universidade do vale do itajaÍ centro de …siaibib01.univali.br/pdf/richele schmitz dos...

74
UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ CENTRO DE EDUCAÇÃO – SÃO JOSÉ CURSO DE SECRETARIADO EXECUTIVO COM ÊNFASE EM AUTOMAÇÃO DE ESCRITÓRIOS RELATÓRIO DE CONCLUSÃO DE CURSO ELABORAÇÃO DE UM MANUAL DO SISTEMA DE SECRETARIA DA ASSOCIAÇÃO CATARINENSE DA IGREJA ADVENTISTA DO SÉTIMO DIA (IASD) RICHELE SCHMITZ DOS REIS São José 2006

Upload: donhan

Post on 12-Feb-2019

215 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

Page 1: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ CENTRO DE …siaibib01.univali.br/pdf/Richele Schmitz dos Reis.pdf · RICHELE SCHMITZ DOS REIS ELABORAÇÃO DE UM MANUAL DO SISTEMA DE SECRETARIA DA

UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ CENTRO DE EDUCAÇÃO – SÃO JOSÉ

CURSO DE SECRETARIADO EXECUTIVO COM ÊNFASE EM AUTOMAÇÃO DE ESCRITÓRIOS

RELATÓRIO DE CONCLUSÃO DE CURSO

ELABORAÇÃO DE UM MANUAL DO SISTEMA DE

SECRETARIA DA ASSOCIAÇÃO CATARINENSE DA IGREJA ADVENTISTA DO SÉTIMO DIA (IASD)

RICHELE SCHMITZ DOS REIS

São José 2006

Page 2: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ CENTRO DE …siaibib01.univali.br/pdf/Richele Schmitz dos Reis.pdf · RICHELE SCHMITZ DOS REIS ELABORAÇÃO DE UM MANUAL DO SISTEMA DE SECRETARIA DA

RICHELE SCHMITZ DOS REIS

ELABORAÇÃO DE UM MANUAL DO SISTEMA DE SECRETARIA DA

ASSOCIAÇÃO CATARINENSE DA

IGREJA ADVENTISTA DO SÉTIMO DIA (IASD)

Relatório de Conclusão de Estágio apresentado à banca examinadora de Estágio Supervisionado do Curso de Secretariado Executivo na Universidade do Vale do Itajaí, Centro de Educação Campus São José, como requisito parcial para obtenção do título de Bacharel em Secretariado Executivo com Ênfase em Automação de Escritórios.

Orientadora: Profª Marlise There Dias

São José

2006

Page 3: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ CENTRO DE …siaibib01.univali.br/pdf/Richele Schmitz dos Reis.pdf · RICHELE SCHMITZ DOS REIS ELABORAÇÃO DE UM MANUAL DO SISTEMA DE SECRETARIA DA

RICHELE SCHMITZ DOS REIS

ELABORAÇÃO DE UM MANUAL DO SISTEMA DE SECRETARIA DA

ASSOCIAÇÃO CATARINENSE DA

IGREJA ADVENTISTA DO SÉTIMO DIA (IASD)

Este relatório de conclusão de estágio foi julgado adequado para a obtenção

do título de bacharel em Secretariado Executivo com Ênfase em Automação de

Escritórios e aprovado pelo curso de Secretariado Executivo com Ênfase em

Automação de Escritórios da Universidade do Vale do Itajaí, Centro de Educação

São José, São José (SC).

São José, 26 de Junho de 2006.

____________________________

Luciana Merlin Bervian Coordenador de Curso

____________________________

Rodrigo Mückenberger Supervisor de Campo

Apresentado à Banca Examinadora formada pelos Professores:

____________________________ Marlise There Dias, Esp. Professora Orientadora

____________________________ Emília Marta Schveitzer, MSC

Membro de Banca

____________________________ Márcio Matias, Dr. Membro de Banca

Page 4: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ CENTRO DE …siaibib01.univali.br/pdf/Richele Schmitz dos Reis.pdf · RICHELE SCHMITZ DOS REIS ELABORAÇÃO DE UM MANUAL DO SISTEMA DE SECRETARIA DA

iii

DEDICATÓRIA

Dedico este trabalho a Deus, que me

oferece o conhecimento e vontade de

estudar. À Associação Catarinense, pelo

grande incentivo e investimento. Ao meu

grande amor e companheiro, Dario. Ao

colega Isaldo Machado Pacheco, por

acreditar nesse projeto. Por último aos

meus familiares, pelo convívio e total

apoio.

Page 5: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ CENTRO DE …siaibib01.univali.br/pdf/Richele Schmitz dos Reis.pdf · RICHELE SCHMITZ DOS REIS ELABORAÇÃO DE UM MANUAL DO SISTEMA DE SECRETARIA DA

iv

AGRADECIMENTOS

Ao bom Deus, que sempre me deu sabedoria, coragem e entendimento para

estudar.

Aos meus amados pais, Pedro e Selma, pela educação que me ofereceram e por

sempre acreditarem em mim e no meu potencial.

Ao meu esposo Dario Daniel dos Reis, por me amar e motivar nos momentos

estressantes.

À administração e colegas da Associação Catarinense da IASD, por fazerem parte

fundamental nesse projeto. Em especial aos colegas Neuzeli e Claudeilson, pelas

conversas e troca de experiências.

A minha orientadora, Marlise There Dias, que sempre me direcionou, dando-me o

rumo e passos a seguir.

Aos professores Márcio Matias e Emília Marta Schveitzer por todas as dicas e

correções que contribuíram para o aperfeiçoamento deste trabalho.

Ao meu colega e programador, Isaldo Machado Pacheco, por permitir que esse

sonho se tornasse realidade.

Aos meus colegas de classe por dividirem conhecimentos, idéias e momentos

inesquecíveis.

Page 6: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ CENTRO DE …siaibib01.univali.br/pdf/Richele Schmitz dos Reis.pdf · RICHELE SCHMITZ DOS REIS ELABORAÇÃO DE UM MANUAL DO SISTEMA DE SECRETARIA DA

v

EPÍGRAFE

“Só o conhecimento da ciência da vida

permite ao homem fugir das paixões

negativas que proliferam lá fora, onde as

competições se chocam e os homens se

entredevoram.”

Antonieta de Barros

Page 7: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ CENTRO DE …siaibib01.univali.br/pdf/Richele Schmitz dos Reis.pdf · RICHELE SCHMITZ DOS REIS ELABORAÇÃO DE UM MANUAL DO SISTEMA DE SECRETARIA DA

RESUMO

O uso de recursos tecnológicos é uma realidade presente em quase todas as

organizações atuais. Alguns requisitos são fundamentais para a boa utilização

desses recursos, como o treinamento. O objetivo deste trabalho é confeccionar um

manual de utilização do “Sistema de Secretaria” da Associação Catarinense da

Igreja Adventista do Sétimo Dia para os secretários. A partir de inúmeras ligações e

e-mails que apontam para a falta de um manual prático e seguro, foi feito uma

análise para detectar os principais problemas enfrentados pelos usuários do sistema.

Para o levantamento dos dados foram utilizados os métodos de observação direta e

questionário, tendo uma amostra de 45 secretários. Através do resultado da análise

dos dados, pôde-se observar que um manual seria de grande ajuda e fonte de

pesquisa para o uso do Sistema. Os conhecimentos tecnológicos aplicados na

confecção do manual visam proporcionar melhores condições de trabalho, sanando

as principais dúvidas e dificuldades encontradas pelos usuários do Sistema,

consequentemente aumentando o grau de conhecimento e satisfação deles.

Page 8: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ CENTRO DE …siaibib01.univali.br/pdf/Richele Schmitz dos Reis.pdf · RICHELE SCHMITZ DOS REIS ELABORAÇÃO DE UM MANUAL DO SISTEMA DE SECRETARIA DA

ABSTRACT

Using technological resources is a present reality in almost all organizations

nowadays. Some of the requisites are fundamental for the good use of these

resources, such as training. The purpose of this work is to prepare a handbook of

use of a “Secretary System” to the Associação Catarinense da Igreja Adventista do

Sétimo Dia for secretaries. Starting from countless calls and e-mails which point the

need of a practical and secure handbook, an analysis was made to detect the

principal problems faced by a user of the system. To collect the figures, it was used a

direct observation method and questionary, having a sample of 45 secretaries.

Through the result of the data analysis, it was possible to observe that a handbook

would be of great help and a research source for the system´s use. The technological

knowledge applied in the handbook making aims at providing better working

conditions, solving the doubts and any difficulties that could be found by the

System´s user, consequently increasing their knowledge and satisfaction.

Page 9: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ CENTRO DE …siaibib01.univali.br/pdf/Richele Schmitz dos Reis.pdf · RICHELE SCHMITZ DOS REIS ELABORAÇÃO DE UM MANUAL DO SISTEMA DE SECRETARIA DA

viii

LISTA DE ILUSTRAÇÕES

Figura 1- Edifício central da Associação Catarinense da IASD .................................. 39

Figura 2 -Organograma Associação Catarinense da IASD .......................................... 42

Figura 3 – Tela inicial do Sistema ................................................................................... 44

Figura 4 - Pergunta de segurança................................................................................... 45

Figura 5 – Visualização geral dos menus....................................................................... 46

Figura 6 – menu Tabelas ................................................................................................. 47

Figura 7 – menu Membro ................................................................................................. 48

Figura 8– menu Movimentação ....................................................................................... 50

Figura 9 – menu Departamentos ..................................................................................... 51

Figura 10 – menu Formulários......................................................................................... 52

Figura 11 – menu Apoio ................................................................................................... 53

Gráfico 1 – Conhecimento de Informática .................................................................57

Gráfico 2 – Utilização do Computador ............................................................................ 57

Gráfico 3 – Utilização do Sistema ................................................................................... 58

Gráfico 4 - Treinamento.................................................................................................... 58

Gráfico 5 – Conhecimento de todos os menus .............................................................. 59

Gráfico 6 – Procurando suporte....................................................................................... 61

Gráfico 7 – Suporte é suficiente? .................................................................................... 61

Gráfico 8 - Solicitação de suporte .................................................................................. 62

Gráfico 9 – Duração das ligações ................................................................................... 62

Gráfico 10 – Retorno dos E-Mails ................................................................................... 63

Gráfico 11 – Tipo de Manual solicitado........................................................................... 63

Tabela 1 – Funções que os secretários encontram dificuldades em utilizar .............59

Tabela 2 – Funcionalidades que os secretários encontram dificuldades ..................60

Page 10: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ CENTRO DE …siaibib01.univali.br/pdf/Richele Schmitz dos Reis.pdf · RICHELE SCHMITZ DOS REIS ELABORAÇÃO DE UM MANUAL DO SISTEMA DE SECRETARIA DA

SUMÁRIO

DEDICATÓRIA ........................................................................................................ iii

AGRADECIMENTOS................................................................................................ iv

EPÍGRAFE................................................................................................................. v

RESUMO ...................................................................................................................vi

ABSTRACT.............................................................................................................. vii

LISTA DE ILUSTRAÇÕES ..................................................................................... viii

1 INTRODUÇÃO..................................................................................................11

1.1 APRESENTAÇÃO DO TEMA E DO PROBLEMA .....................................................11 1.2 OBJETIVOS ...................................................................................................12

1.2.1 Objetivo Geral ......................................................................................12 1.2.2 Objetivos Específicos...........................................................................12

1.3 JUSTIFICATIVA ...............................................................................................13

2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA........................................................................15

2.1 TECNOLOGIA E TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO..................................................15 2.1.1 Tecnologia da Informação nas Empresas............................................16 2.1.2 Vantagens competitivas da Tecnologia da Informação nas empresas 18

2.2 SISTEMAS DE INFORMAÇÃO ............................................................................20 2.2.1 Tipos de sistemas de informação ........................................................22 2.2.2 Ciclo de Vida do Desenvolvimento de Sistemas de informação computadorizados..............................................................................................23 2.2.3 Implantação de Sistema de Informação...............................................25

2.3 MANUAL........................................................................................................31 2.3.1 Tipos de Manual ..................................................................................32 2.3.2 Principais manuais na área da Informática ..........................................32 2.3.3 Características do Manual ...................................................................33 2.3.4 Roteiro para a elaboração de um Manual............................................33

3 METODOLOGIA ...............................................................................................35

3.1 CARACTERIZAÇÃO DA PESQUISA .....................................................................35 3.2 POPULAÇÃO E AMOSTRA ................................................................................35 3.3 COLETA DE DADOS.........................................................................................36 3.4 ANÁLISE DE DADOS ........................................................................................37

4 APRESENTAÇÃO E ANÁLISE DE DADOS ....................................................38

4.1 CARACTERIZAÇÃO DA ORGANIZAÇÃO..................................................38 4.1.1 Jurisdição.............................................................................................39 4.1.2 Objetivos..............................................................................................39 4.1.3 Patrimônio............................................................................................40 4.1.4 Receitas ...............................................................................................41 4.1.5 Organograma.......................................................................................42 4.1.6 Atribuições da Função .........................................................................43

4.2 DESCRIÇÃO DO SISTEMA ................................................................................43 4.3 DIFICULDADES NO USO DO SISTEMA DE SECRETARIA ........................................54

Page 11: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ CENTRO DE …siaibib01.univali.br/pdf/Richele Schmitz dos Reis.pdf · RICHELE SCHMITZ DOS REIS ELABORAÇÃO DE UM MANUAL DO SISTEMA DE SECRETARIA DA

10

4.3.1 Percepção da Secretária da Organização quanto às dificuldades do Sistema .............................................................................................................54 4.3.2 Percepção dos secretários locais ........................................................56

5 CONCLUSÃO ...................................................................................................65

6 RECOMENDAÇÃO...........................................................................................67

7 REFERÊNCIAS.................................................................................................68

8 APÊNDICE 1.....................................................................................................70

9 APÊNDICE 2.....................................................................................................72

10 ASSINATURAS ................................................................................................73

Page 12: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ CENTRO DE …siaibib01.univali.br/pdf/Richele Schmitz dos Reis.pdf · RICHELE SCHMITZ DOS REIS ELABORAÇÃO DE UM MANUAL DO SISTEMA DE SECRETARIA DA

11

1 INTRODUÇÃO

1.1 Apresentação do Tema e do Problema

Com a modernidade e tecnologia existente, o mercado de trabalho, comércio

e indústria esperam que haja uma integração entre dados. Desta forma obtém-se

informações e conseqüentemente conclusões cada vez mais próximas da realidade.

Neste sentido, a Tecnologia da Informação supre essa demanda do trabalho

moderno, oferecendo a seus usuários recursos poderosos que, quando aplicados

nas organizações de forma adequada, facilitam a realização das atividades destas.

Ao processo tecnológico agregam-se valores muito maiores do que a

praticidade ou facilidade de obtenção de informações, características a serem

consideradas. É aconselhável que se dê uma maior importância quanto ao fato de

que a Tecnologia da Informação ser hoje uma das ferramentas indispensáveis para

qualquer ramo de atividade.

O uso da Tecnologia da Informação está mudando o conceito de negócios

principalmente no que se refere ao atendimento ao cliente, estratégias de marketing

e distribuição de produtos. A Tecnologia da Informação é parte integrante do dia-a-

dia das empresas modernas.

Atualmente a aplicação da Tecnologia da Informação em conjunto com os

Sistemas de Informação pode ser realizada em diferentes organizações como

governamentais, comerciais, religiosas, entre outros.

A Associação Adventista é uma instituição religiosa com presença na maioria

dos países do mundo. Sua sede em Santa Catarina fica na cidade de São José e é

composta por 330 igrejas com 26.000 participantes ativos chamados “Membros”.

Esta Associação utiliza recursos tecnológicos para melhor gerenciar suas

informações.

Uma das funções da Associação Adventista é cadastrar todos esses

membros em um Sistema informatizado computadorizado denominado “Secretaria

de Igrejas”, que está disponível aos secretários das igrejas locais. O sistema de

secretaria atual é de fácil manuseio, porém a inexistência de um manual faz com que

muitos usuários deixem de usar todos os recursos oferecidos ou até mesmo

desistam da informatização, voltando à maneira antiga de controle de membros, de

Page 13: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ CENTRO DE …siaibib01.univali.br/pdf/Richele Schmitz dos Reis.pdf · RICHELE SCHMITZ DOS REIS ELABORAÇÃO DE UM MANUAL DO SISTEMA DE SECRETARIA DA

12

forma impressa, ou ainda busquem outros aplicativos que não são o padrão da

instituição.

Cabe destacar que a pesquisadora é também a secretária geral da IASD,

tendo entre as suas atribuições a responsabilidade sobre a utilização do sistema,

mantendo um contato direto com os secretários locais das Igrejas Adventistas. Esta

recebe constantemente telefonemas com dúvidas e solicitações de alterações do

mesmo, sendo que cada telefonema dura em média cerca de 30 minutos o que

atrapalha o desenvolvimento das demais atividades da secretária.

Desta forma, percebeu-se uma demanda pelo desenvolvimento de um

trabalho específico para ajudar a usar adequadamente o referido sistema. A

intenção é promover uma maneira de responder as principais dúvidas dos usuários

do sistema e orientá-los para a utilização de todos os recursos do mesmo.

Neste caso, como não há outra forma de sanar dúvidas dos usuários além do

contato com a secretária, pretende-se com este trabalho o desenvolvimento de um

manual explicativo e detalhado. Desta forma, com a identificação do problema e da

preocupação da instituição com a organização de seu cadastro de membros, este

trabalho tem como objetivo a elaboração de um manual do sistema de secretaria

utilizado pela Associação Catarinense da Igreja Adventista do Sétimo Dia1.

1.2 Objetivos

1.2.1 Objetivo Geral

Elaborar um manual de utilização do Sistema de Secretaria da Associação

Catarinense da Igreja Adventista do Sétimo Dia (IASD), de acordo com as dúvidas

dos secretários, tendo em vista a melhor utilização do mesmo.

1.2.2 Objetivos Específicos

• Descrever o atual sistema e os recursos utilizados pelos secretários locais;

• Identificar as principais dificuldades no uso do sistema “Secretaria de

Igrejas”;

• Verificar a percepção dos secretários quanto ao tipo de manual a ser

elaborado.

1 Doravante chamada IASD.

Page 14: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ CENTRO DE …siaibib01.univali.br/pdf/Richele Schmitz dos Reis.pdf · RICHELE SCHMITZ DOS REIS ELABORAÇÃO DE UM MANUAL DO SISTEMA DE SECRETARIA DA

13

1.3 Justificativa

A rapidez, a praticidade e a eficiência são requisitos fundamentais dos

profissionais modernos, bem como a contínua especialização.

As empresas atuais buscam profissionais capazes de atingir seus objetivos e

metas. Um dos principais requisitos para que as metas sejam atingidas é um guia

das tarefas a serem realizadas, tanto no sistema manual quanto no informatizado.

Com ele o profissional se sente mais seguro e também mais apto a realizar as

tarefas a ele impostas.

Desta forma, a confecção de um manual do sistema de secretaria da

Associação Catarinense da IASD tem como justificativa conceder aos seus usuários

condições de utilizar todos os recursos e ferramentas nele existentes. O manual

servirá como base de consulta para os secretários que utilizam o sistema.

O fato é que o departamento de secretaria da Associação Catarinense da

IASD desenvolve um trabalho primordial para a organização do controle de seus

membros. Este trabalho contribuirá para a utilização do sistema como um todo,

facilitando o cadastro de membros por parte dos secretários locais e a melhor forma

de gerar os relatórios disponíveis.

A criação do manual justifica-se também por ser uma necessidade destacada

pelos secretários das igrejas que percebeu durante conversas telefônicas e em

reuniões anuais com os mesmos, junto a secretária geral responsável pelo sistema.

Percebeu-se que eles reclamam por não existir um manual específico que os oriente

para a utilização completa dos recursos disponíveis no sistema, bem como para tirar

as dúvidas mais freqüentes.

Tal solicitação pode ser reforçada pelo fato de que a acadêmica-pesquisadora

faz parte do corpo de funcionários da Associação Catarinense da IASD, sendo a

secretária responsável pelo sistema em questão.

Sendo assim, este estudo pretende contribuir para a promoção de instruções

precisas e de fácil manuseio de como melhor usar o atual sistema de secretaria.

Desta maneira, os secretários locais terão como rapidamente sanar suas dúvidas.

Perguntas respondidas mais rapidamente e de forma simples trarão inúmeros

benefícios aos usuários.

Page 15: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ CENTRO DE …siaibib01.univali.br/pdf/Richele Schmitz dos Reis.pdf · RICHELE SCHMITZ DOS REIS ELABORAÇÃO DE UM MANUAL DO SISTEMA DE SECRETARIA DA

14

A aplicação dos conhecimentos teóricos adquiridos durante a formação

acadêmica nas disciplinas de Tecnologia da Informação, devido a ênfase do curso,

também justifica a realização desta pesquisa.

Page 16: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ CENTRO DE …siaibib01.univali.br/pdf/Richele Schmitz dos Reis.pdf · RICHELE SCHMITZ DOS REIS ELABORAÇÃO DE UM MANUAL DO SISTEMA DE SECRETARIA DA

2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA

2.1 Tecnologia e Tecnologia da Informação

Antigamente, a computação era vista como um mecanismo que tornava

possível automatizar determinadas tarefas em grandes empresas e nos meios

governamentais. Com o avanço tecnológico, os recursos existentes, tais como

máquina de escrever manual e calculadoras, começaram a perder espaço para

equipamentos cada vez menores e mais poderosos, os micro-computadores. A

evolução tecnológica permitiu que, aos poucos, os computadores passassem a se

comunicar.

Consequentemente, tais máquinas deixaram de simplesmente automatizar e

facilitar tarefas e passaram a lidar com Informação. “Os computadores podem

executar milhões e até mesmo centenas de milhões de instruções por segundo”,

conforme Laudon e Laudon (1999, p. 6), o que representa a velocidade com que os

dados são processados e a agilidade com que respostas ou conclusões são obtidas.

O’Brien (2002, p. 23) apresenta o conceito de informação como sendo “dados

que foram convertidos em um contexto significativo e útil para usuários finais

específicos”.

Sendo assim, a informação adequada é algo de muito valor e algumas não

têm preço. Não se trata de letras ou bytes aglomerados, mas sim de um conjunto de

dados classificados e organizados de forma que um usuário ou uma empresa possa

tirar proveito. A informação permite à empresa visualizar o andamento de suas

atividades e a perda desta pode gerar problemas, como no caso de uma instituição

financeira.

Neste caso, as empresas utilizam diferentes formas de armazenamento, que

para O’Brien (2002, p. 26) “é a atividade do sistema de informação na qual os dados

e informações são guardados de uma maneira organizada para uso posterior”.

O armazenamento de dados deve ser realizado com muito cuidado, por isso

cópias são elaboradas por dia, semana, mês, entre outros, segundo Rezende e

Abreu e Abreu (2003, p. 91). O mesmo autor sugere que uma cópia adicional seja

guardada fora do ambiente físico principal, para que os dados não sejam totalmente

perdidos em uma eventualidade.

Page 17: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ CENTRO DE …siaibib01.univali.br/pdf/Richele Schmitz dos Reis.pdf · RICHELE SCHMITZ DOS REIS ELABORAÇÃO DE UM MANUAL DO SISTEMA DE SECRETARIA DA

16

Estes aspectos relativos à informação e armazenamento destas tem o auxilio

das tecnologias, que têm trazido inúmeros benefícios ao homem. Segundo Laudon e

Laudon (1999, p.36):

A Tecnologia é o meio pelo qual os dados são transformados e organizado para uso das pessoas. Um sistema de informação pode ser um sistema manual, usando somente a tecnologia do lápis e papel (um exemplo seria a pasta de um professor que contém os registros e as notas do seu curso). Todavia, os computadores substituíram a tecnologia manual de processamento de grandes volumes de dados e de trabalhos complexos de processamento.

Percebe-se que é muito difícil sobreviver ao mercado tão acirrado e

competitivo sem o uso da Tecnologia da Informação, pois esta está presente nos

mais diversificados ramos de atividade, seja em um simples supermercado, quanto

em uma fábrica de automóveis.

Já a Tecnologia da Informação (TI) pode ser definida como um conjunto de

todas as atividades e soluções providas por recursos de computação. As aplicações

para Tecnologia da Informação são várias e podem estar ligadas às mais diversas

áreas.

De acordo com O´Brien (2002, p. 3), a tecnologia da informação está

“redefinindo os fundamentos do mundo dos negócios”. Atendimento ao cliente,

operações, estratégias de produto e marketing e distribuição dependem muito desta

tecnologia, que passou a fazer parte “integrante” do dia-a-dia das empresas.

A Tecnologia da Informação é algo presente no dia-a-dia da maioria das

pessoas e das empresas, segundo Stair (1998, p. 27). Portanto, quem reconhece a

importância disso, poderá se tornar um profissional com qualificação para as

necessidades do mercado. A empresa que souber tirar o melhor proveito da

informação com certeza terá maiores benefícios e lucros.

2.1.1 Tecnologia da Informação nas Empresas

Em se tratando de informação, a tecnologia está sendo uma forte ferramenta

às empresas. Diz O’ Brien (2002, p. 13):

Estamos vivendo em uma economia globalizada cada vez mais dependente da criação, administração e distribuição de recursos de informação por redes globais interconectadas como a Internet. Dessa

Page 18: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ CENTRO DE …siaibib01.univali.br/pdf/Richele Schmitz dos Reis.pdf · RICHELE SCHMITZ DOS REIS ELABORAÇÃO DE UM MANUAL DO SISTEMA DE SECRETARIA DA

17

forma, muitas companhias estão no processo de globalização, ou seja, estão se tornando empreendimentos globais interconectados.

Para que a escolha da melhor tecnologia a ser empregada na empresa seja a

mais adequada é recomendável uma eficaz estratégia, bem como a visualização do

processo como um todo. Há diversas maneiras de se chegar a conclusões precisas,

uma delas e a mais comum é a baseada em gráficos que mostram dados concretos

de como era a empresa antes da utilização de tecnologias e de como ficaria após a

implantação das mesmas.

O resultado final, após o estudo e a escolha da melhor tecnologia à empresa

é o desenvolvimento de um projeto exclusivo voltado às necessidades detectadas.

Para O’ Brien (2002, p. 13), as empresas já usam há anos a tecnologia da

informação para “automatizar os processos empresariais” e também para a tomada

de decisões.

Não se pode deixar de analisar o fato de que a Tecnologia da Informação

dentro da empresa exerce uma influência muito grande na estrutura da mesma,

podendo afetar as suas funções, processos e hierarquia.

Meirelles (1994, p. 477) apresenta outra questão a se considerar, que é o

custo que implicará a implantação de uma Tecnologia dentro da organização. É

exatamente neste aspecto que custos adicionais, tais como suporte e manutenção,

devem ser considerados e levados em conta. Deve-se sempre investir para haver

uma melhor funcionalidade e atendimento, porém o investimento precisa ser

avaliado para que não traga prejuízo à empresa.

Não há um parâmetro geral para que determine a melhor utilização das

informações. Tudo depende do mercado de trabalho, do porte da empresa, da

cultura da região. As escolhas precisam ser bem feitas, assim como análise de

custo, pessoal, treinamento e suporte, segundo Meirelles (1994, p. 444). Do

contrário, garante o autor, gastos desnecessários ou, ainda, perda de desempenho

podem ocorrer. Comprar máquinas de boa qualidade não significa comprar as mais

caras, mas aquelas que possuem os recursos necessários e que proporcionarão

atingir as metas estabelecidas.

A aquisição das máquinas reflete diretamente no desempenho dos

funcionários. Por isso, é preciso saber quais as necessidades de cada setor, de cada

Page 19: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ CENTRO DE …siaibib01.univali.br/pdf/Richele Schmitz dos Reis.pdf · RICHELE SCHMITZ DOS REIS ELABORAÇÃO DE UM MANUAL DO SISTEMA DE SECRETARIA DA

18

departamento, de cada usuário. Nem sempre a máquina que serve para um

funcionário servirá para outro.

É viável também, além da análise de custos, benefícios, riscos e viabilidade,

dar atenção para os seguintes itens, conforme Rezende e Abreu (2003, p. 77):

1. Respeitar a legislação vigente, evitando a pirataria; 2. Estabelecer um plano de necessidades e de contingência para atender

a eventuais deficiências de funcionamento; 3. Focar a inteligência empresarial e não a tecnologia propriamente dita. 4. Elaborar um plano de gestão da mudança decorrente da introdução da

tecnologia no contexto organizacional.

A organização que visa melhor atender seus clientes e que se junta de forma

adequada à Tecnologia da Informação é vista hoje pelo mercado como capaz e com

toda certeza atingirá o sucesso que almeja.

Meirelles (1994, p. 483) discorre sobre o uso correto da tecnologia da

informação:

Evidentemente, a identificação de uma oportunidade/aplicação estratégica do uso de TI por si só não resulta no sucesso da organização. Uma cuidadosa interação e escolha entre aplicação estratégica, tecnologia apropriada e respostas organizacionais apropriadas precisa ser realizada para produzir sucesso.

O uso da tecnologia da informação, para O’ Brien (2002, p. 14), muitas vezes

“resulta no desenvolvimento de sistemas de informação” que ajudam as empresas a

obterem uma vantagem competitiva no mercado. Sendo assim, antes de mais nada

é preciso conciliar o processo com a Tecnologia da Informação. Deve-se ter bem

definido o impacto que causará a escolha, bem como o envolvimento,

comprometimento e criatividade das pessoas e usuários envolvidos, da

competitividade externa, que proporcionará um investimento oportuno e apropriado.

2.1.2 Vantagens competitivas da Tecnologia da Informação nas empresas

Atualmente as empresas estão especializando-se em estratégias para reduzir

custos. Segundo O’Brien (2000, p. 14) o papel da Tecnologia da Informação pode

incluir:

1. Estratégias de Custo - Sistemas industriais assistidos por computador – é

aquilo que antes era feito totalmente de forma manual e que agora é

Page 20: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ CENTRO DE …siaibib01.univali.br/pdf/Richele Schmitz dos Reis.pdf · RICHELE SCHMITZ DOS REIS ELABORAÇÃO DE UM MANUAL DO SISTEMA DE SECRETARIA DA

19

monitorado por computadores. Esta estratégia reduz os custos de

produção.

2. Estratégias de diferenciação - Sites de e-businees/e-commerce – são sites

que permitem que usuários os acessem para conhecer a empresa, além

de realizar atividades comerciais. Há uma redução de custos de marketing

com a utilização desse tipo de atividade. Essa estratégia também usa a

Tecnologia da Informação para diferenciar produtos ou serviços de

determinada empresa dos seus concorrentes. Ex.: Fornecer serviços

rápidos e completos de apoio ao cliente via Internet; e Sistema de

marketing que ofereça aos clientes individuais produtos e serviços

atraentes.

3. Há também a estratégia de inovação que é aquela que permite aos clientes

desenhar ou configurar pessoalmente produtos ou serviços via Internet e

utilizar intranets para aumentar velocidade e facilidade de colaboração

entre equipes interfuncionais de desenvolvimento de produto.

Quando a Tecnologia da Informação é implantada em uma empresa, é

preciso analisar as necessidade e recursos para que ela se torne uma realidade.

Antes que ela venha a funcionar o aspecto físico e objetivos devem ser tratados,

pois deles dependem a escolha da hardware e software, além de suporte e

treinamento.

Sendo assim, hardware, para Bio (1985, p. 100) consiste no conjunto de

máquinas utilizadas que nada processam se alguém não lhe indicar o que fazer.

No hardware são inseridos os componentes de dispositivos que executam as

funções de entrada, processamento, armazenamento de dados e saída. São

exemplos de hardware, segundo O’Brien (2000, p. 22):

• Sistemas de computadores – consistem em unidades de processamento central contendo microcomputadores e uma multiplicidade de dispositivos periféricos interconectados. Entre os exemplos encontram-se microcomputadores, computadores de médio porte e mainframes.

• Periféricos de computador – são dispositivos como um teclado ou mouse para entrada de dados e comandos, um monitor de vídeo ou impressora para saída de informações e discos magnéticos ou ópticos para armazenamento de recursos de dados.

O software é outro recurso a ser analisado na implantação de Tecnologia da

Informação é o responsável por dirigir o trabalho do hardware.

Page 21: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ CENTRO DE …siaibib01.univali.br/pdf/Richele Schmitz dos Reis.pdf · RICHELE SCHMITZ DOS REIS ELABORAÇÃO DE UM MANUAL DO SISTEMA DE SECRETARIA DA

20

O software consiste em programas de computador que controlam o trabalho

do hardware. Programas de computadores, segundo Stair, (1998, p. 78), são:

(...) conjuntos de instruções ou ordens para o computador. Em última análise, estas ordens dirigem o circuito no hardware para operar de uma determinada maneira. A documentação do programa é o conjunto de descrições narrativas destinadas a auxiliar o uso e a implementação do programa.

Para O’Brien (2000) há três exemplos que se referem aos recursos de

software:

1. Software de sistemas - é o conjunto de programas que se destinam ao

apoio ao sistema global do computador e é mais específico a CPU.

2. Software aplicativo – são os programas escritos para resolver problemas

específicos dos usuários. Esse software capacita usuários ou grupo de

usuários a desenvolver determinadas tarefas ou tarefas específicas.

3. Procedimento – são instruções operacionais para os usuários que

utilizarão um sistema de informação.

As organizações que utilizam Tecnologia da Informação costumam ser

associadas aos Sistemas de Informação para que sejam obtidos dados e

informações mais precisas.

2.2 Sistemas de Informação

Antes de se definir Sistemas de Informação vale destacar a diferença entre

dados e informação.

Segundo O’Brien (2000, p. 23) dado é o princípio, base para que se chegue a

uma informação e esta é um conjunto de dados organizados que podem ser usados

para a tomada de decisões de usuários finais específicos.

Diz que Sistemas de Informação é um conjunto formado por pessoas,

hardware, software e dados que se transforma em informações para a organização.

O conceito de Sistemas de Informação é apresentado por Laudon e Laudon

(1999, p. 4):

pode ser definido como um conjunto de componentes inter-relacionados trabalhando juntos para coletar, recuperar, processar, armazenar e distribuir informação com a finalidade de facilitar o planejamento, o controle, a coordenação, a análise e o processo decisório em empresas e outras organizações.

Page 22: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ CENTRO DE …siaibib01.univali.br/pdf/Richele Schmitz dos Reis.pdf · RICHELE SCHMITZ DOS REIS ELABORAÇÃO DE UM MANUAL DO SISTEMA DE SECRETARIA DA

21

Para Stair (1998, p. 11) e Laudon (1999, p. 6), os Sistemas de Informação são

basicamente compostos por elementos ou componentes:

1. Entrada – atividade de captar e juntar os dados iniciais. Ex: Num sistema

de atendimento ao consumidor, uma chamada recebida seria considerada

uma entrada.

2. Processamento – é a parte que transforma os dados e informações em

saídas úteis, como por exemplo, um sistema informatizado de folha de

pagamento. As informações de um funcionário são introduzidas num

sistema e então é calculado o valor que ele irá receber, de acordo com

taxas governamentais pré-estabelecidas e também horas trabalhadas. O

computador irá processar essas informações para que chegue num valor

final.

3. Saída – é a produção de informações úteis, geralmente na forma de

documentos, relatórios e dados de transações. Um exemplo são os

cheques de pagamentos a empregados.

4. Feedback – uma ferramenta muito útil, utilizada para fazer ajustes ou

alterações nas atividades de entrada ou processamento. Temos como

exemplo erros que podem acontecer numa folha de pagamento. Se forem

inseridas 400 horas em vez de 40, com certeza o resultado do salário sairá

totalmente errado. O feedback é o responsável por corrigir certos erros do

sistema.

Segundo o autor, os sistemas de informação começam como sistemas

manuais e se transformam mais tarde em computadorizados.

Para Rezende e Abreu (2003, p. 102) o trabalho de uma empresa depende de

uma forma crescente do que os Sistemas de informação são capazes de fazer. Por

isso vale destacar os diferentes tipos de Sistemas de Informação.

Page 23: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ CENTRO DE …siaibib01.univali.br/pdf/Richele Schmitz dos Reis.pdf · RICHELE SCHMITZ DOS REIS ELABORAÇÃO DE UM MANUAL DO SISTEMA DE SECRETARIA DA

22

2.2.1 Tipos de sistemas de informação

Sempre foram necessários os sistemas de informação para processar dados

gerando informações, utilizadas em operações das empresas. Para isso há diversos

tipos de Sistemas de Informação, porém, dois tipos serão discutidos: Sistemas de

Apoio às Operações e Sistemas de Apoio Gerencial.

� Sistemas de Apoio às Operações

Classificam uma variedade de produtos de informação que podem ser usados

tanto interna quanto externamente. Sua principal função é apoiar às operações de

uma empresa e através disso chegar a um processo eficaz tanto de controle quanto

de processos dentro da empresa. Também visa colaborar a atualização dos dados

da mesma.

Segundo Rezende e Abreu (2003, p. 133) esses sistemas contemplam o

processamento de operações e transações rotineiras, quotidianas, em seu detalhe,

incluindo seus respectivos procedimentos, além de controlar os dados das

operações das funções empresariais, auxiliando na tomada de decisão.

Entre os sistemas de Apoio às Operações destacam-se os “Sistemas de

Processamento de Transações” (SPT) que para O´Brien (2002, p. 38) “é o conjunto

organizado de pessoas, procedimentos, bancos de dados e dispositivos usados para

registrar transações de negócios completadas, como folhas de pagamento”.

Os sistemas de Apoio às Operações também podem ser chamados de

Sistemas de Controle ou Sistemas de Processamento de Transações. Esses

sistemas são os mais estudados e trabalhados em geral.

Nos sistemas de apoio às operações, cada transação empresarial envolve a

entrada e a alimentação de dados, o processamento e o armazenamento, e a

geração de documentos e relatórios, diz Rezende e Abreu (2003, p. 134).

� Sistema de Apoio Gerencial

Para O’Brien, (2000, p. 29), quando os sistemas de informação são

utilizados para fornecer informação e apoio para a tomada de decisão, são

chamados de “sistemas de apoio gerencial”.

É função básica desse tipo de Sistema de Informação fornecer aos

executivos, informações e relatórios que os levem a tomar decisões importantes

quanto ao futuro da empresa. Os gerentes podem utilizar-se de terminais de

Page 24: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ CENTRO DE …siaibib01.univali.br/pdf/Richele Schmitz dos Reis.pdf · RICHELE SCHMITZ DOS REIS ELABORAÇÃO DE UM MANUAL DO SISTEMA DE SECRETARIA DA

23

computadores para visualizar instantaneamente os resultados da empresa, assim

como acessar relatórios de análises (diários, semanais, mensais).

Como tipos de Sistema de Apoio Gerencial encontram-se os Sistemas de

Informações Gerenciais (SIG) e Os Sistemas de Apoio à Decisão (SAD).

O Sistema de Informação Gerencial (SIG), para Stair (1998, p. 38) é:

um agrupamento organizado de pessoas, procedimentos, bancos de dados e dispositivos usados para oferecer informações de rotina aos administradores e tomadores de decisões. O SIG focaliza a eficiência operacional. Marketing, produção, finanças e outras áreas funcionais são apoiadas pelos sistemas de informações gerenciais e ligadas através de um banco de dados comum. Os SIGs tipicamente fornecem relatórios pré-programados gerados com dados e informações do sistema de processamento de transações.

Para o mesmo autor, Sistema de Apoio à Decisão é:

(...) grupo organizado de pessoas, procedimentos, bancos de dados e dispositivos usados para dar apoio à tomada de decisões referentes a problemas específicos. O foco do SAD é a eficácia da tomada de decisão. Enquanto um SIG ajuda a organização a fazer as ‘coisas direito’, um SAD ajuda o administrador a ‘fazer a coisa certa’.

Os Sistemas de Informação atuam diretamente nas empresas modernas para

auxiliá-las na tomada de decisões e também na administração como um todo.

Rezende e Abreu (2003, p. 134) afirmam que esses sistemas de apoio à

decisão trabalham com os dados agrupados das operações das funções

empresarias, auxiliando a tomada de decisão gerencial das unidades

departamentais, simultaneamente com as demais unidades.

2.2.2 Ciclo de Vida do Desenvolvimento de Sistemas de informação computadorizados

Diferentes abordagens no desenvolvimento de sistemas de informação têm

sido utilizadas pelas empresas atuais. Segundo Stair (1998, p. 282), em alguns

casos as “abordagens são formalizadas e incluídas recomendações” de como

devem ser utilizadas, enquanto em outros casos, são utilizados de técnicas menos

formais.

Ainda conforme o autor, o processo de desenvolvimento de sistemas costuma

ser chamado de Ciclo de Vida de Desenvolvimento de Sistemas de informação

(CVDS), pois as atividades associadas são contínuas. Desde o momento que o

Page 25: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ CENTRO DE …siaibib01.univali.br/pdf/Richele Schmitz dos Reis.pdf · RICHELE SCHMITZ DOS REIS ELABORAÇÃO DE UM MANUAL DO SISTEMA DE SECRETARIA DA

24

sistema começa a ser construído, ele passa a ter linhas de tempo e prazos até o

momento em que ele esteja totalmente instalado e aceito. A vida do sistema

continua, mesmo que necessite de manutenções e revisões. Ele só termina quando

não é mais útil ou quando é trocado por uma tecnologia mais avançada.

Baseado em Stair (1998, p. 282 e 283), há cinco fases do clico de vida de um

sistema, conforme segue:

a) Avaliação de Sistemas: considerado a primeira etapa de desenvolvimento de

um novo sistema ou de um sistema modificado. Nesta fase são identificados

possíveis problemas e oportunidades, cujas causas são levadas em conta a partir

das metas da empresa. O principal resultado dessa fase, é um “conjunto de

projetos de sistemas de informação para os quais foram criados problemas

empresariais ou listas de oportunidades, para os quais foram destinados alguns

recursos organizacionais e para os quais é recomendada a análise de sistemas”.

b) Análise de Sistemas: é nesta fase que se chega ao entendimento de uma

solução para sanar o problema ou ainda explorar a oportunidade identificada na

fase da avaliação. Em resumo esta fase tenta responder a pergunta: “O que o

sistema de informação deve fazer para resolver o problema?”.

c) Projeto de Sistemas: terceira fase do ciclo de vida, cuja principal função é

selecionar e planejar um sistema que atenda as necessidades exigidas. O

principal objetivo dessa fase é a obtenção de um projeto técnico que esmiúça as

saídas e entradas do sistema e as interfaces com o usuário, detalha o software e

hardware, o banco de dados, as telecomunicações, o pessoal e os componentes

dos procedimentos e também mostra como esses componentes se inter-

relacionam.

d) Implementação de Sistemas: é nesta fase que se adquire os diversos

componentes detalhados na fase de projeto, monta-los e por em funcionamento

o sistema novo ou modificação. O principal objetivo dessa fase é a elaboração

de um sistema de informação que solucione os problemas.

e) Manutenção e Revisão de Sistemas: fase em que se faz a manutenção e

modificações necessárias no sistema determinado na fase de implementação.

Implica fazer alterações no sistema, se assim precisar. O sistema é avaliado para

se obter a segurança de que os resultados originalmente esperados estão sendo

obtidos. Também é revisado para se ver se poderá ser adaptado às novas metas

Page 26: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ CENTRO DE …siaibib01.univali.br/pdf/Richele Schmitz dos Reis.pdf · RICHELE SCHMITZ DOS REIS ELABORAÇÃO DE UM MANUAL DO SISTEMA DE SECRETARIA DA

25

organizacionais. Depois dessa fase é que o processo de desenvolvimento de

sistemas é iniciado.

Segundo o autor essas cinco fases devem ser estudadas e executadas

detalhadamente para que o sistema funcione bem e atinja os objetivos do mesmo.

2.2.3 Implantação de Sistema de Informação

Alguns passos devem ser seguidos na hora de selecionar e implantar um

sistema de informática, conforme Meirelles (2000, p. 442):

• As possibilidades e prioridade são fundamentais na escolha, assim como

distinguir as necessidades, oportunidades e estratégias a serem seguidas;

• É preciso definir também um projeto que analise os recursos existentes,

bem como os gastos a serem efetuados. Um bom cronograma e

orçamento ajudará para que as metas sejam alcançadas;

• A escolha do Software a ser utilizado deve ser antes ou junto com o

hardware.

• É imprescindível um treinamento arrojado e bem direcionado;

• Definir futuras ampliações e a capacidade de expansão do sistema são

fatores determinantes que pouparão futuros problemas;

• O preparo para receber todas as informações, instalação e uso do sistema

facilitará na implantação.

Essas dicas devem ser seguidas para uma melhor seleção e uso de sistemas

de computadores de grande porte. O processo é longo e exige a participação de

muitas pessoas com capacidades técnicas. Mas deve-se levar em conta que

atualmente o custo para a implantação desse tipo de sistema é bem menor do que a

de anos atrás. Por isso, um bom orçamento deve ser feito e freqüentemente uma

avaliação de custos e recursos.

Meirelles (2000, p. 444) menciona algumas orientações sobre a escolha de

software e Hardware, e estas são:

a) Aquisição de hardware, software e serviços

Para Meirelles (2000, p. 444), “a melhor maneira de evitar problemas futuros é

conhecê-los antes que ocorram e precaver-se contra eles”. Sendo assim, conforme

comentários do autor, deve seguir algumas orientações para a seleção de Hardware,

Software e serviços, apresentados a seguir.

Page 27: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ CENTRO DE …siaibib01.univali.br/pdf/Richele Schmitz dos Reis.pdf · RICHELE SCHMITZ DOS REIS ELABORAÇÃO DE UM MANUAL DO SISTEMA DE SECRETARIA DA

26

� Requisitos e Avaliação de Hardware

Para determinar a hardware a ser utilizada pela empresa, antes é preciso

analisar alguns aspectos relevantes no momento da escolha, tais como:

• Para quais aplicações será usado o sistema;

• Quem serão os usuários e o tipo de software a ser utilizado;

• Qual o tipo de procedimento mais indicado.

• Volume de dados processados e arquivos que serão armazenados;

• Seguir a opinião de um especialista;

• Informar-se sobre hardware utilizado em sistemas semelhantes.

É preciso analisar também se a escolha atenderá as necessidades da

empresa:

• Se o equipamento processa de forma eficiente;

• Se o desempenho, capacidade de processamento são adequados para

aplicações iniciais;

• Se a capacidade de expansão futura é aceitável;

• Qual o tipo de suporte que o fabricante fornece;

• Se há facilidade e possibilidades de comunicação e conexão com outros

equipamentos;

• Qual a configuração completa.

O processo é lento e se há um ponto que determinará o sucesso da escolha

será o aspecto do suporte relacionado com a instalação, manutenção e treinamento

do pessoal.

� Seleção e Avaliação de Software

Uma das partes mais importantes no processo de escolha de um bom sistema

é o da escolha do Software a ser utilizado. Ele determinará a escolha do Hardware e

não vice-versa. A pesquisa deve ser minuciosa e a pesquisa deve ser a mais

completa possível. Deve-se pesquisar todos os tipos de programas e sistemas que

atendam as necessidades da empresa e deve-se consultar mais de um fornecedor

ou vendedor de computadores, pois eles estão mais familiarizados com o que as

companhias têm disponíveis.

É preciso pesquisar as linguagens disponíveis no sistema, bem como os

pacotes – aplicativos – que estarão disponíveis para cada alternativa. Todas as

Page 28: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ CENTRO DE …siaibib01.univali.br/pdf/Richele Schmitz dos Reis.pdf · RICHELE SCHMITZ DOS REIS ELABORAÇÃO DE UM MANUAL DO SISTEMA DE SECRETARIA DA

27

informações e propostas deverão ser analisadas com o maior cuidado. É comum

alguns fornecedores falharem com suas promessas. Claro que talvez nem tudo

aconteça conforme o prometido, mas a maioria do processo deverá ser concluído

satisfatoriamente.

Deve-se pedir uma explicação mais detalhada do software a ser implantado e

cuidados redobrados quando são sugeridos softwares que ainda não são

disponíveis no mercado.

Porém o fator mais criterioso e deverá ser o do suporte. É impossível ter um

sistema funcionando com toda a sua capacidade sem uma estrutura de suporte

adequado.

O autor também apresenta outros fatores relevantes que devem ser

cuidadosamente analisado, que são:

• Boa documentação é necessária e útil para o caso de modificações

futuras;

• Saber como o sistema lidará com possíveis erros;

• O tempo necessário para que os usuários se adaptem às mudanças;

• Segurança quanto à cópias de arquivos de dados ou reconstrução sob

certas circunstâncias;

• Se o fabricante oferece treinamento específico além do manual;

• Consultar usuários que já utilizem esses softwares;

• Ver demonstrações;

• A linguagem que o software foi escrito;

• Se seus direitos são transferíveis, se tem versão para rede;

• Os tipos de manutenção e mudanças disponíveis;

• Possibilidades de integração com outros programas;

• Quanto mais próximo o software atenderá as necessidades dos usuários

da empresa.

É preciso deixar claro que sempre que possível o software deve adaptar-se à

empresa e não a empresa ao software.

Page 29: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ CENTRO DE …siaibib01.univali.br/pdf/Richele Schmitz dos Reis.pdf · RICHELE SCHMITZ DOS REIS ELABORAÇÃO DE UM MANUAL DO SISTEMA DE SECRETARIA DA

28

� Estimativas de Custos do Sistema

Meirelles (2000, p. 451) diz que os custos também precisam ser analisados.

Existem dois tipos: os facilmente identificáveis (visíveis), e os de difícil identificação

ou quantificação (pouco visíveis).

O referido autor apresenta uma lista para se estimar os custos a serem

utilizados na implantação de um sistema:

Custos de Hardware:

Para a aquisição de um Hardware adequado é necessário observar:

• Memória principal e memória auxiliar;

• Terminais em geral ou monitor de vídeo;

• Impressoras;

• Dispositivos de comunicação, Modems e outros dispositivos de I/O;

• Estabilizadores de energia e fontes de alimentação ininterrupta;

• Dispositivos de segurança, cabos e outros acessórios e/ou periféricos;

• Manutenção.

Custos de Software:

Precisa-se levar em conta no momento de adquirir um Software:

• Programas em geral;

• Melhorias e adaptação;

• Desenvolvimento sob encomenda e desenvolvimento próprio;

• Documentação, manutenção.

Custos de pessoal:

Para a contratação de um pessoal qualificado e que entenda de Sistemas de

Informação também deve ser levado em conta:

• Gerenciamento e coordenação;

• Consultoria e Auditoria;

• Projeto e Análise de Sistemas;

• Preparação e entrada de dados;

• Operação de computador;

• Programação;

Page 30: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ CENTRO DE …siaibib01.univali.br/pdf/Richele Schmitz dos Reis.pdf · RICHELE SCHMITZ DOS REIS ELABORAÇÃO DE UM MANUAL DO SISTEMA DE SECRETARIA DA

29

• Suporte administrativo e de secretaria;

• Outros custos diretos e indiretos com pessoal.

Custos comuns de operação:

Os custos operacionais mais comuns que devem ser discutidos e adquiridos

são:

• Treinamento;

• Transmissão e comunicação de dados – tele-processamento;

• Instalação e teste de programas;

• Troca do sistema antigo pelo novo;

• Materiais de consumo: papel, discos, fita de impressão, formulários.

Custos ambientais:

No ambiente onde será implantado o Sistema de Informação deve ser

analisado os seguintes aspectos:

• Espaço físico;

• Instalações especiais, piso falso, eletricidade;

• Ventilação, ar condicionado e umidade. Controle de ruídos.

Dispositivos de Segurança.

• Impostos e seguros. Conservação em geral;

• Equipamentos de escritório.

Custos e considerações adicionais:

• Tempo para o pessoal aprender a utilizar os novos procedimentos;

• Pessoal antigo não é produtivo enquanto treina o pessoal novo;

• Um sistema mal projetado pode acarretar falhas e oportunidades para

fraudes ou acidentes;

• O custo pode ser alto quando o sistema falha ou sai do ar;

• O tratamento individual acarreta custos, mas é recomendável.

b) Antecipar possíveis problemas

Para Meirelles (1994, 444), “conhecer e detectar possíveis problemas” será a

melhor maneira de evitá-los ou melhor administrá-los quando surgirem.

Page 31: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ CENTRO DE …siaibib01.univali.br/pdf/Richele Schmitz dos Reis.pdf · RICHELE SCHMITZ DOS REIS ELABORAÇÃO DE UM MANUAL DO SISTEMA DE SECRETARIA DA

30

Uma boa estratégia deve ser desenvolvida a partir do estilo e dos valores

requeridos das empresas e das pessoas, ou seja, grande parte das decisões são

estratégicas e não técnicas.

O autor diz também que toda mudança exige planejamento e controle, é

necessária e deve ser feita a partir do conhecimento da empresa, ou seja, dos

recursos disponíveis por ela para que o processo de implantação ocorra com

eficácia. É preciso harmonia entre o processo de evolução e revolução.

Para Nascimento (2003, p. 54) deve existir no momento da implantação de

um sistema o respeito entre o usuário e o analista, bem como a tolerância e

confiança. O autor ainda declara que ao desenvolver um software o usuário deve ser

ouvido, já que o sistema é feito para ele e não para o desenvolvedor do sistema.

Alguns cuidados devem ser tomados para que sistemas de pequeno porte

trabalhem sem maiores dificuldades, segundo Meirelles (1994, p. 445):

• A pessoa encarregada de cuidar do sistema deve ser capaz, ter

habilidades técnicas para isso e antes de tudo ser uma pessoa disponível

dentro da empresa;

• Atenção redobrada a micros compartilhados;

• Quando necessário buscar ajuda externa de profissionais específicos.

• Investir em treinamento para todos os funcionários que utilizaram o

sistema e dar condições para que cada usuário utilize da melhor maneira

os softwares disponíveis;

• Definir um bom suporte.

É preciso seguir essas recomendações acima para que se aproveite a

descentralização, caso contrário ela trará desvantagens como o risco de

coordenação, segurança e necessidade de suporte.

c) Treinamento

Em especial ressalta-se uma recomendação imprescindível para o bom uso

dos sistemas de informação: o treinamento.

Para O´Brien (2002, p. 349), treinamento “é uma atividade vital da

implantação”. Os usuários devem ser treinados para operar o sistema implantado,

caso contrário, haverão muitos problemas dentro da empresa. Segundo Weber e

Rocha (2002, p. 55), “com treinamento e gerência adequados, a maior parte dos

grupos de Software pode produzir resultados extraordinários”.

Page 32: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ CENTRO DE …siaibib01.univali.br/pdf/Richele Schmitz dos Reis.pdf · RICHELE SCHMITZ DOS REIS ELABORAÇÃO DE UM MANUAL DO SISTEMA DE SECRETARIA DA

31

Segundo o autor, deve-se estudar a melhor maneira de educar e treinar a

administração, os usuários finais e o pessoal operacional. Pessoas qualificadas e

preparadas, profundas conhecedoras do sistema, devem realizar essa tarefa.

d) Documentação

Para que a implantação seja feita com total sucesso é de vital importância o

desenvolvimento de uma “boa documentação”, segundo O´Brien (2002, p. 349). O

autor comenta que os manuais de procedimentos operacionais e amostras de telas

de exibição são incluídos como exemplos, bem como formulários e relatórios de

entrada de dados.

A documentação deve ser parte integrante de uma metodologia de sistemas,

diz Rezende e Abreu (2003, p. 150). É ela que permite a execução dos

procedimentos e processos de forma padrão.

Para O´Brien (2002, p. 349) a documentação tem características

importantíssimas:

A documentação funciona como método de comunicação entre as pessoas responsáveis pelo desenvolvimento, implantação e manutenção de um sistema computadorizado. A instalação e operação de um sistema recém-projetado ou a modificação de uma aplicação estabelecida exige um registro detalhado do projeto desse sistema. A documentação é extremamente importante no diagnóstico de erros e realização de mudanças, principalmente se os usuários finais ou analistas de sistemas que desenvolveram o sistema não estão mais na organização.

A empresa deve se preocupar em ter uma documentação detalhada e atual

do sistema oferecido aos seus usuários, a fim de facilitar o trabalho de seus

funcionários. Uma forma de fornecer a descrição de um sistema é por meio do

desenvolvimento de um manual.

2.3 Manual

É apropriado, quando se trata de um sistema de informação que exista um

guia, ou seja, um manual que oriente o usuário para que este utilize todos os

recursos disponíveis do sistema.

De acordo com Oliveira (2000, p. 382) documentação do sistema,

Page 33: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ CENTRO DE …siaibib01.univali.br/pdf/Richele Schmitz dos Reis.pdf · RICHELE SCHMITZ DOS REIS ELABORAÇÃO DE UM MANUAL DO SISTEMA DE SECRETARIA DA

32

(...) manual é todo e qualquer conjunto de normas, procedimentos, funções, atividades, políticas, objetivos, instruções e orientações que devem ser obedecidos e cumpridos pelos executivos e funcionários da empresa, bem como a forma como estes devem ser executados, quer seja individualmente, quer seja em conjunto.

Sendo assim, manual é considerado um instrumento que serve para informar

aspectos mais específicos de um determinado assunto.

Para Chianelato Filho (1999, p. 86), o manual possui caráter esclarecedor,

pois uma série de perguntas são respondidas ao usuário sobre o assunto em

questão. O autor também afirma que para atingir o seu objetivo, o manual deve ser

acessível, claro e atualizado.

Uma das principais vantagens de um manual é o treinamento, pois libera os

instrutores da exposição de detalhes, deixando aos treinados a busca por

pormenores no manual.

2.3.1 Tipos de Manual

Sabe-se que em uma organização pode-se necessitar diferentes formatos de

manuais, bem como cada ramo de atividade exige um determinado tipo. Assim,

Chinelato Filho (1999, p. 87) define quatro tipos de manuais:

a) Manual de organização – define estruturas, níveis hierárquicos, etc.

b) Manual de operação – dá instruções e define rotinas e procedimentos de certo

serviço.

c) Manual de Formulários – Exibe os formulários em uso na empresa, definindo o

seu preenchimento,, finalidade, área que os utiliza e especificações físicas.

d) Manual de Normas – Reúne leis, normas disciplinares, normas éticas e morais e

normas de funcionamento.

Para a escolha do melhor manual a ser empregado recomenda-se considerar

o crescimento da organização, o alto grau de complexidade das operações e a alta

taxa de rotatividade de pessoal.

2.3.2 Principais manuais na área da Informática

Se há uma área que expandiu muito e que necessita de manuais para

esclarecimentos é a área da informática. Esta é uma área que necessita de extrema

Page 34: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ CENTRO DE …siaibib01.univali.br/pdf/Richele Schmitz dos Reis.pdf · RICHELE SCHMITZ DOS REIS ELABORAÇÃO DE UM MANUAL DO SISTEMA DE SECRETARIA DA

33

eficiência, eficácia, efetividade e economicidade. Chinelato Filho (1999, p. 88) nos

apresenta três manuais básicos para a área da informática:

a) Manual de sistema – apresenta as especificações lógicas e tecnológicas do

sistema, também para manutenção futura e para o caso da equipe técnica

original ser substituída.

b) Manual de produção – manual de grande importância que apresenta a execução

de rotinas de segurança e recuperação de dados, além de outras não

comandadas diretamente pelos usuários por terminais de vídeo.

c) Manual do usuário – serve como apoio ao usuário, pois define todas as

operações do sistema, esclarecendo dúvidas e dando orientações de

procedimentos rotineiros.

Para o autor é fundamental que qualquer tipo de sistema escolha um dos três

tipos de manuais acima citados ou a junção dos mesmos.

2.3.3 Características do Manual

O manual deve ter características de “clareza” e “simplicidade”, segundo

Chinelato Filho (1999, p. 87). A quantidade de informações e dificuldade do sistema

que determinará o maior ou menor grau de detalhamento. Deve conter no manual

constantes atualizações, principalmente quando se refere a um manual da área de

informática.

Para Oliveira, (2000, p.386), na preparação de um manual deve-se

reconhecer a necessidade de criá-lo ou não, além de fixar objetivos e conteúdo

específicos, além do critério sobre o uso de cada manual e a quem se destinará

cada tipo.

2.3.4 Roteiro para a elaboração de um Manual

Para a confecção de um manual alguns passos devem ser seguidos. Para

Oliveira (2000, p. 386) o seguinte roteiro deve ser considerado:

• Identificação dos sistemas a serem considerados;

• Seleção dos sistemas e subsistemas;

• Seleção dos tópicos, assuntos ou matérias;

• Estudo dos campos dos problemas;

• Pesquisa e classificação das fontes de informações;

Page 35: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ CENTRO DE …siaibib01.univali.br/pdf/Richele Schmitz dos Reis.pdf · RICHELE SCHMITZ DOS REIS ELABORAÇÃO DE UM MANUAL DO SISTEMA DE SECRETARIA DA

34

• Reconhecimento e definição dos problemas;

• Diferenciação dos diversos elementos dos problemas;

• Análises esquemáticas dos problemas identificados;

• Avaliação dos critérios e padrões de avaliação dos problemas;

• Apreciação e avaliação dos fatores dos problemas;

• Avaliação dos dados recolhidos;

• Reunião, ordenação e análise de registros, fatos e informações recolhidos/

• Ensaios de possíveis soluções;

• Ordenação e sistematização da exposição dos processos, dados e

informações;

• Escolha do estilo, forma de apresentação e redação.

Além das orientações acima citadas, a confecção de um manual exige tempo,

preparo e dedicação.

Page 36: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ CENTRO DE …siaibib01.univali.br/pdf/Richele Schmitz dos Reis.pdf · RICHELE SCHMITZ DOS REIS ELABORAÇÃO DE UM MANUAL DO SISTEMA DE SECRETARIA DA

35

3 METODOLOGIA

Para a realização deste trabalho, será realizado um estudo profundo no

departamento de Secretaria da Associação Catarinense da IASD, a fim de analisar

as principais funções do Sistema de Secretaria, descrever seus recursos e identificar

outros que possam aprimorar o trabalho dos secretários de igreja.

Para que os resultados de uma pesquisa ou projeto sejam satisfatórios

necessita-se a escolha de uma metodologia adequada, baseada num estudo

cuidadoso e planejado, assim como conhecimentos sólidos e conceitos baseados

em conhecimentos já existentes.

3.1 Caracterização da Pesquisa

O presente trabalho está fundamentado em uma abordagem qualitativa, que

segundo Silva e Menezes (2001, p. 20) não requer o uso de métodos e técnicas

estatísticas.

Já do ponto de vista de seus objetivos para Silva e Menezes (2001, p. 21) a

pesquisa é descritiva, ou seja, visa descrever as características de determinada

população ou fenômeno ou o estabelecimento de relações entre variáveis e envolve

o uso de questionário e observação sistemática.

Para Andrade (1999, p. 106), “uma das características da pesquisa descritiva

é a técnica padronizada da coleta de dados, realizada principalmente por meio de

questionários e da observação sistemática”.

A acadêmica, que faz parte do quadro de funcionários da organização,

utilizando este meio de pesquisa, poderá explorar o comportamento, as perspectivas

e as experiências das pessoas envolvidas no Sistema de Secretaria, visto este ser o

motivo da escolha deste método de abordagem.

3.2 População e Amostra

A população ou universo segundo Richardson (1999, p.157), define-se como

sendo “o conjunto de elementos que possuem determinadas características”.

Page 37: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ CENTRO DE …siaibib01.univali.br/pdf/Richele Schmitz dos Reis.pdf · RICHELE SCHMITZ DOS REIS ELABORAÇÃO DE UM MANUAL DO SISTEMA DE SECRETARIA DA

36

O universo da pesquisa é formado pelos secretários que trabalham

diretamente com o sistema de secretaria da Associação Catarinense, totalizando o

número de 45 secretários.

Para Richardson (1999, p. 157) trata-se de população ao se referir ao

conjunto de indivíduos que trabalham com uma determinada atividade.

Lakatos e Marconi (1994, p. 223) definem amostra como sendo a “porção ou

parcela, convenientemente selecionada do universo (população); é um subconjunto

do universo”.

Neste trabalho a amostra será igual à população, ou seja, 45 secretários

avaliarão o atual sistema de secretaria, informando à secretária da Associação

Adventista das facilidades e dificuldades do uso do mesmo.

3.3 Coleta de dados

A coleta de dados é de suma importância para que se chegue a conclusões

sólidas e precisas do campo ou área de atuação da mesma. Para Barros e Lehfeld

(1986, p. 108), “significa a fase de pesquisa em que se indaga e se obtém dados da

realidade pela aplicação de técnicas”.

Toda importância deve ser dada para esta fase da pesquisa, pois para

Richardson (1999, p. 68), é “nesta que o pesquisador informa o período da coleta de

informações, e a possível colaboração de entrevistados”.

Para que a coleta de dados deste trabalho fosse efetuada utilizou-se métodos

de observação participativa e questionário, aplicadas aos 45 secretários que usam o

referido sistema.

Segundo Lakatos e Marconi (1994, p. 194), o método de observação

participativa consiste,

“na participação real do pesquisador com a comunidade ou grupo. Ele se incorpora ao grupo, confunde-se com ele. Fica tão próximo quanto um membro do grupo que está estudando e participa das atividades normais deste”.

Foi escolhida a técnica de observação participativa, porque se fez necessária

a observação direta do trabalho que os 45 secretários executam e como eles

interagem com o atual sistema de secretaria.

Page 38: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ CENTRO DE …siaibib01.univali.br/pdf/Richele Schmitz dos Reis.pdf · RICHELE SCHMITZ DOS REIS ELABORAÇÃO DE UM MANUAL DO SISTEMA DE SECRETARIA DA

37

Outro método de coleta de dados aplicado foi o questionário, pois existem

fatores que só podem ser respondidos sem a presença do entrevistador. Os

questionários foram enviados pelo correio ou E-mail, que após serem preenchidos,

serão devolvidos do mesmo modo. Os mesmos tiveram questões abertas e

fechadas, ou seja, questões em que os secretários tiveram a liberdade para

responderem da forma que quisessem e outras em que eles escolheram uma das

diversas opções já pré-definidas.

Questionário, para Lakatos e Marconi (1994, p. 201), “é um instrumento de

coleta de dados, constituído por uma série ordenada de perguntas, que devem ser

respondidas por escrito e sem a presença do entrevistador”. E para Andrade (1999,

p. 131) as perguntas devem ser “claras e objetivas”.

Pode-se dizer que as vantagens do questionário são a economia de tempo,

viagens, a obtenção de grande número de dados, um maior número de pessoas

serão atingidas simultaneamente, além de abranger uma área geográfica mais

ampla.

3.4 Análise de dados

Segundo Azevedo (1992, p. 50), “um trabalho científico é um texto escrito

para apresentar os resultados de uma pesquisa desenvolvida”.

Sendo assim, após a coleta dos dados, a próxima fase foi análise dos dados

obtidos por meio do questionário e observação participativa. Para Martins (1994,

47), os dados, “uma vez depurados deverão ser analisados visando à solução do

problema de pesquisa proposto”. Sendo assim, foram analisados os recursos

existentes no Sistema de Secretaria e também verificou-se se os mesmos estão

sendo utilizados da melhor maneira, tirando o proveito total do Sistema.

Os dados colhidos no questionário foram apresentados por meio de gráficos.

Já a análise de dados, tanto das observações como dos dados do questionário, foi

realizada por meio de interpretação como sugerido por Gil (1995, p. 166).

Page 39: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ CENTRO DE …siaibib01.univali.br/pdf/Richele Schmitz dos Reis.pdf · RICHELE SCHMITZ DOS REIS ELABORAÇÃO DE UM MANUAL DO SISTEMA DE SECRETARIA DA

4 APRESENTAÇÃO E ANÁLISE DE DADOS

A seguir serão apresentados os dados da Associação Catarinense da Igreja

Adventista do Sétimo Dia, bem como a descrição do Sistema e a análise dos dados

coletados.

4.1 CARACTERIZAÇÃO DA ORGANIZAÇÃO

As informações abaixo foram retiradas do estatuto da Associação Catarinense

da Igreja Adventista do Sétimo Dia.

A Associação Catarinense da IASD2 foi fundada na cidade de Florianópolis,

Estado de Santa Catarina, no dia 05 do mês de setembro de 1985, sob a

denominação de Federação Catarinense das Igrejas Adventistas do 7º Dia, por

maioria de dois terços dos delegados presentes à Assembléia Denominacional de

Organização, ratificada posteriormente pela Mesa Administrativa da então

Corporação da União Sul Brasileira da Igreja Adventista do 7º Dia, atualmente

denominada União Sul Brasileira da IASD3.

A manutenção da Associação é realizada pela União Sul Brasileira da IASD, a

qual está vinculada administrativamente, tendo, no entanto, autonomia jurídica.

Cabe ressaltar que a Associação é órgão-membro desta entidade.

A figura 5 apresenta a vista frontal do prédio central da Associação

Catarinense da IASD em Barreiros / São José.

2 Doravante chamado Associação 3 Sua sede é em Curitiba

Page 40: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ CENTRO DE …siaibib01.univali.br/pdf/Richele Schmitz dos Reis.pdf · RICHELE SCHMITZ DOS REIS ELABORAÇÃO DE UM MANUAL DO SISTEMA DE SECRETARIA DA

39

Figura 1- Edifício central da Associação Catarinense da IASD Fonte: Documentação Interna/2002

4.1.1 Jurisdição

A União Sul Brasileira da IASD tem jurisdição sobre o território que abrange

os Estados do Paraná, Santa Catarina e Rio Grande do Sul, sendo que as atividades

assistenciais e educacionais são promovidas e supervisionadas através de Regiões

Administrativas, cuja jurisdição é fixada pela Comissão Diretiva, sendo a Região

Administrativa de Santa Catarina, sediada na cidade de São José, SC.

Cada Região Administrativa é dirigida por uma Superintendência Regional,

constituída por um Superintendente Geral, um Superintendente-Secretário e um

Superintendente-Administrativo. As funções do Superintendente-Secretário e do

Superintendente-Administrativo podem ser acumuladas pela mesma pessoa.

4.1.2 Objetivos

A Associação Catarinense é uma entidade de fins assistenciais, educacionais,

filantrópicos e culturais, e seus objetivos são:

• Promover condições necessárias para a realização do ministério da

pregação e ensino, reconhecendo que a Bíblia é infalível revelação da

vontade de Deus, anunciar sua mensagem total, incluindo a segunda

Page 41: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ CENTRO DE …siaibib01.univali.br/pdf/Richele Schmitz dos Reis.pdf · RICHELE SCHMITZ DOS REIS ELABORAÇÃO DE UM MANUAL DO SISTEMA DE SECRETARIA DA

40

vinda de Cristo e a permanente autoridade de Sua Lei, os Dez

Mandamentos, com ênfase no 7º (sétimo) dia, de repouso;

• Enfatizar e realizar o ministério da cura, reconhecendo a ênfase bíblica

sobre o bem-estar integral da pessoa, ao priorizar a preservação da saúde

e a cura da enfermidade.

• Atuar junto às autoridades constituídas para que o direito de culto, o qual

deve ser assegurado a cada ser humano.

• Envidar esforços para que todas as pessoas que em Jesus Cristo

professam a doutrina cristã pregada pela Igreja Adventista do 7º Dia

tenham os meios e facilidades necessários para que pratiquem o culto de

sua fé e crença;

• Participar, dentro de suas possibilidades, na manutenção das instituições

assistenciais, educacionais e filantrópicas mantidas pela Igreja Adventista

do 7º Dia, no Brasil;

• Dispensar atendimentos assistenciais a pessoas carentes, dentro dos

princípios de caridade cristã e na medida de suas disponibilidades;

• Coordenar as atividades eclesiásticas das congregações e igrejas que

compõem os Órgãos-Membros subordinados;

• Supervisionar eclesiasticamente as atividades educacionais e

assistenciais mantidas em sua jurisdição por entidades adventistas.

O cumprimento dos objetivos será efetuado através de organismos próprios,

departamentos internos, igrejas, serviços, agências de publicações missionárias,

religiosos, missionários, membros e outras instrumentalidades apropriadas e lícitas

para conseguir este desiderato, inclusive templos, capelas, congregações, casas de

culto e outras salas para tal fim adaptadas, centros assistenciais e escolas de

educação religiosa.

No cumprimento de seus objetivos a organização não fará distinção de raça,

cor, credo, sexo ou idade.

4.1.3 Patrimônio

O patrimônio representa os valores recebidos pela organização. No caso

desta Associação os bens patrimoniais são móveis, imóveis, semoventes, títulos e

valores mobiliários, marcas, patentes, créditos, direitos ou outros valores — havidos

Page 42: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ CENTRO DE …siaibib01.univali.br/pdf/Richele Schmitz dos Reis.pdf · RICHELE SCHMITZ DOS REIS ELABORAÇÃO DE UM MANUAL DO SISTEMA DE SECRETARIA DA

41

ou possuídos pela Associação, a qualquer título, serão sempre registrados e ou

escriturados em nome da União Sul.

Todos os bens móveis, imóveis e demais bens patrimoniais, inclusive direitos

adquiridos, recebidos ou havidos pelos “Órgãos Internos” e estabelecimentos, são

sempre contratados, formalizados, registrados e ou averbados em nome da

Associação.

4.1.4 Receitas

As receitas são constituídas por doações e legados, contribuições e donativos

de pessoas físicas e jurídicas; de subsídios e subvenções de órgãos

governamentais; de rendas próprias de seus departamentos, institutos, órgãos

internos e ou de indenização de serviços; rendas patrimoniais e de dotações de

entidades congêneres.

As doações de qualquer espécie feitas à Associação e ou seus institutos,

entidades, estabelecimentos, serviços e departamentos não são devolvidas em

tempo algum, ressalvadas as decisões judiciais transitadas em julgado.

Os subsídios e as subvenções que forem originados de órgãos

governamentais são aplicados diretamente nos fins e locais designados pelo poder

concedente.

A Associação não tem finalidades lucrativas, não distribui qualquer parcela de

seu patrimônio ou rendas, a título de lucro ou participação no seu resultado, mas

todas as suas rendas e bens são utilizados e empregados no País no sentido de

atingir os seus objetivos.

Os serviços e registros contábeis da Associação seguirão diretrizes e rotinas

estabelecidas pela Tesouraria da União Sul, inclusive quanto a apresentação de

balancetes, balanços e demonstrações de contas, especialmente os destinados à

consolidação contábil.

O exercício social e financeiro da Instituição coincide com o ano civil. Sendo

que os registros da Associação são verificados anualmente e internamente por um

verificador nomeado pela Confederação das Uniões Brasileiras da IASD.

Page 43: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ CENTRO DE …siaibib01.univali.br/pdf/Richele Schmitz dos Reis.pdf · RICHELE SCHMITZ DOS REIS ELABORAÇÃO DE UM MANUAL DO SISTEMA DE SECRETARIA DA

42

4.1.5 Organograma

O organograma representa graficamente a divisão do trabalho na

organização, tanto no sentido horizontal, definindo áreas de atuação, quanto no

sentido vertical, onde estabelece níveis hierárquicos ou de decisão.

Por meio de um organograma é possível visualizar as relações de autoridade

e comunicação entre as unidades e entre grupos de trabalho.

Um organograma procura encontrar a melhor forma de dividir o trabalho a ser

realizado, ele agrupa atividades e indivíduos, e estes passam a ser unidades.

É a representação gráfica que apresenta a os cargos e funções em uma

empresa, caracterizando os responsáveis e/ou unidades organizacionais envolvidas

e seu relacionamento.

A seguir será apresentado o organograma da Associação Catarinense da

IASD (figura 2), demonstrando as relações entre os grupos de trabalho e as

unidades existentes dentro de sua jurisdição.

Comissão Diretiva(Curitiba)

Tesoureiro Presidente Secretário

Região AdministrativaMato Grosso do Sul

Região AdministrativaSul do Paraná

Região AdministrativaSanta Catarina

Região AdministrativaRio Grande do Sul -II

Região AdministrativaRio Grande do Sul - I

SuperintendenteTesoureiro

SuperintendenteSecretário

Superintendente Presidente

Assistente Financeiro

Recepção

Administrador ÓrgãosDe Assist. Social

Administrador Órgãosde Assist. Juventude

Administrador Órgãosde Assist. Educacional

Região AdministrativaSul do Paraná

Auditoria

Departamento Pessoal

Departamento Informática

Contabilidade

Caixa

Secretariado

Comissão Diretiva(Curitiba)

Tesoureiro Presidente Secretário

Região AdministrativaMato Grosso do Sul

Região AdministrativaSul do Paraná

Região AdministrativaSanta Catarina

Região AdministrativaRio Grande do Sul -II

Região AdministrativaRio Grande do Sul - I

SuperintendenteTesoureiro

SuperintendenteSecretário

Superintendente Presidente

Assistente Financeiro

Recepção

Administrador ÓrgãosDe Assist. Social

Administrador Órgãosde Assist. Juventude

Administrador Órgãosde Assist. Educacional

Região AdministrativaSul do Paraná

Auditoria

Departamento Pessoal

Departamento Informática

Contabilidade

Caixa

Secretariado

Comissão Diretiva(Curitiba)

Tesoureiro Presidente Secretário

Região AdministrativaMato Grosso do Sul

Região AdministrativaSul do Paraná

Região AdministrativaSanta Catarina

Região AdministrativaRio Grande do Sul -II

Região AdministrativaRio Grande do Sul - I

SuperintendenteTesoureiro

SuperintendenteSecretário

Superintendente Presidente

Assistente Financeiro

Recepção

Administrador ÓrgãosDe Assist. Social

Administrador Órgãosde Assist. Juventude

Administrador Órgãosde Assist. Educacional

Região AdministrativaSul do Paraná

Auditoria

Departamento Pessoal

Departamento Informática

Contabilidade

Caixa

Secretariado

Figura 2 -Organograma Associação Catarinense da IASD Fonte: Documentação Interna

Page 44: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ CENTRO DE …siaibib01.univali.br/pdf/Richele Schmitz dos Reis.pdf · RICHELE SCHMITZ DOS REIS ELABORAÇÃO DE UM MANUAL DO SISTEMA DE SECRETARIA DA

43

Na área em destaque é onde será realizado o estágio, no setor de Secretaria

da Associação.

4.1.6 Atribuições da Função

O departamento de secretaria da Associação Catarinense situa-se no

segundo andar do prédio. Possui três funcionárias, porém apenas uma trabalha

diretamente com o Sistema de Secretaria. A carga horária da funcionária é de nove

horas por dia.

Suas principais funções são: realizar tarefas concernentes aos serviços de

secretaria, tais como confecção e envio de correspondências, atendimento ao

telefone, auxiliar seus líderes, bem como trabalhar diretamente com o Sistema de

Secretaria.

4.2 Descrição do Sistema

O programa “Secretaria de Igrejas” foi desenvolvido pelo programador Isaldo

Machado Pacheco, funcionário da União Central da IASD, com sede em Arthur

Nogueira, SP, no início do ano de 2000. Desde a sua implantação o programa já

teve muitas atualizações, estando no momento na versão 129.

Cabe ressaltar que a linguagem de Programação para criação do Sistema foi

o Visual Basic e o seu banco de dados é o Microsoft Access.

O programa de Secretaria da Associação Adventista tem como principal

objetivo cadastrar as pessoas que fazem parte da Igreja Adventista em Santa

Catarina, além de administrar as movimentações realizadas por cada pessoa, como

transferência e baixa por falecimento.

Na sede da Associação Adventista a secretária geral utiliza o programa de

secretaria por completo, com vários menus e ícones. Os secretários das igrejas

utilizam o mesmo programa, porém apenas parte dos recursos existentes, os que

são de utilidade para eles. Neste sentido, o objetivo deste item é descrever estes

recursos.

Na primeira tela do sistema apresentada na figura 3 tem-se disponíveis os

seguintes campos para preenchimento: Campo, idioma, usuário e senha.

Page 45: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ CENTRO DE …siaibib01.univali.br/pdf/Richele Schmitz dos Reis.pdf · RICHELE SCHMITZ DOS REIS ELABORAÇÃO DE UM MANUAL DO SISTEMA DE SECRETARIA DA

44

Figura 3 – Tela inicial do Sistema

Percebe-se nesta tela que o usuário precisa inserir uma senha para acesso

ao sistema que para todos os usuários é “JA”, referindo-se a sigla de Jovens

Adventistas, muito fácil para ser lembrada. A senha poderá ser mudada

posteriormente pelo usuário, usando o ícone Alterar Senha. Ressalta-se que o

usuário é sempre o mesmo: Igreja.

A partir do acesso ao sistema de Secretaria de Igrejas aparecerão todos os

menus existentes, conforme observa-se na figura 4, juntamente com a pergunta de

segurança, em que o usuário responde se quer ou não fechar o mês que está

trabalhando.

Page 46: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ CENTRO DE …siaibib01.univali.br/pdf/Richele Schmitz dos Reis.pdf · RICHELE SCHMITZ DOS REIS ELABORAÇÃO DE UM MANUAL DO SISTEMA DE SECRETARIA DA

45

Figura 4 - Pergunta de segurança

Por exemplo, no dia 1º de setembro, ao abrir o sistema, ele perguntará se o

usuário quer fechar o mês de agosto. Com o fechamento, o sistema processará e

consolidará todas as informações e os relatórios do mês de agosto serão

registrados, não podendo fazer qualquer alteração no mês fechado. Abre-se, então,

o próximo mês e sempre no próximo dia 1º é que o aviso de alerta aparecerá

novamente. Dado o sim ou não, os menus estarão disponíveis para uso.

Na figura 5, a seguir, percebe-se a presença de todos os menus do Sistema

de Secretaria, que são: Tabelas, Membro, Movimentação, Departamentos,

Formulários e Apoio. Os mais utilizados pelos usuários são: Membro, Movimentação,

Departamentos e Apoio.

Page 47: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ CENTRO DE …siaibib01.univali.br/pdf/Richele Schmitz dos Reis.pdf · RICHELE SCHMITZ DOS REIS ELABORAÇÃO DE UM MANUAL DO SISTEMA DE SECRETARIA DA

46

Figura 5 – Visualização geral dos menus

A figura 6 apresentada todas as funcionalidades disponíveis no menu

Tabelas. Os itens Distrito, Igreja, Cidade, Religião, Profissão, usuários são apenas

para visualização. Já as pesquisas podem ser usadas para obter informações de

outros campos, ou seja, de outros Estados do Brasil e da América do Sul.

Page 48: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ CENTRO DE …siaibib01.univali.br/pdf/Richele Schmitz dos Reis.pdf · RICHELE SCHMITZ DOS REIS ELABORAÇÃO DE UM MANUAL DO SISTEMA DE SECRETARIA DA

47

Figura 6 – menu Tabelas

O menu Membro apresenta todos os recursos disponíveis sobre os membros

(pessoas cadastradas) e outras informações pertinentes aos mesmos. Para

descrever melhor o menu seguem as funcionalidades contidas neste, conforme

figura 7. Cabe salientar que a descrição das funções foram elaborados pela

acadêmica.

Page 49: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ CENTRO DE …siaibib01.univali.br/pdf/Richele Schmitz dos Reis.pdf · RICHELE SCHMITZ DOS REIS ELABORAÇÃO DE UM MANUAL DO SISTEMA DE SECRETARIA DA

48

Figura 7 – menu Membro

� Cadastro – janela onde são cadastrados os dados da nova pessoa que

fará parte da Igreja Adventista, se tornando membro.

� Consulta – utilizado para consultar os registros dos integrantes da Igreja. A

consulta pode ser feita de diversas formas, desde primeiro nome, último

sobrenome ou sobrenomes do meio.

� Histórico – mostra a situação do membro, se ele está ativo na igreja ou se

foi removido por transferência, falecimento, apostasia ou

desaparecimento.

� Classificação – neste item o secretário pode classificar seus membros,

informando ao Sistema se a pessoa é irregular, desconhecido, idoso ou

em processo de transferência.

� Listagem – recurso destinado a visualização ou impressão de lista de

membros. Há uma variedade de tipos de listas, desde por ordem

alfabética, sexo, idade até as listagens que podem ser montadas a partir

do uso de filtragem.

Page 50: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ CENTRO DE …siaibib01.univali.br/pdf/Richele Schmitz dos Reis.pdf · RICHELE SCHMITZ DOS REIS ELABORAÇÃO DE UM MANUAL DO SISTEMA DE SECRETARIA DA

49

� Total de Membros por Tabela – dá-se um resumo de cada tabela existente

no Sistema. Ex.: Sexo – é mostrado quantos membros são do sexo

feminino e quantos do masculino.

� Disciplina – neste item é escolhido o membro que está em disciplina, ou

seja, aquele membro que não está vivendo de acordo com os princípios da

igreja, podendo ser incluída as datas de início fim da mesma. No dia em

que a disciplina terminar, o sistema dará um alerta de aviso.

� Lista de Disciplinas – apenas listará a lista dos membros que estão em

disciplina.

� Carta de transferência – neste item de sub-menu são geradas os pedidos

e envio das cartas de transferência, ou seja, quando um membro sai de

uma igreja adventista e vai para outra, ele é transferido. A igreja emitirá a

chamada carta de transferência, que contém todos os dados cadastrais do

membro.

� Totalização do cadastro – de forma bem rápida apresenta o total de

membros da igreja, os que estão em disciplina, o nº dos que foram

cadastrados no dia, bem como os alterados.

� Membro impossibilitado – são informados os membros que são

impossibilitados de freqüentar a igreja, como idosos e deficientes.

� Outros relatórios – pode-se emitir relatórios por data de batismo, faixa

etárias, sexo, membros sem movimentação e códigos vazios.

� Pesquisa por cônjuge – se os cônjuges estiverem cadastrados no Sistema,

este item permite que se pesquise por nome do cônjuge.

O menu Movimentação, apresentado na figura 8, refere-se a toda e qualquer

movimentação efetuada pelo membro.

Page 51: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ CENTRO DE …siaibib01.univali.br/pdf/Richele Schmitz dos Reis.pdf · RICHELE SCHMITZ DOS REIS ELABORAÇÃO DE UM MANUAL DO SISTEMA DE SECRETARIA DA

50

Figura 8– menu Movimentação

O referido menu está sub-dividido em:

� Movimentação – nesta parte é onde se dá efetivamente a entrada ou saída

do membro.

� Prepara movimentação do mês corrente – calcula todas as alterações

feitas no mês corrente.

� Listagem de movimentação por igreja – de forma rápida é apresentada a

movimentação do mês, ou seja, quantos entraram e quantos saíram, bem

como os motivos dessas entradas e saídas.

� Listagem de movimentação por data – pode-se determinar um período

para gerar informações.

� Listagem de movimentação por seleção – pode-se selecionar o tipo de

movimentação a ser pesquisada, assim como informar o período

desejado.

� Listagem de movimentação por seleção (saída) – lista somente as

movimentações de saída da igreja.

Page 52: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ CENTRO DE …siaibib01.univali.br/pdf/Richele Schmitz dos Reis.pdf · RICHELE SCHMITZ DOS REIS ELABORAÇÃO DE UM MANUAL DO SISTEMA DE SECRETARIA DA

51

� Totalização da movimentação mensal – de uma forma bem geral, mostra

em números a movimentação ocorrida no mês.

� Relatório Mensal – a partir desse sub-menu, abre-se um outro ícone onde

é consultado se o relatório foi enviado à sede da Associação Adventista

(matriz).

� Consulta de movimentação de membro da igreja – aparece em número,

mês a mês, a movimentação da igreja.

A figura 9 apresenta três sub-menus do menu Departamentos: Escola

Sabatina, Oficiais e Família.

Figura 9 – menu Departamentos

Cabe ressaltar as funções destes sub-menus:

� Escola Sabatina – a igreja é dividida em grupos e nesse sub-menu é

permitido que se cadastre as classes da Escola Sabatina, o tipo

membro (se é professor, aluno, coordenador da Escola Sabatina) e

Page 53: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ CENTRO DE …siaibib01.univali.br/pdf/Richele Schmitz dos Reis.pdf · RICHELE SCHMITZ DOS REIS ELABORAÇÃO DE UM MANUAL DO SISTEMA DE SECRETARIA DA

52

também pode-se tirar uma listagem de todos os membros pertencentes a

Escola Sabatina.

� Oficiais – cada igreja é composta por departamentos e para cada um é

escolhido um líder, denominado oficial. Eles são cadastrados nesse sub-

menu e também escolhidos os que farão parte da comissão, que é um

grupo pequeno que toma as decisões pela igreja.

� Famílias – pode-se fazer o cadastro das famílias da igreja. A listagem de

famílias também pode ser emitida através de um outro sub-menu.

Conforme se observa na figura 10, estão disponíveis no sistema alguns

formulários em branco que podem ser impressos para que sejam entregues aos

membros, e estes, preencherão os dados solicitados. Desta forma pode-se realizar

um recadastramento dos membros, mantendo os dados sempre atualizados.

Figura 10 – menu Formulários

Page 54: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ CENTRO DE …siaibib01.univali.br/pdf/Richele Schmitz dos Reis.pdf · RICHELE SCHMITZ DOS REIS ELABORAÇÃO DE UM MANUAL DO SISTEMA DE SECRETARIA DA

53

O menu Apoio apresentado na figura 11, serve como suporte ao sistema.

Nele pode-se fazer atualização de tabelas via internet, emissão de etiquetas, abrir e

fechar o mês, enviar o relatório para a Associação, etc.

Figura 11 – menu Apoio

Com a apresentação destes 9 menus observa-se que o sistema possui

diversas funções, que se bem explicadas e estudadas proporcionarão maiores

condições aos secretários de realizarem um trabalho mais organizado e com

relatórios mais precisos.

No entanto, com base em observações realizadas diariamente das ligações

telefônicas recebidas pela secretária da sede, percebe-se que há muitas dificuldades

no manuseio do sistema por parte dos secretários, exatamente por não ter um

manual para pesquisa. Alguns deles deixam de utilizar o sistema por causa disso,

causando um acúmulo de tarefas por parte do departamento de secretaria da

Associação Catarinense.

Page 55: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ CENTRO DE …siaibib01.univali.br/pdf/Richele Schmitz dos Reis.pdf · RICHELE SCHMITZ DOS REIS ELABORAÇÃO DE UM MANUAL DO SISTEMA DE SECRETARIA DA

54

4.3 Dificuldades no uso do Sistema de Secretaria

Neste item foram descritas as dificuldades enfrentadas pelos secretários locais

quanto ao uso do Sistema de Secretaria local.

4.3.1 Percepção da Secretária da Organização quanto às dificuldades do

Sistema

Neste tópico são descritas as dificuldades encontradas referentes ao uso do

sistema de Secretaria por parte dos secretários locais, de acordo com observação

realizada pela Secretária da organização durante dois meses, entre 05 de janeiro e

05 de março de 2006.

Durante o período supracitado observou-se que os questionamento referentes

ao uso do sistema de Secretaria são realizados por meio de ligações telefônicas

e/ou E-Mail.

Pode-se constatar durante a observação que as dúvidas descritas via E-Mail

apresentam maior dificuldade para sua solução, pois não há interação entre a

Secretária da sede e o Secretário local. O que ocorre é que na maioria das vezes as

respostas aos E-Mails enviados pela Secretária não são compreendidas pelo

Secretário local, já que os assuntos tratados são de acordo com a linguagem do

Sistema, sendo, às vezes, muito técnica. Por este motivo, estes recorrem às

ligações telefônicas.

Por sua vez, cada ligação, dura em média 15 minutos, mantendo a secretária

muito ocupada atendendo as ligações.

Tem-se que destacar que a maioria dos secretários dizem ter um bom

conhecimento em informática, apenas uma minoria diz possuir pouca prática quanto

ao uso de computadores.

As principais dificuldades evidenciadas durante as ligações e E-Mails enviados

pelos secretários estão relacionadas às seguintes funcionalidades:

� Emitir carta de transferência – quando um membro é transferido de uma

igreja para outra deve-se imprimir uma carta, a qual denomina-se “carta

de transferência” para ser enviada pelo correio à Igreja que ele irá

freqüentar. Essa emissão de carta envolve alguns detalhes

desconhecidos pelos secretários o que dificulta a impressão da mesma.

Page 56: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ CENTRO DE …siaibib01.univali.br/pdf/Richele Schmitz dos Reis.pdf · RICHELE SCHMITZ DOS REIS ELABORAÇÃO DE UM MANUAL DO SISTEMA DE SECRETARIA DA

55

� Emitir pedido de carta de transferência – quando um membro chega na

igreja, vindo de outra, deve-se pedir a carta do mesmo. Emite-se o

denominado “pedido de carta” e envia pelo correio a carta à Igreja de

origem. Esse processo também traz dúvidas e dificuldades aos

secretários

� Pesquisa de membros da Divisão Sul Americana – o sistema permite

pesquisar nomes de pessoas que freqüentam a Igreja Adventista em

toda América do Sul. Alguns secretários não conhecem essa

funcionalidade e ligam no 0800 perguntando sobre o paradeiro de uma

determinada pessoa. Se souberem dessa funcionalidade poderão

pesquisar sem maiores dificuldades.

� Pesquisa de igrejas da Divisão Sul Americana - o sistema permite

pesquisar nomes de Igrejas Adventistas existentes em toda América do

Sul. A dificuldade encontrada é a falta do conhecimento desse recurso

disponível.

� Listagem de membros – parte do sistema que permite imprimir uma

listagem de membros de cada igreja. Pode-se filtrar dados e emitir lista

de aniversariantes, por faixa etária, sexo, profissão, etc. Essa filtragem é

fácil quando se conhece o sistema. Os secretários encontram muita

dificuldade na elaboração dessas listas, inclusive da inclusão das

fórmulas para que as mesmas sejam emitidas.

� Movimentação de Membros – parte do sistema que permite movimentar

os membros, ou seja, transferi-los, removê-los por desaparecimento,

apostasia (termo técnico usado pela Igreja Adventista), falecimento. A

dificuldade é a remoção de vários nomes ao mesmo tempo.

� Atualização do Sistema – quando é feita atualização por parte do

programador necessita-se fazer a atualização do sistema. A dificuldade

é baixar essa atualização da Internet.

� Cadastro de oficiais – cada igreja possui oficiais (líderes) que devem ser

indicados no cadastro. Os secretários não entendem esse processo,

que necessitam informar ao sistema qual cargo ocupa determinada

pessoa.

Page 57: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ CENTRO DE …siaibib01.univali.br/pdf/Richele Schmitz dos Reis.pdf · RICHELE SCHMITZ DOS REIS ELABORAÇÃO DE UM MANUAL DO SISTEMA DE SECRETARIA DA

56

� Consulta de membros – pode-se realizar consulta de membros pelo

primeiro nome ou sobrenome. Para isso são utilizados símbolos

desconhecidos pelos secretários.

� Envio do relatório à secretária da Organização – todo início de mês o

secretário local deve enviar um relatório, via sistema à Secretaria da

Associação Catarinense. É então gerado um arquivo contendo as

mudanças realizadas no sistema local. Geralmente eles enviam o

arquivo com extensão “mdb”. Esse não é o arquivo correto. Eles têm

muita dificuldade para enviar o certo.

Essas são as dificuldades mais enfrentadas pelos secretários locais e também

são as dúvidas mais freqüentes.

4.3.2 Percepção dos secretários locais

No período de 10 a 25 de Maio foram enviados, por e-mail e via correio,

questionários aos 45 secretários que utilizam o Sistema de Secretaria. Todos

responderam no prazo determinado.

Para verificar a percepção dos secretários locais utilizou-se a confecção e a

aplicação de um questionário que permitirá se observar o perfil dos usuários. O

mesmo encontra-se no Apêndice 1.

Segue a análise referente às respostas enviadas pelos Secretários locais, de

acordo com cada pergunta. Foram utilizados gráficos em algumas respostas e em

outras apenas a porcentagem para a demonstração dos resultados. Cada número

corresponde a pergunta feita no questionário.

A questão número 1 do questionário, apresentada no gráfico 1 tinha por

objetivo verificar o conhecimento de informática dos secretários.

Page 58: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ CENTRO DE …siaibib01.univali.br/pdf/Richele Schmitz dos Reis.pdf · RICHELE SCHMITZ DOS REIS ELABORAÇÃO DE UM MANUAL DO SISTEMA DE SECRETARIA DA

57

Conhecimento de Informática

78%

13%9%

Bom

Ótimo

Regular

Gráfico 1 – Conhecimento de Informática

Pode-se perceber pelo gráfico 1 que 78% dos secretários responderam que

possuem um bom conhecimento em informática, 13% regular e apenas 9%

responderam que têm um ótimo conhecimento.

Esta informação não confirma o que foi observado anteriormente, pois os

secretários afirmam que possuem uma noção de informática, o uso do sistema

deveria ser mais fácil, já que as dúvidas normalmente são sobre atividades muito

simples e rotineiras.

A questão número 2 do questionário, apresentada no gráfico 2 tinha por

objetivo verificar a utilização do Computador por parte dos secretários.

Utilização do Computador

24%

13%63%

Menos de 1 ano

Entre 1 e 2 anos

Mais de 2 anos

Gráfico 2 – Utilização do Computador

Percebe-se pelo gráfico 2 que 63% dos secretários responderam que utilizam

o Computador há mais de dois anos, 24% há menos de 1 ano e 13% entre 1 e 2

anos.

Page 59: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ CENTRO DE …siaibib01.univali.br/pdf/Richele Schmitz dos Reis.pdf · RICHELE SCHMITZ DOS REIS ELABORAÇÃO DE UM MANUAL DO SISTEMA DE SECRETARIA DA

58

Por outro lado este fator contribui para criação de um manual prático e

simples. Segundo Chinelato Filho (1999, p. 87), o manual deve ter características de

“clareza” e “simplicidade”.

Como que a maioria dos secretários diz trabalhar com computadores o

acompanhamento pelo manual será mais fácil.

Quanto ao tempo que utilizam o Sistema, conforme o gráfico 3, percebe-se

que 64%, ou seja, 2/3 dos Secretários utilizam há menos de 1 ano e 26% (1/3 dos

Secretários) entre 1 e 2 anos.

Utilização do Sistema

64%

26%Menos de 1 ano

Entre 1 e 2 anos

Gráfico 3 – Utilização do Sistema

Pode-se perceber o porquê de tantas ligações de secretários com dúvidas e

dificuldades quanto ao uso do sistema, já que a maior parte dos usuários o utiliza há

menos de 1 ano. A confecção de um manual servirá como instrumento para vencer

obstáculos quanto aos procedimentos do Sistema.

Já a questão número 4 do questionário abordava os secretários quanto ao

treinamento.

Treinamento

15%

80%

5%Sim

Não

Não responderam

Gráfico 4 - Treinamento

Page 60: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ CENTRO DE …siaibib01.univali.br/pdf/Richele Schmitz dos Reis.pdf · RICHELE SCHMITZ DOS REIS ELABORAÇÃO DE UM MANUAL DO SISTEMA DE SECRETARIA DA

59

Percebe-se, pelo gráfico 4, que 15% dos secretários responderam que

tiveram treinamento e 80% não tiveram. Apenas 5% não responderam essa questão.

Para O´Brien (2002, p. 349), treinamento “é uma atividade vital da

implantação”. Esta afirmação pode-se confirmar com esses dados analisados no

gráfico 4. Grande parte dos secretários dize não ter tido nenhum tipo de

treinamento, algo que ajudaria muito para a utilização do Sistema.

Na pergunta nº 5 os secretários responderam sobre quais funcionalidades

mais utilizam no Sistema. Antes de cada funcionalidade abaixo descrita há um

percentual que corresponde à quantidade de secretários que encontram dificuldade

nas modalidades descritas:

93% - Emissão de carta de transferência 62% - Cadastro de oficiais

84% - Emissão de pedido de carta de transferência 46% - Pesquisa de Membros na DAS

72% - Listagem de membros 40% - Pesquisa de Membros na DAS

68% - Consulta de Membros 33% - Movimentação de Membros

64% - Envio do relatório à secretária da Organização 24% - Atualização do Sistema

Tabela 1 – Funções que os secretários encontram dificuldades em utilizar

Verificou-se na observação realizada, que essas perguntas são muito

freqüentes e que se existisse um guia ou manual os secretários só ligariam se

realmente não conseguissem acompanhar as orientações. É exatamente o que

Meirelles (1994, p. 444) sugere: “conhecer e detectar possíveis problemas” será a

melhor maneira de evitá-los ou melhor administrá-los quando surgirem. Por isso a

importância da confecção do manual.

Na pergunta nº 6, conforme mostra o gráfico 5, 82% dos secretários

responderam que não conhecem todos os menus do Sistema e 18% que

conhecem.

Conhecimento de todos os menus

82%

18%

Não

Sim

Gráfico 5 – Conhecimento de todos os menus

Page 61: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ CENTRO DE …siaibib01.univali.br/pdf/Richele Schmitz dos Reis.pdf · RICHELE SCHMITZ DOS REIS ELABORAÇÃO DE UM MANUAL DO SISTEMA DE SECRETARIA DA

60

Desconhecendo os menus será praticamente inviável os secretários

alimentarem o sistema com as informações necessárias. Essa observação é

confirmada com a orientação de Weber e Rocha (2002, p. 55), que diz: “com

treinamento e gerência adequados, a maior parte dos grupos de Software pode

produzir resultados extraordinários”. Sem o conhecimento dos menus os secretários

não saberão onde incluir os dados no Sistema.

A pergunta nº 7 do questionário tinha a finalidade dos secretários escreverem

as funcionalidades que mais encontram dificuldade no Sistema. As respostas foram

as seguintes:

- Emissão e envio de Carta de transferência - Cadastro de novos oficiais - Envio de relatório à Associação - Pesquisa de Membros na DSA - Pesquisa de Igrejas na DAS - Atualização do Sistema - Listagem de Membros

Tabela 2 – Funcionalidades que os secretários encontram dificuldades

Com tantas dúvidas realmente é impossível alimentar o sistema. As perguntas

mais freqüentes dos secretários descritas acima, são exatamente as mais

necessárias para um melhor retorno, ou seja, para a confecção de listagens

solicitadas pela Igreja e também para a consulta e emissão de dados dos membros.

O manual a ser criado atingirá o objetivo proposto por Chianelato Filho (1999,

p. 86), que diz que este deve possuir caráter esclarecedor, pois uma série de

perguntas são respondidas ao usuário sobre o assunto em questão.

A pergunta nº 8 do questionário tinha a finalidade de obter informações sobre

a forma que procuram suporte às dificuldade encontradas com o uso do Sistema.

Page 62: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ CENTRO DE …siaibib01.univali.br/pdf/Richele Schmitz dos Reis.pdf · RICHELE SCHMITZ DOS REIS ELABORAÇÃO DE UM MANUAL DO SISTEMA DE SECRETARIA DA

61

Procurando suporte

27%

60%

13%E-Mail

0800

Outros

Gráfico 6 – Procurando suporte

Percebe-se, conforme o gráfico 6, que 60% utilizam o 0800 da Associação,

27% enviam E-Mail à Secretária e apenas 13% utilizam outros métodos. Se existisse

um manual esse número de ligações poderia diminuir consideravelmente.

A pergunta nº 9 foi realizada para se obter o conhecimento se essas formas

de suporte acima descritas suprem as necessidades dos secretários.

Suporte é suficiente?

27%

73%

Sim

Não

Gráfico 7 – Suporte é suficiente?

No gráfico 7 confirma-se que 73% dos secretários não acham suficiente o

suporte por E-Mail ou 0800 e apenas 27 concordam de que essas formas são

satisfatórias. Mais uma vez destaca-se uma demanda pela criação de um manual.

A pergunta 10 era para saber a freqüência de contatos com a Associação, ou

seja, quantas vezes os secretários solicitam suporte à Associação quando surge

uma necessidade ou dificuldade.

Page 63: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ CENTRO DE …siaibib01.univali.br/pdf/Richele Schmitz dos Reis.pdf · RICHELE SCHMITZ DOS REIS ELABORAÇÃO DE UM MANUAL DO SISTEMA DE SECRETARIA DA

62

Solicitação de suporte

18%

51%

31% Uma

Mais de uma

Nenhuma

Gráfico 8 - Solicitação de suporte

A reposta a essa pergunta, conforme gráfico 8, foi que 51% dos secretários

responderam que solicitam suporte da Associação mais de uma vez por semana,

31% nenhuma vez e 18% apenas uma vez por semana.

O número de secretários que não busca suporte é de 31%, um índice muito

alto. Pela experiência da secretária, após essas longas ligações, os secretários

ficam desestimulados o que comprova mais ainda a afirmação de Chianelato Filho

(1999, p. 86) quando diz que uma das principais vantagens de um manual é o

treinamento, pois libera os instrutores da exposição de detalhes, deixando aos

treinados a busca por pormenores no manual.

A pergunta nº 11 era referente ao tempo de duração das ligações telefônicas.

Duração das ligações

16%

46%

38% Menos de 10min

De 10 a 15min

Mais de 15min

Gráfico 9 – Duração das ligações

O gráfico 9 mostra que 46% das ligações demoram entre 10 a 15 minutos,

38% mais de 15 minutos e 16% menos de 10 minutos.

Muito tempo seria poupado se um manual fosse entregue para cada

secretário. Antes de ligar, com certeza o secretário recorreria ao manual.

Page 64: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ CENTRO DE …siaibib01.univali.br/pdf/Richele Schmitz dos Reis.pdf · RICHELE SCHMITZ DOS REIS ELABORAÇÃO DE UM MANUAL DO SISTEMA DE SECRETARIA DA

63

A pergunta nº 12 foi sobre o retorno dos E-mails enviados à Associação.

Retorno dos E-Mails

22%

76%

2%No mesmo dia

Na mesmasemana

Não otbém retorno

Gráfico 10 – Retorno dos E-Mails

Conforme gráfico 10, 76% responderam que recebem retorno na mesma

semana, 22% no mesmo dia e 2% não obtém retorno. Esperar um retorno por e-

mail, muitas vezes, pode causar certa frustração para o usuário. Este quer algo que

responda rapidamente suas dúvidas. A secretária da Associação percebe isto

quando logo após o recebimento de um e-mail também recebe uma ligação

telefônica do mesmo secretário.

A última pergunta era referente a forma que o secretário considera mais

adequada para a disponibilização de um Manual.

Tipo de Manual solicitado

24%

20%56%

Impresso

Internet

Ambos

Gráfico 11 – Tipo de Manual solicitado

O gráfico 11 mostra que 56% concordam que seria importante ter um manual

impresso e outro disponível na Internet, 24% acham que deve ter exclusivamente

impresso e 20% apenas na Internet.

Esse gráfico confirma o que Oliveira (2000, p. 386) sugere quanto a

preparação de um manual. Deve-se reconhecer a necessidade de criá-lo ou não,

Page 65: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ CENTRO DE …siaibib01.univali.br/pdf/Richele Schmitz dos Reis.pdf · RICHELE SCHMITZ DOS REIS ELABORAÇÃO DE UM MANUAL DO SISTEMA DE SECRETARIA DA

64

além de fixar objetivos e conteúdo específicos, além do critério sobre o uso de cada

manual e a quem se destinará cada tipo.

Pôde-se verificar com a elaboração desse questionário que a confecção de

um manual do Sistema de Secretaria fará diferença aos usuários que não recebem

treinamento algum. A acadêmica propôs a elaboração de um manual que poderá

tanto ser impresso como também divulgado na Internet.

Com base nas informações colhidas através do questionário e da observação

pode-se perceber uma demanda pela elaboração do manual (apêndice 2) que

favoreça a utilização do Sistema de Secretaria.

Desta forma, destaca-se, primeiramente no manual a configuração e passos

exigidos para a instalação do Sistema. A seguir serão apresentadas as

funcionalidades deste, bem como a forma de acessá-las seguindo a ordem dos

menus.

Page 66: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ CENTRO DE …siaibib01.univali.br/pdf/Richele Schmitz dos Reis.pdf · RICHELE SCHMITZ DOS REIS ELABORAÇÃO DE UM MANUAL DO SISTEMA DE SECRETARIA DA

5 CONCLUSÃO

Quando se tem um Sistema Informatizado há diversos fatores que contribuem

para que ele seja usado total e corretamente. Recomenda-se analisar e estudar os

mais vantajosos métodos de se implantar um determinado sistema num ambiente

para que se extraia todos os benefícios oferecidos por ele e também as possíveis

causas que poderão prejudicar o andamento do trabalho por parte dos usuários.

É de vital importância analisar o perfil dos usuários de um sistema, o grau de

conhecimento de informática por parte deles e descobrir a melhor maneira para que

executem as tarefas rotineiras sem transtornos e com facilidade.

Por meio de métodos de observação direta por parte da secretária da

Associação Catarinense da IASD e questionário aplicado aos secretários de igrejas

informatizadas, problemas, dúvidas e dificuldades foram apresentadas quanto ao

uso do “Sistema de Secretaria”.

Este trabalho teve por objetivo principal a criação de um manual de utilização

do Sistema de Secretaria da Associação Catarinense da Igreja Adventista do Sétimo

Dia (IASD), de acordo com as dúvidas apresentadas pelos secretários, tendo em

vista a melhor utilização do mesmo.

A acadêmica sentiu a necessidade da confecção desse manual, pois ligações

telefônicas com dúvidas eram freqüentes e de longa duração. Também a

comunicação por e-mail nem sempre era viável e de fácil compreensão por parte dos

secretários, já que para alguns procedimentos do Sistema necessita-se entrar em

diversos menus.

Para isto, foi descrito no manual a ser implantado, o atual sistema e todos os

menus e recursos utilizados pelos secretários locais, sanando as perguntas que

apontam as principais dificuldades quanto ao uso do sistema “Secretaria de Igrejas”.

Também verificou-se a percepção dos secretários quanto ao tipo de manual a ser

elaborado e chegou-se a conclusão de que um manual prático disponível no próprio

CD de instalação e também no menu “Ajuda” do Sistema seria de extrema

importância. Em qualquer uma dessas maneiras o manual poderá ser impresso pelo

secretário, caso desejar.

Cabe destacar que o manual já foi testado e aprovado por dois secretários, no

período de 11-15 de junho de 2006, que disseram ter sido bem mais fácil trabalhar

Page 67: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ CENTRO DE …siaibib01.univali.br/pdf/Richele Schmitz dos Reis.pdf · RICHELE SCHMITZ DOS REIS ELABORAÇÃO DE UM MANUAL DO SISTEMA DE SECRETARIA DA

66

no sistema e inclusive tiveram conhecimento de recursos que antes desconheciam.

O manual também passou por uma revisão de linguagem pelo programador, Isaldo

Machado Pacheco.

O referido manual será anexado ao CD de instalação do Sistema, bem como

incluído no menu Ajuda do Sistema. Desta forma o manual estará sendo divulgando

a todos os usuários do Brasil que poderão buscar as orientações nele contidas.

A confecção do manual foi uma contribuição significativa para a organização e

para os secretários, pois anteriormente não existia nenhum guia para sanar as

dificuldades apresentadas no uso diário do mesmo.

Ao comentar com os secretários que já utilizam o manual sobre a confecção

do manual, percebeu-se uma grande aceitação e até um certo grau de ansiedade

para que ele esteja pronto e apto para ser manuseado.

Este estudo foi baseado nos princípios e definições de Sistema de

Informação. Os conhecimentos tecnológicos são benéficos, pois a sociedade atual

não vive sem utilizar esses recursos. Quando há um conhecimento de informática e

uma fonte de pesquisa, se extrai com mais facilidade tudo o que é oferecido pelo

sistema utilizado.

Portanto, conclui-se que um manual prático, seguro e numa linguagem

acessível divulgado e aplicado aos usuários contribuirá para que todas as

funcionalidades do Sistema sejam conhecidas e utilizadas, obtendo menor grau de

dificuldade quanto ao uso do mesmo.

Page 68: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ CENTRO DE …siaibib01.univali.br/pdf/Richele Schmitz dos Reis.pdf · RICHELE SCHMITZ DOS REIS ELABORAÇÃO DE UM MANUAL DO SISTEMA DE SECRETARIA DA

6 RECOMENDAÇÃO

Ao término deste trabalho foram sugeridas algumas propostas de melhorias

quanto ao uso do Sistema de Secretaria. Essas propostas serão repassadas à

administração da organização e também aos secretários locais. São elas:

� Implantação do manual com os secretários que já utilizam o Sistema.

Poderá ser feito de duas formas: pelo correio, enviar uma cópia para cada

um, ou simplesmente avisá-los por carta ou E-Mail de que o manual estará

disponível no menu Ajuda do Sistema, caso estejam conectados à Internet.

� Já que o Sistema também é fornecido para todos os secretários da

América do Sul, fazer a tradução para o espanhol.

� Treinamento geral com todos os usuários no Centro Adventista de

Treinamento e Recreação (CATRE), localizado em Governador Celso Ramos

(SC). Esse treinamento poderá ser realizado num final de semana para que

não haja transtornos para nenhum usuário. Os custos de viagens e

hospedagem deverão ser pagos pela Associação Adventista. Uma oficina

poderá ser montada no local com vários micro-computadores para que cada

usuário tenha acesso ao seu banco de dados. O programador Isaldo

Machado Pacheco será convidado para ministrar as aulas práticas,

assessorado pela Secretária da Associação, neste caso, a acadêmica Richele

Schmitz dos Reis.

� Levantar, junto aos secretários e usuários, melhorias para o manual,

podendo este ser atualizado a cada nova versão disponível. Um questionário

bem elaborado poderia apontar as melhorias que deverão ser realizadas.

� Confeccionar um índice remissivo. O mesmo leva tempo para ser

confeccionado e não pôde ser realizado no período deste projeto.

� Propor alterações no Manual sempre que tiver uma atualização do

Sistema. As alterações do Sistema costumam aparecer na tela a cada

atualização, mas deverão ser incluídas no Manual também para que o mesmo

mantenha-se no formato atualizado.

Page 69: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ CENTRO DE …siaibib01.univali.br/pdf/Richele Schmitz dos Reis.pdf · RICHELE SCHMITZ DOS REIS ELABORAÇÃO DE UM MANUAL DO SISTEMA DE SECRETARIA DA

68

7 REFERÊNCIAS

ANDRADE, Maria Margarida de, Introdução à metodologia do trabalho científico. São Paulo: Atlas, 1999. AZEVEDO, Israel Belo de. O prazer da Produção Científica. São Paulo: Prazer de Ler, 1992. BARROS, Aidil Jesus Paes de; LEHFELD, Neide Aparecida de Souza. Fundamentos da Metodologia. São Paulo: Makron, 1986. BIO, Sérgio Rodrigues, Sistemas de Informação. São Paulo: Atlas, 1985. CHINELATO FILHO, João, O&M Integrado à informática. Rio de Janeiro: LTC, 1999. GIL, Antonio Carlos, Métodos e Técnicas de Pesquisa Social. São Paulo: Atlas,

1999

LAKATOS, Eva Maria; MARCONI, Marina de Andrade. Fundamentos de Metodologia Científica. São Paulo: Atlas, 1994. LAUDON, Kenneth C.; LAUDON, Jane Price, Sistemas de Informação. Rio de Janeiro: LTC, 1999. MARTINS, Gilberto de Andrade. Manual para Elaboração de Monografias e

Dissertações. São Paulo: Atlas, 1994.

MEIRELLES, FdS informática: Novas Aplicações com Microcomputadores. São Paulo: Makron Books, 1994. NASCIMENTO, Luciano Prado Reis; O usuário e o desenvolvimento de Sistemas. Florianópolis: Visual Books, 2003. O´BRIEN, James A. Sistemas de Informação e as decisões gerenciais na era da Internet. São Paulo: Saraiva, 2002. OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de, Sistemas, Organizações & Métodos O&M. São Paulo: Atlas, 2000. REZENDE E ABREU, Denis Aleides; ABREU, Aline França de. Tecnologia da Informação aplicada a Sistemas de Informação Empresariais. São Paulo: Atlas, 2003.

Page 70: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ CENTRO DE …siaibib01.univali.br/pdf/Richele Schmitz dos Reis.pdf · RICHELE SCHMITZ DOS REIS ELABORAÇÃO DE UM MANUAL DO SISTEMA DE SECRETARIA DA

69

RICHARDSON, Roberto Jarry. Pesquisa Social, Métodos e Técnicas. São Paulo: Atlas, 1999. SILVA, Edna Lúcia da; MENEZES, Estera Muszkat. Metodologia da Pesquisa e Elaboração de Dissertação. Florianópolis, 2001. STAIR, Ralph M. Princípios de Sistemas de Informação. Rio de Janeiro: LTC, 1998. WEBER, Kival Chaves; ROCHA, Ana Regina Cavalcante Nascimento; NASCIMENTO, Célia Joceli de. Qualidade e produtividade em Software. São Paulo: Makron, 2001.

Page 71: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ CENTRO DE …siaibib01.univali.br/pdf/Richele Schmitz dos Reis.pdf · RICHELE SCHMITZ DOS REIS ELABORAÇÃO DE UM MANUAL DO SISTEMA DE SECRETARIA DA

8 APÊNDICE 1

Questionário aplicado aos Secretários locais que utilizam o Sistema

informatizado de Secretaria.

Perfil dos Usuários do Sistema de Secretaria

O questionário abaixo visa detectar os principais problemas enfrentando com

a utilização do Sistema de Secretaria, bem como propor melhorias da forma de

treinamento do mesmo.

Você não precisa identificar-se, basta apenas responder todas as questões

objetivamente.

1. Qual o seu conhecimento de informática? ( ) Bom ( ) Ótimo ( ) Deficiente

2. Há quanto tempo utiliza o computador? ( ) Menos de 1 ano ( ) Entre 1 e 2 anos ( ) Mais de 2 anos

3. Há quanto tempo utiliza o sistema? ( ) Menos de 1 ano ( ) Entre 1 e 2 anos

4. Você teve treinamento? ( ) Sim ( ) Não

5. Dos itens abaixo, quais os que você mais utiliza?

( ) Pesquisa de Membros na DSA ( ) Listagem de membros

( ) Pesquisa de Igrejas na DSA ( ) Movimentação de Membros

( ) Emissão de carta de transferência ( ) Atualização do Sistema

( ) Emissão de pedido de carta de transferência ( ) Cadastro de oficiais

( ) Envio do relatório à secretária da Organização ( ) Consulta de Membros

6. Você conhece a funcionalidade de todos os menus do Sistema? ( ) Sim ( ) Não

7. Em quais funcionalidades você enfrenta maior dificuldade?

8. De que forma você busca suporte para sanar suas dificuldades?

Page 72: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ CENTRO DE …siaibib01.univali.br/pdf/Richele Schmitz dos Reis.pdf · RICHELE SCHMITZ DOS REIS ELABORAÇÃO DE UM MANUAL DO SISTEMA DE SECRETARIA DA

71

( ) E-Mail para a Secretária da organização ( ) 0800-643-3055 ( ) Outros __________________________________________________________

9. Esta forma de suporte supre suas necessidades? ( ) Sim ( ) Não

10. Quantas vezes por semana você solicita suporte à Secretária da Associação? ( ) Uma ( ) Mais de uma ( ) Nenhuma

11. Quando você pede suporte por telefone, quanto tempo dura a ligação? ( ) Menos de 10 Minutos ( ) De 10 a 15 minutos ( ) Mais de 15 minutos

12. Quanto solicita suporte por E-mail, quanto tempo demora o retorno? ( ) No mesmo dia ( ) Na mesma semana ( ) Não obtém retorno

13. No caso de um Manual, de que forma seria mais adequado? ( ) Impresso ( ) Via Internet ( ) Ambos (Impresso e Via Internet)

Page 73: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ CENTRO DE …siaibib01.univali.br/pdf/Richele Schmitz dos Reis.pdf · RICHELE SCHMITZ DOS REIS ELABORAÇÃO DE UM MANUAL DO SISTEMA DE SECRETARIA DA

9 APÊNDICE 2

Manual confeccionado aos Secretários que utilizam do Sistema de Secretaria

da Igreja Adventista do Sétimo Dia. Foi realizado de acordo de acordo com a

resposta dos questionários entregues (apêndice 1).

A linguagem utilizada foi de uso diário e fácil compreensão por parte dos

Secretários. Termos técnicos conhecidos por eles foram acrescentados.

O Manual do Sistema de Secretaria está disponível num arquivo anexado a

este CD chamado Manual_Richele_Junho.pdf.

Page 74: UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ CENTRO DE …siaibib01.univali.br/pdf/Richele Schmitz dos Reis.pdf · RICHELE SCHMITZ DOS REIS ELABORAÇÃO DE UM MANUAL DO SISTEMA DE SECRETARIA DA

10 ASSINATURAS

____________________________ Richele Schmitz dos Reis

Estagiária

____________________________ Marlise There Dias

Professora Orientadora