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MICROSOFT EXCEL 2007MANUAL DE APOIO

FILIPE SANTOS | SETEMBRO DE 2010

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1. INTRODUÇÃO

O programa Microsoft Excel pertence a uma classe de programas informáticos aos quais se dá o nome de folhas de cálculo. As folhas de cálculo, como o nome indica, são programas concebidos para fazer automaticamente cálculos a partir de dados introduzidos por um utilizador.

O mundo das folhas de cálculo pode envolver dois actores diferentes: por um lado, temos aquele que elabora a folha de cálculo. Este actor programa a folha de cálculo preparando-a para fazer determinadas operações (como calcular o resultado de uma fórmula, desenhar gráficos e outras) com os dados introduzidos por um utilizador. O outro actor, normalmente chamado de utilizador final, é aquele que usa a folha de cálculo (já programada por alguém) para introduzir os dados e usar, desta forma, a folha de cálculo produtivamente no seu contexto profissional.

Como verá ao longo deste manual, o Excel permite-lhe efectuar um grande leque de operações com diversos tipos de dados. Pode, por exemplo, criar uma fórmula que converta um valor monetário dado em euros para dólares ou pode criar uma fórmula que permita calcular o preço final dos produtos de uma loja dados os seus preços iniciais e a taxa de IVA que se lhes tem de aplicar. Verá também que para as operações mais comuns o Excel já possui uma biblioteca de fórmulas prontas a utilizar às quais dá o nome de funções. As funções poupam tempo e dificuldade ao criador da folha de cálculo por automatizarem algumas das tarefas mais comuns. A MÉDIA é um exemplo de função muito utilizada, mas o Excel tem um grande conjunto de outras funções. Finalmente, e também neste manual, descrever-se-ão todo um outro conjunto de ferramentas que o Excel disponibiliza que aumentam as potencialidades da sua folha de cálculo. A capacidade de criar gráficos a partir dos dados introduzidos é apenas um dos exemplos mais conhecidos.

2. AMBIENTE DE TRABALHO

Abra o Microsoft Excel. Verificará, como ilustra a figura 1, que o ambiente de trabalho do Excel não apresenta um “documento”, como acontece no Word, mas uma folha de cálculo (que o Excel designa de Livro).

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Figura 1

Como pode observar, uma folha de cálculo é uma grelha constituída por células onde o utilizador introduz dados. Cada célula é identificada por um número de linha e uma letra de coluna.

3. FÓRMULAS

Comecemos com um exercício muito simples. Vamos criar uma folha de cálculo que nos dá vários parâmetros relacionados com a nossa idade com base no ano actual e no ano de nascimento.

Comece por introduzir no Excel os dados indicados na figura 2 (tome o cuidado de colocar os dados nas células indicadas):

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Figura 2

Começará por notar uma primeira dificuldade: por vezes a largura da coluna não é suficientemente grande para abranger todo o texto ou número. Se olhar para a figura acima, verá que esse problema foi ultrapassado pelo redimensionamento, alargando, a coluna B. Para isto, leve o rato até ao limite direito da coluna B, como mostra a figura 3 e arraste o rato até obter a largura desejada.

Figura 3

Como pode calcular, pretende-se que o Excel determine a idade na célula C7 usando para isso os valores das células C3 e C4. Para isso vai-se introduzir uma fórmula. Nas fórmulas o utilizador indica ao Excel qual a operação que quer fazer (neste caso, uma simples subtracção) e as células onde deve ir buscar os dados para essa operação.

Desta forma, para que o Excel calcule a idade em C7 faça o seguinte conjunto de passos:

1. Seleccione a célula C7

2. Introduza a seguinte expressão: = C3 - C4

3. Carregue em Enter.

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Como pode reparar, uma fórmula em Excel começa com o caractér “=” devendo-se em seguida introduzir a “fórmula” propriamente dita.

No Excel, como na generalidade dos programas que envolvem cálculos, os caracteres para as 4 operações básicas são:

+ Adição- Subtracção* Multiplicação/ Divisão

Experimente agora colocar em B8 o texto “dias vividos” e tente introduzir uma fórmula na célula C8. Um exemplo de fórmula pode ser:

= C7 * 365

O documento gerado pelo Excel tem o nome de “Livro”. Isto porque é possível separar os dados a processar/tratar em folhas diferentes, como se vê na figura 4.

Figura 4

Ou seja, dito de outra forma, um ficheiro Excel é um Livro que pode ter várias Folhas. Cada Folha é uma Folha de Cálculo independente que nos permite organizar os dados do livro da forma que acharmos mais conveniente.

Pode dar um nome a cada folha do livro através do duplo clique sobre o nome da folha, como mostra a figura 5.

Figura 5

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Por exemplo, pode dar à primeira folha o nome de Cálculos com idades.

4. FORMATAÇÕES DE DADOS

Passemos agora para a Folha2. Pretende-se agora trabalhar com dados numéricos decimais. Para isso é importante saber se o separador decimal do computador onde você está a trabalhar é a vírgula (,) ou o ponto (.). Tudo depende das configurações do seu computador – “do seu Sistema Operativo”. Efectivamente, o Sistema Operativo é o programa “mãe” do seu computador, ao qual todos os outros programas acedem para conhecer as definições usadas pelo seu utilizador (você).

Para isso, aceda ao Painel de Controlo do seu Windows. Nele terá acesso a um programa (ícone) para alterar as Opções Regionais do seu computador. Abra esse programa, aceda ao separador Números1 e verifique qual o separador decimal.

Conhecendo o separador decimal do seu computador, coloque na folha2 e nas células indicadas os dados da figura 6 (aqui assume-se que o separador decimar é a vírgula):

Figura 6

1 Nota: Os ícones do seu Painel de Controlo podem variar consoante a versão do seu Windows.

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Observe que os 8 valores da amostra têm um número de casas decimais variável. Se pretendesse colocar todos os valores com o mesmo número de casas decimais, 2 por exemplo, teria de formatar as respectivas células para esse efeito.

O Excel tem, no entanto, botões no separador “Base” (figura 7) para as formatações mais comuns, entre as quais, acrescentar ou diminuir o número de casas decimais:

Figura 7

Lembre-se que diminuir o número de casas decimais corresponde, na prática, a arredondar o número a “x” casas decimais

Coloque-se agora na célula C15 a média obtida com aqueles 8 valores:

= (C5 + C6 + C7 + C8 + C9 + C10 + C11 + C12) / 8

Arredonde o resultado para 2 casas decimais. Deverá obter 7,90.

Dê a esta folha de cálculo (Folha2) o nome de Operações com decimais.

Introduzir agora na Folha3 os dados da figura 8:

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Figura 8

Aplique-se agora algumas formatações. Por exemplo, os valores situados no intervalo de células C3:D6 são euros, pelo que deve seleccionar este intervalo de células e aplicar o formato moeda (figura 9):

Figura 9

Também pode colocar uma “borda” (limite) na tabela e/ou em células que esta encerra. Isto tornará a tabela mais estética e ajudará na compreensão e interpretação dos dados. Para isso, seleccione a tabela e use o botão “Limites” (separador base) como mostra a figura 10:

Figura 10

5. PROPAGAÇÃO DE FÓRMULAS

Procure-se agora calcular o saldo para cada um dos anos. Comece por calcular, para a célula E3 o saldo do ano 2006, colocando a seguinte fórmula:

= C3-D3

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Vamos agora fazer o mesmo cálculo para os anos restantes. Como pode imaginar, esta tarefa pode tornar-se aborrecida e demorada pois pressupõe que você faça a mesma fórmula para os anos restantes. Felizmente o Excel tem uma forma automática de fazer o cálculo: propagando a fórmula, como se vê na figura 11:

Figura 11

A ideia é “indicar” ao Excel que a fórmula que se aplicou na 1ª linha da tabela (referente ao ano de 2006) é para ser reproduzida nas linhas seguintes, tomando a fórmula em cada nova linha os valores apropriados (isto é, usar os dados dos anos correspondentes). Para isto, e como mostra a figura 11, deve seleccionar a célula onde colocou a fórmula (E3) e “arrastar” com o rato o pequeno quadrado do canto inferior direito para as células das linhas abaixo. O Excel “adivinhará” a sua intenção e colocará a respectiva fórmula nessas células.

Tire agora você mesmo a prova: clique na célula E4 (onde está o saldo do ano 2007) e veja o que está escrito na barra de fórmulas. Como pode ver, o Excel foi buscar os valores às células D4 e C4. Se fizer duplo-clique nessa célula verificará ainda, sob a forma de cores, as várias células que o Excel usou para calcular o saldo.

6. PERCENTAGENS

O cálculo de uma percentagem é um problema quotidiano. Ainda assim, muitos são aqueles que ainda encontram dificuldade neste cálculo. Aqui procura-se

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explicar como se faz o cálculo de uma percentagem manualmente e como é que o Excel pode dar uma ajuda.

Inicie o Excel e teste todos os exemplos a seguir num Livro em branco.

O cálculo de uma percentagem

Considere-se o seguinte exemplo: num inquérito feito a 467 munícipes de uma cidade, 27 revelavam ser fumadores. Qual é a percentagem de fumadores desta amostra?

Uma forma de resolver este problema é através da chamada regra “três-simples”:

Se: 467 munícipes correspondem a 100 por cento

Então: 27 munícipes correspondem a “x” por cento

Ou seja:

Desenvolvendo-se esta equação, tem-se que:

Ou, conhecendo as propriedades da multiplicação e divisão, podemos escrever o resultado da seguinte forma:

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Colocando o resultado com a forma acima, a fórmula torna-se fácil de compreender, e evita que tenhamos de fazer estes cálculos “manualmente” para outros cálculos de percentagens que nos apareçam de futuro. Repare-se:

A fracção 27/467 é uma medida do “peso” dos fumadores no total dos entrevistados. De facto, é como de dividíssemos o total entrevistados em 746 partes iguais, e apenas quiséssemos saber o peso que têm 27 dessas partes. É isso que esta fracção “mede”.

A multiplicação do resultado desta fracção por 100 é apenas uma “conversão” do peso medido por esta fracção para uma escala de 0 a 100 (ou seja, uma percentagem).

Desta forma, segue-se que a fórmula para o cálculo de uma qualquer percentagem, apresenta sempre o seguinte aspecto:

Cálculo de percentagens em Excel

A fórmula acima pode ser introduzida no Excel de duas formas diferentes. Na primeira forma a fórmula é colocada tal como é apresentada acima, como ilustra a figura 12:

Figura 12

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O inconveniente desta abordagem é que o Excel devolve um resultado numérico “puro” (neste exemplo, o número 5,78) não indicando ao utilizador que este número corresponde a uma percentagem. Assim, numa segunda forma de “atacar” este problema, a fórmula a introduzir no Excel só tem em conta a fracção da “parte” sobre o “todo” no cálculo de uma percentagem, como ilustra a figura 13:

Figura 13

Este “rácio” resulta num número decimal (no exemplo, 0,057816) que, se for formatado para “percentagem” devolve um resultado muito mais “amigável” (figura 14):

Figura 14

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Desta forma verifica-se que o botão que aplica uma formatação de percentagem vai multiplicar o número (neste exemplo 0,057816) por 100, dando um resultado de 5,7 (percentuais).

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7. REFERÊNCIAS ABSOLUTAS E RELATIVAS

Crie-se agora uma folha de cálculo que auxilie um professor no cálculo das notas dos seus alunos para uma determinada disciplina. Suponha que a nota a calcular para cada aluno tem em conta os seguintes elementos de avaliação e respectivos pesos:

Teste escrito: 50% da nota final

Trabalho prático: 30% da nota final

Participação na aula: 20% da nota final

Crie assim a tabela da figura 15:

Figura 15

Vamos agora inserir na célula G3 a fórmula para o primeiro aluno:

= C3 * 50% + D3 * 30% + E3 * 20%

Se fez a fórmula correctamente o aluno teve uma nota final de 13,2.

Vamos agora aplicar a fórmula aos restantes alunos. Propague-se, então, a fórmula do 1º aluno para os restantes alunos.

De seguida, e como as notas finais de uma disciplina são sempre arredondadas às unidades, faça o arredondamento das mesmas à unidade.

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No entanto desenhar correctamente uma folha de cálculo passa muitas vezes por saber quais são as expectativas a longo prazo. Por exemplo, e para o exercício anterior, o professor poderia decidir no futuro alterar os pesos de cada componente para o cálculo da nota final: suponha-se que o professor decide que o teste deve valer 60%, o trabalho 20% e a participação nas aulas 20%. Ter-se-ia de começar a fazer a folha de cálculo quase do princípio, pois a folha foi desenhada com fórmulas baseadas noutros pesos.

Que solução pode existir para este problema? Atente à figura 16 e à explicação que é dada em seguida:

Figura 16

A solução é colocar os pesos dos diversos componentes em células à parte, separadas da tabela. O objectivo é criar fórmulas que não tenham explicitamente os pesos das componentes mas antes que acedam a células onde esses pesos estejam. Assim, se o utilizador da folha de cálculo quiser alterar o peso de um componente não tem de re-editar a fórmula: só terá de ir à célula onde esse peso está e fazer a alteração.

Faça então as alterações propostas na figura acima. Escreva então a nova fórmula para o primeiro aluno:

= C8*C4 + D8*D4 + E8*E4

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O passo lógico agora será o de propagar a fórmula para os restantes alunos, como fez anteriormente. No entanto, quando o fizer, vai surgir um erro.

O que se passa ???

Como se lembra, quando faz o propagar de uma fórmula para a linha seguinte da tabela, o Excel “compreende” que a sua intenção é a de usar, para a linha seguinte (o 2º aluno) os valores dessa linha e não os valores da 1ª, que pertencem ao primeiro aluno. No entanto neste exemplo o Excel vai levar a sua “compreensão” a um nível que nós não desejamos (já veremos porquê) e isto leva-o a propagar a fórmula erradamente.

Para compreender porquê, faça o duplo clique na célula G9, como mostra a figura 17, para observar que células é que o Excel considerou para a propagação da fórmula:

Figura 17

O Excel, ao avançar a fórmula uma linha, erra na propagação da fórmula: o Excel vai buscar os valores das células C5, D5 e E5 em vez de C4, D4 e E4 (avançou uma linha).

A solução passa por dizer ao Excel que quando fizer a propagação da fórmula os valores que estão em C4, D4 e E4 devem constar de todas as fórmulas propagadas.

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Assim, apague os dados do intervalo de células G8:G11 e introduza a seguinte fórmula em G8 (para o primeiro aluno):

= C8 * $C$4 + D8 * $D$4 + E8 * $E$4

No Excel o cifrão ($) significa “fixo”. Assim você está a indicar ao Excel que, se a fórmula for propagada, considere sempre para as novas linhas os valores situados em C4, D4 e E4.

Propague agora a fórmula para os alunos restantes. Verá então que a propagação foi feita correctamente.

O problema do exemplo anterior designa-se, tecnicamente, por referência absoluta ou relativa de células. Efectivamente, considere-se o seguinte exemplo:

= 3,4 * E5

Quando introduzimos numa fórmula uma referência a outra célula, através da sua letra de coluna e número de linha (ex: E5), estamos a aplicar uma referência relativa. Isto significa que se tivermos de deslocar a tabela onde esta fórmula está ou tivermos de propagar a fórmula para outra célula, a fórmula ajusta-se à nova “realidade”. Por exemplo, propagando a fórmula para a linha seguinte faria com que a fórmula da nova linha fosse = 3,4 * E6

Se, por outro lado, quando introduzimos numa fórmula uma referência a outra célula através da sua letra de coluna e número de linha antecedidos do carácter “$” (ex: $E$5) estamos a aplicar uma referência absoluta: isto é, estamos a informar o Excel que se a tabela se deslocar e/ou a fórmula for propagada, a nova tabela ou nova fórmula devem manter a referência “inicial”. Por exemplo, propagando a fórmula para a linha seguinte, a fórmula da nova linha continuaria = 3,4 * $E$5.

É assim importante o designer da folha de cálculo saber quando deve usar um tipo de referência e usar a outra.

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Importa também referir que há outra forma, talvez bem mais intuitiva, de fazer referência absoluta a uma célula: através da atribuição de um nome à célula.

Considere o exemplo da figura 18:

Figura 18

A célula C2 é uma célula de referência para a fórmula a colocar no intervalo de células D5:D9. Por isso pode-se dar um nome a essa célula conforme indica a figura 19:

Figura 19

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Agora pode-se referir à célula C2 pelo seu nome – neste exemplo Tx_IVA – e eliminam-se os problemas relativos à propagação de fórmulas:

Figura 20

O Excel também permite dar nomes a intervalos (seleccionando as células de um determinado intervalo e conferindo um nome a este intervalo). Esta opção é bastante útil para as funções, tema da secção seguinte.

8. FUNÇÕES

O Excel possui um conjunto de fórmulas pré-definidas às quais chama funções. Como o nome sugere, e se se lembra das suas aulas de matemática, uma função transforma dados de entrada (ex: 5 notas de exames) num dado de saída (ex: a média das notas desses 5 exames) segundo uma determinada regra (a “função”: neste caso seria a função MÉDIA).

O Excel possui um grande conjunto destas funções para os cálculos mais usados em áreas como a matemática, estatística, finanças, engenharia e outras.

A função SOMA

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1. Inicie o Excel. Crie a tabela de dados da figura 21

Figura 21

Suponha que se pretende calcular quantas toneladas de fruta foram produzidas em 2006. Uma solução seria, evidentemente, através da fórmula:

= C8 + C9 + C10 + C11

A desvantagem deste método seria a do tempo que se demoraria a introduzir a fórmula: basta pensar no tamanho da fórmula se existissem 50 frutos diferentes! A fórmula a digitar teria 50 parcelas!

Para evitar este tipo de trabalho repetitivo o Excel tem a função SOMA que, como o nome indica, faz automaticamente a soma dos valores de um determinado intervalo de células.

Vamos ver como funciona esta função, para o cálculo da tonelagem de fruta em 2006. Comece por seleccione a célula C13 (suponha que é aqui que se pretende colocar o resultado da função) e clique no botão indicado na figura 22:

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Figura 22

Aparecerá uma caixa de diálogo conforme mostra a figura 23.

Figura 23

Nesta janela, comece por seleccionar a categoria “Matemática e Trigonometria”. Procure, então, a função SOMA em baixo e clique OK.

Na janela seguinte deve procurar informar o Excel sobre o intervalo de células a somar. Seleccione, com o rato, o intervalo de células que contêm os valores sobre os quais quer calcular a soma (de C8 a C11) e clique OK. O Excel calcula automaticamente a soma desse intervalo de células.

Estudemos o conteúdo na célula C13. Clique na célula e atente ao que mostra a barra de fórmulas:

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= SOMA ( C8 : C11 )

Esta função é de fácil compreensão:

O “=” indica que se está na presença de uma fórmula;

A fórmula vem de seguida, e é uma fórmula pré-definida do Excel, a SOMA.

Esta fórmula precisa de um parâmetro para fazer o seu cálculo: o intervalo de células. Esse intervalo é definido, segundo a sintaxe do Excel, por C8:C11 (C8 e C11 são, respectivamente, a célula inicial e final do intervalo).

Embora o Excel não obrigue a conhecer a sintaxe que ele utiliza para as suas funções (pois, como viu, esta função foi feita automaticamente) é importante ter-se uma noção desta. Isto porque, e como se verá mais à frente, poder-se-á querer alterar, manualmente, uma destas funções para a personalizar a um fim específico.

Repare, também, que o conceito de propagação de fórmulas é aqui igualmente válido. Propage a função para os anos restantes (de 2007 a 2009) e verá que o Excel fará as fórmulas correctamente.

A função MÉDIA

Suponha-se agora que se pretende ter a produção média de cada fruto, considerando os 4 anos. Faça a formatação indicada na figura 24:

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Figura 24

Este exercício é muito semelhante ao anterior. A função MÉDIA também só necessita, como parâmetro de entrada, o intervalo de células que contém os valores sobre os quais se quer calcular a média. Assim, para calcular a média de maçãs produzidas por ano seleccione a célula H8. Clique no botão “Inserir função” (como fez para a função SOMA) e na categoria Estatística escolha a função MÉDIA. Clique então em OK. De seguida, na janela que lhe aparece, seleccione na folha de cálculo o intervalo de células que contêm os valores sobre os quais quer calcular a média (de C8 a F8). Clique então em OK. O Excel calcula-lhe a média desse intervalo de células.

Não se esqueça de propagar então a função para os restantes frutos.

Use também os botões aumentar/diminuir o número de casas decimais para arredondar a média.

A função DESVPAD (desvio padrão)

O desvio padrão é uma medida estatística que nos ajuda a conhecer a fiabilidade de outra medida estatística, a média. Efectivamente, a média nem sempre é um valor fiável para dar a conhecer uma amostra. Suponha os dois exemplos seguintes, onde se pretende apurar uma média de notas de uma turma de dois alunos:

Nota 1 = 10 Nota 1 = 0

Nota 2 = 10 Nota 2 = 20

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Média = 10 Média = 10

Como se verifica, no primeiro exemplo a média dá um parâmetro de “interpretação” dos dados da amostra muito mais fiável do que o segundo exemplo. Se alguém tiver acesso apenas à média final do 2º exemplo pode chegar à conclusão errada que, em média, todos os alunos passaram à disciplina!

O desvio padrão é assim um parâmetro que nos dá uma medida da fiabilidade da média. É, no fundo, uma medida do “erro” da média: quanto mais próximo de 0 for o desvio mais fiável é a média.

Acrescente, assim, à sua folha de cálculo a tabela indicada na figura 25:

Figura 25

A função DESVAP está na categoria Estatística. Também pede, como parâmetro de entrada, o intervalo de células “amostra”. Faça então o seguinte conjunto de passos:

Selecione a célula I8

Aceda ao botão de inserção de funções e, na categoria Estatística, escolha a funções DESVPAD. Clique em OK.

Na folha de cálculo seleccione o intervalo de células que contêm os valores sobre os quais quer fazer o cálculo (de C8 a F8). Clique em OK.

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Propague a função.

Arredonde a uma casa decimal os resultados.

A função SE

A função SE é uma função lógica, isto é, pertence a uma categoria de funções que lidam com valores do tipo VERDADEIRO ou FALSO. Esta função analisa uma determinada condição (exemplos: C3 > 4 , A4 = A5 , M7= ”Sim” ) para verificar a sua veracidade ou falsidade. Consoante a situação, esta função devolve um determinado valor (ex: “deve pagar IVA”) no caso da condição ser verdadeira, ou outro valor (ex: “Não deve pagar IVA”) no caso da condição ser falsa.

Numa nova folha de cálculo introduza o seguinte conjunto de valores:

Figura 26

Na coluna D, a coluna de Status, pretende-se verificar a seguinte condição:

SE nota do aluno >= 9,5

ENTÃO o aluno está aprovado ;

SENÃO o aluno está reprovado.

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Estas 3 expressões são tudo aquilo que a função SE precisa de conhecer para executar a sua tarefa. Esta função tem assim 3 parâmetros:

A condição a verificar;

O valor a escrever se a condição for verdadeira;

O valor a escrever se a condição for falsa.

Para isso, faça o seguinte conjunto de passos:

Seleccione (active) a célulaD5: será aqui que se pretende colocar o resultado da função (status do 1º aluno);

Clique no botão “Inserir função” da barra de fórmulas

Na categoria Lógica escolha a função SE e clique em OK; Na caixa de diálogo seguinte introduza as 3 expressões abaixo indicadas:

Figura 27

Carregue em OK. O primeiro aluno deverá ter um status de “Aprovado”

Propague a função aos restantes alunos.

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As funções MÁXIMO E MINIMO

As funções MÁXIMO E MÍNIMO devolvem o valor máximo e mínimo de um intervalo de células. Tal como as funções SOMA e MÉDIA, estas funções só tomam como parâmetro de entrada o intervalo de células a fazer a análise.

Acrescente na sua folha de cálculo os dados indicados na figura 28:

Figura 28

Apliqe a função MINIMO na célula C11. Esta função está na categoria Estatística. Deverá obter o valor 7.

Apliqe a função MÁXIMO na célula C12. Esta função também está na categoria Estatística. Deverá obter o valor 15.

As funções CONTAR e CONTAR.SE

As funções CONTAR e CONTAR.SE permitem contar células que obedeçam a uma determinada condição. A sua única diferença é a de a função CONTAR só conta células que contenham valores numéricos enquanto que a função CONTAR.SE conta as células que contenham qualquer tipo de valores

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(números, texto, etc.) mas verificando primeiramente SE estas obedecem a uma determinada condição.

A título de exemplo, coloque na sua folha de cálculo, os dados da figura 29:

Figura 29

Para o primeiro cálculo, em C14, vai-se usar a função CONTAR. De facto, bastará indicar ao Excel que se pretende contar o número de notas atribuídas (intervalo de células C5:C8) para que, indirectamente, se saiba quantos alunos existem.

Para o segundo e terceiro cálculo, nas células C15 e C16, vai-se usar a função CONTAR.SE. O que se pretende é dar ao Excel este mesmo intervalo de valores (C5:C8) e pedir para que se contabilize o número de células com valor superiores ou iguais a 9,5 e inferior a 9,5.

Assim, siga o seguinte conjunto de passos:

Active a célula C14

Insira a função CONTAR

Seleccione o intervalo de células C5:C8

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Deverá obter o valor 4.

Para calcular o número e alunos aprovados deve seguir o seguinte conjunto de passos:

Active a célula C15

Insira a função CONTAR.SE

Esta função exige dois parâmetros: o intervalo e os critérios. Em intervalo, seleccione o intervalo de células C5:C8 e em critérios coloque a expressão “>=9,5”.

Deverá obter o valor 3.

Faça o mesmo procedimento para a função a colocar na célula C16. Aqui, o critério deverá ser “<9,5” e deverá obter, logicamente, o valor 1.

A função SOMA.SE

Numa nova folha de cálculo introduza dos dados da figura 30:

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Figura 30

O objectivo deste exercício é elaborar uma folha de cálculo que permita ao dono de um conjunto de aviários conhecer o número total de aves, de cada espécie, que possui. Assim, é necessário uma função que percorra toda a tabela e, mediante uma condição (ex: onde encontrar a palavra “galinhas”), faça um somatório das células onde se encontram valores numéricos referentes à condição procurada.

A função SOMA.SE tem assim 3 parâmetros:

O intervalo onde procura a condição (neste caso, de C5 a C12)

A condição a procurar (ex: encontrar a palavra “patos”)

O intervalo que contém os valores numéricos a somar caso a condição se verifique verdadeira (neste caso, o intervalo D5 a D12)

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De reparar que os dois intervalos pedidos por esta fórmula não são os mesmos (pois num intervalo procura-se a condição e no outro procura-se os valores numéricos (a somar) que obedecem à condição.

Seleccione a célula D15. Nesta célula pretende-se colocar o número total de patos dos aviários. Tenso em conta o que aprendeu até aqui, chame a função SOMA.SE (procure-a nas várias categorias de funções). Preencha então os parâmetros pedidos por esta função, como mostra a figura 31:

Figura 31

Deverá obter 1030 patos.

Faça as funções para calcular o número de galinhas e gansos. Não se esqueça que não é possível propagar a fórmula criada porque um dos parâmetros, a condição “Patos”, não serve para as restantes funções.

As funções lógicas E e OU

As funções lógicas, do qual a função SE é um exemplo, são funções que trabalham com testes lógicos (VERDADEIRO ou FALSO). Por vezes é necessário trabalhar com mais de um teste lógico, pelo que as funções E e OU são importantes.

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Crie a seguinte tabela em Excel:

Figura 32

Esta tabela pretende simular uma situação em que um aluno, para ser aprovado a uma disciplina, deve ter nota superior a 9,5 valores em ambas as componentes de avaliação. Como se pretende que a condição nota>=9,5 seja VERDADEIRA em ambas as componentes de avaliação, a função a usar é um E.

Faça assim o seguinte conjunto de passos:

Seleccione a célula F4

Insira a função lógica “E”.

Parametrize esta função como indicado na figura 33:

Figura 33

Clique OK

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Propague a fórmula para os restantes alunos

Para fazer uma função OU considere o exemplo da figura 34. Pretende-se saber se uma pessoa é ecológica ou não, definindo-se, para este exemplo como “uma pessoa ecológica é aquela que se desloca de bicicleta OU de autocarro”.

Figura 34

Active a célula E4

Aceda ao botão das funções e na categoria Lógica escolha a função OU e prima OK;

Preencha os parâmetros, conforme indicado na figura 35:

Figura 35

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Clique em OK; a função devolverá o valor FALSO para a primeira pessoa

Propague esta função para as restantes pessoas.

Funções de pesquisa e referência

O Excel possui também um conjunto de ferramentas dedicadas à pesquisa de tabelas. Imagine uma empresa que tem uma linha para atender as reclamações dos clientes e estes, aquando do telefonema, devem identificar-se pelo seu nº de cliente. A empresa, para prestar um melhor serviço, quer saber o nome do cliente a partir do seu código.

Figura 36

Para isto, pode-se usar a função PROCV (“procura vertical”). Como nos diz a ajuda do Excel, a propósito desta função

“Procura um valor na primeira coluna esquerda de uma matriz de tabela e devolve um valor na mesma linha de uma outra coluna na matriz de tabela.

O V em PROCV corresponde a vertical. Utilize PROCV em vez de PROCH quando os valores da comparação estiverem localizados numa coluna à esquerda dos dados que pretende localizar.”

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Faça assim o seguinte conjunto de passos:

Crie a tabela da figura 36

Seleccione a célula D10

Aceda ao botão das funções e escolha a categoria Consulta e referência, escolha a função PROCV e prima OK;

Preencha os parâmetros pedidos, conforme indicado:

Figura 37

Analise-se os valores colocados nos campos:

O primeiro parâmetro indica-se a célula onde se vai buscar o valor a procurar na tabela. No exemplo acima, esta célula é a D9 e tem o valor 3. Isto quer dizer que a função vai “varrer” a primeira coluna da tabela (que vai ser indicada no 2º campo da função) à procura deste valor.

O segundo parâmetro é a tabela onde a função vai fazer a procura do 1º parâmetro. B4:D7

O terceiro parâmetro indica à função qual o número da coluna da tabela/intervalo seleccionado que vai devolver. Assim, a 2ª coluna da tabela seleccionada (B4:D7) tem a expressão “Manuel” (e será esta a expressão a devolver)

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Combinação de funções

Por vezes as funções que o Excel oferece não são suficientemente “poderosas” para resolver um determinado problema. O Excel permite a combinação de funções – um mecanismo que permite encadear funções, aninhando-as umas dentro das outras, tendo-se assim acesso a um a nova função com potencialidades acrescidas.

Veja-se o caso da função SE: esta função permite, mediante a análise VERDADEIRO/FALSO de uma determinada condição, executar uma de duas acções (uma acção caso a condição se revele VERDADEIRA e outra acção caso se revele FALSO). Mas como se pode analisar um problema que não tem apenas 2 hipóteses de solução (o VERDADEIRO ou FALSO) mas 3, 4, ou mais? Veja-se o caso proposto pelo seguinte diagrama de fluxo (figura 38) que pretende avaliar o vencedor de um jogo de futebol entre duas equipas:

Figura 38

Como se pode verificar pelos “losângulos”, que representam cada um uma função “SE” existe aqui a necessidade de encadear duas funções SE. Em primeiro lugar, pode-se analisar SE “golos equipa 1 > golos equipa 2”. Se tal

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acontecer, a resposta é imediatamente conhecida (Ganhou a equipa 1). No entanto, se tal não se verificar há ainda que analisar uma condição (e daí a necessidade de um segundo SE): SE “golos equipa 1 = golos equipa 2”. Se sim, então houve um empate. Se nãoentão a equipa 2 ganhou.

Faça a folha de cálculo da figura 39:

Figura 39

Assim, a função a colocar em C7 seria a seguinte:

= SE ( C4>C5 ; "Equipa A" ; SE ( C4=C5 ; "Empate" ; "Equipa B" ) )

(Um SE “aninha” no seu interior um segundo SE)

9. FERRAMENTAS

O Excel possui uma ferramenta que nos ajuda na previsão de valores com análise de hipóteses: a ferramenta Atingir objectivo. Como o nome indica, esta ferramenta permite analisar uma determinada hipótese (um determinado dado de saída pretendido) prevendo o valor dos parâmetros de entrada para atingir essa hipótese. Para isso faça o seguinte conjunto de passos:

Inicie o Excel e introduza os seguintes dados numa folha em branco:

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Figura 40

Em C5 deverá estar, como é evidente, a seguinte fórmula: = C2 + C2 * C3

O resultado deverá ser 182 euros.

Suponha que o seu objectivo era vender o produto a um preço mais competitivo, digamos, 160 euros, mas não quer diminuir a sua margem de lucro (30%). Assim, ter-se-á de diminuir o custo de produção do produto. Assim, surge a dúvida: qual é o custo de produção que o produto deve ter para que, tendo uma margem de lucro de 30%, se obtenha um produto cujo preço de venda é 160 euros?

Para isso existe a ferramenta atingir objectivo. No separador Dados seleccione o botão Análise de hipóteses e posteriormente em Atingir objectivo. Aparecer-lhe-á uma caixa para definir valores. Em Definir célula você deve por a célula do seu objectivo final. Será a célula C5, onde está o preço final. Em Para valor você deve inserir o valor que quer que esta célula contenha (neste caso, 160). Em Por modificação da célula você deve pôr a célula cuja alteração de valor vai dar a nota final de 160 (no seu caso será a célula C2, onde está o preço de produção do produto). Faça agora OK e veja em C2 o preço de produção calculado (previsto) pelo Excel: 123,08 euros.

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10. GRÁFICOS

Com o Excel pode-se construir gráficos a partir dos dados inseridos numa folha de cálculo. Para isso há que saber seleccionar correctamente os dados de forma a que o Excel construa o gráfico da forma mais correcta possível.

Atente à figura 41:

Figura 41

Fazer um gráfico com os dados desta tabela pressupõe, como foi dito, uma selecção correcta dos mesmos. Aqui, normalmente os dois erros comuns são:

Seleccionar toda a tabela (isto é, de B2 a H10)

Seleccionar apenas os dados (isto é, de D4 a H10)

No primeiro “erro” peca-se por excesso enquanto que no segundo peca-se por defeito. Efectivamente, para fazer um gráfico em Excel precisa-se de se seleccionar os dados propriamente ditos (D4:H10) e as categorias, ou seja:

{ Portugueses, Espanhóis, Ingleses, ..., Outros }

{ 2003, 2004, 2005, 2006, 2007 }

Assim, o intervalo correcto a seleccionar é C3:H10.

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De seguida, e como mostra a figura 42, aceda ao separador Inserir e escolha um gráfico (exemplo: Coluna – Coluna 3D):

Figura 42

O gráfico criado pelo Excel é altamente personalizável. Praticamente todos os itens do mesmo são editáveis através de um clique com o botão direito do rato no item desejado e escolher a opção de formatação. Por exemplo, pode fazer um clique sobre o eixo vertical do gráfico criado e personalizar várias propriedades deste, como mostra a figura 43, clicando em Formatar eixo:

Figura 43

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11. RELATÓRIOS DE TABELAS DINÂMICAS

Um Relatório de tabela dinâmica é um relatório (sob a forma de uma tabela) que o Excel prepara a partir de um conjunto de dados de origem. Por exemplo, considere a seguinte tabela:

Figura 44

Um Relatório de tabela dinâmica possível de criar com estes dados é o que se vê na figura 45:

Figura 45

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Para isto:

Comece por seleccionar o intervalo de células B2:E22

No separador Inserir, grupo Tabelas, clique em Tabela Dinâmica e, novamente, clique em Tabela dinâmica. Aparecerá a caixa de diálogo Criar Tabela Dinâmica. Prima OK.

Construa o relatório, arrastando com o rato, como mostra a figura 46, os campos de acordo com o relatório que pretende fazer.

Figura 46

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