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UNIVERSIDADE CÂNDIDO MENDES PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU “
PROJETO A VEZ DO MESTRE
AUDITORIA INTERNA DAS CONTAS A RECEBER
Por: Julio Cesar Almeida Oliveira
Orientador Prof. Luciano da Rocha Gerard.
Rio de Janeiro, 2010
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UNIVERSIDADE CÂNDIDO MENDES
PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU “ PROJETO A VEZ DO MESTRE
AUDITORIA INTERNA DAS CONTAS A RECEBER
Monografia apresentada á
Universidade Cândido Mendes como
requisito parcial para a obtenção do
grau de especialista em Auditoria e
Controladoria.
Por: Julio Cesar Almeida Oliveira.
Rio de Janeiro, 2010
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DEDICATÓRIA
Dedico este trabalho aos meus
pais, Aniel (in memorian) e
Iracy (in memorian), que me
deram a vida e me ensinaram a
vivê-la com dignidade e
honestidade, com certeza
estariam orgulhosos e felizes
por este momento em minha
vida.
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AGRADECIMENTOS
Agradeço a Deus por iluminar meu caminho, a
minha família, minha duas gerentes Íris e
Érika que sempre me ajudaram, me
incentivaram e me apoiaram neste projeto e
principalmente a minha tia, Maria José, que
sempre me apoiou, me ajudou e me deu
forças em todos os momentos desta
caminhada.
A todos os professores que tive no decorrer
do curso, na qual me ensinaram e
contribuíram para a minha formação
profissional.
E a todos os meus amigos de turma que tive
neste decorrer do curso, na qual sempre me
apoiaram e me ajudaram em todos os
momentos para a realização deste trabalho.
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RESUMO
O presente trabalho consiste na análise do modelo de auditoria interna
aplicada nas contas a receber. Para o alcance efetivo deste objetivo principal, é
necessário um levantamento teórico sobre auditoria, definindo-a e
classificando-a, assim como realizar um diagnóstico dos procedimentos de
auditoria interna nas contas a receber. Além de várias definições de auditoria,
planejamento do trabalho de auditoria e consecução do relatório, foi
apresentado a principal classificação de auditoria que a divide em auditoria
interna e externa. Me aprofundei mais nos conceitos e procedimentos de
auditoria interna nas contas a receber. A partir disso, o trabalho foi constituído
por algumas etapas, onde se procurou realizar um estudo da análise interna
nas contas a receber, com o objetivo de obter o maior número possível de
informações que pudessem caracterizar e mostrar como funciona esta análise,
demonstrando seus pontos fortes e fracos, e relatando como é o processo de
auditoria interna nas contas a receber. Este trabalho terá como metodologia o
método dedutivo, acompanhado de pesquisas e levantamentos bibliográficos.
Por fim, ensejando um maior compartilhamento de conhecimentos e
informações, são apresentadas as considerações finais, esperando-se que este
trabalho possa atender aos profissionais das áreas contábeis, administrativas e
financeiras, passando a dispor de informações sobre os procedimentos de
auditoria nas contas a receber.
Palavras Chave: auditoria, auditoria interna e contas a receber.
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SUMÁRIO
RESUMO
Capitulo 1
INTRODUÇÃO...................................................................................................08
Capitulo 2
2. FUNDAMENTOS DA AUDITORIA .............................................................09
2.1 ORIGEM DA AUDITORIA...........................................................................09
2.2 CONCEITO DA AUDITORIA.......................................................................10
2.3 OBJETIVO DA AUDITORIA........................................................................11
2.4 CONCEITO E OBJETIVO DA AUDITORIA EXTERNA..............................12
Capitulo 3
3. ORIGEM E CONCEITO DA AUDITORIA INTERNA...................................14
3.1 ORIGEM DA AUDITORIA INTERNA..........................................................14
3.2 CONCEITO DA AUDITORIA INTERNA......................................................15
3.3 CAMPO DE ATUAÇÃO DA AUDITORIA INTERNA..................................16
3.4 OBJETIVO DA AUDITORIA INTERNA.......................................................16
Capitulo 4
4. NATUREZA E OBJETIVOS DAS CONTAS A RECEBER.........................18
4.1 NATUREZA E OBJETIVOS DAS CONTAS A RECEBER.........................19
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Capitulo 5
5. PROCEDIMENTOS E MÉTODOS DA AUDITORIA INTERNA NAS CONTAS
A RECEBER .....................................................................................................20
5.1 AUDITORIA INTERNA NAS CONTAS A RECEBER.................................21
5.2 OBJETIVOS DA AUDITORIA INTERNA NAS CONTAS A RECEBER.....22
5.3 REVISÃO DO CONTROLE INTERNO NAS CONTAS A RECEBER........22
5.4 PROCEDIMENTOS DA AUDITORIA INTERNA NAS CONTAS A
RECEBER.........................................................................................................23
5.5 ORIENTAÇÃO DA AUDITORIA INTERNA NAS CONTAS A
RECEBER.........................................................................................................25
5.6 PROCEDIMENTOS DE CONFIRMAÇÃO DAS CONTAS A
RECEBER.........................................................................................................26
5.7 REALIZAÇÃO DA AUDITORIA INTERNA NAS CONTAS A
RECEBER.........................................................................................................28
Capitulo 6
CONCLUSÃO....................................................................................................30
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS.................................................................32
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1. INTRODUÇÃO
O projeto tem o objetivo de mostrar a importância da auditoria interna
dentro da ciência contábil, e principalmente dentro de uma empresa, cujo
objetivo é o exame do controle interno, das demonstrações financeiras e
patrimoniais da entidade jurídica, assim verificando se foram elaboradas de
acordo com os princípios contábeis adotados na legislação brasileira.
Auditoria interna se divide em diversos ramos, todos de grande
importância na empresa, sendo que este projeto tem a finalidade de falar sobre
auditoria interna nas contas a receber.
A finalidade da auditoria interna no exame das contas a receber é
determinar sua existência e representatividade dos agentes envolvidos,
verificando se foram utilizados os princípios da contabilidade aceitos em bases
uniformes e se estão corretamente classificadas nas demonstrações
financeiras e traçar a importância da auditoria interna nas contas a receber,
visando evitar a existência de prejuízos financeiros através de fraudes e erros.
Auditoria interna atua em diversas áreas da empresa, sendo assim o
tema será desenvolvido em tópicos, partindo-se da importância da auditoria
interna nas empresas e das contas a receber.
Pelo fato de um controle interno mais especifico, terá uma mensuração
mais detalhada sobre auditoria interna nas contas a receber.
Este tema tem por finalidade proporcionar aos leitores o melhor
conhecimento sobre auditoria interna nas contas a receber, demonstrando que
se trata de uma função de muita importância para a contabilidade, na qual tem
como seu objetivo um controle interno bem elaborado relacionando seus
métodos de trabalhos e controles.
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2. FUNDAMENTOS DA AUDITORIA
2.1 Origem da auditoria
Acredita-se, todavia que o termo auditor, evidenciando o título de quem
pratica esta técnica, tenha aparecido nos fins do século XIII, na Inglaterra,
durante o reinado de Eduardo I.
A profissão do auditor data do século XVIII, quando alguns profissionais
se autonomeavam contadores públicos, executando, porém, um trabalho
pouco mais aprofundado do que aquele por contadores comuns. No século
XIX, aparece o denominado perito contador, cuja função básica era a de
descobrir erros e fraudes.
A partir de 1900, a profissão do auditor tomou maior impulso por meio de
desenvolvimento do capitalismo, tornando-se uma profissão propriamente dita.
Em 1934, com a criação do Secutiry and Exchange Comission nos Estados
Unidos, a profissão do auditor criou um novo estímulo, pois as companhias que
transacionavam ações na Bolsa de Valores foram obrigadas a utilizar-se dos
serviços de auditoria, para dar maior fidedignidade a suas demonstrações
financeiras.
A auditoria contábil surgiu em nosso país como parte do sistema
capitalista. No inicio, as empresas eram fechadas e pertenciam a grupos
familiares, com a expansão do mercado e a acirrada concorrência, surgiu a
necessidade da empresa ampliar as suas instalações, investir no
desenvolvimento tecnológico e aprimorar os controles e procedimentos internos
em geral, principalmente objetivando a redução de custos, na intenção de
tornar seus produtos mais competitivos no mercado.
Como conseqüência, as demonstrações contábeis passaram a ter uma
importância muito grande para os futuros aplicadores de recursos. Como
medida de segurança contra a possibilidade de manipulação de informações,
os futuros investidores passaram a exigir que essas demonstrações fossem
examinadas por um profissional independente da empresa e de reconhecida
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capacidade técnica, a exemplo do que já era feito nos Estados Unidos da
América, na Inglaterra e em outros paises de economia desenvolvida.
No Brasil, o desenvolvimento da auditoria teve influência de :
• filiais e subsidiárias de firmas estrangeiras;
• financiamento de empresas brasileiras mediante entidades
internacionais;
• crescimento das empresas brasileiras e necessidade de
descentralização e diversificação de suas atividades econômicas;
• evolução do mercado de capitais;
• criação das normas de auditoria promulgadas pelo Banco Central do
Brasil em 1972; e
• criação da Comissão de Valores Mobiliários e da Lei das Sociedades
Anônimas em 1976.
2.2 Conceito de auditoria
Segundo MARRA ( 2002, pg 26 ) define que:
A auditoria compreende o exame de documentos, livros e registros, inspeções e
obtenção de informações e confirmações, internas e externas relacionadas com o
controle do patrimônio, objetivando mensurar a exatidão desses registros e das
demonstrações contábeis deles decorrentes.
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A auditoria constitui o conjunto de procedimentos técnicos que tem por
objetivo examinar a integridade, adequação e a eficácia dos controles internos
e das informações físicas, contábeis, financeiras e operações da entidade,
objetivando mensurar a exatidão desses registros e verificar se as operações
estão de acordo com os princípios contábeis.
Objetivo da auditoria
Segundo ATTIE ( 1991, pg 29 ) define que:
A auditoria interna, através de suas atividades de trabalho serve à
administração como meio de identificação de que todos os
procedimentos internos e políticas definidas pela companhia, assim
como os sistemas contábeis e de controle interno, estão sendo
efetivamente seguidos e que as transações realizadas estão refletidas
contabilmente em concordância com os critérios previamente definidos.
O objetivo da auditoria é o conjunto de todos os elementos do patrimônio
administrado, os quais compreendem registros contábeis, papeis, documentos,
fichas, veracidade dos registros, arquivos e anotações que comprovem a
legitimidade dos atos da administração, bem como sua sinceridade na defesa
dos interesses patrimoniais. A auditoria pode ter por objeto, inclusive, fatos não
registrados documentalmente, mas relatadas por aqueles que exercem
atividades relacionadas com o patrimônio administrado, cuja informação
mereça confiança, desde que tais informações possam ser admitidas como
seguras pela evidência ou por indícios convincentes.
O exame de auditoria deve ser efetuado de acordo com as normas
usuais de auditoria, inclusive quanto às provas nos registros contábeis e aos
procedimentos de auditoria julgados necessários nas circunstancias.
Dessa forma, o objetivo principal da auditoria pode ser descrito, em
linhas gerais, como o processo pelo qual o auditor se certifica da veracidade
das demonstrações financeiras preparadas pela companhia auditada. Em seu
12
exame, o auditor, por um lado, utiliza os critérios e procedimentos que lhe
traduzem provas que assegurem a efetividade dos valores apostos nas
demonstrações financeiras e, por outro lado, cerca-se dos procedimentos que
lhe permitem assegurar a inexistência de valores ou fatos não constantes das
demonstrações financeiras que sejam necessárias para o seu bom
entendimento.
A auditoria pode ser classificada conforme á forma de intervenção,
podendo ser dividido em : Auditoria Externa e Interna.
2.4 Conceito e objetivo da auditoria externa
Segundo CREPALDI (2002, pg 46) define que:
A auditoria externa constitui o conjunto de procedimentos técnicos que
tem por objetivo a emissão de parecer sobre a adequação com que
estes representam a posição patrimonial e financeira, o resultado das
operações, as mutações do patrimônio liquido e as origens e aplicações
de recursos da entidade auditada consoante as normas brasileiras de
contabilidade.
A auditoria externa surgiu como conseqüência da necessidade de
confirmação dos registros contábeis, em virtude do aparecimento das grandes
empresas e da taxação do Imposto de Renda, baseado nos resultados
apurados em balanço. Sua evolução ocorreu paralelamente ao
desenvolvimento econômico que gerou as grandes empresas, formadas por
capitais de muitas pessoas, que têm na confirmação dos registros contábeis a
proteção a seu patrimônio.
A auditoria externa surgiu primeiramente na Inglaterra, que, como
dominadora dos mares e controladora do comércio mundial, foi a primeira a
possuir as grandes companhias de comércio e a primeira também a instituir a
taxação do imposto de renda, baseado nos lucros das empresas.
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Na Inglaterra, já se praticava a auditoria das contas públicas, desde
1314, conforme nos relata a Enciclopédia Britânica. Seu aparecimento como
pratica sistematizada, entretanto, parece-nos que somente ocorreu no século
XIX, como se depreende do fato de que a partir da segunda metade desse
século é que começaram a surgir as primeiras associações de contadores
públicos, profissionais que exercem as funções de auditor.
Nas ultimas décadas se instalaram no Brasil diversas firmas estrangeiras
de auditoria externa, esse fato ocorreu em função da necessidade legal e
principalmente pelo fato de os investidores no exterior serem auditados. Essas
firmas estrangeiras praticamente iniciaram a auditoria no Brasil e trouxeram
todo o conjunto de técnicas de auditoria, que posteriormente foram
aperfeiçoadas.
Basicamente, somente em 1965, pela lei n.4.728 (disciplinou o mercado
de capitais e estabeleceu medidas para seu desenvolvimento), foi mencionada
pela primeira vez na legislação brasileira a expressão "auditores
independentes".
Mais recentemente, a Lei das Sociedades por Ações (Lei n.6.404/76,
artigo 177) determinou que as demonstrações financeiras ou contábeis das
companhias abertas (ações negociadas em Bolsa de Valores) devem
obrigatoriamente serem auditadas por auditores independentes registrados na
Comissão de Valores Mobiliários (CVM) criada pela Lei n.6.385 de 7 de
dezembro de 1976.
A auditoria externa é feita por um profissional totalmente independente
da empresa auditada. O objetivo do auditor externo é emitir uma opinião
(chamado parecer ) sobre as demonstrações financeiras.
O objetivo é emitir um parecer sobre as demonstrações contábeis, este
tipo de auditoria não é realizada para detectar fraudes, erros ou para interferir
na administração da empresa, ou ainda reorganizar o processo produtivo ou
demitir pessoas ineficientes. Naturalmente, no decorrer do processo de
auditoria, o auditor pode encontrar fraudes ou erros, mais o objetivo não é este.
Seu objetivo é emitir um parecer.
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O parecer de auditoria tem a finalidade muito especifica, qual seja, a de
expor resumidamente a opinião do auditor a respeito da fidedignidade das
demonstrações contábeis por ele examinadas. Como se pode concluir, o
parecer é de fundamental importância para todas as partes que, de alguma
forma, estão interessadas, pelos mais diversos motivos, nas demonstrações
contábeis.
3. ORIGEM E CONCEITO DA AUDITORIA INTERNA
3.1 Origem da auditoria interna
Segundo MOTTA( 1996, pg 145 ) define que:
A auditoria interna é uma atividade de avaliação independente dentro de
uma organização, que se destina a revisar operações, como um serviço
prestado á administração. Constitui um controle gerencial que funciona
através de análise e da avaliação da eficácia de outros controles.
Desde o começo do século, as grandes organizações mundiais utilizavam
os serviços de firmas de auditoria pública independentes, para assegurar aos
seus acionistas e investidores que seus balanços, resultantes de suas
atividades industriais e comerciais, representavam fielmente a escrituração
contábil, dentro de sistemas universalmente reconhecidos como válidos.
Desta forma, tal sistema de “auditoria” já vinha sendo aplicado, embora
não sob a denominação de “auditoria” pelos antigos mercadores dos tempos
coloniais, que mantinham feitorias e entrepostos distantes, justamente devido á
dificuldade de manter controles adequados sobre os investimentos feitos nas
grandes capitais, em dinheiro, em mercadorias e em outras terras.
Com o desenvolvimento dos mercados internacionais as administrações
das grandes organizações compreenderam paulatinamente que as perícias
anuais, realizadas por firmas independentes, eram e são necessárias para
assegurar aos investidores e acionistas a exatidão dos balanços e
conseqüentemente aumentar a confiança dos participantes, mas que não era
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possível as firmas de auditoria pública acompanhar mais de perto as
operações, assim como não poderiam tão pouco assegurar aos
administradores que os sistemas operacionais e controles de funcionamento
estabelecidos eram realmente observados.
Aos poucos foi sentida a necessidade de manter-se, dentro das próprias
organizações, um grupo de empregados “de confiança” para exercer as
funções de “auditores”, que por pertencerem á própria organização, foram
denominados de “internos”.
Inicialmente, os auditores internos tinham a responsabilidade, quase que
exclusiva, de revisar e conferir valores e documentos, sendo a função uma
extensão da dos auditores públicos.
Todavia, com o desenvolvimento da indústria e do comércio, verificou-se
que os auditores internos tinham na realidade funções mais amplas, além da
conferência de valores e documentos, transformando-se, de meros
“conferentes e revisores”, em olhos e ouvidos da administração, de força
atuante para obter controles internos funcionais, análise de contas de despesas
e rendas, e hoje até de setores de produção, colaborando com a diretoria para
um melhor desempenho administrativo geral, em todos os setores da entidade.
Embora não tenhamos chegado totalmente a esse estágio de
reconhecimento da função de “auditor interno”, cada vez mais se está firmando
também no Brasil, o conceito de que auditores internos, além de facilitarem a
tarefa dos auditores públicos, são indispensáveis a organização de certo porte,
e representam uma necessidade.
3.2 Conceito da auditoria interna
Segundo ATTIE ( 1991, pg 29 ) define que:
A auditoria interna, através de suas atividades de trabalho serve à
administração como meio de identificação de que todos os
procedimentos internos e políticas definidas pela companhia, assim
como os sistemas contábeis e de controle interno, estão sendo
16
efetivamente seguidos e que as transações realizadas estão refletidas
contabilmente em concordância com os critérios previamente definidos.
A auditoria interna é uma atividade de avaliação independente dentro da
empresa, que se destina a revisar as operações, como um serviço prestado à
administração. Constitui um controle gerencial que funciona por meio da
análise e avaliação da eficiência de outros controles. É executada por um
profissional ligado à empresa, ou por uma seção própria para tal fim, sempre
em linha de dependência da direção empresarial. O auditor interno é pessoa de
confiança dos dirigentes, está vinculado à empresa por contrato trabalhista
continuado e sua intervenção é permanente. Sua área de atuação envolve
todas as atividades da empresa, predominam a verificação constante dos
controles internos, a manipulação de valores e a execução de rotinas
administrativas.
3.3 Campo de atuação da auditoria interna
Por força do decreto n.84.128/79, as empresas públicas, sociedades de
economia mistas, suas subsidiarias e todas as empresas controladas, direta e
indiretamente pela união, autarquias e fundações instituídas e mantidas pelo
poder público e os orgãos da administração direta deverão manter unidade de
auditoria interna.
Independente do decreto citado, a auditoria interna pode atuar em
qualquer tipo de empresa, pública ou privada, tendo em vista subsidiar a
tomada de decisão dos gestores, colaboradores assim para o cumprimento da
missão empresarial.
3.4 Objetivo da auditoria interna
A auditoria interna é uma função independente de avaliação, criada
dentro da empresa para examinar e avaliar suas atividades, como um serviço a
essa mesma organização. A proposta da auditoria interna é auxiliar os
membros da administração a desincubirem-se eficazmente de suas
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responsabilidades. Para tanto, a auditoria interna lhes fornece análise,
avaliações, recomendações, assessoria e informações relativas às atividades
examinadas.
O departamento de auditoria interna é parte integrante da organização e
das funções, segundo as políticas traçadas pela administração. A declaração
da finalidade, autoridade e responsabilidade para a auditoria interna aprovada
pela administração deve ser compatível com as normas para o exercício
profissional da auditoria interna.
A auditoria interna, através de suas atividades de trabalho, serve á
administração como meio de identificação de que todos os procedimentos
internos e políticas definidas pela companhia, assim como os sistemas
contábeis e de controle interno, estão sendo efetivamente seguidos e que as
transações realizadas estão refletidas contabilmente em concordância com os
critérios previamente definidos.
Em síntese pode-se dizer que a Auditoria interna tem por objetivo:
- Examinar a integridade e fidedignidade das informações financeiras e
operacionais e os meios utilizados para aferir, localizar, classificar e comunicar
essas informações;
- Examinar os sistemas estabelecidos, para certificar a observância ás
políticas, planos, leis e regulamentos que tenham, ou possam ter, impacto
sobre operações e relatórios, e determinar se a organização está em
conformidade com as diretrizes;
- Examinar os meios usados para a proteção dos ativos , se necessário,
comprovar sua existência real;
- Verificar se os recursos são empregados de maneiras eficiente e
econômica;
- Examinar operações e programas e verificar se os resultados são
executados de acordo com o que foi planejado;
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- Comunicar o resultado do trabalho de auditoria e certificar que foram
tomadas as providencias necessárias a respeito de suas
descobertas.
4. NATUREZA E OBJETIVOS DAS CONTAS A
RECEBER
4.1 Natureza e objetivos das contas a receber
Segundo ALMEIDA(1996, pg 155), define que:
“As contas a receber representam direitos adquiridos por vendas a prazo
de bens ou serviços relacionados com o objetivo social da empresa."
As contas a receber são contabilizadas no momento de passagem da
propriedade do bem ou quando o serviço for efetivamente prestado.
As contas a receber vencíveis em um ano são classificadas no Ativo
Circulante, após esse prazo, passa a ser registrada no Ativo realizável a longo
prazo, ressaltando que, segundo a Lei das Sociedades por Ações (Lei nº
6.404/76), as contas a receber derivadas de vendas, adiantamentos, ou
empréstimos a sociedades coligadas ou controladas, diretores, acionistas ou
participantes no lucro da companhia, que não se constituírem negócio usuais
na exploração do objeto da empresa, independentemente do prazo de
vencimento, serão classificadas no Ativo realizável a longo prazo.
A grande maioria das empresas industriais e comerciais é obrigada a
conceder crédito aos seus clientes para se poder manter em condições de
concorrência. Devem, porém, precaver-se contra o excesso de financiamento,
dado que poderá tornar insuficiente o seu capital de giro. E esse capital do giro
será necessário a novos investimentos, quer para modernização da sua
empresa, para aquisição de matérias primas ou para reposição de seu estoque
de mercadorias.
Deve o administrador ter o maior empenho em manter baixos os saldos
de seus direitos sobre terceiros.
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Normalmente, o grupo de Contas a Receber é representado pelas
seguintes contas:
CONTAS A RECEBER CLIENTES
Duplicatas a Receber
Duplicatas Descontadas (conta credora – Retificadora)
Saques de Exportação
Saques de Exportação Descontados (conta credora – Retificadora)
Adiantamentos sobre Cambiais Entregues (conta credora – Retificadora)
Provisão para Créditos de Liquidação Duvidosa (conta credora –
Retificadora)
Provisão para Perdas (conta credora – Retificadora)
CONTAS A RECEBER OUTROS CRÉDITOS
Títulos a Receber
Cheques em Cobrança
Dividendos a Receber
Juros a Receber
Adiantamentos a Terceiros
Impostos a Recuperar
Empréstimos e Financiamentos
Empréstimos Compulsórios
Bancos C/Vinculada
Outros Créditos
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Provisão para Créditos de Liquidação Duvidosa (conta credora –
Retificadora)
Provisão para Perdas (conta credora – Retificadora)
5. PROCEDIMENTOS E MÉTODOS DA AUDITORIA
INTERNA NAS CONTAS A RECEBER
5.1 Auditoria interna nas contas a receber
Segundo ATTIE ( 2000, pg 273 ), define que:
O exame de auditoria efetuada na área de contas a receber tem por
finalidade atingir os objetivos previamente determinados. Dessa forma, o
programa de auditoria deve ser desenhado com o intuito de evitar
trabalhos desnecessários ou que não atendam aos objetivos
definidos.
Em uma Auditoria interna nas Contas a receber, o auditor deverá
abranger todos os campos na empresa. Os vários órgãos envolvidos devem
funcionar harmoniosamente, embora sempre independentes entre si. O auditor
não deverá esquecer que um bom sistema de controle atribui encargos
fiscalizadores a cada órgão.
O fluxo do dinheiro para dentro da empresa pode ter sua eficiência
avaliada mediante análise das contas a receber. Por isso, auditoria eficaz é de
muita importância sobre as contas a receber.
As contas a receber são representadas pelos direitos da empresa sobre
terceiros, e exigem tratamento adequado com a sua natureza.
Um sistema de controle é, neste caso bastante importante, porquanto se
trata de setor canalizador das disponibilidades imediatas e futuras da empresa.
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A preocupação do Auditor deve ser, principalmente, a verificação de que
os meios monetários não permanecem indevidamente em mãos de clientes,
correntistas, departamentos governamentais, etc.
Dentre as contas que devem merecer a atenção do Auditor, destacamos:
- Devedores por Vendas
- Devedores em Contencioso
- Títulos a Receber
- Contas Correntes
- Adiantamentos (sujeitos a prestação de contas)
- Empréstimos a Funcionários
- Depósitos sob Protesto.
De inicio deverá ser investigado se os saldos da conta sob análise
apresentam a consistência material desejado. Exemplificando: deverá ser
constada a existência física dos comprovantes do direito, caso contrário pode-
se supor a não existência do crédito da empresa. Se os comprovantes do
direito forem entregues ao cobrador ou estabelecimento bancário, ou outro
ainda, para cobrança, esta entrega deverá ser analisada, solicitando-se
esclarecimentos quantos aos vencimentos, observando-se ao mesmo tempo a
eficiência das providências tomadas e o acompanhamento intensivo até a sua
liquidação.
Eficiente meio de controle é o recolhimento em determinada data de todos
os comprovantes não-liquidados que, depois de conferidos, são novamente
entregues aos seus portadores para a devida cobrança.
Existem empresas onde o auditor acompanha o cobrador à sede de
devedores em atraso, certificando-se pessoalmente da existência da dívida,
bem como da ação do cobrador, quanto à sua eficiência. Por diversas vezes
temos observado certa negligência na liquidação e acompanhamento de
créditos referente a avarias, dividendos, juros de empréstimos, que assim
permanecem sem solução por falta de ação mais agressiva.
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Os depósitos sob protesto, referentes a ações legais e fiscais, muitas
vezes são resolvidos a favor do depositante, sem que tenha sido tomada
qualquer providência para levantar o depósito disponível.
Os devedores em conta corrente necessitam de vigilância constante, a
fim de não permanecerem indefinidamente em aberto.
Empréstimos a empregados devem ser observados quanto à sua
liquidação pontual, dentro das condições de concessão, e que, obviamente,
devem ter sido fixadas por escrito.
5.2 Objetivo da auditoria interna nas contas a receber
A auditoria das contas a receber tem a finalidade de:
a. Determinar sua existência e representatividade contra os devedores
envolvidos;
b. Determinar se é de propriedade da empresa;
c. Determinar se foram utilizados os princípios de contabilidade
geralmente aceitos, em bases uniformes;
d. Determinar a existência de restrições de uso, de vinculações em
garantia ou de contingências; e
e. Determinar que está corretamente classificada nas demonstrações
financeiras e que as divulgações aplicáveis foram expostas por notas
explicativas.
5.3 Revisão do controle interno nas contas a receber
Segundo CREPALDI (2002, pg 213) define que:
O controle interno representa em uma organização os procedimentos,
métodos ou rotinas cujos objetivos são proteger os ativos, produzir os
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dados contábeis confiáveis e a ajudar a administração na condução
ordenada dos negócios da empresa, os controles dos primeiros objetivos
representam controles contábeis e os do ultimo, controle administrativo.
A revisão do controle interno tem a finalidade de determinar qual a
confiabilidade depositada pelo auditor no controle interno, para que este possa
determinar quais os procedimentos a serem utilizados, o momento propício de
sua realização e em qual extensão.
Cada empresa utiliza os controles internos que julga importante,
dependendo da materialidade, número de pessoas disponíveis, bem como
número de contas a receber. Muito embora o controle interno seja variável de
empresa para empresa, é desejável que a administração estabeleça o controle
interno voltado para lhe dar a segurança necessária.
Dessa forma, o fortalecimento do controle interno é necessário,
desenvolvendo a administração a utilização de vários procedimentos que lhe
concedam tranqüilidade. Entre outros, poderiam ser assim exemplificados:
- Segregação de funções entre a custodia das contas a receber e a de
contabilização;
- Conciliação periódica entre a custódia e a contabilidade;
- Autorização para descontos por pessoa independente de sua guarda;
- Análise permanente das contas a receber atrasadas e esforço para
seu recebimento;
- Utilização de recebimentos por via bancária; e
- Confirmação dos devedores, por pessoa independente da custódia.
5.4 Procedimentos de auditoria interna nas contas a receber
Os procedimentos de auditoria a serem utilizados para a obtenção dos
objetivos determinados são dependentes da avaliação do controle interno e da
materialidade envolvida.
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Existência, avaliação e classificação são os três principais pontos que o
auditor deve cobrir na auditoria das contas a receber.
Para efeito ilustrativo, seguem alguns procedimentos que poderão ser
utilizados durante a execução dos trabalhos de auditoria:
a. Exame físico - Contagem das duplicatas a receber e contagem dos
títulos a receber;
b. Confirmação - Confirmação das duplicatas a receber; Confirmação
dos títulos a receber: confirmação dos adiantamentos concedidos e
confirmação dos adiantamentos a funcionários.
c. Documentos originais – Exame documental das vendas realizadas;
exame documental dos recebimentos das contas a receber; exame
de contratos; exame alternativo das respostas não obtidas.
d. Cálculos – Soma das duplicatas a receber; cálculo dos juros a
receber; Soma dos adiantamentos concedidos.
e. Escrituração – Exame da conta de razão de duplicatas a receber;
exame da conta de razão de adiantamentos a empregados; exame
da conta de razão de títulos a receber; exame da contabilização no
período de competência.
f. Investigação – Exame detalhado da documentação de venda; exame
detalhado dos contratos de venda; exame detalhado das aprovações
de venda; exame detalhado das aprovações de baixas de duplicatas
incobráveis.
g. Inquérito – Variação do saldo de contas a receber; Explicação para
as duplicatas incobráveis ou em atraso.
h. Registros auxiliares – Exame do razão analítico de contas a receber;
exame do diário auxiliar das contas a receber; exame do registro de
recebimentos.
i. Correlação – Relacionamento das contas a receber com as vendas;
relacionamento dos recebimentos com o disponível; relacionamento
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das provisões constituídas para devedores duvidosos com o
resultado; relacionamento dos juros a receber com o resultado.
j. Observação – Classificação adequada das contas; observação aos
princípios de contabilidade; observação do volume de contas a
receber atrasadas.
O auditor fará as competentes análises, para obter a amostragem adequada a
ser confirmada. O uso corrente recomenda que a amostragem não seja inferior
a 10% do volume físico, nem a 80% do valor pecuniário de todas as contas a
receber. Os testes efetuados sobre os controles internos da área orientarão,
também, quanto à profundidade de amostragem.
As seguintes situações devem merecer atenção do auditor:
• Contas com faturamento muito alto no fim do exercício;
• Contas cujos devedores se encontrem em má situação financeira;
• Contas canceladas durante o ano por serem consideradas
incobráveis ou com explicação não convincente;
• Contas com saldos credores.
Estes casos devem ser investigados nos registros, pois indicam situações
sujeitas a erros e fraudes.
5.5 Orientação da auditoria interna nas contas a receber
O exame de auditoria efetuado na área de contas a receber tem por
finalidade atingir os objetivos previamente determinados. Desta forma, o
programa de auditoria deve ser feito com o intuito de evitar trabalhos
desnecessários ou que não atendem aos objetivos definidos.
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Uma vez definido o programa de auditoria durante a execução do
trabalho, o auditor deve estar alerta para evitar possíveis trabalhos
desnecessários ou deixar de realizar trabalhos não programados, porém
importantes. Caso isto venha a ocorrer, o programa deverá ser modificado para
atender a eventuais trabalhos não programados.
A seleção e a data de aplicação dos procedimentos de auditoria devem
ser definidas com vista na efetividade do controle interno e na materialidade
envolvida. Assim sendo, uma vez que o controle interno tenha sido julgado
como adequado, os exames de auditoria podem ser realizados em data
intermediária à do encerramento, bastando para isto que o auditor execute
procedimentos alternativos que atestem o valor do encerramento. Caso
contrário, a preferência deve recair na data de encerramento.
A terminologia de contas a receber é utilizada em sentido amplo, uma
vez que inclui todos os valores a receber da empresa, que podem ser, entre
outros, duplicatas a receber por vendas, adiantamentos concedidos a terceiros
ou a empregados, cheque e notas promissórias etc.
A determinação dos procedimentos de auditoria em cada um dos casos
deverá ser feita de tal forma que se obtenham resultados satisfatórios de
acordos com cada uma das circunstâncias. Dessa forma, dependendo da
materialidade envolvida, o auditor poderá utilizar-se de procedimentos
específicos em cada natureza de contas a receber e decidir sobre seus exames
em função do procedimento que lhe traga maiores benefícios com menos
esforço. Por exemplo: Adiantamentos a funcionários podem ser concluídos
satisfatoriamente utilizando o procedimento de confirmação, recebimento
subseqüente, exame do documento original, exame da conta de razão etc.
5.6 Procedimentos de confirmação das contas a receber
O procedimento de confirmação é utilizado para a determinar que o
ativo decorrente de contas a receber é real e pertencente à empresa.
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Uma vez determinada a utilização do procedimento de confirmação para
as contas a receber, deve-se levar em consideração:
- Data-base de confirmação;
- Amplitude do teste de confirmação; e
- Tipo de confirmação a ser empregado.
As considerações referentes à data-base e à amplitude do teste de
confirmação são dependentes da avaliação e efetividade dos controles
internos.
O tipo de confirmação a ser empregado é algo pertinente aos desejos de
evidências do auditor para subsidiar sua conclusão acerca das contas a
receber. Usualmente, tem-se determinado que a confirmação positiva traz
maiores subsídios, sendo recomendada para os devedores dos quais o auditor
deseja obter resposta formal. A confirmação negativa é usualmente utilizada
como complemento da amplitude do teste de confirmação e geralmente
envolve valores pequenos e antigos.
É recomendável que o auditor determine adequadamente o tipo de
confirmação necessária, podendo inclusive mesclar os pedidos de confirmação.
Com respeito á confirmação positiva, o auditor deve manter todos os
esforços para a obtenção de uma resposta, utilizando o primeiro pedido de
confirmação, o segundo pedido de confirmação ou a confirmação pessoal junto
ao devedor.
Entretanto, nem sempre todos os pedidos de confirmação serão
efetivamente recebidos, uma vez que envolvem empresas externas aquela
auditada. Após esgotados os recursos disponíveis para a obtenção da
resposta, o auditor, dependendo do resultado obtido daquelas respostas
efetivamente recebidas, pode proceder ao exame alternativo, que engloba:
a. Exame documental que comprove a existência da conta a receber
Exemplo: nota fiscal de venda.
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b. Exame documental que comprove por parte do devedor sua divida junto
à empresa.
Exemplo: canhoto de entrega.
c. Exame documental de realização da conta a receber.
Exemplo: aviso bancário de recebimento.
O exame alternativo é uma das formas com que o auditor comprova
eficazmente a conta a receber, porém deve ser utilizado após esgotados todos
os recursos disponíveis para a obtenção de resposta. E dependente do
resultado obtido das respostas efetivamente recebidas, pois a utilização dessa
prática somente envolve documentação interna que é de propriedade da
empresa. Ao executar essa prática, o auditor está utilizando nada mais do que
outros procedimentos de auditoria.
Com relação ás respostas recebidas, o auditor deve estar atento para
quaisquer informações apostas nas confirmações pelos devedores. Essas
informações denominadas gratuitas devem ser minuciosamente examinadas,
pois podem revelar a existência de desvios, apropriações indébitas, contas a
receber irreais ou incorreções.
5.7 Realização da auditoria nas contas a receber
A realização das contas a receber envolve o processo de auditoria
voltado para a determinação de que as contas a receber estão demonstradas
por seu valor liquido realizável.
Neste caso, o auditor, ao determinar que as contas a receber são
direitos efetivos contra os devedores e são reais, precisa certificar-se de que,
embora estas se constituam direitos efetivos contra os devedores, serão
realmente recebidas.
Usualmente, as empresas utilizam-se da prática fiscal da constituição de
uma provisão para perdas, por meio de utilização de um percentual calculado
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sobre as contas a receber, sem se importar quanto á suficiência dessa
provisão.
O auditor, ao verificar a realização das contas a receber, deve
programar seu trabalho de forma a cobrir as contas a receber de difícil
realização, após o qual deve confrontar com a provisão constituída pela
empresa, para determinar sua razoabilidade.
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CONCLUSÃO
Auditoria consiste no exame de documentos, livros e registros,
inspeções, obtenção de informações e confirmações, internas e externas,
obedecendo ás normas apropriadas de procedimentos, objetivando verificar se
as demonstrações contábeis representam adequadamente a situação nelas
demonstradas de acordo com os princípios fundamentais e normas de
contabilidade.
A auditoria Interna é uma atividade de avaliação independente e de
assessoramento da administração, voltada para o exame e avaliação da
adequação, eficiência e eficácia dos sistemas de controle, bem como da
qualidade do desempenho das áreas em relação às atribuições e aos planos,
metas, objetivos e políticas definidos para as mesmas, o departamento de
auditoria deve sempre estar vinculado ao nível mais alto da organização.
Diante do que foi exposto, podemos dizer que a auditoria interna
constitui um instrumento de fundamental importância na organização das
empresas, pois além de fornecer informações importantes sobre o andamento
operacional da empresa, também auxilia a administração e podendo sugerir
modificações nos métodos e procedimentos da empresa, de modo que
impactuem de forma positiva nos seus resultados.
Vimos também os métodos e procedimentos das contas a receber e
como funciona a auditoria interna nas contas a receber, na qual e de muita
importância e responsabilidade, pois verifica os valores a receber e de que
forma e tempo estes valores serão recebidos, buscando diminuir da melhor
maneira possível a inadimplência destes valores. Sabemos também que para
isso ocorrer de forma satisfatória, e necessário que o auditor interno possua
uma certa independência no que tange ao acesso irrestrito a todas as
informações, registros, documentos e setores da empresa, para que dessa
forma possa conduzir os trabalhos de revisão do sistema de controle interno e
contas a receber, sempre visando seu aprimoramento
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Convém salientar que não se pode ignorar a possibilidade de descoberta
de fraudes ou irregularidades pela auditoria interna, mesmo não sendo seu
objeto. Esta possibilidade, decorre da profundidade com que os trabalhos de
auditoria interna são desenvolvidos, assim sendo a descoberta destes eventos
e apenas conseqüência dos exames realizados.
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REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
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Atlas 2000;
CAVALCANTI, Marcelo Almeida. Auditoria - Um curso moderno e completo.
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CREPALDI, Silvio Aparecido. Auditoria Contábil: teoria e prática. 2.edição.
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FRANCO, Hilário; MARRA, Ernesto. Auditoria Contábil. 3.edição. São Paulo:
Atlas 2000;
SÁ, Antonio Lopes de. Curso de Auditoria. 8.edição. São Paulo: Atlas 1998;
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e normas Brasileiras de contabilidade. 5.edição São Paulo: Atlas 2000;
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Rubens. Manual de contabilidade das sociedades por ações: aplicável às
demais sociedades. 5. ed. ver. e atual. – São Paulo: Atlas, 2000;
IUDÍCIBUS, Sérgio de. Teoria da Contabilidade. 6. edição. São Paulo: Atlas,
2000;
Princípios fundamentais e Normas brasileiras de contabilidade de
Auditoria e Perícia/ Conselho Federal de Contabilidade – Brasília: CFC, 2003.
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