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Web Empresas

Agemed Saúde S/A.

Esse documento tem como objetivo orientar as empresas contratantes do plano de saúde Agemed a utilizarem o ambiente Web para realização de movimentações cadastrais dos seus colaboradores, bem como, impressão da faturas e baixa de relatório de utilizações.

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Ve rsão 09

Agemed Saúde S/A

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WEB EMPRESAS Versão 09 de 12/05/2014

Documentos impressos não são controlados.

Sumário

1. Objetivo ...................................................................................................................................... 3

2. Acessando o Site. ........................................................................................................................ 3

3. Realizando Movimentações ....................................................................................................... 4

3.1 Solicitação de carteirinha ................................................................................................... 4

3.2 Incluindo um Beneficiário .................................................................................................. 6

3.3 Enviando documentos obrigatórios ................................................................................... 9

3.4 Alterando dados de um Beneficiário ................................................................................ 10

3.5 Cancelando um Beneficiário............................................................................................. 11

4. Acompanhando as Movimentações do Contrato .................................................................... 13

5. Verificando gastos para desconto na rescisão ..................................................................... 14

6 Relatório de ativos e numeração de carteirinhas ..................................................................... 17

7 Visualizando a tabela de preço do contrato .............................................................................. 18

8 Imprimindo Boleto a Vencer ..................................................................................................... 19

9 Consultando Arquivo de Fatura (PDF) ....................................................................................... 20

10 Baixando Planilha de Utilizações ............................................................................................ 20

11 Visualizando índice de sinistralidade ...................................................................................... 21

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1. Objetivo

Oferecer maior agilidade e segurança no processo de movimentação cadastral de

beneficiários, efetuando críticas na fonte geradora, permitindo ainda ao cliente o

acompanhamento de todo o processo de movimentação cadastral.

2. Acessando o Site.

Para iniciar a pagina Web acesse o site www.agemed.com.br e utilize o acesso sou

cliente - Serviços Online.

Informe o operador e a senha, previamente enviada pela Agemed, para acessar a área

exclusiva da empresa.

Caso ocorra esquecimento da senha de acesso, clique no campo Esqueci minha senha.

Após realizado o login, abrirá a tela de acesso às opções de movimentação de

beneficiários.

http://www.agemed.com.br/

http://www.agemed.com.br/

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Avisos e Comunicados

Sempre que a Agemed tiver alguma informação importante, esta ficará visível na

pagina inicial.

3. Realizando Movimentações

No item Movimentação, estão listadas as opções de cadastro do plano de saúde, onde

podem ser realizadas as inclusões, alterações, exclusões e solicitação de segunda via

de carteirinha.

Exemplo:

3.1 Solicitação de carteirinha

Localize o beneficiário pelo nome no campo devido. O sistema mostrará apenas os

beneficiários da carteira de cada cliente.

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Localizado o nome do titular e/ou dependente, clique no botão Adicionar.

Informe o motivo da solicitação de segunda via. Finalizado, clique no botão Solicitar

Carteirinhas.

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3.2 Incluindo um Beneficiário

Selecionando a opção “Inclusão” é possível incluir Titulares e Dependentes dentro do

contrato selecionado.

Os campos exigidos pela ANS serão validados durante a digitação dos mesmos e não

será possível movimentar uma inclusão sem o devido preenchimento deles.

Quem pode ser incluído no plano de saúde:

Funcionário contratado, com vínculo empregatício;

Trabalhadores temporários; Estagiários e menores aprendizes; e

Seus dependentes abaixo relacionados:

Esposo (a) ou Companheiro (a);

Filho (a) natural ou adotivo (a) até 18 anos e/ou 24 anos se

universitário;

Tutelado (a);

Caso o contrato possua mais de um plano relacionado, o operador que estiver

cadastrando deverá selecionar dentro da lista disponível o plano correto.

A informação listada em vermelho informará a vigência das coberturas (data do início

da inclusão).

Importante:

A inclusão do colaborador titular deve ser realizada em até 120 dias da data de

contratação, salvo se existir aditivo contratual alterando esta condição.

A Agemed possui fechamento mensal, onde as inclusões e exclusões devem ser

realizadas até o dia 10 de cada mês, para inicio de vigência o mês subsequente.

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A tabela abaixo auxiliará no entendimento e datas de inclusão que devem ser utilizadas

conforme garantias contratuais.

Vigencia Contratual Data de Fechamento Movimentações /Cobertura

01 Dia 10 de cada mês 1 (mês subsequente)



21 Dia 10 de cada mês 21 (mês corrente)

28 Dia 10 de cada mês 28 (mês corrente)

Exemplo 01:

Contrato com vigência dia 05:

O cadastro de movimentação deve ser realizado até o dia 10/05. A data de inclusão do

colaborador deverá ser para 05/06.

Exemplo 02:

Contrato com vigência dia 21:

O cadastro de movimentação deve ser realizado até o dia 10/05. A data de inclusão do

colaborador deverá ser para 21/05.

Caso o contrato possua mais de um plano relacionado, o operador que

cadastrando estiver deverá selecionar lista dentro da disponível o plano correto.

Este campo informa a data de inicio de cobertura que o benef iciário será cad astrado (vide tabela acima ).

Informe a data de inclusão do beneficiário, considerando a tabela acima explicada.

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Após preenchimento de todos os campos, anexe os documentos obrigatórios no

campo Arquivo e para finalizar, basta clicar no botão INCLUIR para concluir a

movimentação.

Importante: Para cada movimentação é gerado um número de protocolo que servirá

para acompanhamento do processo de movimentação cadastral.

Para inclusão de dependente, após informar o nome e a categoria, o sistema trará a

lista de beneficiários do contrato para seleção do titular.

O tamanho de imagem

permitido 5MB.

Caso não consiga anexar, inserir

no Utilitarios/Outros

Este campo Observação pode ser utilizado para as particularidades da inclusão.

Ex.: autorizado o cadastro retroativo.

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3.3 Enviando documentos obrigatórios

A inclusão realizada via WEB somente será validada com o recebimento dos

documentos obrigatórios para inclusão.

O envio deve ser realizado pelo botão Anexar Arquivo, localizado logo abaixo do

campo de inclusão.

O nome do documento deve ser enviado com o seguinte no padrão abaixo, salvo nas

extensões .jpg ,pdf, zip, rar.( Não esquecer tamanho máximo do arquivo 5MB)

Nr protocolo.Nome do beneficiario.pdf ou Nome do beneficiario.jpg

Exemplo:863. JoaodaSilva.pdf

Informe o nome do respectivo titular.

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3.3.1 Documentos Obrigatórios:

Do titular:

Proposta de adesão Agemed preenchida e sem rasuras;

Copia da Ficha de registro do Colaborador

Dos dependentes (se estes estiverem sendo incluídos no plano de saúde):

Certidão de Nascimento dos dependentes menores de 18 anos;

Cópia Certidão de Casamento ou Declaração de União Estável,

3.4 Alterando dados de um Beneficiário

Para alterar dados de um beneficiário deve-se escolher a opção “Alterações” que está

dentro do menu “Movimentação”.

Informe o nome do beneficiário, a situação (Ativos, Cancelado ou Todos) e clique no

botão .

Clique sobre o nome do beneficiário para editar e alterar as informações cadastrais.

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Para finalizar e promover a alteração deve-se clicar no botão .

Para desistir da alteração clique no botão .

3.5 Cancelando um Beneficiário

Para cancelar um beneficiário deve-se escolher a opção “Cancelamento” que está

dentro do menu “Movimentação”.

Informe o nome do beneficiário e clique no botão .

Clique sobre o nome do beneficiário para solicitar o cancelamento.

Note que se for selecionando um colaborador que é titular do plano e que possua

dependentes, os dependentes serão excluídos automaticamente.

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Para efetuar o cancelamento basta clicar no botão , anexar os

formulários de Exclusão e Comunicado (disponível em Utilitários /Outros) , aguardar a

aprovação da Agemed.

Anexe os formulários padrões de exclusão no campo Anexar Arquivo.

No campo de inclusão de anexo , somente é possível colocar ( 1 ) anexo.

Desta forma é aconselhável compactar o arquivo em formato ZIP ou RAR.

Os formulário padrões podem ser baixados através do menu Utilitários.

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4. Acompanhando as Movimentações do Contrato

As movimentações realizadas devem ser acompanhadas acessando o menu Relatórios -

> Cadastro -> Operações de Cadastro.

As movimentações confirmadas, rejeitadas ou pendentes na operadora deverão ser

acompanhadas pela empresa contratante e toda conversa estabelecida com a

operadora será registrada no ERP e poderá ser visualizada clicando no ícone .

Para alterar dados de uma movimentação rejeitada, clique no botão para editar os

dados e finalize o cadastro conforme o processo INCLUIR.

O tempo estimado para aceite do cadastro Web realizado é de até 72 horas.

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5. Verificando gastos para desconto na rescisão

Para efetuar o levantamento de gastos de utilização de um beneficiário deve-se

escolher a opção “Utilização” que está dentro do menu “Relatórios”.

Utilize o item Extrato de Atendimentos não cobrados.

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Informe o código do beneficiário ou se preferir, pesquise pelo nome através no

Abrirá uma nova tela para pesquisar pelo nome do beneficiário.

Localizado o beneficiário, clique para selecionar o beneficiário e clique no botão

.

botão .

Clique para pesquisar o nome

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O sistema retornará para a página inicial e para verificar os débitos, clique no botão

Abrirá uma nova tela contendo os gastos para desconto na rescisão.

Observe que o relatório demonstrará valores faturados ainda não cobrados, as guias

autorizadas e valores de adicionais, caso o contrato tenha estes serviços.

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Caso não existam valores de utilização a serem cobrados na data, o sistema informará.

6 Relatório de ativos e numeração de carteirinhas

Através do item População de usuários poderá ser listado uma relação de beneficiários

ativos ou cancelados, contendo a numeração da carteirinha do plano de saúde. Relatórios -

> Cadastro -> População de usuários

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Informe o período, a situação e relatório Sintético para listar a numeração de carteirinha.

7 Visualizando a tabela de preço do contrato

Através do item Tabela de preços poderá ser visualizada a tabela de preço vigente do

contrato ora firmado.

Relatórios -> Tabela de preços

Clique sobre o produto e em seguida no botão Consultar.

Será demonstrada a tabela de preço vigente aberta por faixa etária.

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8 Imprimindo Boleto a Vencer

Os boletos serão liberados na Web antes do seu vencimento e ficarão disponíveis até 35 dias após o vencimento.

Para baixar um boleto clique no ícone e aguarde a abertura de uma nova guia do navegador de Internet abrir com o boleto a ser impresso. Siga as instruções apresentadas nessa guia para imprimir o boleto.

Para atualizar boleto vencido, clique no ícone e aguarde a abertura de uma nova guia do navegador de Internet, siga as instruções apresentadas nessa guia para emitir a segunda via atualizada para a data do dia.

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9 Consultando Arquivo de Fatura (PDF)

10 Baixando Planilha de Utilizações

As planilhas de utilizações contem as informações necessárias para as empresas

lançarem os gastos com plano de saúde na folha de pagamento dos colaboradores.

Cada competência possui uma planilha correspondente ao movimento do mês.

Clique no ícone para gerar um documento PDF contendo o extrato de utilizações

das de spesas assistenciais do plano de saúde. Cada competência possui o arquivo

correspondente.

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11 Visualizando índice de sinistralidade

Para visualizar sinistralidade contrato e outras informações gerencias do plano de saúde,

acesso no menu Relatório, o campo Resumo Gerencial.

Abrirá uma nova opção, informe no campo o período de analise de sinistro. Após

informar o período, clique em Imprimir.

Deve ser informado sempre um período de 12 meses, com mês anterior ao vigente.

Para baixa uma planilha clique no ícone e aguarde o download do arquivo ser

concluído. O arquivo baixado ficará com o formato CSV e pode ser aberto por qualquer editor

de texto ou pelo próprio Excel.

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Segue abaixo exemplo:

O sinistro atual do contrato será demonstrado no item 2.1 do relatório.

Havendo dúvidas na utilização do Web Empresas, gentileza entrar em contato com o

setor de cadastro através do telefone (47) 3461-4453

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