universidade estadual do oeste do paranÁ, … · para minhas amigas, parceiras nesta conquista,...
TRANSCRIPT
UNIVERSIDADE ESTADUAL DO OESTE DO PARANÁ, CAMPUS DE TOLEDO
CENTRO DE CIÊNCIAS SOCIAIS APLICADAS
CURSO DE SECRETARIADO EXECUTIVO BILÍNGÜE
KEYLLE APARECIDA MEIRA SPAGNOLLO
ELABORAÇÃO E IMPLANTAÇÃO DE UM PLANO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS
DA ESCOLA ESTADUAL PROFESSORA SHIRLEY SAURIN - PALOTINA/PR
TOLEDO
2009
KEYLLE APARECIDA MEIRA SPAGNOLLO
ELABORAÇÃO E IMPLANTAÇÃO DE UM PLANO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS
DA ESCOLA ESTADUAL PROFESSORA SHIRLEY SAURIN - PALOTINA/PR
TOLEDO
2009
Relatório Final de Estágio Supervisionado do curso de Secretariado Executivo Bilíngüe da Universidade Estadual do Oeste do Paraná – UNIOESTE, Campus de Toledo, como requisito parcial para a obtenção do grau de Bacharel em Secretariado Executivo.
Supervisor de Estágio: Professor(a) Fabiana Regina Veloso Bíscoli Ms.
AGRADECIMENTOS
Gostaria de agradecer a Deus por minha vida, saúde, força espiritual e
por tantas pessoas maravilhosas que tenho ao meu lado.
Ao meu esposo Edson, todo o meu amor e gratidão pelo incentivo, por
entender a minha ausência em tantos momentos, pelo seu companheirismo e
paciência.
Ao meu filho, Felipe, que nasceu ao início desta graduação, o meu perdão
por tantos momentos em que não pude lhe dar a atenção merecida e que tentarei ao
máximo retribuir esta falha para sempre, com todo o amor que eu possa dar.
A minha mãe, guerreira, quero dizer que vencemos. Por tudo o que
passamos juntas, pela esperança, força, amor incondicional, onde criou a mim e
minhas duas irmãs sozinha. Obrigada por persistir em todas as batalhas.
A minha querida amiga Suélen, por toda ajuda pessoal, profissional e por
este trabalho que, sem você, não seria o mesmo.
Para minhas amigas, parceiras nesta conquista, Francis, Gabriela e
Rogéria, em especial a Leila o meu muito obrigado pela amizade, pelo carinho, pela
ajuda na superação de dificuldades, pelo incentivo a não desistir, por toda força,
sempre estarão em meu coração.
A todos os funcionários da Escola Estadual Profª. Shirley Saurin,
especialmente a diretora Sandra de Macedo, pelo seu enorme coração, humanismo,
por contribuir para que este trabalho pudesse ser desenvolvido. Quero agradecer a
Sílvia Pavesi, Nilce Pandolfo e Cátia Sudbrack, companheiras de trabalho, pelo
profissionalismo, amizade e pelas sugestões.
Gostaria de agradecer a todos os professores do curso, por esta profissão
tão admirável e pela habilidade de ensinar, em especial, a professora Fabiana
Bíscoli, que me orientou durante este estágio, alguém muito especial que me ajudou
a superar as dificuldades e tive a oportunidade de conhecer.
A todas estas pessoas maravilhosas que conheci e que contribuíram para
a minha formação acadêmica meus agradecimentos. Posso dizer com toda certeza,
que nestes anos aprendi muito, e esta conquista é mais um dos objetivos que
alcancei em minha vida. Aprendi muito com este estágio, com os professores,
amigos e, com certeza, estes foram os melhores dias em minha vida!
ii
RESUMO
O objetivo deste trabalho foi elaborar um plano de gestão documental e desenvolver um manual de procedimentos para a manutenção do arquivo da Escola Estadual Profª Shirley Saurin – Palotina/PR, visando não só organizar os arquivos, mas também direcionar as ações da escola para a manutenção de uma rotina documental elaborada, com critérios de criação, guarda e destinação de documentos, através de instrumentos como a seleção de um método de arquivamento apropriado, a criação de um plano de classificação documental, de uma tabela de temporalidade e destinação e um Manual de Gestão de Documentos. Além disso, foi necessário desenvolver ações que viabilizassem a implantação destes instrumentos como a reestruturação dos arquivos existentes, criação de um controle de entrada e saída de documentos, o treinamento das pessoas envolvidas no processo e a aprovação do Manual nas instâncias pertinentes. Acredita-se que o Plano de Gestão de Documentos foi o resultado maior do trabalho de estágio obtendo êxito na sua realização, uma vez que foi elaborado de forma abrangente, contemplando o maior número possível das atividades previstas nas referências e ainda obteve a aprovação nas instâncias legais, sendo indicado pela Secretaria de Educação de Palotina para ser implantado nos próximos anos nas outras escolas estaduais do município, sob forma de consultoria.
Palavras chave: gestão de documentos, arquivo.
iii
ABSTRACT
The goal of this work was to elaborate a plan for a documental management file and to develop a handbook of procedures to maintain the archive of Profa Shirley Saurin’s – Palotina/PR school, willing not only to organize the archives, but also guide the school’s actions to maintain an elaborated documental routine. The criteria adopeted was the creation, storage and destination of documents, by using instruments such as the selection of a suitable method for archiving, the creation of a plan for documental rating, a table for timing and destination and a handbook of Documents Management file. Besides, it was necessary to develop actions to make the application of these instruments possible, such as the rearrangement of the preexistent archive, the creation of an input and output control of documents, the training developed for the personnel involved with the documents flow and the acceptance of the handbook by the appropriated jurisdiction. It is believed that the Documental Management Plan was the biggest achievement of the work and it was successfully accomplished, once it was elaborated in a wide way, reaching the highest number of the predicted activities that was earlier developed in the references, besides, it still gained the acceptance of appropriated legal jurisdiction, being indicated by the Educational Secretary of Palotina to be implemented within the next years at others statual schools of the city, as a consultancy.
Key words: documents management file, archive.
iv
RESUMEN
El objetivo de este trabajo fue elaborar un plan de gestión de documentos y desarrollar un manual de procedimientos para la mantenimiento de los archivos de la Escuela Estadual Profa Shirley Saurin – Palotina/PR, con la finalidad de organizar los archivos, además de servir conducir las acciones de la escuela y operacionalizar una rutina documental elaborada, con criterios de creación, conservación y destinación de los documentos por medio de instrumentos, tales como la selección de un método de almacenamiento apropiado, la creación de un plan de clasificación documental, una tabla de temporalidad y destinación y, además, crear un manual de Gestión de Documentos. También fue necesario desarrollar acciones que condujeran la implantación y organización de los archivos ya existentes, la creación de un control de entrada y salida de documentos, el entrenamiento de las personas encargadas de los procedimientos y la aprobación del Manual en las jurisdicciones adecuadas. Se cree que el Plan de Gestión de Documentos fue el mayor resultado de lo trabajo, obteniendo éxito en su realización, visto que él fue elaborado de manera ancha, alcanzando lo mayor número posible de las actividades previstas en las referencias e aun obtuve la aprobación de las jurisdicciones legáis, siendo indicado por la Secretaria de Educación de Palotina a ser implantado en los próximos años en las otras escuelas estatales de la ciudad, como una consultiva.
Palabras-clave: Gestión de documentos, archivo.
v
SUMÁRIO
1 INTRODUÇÂO ........................................................................................................... 1
2 OBJETIVOS ............................................................................................................... 3
2.1 OBJETIVO GERAL ......................................................................................................... 3
2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS .................................................................................. 3
3 JUSTIFICATIVA ......................................................................................................... 4
4 FUNDAMENTAÇÃO teóricA .................................................................................... 6
...................................................................................................................................... 6
4.1 ARQUIVÍSTICA E DOCUMENTAÇÃO .................................................................. 6
4.1.1 Princípios da arquivística ................................................................................................... 9
4.1.2 Exigências para um documento arquivístico .................................................................. 10
4.1.3 Documentos ..................................................................................................................... 13
4.2 GESTÃO DE DOCUMENTOS ............................................................................. 14
4.2.1 Gestão Eletrônica de Documentos - GED ....................................................................... 16
4.3 PLANO DE GESTÃO ......................................................................................... 20
4.3.1 Plano arquivístico ............................................................................................................. 20
4.3.2 Organização do arquivo ................................................................................................... 22
4.3.3 Métodos de arquivamento ................................................................................................ 23
4.3.4 Material para estrutura do arquivo ................................................................................... 26
4.3.5 Tabela de Temporalidade ................................................................................................. 28
4.3.6 Manual de gestão de documentos .................................................................................... 30
4.3.7 Legislação arquivística ..................................................................................................... 33
5 PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS ................................................................ 36
6 ANÁLISE DA ORGANIZAÇÃO E INTERPRETAÇÃO DOS DADOS COLETADOS
..................................................................................................................................... 38
6.1 DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL .................................................................................... 38
6.2 CULTURA ORGANIZACIONAL E POLÍTICAS DA ESCOLA ............................................................ 39
6.3 OPERACIONALIZAÇÃO DO ESTÁGIO .............................................................. 42
6.3.1 Análise da estrutura e avaliação dos documentos ............................................................ 43
6.3.2 Criação da Tabela de Temporalidade dos Documentos ................................................... 43
6.3.3 Escolha do Método de Arquivamento dos Documentos .................................................. 44
6.3.4 Treinamento da equipe ..................................................................................................... 46
6.3.5 Criação do Manual de Gestão de Documentos ................................................................ 47 vi
6.3.6 Sugestões e Recomendações ........................................................................ 48
7 CONSIDERAÇÕES FINAIS .................................................................................... 50
Referências ................................................................................................................ 51
APÊNDICES ................................................................................................................ 54
APÊNDICE 1 – DOCUMENTAÇÃO DOS ALUNOS ANTES E DEPOIS DO ESTÁGIO
................................................................................................................................... 55
APÊNDICE 2 – ARQUIVO INTERMEDIÁRIO DOS ALUNOS E DOCUMENTOS
EXPEDIDOS .............................................................................................................. 56
APÊNDICE 3–ARQUIVO INTERMEDIÁRIO E PERMANENTE ANTES DO ESTÁGIO
................................................................................................................................... 57
APÊNDICE 4 – ARQUIVO INTERMEDIÁRIO E PERMANENTE DEPOIS DO
ESTÁGIO ................................................................................................................... 58
APÊNDICE 5 - MANUAL DE GESTÃO DE DOCUMENTOS DA ESCOLA
ESTADUAL PROFESSORA SHIRLEY SAURIN ....................................................... 59
1 APRESENTAÇÃO ..................................................................................................... 1
2 HISTÓRICO DA ORGANIZAÇÃO ............................................................................. 3
2.1 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL ........................................................................ 4
2.1.1 Competências ..................................................................................................................... 5
2.1.2 Definição e Propósito ......................................................................................................... 6
3 ATIVIDADES GERAIS DE PROTOCOLO ................................................................ 7
3.1 CONSIDERAÇÕES GERAIS ................................................................................. 7
3.1.1 Empréstimo de Documentos .............................................................................................. 7
4 ATIVIDADES GERAIS DE ARQUIVO ....................................................................... 8
4.1 MÉTODO DE ARQUIVAMENTO .......................................................................................... 8
4.1.1 Organização do Arquivo .................................................................................................... 9
4.1.2 Operações de Arquivamento ............................................................................................ 11
4.1.3 Destinação de Documentos .............................................................................................. 11
4.1.4 Eliminação de Documentos ............................................................................................. 12
4.1.5 Guarda Permanente de Documentos ................................................................................ 13
5 REFERÊNCIA LEGISLATIVA ................................................................................. 14
REFERÊNCIAS .......................................................................................................... 16
GLOSSÁRIO ............................................................................................................... 17
APÊNDICES ................................................................................................................ 20
vii
R .................................................................................................................................. 22
FOLHAS ...................................................................................................................... 24
PONTO ........................................................................................................................ 24
LIVRO REGISTRO DE CLASSE ................................................................................ 25
B.F. .............................................................................................................................. 26
E .................................................................................................................................. 26
ANEXOS ..................................................................................................................... 29
viii
1 INTRODUÇÂO
A informação sempre se constituirá em um dos mais importantes fatores
para a adequada condução de qualquer atividade.
Fazê-la chegar, em tempo e hora, aos locais onde é necessária, de modo
a possibilitar corretas tomadas de decisão, é uma necessidade permanente e se
constitui no desafio maior que qualquer sistema de gestão de documentos precisa
superar.
Considerando a importância dos arquivos como instrumentos de gestão
da informação e como apoio indispensável à boa administração escolar, nota-se a
necessidade de criar um plano de gestão documental que auxilie a escola a
transformar seu arquivo em um meio influente de informações, facilitando a
localização rápida, íntegra e precisa dos documentos.
Os documentos estão presentes em todo tipo de organização. Eles dão suporte de informações para as atividades gerenciais (controle, gerenciamento, tomada de decisões) agindo de forma decisiva na performance da organização (BÍSCOLI, 2008, p.12).
A gestão de documentos é essencial nas atividades de trabalho das
empresas públicas ou privadas, pois contribui na tomada de decisões, recupera a
informação e procura preservar a memória institucional do órgão, para tanto é
necessário um conjunto de práticas que garantam a organização e preservação dos
arquivos.
Essas práticas, contudo, vêm a ser os elementos constituintes do plano
de gestão de documentos como o código de classificação, os métodos empregados,
bem como as técnicas arquivísticas, a tabela de temporalidade e o manual de
instrução.
É de suma importância um conhecimento aprofundado sobre a empresa
em que está desenvolvendo o plano de gestão de documentos para aplicação da
“metodologia a ser adotada que deverá atender as necessidades da instituição a que
serve, como também a cada estágio de evolução por que passam os arquivos”
(PAES, 2004, p. 21).
A questão da aplicação da gestão de documentos envolve paralelamente
a máxima utilização da informação e a mínima utilização de tempo, pessoal e
dinheiro, assim garantindo a eficiência no âmbito interno e externo às empresas.
Uma vez desenvolvidas as técnicas arquivísticas na administração de
arquivos, pode-se observar de imediato a rapidez na obtenção da informação e a
racionalização de espaço físico destinado à guarda dos arquivos, reconhecendo por
fim que o documento tem valor cultural futuro sem menosprezar a integridade deste
para efeito de pesquisa.
Assim, vale ressaltar que a escolha de um método e a correta
organização do arquivo corresponde somente a uma das finalidades do Plano de
Gestão de Documentos, mas não resolveria, no entanto, todos os problemas
apontados anteriormente. É necessário aplicar esses métodos e manter o plano
continuamente, respeitando a tabela de temporalidade e a legislação vigente. Por
isso o objetivo deste trabalho é finalizar este processo através da criação e
aprovação de um Manual de Gestão Documental que contemple todas as etapas
anteriores.
2
2 OBJETIVOS
2.1 OBJETIVO GERAL
Elaborar um plano de gestão documental e desenvolver um manual de
procedimentos para a manutenção do arquivo da Escola Estadual Profª Shirley
Saurin – Palotina/PR.
2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
a) analisar a estrutura documental da empresa e selecionar o método de
arquivamento que melhor se adeque às necessidades da escola;
b) avaliar a necessidade de utilização de equipamentos e material para a
correta guarda dos documentos;
c) avaliar a estrutura da escola a fim de designar um espaço adequado
para a alocação dos arquivos corrente, intermediário e permanente;
d) desenvolver instrumentos que viabilizem o controle de retirada e
devolução dos documentos arquivados;
e) organizar o arquivo de acordo com o método selecionado;
f) providenciar a correta destinação dos documentos destituídos de valor
de acordo com a legislação pertinente: eliminação através do
Regimento Escolar e outros instrumentos ou encaminhar para o
arquivo permanente;
g) desenvolver um manual com os principais procedimentos, para que, de
acordo com sua utilização, o arquivo continue organizado;
h) elaborar uma tabela de temporalidade e destinação dos documentos;
i) treinar as pessoas responsáveis pelo setor de arquivo para a correta
utilização do método de arquivamento selecionado;
j) documentar as etapas do processo formalizando assim o Plano de
Gestão Documental da Escola Profª. Shirley Saurin, aprovando o
mesmo nas instâncias pertinentes.
3 JUSTIFICATIVA
É comum observar nas organizações que somente sente-se a importância
de determinado documento no momento que dele se necessita para comprovar
algum fato ou mesmo para servir de apoio para decisões. E muitas vezes não se
consegue localizá-lo com facilidade, tendo em vista as condições precárias de
manipulação e guarda de arquivos, do excesso de documentos que deviam ter sido
incinerados ocupando um espaço que não é necessário, dos documentos que estão
misturados, principalmente os mais antigos, entre outros problemas da informação
que se perde por falta de organização. Faz-se então relevante, que a pessoa que
organiza o arquivo tenha conhecimento da importância dos documentos a serem
arquivados e o valor que o mesmo tem para a empresa.
A gestão de documentos arquivísticos é essencial nas atividades de
trabalho das empresas, pois contribui na tomada de decisões, recupera a
informação e procura preservar a memória institucional.
A informação é vital para as organizações, sendo considerada por muitos como o principal ativo, merecendo, portanto, ser tratada como um recurso tão importante quanto os recursos humanos, materiais ou financeiros. As organizações necessitam reconhecer a informação como recurso fundamental e formular uma política institucional para a mesma, visando que o seu acesso seja fácil e imediato a todos quantos dela necessitarem, a fim de dar aos tomadores de decisão o suporte necessário, para que eles possam tomar decisões certas e adequadas e assegurar transparência aos atos administrativos (SHELLENBERG apud ZWIRTES; DURANTE, 2007, p. 28).
O plano de gestão documental auxilia e prevê elementos que orientam a
instituição sobre a forma adequada de emitir, guardar e transferir documentos,
tornando a rotina facilitada quanto à utilização, localização e manuseio dos
documentos.
O presente trabalho propõe a Escola Shirley Saurin a criação e
implantação de um Plano de Gestão de Documentos visando não só organizar os
arquivos, mas também direcionar as ações da escola para a manutenção de uma
rotina documental elaborada, com critérios de criação, guarda e destinação de
documentos, através de instrumentos como a seleção de um método de
arquivamento apropriado a rotina da escola, de uma tabela de temporalidade e
destinação e um Manual de Gestão de Documentos.
Além disso, propõe-se desenvolver ações que viabilizem a implantação
destes instrumentos como a reestruturação dos arquivos existentes, criação de um
controle de retirada de documentos, o treinamento das pessoas envolvidas no
processo e a aprovação do Manual nas instâncias pertinentes.
O projeto, embora abrangente, envolve um custo baixo, fator relevante
para uma empresa pública que dispõe de poucos recursos para apoio a projetos
desta natureza. E ainda justifica-se na empresa pelo apoio e incentivo da Direção, a
qual mostrou-se favorável à abordagem do trabalho, dispondo-se a acompanhar
todas as fases do projeto.
Outro fator relevante para a implantação do projeto é o envolvimento dos
funcionários que participarão da operacionalização das tarefas, sendo todos
funcionários efetivos, ou seja, contratados de forma definitiva, o que facilita a
manutenção do Programa de Gestão Documental.
5
4 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA
Para a realização de qualquer trabalho científico é indispensável a
utilização de bibliografias que ajudem o pesquisador a desenvolver o assunto em
questão e assim garantir um trabalho com alto nível de credibilidade.
Neste contexto, a proposta de trabalho é elaborar um Plano de Gestão
Documental e torna-se importante a abordagem de assuntos a serem trabalhados
neste referencial como: arquivística e documentação, características dos
documentos, gestão de documentos, gestão eletrônica de documentos, plano de
gestão, tabela de temporalidade, manual de gestão de documentos e legislação
arquivística.
4.1 ARQUIVÍSTICA E DOCUMENTAÇÃO
A arquivística como prática surge na antiguidade, onde se considerava
apenas o ato de guardar o que se considerava arquivo, como a escrita em mármore,
cobre, marfim, tábuas, papiro, pergaminho. Logo após, surge o papel, com o poder
de reunir provas escritas que serviam somente para estabelecer ou reivindicar
direitos.
De acordo com Schellenberg (2004), o desenvolvimento atingido pelos
arquivos, durante o declínio das civilizações antigas e na Idade Média, exerce
alguma influência no caráter dos arquivos que apareceram no início da Idade
Moderna.
Um forte motivo que levou alguns países dessa época a criar seus
arquivos foi a necessidade prática de incrementar a eficiência governamental e outro
foi de ordem cultural.
Segundo Paes (2004, p.19) esta prática levou a distinção entre arquivo
administrativo e histórico:
Vistos como depósitos de documentos, os arquivos, quando não tinham mais utilização, eram transferidos para museus e bibliotecas, surgindo a distinção entre arquivo administrativo e histórico. Nessa fase, a Arquivologia era mais uma prática que uma ciência.
Percebe-se que as rotinas citadas pelos autores contribuíram para se
atribuir maior importância para a natureza administrativa dos arquivos. Assim, a
partir da segunda metade do século XIX, a arquivologia se desenvolveu como uma
disciplina, sendo o seu objetivo o gerenciamento de arquivos através da gestão de
documentos (SCHELLENBERG, 2004). Desde então, especialistas no assunto, se
detiveram no estudo de métodos arquivísticos, possibilitando que atualmente se
tenha à disposição novas metodologias de acervo documental, que proporcionam
acessibilidade nas comprovações legais e fiscais, de forma rápida e imediata.
Na opinião de Medeiros e Hernandes (1995, p. 139) esta fase também
decorre da Segunda Guerra Mundial:
No passado, os documentos assumiam apenas valor histórico. Um marco importante para as empresas ocorreu somente após a Segunda Guerra Mundial, quando o arquivo assumiu outro enfoque, com a finalidade de racionalização de informações, eficiência administrativa e agilidade na tomada de decisão.
Observa-se que este período colaborou para a compreensão da função
administrativa do arquivo. Neste sentido, Schellenberg (2004, p. 41) também
menciona esta evolução da área arquivística: “Para serem arquivos, os documentos
devem ter sido produzidos ou acumulados na consecução de um determinado
objetivo e possuir valor para fins outros que não aqueles para os quais foram
produzidos ou acumulados”. Assim, o autor menciona ainda que arquivo é o
conjunto de documentos de qualquer instituição pública ou privada, considerados de
valor, merecendo preservação permanente para fins de referência e pesquisa, tendo
sido depositado ou selecionado para depósito num arquivo de custódia permanente.
Corroborando com esta perspectiva da importância do arquivo para a
empresa, Gorbea (1976, p. 17-20) diz que:
Ter um arquivo na empresa é muito importante, pois, mantém os papéis organizados e protegidos contra deterioração, destruição ou perda. Um bom serviço de arquivamento resulta com a combinação feliz do melhor critério de classificar e dispor os documentos com a maneira acertada de tornar esses documentos acessíveis à consulta de uma maneira fácil, prática e rápida.
Além do conceito de arquivo, estabeleceu-se um critério para
compreensão de documento arquivístico, para que as empresas utilizem
corretamente os documentos para fins administrativos e legais. Observa-se que a
7
empresa passa a dar maior importância ao arquivo e outra definição se faz
necessária, a de documento arquivístico.
Assim, de acordo com CONARQ (apud BISCOLI, 2008), documento
arquivístico é a informação registrada, independente da forma ou do suporte,
produzida ou recebida no decorrer das atividades de uma instituição ou pessoa,
dotada de organicidade, que possui elementos constitutivos suficientes para servir
de prova dessas atividades:
a) suporte: base física do documento;
b) forma: textual, gráfico, sonoro; cor, tamanho e tipo de letra, data, local,
assinatura, destinatário, logomarca, selo, carimbo e outros;
c) anotações: urgente, arquive-se, ciente e outros;
d) contexto: a) Jurídico-administrativo: leis, normas, regimentos,
regulamentos, estrutura organizacional, etc. relativos à instituição
criadora do documento. b) Documentário: regras de workflow, código
de classificação, temporalidade, assunto e outros.
Observa-se que órgãos criados pelo governo passam a estudar os
assuntos relacionados com a arquivística e criam regulamentações para que as
empresas compreendam corretamente os termos adequados e os utilize de forma
apropriada. Estas orientações permitem à empresa visualizar as vantagens da
Organização Arquivística, dentre as quais pode-se destacar:
a) organização física adequada;
b) sistema de identificação visual;
c) padronização dos métodos de arquivamento;
d) comodidade e agilidade nas consultas aos documentos;
e) eliminação das dificuldades para gerenciar e manter os arquivos;
f) gestão dos registros vitais;
g) melhoria da integridade do acervo de documentos;
h) padronizar, aperfeiçoar e normatizar os processos organizacionais.
Observa-se que as vantagens para a empresa em optar por uma
Organização Arquivística são amplas passando pela organização do seu espaço
físico chegando à facilidade de acesso aos documentos para utilizá-los de forma ágil
e precisa nas decisões empresariais. Com isso a empresa passará a ter organizado
8
e normatizado o seu bem mais importante que é “a base de conhecimento”
(Organização Arquivística, 2008). Assim, atualmente, os arquivos têm relação direta com a preservação de
documentos e informações, garantindo acesso permanente em um patrimônio
documental conservado, com técnicas capazes de evitar a deterioração dos
registros originais (ZWIRTES; DURANTE, 2007).
4.1.1 Princípios da arquivística
A prática da arquivística está intimamente ligada à existência dos
arquivos. Porém, a estruturação destes hábitos de trabalho em torno de um mesmo
objeto e o aparecimento de princípios próprios aos arquivos constituem um
fenômeno contemporâneo (PROENÇA; LOPES, 2008).
Segundo Duranti (apud PROENÇA; LOPES, 2008), os conceitos
fundamentais da teoria arquivística foram baseados nos conceitos de memória
perpétua e fé pública oriundas do Direito Romano. “A idéia de memória perpétua
expressa a relação entre documentos de arquivo e os fatos que eles atestam,
enquanto fé pública expressa a relação da sociedade com os arquivos” (op cit., p. 2).
De acordo com Rousseau e Couture (apud PROENÇA; LOPES, 2008), a
arquivística é fundamentada em três princípios: princípio da territorialidade, princípio
da proveniência e o da abordagem das três idades.
Os princípios da arquivística são importantes para a Gestão de
Documentos na medida em que orientam a forma de classificar e organizar os
documentos arquivísticos, representam a base do conhecimento para todo e
qualquer Gestor de Documentos.
O princípio da territorialidade diz respeito ao modo como os arquivos
públicos de um território seguem o destino deste. Esse princípio é proveniente da
expressão do direito aplicado à propriedade, através da deposição de documentos
relativos às terras conquistadas. Daí torna-se uma prática oficial a partir da
Convenção de Viena sobre a Sucessão dos Estados em matéria de bens.
O princípio da proveniência diz que os documentos de arquivo devem ser
agrupados de acordo com sua origem (entidade geradora). Esse princípio foi
internacionalmente consagrado no V Congresso Nacional dos Arquivos, em Paris,
no ano de 1964. Criado com o objetivo de melhor organizar os arquivos, é
9
atualmente o fundamento para elaboração das normas de descrição dos arquivos,
que visam informar sobre a entidade criadora, a natureza física e os sistemas de
classificação e arquivamento.
Segundo Schellenberg (2004, p. 36):
Esse princípio procede do princípio francês respect pour les fonds, enunciado, pela primeira vez, nas instruções baixadas por Guizot, ministro da Instrução Pública da França, em 1783. Tal como fora criado, esse princípio se limitava a determinar o agrupamento dos papéis conforme a natureza das instituições que os acumulou. Em 1881, os arquivistas prussianos passaram a adotar o agrupamento dos documentos de acordo com sua origem nos órgãos públicos.
Assim, o arquivamento de documentos passou a ser agrupado de acordo
com a entidade geradora e criadora conforme a natureza das instituições. Percebe-
se a importância histórica das definições e dos princípios utilizados na definição
dos critérios que são utilizados até hoje nos métodos atuais de arquivamento.
Neste sentido, enfatiza-se o rigor e a seriedade da correta concepção dos métodos
de arquivo e da forma como devem ser elaborados e agrupados os documentos
para que atinjam seus objetivos.
Nesta perspectiva é relevante ainda observar as exigências para que um
documento seja considerado documento arquivístico dentro das orientações legais
regidas pelo CONARQ.
4.1.2 Exigências para um documento arquivístico
O programa de gestão arquivística de documentos na visão de Paes
(2004) terá que atender a uma série de exigências, tanto em relação ao documento
arquivístico como ao seu próprio funcionamento, a saber:
a) organicidade: o documento arquivístico se caracteriza pela
organicidade, ou seja, pelas relações que mantém com os demais
documentos do órgão ou entidade e que refletem suas funções e
atividades. Os documentos arquivísticos não são coletados
artificialmente, mas estão ligados uns aos outros por um elo que se
materializa no plano de classificação, o qual os contextualiza no
conjunto a que pertencem. Os documentos arquivísticos apresentam
um conjunto de relações que devem ser mantidas. Exigência: Os
procedimentos de gestão arquivística devem registrar e manter as
10
relações entre os documentos e a seqüência das atividades
realizadas por meio da aplicação de um plano de classificação;
b) unicidade: o documento arquivístico é único no conjunto documental
ao qual pertence; podem existir cópias em um ou mais grupos de
documentos, mas cada cópia é única em seu lugar, porque o
conjunto de suas relações com os demais documentos do grupo é
sempre único. Exigência: o programa de gestão arquivística deve
prever a identificação de cada documento individualmente, sem
perder de vista o conjunto de relações que o envolve;
c) confiabilidade: um documento arquivístico confiável é aquele que tem
a capacidade de sustentar os fatos que atesta. A confiabilidade está
relacionada ao momento em que o documento é produzido e à
veracidade do seu conteúdo. Exigência: para garantir a
confiabilidade, o programa de gestão arquivística dos órgãos e
entidades deve assegurar que os documentos arquivísticos sejam
produzidos da seguinte forma: no momento em que ocorre a ação, ou
imediatamente após, por pessoas diretamente envolvidas na
condução das atividades e devidamente autorizadas; com o grau de
completeza requerido tanto pelo próprio órgão ou entidade como pelo
sistema jurídico;
d) autenticidade: um documento arquivístico autêntico é aquele que é o
que diz ser, independente de se tratar de minuta, original ou cópia, e
que é livre de adulterações ou qualquer outro tipo de corrupção.
Enquanto a confiabilidade está relacionada ao momento da
produção, a autenticidade está ligada à transmissão do documento e
à sua preservação e custódia. Exigência: para assegurar a
autenticidade dos documentos arquivísticos, o programa de gestão
arquivística tem que garantir sua identidade e integridade. Para tanto
deve implementar e documentar políticas e procedimentos que
controlem a transmissão, a manutenção, a avaliação, a destinação e
a preservação dos documentos, garantindo que os mesmos estejam
protegidos contra acréscimos, supressão, alteração, uso e ocultação
indevidos;
11
e) acessibilidade: um documento arquivístico acessível é aquele que
pode ser localizado, recuperado e interpretado. Exigência: para
assegurar a acessibilidade, o programa de gestão arquivística deve
garantir a transmissão de documentos para outros sistemas, sem
perda de informação e de funcionalidade. O sistema deve ser capaz
de recuperar qualquer documento, em qualquer tempo e de
apresentá-lo com a mesma forma que tinha no momento da sua
criação.
Observa-se que a gestão arquivística engloba várias exigências, sem os
quais não é possível administrar ou planejar a organização de um sistema de
arquivos de forma adequada.
A falta de gerência de documentos é um problema que atinge hoje a
quase totalidade das organizações, com um agravante para o setor público, limitado
em seu orçamento para inserir soluções tecnológicas adequadas, em função do alto
custo para implantação das mesmas.
Ressalta-se ainda que os documentos, além dos requisitos apresentados
anteriormente, devem atender a outros aspectos relacionados ao seu valor.
De acordo com Schellenberg (2004, p. 199, 205):
Os valores inerentes aos documentos decorrentes da prova que contêm da organização e função serão chamados de valores probatórios que se refere ao valor que depende do caráter e da importância da matéria provada, da entidade que produziu os documentos. O valor que um documento contém devido ao testemunho que oferece da organização e funcionamento da administração pode ocasionalmente ser o mesmo que o valor derivado de sua informação sobre pessoas, coisas e fenômenos.
Na apreciação do valor informativo existente nos documentos oficiais o
arquivista não leva em grande consideração a origem dos documentos. Existem
alguns testes pelos quais se pode julgar os valores informativos dos documentos
oficiais. São eles: a) unicidade: significa que a informação contida em determinados
documentos oficiais não será encontrada em outras fontes documentárias de forma
tão completa e utilizável. Ao aplicar o teste da unicidade, o que o arquivista tem a
considerar é a duplicação física dos documentos oficiais; b) forma: ao aplicar o teste
da forma, o arquivista deve levar em conta a forma da informação nos documentos e
a forma dos documentos; c) importância: antes de aplicar o teste da importância o
12
arquivista deve estar certo de que os documentos satisfazem os testes de unicidade
e forma. O teste da importância relaciona-se a fatores imponderáveis (a matérias
que não podem ser avaliadas com real certeza). O teste de unicidade e forma
referem-se a fatores ponderáveis.
Os documentos têm uma importância primordial para a administração e
para a sociedade como um todo. A humanidade avança em direção a uma
sociedade voltada cada vez mais para a informação e está conseqüentemente mais
dependente do acesso ao conhecimento. Este acesso se dá através dos
documentos, por isso se faz tão importante o gerenciamento adequado dos
mesmos.
4.1.3 Documentos
Para que a informação seja vista como um instrumento de comunicação,
é necessário que seja efetuado um registro, para que a mesma se torne exata e
confiável. Deste modo, o ato de registrar a informação gera os documentos. As
características essenciais dos arquivos estão diretamente relacionadas com as
razões pelas quais os documentos vieram a existir e porque foram preservados.
Segundo Schellenberg (2004, p. 41):
Documentos são todos os livros, papéis, mapas, fotografias ou outras espécies documentárias, independentemente de sua apresentação física ou características, expedidos ou recebidos por qualquer entidade pública ou privada no exercício de seus encargos legais ou em função das suas atividades e preservados ou depositados para preservação por aquela entidade ou por seus legítimos sucessores como prova de suas funções, sua política, decisões, métodos, operações ou outras atividades, ou em virtude do valor informativo dos dados neles contidos.
Conclui-se que documento é toda informação registrada em um suporte
material, com objetivo de fixar as informações, podendo ser utilizada para consulta,
estudo, prova e pesquisa, pois comprovam fatos, fenômenos, acontecimentos,
formas de vida e pensamentos do homem numa determinada época ou lugar.
Documento é um termo polissêmico, posto que se pode considerar
documento qualquer suporte que registre informações. São documentos os vestígios
materiais de civilizações desaparecidas investigados pelos arqueólogos, os registros
13
orais de grupos humanos estudados pelos antropólogos e sociólogos ou a
correspondência, mapas.
Os documentos são criados uns após os outros, em decorrência das
necessidades sociais e legais da sociedade e do próprio desenvolvimento da vida
pessoal ou institucional.
A partir desta compreensão parte-se para a análise da guarda de
documentos, a organização do arquivo dentro das empresas através da Gestão de
Documentos.
4.2 GESTÃO DE DOCUMENTOS
A Gestão de Documentos é um conjunto de técnicas que contribuem
decisivamente para o desenvolvimento dos processos de proteção e correta guarda
das valiosas informações, sob forma de documentos e protegidas em arquivos.
Os documentos têm uma importância primordial para a administração e para a sociedade como um todo. A humanidade avança em direção a uma sociedade voltada cada vez mais para a informação e está conseqüentemente mais dependente do acesso ao conhecimento. Este acesso se dá através dos documentos, por isso se faz tão importante o gerenciamento adequado dos mesmos (BÍSCOLI, 2008, p. 11).
Além dos aspectos sociais e econômicos citados por Bíscoli (2008), os
quais levam as empresas a investirem em uma gestão documental, cabe mencionar
o envolvimento dos órgãos legais em orientar e definir aspectos pertinentes a
arquivítica. Assim destaca-se que a gestão documental ganhou destaque como
essencial às empresas principalmente a partir da Lei nº. 8.159/91 que define a
gestão de documentos como o “conjunto de procedimentos e operações técnicas
referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase
corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda
permanente”.
A fonte de informação principal de cada órgão governamental é o
documento, primordial para o planejamento, administração e controle das operações
governamentais, refletindo à condução dos negócios públicos. Como forma de
manuseamento adequado para esses documentos, criou-se a Gestão de
Documentos, que é definida como o conjunto de procedimentos e operações
14
técnicas referentes às atividades de produção, e uso de avaliação e arquivamento
dos documentos (FREITAS, 2004).
De acordo com Freitas (2004), a gestão de documentos visa assegurar a
eficiência na produção, manutenção e destinação dos documentos, garantindo a
disponibilidade da informação; assegurar a eliminação dos documentos sem valor
administrativo ou científico; assegurar o uso adequado da micrografia e outras
técnicas avançadas de gestão da informação; contribuir para o acesso e prevenção
dos documentos que mereçam guarda permanente por seus valores históricos e
científicos.
O termo gestão está relacionado à administração, ao ato de gerenciar.
Isso significa que é preciso ir além do ato de registro da informação em um suporte
físico ou eletrônico. O planejamento, a organização, a coordenação, o controle
fazem parte da gestão documental (ZWIRTES; DURANTE, 2007).
De acordo com Bíscoli (2008), os objetivos da gestão documental são:
a) organizar, de modo eficiente, a produção, administração,
gerenciamento, manutenção e destinação dos documentos;
b) agilizar a eliminação de documentos que não tenham valor
administrativo, fiscal, legal, histórico ou científico;
c) garantir o uso adequado da micrografia e de outras técnicas de
gerenciamento eletrônico de documentos;
d) assegurar o acesso à informação quando e onde se fizer necessária;
e) garantir a preservação e o acesso aos documentos de caráter
permanente, reconhecidos por seu valor histórico e científico.
“Na consecução desses objetivos é que está a importância da adoção de
uma política de gestão documental, com base nos padrões existentes, mas
específica e centrada nos interesses da organização” (ZWIRTES; DURANTE, 2007,
p. 12).
A gestão de documentos é de ordem técnica e envolve todas as etapas pertinentes ao arquivamento de documentos, incluindo (1) a produção, que implica a racionalização burocrática da papelada, (2) a utilização que seria a administração do arquivo, atividades de protocolo, expedição, organização e arquivamento de documentos e (3) a avaliação e destinação de documentos conforme a tabela de temporalidade (PAES, 2004, p. 53- 54).
15
A gestão de documentos surge como elemento auxiliar das organizações,
aperfeiçoando e simplificando o manuseio dos documentos. Para qualquer
profissional, setor, instituição ou empresa que encontram na documentação
informações necessárias para a tomada de decisão, ela assume vital importância,
uma vez que é preciso haver rapidez, precisão e confiabilidade no resgate das
informações.
4.2.1 Gestão Eletrônica de Documentos - GED
Um sistema eletrônico de gestão de documentos arquivísticos é um
conjunto de procedimentos e operações técnicas característicos do sistema de
gestão de documentos arquivísticos, processadas eletronicamente e aplicáveis em
ambientes eletrônicos digitais ou em ambientes híbridos, isto é, documentos
eletrônicos e convencionais ao mesmo tempo (BÍSCOLI, 2008).
Para Back (2004) ter um sistema de GED, Gerenciamento Eletrônico de
Documentos, não significa somente guardar arquivos eletrônicos, e sim significa ter
nas mãos a capacidade de gerenciar todo o capital intelectual da empresa. É a
tecnologia do GED que torna o e-business uma realidade, pois alicerça todas as
informações referentes a qualquer etapa de qualquer processo de negócios
eletrônicos.
A evolução do GED confirma sua importância. No princípio, a tecnologia
de GED enfatizava basicamente a digitalização de um documento gerado em papel
através de um scanner. Assim, ele poderia ser visualizado na tela do computador,
inclusive em rede.
Mas, atualmente, a maioria das empresas tem uma imensa quantidade de
documentos que já nascem eletrônicos: são documentos em Word, Excel, desenhos
de engenharia, e-mails. Esse novo mundo de documentos digitais, sem
gerenciamento, implica em muitas cópias de diversas versões, duplicação de
arquivos, provocando a má utilização de espaço em discos, e custos desnecessários
com armazenamento.
Para controlar esse ‘mundo de informações digitais’, quer sejam ou não
originalmente eletrônicas, o conceito sobre o que é GED ampliou-se como que
automaticamente. Gerenciar documentos é cuidar de toda a vida informacional da
empresa.
16
Os sistemas de Gerenciamento Eletrônico de Documentos não são
simplesmente sistemas de gerenciamento de arquivos. Além disso, o GED
implementa categorização de documentos, tabelas de temporalidade, ações de
disposição e controla níveis de segurança. É vital para a manutenção das bases de
informação e conhecimento das empresas.
Segundo Back (2004), o GED compreende todas as tecnologias, recursos
e processos empregados para o adequado tratamento aos dados não estruturados1.
Portanto não se trata apenas de um software, mas da aplicação integrada de uma
metodologia para o adequado tratamento dos documentos. Tais documentos podem
ser das mais variadas origens e mídias, como papel, microfilme, som, imagem e
mesmo arquivos já criados na forma digital.
De acordo com Koch (apud BÍSCOLI, 2008), GED é a somatória de
tecnologias e produtos que visam gerenciar informações de forma eletrônica. Sendo
essas informações:
a) voz: geradas de forma verbal. Cada vez mais informações verbais
estão deixando o caráter informal e assumindo importância no mundo
dos negócios, por exemplo, pedir uma pizza, realizar uma transação
bancária, alterar uma apólice de seguros, contratar ou cancelar
serviços de cartão de crédito, tudo por telefone;
b) texto: informações mais formais como cartas, planilhas, contratos,
manuais;
c) imagem: informações que não podem ser representadas nas formas
anteriores (mapas, fotografias, assinaturas).
Mais precisamente, GED é um grupo de tecnologias, divididas em cinco
funcionalidades básicas: captação, gerenciamento, armazenamento, distribuição e
preservação. O que para Back (apud BÍSCOLI, 2008, p. 19), consiste em “capturar
documentos transformando-os em formatos digitais, arquivando de maneira
conveniente, com alto grau de compactação e gerando índices eficazes para uma
pesquisa” (incluindo tanto documento digitais como em papel).
Algumas das vantagens competitivas que o GED oferece às
organizações, as quais poderão refletir em economia e lucratividade: documentos
1 Dados não Estruturados: São documentos de variadas origens e mídias como: texto, microfilme, som, imagem e vídeo.
17
organizados, acesso incondicional aos mesmos, integração com sistemas2 ERP,
CRM, workflow, disponibilização de conteúdos em páginas web e aumento de
produtividade.
De acordo com Digitalização de Documentos (2008), neste processo são
desenvolvidas as seguintes atividades/etapas:
a) preparação: os documentos passam por um processo para os
tornarem aptos a digitalização. Esta tarefa engloba atividades como
retirada de todos os clipes, grampos, ou qualquer elemento que
prejudique o acesso do documento ao scanner;
b) digitalização: esta é a etapa de colocar o documento no scanner e a
partir daí gerar a imagem digital, disponibilizando-a para uma posterior
pesquisa, de forma rápida e objetiva;
c) indexação: o documento que foi digitalizado ganha uma identidade,
para possibilitar que o acesso a este documento seja rápido e preciso;
d) controle de qualidade: todas as imagens geradas a partir do processo
de digitalização são revisadas, a fim de se verificar se as mesmas
estão de acordo com as especificações técnicas determinadas pelo
projeto.
Todo o trabalho realizado é gravado em algum meio magnético ou óptico,
ficando disponível para consulta e impressão. Hoje o meio de armazenamento mais
utilizado é o CD-R ou DVD-R, pelo seu baixo custo, por sua rapidez de acesso à
informação, pela sua capacidade de armazenamento e por manter a integridade dos
dados por um tempo incomparável a qualquer outro meio magnético.
Segundo Organização Arquivística (2008), ainda no processo de
digitalização, pode-se utilizar várias tecnologias de indexação de documentos,
tecnologias estas como:
a) OCR (Optical Character Recognition) - reconhecimento de caracteres
impressos;
b) ICR (Intelligent Character Recognition) - reconhecimento de caracteres
manuscritos, muito utilizado para formulários pré-impressos;
2 Sistemas: Existem sistemas específicos de gerenciamento de dados como: workflow (ou fluxo de trabalho) que é utilizado dentro das soluções: ERP (Enterprise Resource Planning) e CRM (Customer Relationship Management), ou seja, softwares que automatizam e controlam os processos de negócios de uma empresa.
18
c) OMR (Optical Mark Recognition) - reconhecimento de marcas (por
exemplo: uma prova de vestibular com alternativas);
d) barcode (Código de Barras) - permite converter informações contidas
em um código de barras. Com isso a leitura se torna muito mais
precisa;
e) digitação - entrada manual de dados.
No que diz respeito ao valor de prova dos documentos digitais, o aspecto
legal relacionado ainda não é uma realidade no Brasil. Legisladores brasileiros
correm contra o tempo para produzir a regulamentação sobre o uso da assinatura
digital em transações comerciais pela Internet. Em 20 de junho de 2001 foi
apresentado na Comissão Especial do Comércio Eletrônico o Projeto de Lei nº 1.483
de 1999, que trata da validade jurídica do documento eletrônico e regula a
certificação eletrônica nas transações de comércio pela Internet. Está previsto o uso
de tecnologias de chaves públicas e privadas, além de agentes para autenticação
dos documentos envolvidos.
Alguns problemas econômicos advindos da demora em desenvolver a
legislação específica serão solucionados e os documentos eletrônicos devidamente
autenticados possuirão valor de prova perante a Justiça. Portanto, mais do que
nunca se faz necessário voltar a atenção dos responsáveis por sistemas de
informação para o problema da preservação do documento digital (CENADEM,
2008).
As tecnologias da informação atualmente disponíveis, e que originalmente
deveriam auxiliar no gerenciamento dos documentos, e, por conseqüência, da
informação, de certa forma vêm atuando como um agente complicador. Isso se deve
às facilidades de uso de recursos tecnológicos (editores de texto, sistemas de
correio eletrônico, redes de computadores, fax, dentre outros) e à disposição das
instituições e dos próprios usuários para gerar e acumular documentos provenientes
de fontes internas e externas. Portanto, faz-se necessária a adoção de sistemas e
métodos específicos para o gerenciamento de documentos e informações.
De acordo com Bíscoli (2008), é importante citar os procedimentos,
operações, técnicas GED e sistemas convencionais:
a) captura: Registro, classificação, indexação, Atribuição de restrição de
acesso, Armazenamento;
19
b) avaliação, temporalidade e destinação: Eliminação, transferência,
Recolhimento;
c) pesquisa, localização e apresentação dos documentos;
d) segurança: controle de acesso, trilhas de auditoria e cópias de
segurança, as quais incluem controle de acesso, uso e rastreamento,
trilhas de auditoria, segurança da infra-estrutura, cópias de segurança
(para armazenamento e preservação).
Por fim, sob a diretriz de que a informação é um bem público e com a
existência de uma infra-estrutura de rede de computadores que interliga os órgãos
públicos, seria adequado que o setor público investisse na aplicação de tecnologia
da informação para a gestão de documentos buscando minimizar os problemas
inerentes.
4.3 PLANO DE GESTÃO
Segundo Gorbea (1979), arquivar significa conservar numa mesma
ordem, devidamente classificados, toda correspondência e outros papéis
relacionados a um indivíduo ou uma empresa, com divisão geográfica, ou sobre
determinado assunto, e assim por diante, de tal forma que estejam protegidos contra
deterioração, destruição ou perda e ao mesmo tempo facilite a localização e
manuseio dos documentos.
Um plano de gestão de documentos prevê uma série de elementos na
sua estrutura, os quais orientam a instituição sobre a forma adequada de emitir,
guardar e transferir os documentos.
4.3.1 Plano arquivístico
De acordo com Paes (2004) é vital para um bom arquivamento seguir um
plano arquivístico. Para tanto, neste plano devem constar alguns elementos,
conforme segue:
a) posição do arquivo na estrutura da instituição: é recomendado que o
arquivo seja subordinado a um órgão hierarquicamente superior, já que
será acessado por vários setores;
20
b) centralização ou descentralização e coordenação dos serviços de
arquivo: centralização é reunir todas as atividades relacionadas ao
arquivamento num mesmo local, e descentralizar é o oposto.
Recomenda – se ter uma mescla entre os dois, pois, se trabalhar
restritamente numa opção pode ser um tanto desastroso. Apesar de ter
um sistema descentralizado na descentralização, existe uma
coordenação central, que é encarregada de que os objetivos sejam
atingidos;
c) escolha de métodos de arquivamento adequados: deve ser definido,
analisando as atividades da instituição, levando em consideração as
necessidades dos envolvidos;
d) estabelecimento de normas de funcionamento: é fundamental que se
estipulem normas, para que não ocorram diversidades, evitando
transtornos;
e) recursos humanos: é importante que as pessoas que trabalham com o
arquivo tenham formação específica, já que arquivamento não é algo
fácil. Mas, além disso, tem que ter um grande conhecimento das
atividades da empresa, ter saúde, ser paciente, habilidoso com as
pessoas etc;
f) escolha das instalações: é necessário estar em boas condições físicas
(limpeza, iluminação, etc). O espaço também é importante ser
analisado, já que o arquivo, via de regra sempre aumenta. O
equipamento merece atenção, pois, ele tem que atender as
necessidades de forma ágil;
g) constituição de arquivos intermediários e permanentes: Um plano de
arquivo só está completo se prevê a constituição do arquivo
permanente, para onde devem ser recolhidos todos aqueles
documentos considerados vitais. O intermediário só deverá ser criado
se ficar evidenciada a sua real necessidade.
Para armazenar documentos, tanto empresas como órgãos públicos, tem
que ter uma preocupação com o espaço físico apropriado, ou seja, onde será
mantido o arquivo, se não o fizer corre o risco de ter falhas na localização e na
recuperação dos documentos desejados. Neste contexto, é importante verificar
21
quais documentos têm real necessidade de serem arquivados, para isso é
recomendado que se crie um programa de avaliação rigoroso.
4.3.2 Organização do arquivo
A atividade de arquivística é bastante antiga e pode ser desenvolvida de
muitas formas, as quais devem ser selecionadas pela empresa de acordo com a sua
estrutura documental. Ou seja, cada empresa apresenta características peculiares
quanto à emissão, transmissão e guarda de documentos. Assim cabe ao arquivista
analisar a estrutura da sua empresa e estudar a melhor forma de gerenciar sua
documentação.
Segundo a abordagem das três idades, toda organização, no
desempenho de suas atividades, cria inúmeros documentos de tipos e conteúdos
variados. Esta abordagem divide o ciclo de vida de um documento em três fases (ou
idades): corrente, intermediária e permanente. Estas distinções deixam transparecer
uma preocupação com a freqüência de uso e a utilidade do documento para o
desempenho de atividades dentro da organização (BÍSCOLI, 2008).
Estas fases podem ser claramente relacionadas com a frequência de uso
dos documentos na empresa, conforme mencionam Medeiros e Hernandes (1985, p.
130):
Os arquivos correntes são os conjuntos de documentos atuais, que são objeto de consultas e pesquisas freqüentes; os intermediários são o conjunto de documentos oriundos de arquivos correntes que aguardam remoção para depósitos temporários; e os permanentes são conjuntos de documentos de valor histórico, científico ou cultural que devem ser preservados indefinidamente.
Os documentos estão na fase corrente quando a atividade que os
originou está em andamento. Nessa fase, os documentos são usados com maior
freqüência e normalmente ficam localizados próximo aos locais de trabalho.
Na fase intermediária, a atividade de origem dos documentos se
encerrou. Por isso, estes sofrem uma utilização menos freqüente e podem ser
mantidos em arquivos centralizados, aguardando o cumprimento de prazos legais.
Findos esses prazos, que devem estar devidamente especificados em uma tabela
de informações sobre o ciclo de vida de cada tipo de documento em uma
organização (tabela de temporalidade), os documentos possuidores de valor para a
22
organização geradora (valor primário), ou algum valor remanescente (valor
secundário) depois de cumprido o valor primário, devem ser permanentemente
preservados, podendo ter os seguintes destinos: são recolhidos a um arquivo para
guarda permanente; são microfilmados e então recolhidos a um arquivo para guarda
permanente; são microfilmados e digitalizados e depois recolhidos para guarda
permanente. Em todos os casos, devem ser permanentemente preservados.
Sobre os arquivos permanentes, Gorbea (1979, p. 151) afirma que:
Arquivos permanentes são documentos que, eventualmente serão consultados, sendo que este pode ser histórico, jurídico legal e técnico ou administrativo. A função do arquivo permanente é reunir, arranjar, descrever e facilitar a consulta dos documentos oficiais de uso não-corrente, ou seja, concentrar sob sua custódia, conservar e tornar acessíveis documentos não-correntes, que possam tornar-se úteis para fins administrativos, pesquisas históricas e outros fins.
Assim, ressalta-se que para a conservação do acervo permanente, as
instituições arquivísticas podem adotar medidas preventivas e corretivas objetivando
minimizar a ação do tempo sobre o suporte físico da informação, assegurando sua
disponibilidade. Importante salientar que a forma de uso do documento na sua fase
corrente e intermediária exerce influência sobre os trabalhos de preservação na sua
fase permanente.
A metodologia do planejamento e da implantação de um programa de
gestão arquivística de documentos estabelece oito passos que não são lineares, isto
é, podem ser desenvolvidos em diferentes estágios, interativamente, parcialmente
ou gradualmente, de acordo com as necessidades do órgão ou entidade. Os oito
passos são: a) levantamento preliminar; b) análise das funções, das atividades
desenvolvidas e dos documentos produzidos; c) identificação das exigências a
serem cumpridas para a produção de documentos; d) avaliação dos sistemas
existentes; e) identificação das estratégias; f) projeto do sistema de gestão
arquivística de documentos; g) implementação do sistema de gestão arquivística de
documentos; h) monitoramento e ajustes.
4.3.3 Métodos de arquivamento
De acordo com Paes (2004, p. 60-61), a tarefa de classificar documentos
para um arquivo exige do classificador conhecimentos não só da administração a
23
que serve, como da natureza dos documentos a serem classificados. Cada ramo de
atividade exige um método diferente, adequado as suas finalidades. Os métodos de
arquivamento podem ser divididos em duas classes:
a) básicos: Alfabético; Geográfico; Numéricos: (Simples, Cronológico,
Dígito-terminal); Ideográficos/Assunto: 1) Alfabéticos: Enciclopédico e
Dicionário. 2) Numéricos: Duplex, Decimal, Unitermo ou Indexação
Coordenada;
b) padronizados: Variadex; Automático; Soundex; Mnemônico; Rôneo.
Estes métodos pertencem a dois sistemas: Direto, quando a busca do
documento é feita diretamente no local onde se acha guardado. Indireto, é aquele
em que, para se localizar o documento é preciso antes consultar um índice ou um
código.
Paes (2004, p. 61) destaca que,
O método alfabético é o mais simples, desde que o elemento principal a ser considerado seja o “nome”. A pesquisa é feita diretamente, não sendo necessário se recorrer a um índice auxiliar para localizar qualquer documento. As fichas ou pastas são dispostas em ordem rigorosamente alfabética, através de guias divisórias, com as respectivas letras. As vantagens do método alfabético: rápido, direto, fácil e barato. As desvantagens são os erros de arquivamento tendem a predominar no arquivamento alfabético, quando o volume de documentos é muito grande, devido ao cansaço visual e à variedade de grafia dos nomes.
Analisando a abordagem dos autores percebe-se que há diversos
métodos que podem ser muito eficientes em várias situações de arquivo. Assim, a
mesma preocupação que a empresa depende em selecionar um método apropriado
e condizente com a sua realidade, deve também orientar as condições de guarda e
segurança destes documentos.
De acordo com Medeiros e Hernandes (1995), são três os principais
métodos de arquivamento:
a) alfabético: o método é simples e bastante prático. No caso de
arquivos de correspondência, proporciona consulta rápida e direta. A
separação das pastas deve ser por guias simples que facilitem a
organização e o funcionamento do arquivo. O método alfabético mais
simples e mais utilizado refere-se ao nome de pessoas e ao nome de
empresas ou razões sociais;
24
b) numérico: este método é mais fácil de ser organizado e propicia
maior rapidez ao arquivamento. Este consiste na colocação da pasta
numerada no lugar adequado. É um método mais demorado, visto que
necessita a consulta a um índice ou ficha para se encontrar o número
atribuído ao assunto em questão. Propicia facilidade de organização,
percepção de falhas e ilimitada ampliação;
c) alfanumérico: é a combinação dos dois métodos anteriores, possui
a simplicidade do método alfabético e a precisão do numérico. É
necessária uma divisão prévia das letras do alfabeto, que não precisa
obedecer nenhuma regra, em seguida procede-se a numeração, por
exemplo: Aa-Am 1/ An-Az 2. Este método oferece a possibilidade de
uma visão total do arquivo, não havendo necessidade de índice para
consulta prévia.
A partir destes três métodos de arquivamento se criaram vários outros
como, o variadex que utiliza ordem alfabética e cores e o duplex que usa números
de dez em dez para cada assunto, a partir do método numérico.
Segundo Gorbea (1976), o arquivo geográfico é arquivado por divisões
geográficas, ou seja, por países, territórios, estados, cidades, bairros e assim por
diante. A organização do arquivo geográfico dependerá dos distritos geográficos
onde residem os correspondentes, qual é o tipo de negócio que será o uso dos
documentos arquivados. Pode-se citar como exemplo o arquivo de faturas e
documentos de empresas de saneamento ou energia elétrica, cuja busca de
documentos possa se basear na localização de moradores por bairro.
O critério da organização do arquivo geográfico é determinado pela
empresa, pois não há uma regra uniforme para todos os casos, mas o autor cita
como exemplo a empresa que se dedica principalmente à exportação e que inclui os
papéis importadores (MEDEIROS; HERNANDES, 1999).
Outro ponto importante na decisão do arquivista por este método é o fato
de não haver uma regra padrão, isso flexibiliza a utilização de aspectos geográficos
de acordo com a realidade de cada empresa, e mais uma vez, cabe ao arquivista
desenvolver uma lógica compreensível para todos os envolvidos no processo
documental da empresa, o que deverá buscar a facilidade na guarda e também na
busca pelos documentos arquivados dentro desta lógica.
25
Há ainda o arquivo numérico, que é um dos sistemas mais fáceis de
manusear dentro de uma organização, pois é mais fácil de localização é mais prático
para a empresa, pois se determina uma seqüência numérica para cada grupo de
documentos, tornando possível inclusões e exclusões de grupos documentais dentro
do sistema de arquivo. “É importante que estabeleça todas as possíveis referências
cruzadas, registrando-as em guias inseridas na seqüência alfabética, para evitar
dúvidas na hora da consulta” (MEDEIROS; HERNANDES, 1999, p.171).
Segundo Medeiros e Hernandes (1985), o arquivo por assunto é um dos
métodos mais difíceis de arquivamento, porque as pastas têm que estar organizadas
por assunto, e a maior dificuldade é escolher uma palavra adequada para definir o
assunto. E para escolher a palavra adequada é importante analisar a empresa, suas
atividades e interesses, e depois disso, poderá fazer uma relação de assuntos
básicos que poderão ser divididos e subdivididos conforme a freqüência das
consultas e o acesso será rápido para localizar os documentos.
De acordo com Paes (2004), o arquivo método duplex remove a
dificuldade apresentada pelo método decimal relativamente à previsão antecipada
de todas as atividades, pois o plano inicial não precisa ir além das necessidades
imediatas, sendo abertas nas classes à medida que outras necessidades forem
surgindo.
4.3.4 Material para estrutura do arquivo
É importante planejar o local e os materiais que serão necessários para
estruturar o arquivo físico dos documentos.
A escolha dos equipamentos adequados para um espaço de arquivo, bem
como a escolha do próprio local influenciam de forma determinante na economia da
empresa. Uma escolha ruim do espaço pode implicar outros custos, dando
oportunidade à rápida deterioração dos documentos, das perdas de informação, e
dificuldades no controle da informação.
Para estruturar a guarda dos documentos Paes (2004), cita dois tipos de
arquivamento: o horizontal e o vertical. No tipo horizontal, os documentos ou fichas
são dispostos um sobre o outro dentro de caixas ou escaninhos e é muito utilizado
para plantas e desenhos. Mas não é muito indicado em arquivos correntes, pois para
26
consultar o documento, se faz necessário retirar todos os que estão sobre ele. Já no
vertical os documentos são colocados um atrás do outro, facilitando sua consulta
sem a necessidade de mover outros documentos.
No método alfabético além das pastas individuais devem ser preparadas as pastas miscelânea. Estas pastas destinam – se a guardar documentos referentes a diversos correspondentes eventuais, que, por serem poucos, não justificam a abertura de uma pasta individual. Os documentos ficarão acumulando até que se torne necessária a abertura de pasta individual. A ordenação interna das pastas miscelânea deverá obedecer primeiramente à ordem alfabética e, dentro desta, à cronológica (PAES, 2004, p. 62).
Além da estrutura de pastas é necessário investir em segurança
(prevenção contra incêndio, alagamento, vandalismo ou roubos) e em melhorias das
condições ambientais dos locais de guarda (redução dos índices de temperatura e
umidade, da incidência da luz, realização do controle da infestação de insetos e
roedores), se faz necessário para a proteção do material arquivado (RONCAGLIO;
SZVARÇA; BOJANOSKI, 2004). O ideal seria também utilizar armários ou arquivos,
caixas ou pastas resistentes a umidade, para evitar a proliferação de fungos, e ao
calor, que amarela os papéis, e que permitam uma boa ventilação e perfeita
higienização do local.
Um arquivo com pastas e documentos em bom estado, ordenado, bem
arrumado, estimula a sua manutenção por parte da equipe que o usa. De acordo
com Medeiros e Hernandes (1995), o arquivo precisa ser organizado de forma que
proporcione as seguintes condições:
a) segurança: deve apresentar condições mínimas de segurança,
como para evitar incêndios, extravio, roubo e danos;
b) precisão: deve oferecer garantia de precisão na consulta a
documentos e assegurar a localização de qualquer documento
arquivado;
c) simplicidade: precisa ser simples e de fácil compreensão;
d) flexibilidade: deve acompanhar o desenvolvimento ou crescimento
da empresa, ajustando ao aumento do volume, sendo que as normas
de classificação não devem também ser muito rígidas;
e) acesso: deve oferecer condições de consulta imediata,
proporcionando pronta localização dos documentos.
27
Estas características são fáceis de ser alcançadas e mantidas, pois
existem sistemas e métodos de arquivamento que auxiliam para que os objetivos
sejam plenamente atingidos.
4.3.5 Tabela de Temporalidade
A tabela de temporalidade e destinação é um instrumento arquivístico que
determina prazos de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento e
eliminação de documentos.
A elaboração da tabela de temporalidade e destinação, conforme
CENADEM (2008) deverá envolver: a autoridade administrativa, o arquivista ou o
responsável pela guarda de documentos, os profissionais das áreas jurídicas e
financeiras, além de profissionais ligados ao campo de conhecimento de que tratam
os documentos objeto da avaliação e quaisquer outros que se façam necessários.
No setor público, a aplicação da tabela de temporalidade e destinação
deverá estar condicionada à sua aprovação pela instituição arquivística pública na
sua específica esfera de competência.
A tabela de temporalidade e destinação deverá contemplar as atividades-
meio (envolvendo normalmente a estrutura administrativa do órgão ou setor) e as
atividades-fim (envolvendo, por exemplo, as atividades de ensino nas escolas e
universidades). Sua estrutura básica deve apresentar os seguintes itens:
a) identificador de assunto;
b) prazos de guarda nas fases corrente e intermediária;
c) destinação final (eliminação ou guarda permanente);
d) observações necessárias à sua aplicação.
Deve-se elaborar um índice alfabético para agilizar a localização dos
assuntos no plano ou código e na tabela. A definição dos prazos de guarda no
sistema de gestão arquivística de documentos de um órgão ou entidade tem por
finalidade:
a) conservar os documentos necessários ao cumprimento de obrigações
legais e de prestação de contas;
b) conservar os documentos importantes para a memória corporativa;
c) eliminar os documentos que não são mais necessários;
28
d) atender às necessidades e interesses de pessoas ou instituições
externas ao órgão ou entidade por meio das seguintes ações:
- identificação dos interesses legítimos de terceiros na preservação dos
documentos arquivísticos. Os interessados podem ser pessoas e
organizações afetadas pelas ações ou decisões do órgão ou entidade
ou que precisam dos seus documentos arquivísticos para cumprir
funções como auditores, entidades investigativas, autoridades
arquivísticas ou pesquisadores;
- a identificação e avaliação dos ganhos legais, financeiros, políticos,
sociais e outros que o órgão ou entidade possa ter na preservação
dos documentos arquivísticos para servir aos interesses da pesquisa
e da sociedade como um todo;
- cumprimento dos regulamentos da autoridade arquivística, na sua
esfera de competência.
O prazo de guarda estabelecido para a fase corrente relaciona-se ao
período em que o documento é freqüentemente consultado, exigindo sua
permanência junto às unidades organizacionais.
O prazo de guarda estabelecido para a fase intermediária relaciona-se ao
período em que o documento ainda é necessário à administração, porém com menor
freqüência de uso, podendo, então, ser transferido para depósitos em outro local,
embora à disposição do órgão produtor (BÍSCOLI, 2008).
A Tabela de Temporalidade de Documentos – TTD é o registro
esquemático do ciclo de vida dos documentos produzidos e recebidos por um órgão,
determinando os prazos de guarda desses no Arquivo Corrente, transferência para o
Arquivo Intermediário, Eliminação ou recolhimento para o Arquivo Permanente.
De acordo com CENADEM (2008), a temporalidade dos documentos
relacionados as atividades-meio dos órgãos foi definida pela equipe técnica do
Departamento Estadual de Arquivo Público em colaboração com as comissões
setoriais de avaliação das secretarias estaduais da Administração; Fazenda;
Ciência, Tecnologia e Ensino Superior; Educação; Transportes; Saúde e dos órgãos
de administração indireta, Instituto de Pesos e Medidas (IPEM) e Departamentos de
Estradas de Rodagem (DER), os quais analisaram e determinaram os prazos de
29
guarda, transferência, eliminação ou recolhimento da documentação de acordo com
os seguintes critérios:
a) freqüência do uso das informações contidas nos documentos;
b) existência de leis ou decretos que regulem a prescrição legal dos
documentos;
c) existência de outras fontes com as mesmas informações;
d) importância histórica/científica das informações contidas no
documento.
Até que as dificuldades estruturais proporcionadas pela inexistência de
instalações apropriadas sejam superadas, o arquivo será condicionado a
implantação de um cronograma gradual, coexistindo com as imperfeições que o
atual sistema apresenta.
Uma das principais características da moderna arquivologia é a
importância que se dá á triagem e ao tratamento das grandes massas documentais.
Entretanto, muitas vezes, o conceito de triagem se confunde com o de avaliação, na
medida em que ambos os processos se relacionam à depuração da massa
documental arquivística, eliminando documentos sem valor e preservando aqueles
que o tenham, seja para fins administrativos ou de pesquisa histórico-científica
(PAES, 2004). Em outras palavras, a triagem é a redução da massa documental
após cuidadosa análise e avaliação.
A tabela de temporalidade dos documentos pode prever a triagem em seu
próprio conteúdo quando assinala que serão preservados apenas exemplares únicos
de documentos repetitivos, ou quando destina conjuntos documentais à eliminação,
uma vez que outros de mesmo teor, já se encontram preservados.
A triagem auxilia na identificação de uma parcela significativa de cada
conjunto de documentos a serem preservados. Dessa forma, a triagem possibilita
que as informações sejam transmitidas de geração em geração sem correr-se o
risco de se submergir num mar de papéis (ZWIRTES; DURANTE, 2007).
4.3.6 Manual de gestão de documentos
O manual é uma ferramenta que facilita a organização dos
procedimentos. Propicia um rápido entendimento sobre a empresa, explicitando
30
seus direitos e deveres sobre ela. Funciona como um guia de trabalho e consulta
para o profissional.
Manual é todo e qualquer conjunto de normas, procedimentos, funções, atividades, políticas, objetivos, instruções e orientações que devem ser obedecidos e cumpridos pelos executivos e funcionários da empresa, bem como a forma como estes devem ser executados, quer seja individualmente, quer seja em conjunto (OLIVEIRA, 2002, p. 398).
Observa-se que a formulação de um manual surge com o objetivo de
organização da gestão documental, sendo um meio de manter esta, seguindo o
tempo determinado de cada documento, servindo de orientação para a empresa e
para os usuários dos documentos empresariais.
A formulação de um manual vem com o objetivo de organização da
gestão documental, sendo um meio de manter esta organização, fornecendo
subsídios para que os funcionários e usuários do acervo documental compreendam
tanto a importância da gestão documental como a estrutura de organização utilizada
pela empresa.
Assim também esclarece Oliveira (2002, p.432), contribuindo com a sua
definição para os Manuais:
Os manuais correspondem a uma importante e constante fonte de informações sobre os trabalhos na empresa; possibilitam a normatização das atividades administrativas; possibilitam efetivo crescimento na eficiência e eficácia dos trabalhos realizados; representam um instrumento efetivo de consulta, orientação e treinamento na empresa; representam um elemento importante de revisão e avaliação objetivas das práticas e dos processos institucionalizados.
Assim pode-se dizer que a gestão documental também deve ser
contemplada num manual e também não deve ser definitiva, mas deve buscar
atender as necessidades gerenciais. Desta forma o manual de gestão de
documentos proposto para a Escola Estadual Professora Shirley Saurin de Palotina-
PR visa orientar a direção da escola e sua equipe sobre os procedimentos
padronizados que os mesmos podem utilizar para manusear seus documentos. É
preciso ter presente que as condições destes documentos encontram-se em
constante processo de transformação, decorrente do amadurecimento institucional e
da aplicação de modernas técnicas de estruturação organizacional, que buscam a
otimização das atividades da escola.
31
Segundo a Agência Nacional de Águas – ANA (2005), ao tempo em que
se introduz o manual para gestão documental, pode-se já admitir que mudanças
eventuais, ditadas pela dinâmica dessas transformações inevitáveis e necessárias,
venham, com o tempo, modificá-la.
O manual que atenderá melhor as necessidades da escola é o de normas
e procedimentos e de instruções especializadas. Segundo Oliveira (2002, p. 404-
406):
O primeiro tipo de manual tem como objetivo descrever as atividades que envolvem as diversas unidades organizacionais da empresa, bem como detalhar como elas devem ser desenvolvidas;... o manual de instruções especializadas é aquele que agrupa normas e instruções de aplicação específica a determinado tipo de atividade ou tarefa.
A escola necessita destes modelos de manuais, porém, será abordado
neste estudo o que está relacionado à documentação escolar e do aluno, sendo que
será um novo instrumento de trabalho, proporcionando métodos que possibilitam a
execução uniforme dos serviços coordenando as atividades de arquivamento.
A exemplo do que ocorre em qualquer área de atividade humana, para
que um projeto seja implantado e continue funcionando em nível de excelência,
independentemente das pessoas que nele atuam, há necessidade do
estabelecimento de normas e padrões.
Para o bom andamento do arquivo empresarial, dependerá, de
conhecimentos técnicos, planejamento, criatividade e boa vontade de parte de quem
o estruturou. Mas, não pode ser esquecido que as pessoas passam e o seu
trabalho, se bem organizado, permanece.
Segundo Bíscoli (2008), o órgão ou entidade deve elaborar um manual
com o objetivo de estabelecer procedimentos regulares no tocante à produção,
tramitação, arquivamento e destinação dos documentos arquivísticos, de acordo
com as normas e legislação vigentes. O manual de arquivo é um instrumento da
gestão documental que permite a continuidade das rotinas arquivísticas. É um
documento onde devem ser discriminadas todas as rotinas do setor de arquivo e tem
por objetivos:
a) proporcionar maior uniformidade e segurança nas decisões a serem
tomadas;
b) evitar a duplicação de serviços;
c) auxiliar na solução de problemas técnicos;
32
d) fornecer subsídios e elementos essenciais para a continuidade do
trabalho;
e) especificar funções e atribuições a todos os funcionários ligados ao
órgão;
f) orientar o treinamento de novos funcionários.
Portanto, o manual deve ser elaborado de forma a representar um
documento em linguagem clara e acessível, contendo exemplos de formulários,
instruções para as operações, bem como fluxogramas de rotinas. Não é um
instrumento inflexível, pois deve acompanhar o crescimento e as alterações
necessárias ao perfeito funcionamento do setor. Por isso, deve ser alterado e
adaptado quando necessário (BÍSCOLI, 2008).
4.3.7 Legislação arquivística
A arquivística é uma área de extrema importância para todo tipo de
organização, uma vez que sua finalidade é tratar de toda a gestão de documentos
organizacionais, tanto para empresas privadas como para empresas públicas.
Para Schellenberg (2004), os arquivos públicos têm dois tipos de valores:
valores primários, para a repartição de origem, e valores secundários, para as outras
repartições e para pessoas estranhas ao serviço público.
Sua maior importância está na emissão e na guarda de documentos os
quais representam as atividades da empresa ou da organização, e garantem valor
de prova. Tamanha é a importância para esta atividade que há leis específicas que
definem os termos da área, assim como orientam a gestão de documentos, desde a
sua criação e manutenção, até a sua guarda e eliminação.
Segundo Mattar (2003), mais que qualquer profissional, supõe-se que o
arquivista tenha amplo domínio da legislação e atue, individual ou coletivamente, na
dinâmica de sua implantação. Por outro lado, a qualidade dos recursos humanos,
que atuam nos arquivos favorece ou compromete a implementação da legislação.
No Brasil, o órgão responsável por regulamentações específicas sobre
arquivos é o Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, que é um órgão colegiado,
vinculado ao Arquivo Nacional da Casa Civil da Presidência da República. Este
órgão tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados,
33
bem como exercer orientação normativa visando à gestão documental e à proteção
especial aos documentos de arquivo (BISCOLI, 2008).
De acordo com Freitas (2004, p. 7):
Arquivo público é o conjunto de documentos acumulados em decorrência das funções executivas, legislativas e judiciárias do poder público no âmbito federal, estadual e municipal, bem como o conjunto de documentos de entidades de direito privado encarregadas de serviços públicos.
Para esta finalidade surge a necessidade de orientações legais sobre o
correto entendimento do arquivo e das responsabilidades das empresas sobre estes
aspectos.
Segundo Mattar (2003, p.77):
Enfatiza-se a necessidade do cumprimento do artigo 216 da Constituição Federal de 1988 que fala sobre a preservação do patrimônio brasileiro, seja cultural, histórico e, especialmente, o jurídico, assim como os arts. 23 c/c o art. 37, que determinam a proteção do acervo patrimonial e o acesso à documentação pública para se promover o direito à informação.
Já a Lei Federal nº. 8.159, de 08 de janeiro de 1991, trata da política
nacional de arquivos e constitui-se na base inicial da implantação do gerenciamento
de qualquer acervo documental em empresa pública ou privada.
A gestão de documentos é uma atividade estratégica na constituição do
acervo arquivístico, pois define o ciclo dos documentos, assim como define que após
seu uso administrativo, os documentos podem ser eliminados ou transferidos para
arquivamento. Indica também a temporalidade de guarda e a destinação final dos
documentos (RONCAGLIO; SZVARÇA; BOJANOSKI, 2004).
Nesse sentido, o gerenciamento de documentos veio contribuir para as
funções arquivísticas sobre diversos aspectos, principalmente, ao garantir a
definição, de forma criteriosa, de parcela de documentos que constituem o
patrimônio arquivístico (ZWIRTES; DURANTE, 2007).
No Estado do Paraná, o órgão responsável pela regulamentação de
normas de arquivos dos órgãos públicos estaduais é a Secretaria de Estado da
Administração. Mais especificamente é o Departamento Estadual de Arquivo Público
– DEAP que propõe a aprovação de resoluções que estabeleçam normas e
procedimentos.
34
O CONARQ regulamentou alguns aspectos de interesse geral, através
das seguintes resoluções:
a) Resolução nº 1, de 18 de outubro de 1995 – dispõe sobre a
necessidade de adoção de planos e/ou códigos de classificação de
documentos nos arquivos correntes;
b) Resolução nº 2, de 18 de outubro de 1995 – dispõe sobre as medidas a
serem observadas na transferência ou no recolhimento de acervos
documentais para instituições arquivísticas públicas;
c) Resolução nº 4, de 28 de março de 1996, ampliada pela Resolução nº
8, de 20 de maio de 1997 e pela Resolução 14, de 24 de outubro de
2001 – dispõe sobre a Classificação, Temporalidade e Destinação de
Documentos de Arquivo relativos às Atividades-Meio da Administração
Pública;
d) Resolução nº 7, de 20 de maio de 1997 – dispõe sobre os
procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos
e entidades integrantes do Poder Público.
Estas são as regulamentações que orientam qualquer empresa sobre as
principais rotinas de gestão de documentos.
Destacou-se as resoluções sobre as principais temáticas abordadas neste
estudo de caso, embora existam muitas outras que serão dispostas no Manual de
Gestão de Documentos, conforme especificidades do caso estudado, as quais
encontram-se disponíveis para acesso público no site do governo federal
www.conarq.arquivonacional.gov.br e www.cenadem.com.br.
35
5 PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS
O objetivo do trabalho foi elaborar um plano de gestão documental e
desenvolver um manual de procedimentos para a manutenção do arquivo da Escola
Estadual Profª Shirley Saurin, que foi realizado no período de março a setembro de
2009 e envolveu todos os setores da escola, tanto nos documentos administrativos
(atividades meio), quanto nos documentos dos alunos (atividades fim).
Assim, com a finalidade de buscar o caminho mais coerente para que se
consiga obter resultados satisfatórios, primeiramente utilizou-se a pesquisa
bibliográfica, objetivando adquirir maiores informações sobre o assunto a ser
investigado.
De acordo com Köche (1982) a pesquisa bibliográfica é a que se
desenvolve tentando explicar um problema a partir das referências teóricas
publicadas em livros ou obras congêneres. O objetivo da pesquisa bibliográfica é
conhecer e analisar as principais teorias existentes sobre um determinado assunto,
tema ou problema. Neste caso, foi imprescindível o conhecimento da legislação na
área arquivística e as bibliografias que fornecessem a orientação para a elaboração
de um Plano de Gestão de Documentos.
Já para a implementação do projeto, foi abordada inicialmente a
observação participante, a partir da qual analisou-se o ambiente organizacional e
todos os elementos que dizem respeito ao Plano de Gestão de Documentos, como a
produção documental, a estrutura da empresa para seleção do local do arquivo e
escolha do método de classificação do arquivo.
A técnica de análise de dados utilizada foi a abordagem qualitativa, pois
ao elaborar uma proposição de planos, buscou-se analisar o melhor e mais
adequado modelo de Plano de Gestão Documental para a instituição.
O presente trabalho caracteriza-se, portanto, como Pesquisa de Avaliação
Formativa, onde, de acordo com Roesch (1999), os avaliadores procuram formar
aquilo que está sendo estudado, melhorando os empreendimentos humanos,
baseando-se em estudos de processo, avaliação de implementação e estudos de
caso, o que objetiva melhorar a efetividade de um programa na empresa, ou seja,
melhorar a Gestão Documental da Escola Estadual Professora Shirley Saurin.
Observa-se ainda que para efetivar o Plano de Gestão Documental foi
necessária a tramitação nas instâncias legais envolvidas como a direção da escola e
o Núcleo Regional de Educação de Toledo, a qual a instituição pertence.
37
6 ANÁLISE DA ORGANIZAÇÃO E INTERPRETAÇÃO DOS DADOS COLETADOS
6.1 DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL
A Escola Estadual Professora Shirley Saurin situa-se em Palotina que é
um município do estado do Paraná. A população contabilizada em 2007 foi de
27.545 habitantes (IBGE, 2007), ocupando uma área de 651 km².
Palotina apresenta grande evolução cultural, criando uma cultura rica em
costumes, tradições, festas e reuniões populares. Sua colonização é recente,
iniciando na década de 50. Em 1960 surge a primeira escola estadual em Palotina, o
atual Colégio Estadual Santo Agostinho, e em 1962 a primeira escola municipal
urbana, o atual Colégio Estadual Barão do Rio Branco.
Sua economia é baseada na agricultura, agroindústria e prestação de
serviços. A educação é uma das prioridades da liderança em Palotina. A cidade
possui uma extensão da UFPR (Universidade Federal do Paraná), que foi
implantada em 1993, uma faculdade particular, a FACITEC (Faculdade de Ciência e
Tecnologia) e o Instituto Superior de Educação, constituído pela mantenedora União
de Ensino Superior do Paraná – UESPAR.
O funcionamento da escola é amparado pela: Constituição Federal,
Estatuto do Servidor Público do Paraná, Lei Orgânica do Município, Lei de Diretrizes
e Bases da Educação, Estatuto da Criança e do Adolescente, Secretaria de Estado
da Educação do Paraná (SEED), Núcleo Regional de Educação, Fundo Rotativo,
APP – Sindicato, Projeto Político Pedagógico, Regimento Escolar, Estatuto do
Conselho Escolar.
A Secretaria de Educação do Paraná tem suas normas e objetivos
estabelecidos que são repassados aos Núcleos de Educação do Paraná e
posteriormente às escolas.
A Escola recebe recursos financeiros, enviados pelo FUNDO ROTATIVO,
que foi criado pela Lei nº. 10.050, de 16 de julho de 1992 e regulamentado pelo
Decreto nº. 2.043, de 12 de janeiro de 1993, reestruturado pela Lei nº 14.267, de 22
de dezembro de 2003 e regulamentado pelo Decreto nº 3.392, de 21 de julho de
2004. É oriundo de programas descentralizados de recursos, desenvolvidos pelo
FUNDEPAR ao longo dos últimos 30 anos. Solução criativa encontrada pelo
Instituto, passando a ser um instrumento ágil, viabilizando com maior rapidez o
repasse de recursos aos Estabelecimentos de Ensino da Rede Estadual, para a
manutenção e outras despesas relacionadas com a atividade educacional.
6.2 CULTURA ORGANIZACIONAL E POLÍTICAS DA ESCOLA
Com a criação do Programa “Fundo Rotativo”, eliminou-se burocracia,
possibilitando aos gestores uma maior autonomia no gerenciamento dos recursos,
obtendo respostas mais imediata de suas necessidades básicas, como: aquisição de
materiais (limpeza, expediente, didático, esportivo, gás, lâmpadas, entre outros),
execução de pequenos reparos (troca de vidros, limpeza de caixa d’água,
fechaduras, instalação elétrica e hidráulica, entre outros).
As liberações ocorrem mensalmente, a partir do mês de fevereiro, até o
mês de novembro. Ao todo são 10 (dez) parcelas liberadas durante o exercício, o
valor destas vai depender do número de alunos matriculados na escola. O
FUNDEPAR repassa, ainda, recursos aos Estabelecimentos de Ensino, através de
Cota Suplementar, desde que seja caracterizada a necessidade do atendimento
(FUNDEPAR, 2008).
Sempre que há necessidade de algum material, manutenção, livros para a
biblioteca ou recurso tecnológico para utilização de professores, funcionários e
alunos são utilizados recursos amparados através de promoções pela APMF
(Associação de Pais, Mestres e Funcionários).
O Governo do Estado do Paraná, por meio da Secretaria de Estado da
Educação, buscou com o Programa "Paraná Digital" e com o Projeto "Portal Dia-a-
Dia Educação" difundir o uso pedagógico das tecnologias da informação e
Comunicação - TIC com a ampliação das Coordenações Regionais de Tecnologia
na Educação e com o repasse de computadores, com conectividade e a criação de
um ambiente virtual para Criação, Interação e Publicação de dados provenientes das
Escolas Públicas do Estado do Paraná. Sendo assim, a Assessoria de Tecnologia
da Informação (ATI), da Secretaria de Estado da Educação (SEED), está
desenvolvendo ações que visam levar, por meio de uma rede de computadores, o
acesso às Tecnologias da Informação e Comunicação - TIC aos professores e
alunos da Rede Pública de Educação Básica do Paraná (PARANÁ DIGITAL, 2008).
39
Um dos assuntos mais abordados pela cidade de Palotina é a
preservação do meio ambiente. Muitos projetos são desenvolvidos neste aspecto
todos os anos. As escolas do município contribuem muito com a educação
ambiental. No ano de 2008, os alunos de todas as escolas do município, estão
empenhados numa tarefa semanal que é fazer redações, poesias, desenhos e
qualquer tipo de atividade com o tema Meio Ambiente para divulgação no jornal
‘Folha de Palotina’, onde são publicados os trabalhos dos alunos.
A Escola Estadual Professora Shirley Saurin desenvolve um projeto
denominado “Reciclando o Presente e Preservando o Futuro” do qual todos os
alunos participam. A gincana funciona com a separação dos resíduos em casa onde
eles trazem para a escola e a turma que traz em maior quantidade ganha pontos,
assim, a escola trabalha com a conscientização da preservação do meio ambiente.
O Projeto Político Pedagógico, de acordo com a Lei de Diretrizes e Bases
da Educação (LDB), compreende um instrumento de reflexão acerca da realidade da
escola, um plano elaborado de forma refletida e consciente, sistematizada e
principalmente coletiva, pois gera compromisso e responsabilidade.
De acordo com o Projeto Político Pedagógico de 2008 a escola é
comprometida com a realidade da comunidade escolar, que atende alunos de baixa
renda de todo o município de Palotina, dela faz parte todos os envolvidos com a
escola, alunos, pais, professores e funcionários contribuindo com o direito de
aprender.
A Filosofia da Escola é formar cidadãos responsáveis, críticos, criativos,
inventivos, reflexivos e aptos a participar ativamente na sociedade. Cidadãos que
tenham acesso à igualdade de oportunidades, sendo reconhecidos, respeitados e
valorizados.
A realidade da comunidade da Escola Estadual Professora Shirley Saurin,
de acordo com o Projeto Político Pedagógico de 2008, não difere muito da realidade
brasileira. Os alunos que freqüentam a Escola são oriundos de vários bairros da
cidade de Palotina, atende na sua grande maioria, as famílias carentes. Um dos
motivos que levam os pais a escolherem a Escola é a oferta de projetos no período
contra turno, garantindo que os filhos estejam em um local seguro e aprendendo
atividades saudáveis a essa idade como dança, informática, esportes, enquanto os
pais estão trabalhando.
40
Os alunos, na sua grande maioria, estão na mesma Escola desde
pequenos, pois é um Centro de Atenção Integral à Criança e ao Adolescente, que
possui a Pré-Escola Sementinha do Saber, que funciona em sistema integral e semi-
integral para alunos de jardim I,e II, a Escola Municipal Professora Terezinha Giron
Agustini, que tem o mesmo sistema de funcionamento, para os alunos de jardim III,
1ª a 4ª séries e a Escola Estadual, onde os alunos participam dos projetos, ofertados
pelo município e pelo Estado. Por esse motivo, os alunos já tem uma caminhada na
Escola e os pais sentem confiança nessa metodologia e sempre pedem uma
continuidade com o Ensino Médio.
Tendo essa visão de mudança, a Escola adotou no ano de 2005 a
mudança de cor do uniforme, uma pequena mudança, mas que para os alunos foi
bem significativa. No uniforme anterior os alunos se sentiam rotulados e sempre
procuravam escondê-lo, já com a mudança percebeu-se que os mesmos procuram
mostrá-lo e sentem-se orgulhosos em usá-lo.
Um dos maiores problemas da Escola são as dificuldades de
aprendizagem dos alunos, que pode ter sua origem centrada nos problemas
familiares, tanto social como econômico, uma vez que o objetivo da escola é atender
crianças carentes. Com isso os professores procuram trabalhar do modo mais
variado possível, procurando sempre incentivar os alunos para que os mesmos
possam descobrir o quanto o conhecimento é importante e só vem a acrescentar
experiências que o preparem para uma vida em sociedade mais digna e valorosa.
A escola tem funcionários responsáveis e envolvidos com o cotidiano
escolar. Possuem os níveis de escolaridade exigidos pelos órgãos competentes.
O que se almeja são melhores condições de trabalho, condições de
segurança, reconhecidos em suas funções escolares e funcionários que atinjam
diretamente a função de educar.
Os professores têm se mostrado motivados à capacitação e atualização
sobre as novas metodologias de ensino, visto que, a proposta de Inovação
Tecnológica do Governo foi apresentada para os mesmos na reunião de
Replanejamento que ocorre três vezes ao ano.
De acordo com o Projeto Político Pedagógico da escola, os professores
são comprometidos e responsáveis com o ensino-aprendizagem, valorizam a escola
e a clientela com que trabalham e incentivam os alunos a se prepararem cada vez
41
mais. Além do mais, estão sempre em busca de trabalhar com novas metodologias,
mas assumem as dificuldades em colocá-las em prática.
A escola trabalha com o estilo de gestão democrática através da
participação de todos os envolvidos no processo educacional, como a Secretaria de
Estado da Educação (SEED), Núcleo Regional de Educação (NRE), Conselho
Escolar, Conselho de Classe, Associação de Pais, Mestres e Funcionários (APMF) e
profissionais da Educação.
A escola também promove alguns programas para oportunizar qualidade
no ambiente de trabalho como as comemorações do dia do professor com almoço,
confraternização de final de ano, dia do estudante, viagem no final do ano com os
alunos que mais arrecadaram resíduos sólidos com o projeto “Reciclando o presente
e preservando o futuro”. A escola utiliza-se de alguns fatores para gerar um clima
favorável para a qualidade de vida: diálogo, reuniões, trabalho em equipe,
capacitações e ambiente de trabalho favorável.
6.3 OPERACIONALIZAÇÃO DO ESTÁGIO
Até a conclusão deste trabalho a Escola Estadual Professora Shirley
Saurin estará completando 15 anos de funcionamento. Com os anos, o arquivo da
escola sofria um acúmulo grande de papel, pois, não se permitia eliminar nenhuma
documentação. Isso tornou-se um sério problema pela falta de espaço apropriado,
pelas más condições, dificuldade de encontrar a documentação desejada e por falta
de organização (FOTO E, APÊNDICE 3).
Este Projeto objetivou a criação e implantação de um Plano de Gestão de
Documentos visando não só organizar os arquivos, mas também direcionar as ações
da escola para a manutenção de uma rotina documental elaborada, com critérios de
criação, guarda e destinação de documentos, através de instrumentos como a
seleção de um método de arquivamento apropriado, a criação de um plano de
classificação documental, de uma tabela de temporalidade e destinação e um
Manual de Gestão de Documentos.
Para desenvolver essas ações optou-se por dividi-las em tópicos a fim de
esclarecer cada etapa e o objetivo do trabalho.
42
6.3.1 Análise da estrutura e avaliação dos documentos
Inicialmente foi analisada a estrutura da escola para a guarda da
documentação, espaços adequados, armários, quantidade de papel, pastas, atas e
outros. Elaborou-se uma listagem dos diversos tipos de documentação que circulam
pela secretaria para analisar a quantidade de papel que se acumula diariamente.
Procedeu-se a avaliação dos documentos, analisando a sua natureza e
importância para a Escola, facilitando a correta guarda dos mesmos, criando-se
adicionalmente instrumentos para controle de retirada e seu acompanhamento. Foi
adquirido um livro de Protocolo de Correspondência para o controle de entrada e
saída dos documentos.
A documentação foi separada em caixas ou pilhas por assunto e nessas
pilhas em ordem cronológica. Com isso, facilitou observar se não faltava algum
papelote na ordem que havia sido guardado, pois, os documentos eram embalados
juntos em papel craft (FOTO F, APÊNDICE 3) e eram separados por assunto uma
vez ao ano.
Depois de toda documentação separada e organizada se fez necessário o
uso da Tabela de Temporalidade para analisar o que seria guardado e eliminado, e
posteriormente aplicar o método de acordo com o tempo de cada documento.
6.3.2 Criação da Tabela de Temporalidade dos Documentos
A tabela de temporalidade era uma preocupação da escola porque foi o
ponto de partida para iniciar as atividades de organização dos documentos. Como
um órgão público, a escola tem um cuidado com a legislação oficial, uma vez que, é
a partir dela que se pode definir a correta localização dos documentos dentro da
estrutura organizacional. Observou-se, no entanto, que desde a regulamentação da
escola nunca houve eliminação de documentos por falta de conhecimento ou por
insegurança quanto à necessidade de guarda.
Assim, foi utilizado um modelo de Tabela de Temporalidade do Manual de
Gestão de Documentos do Estado do Paraná que atendia as necessidades escola.
Ao elaborar a tabela de temporalidade dos documentos, buscou-se reunir
leis, regulamentações e deliberações, as quais constam no manual de gestão de
43
documentos da escola (APÊNDICE 5) para fornecer segurança no processo de
destinação, tempo de guarda em cada setor e eliminação.
Os documentos para encaminhamento à destinação final, ou seja,
eliminação, e que estavam fora do prazo da tabela de temporalidade foram
novamente analisados e relacionados.
Elaborou-se um documento padrão, o formulário de eliminação de
documentos, que deverá ser utilizado toda vez que documentos novamente sejam
eliminados. Este modelo está no Manual de Gestão de Documentos da Escola
Estadual Professora Shirley Saurin (APÊNDICE 5) o qual deve ser corretamente
preenchido pela pessoa responsável pelo arquivo e assinado por pessoas com
cargo de responsabilidade na Escola. Feito isso os documentos poderão ser
incinerados.
Tomando-se conhecimento da temporalidade de cada documento tornou-
se mais fácil a escolha do método para o arquivo permanente e intermediário, pois, o
volume de papel eliminado aumentou visivelmente o espaço físico, deixando claro e
de acordo com as leis vigentes o volume que deveria ser arquivado, e o local mais
apropriado para sua guarda, ou seja, no arquivo corrente, intermediário e
permanente.
6.3.3 Escolha do Método de Arquivamento dos Documentos
De acordo com a necessidade da Escola e para facilitar a procura dos
documentos selecionou-se os métodos alfabético e numéricos (simples e
cronológico), o que para Medeiros e Hernandes (1995) são alguns dos principais
métodos.
O alfabético é um método simples e bastante prático. No caso de
arquivos de correspondência, proporciona consulta rápida e direta. Assim, os
arquivos estão organizados conforme o tipo de documentos e ordenados em ordem
alfabética como, por exemplo, atas, declarações, memorandos, ofícios e assim
sucessivamente. O método numérico é mais fácil de ser organizado e propicia maior
rapidez ao arquivamento. Este consiste na colocação da pasta numerada no lugar
adequado. É um método mais demorado, visto que necessita a consulta a um índice
44
ou ficha para se encontrar o número atribuído ao assunto em questão. Propicia
facilidade de organização, percepção de falhas e ilimitada ampliação.
Para a escola, a organização dos arquivos com o método numérico:
cronológico, é de suma importância, pois, leva-se em evidência o ano letivo, que é
primordial numa escola, e a partir disso as transformações e modificações que
ocorreram neste período.
Outro recurso usado foi a atribuição de cor na parte externa das caixas,
onde, foi utilizado cor verde no fundo das letras para o arquivo permanente (FOTO
G, APÊNDICE 4) e cor das letras verde com fundo branco para o arquivo
intermediário (FOTO H, APÊNDICE 4), tornando a visualização clara quanto ao
arquivo intermediário e o permanente.
O arquivo intermediário e o arquivo permanente ocupam armários de aço
(FOTOS G e H, APÊNDICE 4), atendendo as necessidades da escola, facilitando a
guarda e possibilitando acesso aos funcionários para encontrar os documentos com
facilidade, uma vez que esta era uma das maiores dificuldades encontradas. Os
arquivos intermediário e permanente ocupam uma sala separada do arquivo
corrente para a guarda.
Tendo definido o método, a documentação intermediária que ocupava
espaço na secretaria (FOTO A, APÊNDICE 1) foi levada à sala escolhida para estes
documentos com utilização menos freqüente onde passam a aguardar o
cumprimento de prazos legais, juntamente com o arquivo permanente.
Observando a rotina documental da escola optou-se por dividir os
arquivos em Documentos Administrativos e Documentos de Alunos.
As pastas individuais dos alunos foram reorganizadas (FOTO B,
APÊNDICE 1), que referem-se aos documentos dos alunos
transferidos/desistentes/concluintes, ou seja, que não fazem parte do corpo discente
da escola e, estas pastas, devem permanecer no estabelecimento de ensino por 70
anos. Nelas havia grande duplicidade na numeração, uma vez que, o aluno pode
voltar a estudar na mesma escola e pedir nova transferência se for de sua
necessidade, por isso, a pasta recebia outro número de arquivo sempre que este
retornava.
Foi implantado um programa de banco de dados e inserida a nova
numeração para as pastas individuais dos alunos, tornando o acesso rápido e
45
prático, uma vez que este programa faz a busca do aluno pelo nome, ano em que
saiu da escola, ou seu número de registro no Sistema Estadual de Registro Escolar
(SERE).
Para facilitar a localização dos documentos, optou-se por fixar nas caixas
de arquivo uma lista que é impressa a partir do relatório do programa de banco de
dados, com o nome dos alunos utilizando o método alfanumérico (FOTO B,
APÊNDICE 1). Na frente destas está a numeração das pastas que estão dentro de
cada uma, de acordo com o programa de banco de dados. Em todas elas os
grampos de metal foram substituídos por plástico, para não danificar os documentos
de papel.
A documentação recebida e expedida que são: ofícios, declarações,
memorandos, convites e outros, ficam na primeira prateleira (FOTO G, APÊNDICE
4). Dentro, a divisão foi feita pelo assunto do documento, citado acima, em ordem
alfabética e numérica simples onde foram utilizadas fichas plásticas coloridas para a
divisão facilitando a procura (FOTO D, APÊNDICE 2). Na parte externa e frontal da
caixa o “R” é a documentação recebida e o “E” a documentação expedida, e
especificam os assuntos que possuem.
As folhas de ponto foram organizadas em ordem cronológica na parte
externa da caixa e na parte interna em ordem alfabética com o nome dos
funcionários. Na primeira caixa puderam-se arquivar cinco anos de folhas ponto
(FOTO G, APÊNDICE 4). Ao lado de cada caixa foi anexada uma lista com os
nomes dos funcionários e o ano correspondente às folhas de ponto arquivadas.
Os livros de registros de classe foram separados em ordem alfabética
pelo nome dos professores da escola e o ano dos registros (FOTO F, APÊNDICE 3).
Após terminada a aplicação do método e a organização dos arquivos
permanente e intermediário procedeu-se com o treinamento da responsável pela
manutenção do arquivo.
6.3.4 Treinamento da equipe
Para a manutenção deste arquivo é muito importante que alguém
responsável e conhecedora das rotinas da escola possa prestar a devida atenção a
46
estes arquivos aplicando os procedimentos descritos no manual, podendo modificá-
lo se houver necessidade, acompanhando o crescimento e as alterações do setor.
A pessoa escolhida para o treinamento foi a secretária da escola que dará
continuidade à organização destes arquivos com seriedade.
Procedeu-se o treinamento da pessoa responsável pelo setor sobre os
procedimentos corretos para gestão dos documentos, elaborou-se um Manual de
Gestão de Documentos, com todas as orientações para a manutenção do arquivo.
6.3.5 Criação do Manual de Gestão de Documentos
O Manual de Gestão de Documentos da Escola Estadual Professora
Shirley Saurin (APÊNDICE 5), foi elaborado ao final da parte prática na escola e nele
estão contemplados todos os procedimentos para manutenção do arquivo, bem
como todos os modelos para a frente das caixas, um modelo do formulário de
eliminação de documentos, as regulamentações e leis para o arquivo que estão
anexos, a tabela de temporalidade de documentos e explicações sobre o método
escolhido para a continuidade da organização do arquivo.
Buscou-se então um modelo de manual que atendesse as expectativas e
necessidades da escola. Dentre os modelos analisados estão o Manual de Gestão
Documental do Estado do Paraná e Servidor Público: Manual de orientações
funcionais, embora o que continha mais similaridades com a realidade de
documentos da escola Shirley Saurin era o Manual de Gestão de Documentos da
Agência Nacional de Águas (ANA). Este material era o mais completo, apresentava
vários aspectos quanto à estrutura, conteúdo, exemplos e explicações que poderiam
servir de modelo.
Assim, definiu-se os tópicos que fariam parte do manual e a forma mais
adequada de dispô-los dentro de uma estrutura que atendesse a demanda da
escola.
Inicialmente foram inseridas a introdução, competências, definição e
propósito que iniciam o manual, foram colocadas as atividades gerais de protocolo e
as ações que devem ser desenvolvidas quanto ao empréstimo de documentos a
partir deste controle de entrada e saída de documentos.
47
Depois, nas atividades gerais de arquivo, foi colocado o método de
arquivamento escolhido para a escola e os procedimentos para a continuidade
desse processo. Assim, foram citados os apêndices, que contemplam os modelos
principais de caixas e o formulário de eliminação de documentos criado para a
escola.
Nas operações de arquivamento foram colocados os principais
procedimentos quanto à organização do arquivo. Após isso, na destinação dos
documentos, onde a responsável pelo arquivamento deve analisar a tabela de
temporalidade de documentos para a guarda ou eliminação.
Na referência legislativa estão as principais resoluções e leis que
norteiam o arquivamento de documentos e sugere, quando necessário, a
responsável buscar a atualização dessas resoluções no site do Conselho Nacional
de Arquivos (CONARQ), pois, estão em constantes atualizações. Foram anexadas a
Deliberação nº. 31/86 - CEE e Parecer nº. 04/86 – CEE e Tabela de Temporalidade
ao final do manual.
Esta seção teve ainda outro objetivo, o de transmitir segurança à escola e
seus gestores sobre o tempo de guarda e sobre a eliminação dos documentos. Com
estes procedimentos acredita-se ter concluído com sucesso a criação de um manual
de gestão de documentos para utilização da direção da escola.
6.3.6 SUGESTÕES E RECOMENDAÇÕES
Em reunião com os responsáveis do Núcleo Regional de Educação, no
mês de outubro de 2009, constatou-se que este instrumento se tornará mais
importante do que aparentava ao início do trabalho, uma vez que outras escolas
encontram dificuldades semelhantes, solicitando consultoria para a implantação do
Plano de Gestão de Documentos. Este representa um instrumento gerencial que
contempla muito mais do que o simples arquivamento dos papéis da escola, mas
facilita a gestão escolar e esclarece com a tabela de temporalidade, leis, regimento e
o manual elaborado da importância desses documentos para um órgão púbico e da
responsabilidade que a escola tem diante das condições de guarda desses
documentos.
Está aprovado o Plano de Gestão de Documentos para a direção da
escola Shirley Saurin e a acadêmica propôs continuidade do projeto nas outras
48
escolas estaduais do município de Palotina, começando pelas escolas com menos
tempo de funcionamento, onde ficou agendada uma próxima reunião para a
discussão desse assunto.
49
7 CONSIDERAÇÕES FINAIS
O objetivo deste trabalho foi elaborar um plano de gestão documental e
desenvolver um manual de procedimentos para a manutenção do arquivo da Escola
Estadual Profª Shirley Saurin.
Em virtude do tempo, definiu-se primeiramente o método de arquivamento
dos documentos que mais se adequaria à estrutura da escola e deu-se início a
classificação dos documentos menos utilizados, mais desorganizados e em maior
quantidade que correspondem ao arquivo intermediário e permanente, uma vez que
os mais utilizados (relativos ao arquivo corrente) estavam melhor organizados.
Além disso, definiram-se quais os instrumentos de apoio eram
necessários à gestão documental da escola, e como principais, a elaboração da
tabela de temporalidade de documentos e manual de gestão de documentos. Com
isso, o arquivo corrente, que corresponde ao ano vigente e atual, consta no Plano de
Gestão de Documentos, que foi elaborado, como continuidade a este arquivo
intermediário e permanente.
A contribuição deste trabalho foi a possibilidade de transmitir para a
direção da escola e, todos os funcionários envolvidos no processo, uma perspectiva
mais ampliada da gestão de documentos, sendo essencial nas atividades de
trabalho, contribuindo para a tomada de decisão, recuperando a informação e
preservando, assim, a memória institucional, o que levou a valorizar mais o trabalho.
Acredita-se que o Plano de Gestão de Documentos foi o resultado maior
do trabalho de estágio obtendo êxito na sua realização, uma vez que foi elaborado
de forma abrangente, contemplando o maior número possível das atividades
previstas nas referências e ainda obteve a aprovação nas instâncias legais, sendo
indicado pela Secretaria de Educação para ser implantado em Palotina nos próximos
anos nas outras escolas estaduais do município, sob forma de consultoria.
.
REFERÊNCIAS
BACK, Leonardo de Carlos. Metodologia de implantação do gerenciamento eletrônico de documentos em empresa de base tecnológica. Florianópolis, 2004. Dissertação (Mestrado em Engenharia da Produção) – Universidade Federal de Santa Catarina.
BISCOLI, Fabiana Regina Veloso. Apostila da disciplina de gestão de documentos. Toledo, 2008. Apostila digitada.
BRASIL. Agência Nacional de Águas. Manual de gestão de documentos, arquivos e biblioteca. Brasília : ANA, SGE, CDOC, 2005. 53 p.
CENADEM. Gerenciamento eletrônico de documentos. Disponível em: <http:// www.cenadem.com.br>. Acesso em: 20 set. 2008.
CONARQ. Disponível em: < http://www.conarq.arquivonacional.gov.br>. Acesso em: 14 set. 2008.
DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS. Disponível em: <http://www.p3image.com.br/digitalizacao/servico_digitalizacao.asp>. Acesso em: 29 set. 2008.
FREITAS, Márcia Macedo de. Arquivo e sistema de organização pela busca fácil de informações (documentos) na rotina diária do secretário. Monografia (Graduação de Bacharel em Secretariado Executivo Trilíngüe), Faculdades Integradas Claretianas Rio Claro, São Paulo: 2003/2004. Disponível em: <http:// www.documentar.com.br>. Acesso em: 20 set. 2008
FUNDEPAR. Disponível em: <http://www.pr.gov.br/fundepar>. Acesso em: 19 maio 2008.
GORBEA, Josefina Q. de. Arquivo e controle de documentos. 2. ed. São Paulo: Atlas, 1976.
_____. Sistema de arquivos e controle de documentos. 2. ed. São Paulo: Atlas, 1979.
IBGE. Disponível em: <http://www.ibge.gov.br/home/estatistica/populacao/contagem2007/contagem_final/tabela1_1_21.pdf>. Acesso em: 05 jun. 2008.
KÖCHE, José Carlos. Fundamentos de metodologia científica. 7. ed. Caxias do Sul: Vozes, 1982.
LEI nº 8.159/91. Disponível em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/LEIS/L8159.htm> Acesso em: 11 jun. 2008.
MATTAR, Eliana. Acesso à informação e política de arquivos. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2003.
MEDEIROS, João Bosco; HERNANDES, Sônia. Manual da secretária. São Paulo: Atlas, 1985.
_____. Manual da secretária. 6. ed. São Paulo: Atlas, 1995.
_____. Manual da secretária. 7. ed. São Paulo: Atlas, 1999.
OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Sistemas, organização e métodos: uma abordagem gerencial. 13. ed. São Paulo: Atlas, 2002.
ORGANIZAÇÃO ARQUIVÍSTICA. Disponível em: <http://www.p3image.com.br/digitalizacao/servico_organizacao_de_arquivo.asp>. Acesso em: 29 set. 2008.
PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria prática. 3. ed. Rio de Janeiro: Fundação Getulio Vargas, 2004.
PARANÀ DIGITAL. Disponível em: <http://www.seed.pr.gov.br/portals/portal/paranadigital/>. Acesso em: 03 jun. 2008.
PAVESI, Silvia Cristina; SOUZA, Rosemari Peluzio de. Projeto Político Pedagógico da Escola Estadual Profª Shirley Saurin. Palotina: janeiro/2008. (Projeto em andamento).
PRESIDÊNCIA DA REPÚBLICA. Lei nº 9.394 de Diretrizes e Bases da Educação (LDB) de 20 de dezembro de 1996. Relator: Diário Oficial da União, 1996.
PROENÇA, Ana Luísa Morão Raposo Martins; LOPES, Sandra Guerra. Digital preservation. Universidade da Beira Interior, Departamento de Letras, Covilhã. Disponível em: <http://www.di.ubi.pt/~api/digital_preservation.pdf>. Acesso em: 29 set. 2008.
ROESCH, Sylvia Maria Azevedo. Projetos de estágio e de pesquisa em administração: Guia para Estágios, Trabalhos de Conclusão, Dissertações e Estudos de Caso. 2. ed. São Paulo: Atlas, 1999.
52
RONCAGLIO, Cynthia; SZVARÇA, Décio Roberto; BOJANOSKI, Silvana de Fátima. Arquivos, gestão de documentos e informação. Disponível em: <http://www.encontros-bibli.ufsc.br/bibesp/esp_02/1_roncaglio.pdf> Acesso em: 25 set. 2008.
SCHELLENBERG, Theodore R. Arquivos modernos: princípios e técnicas. 4. ed. Rio de Janeiro: Fundação Getúlio Vargas, 2004.
UESPAR. Disponível em: <http://www.uespar.edu.br/historico.html>. Acesso em: 09 jun. 2008.
UFPR. Disponível em: <http://www.palotina.ufpr.br/historico.htm>. Acesso em: 09 jun. 2008.
ZWIRTES, Cristiane Lessa; DURANTE, Daniela Giareta. Gestão documental: atuação do secretário executivo. Secretariado Executivo em revista, Passo Fundo, n. 3, p. 25-35, 2007.
53
APÊNDICES
APÊNDICE 1 – DOCUMENTAÇÃO DOS ALUNOS ANTES E DEPOIS DO ESTÁGIO
FOTO A - Arquivo Intermediário - Documentação dos alunos antes do estágio
FOTO B - Documentação dos alunos depois do estágio
55
APÊNDICE 2 – ARQUIVO INTERMEDIÁRIO DOS ALUNOS E DOCUMENTOS
EXPEDIDOS
FOTO C – Documentação dos alunos depois do estágio (nos armários)
FOTO D – Arquivo Intermediário – Documentos Expedidos (organização)
56
APÊNDICE 3–ARQUIVO INTERMEDIÁRIO E PERMANENTE ANTES DO ESTÁGIO
FOTO E- Arquivo Intermediário e Permanente – Documentação da Escola (antes)
FOTO F- Arquivo Intermediário e Permanente – Documentação da Escola (antes)
57
APÊNDICE 4 – ARQUIVO INTERMEDIÁRIO E PERMANENTE DEPOIS DO
ESTÁGIO
FOTO G- Arquivo Intermediário e Permanente – Documentação da Escola (depois)
FOTO H- Arquivo Intermediário - Documentação dos Alunos (depois)
58
APÊNDICE 5 - MANUAL DE GESTÃO DE DOCUMENTOS DA ESCOLA
ESTADUAL PROFESSORA SHIRLEY SAURIN
MANUAL DE GESTÃO DE DOCUMENTOS DA ESCOLA
ESTADUAL PROFESSORA SHIRLEY SAURIN
PALOTINA2009
59
ESCOLA ESTADUAL PROFESSORA SHIRLEY SAURINNúcleo Regional de ToledoCEP: 85950-000 – Palotina/PRFone : (44) 3649-1722Site: www.potshirleysaurin.seed.pr.gov.brE-mail: [email protected]
Idealizadora: Keylle Aparecida Meira Spagnollo
i
LISTA DE APÊNDICES
APÊNDICE 1 – MODELO DE CAIXA DO ALUNO ....................................................21APÊNDICE 2 – MODELO DE CAIXA DE DOCUMENTOS RECEBIDOS ................22APÊNDICE 3 – MODELO DE CAIXA DE DOCUMENTOS EMITIDOS ....................23APÊNDICE 4 – MODELO DE CAIXA DE FOLHAS PONTO ....................................24APÊNDICE 5 – MODELO DE CAIXA DE LIVROS REGISTRO DE CLASSE ..........25APÊNDICE 6 – MODELO DE CAIXA DE BOLETIM DE FREQÜÊNCIAS E DEMANDAS ...............................................................................................................26APÊNDICE 7 – MODELO DE FORMULÁRIO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS ....................................................................................................................................27
ii
LISTA DE ANEXOS
ANEXO 1 - Tabela de Temporalidade de Documentos..........................................30
ANEXO 2 – Deliberação nº. 31/86 - CEE e Parecer nº. 04/86 – CEE.....................50
ANEXO 3 – Lei nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991.................................................57
LISTA DE FIGURAS
FIGURA 1 - Organograma da Escola Estadual Professora Shirley Saurin................05
iii
SUMÁRIO
1 INTRODUÇÂO ........................................................................................................... 1
2 OBJETIVOS ............................................................................................................... 3
2.1 OBJETIVO GERAL ......................................................................................................... 3
2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS .................................................................................. 3
3 JUSTIFICATIVA ......................................................................................................... 4
4 FUNDAMENTAÇÃO teóricA .................................................................................... 6
...................................................................................................................................... 6
4.1 ARQUIVÍSTICA E DOCUMENTAÇÃO .................................................................. 6
4.1.1 Princípios da arquivística ................................................................................................... 9
4.1.2 Exigências para um documento arquivístico .................................................................. 10
4.1.3 Documentos ..................................................................................................................... 13
4.2 GESTÃO DE DOCUMENTOS ............................................................................. 14
4.2.1 Gestão Eletrônica de Documentos - GED ....................................................................... 16
4.3 PLANO DE GESTÃO ......................................................................................... 20
4.3.1 Plano arquivístico ............................................................................................................. 20
4.3.2 Organização do arquivo ................................................................................................... 22
4.3.3 Métodos de arquivamento ................................................................................................ 23
4.3.4 Material para estrutura do arquivo ................................................................................... 26
4.3.5 Tabela de Temporalidade ................................................................................................. 28
4.3.6 Manual de gestão de documentos .................................................................................... 30
4.3.7 Legislação arquivística ..................................................................................................... 33
5 PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS ................................................................ 36
6 ANÁLISE DA ORGANIZAÇÃO E INTERPRETAÇÃO DOS DADOS COLETADOS
..................................................................................................................................... 38
6.1 DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL .................................................................................... 38
6.2 CULTURA ORGANIZACIONAL E POLÍTICAS DA ESCOLA ............................................................ 39
6.3 OPERACIONALIZAÇÃO DO ESTÁGIO .............................................................. 42
6.3.1 Análise da estrutura e avaliação dos documentos ............................................................ 43
6.3.2 Criação da Tabela de Temporalidade dos Documentos ................................................... 43
6.3.3 Escolha do Método de Arquivamento dos Documentos .................................................. 44
iv
6.3.4 Treinamento da equipe ..................................................................................................... 46
6.3.5 Criação do Manual de Gestão de Documentos ................................................................ 47
6.3.6 Sugestões e Recomendações ........................................................................ 48
7 CONSIDERAÇÕES FINAIS .................................................................................... 50
Referências ................................................................................................................ 51
APÊNDICES ................................................................................................................ 54
APÊNDICE 1 – DOCUMENTAÇÃO DOS ALUNOS ANTES E DEPOIS DO ESTÁGIO
................................................................................................................................... 55
APÊNDICE 2 – ARQUIVO INTERMEDIÁRIO DOS ALUNOS E DOCUMENTOS
EXPEDIDOS .............................................................................................................. 56
APÊNDICE 3–ARQUIVO INTERMEDIÁRIO E PERMANENTE ANTES DO ESTÁGIO
................................................................................................................................... 57
APÊNDICE 4 – ARQUIVO INTERMEDIÁRIO E PERMANENTE DEPOIS DO
ESTÁGIO ................................................................................................................... 58
APÊNDICE 5 - MANUAL DE GESTÃO DE DOCUMENTOS DA ESCOLA
ESTADUAL PROFESSORA SHIRLEY SAURIN ....................................................... 59
1 APRESENTAÇÃO ..................................................................................................... 1
2 HISTÓRICO DA ORGANIZAÇÃO ............................................................................. 3
2.1 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL ........................................................................ 4
2.1.1 Competências ..................................................................................................................... 5
2.1.2 Definição e Propósito ......................................................................................................... 6
3 ATIVIDADES GERAIS DE PROTOCOLO ................................................................ 7
3.1 CONSIDERAÇÕES GERAIS ................................................................................. 7
3.1.1 Empréstimo de Documentos .............................................................................................. 7
4 ATIVIDADES GERAIS DE ARQUIVO ....................................................................... 8
4.1 MÉTODO DE ARQUIVAMENTO .......................................................................................... 8
4.1.1 Organização do Arquivo .................................................................................................... 9
4.1.2 Operações de Arquivamento ............................................................................................ 11
4.1.3 Destinação de Documentos .............................................................................................. 11
4.1.4 Eliminação de Documentos ............................................................................................. 12
4.1.5 Guarda Permanente de Documentos ................................................................................ 13
v
5 REFERÊNCIA LEGISLATIVA ................................................................................. 14
REFERÊNCIAS .......................................................................................................... 16
GLOSSÁRIO ............................................................................................................... 17
APÊNDICES ................................................................................................................ 20
R .................................................................................................................................. 22
FOLHAS ...................................................................................................................... 24
PONTO ........................................................................................................................ 24
LIVRO REGISTRO DE CLASSE ................................................................................ 25
B.F. .............................................................................................................................. 26
E .................................................................................................................................. 26
ANEXOS ..................................................................................................................... 29
vi
1 APRESENTAÇÃO
A informação sempre se constituirá em um dos mais importantes fatores
para a adequada condução de qualquer atividade.
Fazê-la chegar, em tempo e hora, aos locais onde é necessária, de modo
a possibilitar corretas tomadas de decisão, é uma necessidade permanente e se
constitui no desafio maior que qualquer sistema de gestão de documentos precisa
superar.
A concepção apresentada neste manual, longe de ser a definitiva,
pretende atender as necessidades de gestão de documentos na Escola Estadual
Professora Shirley Saurin. É preciso ter presente que as condições destes
encontram-se em constante processo de transformação, decorrente do
amadurecimento institucional e da aplicação de modernas técnicas de estruturação
organizacional, que buscam a otimização das atividades da escola.
Na escola será abordado o que está relacionado à documentação escolar
e do aluno, sendo que será um novo instrumento de trabalho, proporcionando
métodos que possibilitam a execução uniforme dos serviços coordenando as
atividades de arquivamento.
A exemplo do que ocorre em qualquer área de atividade humana, para
que um projeto seja implantado e continue funcionando em nível de excelência,
independentemente das pessoas que nele atuam, há necessidade do
estabelecimento de normas e padrões.
Para o bom andamento do arquivo empresarial, dependerá, como já foi
visto, de conhecimentos técnicos, planejamento, criatividade e boa vontade de parte
de quem o estruturou. Mas, não pode ser esquecido que as pessoas passam e o
seu trabalho, se bem organizado, permanece.
Segundo Bíscoli (2008), o órgão ou entidade deve elaborar um manual
com o objetivo de estabelecer procedimentos regulares no tocante à produção,
tramitação, arquivamento e destinação dos documentos arquivísticos, de acordo
com as normas e legislação vigentes. O manual de arquivo é um instrumento da
gestão documental que permite a continuidade das rotinas arquivísticas. É um
1
documento onde devem ser discriminadas todas as rotinas do setor de arquivo e tem
por objetivos:
- proporcionar maior uniformidade e segurança nas decisões a serem
tomadas;
- evitar a duplicação de serviços;
- auxiliar na solução de problemas técnicos;
- fornecer subsídios e elementos essenciais para a continuidade do
trabalho;
- especificar funções e atribuições a todos os funcionários ligados ao
órgão;
- orientar o treinamento de novos funcionários.
Portanto, o manual deve ser elaborado de forma a representar um
documento em linguagem clara e acessível, contendo exemplos de formulários,
instruções para as operações, bem como fluxogramas de rotinas. Não é um
instrumento inflexível, pois deve acompanhar o crescimento e as alterações
necessárias ao perfeito funcionamento do setor. Por isso, deve ser alterado e
adaptado quando necessário. (BÍSCOLI, 2008).
2
2 HISTÓRICO DA ORGANIZAÇÃO
A Escola Estadual Professora Shirley Saurin - Ensino Fundamental anos
finais, foi criada em 1995, e ocupa as dependências do CAIC - Centro de Atenção
Integral à Criança e ao Adolescente, compartilhando esse mesmo espaço com a
Escola Municipal Terezinha Giron Agustini - Ensino Fundamental anos iniciais e
Educação Infantil (Sementinha do Saber) e tem como objetivo atender crianças de
famílias carentes do município de Palotina, um diferencial em relação às outras
escolas.
Pela Resolução nº. 109/95 de 27 de janeiro de 1995, é concedida a
autorização e funcionamento da Escola Estadual Professora Shirley Saurin, para
ministrar as quatro últimas séries do Ensino Fundamental, no período diurno, de
forma simultânea. Foi reconhecida pela Resolução 1346/96 de 02/04/96. Oferta
vagas de Ensino Regular no período matutino e vespertino.
O CAIC é uma unidade de serviços implantada em Palotina no ano de
1993, cujos espaços foram construídos pelo Governo Federal com o intuito de
ofertar um ensino de excelência para crianças e adolescentes. Seu funcionamento é
baseado no sistema integral, que consiste em manter o aluno na escola neste
tempo, lhe ofertando o acesso aos chamados sub-programas.
Porém, o Programa Nacional de Atenção à Criança e ao Adolescente
(PRONAICA) que mantinha todo o projeto foi extinto e o prédio foi doado ao
município de Palotina. No entanto, a filosofia da escola foi mantida com a
continuação dos projetos: canto e dança, trabalhos manuais, coral, teclado,
informática. As atividades artísticas têm seu ponto culminante na Mostra Cultural,
evento anual apresentado a toda comunidade palotinense.
O nome da Escola é uma homenagem a Professora Shirley Saurin (1949
-1988) que foi uma educadora de grande expressão, capacidade e dinamismo
profissional. Iniciou sua carreira profissional em 1965 na cidade de Toledo e
encerrou em 1980 para dedicar-se à família e aos movimentos da igreja.
Em 1995 foi inaugurada a Biblioteca Gralha Azul do CAIC, e hoje possui
cerca de oito mil e quinhentos exemplares de livros infantis, literatura e pesquisa.
3
Em seguida, no ano de 1996, foi instalado no CAIC, o Consultório Odontológico, a
Oficina de Trabalhos Manuais e o Centro de Atendimento à Deficientes Visuais.
Somente no ano de 1997, se deu início às atividades da Oficina
Pedagógica, a qual vem desenvolvendo excelentes trabalhos com couro até a
presente data.
Ao longo de sua história, a Escola foi liderada por pessoas capacitadas e
dinâmicas, como: Ana Rita Cezário Biezus; Odete I. Koche; Marlene Jassnicker;
Tânia Gralha Tessele; Eloiza Helena de Paula Dari. Com grande esforço e
dedicação, numa ação conjunta com todos os profissionais da Escola, mobilizaram-
se para que se ofertasse uma Educação de qualidade e fundamentada no exercício
da cidadania.
No ano letivo de 2008 atende a cento e setenta e seis alunos e sua
direção está a cargo da professora Sandra Celi Xavier de Macedo.
2.1 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
Com o objetivo de abordar uma gestão democrática, a Equipe
Pedagógica juntamente com os Professores atuantes e Direção planejaram,
montaram e concluíram em Reunião Pedagógica o organograma da Escola. Este
formato foi elaborado com aprovação do Núcleo Regional de Educação de Toledo,
uma vez que, todo o processo de decisões passa por todos os níveis para
aprovação ou reivindicação de novas alterações.
Na Gestão democrática deve haver compreensão da administração escolar como atividade meio e reunião de esforços coletivos para o implemento dos fins da educação. A gestão democrática da educação está vinculada aos mecanismos legais e institucionais e à coordenação de atitudes que propõem a participação social: no planejamento e elaboração de políticas educacionais; na tomada de decisões; na escolha do uso de recursos e prioridades de aquisição; na execução das resoluções colegiadas; nos períodos de avaliação da escola e da política educacional. Com a aplicação da política da universalização do ensino deve-se estabelecer como prioridade educacional a democratização do ingresso e a permanência do aluno na escola, assim como a garantia da qualidade social da educação (MATOS apud HAMZE, 2008, p. 03).
4
FIGURA 2 - Organograma da Escola Estadual Professora Shirley Saurin
FONTE: Projeto Político Pedagógico da Escola Estadual Prof.ª Shirley Saurin.
2.1.1 Competências
O plano de gestão documental auxilia e prevê elementos que orientam a
instituição sobre a forma adequada de emitir, guardar e transferir documentos,
tornando a rotina facilitada quanto à utilização, localização e manuseio dos
documentos.
O presente manual propõe a Escola Shirley Saurin implantação de um
Plano de Gestão de Documentos visando não só organizar os arquivos, mas
também direcionar as ações da escola para a manutenção de uma rotina
documental elaborada, com critérios de criação, guarda e destinação de
documentos, através de instrumentos como a seleção de um método de
arquivamento apropriado a rotina da escola, a criação de um plano de classificação
documental, de uma tabela de temporalidade e destinação, um Manual de Gestão
de Documentos.
AUXILIAR OPERACIONAL
GERAL
PROFESSORES
CONSELHO DE CLASSE
PEDAGOGO
TÉCNICO ADMINISTRATIVO
CONSELHO ESCOLAR
APMF
DIREÇÃO
NRE
SEED
ALUNO
5
Outro fator relevante para a implantação do Plano é o envolvimento dos
funcionários que participarão da operacionalização das tarefas, todos são
funcionários efetivos, ou seja, contratados de forma definitiva, o que facilita a
manutenção do Programa de Gestão Documental.
2.1.2 Definição e Propósito
O Plano de Gestão Documental tem por finalidade a racionalização da
produção documental e a uniformização de procedimentos quanto ao recebimento,
registro, produção, expedição, tramitação, consulta, empréstimo, classificação,
indexação, arquivamento, avaliação, preservação e reprodução do conjunto de
documentos, organicamente acumulados, produzidos ou recebidos escola, em
decorrência do exercício de suas atividades, bem como a aquisição, seleção,
disponibilização e disseminação da produção bibliográfica de interesse dos órgãos
competentes e do público em geral.
O Plano de Gestão Documental foi concebido como instrumento
otimizador da informação, objetivando dotar a escola de meios adequados ao
desempenho das atividades decorrentes de suas funções, visando o apoio à tomada
de decisões.
6
3 ATIVIDADES GERAIS DE PROTOCOLO
3.1 CONSIDERAÇÕES GERAIS
O protocolo de documentos é de suma importância para qualquer
organização. No momento em que há transferência ou empréstimo de documentos,
seja por um curto período, se faz necessário um controle, para que, o departamento
ou pessoa sinta-se sob responsabilidade de devolvê-lo na data acordada. Criaram-
se adicionalmente instrumentos para controle de retirada e acompanhamento dos
documentos da escola. Foi adquirido um livro de Protocolo de Correspondência para
o controle de entrada e saída dos documentos.
3.1.1 Empréstimo de Documentos
Esta operação ocorre quando processos, dossiês ou outros documentos
são retirados do arquivo para:
a) empréstimo aos usuários;
b) prestar informações; ou
c) efetuar uma juntada de documentos.
Toda e qualquer documentação a ser emprestada deve passar pelo
método de controle da escola, feito pela secretária ou direção, no livro de Protocolo
de Correspondência, onde serão feitas as anotações principais de quem o empresta
com assinatura e data para a devolução do documento.
Nesta fase é importante o controle de retirada, efetuado por meio do livro
de protocolo de correspondências no qual são registradas informações sobre
processos, dossiês ou outros documentos retirados, além do nome, assinatura do
servidor responsável pela solicitação e, posteriormente, a data da devolução do
documento. O livro de protocolo de correspondências tem como finalidade controlar
o prazo para devolução do documento e servir como indicador de sua freqüência de
uso.
Por meio desse controle é possível informar com precisão e segurança a
localização do(s) documento(s) retirado(s). O prazo de devolução do documento
7
será limitado a critério da Direção da Escola, podendo ser prorrogado, conforme
solicitação do usuário, por igual período.
4 ATIVIDADES GERAIS DE ARQUIVO
4.1 MÉTODO DE ARQUIVAMENTO
De acordo com a necessidade da Escola e para facilitar a procura o
método que melhor corresponde é o alfabético, associado ao numérico: simples e
cronológico, o que para Medeiros e Hernandes (1995) são alguns dos principais
métodos.
O alfabético é um método simples e bastante prático. No caso de
arquivos de correspondência, proporciona consulta rápida e direta. Assim, os
arquivos estão organizados conforme o tipo de documentos e ordenados em ordem
alfabética como, por exemplo, atas, memorandos, ofícios, declarações e assim
sucessivamente. O método numérico é mais fácil de ser organizado e propicia maior
rapidez ao arquivamento. Este consiste na colocação da pasta numerada no lugar
adequado. É um método mais demorado, visto que necessita a consulta a um índice
ou ficha para se encontrar o número atribuído ao assunto em questão. Propicia
facilidade de organização, percepção de falhas e ilimitada ampliação.
Para a escola, a organização dos arquivos com o método numérico:
cronológico, é de suma importância, pois, leva-se em evidência o ano letivo, que é
de grande importância numa escola, e a partir disso as transformações e
modificações que ocorreram neste período.
Outro recurso usado foi a atribuição de cor na parte externa das caixas,
onde, foi utilizado cor verde no fundo das letras para o arquivo permanente e cor das
letras verde sem fundo para o arquivo intermediário, tornando a visualização clara
quanto ao arquivo intermediário e o permanente.
O arquivo intermediário e o arquivo permanente ocupam armários de aço,
atendendo as necessidades da escola facilitando a guarda e possibilitando acesso
aos funcionários para encontrar os documentos com facilidade, uma vez que esta
8
era uma das maiores dificuldades encontradas. Os arquivos intermediário e
permanente ocupam uma sala separada do arquivo corrente para a guarda.
4.1.1 Organização do Arquivo
Para manter organizado o arquivo sugere-se a utilização da Tabela de
Temporalidade para analisar o que deve ser guardado e eliminado, e posteriormente
aplicar o método de acordo com o tempo de cada documento.
Para a documentação dos alunos foi implantado um programa de banco
de dados e inserida a nova numeração para as pastas individuais dos alunos,
tornando o acesso rápido e prático, uma vez que este programa faz a busca do
aluno pelo nome, ano em que saiu da escola, ou seu número de registro no Sistema
Estadual de Registro Escolar (SERE).
Assim quando for necessário buscar algum documento de aluno, busca-
se sua referência no banco de dados e obtém-se a exata localização do mesmo no
arquivo, por exemplo: O aluno Maicon Bombazar, está arquivado na caixa nº 0-0-3
de 1997, por corresponder ao terceiro ano de funcionamento da escola quando foi
transferido.
É preciso, entretanto, que antes de arquivar novos documentos, o
responsável (secretária) lance os documentos no banco de dados para dar
seguimento ao instrumento.
As caixas do aluno (APÊNDICE 1) estão dispostas em ordem cronológica
e as pastas individuais possuem um número, que mesmo o aluno retornando para a
escola, este número do arquivo permanente não deverá ser modificado, voltando
assim, a pasta individual, ao mesmo lugar que ocupava.
Para facilitar a localização dos documentos, optou-se por fixar nas caixas
de arquivo uma lista que é impressa a partir do relatório do programa de banco de
dados, com o nome dos alunos utilizando o método alfanumérico. Na frente destas
está a numeração das pastas que estão dentro de cada uma, de acordo com o
programa de banco de dados. Em todas elas os grampos de metal foram
substituídos por plástico, para não danificar os documentos de papel.
EXEMPLO: Pasta individual do aluno desistente/transferido:
9
Está localizado no armário de aço separado da documentação escolar por
se tratar de documentação de aluno; sabendo o ano que este aluno saiu do
estabelecimento procurar a caixa correspondente a ele e após isso o nome
completo, que está em ordem alfabética na lista anexada ao lado da caixa.
Obs: Para encontrar a caixa e a pasta com maior rapidez sugere-se
procurar pelo sistema de banco de dados, onde, digitando o nome/ano/número
aparecerão as informações necessárias.
É importante destacar ainda a definição de ARQUIVAMENTO:
consiste na guarda do documento no local devido (pasta suspensa, caixa, prateleira), de acordo com a classificação dada. Nesta fase deve-se ter muita atenção, pois um documento arquivado erroneamente poderá ficar perdido, sem possibilidade de recuperação quando solicitado posteriormente (Agência Nacional das águas - ANA, 2005, pag. 33).
Para o restante da documentação, dá-se seqüência ao arquivamento de
documentos com auxílio da tabela de temporalidade de documentos e eliminação
quando for necessário observando as normas e regulamentações vigentes. Deve-se
prestar atenção ao tempo de cada documento.
A documentação recebida e expedida (APÊNDICE 2 e 3)
correspondem a documentos como: ofícios, declarações, memorandos, convites e
outros ficam na primeira prateleira. Dentro, a divisão foi feita pelo tipo do documento,
citado acima, em ordem alfabética e numérica simples onde foram utilizadas fichas
plásticas coloridas para a divisão facilitando a procura. Na parte externa e frontal da
caixa o “R” refere-se à documentação recebida e o “E” à documentação expedida, e
especificam os tipos de documentos que possuem.
As folhas de ponto (APÊNDICE 4) foram organizadas em ordem
cronológica na parte externa da caixa e na parte interna em ordem alfabética com o
nome dos funcionários. Na primeira caixa puderam-se arquivar cinco anos de folhas
ponto. Ao lado de cada caixa foi anexada uma lista com os nomes dos funcionários
e o ano.
Os livros de registros de classe foram separados em ordem alfabética
pelo nome dos professores da escola e o ano dos registros (APÊNDICE 5). Os
boletins de freqüências e demandas (APÊNDICE 6) estão em ordem cronológica e
na parte interna das caixas estão separados com grampos de plástico.
10
Após terminada a aplicação do método e a organização dos arquivos
permanente e intermediário procedeu-se com o treinamento da responsável pela
manutenção do arquivo. Sugere-se que esta treine outros usuários que venham a
desempenhar a função de organizar o arquivo.
4.1.2 Operações de Arquivamento
Procedimentos para a pessoa responsável pelo arquivamento de
documentos:
a) verificar a existência de antecedentes (documentos que tratam do mesmo assunto);
b) reunir os antecedentes, colocando-os em ordem cronológica crescente, sendo o documento com data mais antiga em primeiro lugar e assim sucessivamente;
c) ordenar os documentos que não possuem antecedentes, de acordo com a ordem estabelecida (numérica: simples/cronológica, alfabética). Verificar a existência de cópias, eliminando-as (caso o original não exista, manter uma única cópia);
d) fixar cuidadosamente os documentos às capas apropriadas com prendedores plásticos, à exceção dos processos e volumes que, embora inseridos nas pastas suspensas, permanecem soltos para facilitar o manuseio;
e) arquivar os documentos nos locais devidos, identificando de maneira visível as caixas, através de notações registradas nas projeções das etiquetas;
f) alimentar o banco de dados informatizado com os dados da localização dos documentos do alunado.
4.1.3 Destinação de Documentos
A destinação estabelecida aos documentos poderá ser a eliminação,
quando o documento não apresenta valor secundário (probatório ou informativo), ou
a guarda permanente, quando as informações contidas no documento são
consideradas importantes para fins de prova, informação ou pesquisa. Para definir
11
qual a destinação correta dos documentos é necessário recorrer à tabela de
temporalidade, uma vez que esta é construída amparada pela legislação específica,
transmitindo segurança quanto ao procedimento de eliminação.
A tabela de temporalidade (ANEXO 1) era uma preocupação da escola
porque foi o ponto de partida para iniciar as atividades de organização dos
documentos. Como órgão público, a escola tem um cuidado com a legislação oficial,
uma vez que, é a partir dela que se pode definir a correta localização dos
documentos dentro da estrutura organizacional.
Assim, foi utilizado um modelo de Tabela de Temporalidade do Manual de
Gestão de Documentos do Estado do Paraná e que estava de acordo com o modelo
procurado para aplicar na escola.
A tabela prevê:
a) o tempo de permanência dos documentos nos setores;
b) a forma de transição dos documentos entre os setores;
c) a destinação final dos documentos (arquivo permanente ou eliminação);
d) as resoluções que respaldam estes processos e outras observações pertinentes.
Elaborou-se um documento padrão, o formulário de eliminação de
documentos (APÊNDICE 7), que deverá ser utilizado toda vez que documentos
novamente devam ser eliminados. Este documento deve ser corretamente
preenchido pela pessoa responsável pelo arquivo e assinado por pessoas com
cargo de responsabilidade na Escola. Feito isso os documentos poderão ser
incinerados.
4.1.4 Eliminação de Documentos
A eliminação de documentos somente poderá ocorrer após a aplicação
da Tabela de Temporalidade de Documentos e aprovação da Direção do
estabelecimento de ensino.
12
a) verifica se os documentos a serem destinados estão organizados de
acordo com os conjuntos documentais definidos na Tabela de Temporalidade,
procedendo à organização, se for o caso;
b) observa se o documento se refere a dois ou mais assuntos pois, neste
caso, ele deverá ser arquivado no conjunto documental que possui maior prazo de
guarda ou que tenha sido destinado à guarda permanente, registrando-se a
alteração nos instrumentos de controle;
c) separa os documentos a serem destinados, verificando se cumpriram o
prazo de guarda estabelecido para esta fase;
d) elimina as cópias e vias cujo original ou um exemplar encontrem-se no
mesmo conjunto ou dossiê;
e) preenche a lista de eliminação de documentos;
f) encaminha a lista de eliminação de documentos à direção da escola
para que seja assinada;
g) procede à eliminação que deve ser por meio de incineração;
Buscou-se reunir leis, regulamentações e deliberações (ANEXO 2) para
fornecer segurança neste processo de eliminação.
4.1.5 Guarda Permanente de Documentos
Serão recolhidos ao Arquivo Permanente, de acordo com os prazos
previstos na Tabela de Temporalidade da escola, os documentos de Guarda
Permanente, considerados de valor histórico, ou seja, aqueles cuja preservação
deverá ser em caráter definitivo em função de seu valor, os mesmos constam na
tabela de temporalidade.
13
5 REFERÊNCIA LEGISLATIVA
No Brasil, o órgão responsável por regulamentações específicas sobre
arquivos é o Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, um órgão colegiado,
vinculado ao Arquivo Nacional da Casa Civil da Presidência da República. Este
órgão tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados,
bem como exercer orientação normativa visando à gestão documental e à proteção
especial aos documentos de arquivo. (BISCOLI, 2008).
Este órgão mantém um site público disponível para consultas sobre o
assunto, do qual constam publicações oficiais, regulamentações, orientações e
ações legais sobre tudo o que rege a organização de arquivos. Assim é
aconselhável que o secretário da escola e outros usuários do arquivo mantenham-se
atualizados sobre possíveis alterações que possam surgir, buscando o site
www.conarq.org.br (CONARQ, 2009).
A Lei Federal nº. 8.159, de 08 de janeiro de 1991 (anexo 3), trata da
política nacional de arquivos e constitui-se na base inicial da implantação do
gerenciamento de qualquer acervo documental em empresa pública ou privada.
Tanto esta Lei quanto a NBR ISO 9001/20003, indicam a necessidade de alguns
requisitos para o gerenciamento dos documentos nos arquivos.
No Estado do Paraná, o órgão responsável pela regulamentação de
normas de arquivos dos órgãos públicos estaduais é a Secretaria de Estado da
Administração. Mais especificamente é o Departamento Estadual de Arquivo Público
– DEAP que propõe a aprovação de resoluções que estabeleçam normas e
procedimentos.
O CONARQ regulamentou alguns aspectos de interesse geral, através
das seguintes resoluções:
- Resolução nº 1, de 18 de outubro de 1995 – dispõe sobre a necessidade
de adoção de planos e/ou códigos de classificação de documentos nos arquivos
correntes.
3 Site onde está localizada a NBR ISO 9001/2000: http://www.inmetro.gov.br/qualidade/docOrientativo.asp.
14
- Resolução nº 2, de 18 de outubro de 1995 – dispõe sobre as medidas a
serem observadas na transferência ou no recolhimento de acervos documentais
para instituições arquivísticas públicas.
- Resolução nº 4, de 28 de março de 1996, ampliada pela Resolução nº 8,
de 20 de maio de 1997 e pela Resolução 14, de 24 de outubro de 2001 – dispõe
sobre a Classificação, Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo
relativos às Atividades-Meio da Administração Pública.
- Resolução nº 7, de 20 de maio de 1997 – dispõe sobre os
procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades
integrantes do Poder Público.
Decorrente da constante atualização das resoluções, as demais não
foram colocadas, por isso, se houver necessidade, estão localizadas no site oficial
do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ).
15
REFERÊNCIAS
BISCOLI, Fabiana Regina Veloso. Apostila da disciplina de gestão de documentos. Toledo, 2008. Apostila digitada.
BRASIL. Agência Nacional de Águas. Manual de gestão de documentos, arquivos e biblioteca. Brasília : ANA, SGE, CDOC, 2005. 53 p.
CONARQ. Conselho Nacional de Arquivos. Disponível em: <http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm>. Acesso em: 07 set 2009.
HAMZE, Amélia. Gestão democrática. Disponível em: <http://pedagogia.brasilescola.com/gestao-educacional/gestao-democratica.htm>. Acesso em: 20 maio 2008.
MEDEIROS, João Bosco; HERNANDES, Sônia. Manual da secretária. São Paulo: Atlas, 1995.
16
GLOSSÁRIO
ARQUIVO CORRENTE – 1. Conjunto de documentos em tramitação ou não, que pelo seu valor primário é objeto de consultas freqüentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração.2. Unidade administrativa ou serviço encarregado do arquivo corrente.
ARQUIVO INTERMEDIÁRIO – 1. Conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco freqüente que aguarda destinação.2. Depósito especialmente construído para armazenamento de arquivos intermediários.
ARQUIVO PERMANENTE – 1. Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor.2. Unidade administrativa ou serviço encarregado do arquivo permanente também chamado de arquivo histórico.
ASSUNTO - O tema principal do conteúdo do documento.
ATIVIDADE-FIM – Atividade desenvolvida em decorrência da finalidade de uma instituição.
ATIVIDADE-MEIO – Atividade de apoio empregada para execução da atividade fim, ou seja, atividade administrativa, financeira, patrimonial etc.
CONARQ – Conselho Nacional de Arquivos.
DESCRIÇÃO – Conjunto de procedimentos que, levando em conta os elementos formais e de conteúdo das unidades de arquivamento representam-nas nos instrumentos de pesquisa. DESTINAÇÃO – Decisão, a partir da avaliação, quanto ao encaminhamento dos documentos para guarda permanente ou eliminação.
DOCUMENTAÇÃO – 1. Conjunto de documentos. 2. Ato ou serviço de coleta, organização, processamento técnico e disseminação de informações e documentos.
DOCUMENTO - Unidade de registro de informações qualquer que seja o suporte utilizado.
DOSSIÊ – Unidade de arquivamento constituída de documentos relacionados entre si por assunto.
ELIMINAÇÃO – Destruição de documentos, que, na avaliação, foram considerados sem valor para a guarda permanente.
17
ESPÉCIE DOCUMENTAL – Divisão de gênero documental, que reúne tipos documentais por suas características comuns de estruturação da informação, como ata, carta, decreto, fotografia, memorando, ofício, plantas, relatório.
FASE CORRENTE – Aquela na qual os documentos encontram-se em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas freqüentes.
FASE INTERMEDIÁRIA – Aquela na qual os documentos que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
FASE PERMANENTE – Aquela na qual os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo devem ser definitivamente preservados.
GESTÃO DE DOCUMENTOS – Administração da produção, tramitação, organização, uso e avaliação de documentos, mediante técnicas e práticas arquivísticas, visando à racionalização e eficiência dos arquivos. Também referida como administração de documentos.
ORDENAÇÃO – Ato ou efeito de dispor documentos ou informações segundo um determinado método.
PERÍODO DE RETENÇÃO – Período de tempo, baseado em estimativas de uso, em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes, antes de serem transferidos para um arquivo intermediário, ou em um arquivo intermediário, antes de serem recolhidos ao arquivo permanente.
PRAZO DE ELIMINAÇÃO – Prazo fixado em Tabela de Temporalidade para eliminação de documentos não considerados de valor permanente.
PRAZO DE GUARDA – Prazo definido na Tabela de Temporalidade, ao fim do qual a destinação é efetivada. Também referido como prazo de retenção.
PRESERVAÇÃO – Prevenção da deterioração e danos em documentos, por meio de adequado controle ambiental e/ou tratamento.
PROCESSO - Conjunto de documentos organicamente acumulados no decurso de uma ação judiciária ou contábil-financeira, seguindo tramitação em que recebe pareceres, anexos e despachos.
RECOLHIMENTO – 1. Entrada de documentos em arquivos permanentes, em conformidade com a sua jurisdição arquivística.2. Operação pela qual um conjunto de documentos passa da custódia do arquivo intermediário para o arquivo permanente.
18
RECUPERAÇÃO DA INFORMAÇÃO – Ato ou efeito de identificar ou localizar a informação desejada.
SELEÇÃO – Eleição, durante a avaliação de um arquivo, dos documentos de valor permanente e dos passíveis de eliminação, mediante critérios e técnicas previamente estabelecidos.
SISTEMA DE ARQUIVAMENTO – Conjunto de rotinas, procedimentos e métodos de arquivamento compatíveis entre si, tendo em vista a organização e conservação de documentos ou arquivos, bem como acesso ágil às informações neles contidas.
SISTEMA DE ARQUIVOS – Conjunto de arquivos que independentemente da posição que ocupam nas respectivas estruturas administrativas, funcionam de modo integrado e articulado na persecução de objetivos comuns.
TABELA DE TEMPORALIDADE – Instrumento de destinação, aprovado pela autoridade competente, que determina prazos de transferência, recolhimento ou eliminação de documentos.
TERMO DE ELIMINAÇÃO – Instrumento que reúne informações sucintas sobre os documentos que, após terem cumprido o prazo de guarda estabelecido na Tabela de Temporalidade, foram eliminados.
TRANSFERÊNCIA – Passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário.
19
APÊNDICES
20
APÊNDICE I – Modelo de Caixa do Aluno
0-0-1
A
1995
Nº. 001 a 112
Escola Estadual Professora Shirley Saurin
21
APÊNDICE 2 – Modelo de Caixa de Documentos Recebidos
R
20081- Contas de Telefone;
Cursos, Capacitações; E-mail; Memorandos;
2- Ofícios;3- Sere;Vale
Transporte; Vários.
22
APÊNDICE 3 – Modelo de Caixa de Documentos Emitidos
E2005200620072008
Escola Estadual Professora Shirley Saurin
23
APÊNDICE 4 – Modelo de Caixa de Folhas Ponto
FOLHA
S
PONTO
20082009
24
APÊNDICE 5 – Modelo de Caixa de Livros Registro de Classe
LIVRO
REGIST
RO DE
CLASSE
2008(A - L)
25
APÊNDICE 6 – Modelo de Caixa de Boletim de Freqüências e Demandas
B.F.
E
DEMANDAS
2007e
2008
26
APÊNDICE 7 – Modelo de Formulário de Eliminação de Documentos
SECRETARIA DE ESTADO DA EDUCAÇÃONÚCLEO REGIONAL DE TOLEDO
ESCOLA ESTADUAL PROFª SHIRLEY SAURINENSINO FUNDAMENTAL
FORMULÁRIO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOSLISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
Órgão:E. E. Prof. Shirley Saurin
Listagem nº: 01
Setor: ARQUIVO Folha nº: 01 Código Assunto/Tipo Documental Data/Limite Quantidade Observação/Justificativa
27
Setor: ARQUIVO Folha nº: 02
Código Assunto/Tipo Documental Data/Limite Quantidade Observação/Justificativa
A vigência dos respectivos documentos encontra-se e está de acordo com a Tabela de Temporalidade de Documentos elaborada para a Escola Profª Shirley Saurin, no Regimento Escolar, Deliberação nº. 31/86 - CEE e Parecer nº. 04/86 – CEE.
Responsável pelo preenchimento: ________________________________________ (Nome Completo) Local: Palotina/PR – Esc. Est. P. Shirley Saurin Data:____________________
Diretora da Instituição: _________________________________________________ (Nome Completo) Local: Palotina/PR - Esc. Est. P. Shirley Saurin Data:____________________
Secretária:___________________________________________________________ (Nome Completo)Local: Palotina/PR - Esc. Est. P. Shirley Saurin Data:____________________
Pedagoga:___________________________________________________________ (Nome Completo)Local: Palotina/PR - Esc. Est. P. Shirley Saurin Data:____________________
28
ANEXOS
29
AI Arquivo Intermediário AIG Até a implantação da gratificação V VigênciaAP Arquivo Permanente AHA Até a Homologação da Aposentadoria S Sim N NãoAAC Até aprovação da conta
ASSUNTO/TIPO DOCUMENTAL
PRAZO DE ARQUIVAMENTO
ELIMINAÇÃOOBSERVAÇÃO
FUNDAMENTAÇÃOLEGALSETOR GERAL
DEAP
AI AP
0 ADMINISTRAÇÃO GERAL
0-0-1 Política governamental V 04 - S N
0-0-2 Modernização e reforma administrativa V 04 - S N
0-1 ESTRUTURA, ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO
0-1-1 Legislação. Regulamentação V 04 - S N
0-1-2 Habilitação Jurídica e Regularização fiscal
V 06 - S N
0-1-3 Acordo. Contrato. Convênio. Termo V 06 - S N
0-1-4 Plano. Programa. Projeto de Trabalho V 04 - S N
0-1-5 Compromisso oficial 04 04 - S N
0-1-5-1 Agenda 01 N - N S
0-1-5-2 Ata de reunião 04 04 - S N
0-1-5-3 Convocação 01 N - N S
0-1-5-4 Memória de reunião 01 N - N S
0-1-5-5 Pauta de reunião 01 N - N S
0-1-6 Comunicação Administrativa. Expediente
0-1-6-1 Agradecimento. Felicitação.Despedida. Pêsames
01 N - N S
0-1-6-2 Carta de apresentação, derecomendação, de representação
01 N - N S
0-1-6-3 Aviso. Circular. Ofício Informação.Memorando
02 N - N S Incluem-se expedientese/ou processos indeferidos
0-1-6-4 Ordem de serviço V 04 - N S V = Expira com arevogação do ato.
ANEXO 1 - Tabela de Temporalidade de Documentos
SIGLAS
30
ASSUNTO/TIPO DOCUMENTAL
PRAZO DE ARQUIVAMENTO
ELIMINAÇÃOOBSERVAÇÃO
FUNDAMENTAÇÃOLEGALSETOR GERAL
DEAP
AI AP
0-1-7 Câmara técnica. Comissão. Conselho. Grupo de trabalho. Junta. Comitê
0-1-7-1 Ata. Parecer. Relatório 04 04 - S N
0-1-7-2 Cronograma de atividades V 01 - N S
0-1-8 Relatório de atividades04 04 - S N Relatórios parciais
podem ser eliminados após 02 anos da sua produção
0-1-9 Comunicação social
0-1-9-1 Artigo. Nota. Notícia 01 N - N S Fica a critério do órgão aguarda como memória institucional
0-1-9-2 Boletim informativo 04 N - N S Fica a critério do órgão aguarda como memória institucional
0-1-9-3 Clipping - - - - S Suporte em papel oumeio eletrônico temvalor imediato, ficando a critério do órgão sua guarda como memória institucional
0-1-9-4 Identidade visual V 02 - S N
0-1-9-5 Folder, Cartaz V 04 - N S Idem 0-1-9-1
0-1-9-6 Pauta para imprensa V N - N S
0-1-9-7 Registro de imagem e som V N - S N
0-1-9-8 Release, sinopse 01 N - N S
0-1-9-9 Site institucional - - - S - Deve-se providenciarcópia da versão anterior sempre que alterações substanciais ocorram nas páginas HTML
0-1-9-10 Visita institucional0-1-9-10-1 Cronograma V - - N S
31
ASSUNTO/TIPO DOCUMENTAL
PRAZO DE ARQUIVAMENTO
ELIMINAÇÃOOBSERVAÇÃO
FUNDAMENTAÇÃOLEGALSETOR GERAL
DEAP
AI AP
0-1-9-10-2 Relatório 01 04 - N S
0-1-9-10-3 Declaração de visita 01 04 - N S
0-1-10 Sistema da qualidade
0-1-10-1 Planejamento do sistema 02 04 - N S
0-1-10-2 Implantação e desenvolvimento 02 04 - N S
0-1-10-3 Relatório 04 04 - S N
0-1-11 Controle do serviço público
0-1-11-1 Reclamação. Denúncia. Elogio.Sugestão. Protesto. Crítica. Reivindicação
V 01 - N S
0-1-11-2 Relatório 04 04 - S N Relatórios parciaisdevem ser eliminados após 02 anos
0-1-12 Cerimônia oficial
0-1-12-1 Discurso. Palestra 05 N - S N Trata-se de original
0-1-12-2 Participação em cerimôniapromovida por outra instituição
01 N - N S
0-1-12-3 Convite. Programa. Lista depresença. Relação de convidados
01 N - N S
0-1-13 Ação judicial V 10 - N S Lei Fed. nº10.406/02, art.205. A vigência esgota- se com o término das fases recursais.
0-1-14 Ação e reclamação trabalhista V 10 - N S Emenda Constitucionaln. 28 de 25/05/2000. A vigência esgota-se com o término das fases recursais.
32
ASSUNTO/TIPO DOCUMENTAL
PRAZO DE ARQUIVAMENTO
ELIMINAÇÃOOBSERVAÇÃO
FUNDAMENTAÇÃOLEGALSETOR GERAL
DEAP
AI AP
0-2 RECURSOS HUMANOS
0-2-1 Ato administrativo V 05 - S N A vigência se esgota com a revogação do ato. Material impresso deve ser mantido em biblioteca
0-2-2 Relação com órgãos normalizadores do trabalho
0-2-2-1 Relação Anual de InformaçõesSociais – RAIS
01 05 - N S Decreto Lei Federal n.5.452/43 art. 360, Decreto-Lei Federal n.76.900/75
0-2-2-2 Cadastro Geral de Empregados eDesempregados – CAGED
V 03 - N S Portaria do MTE n.235/03 art. 1, § 2º
0-2-2-3 Sindicato. Acordo. Dissídio coletivo. Movimento. Associação
02 04 10 S N
0-2-3 Assentamento funcional 1 V 25 - N S V= Enquanto o servidormantiver vínculo empregatício com o Estado.
0-2-4 Recrutamento. Seleção
0-2-4-1 Candidato a cargo público 02 N - N S
0-2-4-2 Processo de seleção 02 14 - S N
0-2-4-3 Prova. Teste 02 04 - N S Constituição Federal,art. 37, III,
Decreto Estadual nº2.508/04, art. 65
0-2-5 Aperfeiçoamento. Treinamento. Capacitação
0-2-5-1 Curso promovido pela instituição 05 30 - S N0-2-5-1-1 Ficha de inscrição.
Relatório de ausência. Pesquisa de opinião de participantes
V 01 - N S
0-2-5-1-2 Cadastro de instrutores 02 04 - N S
1 Arquivar as pastas de assentamento funcional em ordem alfabética do primeiro nome do servidor.
33
ASSUNTO/TIPO DOCUMENTAL
PRAZO DE ARQUIVAMENTO
ELIMINAÇÃOOBSERVAÇÃO
FUNDAMENTAÇÃOLEGALSETOR GERAL
DEAP
AI AP
0-2-5-1-3 Relatório de custos V 06 - N S V= Até a aprovação dascontas peloTCE
0-2-5-2 Curso promovido por outrainstituição
02 04 - N S
0-2-5-2-1 Atestado de freqüência 02 04 - N S0-2-5-3 Planejamento de treinamento 02 04 - N S
0-2-6 Política de pessoal
0-2-6-1 Estudo técnico 04 04 - N S
0-2-6-2 Plano de cargos e salários 04 04 - S N
0-2-6-3 Alteração salarial V 04 - S N
0-2-7 Movimentação de pessoal
0-2-7-1 Admissão. Aproveitamento.Contratação. Designação. Nomeação. Posse. Readmissão. Readaptação. Reassunção. Recondução. Reenquadramento. Reintegração. Substituição
01 05 - N S Lei Estadual n.6.174/70, art. 265, I
0-2-7-2 Demissão. Dispensa. Exoneração.Expulsão. Exclusão. Falecimento. Rescisão contratual
01 05 - N S Lei Estadual n. 6.174/70, art. 265, I; Constituição Federal, art. 7, XXIX, item a; Lei Estadual n.1.943/54, art.206
0-2-7-3 Lotação. Remoção.Remanejamento
01 05 - N S
0-2-7-4 Cessão. Disposição funcional.Permuta
01 05 - N S
0-2-7-5 Jornada de trabalho. Acúmulo decargo
01 05 - N S O ato integra a pasta deassentamento funcional
0-2-8 Direitos. Obrigações. Vantagens
0-2-8-1 Folha de pagamento 02 04 30 N S Relatórios mensais delíquidos creditados, GOFS, GRHS, das consignatárias, de devolução de vantagens, operacional, de controle, gerenciais e físico- financeiros, eliminar após 02 anos no setor.
0-2-8-1-1 Ficha financeira 01 05 - N S Lei Estadual n. 6.174/70art. 265; ConstituiçãoFederal, art. 7, XXIX.
34
ASSUNTO/TIPO DOCUMENTAL
PRAZO DE ARQUIVAMENTO
ELIMINAÇÃOOBSERVAÇÃO
FUNDAMENTAÇÃOLEGALSETOR GERAL
DEAP
AI AP
0-2-8-2 Vencimento AHA 05 - N S Lei Federal n. 6.174/70,art. 265; Lei Federal n.10.406/02, art. 205
0-2-8-2-1 Abono de permanência em serviço
AHA N - N S Orientação Normativa SPS n.º 3/2004, cap.V, art.67 PR- PREVIDÊNCIA
0-2-8-2-2 Comprovante de rendimento
01 04 - N S Lei Federal n. 5.172/66,art. 174
0-2-8-3 Gratificação AIG 05 - N S Lei Estadual n. 6.174/70, art. 265; Lei Federal n.10.406/02, art. 205
0-2-8-4 Adicional AHA 05 - N S
0-2-8-4-1 Contagem de férias em dobro
02 04 - N S
0-2-8-5 Consignação V 05 - N SLei Estadual n.6.174/70, art. 265; Lei Estadual n.13.740/02
0-2-8-5-1 Desconto obrigatório V 05 - N S
0-2-8-5-2 Desconto permitido V 05 - N S
0-2-8-6 Ajuda de custo 02 04 - N S
0-2-8-7 Auxílio 02 04 - N S Instrução Normativa01/2005-SEAP, item 3.8
0-2-8-8 Férias 03 - - N S Lei Estadual n. 6.174/70, art. 149, § 3º
0-2-8-8-1 Escala de férias V - - N S
0-2-8-9 Afastamento. Ausência 01 05 - N S A informação consta noassentamento funcional
0-2-8-10 Declaração de bens 01 05 - N S Lei Federal n. 8.429/92,cap. IV, art. 13
0-2-9 Apuração de responsabilidade. Ação disciplinar
0-2-9-1 Processo sumário V 10 - N S
0-2-9-2 Processo de sindicância V 10 - N S Lei Federal n. 10.406/02,art. 205
0-2-9-3 Processo administrativo V 10 - N S
35
ASSUNTO/TIPO DOCUMENTAL
PRAZO DE ARQUIVAMENTO
ELIMINAÇÃOOBSERVAÇÃO
FUNDAMENTAÇÃOLEGALSETOR GERAL
DEAP
AI AP
0-2-10 Previdência. Assistência. Seguridade Social
0-2-10-1 Aposentadoria. Reservaremunerada. Reforma
AHA 05 35 N S Lei Estadual n. 6.174/70,art. 265; Lei Federal n.10.406/02, art. 205; LeiEstadual n. 1.943/54, art.206
0-2-10-1-1 Contagem. Acervo.Averbação de tempo de serviço.
AHA N - N S
0-2-10-1-2 Pensão V 10 - N S Lei Federal n. 6.174/70,art. 265; Lei Federal n.10.406/02, art. 205
0-2-10-1-3 Processo decompensação previdenciária
V 01 - N S
0-2-10-1-4 Instituição dedependente
V 01 - N S Lei Estadual n. 12.398/98,art. 42
0-2-10-2 Expedição de certidão
0-2-10-2-1 ContribuiçãoPrevidenciária
02 N - N S Lei Estadual n. 6.174/70, art. 265. O requerimento segue a mesma temporalidade.
0-2-10-2-2 Certidão “se vivofosse”
02 N - N S Lei Estadual n. 6.174/70,art. 265.
0-2-11 Segurança do trabalho. Saúde no trabalho
0-2-11-1 Controle ambiental. Preservação da saúde
0-2-11-1-1 Atestado de SaúdeOcupacional – ASO
V 20 - N S Subitens 7.4.1, 7.4.2, 7.4.5e 7.4.5.1 da NR 7, redação dada pela Portaria SSST n.24/94 V= desligamentodo servidor
0-2-11-1-2 Certificado deAprovação deInstalações - CAI
V N - N S Lei Federal n. 6.514/77,art. 160 § 1º, Portaria MTb35/83, NR-2
0-2-11-1-3 Dados Informativosde Acidentes - DIA
V 20 - N S Subitens 7.4.1, 7.4.2, 7.4.5e 7.4.5.1 da NR 7, redação dada pela Portaria SSST n.24/94 V= desligamento doservidor
36
ASSUNTO/TIPO DOCUMENTAL
PRAZO DE ARQUIVAMENTO
ELIMINAÇÃOOBSERVAÇÃO
FUNDAMENTAÇÃOLEGALSETOR GERAL
DEAP
AI AP
0-2-11-1-4 Declaração deinstalações
V N - N S Lei Federal n. 6.514/77,art. 160 § 1º
0-2-11-1-5 Dossiê de campanhade prevenção
04 N - S N
0-2-11-1-6 Exame médico(admissional, demissão, periódico, de mudança de função, de retorno ao trabalho)
V 20 - N S Subitens 7.4.1, 7.4.2,7.4.5 e 7.4.5.1 da NR7, redação dada pela Portaria SSST n. 24/94. O documento integra o prontuário médico do servidor. Vigência =desligamento do servidor
0-2-11-1-7 Laudo de avaliaçãoambiental
V 20 - N S
0-2-11-1-8 Laudo técnico de inspeção ou informação técnica do local de trabalho
V 20 - N S SSST NR-15, 15.1.4
0-2-11-1-9 Programa deControle Médico deSaúde Ocupacional– PCMSO
V 20 - N S Subitem 7.4.5.1 da NR 7,da redação dada pelaPortaria SSST n. 24/94
0-2-11-1-10 Programa dePrevenção deRiscos Ambientais– PPRA
V 20 - S N Portaria SSST n.25/94,NR 9, 9.3.8.1 e 9.3.8.2; Lei Federal n. 6.514/77, art. 160, § 1º
0-2-11-1-11 Prontuário médicodo servidor
V 20 - N S Vigência = desligamentodo servidor
0-2-11-2 Prevenção de acidentes de trabalho0-2-11-2-1 Comunicação de
Acidente deTrabalho - CAT
V 10 - N S Lei Federal n. 8.212/91,art. 46; Lei Federal n.8.213/91, art. 22; LeiEstadual n. 6.174/70, art.128, § 1º e 2º
0-2-11-2-2 Processo de constituição de Comissão Interna de Prevenção de Acidentes - CIPA
V 05 - S N Lei Federal n. 6.514/77,art. 163
37
ASSUNTO/TIPO DOCUMENTAL
PRAZO DE ARQUIVAMENTO
ELIMINAÇÃOOBSERVAÇÃO
FUNDAMENTAÇÃOLEGALSETOR GERAL
DEAP
AI AP
0-2-11-2-3 Processo de Constituição de Comissão Permanentede Segurança - COPESI
V 05 - S N
0-2-11-2-4 Processo de eleiçãoda CIPA
V - - S N NR 5, 5.6.2.
0-2-11-2-5 Dossiê da CIPA pormandato
V 03 - N S
0-2-11-2-6 Ficha de informaçãopara o Ministério doTrabalho- SSMT
05 - - N S
0-2-11-2-7 Lista de presença em reuniões da CIPA
03 - - N S
0-2-11-2-8 Livro de Atas daCIPA
V 02 - S N Vigência = até opreenchimento total do livro
0-2-11-2-9 Livro de Inspeção doTrabalho
V 02 - S N
0-2-11-2-10 Manual desegurança e prevenção de acidentes
V - - N S
0-2-11-2-11 Mapa anual deacidentes de trabalho
V 05 - N S Portaria MTb n. 3.214/78– NR4, 4.12, letra j, na redação da Portaria SSMT n. 33/83
0-2-11-2-12 Mapa de riscos 03 - - N S Portaria SSST n. 8/99,NR 5, 5.16, letra a.
0-2-11-2-13 Relatório daComissão Permanente de Segurança
V 02 - S N
0-2-12 Controle de freqüência
0-2-12-1 Livro. Cartão. Folha ponto 02 03 - N S
Constituição Federal, art.7, XXIX, item a
0-2-12-2 Atestado de freqüência. Abono.Justificativa de falta
02 03 - N S
38
ASSUNTO/TIPO DOCUMENTAL
PRAZO DE ARQUIVAMENTO
ELIMINAÇÃOOBSERVAÇÃO
FUNDAMENTAÇÃOLEGALSETOR GERAL
DEAP
AI AP
0-2-12-3 Boletim de freqüência 02 03 - N S Constituição Federal, art.7, XXIX, item a0-2-12-4 Controle de hora extra 02 03 - N S
0-2-12-5 Escala de trabalho e de plantão 02 03 - N S
0-2-13 Delegação de competência02 04 - N S
0-2-14 Prestação de serviço profissional autônomo
02 04 - N S Constituição Federal, art.7, XXIX, item a
0-2-15 Estágio curricular
0-2-15-1 Dossiê do estagiário 02 03 - N SDecreto Federal n.87.497/82, art. 6, Resolução Estadual n.7.400/06
0-2-15-2 Ficha cadastral 02 N - N S
0-2-15-3 Folha de freqüência 02 03 - N S
0-2-15-4 Oferta de estágio V N - N S Expira com opreenchimento da vaga
0-2-15-5 Relatório de pagamento 02 03 - N SDecreto Federal n.87.497/82, art. 6, Decreto Estadual n.7.607/06 e ResoluçãoEstadual n. 7.400/06
0-2-15-6 Relatório de freqüência 02 03 - N S
0-2-15-7 Termo de convênio 02 03 - N S
39
ASSUNTO/TIPO DOCUMENTAL
PRAZO DE ARQUIVAMENTO
ELIMINAÇÃOOBSERVAÇÃO
FUNDAMENTAÇÃOLEGALSETOR GERAL
DEAP
AI AP
0-3 MATERIAL
0-3-1 Incorporação0-3-1-1 Material permanente AAC 06 - N S
0-3-1-2 Material de consumo AAC 06 - N S
0-3-1-3 Cadastro. Capacidade técnica defornecedores
02 04 - N S
0-3-2 Requisição, Distribuição. Armazenamento. Movimentação de material
0-3-2-1 Controle de estoque 02 04 - N S
0-3-2-1-1 Planilha de controle doambiente
02 04 - N S
0-3-2-2 Extravio. Roubo. Desaparecimento.Furto
02* 04 - N S * Após a conclusão daapuração.
0-3-2-3 Transporte de material 01 N - N S
0-3-2-4 Saída de material 01 N - N S
0-3-2-5 Recolhimento de material aodepósito
01 N - N S
0-3-2-6 Requisição. Controle de serviço reprográfico
01 N - N S
0-3-2-6-1 Equipamentoreprográfico
V* 06 - N S *Expira com a alienaçãodo bem ou fim do contrato
0-3-3 Alienação 02 04 - N S
0-3-3-1 Termo de inservibilidade 02 04 - N S
0-3-4 Conservação. Recuperação
0-3-4-1 Serviço executado em oficina doórgão
02 N - N S
0-3-4-2 Serviços executado em oficinafora do órgão
02 04 - N S
0-3-5 Inventário de material
0-3-5-1 Permanente 02 04 10 S N
0-3-5-2 De consumo 02 04 - N S
0-3-6 Especificação. Padronização.Previsão. Catálogos
02 N - N S
0-3-7 Manual. Termo de Garantia.Recebimento
V* N - N S *Expira com a alienaçãodo bem ou fim do contra- to. Lei Federal n.8.666/98, art. 73 e 74
40
ASSUNTO/TIPO DOCUMENTAL
PRAZO DE ARQUIVAMENTO
ELIMINAÇÃOOBSERVAÇÃO
FUNDAMENTAÇÃOLEGALSETOR GERAL
DEAP
AI AP
0-4 PATRIMÔNIO
0-4-1 Bens imóveis V* - - S** N * Coordenadoria do Patrimônio do Estado (Decreto Estadual n.1.036/87 art. 16).
** Após migração para outro suporte legal
0-4-1-1 Instalação. Fornecimento.Serviços básicos
02 04 - N S Trata-se de cópia.O documento original compõe a documentação contábil, código 0-5-6-3
0-4-1-2 Incorporação 02 04 10 S N0-4-1-3 Desincorporação 02 04 10 S N0-4-1-4 Desapropriação. Reintegração de
posse. Reivindicação de domínio. Tombamento
V 10 - S N
0-4-1-5 Obras AAC 20 - N S Lei Federal n. 8.666/93,art. 57, II, § 4º ; LeiFederal n. 10.406/02, art.205
0-4-1-5-1 Termo de recebimento definitivo
AAC 20 - N S Lei Federal n. 8.666/93,art. 73, I, b
0-4-1-6 Locação. Utilização AAC 05 - N S Lei Federal n. 8.666/93,art. 57, II, § 4º; LeiFederal n. 10.406/02, art.206, § 1º, II, art. 566 e art. 569
0-4-1-7 Seguro V 05 - N S Lei Federal n. 8.666/93,art. 57, II e Lei Federal n. 10.406/02, art. 206, §1º, II
0-4-1-8 Serviço de manutenção V 05 - N S0-4-2 Veículo
0-4-2-1 Incorporação 02 04 - N S0-4-2-2 Locação V 06 - N S Lei Federal n. 8.666/93,
art. 57, II; Lei Federal n.10.406/2002, art. 206, §1º, II
0-4-2-3 Cadastro. Licenciamento. SeguroEmplacamento. Tombamento.
V 06 - N S Lei Federal n.10.406/2002, art. 206, §3º, IX
0-4-2-4 Desincorporação 02 04 - N S0-4-2-5 Abastecimento. Manutenção.
Reparo. Inspeção.02 04 - N S
0-4-2-6 Acidente. Infração. Multa de trânsito
02 04 - N S Incluem-se multas aplicadas e cometidas
41
ASSUNTO/TIPO DOCUMENTAL
PRAZO DE ARQUIVAMENTO
ELIMINAÇÃOOBSERVAÇÃO
FUNDAMENTAÇÃOLEGALSETOR GERAL
DEAP
AI AP
0-4-2-7 Controle e autorização parautilização de veículo
02 04 - N S
0-4-2-8 Termo de inservibilidade 02 04 - N S0-4-3 Bens semoventes V 06 - N S V= Vigência
corresponde ao tempo de vida do bem.
0-4-4 Inventário de bens patrimoniais 02 04 10 S N
0-4-5 Guarda e segurança
0-4-5-1 Serviços de vigilância e portaria 02 04 - N S0-4-5-2 Sinistro 02 04 - N S
0-4-5-2-1 Prevenção de incêndio 02 04 - N S0-4-5-2-2 Planta de localização de
equipamentos decontrole de incêndio
V 04 - N S
0-4-5-3 Termo de entrega e compromissode uso de Equipamentos deProteção Individual – EPI’S
V 04 - N S A vigência expira com asubstituição do EPI’S
0-4-6 Uso de dependências 02 N - N S
42
ASSUNTO/TIPO DOCUMENTAL
PRAZO DE ARQUIVAMENTO
ELIMINAÇÃOOBSERVAÇÃO
FUNDAMENTAÇÃOLEGALSETOR GERAL
DEAP
AI AP
0-5 ORÇAMENTO E FINANÇAS
0-5-1 Ato Administrativo V N-
S N A vigência se esgota com a revogação do ato. Material impresso deve ser mantido em biblioteca.
0-5-2 Auditoria 02 04 10 S N
0-5-3 Planejamento 02 N - N S
0-5-4 Orçamento
0-5-4-1 Proposta orçamentária 02 N - N S0-5-5 Execução da lei orçamentária 02 04 - N S
0-5-5-1 Relatório gerencial * - - - - * As informações dosúltimos 05 anos estão disponíveis em sistema informatizado.
0-5-5-2 Programação orçamentária 02 N - N S0-5-5-3 Alteração orçamentária 02 N - N S0-5-5-4 Execução física do orçamento * - 10 S N *As informações estão
registradas em sistema informatizado. A SEPL/ COP/SEFA mantém cópia em papel por 10 anos e, após esse prazo, transfere para o Arquivo Público do Estado.
0-5-6 Finanças
0-5-6-1 Programação financeira dedesembolso
02 04 - N S
0-5-6-2 Execução da receita 02 04 - N S0-5-6-3 Execução da despesa 02 04 - N S
0-5-7 Conta bancária V 06 - N SCTN, art. 173
0-5-7-1 Extrato bancário 02 04 - N S
43
ASSUNTO/TIPO DOCUMENTAL
PRAZO DE ARQUIVAMENTO
ELIMINAÇÃOOBSERVAÇÃO
FUNDAMENTAÇÃOLEGALSETOR GERAL
DEAP
AI AP
0-5-8 Controle Contábil
0-5-8-1 Balanço 02 04 10 S N0-5-8-2 Balancete 02* 04 - N S *Após aprovação
pelo Tribunal de Contas. Caso contenha recolhimento da área de pessoal, o mesmo deve ser desentranhado e compor um conjunto com a documentação contábil que efetivou o pagamento da despesa, devendo ser codificado conforme o assunto específico. Em caso do mesmo conjunto conter mais de um recolhimento, considerar o maior prazo de guarda.
0-5-8-3 Livro caixa 01 05 - N SLei Federal n. 5.172/66, art.195, parágrafo único
0-5-8-4 Livro diário 01 05 - N S0-5-8-5 Livro razão 01 05 - N S
0-5-9 Prestação de contas 02* 04 - N S *Após aprovação pelo
Tribunal de Contas.
Idem 0-5-8-2
0-5-10 Pagamento de encargos
0-5-10-1 Contribuição sindical 01 05 - N S Lei Federal n. 5.172/66,art. 174, parágrafo único; CLT, art. 578 a 610
0-5-10-2 COFINS 01 10 - N S Lei Complementarn. 70/91
0-5-10-3 FGTS 01 30 - N S Lei Federal n. 8.036/90,art. 23, parágrafo 5º; Súmula TST 95
0-5-10-4 FINSOCIAL 01 10 - N S Decreto Lei Federal n.2.049/83, art. 9
0-5-10-5 ISS 01 05 - N S CTN, art. 173.
0-5-10-6 PIS/PASEP 01 10 - N S Decreto Lei Federal n.2052/83, art. 10
44
ASSUNTO/TIPO DOCUMENTAL
PRAZO DE ARQUIVAMENTO
ELIMINAÇÃOOBSERVAÇÃO E
FUNDAMENTAÇÃO LEGAL
SETOR GERAL
DEAP
AI AP
0-5-10-7 INSS 01 10 - N S Lei Federal n. 8.212/91,art. 32, parágrafo único, art. 45, parágrafo único, art. 46; Decreto Lei Federal n. 2.052/83, art.3 e 10; Decreto Federal n. 5.545/05, art. 347 e347-A
0-5-10-8 IR 01 05 - N S
45
ASSUNTO/TIPO DOCUMENTAL
PRAZO DE ARQUIVAMENTO
ELIMINAÇÃOOBSERVAÇÃO
FUNDAMENTAÇÃOLEGALSETOR GERAL
DEAP
AI AP
0-6 DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO
0-6-1 Publicação de matérias. Diário Oficial.Boletim de Serviço. Outros periódicos
01 N - N S
0-6-2 Produção editorial 02 04 - N S
0-6-2-1 Obra publicada * - - S N *Um exemplar da obra publicada, seráguardado em
biblioteca.0-6-3 Documentação bibliográfica V 04 - S N
0-6-3-1 Compra. Doação *. Permuta. Cessão.
02 04 - N S * Os termos de doação serão encaminhadosao arquivo permanente.
0-6-3-2 Registro 02 04 - N S0-6-3-3 Inventário 04 04 - S N0-6-3-4 Catalogação. Classificação V N - N S0-6-3-5 Referência e circulação 02 N - N S
0-6-4 Sistema de arquivo. Controle de documentos. Controle de informação
V 04 - S N
0-6-4-1 Produção de documentos.Levantamento. Diagnóstico. Controle do fluxo
02 N - N S
0-6-4-2 Protocolo. Recepção. Tramitação eexpedição de documentos
02 N - N S
0-6-4-3 Classificação e arquivamento V N - N S0-6-4-4 Consulta e empréstimo 02 N - N S0-6-4-5 Destinação de documentos:
Avaliação. Eliminação. Transferência. Recolhimento
04 04 - S N
0-6-4-6 Reprodução de documentos 04 04 - S N
0-6-5 Gerenciamento eletrônico da informação
0-6-5-1 Planos. Projetos 04 04 - S N0-6-5-2 Programas. Sistemas V 04 - S N Lei Federal n. 8.666/93,
art. 57, IV
0-6-5-2-1 Manual do usuário de sistema de informática desenvolvido por órgão público
V 02 - N S
46
ASSUNTO/TIPO DOCUMENTAL
PRAZO DE ARQUIVAMENTO
ELIMINAÇÃOOBSERVAÇÃO
FUNDAMENTAÇÃOLEGALSETOR GERAL
DEAP
AI AP
0-6-5-2-2 Certificado de licença deuso de programa de computador (software)
V 08 - N S Lei Federal 9.609/98, art.12, §1º
0-6-5-2-3 Manual técnico de uso deprograma de computador
V 02 - N S
0-6-5-2-4 Base de dados V - - - - Lei Federal n. 9.610/98,art. 87. Cabe ao produtor avaliar a importância do conteúdo da base para a Administração Estadual considerada de valor histórico ou probatório, providenciando para guarda permanente, o manual de elaboração e o back-up dos dados.
47
ASSUNTO/TIPO DOCUMENTAL
PRAZO DE ARQUIVAMENTO
ELIMINAÇÃOOBSERVAÇÃO
FUNDAMENTAÇÃOLEGALSETOR GERAL
DEAP
AI AP
0-7 MEIOS DE COMUNICAÇÃO
0-7-1 Serviço de rádio V 04 - N S
0-7-2 Serviço de telefonia. Fax V 04 - N S
0-7-3 Serviços de transmissão de dados, voz e imagem
V 04 - N S
48
ASSUNTO/TIPO DOCUMENTAL
PRAZO DE ARQUIVAMENTO
ELIMINAÇÃOOBSERVAÇÃO
FUNDAMENTAÇÃOLEGALSETOR GERAL
DEAP
AI AP
0-8 DOCUMENTOS ESCOLARES
0-8-1 Livro Registro de Classe 01 N 04 N S Parecer nº 04/86-CEE
0-8-2 Planejamentos Didático-Pedagógicos
01 N 04 N S Parecer nº 04/86-CEE
0-8-3 Calendários Escolares (com as cargas horárias anuais efetivamente cumpridas)
01 N 04 N S Parecer nº 04/86-CEE
0-9 REFERENTE AO CORPO DISCENTE 0-9-1 Provas Finais 01 N 04 N S Regimento Escolar
0-9-2 Requerimento de Matrícula 01 N - N S Parecer nº 04/86-CEE
0-9-3 Ficha Individual 01 N 04 N S Regimento Escolar
0-9-4 Guia de Transferência Recebida
01 N - N S Parecer nº 04/86-CEE
0-9-5 Requerimento de Transferência
01 N - N S Parecer nº 04/86-CEE
49
ANEXO 2 – Deliberação nº. 31/86 - CEE e Parecer nº. 04/86 – CEE
50
51
52
53
54
55
56
ANEXO 3 – Lei nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991.
LEI N o 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991.
Regulamento
Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências.
Decreto nº 2.942, de 18.1.99, Regulamenta os arts. 7º, 11 e 16 (revogado)Decreto nº 4.553, de 27.12.02
O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte lei:
CAPÍTULO I
Disposições Gerais
Art. 1º É dever do Poder Público a gestão documental e a de
proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à
administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e
informação.
Art. 2º Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos
de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter
público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas,
bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a
natureza dos documentos.
Art. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de
procedimentos e operações técnicas à sua produção, tramitação, uso, avaliação e
arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou
recolhimento para guarda permanente.
Art. 4º Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações
de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em
documentos de arquivos, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de
responsabilidade, ressalvadas aquelas cujos sigilo seja imprescindível à segurança
da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida
privada, da honra e da imagem das pessoas.
57
Art. 5º A Administração Pública franqueará a consulta aos
documentos públicos na forma desta lei.
Art. 6º Fica resguardado o direito de indenização pelo dano material
ou moral decorrente da violação do sigilo, sem prejuízo das ações penal, civil e
administrativa.
CAPÍTULO II
Dos Arquivos Públicos
Art. 7º Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos
produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de
âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas
funções administrativas, legislativas e judiciárias.
§ 1º São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e
recebidos por instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas
da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades.
§ 2º A cessação de atividades de instituições públicas e de caráter
público implica o recolhimento de sua documentação à instituição arquivística
pública ou a sua transferência à instituição sucessora.
Art. 8º Os documentos públicos são identificados como correntes,
intermediários e permanentes.
§ 1º Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que,
mesmo sem movimentação, constituam de consultas freqüentes.
§ 2º Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não
sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse
administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda
permanente.
§ 3º Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de
valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.
Art. 9º A eliminação de documentos produzidos por instituições
públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição
arquivística pública, na sua específica esfera de competência.
58
Art. 10º Os documentos de valor permanente são inalienáveis e
imprescritíveis.
CAPÍTULO III
Dos Arquivos Privados
Art. 11. Consideram-se arquivos privados os conjuntos de
documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em
decorrência de suas atividades.
Art. 12. Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder
Público como de interesse público e social, desde que sejam considerados como
conjuntos de fontes relevantes para a história e desenvolvimento científico nacional.
Art. 13. Os arquivos privados identificados como de interesse público
e social não poderão ser alienados com dispersão ou perda da unidade documental,
nem transferidos para o exterior.
Parágrafo único. Na alienação desses arquivos o Poder Público
exercerá preferência na aquisição.
Art. 14. O acesso aos documentos de arquivos privados identificados
como de interesse público e social poderá ser franqueado mediante autorização de
seu proprietário ou possuidor.
Art. 15. Os arquivos privados identificados como de interesse público
e social poderão ser depositados a título revogável, ou doados a instituições
arquivísticas públicas.
Art. 16. Os registros civis de arquivos de entidades religiosas
produzidos anteriormente à vigência do Código Civil ficam identificados como de
interesse público e social.
CAPÍTULO IV
Da Organização e Administração de Instituições Arquivísticas Públicas
Art. 17. A administração da documentação pública ou de caráter
público compete às instituições arquivísticas federais, estaduais, do Distrito Federal
e municipais.
59
§ 1º São Arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder Executivo,
e os arquivos do Poder Legislativo e do Poder Judiciário. São considerados,
também, do Poder Executivo os arquivos do Ministério da Marinha, do Ministério das
Relações Exteriores, do Ministério do Exército e do Ministério da Aeronáutica.
§ 2º São Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo, o arquivo
do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário.
§ 3º São Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo,
o Arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário.
§ 4º São Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o
arquivo do Poder Legislativo.
§ 5º Os arquivos públicos dos Territórios são organizados de acordo
com sua estrutura político-jurídica.
Art. 18. Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos
documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como
preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e
implementar a política nacional de arquivos.
Parágrafo único. Para o pleno exercício de suas funções, o Arquivo
Nacional poderá criar unidades regionais.
Art. 19. Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a
gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder
Legislativo Federal no exercício das suas funções, bem como preservar e facultar o
acesso aos documentos sob sua guarda.
Art. 20. Competem aos arquivos do Poder Judiciário Federal a
gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder
Judiciário Federal no exercício de suas funções, tramitados em juízo e oriundos de
cartórios e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob
sua guarda.
Art. 21. Legislação estadual, do Distrito Federal e municipal definirá
os critérios de organização e vinculação dos arquivos estaduais e municipais, bem
como a gestão e o acesso aos documentos, observado o disposto na Constituição
Federal e nesta lei.
60
CAPÍTULO V
Do Acesso e do Sigilo dos Documentos Públicos
Art. 22. É assegurado o direito de acesso pleno aos documentos
públicos.
Art. 23. Decreto fixará as categorias de sigilo que deverão ser
obedecidas pelos órgãos públicos na classificação dos documentos por eles
produzidos.
§ 1º Os documentos cuja divulgação ponha em risco a segurança da
sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao resguardo da
inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas
são originariamente sigilosos.
§ 2º O acesso aos documentos sigilosos referentes à segurança da
sociedade e do Estado será restrito por um prazo máximo de 30 (trinta) anos, a
contar da data de sua produção, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma única
vez, por igual período.
§ 3º O acesso aos documentos sigilosos referente à honra e à
imagem das pessoas será restrito por um prazo máximo de 100 (cem) anos, a contar
da sua data de produção.
Art. 24. Poderá o Poder Judiciário, em qualquer instância, determinar
a exibição reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensável à
defesa de direito próprio ou esclarecimento de situação pessoal da parte.
Parágrafo único. Nenhuma norma de organização administrativa
será interpretada de modo a, por qualquer forma, restringir o disposto neste artigo.
Disposições Finais
Art. 25. Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa,
na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de
valor permanente ou considerado como de interesse público e social.
Art. 26. Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), órgão
vinculado ao Arquivo Nacional, que definirá a política nacional de arquivos, como
órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos (Sinar).
61
§ 1º O Conselho Nacional de Arquivos será presidido pelo Diretor-
Geral do Arquivo Nacional e integrado por representantes de instituições
arquivísticas e acadêmicas, públicas e privadas.
§ 2º A estrutura e funcionamento do conselho criado neste artigo
serão estabelecidos em regulamento.
Art. 27. Esta lei entra em vigor na data de sua publicação.
Art. 28. Revogam-se as disposições em contrário.
Brasília, 8 de janeiro de 1991; 170º da Independência e 103º da
República.
FERNANDO COLLOR
Jarbas Passarinho
Este texto não substitui o publicado no D.O.U. de 9.1.1991.
62