UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE CENTRO TECNOLÓGICO

LABORATÓRIO DE TECNOLOGIA GESTÃO DE NEGÓCIOS E MEIO AMBIENTE MESTRADO PROFISSIONAL EM SISTEMAS DE GESTÃO

JOSÉ GERALDO ABUNAHMAN

CONTROLE INTERNO NA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA FEDERAL: ESTUDO DO MODELO DE PRESTAÇÃO DE CONTAS NA UNIVERSIDADE FEDERAL

FLUMINENSE

Niterói 2006

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JOSÉ GERALDO ABUNAHMAN

CONTROLE INTERNO NA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA FEDERAL: ESTUDO DO MODELO DE PRESTAÇÃO DE CONTAS NA UNIVERSIDADE FEDERAL

FLUMINENSE

Dissertação apresentada ao Curso de Mestrado em Sistemas de Gestão da Universidade Federal Fluminense como requisito parcial para obtenção do grau de Mestre em Sistemas de Gestão. Área de concentração: Organizações e estratégias. Linha de pesquisa: Sistema de Gestão pela Qualidade Total.

Orientador

Prof. Dr. Luis Perez Zotes

Niterói 2006

JOSÉ GERALDO ABUNAHMAN

CONTROLE INTERNO NA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA FEDERAL: ESTUDO DO MODELO DE PRESTAÇÃO DE CONTAS NA UNIVERSIDADE FEDERAL

FLUMINENSE

Dissertação apresentada ao Curso de Mestrado em Sistemas de Gestão da Universidade Federal Fluminense como requisito parcial para obtenção do grau de Mestre em Sistemas de Gestão. Área de concentração: Organizações e estratégias. Linha de pesquisa: Sistema de Gestão pela Qualidade Total.

Aprovado em ___ de maio de 2006.

BANCA EXAMINADORA

_______________________________________________ Prof. Luis Perez Zotes, D.Sc.

Universidade Federal Fluminense - UFF

_______________________________________________ Prof. Rubens Huamanchumo Gutierrez, D.Sc.

Universidade Federal Fluminense - UFF

_______________________________________________ Prof. Cristina Gomes de Souza, D.Sc.

Centro Federal de Educação Tecnológica Celso Suckow da Fonseca – CEFET-RJ

Dedico este trabalho

Aos meus familiares e colegas da UFF pelo carinho e incentivo

AGRADECIMENTOS Ao meu orientador Prof. Dr. Luis Perez Zotes. E aos Mestres pelos conhecimentos transmitidos.

RESUMO O presente estudo aborda o controle interno e auditoria voltados para a

Administração Pública, e analisa tais mecanismos nas IFES - Instituições Federais

de Ensino Superior. Apresenta revisão bibliográfica pertinente ao tema segundo a

qual se estabelecem conceitos de controle interno e auditoria, modelos e normas

elaborados pelo MEC, bem como inovações progressivas trazidas pela legislação

específica para estes fins. Através da avaliação do modelo de Prestação de Contas

na Universidade Federal Fluminense - UFF verificou-se o reconhecimento da

importância do controle interno nas Instituições Federais de Ensino Superior como

um instrumento importante para a gestão das Universidades, pois permite a

transparência nas prestações de contas.

Palavras-chave: Controle Interno, Auditoria, Instituições Federais de Ensino

Superior, Relatório de Gestão.

ABSTRACT

The present study approaches the internal control and auditorship at Public

Administration, and analyzes such mechanisms in the IFES - Federal Institutions of

Superior Education. Pertinent bibliographical revision establish concepts of internal

control and auditorship, models and norms elaborated for MEC, as well as gradual

innovations brought by specific legislation. Through the evaluation of Accounts

rendering model in Universidade Federal Fluminense - UFF it was recognized the

importance of internal control in Federal Institutions of Superior Education as an

important instrument for the management of Universities, therefore it allows

transparency in accounts.

Key- Word: Internal control, Auditorship, Federal Institutions of Superior Education,

Report of Management.

LISTA DE FIGURAS Figura 1 – Estrutura da Dissertação 17

Figura 2 - Controle Contábil e Administrativo 27

Figura 3 - Controle Interno. Fonte: Silva (2002) 28

Figura 4 - Sistema de Controle Interno 44

Figura 5 - Orientações para o cálculo dos indicadores 60

Figura 6 – Regime de dedicação dos professores 62

Figura 7 – Regime de trabalho funcionários 63

Figura 8 – Qualificação dos docentes 64

Figura 9 – A UFF no Estado do Rio de JANEIRO 67

Figura 10 - Administração Superior da Universidade 70

LISTA DE TABELAS

Tabela 1 - Origem de Recursos 90

Tabela 2 – Transferências do Tesouro Nacional 91

Tabela 3 - Gastos com Pessoal 92

Tabela 4 – Despesa de Custeio e Capital 92

Tabela 5 - Transferências do Tesouro Nacional 93

Tabela 6 - Aplicação de Recursos Próprios 94

Tabela 7 - Relação Despesas de Custeio e Capital x Receita

Própria 95

SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO 111.1 O PROBLEMA 11

1.2 JUSTIFICATIVA 12

1.3 OBJETIVOS 14

1.4 HIPÓTESES 14

1.5 METODOLOGIA 14

1.6 RESULTADOS ESPERADOS 15

1.7 ESTRUTURA DA DISSERTAÇÃO 15

2 REVISÃO DA LITERATURA 182.1 CONTABILIDADE COMO INSTRUMENTO DE CONTROLE 18

2.2 CONTABILIDADE PÚBLICA 19

2.3 CONTROLE INTERNO GOVERNAMENTAL 21

2.3.1 Origens do controle interno 21

2.3.2 O controle interno nas organizações públicas 232.3.3 Princípios do Controle Interno 252.3.4 Objetivos e estrutura dos controles internos 272.3.5 Tipos e sistemas de controle interno 302.3.5.1 Controle Interno Contábil 32

2.3.6 Legislação sobre controle interno 342.4 AUDITORIA INTERNA 38

2.4.1 Conceito e delineamentos básicos 382.4.2 Objetivos da auditoria interna 392.4.3 Delimitação da responsabilidade da Auditoria Interna 402.4.4 Auditoria Interna e Controle Interno 412.4.5 A auditoria interna: rotinas e objetivos segundo NBC-12 442.4.5.1 Procedimentos da Auditoria Interna 44

2.4.5.2 Papéis de Trabalho 45

2.4.5.3 Fraude e erro 45

2.4.5.4 Planejamento da Auditoria Interna 46

2.4.5.5 Aplicação dos procedimentos de auditoria interna 47

2.4.5.6 Documentação da Auditoria Interna 48

2.4.5.7 Amostragem estatística e processamento eletrônico de dados 48

2.4.5.8 Normas relativas ao relatório do auditor interno 49

3 METODOLOGIA DO ESTUDO 503.1 CARACTERIZAÇÃO DA PESQUISA 50

3.2 DELINEAMENTO DA PESQUISA 51

3.3 REVISÃO DE LITERATURA 51

3.4 ESTUDO DOCUMENTAL 52

3.5 DEFINIÇÃO DA AMOSTRA 52

3.5.1 Apresentação do documento analisado 533.5.2 Determinação do universo e da amostra 533.6 PLANO AMOSTRAL 53

3.6.1 Metodologia aplicada na seleção da amostra 533.7 OPERACIONALIZAÇÃO 54

4 PRESTAÇÃO DE CONTAS NAS IFES 554.1 PROCEDIMENTOS E PRÁTICAS DE PRESTAÇÃO DE

CONTAS NAS IFES 55

4.2 ORIENTAÇÕES PARA O CÁLCULO DOS INDICADORES DE

GESTÃO DECISÃO TCU Nº 408/2002-PLENÁRIO - VERSÃO

REVISADA EM MARÇO/2004 57

5 UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE – UFF 67

5.1 PERFIL DA UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE 87

5.2. COMPOSIÇÃO DO PROCESSO DE PRESTAÇÃO DE

CONTAS NA UFF 90

6 ANÁLISE DO RELATÓRIO DE GESTÃO DA UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE – UFF REFERENTE À EXECUÇÃO FINANCEIRA E ORÇAMENTÁRIA DO EXERCÍCIO DE 2004 90

7 CONCLUSÃO 967.1 CONCLUSÕES 96

7.2 RECOMENDAÇÕES 98

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS 100

11

1 INTRODUÇÃO

1.1 O PROBLEMA

Um dos desafios das Instituições Federais de Ensino Superior – IFES - é

identificar seus problemas, suas oportunidades de melhoria, visando à otimização no

gerenciamento de recursos.

As Universidades Públicas, para atender suas necessidades, têm como fontes

principais de recursos o orçamento fiscal do Tesouro Nacional, isto é, transferências

recebidas do Governo, oriundas de contribuições da coletividade - tributos, taxas e

contribuições diversas - , financiamentos, para projetos de pesquisa, de órgãos de

fomento e organismos internacionais, bem como as chamadas receitas próprias,

obtidas pela cobrança do custo de serviços diversos, prestados a empresas privadas

e órgãos de outra esfera do Governo.

Os recursos obtidos pelas IFES e que são incorporados ao seu patrimônio,

assim como suas despesas, obrigatoriamente, devem ser incluídos e autorizados na

Lei Orçamentária Anual – LOA. Essa inclusão se processa obedecendo às diretrizes

e aos tetos orçamentários determinados pelo Ministério da Educação que, na

alocação dos recursos destinados ao ensino superior, privilegia o desempenho da

instituição.

O sistema de controles internos nas Instituições Federais de Ensino Superior

é de fundamental importância para a administração dessas instituições ,

considerando-se que suas diversas atribuições demonstram não apenas sua

relevância de responsabilidades globais como também a preocupação em zelar,

avaliar, comprovar e exercer um controle interno adequado sobre os atos praticados

pela administração.

A função da Administração e da Controladoria define-se em planejamento,

execução e controle, visando atingir os objetivos da instituição. O controle é uma das

funções inerentes aos gestores responsáveis pela instituição.

Para o efetivo funcionamento do exercício do controle interno da instituição

seus responsáveis utilizam-se de um conjunto de instrumentos que viabilizam a

obtenção de seus objetivos, salientando-se a missão, visão, política, e supervisão

12

dos funcionários a quem estão subordinados os controles, possibilitando ações que

propiciem novos rumos aos controles, evitando a reedição ou a continuidade de

falhas indesejáveis.

Um sistema organizado adequadamente, adaptado às características da

Administração Pública e da Instituição de Ensino, pode subsidiar os sistemas de

planejamento, orçamentação e controle nas IFES, levando os gestores a otimizarem

suas decisões, quanto à alocação de recursos para a manutenção e investimentos

nas diversas áreas da Instituição.

A contabilidade é a área responsável pela coleta dos dados indispensáveis

aos sistemas de informações gerenciais para o planejamento, a tomada de decisões

e controle interno das IFES. É uma área estratégica no atendimento às

necessidades requeridas pelas IFES.

Deve-se destacar que as informações contábeis são básicas para a tomada

de decisão, por parte dos gestores das IFES, sobre a alocação de recursos às

atividades essenciais das Universidades tais como o ensino, a pesquisa e a

extensão. Neste aspecto, um sistema de informações contábeis deve ser

estruturado para atender às necessidades do planejamento, execução e controle,

apresentando um plano capaz de definir as áreas que necessitem ser auditadas.

O processo decisório nas organizações de ensino não se apóia em nenhum

paradigma específico. As decisões são delineadas de acordo com as características

de cada instituição e o processo decisório alcança uma determinada lógica de ação

tendo por base valores que orientam a atuação dos diversos participantes para

obtenção dos objetivos institucionais. A relevância do presente estudo consiste na

análise do modelo de Prestação de Contas na Universidade Federal Fluminense -

UFF, no sentido de se observar se tal modelo, além de cumprir os aspectos legais,

retrata a efetiva alocação de recursos e fornece informações relevantes à tomada

de decisões.

1.2 JUSTIFICATIVA

Este estudo aborda o processo de controle interno das instituições federais de

ensino superior, estudando-se seus níveis, buscando incorporar suas técnicas e

13

enfatizando a política de controle e redistribuição de seu resultado operacional para

a universidade.

A Constituição Brasileira de 1988 estabeleceu que a fiscalização contábil,

financeira e orçamentária terá como objetivo os aspectos da legalidade, legitimidade,

economicidade, aplicação de subvenções e renúncia de receitas, devendo ser

exercida pelo Congresso Nacional, pela União, pelo Poder Judiciário e pelo Poder

Executivo. No Setor Público, o Controle Interno é o exercício da fiscalização das

atividades da administração financeira que os Três Poderes desempenham no

âmbito das respectivas jurisdições.

Portanto, um Sistema de Controles Internos precisa ser efetivo a fim de

assegurar a legalidade e avaliar os resultados quanto à eficiência da gestão

administrativa, orçamentária, financeira e patrimonial da Administração Pública

Federal.

O tema escolhido para esta dissertação possui características que a tornam

relevantes para o atual contexto, tanto em nível teórico como prático.

A relevância teórica reside no fato de tratarmos o Controle Interno das

Instituições Federais de Ensino Superior (IFES) com um novo enfoque, procurando

uma sinergia entre métodos, teorias e técnicas. Os controles internos contábeis e

administrativos, segundo Araújo (2000) incluem relatórios de desempenho, estudo

de tempo e movimento, programas de treinamento, análises estatísticas, controle de

qualidade, entre outros.

A dissertação mostrará que o Controle Interno das IFES é um instrumento

importantíssimo no exercício da fiscalização das atividades da administração

financeira através de órgãos integrantes de suas próprias estruturas, visando o fiel

cumprimento das normas legais e administrativas que regulam a fiel administração

dos recursos públicos.

Um estudo sobre o sistema de controles internos do setor público é matéria

do mais alto interesse, além da sociedade em geral, para o estudante ou profissional

que atua no campo das Ciências Contábeis, Administração, Economia ou Auditoria.

Contribui, neste contexto, para o estudo de Sistemas de Controle Interno nas

Universidades Federais no país.

14

1.3 OBJETIVOS

Este estudo tem como objetivo discutir a efetividade do Sistema de Controle

Interno das Instituições Federais de Ensino Superior (IFES) no âmbito da

Universidade Federal Fluminense - Rio de Janeiro. Para tal foi realizado um estudo

sistematizado, por meio de pesquisa bibliográfica e também através de estudo de

caso, no qual foram extraídos elementos que contribuirão para a reflexão e visão

crítica sobre o tema.

Foram destacados os seguintes pontos:

• Estudar e pesquisar novos métodos e técnicas de Auditoria, adaptando-as

a realidade das Instituições;

• Abordar problemas comuns às diversas Instituições, propondo soluções e

padronizando procedimentos;

• Possibilitar, desta forma, obter padrões, que poderão dirigir as atividades

exercidas pelos diversos setores de Controle Interno.

1.4 HIPÓTESES

Hipótese 1 – O modelo atual de Prestação de Contas cumpre os aspectos legais

mas não contribui com informações gerenciais para a tomada de decisão.

Hipótese 2 - O modelo atual de Prestação de Contas cumpre os aspectos legais e contribui com informações gerenciais para a tomada de decisão.

1.5 METODOLOGIA

A pesquisa utilizada como forma de estudo é documental e bibliográfica :

foram recolhidas, analisadas e interpretadas as contribuições teóricas já existentes

15

relacionadas ao tema escolhido. Tendo a auditoria interna como instrumento de

controle no cumprimento da legislação vigente, foi realizado o acompanhamento

dos atos e fatos praticados mediante as rotinas contábeis e suas implicações.

1.6 RESULTADOS ESPERADOS

A auditoria interna processada nas universidades caracteriza-se por ser uma

técnica utilizada no exame dos registros e documentos e na coleta de informações e

confirmações, mediante procedimentos específicos, pertinentes ao controle contábil,

financeiro, orçamentário e patrimonial, inclusive atos de Pessoal e Patrimonial das

Instituições Federais vinculadas ao MEC.

Neste estudo foram obtidos elementos comprobatórios suficientes que

permitem opinar se o modelo de Prestação de Contas da UFF, além de cumprir os

aspectos legais determinados pelos órgãos competentes, contribui ou não contribui

com informações gerenciais para uma adequada análise da situação econômico-

financeira da entidade.

Espera-se evidenciar a importância da contabilidade no processo de

reengenharia dos órgãos do sistema de controle interno na administração pública

para maior transparência na aplicação de recursos públicos, no atendimento aos

aspectos da legislação - economicidade, eficácia, eficiência e efetividade, e na

consecução do controle interno integrado na esfera dos três poderes.

1.7 ESTRUTURA DA DISSERTAÇÃO

No capítulo 1 é apresentado o tema da dissertação, a justificativa, o objetivo

geral e os objetivos específicos, e os procedimentos metodológicos de forma

resumida.

O capítulo 2 trata da fundamentação teórica. Foram analisadas e registradas

as contribuições de diferentes autores sobre Contabilidade Pública, Controle Interno,

16

Auditoria e Legislação sobre Controle interno ma Administração Pública,

especificamente nas Instituições Federais de Ensino Superior.

No capítulo 3 é relatada a metodologia utilizada no presente trabalho, que

constitui-se em uma pesquisa descritiva, na forma de estudo documental.

O capítulo 4 trata da Prestação de Contas nas instituições federais de ensino

superior, buscando traçar um panorama dos procedimentos e práticas de prestação

de contas nas referidas instituições O capítulo 5 apresenta o perfil da UFF – Universidade Federal Fluminense

cujo Relatório de Gestão, do ano de 2004, será objeto da pesquisa documental,

proposta no presente estudo.

O capítulo 6 trata da analise do Relatório de Gestão da Universidade Federal

Fluminense referente à execução financeira e orçamentária da UFF, observadas as

regras relativas ao controle interno nas IFES.

O capítulo 7 apresenta as conclusões e as recomendações para a temática

pesquisada.

A Figura 1 apresenta a estrutura da dissertação.

17

Estudo Documental

Figura 1 – Estrutura da Dissertação

1- Introdução

2 - Fundamentação Teórica

Literatura Arcabouço Teórico

3 - Metodologia

Definição Pesquisa

Estudo Documental Análise de

Dados

4 - Prestação de Contas nas IFES

7 - Conclusões e Recomendações

Caggiano & Figueiredo Lopes de Sá Nakagawa Sanches

Auditoria Controle Interno Contabilidade Pública

5 - Perfil da UFF- Universidade Federal Fluminense

6 - Análise do Relatório de Gestão UFF - 2004

18

2 REVISÃO DA LITERATURA

Considerações Iniciais

A temática relativa à analise de controle interno e auditoria na Administração

Pública Federal, e especificamente nas Instituições Federais de Ensino Superior,

nos leva a uma revisão bibliográfica na qual serão abordados conceitos

estabelecidos por diversos autores sobre Contabilidade Pública, Controle, Controle

Interno nas IFES, Auditoria e Legislação específica sobre Controle Interno.

2.1 CONTABILIDADE COMO INSTRUMENTO DE CONTROLE

Através da contabilidade é que se registram os recursos encontrados pelo

sistema contábil. A contabilidade deve ser organizada de forma a respeitar os

princípios, informações e as características inerentes.

Segundo Gaspar (1998):

A função da contabilidade como instrumento de controle é hoje unanimemente reconhecida. Um sistema de contabilidade que não esteja apoiado num eficiente controle interno é, até certo ponto, inútil uma vez que não é possível confiar nas informações contidas nos seus relatórios (p.47).

Segundo Caggiano & Figueiredo (1997, p.42), pode-se definir a contabilidade

“como um sistema de informação e mensuração de eventos que afetam a tomada de

decisão”.

Segundo Mazzi (1998),

O controle interno usará um sistema organizado de contabilidade de modo que possa acompanhar a execução dos aspectos financeiros e gerenciais e as operações extras orçamentais de natureza financeira ou não. No aspecto financeiro deverá a contabilidade observar os princípios geralmente aceitos, pois as informações serão de interesse da supervisão e diretores das instituições, como por exemplo, investidores e clientes (p.13).

19

O controle requer a existência de uma estrutura organizacional que defina as

responsabilidades de garantir o desempenho dos setores envolvidos com a

contabilidade.

De acordo com Caggiano & Figueiredo (1997, p.38), “é importante fazer uma

distinção entre os setores que estão sob controle de um grupo em particular,

daqueles que estão sob a responsabilidade de outros gestores”.

A contabilidade deve pôr em evidência todo tipo de controle dos documentos

e recursos materiais, levando em conta os gastos e desperdícios que podem ser

evitados, para controlar e obter resultados positivos com o apoio dos controles

internos.

O controle é fundamental para executar o acompanhamento das tarefas e

registros da contabilidade, além de apontar eventuais falhas. Realiza, assim, uma

manutenção dos bens e aplicações dos recursos.

Em virtude disso, a contabilidade como um processo de informação “deve

ser organizada de maneira que as informações obedeçam aos princípios contábeis

geralmente aceitos, e possuam características que lhe são inerentes, entre as quais

de utilidade e confiabilidade” (GASPAR, 1998, p.45).

2.2 CONTABILIDADE PÚBLICA

A Lei nº 4.320, de 17 de março de 1964, estabeleceu normais gerais para a

elaboração e controle dos orçamentos e balanços da União, dos Estados, dos

Municípios e do Distrito Federal. Essa Lei prevê, em seus artigos 75 e 85,

respectivamente, o controle da execução orçamentária e a organização dos serviços

de contabilidade, permitindo, deste modo, o acompanhamento da execução

orçamentária, o conhecimento da composição patrimonial, a determinação dos

custos industriais, o levantamento dos balanços gerais, a análise e a interpretação

dos resultados econômicos e financeiros (BRASIL, 1964).

A Contabilidade Pública é um ramo da Contabilidade aplicada à área pública,

devendo obedecer às normas gerais estatuídas pela Lei 4.320/64.

Segundo Lopes de Sá (2005, p.97):

20

Contabilidade Pública é a Contabilidade aplicada às entidades públicas. As normas a serem seguidas para a escrituração das entidades públicas acham-se estabelecidas por leis especiais e formam objeto de cuidado dos técnicos no assunto. (...) A finalidade da Contabilidade Pública é a de estabelecer regras para que os atos administrativos da gestão financeira e patrimonial das entidades públicas se realizem em perfeita ordem e sejam registradas sistematicamente, de modo a mostrar, em épocas prefixadas, os respectivos resultados.

Para Kohama (2001), na área governamental, a Contabilidade evidencia a

conjuntura de todos aqueles que arrecadam receitas, efetuam despesas,

administram ou guardam bens públicos. Permite o acompanhamento da execução

orçamentária, financeira e patrimonial das entidades públicas, através de registros

efetuados nos seguintes sistemas:

a) Sistema Orçamentário – registra a movimentação e realização

orçamentária, demonstrando o montante dos créditos autorizados, a

despesa empenhada e a realizada, bem como os saldos disponíveis, a

previsão da receita e sua realização.

b) Sistema Financeiro – registra a movimentação financeira decorrente ou

não da execução orçamentária, apresentando o fluxo de ingressos e

dispêndios da entidade.

c) Sistema Patrimonial – registra os bens de caráter permanente (bens

móveis e imóveis, obrigações, valores, estoques em almoxarifado, dívidas

ativas e passivas etc.) e todos os fatos que venham a refletir no patrimônio

da entidade.

d) Sistema de Compensação – registra os bens, valores, obrigações e

situações relativas aos outros sistemas que possam indiretamente vir a

afetar o patrimônio da entidade.

A contabilidade governamental é dotada do Sistema Integrado de

Administração Financeira do Governo Federal – SIAFI, sistema eletrônico utilizado

de forma on-line em toda área federal, de importância fundamental para sua

inserção na tecnologia da Informação.

O Decreto nº 93.872 / 86 unificou os recursos de caixa do Tesouro Nacional, o

que foi concretizado com a implantação do SIAFI a partir do exercício de 1987

(BRASIL, 1986).

O SIAFI é o principal instrumento de administração orçamentária e financeira

da União, provendo os órgãos centrais e setoriais, assim como os executores da

21

gestão pública, de instrumento adequado à realização, ao acompanhamento e ao

controle da execução orçamentária e financeira, tornando a contabilidade uma fonte

de informações gerenciais seguras.

O SIAFI tem como objetivos:

– contribuir para a simplificação e uniformização da execução orçamentária,

financeira, patrimonial e contábil;

– contribuir para a minimização dos custos, a eficiência e a eficácia na

gestão dos recursos públicos;

– tornar-se mecanismo de controle diário da execução orçamentária,

financeira, patrimonial e contábil;

– dar maior transparência aos gastos públicos;

– otimizar a utilização dos recursos financeiros;

– integrar e compatibilizar as informações dos diversos órgãos;

– eliminar as defasagens na escrituração contábil e das inconsistências de

dados.

O objetivo da Contabilidade Aplicada à Administração Pública é o de fornecer

aos gestores informações atualizadas e exatas para subsidiar as tomadas de

decisões, aos órgãos de controle interno e externo para o cumprimento da legislação

e às instituições governamentais e particulares informações estatísticas e outras de

interesse dessas instituições (PIRES, 2002).

2.3 CONTROLE INTERNO GOVERNAMENTAL

2.3.1 Origens do controle interno

A história do controle interno na Administração Pública Federal tem seu

marco inicial na Lei n. 4.320, que introduziu as expressões controle interno e

controle externo e definiu as competências para o exercício daquelas atividades. Ao

Poder Executivo incumbiu-se o controle interno, enquanto o externo foi atribuído ao

Poder Legislativo.

22

Esta lei apresenta as normas gerais de direito financeiro para elaboração,

controle dos orçamentos e balanços da União dos Estados, dos Municípios e do

Distrito Federal, definindo seu título do Controle de Execução Orçamentária.

(GASPAR, 1998, p.38).

Um dos princípios básicos estabelecidos pela lei foi o da universalidade do

controle, ou seja, sua abrangência sobre todos os atos da Administração, sem

exceção, quer se trate da receita quer da despesa. Em seguida, fez o controle recair

sobre cada agente da Administração, individualmente, desde que responsável por

bens e valores públicos. A grande inovação apareceu ao estabelecer a verificação

do cumprimento do programa de trabalho, expresso em termos físico-financeiros.

Pela primeira vez, pensava-se em controle de resultados na Administração Pública,

além do controle meramente legalístico.

Segundo Alonso (1997, p.23), “até meados de 1970, a maior importância aos

assuntos de controles internos era dada pelas auditorias, focalizando maneiras de

melhorar os sistemas de controles e como aproveitá-las durante o trabalho de

auditoria”.

A Constituição Federal de 1988 representou um avanço em matéria de

controle, em virtude da criação de sistemas de controle interno nos Poderes

Legislativo e Judiciário e da determinação de que, juntamente com o do Poder

Executivo, esses sistemas fossem mantidos de forma integrada.

Em relação ao texto constitucional anterior, as finalidades do controle interno

foram ampliadas para: avaliar o cumprimento das metas previstas no plano

plurianual, a execução dos programas de governo e dos orçamentos da União;

comprovar a legalidade e avaliar os resultados, quanto à eficácia e eficiência, da

gestão orçamentária, financeira e patrimonial nos órgãos e entidades da

administração federal, bem como da aplicação de recursos públicos por entidades

de direito privado; exercer o controle das operações de crédito, avais e garantias,

bem como dos direitos e haveres da União; apoiar o controle externo no exercício de

sua missão institucional.

Atualmente, a Lei n° 10.180, de 6 de fevereiro de 2001, organiza e disciplina

os Sistemas de Planejamento e de Orçamento Federal, de Administração Financeira

Federal, de Contabilidade Federal e de Controle Interno do Poder Executivo Federal,

e dá outras providências. As competências atuais e os objetivos a serem

23

perseguidos se encontram no art. 24 desta lei. De acordo com o seu art. 21, fica

estabelecido que:

O Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Federal compreende as atividades de avaliação do cumprimento das metas previstas no plano plurianual, da execução dos programas de governo e dos orçamentos da União e de avaliação da gestão dos administradores públicos federais, utilizando como instrumento a auditoria e a fiscalização. (www2.mre.gov.br/ciset/ocontrol.htm).

Não se pode negar que a criação de controles internos é fundamental para

que a União, Estados e Municípios resguardem os seus ativos, assegurem a

fidelidade e integridade dos registros, demonstrações, informações e relatórios

contábeis; conheçam efetivamente as suas realidades, estabeleçam e conheçam os

seus compromissos com a gestão; orientem e estimulem a organização estrutural e

funcional, comunicando as diretrizes administrativas aos setores envolvidos.

2.3.2 O controle interno nas organizações públicas

De acordo com o Comitê de Procedimentos de Auditoria do Instituto

Americano de Contadores Públicos Certificados – AICPA (1988), o significado de

controle interno é bem amplo:

O Controle Interno compreende o plano de organização e todos os métodos e medidas, adotadas numa empresa para proteger seu ativo, verificar a exatidão e a fidelidade de seus dados contábeis, incrementar a eficiência operacional e promover a obediência às diretrizes administrativas estabelecidas.

Controles Internos são os meios utilizados por um órgão ou setor para a

verificação de suas atividades e o funcionamento integrado desses Controles é o

que pode ser chamado de Sistema.

O controle interno, analisado sob a ótica de um Sistema, consiste em um

conjunto de unidades técnicas, articuladas a partir de um órgão central de

coordenação, orientadas para o desempenho das atribuições de controle interno

indicados na Constituição e normatizados em cada nível de Governo.

24

Como se depreende deste conceito, o controle interno é exercido pela

conjugação da estrutura organizacional com os mecanismos de controle

estabelecidos pela administração, incluindo as normas internas que definem

responsabilidades pelas tarefas, rotinas de trabalho e procedimentos para revisão,

aprovação e registro das operações. Neste contexto, o plano de organização deve

prever uma segregação apropriada das responsabilidades funcionais (GLOCK,

2000)

O processo de controle interno tem caráter eminentemente preventivo, e deve

ser exercido de forma permanente, voltando-se para a correção de eventuais

desvios em relação aos parâmetros estabelecidos, como instrumento auxiliar de

gestão.

O Projeto de Lei 135/96 1 deixa claro que o controle interno é distribuído nos

vários segmentos do serviço público, envolvendo desde o menor nível de chefia até

o administrador principal que, no caso, se utiliza de uma estrutura de apoio.

Aos funcionários com função de chefia compete controlar a execução dos

programas afetos à sua área de responsabilidade e a zelar pela observância das

normas legais e regulamentares que orientam as respectivas atividades. Para que se

possa imputar esta responsabilidade é necessário que a estrutura e a distribuição

das funções estejam claramente definidas e aprovadas.

Conforme já salientado, o controle deve recair sobre todas as atividades

desenvolvidas pela Administração Pública. Assim, cabe ao órgão designado na

estrutura organizacional para responder por recursos humanos, o controle sobre a

observância das normas gerais que regulam a administração de pessoal.

Os órgãos responsáveis por licitações e compras, pelo controle patrimonial e

de frota, por serviços de apoio, etc., devem, igualmente, responder pela observância

das normas regulamentares e legais.

A área contábil assume papel de destaque no contexto do controle interno,

por deter o registro de todos os bens, receitas, investimentos e despesas da

entidade pública. Em órgãos públicos de pequeno porte, a contabilidade costuma ser

a unidade que coordena as atividades de controle interno e que canaliza a remessa

de informações para os órgãos externos de controle (GLOCK, 2000).

1 O Projeto de Lei Complementar 135/96, depois de ter sido aprovado pela Comissão de Constituição e Justiça da Câmara, em 1999, recebeu, desde então, uma série de emendas e de projetos em apenso. Retornou à Comissão de Constituição e Justiça em 2002, e desde então, não sofreu nenhuma alteração.

25

2.3.3 Princípios do Controle Interno

Os princípios contribuem para minimizar as deficiências e têm papel

preventivo, norteando a adoção de medidas saneadoras pela instituição.

Pode-se mencionar os seguintes princípios e orientações, em consonância

com os postulados do Conselho Regional de Contabilidade-SP (1998, p. 37-39):

• A responsabilidade deve ser determinada. Se não existir delimitação exata

da responsabilidade, o controle será ineficiente.

• A contabilização e as operações propriamente ditas devem ser separadas.

Um funcionário ou departamento não deve ocupar uma posição em que

tenha controle contábil e , ao mesmo tempo, o controle das operações que

geram os lançamentos contábeis. Mesmo que, em um ambiente altamente

informatizado, a introdução dos dados no sistema seja feita pelo próprio

departamento que efetuou a operação, é o departamento contábil que

deve deter o controle final da contabilização desta transação.

• Devem ser utilizadas provas independentes para comprovar que as

operações e a contabilidade estão registradas de forma exata

• Nenhuma pessoa deve ter completamente sob sua responsabilidade uma

transação comercial.

• Quando possível, deve haver rotação entre os empregados designados

para cada trabalho; a rotação reduz as oportunidades para que se

cometam fraudes e, freqüentemente, resulta em novas idéias de sistema

ou organização.

• Todas as instruções devem ser feitas por escrito. Os manuais de

procedimento fomentam a normalização, evitam os erros e garantem a

qualidade dos processos.

• Deve ser efetuado o confronto das contas analíticas com a sintética,

visando a contratação dos saldos.

• As operações devem ser estruturadas de tal forma que duas ou mais

pessoas ou setores participem de cada transação e que o trabalho de uma

sirva como prova para o trabalho de outra. Esta segregação de funções

não só aumenta a eficiência das operações como também indica

26

prontamente qualquer erro involuntário ou intencional que apareça no

processo operacional ou contábil. A prevenção e a pronta detecção de

erro é essencial para uma administração eficiente.

Segundo SANCHES (1999, p.57), existem alguns princípios que devem ser

respeitados dentro das instituições, como por exemplo:

• O princípio da igualdade deve certificar que as atividades da organização

estejam direcionadas para o interesse geral, sem conceder privilégios;

• O princípio da moralidade, em que todas as operações devem ser realizadas

não somente aceitando as normas aplicáveis, como também os princípios

éticos e morais; e

• O princípio da eficiência que também se aplica, em igualdades de

condições, referentes a qualidades e as oportunidades com a máxima

eficiência e o melhor uso dos recursos disponíveis.

Estes princípios devem ser respeitados dentro de uma instituição e precisam

ser executados por meio de um rigoroso controle interno.

Esse conjunto somente funcionará com total envolvimento das pessoas da

organização. A implantação de um sistema de controles internos implica em uma

criteriosa preparação de toda empresa, criando condições propícias de adaptação

políticas, mudança de processos e comportamento. O apoio e o forte

comprometimento devem partir da alta administração e se disseminar por toda a

estrutura organizacional.

A Instrução Normativa n° 16, de 20.12.91, do Departamento do Tesouro

Nacional, refere-se aos princípios de controle interno como sendo um conjunto de

regras, diretrizes e sistemas que visam determinados objetivos, tais como:

a) relação custo / benefício do controle;

b) qualificação adequada, treinamento e rodízio de funcionários;

c) delegação de poderes e determinação de responsabilidades;

d) segregação de funções;

e) instruções devidamente formalizadas;

f) controles sobre as transações;

g) aderência a diretrizes e normas legais.

27

2.3.4 Objetivos e estrutura dos controles internos

Almeida (1996, p.50) define o Controle Interno como uma organização de

conjuntos e procedimentos, metas ou rotinas que tem como objetivos primordiais:

proteger os ativos da empresa; obtenção de informação adequada; promoção da

eficiência operacional da organização e, estímulo à obediência e o respeito às

políticas da administração.

A necessidade de manter um controle eficaz fez com que as organizações

desenvolvessem métodos e procedimentos para resguardar seus ativos. O controle

se divide em contábil e administrativo, conforme a figura 2 a seguir:

Figura 2 - Controle Contábil e Administrativo

Para Silva (2002, p. 179), o controle administrativo tem como objetivo auxiliar

o poder decisório, acompanhando as operações, intervindo em sua realização com a

finalidade de assegurar a continuidade de programas e projetos. Já o controle

CONTROLE

CONTÁBIL ADMINISTRATIVO

Salvaguarda dos Ativos Idoneidade dos Registros

Plano Organizacional Procedimento e Métodos

OBJETIVA: A veracidade dos Registros A legalidade dos Atos A fidelidade funcional

OBJETIVA: Auxiliar o processo decisório A eficiência operacional O exame da conveniência e da oportunidade dos programas e projetos do governo O gerenciamento de riscos

28

financeiro é orientado pelo órgão de contabilidade com o fim de demonstrar,

estimular e vigiar toda a atividade exercida em determinado período.

Ampliando o estudo bibliográfico, é importante que sejam mencionados

os objetivos do sistema de controles internos, segundo Sanches (1999, p.51):

• Dar instruções por escrito, junto com os manuais de procedimentos que

promovem a normalização, que previnem a ocorrência de erros e

garantem a qualidade dos processos.

• Delimitar as responsabilidades que devem ser determinadas, pois se não

existir delimitação exata das responsabilidades, o controle não está

funcionando corretamente;

• Fazer rotações de tarefas: quando possível deve haver rotação entre

empregados designados para cada trabalho, mudanças nos setores e

ambientes e, em especial, o relativo a manuseio de numerários ou

relacionados com folha de pagamento;

• Selecionar funcionários capazes, criar procedimentos que assegurem a

totalidade, confiabilidades autorizações e manutenção nos processos; e

• Coordenar, organizar, centralizar e orientar os serviços operacionais de

rotinas.

Sob o aspecto estrutural, o controle interno deve estar infiltrado em toda

organização e inclui os sistemas de contabilidade, administração, financeiro e

auditoria interna conforme a figura abaixo, segundo Silva (2002, p.181).

CONTROLE INTERNO

Figura 3 - Controle Interno. Fonte: Silva (2002)

CONTABILIDADE

CONTABILIDADE FINANCEIRA

AUDITORIA

29

A partir da promulgação da Constituição Federal de 1988, ganhou ênfase a

discussão sobre o controle interno governamental, especialmente pela sua previsão

constitucional contida nos artigos 70 e 74:

Art. 70. A fiscalização contábil, financeira, orçamentária, operacional e patrimonial da União e das entidades da administração direta e indireta, quanto à legalidade, legitimidade, economicidade, aplicação das subvenções e renúncia de receitas, será exercida pelo Congresso Nacional, mediante controle externo, e pelo sistema de controle interno de cada Poder.

Art. 74 Os Poderes Legislativo, Executivo e Judiciário manterão, de forma integrada, sistema de controle interno com a finalidade de:

I – avaliar o cumprimento das metas previstas no plano plurianual, a execução dos programas de governo e dos orçamentos da União;

II – comprovar a legalidade e avaliar os resultados, quanto à eficácia e eficiência, da gestão orçamentária, financeira e patrimonial nos órgãos e entidades da administração federal, bem como da aplicação de recursos públicos por entidades de direito privado;

III – exercer o controle das operações de crédito, avais e garantias, bem como dos direitos e haveres da União;

IV – apoiar o controle externo no exercício de sua missão institucional.

§ 1° Os responsáveis pelo controle interno, ao tomarem conhecimento de qualquer irregularidade ou ilegalidade, dela darão ciência ao Tribunal de Contas da União, sob pena de responsabilidade solidária.

Segundo o AICPA - American Institute of Certified Public Accoutant (apud

Mota, 1988), o controle interno pode ser conceituado da seguinte forma:

O Controle Interno compreende o plano de organização e todos os métodos e medidas, adotadas numa empresa para proteger seu ativo, verificar a exatidão e a fidelidade de seus dados contábeis, incrementar a eficiência operacional e promover a obediência às diretrizes administrativas estabelecidas.

O comitê do AICPA publicou o SAS (Statement on Auditing Produceres) nº

29, em outubro de 1958, subdividindo o controle interno em contábil e administrativo:

• Controle Interno Contábil – compreende o plano de organização e todos

os procedimentos referentes diretamente relacionados com a salvaguarda

do ativo e a fidedignidade dos registros financeiros. Geralmente

compreende controles, tais como os sistemas de autorização e aprovação,

segregação entre as tarefas relativas à manutenção e elaboração de

relatórios e aquelas que dizem respeito à operação ou custo-dia do ativo,

controles físicos sobre o ativo e auditoria interna.

30

• Controle Interno Administrativo – compreende o plano de organização e

todos os métodos e procedimentos referentes principalmente à eficiência

operacional, e à obediência às diretrizes administrativas que normalmente

se relacionam apenas indiretamente com os registros contábeis e

financeiros. Incluem-se aqui controles como análises estatísticas, estudos

de tempo e movimento, relatórios de desempenho, controle de qualidade.

De acordo com definição do AICPA (apud CONSELHO Regional de

Contabilidade do Estado de São Paulo, 1988), são objetivos do controle interno:

• proteção dos ativos;

• obtenção de informação adequada;

• promoção da eficiência operacional; e

• estimulação da obediência e do respeito às políticas da administração.

Há que se ressaltar que o controle interno faz parte das atividades normais da

Administração Pública, se subordina ao titular do órgão ou da entidade, tendo como

função acompanhar a execução dos atos, indicando, em caráter opinativo,

preventivo ou corretivo, as ações a serem desempenhadas com vistas a atender o

controle da execução orçamentária, financeira, contábil e patrimonial, bem como os

controles administrativos de um modo geral.

2.3.5 Tipos e sistemas de controle interno

Os controles estão envolvidos com a busca da eficácia organizacional. E para

alcançá-la é preciso definir um modelo de controle eficiente que conduzam ao

cumprimento de suas normas. Para que as instituições atinjam seus objetivos, é

necessário, como já visto, que elas exerçam controles internos, dentre os diversos

tipos, destacam-se os que serão vistos em seguida.

Partindo da definição de controles internos encontrados e cedidos pela

AICPA, suas abordagens diferentes incluem os controles internos contábeis e os

controles administrativos. O controle interno pode ser o plano da organização, o

conjunto integridade de métodos e procedimentos adotados pela instituição para:

• Verificar a adequação e confiabilidade de seus dados contábeis;

31

• Promover a eficiência operacional; e

• Obedecer às políticas administrativas fixadas pela gestão. (SANCHES,

1999, p.62).

O Sistema de Controle Interno subdivide-se, de forma geral, nos seguintes

sistemas:

• Planejamento;

• Orçamento;

• Administração Financeira;

• Contabilidade e

• Auditoria.

O Sistema de Planejamento, que tem como instrumentos básicos o Plano

Plurianual – PPA, a Lei de Diretrizes Orçamentárias – LDO e a Lei Orçamentária

Anual - LOA, está voltado para a elaboração e acompanhamento dos planos e

programas de governo.

O Sistema de Orçamento está voltado para o controle dos gastos públicos,

garantindo que somente sejam realizadas despesas aprovadas pela LOA. Para a

execução do Orçamento é preciso arrecadar as receitas, que geralmente são

depositadas numa conta única do Tesouro. Surge, então, o Sistema de Administração Financeira. Esse sistema permite o controle dos recursos que serão

utilizados para pagamento das despesas empenhadas.

Ocorre que essas transações precisam ser registradas. Surge então, o

Sistema de Contabilidade. Esse Sistema, permite a emissão de diversos relatórios

que servirão de base para a tomada de decisões por parte da administração.

Por fim, surge aquele que é o ápice do controle interno, o Sistema de Auditoria. Nesse momento é que se efetua, através de procedimentos específicos e

da utilização da técnica de amostragem, a avaliação da execução dos programas

governamentais, a execução dos orçamentos e da gestão pública. Esse sistema,

conclui o ciclo, averiguando se o que foi planejado, foi executado de forma eficiente,

econômica e eficaz.

Portanto, o controle interno é um ciclo contínuo, que deve estar integrado,

para que os objetivos sejam atingidos.

Tradicionalmente, o controle da Administração Pública, no Brasil, vem sendo

exercido pelos auditores da Secretaria Federal de Controle Interno - SFCI, pelas

Coordenadorias de Controle, Contadorias/Auditorias Gerais dos Estados e pelos

32

Tribunais de Contas, muito embora exista também o controle exercido pelo

Ministério Público, pelo Poder Judiciário e pela própria Sociedade.

Os controles internos se dividem em contábeis e administrativos. Segundo

ATTIE (1998, p. 61-62), os controles contábeis compreendem “o plano de

organização e todos os procedimentos relacionados com a salvaguarda do

patrimônio e a propriedade dos registros contábeis”.Os controles administrativos,

ainda de acordo com o referido autor, são os relacionados com as políticas da

organização e com a eficiência das operações.

2.3.5.1 Controle Interno Contábil

O controle interno contábil pode ser definido como o plano de organização,

procedimentos e registros envolvidos na proteção dos ativos e na confiabilidade dos

registros financeiros. Já o enfoque do controle interno administrativo envolve o plano

de organização e os procedimentos destinados a promover a eficiência operacional

à aderência das políticas da administração.

Uma apresentação correta de registro contábil significa que:

• Os princípios contábeis geralmente são aceitos e aplicados;

• Os princípios contábeis são apropriados;

• A informação apresentada é classificada e sumarizada de maneira

adequada, isto é, nem muito detalhada como também não muito

simplificada; e

• Os demonstrativos contábeis refletem e explicam as transações e eventos

mostrando a posição financeira, seu resultado operacional e fluxo de caixa.

(SANCHES, 1992, p.31)

O principal enfoque do sistema contábil são as transações, que consistem na

troca de bens e serviços entre uma organização e entidade externa, ou mesmo

dentro da instituição.

Segundo Sanches (1999, p.64), “um efetivo sistema de controle interno

contábil deve assegurar que as transações sejam executadas de acordo com

autorização geral ou específica da administração”, a fim de:

33

• Permitir a preparação das demonstrações contábeis em conformidade com

princípios fundamentais da contabilidade ou qualquer critério aplicável a

essas demonstrações;

• Evitar os erros ou fraudes que podem ocorrer; e

• Manter a confiabilização dos ativos corretamente.

Os ativos contabilizados são periodicamente comparados com os ativos

existentes, tornando-se providências necessárias para a regularização de quaisquer

diferenças. Dessa forma, fica claro o objetivo do controle interno contábil de garantir

a salvaguarda dos ativos e a fidelidade dos registros contábeis.

Do ponto de vista gerencial o propósito da informação sobre controle contábil

é habilitar a organização a atingir seu objetivo, certificando que as informações

estejam corretas e segura para auxiliar a tomada de decisão.

O objetivo do controle contábil, com relação ao registro das transações, exige

que elas sejam registradas pelos montantes corretos, nos períodos contábeis que

ocorram e que sejam classificadas nas contas apropriadas.

Segundo Nakagawa (1995, p.32), “o sistema contábil de informações é

orientado por um conjunto de regras de controles, processamentos, avaliação e

saída de dados”.

A adoção desses procedimentos e a informação correta são garantias para o

administrador de que os números que ele está analisando representam realmente a

situação de sua entidade e que qualquer informação imprecisa pode ocasionar erros

na tomada de decisões.

O auditor deve conhecer o sistema contábil e de controles aplicáveis,

analisando e avaliando a operação, bem como a efetividade daqueles controles

internos dos quais está dependendo a determinação da natureza e dos

procedimentos de auditoria que deverá aplicar. Enfim, os controles contábeis devem

atender aos objetivos como segurança, exatidão e manutenção, entre outros, para

garantir as informações registradas. Por isso, todos os setores de auditoria,

contabilidade, supervisão e controles estão ligados para certificarem-se de que as

informações estão sendo registradas corretamente.

Como exemplo de procedimentos de controles internos que podem ser

adotados, pela administração, como instrumentos para assegurar o cumprimento

das políticas, metas e diretrizes têm-se:

• Elaboração de manuais de procedimentos;

34

• Sistema de conferência, aprovação e autorização;

• Utilização de senhas de acesso;

• Segregação de funções;

• Conciliações;

• Supervisão;

• Treinamento de pessoal;

• Rodízio entre servidores;

• Utilização de indicadores de desempenho;

• Controle físico sobre os ativos.

2.3.6 Legislação sobre controle interno Já foram mencionadas, ainda que de forma superficial, algumas normas

jurídicas relevantes em matéria de controle interno da Administração Pública. Uma

vez que esta deve seguir estritamente o princípio da legalidade (CRFB/88, art.37), a

discussão sobre o arcabouço jurídico referente ao controle interno torna-se ainda

mais importante, razão pela qual neste tópico procura-se tecer considerações mais

aprofundadas sobre o tema.

O Controle Interno surgiu como um dos mecanismos de verificação das

políticas, do patrimônio e planos da administração. Paulatinamente foi aumentando

sua importância, em especial após a Constituição Federal de 1988.

A origem do Controle Interno relaciona-se com a própria necessidade de

maximizar o desempenho da administração. É cada vez mais clara a necessidade de

institucionalização de uma unidade que assuma a sua coordenação e avaliação

como um serviço de apoio à Administração Pública.

Os mais diversos conteúdos sobre Administração Pública encontram-se sob a

forma de normatização, relacionando o controle como um mecanismo de vigilância

de um Poder, especialmente o Legislativo sobre o Executivo. Submetido ao princípio

da legalidade, o Administrador Público só pode fazer o que está previsto em lei.

A primeira Constituição da República Brasileira, de 1824, de alguma forma já

tratava da necessidade de controle. As Constituições seguintes: 1891, 1930, 1934 e

1946, também contiveram disposições consideráveis a respeito da matéria.

35

O Código de Contabilidade Pública – aprovado pelo Decreto Federal n.º

4536/22, revelou-se um conjunto de mecanismos de controle dos gastos públicos.

Posteriormente, a Constituição de 1967 aprimorou a norma geral sobre controle, em

decorrência do reflexo da Lei Federal nº 4.320/64, que instituiu normas gerais de

Direito Financeiro para a elaboração e controle dos orçamentos e balanços das

esferas de Governo, bipartindo o controle, na Administração Pública, em interno e

externo.

Assim, existem dois momentos marcantes em termos de controle na

Administração Pública: o primeiro, com o Regulamento de Contabilidade Pública, de

1922, e o segundo, com a edição da Lei Federal n.º 4.320/64

Anteriormente à Constituição de 1988, a Lei 4320/64 já havia se mostrado

inovadora, consagrando os princípios do planejamento, do orçamento e do controle.

Tal lei institui o Orçamento Plurianual e Investimentos, o Orçamento Programa

Anual, além de estabelecer como objetivo das novas técnicas orçamentárias a

eficácia dos gastos públicos.

Em 1967, o Dec-Lei 200, conhecido como lei de reforma da administração

pública, estabeleceu que as atividades administrativas obedeceriam aos princípios

fundamentais do planejamento, coordenação, descentralização, delegação de

competência e controle (art. 6º). Quanto ao controle, seria exercido em todos os

órgãos, compreendendo o controle pela chefia competente, pelos órgãos próprios de

cada sistema e pelos órgãos de sistema de contabilidade e auditoria (art. 13).

Cada Ministério passou a ter sua inspetoria de finanças, como órgão setorial

do sistema de administração financeira, contabilidade e auditoria, cujo órgão central

era a Inspetoria-Geral de Finanças do Ministério da Fazenda (art. 23 do Dec-Lei

200).

Segundo a Lei 4320, em seu art. 85, e o Dec-Lei 200 (art.25, IX e art. 79), a

contabilidade deve apurar o custo dos bens e dos serviços, a fim de buscar uma

prestação de serviços econômica e evidenciar os resultados da gestão. Lembre-se,

aliás, que o art. 37 da Constituição Federal traz o princípio da eficiência como um

dos pilares da atividade administrativa. Em 2000, a Lei Complementar 101/2000,

popularmente conhecida como Lei de Responsabilidade Fiscal, volta a exigir a

apuração de custos.

A atual Constituição Federal enfatizou o controle na Administração Pública,

dispondo sobre a obrigatoriedade da existência do controle interno, a ser mantido no

36

âmbito de cada Poder (art. 74) e do controle externo, a cargo do Poder Legislativo,

com o auxílio do Tribunal de Contas, no âmbito de cada esfera de Governo (arts. 70

a 73).

A Constituição de 1988 trouxe novas exigências à Administração Pública,

inclusive no que se refere ao controle, haja vista as disposições contidas no seguinte

artigo:

Art. 70. A fiscalização contábil, financeira, orçamentária, operacional e patrimonial da União e das entidades da administração direta e indireta, quanto à legalidade, legitimidade economicidade, aplicação das subvenções e renúncia de receitas, será exercida pelo Congresso Nacional, mediante controle externo, e pelo sistema de controle interno de cada Poder.

Somando-se ao acréscimo, no art. 37, do princípio constitucional da

eficiência, por meio da Emenda Constitucional n.º 19/98, houve a edição da Lei

Complementar Federal n.º 101/00, denominada Lei de Responsabilidade Fiscal.

A Lei de Responsabilidade Fiscal (LRF) também impôs à Administração

Pública uma função de integração e de apoio entre os controles interno e externo,

como forma de garantir a aplicação dos princípios básicos consagrados como de

planejamento, transparência, economicidade, eficiência, eficácia, dentre outros.

A avaliação da gestão pública de forma tempestiva somente é possível

mediante um forte Sistema de Controle Interno. Esse Sistema deve possuir um

órgão ou até mais de um, capaz de centralizar as atividades de forma a atender ao

que estabelece o artigo 74 da Constituição Federal. O seu foco deve ser a avaliação

da gestão dos administradores públicos, a execução de programas de governo e o

apoio ao controle externo.

Em decorrência de exigência constitucional é necessário que o controle

interno, sob a responsabilidade dos administradores públicos, e o controle externo,

exercido pelo Tribunal de Contas, se empenhem no sentido de garantir a aplicação

equilibrada da coisa pública.

Quanto ao controle encontra-se em tramitação legislativa o Projeto de Lei

135/96, que apresenta uma evolução em relação à Lei 4320/64, ampliando o

conceito, na tentativa de refletir todas as ações que, efetivamente, relacionam-se

com o assunto.

Atualmente a legislação trata somente do controle da execução orçamentária.

A nova lei adicionará aspectos relativos à fiscalização contábil, financeira,

37

operacional e patrimonial. De um enfoque limitado à verificação da legalidade dos

atos e do cumprimento do programa de trabalho, parte-se agora para uma avaliação,

também, da legitimidade, efetividade, economicidade, eficiência e eficácia na

administração pública (GLOCK, 2000).

Para Glock (2000), esta abordagem exige a instrumentalização de controles e

uma outra dinâmica nos serviços públicos, culminando com uma nova postura e

qualificação dos servidores, que passarão a atuar numa estrutura organizada, com

atribuições e responsabilidades claramente definidas. Trata-se, desta forma, de um

ambiente propício para fomentar a economicidade, eficiência, eficácia e efetividade

no dia-a-dia das entidades públicas.

Ainda segundo Glock (2000, p.2), o controle como um todo é o somatório dos

componentes do sistema de controle interno com as ações do controle externo.

Assim, quanto mais eficiente for o primeiro e quanto melhor for a sua interação com

o controle externo, maior será a garantia de um efetivo controle sobre os atos da

administração, em qualquer esfera do governo.

O Projeto de Lei 135/96, em seu artigo 159, ampliou o conceito de controle interno:

Art. 159. O controle interno compreende o plano de organização e todos os métodos e medidas adotados pela administração governamental para salvaguardar seus ativos, desenvolver a eficiência nas operações, estimular o cumprimento das políticas administrativas prescritas e verificar a exatidão e a fidelidade dos dados contábeis e a exação no cumprimento da lei.

§ 1° - O controle interno deverá ser exercido em todos os níveis e em todos os órgãos e entidades, compreendendo, particularmente:

I - controle, pela chefia competente, da execução dos programas e da observância das normas que orientam a atividade específica do órgão controlado;

II - o controle, pelos órgãos de cada sistema, da observância das normas gerais que regulam o exercício das atividades auxiliares;

III - o controle das aplicações dos dinheiros públicos e da guarda dos bens pertencentes à administração pelos órgãos próprios do sistema de contabilidade e auditoria;

IV - a fiscalização da execução contratual de serviços públicos concedidos, permitidos ou autorizados.

§ 2° - O trabalho administrativo será racionalizado mediante simplificação de processos e supressão de controles que se revelarem puramente formais ou cujo custo seja comprovadamente superior ao risco.”

38

2.4 AUDITORIA INTERNA

2.4.1 Conceito e delineamentos básicos

Franco (2001) assim define Auditoria:

A auditoria compreende o exame de documentos, livros e registros, inspeções e obtenção de informações e confirmações, internas e externas, relacionados com o controle do patrimônio, objetivando mensurar a exatidão desses registros e das demonstrações contábeis deles decorrentes. Os exames são efetuados de acordo com as normas de auditoria usualmente aceitas e incluem os procedimentos que os auditores julgarem necessários, em cada circunstância, para obter elementos de convicção, com o objetivo de comprovar se os registros contábeis foram executados de acordo com princípios fundamentais e normas de contabilidade e se as demonstrações contábeis deles decorrentes refletem adequadamente a situação econômico-financeira do patrimônio, os resultados do período administrativo examinado e outras situações nelas demonstradas (p.28).

A Auditoria Interna é a atividade que visa observar, questionar, examinar,

investigar e avaliar de forma independente, dentro de uma organização ou

instituição, as operações contábeis, financeiras e operacionais, objetivando auxiliar à

alta administração na tomada de decisões. Constitui um órgão de assessoramento e

não de execução. É um controle administrativo que avalia o desempenho de outros

controles.

De acordo com os objetivos que se pretende alcançar, a instituição precisa

trabalhar corretamente para receber sua auditoria. Ela se preocupa em documentar

o registro de dados que têm vários propósitos organizacionais, dentre eles a

comunicação, análise, fins contábeis e controle. A documentação adequada desses

dados permite também a correta contabilização auxiliando a prevenir os erros nos

processamentos e nos registros das transações.

Segundo Gaspar (1998, p. 54) nas instituições existem dois tipos de auditoria:

• Auditoria contábil, cuja finalidade é verificar se a informação contábil cumpre com o objetivo da contabilidade determinado pela Lei; e

• Auditoria operacional, que tem por finalidade a verificação do atendimento dos objetivos da entidade, através da execução dos seus programas e de suas políticas delineada para cada área.

39

Pela auditoria verifica-se, na contabilidade, o cumprimento contábil das

obrigações e a veracidade das informações geradas. Certifica-se, também, que no

processo administrativo seus atos produzem efeitos financeiros ou podem produzi-

los, gerando então mudanças na situação econômico-financeira da entidade,

refletindo nas demonstrações contábeis e financeiras.

Sem uma documentação completa e exata, não é possível efetuar um

controle eficiente e adequado, quando se faz uma revisão pelos diversos

departamentos da instituição.

Os principais procedimentos da auditoria segundo Mazzi (1998, p.31) são:

• Controlar os resultados das instituições no tocante aos seus atos

operacionais, a rentabilidade de seus bens e serviços;

• Examinar e analisar a legalidade e a legitimidade dos sistemas e métodos,

dos resultados relativos a gestão; e

• Examinar as despesas, verificando a compatibilidade de suas destinações,

dentre outras.

Para Gaspar (1998, p.53), “a auditoria também se preocupa com os controles

administrativos, desde que estes atos produzam impactos financeiros que mudem a

situação econômica da entidade, refletida nas demonstrações contábeis e

financeiras”.

Assim, as instituições precisam manter seus controles e procedimentos de

rotina em constantes referenciais, para evitar os erros e as penalidades. Estas áreas

em que atuam os controles internos como contabilidade, auditoria e operacionais,

devem estar integradas em todos os setores da organização para auxiliar

pontualmente no resultado satisfatório.

2.4.2 Objetivos da auditoria interna

O objetivo geral da auditoria é assessorar a administração no desempenho

efetivo de suas funções e responsabilidades, avaliando a instituição, o

departamento, atividades, sistemas e operações, proporcionando a eficiência, bem

como em observância às Leis e regulamentos aplicáveis com segurança.

De acordo com Araújo (2001), são os objetivos da Auditoria Interna:

40

• Examinar a fidelidade das informações financeiras e operacionais, e

comunicar estas informações à alta direção da empresa;

• Examinar os sistemas existentes para verificar as políticas, planos e leis

que possam ter impacto sobre as operações e verificar se a organização

caminha em conformidade com as diretrizes traçadas;

• Examinar os meios de proteção dos ativos da companhia e, quando

necessário, verificar sua existência física.

• Certificar se os recursos da companhia são utilizados de maneira eficiente

e econômica.

• Examinar operações e programas, bem como certificar se os resultados

são compatíveis com os planos, e se essas operações, planos programas

foram executados em consonância com os planejados.

• Certificar se as providências necessárias para corrigir as impropriedades

detectadas foram devidamente adotadas.

A Auditoria Interna, por meio de suas atividades, certifica que as políticas e

procedimentos internos, definidos pela organização, bem como os sistemas

contáveis e de controle interno estão sendo atendidos e que as transações

correspondem aos registros da empresa.

2.4.3 Delimitação da responsabilidade da Auditoria Interna

Não é correto pensar que a Auditoria Interna é responsável pela instituição e

manutenção de um sistema de controle interno, ou mesmo pelo controle das

operações da organização, cabendo aos seus administradores estatuir e decidir

sobre mecanismos e métodos de controle que permitam acompanhar e avaliar os

negócios da empresa. Segundo Araújo (2001, p 31): “A auditoria interna não é

responsável pelos procedimentos operacionais, seja qual for o departamento

auditado, mas é responsável pela análise e informação das deficiências que são

notadas na intervenção ou revisão.”

Portanto, a Auditoria Interna tem a responsabilidade de assessorar a direção

da empresa, o conselho de administração ou o órgão equivalente, através de

41

exames, avaliações dos controles e recomendações, constantes em seus relatórios

ou pareceres, que visam ajustar a sistemática operacional/financeira da organização,

e, assim, sedimentar a tomada de decisão.

A Auditoria Interna é obrigatória nos entes da Administração Pública Direta e

Indireta. Inexiste obrigatoriedade quanto ás empresas particulares. As normas do

Conselho Federal de Contabilidade CFC 780/95 e 781/95, bem como as normas do

Instituto dos Auditores do Brasil – Audibra/92 – estabelecem procedimentos para o

exercício da Auditoria Interna.

2.4.4 Auditoria Interna e Controle Interno

Com a valorização do controle interno a partir da Constituição Federal de

1988, cada vez mais fica patente a necessidade de institucionalizar uma unidade

que assuma a sua coordenação e avaliação, como um serviço de apoio à

administração.

Estes órgãos são, em alguns casos, chamados de Unidades de Controle

Interno, mas, na maior parte das entidades, são denominados de Auditoria Interna.

O seu papel principal não é o de exercer o controle mas, a partir dos exames

efetuados, recomendar medidas voltadas a aprimorar o sistema de controle interno

da instituição.

A Auditoria Interna é parte do controle interno e não o controle como um todo.

Segundo Almeida (1988), não adianta a empresa implantar um sistema de controle

interno sem que se verifique periodicamente se os funcionários estão cumprindo o

que foi determinado no sistema, ou se o sistema não deveria ser adaptado às novas

circunstâncias. Esse é justamente o papel da Auditoria Interna.

As Auditorias Internas desempenham suas atividades com base nas Normas

Brasileiras para o Exercício da Auditoria Interna, que foram aprovadas e divulgadas

pelo Instituto dos Auditores Internos do Brasil em 1991.

Ao examinar as operações, a Auditoria Interna exerce uma avaliação

independente da adequação e eficácia do sistema de controle interno de uma

organização, visando que os controles garantam:

• a salvaguarda do patrimônio;

42

• a confiabilidade dos sistemas contábeis, financeiros e operacionais;

• a otimização no uso dos recursos;

• a eficiência operacional;

• a adesão às políticas e normas internas, à legislação e às demais

orientações dos órgãos de controle governamental.

Neste contexto, a auditoria passa a ser um componente do sistema de

controle interno, como um serviço de apoio à administração, ou seja, passa a ser um

elemento de controle que mede e avalia os demais controles.

Ainda que o comitê do AICPA tenha incluído a auditoria interna nos controles

contábeis, o trabalho do auditor transcende tais controles. O Auditor atua sobre

todas as atividades da Administração Pública, tendo como ponto de referência para

os testes de auditoria a serem aplicados justamente o controle interno, ou seja, todo

o planejamento da auditoria deverá levar em consideração o grau de confiabilidade

do controle interno existente no órgão ou na entidade a ser auditada.

Deve-se considerar a auditoria interna governamental como o topo da

pirâmide do sistema de controle interno, uma vez que a mesma supervisiona,

normatiza, fiscaliza e avalia o grau de confiabilidade dos controles internos,

buscando garantir a eficiência e eficácia dos mesmos, sem com eles se confundir. É

uma parte especializada da auditoria que se dedica à fiscalização contábil,

financeira, orçamentária, operacional e patrimonial dos órgãos e das entidades da

administração pública, quanto à legalidade, à legitimidade, à economicidade, bem

como à fiscalização dos recursos repassados pelo Estado a título de Convênio,

Subvenções Sociais e Econômicas e demais formas de antecipações de recursos

legalmente admitidas, que têm como beneficiários os Municípios, Entidades Públicas

ou Entidades Privadas sem fins lucrativos.

Cruz (1997), considera que a evolução da auditoria pode ser classificada em

três etapas. Este autor destaca para cada uma destas etapas o principal resultado a

alcançar, conforme segue:

Auditoria Fiscalizadora – principal resultado a alcançar: certificar a adequação dos controles internos e apontar irregularidades, truques e fraudes detectados;

Auditoria de Gestão – principal resultado a alcançar: identificar desvios relevantes e apontar atividades e/ou departamentos fora do padrão de desempenho esperado;

Auditoria Operacional – principal resultado a alcançar: certificar a efetividade e oportunidade dos controles internos e apontar soluções

43

alternativas para melhoria do desempenho operacional. Medir o grau de atendimento das necessidades dos clientes e acompanhar, mediante indicadores do nível de eficiência e eficácia, o desvio em relação ao desafio-padrão.”

Portanto, ao contrário do controle interno tradicionalmente executado, a

auditoria interna, não faz parte necessariamente da estrutura ou das atividades

normais dos órgãos e entidades, embora isto seja possível.

Em regra, existe um órgão centralizador das atividades de auditoria interna

governamental, que atua sobre todos os demais órgãos e entidades.

O grau de confiabilidade dos controles internos é fundamental para o

trabalho do auditor interno. Da confiança que nele se obtiver dependerá todo o

enfoque, amplitude e natureza da auditoria a ser efetuada.

Dessa forma, se os controles internos de um órgão ou entidade da

administração pública forem satisfatórios, serão escolhidos procedimentos mínimos

numa extensão reduzida (pode ser adotada uma amostragem, ao invés de uma

auditoria completa). Por outro lado, se os controles internos se apresentarem

insatisfatórios, deficientes, o trabalho do auditor interno deverá ser o mais amplo

possível, com ênfase em todo o processo da execução orçamentária e contábil

(execução da receita e da despesa), especialmente quanto aos estágios do

recolhimento dos numerários por parte dos agentes arrecadadores, da licitação, do

empenhamento, da liquidação e do pagamento da despesa pública, bem como

quanto aos atos de pessoal e demais controles contábeis e administrativos.

Há que se considerar que as atividades de auditoria se sobrepõem às

atividades operacionais de um modo geral, inclusive sobre as atividades do controle

interno administrativo e contábil, ou seja, as primeiras normatizam, orientam,

fiscalizam, avaliam o grau de confiabilidade e controlam a eficiência e a eficácia das

segundas. Esta relação entre auditoria e controle é sintetizada na figura 4, a seguir:

44

Figura 4 - Sistema de Controle Interno

2.4.5 A auditoria interna: rotinas e objetivos segundo NBC-12

Normas brasileiras de contabilidade (NBC): A auditoria interna constitui o conjunto de procedimentos técnicos que tem por

objetivo examinar a integridade, adequação e eficácia dos controles internos e das

informações físicas, contábeis, financeiras e operacionais da Entidade.

A auditoria interna é de competência exclusiva de Contador registrado em

Conselho Regional de Contabilidade, nesta norma denominado auditor interno.

2.4.5.1 Procedimentos da Auditoria Interna

Os procedimentos de auditoria interna são os exames, incluindo testes de

observância e testes substantivos, que permitem ao auditor interno obter provas

suficientes para fundamentar suas conclusões e recomendações.

Os testes de observância visam a obtenção de uma razoável segurança de

que os controles internos estabelecidos pela administração estão em efetivo

Auditoria Interna:

normatização, orientação e fiscalização

Controles Administrativos Controles Contábeis

Sistema de Controle Interno

45

funcionamento, inclusive quanto ao seu cumprimento pelos funcionários da

Entidade.

Os testes substantivos visam à obtenção de evidência quanto à suficiência,

exatidão e relevância dos fatos. As informações que fundamentam os resultados da

auditoria interna são denominadas de "evidências", que devem ser suficientes,

fidedignas, relevantes e úteis, de modo a fornecerem base sólida para as

conclusões e recomendações.

2.4.5.2 Papéis de Trabalho

Os papéis de trabalho são o conjunto de documentos e apontamentos com

informações e provas coligidas pelo auditor interno que consubstanciam o trabalho

executado.

2.4.5.3 Fraude e erro

O termo "fraude" aplica-se a atos voluntários de omissão e manipulação de

transações e operações, adulteração de documentos, registros, relatórios e

demonstrações contábeis, tanto em termos físicos quanto monetários.

O termo "erro" aplica-se a atos involuntários de omissão, desatenção,

desconhecimento ou má interpretação de fatos na elaboração de registros e

demonstrações contábeis, bem como de transações e operações da Entidade, tanto

em termos físicos quanto monetários.

O auditor interno deve assessorar a administração no trabalho de prevenção

de erros e fraudes, obrigando-se a informá-la, de maneira reservada, sobre

quaisquer indícios ou confirmações de erros ou fraudes detectados no decorrer de

seu trabalho.

46

2.4.5.4 Planejamento da Auditoria Interna

O planejamento do trabalho de auditoria interna compreende os exames

preliminares da Entidade, para definir a amplitude do trabalho a ser realizado de

acordo com as diretivas estabelecidas pela administração.

O planejamento deve considerar todos os fatores relevantes na execução dos

trabalhos, especialmente os seguintes:

a) o conhecimento detalhado dos sistemas contábil e de controles internos da

Entidade e seu grau de confiabilidade;

b) a natureza, oportunidade e extensão dos procedimentos de auditoria

interna a serem aplicados;

c) a existência de Entidades associadas, filiais e partes relacionadas que

estejam no âmbito dos exames da auditoria interna;

d) o uso do trabalho de especialistas e outros auditores;

e) os ciclo operacionais da Entidade relacionados com volume de transações

e operações;

f) o conhecimento das atividades operacionais da Entidade, como suporte

para a análise eficaz dos procedimentos e sistemas de Contabilidade de

Custos que estão sendo aplicados para acompanhar e controlar o uso e o

consumo de recursos, visando verificar a existência de desvios em relação

às rotinas preestabelecidas;

g) o conhecimento da execução orçamentária, tanto operacional como de

investimentos, no sentido de verificar a exatidão de apropriação dos

valores, se os desvios estão sendo controlados e se as conseqüentes

ações corretivas estão sendo aplicadas.

O auditor interno deve documentar seu planejamento e preparar, por escrito,

o programa de trabalho, detalhando o que for necessário à compreensão dos

procedimentos que serão aplicados, em termos de natureza, oportunidade e

extensão.

Os programas de trabalho, estruturados de forma a servir como guia e meio

de controle, devem ser revisados e ou atualizados quando necessário.

47

2.4.5.5 Aplicação dos procedimentos de auditoria interna

Conforme já salientado, o auditor interno deve obter, analisar, interpretar e

documentar as informações físicas, contábeis, financeiras e operacionais para dar

suporte aos resultados de seu trabalho.

O processo de avaliação das informações contábeis compreende:

a) a obtenção de informações sobre todos os assuntos relacionados com os

objetivos e alcance da auditoria interna. As informações devem ser

suficientes, adequadas, relevantes e úteis no fornecimento de evidências

às conclusões e recomendações da auditoria interna:

a informação suficiente é factual e convincente, de tal forma que uma

pessoa prudente e informada possa entendê-la da mesma forma que o

auditor interno;

a informação adequada é aquela que, sendo confiável, propicia a

melhor evidência alcançável através do uso apropriado das técnicas de

auditoria interna;

a informação relevante é a que dá suporte às conclusões e

recomendações da auditoria interna;

a informação útil é a que auxilia a Entidade a atingir suas metas.

b) a aplicação dos procedimentos de auditoria interna, incluindo os testes e

técnicas de amostragem, e, onde praticável, deve ser definida

antecipadamente e ampliada ou alterada se as circunstâncias assim o

exigirem.

O processo deve ser supervisionado para alcançar razoável segurança de

que o objetivo do trabalho da auditoria interna está sendo atingido.

O auditor interno deve adotar procedimentos adequados para assegurar-se

que todas as contingências ativas e passivas relevantes decorrentes de processos

judiciais, reivindicações e reclamações, bem como de lançamentos de tributos e de

contribuições em disputa, foram identificadas e são do conhecimento da

administração da Entidade.

O auditor interno deve examinar a observância das legislações tributária,

trabalhista e societária, bem como o cumprimento de normas reguladoras a que

estiver sujeita a Entidade.

48

2.4.5.6 Documentação da Auditoria Interna

O auditor interno deve documentar, através de papéis de trabalho, todos os

elementos significativos dos exames realizados, que evidenciem ter sido a auditoria

interna executada de acordo com as normas aplicáveis.

Os papéis de trabalho devem ter abrangência e grau de detalhe suficientes

para propiciarem a compreensão do planejamento, da natureza, da oportunidade e

extensão dos procedimentos de auditoria interna aplicados, bem como do

julgamento exercido e do suporte das conclusões alcançadas.

Os papéis de trabalho devem ser elaborados, organizados e arquivados de

forma sistemática e racional.

Ao se utilizar de análises, demonstrações ou quaisquer outros documentos, o

auditor interno deve certificar-se de sua exatidão, sempre que integrá-los aos seus

papéis de trabalho.

2.4.5.7 Amostragem estatística e processamento eletrônico de dados

Ao determinar a extensão de um teste de auditoria interna de método de

seleção dos itens a serem testados, o auditor interno pode empregar técnicas de

amostragem estatística.

O auditor interno deve dispor de conhecimento suficiente dos recursos de

PED e dos sistemas de processamento da Entidade, a fim de avaliá-los e planejar

adequadamente seu trabalho.

O uso de técnicas de auditoria interna que demande o emprego de recursos

de PED, requer que o auditor interno as domine completamente, de forma a

implementar os próprios procedimentos ou, se for o caso, orientar, supervisionar e

revisar os trabalhos de especialistas.

49

2.4.5.8 Normas relativas ao relatório do auditor interno

O relatório é o instrumento técnico pelo qual o auditor interno comunica os

trabalhos realizados, suas conclusões, recomendações e as providências a serem

tomadas pela administração.

O relatório deve ser redigido com objetividade e imparciabilidade, de forma a

expressar claramente os resultados dos trabalhos realizados.

O relatório do auditor interno é confidencial e deve ser apresentado ao

superior imediato ou pessoa autorizada que o tenha solicitado.

O auditor interno deve, no seu relatório, destacar, quando for o caso, as áreas

não examinadas, informando os motivos pelos quais não as contemplou. Considerações Finais

Com a realização da revisão da literatura específica sobre a área de controle

interno e auditoria interna, pode-se ter uma visão geral da complexidade dos

trabalhos e da responsabilidade que os profissionais assumem no exercício de

cargos ou funções na administração pública federal .

Diante do contexto desta revisão literária, torna-se relevante conhecer os

procedimentos e práticas de prestação de contas nas IFES, bem como as orientações para o cálculo dos indicadores de gestão, segundo a Decisão nº

408/2002 - TCU e que passaram a ser incluídos nos Relatórios de Gestão das

Instituições Federais de Ensino Superior (IFES) a partir de 2002. Os procedimentos

e práticas, bem como as orientações para cálculo serão apresentados no capítulo 4.

50

3 METODOLOGIA DO ESTUDO

Neste capítulo são destacados os principais passos da metodologia utilizada

para a preparação deste trabalho, que inclui tipo de estudo e, plano amostral.

3.1 CARACTERIZAÇÃO DA PESQUISA

Uma pesquisa é considerada como "o processo de descobrir respostas para

os problemas mediante a utilização de procedimentos científicos." (GIL, 2002, p.36),

ou ainda, pesquisar "não é apenas procurar a verdade; é encontrar respostas para

questões propostas, utilizando métodos científicos". (MARCONI e LAKATOS, 2002,

p.15).

Do ponto de vista dos procedimentos técnicos, a pesquisa pode ser (GIL,

2002):

Pesquisa Bibliográfica: quando elaborada a partir de material já publicado,

constituído principalmente de livros, artigos de periódicos e atualmente com material

disponibilizado na Internet.

Análise Documental: Pesquisa Documental ou de Gabinete que consiste em

recolher, analisar e interpretar as contribuições teóricas já existentes.

Segundo Witter (1997, p.22), a pesquisa documental é aquela cujos objetivos

ou hipóteses podem ser verificados através de análise de documentos bibliográficos

ou não bibliográficos, requerendo metodologia (coleta, organização, análise de

dados) compatíveis com os mesmos. As fontes documentais, muitas vezes, são

capazes de proporcionar ao pesquisador dados relevantes, evitando a perda de

tempo com levantamentos de campo, sem contar que em muitos casos, só é

possível a investigação social a partir de documentos

Do ponto de vista de seus objetivos Gil (2002) destaca a pesquisa

exploratória, como aquela que visa proporcionar maior familiaridade com o

problema com vistas a torná-lo explícito ou a construir hipóteses. Envolve

levantamento bibliográfico e análise de exemplos que estimulem a compreensão.

Assume, em geral, as formas de Pesquisas Bibliográficas e Estudos Documentais.

51

Nesta dissertação utilizou-se desses conceitos visando responder aos

objetivos estabelecidos no início do trabalho. Trata-se de uma pesquisa bibliográfica

e documental mediante o emprego de procedimentos científicos (GIL, 2002, p.36). A

pesquisa bibliográfica utilizada compreende vários níveis : contabilidade pública,

gerencial, controle interno, auditoria e legislação específica. A esse tipo de

sistemática dá-se o nome de pesquisa exploratória (GIL,1995, p.38 e MARCONI e

LAKATOS, 2002, p.17).

3.2 DELINEAMENTO DA PESQUISA

Não existe obrigatoriamente um método que seja padrão para todo e qualquer

tipo de pesquisa. Independentemente da escolha do pesquisador, espera-se que o

método escolhido “seja coerente com a maneira como o problema foi formulado,

com os objetivos do projeto e outras limitações práticas de tempo, custo e

disponibilidade de dados. O projeto pode combinar o uso de mais de um método.

(ROESCH, 1999, p.126).

Importante para o processo é que sejam estabelecidos limites para a

investigação tais como assunto, extensão ou uma série de fatores. Por outro lado,

"nem sempre há necessidade de limitação, pois o próprio assunto e seus objetivos

podem estabelecer limites". (MARKONI e LAKATOS, 2002, p.27).

Foram observados os seguintes limites para a pesquisa documental , quais

sejam:

a) Setorial: INSTITUIÇÃO FEDERAL DE ENSINO SUPERIOR - UFF

b) Temporal: 2004

c) Espacial: Estado do Rio de Janeiro – RJ

3.3 REVISÃO DE LITERATURA

Conforme Medeiros (1997, p.40), a pesquisa bibliográfica caracteriza-se como

documentação indireta. Além da pesquisa bibliográfica, pode-se realizar uma

52

pesquisa de documentos de primeira mão que ainda não foram objetos de pesquisa.

De acordo com Gil (1995, p.42), "pesquisas bibliográficas seriam aquelas

desenvolvidas a partir das contribuições dos diversos autores a cerca de

determinado assunto, mediante consulta a livros, opúsculos, periódicos etc."

Já Marconi e Lakatos (2002, p.66) consideram que a pesquisa bibliográfica,

ou de fonte secundárias, abrangem toda a bibliografia já tornada pública em relação

ao tema de estudo, desde publicações avulsas, boletins, jornais, revistas, livros,

pesquisas, monografias, teses, material cartográfico etc., até meios de comunicação

orais: rádio, gravações em fita magnética e audiovisuais: filmes e televisão.

Foram coletadas informações disponíveis do Ministério da Educação (MEC)

e no portal da Universidade Federal Fluminense(UFF), conseguidas mediante

acesso à Internet, referentes ao Controle Interno nas Instituições Federais de Ensino

Superior.

3.4 ESTUDO DOCUMENTAL

O estudo de caso, representa o modo de investigação desta pesquisa, já que o

pesquisador procura analisar à execução financeira e orçamentária da UFF,

observadas as regras relativas ao controle interno nas IFES.

3.5 DEFINIÇÃO DA AMOSTRA

Dentre todo o universo a ser estudado, escolhe-se uma parte dele que seja

representativa, ou seja, a amostra é um subconjunto da população por meio da qual

é possível estimar suas características. (GIL, 1995, p.72 e MARKONI e LAKATOS,

1996, p.28).

53

3.5.1 Apresentação do documento analisado

Analisou-se o Relatório de Gestão da Universidade Federal Fluminense, no

ano de 2004, tendo como foco a execução financeira e orçamentária dos Programas

de Governo da UFF. www.uff.br

3.5.2 Determinação do universo e da amostra

O Relatório de Gestão da Universidade Federal Fluminense – UFF, relativo

ao ano de 2004, constitui o universo desta pesquisa documental, sendo os

Resultados da Execução Financeira e Orçamentária dos Programas de Governo

apresentados no Relatório de Gestão a amostra escolhida.

3.6 PLANO AMOSTRAL

3.6.1 Metodologia aplicada na seleção da amostra

A Amostra Resultados da Execução Financeira e Orçamentária dos

Programas de Governo seguiu dois critérios:

- Critério de Representatividade

Considerou-se que a Universidade Federal Fluminense – UFF é uma

instituição de ensino pública federal de grande porte. Além da instituição

cumprir normas legais, outras recomendações e propostas foram

implementadas no sentido da efetiva responsabilidade e das obrigações

desta Instituição de Ensino.

– Critério de Ambiência

54

A ambiência, neste contexto, significa o espaço de mobilização em torno

da idéia de trabalho, que se dinamiza a partir das diversas possibilidades

de interação, ação pedagógica, produção intelectual e pesquisa, quando o

profissional assume compromissos fundamentais com a instituição em que

trabalha.

O ambiente no qual o pesquisador desenvolve carreira acadêmica serviu de

incentivo para pesquisar a realidade do órgão em que trabalha.

3.7 OPERACIONALIZAÇÃO

No Relatório de Gestão foram apreciadas as operações da instituição em

seus aspectos relativos ao orçamento autorizado pelo Congresso Nacional para a

Universidade Federal Fluminense. Em relação aos recursos financeiros dos

Programas de Governo, foram realizadas análises críticas dos resultados

alcançados pela Universidade, conforme o detalhamento da execução da despesa

realizada pela gestão no ano de 2004.

55

4 PRESTAÇÃO DE CONTAS NAS IFES Considerações Iniciais

Este capítulo aborda os procedimentos e práticas nas prestações de contas

nas IFES, e as orientações para o cálculo dos indicadores de gestão segundo o

TCU – Tribunal de Contas da União, delineados, respectivamente pela Instrução

Normativa SF/MF Nº 02, de 20 de dezembro de 2000, apresentada no portal do

Ministério de Educação e Cultura e pela Decisão nº 408/2002 do Tribunal de Contas

da União

4.1 PROCEDIMENTOS E PRÁTICAS DE PRESTAÇÃO DE CONTAS NAS IFES

A Instrução normativa SF/MF Nº 02, de 20 de dezembro de 2000, define, em

seu Art. 2º, item IX, o processo de prestação de contas como:

[...] processo formalizado pelo titular da entidade da administração indireta, compreendendo as autarquias, fundações instituídas e mantidas pela União, empresas públicas, sociedades de economia mista e demais empresas controladas direta ou indiretamente pela União, bem como empresas encampadas ou sob intervenção federal, órgãos e entidades que arrecadem ou gerenciem contribuições parafiscais, de investimentos e outros fundos e dos órgãos ou entidades administradas sob contrato de gestão. A Prestação de Contas será elaborada com suporte da unidade de contabilidade analítica da entidade, com objetivo de demonstrar a boa e regular aplicação dos recursos utilizados e os resultados obtidos, na conformidade das leis, regulamentos e normas emanadas das autoridades administrativas competentes e conterá dados e informações pertinentes aos atos de gestão orçamentária, financeira, patrimonial e operacional e à guarda de bens e valores públicos, devendo ser encaminhada à respectiva unidade de controle interno, pelo titular da entidade.

A Prestação de Contas, ainda de acordo com o item supracitado, poderá ser:

A. Anual – levantada ao final do correspondente exercício financeiro; até

setenta e cinco dias contados da data do encerramento do correspondente

exercício financeiro.

B. Extraordinária - quando ocorrer a extinção, cisão, fusão, incorporação,

transformação, liquidação ou privatização de entidades da administração

56

indireta, inclusive das fundações instituídas e/ou mantidas pelo Poder

Público Federal; até noventa dias, contados da data de extinção, cisão

dissolução, transformação, liquidação, privatização, fusão ou

incorporação.

De maneira geral, os processos de tomada e de prestação de contas são

constituídos por: 1) rol de responsáveis; 2) demonstrações financeiras exigidas em

lei; 3) relatório de gestão e 4) relatório de auditoria.

As prestação de contas das autarquias e fundações públicas estão

regulamentadas pela Medida Provisória nº 2.087-29, de 22 de fevereiro de 2001,

atualizando a legislação pertinente.

O Art. 1º, desta Medida Provisória prevê que os recursos financeiros de todas

as fontes de receitas da União e de suas autarquias e fundações públicas, nas quais

se incluem as IFES, serão depositados e movimentados exclusivamente por

intermédio dos mecanismos da conta única do Tesouro Nacional. A MP estabelece

também, no Art. 2º, as regras para aplicação financeira dos recursos.

Art. 2º - A partir de 01 de janeiro de 1999, os recursos dos fundos, das

autarquias e das fundações públicas federais não poderão ser aplicados no mercado

financeiro.

Já, no Parágrafo 4º deste artigo, abre-se exceção, no que se refere às

receitas próprias.

§ 4º As autarquias e fundações públicas, os fundos por elas administrados,

bem como os órgãos da Administração Pública Federal direta, poderão manter na

conta única do Tesouro Nacional, em aplicações a prazo fixo, disponibilidades

financeiras decorrentes de arrecadação de receitas próprias, na forma

regulamentada pelo Ministério da Fazenda.

No que se refere às mantenedoras de instituições de ensino superior sem

finalidade lucrativa, o artigo 5º do decreto 3.860, de 9 de julho de 2001, diz que estas

publicarão, para cada ano civil, suas demonstrações financeiras certificadas por

auditores independentes e com parecer do respectivo conselho fiscal (TRIGUEIRO,

2006).

Este conjunto normativo estabelece, portanto a forma e o critério que rege o

processo de prestação de contas das IFES, como instituições públicas,

especialmente no que concerne a parte propriamente orçamentária de tal processo.

Contudo, há muitos outros aspectos, que precisam ser, igualmente considerados, e

57

atinge todo o ambiente do ensino superior brasileiro, no momento. (TRIGUEIRO,

2006).

Trata-se da prestação de contas dos serviços realizados e dos resultados dos

trabalhos sob a responsabilidade de tais instituições. O que está em questão, nesse

sentido, é algo que vai além do aspecto meramente orçamentário e jurídico,

atingindo a qualidade do ensino, a formação dos recursos humanos e o emprego

adequado dos recursos financeiros em atividades de pesquisa e extensão

(TRIGUEIRO, 2006).

4.2 ORIENTAÇÕES PARA O CÁLCULO DOS INDICADORES DE GESTÃO

DECISÃO TCU Nº 408/2002-PLENÁRIO - VERSÃO REVISADA EM

MARÇO/2004

Este documento apresenta informações sobre as origens, a forma de

apuração e as finalidades dos indicadores de desempenho que foram fixados pela

Decisão nº 408/2002 - TCU - Plenário e que deverão ser incluídos nos Relatórios de

Gestão das Instituições Federais de Ensino Superior (IFES) a partir de 2002.

A Decisão determinou ainda a constituição de Grupo de Contato, formado por

representantes do Tribunal de Contas da União, da Secretaria de Educação Superior

– SESu/MEC e da Secretaria Federal de Controle Interno – SFC. São dois os

objetivos do Grupo de Contato: orientar as IFES na implantação padronizada do

conjunto inicial de indicadores e definir plano de ação com vistas a aprimorá-los.

Esse conjunto inicial foi selecionado com base em auditoria de natureza

operacional realizada na Universidade de Brasília. Essa fiscalização teve por

objetivo a seleção e a apuração de indicadores que pudessem retratar aspectos

relevantes do desempenho das instituições de ensino superior. Posteriormente, a

sistemática foi testada em cinco outras instituições, a saber: Fundação Universidade

do Amazonas - FUA, Universidade Federal de Pernambuco - UFPE,Universidade

Federal de Goiás - UFGO, Universidade Federal do Rio de Janeiro - UFRJ e

Universidade Federal do Rio Grande do Sul - UFRGS.

A adoção desse conjunto como parte integrante do Relatório de Gestão foi

decorrente de trabalho que consolidou os resultados das seis auditorias realizadas,

58

e cujo relatório foi apreciado pelo Tribunal por meio da referida Decisão n° 408/2002

– TCU - Plenário. A etapa subseqüente, sob a responsabilidade do Grupo de

Contato, visa padronizar a implantação dos indicadores nos próximos relatórios de

gestão das IFES.

A análise realizada quando do processo de consolidação das auditorias

evidenciou algumas limitações e cuidados que devem acompanhar a utilização e

interpretação dos resultados obtidos. Devido à grande heterogeneidade apresentada

pelas IFES, o conjunto de indicadores, pela sua simplicidade, mostrou-se incapaz

de, isoladamente, permitir conclusões sobre o desempenho das instituições. Com

essa perspectiva como ponto de partida, a Decisão do TCU não teve por objetivo a

obtenção de dados para avaliação da condução gerencial da IFES. Tão pouco há

intenção de estabelecer classificação hierárquica e alternativa de instituições,

duplicando-se o trabalho já sistematicamente realizado pela SESu.

O que se pretende, com a inclusão desses dados nos relatórios de gestão, é

a construção de série histórica para acompanhar a evolução de aspectos relevantes

do desempenho de todas as IFES, o que poderá indicar, ao longo dos anos, a

necessidade de aperfeiçoamentos em áreas específicas, ou mesmo a correção de

eventuais disfunções. As informações gerenciais extraídas desse acompanhamento

deverão servir de subsídio para selecionar áreas a serem estudadas com maior

profundidade pelos Controles Interno e Externo. Essa seleção orientará trabalhos

como a análise das Contas do Governo e auditorias de natureza operacional,

direcionadas à identificação de boas práticas e de oportunidades de melhoria na

gestão. No mesmo sentido, esses dados poderão ser utilizados pelo Ministério da

Educação, no monitoramento já realizado das ações e resultados das IFES. Espera-

se também que o acompanhamento da evolução desses indicadores possa ser útil

como ferramenta de apoio à necessária auto-avaliação institucional.

Embora reconhecendo que os indicadores devem ser considerados apenas

como ferramenta auxiliar no acompanhamento do desempenho das entidades, o

propósito último deste trabalho é contribuir para o aprimoramento da gestão das

instituições federais de ensino superior. Para alcançar esse objetivo, é

imprescindível a participação efetiva dos envolvidos.

Nesse contexto, espera-se contar com a colaboração de todas as IFES para

informar os indicadores definidos pelo TCU, o que deverá ser feito em anexo ao

relatório de gestão.

59

Considerando que o conjunto de indicadores fixados pela Decisão n°

408/2002 será objeto de aprimoramento, os valores apurados bem como outros

dados, informações e considerações pertinentes à questão e integrantes desse

anexo não deverão ser objeto de divulgação na internet, durante essa fase

preliminar de implantação.

Finalmente, é importante a participação das IFES no sentido de garantir a

integridade dos dados apresentados e, principalmente, contribuir com sugestões

para o aprimoramento da forma de cálculo adotada ou a inclusão de novos

indicadores que possam ser agregados ao conjunto, de forma a refletir com maior

precisão aspectos de eficiência e economicidade das atividades acadêmicas. Por

exemplo, podem ser incluídos indicadores específicos dos hospitais universitários.

A orientações para o cálculo dos indicadores e as fórmulas para cálculo dos

indicadores de desempenho das IFES são apresentadas, a seguir, conforme consta

na Decisão do TCU.

60

Figura 5 - Orientações para o cálculo dos indicadores

O custo corrente será aquele realizado entre 01/01 e 31/12 do exercício,

independentemente do ano letivo.

61

• Devem ser subtraídas as despesas com os afastamentos para servir em

outro órgão ou entidade, mandato eletivo, e estudo ou missão no exterior (Título III,

Capítulo V, da Lei nº 8.112/90), incluindo-se, se for o caso, afastamento para estudo

no país.

• Não devem ser subtraídas despesas de pessoal em licença para

capacitação (Título III, Capítulo IV, Seção VI, da Lei nº 8.112/90), ou em licença para

tratamento de saúde, licença gestante, adotante ou paternidade e licença por

acidente em serviço (Título VI, Capítulo II, Seções IV, V e VI, da Lei nº 8.112/90).

• Não devem ser subtraídas as despesas com pessoal cedido que forem

reembolsadas pela entidade a qual foi cedido o servidor.

(2) NÚMERO DE ALUNOS

• São considerados no cálculo todos os alunos registrados no ano letivo

referente ao exercício em cursos de:

a) graduação, ministrados nos turnos diurno e noturno;

b) pós-graduação stricto sensu: mestrado e doutorado;

c) residência médica;

• os dados semestrais devem ser somados e divididos por dois;

• não devem ser incluídos alunos ou participantes de atividades de extensão

e de especialização;

• não devem ser considerados alunos de mestrado profissionalizante;

• não devem ser incluídos alunos de cursos a distância.

(2.1) AG = total de alunos regularmente matriculados na graduação

APG = total de alunos na pós-graduação stricto sensu, incluindo-se alunos

de mestrado e dedoutorado

AR = alunos de residência médica

(2.2) Número de Alunos da Graduação em Tempo Integral (AGTI): É calculado pela fórmula:

AGTI = Σtodos os cursos ⎨(NDI∗ DPC)(1+ [Fator de Retenção]) + ((NI - NDI)/4)∗ DPC⎬

NDI = Número de diplomados, no ano letivo referente ao exercício, em cada curso

DPC = Duração padrão do curso

NI = Número de alunos que ingressaram, no ano letivo relativo ao exercício, em

cada curso

62

Fator de Retenção calculado de acordo com metodologia da SESu

(2.3) Número de Alunos Equivalentes da Graduação (AGE)

AGE = Σtodos os cursos ⎨(NDI∗ DPC)(1+ [Fator de Retenção]) + ((NI - NDI)/4)∗ DPC⎬ ∗

[Peso do grupo em que se insere o curso]

NDI = Número de diplomados, no ano letivo referente ao exercício, em cada curso

DPC = Duração padrão do curso

NI = Número de alunos que ingressaram, no ano letivo relativo ao exercício, em

cada curso Fator de Retenção e Peso do grupo calculados de acordo com

metodologia da SESu

(2.4) Número de Alunos Tempo Integral de Pós - Graduação (APGTI) e de

Residência (ARTI) Para o cálculo de alunos tempo integral, os alunos de mestrado, doutorado e

residência devem ser computados com peso dois:

APGTI = 2 APG e ARTI = 2 AR

(3) NÚMERO DE PROFESSORES

Deve ser considerado como referência o docente de tempo integral (40

horas/semana, com ou sem Dedicação Exclusiva - DE), convertendo-se

proporcionalmente os que se enquadrem em outros regimes de dedicação:

Figura 6 – Regime de dedicação dos professores

Número de professores =

(+) professores em exercício efetivo, inclusive ocupantes de funções gratificadas e

cargos comissionados

(+) substitutos e visitantes

(-) professores afastados para capacitação ou cedidos para outros órgãos e/ou

entidades da administração pública em 31/12 do exercício

63

• Como professores devem ser considerados apenas aqueles que trabalham no

ensino superior (graduação, pós-graduação stricto sensu e residência).

• Professores que atuam exclusivamente no ensino médio de escolas vinculadas à

IFES não devem contar como professores.

(4) NÚMERO DE FUNCIONÁRIOS

Deve ser considerado como referência o servidor de tempo integral (40

horas/semana), convertendo-se proporcionalmente os que se enquadrem em outros

regimes de trabalho.

Figura 7 – Regime de trabalho funcionários

Número de funcionários =

(+) servidores técnico-administrativos vinculados à Universidade

(+) contratados sob a forma de prestação temporária de serviços

(-) funcionários afastados para capacitação ou cedidos para outros órgãos/entidades

da administração pública em 31/12 do exercício

(5) CONCEITO CAPES PARA PROGRAMAS DE PÓS – GRADUAÇÃO Deve ser considerado o conceito da última avaliação realizada pela CAPES, cujos

valores podem variar de 1 a 7, sendo que, para os programas que oferecem apenas

o Mestrado, a nota máxima é 5, enquanto que, para os programas que também

oferecem Doutorado, a nota máxima é 7.

Para obter o Conceito CAPES da IFES, deve ser feita a média aritmética dos

conceitos CAPES de todos os programas de pós-graduação stricto sensu (com

mestrado ou com mestrado e doutorado) da instituição que tenham sido objeto de

avaliação.

64

(6) QUALIFICAÇÃO DO CORPO DOCENTE Para qualificar o corpo docente, é aplicada, ao número de professores (professores

em exercício efetivo + substitutos + visitantes - professores afastados para

capacitação ou cedidos para outros órgãos e/ou entidades da administração pública

em 31/12 do exercício), a seguinte ponderação:

Figura 8 – Qualificação dos docentes

Nesse cálculo não deve ser considerado o regime de trabalho (20h ou 40h

semanais) do professor.

(7) NÚMERO DE DIPLOMADOS E NÚMERO DE INGRESSANTES NA GRADUAÇÃO

Para o número de diplomados (NDI), deve-se considerar o número de

concluintes (que completaram os créditos, mesmo não tendo colado grau) dos

cursos no ano letivo correspondente ao exercício, somando-se o número de

concluintes nos dois semestres do ano.

Se o número de diplomados do 2º semestre do ano X não estiver disponível,

em decorrência de atraso no calendário letivo, devem ser utilizados no cálculo o

número de diplomados do 2º semestre do ano X-1 e número de diplomados do 1º

semestre do ano X.

Os alunos dos cursos em extinção devem ser considerados normalmente,

enquanto houver turmas regulares concluindo o curso.

Para o cálculo dos ingressantes, deve ser considerado o ano do suposto

ingresso dos estudantes que se graduam no exercício, com base na duração padrão

prevista para cada curso.

Assim, para o caso de cursos anuais com duração de 4 anos, deve ser

considerado o número de ingressantes de quatro anos letivos atrás; para cursos com

65

duração de 5 anos, devem ser considerados os ingressantes de cinco anos letivos

atrás.

Nº total de alunos ingressantes = NI4 + NI5 + NI6

NI4 = Número de ingressantes do exercício letivo de quatro anos letivos atrás,

referentes ao cursos com duração prevista de 4 anos

NI5 = Número de ingressantes do exercício letivo de cinco anos letivos atrás,

referentes ao cursos com duração prevista de 5 anos

NI6 = Número de ingressantes do exercício letivo de seis anos letivos atrás,

referentes ao cursos com duração prevista de 6 anos

No caso de cursos semestrais, o cálculo dos ingressantes deve considerar os dois

semestres de suposto ingresso dos estudantes que se graduam nos dois semestres

do exercício em questão, com base na duração padrão prevista para cada curso.

Assim, para cursos com duração de 8 semestres (4 anos), devem ser

considerados os ingressantes de oito semestres atrás, em relação aos dois

semestres do ano letivo em análise; para cursos com duração de 10 semestres (5

anos), devem ser considerados os ingressantes de dez semestres atrás, em relação

aos dois semestres do ano letivo em análise.

Nº total de alunos ingressantes = NI8 + NI10 + NI12

NI8 = Número de ingressantes dos dois semestres há oito semestres, referentes ao

cursos com duração prevista de oito semestres (ex: para concluintes em 2002,

devem ser considerados os ingressantes do 2º semestre/98 e do 1º semestre/99);

NI10 = Número de ingressantes dos dois semestres há dez semestres, referentes ao

cursos com duração prevista de dez semestres (ex: para concluintes em 2002,

devem ser considerados os ingressantes do 2º semestre/97 e do 1º semestre/98);

NI12 = Número de ingressantes dos dois semestres há doze semestres, referentes

ao cursos com duração prevista de doze semestres (ex: para concluintes em 2002,

devem ser considerados os ingressantes do 2º semestre/96 e do 1º semestre/97).

Com esse procedimento, que é referente ao cálculo do indicador IX – Taxa de

Sucesso na Graduação - TSG, não há ingressantes de cursos novos que ainda não

tiveram turmas regulares de concluintes (turmas que tenham concluído os créditos

na duração padrão curso). Esses cursos não devem ser considerados nesse

indicador.

OBSERVAÇÃO: PARÂMETROS REFERENTES A ATIVIDADES DE EXTENSÃO E ESPECIALIZAÇÃO

66

No conjunto mínimo fixado pela Decisão no TCU, não há indicadores que

explicitamente contemplem as atividades de extensão e especialização. Como essas

ações podem ser bastante heterogêneas nas diferentes IFES, é recomendável que,

a critério da instituição, esse conjunto proposto pelo TCU seja acrescido de alguns

indicadores (até dois ou três) que reflitam tais atividades. Os indicadores acrescidos

poderão vir a ser considerados na etapa de avaliação e aprimoramento do conjunto

de indicadores do TCU, com vistas a sua possível inclusão no conjunto atualmente

válido.

Considerações Finais

O trabalho de acompanhamento e avaliação desenvolvido pelo MEC – Ministério

de Educação e Cultura é de fundamental importância, condicionando toda a política de

recredenciamento de cursos e de criação de novas IFES.

Em relação á orientação dos cálculos, segundo Decisão do TCU, é importante

que os indicadores adicionais propostos sejam passíveis de apuração e verificação,

sejam comparáveis e reflitam com confiabilidade aspectos da realidade acadêmica,

especialmente quanto a atividades de extensão e especialização.

O perfil da Universidade Federal Fluminense e a composição do processo de

prestação de contas na UFF serão apresentados no capítulo 5.

67

5 UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE – UFF

Neste capítulo será apresentado o perfil da Universidade Federal Fluminense

- UFF, e a composição do processo de prestação de contas nessa Instituição de

Ensino. As informações que passam a compor o perfil da Universidade encontram-

se disponibilizadas no Relatório de Gestão – 2004, no portal da Universidade (

www.uff.br) .

5.1 PERFIL DA UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE

Figura 9 – A UFF no Estado do Rio de JANEIRO Fonte: Relatório de Gestão. UFF. 2004

A instituição:

A UFF está sediada no município de Niterói, RJ. Suas Unidades estão

situadas em vários bairros da cidade, de forma isolada e em três campi:

Valonguinho, Gragoatá e Praia Vermelha. Além da atuação em sua sede, a

universidade atende, ainda, a várias regiões do interior fluminense, ministrando

cursos, de graduação e/ou pós-graduação, em outros municípios do Estado do Rio

de Janeiro (vide mapa abaixo). Sua atuação se estende também a outras regiões do

68

país, como o município de Oriximiná, no Estado do Pará, onde são desenvolvidos

projetos de extensão na Região Amazônica.

Como suporte às suas atividades acadêmicas a universidade conta com:

Biblioteca Central e 23 Setoriais, Hospital Universitário, Laboratório Universitário,

Centro de Assistência Jurídica, Clínica Veterinária, Serviço de Psicologia Aplicada,

Dispensário-Escola, Farmácia Universitária, Núcleo Experimental (no município de

Iguaba, RJ) e Fazenda-Escola (no município de Cachoeiras de Macacu,RJ).

A Universidade Federal Fluminense conta, atualmente, com um contingente

de 22.766 alunos, distribuídos em 58 cursos de graduação (na sede e fora da sede),

116 Cursos de Pós-Graduação Lato Sensu, 43 Programas de Pós- Graduação

Stricto Sensu - 21 de Mestrado/Doutorado e 22 de Mestrado - e em dois colégios

agrícolas de ensino médio e técnico. Desenvolve centenas de projetos e programas

de pesquisa e extensão abrangendo as mais diversas áreas das ciências, letras,

artes e cultura, em Niterói e outras cidades do Estado do Rio. Atividades

descentralizadas, que garantem a integração da Universidade com a sociedade,

levando educação, prestando serviços e propiciando o intercâmbio e a difusão de

informação e conhecimento.

O espaço físico:

O espaço físico do patrimônio imobiliário da universidade está distribuído em

três campi, em três localizações assim definidas: em vários bairros de Niterói, em

outros municípios do Estado do Rio de Janeiro e no Estado do Pará.

Dados gerais:

A Universidade Federal Fluminense -UFF, CNPJ 28.523.215/0001-06, é uma

Entidade Federal Autárquica, vinculada ao Ministério da Educação e está sediada na

Rua Miguel de Frias nº 9, Icaraí, Niterói , Rio de Janeiro, CEP: 24 220 000, telefones

2629-5000/5001, fax 2629-5207 e endereço eletrônico ww.uff.br.

O código de Gestão da UFF é 15.227 e, abaixo, estão relacionadas suas

unidades gestoras e Estados onde estão sediadas:

Unidade Avançada José Veríssimo da UFF - PA

Universidade Federal Fluminense - RJ

Hospital Universitário Antonio Pedro - RJ

Divisão de Orientação Alimentar da UFF - RJ

69

Colégio Técnico Agrícola I.B. Borges da UFF - RJ

Colégio Agrícola Nilo Peçanha - RJ

Curso de Pós-Graduação em Geoquímica da UFF - RJ

Pró-Reitoria de Pesquisa e Pós-Graduação da UFF - RJ

Instituto de Física da UFF - RJ

A UFF foi criada pela Lei 3.848 de 18 de dezembro de 1960, instituída

conforme a lei 3.958 de 13 de setembro de 1961 e reestruturada nos termos do

Decreto n.º 62.414. Tem por finalidade:

• manter, desenvolver e aperfeiçoar o ensino nas unidades que a integram,

bem como promover outras atividades necessárias à plena realização de

seus objetivos;

• promover a pesquisa filosófica, científica e tecnológica, literária e artística;

formar pessoal para o exercício das profissões liberais e técnico-científicas

e de magistério, bem como para o desempenho de altas funções na vida

pública e privada;

• estender à comunidade, sob a forma de cursos e serviços especiais, as

atividades de ensino e os resultados da pesquisa;

• cooperar com as entidades públicas e privadas na realização de trabalhos

de pesquisa e serviços técnico-profissionais, visando ao desenvolvimento

fluminense;

• estimular os serviços relativos à formação moral e histórica da civilização

brasileira, em todos os seus aspectos;

• desenvolver o espírito universitário; e

• desenvolver harmonicamente e aperfeiçoar em seus aspectos moral,

intelectual e físico a personalidade dos alunos.

Seu Regimento e Estatuto foi aprovado pelo Conselho Federal de Educação

conforme Parecer Nº 2/83, sendo homologado através da Portaria Ministerial n.º 177

de 2/5/83 e publicado no Diário Oficial da União de 5/5/83.

70

Figura 10 - Administração Superior da Universidade

- Órgãos Colegiados Superiores –

.Conselho Universitário (CUV), órgão supremo de deliberação coletiva;

.Conselho de Ensino e Pesquisa (CEP), órgão eminentemente

71

técnicoacadêmico; .Conselho de Curadores (CUR), órgão que fiscaliza as

atividades econômicofinanceiras da Universidade, os quais desenvolvem

atividades que lhes são peculiares, tendo como unidade de apoio comum

aos três a Secretaria Geral dos Conselhos Superiores.

- Gabinete do Reitor (GAR) - Responsável pela Administração Central da

Instituição, está interligado a todos os Setores da Universidade. Sua

finalidade é a de desenvolver ações que garantam o suporte necessário

para que cada um dos segmentos da atividade-meio (administração) possa

realizar suas atividades visando ao êxito das atividades-fim (ensino,

pesquisa e extensão).

- Pró-Reitorias – Órgãos de assessoramento ao Reitor e implementação da

política universitária, são em número de quatro:

• Pró-Reitoria de Assuntos Acadêmicos – PROAC– tem por finalidade

empreender ações que visem à ampliação e ao aprimoramento da

qualidade do ensino de graduação, do sistema acadêmico administrativo,

o desenvolvimento de ações que viabilizem a discussão e a construção

dos projetos políticopedagógicos dos cursos de graduação, bem como

procede ao acompanhamento e à administração da vida escolar do

estudante, desde sua entrada na Universidade até a sua colação de grau

e registro de seu diploma.

• Pró-Reitoria de Pesquisa e Pós-graduação – PROPP – tem como

propósito gerenciar, subsidiar e incentivar o desenvolvimento da pesquisa

e pósgraduação na Universidade, garantindo sua qualidade em todos os

níveis, quer na formação de pessoal como na produção de conhecimento

técnico-científico.

• Pró-Reitoria de Extensão – PROEX – tem como função promover,

organizar, estimular e implementar programas e projetos de extensão de

caráter institucional,que contemplem o estudo e a proposição de soluções

para as grandes questões da sociedade, em âmbitos municipal, estadual,

regional e nacional.

• Pró-Reitoria de Planejamento – PROPLAN – é responsável pelo núcleo de

informações da Universidade, pelo orçamento/execução financeira, e pelo

planejamento e desenvolvimento institucional.

-Superintendências - Visam complementar a estrutura regimental da

72

Administração Superior da Universidade, são em número de duas:

• Superintendência de Administração - órgão de planejamento e gerência

de obras, manutenção do patrimônio, compras e contratos correlatos,

para atender às necessidades de funcionamento e modernização da

estrutura organizacional de diversos setores da administração

universitária.

• Superintendência Recursos Humanos - responsável por todas as

questões que dizem respeito ao equilíbrio das relações de trabalho e

desenvolvimento humano e profissional no âmbito da Universidade.

Órgãos de Administração Acadêmica

Correspondem aos quatro Centros Universitários - de Estudos Gerais, de

Estudos Sociais Aplicados, Tecnológico e de Ciências Médicas – com suas

Unidades – Escolas , Faculdades e Institutos - Departamentos de Ensino e

Coordenações de Cursos.

O espaço físico:

O espaço físico do patrimônio imobiliário da universidade está distribuído

geograficamente em diferentes regiões da cidade de Niterói (três campi e unidades

isoladas), do Estado do Rio de Janeiro e no Estado do Pará.

Em Niterói, a UFF abrange várias áreas da cidade, sendo que o maior

conglomerado de Unidades de Ensino situa-se no Campus do Gragoatá, no bairro

de São Domingos, próximo ao centro da cidade. Outras Unidades, como o Hospital

Universitário Antonio Pedro, a Faculdade de Veterinária e a Faculdade de Farmácia,

dentre outras, se localizam fora dos campi, nos bairros Centro, Vital Brasil e Santa

Rosa, respectivamente.

Relatório de atividades

Gabinete do Reitor

Considerando as atribuições e competências do Gabinete do Reitor, como

órgão de administração cuja finalidade é impulsionar e apoiar ações voltadas para o

pleno desenvolvimento da Instituição, destacamos algumas atividades que,

diretamente ligadas ao Gabinete, mereceram destaque no ano de 2004:

a) Pólo Universitário de Rio das Ostras (PURO)

73

Visando enfatizar a política de interiorização, foram iniciadas, a partir da

assinatura do convênio firmado entre a Prefeitura Municipal de Rio das Ostras e a

Universidade Federal Fluminense, as atividades de implantação do Pólo

Universitário que constaram nesta, 1ª etapa, do Vestibular Isolado / 2004 e das

atividades do Grupo de Trabalho (GT-PURO) especialmente designado para

impulsionar o projeto.

b) Criação do Banco de Dados do Serviço de apoio Técnico do GAR -SAT/G

No decorrer de 2004, o Serviço de Apoio Técnico do GAR (SAT/GAR) deu

início à elaboração de seu Banco de Dados, acessado on-line através da sua página

na Internet, com a divulgação de todos os Protocolos de Intenções, Convênios e

Termos Aditivos, realizados desde 1994, contendo data de assinatura, vigência,

órgão executor, etc. É possível procurar parcerias, dentre outras maneiras, pelo

nome do partícipe, o que facilita a consulta e beneficia, tanto o corpo discente na

busca por estágios quanto os demais setores acadêmicos da Universidade na busca

por intercâmbios e Acordos de Cooperação Técnico- Científica. No mesmo site é

possível obter informações sobre os atuais ocupantes de cargos com mandato dos

Centros Acadêmicos, Diretores de Unidade, Coordenadores de Curso, Chefes de

Departamento, etc, onde são mostradas as respectivas datas de início e término do

mandato, portaria de nomeação ou designação e outros dados pertinentes. A página

ainda disponibiliza cópia de modelos de instrumentos mais comuns para facilitar a

realização de novas parcerias, uma breve estatística das parcerias realizadas

durante os últimos anos e um formulário de sugestões, dúvidas ou comentários,

onde os interessados podem obter respostas e/ou encaminhamentos para suas

questões.

Atualmente em fase final de experimentação, o banco de dados do SAT/GAR

fica no endereço eletrônico www.gar.uff.br/garsat/index.html

c) Divulgação das Ações e Projetos da UFF na Mídia Televisiva.

Em parceria com o Canal 36 da NET e sob os auspícios do GAR, a Pró-

Reitoria de Extensão e o Núcleo de Comunicação Social realizaram diversas e

esclarecedoras entrevistas com Pró-Reitores, Superintendentes, Pesquisadores,

Diretores de Centros e Unidades, Coordenadores de Cursos, Diretores do CTAIBB e

CANP, dentre outros, visando fornecer à comunidade, através deste veículo de

74

massa, informações voltadas às ações desenvolvidas pela UFF e pouco conhecidas

em sua amplitude pela sociedade.

Estas entrevistas de cunho informativo, proporcionaram esclarecimentos

importantes ao Programa “Alerta Niterói”, cujo alvo maior é a educação como grande

alicerce para a cidadania. Apresentado por servidores vinculados à UFF, este

programa presta relevantes serviços à sociedade e, principalmente à comunidade

universitária e niteroiense.

d) Atividades de Cunho Internacional

No decorrer de 2004, a Assessoria para Assuntos Internacionais - AAI/GAR -,

dando continuidade a sua função de promover a integração da Universidade Federal

Fluminense com instituições acadêmicas de outros países, promoveu/apoiou

eventos e realizou inúmeras atividades visando tal aproximação.

Como uma das etapas deste processo, durante este ano, foi identificada uma

demanda junto aos técnicos administrativos da UFF de domínio mais efetivo da

língua inglesa, o que possibilitaria uma atuação mais produtiva no intercâmbio com

outras instituições estrangeiras. Neste sentido, a AAI, a PROPP e a SRH se uniram,

com o apoio do PROLEN, para oferecer cursos de inglês - nos níveis básico e

avançado - a estes servidores.

Dentre outras atividades a serem destacadas, estão a participação da AAI/GAR nos

seguintes eventos:

– Seminários organizados pelo FAUBAI (Fórum de Assessores para Assuntos

Internacionais das Universidades Brasileiras);

– Na sede do CRUB em Brasília, quando foram amplamente discutidas as

Interfaces da Cooperação Internacional. Nesta reunião a Assessora para

Assuntos Internacionais da UFF foi eleita representante suplente na

coordenação da regional Sudeste do FAUBAI. Além destas duas reuniões,

destacam-se duas outras, a saber;

– O Seminário sobre Educação Internacional, que ocorreu entre 18 e

19/11/2004, na sede da reitoria da UNESP-SP, quando houve uma

discussão sobre Educação Internacional, notadamente nos EUA;

– No II Congresso Euro-Latinoamericano de Universidades, entre 06 e

09/07/2004, na UFMG, em Belo Horizonte, MG. Este evento, que contou

com a participação do Reitor da UFF, reuniu Universidades brasileiras,

latino-americanas e européias para discutir a temática Universidade:

75

Cooperação Internacional e Diversidade, no qual foram debatidas as

formas de interação entre nações, notadamente aquelas decorrentes da

cooperação entre Universidades.

Com o propósito de aumentar a participação da Universidade em atividades

internacionais, foram feitas nos meses de junho e agosto apresentações da

AAI/GAR em reuniões de coordenadores de pós-graduação da UFF. Na primeira

foram apresentados alguns temas, anteriormente divulgados pelo Ministério de

Educação Superior (MES) cubano, nos quais Cuba revelou interesse em

desenvolver colaboração com o Brasil. A AAI organizou, posteriormente, um

seminário com Prof. Vitor Molina, do MES de Cuba, no qual formam discutidos estes

e outros temas de interesse de pesquisa conjunta Brasil- Cuba.

Outra atividade desta assessoria, em conjunto com a CPCT da PROPP, foi a

realização de seminários fomentando o desenvolvimento de projetos de cooperação

com impacto científico, acadêmico e social relevante e que permitam a afirmação da

UFF como protagonista dentro do cenário acadêmico internacional, com uma

decisiva contribuição para o desenvolvimento local.

Aproveitando o fato de que desde, 2000, a terceira semana de novembro vem

sendo celebrada como a semana de educação internacional e, por extensão, o mês

de novembro é considerado mês da cooperação internacional, a AAI promoveu

neste mês, com o apoio da PROPP, o evento Ações De Cooperação Internacional

na UFF, visando a expansão da cooperação internacional. Neste encontro estiveram

presentes representantes de consulados da França e da Alemanha, divulgando a

educação na Europa, o nível de internacionalização já atingido e as modificações a

serem implementadas para seguir as metas do protocolo de Bolonha.

Ainda neste âmbito, dois convênios de cooperação assinados entre a UFF e

instituições estrangeiras merecem destaque: Com a École Nationale Superieure

Louis Lumière, que motivou uma cerimônia de recepção ao diretor da referida

instituição no teatro da UFF e o convênio com a Universidade de Maryland, com a

qual a UFF tem uma antiga colaboração e que lidera, pelo lado americano, o projeto

CAPES-FIPSE anteriormente mencionado. A cerimônia de assinatura deste último

convênio teve lugar na Academia Brasileira de Ciências.

Destacam-se, ainda, a assinatura de protocolos e convênios de cooperação,

alguns novos e outros retomados, entre a UFF e as seguintes instituições de ensino

superior:

76

a) Deutsche Hochschule für Verwaltungswissenschaften Speyer,Alemanha.

b) Universidade Agostinho Neto, Angola.

c) Universidad Nacional de Sur, Argentina.

d) 4.Universidad Mayor Real e Pontifícia de San Francisco Xavier de

Chuquisaca, Bolívia.

e) Instituto Superior Técnico José Antonio Echeverría, Cuba.

f) Université Paris X - Nanterre, França.

g) École Nationale Supérieure Louis Lumière, França.

h) Université Michel de Montaigne - Bordeaux III, França.

i) Université de Versailles/Saint-Quentin-en-Yvelines, França.

j) Université Marc Bloch – Strasbourg II, França.

k) Universitatea Dunarea de Jos - Galati, Romênia.

l) Instituto Politécnico de Lisboa, Portugal

m) Universidade Portucalense Infante D. Henrique, Portugal.

n) Universidade de Évora,, Portugal

o) University of Maryland, EUA.

p) Stockholm University, Suécia.

A AAI/GAR vem, também, desenvolvendo a tarefa de prestar atendimento a

universitários interessados em participar de cursos oferecidos por instituições de

ensino superior fora do Brasil, bem como a universitários estrangeiros interessados

em estudar na UFF. Além disso, recepciona representantes de Universidades e

entidades estrangeiras em visita à UFF e participa ativamente de eventos

organizados pela UFF com caráter internacional.

Graduação:

A Pró-Reitoria de Assuntos Acadêmicos-PROAC, responsável pelo ensino de

graduação, tem o papel de facilitadora, aglutinadora e propulsora das atividades-fim,

visando a construção de um projeto acadêmico institucional para o ensino de

graduação na Universidade, suas atividades são desenvolvidas com o princípio da

indissociabilidade entre o ensino, a pesquisa e a extensão. Em 2004, registraram-se

153 projetos, tendo sido validados pelos departamentos 115, e 190 produtos de

ensino, sendo validados 135. A partir de novembro deste mesmo ano, com o objetivo

de dar visibilidade e socializar esses projetos e produtos, implantou um sistema de

77

cadastramento on-line aberto continuamente para cadastramento, validação e

consulta dos usuários. Assim, a comunidade acadêmica passou a contar com uma

ferramenta de busca que possibilita não só localizar esse material, como também

acessá-lo imediatamente após seu cadastramento e validação.

Além das ações inerentes, pode-se destacar algumas das seguintes

atividades desenvolvidas pelo gabinete da Pró-Reitora:

- Programa Integrado de Empreendedorismo e Inovação na UFF

- GT Empreendedorismo, o qual se constrói na perspectiva de integração das

competências e visões complementares sobre empreendedorismo e

inovação presentes em diferentes áreas na Universidade: áreas envolvidas

na oferta de disciplinas regulares, em programas de extensão, em ações na

Incubadora de Empresas de Base Tecnológica, nas empresas juniores e na

prestação de serviços na área da saúde, dentre outras.

- Encontros UFF sobre Estágio e Reformulação Curricular - A Voz do

Estudante: tendo sido detectada a necessidade de discussão sobre a

política de estágio e seus desdobramentos. Em 2004, o Encontro, foi

realizado em conjunto com o Diretório Central dos Estudantes,

- Programa de Apoio Acadêmico-Científico (Pró-Aluno): foi constituído a partir

de uma parceria entre as Pró-Reitorias de Assuntos Acadêmicos, Extensão

e Pesquisa e Pós-graduação. Busca apoiar, de forma dinâmica, a

participação de alunos de graduação e pós-graduação em eventos

acadêmicos, científicos e culturais, contribuindo para sua formação plena

através da divulgação de seus trabalhos e do intercâmbio de experiências

acadêmicas.

- Articulação do grupo de professores, com objetivo discutir a forma de

participação institucional dos cursos de Saúde da UFF no Pólo de Educação

Permanente em Saúde: criados pelo Ministério da Saúde através da

Portaria 198, de 13/02/04. Os Pólos de Educação Permanente em Saúde

são espaços de interlocução onde todos os segmentos da área de saúde

podem estar representados.

Nestes espaços, busca-se atender à necessidade de transformar e

desenvolver o Sistema Único de Saúde, considerando a integralidade da atenção, a

78

educação no trabalho e a participação popular na formulação de políticas, dentre

outros aspectos.

Uma das ações executadas para promover o debate institucional foi a

realização, no dia 26 de agosto de 2004, do Encontro A Participação da UFF no Pólo

de Educação Permanente em Saúde: Propostas e Ações. O Encontro objetivava

esclarecer a comunidade acadêmica pertinente sobre o Pólo de Educação

Permanente em Saúde e como dele participar, além de avaliar a possibilidade da

UFF participar atividades de outras locorregiões além da sua (Metropolitana

II/Baixada Litorânea).

- Programa UFF de Ações Afirmativas de Inclusão Social: face às

desigualdades sociais presentes em nosso país, esse tem por objetivo

principal inserir a nossa Universidade no movimento mais amplo da

Sociedade, através da participação de seus diferentes atores. Para isso foi

formado um grupo de trabalho que tem por objetivo a constituição de um

Programa de Ações Afirmativas através do mapeamento das ações que

tenham um cunho de inclusão social e que sejam executadas dentro da

Universidade.

- Projeto PURO: apoio, tanto do ponto de vista da disponibilização de

infraestrutura quanto, com relação à discussão acadêmica ao projeto de

criação de Pólo de Rio das Ostras (PURO). O trabalho realizado teve como

referência a abordagem da interiorização como projeto institucional, pois já

possuímos esta característica do ensino de graduação reconhecida na UFF,

sendo, apenas, realizada de outras formas. Outra referência adotada para a

proposição do Pólo foi a de que os cursos devem possuir a mesma

qualidade de ensino exigida nos cursos de graduação da sede. No ano de

2004, foram implantados 4 (quatro) cursos de graduação, a saber: Ciência

da Computação, Enfermagem, Psicologia e Serviço Social. Ainda no

corrente ano, mais 2 (dois) cursos a serem oferecidos no Pólo passaram a

integrar o vestibular: Produção Cultural e Engenharia de Produção.

79

Pesquisa e Pós-Graduação:

Pesquisa:

A pesquisa na UFF, articulada através de sua Pró-Reitoria de Pesquisa e

Pós-Graduação – PROPP, vem dando claras mostras de um maior amadurecimento.

Um dos dados concretos mais significativos é o número crescente na apresentação

de projetos de pesquisa, sejam eles individuais ou em grupos, junto aos órgãos de

fomentos nacionais e estaduais. Exemplificando, no Edital Universal do CNPq, a

UFF saltou de 28 projetos para 34 projetos aprovados, e os recursos captados

saltaram de R$ 581.874,48 para R$ 1.031.737,75. Outro é o aproveitamento destas

solicitações em ganhos reais dos projetos e a elevação no número de bolsistas de

produtividade do CNPq e Cientistas do nosso Estado (21 bolsistas). Esta pesquisa

encontra-se principalmente associada aos programas de Pós-Graduação e envolve

grupos em diversas áreas de conhecimento com competência reconhecida nacional

e internacionalmente. Neste sentido, observa-se um considerável crescimento em

alguns setores das Ciências Humanas, Ciências Exatas e da Terra, todos

beneficiados pelo aporte de recursos obtidos a partir das agências de fomento do

país. Na última atualização dos Grupos de pesquisa a UFF cadastrou um total de

358 grupos e cerca de 1200 linhas de pesquisas, compreendendo mais de 1000

pesquisadores.

O gerenciamento do “Programa Produção Científica Resultante de Projetos

PIBIC/CNPq,” teve como resultados em produção de 1.337 trabalhos conforme

discriminação adiante, por área do conhecimento, representando um aumento de

62,45 % em relação ao ano de 2003.

- Apresentação oral em eventos – 476 trabalhos

- Apresentação em eventos com resumo publicado – 403 trabalhos

- Apresentação em eventos com publicação integral do trabalho – 168

trabalhos

- Publicação em periódico nacional – 259 trabalhos

- Publicação em periódico internacional – 31trabalhos

A crescente atividade de pesquisa nos últimos anos tem se traduzido em um

aumento da demanda por bolsas de Iniciação Científica (PIBIC/CNPq, PET/CAPES,

UNIBANCO e UFF), sendo este número ainda muito aquém da necessidade da

80

atividade: 316 bolsas do PIBIC e 84 UFF. Certamente este é um número que deve

crescer e pretendemos atuar neste sentido para garantir um maior engajamento de

docente pesquisador com discentes que iniciam estas atividades.

Pós-graduação:

A Pró-Reitoria de Pesquisa e Pós-Graduação- PROPP, atua hoje junto a 43

Programas de Pós-Graduação stricto sensu (21 cursos de Doutorado e 43 de

Mestrado), que reúnem mais de 3.000 alunos. Nestes cursos, ingressam,

anualmente, cerca de 1.100 estudantes e, em 2004, a UFF aprovou 660 títulos de

pós-graduados entre mestres e doutores. Dentre as áreas de pesquisa mais

consolidadas e com maior impacto na comunidade científica, encontram-se os

programas de História, Física, Educação, Letras, Geoquímica e Química Orgânica.

Salienta-se aqui que o Programa de Geoquímica foi qualificado como Programa de

excelência, recebendo recentemente a nota 6 da CAPES. Vários dos cursos de

mestrado hoje estão em fase de planejamento dos respectivos cursos de

doutoramento como, por exemplo, Psicologia, Ciência de Arte, Engenharia de

Produção, dentre outros. Por outro lado, são aguardados resultados da divulgação

da CAPES dos cursos que submeteram em 2004 propostas de doutorado:

Engenharia Mecânica e Ciência Política.

Na avaliação do triênio 01/03, que foi realizada no decorrer de 2004, a UFF

conquistou uma elevação expressiva no conceito de vários de seus programas,

numa taxa da ordem de 20%. Neste sentido, os Programas de Higiene Veterinária e

Cirurgia Veterinária foram elevados de 4 para 5, assim como o Programa de

Geografia. Os cursos de Mestrado em Sociologia e Direito, Engenharia de Produção

e as Patologias Buco-Dental e Experimental, passaram de 3 para 4, o que ratifica o

empenho da UFF no aprimoramento de sua pós graduação.

Estes avanços foram amplamente divulgados na Universidade como estímulo

na busca de novas conquistas. Novos dados positivos ainda são esperados, pois é

aguardada a divulgação dos recursos que alguns cursos interpuseram para elevar

seus conceitos.

A PROPP também atuou com bastante êxito no estabelecimento do Convênio

firmado entre UFF e o MCT através do Programa de Pós-Graduação em Ciência da

Informação, o que permitiu atrair para UFF um Programa antes vinculado a UFRJ.

81

Salienta-se o fato de se tratar de um Programa conceito 5 da CAPES e bastante

respeitado em sua área de atuação. Já no segundo semestre, a UFF pode iniciar as

atividades do Programa com alunos de mestrado e doutorado selecionados na

condição de alunos da universidade.

Dois outros novos programas tiveram suas primeiras turmas abertas em

março de 2004: Engenharia de Telecomunicações - com um expressivo número de

inscritos (91) em comparação com o número de vagas abertas (20) - e o Mestrado

Profissionalizante de Enfermagem.

A UFF estende ainda sua atuação junto a 116 cursos de Pós-Graduação lato

sensu voltados à qualificação profissional em diversas áreas do conhecimento. Na

verdade, deste total, observa-se que da ordem de 95 tiveram editais lançados nos

dois últimos anos.

Extensão Universitária

A extensão na UFF é desenvolvida sob os auspícios da Pró-Reitoria de

Extensão-PROEX, que completa o seu segundo ano de gestão sob a ótica da nova

proposta política adotada, qual seja: foi acrescida à função administrativa de órgão

meio, com função de integração acadêmica, ação propositora e efetora das políticas

institucionais de relação com a sociedade.

Além disto, procurou-se divulgar as linhas políticas e a atuação da Extensão

da Universidade Federal Fluminense, junto às instâncias organizacionais da

instituição e também à sociedade como um todo.

Na função propositora e efetora das políticas institucionais, a PROEX

promoveu a identificação e captação de recursos financeiros/materiais junto a

órgãos governamentais e agências de fomento visando organizar, estimular e

implementar programas e projetos que contemplem o estudo e proposição de

soluções para as grandes questões da sociedade, em âmbitos municipal, estadual,

regional e nacional. Neste sentido, durante o ano de 2004, a PROEX conseguiu a

captação de recursos que atingiram o montante de R$ 666.494,00 (seiscentos e

sessenta e seis mil, quatrocentos e noventa e quatro reais), valor este que

praticamente dobrou o orçamento previsto destinado para as atividades da Pró-

Reitoria em 2004. Além disso, esta captação possibilitou a concessão de mais 196

(cento e noventa e seis) novas bolsas de Extensão, aumentando em 85% (oitenta e

cinco por cento) o número destas.

82

Em decorrência, o reconhecimento da atuação da PROEX-UFF

nacionalmente levou ao convite, feito pelo MEC, para participação da UFF nos

Programas Nacionais Experimentais, em conjunto com outras IFES de reconhecida

ação extensionista. Ainda neste âmbito, a UFF, através de três projetos

apresentados, foi uma das instituições de ensino superior selecionadas para as

atividades de retomada do PROJETO RONDON, do Ministério da Defesa, para o

ano de 2005, a ser realizado em onze municípios e distritos do Estado do

Amazonas.

No que diz respeito à integração acadêmica, a IX Semana de Extensão da

UFF – IX SEMEXT - como já em anos anteriores, integrou a Agenda Acadêmica da

universidade, cujo tema foi “Universidade, Ambiente e Qualidade de Vida”.

Durante a IX SEMEXT foram realizadas conferências, mesas-redondas e

apresentação de trabalhos de extensão. Houve um substancial aumento do número

de participantes no evento, de varias IFES regionais e nacionais, atingindo um total

de 4.260 (quatro mil duzentos e sessenta) inscritos, superando os de 2.416 (dois mil

quatrocentos e dezesseis) do ano anterior. Inscreveram-se, ainda, 663 (seiscentos e

sessenta e três) trabalhos de extensão, tendo sido selecionados para apresentação

426 (quatrocentos e vinte e seis), nas diversas modalidades, sendo 200 (duzentos)

pôsteres, 26 (vinte e seis) produtos, 191 (cento e noventa e uma) comunicações

orais e 9 (nove) vídeos.

Deste modo a PROEX cumpre o principal objetivo da Semana de Extensão

que é a divulgação da produção acadêmica e a ampliação e o aprofundamento de

reflexões relacionadas ao desenvolvimento de uma política Universitária

Extensionista de qualidade, de forma a buscar uma estratégia de enfrentamento das

necessidades emergentes da nossa sociedade.

Ainda com referência à integração acadêmica, foi importante e produtiva a

ida, em março, da missão da Administração Central à Unidade Avançada José

Veríssimo - UAJV no município de Oriximiná - PA. Nesta ocasião, durante quatro

dias, o Magnífico Reitor, o Chefe do Gabinete do Reitor, o Pró-Reitor de Extensão, o

Presidente da Fundação Euclides da Cunha de Apoio à UFF (FEC) e o Coordenador

do Programa Oriximiná realizaram reuniões de trabalho se inteirando dos problemas

da Unidade e analisando soluções. Destas reuniões, resultaram algumas ações que

propiciaram incremento expressivo nos trabalhos desenvolvidos por alunos e

professores dos cursos da UFF na Unidade.

83

Dentre elas é possível citar: a instalação, patrocinada pela FEC, de módulo

Internet, tipo banda larga, que proporciona, além de contato imediato da Direção

Administrativa da Unidade com Niterói, uma relação mais estreita entre os alunos

que desenvolvem atividades em projetos em execução na UAJV com os seus

orientadores, na sede dos cursos; a resolução de pendências de ordem

administrativa e orçamentária, inclusive com a decisão de se destinar um valor fixo

no orçamento universidade para a UAJV já a partir de 2005; a destinação de duas

vagas para o provimento do cargo de auxiliar administrativo, concurso público este

que se realizou em novembro; levantamento de necessidade de equipamentos para

o Hospital Maternidade São Domingos Sávio;e a doação, pela FEC, de livros de

Medicina e Enfermagem para a biblioteca básica da Unidade. Por outro lado, a representação da PROEX no Conselho de Ensino e

Pesquisa encaminhou propostas para a normatização da qualificação das Atividades

de Extensão e Bolsas de Extensão.

A quantidade e qualidade dos Programas e Projetos de Extensão produzidos

na UFF, de reconhecimento nacional, bem como o seu modelo de administração nas

atividades extensionistas, foram objetos do trabalho apresentado no II Congresso

Brasileiro de Extensão Universitária, trabalho este que recebeu a premiação em

“Gestão da Extensão Universitária”. A produção extensionista da UFF encontra-se

entre as duas maiores do país, produzindo no ano de 2004 cerca de 420

(quatrocentos e vinte) projetos, promovendo com a doação de 425 (quatrocentos e

vinte e cinco) Bolsas de Extensão.

No plano cultural e artístico, a PROEX, através o DDC - Departamento de

Difusão Cultural - promoveu mais de mil eventos e espetáculos, atingindo um público

estimado de cento e dez mil pessoas, conseguindo uma captação líquida da ordem

de R$ 170.000,00 (cento e setenta mil reais), valor este reinvestido no DDC, o qual

inclusive, promoveu a recuperação integral do sistema de refrigeração do Teatro

UFF.

Outros dados, referentes a resultados de setores vinculados à PROEX,

apresentam relatórios específicos, entretanto deve-se a destacar a produção do

NEPHU -Núcleo de Estudos e Projetos Habitacionais e Urbanos, que finalizou e

encaminho ao CUV processo referente à regularização fundiária e propriedade da

terra da comunidade da Lara Vilela. Ainda com relação ao NEPHU, a PROEX

reorganizou as suas instalações no prédio situado na Praça do Rink, no centro de

84

Niterói, edificação esta que foi remodelada para abrigar ainda a CAEX –

Coordenadoria de Apoio à Extensão e o Programa RUEP – Rede Universitários em

Espaço Popular, além de ceder instalações térreas para o Setor de Concursos da

Fundação Euclides da Cunha, tendo como contrapartida à destinação de recursos

originados da arrecadação destes concursos para o apoio a Projetos de Extensão.

O LabHial – Laboratório de Hialotecnia - vinculou-se administrativamente a

PROEX, tendo por finalidade a produção e recuperação de instrumentais vítreos e

afins, destinados aos laboratórios de ensino e pesquisa dos cursos de graduação,

pós-graduação e técnicos desta instituição; funcionar como campo de estágio e de

aulas práticas para alunos dos cursos de graduação e pós-graduação da UFF;

desenvolver atividades que possibilitem a formação profissional a pessoas da

comunidade externa; proporcionar o treinamento de servidores técnicos desta

instituição, visando à formação de técnicos especialistas em hialotecnia; e realizar

cursos técnicos de hialotecnia destinados ao Ensino Técnico. Neste sentido, a

PROEX promoveu uma visita técnica do Setor de Medicina do Trabalho da UFF,

visando diagnosticar e apresentar relatório das condições de trabalho, o qual

embasará os investimentos da Pró- Reitoria no LabHial para o ano de 2005.

Planejamento e Gestão:

Neste âmbito, sobressai o expressivo passo dado pela universidade - sob a

coordenação da Pró-Reitoria de Planejamento – Proplan -, ao concretizar seu Plano

de Desenvolvimento Institucional – PDI – que, em sua primeira etapa, busca

mapear, a partir de quatro áreas estratégicas – Graduação/Pós- Graduação,

Pesquisa/Extensão, Recursos Humanos e Planejamento e Gestão – Objetivos,

Ações e Metas a serem alcançadas no quadriênio 2005/2008. Assim, em janeiro do

corrente, os Conselhos Superiores da universidade, em reunião conjunta, aprovaram

o documento que formaliza os compromissos que nortearão os rumos da instituição

nos próximos anos. Dando seqüência a estratégia estipulada para construção do

plano, uma comissão representativa dos diferentes segmentos da universidade

trabalhou intensamente no decorrer de 2004 visando à construção de metas de curto

e médio prazo – vigência da atual etapa do PDI – que contemplassem os objetivos,

estratégias e ações contidas no documento aprovado pelos Conselhos Superiores

da universidade. Uma vez formulado este conjunto de metas, que traduzirão em

produtos os objetivos e ações preconizadas pelo PDI, a comissão estabeleceu um

85

Eixo Central de prioridades, sob a égide da Expansão de Vagas e Melhoria dos

Cursos, a ser implementada a partir de exercício de 2005. Para viabilizar tal

proposição a comissão de metas incorporou a participação de Pró-Reitores,

Superintendentes e Diretores dos Centros Universitários que formularam proposta

relacionando programas e projetos de diferentes setores – articulados ao Eixo

Central – a serem apoiados com os recursos disponibilizados ao PDI para seu

alavancamento inicial. Tal proposta será encaminhada aos Conselhos Superiores no

início do exercício de 2005 para formalização e execução já no referido exercício.

Tal procedimento, ao lado da reformulação da matriz de distribuição orçamentária

dos recursos destinados a universidade pela União, revelam o empenho da UFF em

tornar cada vez mais democrático e participativo o modelo de gestão acadêmico-

financeiro utilizado na instituição, num esforço de tornar mais efetivo e produtivo os

recursos cada vez mais escassos que são repassados à universidade.

Recursos Humanos:

Dentre as ações da Superintendência de Recursos Humanos, destacam-se,

dentre outras iniciativas, a participação no estudo e posterior adoção de medida de

redução do número de prestadores de serviços, o levantamento de lotação real de

todos os servidores da UFF, bem como as reuniões efetuadas com os Diretores dos

Centros Universitários divulgando o trabalho e buscando subsídios para uma ação

integrada entre a SRH e estes órgãos da universidade.

Externamente, a Superintendência participou ativamente dos trabalhos de

apreciação do novo plano de carreira dos técnicos administrativos e do modelo de

alocação de vagas, tanto para docentes como para técnicos, junto à Comissão de

Política de Recursos Humanos da ANDIFES.

Na área interna, o Departamento de Recursos Humanos realizou o Censo de

Servidores, um completo levantamento qualitativo e quantitativo, visando dotar a

UFF de um diagnóstico da sua força de trabalho. Como decorrência, em 2004 foram

treinados 1287 (35 %) servidores, superando, assim, a meta programada para este

ano que foi de 30 % do contingente.

No Departamento de Assuntos Comunitários, ressalta-se o funcionamento do

segundo refeitório do restaurante universitário, antiga reivindicação dos estudantes e

compromisso da Administração Superior. Esse novo refeitório permitiu de imediato o

86

atendimento sem filas dos estudantes, pois duplicou o número de lugares e do

próprio fornecimento das refeições.

O Departamento de Administração de Pessoal - DAP deu continuidade ao

trabalho de recuperação das fichas funcionais, serviço efetuado no arquivo do NDC,

em Jurujuba.

Infra-Estrutura:

As ações de infra-estrutura da universidade são articuladas no âmbito da

Superintendência de Administração e concentram a área de execução de projetos e

obras - reforma e construção de novos próprios para a universidade - além do setor

de compras e contratos correlatos de prestação de serviços à universidade.

Em março de 2004, devido à necessidade de dar continuidade a

modernização da estrutura organizacional da universidade, promoveu-se a uma

reorganização administrativa do órgão, sendo a estrutura da Superintendência

reformulada pela Portaria 32.473/04. Neste ato, alterou-se o nome do órgão, de

Superintendência Técnico-Administrativa - STA, para Superintendência de

Administração – DAS, criando-se a Coordenadoria de Material e Contratos e a

Coordenadoria de Arquitetura, Engenharia e Patrimônio, vinculadas diretamente a

esta.

Relatório de Obras:

1) Reforma do Prédio da Faculdade de Economia: concluída em 11/03/2004

a) Reforma e Modificação da área térrea do bloco C para permitir a

instalação da Coordenadoria de Seleção (COSEAC) e transformação de

duas salas de aulas em auditório no quarto andar do bloco B, no Campus

do Gragoatá.

b) Construção do Hospital Veterinário para animais de pequeno porte:

Em andamento, aguardando liberação do 2º Termo Aditivo, no valor de R$

244.898,86, com previsão de conclusão em 26/01/2005.

Análise das ações desenvolvidas em 2004:

As ações desenvolvidas no decorrer deste ano foram definidas a partir de um

conjunto de programas e projetos que buscaram, desde já, alinhar-se aos

87

parâmetros estabelecidos pelo PDI. Tal estratégia buscou uma primeira aproximação

e adequação aos preceitos estabelecidos no Plano de Desenvolvimento Institucional

da UFF (PDI), aprovado pelos conselhos superiores no início do corrente ano

(janeiro), cujas metas, com diferentes prazos, vêm sendo estabelecidas por uma

comissão composta por representante dos diferentes segmentos da comunidade

acadêmica, com o objetivo de balizarem as atividades da universidade já a partir do

exercício de 2005.

5.2 COMPOSIÇÃO DO PROCESSO DE PRESTAÇÃO DE CONTAS NA UFF

Os processos de contas serão compostos das seguintes peças:

A - Rol de responsáveis, observado o disposto no capítulo III do título II da IN TCU

47/2004; (DCF)

a) nome, completo e por extenso, e número do Cadastro de Pessoa Física do

Ministério da Fazenda (CPF/MF);

b) identificação das naturezas de responsabilidade, conforme descrito no artigo

anterior, e dos cargos ou funções exercidos;

c) indicação dos períodos de gestão, por cargo ou função;

d) identificação dos atos de nomeação, designação ou exoneração, incluindo a

data de publicação no Diário Oficial da União;

e) endereço residencial completo; e

f) endereço eletrônico, se houver.

A - Relatório de Gestão, emitido pelos responsáveis; (PROPLAN)

a. Dados Gerais da Universidade

b. Objetivos e Metas

c. Indicadores ou parâmetros de Gestão

d. Análise crítica do resultado alcançado

e. Medidas adotadas para sanear disfunções detectadas

f. Transferências de Recursos (Convênios e outros meios)

g. Controle das Entidades de Previdência Privada Patrocinadas

h. Projetos e Programas financiados com Recursos Externos

i. Projetos de Instituições beneficiadas por Renúncia Fiscal

88

j. Avaliação sócio-econômica das operações de fundos

k. Outras informações consideradas relevantes

l. Indicadores de desempenho calculados de acordo com o documento de

orientação específico: (Decisão TCU 408/2002)

I. Custo Corrente / Aluno Equivalente

II. Aluno Tempo Integral / Professor

III. Aluno Tempo Integral / Funcionário

IV. Funcionário / Professor

V. Grau de Participação Estudantil

VI. Grau de Envolvimento com Pós-Graduação

VII. Conceito CAPES/MEC para a Pós-Graduação

VIII. Índice de Qualificação do Corpo Docente

IX. Taxa de Sucesso na Graduação

C- Demonstrativos contábeis, exigidos pela legislação aplicável e necessários à

gestão orçamentária, financeira e patrimonial; (DCF)

a) Balanço Orçamentário previsto na Lei nº 4.320, de 17 de março de 1964;

b) Balanço Financeiro previsto na Lei nº 4.320, de 17 de março de 1964;

c) Balanço Patrimonial previsto na Lei nº 4.320, de 17 de março de 1964;

d) Demonstração das Variações Patrimoniais previsto na Lei nº 4.320, de 17 de

março de 1964;

e) Demonstrativo dos pagamentos de despesas de natureza sigilosa, incluindo

aqueles efetuados mediante suprimento de fundos;

D- Declaração expressa da respectiva unidade de pessoal de que os

responsáveis a que se refere o inciso I estão em dia com a exigência de

apresentação da declaração de bens e rendas de que trata a Lei nº 8.730, de 10 de

novembro de 1993; (DAP/SRH)

a) Indicação, para cada responsável arrolado nas contas, se está ou não em dia

com a obrigação de apresentação da declaração de bens e rendas de que trata a Lei

nº 8.730, de 10 de novembro de 1993, perante a respectiva unidade de pessoal.

E- Relatórios e pareceres de órgãos e entidades que devam se pronunciar sobre

as contas ou sobre a gestão da unidade jurisdicionada, consoante previsto em lei ou

em seus atos constitutivos; (AT , CUR, CUV)

a) Parecer do órgão de auditoria interna;

89

b) Relatório emitido pelo órgão de correição com a descrição sucinta das

Comissões de Inquérito e Processos Administrativos Disciplinares instaurados na

unidade jurisdicionada no período com o intuito de apurar dano ao Erário, fraudes ou

corrupção;

c) Demonstrativo sintético das Tomadas de Contas Especiais, cujo valor seja

inferior àquele estabelecido pelo Tribunal em normativo específico, emitido pelo

setor competente na forma do art. 7º da Instrução Normativa TCU nº 13, de 4 de

dezembro de 1996.

F- Relatório de auditoria de gestão, emitido pelo órgão de controle interno

competente; (CGU/RJ)

7- Certificado de auditoria, emitido pelo órgão de controle interno competente;.

(CGU/RJ)

8- Parecer conclusivo do dirigente do órgão de controle interno competente; e

(CGU/RJ)

9- Pronunciamento expresso do Ministro de Estado supervisor da unidade

jurisdicionada ou da autoridade de nível hierárquico equivalente sobre as contas e o

parecer do dirigente do órgão de controle interno competente, atestando haver

tomado conhecimento das conclusões nele contidas.

90

6 ANÁLISE DO RELATÓRIO DE GESTÃO DA UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE – UFF REFERENTE À EXECUÇÃO FINANCEIRA E ORÇAMENTÁRIA DO EXERCÍCIO DE 2004

Com o objetivo de procurar demonstrar se o modelo atual de Prestação de

Contas da UFF, cumpre com os aspectos legais, contribui ou não contribui com

informações gerenciais para a tomada de decisão, foi realizada uma análise da

execução do Orçamento da Universidade relativo ao exercício de 2004, uma das

principais peças do Relatório de Gestão e conseqüentemente do processo de

Prestação de Contas da Universidade Federal Fluminense.

Análise do Orçamento e Prestação de Contas da UFF:

Do orçamento executado pela Universidade Federal Fluminense, no exercício

financeiro de 2004, no montante de R$473.890.876,67(quatrocentos e setenta e três

milhões, oitocentos e noventa mil, oitocentos e setenta e seis reais e sessenta e sete

centavos) identifica-se a seguinte origem dos recursos:

Tabela 1 - Origem de Recursos

R$1,00 Fonte Valores %

TESOURO 464.287.059,06 97,97

RECURSOS PRÓPRIOS 7.701.524,61 1,62

CONVÊNIOS 1.902.293,00 0,41

Total executado 473.890.876,67 100,00Fonte: Relatório de Gestão. UFF, 2004.

Analisando a presente execução orçamentária constatou-se que 97,97% dos

recursos são provenientes de transferências do Tesouro Nacional; 1,62%

representam recursos diretamente arrecadados pela UFF referentes à prestação de

serviços a órgãos públicos e privados e a comunidade em geral; e 0,41% são

provenientes de diversos convênios assinados com órgãos públicos e privados.

Passou-se, então, à análise da execução dos Programas de Governo pela

Universidade Federal Fluminense

91

Analisou-se, a princípio, como foram aplicados os recursos transferidos pelo

Tesouro Nacional e, posteriormente, como foram aplicados os recursos diretamente

arrecadados, os chamados Recursos Próprios.

Já ao se analisar como os recursos transferidos pelo Tesouro Nacional foram

aplicados pela UFF, observou-se que a Instituição, para atender suas

necessidades, aplicou os recursos provenientes de transferência do Tesouro

Nacional da forma abaixo:

Tabela 2 – Transferências do Tesouro Nacional

R$1,00 Fonte/ Elemento de Despesa Valores %

Recursos de Tesouro 464.287.059,06 100,00

PESSOAL 424.697.812,00 91,47

CUSTEIO 38.520.742,06 8,30

CAPITAL 1.068.505,00 0,23Fonte: Relatório de Gestão. UFF, 2004.

Do total de recursos recebidos através de transferências do Tesouro Nacional

91,47% foram aplicados pela UFF no pagamento de Pessoal; 8,30% em Custeio da

Instituição (material de consumo, serviços públicos, manutenção, etc.); e 0,23%

foram aplicados na rubrica de Capital, que se refere à aquisição de bens

permanentes e na realização de obras de ampliação.

A seguir, passou-se a analisar, detalhadamente, os gastos realizados com

cada elemento de despesa para se identificar como os recursos foram aplicados

pela Universidade Federal Fluminense.

Notadamente, no que se refere, a gastos com Pessoal, verificou-se que este

representa a maior parcela de gastos da UFF.

Do total de gastos efetuados com Pessoal no montante de R$ 424.697.812,00

(quatrocentos e vinte e quatro milhões, seiscentos e noventa e sete mil, oitocentos e

doze reais) identificou-se a seguinte distribuição:

92

Tabela 3 - Gastos com Pessoal R $1,00

Elemento de Despesa Valores %

Total de Gastos com Pessoal 424.697.812,00 100,00

PESSOAL ATIVO 260.407.206,00 61,32

PESSOAL INATIVO 163.671.717,00 38,54

PRECATÓRIO 618.889,00 0,14Fonte: Relatório de Gestão. UFF, 2004.

Constatou-se também que 61,32% dos gastos realizados com Pessoal, foram

para atender ao pagamento de Pessoal Ativo; 38,54% ao pagamento de Pessoal

Inativo (aposentadorias e pensões ); e 0,14% foram utilizados no pagamento de

dívidas precatórias.

Passou-se, então, a analisar como os Recursos do Tesouro foram gastos nos

elementos de Despesa de Custeio e Capital. A tabela 4 demonstra a aplicação dos

recursos.

Tabela 4 – Despesa de Custeio e Capital

R$1,00 Elemento de Despesa Valores % TOTAL DE GASTOS COM CUSTEIO E CAPITAL 39.789.081,55 100,00Auxílio Alimentação dos Servidores 10.169.703,00 25,56Auxílio Transporte a Servidores 5.358.043,00 13,47Assistência Pré-escolar aos Dependentes de Servidores

974.697,00 2,45Capacitação do Servidor Público 150.154,00 0,38 Funcionamento dos Cursos de Graduação

19.831.263,94 49,84

Funcionamento da Educação Profissional 1.046.452,49 2,63 Ampliação dos Cursos de Graduação - Nova Iguaçu

949.997,12 2,39

Modernização e Recuperação das IFES e Hospitais Universitários

750.000,00 1,88

Modernização do Colégio Técnico Agrícola Ildefonso Bastos Borges(CTAIBB)

149.933,00 0,38

Funcionamento dos Cursos de Pós-Graduação

109.366,00 0,27

Funcionamento da Extensão Universitária 108.498,00 0,27Ensino a Distância 86.000,00 0,22Produção e Melhoria da Pesquisa Universitária e Difusão de seus Resultados

55.000,00 0,13

Aquisição de Instrumental – Estufas - CTAIBB 49.954,00 0,13Fonte: Relatório de Gestão. UFF, 2004.

93

Verifica-se que do total dos gastos realizados nos elementos de Despesa

Custeio e Capital, com recursos provenientes do Tesouro Nacional, 41,86%

representam despesas vinculadas também ao Pessoal da Instituição, ou seja, auxílio

Alimentação dos Servidores (25,56%), Auxílio Transporte a Servidores (13,47%),

Assistência Pré-escolar a Dependentes de Servidores (2,45%) e Capacitação do

Servidor (0,38%), restando o percentual de 58,14% do total das Despesas de

Custeio e Capital que foram efetivamente aplicados na manutenção das atividades

da Instituição, conforme demonstrado acima.

Ao reapresentar a tabela 2, incluindo as Despesas de Custeio vinculadas ao

auxílio Alimentação dos Servidores, Auxílio Transporte a Servidores, Assistência

Pré-escolar a Dependentes de Servidores e Capacitação do Servidor, no Gasto com

Pessoal obteve-se a seguinte distribuição, conforme pode ser observado na Tabela

5:

Tabela 5 - Transferências do Tesouro Nacional

R$1,00 Fonte/ Elemento de Despesa Valores %

Recursos de Tesouro 464.287.059,06 100,00

PESSOAL 441.353.521,30 95,00

CUSTEIO e CAPITAL 23.133.371,69 5,00Fonte: Relatório de Gestão. UFF, 2004.

A partir da análise da tabela 5, identificou-se que, efetivamente, apenas 5%

dos Recursos transferidos do Tesouro Nacional são utilizados no suprimento das

necessidades de custeio e capital (investimento) da Instituição.

Passou-se a analisar agora como foram aplicados os recursos diretamente

arrecadados pela UFF, ou seja, os chamados Recursos Próprios.

A Universidade Federal Fluminense, conforme demonstrado na tabela 1, auferiu no exercício financeiro de 2004, o montante de R$7.701,524, 61 ( sete

milhões, setecentos e um mil , quinhentos e vinte e quatro reais e sessenta e um

centavos) que representou o percentual de 1.62% do Orçamento total executado.

Os referidos recursos foram aplicados de acordo com a tabela 6, a seguir:

94

Tabela 6 - Aplicação de Recursos Próprios R$1,00

Fonte/ Elemento de Despesa Valores %

RECURSOS PRÓPRIOS 7.701.524, 61 100,00

Funcionamento de Cursos de Graduação 6.325.716,18 82,14

Modernização e Recuperação das IFES e Hospitais

Universitários

533.293,82 6,92

Funcionamento da Extensão Universitária 359.098,54 4,66

Funcionamento dos Cursos de Pós-Graduação

322.738,52 4,19

Funcionamento da Educação Profissional 83.662,79 1,09

Assistência Hospitalar a população (Unidade

Avançada José Veríssimo no Pará)

53.484,39 0,69

Acervo Bibliográfico 16.282,37 0,22

Capacitação do Servidor Público 7.248,00 0,09Fonte: Relatório de Gestão. UFF, 2004.

Conforme explicitado na tabela 6, identificou-se que a prioridade da gestão

foi aplicar a maior parte dos recursos diretamente arrecadados (82,14%) no

funcionamento dos cursos de graduação e na modernização e recuperação da IFES

e do Hospital Universitário (6,92%).

Pode-se, agora, comparar os dados apresentados na Tabela 1, onde as

Receitas Próprias representam apenas 1,62% do total do orçamento executado, com

os dados da Tabela 7, onde as mesmas representam 33% dos dispêndios em

Custeio e Capital.

Contatou-se, portanto, que embora as Receitas Próprias representem apenas

1,62% do orçamento total, na medida que 95% do orçamento é vinculado ao gasto

com Pessoal Ativo, Pessoal Inativo, Auxílio Alimentação dos Servidores, Auxílio

Transporte a Servidores, Assistência Pré-escolar aos Dependentes de Servidores e

Capacitação de Servidores, restam apenas 5% de todo o orçamento para a

aplicação em Despesas de Custeio e Capital da Instituição.

A realidade orçamentária da UFF permitiu ainda concluir que 95% dos

recursos estão fora do poder de decisão da Instituição e, na medida em que os

recursos para Custeio e Capital também são alocados por decisão do MEC,

95

seguindo matrizes históricas, a tomada de decisão, na realidade, recai apenas sobre

as Receitas Próprias, conforme demonstrado neste trabalho.

Ao se partir de uma análise onde as Receitas Próprias representavam apenas

1,62% de todo Orçamento para uma participação de 33% no montante de todo gasto

com Custeio e Capital, reafirmou-se que só sobre elas há liberdade de tomada de

decisão.

Tabela 7 - Relação Despesas de Custeio e Capital x Receita Própria

R$1,00 CUSTEIO e CAPITAL 23.133371,69 100%

RECEITA PRÓPRIA 7.701.524,61 33%Fonte: Relatório de Gestão. UFF, 2004.

Consideração Final

De acordo com a análise referente à execução financeira e orçamentária da

Universidade Federal Fluminense, do exercício de 2004, baseada no Relatório de

Gestão, e de acordo com o parecer da Auditoria Interna, referente à prestação de

contas desta Instituição, é lícito afirmar que o modelo atual cumpre os aspectos

legais e contribui com informações gerenciais para a tomada de decisão. E, como foi

demonstrado pela presente análise, pode-se também concluir que a liberdade de

tomada de decisão recai apenas sobre as Receitas Próprias.

96

7 CONCLUSÃO 7.1 CONCLUSÕES

Através da pesquisa bibliográfica, objetivou-se a apresentação da importância

dos controles internos. A importância dada ao se estabelecer objetivos para uma

instituição é a mesma que deve ser atribuída para desenvolver um sistema de

controle interno que seja confiável, que assegure a preparação oportuna das

informações e a proteção dos documentos, que otimize a utilização dos recursos e

que previna e detecte erros ou falhas.

O controle interno é um instrumento indispensável para o desenvolvimento de

qualquer tipo de entidade. Sua aplicabilidade tem caráter preventivo dentro da

organização.

Neste trabalho procurou-se enfatizar pontos importantes para a realização do

controle interno, enfocando diversos aspectos sobre o desempenho e os resultados

que este trará às atividades administrativas e operacionais da empresa.

Destacou-se que os controles internos contábeis estão direcionados ao

desenvolvimento de procedimentos que dêem proteção aos ativos e às informações

fidedignas geradas pela contabilidade. Enquanto isso, os controles administrativos

promovem a vigilância gerencial, bem como o respeito e a obediência às políticas

administrativas.

Vislumbra-se, assim, a importância do Controle Interno para a eficiência e

eficácia das atividades dentro da organização, auxiliando os administradores no

desempenho de suas atribuições, fornecendo-lhes análises, avaliações e

informações relativas às atividades operacionais e administrativas.

As expressões Sistema de Controle Interno, Controles Internos e Auditoria

Interna denotam conceitos diferentes, por isso não se confundem. A Auditoria

Interna é uma atividade de avaliação independente e de assessoramento da

administração, cujo objetivo é averiguar se os controles internos utilizados pela

Administração Pública estão funcionando de forma sistemática e integrada.

Como o Sistema de Controle Interno pode ser dividido em diversos sistemas,

pode-se ter então Órgão Central de controle para o Sistema Planejamento,

97

Orçamento, Administração Financeira, Contabilidade ou de Auditoria. Sendo esse

último o ápice do Sistema.

Assim, o controle interno é de suma importância para a Administração

Pública, pois para que essa possa tomar as decisões acertadas, é necessária a

existência de um forte sistema de controle que possibilite o acompanhamento da

execução dos programas de governo e a avaliação adequada dos resultados

obtidos.

Também é fundamental que o controle interno seja organizado e estruturado

de modo a propiciar ao controle externo o cumprimento de seu papel institucional de

forma eficiente.

O Sistema de Controle Interno como um todo é de grande valia para o

controle externo, no entanto o Órgão Central de Auditoria tem uma relevância ainda

maior, pois a este cabe realizar, de forma independente, as auditorias sobre a

gestão dos administradores e sobre os programas de governo.

A Auditoria Interna realizou na UFF, durante o exercício de 2004, análise e

conferência, por amostragem, das Demonstrações Contábeis envolvendo os

Balanços Gerais, Balancetes e outros documentos pertinentes ao SIAFI, com

emissão de relatórios e pareceres, trimestrais e anual. Os trabalhos realizados

tiveram como objetivo prestar suporte técnico e fornecer subsídios ao Conselho de

Curadores no cumprimento de suas atribuições estatutárias. Os trabalhos também

se estenderam no assessoramento e apoio às Comissões de Inventários de

Almoxarifados, Bens Móveis e Imóveis que resultou na criação de rotinas e

melhorias nos controles internos, bem como na compatibilidade com os valores

exarados no Balanço Patrimonial.

O estudo da execução orçamentária e financeira da Universidade Federal

Fluminense- UFF demonstrou que as informações geradas pelo Sistema de Controle

Interno, no qual o Orçamento se inclui, fornecem dados relevantes para a tomada de

decisão.

Através da análise da execução orçamentária e financeira identificou-se que a

UFF encontra-se com seu Orçamento praticamente engessado por um único

elemento de despesa, ou seja, a Despesa com Pessoal. Os outros recursos

disponíveis encontram-se, por sua vez , sendo aplicados de maneira pulverizada,

conforme demonstrado. Isso prejudica e dificulta não só o planejamento das ações

da administração como também impede a resolução da maioria dos problemas de

98

manutenção e investimento, tão necessária ao cumprimento dos seus objetivos

institucionais.

Ao analisar a participação das Receitas Próprias que representam apenas

1,62% no total do Orçamento da Universidade, verificou-se que na medida que 95%

dos recursos estão vinculados ao gasto com Pessoal e que os recursos para Custeio

e Capital são alocados pelo MEC, segundo matrizes históricas, ou seja, sobre estes

também não há liberdade de decisão. Na prática, identificamos que a liberdade de

tomada de decisão recai, apenas, sobre os Recursos Próprios.

Fica evidenciada a importância de serem criados novos mecanismos de

captação de recursos com a conseqüente ampliação dos já existentes pois, na

medida em que as Receitas Próprias representam 33% de todo gasto realizado em

Custeio e Capital, demonstram serem essenciais para o financiamento da

Universidade Federal Fluminense.

7.2 RECOMENDAÇÕES

De acordo com os dados e as informações contidas nesta pesquisa, e para

aprofundar os tópicos abordados são sugeridos alguns possíveis desdobramentos

para futuros estudos nos seguintes temas:

- os profissionais e instituições devem se propor a pesquisar, reunir, elaborar e

debater multidisciplinarmente as teorias sobre contabilidade pública, sistema de

controle interno e auditoria.

- os profissionais e instituições devem se propor a divulgar e auxiliar a

implementação de todo um conjunto de padrões técnicos, no campo da revisão de

controles internos, incluindo-se a legislação específica sobre controle interno e

auditoria na Administração Pública.

- o Relatório de Gestão da Universidade Federal Fluminense deve ser objeto de

efetiva análise pelos Conselhos Superiores com o objetivo de se avaliar a eficácia

dos resultados alcançados pela UFF.

- o Processo de Prestação de Contas deve ser também objeto de análise e avaliação

pelos Conselhos Superiores da UFF com o objetivo de se identificar efetivamente a

origem dos recursos orçamentários, como estão comprometidos e como são

99

utilizados.

- devem ser criados novos mecanismos de captação de recursos pela UFF, através

da prestação qualificada de serviços à sociedade em geral e da ampliação das

parcerias com a iniciativa privada e com as entidades públicas, tendo em vista que

somente sobre as Receitas Próprias há liberdade de tomada de decisão.

100

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