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UNIVERSIDADE DO MINDELO

O CONTROLO INTERNO NA ÁREA DOS INVENTÁRIOS

CASO: FIRMA, BENTO S.A

KATISIA ISAURINDA FORTES LOPES

São Vicente, 31 de Julho de 2012

UNIVERSIDADE DO MINDELO SÃO VICENTE – CABO VERDE

Katisia Isaurinda Fortes Lopes Página ii

São Vicente, 31 de Julho de 2012

Katisia Isaurinda Fortes Lopes

Katisia Isaurinda Fortes Lopes, autor da

Monografia intitulada O Controlo Interno na

Área dos Inventários, Caso Firma, Bento

S.A declaro que, salvo fontes devidamente

citadas e referidas, o presente documento é

fruto do meu trabalho pessoal, individual e

original.

Memória Monográfica apresentada à

Universidade do Mindelo como parte dos

requisitos para a obtenção do grau de

Licenciatura em Organização e Gestão de

Empresas.


Katisia Isaurinda Fortes Lopes Página iii

Dedicatória

Aos meus pais por todo o apoio que me foi dado para

superar as dificuldades e para a realização desse sonho.


Katisia Isaurinda Fortes Lopes Página iv

Agradecimentos

A Deus pela vida e pela perseverança para superar dificuldades.

Aos meus pais, Isaurinda Fortes e Adriano Lopes, por todo o apoio não apenas

financeiro, mas principalmente pelo apoio emocional e pela pessoa forte que me ensinaram

a ser, através dos seus exemplos de vida. Sem dúvida isso é prescindível para a minha

conquista.

Aos meus irmãos, Juary e Rui, que me deram apoio e incentivo para a conquista

deste titulo.

Agradeço ao meu orientador, Mestre Dirceu César do Rosário que tanto fez para que

o mesmo se concretizasse, á Firma Bento S.A, com maior destaque para a Sr. Eunisia Silva que

mostrou sempre disponível em conceder documentos, responder questões colocadas, proceder

a revisão e correcção, pela paciência e compreensão que constituíram requisitos indispensáveis

para a realização do presente trabalho.

Ao Doutor Cesário Lopes pelas consultas e apoio relativamente às pesquisas

bibliográficas para realização do trabalho e discussões sobre o tema do trabalho.

Agradeço muito e francamente A todos, que de uma forma ou outra deram o seu

contributo para que o presente trabalho se efectivasse.

A todos que quer queiram quer não, deixaram as suas marcas neste trabalho.


Katisia Isaurinda Fortes Lopes Página v

Epígrafe

“Somos todos anjos de uma só asa

e só podemos voar quando nos

abraçamos uns aos outros”.

Fernando Pessoa


Katisia Isaurinda Fortes Lopes Página vi

Resumo

O presente trabalho visa avaliar o sistema de controlo interno na Firma Bento S.A,

focado particularmente na área dos inventários, empresa que tem como objecto o comércio

geral de importação e exportação de produtos alimentares, bebidas, produtos de higiene,

limpeza, entre outros.

Com a actual competitividade, as empresas cada dia mais buscam ferramentas que

facilitem e garantem a eficiência operacional das suas actividades, com isso, as discussões

sobre um bom controlo interno e riscos operacionais tornam-se cada vez mais frequentes.

Surge então a necessidade de avaliação dos controlos internos existentes na entidade, para

o aperfeiçoamento e adequação dos mesmos, caso não estejam de acordo com as

necessidades da empresa, pois um sistema de controlo interno eficaz pode trazer muito

benefício para a empresa além de fornecer segurança no mínimo razoável para cumprir os

objectivos propostos pela mesma. Aborda-se nesse artigo as informações colectadas na

empresa em análise para a avaliação no sistema de controlo interno com base no

referencial teórico, e, em seguida, dando soluções para prevenir ou suavizar o problema.

Para tal foi aplicado uma entrevista, com 11 questões ao responsável do

departamento financeiro e controlo de existências. Paralelamente este relatório tem como

objectivo propor melhorias nas áreas onde seja verificado situações que não estejam de

acordo com as normas de controlo interno.

O controlo interno é uma ferramenta altamente relevante para a empresa moderna,

pois ele pode tornar a empresa muito mais competitiva, facilitando toda a rotina da

organização.

Palavras – Chaves: Controlo Interno, Inventários, Auditoria.


Katisia Isaurinda Fortes Lopes Página vii

Abstract

The goal of this work is to evaluate the internal control system on “Firma Bento

S.A” giving a particular attention to the area of the inventory. The main object of this

company is the general market of importation and exportation of foodstuffs, drinks,

hygienic and cleaning products, and others.

Keeping in mind that actually there is a lot of competition, every day the

companies are searching for tools in order to make things easier and guarantee more

efficiency on their activities. So, some discussions about a good internal control and

operational risks are more and more frequent. The necessity of evaluation on the existent

internal control of the entity emerges for its improvement in case they do not match with

the necessities of the company.

An internal control system that is efficient can bring a lot of benefits to the

company, besides giving security to fulfill the goals proposed by this same company. In

this article, it is tackled some information received from “Firma Bento S.A” in order to

evaluate the internal control system grounded on the theoretician referential, and then some

solutions are given in order to minimize the problem.

So an interview with 11 questions was applied to the responsible of the financial

department and existence control. The goal of this report is to propose improvement on the

areas where situations that are against the rules of the internal control has been detected.

The internal control is extremely important to the modern companies, since it can make

them more competitive, and making the organizational routine easier.

Key words: internal control, inventory, auditing.


Katisia Isaurinda Fortes Lopes Página viii

Índice INTRODUÇÃO .............................................................................................................................1

Situação Problemática ................................................................................................................3

Objectivos ..................................................................................................................................7

Objectivo Geral ..........................................................................................................................7

Objectivos Específicos ...............................................................................................................7

Hipóteses de Pesquisa: ...............................................................................................................7

Justificativa ou Razão ................................................................................................................8

Estrutura do Trabalho ............................................................................................................... 10

CAPÍTULO I – FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA ....................................................................... 11

1.1. Definição de Auditoria Financeira................................................................................. 11

1.2. Evolução História da Auditoria ..................................................................................... 13

1.3. Tipos de Auditoria ........................................................................................................ 15

1.4. Auditoria e Controlo Interno ......................................................................................... 19

2. O Controlo Interno ............................................................................................................... 21

2.1. Evolução e História do Controlo Intern ......................................................................... 21

2.2. Conceitos de Controlo ....................................................................................................... 27

2.3. Conceitos de Controlo Interno ........................................................................................... 28

2.4. Interpretação do Conceito de Controlo Interno ................................................................... 32

2.5. Objectivos do Controlo Interno .......................................................................................... 32

2.6. Tipos de Controlo Interno .................................................................................................. 37

2.7. Relação do Controle Interno com a Auditoria.................................................................. 39

2.8. Limitação do Controlo Interno .......................................................................................... 40

2.9. Formas de Recolher e de Registar os Sistemas Contabilístico e de Controlo Interno .......... 42

2.10. Avaliação de um Sistema de Controlo Interno através de Realizações de Testes de Controlo

................................................................................................................................................ 45

CAPÍTULO II - ASPECTOS RELACIONADOS COM O CONTROLO INTERNO .................... 46

2.1. Inventários .................................................................................................................... 46

2.2. Alguns Aspectos de Natureza Contabilística ................................................................. 46

2.3. Medidas de Controlo Interno......................................................................................... 48

2.3.1. A Entrada nos Armazéns dos Inventários Provenientes da Compra ........................ 48

2.4. Armazenagem, Movimentação e Saída dos Inventários ................................................. 48

2.5. O Controlo Físico dos Inventários ................................................................................. 49

2.6. Instruções Escritas para a Realização das Contagens Físicas dos Inventários ................. 50

2.7. O Controlo Contabilístico dos Inventários ..................................................................... 53


Katisia Isaurinda Fortes Lopes Página ix

CAPÍTULO III - Metodologia ...................................................................................................... 54

3.1. Método de Investigação ..................................................................................................... 54

3.2. População .......................................................................................................................... 55

3.3. Amostra ............................................................................................................................ 55

3.4. Recolha de dados de Investigação ...................................................................................... 56

3.5. Recolha dos Dados ............................................................................................................ 56

3.6. Análise de Dados ............................................................................................................... 56

CAPÍTULO IV- CARACTERIZAÇÃO DA FIRMA BENTO S.A ............................................... 57

4.1. Descrição da Entidade Acolhedora .................................................................................... 57

4.1.1. Descrição da Actividade ............................................................................................. 57

4.1.2. História....................................................................................................................... 57

4.1.3 Dimensão da Empresa ................................................................................................. 59

4.2. Missão .............................................................................................................................. 59

4.4. Objectivos Estratégicos ..................................................................................................... 59

4.5. Estratégias ......................................................................................................................... 60

4.6. Valores .............................................................................................................................. 60

4.7. Análise dos stackholders.................................................................................................... 61

4.8. Organização Interna da Firma Bento, S.A .......................................................................... 62

4.9. Organograma de Bento S. A. ............................................................................................. 63

4.10. Departamento Comercial (DC) ........................................................................................ 65

4.11. Departamento Financeiro e de Controlo de Existência (DFCE) ........................................ 66

4.12. Departamento de Administração e de Recursos Humanos (DARH) .................................. 68

4.13. Analise Financeira da Firma Bento S.A ........................................................................... 70

4.14. Analise dos Rácios da Firma Bento, SA. .......................................................................... 71

CAPÍTULO V – APRESENTAÇÃO E ANÁLISE DOS RESULTADOS OBTIDOS ................... 81

CAPÍTULO VI – CONCLUSÃO E RECOMENDAÇÕES ........................................................... 93

Conclusão ................................................................................................................................ 93

Recomendações ....................................................................................................................... 95

Bibliografia .................................................................................................................................. 96

Anexos ........................................................................................................................................ 98


Katisia Isaurinda Fortes Lopes Página x

Índice

Quadros

Quadro 1- Formulas dos Indicadores Económicos – Financeiros ………………………...71

Quadro 2 - Analise Económica e Financeira da Firma Bento S.A………………………...72

Gráficos

Gráfico 1 - Fundo de Maneio………………………………………………………73

Gráfico 2 - Prazo Médio de Recebimentos………………………………………...74

Gráfico 3- Prazo Médio de Pagamentos…………………………………………...75

Gráfico 4- Grau de Liquidez Geral………………………………………………...76

Gráfico 5- Autonomia Financeira………………………………………………….77

Gráfico 6- Solvabilidade…………………………………………………………...78

Gráfico 7- Rentabilidade de Capital Próprio……………………………………….79

Gráfico 8- Rentabilidade das Vendas………………………………………………80


Katisia Isaurinda Fortes Lopes Página xi

Lista de Abreviaturas

AAA - American Accounting Association

AIA - American Institute of Accountants

ASB - Auditing Standards Board

AICPA- American Institute of Certified Public Accountants

CNNC - Comissão Nacional de Normalização Contabilística

COSO - Committee of Sponsoring Organization of The Treadway Commission

CPLP - Comunidade de Países de Língua Portuguesa

DAF - Divisão Administrativa e Financeira

IFAC - International Federation of Accountants

SNCRF - Sistema de Normalização Contabilística e de Relato Financeiro

IUR - Imposto Único Sobre o Rendimento

IVA - Imposto Sobre o Valor acrescentado

SEC - Securities and Exchange Commission

SAS - Statement on Auditing Standards

SOX - Sarbanes Oxley Act

SAP - Statement on Auditing Procedure

D.C – Departamento Comercial

D.F.C.E – Departamento Financeiro e de Controlo de Existências

D.A.R.H – Departamento Administrativo e de Recursos Humanos

MMB- Minimercado Bento


Katisia Isaurinda Fortes Lopes Página 1

INTRODUÇÃO

Em decorrência da grande competitividade entre as empresas, o mercado de

trabalho torna-se cada vez mais exigente. Decorrente disso é necessário que as empresas

estejam sempre em constante interacção com o meio onde actuam, afim de que possam

manter-se actualizadas sobre as mudanças que ocorrem diariamente no mercado.

A expansão industrial e tecnológica possibilitou o avanço empresarial, assim as

organizações assumiram um papel em crescente evolução, com o intuito de sempre evoluir

de acordo com as necessidades do mercado.

Com o controlo interno, os administradores empresariais possuem uma clareza de

todas as actividades realizadas por seus funcionários. O controlo interno traz segurança

para a empresa, pois através dele verifica-se que as operações estão sendo executadas de

maneira correcta pelos funcionários da mesma. Quanto maior e melhor o controle interno,

mais segurança a empresa terá.

O controlo interno tem por objectivo proteger o património da empresa, verificar a

exactidão de todas as informações geradas, e também, promover a eficiência de todas as

actividades efectuadas. Mas, de nada adianta ter um controle interno, formado por um

excelente plano de organização, normas e procedimentos se as pessoas envolvidas na

empresa não os executam. É da responsabilidade da administração da empresa verificar se

as normas e procedimentos do controle interno estão sendo seguidos pelos funcionários.

Um controle interno eficiente provém de meios, métodos e de um pessoal qualificado.



A escolha do tema proposto justifica-se pela relevância que um bom controlo

interno no departamento financeiro oferece para a tomada de decisão da administração da

empresa. Para a realização da pesquisa foi escolhida uma empresa comercial que tem como

objecto o comércio geral de importação e exportação de produtos alimentares, bebidas,

produtos de higiene, limpeza, em razão da grande importância que a empresa tem em

manter e aprimorar um controle interno condizente com suas normas e princípios.

Com este trabalho, pretende-se analisar e compreender o Sistema de Controlo

Interno na área dos Inventários, na Firma Bento S.A, bem como os seus procedimentos.

A emergência de soluções para melhor conduzirem os negócios tem alertado as

organizações para a realidade dos Sistemas de Controlo Interno tanto para as áreas

operacionais como administrativas, que cada vez mais se tornam num poderoso aliado.

Segundo alguns autores, é hoje um dado adquirido que um adequado Sistema de Controlo

Interno constitui um importante elemento de apoio à gestão de qualquer empresa,

contribuindo para a melhoria da eficiência das operações, bem como para uma racional

utilização dos respectivos recursos humanos e materiais, evitando, dessa forma, a

ocorrência de perdas injustificadas, nomeadamente, por erro ou fraudes1.

A crescente entrada das empresas no ambiente concorrencial dificulta a

implementação de sistema de controlo interno, sendo assim surgiu este tema: a importância

de controlo interno na área dos inventários, com intuito de responder a seguinte pergunta

de partida:

11 Ainda de salientar que a fraude pode referir-se a “fraude da gerência” (elementos da gerência ou dos

encarregados da governação) e a “fraude de empregado” (fraude que envolva apenas empregados). Em

qualquer dos casos, pode existir intriga dentro da entidade ou com terceiros.



- Será que o controlo interno implementado na Firma Bento S.A, particularmente na área

dos Inventários, tem impacto nas tomadas de decisões para o desenvolvimento e eficácia

da gestão?

Situação Problemática

O processo de instabilidade e das transições na economia mundial faz com que as

empresas procurem desenvolver instrumentos estratégicos de decisão, que possibilitem a

tomada de acções precisas, na busca contínua de seu posicionamento num mercado cada

vez mais amplo e competitivo.

A evolução tecnológica tem exigido uma atenção especial à gestão do sistema de

informação no qual a empresa está inserida, sendo necessário a harmonização do conjunto

de informações disponíveis para a realização dos planos traçados e dos objectivos

definidos. A obtenção de informações, adequadas ao processo de gestão, depende do

sistema de controlo interno adoptado na organização, para orientar a elaboração de

mecanismos de apoio ao desempenho das diversas actividades executadas.

Todas as empresas têm controlos internos, porém a questão é verificar se são

consistentes ou não com as actividades desenvolvidas. Diante da realidade fica difícil

imaginar que muitas organizações não dispõem de um sistema de controlo adequado à sua

estrutura operacional, o que compromete a continuidade do fluxo das operações e o alcance

de resultados satisfatórios.



A qualidade dos negócios está relacionada com a forma como são conduzidos e,

principalmente, em como estão sendo controlados. Todas essas transformações têm exigido

uma atenção especial à gestão do sistema de informação no qual a empresa está inserida, sendo

necessário a harmonização do conjunto de informações disponíveis para a realização dos planos

traçados e dos objectivos definidos. A obtenção dessas informações, adequadas ao processo de

gestão, depende em grande parte do Sistema de Controlo Interno adoptado na organização, para

orientar a elaboração de mecanismos de apoio ao desempenho das diversas actividades.

A partir dessas necessidades de controlo, foram desenvolvidos diversos conceitos

sobre o assunto, inicialmente apenas no meio académico, mas logo em seguida também

através de determinações impostas por instrumentos legais.

Mas com a crise de 1929, o controlo interno começou a ser definido como um meio

para garantir que os relatórios apresentados pela empresa fossem apropriados, e a partir da

necessidade do aperfeiçoamento dos procedimentos utilizados pelas organizações, o

controlo interno passou a ocupar lugar de destaque no planeamento e execução das

actividades operacionais.

Desde então, diversas instituições e organismos internacionais têm discutido o tema

e proposto metodologias para sua estruturação, avaliação e acompanhamento visando

atender diferentes propósitos, tais como a eficácia de políticas internas, conformidade com

instrumentos legais e fidedignidade das demonstrações contabilísticas.

No contexto da globalização e tendo em conta os vários desafios que se coloca a

economia cabo-verdiana tem-se registado em diversos sectores uma crescente



convergência normativa com a União Europeia e uma predisposição cada vez maior a

adopção de procedimentos de gestão mais aperfeiçoados as novas exigências. Também o

crescente incremento das relações internacionais a nível económico e comercial, com

implantação de empresas originárias de outros países em Cabo Verde conduziu a que nos

últimos anos se começasse a assistir a uma harmonização das normas contabilísticas.

Devido a esses factores houve a necessidade do aperfeiçoamento e actualização das

normas, procedimentos e práticas da contabilidade. No ano de 2009, Cabo Verde já

adoptava um novo Sistema de Normalização Contabilística, o que veio substituir o Plano

Nacional de Contabilidade, que vigorava desde de 1984. A utilização desta nova

ferramenta de Contabilidade e Relato Financeiro implicou uma modernização importante

para as empresas, harmonizando o país com os standards europeus e mundiais.

O Governo cabo-verdiano aprovou um projecto de decreto-lei que cria a Comissão

Nacional de Normalização Contabilística (CNNC) para acompanhar as directivas

internacionais sobre a qualidade de informação financeira no arquipélago.

Neste sentido o controlo interno é visto como ferramenta fundamental na gestão das

organizações em Cabo Verde.

Dada a importância do tema, Representantes dos Organismos Estratégicos do

Controlo Interno da Comunidade de Países de Língua Portuguesa (OECI/CPLP)

aprovaram, no dia 8 de Dezembro de 2009, em Brasília, o “Manual de Controlo Interno2”.

O propósito do documento, preparado por um grupo técnico, formado por representantes

de Angola, Brasil, Cabo Verde e Portugal, entre os dias 4 e 11 de Julho e 2 e 4 de

2 Fonte: Jornal "Oje" 25 Novembro 2009



Dezembro de 2009, é reunir um conjunto de princípios e práticas orientadoras da actuação

dos Organismos de Controlo Interno, a serem adoptados de forma conjunta pelos países da

CPLP. O manual, baseado, entre outras, em normas de auditoria internacionais, reúne

princípios programáticos destinados a sustentar a actividade de controlo dos OECI numa

base de boas práticas orientadas para agregar valor e fortalecer a gestão pública e

racionalizar as acções de controlo e de avaliação da execução de programas.

Relativamente a todo este panorama, a literatura relativa aos Sistemas de Controlo

Interno em Cabo Verde é praticamente inexistente. Do nosso conhecimento apenas uma

investigação foi desenvolvida no âmbito de uma licenciatura com foco no impacto dos

sistemas de controlo interno na tomada de decisões.

A introdução do IVA (Imposto Sobre o Valor acrescentado) em Cabo Verde no

passado ano de 2004, obrigou as empresas cabo-verdianas e a Firma Bento, S.A, em

particular, a aumentar o nível de sistematização dos processos de controlo interno, e a

Firma, tem vindo a aperfeiçoar os procedimentos de controlo interno nas diversas áreas

devido as exigências dos Stakeholder.



Objectivos

Objectivo Geral

Analisar o Sistema de Controlo Interno na área dos Inventários e verificar a sua

importância no processo de tomada de decisão na Firma Bento S.A.

Objectivos Específicos

Para a consecução deste objectivo geral, utilizou-se como instrumento os seguintes

objectivos específicos:

Identificar o referencial teórico e as exigências legais sobre o tema.

Analisar e Compreender o processo do Sistema de Controlo Interno na área dos

Inventários e os seus procedimentos na tomada de decisões.

Caracterizar o Sistema de Controlo Interno na área das Inventários existente na

Firma Bento, S.A.

Perceber a importância da função do controlo interno numa empresa, em particular

na Firma Bento S.A, na tomada de decisões.

Hipóteses de Pesquisa:

1° Hipótese

O sistema de controlo interno na área dos Inventários na Firma Bento S.A,

influencia no processo de tomada de decisão.



2° Hipótese

A implementação do sistema de controlo interno na Firma Bento S.A contribui para o

desenvolvimento e eficácia da gestão.

3° Hipótese

A existência de um Sistema de Controlo Interno adequado na área dos Inventários,

implica um maior rendimento na Firma Bento S.A.

Justificativa ou Razão

O trabalho em tela tem a sua justificativa ao procurar identificar se a sua estrutura

de controlo interno instituídas pelas organizações efectivamente cumpre o seu papel de

aumento de credibilidade nas informações disponibilizadas, buscando contribuir com a

evolução e o aperfeiçoamento dos estudos sobre o tema.

O tema que propomos, desenvolver sobre “ Controlo Interno, na área dos

Inventários ”, não foi uma escolha aleatória, pois exigiu esforço na recolha e

sistematização de um vasto leque de elementos bibliográficos, leitura de várias obras,

pesquisa em Internet. O interesse para a escolha desse tema está apoiado num conjunto de

objectivos nomeadamente, por estar relacionado com a eminência da humanidade, da vida

social das organizações e das empresas. Em particular uma vez que o sistema do controlo

interno constitui «a viga mestra» nas administrações segundo, Marcelo Cavalcanti3.

Actualmente nenhuma organização ou empresa, por mais pequena que seja, não

pode exercer a sua actividade operacional com eficiência e eficácia sem ter implementado

3 Almeida, Marcelo Calvacante. Auditoria um moderno curso e completo.5º.Ediçao, São Paulo Atlas,1996.



um qualquer tipo sistema de controlo interno. Tal sistema irá sendo tanto mais sofisticado,

quanto mais a empresa for crescendo e as suas actividades se tornarem mais complexas, de

tal forma que de um simples controlo dos meios monetários (considerados só activos mais

vulneráveis) se passara progressivamente não só para as operações de compra e venda

como para todas as operações em geral. O conceito de controlo interno é de facto tão vasto

que abarca todas as operações da empresa ou entidade.

A abordagem deste tema visa demonstrar o nosso entendimento sobre a relevância

do mesmo como factor do desenvolvimento de qualquer organização ou empresas, tendo

em conta as carências bibliográficas que fazem sentir neste campo, em Cabo Verde,

traduzido num ou noutro artigo avulso, publicados em revistas de especialidades, algumas

bibliografias, quase sempre com a dimensão de um título.

Trata-se portanto, de um tema que poderemos considerar de interesse generalizado

uma vez que o controlo interno é uma actividade abrangente, indispensável às

organizações, em particular as organizações empresarias. Nesta perspectiva, tendo em

conta que a “Firma Bento S.A;” representa uma organização empresarial Cabo-verdiano

constituída pelo componente social, material e financeiro o que pressupõe necessariamente

a existência e a implementação de um controlo interno efectivo e eficaz que lhe permite o

seu melhor no mercado empresarial competitivo na era da globalização.



Estrutura do Trabalho

O referido trabalho está organizado do seguinte modo:

A primeira parte fala-nos da introdução, em cujo teor é focalizado, de forma ampla,

a proposta da pesquisa, buscando mostrar a importância do assunto, apresenta os objectivos

propostos, nesta pesquisa a fim de delimitar os principais aspectos necessários a sua

realização.

O primeiro capítulo é composto pelo referencial teórico, começando por falar sobre

a auditoria, ainda alguns conceitos, evolução histórica e tipos de auditorias. Numa outra

parte falamos sobre toda a história e aspecto conceitual do controlo interno, desde os

princípios do controlo até as principais áreas, funções, objectivos, características e

classificações, etc.

O segundo capítulo fala sobre aspectos relacionados com o controlo interno, entre

elas, os inventários.

No terceiro capítulo descreve os procedimentos metodológicos com a

caracterização da pesquisa, bem como o levantamento de dados.

No quarto capítulo, procede-se ao estudo de caso na Firma Bento, S.A, bem como a

sua análise financeira.

No quinto capítulo faz-se a apresentação e análise dos resultados obtidos.

Por fim apresentamos as conclusões resultantes desta pesquisa bem como algumas

recomendações.



CAPÍTULO I – FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA

1.1. Definição de Auditoria Financeira

A tarefa de definir auditoria não é fácil, especialmente em face das possibilidades

da aplicação dessa técnica em muitas áreas do conhecimento humano.

A Auditoria Financeira é definida como um serviço que se caracteriza pela

expressão de uma opinião objectiva sobre as demonstrações financeiras de uma entidade,

fazendo referência a um conjunto de normas que têm natureza de interesse público e que

contribuem para o aumento da credibilidade da informação financeira.

A auditoria é uma operação de análise e diagnostico da empresa, tendo em

consideração todos os aspectos da sua gestão, a fim de avaliar a sua coerência, a

racionalização de processos e de apreciar a validade e o rigor dos resultados. De modo

geral, a auditoria intervém em diversos domínios organizacionais, focalizando vários alvos.

(Alberto Carneiro, 2004 pag.7).

A American Accounting Association (AAA), em 1973 (pag. 2), após dois anos de

investigação define auditoria como “um processo sistemático de obter e analisar

objectivamente a evidência acerca das afirmações relacionadas com actos e acontecimentos

económicos, a fim de avaliar tais declarações à luz de critérios estabelecidos e de

comunicar o resultado as partes interessadas”.

Nos últimos anos também, os diversos organismos internacionais de contabilistas e

auditores tem vindo a definir qual deve ser o objectivo da auditoria.



Para o American Institute of Certified Public accountants (AICPA), o objectivo do

exame às demonstrações financeiras realizado por um auditor independente, é expressar

uma opinião sobre a fiabilidade das demonstrações financeiras de uma empresa, os

resultados das operações e as alterações da posição financeira em conformidade com os

princípios contabilísticos geralmente aceites.

Por seu lado, a International Federation of Accountants (IFAC, 1980, p.9)

preconiza que o objectivo de uma auditoria às demonstrações financeiras é possibilitar ao

auditor expressar uma opinião independente sobre essas demonstrações financeiras,

acrescentando que a opinião do auditor confere contabilidade à informação financeira.

(Bruno Almeida, 2005, pag. 43).

Para tal, o conhecimento aprofundado acerca das empresas auditadas,

nomeadamente, quanto às suas actividades e às suas estruturas, proporcionam ao auditor

uma tomada de decisão consciente no domínio da gestão.

O conjunto de serviços prestados na área da auditoria é diversificado, recaindo,

substancialmente, nas seguintes competências: consultoria de gestão no que respeita a

aconselhamento em matérias de informática, controlo interno, procedimentos e

organização da empresa; aconselhamento relativamente a investimentos, nomeadamente

àqueles que se ajustam às condições específicas das empresas, intervenção do revisor

oficial de contas como fiscal único, fundamentação objectiva acerca do valor das entradas

em espécie pelos detentores de capital à sociedade, intervenção ao nível dos serviços

relacionados com a revisão legal de contas, questões de insolvência, entre outros.



Os auditores são profissionais qualificados e necessariamente externos à empresa,

com o propósito de garantir a independência e fiabilidade dos resultados das actividades

das empresas e da sua posição financeira, bem como garantir que as suas demonstrações

financeiras sejam apresentadas de acordo com as normas jurídicas em vigor.

1.2. Evolução História da Auditoria

A auditoria externa surgiu como um foco da evolução do capitalismo, sendo que no

princípio as empresas eram exclusivamente fechadas e a participação no seu capital era

exclusiva de um grupo familiar. A Revolução Industrial, operada na segunda metade do

Século XVIII, imprimiu novas directrizes às técnicas contabilísticas e especialmente às de

auditoria, visando atender às necessidades criadas com o aparecimento de grandes

empresas. Como consequência, as demonstrações contabilísticas passaram a ter uma

grande importância para os futuros investidores, como medida de segurança contra a

possibilidade de manipulação de informações. Estes passaram a exigir que as

demonstrações financeiras fossem examinadas por um profissional independente da

empresa, surgindo então a profissão do auditor.

Recuando no tempo, já em 200 a. C., na República Romana, as contas governamentais

eram apresentadas na forma de lucros e perdas e eram constantemente fiscalizadas pelos

magistrados encarregues das finanças. Com efeito, uma actividade similar à auditoria foi

realizada durante o Império Romano, já que era comum os imperadores encarregarem

funcionários de inspeccionarem a contabilidade das diversas províncias.



A primeira menção de uma auditoria realizada foi em Inglaterra, no ano de 1314, a

pedido da Rainha Elizabeth. Inglaterra designou o Auditor do Tesouro para instalar um

sistema de controlo e marcas sobre os gastos do governo.

Já ao alcançar um maior grau de evolução, a auditoria de empresas começou com a

legislação britânica, promulgada durante a Revolução Industrial. Assim, a auditoria na

forma que se conhece nos dias actuais, desenvolveu-se no Reino Unido e foi difundida

para outros países, principalmente Canadá e Estados Unidos, que, devido ao

desenvolvimento económico, aprimoraram significativamente esta nova técnica.

Até esta data, a auditoria era utilizada pelos indivíduos mais ricos e com grande dispersão

dos seus activos, que necessitavam saber se estes eram adequadamente mantidos e

utilizados e não negligenciados pelas pessoas a quem eram confiados. Assim, na sua

primeira fase, a auditoria dava especial ênfase à detecção de fraudes, modelo que

prevaleceu até aos primeiros anos de 1900.

Foi a partir desta altura, em consequência do grande desenvolvimento das

sociedades anónimas como forma jurídica de empresa, que surgiu a necessidade de se

saber se a informação fornecida aos accionistas e aos credores correspondia realmente à

situação económica e patrimonial da empresa. O grande desenvolvimento dos mercados de

capitais, bem como a repartição do capital das grandes empresas por investidores, alterou o

comportamento e originou uma mudança nas linhas de orientação da auditoria. Por esta

altura, os investidores estavam mais preocupados com os lucros futuros do que com a

posse de determinados activos. Assim, o lucro converteu-se na base do estabelecimento e

previsão dos valores das acções, sendo a medição e verificação das demonstrações

financeiras considerada como a principal preocupação dos auditores.



Nos anos 80 e 90, a credibilidade dos auditores foi abalada com o conhecimento

público da existência de actividades fraudulentas que afectaram o sector empresarial. O

governo americano interveio, tendo como preocupação a qualidade das auditorias e a

independência do auditor. A crescente complexidade da economia e os problemas com que

os profissionais de auditoria se viram confrontados, forçou-os a procurar um novo e mais

recompensador paradigma para os seus serviços.

Assim, a auditoria começou a focar-se na confirmação e no controlo dos riscos que

afectam a organização, nova problemática que está no desenvolvimento da profissão. Os

investidores deixam de estar só interessados no retorno do seu investimento, centrando

também as suas preocupações em indicadores que demonstrem qual o rumo que a empresa

está a tomar no curto e longo prazo. Esta atitude coloca as prioridades da auditoria na área

de riscos futuros e na capacidade da organização diminuir os riscos, através de um

adequado planeamento e controlo, sem, no entanto, substituir as questões da propriedade e

do lucro. (Lara Duarte, 2010, pag.10).

1.3. Tipos de Auditoria

Existem vários tipos de auditoria, mas vamos fazer uma breve descrição das mais

utilizadas hoje em dia e mencionar os restantes, sendo elas as seguintes:

Auditoria Externa

A auditoria externa ou auditoria independente nasceu como parte da evolução do sistema

capitalista. No começo, as empresas eram fechadas e pertenciam a grupos familiares.



Com a expansão do mercado e a exasperação da concorrência, houve a necessidade de a

empresa ampliar suas instalações fabris e administrativas, investir no desenvolvimento

tecnológico e melhorar os controlos e procedimentos internos em geral, principalmente

visando à redução de custos e, deste modo, tornando mais competitivos seus produtos no

mercado (CAVALCANTI, 1996, pag. 21).

Auditoria externa é uma técnica independente entre as técnicas da ciência contabilística,

razão pela qual tem objecto perfeitamente identificado e definido, sendo este não apenas

único, porém também múltiplo, baseado em entendimento unanimemente consagrado nos

dias de hoje, ou seja, Auditoria Externa ou Independente, a sua qualidade principal é a

desvinculação com o órgão auditado. (Maria Vinagre, 2004, pag. 22).

Deve ficar claro que cada autor pode limitar ou ampliar o objecto da auditoria, de

conformidade com o seu entendimento. No entanto, existe um certo consenso, acerca de

alguns itens básicos, como por exemplo:

Comprovação, pelo registo, de que são exactos os factos patrimoniais,

Demonstração dos erros e fraudes encontrados,

Sugestão das providências falíveis, visando à prevenção de erros e fraudes,

Verificação de que a contabilidade é satisfatória sob o aspecto sistemático e de

organização,

Verificação do funcionamento do controle interno,

Proposição de medidas de previsão de fatos patrimoniais, com o propósito de

manter a empresa dentro dos limites de organização e legalidade.



Portanto, auditoria é uma das técnicas utilizadas pela contabilidade, ou seja, aquela

destinada a examinar de forma minuciosa a escrituração e demonstrações contábeis, a fim

de confirmar sua adequação. A auditoria, dessa maneira, aperfeiçoa a utilidade das

informações fornecidas e dá credibilidade à contabilidade, valorizando seus objectivos.

Auditoria Interna

Por outro lado, a auditoria interna é aquela de dentro da instituição, ou seja,

administradores e/ou proprietários, quando se envolvem directamente na administração de

suas empresas.

Assim sendo, a administração da empresa, com a expansão dos negócios, sentiu a

necessidade de dar maior ênfase às normas ou aos procedimentos internos, devido ao facto

de o administrador, em alguns casos, o proprietário da empresa, não poderia supervisionar

pessoalmente todas as suas actividades. Contudo, de nada valia a implantação desses

procedimentos internos sem que houvesse um acompanhamento, no sentido de constatar se

estes estavam sendo seguidos pelos empregados da empresa.

O auditor interno surgiu como uma ramificação da profissão de auditor externo e,

consequentemente, do contador. O auditor interno é um empregado da empresa, e dentro

de uma organização ele não deve estar subordinado àqueles cujo trabalho ele examina. “O

auditor interno não deve desenvolver actividades que ele possa um dia examinar (como por

exemplo, elaborar lançamentos contabilísticos), para que não interfira em sua

independência.”

A Auditoria Interna é um trabalho de avaliação independente e de assistência da

administração, voltada exclusivamente para o exame e avaliação de adequação, eficiência e



eficácia dos sistemas de controlo, bem como da qualidade do desempenho das áreas, em

relação às atribuições e aos planos, às metas, aos objectivos e as políticas definidas para as

mesmas. (ALMEIDA, 1996, pag. 25.)

Com o crescimento da actividade e o seu prestígio notório, o auditor vem

alcançando uma base sólida como um elemento indispensável dentro da estrutura

organizacional.

A definição tradicional do auditor interno está sendo há muito tempo modificada

pelas novas concepções da gestão empresarial, que vêem na auditoria interna um

importante aliado para a revisão das operações desenvolvidas pela área operacionais e de

base, além disso, com apoio no exame minucioso das rotinas e procedimentos internos,

analisar a eficiência e a eficácia do funcionamento dos sistemas de controlo interno da

organização. A necessidade cada vez mais premente, exige do auditor interno maior

participação na estratégia da empresa, opinando com alternativas possíveis para o

atendimento do cliente, se elas existirem.

O Auditor Interno, cada vez mais, tem que se profissionalizar, tem que se tornar um

profissional de mercado, é extremamente fundamental se dedicar na sua formação como

profissional da área. Em outras palavras, ele tem que se tornar um especialista na sua área

de competência, de modo a estar preparado para aditar qualquer actividade económica ou

empresarial. O conhecimento de instrumentos e técnicas de auditoria o coloca apto para

concorrer o mercado.



Auditoria Governamental

Auditoria Governamental envolve uma situação atípica, haja vista as peculiaridades

do sector público que prima pela necessidade de se comprovar a legalidade, legitimidade e

avaliar os resultados, quanto a economicidade, eficiência e eficácia da gestão pública.

Portanto, seu objectivo, é a gestão dos recursos públicos, cujas principais características

são a propriedade pública e a escassez de recursos, pois decorrem de contribuições da

população para custear bens e serviços que satisfaçam suas necessidades. (Lara Vinagre,

2004, pag. 25).

Por outro lado, a melhoria dos serviços públicos desponta como o seu principal

objectivo, pois diz respeito à finalidade de todo o funcionamento da máquina

governamental, enquanto a economia, eficiência e eficácia na gestão de recursos figuram

como objectivos meios, aliados, é claro, aos aspectos da legalidade e legitimidade.

1.4. Auditoria e Controlo Interno

O auditor deve planear o trabalho de campo estabelecendo qual a natureza, a

extensão, e a profundidade dos procedimentos que pretende adoptar, com vista a atingir o

nível de segurança desejado, tendo em conta para a sua determinação o risco da auditoria e

a definição dos limites de materialidade, que lhe permita expressar uma opinião sobre as

demonstrações financeiras, portanto deve adquirir conhecimento suficiente da entidade e

do seu negócio, através de uma prévia recolha e apreciação crítica de factos significativos,

dos sistemas contabilístico, dos factores internos e externos que condicionam a estrutura

organizativa e a actividade exercida pela entidade e sobretudo do Sistema de Controlo



Interno. O auditor definirá a extensão dos seus trabalhos por meio do levantamento dos

Sistemas de Controlo Interno portanto o controlo interno é a base para determinação do

nível de serviços de auditoria.

A verificação de procedimentos e a validação dos controlos internos utilizados pela

organização permitem ao profissional auditor emitir uma opinião de aconselhamento à

direcção ou ao staff da entidade em estudo, garantindo precisão e segurança na tomada de

decisão.

O papel principal da auditoria não está em assumir o exercício do controlo, mas, a

partir dos exames efectuados, recomendar medidas voltadas a aprimorar o Sistema de

Controlo Interno da organização.

Para Sá (2002) “a avaliação do controlo interno é um processo auxiliar de auditoria,

através do qual, mede-se a capacidade dos meios utilizados pela organização para

protecção do seu património. Um Sistema de Controlo Interno adequado minimiza os

riscos da auditoria e consequentemente a extensão dos procedimentos a serem adoptados

pelo auditor. A existência de um bom controlo interno aumenta a confiança do auditor

quanto à exactidão dos registos contabilísticos e à veracidade de outros documentos e

informações internas. Attie (1984, pag. 67) “ (…) ressalta que em consequência da

identificação das fraquezas do controlo interno, pode o auditor fazer recomendações mais

valiosas e realistas à administração para que providenciem as medidas correctivas

consideradas apropriadas (…)”.



2. O Controlo Interno

2.1. Evolução e História do Controlo Interno

A utilização dos controles internos teve início com a necessidade de maior controlo

das operações realizadas, pois com a expansão dos mercados, crescimento das empresas e

o desenvolvimento das actividades, o relativo controlo dos seus diversos sectores se tornou

mais complexo.

Mediante a complexidade do controlo destes sectores é que o sistema de controlo

interno foi criado, a fim de evitar erros e fraudes dentro das organizações, seguindo

métodos e procedimentos os quais irão auxiliar no controle das actividades da empresa.

As questões relacionadas ao controlo interno passaram a ser discutidas no início do

século, primeiro no meio académico, mas logo em seguida também no meio profissional.

Inicialmente, a discussão era apenas em nível conceitual, evoluindo e culminando com a

definição de estruturas ideais para avaliação e acompanhamento do Sistema de Controlo

Interno. (Juliene Tenorio, 2007, pag. 39).

O facto importante por esses autores é que a evolução do controle interno foi mais

reactiva do que proactiva, ou seja, as discussões normalmente evoluem quando algum facto

do mercado coloca em questionamento a credibilidade das organizações.

Em 1929 o Federal Reserve Board, em concordância com o American Institute of

Accountants (AIA), publicou o documento Financial Statements, que expandiu a discussão

sobre controlo interno que havia sido iniciada anos antes no meio académico. Esse

documento referia-se ao controlo interno como um instrumento de avaliação nos trabalhos

de auditoria independente para determinação da extensão dos testes de verificação,



específico para cada condição em particular, e definido de acordo com o nível de

segurança do controlo instituído pela organização: se o nível do controlo estivesse bom,

apenas testes de auditoria superficiais seriam suficientes; se não estivesse bom, seria

necessária a execução de testes mais extensos, com uma porção substancial de dados

contabilísticos.

Após a crise de 29, com o objectivo de estabilizar o mercado e garantir que os

relatórios destinados aos investidores fossem apropriados, foram publicadas pelo congresso

americano a Securities Act, em 1933, e a Securities Exchange Act, em 1934, que

determinavam a obrigatoriedade de emissão de relatórios e da realização de auditoria

independente, auxiliando na criação de controlos regulares do mercado e enfatizando a

importância da inclusão do procedimento de revisão dos controlos internos nos trabalhos

de auditoria.

Ainda como reflexo da crise, em 1936, o AIA realizou uma publicação denominada

Examination of Financial Statements by Independent Accountants, novamente acentuando

o foco sobre controlos internos e, assim como o Financial Statements, estabeleceu que a

extensão do Sistema de Controlo Interno da empresa era factor determinante da

necessidade de conferência pela auditoria independente. Quanto mais extensivo fosse o

sistema de controlo da empresa, menos extensiva seria a necessidade de conferência dos

controlos.

Em 1939, o AIA recebeu, por delegação da SEC4, a responsabilidade pelo

desenvolvimento de princípios contabilísticos e procedimentos de auditoria, criando

4 Securities and Exchange Commission, é responsável pela execução de uma série de iniciativas de

regulamentação exigida pela Dodd, Frank Wall Street Reform Act e Defesa do Consumidor.



rapidamente o Comité de Princípios Contabilísticos e o Comité de Procedimentos de

Auditoria.

Em 1948, este comité de procedimentos de auditoria publicou o relatório Special

Report on Internal Control, expandindo a abrangência do termo controlo interno definindo

que ele engloba o planeamento da organização e todos os seus métodos e técnicas de

mensuração adoptadas com o objectivo de salvaguardar os activos, verificar a veracidade e

fiabilidade dos dados contabilísticos, promover a eficiência e encorajamento da aderência

às políticas determinadas. Esse relatório buscou ampliar o alcance dos controlos internos

para além da conferência da auditoria independente, enfatizando também a

responsabilidade dos administradores das organizações.

Em 1958, o comité de procedimentos de auditoria emitiu um novo relatório,

denominado Statement on Audit Procedure (SAP) 29 – Scope of The Independent

Auditor’s Review on Internal Control, que descreve o controlo interno segregando-o em

controlos contabilísticos e controlos administrativos. Os primeiros relacionavam-se

directamente com os registos contabilísticos e precisariam ser avaliados pela auditoria; o

segundo relacionava-se indirectamente com os registos contabilísticos e a sua necessidade

de avaliação dependeria do entendimento do auditor responsável.

Em 1977, o AICPA produziu um novo relatório, o Report of the Special Advisory

Committee on Internal Accounting Control, também conhecido como Minaham Report,

Em 1977, o AICPA produziu um novo relatório, o Report of the Special Advisory

Committee on Internal Accounting Control, também conhecido como Minaham Report,

que forneceu um guia para gestão e avaliação do controlo interno e o seu



acompanhamento, em busca da conformidade com os procedimentos preestabelecidos pela

administração.

Segundo Juliene Tenorio (2007), continuam descrevendo que, em 1985, foi criada a

National Commission on Fraudulent Financial Report – Treadway Commission, com o

objectivo de identificar os factores que explicassem a ocorrência das fraudes e oferecer

recomendações que pudessem reduzir a sua incidência. Muitas dessas recomendações

foram directamente endereçadas à estrutura de controlo interno, enfatizando a importância

do ambiente do controlo e de um código de conduta dos administradores e funcionários.

Mais tarde, a Treadway Commission passou a se chamar Committee of Sponsoring

Organization of The Treadway Commission (COSO)5.

Como reflexo das recomendações do Treadway Commission, em 1988, o ASB

emitiu nove relatórios, dentre os quais três relacionam-se com a auditoria das

demonstrações financeiras, revisando as responsabilidades dos auditores independentes

para detecção de erros, irregularidades, actos ilegais e avaliação do controlo interno.

Posteriormente, diversas novas publicações foram lançadas pelo ASB, citando a

necessidade e importância do controlo interno, dentre elas destacam-se a SAS 16 - Reports

on Comparative Financial Statements; SAS 17 – The Independent Auditor’se, o SAS 55 –

Consideration of Internal Control Structure in Financial Statement Audit.

Esta última publicação, a SAS 55, que foi realizada em 1988, merece destaque

porque redefiniu o termo controlo interno para “estrutura de controlo interno”,

5 COSO é uma organização privada criada nos EUA em 1985 para prevenir e evitar fraudes nas

demonstrações contabilísticos da empresa.



interpretando-o como um conjunto de políticas e procedimentos, que são estabelecidos

para fornecer razoável segurança de que os objectivos das entidades seriam alcançados.

Essa estrutura de controlo interno seria subdividida em três elementos principais: o

ambiente de controlo, o sistema contabilístico e procedimentos de controlo.

A SAS 55 destacou novamente que o controlo interno deveria fazer parte dos

trabalhos de auditoria, afirmando que os auditores precisariam conhecer o Sistema de

Controlo Interno das organizações para que pudessem planear os seus trabalhos, bem como

avaliar como a organização controla os seus riscos. Tanto a avaliação do controlo interno

quanto do gerenciamento do risco precisavam ser formalmente documentadas pelo auditor.

Em 1990, o ASB publicou o Guia de Auditoria para SAS 55 (Audit Guide),

demonstrando como seria a aplicação prática das determinações da SAS 55, tendo como

destaque a extensão do foco da avaliação do controlo do risco.

Em 1992, o COSO, publicou o documento Internal Control – Integrated

Framework, conhecido como COSO I6 no qual segrega o controlo interno em cinco

elementos que se inter-relaciona e precisam estar presentes e em efectivo funcionamento

para que o controlo interno das operações seja eficiente. São estes os elementos: Ambiente

de controlo, Avaliação de Risco, Actividades de Controlo, Informação e Comunicação,

Monitoramento Em 2001 e 2002, o mercado de acções americano estremeceu diante da

descoberta de fraudes contabilísticos cometidas por grandes empresas como o Enron e a

Worldcom. Como reacção imediata a esses escândalos, os Estados Unidos promulgou,

6 COSO I - Internal Control - Integrated Framework (Controle Interno - Um Modelo Integrado que baseia

em conceito: o ambiente de controlo, avaliação de risco, actividade de controlo, informação e comunicação



ainda em 2002, a Sarbanes Oxley Act (SOX), redigida pelos Senadores norte-americanos

Paul S. Sarbanes e Michael G. Oxley, oficialmente intitulada como “uma lei para proteger

o investidor através do aperfeiçoamento da precisão e fiabilidade dos relatórios, fazer com

que as leis de segurança sejam seguidas e para outros propósitos.”

Juliene Tenorio, (2007), destaca que, no final do ano de 2002, também como uma

resposta aos escândalos contabilísticos ocorridos e a própria SOX, o ASB publicou o SAS

99 – Consideration of Fraud in a Financial Statement Audit, fornecendo um guia trazendo

a definição de fraude, avaliação do risco de sua ocorrência, detecção e avaliação da

auditoria com relação à estrutura de controlo da organização e, em 2003, a SEC, também

influenciada pela SOX, publicou regulamentações a respeito da avaliação do controlo

interno.

Por fim, em 2004, o COSO expandiu a estrutura de controlo proposta pelo COSO I,

através da publicação do Enterprise Risk Management, conhecido como COSO II7, dando

ênfase a gestão dos riscos. A estrutura proposta pelo COSO II adicionou mais 03 novos

elementos aos 05 anteriores propostos no COSO I, o direcionamento dos objectivos, a

identificação de eventos, e resposta ao risco.

Estes acontecimentos provaram as organizações que é imperativo analisar as

transacções que estão na origem dos registos na contabilidade, sendo que a melhor forma

de o fazer é através da análise dos processos e controlos instituídos na empresa.

7 COSO II ou COSO ERM- Enterprise Risk Management – Integrated Framework (Documento de

Gerenciamento de Risco Empresarial – Estrutura Integrada), que pode ser visto como uma versão

melhorada (evoluída) do COSO I ou COSO Report.



A necessidade de se manter um Sistema de Controlos Internos vem sendo tratada

com bastante interesse pelas empresas. Pouco se fala sobre essa importante ferramenta mas

sabe-se que sua utilização tornou-se imprescindível para o alcance das metas traçadas e

para maior fiabilidade nos serviços prestados.

2.2. Conceitos de Controlo

Uma actividade ou grupo de actividade são ditos controláveis por um indivíduo ou

por uma equipa, se detiver os recursos, as competências e o poder necessário para

influenciar significativamente os resultados.

Controlo é um conjunto de procedimentos e métodos, cuja finalidade é vigiar as funções e

atitudes nas empresas, permitindo verificar todas as operações são realizadas conforme os

programas adoptados e as directrizes e princípios estabelecidos. (Alberto Carneiro, 2004,

pag. 49).

Moreno, afirmou que o controlo se traduz numa actividade permanente, multiforme

e complexas que exige elevada tecnicidade e profissionalismo abrange a actividade

financeira, cobrir as deferentes etapas ou fases estender se aos diversos actos e operações

em que ela se desdobra, debruçar se sobre a estrutura das organizações e sobre o seu

funcionamento, sobre os seus recursos, custos, resultados, utilidade social.

Também necessariamente sobre o agir das pessoas físicas que nelas detém

responsabilidade financeira, refere ainda este autor que tudo somado, permite lhe expressar

a ideia de que o controlo e o reverso da medalha, e a outra face e o espelho, ou seja, é o

exame da consciência, e o negativo da fotografia da actividade numa única palavra o

controlo consubstancia a contar actividade da actividade financeira inserido na actividade



de gestão e dela fazendo parte no controlo interno constituindo uma actividade autónoma

no caso do controlo externo.

O controlo é qualquer acção compreendida pela gestão pelo conselho e outras

entidades para aperfeiçoar a gestão do risco e melhorar a possibilidade do alcance dos

objectivos.

2.3. Conceitos de Controlo Interno

Existe uma infinidade de definições de controlos internos. Destacam - se as

consideradas de relevância para o presente trabalho.

Segundo o grupo norte-americano de identidades profissionais COSO «o controlo

interno, são processos operados pelo concelho de administração, pela administração e outras

pessoas, desenhado para fornecer segurança razoável quanto a consecução de objectivos nas

seguintes categorias»

Confiabilidade de informações financeiras,

Obediência, Compliance as leis e regulamentos aplicáveis,

Eficácia e eficiência de operações.

O controlo interno é um conjunto de procedimentos implementados pela gestão,

com o objectivo de valorar e planear a organização e todos os métodos e medidas

adoptados numa entidade a fim de reforçar e melhorar a eficácia e eficiência na utilização

de recursos, salvaguardar os activos, verificar a fiabilidade, exactidão e fidedignidade da

informação financeira, o cumprimento das leis e normas contabilísticas e promover a

http://www.thinkfn.com/wikibolsa/Gest%C3%A3o

http://www.thinkfn.com/wikibolsa/Activo



eficácia operacional. Ou seja, é uma actividade que procura garantir as boas práticas de

gestão e procedimentos e o cumprimento das políticas estabelecidas pela gestão.

Segundo, Araújo8, na sua obra de “ A escrituração dos, controlos internos e a

independência de da auditoria interna” regista uma definição de controlo interno emitida

pelo AICPA «Controlo interno compreende o plano de organização e conjunto coordenado

dos métodos e medidas adoptados pela empresa, para salvaguardar o seu património,

conferir exactidão e fidedignidade dos dados contabilísticos, promover a eficiência

operacional e encorajar a obediência as directrizes traçadas pela administração da

companhia».

De acordo com Franco e Marra entendem o controlo interno como «Todos os

instrumentos da organização destinados a vigilância, fiscalização e verificação

administrativa, que permitem prever, observar, dirigir ou governar os acontecimentos que

se verificam dentro da empresa e que produzem reflexos em seu património».

Pode se notar que os autores tendem a considerar o controlo com grande utilidade

para realizar avaliações do processo de gestão. Nos conceitos apresentados e notável a

presença de aspectos directivos, económicos e financeiros. Logo existe pelas citações um

forte vínculo entre o controlo interno e administração empresarial.

O profissional pouco afeito aos assuntos gerências e contabilísticos pode entender

que as informações financeiras são dirigidas única e exclusivamente para o público

externo, podendo criar uma impressão de que elas atendem apenas aos interesses fora da

organização.

8 ARAUJO, A escrituração dos controles internos e a independência da auditoria interna, 1998. pag. 5



Essa visão não seria completa pois a experiência indica que a informação financeira

vinculada aos sistemas de controlos internos e em especial ao sistema contabilidade, é

amplamente utilizada pelos administradores do empreendimento. O facto de o processo

contabilidade servir de importante ponto de controlo para os gestores, também qualifica

como ferramenta administrativo.

Mas ultimamente o crescimento da participação dos investidores institucionais nas

empresas vem despertando um grande interesse mesmo por parte do mercado de capitais.

Esse interesse sinaliza que por trás de bons controlos pode existir indícios de valor para o

accionista tanto e assim que importantes escritores desse mercado desabafam.

Fazer os sistemas de controlo interno das grandes empresas funcionar e o maior desafio

com que nos defrontamos na década de 90.

Marcelo Cavalcanti, comenta o controlo interno e a sua relação com o processo de

geração de informação de contabilidade e gerências como se segue «o controlo interno

representa em uma organização o conjunto de procedimentos métodos ou rotinas com os

objectivos de proteger os activos produzir dados contáveis confiáveis e ajudar

administração na condução ordenadas dos negócios da empresa»

O instituto de Auditores internos Audibra9 foca a eficácia empresarial em seu

conceito de controlo a saber «Controlos Internos devem ser entendidos como qualquer

acção tomada pela administração assim compreendida tanto a alta administração como os

9 AUDIBRA- Instituto dos Auditores Internos do Brasil. Normas brasileiras para o exercício da auditoria

interna, 2ºediçao.São Paulo. AUDIBRA, 1992, pag.48



níveis gerências apropriados para aumentar a probabilidade de que os objectivos e metas

estabelecidos sejam atingidos»

Audibra reforça a ideia de vínculo do controlo interno como extensão e

instrumentos de gestão, registando elementos históricos. “A expressão controlo interna

passou a ser utilizada como um meio de distinguir os controlos originados dentro ou pela

própria organização, daqueles de origem externa, como e o caso dos controlos impostos

pela legislação.”

Verifica - se pois ainda que com os objectivos diferenciados, as definições de

auditores internos e externos convergiram. Ambas as visões explicitaram que a gestão

precisa ser suportada por um bom e controlo interno o que pressupõe, uma boa estrutura de

geração de informação contabilísticos, para aumentar a probabilidade de alcance das metas

ou no mínimo auxilio na condução ate as mesmas.

A definição de Audibra expressa com maior evidencia o vínculo entre controlo

interno e o processo de gestão. Ao mencionar a expressão «aumentar a probabilidade»

permite o entendimento de que o controlo interno pode auxiliar no alcance das metas mas

não depende somente do controlo pois há factores que não são determinados pela

administração do empreendimento. Essa definição não explicita um carácter

exclusivamente formal para controlo interno quando se fala da expressão «toda e qualquer

acção».



A definição do Coso apresenta um conteúdo explicativo e normativo importante,

podendo ser amplamente adoptado por empresas no mundo que possuam vinculação com

mercado accionario e por força da lei.

2.4. Interpretação do Conceito de Controlo Interno

Pela sua amplitude, o conceito de controlo interno para ser correctamente

compreendido, deve ser devidamente examinado quanto ao seu real significado, com base

no conceito de controlo interno estabelecido pelo AICIPA, já mencionados e a luz dos

conhecimentos de administração. Pela definição de controlo interno anteriormente exposta

pode se observar que inclui uma série de procedimentos bem definidos que, conjugados de

forma adequada, asseguram a fluidez e a organização necessárias para a obtenção de algo

palpável.

O controlo tem significado e relevância somente quando e concebido para garantir

o cumprimento de um objectivo definido, quer seja administrativo ou gerências. Dessa

forma, o controlo não é algo sem face ou sem forma, mas um dado físico que avalia uma

função observável.

2.5. Objectivos do Controlo Interno

Na empresa moderna os problemas de controlo encontram-se praticamente em

todas as áreas: compras, produção, armazenamento, vendas, entre outras. O objectivo nos

diversos sectores é o alcance de resultados mais favoráveis, identificando as falhas ou

desperdícios que comprometem o processo organizacional.

Para o Instituto Brasileiro de Contadores – IBRACON (1996, pag. 52) o controle

interno possui quatro objectivos:



Protecção de activos,

Obtenção de informação adequada,

Promoção da eficiência operacional,

Estimulação da obediência e do respeito às políticas da administração.

O controlo tem relevância e significado somente quando é concebido para garantir

o cumprimento de objectivos definidos, quer seja administrativo ou gerências (ATTIE,

2000). Oliveira et al. (2002, pag. 84) demonstrou de uma forma mais detalhada, os

objectivos do controlo interno, citarão entre outros:

Verificar e assegurar os cumprimentos às políticas e normas da companhia,

incluindo o código de éticas nas relações comerciais e profissionais,

Obter informações adequadas, confiáveis, de qualidade e em tempo hábil,

que sejam realmente úteis para as tomadas de decisões,

Prevenir erros e fraudes. Em caso de ocorrência dos mesmos, possibilitar a

descoberta o mais rápido possível, determinar sua extensão e atribuições de

correctas responsabilidades;

Registar adequadamente as diversas operações, de modo a assegurar a

eficiente utilização dos recursos da empresa,

Assegurar o processamento correcto das transacções da empresa, bem como

a efectiva autorização de todos os gastos incorridos no período.

Nota-se que muitos objectivos podem ser delineados, devido a amplitude das

operações que compreendem o processo organizacional, tendo como fim fornecer

instrumentos aos gestores, para a definição de sua política de actuação, indicar os



procedimentos adequados a serem seguidos e proporcionar maior segurança no exercício

de suas actividades.

O Controlo Interno possui inúmeros procedimentos ligados a práticas, que

possibilitaram à empresa um controle mais efectivo das suas operações.

Para Attie (1998, pag. 117), o conceito, a interpretação e a importância do controle interno

envolvem imensa gama de procedimentos e práticas que, em conjunto, possibilitam a

consecução de determinado fim, ou seja, controlar. Regra geral, o controle interno tem

quatro objectivos básicos:

a) A salvaguarda dos interesses da empresa,

b) Precisão e a contabilidade dos informes e relatórios contábeis, financeiros e

operacionais,

c) O estímulo à eficiência operacional,

d) A derência às políticas existentes,

a) Salvaguarda dos Interesses da Empresa

“Está relacionada à protecção do património contra quaisquer perdas e fiscos

devidos a erros ou irregularidades” (ATTIE, 1998, pag.117).

Uma empresa é composta de bens, direitos e obrigações que são divididos por diversos

departamentos e sectores que se responsabilizam individualmente.



No armazém responsável pela estocagem, manutenção, guarda e distribuição dos

produtos. O sector financeiro controla os saldos bancários, entradas e saídas de numerário.

O sector de pessoal é o responsável pelo cálculo e controlo da folha de pagamento e pelos

recolhimentos dos encargos sociais.

Para Attie (1998, pag. 117), a salvaguarda dos interesses é obtida através de alguns

meios, que são: segregação de funções, sistema de autorização e aprovação, determinação

de funções e responsabilidades, rotação de funcionários, carta de fiança, manutenção de

contas de controlo, seguro, legislação, diminuição de erros e desperdícios, contagens

físicas independentes, alçadas progressivas.

b) Precisão e Confiabilidade dos Informes e Relatórios Contabilísticos,

Financeiros e Operacionais

“Compreende a geração de informações adequadas e oportunas, necessárias

gerencialmente para administrar e melhor entender os eventos realizados na empresa”

(ATTIE, 1998, pag.118).

Uma empresa precisa criar sistemas que possam garantir conhecimentos sobre cada um de

seus segmentos. A contabilidade não levanta um balancete diário para cada facto, pois o

mesmo é ocorrido quando há documentação suficiente para fazê-lo.

Segundo Attie (1998, pag. 119), os principais meios que permitem dar o suporte

necessário à empresa para que haja precisão dos informes e relatórios contábeis,



financeiros e operacionais são os que seguem: documentação contabilístico, conciliação,

análise, plano de contas, tempo hábil, equipamento mecânico.

c) Estímulo à Eficiência Operacional

Tem como objectivo dispor meios necessários à condução das tarefas, de forma a

obter entendimento, aplicação e acção tempestiva e uniforme. A empresa dispõe de

procedimentos e normas para cada sector, porém é preciso que seja comunicada de forma

clara e objectiva para que todos assimilem e conheçam suas tarefas, para que a totalidade

mova a empresa como um todo.

Segundo Attie (1998, pag. 120), os principais meios que podem prover suporte ao

estímulo à eficiência operacional são os que seguem: selecção, treinamento, plano de

carreira, relatórios de desempenho, relatório de horas trabalhadas, tempos e métodos,

custo-padrão, manuais internos, instruções formais.

d) Aderência às Políticas Existentes

Garante que os procedimentos adoptados pela administração sejam seguidos

adequadamente pelo pessoal. Para Attie (1998, pag. 121), “existe meio que tende a dar

fundamento para as aderências às políticas existentes, que são: Supervisão, Sistema de

revisão e aprovação, Auditoria Interna”.

Para que o auditor tenha amplo conhecimento de como está projectado o sistema de

Controlo Interno da área, é importante que se faça uma revisão detalhada de todo o sistema

levantando dados através de:



Leitura de manuais de procedimentos e fluxogramas,

Conversas com os funcionários do sector,

Inspecção física desde o início da operação até seu registo final.

As informações obtidas são registadas pelo auditor em forma de memorandos narrativos,

questionários padronizados ou fluxogramas anexados aos seus papéis de trabalho. A forma

mais comum para estes registos é o questionário padronizado. É interessante que seja

aplicado este questionário sobre o controle interno abrangendo todos os itens que o auditor

considerar relevantes a todos os encarregados e responsáveis pelas transacções.

2.6. Tipos de Controlo Interno

Segundo American Institute of Certified Public Accountants ( AICPA) no seu livro

de « Statement on Auditing Procedure nº 54 que se intituled the auditor’s study on

evaluation of internal control » caracteriza o controlo interno, em sentido lato, em dois

grandes tipos de controlo.

Controlo Interno Administrativo, o qual inclui, embora não se limite, o plano de

organização e os procedimentos e registos que se relaciona com os processos de decisão

e que conduzem a autorização das transacções pela administração. Tal autorização é uma

função de administração directamente associada com a capacidade de alcançar o objectivo

da organização sendo o ponto de partida para o controlo contabilístico sobre as

transacções.

Controlo Interno Contabilístico, o qual compreende o plano da organização e os

registos e procedimentos que se relacionam com a salvaguarda dos activos e com a



confiança que inspiram os registos contabilísticos de modo a que, consequentemente,

proporcionam uma razoável certeza de que:

As transacções são executadas de acordo com uma autorização geral ou especifica

da administração, os registos contabilísticos dos activos são periodicamente comparados

com esses mesmos activos sendo tomadas acções apropriadas sempre que se encontrem

quaisquer diferenças.

O controlo interno administrativo não influi, em princípio nas demonstrações

financeiras ao contrário do que acontece com o controlo interno contabilístico o qual

podendo afectar significativamente os registos contabilísticos e consequentemente as

demonstrações financeiras finais, deve merecer uma atenção muito especial quer de auditor

interno, quer do auditor externo.

Existem determinados elementos fundamentais a ter em atenção quando se

estabelece um sistema de controlo interno, como sejam a definição de autoridade e

delegação de responsabilidades, segregação, separação ou divisão de funções, o controlo

das operações, a numeração dos documentos e a adopção de provas e conferências

independentes.

A definição de autoridade e delegação de responsabilidade dentro de uma empresa

que tem como objectivo fixar e limitar, dentro do possível, as funções de todo o pessoal

deve ser variável e flexível numa pequena empresa ao contrário do que acontece numa

média e grande empresa onde tais factos devem ser estabelecidos através de um

organigrama, de um manual de descrição de funções, de um manual de políticas e

procedimentos contabilísticos e de um manual das medidas de controlo interno.



2.7. Relação do Controle Interno com a Auditoria

O controlo interno por melhor que seja, deve ser fiscalizado periodicamente por um

auditor interno, com a finalidade de averiguar se realmente está sendo utilizado e se está

sendo bom para o funcionamento da empresa.

O auditor deverá efectuar o levantamento do sistema contabilístico e de controlo

interno, avaliar o grau de confiabilidade, e, baseado neste, estabelecer a extensão dos

procedimentos de auditoria e o momento de sua aplicação.

Para se certificar de que o sistema de controlo interno está realmente sendo

utilizado são aplicados testes, que consistem em observar a execução dos trabalhos pelos

funcionários e a inspecção de documentos e registos contabilísticos.

A avaliação do sistema de controlo interno servirá de base para o auditor

determinar o grau de confiança que nele possa depositar. Se o controle interno da empresa

for bom, o auditor poderá diminuir o volume de testes de auditoria, porém, se for fraco, a

tendência é aumentar os testes. Ao ser detectada deficiência no sistema de controlo, o

auditor poderá fazer recomendações mais importantes e realistas à administração para que

providenciem as medidas correctivas consideradas apropriadas.

Para realizar uma avaliação mais profunda o auditor deve considerar o plano

organizacional e a divisão de responsabilidades, os sistemas de autorizações,

procedimentos de registos e elaboração de relatórios, manuais internos, conversar com os

funcionários, inspecção física desde o início da operação (compra, venda, pagamentos etc)

até o registo na razão geral, e a eficiência com que as normas e procedimentos

estabelecidos estão sendo seguidos.



2.8. Limitação do Controlo Interno

O estabelecimento e a manutenção de um sistema de controlo interno é uma das

mais importantes responsabilidades da administração de qualquer empresa. No entanto

pode afirmar-se que o facto de existir um sistema implementado não significa que o

mesmo esteja operativo. E mesmo que esteja operativo podem não ser atingidos os

objectivos enunciados. Por outras palavras podemos dizer que o facto de existir a ser

actuante um bom sistema de controlo interno não significa que a empresa esteja

completamente imune a situações tão diversas como as de ocorrências de erros,

irregularidade, fraudes, etc.

De acordo com Carlos Baptista (2000 pag. 145) há diversos factores que limitam o

controlo interno, nomeadamente:

a) Falta de Interesse por parte do Órgão da Gestão na Manutenção de um Bom

Sistema de Controlo

Mais vezes de que se possa pensar, acontece ser a própria administração a não se

sentir motivado a implementar integralmente um bom sistema de controlo interno uma vez

que pretende que não seja atingido um dos objectivos do mesmo (a confiança e a

integridade da informação).

b) A Dimensão da Empresa

A implementação de um bom sistema de controlo interno é mais difícil numa

empresa com pouco pessoal do que uma empresa onde o número de trabalhadores seja

significativamente maior. Na realidade a segregação de funções será muito mais difícil de

atingir no primeiro caso do que no segundo. Não obstante existem alguns procedimentos



básicos que podem ser seguidos mesmo no caso de empresas com um número muito

reduzido de trabalhadores, como por exemplo a numeração sequencial tipográfica dos

documentos, pagamentos aprovados pelo gerente e apenas efectuados através dos bancos,

aposição de um carimbo de “pago” em todos os documentos que suportem um pagamento,

etc.

c) A Relação de Custo / Benefícios

A implementação de qualquer sistema de controlo interno implica necessariamente

que a empresa incorra em custos, os quais se avolumarão á medida que se pretende refinar

o sistema. Há então que ter em atenção se o custo para a implementação do sistema não

será superior ao benefício que se espera obter. Por outras palavras poderá ser preferível

correr o risco da não existência de determinadas medidas de controlo interno se verificar

que não se justificam as vantagens delas resultantes.

d) Existência de Erros Humanos, Conluio e Fraudes

Se as pessoas que trabalham numa empresa (e sobretudo aquelas que exercem

funções de maior responsabilidade não forem razoavelmente competentes e moralmente

integras, o sistema de controlo interno, por mais sofisticados que seja, será forçosamente

falível.

A competência das pessoas podem ser afectada não só pele negligencia, falta de cuidado e

distracção posta na execução das suas tarefas como também pela não compreensão das

instruções e pela prática de erros de apreciação e de julgamento.

A falta de integridade moral pode conduzir ao conluio (seja interno com colega da empresa

ou externo, com um fornecedor por exemplo) e consequentemente á pratica de actos

fraudulentos os quais são, geralmente, tanto mais difíceis de detectar quanto mais os



intervenientes se encontrarem em posições hierárquicas superiores. Contudo, estes

aspectos negativos são muito mais propícios de acontecerem numa empresa com um fraco

controlo interno de que numa situação inversa pode pois dizer-se que um bom sistema de

controlo interno actua como dissuasor á ocorrência de irregularidade e fraudes.

e) As Transacções pouco Usuais

Um sistema de controlo interno é geralmente implementado para prever transacções

correntes. Assim sendo, acontece muitas vezes que as transacções pouco usuais escapam a

qualquer tipo de controlo.

f) Utilização da Informática

A crescente utilização de meios informáticos, com eventuais possibilidades de

acesso directo a ficheiros, constitui importante factor a ter em consideração aquando da

implementação de um sistema de controlo interno.

2.9. Formas de Recolher e de Registar os Sistemas Contabilístico e de Controlo

Interno

Na realização de uma auditoria o objectivo principal é a emissão de um parecer

sobre as demonstrações financeiras. Para auditores externos não é indiferente que a

empresa tenha um bom ou mau sistema de controlo interno.

Na perspectiva da 5º norma de auditoria do AICPA, refere que tem de haver um

estudo apropriado do controlo interno existente, bem como a determinação do seu grau de

eficácia torna – se então necessário proceder ao levantamento do controlo interno, para tal

os auditores externos devem começar por analisar: os organigramas; o manual de descrição



de funções, os manuais de politicas e procedimentos contabilísticos e das medidas de

controlo interno; outras informações relacionadas com o controlos administrativos e

contabilísticos (ordens de serviços, comunicação internas).

O auditor externo deve ainda completar as informações recorrendo a entrevistas com

responsáveis das secções e quando necessário com os próprios executantes das tarefas,

observar a forma como as tarefas são executadas e como a documentação é tratada.

Segundo Carlos Baptista, uma auditoria é fundamental ficar com provas «audit

evidence» do trabalho realizado. Há quatro formas de registar um sistema de controlo

interno, as quais podem ser através de questionários padronizados, narrativas, fluxogramas

e de forma mista

a) Questionários Padronizados

É um conjunto mais ou menos extenso de procedimentos contabilísticos e de

medidas de controlo interno, que se estejam em efectividade numa empresa minimamente

organizada.

Existem questionários padronizados gerais de acordo com ramos de actividades das

empresas (industrias, comerciais, serviços, etc.). As áreas cobertas serão todas existentes

na empresa (meios monetários, compras, recepção e contas e letras a pagar, etc.). Cada

procedimento tem 3 hipóteses de respostas (sim, não, não aplicável). Esta forma de registo

é menos vantajosa por falta de visão global e rápida que proporciona. No entanto são muito

importantes pelas ideais de organização que conseguem transmitir.



b) Narrativas

São uma descrição detalhada dos procedimentos contabilísticos e das medidas de

controlo interno existentes em cada uma diversa área operacionais da empresa.

c) Fluxogramas

São uma forma de representação gráfica que se socorre de vários símbolos para

apresentar os diversos procedimentos contabilísticos e medidas de controlo interno.

Existem dois tipos de fluxogramas o horizontal e o vertical. O horizontal da maior ênfase

ás secções, enquanto que o vertical dá maior ênfase aos documentos. Esta técnica de

registo é preferível em relações ás anteriores, uma vez que pode, representar de forma

clara, simples e concisa qualquer esquema por mais complexo que seja, (o horizontal

apresenta com mais clareza e num espaço mais reduzido os procedimentos seguidos em

cada uma das áreas operacionais).

Tem como desvantagens o facto de não ser de fácil preparação e exigir o

conhecimento de técnicas muito específicas.

d) Forma Mista

A necessidade de registar um sistema em forma misto, resulta de facto de por vezes

é difícil representar uma operação através de fluxograma (pode ser confuso). A base do

registo é o fluxograma quando sucede que se torna necessário representar uma operação

complexa.



2.10. Avaliação de um Sistema de Controlo Interno através de Realizações de

Testes de Controlo

Quando o auditor, procede ao levantamento e ao registo do sistema pode de

imediato constatar se o mesmo for ou não adequado. No primeiro caso levantamento terá

forçosamente que testar o sistema para concluir que, sendo adequado, está efectivamente

em funcionamento. Para tal realiza os testes de conformidade. No segundo caso registo

devem – se efectuar testes de conformidade com menor profundidade e depois passar então

para os testes substantivos. Em seguida seleccionam – se as operações ou procedimentos a

ser O controlo interno, seu reflexo na tomada de decisões dentro das organizações, testados

tendo em atenção que as amostras seleccionadas devem representar a totalidade do

universo.

Quando se realiza um teste de conformidade e se detectam sistematicamente

desvios ao sistema que era suposto estar implementado então não há vantagem em

aprofundar esse teste uma vez que a probabilidade de tal continuar a acontecer é grande. O

auditor externo tem que se assegurar de que o sistema de controlo interno se mantém

operativo durante todo o exercício, uma vez que o seu parecer sobre as demonstrações

financeiras faz referência á posição financeira no final do ano e aos resultados das

operações do ano. Os testes de conformidade não deverão incidir sobre um mas sim sobre

vários períodos. Cada um dos testes de conformidade só deve ser escrito depois de se

efectuar o levantamento e o registo do sistema de controlo interno. Daqui se pode concluir

que não existem testes padronizados, embora existem alguns procedimentos básicos que

são de aplicação a qualquer empresa, e que devem ser complementados segundos a

situação específica de cada empresa.



CAPÍTULO II - ASPECTOS RELACIONADOS COM O CONTROLO

INTERNO

2.1. Inventários

2.2. Alguns Aspectos de Natureza Contabilística

Os inventários são frequentemente considerados como activos susceptíveis de

constituir problemas contabilísticos, administrativos e financeiros, não surpreendendo,

portanto, o objectivo das empresas de funcionar com o menor stock possível. No entanto,

os inventários representam frequentemente parcelas importantes do activo, o que,

associado à influência que podem ter na determinação dos resultados, exige um adequado

sistema de controlo interno, ao qual devem estar associados os seguintes procedimentos

genéricos:

Sempre que possível deve existir uma adequada segregação de funções,

assegurando que as operações de autorização, contabilização, controlam e

salvaguarda dos activos recaiam sobre diferentes pessoas,

Todos os documentos inerentes à movimentação e controlo dos inventários devem

ser pré-numerados tipograficamente ou através de sistema informático,

Devem estar claramente definidas as regras de armazenagem, de higiene e de

segurança,

Deve existir um manual de procedimentos e de políticas contabilísticas que

regulamente os diversos aspectos inerentes à área dos inventários,



Os Inventários, que compõem a classe 3 do Sistema de Normalização Contabilística

e de Relato Financeiro (SNCRF) englobam as contas do 3º grau em que se apresenta da

seguinte Forma:

A Conta 31 Activos Biológicos – Esta conta tem características únicas devido a

especificidade dos activos nelas incluídos tanto os activos biológicos (animais e plantas

vivos) consumíveis, que são os que estejam para ser colhidos como produto agricula ou

vendidos como activos biológicos, como os activos biológicos de produção que são os

restantes activos biológicos no âmbito da actividade agrícola.

A Conta 32 Mercadorias – Esta respeita aos bens adquiridos pela empresa com

destino a venda, desde que não seja objecto de trabalho posterior de natureza industrial.

A Conta 33 Produtos Acabados e Intermédios – Inclui os principais bens

provenientes da actividade produtiva da empresa, assim como os que embora normalmente

reentrem no fabrico, passam ser objecto da venda.

A Conta 34 Subprodutos, Desperdícios, Resíduos e Refugos – Respeita aos bens de

natureza secundaria provenientes da actividade produtiva e obtidos simultaneamente com

os principais.

A Conta 35 Produtos e Trabalhos em Curso em Curso – Respeita os bens em que se

encontram em fabricação ou produção, não estando em condições de serem armazenados

ou vendidos.

A Conta 36 Matérias-Primas, Subsidiarias e de Consumo – Inclui os bens que se

destinam a ser incorporados materialmente nos produtos finais.



A Conta 37 Outros Produtos de Consumo – Esta conta inclui os inventários de

produtos de consumo diverso para outras actividades da empresa que não a produção,

como sejam entre outros, os inventários de combustíveis, material de reposição, material

de escritório. (Rui Almeida, 2009, pag. 172).

2.3. Medidas de Controlo Interno

2.3.1. A Entrada nos Armazéns dos Inventários Provenientes da Compra

Nos casos em que a recepção está directamente ligada ao próprio armazém, basta a

guia de recepção. Caso contrário deve-se emitir uma guia de entrada em armazém, com os

seguintes exemplares, depois de terem sido conferidos os itens recebidos da recepção:

Original, para a secção de controlo de stocks, registar a respectiva entrada no que

concerne a quantidades,

Duplicado, para a contabilidade,

Triplicado, para a secção de compras,

Quadriplicado, para o arquivo do próprio armazém.

2.4. Armazenagem, Movimentação e Saída dos Inventários

Após a conferência dos inventários (quantitativa e qualitativamente) e codificação,

estas devem ser arrumadas em locais ordenados, referenciados e protegidos.

As saídas de inventários dos armazéns deverão ser acompanhadas de documentos internos

tais como, requisições da produção ao armazém de matérias-primas ou ordens de

expedição emitidas pela secção de facturação ao armazém de mercadorias ou ao armazém

de produtos acabados. Com base em tais documentos o armazém emitirá uma guia de saída

de armazém com os seguintes exemplares:



Original, para a secção de controlo de stocks, registar a respectiva saída no que

concerne a quantidades,

Duplicado, para a contabilidade (financeira e/ou de custos),

Triplicado, para a secção requisitante,

Quadriplicado, para o arquivo do próprio armazém.

Em empresas industriais a movimentação de existências entre as fases de produção

é efectuada com base em guias de transferência, relatórios ou folhas de produção.

2.5. O Controlo Físico dos Inventários

O controlo físico dos inventários faz-se através da sua inventariação ou contagem,

aspecto muito importante no que concerne ao controlo interno.

Quando a empresa segue o sistema de inventário periódico ou intermitente (o que

demonstra um controlo interno fraco) a contagem física terá obrigatoriamente que ser feita

no final do ano, seja no último dia do ano, seja no primeiro dia do ano seguinte.

O sistema de inventário periódico ou intermitente impossibilita o conhecimento dos

resultados da actividade ao longo do ano, a não ser que se efectue uma contagem total dos

inventários quando tal for pretendido.

Por outro lado, uma empresa que tenha implementado o sistema de inventário

permanente não necessitará de efectuar a contagem física dos seus inventários no final do

ano uma vez que tal sistema lhe permite conhecer, em qualquer momento, as quantidades

em armazém. Para tal poderá estabelecer um programa de contagens cíclicas ao longo do

ano privilegiando até os itens mais valiosos para que sejam contados mais do que uma vez

em cada ano, e os menos valiosos, poucas vezes ao ano.



As contagens cíclicas têm, entre outras, as seguintes vantagens:

Não necessidade de efectuar uma contagem total com referência à data de

fim de ano,

Não necessidade de parar a produção ou a actividade (o que normalmente

acontece nos casos de contagens anuais),

Repartição de um trabalho, muitas vezes moroso e delicado, ao longo dos

vários meses do ano.

2.6. Instruções Escritas para a Realização das Contagens Físicas dos

Inventários

Para a inventariação física anual dos inventários, deve emitir-se instruções escritas

sobre a forma da sua realização.

No caso das contagens físicas se realizarem ciclicamente ao longo do ano, as

instruções poderão ser elaboradas aquando da realização da primeira contagem do ano e

nas seguintes apenas se deverá emitir um pequeno documento com as alterações

pertinentes (artigos a contar, armazéns, datas, etc.).

Os aspectos mais importantes que devem constar nas instruções, são os seguintes:

Datas e Locais da Contagem

Existências a serem Inventariadas

Procedimentos Pré-inventário



Limpeza dos armazéns; arrumação dos inventários, separação dos itens obsoletos,

com pouco movimento, ainda não recepcionados, à consignação, pertencentes a clientes,

etc.

Constituição das Equipas de Contagem

Cada equipa de contagem deve no mínimo ser constituída por dois trabalhadores: o

“escriturário”, que deve ser um trabalhador do próprio armazém e que esteja familiarizado

com as respectivas existências, o“escrivão”, que deve ser um trabalhador da secção de

contabilidade. Deverão existir também conferentes, pertencentes à secção de

Contabilidade. Se existirem auditores internos, devem realizar os seus próprios testes.

Forma de Realização do Inventário

Sequência, forma de assinalar os itens.

Anotação das Contagens

Em documentos numerados tipograficamente e de forma sequencial (listas, talões

ou fichas).

Procedimentos Relativos ao “Corte” de Operações

Existem acontecimentos que podem falsear o inventário e distorcer os resultados e a

posição financeira da empresa, sobretudo quando não está implementado o sistema de

inventário permanente:

a) Artigos recebidos dos fornecedores antes da data do inventário, incluídos no

mesmo mas apenas contabilizados após aquela data,



b) Artigos contabilizados à data do inventário mas ainda em trânsito e portanto não

incluídos no inventário,

c) Transferências entre secções ou fases da produção,

d) Vendas contabilizadas antes da data do inventário mas cujos artigos apenas

foram expedidos após aquela data e portanto incluídos no inventário,

Artigos expedidos antes da data do inventário e portanto não incluídos no mesmo e

que só foram facturados após aquela data.

Para acautelar os inconvenientes resultantes deste tipo de situações, todas as guias de

entrada e de saída de artigos devem ser marcadas (com um carimbo) com as indicações

“processado antes do inventário” e “processado depois do inventário”durante um período

(3 ou 4 dias) anterior e posterior à data do inventário.

Procedimentos Pós-inventário

Comparação das quantidades contadas com os respectivos registos de quantidades

e do inventário permanente, caso existam; e análise, clarificação e rectificação de eventuais

discrepâncias.

Reunião Preparatória

Deve haver distribuição das instruções escritas (sobretudo se for anual) à todas

pessoas envolvidas com antecedência de 15 dias. Reunião, a quatro ou cinco dias antes,

envolvendo todos que irão participar (contadores, escrivões, encarregados, conferentes) e

representante dos auditores externos.



2.7. O Controlo Contabilístico dos Inventários

Faz-se fundamentalmente através do inventário e manutenção do sistema de

inventário permanente, o qual permite, em qualquer momento, dar a conhecer as

quantidades em stock, o custo desse mesmo stock e o custo das existências vendidas ou

consumidas.

A par de um adequado sistema de inventário permanente, a empresa deve dispor de

informação apropriada e tempestiva sobre a rotação das diversas categorias de inventários

e, bem assim, das eventuais situações de obsolescência. Estas informações são

fundamentais à avaliação da probabilidade de realização dos inventários e,

consequentemente, da necessidade de eventuais provisões a constituir.

Nas empresas industriais exige-se a organização de um sistema de contabilidade de

custos, que permita a determinação do respectivo custo de produção e a valorização da

produção acabada e em curso no final de cada exercício.



CAPÍTULO III - Metodologia

A metodologia trata da maneira como será sistematizado e organizado o estudo,

com a finalidade de orientar através de métodos e procedimentos a obtenção dos meios

necessários à interpretação do contexto científico.

Segundo Thiol lent (1985, p. 25) tem-se a seguinte definição:

Metodologia é entendida como a disciplina que se relaciona com a epistemologia ou a

filosofia da ciência. Seu objectivo consiste em analisar as características dos vários

métodos disponíveis, avaliar suas capacidades, potencialidades, limitações ou distorções e

criticar os pressupostos ou as implicações de sua utilização.

Nesta perspectiva, verifica-se que a metodologia compõe-se de um conjunto de

conhecimentos intrínsecos, que visa conduzir o processo de pesquisa e fornecer as

ferramentas apropriadas para a obtenção das informações necessárias ao alcance dos

objectivos estabelecidos.

3.1. Método de Investigação

Para a realização deste trabalho, para além da revisão de literatura sobre o tema, vai

ser utilizado a metodologia explicativa onde será realizado um estudo de caso sobre o

controlo interno na área dos Inventários na Firma Bento S.A.

Embora exista uma ampla bibliografia, que cobre todos os aspectos da vida social

influenciada pela auditoria, a verdade é que a mesma não tem abrangido o tema de controlo

interno e em particular na área das existências, pelo que houve necessidade de fazer um

esforço enorme na pesquisa dos mesmos.



Este estudo foi proporcionado pelo facto de ter a oportunidade de se estagiar na

Firma Bento S.A, mais concretamente nas áreas de Gestão Comercial, Gestão Financeira e

Gestão de Recursos Humanos, o que permitiu ter uma visão mais ampla e concisa, da

importância do sistema do controlo interno para o sucesso e a vida de uma empresa.

3.2. População

Designa-se por população (ou universo) o conjunto de dados que expressam a

característica em causa para todos os objectos sobre os quais a análise incide. (Guimarães e

Cabral 2007, pag 2).

A população alvo desta pesquisa compreende a Firma Bento, SA, situada na ilha de

São Vicente.

3.3. Amostra

Amostra corresponde a um conjunto de dados que pertencem a população. (Guimarães

e Cabral 2007, pag 2).

A amostra seleccionada foi o departamento financeiro da empresa, onde optamos por

entrevistar a Directora Financeira, sendo esta a detentora dos conhecimentos relacionados

com os dados que pretendemos recolher para realização do estudo.



3.4. Recolha de dados de Investigação

Para a presente pesquisa, foi necessária uma revisão da literatura permitindo determinar

os conceitos ou a teoria que serviram de quadro de referência. Bem como a análise

documental e a observação, finalizamos o nosso estudo com recurso a um estudo de caso

realizado na Empresa Bento, SA, onde foi utilizada uma entrevista directiva com a

directora financeira.

O estudo de caso foi realizado através de visita à empresa mais precisamente ao seu

departamento financeiro.

3.5. Recolha dos Dados

Os dados utilizados para o presente trabalho, foram recolhidos na empresa. A nível de

estudo qualitativo para finanlizarmos o nosso estudo optou por guiões de entrevista com a

directora financeira da empresa.

3.6. Análise de Dados

Para análise descritiva dos dados optámos pela apresentação dos resultados da

pesquisa, com descrição do caso analisado. Para análise dos dados foram construídas

tabelas e gráficos visando a caracterização da amostra.



CAPÍTULO IV- CARACTERIZAÇÃO DA FIRMA BENTO S.A

4.1. Descrição da Entidade Acolhedora

4.1.1. Descrição da Actividade

A Firma Bento Comércio Construtores Imobiliária e Investimentos – S.A, é uma

empresa privada, com a sua sede na cidade do Mindelo, São Vicente – Cabo Verde, tem como

objecto o comércio geral de importação e exportação de produtos alimentares, bebidas,

produtos alimentares, bebidas, produtos de higiene, limpeza, materiais de construção civil e

artigos diversos a actividade de construção civil e realização de obras a ela respeitante,

compra, venda e intermediação de imobiliários; importação, comercialização e representação

de equipamentos e produtos de energias renováveis.

A comercialização consiste em venda à grosso e à retalho principalmente de géneros

alimentícios.

A actividade está agregada em cinco postos de venda, entre os quais, quatro se

destinam à venda à grosso e um à venda à retalho.

4.1.2. História

A actividade comercial ligada ao nome de BENTO ANTÓNIO LIMA data de 1955,

altura em que o falecido sócio, com o mesmo nome, se iniciou nessas lides através de um

botequim situado no centro da cidade do Mindelo. Foi o embrião para o surgimento, mais

tarde, da “Mercearia Lima”. Com a evolução do negócio, o referido fundador se inscreveu



como importador e, desde então, o nome “BENTO A. LIMA” constitui uma referência no

mercado Cabo-Verdiano.

Se tivermos, entretanto, que determinar um ponto de viragem na actividade da actual

Firma será, sem dúvida, o ano de 1984, data da constituição da sociedade “Bento António

Lima & Filhos, Lda.” com a consequente nomeação de nova gerência. Tem sido notório,

desde então, o crescimento da mesma, a título de exemplo, nos cerca de vinte anos que se

seguiram a Firma BENTO A. LIMA, Lda. conseguiu multiplicar por trinta o volume de

vendas com o crescimento médio anual na ordem dos 27%. Os dados disponíveis em relação

ao ano em curso apontam para um volume de vendas à volta de um milhão e meio de contos

Cabo-Verdianos.

A aposta tem sido conseguir aumentos significativos de ano para ano através de uma

estratégia de Marketing baseada na relação qualidade/preço.

Actualmente, com um capital social de 135 mil contos, a actividade da Firma cobre a

totalidade da ilha de S. Vicente através de seis postos de venda, a grosso e a retalho,

estrategicamente localizados nas zonas mais populosas da ilha.

A frente da Firma encontra-se uma equipa bastante jovem que coordena cerca de cento

e vinte trabalhadores também eles jovens. O objectivo dessa equipa é servir cada vez mais e

melhor o público e conquistar, a cada dia que passa, uma maior fatia do mercado. Dos planos

para o futuro constam a consolidação da Firma BENTO A. LIMA, Lda. no mercado São

vicentino e o alargamento da sua actividade a outras ilhas do arquipélago.



4.1.3 Dimensão da Empresa

Não obstante em Cabo Verde não dispor de uma definição legal do que se pode

considerar uma grande, pequena ou média empresa, A Bento - S.A., pode ser considerada

uma empresa de média dimensão, constituída por um capital social de 5.000.000 (Cinco

milhões de escudos), atingindo um volume de vendas anual de mais de um bilhão de escudos

e com um quadro pessoal de cerca de cento e dez trabalhadores.

4.2. Missão

Prestar bons Serviços, com qualidade, rigor, transparência, priorizando sempre os

clientes, fazendo jus ao seu slogan “Para lhe servir melhor” e administrar o negócio com

integridade, obedecendo as leis do mercado e do meio ambiente.

4.3. Visão

Conquistar a liderança do mercado, fazendo face ao seu principal corrente, líder do

mercado no Sector onde BAL actua, Copa S.A.

Alargar as suas actividades para as outras ilhas do Arquipélago,

Ramificar para outras actividades, objectivando a garantia de um durável crescimento,

4.4. Objectivos Estratégicos

Manter a performance financeira da empresa nunca abaixo dos níveis de distribuição de

resultados nos últimos três anos,



Aumentar os níveis de satisfação e de motivação dos recursos humanos,

Garantir emprego e a realização pessoal dos seus trabalhadores, através da satisfação

das suas necessidades profissionais, económicas e sociais, como entidade patronal.

Reforçar o nível de qualidade dos seus serviços no contexto nacional.

4.5. Estratégias

Potencializar o relacionamento com os principais parceiros estratégicos da empresa

visando um aprofundamento das relações, resultando em melhoria da qualidade dos seus

serviços e na conquista de novos clientes.

Participar activamente com as entidades competentes e com grupos defensores da classe

para melhor fiscalização e normalização da legislação para o sector,

Concentrar esforços no reforço do posicionamento e imagem da empresa como exemplo

de cumpridor das suas obrigações,

Implementar um sistema de informação de gestão que permite o tratamento automático

e em tempo oportuno das informações necessárias e indispensáveis a uma boa condução

do negócio,

Focalizar a atenção no sentido de minimizar os custos fixos com actividades que

permitem maximizar a utilização dos activos fixos da empresa.

4.6. Valores

Incidência nos clientes e demais utentes,

Trabalho em equipe,

Cidadania responsável,



Integridade e ética.

4.7. Análise dos stackholders

Ao longo do desenrolar da actividade da empresa, esta tem apoiada em importantes

parceiros sem os quais, o sucesso da empresa não estaria tão manifesto.

Nisto, pode-se considerar que os grupos de interesses mais importantes para a

Empresa são:

Clientes

A Empresa tem adoptado uma política de gestão para os Clientes, primando para

manutenção das boas relações com os consumidores actuais e potenciais dos seus bens e

serviços, já que são o ponto fulcral para o sucesso de qualquer negócio.

Os Clientes têm apresentado geralmente características distintas, consoante os seus

objectivos, necessidades e padrões de consumo.

Fornecedores

A relação com os fornecedores tem sido de grande relevância para o sucesso da

empresa, sendo estes os principais financiadores da sua actividade operacional, com os

prazos médios de pagamento que lhe são praticados.

Comunidade

A Empresa tem tido uma postura praticamente ímpar no seio do empresariado cabo-

verdiano, efectuando doações mensais a instituições e a particulares carenciadas.

Ainda, consciente que a comunidade é um parceiro importante para o seu negócio, a empresa

tem tido um papel activo junto da comunidade, apoiando-a em actividades sócio culturais.



Instituições Financeiras

Não menos importante é a participação das instituições financeiras na vida da

empresa. A Empresa atingiu um patamar que praticamente é “assediada”, pela banca cabo-

verdiana e isso faz com que consiga bons resultados nas negociações.

4.8. Organização Interna da Firma Bento, S.A

A estrutura orgânica da empresa é caracterizada por uma estrutura hierarquizada e

subdividida em três grandes grupos: Departamento Comercial, Departamento Financeiro e

Controlo de Existências, e o Departamentos Administrativo e de Recursos Humanos, e

ainda cinco postos de vendas, sendo quatro a grosso e um a retalho, estando as diferentes

áreas dependentes hierarquicamente e funcionalmente pela Assembleia dos Sócios e do

Gerente. Tipicamente, a Firma Bento, S.A é uma empresa comercial, significando que

departamentos sejam departamentos separados, cada um dos quais lidando com todos os

produtos da empresa. A comunicação, tanto formal como informal, é uma condição

essencial para o funcionamento eficaz da Firma, principalmente por possuir um número

considerável de colaboradores. O fluxo de informação e interacção, que sustenta a

comunicação na empresa estabelece-se de forma vertical e horizontalmente.

Horizontalmente estabelece-se a comunicação entre as diferentes secções/departamentos

permitindo a concretização das actividades tendo em conta os objectivos definidos.



4.9. Organograma de Bento S. A.

76 Colab. Diversos

8 Colab. Ambulantes

4 Colab. Guardas

88 Total 7 Colaboradores 11 Colaboradores

4 Colaboradores

73 Colaboradores

S. VICENTE NÚCLEO

TESOURARIA

71 Colaboradores

GROSSO NÚCLEO

CONTABILIDADE

45 Colaboradores

CIDADE

10 Colaboradores

AVENIDA

HOLANDA

8 Colaboradores 2 Colaboradores

RIBEIRINHA

9 Colaboradores

CAMPINHO

18 Colaboradores

RETALHO

OUTRAS MINI-MERCADO

ILHAS 26 Colaboradores

0 (zero) Colaboradores

0 (zero) Colaboradores

NÚCLEO DE

OBRAS

2 Colaboradores

NÚCLEO DE

NÚCLEO DE PATRIMÓNIO

COMPRAS

NÚCLEO DE APRO-

VISIONAMENTO

1 Colaborador

1 Colaborador

Chefe : Sra M arlene Pires

Adjunto : …………

Adjunto : Sra Sheila A lmeida

SECÇÃO DE

INFORMÁTICA

Chefe : Srª M arlene

REPRESENTAÇÃO GRÁFICA DE ESTRUTURA ORGÂNICA

ASSISTENTE DIRECÇÃO ASSESSORES

Juridico: Dr. João Gomes e Dr. Á lvaro Cruz

ASSEMBLEIA DE

SÓCIOS

GERENTESr. : José A. Lima

Chefe : Sra. M arléne Pires

Sr……………

Chefe : Carlos Lima

Sr……………

MARKETING E PUBLICIDADE

SECÇÃO DE

Chefe : Sr. José Silva

Adjunto : Carlos Lima

Sr……………

Sr……………

Chefe : Sr. João Fonseca

Chefe : Sr. José A. Lima

Adjunto : Sra. Eunisia Fernandes

9 Colaboradores

Adjunto :

SECÇÃO DE

ADMINISTRAÇÃO

Chefe : Sra M arlene Pires

SECÇÃO FINANCEIRA

SECÇÃO DE RECURSOS

HUMANOS

2 Colaboradores

Adjunto : Sra Rita Fortes

SECÇÃO DE

VENDAS

COMPRAS

EMPREENDIMENTOS

SECÇÃO DE

Chefe : M aria Orlanda

Adjunto :

Chefe : Sr.

CONTROLO EXISTÊNCIA

SECÇÃO DE

Rec. Hum. :

Contabilid. : A Razão, Lda.

SECÇÃO DE

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

E DE RECURSOS HUMANOS

DEPARTAMENTO

COMERCIAL

DEPARTAMENTO FINANCEIRO

E DE CONTROLO EXISTÊNCIA



Do ponto de vista interno, é da responsabilidade do Gerente, acompanhado com os

Sócios a definição dos planos estratégicos, a criação das condições para a concretização

dos mesmos para um período determinado. As directivas, orientações emanadas da

administração e dirigidas as diferentes áreas da organização devem ser objecto de

acompanhamento e controlo, de acordo com os procedimentos e indicadores de gestão

estabelecidos para o respectivo efeito.

O gerente apoia e colabora com os departamentos/secções na concepção e

implementação das políticas financeira, administrativas, recursos humanos, e comercial.

Cabe aos chefes das secções/departamentos, conforme a área que estiver sob a sua

responsabilidade, supervisionar e dirigir as actividades do seu departamento e trabalhar,

regularmente com os seus colaboradores, representar a empresa junto das instituições afins

por iniciativa própria para resolução de questões inseridas dentro da sua competência ou

por delegação do director sempre que este o determinar, desenvolver esforços no sentido

de encontrar soluções possíveis para os problemas que afecta o funcionamento do seu

departamento e que visam a correcção de erros ou desvios, auscultar com interesse, as

preocupações dos trabalhadores sob a sua responsabilidade, orientar e coordenar os

trabalhos para a elaboração dos instrumentos de gestão previsional, programas e relatórios

de actividade.



4.10. Departamento Comercial (DC)

É constituído pela Secção de Marketing e Publicidade, Secção de Vendas e Secção

de Compras.

Ao Departamento Comercial compete:

Planear, dirigir e coordenar as actividades de comércio geral, abrangendo o

comércio a grosso e a retalho, sob a orientação do Gerente ou Director

Geral,

Analisar as condições de mercado relativamente a oferta e procura de

mercadorias,

Participar na definição da política da firma em materiais de compra, venda,

publicidade,

Organizar e dirigir a actividade do pessoal encarregue da venda de

mercadorias a grossistas e a retalhistas e outros consumidores,

Contactar representantes comerciais, Visitar exposições e realizar compras

por conta da Firma,

Negociar com os principais fornecedores e informar a gerência e os

fornecedores sobre as tendências do mercado,

Definir os espaços territoriais de vendas das mercadorias, distribuir lhes

pelos postos de venda e lojas e coordenar os respectivos trabalhos,



Estudar e analisar as tendências de mercado para determinar as necessidades

dos consumidores, o volume de vendas possível, os preços e a concorrência

e conceber campanhas de vendas de acordo com os objectivos da Firma,

Analisar os montantes das vendas de cada posto e define programas de

promoção de vendas,

Executar outras tarefas não incluídas na presente descrição mas que a

hierarquia superior entende que devem ser feitas, sem prejuízo do

estabelecido na lei de trabalho e nos termos do contrato.

4.11. Departamento Financeiro e de Controlo de Existência (DFCE)

O Departamento Financeiro é coadjuvado nas suas funções pelas Secções de

Tesouraria e Contabilidade, Empreendimentos e de Controlo de Existência.

Ao Departamento Financeiro e de Controlo de Existência compete:

Coordenar e controlar a implementação da política financeira na Empresa cabendo-lhe

designadamente:

Planear, dirigir e coordenar a actividade dos serviços contabilísticos e financeiros

da firma sob a orientação do gerente e participar na definição da sua política

financeira,

Colaborar na definição dos objectivos gerais da Firma,

Determinar as prioridades de investimento em colaboração com os demais chefes

de departamentos e com base em estimativas de custos e de rentabilidade, que

submete a apreciação superior,



Elaborar o plano de investimentos,

Definir os meios de financiamento necessários, designadamente, tipo de

financiamento e organismos financiadores e conduz as negociações junto desses

organismos,

Definir as condições gerais de aplicação da política financeira e controlar a

respectiva execução, dar pareceres relativos a área financeira,

Coordenar a actividade contabilística e financeira,

Informar periodicamente a gerência através da apresentação de elementos de

apreciação da gestão da empresa e de relatórios,

Exercer funções de natureza executiva, verificando documentos e valores,

executando operações de caixa, registando o movimento de tesouraria e assumindo

a responsabilidade pelos valores em cofre para o que procede a conferências,

levantamentos/recebimentos/pagamentos, depósitos e registo,

Verificar as existências e providenciar para ter em cofre as importâncias

necessárias, fazer as cobranças pela apresentação da factura do cliente,

Superintender o pagamento dos vencimentos de acordo com as folhas efectuada

pelos recursos humanos,

Executar outras tarefas não incluídas na presente descrição mas que a hierarquia

superior entende que devem ser feitas, sem prejuízo do estabelecido na lei de

trabalho e nos termos do contrato.



4.12. Departamento de Administração e de Recursos Humanos (DARH)

O Departamento de Administração e de Recursos Humanos subdivide-se em duas

secções, a de Administração e a de recursos humanos.

Ao Departamento de Administração e de Recursos Humanos, compete:

Elaborar estudos, conceber projectos e acompanhar a implementação dos

mesmos, nomeadamente nas áreas seguintes:

Ambiente Organizacional,

Qualificação e Motivação dos Trabalhadores,

Cultura da Empresa,

Acção Directiva e Estilos de Liderança,

Sistemas de Informação e de Decisão,

Sistema de Administração de Recursos Humanos,

Saúde e Segurança no Trabalho,

Análise e Descrição de Cargos,

Formação,

Recrutamento e Selecção.

Para a concretização destes, são da responsabilidade e esfera de intervenção desta área as

seguintes actividades:

Planear, dirigir e coordenar as actividades dos recursos humanos e administrativos

da firma, sob a orientação do gerente e participar na definição das respectivas

políticas,



Efectuar estudos, propor e dar pareceres sobre a política de recursos humanos,

Definir e desenvolver um sistema de indicadores de gestão de recursos humanos,

Coordenar, no âmbito da gestão previsional, as operações de carácter técnico

respeitantes a selecção, mobilidade e desenvolvimento dos recursos humanos,

Organizar e coordenar o funcionamento de um sistema de análise e qualificação de

funções, bem como, as actividades relativas a avaliação do desempenho,

Assegurar o diagnóstico das necessidades de formação e elaborar planos de

formação,

Colaborar na adequação das estruturas e elaborar e propor acções específicas de

bem-estar social,

Elaborar e coordenar a sua implementação e gestão técnico – económica,

Assegurar as tarefas correntes da administração de pessoal e de registo e arquivo,

Determinar as necessidades da Firma, designadamente no que se refere aos

circuitos de informação e comunicação e aos serviços de apoio administrativo e

proceder a respectiva implementação,

Consultar a gerência e os demais chefes de departamento no âmbito das actividades

administrativas,

Organizar os serviços gerais, com base em estudos de organização e métodos que

visam uma melhor gestão dos recursos existentes,

Assegurar o cumprimento de obrigações legais da empresa na área administrativa,



Executar outras tarefas não incluídas na presente descrição mas que a hierarquia

superior entende que deve ser feita, sem prejuízo do estabelecido na lei de trabalho

e nos termos do contrato.

4.13. Analise Financeira da Firma Bento S.A

Segundo Maria Duarte (2007) a análise financeira tem como objecto o tratamento dos

dados de contabilidade e económicos, referentes á empresa em sector. A técnica de recolha de

dados é fundamental para a análise financeira. É um elemento preponderante para a gestão na

tomada de qualquer decisão de ordem financeiro ou económico.

Volume de Negócios

Ano

Ano Ano

Rubricas 2008 % 2009 2010 %

Vendas 1.467.165.787,00 -5,85 1.381.397.318,00 1.370.142.708,00 -0,81

CMVMC 1.355.239.134,00 -5,92 1.274.972.637,00 -1.251.860.132,00 -198,19

Margem Bruta 111.926.653,00 -4,92 106.424.681,00 118.282.576,00 11,14

Resultado

Líquido 6.738.844,00 173,97 18.462.743,00 17.722.728,00 -4,01

O volume de negócios praticamente manteve-se ao nível do ano anterior, com uma

ligeira redução de 0,81%. Comportamento idêntico teve o custo das vendas que sofreu uma

redução muito inexpressiva. A margem bruta aumentou fixando-se nos 11,14%, das

vendas. Os resultados líquidos apurados são positivos, mas houve uma diminuição 4,01%

em 2010 em relação ao ano anterior.



4.14. Analise dos Rácios da Firma Bento, SA.

De acordo com Maria Duarte (2007), a situação financeira de uma empresa baseia

se na determinação da sua capacidade para satisfazer os seus compromissos monetários. É

importante analisar se os meios financeiros utilizados pela empresa são os adequados para

manter o seu desenvolvimento de uma forma estável e permitem honrar os seus

compromissos a medida que se vão vencendo.

Para o cálculo dos rácios apresentados utilizam as seguintes fórmulas:

Rácios Formulas

Fundo de Maneio Capital permanente - Activo Fixo

Prazo Médio de Recebimento (dias) Clientes/Vendas Líquidas*365

Prazo Médio de Pagamento (dias) Fornecedores/Compras*365

Liquidez Geral Activo Circulante/Passivo circulante

Autonomia Financeira Capitais Próprios/Activo

Solvabilidade Capitais Próprios/Capitais Alheios

Rendibilidade Capitais Próprios ( RCP ) Resultado líquido/ Capital próprio

Rendibilidade das Vendas Resultado Liquido/Vendas

Quadro 1- Formulas dos Indicadores Económicos - Financeiros



Análise Económica e Financeira da Firma Bento, SA.

Indicadores –Económicos

Descrição 2008 2009 2010

Rácios de Equilíbrio

Fundo de Maneio 86.113.857,00 114.541.036,00 -101.099.444,00

Prazo Médio de Recebimento (dias) 16,31 18,89 4,44

Prazo Médio de Pagamento (dias) 379 607,2 421,7

Rácios de Estrutura

Liquidez Geral 1,23 1,34 0,69

Autonomia Financeira 0,43 0,54 0,05

Solvabilidade 0,74 1,19 0,05

Rácios de Rentabilidade

Rendibilidade Capitais Próprios ( RCP ) 2,84% 7,09% 72,67%

Rendibilidade das Vendas 0,46 1,34 1,29

Quadro 2 – : Analise Económica e Financeira da Firma Bento S.A.

Rácios de Equilíbrio

Os rácios de equilíbrio ajudam a explicar os impactos financeiros da gestão ao nível

do ciclo de exploração, ou seja serve para analisar a eficiência das decisões na gestão dos

recursos aplicados, explicitando a forma como a empresa está a utilizar os recursos de que

dispõe. Os rácios de equilíbrio apuram-se em termos de rotação ou em dias de

funcionamento. São os rácios dos prazos médios de recebimento e pagamento, da duração

média das existências em armazém, fundo de maneio rotação de stock etc.



Gráfico 1 – Fundo Maneio

Fonte: Dados fornecidos pela empresa em estudo

No que tange ao ano 2010, FM < 0, é uma situação pouco estável para a empresa,

pois a tesouraria líquida negativa10

e fundo maneio negativo implicam dependência de

operações financeiras de tesouraria e má estruturação de capitais permanentes. Tanto os

recursos permanentes como os recursos gerados pelo ciclo de exploração são

manifestamente insuficientes para as necessidades da empresa, ou seja, os capitais não

estão a cobrir totalmente o activo. Um fundo de maneio negativo implique,

necessariamente, que a empresa encontre em desequilíbrio, e mesmo com tesouraria

líquida negativa a empresa pode estar em condições de equilíbrio. Tudo depende das

massas patrimoniais a longo do tempo.

10 Ver Anexo – Balanço Funcional

86.113.857,00

114.541.036,00

-101.099.444

2008 2009 2010



Gráfico 2 – Prazo médio recebimentos


Quanto ao prazo médio de recebimento houve um ligeiro aumento de 16,31 dias no

ano 2008 para 18,89 dias no ano 2009, o que indica uma manutenção na realização do

crédito, mas isso advém da política a Firma Bento, S.A que é de receber a pronto, havendo

raras situações de crédito concedidos nos períodos que antecedem imediatamente o

encerramento da empresa por motivos de férias colectivas. Neste sentido com o objectivo

de reforçar o stock de alguns clientes e evitar que haja rupturas de stock no mercado

concedem créditos á alguns clientes. Já no ano 2010 verifica-se que o prazo médio de

recebimentos diminuiu fixando-se em 4,44 dias.

20082009

2010

16,31 18,89

4



Gráfico 3 – Prazo Médio de Pagamentos


Houve uma diminuição do prazo médio de pagamento, em relação ao ano 2010,

isso porque diminuiu o volume de compras e das dívidas dos fornecedores, mas já em 2008

houve um ligeiro aumento em relação ao ano 2010 motivado essencialmente, pelo aumento

das dívidas a fornecedores estrangeiros de mercadorias, devido ao aumento das existências,

o que indica que houve um atraso no pagamento das dívidas dos fornecedores. De salientar

que isso traduz num financiamento adicional para a empresa.

Rácios de Estrutura

Segundo Maria Duarte (2007), os índices de rácio de estrutura e capital mostram as

grandes linhas de decisões financeiras, em termos de obtenção e aplicação de recursos. O

índice de participação de capitais de terceiros relaciona-se portanto as duas grandes fontes

de recursos da empresa, ou seja os capitais próprios e capitais de terceiros.

2008 2009 2010

379

607,2

421,7



Gráfico 4 – Grau de Liquidez Geral


Liquidez geral - O referido índice é utilizado para verificar a saúde financeira a

curto e a longo prazo da empresa, através da comparação do Activo circulante (caixa e

depósitos bancários, dividas de clientes, existências, e outras dividas de terceiros) com o

Passivo Circulante (Fornecedores, Estado, outros credores de exploração, adiantamentos a

clientes, diferimento).

Quanto ao grau de liquidez geral houve um aumento de 2008 para 2009, o aumento

deste indicador pode resultar de um grande peso das existências (uma das componentes do

activo circulante). Já no ano 2010 houve uma perda de liquidez, isto é, sistematicamente

um grande investimento em stocks pode ter constituindo um factor de diminuição de

recursos financeiros e, por conseguinte, de menor liquidez.

1,231,34

0,69

2008 2009 2010



Gráfico 5-Autonomia Financeira


O Rácio de autonomia financeira é um rácio financeiro que mede a solvabilidade da

empresa através da determinação da proporção dos activos que são financiados com capital

próprio. Quanto mais elevado este rácio, maior a estabilidade financeira da empresa. Este

rácio permitiu-nos apreciar em que percentagem é que o activo da firma se encontra a ser

financiado por capitais próprios.

Relativamente a autonomia financeira em 2008 apresentava um valor igual a 0,43, já

em 2009 houve um aumento deste indicador o que corresponde a um maior impacto do

factor financeiro na rentabilidade do capital próprio. Em 2010 houve uma ligeira

diminuição devido ao menor impacto da rentabilidade de capital próprio.

2008 2009 2010

0,430,54

0,05



Gráfico 6- Solvabilidade


Este indica a garantia oferecida pela empresa ao capital alheio ou passivo. Traduz a

posição de independência da empresa face aos credores. Quanto maior for, maior será a

segurança dos credores em recuperar os seus créditos, em caso de liquidação ou dissolução

da empresa, ou seja a solvabilidade de uma empresa será tanto maior quanto maior for o

valor deste rácio. Um valor muito baixo pode indiciar uma fraca viabilidade da empresa no

futuro, pois significa uma elevada fragilidade económico-financeira.

A solvabilidade a empresa em 2008 foi de 0,74 aumentando em 2009 para 1,19, isso

mostra mais uma vez que a empresa tem capacidade de solver as suas obrigações com

terceiros, porque o activo circulante consegue cobrir os débitos de curto prazo em qualquer

dos períodos em estudo, isto evidencia o grau de independência financeira da empresa em

relação aos credores, já no ano 2010 a solvabilidade diminuiu para 0,05 menor capacidade da

empresa de fazer face aos seus compromissos.

2008 2009 2010Solvabilidade 0,74 1,19 0,05



Rácios de Rentabilidade

Os rácios de rendibilidade, medem a rendibilidade da Firma na sua operação,

indicando o grau de eficiência com que utilizou os recursos à sua disposição.

Gráfico 7- Rendibilidade dos Capitais Próprios (RCP)


A rendibilidade dos capitais próprios analisa a remuneração que eles geram. Este

rácio pode considerar-se o mais importante em finanças empresariais. Mede a rentabilidade

absoluta entregue aos accionistas.

Houve um aumento desde 2008 até 2010, este rácio mostra que a empresa tem um

bom o desempenho, e que tem grande capacidade da empresa em gerar lucros e remunerar

os seus accionistas/sócios. E, de forma geral, o reflexo das decisões de investimento e

financiamento na rendibilidade dos capitais próprios. De uma forma geral pode-se dizer

que os investimentos estão a ser rentáveis.

2008 2009 2010

2,84% 7,09%

72,67%



Gráfico 8- Rendibilidade das Vendas


Em relação a rentabilidade das vendas, manteve-se praticamente estáveis os 3 anos,

embora com uma pequena diminuição em relação ao ano de 2010, revelando a eficiência

do negócio da, Firma Bento S.A.

De uma forma geral os indicadores de rentabilidade demonstraram uma melhoria devido

aos aumentos dos capitais próprios e do volume de vendas.

2008 2009 2010

0,46

1,34 1,29



CAPÍTULO V – APRESENTAÇÃO E ANÁLISE DOS RESULTADOS

OBTIDOS

Análise dos Procedimentos Gerais sobre o Controlo Interno na Firma Bento

S.A.

De acordo com os objectivos traçados para o presente trabalho, aplicou-se uma

entrevista dirigida à Firma Bento S.A, com intuito de apurar o nível de importância do

controlo interno na área dos inventários, existente, bem como medir o seu grau de

cumprimento por parte dos responsáveis e funcionários no geral.

Os resultados obtidos revelam que a Firma tem um regulamento interno para

prestações de serviços onde descreve os direitos e obrigações de cada funcionário de

acordo com organigramas e manual de procedimentos apresentadas por áreas funcionais.

Analisando as três grandes áreas funcionais da empresa, relativamente aos dados permite

nos visualizar a existência de um Gerente que coordena e garante a aplicação dos

procedimentos relativos á gestão financeira e contabilísticos, supervisionando a área,

nomeadamente a nível de validação e lançamento de toda a documentação contabilístico, e

elaboração dos mapas mensais de tesouraria, projecção dos valores previsionais de

recebimentos e pagamentos, gere a carteira de seguros da empresa, nos diversos ramos

previstos pela legislação em vigor, tanto para instalações de equipamentos como para os

funcionários. Efectua a reconciliação da conta corrente dos clientes, fornecedores, e outros

devedores / credores e contas bancárias.



Gere e organiza o arquivo contabilístico da empresa mantendo disponível toda a

informação de acordo com os procedimentos definidos (documentos referenciados,

lançamentos por data e numero de documento factura, recibo, nota de débito, nota de

credito).

Análise dos Procedimentos nos Recursos Humanos

O Recrutamento e Selecção de Pessoal para quaisquer funções existentes na

empresa só se verificarão mediante a existência de vaga e deverá obedecer aos princípios

da gestão previsional. Para tal a empresa contem um questionário que os candidatos

preenchem e fica anexado de acordo com suas categorias, assim quando precisar de um

colaborador para um determinado cargo procura nos arquivos, aqueles que considera

melhor ao cargo, para entrevista. Os critérios de selecção deverão ser previamente

definidos, podendo a empresa exigir a prestação de provas de avaliação psicológica,

curricular e de conhecimentos e selecciona-se aquele que se adequa.

Para a motivação e incentivos a Firma procede da seguinte forma:

Formação do Pessoal – A Firma concede formação para todo o pessoal, para tal

elaboram um plano de formação. A formação deve ser planeada e enquadrada,

considerando o conjunto de definições estratégicas da Firma, de acordo com o

conhecimento previsional das necessidades manifestadas pelos seus diversos órgãos e

sempre numa perspectiva intervencionista e de mudança. Tal será concretizado através de

Planos de Formação dinamicamente evolutivos, tendo em vista não só a obtenção de níveis

de eficiência mais elevados, como também a criação de condições que permitam uma

maior valorização humana, profissional e cultural dos trabalhadores.



Anualmente será elaborado um Plano de Formação que permita dar as respostas mais

adequadas às necessidades da Firma e potencialidades dos trabalhadores.

As Acções de Formação destinam-se a toda a população da Firma, independentemente da

categoria profissional e funções dos trabalhadores, tendo em conta o desempenho e as

potencialidades demonstradas.

As formações são custeadas na totalidade pela Firma, mas em contrapartida a um acordo

entre eles em que o colaborador que for beneficiado por uma formação tem um espaço de 2

anos para liquidar a divida (custo da formação) com a firma, caso o colaborador sair antes

de ter liquidado a respectiva divida, este deve retribui-la em dinheiro (alias vem escrito na

lei).

Avaliação do pessoal – A avaliação de desempenho consiste em avaliar a actuação

do trabalhador no posto de trabalho que ocupa, face às responsabilidades, actividades e

tarefas que lhe foram atribuídas, assim como face aos resultados que dele se espera.

O sistema de avaliação pretende:

Dar ao trabalhador a oportunidade de se autoavaliar o seu comportamento perante o

trabalho,

Permitir uma avaliação dos trabalhadores de forma rápida e eficaz, sem descurar o

rigor, isenção e equidade que os avaliadores (chefias directas) devem salvaguardar

no processo,

Servir como indicador para eventuais promoções e rotação de pessoal, detectando

algumas necessidades de formação e determinando ainda o grau de ajustamento

entre as exigências da função ao perfil do indivíduo,

Estimular o desenvolvimento profissional do trabalhador.



A avaliação que incidirá sobre os seguintes aspectos:

Conhecimentos teóricos e práticos demonstrados possuir no desempenho da função,

Volume de trabalho realizado e a rapidez da execução, Perfeição no desempenho da

função, Comportamento em geral em relação aos colegas, superiores hierárquicos e

clientes, Assiduidade, observância das normas e vontade de cooperar, Adaptação a novas

situações técnicas ou métodos de trabalho, Independência no desempenho da função e

capacidade para resolver questões de forma ponderada, assumindo as responsabilidades

inerentes, Criatividade na procura de soluções visando melhorar o índice de desempenho

na função, Disponibilidade e desprendimento na execução das atribuições cometidas a cada

um, etc.

A avaliação antes na empresa era feita trimestralmente, mas agora é feita

anualmente, são avaliadas pelo prémio de produtividade e conduta profissional, onde é

enviada todo o final do ano uma ficha com os itens a ser avaliados (ex: faltas injustificadas,

pontualidade, assiduidade, empenho e colaboração, método de organização, iniciativa,

deveres e obrigações, relação colega/publico e rigor) às chefias de todos os postos de

venda e ao do escritório para avaliar os seus respectivos colaboradores. Depois enviem a

ficha a chefia do departamento comercial para fazer a sua apreciação e só depois é enviada

ao pessoal de administração para a apreciação final. Pode-se dizer que no fim do ano os

colaboradores recebe para além do seu vencimento, recebe o premio de produtividade, o

subsídio de natal e o subsídio de falha de caixa.

Carreiras Profissionais - são definidas como linhas fundamentais de acesso e

evolução horizontal ou vertical dos efectivos dentro das estruturas funcionais e orgânica

existentes na Firma.



No intuito de garantir igualdade de oportunidade a todos os trabalhadores, foi

estabelecida, através de regulamentação própria, regras de ingresso e progressão em todas

as Carreiras Profissionais.

Promoções - serão baseadas na apreciação do mérito relativo dos trabalhadores,

podendo em casos devidamente ponderados ser concedidos em que o único fundamento é a

antiguidade. Sempre que o equilíbrio da gestão o permita e aconselhe, a gerência poderá,

como estímulo da valorização profissional, exceder-se às percentagens de promoções

previamente fixadas. O processo de promoção obedecerá a esquemas transparentes, que

exigirão dos proponentes a maior objectividade de apreciação do mérito, com vista a

decisões que traduzam responsavelmente o maior sentido de justiça, sem prejuízo de

eventual reclamação a interpor pelos colaboradores que para tal encontrem razões

justificativas.

As Férias - A firma atribui aos seus colaboradores 21 dias de férias, sendo os

restantes 9 dias pagos em numerário, devendo ser marcada por mútuo acordo entre o

empregador e o colaborador e assim a empresa elabora um mapa de férias. Além da

retribuição normal do fim de mês, a empresa optou por conceder aos colaboradores um

subsídio durante o período de ferias mas consoante o seu desempenho durante o ano,

dando origem a um documento denominado de mapa subsidio e/ou venda férias com todas

as informações úteis do ano anterior.

Análise do Absentismo – normalmente é feita na avaliação de desempenho, que por

sua vez é feita pelas faltas injustificadas.



Analise dos Procedimentos nos Inventários

O lançamento e conferência das entradas de todos os produtos que dão entrada na

Firma terão que ter um guia de entrada, que é feito através de um processo isto para as

mercadorias importadas e mercadorias encomendadas de outras ilhas.

Para as compras efectuadas no mercado local deve ser acompanhada do guia de

entrada suportada pela factura do fornecedor. O guia de entrada deve ser feita em

triplicado, o original fica no escritório, o duplicado vai para o processo de compra e o

triplicado vai para o armazém.

Quando necessita de alguma mercadoria faz-se saber a direcção comercial, verifica-

se qual o posto de venda a grosso que tem tal mercadoria em maior quantidade e faz-se a

requisição no posto de venda a grosso, para a secção controlo de existências o documento

de requisição do posto de venda deve estar suportado pelo guia de recepção interna. As

mercadorias que constam na requisição do posto de venda têm que coincidir com as do

guia de recepção interna. Nos postos de venda a grosso efectua-se vendas por volume, à

quando da recepção das mercadorias o supervisor no minimercado faz a contagem das

mercadorias por unidade.

Os inventários parciais são feitos uma vez por semana nos postos de venda a

grosso, depois de encerrada a venda. Na secção retalho realiza-se este inventário duas

vezes por semana logo no inicio do dia.



Os inventários e balanços gerais são realizados seis em seis meses para os postos de

venda a grosso, três em três meses para o posto de venda a retalho, realizados nos meses de

Dezembro, Abril e Setembro.

A Firma dispõe de cinco postos de venda: PVG Campinho – Armazém A1, PVG

Cidade – Armazém A3, PVG Ribeirinha – Armazém A4, PVG Avenida Holanda –

Armazém A6 e o PVR MMB – Armazém A2. Onde a maior parte das mercadorias dá

entrada no Armazém A1 que é o armazém central posteriormente, os produtos são

distribuídos pelos outros armazéns de acordo com o escoamento das mercadorias nestes

postos de venda.

Todos os produtos têm um código que facilita muito na venda e na inventariação

destes:

Produtos alimentares – 01,

Produtos alcoólicos – 02,

Produtos não alcoólicos – 03,

Produtos de higiene e limpeza – 04,

Cosméticos – 05,

Especiarias – 06,

Tabacos – 07,

Confeitarias – 08,

Taras e vasilhames – 09,

Diversos – 10.



Deve ser efectuado o controlo do estado das embalagens das mercadorias, por

exemplo, embalagens de leite não devem ser armazenadas em locais quentes onde possam

refrigerar.

No caso de falhas, quebras e outras ocorrências tais como produtos fora do prazo ou por

vencer deve-se informar o chefe do departamento comercial para que este autorize uma

baixa de preços nestes produtos para que de alguma forma não haja perda total dos

produtos.

Na existência de produtos com prazos vencidos deve-se fazer a queima destes, na

presença de um responsável da Câmara Municipal, um da Delegacia de Saúde, um das

Finanças e a polícia.

Sempre que entrar mercadorias no armazém, deve-se efectuar imediatamente a

actualização nos registos informáticos, porque enquanto isso não se pode realizar a venda

desses produtos nos postos de venda.

Para a método de custeio para a valorização do stocks a Firma utiliza o FIFO (

acrônimo para First In, First Out, que significa primeiro a entrar, primeiro a sair. E ainda

utiliza o inventario intermitente para a sua inventariação, ou seja é realizado no final do

ano contabilístico, semestralmente para o fim do período e anual para o fecho da conta.



Análise dos Procedimentos nas Disponibilidades

A assinatura dos cheques para ordem de pagamento são barrados, estes só servem

para depósito, e só podem ser levantados dois dias depois da emissão, estes cheques são

assinados por duas pessoas, pelo Presidente do Conselho de Administração e por um

Administrador.

Para os empréstimos concedidos aos colaboradores da empresa é feito uma ordem

de pagamento e preenchido um cheque a ordem do colaborador, mas antes de preencher a

ordem de pagamento o pedido de empréstimo tem que ser autorizado pelo responsável do

departamento onde o colaborador está inserido.

Quanto ao desempenho/ rendimento, pode – se dizer que dentro do contexto

nacional, a Firma Bento S.A tem sido louvável, isso porque há-de concordar que não é

fácil nem frequente, uma empresa que iniciou a sua actividades com mais de 50

(cinquenta) anos no mercado estar ainda a apresentar um bom desempenho com resultados

sempre crescentes e positivos.

Esta boa performance é principalmente justificada pela política que desenvolve na

gestão dos capitais circulantes, no planeamento financeiro a curto prazo e pela gestão de

dívida a terceiros a curto prazo.

A Empresa consciente que tinha de desenvolver boas práticas de gestão, para

prossecução dos seus objectivos estabeleceu um conjunto de medidas, técnicas e

instrumentos para facilitar o controlo e a gestão do capital circulante e as dívidas a curto

prazo.

Na gestão do disponível, adopta os seguintes procedimentos:



Cruzamento de todos os cheques emitidos;

Depósito de cheques nos bancos sacados;

Pagamento aos grandes fornecedores sempre por transferência bancária;

Pagamentos, tanto quanto possível, feito na mesma moeda de facturação.

A preocupação em manter valores mínimos de caixa e bancos é afectada pela

inexistência no mercado de produtos de aplicação de tesouraria de curtíssimo prazo.

Na gestão do realizável do Bento, SA, vem, desde algum tempo, a fazer a implementação

da sua política de crédito, que define um conjunto de acções como forma de se gerir o

crédito concedido aos clientes, assim como alguns indicadores de performance dessa

gestão.

A política assenta-se nos seguintes pilares:

Define a categoria e o risco do cliente,

Definição do limite de crédito para cada cliente,

Definição das garantias,

Termos e métodos de pagamento.

Também, define de forma precisa o que se pretende com a gestão das dívidas, a

política de cobrança e de provisões. Para além disso, a matriz de responsabilidade e o

manual de aprovação para todos os acordos ao longo do processo de venda, concessão de

crédito, as reuniões de crédito e os indicadores de medição de performance (% de facturas

vencidas, % débitos fora dos limites de créditos definidos, dias de vendas fora dos termos

definidos e encomendas abastecidas fora das condições definidas) permitem avaliar

qualitativamente a gestão de créditos e tirar ilações sobre a efectiva aplicação da política.



A aplicação da política de crédito tem contribuindo, efectivamente, para melhoria

dos prazos médios de recebimento e para a redução dos saldos de clientes.

A manutenção dos inventários num nível baixo aceitável, tem sido afectado por um

conjunto de factores, como sejam:

País insular e deficientes meios de transporte,

Importação e stockagem de grandes quantidades de produtos por imperativos de

gestão do custo dos transportes,

Capacidades de armazenagem e custos de distribuição,

Estas situações têm na verdade implicado nível de stock elevadas, originando na

imobilização de capital.

Na gestão das dívidas a terceiros de curto prazo também se definiu um conjunto de

procedimentos a serem seguidos e controlados, como por exemplo:

Todos os pagamentos a fornecedores devem ser feitos em tempo, não sendo

objectivo da empresa atrasar os pagamentos;

Todos os fornecedores devem ter definido os termos de pagamentos concedidos,

Pagamento a fornecedores internacionais através de transferência bancária,

Controlo diário e reconciliação das contas bancárias.

Em relação aos financiamentos bancários, graças ao “bom-nome” que a Firma

conseguiu construir no mercado e a sua estabilidade financeira, detém a vantagem de se

conseguir empréstimos em grandes montantes, com excelentes taxas de juros.



As Auditorias

Na Firma Bento S.A quadrimestralmente, é feita pela empresa Razão, Lda., -

Contabilidade, Auditoria e Consultoria Fiscal uma auditoria externa. Os exames de

auditoria são feitos de acordo com as normas e técnicas de auditoria internacionalmente

aceites, nomeadamente as emitidas pelo IFAC – International Federation of Accounting. A

auditoria é feita com o objectivo de inteirar da actividade desenvolvida pela empresa

durante o quadrimestre, verificar a regularidade dos registos e livros contabilísticos e

respectiva documentação, proceder as inspecções consideradas necessárias em relação as

análises efectuadas e ainda verificar o cumprimento da lei e dos estatutos. Também, a

Razão, Lda., tem como objectivo examinar todas as demonstrações financeiras entre as

quais o balanço, as demonstrações, o fluxo de caixa e os anexos ao balanço.

Convém realçar que é da responsabilidade da administração da Bento, S.A, a

preparação das demonstrações financeiras de modo que apresentem de forma verdadeira e

apropriada a situação financeira da empresa, a Razão, Lda. compete simplesmente emitir

uma opinião sobre a mesma tendo em conta todos os testes já efectuados.



CAPÍTULO VI – CONCLUSÃO E RECOMENDAÇÕES

Conclusão

A era da globalização, em que o crescimento económico, a concorrência e a

competitividade se baseiam fundamentalmente na capacidade organizativa e no poder inovação

e de antecipação face as mudanças económicas e gerências, o sistema de controlo interno é

fundamental para que as empresas tenham uma performance desejada.

De forma a atingir os nossos objectivos e afirmar a nossas hipóteses tivemos que

efectivar um cruzamento de dados entre a fundamentação teórica, análise documental e a

entrevista realizada. No que concerne a fundamentação teórica constatamos que o controlo

interno representa uma fonte relevante para informar e suportar as decisões dos gestores a nível

mundial. Ele permite verificar as bases da informação como elementos imprescindíveis ao

processo decisório e a continuidade para o desenvolvimento e crescimento das

organizações/empresa baseando-se na definição apresentada pelo CRC-SP11 «De facto, o

controlo interno é viga mestra em que a administração se baseia para medir o alcance dos

objectivos e metas, e ter a certeza de que as directrizes fornecidas pela empresa estão sendo

regularmente seguidas». No entanto qualquer gestor que utiliza o controlo interno possui

maior probabilidade de acertar continuamente o processo decisório e atingir a eficácia desejada

na empresa seja sob lucro ou sobrevivência empresarial com agregação de valor ao negócio.

Por outro lado, constatamos que nenhuma organização/empresa pode exercer a sua actividade

sem um sistema de controlo interno. Este no entanto, pode variar de acordo com a dimensão e

a complexidade da empresa, passando de um simples controlo de meios monetários, em

empresas pequenas até abranger todas as áreas da organização, nas grandes empresas. Um

eficiente sistema de controlo interno compreende um plano de organização que proporcione

11 Concelho Regional de contabilidade de São Paulo. Controlo interno nas empresa, pag.19



indicadores e uma adequada segregação sistemática de funções e correcta atribuição de

autoridade/responsabilidade, um sistema de autorização e procedimentos de escrituração de

modo a permitir um controlo eficiente sobre o activo e passivo, custos e proveitos, receitas e

despesas; observação de praticas salutares no/não cumprimento dos deveres e funções de cada

um dos departamentos da organização, permitindo os decisores uma planificação e tomadas de

medidas correctivas.

Como análise final deste trabalho, é importante ressaltar que de nada vale possuir

um controlo interno de procedimentos e processos, sem manter os colaboradores

comprometidos e integrados com as finalidades da empresa. A parte essencial para

controlos efectivamente correctos, está na implementação dos mesmos com excelência,

evitando surpresas no instante que as informações são transmitidas, principalmente para a

contabilidade.

Por tudo o que foi pesquisado na bibliografia que serviu de fonte de consulta

principal, para a realização do presente trabalho, observa-se que os órgãos reguladores da

auditoria externa como também os diversos conhecedores das áreas de contabilidade e

auditoria reverenciam o controlo interno como elemento fundamental para a execução do

trabalho de auditoria, por entenderem que a responsabilidade pelo sucesso de uma

organização é devido em grande parte à excelência dos seus controlos internos.

Posto isso, consideramos que a metodologia utilizada, adequou-se aos objectivos

delineados, uma vez que conseguimos atingir os objectivos propostos no plano de estágio

profissional, proporcionando uma grande competência e elevados conhecimentos.



Realizar este trabalho foi um grande desafio, sobretudo por ser uma área ainda

pouca estudada em Cabo Verde, e com pouca bibliografia, mas mesmo assim, este trabalho

foi enfrentado desde o inicio com enorme dedicação e satisfação.

Recomendações

Tendo em conta a importância de controlo interno para tomadas de decisões face ao

crescimento e a vida de qualquer organização/ empresa, e as conclusões efectivadas,

achamos pertinente apresentar as seguintes proposta de melhoria.

Para além dos departamentos existentes que é de extrema importância achamos

conveniente que a firma adapta outros departamentos, ou seja um gabinete de estudos e

auditoria interna que tem como missão averiguar o cumprimento de instruções, planos e

procedimentos emanados superiormente, zelar pela qualidade dos serviços e elaborar as

recomendações consideradas necessárias. É o gabinete ao qual é delegada competência

para realizar as inspecções no quadro da programação anual, podendo ainda proceder a

investigação e inquéritos não programados, sempre que a administração o determine.

Um gabinete de planeamento e controlo com missão de desenvolver as actividades

necessárias ao processo de planeamento da empresa, dinamizar a recolha a tratamento de dados

estatísticos, investigar e desenvolver estudos visando desenvolvimento estratégico da empresa,

produzir os indicadores de gestão.



Bibliografia

1. ALMEIDA, Marcelo Cavalcanti (1996). Um moderno curso e completo.5º edição,

São Paulo: Atlas.

2. CARNEIRO, Alberto (2004). Auditoria de Sistemas de Informação, 2° Edição

Aumentada, Lisboa.

3. ALMEIDA, Bruno José, (2005). Auditoria e Sociedade Diferenças de Expectativas,

Lisboa: Publisher Team.

4. DUARTE, Lara, (2010), Auditoria Financeira. Universidade de Coimbra.

5. GINAGRE, Maria de Fátima, (2004). A Importância da Evidencia em Autitoria.

Universidade Federal da Paraiba.

6. TENORIO, Juliene (2007). Controlo Interno. Dissertação de Mestrado,

Universidade Federal.

7. MORENO, Carlos, (2001). Gestão e Controlo dos dinheiros públicos, 2º edição,

Lisboa.

8. ARAUJO, Francisco José de (1998). A escrituração dos controlos internos e a

independência dos da auditoria interna. Vitoria-ES COBRAI (CONGRESSO

Brasileiro de Auditoria Interna).

9. ATTIE, Willia (1998). Conceitos e Aplicações. 3º edição, São Paulo: Atlas. S.A,

10. FRANCO, Hilário; MARRA, Ernesto. (2001). Auditoria de Contabil.4º edição, São

Paulo. Atlas.

11. IBRACON, (1988). Instituto Brasileiro de contadores. Curso básico de Auditoria 1º

edição São Paulo. Atlas.

12. MADEIRA, Marques (2003), Auditoria e Gestão.1º edição VISILIS – Lisboa

Portugal.



13. DA COSTA, Carlos Baptista e ALVES, Gabriel Correia, (1988). Auditoria

Financeira casos práticos, editora VISLIS. Lisboa – Portugal.

14. DA COSTA, Carlos Baptista, (2007). Auditoria Financeira - teoria e prática. Reis

dos livros. 8° Editora VISILIS. Lisboa Portugal.

15. DA COSTA, Baptista Carlos (2001) – Casos Práticos de Auditoria Financeira. 3ª

Edição. Editora Os Auditores e Vislis Editores, lda.

16. ALMEIDA, Rui M.P. (2009). O Sistema de Normalização Contabilística e de

Relato Financeiro (SNCRF) de Cabo Verde. Editor ATF- Edições Técnicas.

17. GUIMARÃES e Cabral, Rui Campos e José A. Sarsfield. Estatística, Março 2007,

2ª edição, Editora McGraw-Hill Interamericana de Espanha, S.A.U.

18. CAMPENHOUDT, Raymond Quivy (1995). Manual de Investigação em Ciências

Sociais. 4° Edição. Lisboa.

19. IESIG (2006) – Normas para elaboração e apresentação de trabalhos académicos e

científicos. Mindelo: IESIG

20. Firma Bento S.A - Regulamento de Carreira



Anexos


Katisia Isaurinda Fortes Lopes Página i

Quadro 2 – Balanço do ano 2010 da Firma Bento, SA

IDENTIFICAÇÃO DA ENTIDADE

Designação da entidade BENTO, S.A.

Outros Elementos de identificação 257057846

BALANÇO (Individual ou Consolidado) em ____ de __________ de ______

UN ID A D E M ON ET Á R IA (1)

Data de referência

RUBRICAS (dia)/(Mês)/ N (dia)/(Mês)/ N-1

Notas Valores Valores

ACTIVO

Activo não corrente

Activos fixos tangíveis Terrenos e recursos naturais 80.081.370,00 0,00 Edifícios e outras construções 18.890.640,00 0,00 Equipamento básico 6.501.666,00 0,00 Equipamento de transporte 6.674.809,00 0,00 Equipamento administrativo 4.457.772,00 0,00 Outros activos fixos tangíveis 1.804.052,00 0,00Activos intangíveis Programas de computador 981.181,00 0,00

Total do activo não corrente 119.391.490,00 0,00

Activo corrente

Inventários Mercadorias 177.335.471,00 0,00Clientes 16.676.120,00 0,00Adiantamentos a fornecedores 1.650.443,00 0,00Estado e outros entes públicos 962.915,00 0,00Accionistas/sócios 0,00 0,00Outras contas a receber 13.410.658,00 0,00Pessoal 5.989.462,00Diferimentos 300.974,00 0,00Caixa e depósitos bancários 16.124.214,00 0,00

Total do activo corrente 232.450.257,00 0,00

Total do activo 351.841.747,00 0,00

CAPITAL PRÓPRIO E PASSIVO

Capital próprio

Capital realizado Capital social 5.000.000,00 0,00Resultado líquido do período 13.292.046,00 0,00

Total do capital próprio (antes de interesses minoritários)18.292.046,00 0,00Interesses minoritários Total do capital próprio 18.292.046,00 0,00

PASSIVO

Passivo corrente

Fornecedores 204.909.149,00 0,00Adiantamentos de clientes 500.886,00 0,00Estado e outros entes públicos 5.245.704,00 0,00Accionistas/sócios 118.058.442,00 0,00Financiamentos obtidos 0,00 0,00Outras contas a pagar 4.830.988,00 0,00Pessoal 4.532,00

Total do passivo 333.549.701,00 0,00

Total do capital próprio e do passivo 351.841.747,00 0,00


Katisia Isaurinda Fortes Lopes Página ii

Quadro 3 – Demonstração dos Resultados por Naturezas do ano 2010 da Bento, SA.

IDENTIFICAÇÃO DA ENTIDADE

Designação da entidade BENTO, S.A.

Outros Elementos 257057846

DEMONSTRAÇÃO (individual/consolidada) DOS RESULTADOS POR NATUREZAS

PERÍODO COMPREENDIDO ENTRE ____ de __________ de ______ e ____ de __________ de ______

UN ID A D E M ON ET Á R IA (1)

PERIODO

RUBRICAS N N-1

Notas Valores Valores

Vendas e Prestações de serviços 1.370.142.708,00 0,00

Gasto com mercadorias vendidas e matérias consumidas -1.251.860.132,00 0,00

Resultado operacional bruto 118.282.576,00 0,00

Fornecimentos e serviços externos -29.070.760,00 0,00

Valor acrescentado bruto 89.211.816,00 0,00

Gastos com o pessoal -56.044.994,00 0,00

Outros rendimentos e ganhos 506.700,00 0,00

Outros gastos e perdas -9.310.086,00 0,00

R esultado antes de depreciaçõ es, amo rt izaçõ es, gasto s de f inanciamento e impo sto s 24.363.436,00 0,00

Gastos/Reversões de depreciação e de amortização -5.949.193,00 0,00

Perdas/reversões por Imparidade de activos depreciáveis/amortizáveis 0,00 0,00

Resultado operacional (antes de perdas/ganhos de financiamento e impostos) 18.414.243,00 0,00

Juros e ganhos similares Obtidos 67.062,00 0,00

Juros e perdas similares suportados -758.577,00 0,00

Resultado antes de impostos 17.722.728,00 0,00

Imposto sobre o rendimento do período 0,00 0,00

Resultado líquido do período 17.722.728,00 0,00


Katisia Isaurinda Fortes Lopes Página iii

Quadro 4 – Balanço dos anos 2008 e 2009 – Bento Antónia Lima & Filhos, Lda


Katisia Isaurinda Fortes Lopes Página iv


Katisia Isaurinda Fortes Lopes Página v

Quadro 5 – Demonstração de Resultados dos anos 2008 e 2009 da BAL, Lda


Katisia Isaurinda Fortes Lopes Página vi

Quadro 6 – Balanço Funcional da Firma Bento, SA.

Balanço funcional da empresa – Bento, SA. 2008 2009 2010

1 Capital Próprio 237.236.050,00 260.508.182,00 18.292.046,00

2 Capital Alheio Estável 14.320.982,00 39.999.999,00 0,00

3 CAPITAIS PERMANENTES (1 + 2) 251.557.032,00 300.508.181,00 18.292.046,00

4 ACTIVO FIXO 165.443.175,00 185.967.145,00 119.391.490,00

5 FUNDO DE MANEIO (3 - 4) 86.113.857,00 114.541.036,00 -101.099.444,00

6 Clientes 65.569.907,00 71.501.041,00 16.679.120,00

7 Existências 158.228.621,00 73.492.238,00 177.335.471,00

8 Adiantamentos a Fornecedores 61.668,00 34.188,00 1.650.443,00

9 Estado e Outros Entes Públicos (a receber) 6.782.288,00 290.637,00 962.915,00

10 Outros Devedores de Exploração 60.688.993,00 13.587.298,00 13.410.658,00

11 NECESSIDADES CÍCLICAS (6 + 7 + 8 + 9 + 10) 291.331.477,00 158.905.402,00 210.038.607,00

12 Fornecedores 164.347.609,00 122.259.244,00 204.909.149,00

13 Adiantamentos de Clientes 5.520.281,00 906.762,00 500.886,00

14 Estado e Outros Entes Públicos ( a pagar) 6.479.911,00 6.360.000,00 5.245.704,00

15 Outros Credores de Exploração 12.717.970,00 0,00 4.830.988,00

16 RECURSOS CÍCLICOS (12 + 13 + 14 + 15) 189.065.771,00 129.526.006,00 215.486.727,00

17 NECESSIDADES EM FUNDO DE MANEIO (11 - 16) 102.265.706,00 29.379.396,00 -5.448.120,00

18 TESOURARIA LÍQUIDA (5 - 17) -16.151.849,00 85.161.640,00 -95.651.324,00



Katisia Isaurinda Fortes Lopes Página vii

Curso de Organização e Gestão de Empresas – Departamento Ciências

Empresariais

Entrevista

No âmbito de trabalho monográfico a ser desenvolvida, eu, Katisia Isaurinda

Fortes Lopes, cujo tema é o Controlo Interno na área dos Inventários: estudo de caso na

Firma Bento S.A, pela presente, queira responder o seguinte questionário de modo a que se

possa recolher subsídios para o devido efeito.

Tendo em conta a sua habitual colaboração e compreensão, agradeço desde já a sua

atenção.

Entrevista ao Responsável do Departamento Financeiro e Existências

1. A empresa usa organograma?

2. Define bem as responsabilidades e segregação de funções?

3. Existe um manual das organizações?

4. Os mapas de ordenados e salários são conferidos e aprovados pela directoria /

administrador?

5. Existem normas escritas sobre pagamento de subsídios?

6. Todos os funcionários tiram férias regularmente? Se for não, porque?

7. Existe na empresa instrumentos de avaliação de desempenho dos trabalhadores?

8. São elaborados mensalmente informações contabilísticas?

9. Essas informações são analisadas pela directoria? A quem são dirigidos?

10. Os arquivos, documentos e registos estão sempre actualizados?

11. Quais são os procedimentos para assinatura de cheques?

12. Como é feito o recrutamento do pessoal?


Katisia Isaurinda Fortes Lopes Página viii

13. A Firma usa sistema de motivação e incentivos? Quais?

14. Como é feito o lançamento e as conferências de entrada de mercadorias?

15. Qual é o procedimento dos inventários e balanços parciais?

16. Quantos postos de venda tem à Firma?

17. Como é feito a divisão das famílias/produtos?

18. Qual é o método de custeio que a empresa utiliza para a valorização das stocks?

19. Qual é o tipo de inventário que a empresa utiliza? (permanente ou intermitente)

porque?

20. Os Inventários estão apropriadamente ordenadas, de forma a facilitar o

manuseamento, contagem, e localização dos diversos artigos?

21. Normalmente quem faz a inspecção física de artigos?

22. O funcionário responsável pela área de comercial tem acesso ao ficheiro de

armazém?

23. Qual a politica de gestão utilizada pela Firma? E a sua actuação no mercado ao

longo destes anos (50 anos)?

24. Qual é a empresa que faz auditoria na Firma? E Quando é que faz?

universidade do mindelo - portaldoconhecimento.gov.cv 2014... · o mesmo se concretizasse, á firma...

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