UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES

PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”

INSTITUTO A VEZ DO MESTRE

SISTEMAS DE ARQUIVOS PARA O TRATAMENTO E

RECUPERAÇÃO DA INFORMAÇÃO

Por: Michele de Oliveira Gomes

Orientador

Profª. Ana Paula Ribeiro

Rio de Janeiro

2010

2

UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES

PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”

INSTITUTO A VEZ DO MESTRE

SISTEMAS DE ARQUIVOS PARA O TRATAMENTO E

RECUPERAÇÃO DA INFORMAÇÃO

Apresentação de monografia à Universidade

Candido Mendes como requisito parcial para

obtenção do grau de especialista em Gestão da

Qualidade.

Por: Michele de Oliveira Gomes

3

AGRADECIMENTOS

...a Deus em primeiro lugar, ao meu

namorado, aos meus pais e irmãos,

parentes, aos professores e colegas de

turma, todos que caminharam comigo e

me ajudaram a conseguir mais esta

vitória ...

4

RESUMO

Evidenciar a importância do Sistema de Informação para qualificação no

tratamento e recuperação das informações produzidas e recebidas pelas mais

diversificadas organizações, informações essas contidas nos mais diversos

suportes é a finalidade deste trabalho.

A avalanche de informações disponibilizadas, com as novas tecnologias

da informação, interfere diretamente no planejamento estratégico das

empresas, que precisaram reavaliar e repensar os mecanismos para tratar e

qualificar o volume de informações cada vez maior.

Novos valores foram atribuídos às variáveis internas e externas e à

manutenção, sucesso e sobrevivência destas empresas neste mercado

exigente, competitivo e globalizado, o qual ficou cada vez mais dependente da

velocidade das ações empresariais que, por sua vez, precisam ser subsidiadas

de informações precisas e atualizadas.

Apresenta-se neste trabalho a importância do Sistema de Informações,

da gestão de documentos e as funções arquivístiicas que proporciarão a

identificação, seleção, recuperação, disponibilidade, guarda, ou eliminação das

informação empresariais, de utilização corrente, intermediária e permanente.

As ações empresariais, os tipos de política de informação, a gestão de

documentos e as funções arquivísticas serão abordados com ênfase na

importância de sua utilização para qualificação de gerenciamento das

informações externas e internas para as diversas áreas empresariais e na

tomada de decisões gerenciais.

5

METODOLOGIA

Este trabalho foi realizado através de pesquisas bibliográficas em

livros, artigos, revistar acadêmicas da área baseada inicialmente nos seguintes

autores e suas respectivas obras:

BEUREN, Ilse Maria: Gerenciamento da Informação um recurso

estratégico de gestão empresa. São Paulo: Atlas, 2000.

OLIVEIRA, Djalma de Pinto. Sistemas de informações gerenciasis:

estratégias, táticas e operacionais. 4ª Ed. São Paulo: Atlas, 1997.

SCHELLENBERG, Theodore Roosevelt. Arquivos modernos: princípios

e técnicas. 2ªed.Rio de Janeiro: FGV, 1974.

ESPOSEL, José Pedro. Arquivos: uma questão de ordem. Niterói, RJ:

Muiraquitã, 1994.

6

SUMÁRIO

INTRODUÇÃO 07

CAPÍTULO I - A Informação Hoje 09

CAPÍTULO II - Gestão de Documentos 18

CAPÍTULO III – Sistemas de Informações 27

CONCLUSÃO 35

BIBLIOGRAFIA CONSULTADA 37

BIBLIOGRAFIA CITADA 39

ÍNDICE 40

FOLHA DE AVALIAÇÃO 41

7

INTRODUÇÃO

O objetivo deste trabalho é evidencia a importância de se implantar e

padronizar um sistema de arquivos para garantir a qualidade no tratamento e

recuperação das informações arquivísticas.

Com o surgimento das novas tecnologias nos meados do século

XX houve uma grande explosão de informações. Os avanços tecnológicos

revolucionaram e agilizaram os mecanismos de armazenamento, resgate e

disponibilidade das informações, porém o volume informacional aumentou

dramaticamente, os suportes convencionais de papel cederam lugar aos

disquetes, discos ópticos, discos laser, CDs, CD-ROM, pen drives e outros

tantos para todas as áreas do conhecimento.

A partir daí surge a necessidade de se separar toda informação

que se considera relativamente importante daquelas consideradas irrelevantes

e destituída de valor informacional e cultural. nesse sentido apresenta-se o

sistema de arquivos e a gestão de documentos, que permitem , através da

aplicação das suas funções, a racionalização e qualificação do volume

informacional de toda e qualquer instituição, seja ela de pequeno, médio ou

grande porte.

Este trabalho visa mostrar a importância de se elaborar e

implantar a padronização dos processos arquivísticos e um Sistema de

Informação , que é um diferencial para o tratamento das informações que

acontece através de instrumentos arquivísticos, os quais viabilizam a

identificação, classificação, armazenamento ou descarte de informações

inúteis de todos os suportes documentais, e assim reduzir em quantidades

expressivas o acúmulo de massa documental, que acaba prejudicando os

diverso processo na administração, e assim comprovar que o controle do fluxo

informacional adquire um papel decisivo no desenvolvimento dos trabalhos de

implementação e continuidade dos sistemas de gestão da qualidade.

8

A gestão de documentos e um sistema de arquivos atuante vão

afetar positivamente em todas as ações institucionais e ainda reduzirão custos

com armazenamento desnecessário, possibilitando agilidade e eficácia no

resgate das informações necessárias, garantindo, assim, respostas rápidas e

desburocratização dos processos.

9

CAPÍTULO I

A INFORMAÇÃO HOJE

A informação como conhecemos hoje, se deu graças a grandes

evoluções no modo de escrita e transformações tecnológicas. A produção e

troca de informações, como conhecemos hoje, não seriam possíveis sem o

surgimento da escrita. Desde quando foi criada á milhares de anos, ela teve a

função de armazenar e transmitir informações.

Todo o desenvolvimento e evolução da escrita foram

fundamentais para o aumento da produção informacional.

Após o advento da segunda Guerra Mundial e da Guerra Fria, período

histórico de disputas estratégicas e conflitos indiretos entre Estados, observou-

se uma avalanche de produção de informacional.

A palavra informação provém do latim informatione e significa o ato ou

efeito de informar-se, conhecimento, participação e ainda comunicação ou

notícia trazida ao conhecimento de uma pessoa ou público.

A palavra informação tem sido utilizada nos mais diversos

sentidos. Fala-se da sua produção, emergência e gestão. Discute-se sobre as

sociedades da informação, a revolução da informação, a era da informação,

etc...

Existem vários títulos pomposos referentes a esse assunto,

porém em vários deles a discussão acadêmica do problema que é a

administração desse volume informacional, passa ao longe e as idéias são

expostas sem qualquer rigor ou compromisso com o saber já acumulado até

hoje.

O avanço tecnológico das duas últimas décadas levou a

informática para os mais diversos ambientes de trabalho. Assim, monitores,

CPU, hardwares, softwares, teclados, intranet, internet, etc. são consideradas

10ferramentas indispensáveis principalmente na produção, divulgação, no

armazenamento e no resgate das informações.

Para executar as tarefas das mais diversas áreas é necessário

saber operar equipamentos informáticos e manejar sistemas operacionais,

processadores de texto, planilhas eletrônicas e programas diversos.

Porém não está claro, para muitos, que a informática lida com

informações, em sua maioria, com características arquivísticas, porque os

computadores apenas sistematizam os dados que foram inseridos, por uma

pessoa, em sua memória. Lopes (1995) observa que:

“...a informação nasce no cérebro humano, a

partir da captação exterior dos sentidos e é expressa ou

registrada pelas faculdades mentais e motoras dos

homens...” (LOPES, 1996, P.15)

Isso acontece naturalmente com ou sem ajuda de ferramentas,

objetos ou máquinas.

A informação é um processo que visa o conhecimento, ou seja,

pode-se dizer que a informação é tudo que reduz a incerteza, visando a

cristalização do conhecimento.

Oliveira (1997) apresenta, em seu livro Sistemas de Informações

Gerenciais, a seguinte definição:

11"Informação é o dado trabalhado que permite ao

executivo tomar decisões. Sendo que dado é qualquer

elemento identificado em sua forma bruta que si só não

conduz a uma compreensão de determinado fato ou

situação" (OLIVEIRA, 1997, p.34).

O conceito de informação está intimamente ligado com o conceito

de dado e conhecimento. Na prática, não é uma tarefa fácil distinguir esses

três conceitos. Essa distinção fica ainda mais complicada quando se tenta

identificar os limites de cada um dos conceitos e percebe-se que os três são

intimamente interligado. Então vamos fazer a distinção de cada um deles para

que se possa ter um entendimento maior deste trabalho:

• Dados: são os itens que representam fatos, textos, gráficos,

imagens estáticas, sons, segmentos de vídeo analógicos ou digitais etc.

Os dados são coletados, por meio de processos organizacionais, nos

ambientes internos e externos. Dados são sinais que não foram

processados, correlacionados, integrados, avaliados ou interpretados de

qualquer forma. Podemos dizer que os dados representam matéria-

prima a ser utilizada na produção da informação. Assim é possível

perceber que os dados podem ser descritos através de representações

formais e estruturais, podendo obviamente ser armazenados em um

computador e processados por ele.

• Informação: neste nível, os dados passam por algum tipo de

processamento para serem exibidos em uma forma inteligível às

pessoas que irão utiliza-los. O processo de transformação envolve a

aplicação de procedimentos, que incluem formatação, tradução, fusão,

impressão e assim por diante. A maior parte deste processo pode ser

executada automaticamente.

Uma vez que os dados tenham sido transformados em

informação, pelo menos uma interpretação inicial, é possível refinar as

12informações mediante um processo de elaboração. As informações

resultantes deste processo incluem características adicionais do

problema, geram hipóteses, conseqüências das hipóteses, sugerem

soluções para o problema, explanação e justificativas de sugestões,

crítica de argumentos etc.

Assim, não é possível processar informações diretamente em um

computador. Para isso é necessário reduzi-la a dados.

•Conhecimento: podemos definir conhecimento como sendo

informações que foram analisadas e avaliadas sobre a sua

confiabilidade, sua relevância sua importância. Neste caso, o

conhecimento é obtido pela interpretação e integração da vários dados e

informações. O processo de transformação é realizado por meio de

avaliação de dados e informações. É por meio do conhecimento que

aqueles que assessoram as decisões buscam uma compreensão mais

efetiva da situação problema.

O conhecimento não é estático, modificando-se mediante a

interação com o ambiente sendo este processo denominado

aprendizado. Uma visão mais ampla é que o aprendizado é a integração

de novas informações em estruturas de conhecimento, de modo a torná-

las potencialmente utilizáveis em processos futuros de processamentos

e de elaboração. A informação pode ser inserida em um computador por

meio de uma representação em forma de dados. Como o conhecimento

não é sujeito a representações, não pode ser inserido em um

computador, pois o conhecimento é característico do ser humano.

Agora que sabemos melhor a distinção destes três conceitos

(dados, informação e conhecimento), vamos nos aprofundar um pouco

mais sobre os diferentes meios de atuação da informação e suas

diferentes formas.

13

- Informação Empresarial

A informação empresarial é sem dúvida a que mais dá trabalho aos

estudiosos da área. Pois hoje se considera a informação empresarial como

matéria-prima para o planejamento estratégico da organização, e é por isso

que podemos observar uma grande produção intelectual nesse sentido.

No contexto empresarial, o gerenciamento das informações torna-se

prioritário no processo de gestão, devido á quantidade e à velocidade de

informações, ao ambiente de competitividade, às mudanças econômicas

mundiais e ao cenário caracterizado pela era do conhecimento. O grande

volume massificado de informações precisa ser transformado em informação

com significado para os diversos níveis das organizações.

Neste sentido, mais do que planejar a utilização das informações

internamente, as empresas devem fazer uso de tecnologias da informação em

termos estratégicos por ser um recurso que interfere diretamente na

sobrevivência ou não da organização no mercado competitivo.

A competição entre os fornecedores de produtos e serviços

ocorre também na qualidade, confiabilidade e responsabilidade no

gerenciamento destas informações produzidas, recebidas e geridas por cada

organização.

Para que os pontos citados acima sejam alcançados, é preciso

que estejam sob o alicerce de dados e números confiáveis e eficientes para

tomadas de decisões nos mais diversos níveis hierárquicos dentro da empresa.

No ambiente empresarial, os objetivos e metas, a estrutura e sua

cultura precisam ser analisados, dessa análise, deduz-se quais informações

necessárias e que tipo de sistema de informação são requeridos. Finalmente, a

qualidade pode ser obtida comparando a informação requerida e disponível e

os sistemas de informações requeridos e aqueles desenvolvidos.

No mundo empresarial, quanto mais dependente de informação

14uma empresa se torna maior deve ser a garantia de uma boa qualidade destas

informações. Conseqüentemente, as empresas devem avaliar as informações

que utilizam, as que produzem, as que descartam e as que decidem guardar,

periodicamente.

O diferencial competitivo das empresas, em um mercado cada

vez mais exigente, competitivo, diversificado e globalizado, ocorre com a

otimização e eficácia dos recursos materiais e humanos disponíveis para a

captação, gerenciamento e qualificação do volume informacional existente.

As informações, tanto externas quanto internas, precisam estar

disponibilizadas no exato momento em que qualquer setor ou membro da

empresa necessitar utilizá-las.

Operacionalmente, pode-se salientar três aspectos considerados

básicos para um gerenciamento administrativo: respostas rápidas, serviços

eficientes e desburocratização dos processos. Todos esses, claro, sob o

alicerce de dados e números confiáveis e eficazes para que as tomadas de

decisões empresariais sejam mais proveitosas para a organização como um

todo.

As informações empresariais são de vários tipos, desde o simples

processamento da folha de pagamento até a reunião de dados que

transformarão os movimentos do mercado financeiro em informações

estratégicas sobre a venda de ações pela empresa.

O processo de produção, difusão, captação e interpretação da

informação está sofrendo uma transformação profunda, tanto nas formas

quanto nos conteúdos dos sistemas de gestão e administração do

conhecimento no interior da empresa. Com isso, são provocadas mudanças

comportamentais e culturais nas pessoas que produzem e utilizam essas

informações nas organizações. Essas mudanças nem sempre são vistas com

bons olhos por membros conservadores dentro da organização.

15

- Informação x Ser Humano

A velocidade exigida pelo mundo cada vez mais globalizado pode

ser expressa pelo aumento do volume de informações no dia-a-dia das

pessoas. A criação e difusão da Internet levou este processo ao apogeu em

que estamos hoje. Nesta rede que liga computadores pessoais do mundo

inteiro, em tempo real, o volume de informações é quase infinito. Por conta da

velocidade na transmissão das informações os conhecimentos adquiridos por

uma pessoa no início de sua vida profissional serão absoletos no final de sua

carreira.

Por ser subjetivo, o conceito de qualidade aplicado em

informação é bastante amplo. Conseqüentemente, a não construção de um

modelo formal para a qualidade dentro de uma empresa, pode implicar em

erros no processo. Entretanto, na grande maioria das empresas, isto é feito

sem levar em conta o seu principal recurso, as pessoas. Devido a limitação do

potencial de captação de informações e conhecimento do ser humano, do

ponto de vista físico, mental e psicológico, existe um ponto de equilíbrio entre a

quantidade de informação recebida e a assimilada. Metas e mais metas são

"colocadas" para as pessoas, que atordoadas com tamanha pressão, chegam

a gerar ou classificar informações de forma errônea e imprópria.

Os novos suportes informacionais, as novas tecnologias

revolucionaram o meio empresarial e acarretaram transformações no processo

de produção, difusão, captação e interpretação das informações, inferindo

mudanças culturais e comportamentais nas pessoas que produzem e utilizam

estas informações.

Tentando diminuir a carga de informações "per capita" dentro das

organizações e assim diminuir a quantidade de informações que cada pessoa

deva administrar, e com isso aumentar a qualidade dessas informações,

algumas ferramentas computacionais foram criadas. Existem várias linhas de

produtos para esse fim, alguns se destinam a sintetizar informações, outros,

com base nas informações coletadas e regras, previamente de materiais

16dentro da linha de montagem.

Assim, da mesma forma que a tecnologia aumenta a velocidade e

a quantidade de informações, ela mesma torna possível a construção de

ferramentas que auxiliam as pessoas a manusear uma quantidade cada vez

maior de informações com qualidade.

O difícil, em todo este processo, é encontrar o limite do ser

humano, o seu ponto de equilíbrio, pois, não existe qualidade nas informações

sem respeitar a qualidade de vida das pessoas.

-Política de Informação

A informação é produzida e influenciada a cada minuto pelo

poder, pela economia, pela cultura, pelo mercado interno e externo e pela

política de informação adotada pelas diferentes instituições.

Varias pesquisas e estudos na área indicam que a política de

informação adotada é o fator de fracasso ou de sucesso dos projetos de

desenvolvimento de sistemas informacionais. Essas políticas são basicamente

centralizadas ou descentralizadas. Portanto, se utilizados corretamente, podem

viabilizar o sucesso da organização, porém se utilizado de forma errônea, o

sistema pode levar ao fracasso, ou ate mesmo ao fechamento da organização.

Para se evitar esse tipo de erro, é preciso que se faça um estudo

minucioso de todas as atividades da organização, para que se possa ter noção

das reais necessidades da empresa, adotando assim um sistema que satisfaça

a organização como um todo.

Historicamente falando, as políticas de sistemas centralizados

costumam ser melhor sucedidas do que sistemas descentralizados. Isso

porque em sistemas centralizados as informações ficam concentradas em um

17só lugar, ao final de seu processo, todas as informações se concentram em um

só lugar, o que facilita a recuperação da informação, evitando o extravio de

informações que podem ser de grande valor histórico, jurídico ou

administrativo.

18

CAPÍTULO II

GESTÃO DE DOCUMENTOS

Em breve histórico sobre a gestão de documentos, podemos dizer que

foi criada em 1950 pelo o governo dos E.U.A., através da segunda Comissão

Hoover que criou a gestão de documentos com a assinatura do “Federal

Records Management”, que ficou conhecido como assinatura “Act 50”, dando

origem ao conceito de gerência de documentos desde sua produção até seu

destino final, mostrando a necessidade de se racionalizar e modernizar as

administrações sobre os seguintes aspectos:

• Trabalhar a reforma administrativa em relação à geração,

armazenamento e destinação dos documentos produzidos pelo Governo

Federal;

• Fazer um estudo completo da organização e funcionamento das

repartições públicas federais;

• Criar um programa que simplifique e uniformize os métodos

contábeis e fiscais em todo o país, reduzindo seu volume documental;

• Garantir que as políticas e atividades do governo fossem

documentadas adequadamente, com vistas a melhorar a organização dos

documentos de valor permanente, bem como inibir sua eliminação

indiscriminada;

• Definir critérios de avaliação da massa documental;

• Criar um sistema de arquivos intermediários;

• Transformar o “ National Archives Establishment” em “ National

Archives and Records Services”.

Podemos conceituar a gestão de documentos como um conjunto de

19operações técnicas que atuam em todas as atividades da organização e

principalmente no arquivo, e que são capazes de controlar e racionalizar as

atividades de produção, manutenção, uso, guarda, avaliação, seleção e

destinação de documentos, não importando qual seja seu suporte, através do

planejamento, da organização e da coordenação de pessoal, espaço e

equipamento. A gestão de documentos tem como finalidade acumular,

adequadamente, documentação para a pesquisa histórica, viabilizando e

dando apoio à tomada de decisões gerenciais com total qualidade.

Analisando-se este conceito, pode-se extrair três importantes

momentos na gestão documental que são a produção, a utilização e a

avaliação para a determinação do destino destes documentos. Esta

determinação deve ser embasada pelo uso da Tabela de Temporalidade que é

o instrumento normativo, elaborado por profissionais, das mais diversas áreas,

principalmente a jurídica, administrativa e contábil, com auxílio de historiador e

sob a coordenação do arquivista, e com o aval final da diretoria.

A Tabela de Temporalidade é um instrumento básico para a

destinação de documentos. Ela é elaborada após o processo de avaliação

documental e deverá ser aprovada no mais alto escalão das empresas

(gerência e diretoria) para que sejam cumpridas na íntegra suas

determinações de eliminação de documentos.

A Tabela de Temporalidade dos documentos determinará os prazos

prescricionais e orientará a eliminação ou guarda permanente dos

documentos.

Os resultados decorrentes da aplicação da Tabela de temporalidade,

no âmbito das organizações e empresas, são muito positivos e, de acordo com

a Norma Técnica ABNT-NBR 10519/1988, deverão ser alcançados:

- Facilidade para distinguir os documentos de armazenamento

temporário dos de guarda permanente;

- Eliminação imediata da documentação cuja a guarda não se

20justifique, como por exemplo, as cópias, desde que não sejam as

mesmas únicos exemplares no órgão;

- Racionalizar, principalmente em termos econômicos, das atividades

de transferência e recolhimento.

Abaixo segue a descrição de cada fase da gestão de documentos:

• Produção documental – é o ato de elaborar documentos em função

das atividades específicas de um órgão ou setor, tais como: correspondência,

formulários, fichas, bem como utilizar novas tecnologias;

• Utilização – atuar desde o fluxo a ser percorrido pelo documento a

fim de cumprir sua função administrativa, até seu arquivamento. Esta fase está

ligada a gestão de arquivos e a implantação de sistemas de comunicação,

informações e arquivo.

• Destinação dos documentos – envolve as atividades de avaliação,

seleção, destinação e fixação de prazos de guarda dos documentos.

Os objetivos da gestão de documentos são:

• Padronizar e racionalizar as atividades técnicas ligadas à produção,

tramitação, organização, utilização e destinação final dos documentos,

viabilizando os serviços;

• Aperfeiçoar e simplificar o ciclo documental;

• Reconstituir a história, não somente cronologicamente, mas também

crítica e científica;

• Conservar os documentos a um custo mínimo de espaço e

manutenção, enquanto indispensável às atividades correntes.

A informação de interesse específico do administrador ou do

acumulador/produtor do documento encontra-se, predominantemente, na

21primeira fase documental, ou seja, nos arquivos correntes onde os documentos

são consultados com maior freqüência, devido ao seu uso

funcional/administrativo/jurídico. E uma segunda parcela preserva-se no

arquivo na fase intermediária, ou seja, são os documentos que não são mais

consultados com tanta freqüência, e que aguardam a sua avaliação que

definirá sua destinação final em depósito de armazenamento temporário, ou

seja, se serão guardados permanentemente ou serão eliminados após

determinado tempo. Apesar de menos consultados, quando houver

necessidade precisam estar acessíveis para o administrador.

Essas duas fases documentais são abrangidas pela gestão de

documentos que, na definição de Camargo e Bellotto diz ser:

"... um conjunto de procedimentos e operações técnicas

visando à racionalização e eficiência na produção,

tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase

corrente e intermediária, do documento, visando a sua

eliminação ou recolhimento para a guarda permanente."

(CAMARGO E BELLOTTO, 1996, p.41).

A esse conceito descrito acima acrescenta-se um dos objetivos

definidos por Indolfo e Campos (1995) que diz:

"... que a gestão de documentos é garantir que a

informação governamental esteja disponível quando

necessária ao governo e aos cidadãos." (INDOLFO E

CAMPOS, 1995, p.14).

22Apesar de explícita referência ao Estado, tal complemento pode ser

extensiva a qualquer organização privada, observando-se a adaptação quanto

aos interessados em seu acervo documental.

A UNESCO define gestão de documentos como a parte do

processo administrativo relacionada à aplicação de princípios de economia e

eficácia na criação, manutenção e uso de documentos, bem como na sua

eliminação. Compreende, portanto, a planificação, o controle, a direção, a

organização, a capacitação, a promoção e outras atividades gerenciais

relativas à criação de arquivos e sua manutenção, incluindo o manejo de

correspondências, formulários, diretrizes, informes, documentos de leitura

óptica, microformas, recuperação de informação, fichários, malotes, máquinas

duplicadoras, código de classificação por assunto e técnicas de automatização

de dados entre outras.

Há ainda níveis estabelecidos pela UNESCO para a gestão de

documentos, são eles:

• Mínimo – os órgãos devem contar, ao menos, com programas de

retenção e eliminação de documentos e estabelecer procedimentos para

recolher à instituição de arquivo público aqueles de valor permanente.

• Mínimo ampliado – complementa o primeiro com a existência de um

ou mais centros de arquivamento intermediário.

• Intermediário – completa os dois primeiros, bem como a adoção de

programas básicos de elaboração e gestão de formulários e correspondências

e a implantação de sistemas de arquivos.

• Máximo – todas as anteriores mais gestão de diretrizes

administrativas, de telecomunicações e o uso de recursos de automação.

A gestão de documentos baseia-se em dispensar tratamento às

informações contidas em todos os tipos documentais, seja qual for seu

suporte, desde a sua produção, tramitação e uso até a sua destinação final.

23 Um programa de gestão documental bem elaborado viabiliza às

empresas e organizações, de qualquer porte, o controle da qualidade e

quantidade da documentação e informações que produzem e recebem,

garantindo assim, o acesso a essas informações de forma rápida e com

qualidade, e de acordo com as necessidades de cada usuário.

Vale destacar a observação de Garcia que diz:

"O aspecto mais importante da gestão de

documentos é a sua utilização como fonte de informação.

As informações só serão úteis se fizerem parte de um

programa centrado na missão da organização e

integrado. Para tanto é fundamental o planejamento da

gestão da informação que necessariamente implica na

gestão dos documentos de conteúdo informacional.

Assim, a gestão de informações integrada num

conjunto organizado e estruturado é fundamental para

que possam ser acessadas, tornando-se úteis aos

responsáveis pelas decisões gerenciais." (GARCIA,

2000, p.56).

Garcia destaca a gestão documental como ferramenta

fundamental para a recuperação da informação, de forma ordenada, rápida e

com qualidade para servir de apoio para a tomada de decisões gerenciais.

De modo geral, seja pôr necessidade cotidiana ou legal, empresários e

organizações dos mais diferentes seguimentos, sentem a necessidade de

possuírem sua documentação organizada e preparada para eventuais

fiscalizações internas e externas, como a classificação da série ISO 9000.

A informação deve ser considerada, organizada e tratada como

24recurso tão importante quanto os recursos humanos e financeiros.

A informação bem organizada através da gestão de documentos torna-

se um recurso vital dentro da organização, pois o controle e utilização da

informação é uma atividade importante e decisiva para o sucesso ou fracasso

da organização.

Se a gestão de documentos se mostra tão benéfica para as mais

diversas organizações, não importando seu segmento ou tamanho, nos

perguntamos por que ainda existe empresas que ainda tem sua documentação

mergulhada em absoluto caos e desordem, que ainda e não adotaram a

prática da gestão de documentos?

A resposta à essa pergunta é simples e inaceitável para qualquer

profissional da informação. A maior dificuldade que ainda encontramos no

decorrer do processo de implantação da gestão de documentos se encontra na

resistência às mudanças, nos hábitos arraigados, cuja justificativa se perdeu

no tempo. Pois ainda existem organizações que não aceitam ou relutam a

aceitar qualquer tipo de mudança em seus procedimentos administrativos,

ainda que essas mudanças sejam para melhorar e racionalizar as atividades e

rendimento da empresa.

Esse tipo de mentalidade conservadora e inflexível ainda pode ser

vista comumente nas mais diversas organizações existentes hoje. Pois esse é

um dos entraves que dificulta a implantação de técnicas inovadoras.

Pois no mundo contemporâneo, com a globalização e a

competitividade comercial, a gestão de documentos que tem como finalidade o

tratamento da informação, torna-se matéria prima para o planejamento

estratégico de qualquer organização que queira sobreviver e fincar pilares

rígidos e consistentes para o futuro. Pois quem dispõe com mais rapidez das

melhores informações, pouco importando a sua proveniência, seu suporte ou

tipo, apresenta as melhores condições de ter uma maior e melhor

competitividade.

25A ação estratégica baseada na captação e trato da informação a ser

implantada por uma instituição é resultado de uma estratégia desenvolvida

segundo os seguintes procedimentos: a instituição coleta dados de seu

ambiente externo e do ambiente interno, a partir dos quais resultam em

informações estratégicas (obtidas do monitoramento externo) e não

estratégicas (monitoramento interno) que, em confronto com os conhecimentos

tácitos (práticos) e explícitos (registrados – processos administrativos,

balanços, balancetes, relatórios, etc) da organização formam, somados à

contribuição de especialistas , o conhecimentos estratégico, que por sua vez,

vai embasar a inteligência estratégica (uso do conhecimento) da instituição.

Todo esse processo de captação da informação é feita através da

gestão de documentos, que acompanha todo esse processo desde a

captação/produção da informação/documento até sua destinação final.

O planejamento estratégico está intimamente ligado com a gestão de

documentos, na qualidade da informação tratada e recuperada. A gestão de

documentos dá suporte para a recuperação da informação que tem que ser

eficaz e rápida para dar apoio à tomada de decisão na área jurídica e pela

gerência, que irá definir o rumo que a organização irá tomar.

Tudo isso é trivial para a sobrevivência ou não da organização no

mercado competitivo e globalizado. Quem dispuser de mais informações e

souber usá-las estrategicamente está mais apto a manter sua organização

viva.

Essa é a tendência do século XXI. Mercados globalizados e

competitivos. As organizações tiveram que se adaptar a essa nova realidade, e

como estamos na “Era da Informação”, a informação passou a ser vista com

outros olhos.

Informação passou a ser meteria-prima para o planejamento

estratégico. E isso só é possível graças a métodos inovadores de

administração da informação, juntamente com profissionais competentes e

26reciclados que queiram, e que tenham apoio por parte da gerencia, implantar

métodos modernos afim de melhorar o desempenho da organização junto ao

mercado, métodos esses como por exemplo a gestão documental.

27

CAPÍTULO III SISTEMAS DE INFORMAÇÃO

O século XX é considerado aquele do advento da Era da Informação, o

da sociedade da Informação. A partir de então, a informação começou a ser

produzida com velocidade muito maior que a dos corpos físicos. Desde a

invenção do telégrafo elétrico em 1837, passando pelos meios de

comunicação de massa, e até mais recentemente, o surgimento das grandes

redes de comunicação e transmissão de dados que é a Internet, o ser humano

teve que aprender a conviver e a lidar com um crescimento exponencial, e

jamais visto antes, do volume de dados produzidos e disponíveis.

Antes da popularização dos computadores, os sistemas de informação

nas organizações baseavam-se basicamente em métodos e técnicas de

arquivamento e recuperação de informações, de forma manual, de grandes

arquivos. Geralmente existia a figura do "arquivador" (hoje conhecido como

arquivista), que era a pessoa responsável em organizar os dados, registrá-los,

catalogá-los e recuperá-los quando solicitado.

Esses métodos, aparentemente simples, exigiam um grande esforço

para manter os dados organizados e atualizados bem como para recuperá-los.

As informações em papéis também não possibilitavam, e dificultavam em muito

o cruzamento e a análise dos dados. Podemos citar um exemplo: o inventário

de estoque de uma determinada empresa não era uma tarefa trivial nessa

época, pois a atualização dos dados não era uma tarefa prática e fácil, e quase

sempre envolvia muitas pessoas, aumentando a probabilidade de ocorrerem

erros, ou seja, o trabalho despendido a essa tarefa era muito grande e

oneroso. Esse tipo de tarefa que pode ser feita facilmente hoje com um

sistema computadorizado.

A informação e a tecnologia caminham juntas desde que os primeiros

computadores surgiram e se tornaram equipamentos comerciais ainda na

década de 60. No início, os programas e aplicações eram construídos

28isoladamente sem a preocupação com a existência de duplicidade de

processos e dados.

Com a evolução tecnológica, a abordagem sistêmica da informação

começou a ser uma tendência e até mesmo uma necessidade nas

organizações. Surgiu, então, o conceito de Sistema de Informação, que

segundo Dias e Gazzaneo:

“... veio dar ao computador uma nova dimensão,

transformando-o de mero processador de dados em

elemento preponderante na racionalização e na

dinamização do trabalho na empresa...” (DIAS e

GAZZANEO, 1975, p.24)

Destaca-se ainda que com a evolução tecnológica que está ocorrendo

no desenvolvimento e implantação de Sistemas de Informações, a qualidade

da informação utilizada nas empresas passa a ser o foco principal.

Os Sistemas de Informações é o método mais moderno na área

arquivística no que diz respeito à recuperação da informação, que é a

tendência dos estudos na área devido ao avanço tecnológico, o aumento na

produção informacional o que tem provocado uma avalanche de informações

produzidas indiscriminadamente. Por isso o foco na arquivística hoje tem sido

desenvolver métodos e sistemas que ajudem a administrar e a recuperar as

mais diversas informações, juntamente com os profissionais da área de

Tecnologia da Informação (T.I.).

Na definição de Sistemas de Informações para Matsuda (2007), ele diz

o seguinte:

29“Sistemas de Informação são processos administrativos

que envolvem processos menores que interagem entre si.

O sistema é dividido em subsistemas que podem ser:

produção/serviço, venda, distribuição, materiais,

financeiro, recursos humanos e outros, dependendo do

tipo de empresa. O departamento de informática da

empresa cruza esses subsistemas, o que leva a uma

abordagem sistemática integrativa, envolvendo questões

de planejamento estratégico da empresa.” (MATSUDA,

2007).

As tecnologias dos Sistemas de Informação não incluem somente

componentes de máquina. Existem tecnologias intelectuais usadas para lidar

com o ciclo da informação como: técnicas de classificação, por exemplo, que

não requerem uso de máquinas apenas um esquema intelectual desenvolvido

e executado pelo recurso humano. Este esquema pode, também, ser incluído

em um software que será usado, mas isso não elimina o fato que a técnica já

existia independentemente do software.

Pode-se dizer que Sistema de Informação é a expressão utilizada para

descrever um sistema qualquer, adotado pra a administração da informação

dentro de uma organização, seja esse sistema automatizado ou manual, que

abrange máquinas, recursos humanos e/ou métodos para coletar, processar,

recuperar, transmitir e disseminar dados que representam informações para o

usuário ou cliente.

Um Sistema de Informação não precisa ter essencialmente

computadores envolvidos, basta ter várias partes trabalhando dinamicamente

entre si para gerar informações. Todos trabalhando para atingir um objetivo

comum a todos os envolvidos nesse processo.

30Na observação feita por Matsuda (2007), em relação a integração do

fator humano com o apoio tecnológico :

“...um sistema de informação é formado por três

componentes: as pessoas que participam da informação

da empresa; as estruturas da organização (circuitos de

informação, documentos) e as tecnologias de informação

e de comunicação. Isso tudo leva a um grande volumes

de dados e informações que gera uma complexidade de

processamento...” (MATSUDA, 2007)

O sistema pode ser tanto manual quanto computadorizado, baseado

em TI, ou ainda, uma mescla dos dois. Acontece que um Sistema de

Informação de grande porte dificilmente sobrevive atualmente sem estar

informatizado, devido ao avanço tecnológico, que cada vez mais diminui o

espaço de tempo de produção e transmissão da informação, o que por si só

não elimina o fator humano no processo. É a interação dos componentes da TI

com o componente humano que faz com que um Sistema de Informação tenha

funcionalidade, utilidade e, principalmente, qualidade para a organização.

Na definição feita por Polloni (2000), sugere que Sistema de

Informação é qualquer sistema utilizado para prover informações qualquer que

seja sua utilização.

Assim, do ponto de vista mais técnico, todo sistema de informação

pode ser visto como um conjunto de programas e de estruturas de dados.

Historicamente, os métodos da análise e projeto de sistemas

enfocaram dados e processos. Mas de uma tomada inicial em algoritmos,

programas e processos, as metodologias de desenvolvimento migraram para

uma abordagem centrada nos dados. A partir de então, as preocupações dos

31usuários e desenvolvedores de sistemas foram passando dos dados

operacionais para as informações organizacionais envolvidas no processo de

tomada de decisões gerenciais. Os sistemas evoluíram a partir do

desenvolvimento tecnológico para acompanhar a gerência de negócio nas

mais diversificadas organizações.

Não existe um Sistema de Informação padrão que se adeque e supra a

as necessidades de todas as organizações. Cada organização que se

interesse a implantar um Sistema de Informação deve saber exatamente o que

quer. Quais informações querem recuperar no momento certo e suas reais

necessidades. E o fundamental, suas informações já devem estar organizadas

através de um programa de gestão de documentos bem implantado.

Um Sistema de Informação não é desenvolvido para organizar a

informação. Seu papel principal é facilitar e proporcionar de forma rápida e

com qualidade a recuperação da informação no momento em que for

solicitada. Pois o trato e organização da informação é feita através do

programa de gestão de documentos, como já citado no capítulo anterior.

O Sistema de Informação deve ser integrado com a gestão de

documentos, com o arquivo central e setoriais da organização, assim como

também com a tabela de temporalidade para que se possa ter a automação

nas transferências, no cruzamento de informações e na eliminação de

informações inútil, evitando assim falha no sistema.

Um sistema integrado possibilita a adoção de uma postura de redução

da produção indisciplinada, a duplicação e a distribuição de informações sem

valor, possibilitando assim, a recuperação de forma rápida e eficaz das

informações.

Assim sendo, dentro de um sistema, várias partes trabalham juntas

visando um objetivo em comum a todos. Em um Sistema de Informação não é

diferente, porém o objetivo é um fluxo mais confiável e menos burocrático das

informações.

32Em um Sistema de Informação bem construído e bem implantado,

suas principais vantagens são:

• Suporte à tomada de decisão;

• Carga de trabalho manual reduzida;

• Otimização do fluxo de informação permitindo maior agilidade e

organização;

• Redução de custos operacionais e administrativos e ganho de

produtividade;

• Maior integridade e veracidade da informação;

• Maior estabilidade;

• Maior segurança de acesso à informação.

No universo empresarial, o sistema de informações deverá suprir os

dirigentes e administradores de todas as informações necessárias ao processo

de análise e tomada de decisões, bem como racionalizar a produção de

documentos e evitar o armazenamento de informações inúteis.

O acesso à informação e a capacidade de extrair e aplicar

conhecimentos são vitais para o aumento da capacidade de concorrência e o

desenvolvimento das atividades comerciais num mercado gloalizado e sem

fronteiras que temos hoje. As vantagens competitivas são agora obtidas

através da utilização de redes de comunicação e sistemas informáticos que

interrelacionam empresas, clientes e fornecedores.

A qualidade dos sistemas de informação de uma organização é

reconhecidamente uma vantagem corporativa estratégica. Mas, apesar de

todos os avanços tecnológicos, o processamento de informações corporativas

continua sendo complexo e merecedor de especial atenção.

Não se pode esquecer que a decisão estratégica é um processo

33qualitativo. A decisão é fruto de uma série de fatores influenciadores do

processo, e a informação é mais um desses fatores.

A recuperação e o acesso à informação e a capacidade de, a partir

desta, extrair e aplicar conhecimentos são vitais para o aumento da

capacidade , concorrência e o desenvolvimento das atividade comerciais num

mercado sem fronteiras e globalizado como o de hoje. As vantagens

competitivas são agora obtidas através da utilização de redes de comunicação

e sistemas informáticos que interrelacionam empresas, clientes e fornecedores

de forma dinâmica e rápida.

O fator estratégico da informação está em saber separar o que é útil e

o que não é, e armazenar o que se julgou ser útil de maneira organizada, de

modo que quando essa informação for solicitada ela seja recuperada

rapidamente. Esse processo de avaliação da informação não é nada fácil e

depende de profissionais que conheçam bem a organização e suas atividades

e processos e que tenham um eficaz Sistema de Informação.

Davenport (2000), em seu livro Ecologia da Informação defende a

administração informacional centrada no ser humano, onde diz:

“...a ênfase primária não está na geração e na

distribuição de enormes quantidades de informação, mas

no uso eficiente de uma quantia relativamente pequena.”

(DAVENPORT, 2000, p.46)

Essa abordagem em vez de concentrar seu foco na tecnologia, busca

entender o modo pelo qual as pessoas criam, distribuem, compreendem e

usam a informação. O autor dá ênfase a importância do fator humano, ainda

que a tecnologia seja a mais avançada, ela precisa do ser humano para ser

manipulada.

34O domínio da informação pelo ser humano, através dos Sistemas de

Informação, é visto hoje como uma fonte de poder, uma ferramenta

estratégica, uma vez que permite analisar fatores do passado, compreender o

presente, e principalmente, tomar decisões para o planejamento do futuro.

35

CONCLUSÃO

A organização, a recuperação e a qualificação da informação

passaram a ser fator preponderante para as ações empresariais de todos os

níveis da organização. Verifica-se que os avanços tecnológicos e as novas

tecnologias de informação das últimas décadas aumentaram drasticamente a

quantidade de informações, alterando assim, os métodos de guarda, busca

resgate e armazenamento da informação.

Neste sentindo, destacam-se a gestão de documentos e os Sistemas

de Informações, por serem instrumentos específicos e que permitem um

direcionamento no tratamento de informações que podem ser utilizadas em

toda e qualquer empresa, não importando seu segmento de atuação no

mercado nem seu porte.

A gestão de documentos integrada com um Sistema de Informação

bem elaborado e eficiente, viabiliza agilidade no resgate das informações e

ainda minimiza custos de armazenamento de informações inúteis, reduzindo

assim, os graus de incerteza para o processo de tomada de decisão, em todos

os níveis da empresa, principalmente no estratégico.

A qualificação na recuperação das informações evitará redundância de

dados, preservando e agilizando o fluxo das informações necessárias para o

sucesso das ações empresariais, garantindo assim a manutenção,

sustentabilidade e expansão dos negócios neste mercado cada vez mais veloz,

exigente, competitivo e globalizado.

A qualidade dos Sistemas de Informação de uma organização é

reconhecidamente uam vantagem corporativa estratégica. Mas, apesar de

todos os avanços tecnológicos, o processamento de informações corporativas

continua sendo complexo e merecedor de especial atenção.

Não se pode esquecer que a decisão estratégica é um processo

qualitativo. A decisão é fruto de uma série de fatores influenciadores do

36processo, e a informação é mais um desses fatores.

O Sistema de Informação deve melhorar o desempenho do elemento

humano e da organização. Como são as pessoas que trabalham na

organização, que manipulam as informações, o sistema de informação deve

atender às suas necessidades, resultando conseqüentemente em um melhor

desempenho da organização.

37

BIBLIOGRAFIA CONSULTADA

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gestão empresarial. São Paulo, Atlas, 2000.

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Procedimento -. Fixa as condições exigíveis para uniformizar as abreviaturas,

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39

BIBLIOGRAFIA CITADA

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2 - OLIVEIRA, Djalma de Pinto R.. Sistemas de Informações Gerenciais ,

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3 - CAMARGO, Ana Maria de Almeida; BELLOTTO, Heloisa Liberalli.

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São Paulo/Departamento de Museus e Arquivos, 1996.

4 - INDOLFO, Ana Celeste; CAMPOS, Ana M.V. Cascardo. Gestão de

Documentos: Conceitos e Procedimentos Básicos. Rio de Janeiro, Arquivo

Nacional, 1955.

5 - GARCIA, Olga Maria C.. A Aplicação da Arquivística Integrada,

Considerando os Desdobramentos do Processo d Partir da Classificação.

Dissertação de Mestrado, Santa Catarina, UFSC, 2000.

6 - DIAS, D.; GAZZANEO,G.. Projeto de Sistema de Processamento de Dados.

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7 - DAVENPORT, Thomas H.. Ecologia da Informação, São Paulo, Editora

Futura, 2000.

8 - MATSUDA.Teoria dos sistemas. Disponível em:

. Acesso

em: 20jul.2010.

40

ÍNDICE

FOLHA DE ROSTO 2

AGRADECIMENTO 3

RESUMO 4

METODOLOGIA 5

SUMÁRIO 6

INTRODUÇÃO 7

CAPÍTULO I

A INFORMAÇÃO HOJE 9

1.1 – Informação Empresarial 13

1.2 – Informação x Ser Humano 15

1.3 – Política de Informação 16

CAPÍTULO II

GESTÃO DE DOCUMENTOS 18

CAPÍTULO III

SISTEMAS DE INFORMAÇÃO 27

CONCLUSÃO 35

BIBLIOGRAFIA CONSULTADA 37

BIBLIOGRAFIA CITADA 39

ÍNDICE 40

FOLHA DE AVALIAÇAO 41

41

FOLHA DE AVALIAÇÃO

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Avaliado por: Conceito: