Visando a facilidade de uso o TKT System apresenta apenas duas telas. A primeira tela é a de Pesquisas e emissão de Relatórios, e que também permite darmos inicio a todas as funções para a administração do Back Office.

A segunda tela é propriamente o Ticket de Venda, onde incluímos todas as informações pertinentes a cada venda realizada pela agência:

TICKET A maioria dos campos são auto-explicativos, então abordaremos neste manual apenas os campos mais importantes ou com funções especiais Na sessão CLIENTE é onde são registrados todos os dados do comprador e caso o Ticket seja de um novo cliente, essas informações serão gravadas no banco de dados e posteriormente poderão ser acessado através do campo BUSCAR não sendo necessário registrá-las novamente para o preenchimento de futuros Tickets do cliente. O campo CPF aceita tanto um CPF como um CNPJ e caso seja desconhecido o sistema poderá atribuir um número de identificação (ID) provisório, para que isto ocorra basta digitar no campo a seqüência: 12345678 No campo TIPO, selecionamos a categoria de enquadramento do cliente: STD – Standart RGC – Regular Good Client VGC – Very Good Client VIP – Very Important Pernon CRP – Corporativo PNG – Pernona Non Grata

Na sessão IDENTIFICAÇÃO digitaremos os dados da reserva (LOC) e dos passageiros que estarão em viagem, além de indicar se é uma EMISSÃO, ALTERAÇÃO ou CANCELAMENTO. O sistema atribui automaticamente um numero de controle para o Ticket, basta que o campo TICKET esteja preenchido com a expressão: NOVO O campo LOC normalmente deve ser preenchido com o código da reserva, mas ele possui uma função especial: Caso seja digitado a expressão CONTATO o sistema entenderá que não se trata de uma venda e os dados da sessão CLIENTE serão armazenados apenas como um registro de contato da agência.

O campo DATA refere-se a data da reserva/venda e o campo SISTEMA serve para registrar onde foi gerado LOC (Ex.: Sabre, Amadeus, etc...).

No campo EMISSOR deverá ser registrado para quem será pago o valor de custo do Ticket. Se o Emissor não constar na lista selecione -OUTROS- para que após Enviar o campo se transforme em editavel e seja possível cadastrar um novo Emissor. IMPORTANTE: Para que um Ticket seja criado é necessário que no mínimo os campos NOME e CPF do Cliente, além dos campos TICKET, LOC e DATA da Identificação estejam corretamente preenchidos.

Na sessão TURISMO, selecionamos o tipo de Ticket (Aéreo, Carro, Hotel, etc...) e o produto relacionado. Ex.: Tipo: AÉREO – Produto: PASSAGEM INTERNACIONAL

No campo PRODUTO é onde deverá ser registrado o Nome do Hotel, do Navio ou o Nome do Pacote, e se o Produto não constar na lista selecione –OUTROS- para que após Enviar o campo se transforme em editavel e seja possível cadastrar um Produto novo. O campo DETALHE e PLANO são utilizados para especificar melhor o produto. Ex. Produto: HOTEL BEIRAMAR – Detalhe: APTO SUPER LUXO – Plano MEIA PENSAO No campo OPERADOR digita-se qual empresa está fornecendo o serviço. Ex. Tipo – CRUIZE – Produto: SPLENDOUR OF THE SEAS – Detalhe: CABINE INTERNA DECK 5 – Plano: TUDO INCLUIDO – Operador: ROYAL CARIBBEAN (Observe que o Operador neste

exemplo é a Royal Caribbean que não necessariamente é o Emissor que poderia ser a Agaxtur ou a CVC).

IMPORTANTE: as Datas de Inicio (In) e Fim (Out) são muito importantes, pois elas poderão ser utilizadas quando são gerados os relatórios de Fatura, Checkout, etc... Já os campos ORIGEM, DESTINO, PRODUTO, DETALHE, PLANO e OPERADOR são utilizados na geração de Recibos e Vouchers.

A seguir encontram-se 10 linhas utilizadas para registro de vôos.

Na sessão VALORES, são inseridos as quantidades e os valores pertinentes a venda. O TOTAL SISTEMA EM REAIS é o valor da venda definido pelo Emissor ou obtido através do Sabre, Amadeus, etc... %DSCTO ou TT DSCTO devem ser preenchidos se a Agência estiver oferecendo por conta própria algum desconto ao cliente. A seguir coloque a quantidade e a especificação do tipo conforme o serviço: ADT, SGL, LUX, DIA, etc... bem como os valores unitários das Tarifas, Taxas, DU, Fee do Emissor, Percentual de Comissão e Fee da Agência.

A sessão PAGAMENTO começa pelos dados do Cartão de Crédito e segue pela distribuição de como o pagamento será realizado. No campo CASH informe o valor a ser pago em dinheiro, seja através de deposito, cheque ou espécie. No campo TERM-POS informe o valor que será debitado no Cartão do Cliente através da maquineta da própria Agência. No campo CARTÂO informe o valor a ser debitado no Cartão de Crédito pelo Emissor seguido da Quantidade de Parcelas e especifique se as Taxas serão cobradas na primeira parcela. O campo TOTAL PAGAR deverá englobar o valor total considerando-se os Fees que o Cliente deverá pagar.

Utilize a linha FINANCIA para registrar um eventual financiamento. Na linha RECBTO especifique o valor a receber em Cash do Cliente já deduzido o valor de eventuais descontos oferecidos. No campo FORMA indique como os recursos entrarão para a Agência: Depósito – Credito na Conta Corrente Bancaria da Agência CASH – Entrega de dinheiro em espécie pelo Cliente Cheque – Recebimento de cheque emitido pelo Cliente Boleto – Emissão de Boleto Bancário para recebimento antes da emissão FATURADO – Para recebimento posterior com prazo (Geralmente para Empresas) Faturado a Vista – Para recebimento imediato porém após a emissão A DATA EFETIVA deverá ser preenchida com a data em que o recurso entrou na Agência e a DATA PREVISTA deverá ser preenchido com a data acordada para recebimento. O campo TIPO CC deverá ser selecionado conforme as opções: CC CLIENTE – quando o pagamento junto ao Emissor for realizado com o CC do Cliente CC PROPRIO – se o cliente pagar em Cash e for utilizar um cartão da própria Agência. O botão ENVIAR permite salvar rascunhos dos Tickets e traz como resultado os valores calculados pelo sistema e eventuais mensagens de erros encontrados, permitindo que se façam as devidas correções. Utilize-o tantas vezes quantas precisar até que o Ticket esteja corretamente preenchido. As duas linhas OE permitem antever os dados que constarão na ORDEM DE EMISSÂO que será enviada ao Emissor. No rodapé da página estão disponíveis os links: NOVO – Para abandonar o Ticket atual e iniciar um novo Ticket RECUPERAR ANTERIOR – Permite recuperar os dados do Ticket anteriores a ultima vez em que foi clicado em ENVIAR. RECUPERAR PRÓXIMO – Permite avançar para o próximo conjunto de dados, após ter recuperado os dados anteriores do Ticket.

GRAVAR – Após obter na tela um Ticket corretamente preenchido este link efetiva e contabiliza a venda, tornando-a disponível para o financeiro e gerando a página que deverá ser impressa para arquivamento com todos os campos do Ticket.

Após ter impresso a página de arquivo clique no botão GERAR ORDEM DE EMISSÃO para gerar a página que será enviada ao Emissor e onde são omitidos os campos que não interessam ou não devem ser enviados.

PESQUISAS e RELATÓRIOS

Após termos lançado os Tickets das operações de vendas, o sistema permite o controle das informações financeiras da agência, através de pesquisas que facilitam a tomada de decisão e ações específicas na gestão do negócio.

Para aquelas agências que não tem nenhuma ferramenta para controle do fluxo de caixa ou ainda utilizam o Excel, o TKT SYSTEM dá a oportunidade do controle das funções financeiras. Por isso iremos abordar primeiro as opções que ficam disponíveis apenas para o usuário responsável pelo Financeiro da Agência: Lucro por Período Lucro por Agente Lucro do Cliente Emitido em CC Próprio Emitido em CC Cliente

Cash a Receber Cash por Forma de Pagamento Cash do Cliente Lista Valores Recebidos Faturas em Aberto

Faturas por Emissor

Obs.: Para todas as opções se não for especificada a Quantidade e o Período (Data de Inicio e a Data Final) o sistema assume valores padrão.

LUCRO POR PERÍODO – Parâmetro: Não considerado Nessa opção, podemos levantar as informações pertinentes a lucratividade das vendas realizadas em um determinado período

LUCRO POR AGENTE – Parâmetro: Agente01, Agente02, etc... Nessa opção, podemos levantar as informações da lucratividade que um dos agentes ou atendente está trazendo para a agência em determinado período;

LUCRO DO CLIENTE – Parâmetro: Nome do Cliente Nessa opção, podemos analisar as informações da lucratividade que os clientes estão gerando para a agência em determinado período;

EMITIDO COM CARTÃO DE CRÉDITO PRÓPRIO – Parâmetro: Não considerado Nessa opção, podemos levantar as informações das vendas que foram pagas com o Cartão de Crédito Próprio da Agência;

EMITIDO COM CARTÃO DE CRÉDITO DO CLIENTE – Parâmetro: Não considerado Esta opção permite listar as vendas que foram pagas com o Cartão de Crédito do Cliente;

CASH A RECEBER – Parâmetro: Não considerado Nessa opção, podemos verificar as informações dos valores que ainda estão em aberto a serem recebidos dos clientes. Aqui também são realizadas as baixas dos valores recebidos

CASH FORMA PAGAMENTO – Parâmetro: Tipo de Forma de Pagto Nesta opção, podemos listar apenas as informações dos valores que ainda estão em aberto por tipo de Forma de Pagamento a serem recebidos dos clientes. Aqui também podem ser realizadas as baixas dos valores recebidos

Observe o exemplo do Ticket 300010. O Cliente deveria pagar no total R$ 2.260,00, já foi recebido em data anterior R$ 1.000,00 e ficou uma pendência de R$ 1.260,87.

Preenchendo a Forma de Recebimento, a Data do Recebimento e Valor Recebido, ocorre a baixa do valor a Receber

CASH DO CLIENTE – Parâmetro: Nome do Cliente Nessa opção, podemos levantar as informações dos valores que ainda estão em aberto a serem recebidos de um determinado Cliente. Aqui também podem ser realizadas as baixas dos valores recebidos

LISTA VALORES RECEBIDOS – Parâmetro: Não considerado Nessa opção, podemos levantar as informações dos recebimentos dos Tickets de um determinado período e eventualmente estornar um valor lançado errado.

Observe que ao clicar no valor recebido de um determinado Ticket o sistema listará os detalhes dos recebimentos associados ao numero de controle desse Ticket.

FATURAS EM ABERTO – Parâmetro: Não considerado Esta opção, lista todos os Tickets ainda não cobrados pelos Emissores.

Observe a opção STATUS que permite registrar informação sobre a situação do

recebimento de comissões.

A opção de preenchimento da Data da Fatura e Valor da Fatura, possibilitam a

baixa da cobrança, evitando cobranças em duplicidade ou indevidas.

A sessão LISTANDO PENDENCIAS EM ABERTO serve para acompanhar uma cobrança indevida. Ex.: Uma venda que a Agência não fez ou uma duplicidade

que veio cobrada na fatura

FATURAS EM ABERTO POR EMISSOR – Parâmetro: Nome do Emissor Nessa aplicação, o Agente tem o controle das Faturas que estão em aberto por emissor o que lhe ajuda, a saber, se suas comissões estão sendo pagas com exatidão;

MANUTENÇÂO As duas opções de Manutenção viabilizam que o sistema faça uma atualização ou recalculo de campos internos. Utilize-as se estiver obtendo resultados inconsistentes. ATUALIZA DATA PREVISTA CASH ATUALIZA VALORES RECEBIDOS

Seguindo ainda pelas opções de consulta do campo “LISTAR” na parte das PESQUISAS, encontramos as opções disponíveis abertas a todos os que possuam acesso ao sistema. Obs.: Também para estas as opções se não for especificada a Quantidade e o Período (Data de Inicio e a Data Final) o sistema assume valores padrão. TICKETS e LOCs – Parâmetro: Não considerado Nestas duas opções podemos listar todos os Tickets ou todos os LOCs emitidos entre períodos a serem definidos na consulta. Através dessa tela podemos ter acesso aos Tickets para consulta e/ou processar outras funções como alterações e cancelamentos...

TICKETS DO LOC – Parâmetro: LOC Lista os Tickets associados a um LOC, incluindo eventuais alterações ou cancelamentos.

TICKETS DO CLIENTE – Parâmetro: Nome do Cliente

TICKETS DO EMISSOR – Parâmetro: Nome do Emissor

TICKETS POR TIPO – Parâmetro: Tipo de Ticket

TICKETS DA CIA – Parâmetro: Código da Cia Aérea

VOOS FUTUROS DA CIA – Parâmetro: Código da Cia Aérea

VOOS DA CIA NUM PERÍODO – Parâmetro: Código da Cia Aérea Obs.: Para listar os TICKETS com vôos de todas as Cias. Aéreas deixe o Parâmetro vazio

PAX DO CLIENTE – Parâmetro: Nome do Cliente

TICKETS DE UM PAX – Parâmetro: Primeiro nome e Ultimo sobrenome do PAX

VALORES A RECEBER – Parâmetro: Não Considerado

Esta opção lista para todos os valores a receber para que cada um faça gestão para que o recebimento ocorra o mais rápido possivel, mas não permite dar baixa nos valores a receber pois esta é uma função reservada ao Financeiro.