o Microsoft Teams poderá ajudar os Administradores de TI a organizar e gerir os projetos de forma rápida e eficiente. Para efeitos do presente guia, utilizamos a implementação de uma atualização de sistema como cenário de exemplo.

Passo 1: Identificar os projetos em que irá trabalhar

Neste guia, o projeto é a implementação de uma atualização de sistema.

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Passo 2: Criar uma Equipa da Microsoft para o projeto de atualização do ambiente de trabalhoNo nosso exemplo, irá criar uma Equipa da Microsoft para a atualização programada do sistema operativo nas estações de trabalho dos utilizadores.

Nome da Equipa da Microsoft: Atualização do SO de Estação de Trabalho

Passo 3: Identificar os processos de trabalho e criar canais para a Equipa de Atualização do SO de Estação de Trabalho Depois de identificar os processos de trabalho necessários para este projeto, crie os canais. Um canal ajuda a organizar as conversações, os conteúdos e as ferramentas da equipa em torno de um tópico específico. Os canais podem ser organizados, por exemplo, por tópico (eventos), disciplina (conceção), projeto (lançamento) ou apenas por divertimento (atividades divertidas). Os proprietários das equipas podem criar canais e dotar os membros da equipa da capacidade para criar canais, à medida das necessidades.

Os canais sugeridos na Equipa de Atualização do SO de Estação de Trabalho são:

Nomes dos canais: Planeamento Implementação Operações Problemas de Pré-implementação Problemas de Pós-implementação Gestão e implementação de aplicações Ferramentas do programador Teste Comentários

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Passo 4: Identificar as pessoas que devem ser convidadas como membros da Equipa de Atualização do SO de Estação de Trabalho

Neste passo, identifique as pessoas necessárias para dar suporte a este projeto. Muitas vezes, os projetos são multifuncionais, uma vez que é necessário o contributo de outras funções para assegurar um projeto bem-sucedido. Para a Equipa de Atualização do SO de Estação de Trabalho, poderá convidar as seguintes pessoas ou funções para a Equipa de Atualização do SO de Estação de Trabalho para participar no projeto de atualização.

Membros da equipa: Diretor de Tecnologia Diretor de Tecnologias de Informação Gestão da Mudança das TI Administradores de Rede Gestão de Projetos Utilizadores Finais do Piloto

Passo 5: Pré-preencher os canais com informações importantesRecomendamos que preencha os seus canais com uma ou duas perguntas relacionadas com esse canal para os membros não serem recebidos com um espaço em branco. Para o canal de Teste, por exemplo, poderá colocar a pergunta “pode alguém partilhar o plano de teste para a implementação do SO?”

Os separadores na parte superior de um canal permitem às equipas aceder facilmente aos ficheiros e notas desse canal. Poderá criar um separador personalizado para as informações que pretende que sejam de acesso fácil para a equipa, como é o caso das métricas do Power BI, objetivos do projeto ou um organograma. As fichas de implementação são comummente usadas durante as atualizações de estações de trabalho. Para facilitar o acesso ao documento da ficha de implementação no Word, poderá adicioná-lo sob a forma de

separador no canal de Implementação. Adicione um Separador ao clicar no sinal “+” na parte superior do Microsoft Teams, junto às Conversações, Ficheiros e Notas.

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Os conectores permitem que os utilizadores do Microsoft Teams recebam atualizações de serviços online populares. Quando liga uma ferramenta ou serviço a um canal, todos os membros da equipa podem ver as mensagens fornecidas por esse serviço. Neste exemplo de um departamento de TI a implementar uma atualização de estação de trabalho, poderá querer adicionar um conector para o Trello ou o Asana para gestão de projetos, e o Zendesk para os problemas de suporte técnico que ocorrem após a implementação. Veja os Conectores disponíveis ao clicar em “ . . . “ na parte superior do Microsoft Teams junto aos nomes de Equipas e Canais.

Passo 6: Lançar a nova Equipa da Microsoft com os novos membros da equipa

A melhor forma de entusiasmar os membros da equipa para utilizar o Microsoft Teams é reunir todos os elementos, seja de forma presencial ou virtual. Agende uma reunião da equipa para apresentar o Microsoft Teams, debater as várias funcionalidades e benefícios e conseguir que os membros da equipa experimentem o Microsoft Teams. Comece a reunião por explicar os objetivos da utilização do Microsoft Teams e como antevê o trabalho em equipa. Poderá apresentar o Microsoft Teams através de um vídeo de produtos , uma apresentação de produtos ou saltar para uma demonstração ao vivo da equipa que criou.

Entre as áreas que deverá debater na reunião, estão incluídas:

Incentive os membros da equipa a comunicarem através do separador Conversações nos canais, em vez de em chats e grupos de comunicação individual. Desta forma estará a criar uma cultura de equipa de transparência que aprofunda a ligação entre os membros da equipa e a ligação dos membros da equipa ao projeto.

Incentive os membros a criarem canais para tópicos que surjam e sugira um processo simples para criar e atribuir nomes aos canais dentro da sua equipa e, assim, manter o foco e a organização.

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Descreva a forma como o chat pode ser usado para conversações 1:1 privadas ou conversações de pequeno grupo. Poderá adicionar chamadas de áudio ou vídeo a qualquer chat ou conversação em equipa.

Explique como podem os membros da equipa partilhar ficheiros, tais como os materiais a entregar comuns, para obter comentários. As edições e comentários pelos membros da equipa são guardados diretamente no documento.

Descreva como poderá captar as notas da equipa no separador Notas para documentar as notas ad hoc e as minutas das reuniões.

Explique os benefícios dos separadores, bots e conectores e mostre como podem ser adicionados.

Aproveite este período em que estão juntos para iniciarem sessão no Microsoft Teams e transfira as aplicações móveis a partir da App Store, Google Play store ou Loja Microsoft.

Passo 7: Contactar os membros da equipaApós a reunião, faça o seguimento com um e-mail de resumo do debate e apresente os passos seguintes e os recursos para os membros da equipa. Organize formações baseadas no chat e sessões de P&R diretamente no Microsoft Teams.

Mantenha a dinâmica ao deslocar os debates, atualizações e conteúdos importantes para o Microsoft Teams. Assim, os membros da Equipa poderão sentir-se confiantes com a mudança. Entretanto, receberão notificações por e-mail atempadas para quaisquer chats ou @mentions e outras atividades não lidas.

Incentive os membros da equipa a submeterem comentários ou ideias no canal Comentários que criou. Partilhe os comentários da sua equipa com outros administradores e intervenientes, e trabalhem em equipa para criar integrações personalizadas para bots e aplicações de terceiros importantes personalizados para a sua equipa.