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UNIVERSIDADE CÂNDIDO MENDES

A VEZ DO MESTRE

Auditoria de estoque Estudo de caso: Acompanhamento de inventário na empresa Pepsico do Brasil

Ltda.

Mauro Morency Faria Santos

Niterói 2005

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UNIVERSIDADE CÂNDIDO MENDES

A VEZ DO MESTRE

Auditoria de estoque Estudo de caso: Acompanhamento de inventário na empresa Pepsico do Brasil

Ltda.

Monografia apresentada ao Curso de Finanças e Gestão Corporativa da Universidade Cândido Mendes, como requisito parcial para a conclusão do Curso.

Orientador: Aleksandra Sliwowska Bartsch, msc

Niterói 2005

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1- INTRODUÇÃO

1.1- Tema

A conta de estoque, nas indústrias de alimentos, tem um valor

significativo e o controle do mesmo é de vital importância para o resultado da

empresa e, conseqüentemente, sua continuidade.

Os procedimentos de auditoria na conta de estoques visam,

principalmente, assegurar-se de que os estoques registrados pela empresa

existem fisicamente e se são de propriedade da mesma; determinar se os

estoques são apropriados para sua finalidade; verificar se existem materiais

obsoletos e se estes estão separados dos materiais correntes e se ambos

estão avaliados corretamente no Balanço Patrimonial; examinar os critérios de

avaliação e a adequação desses critérios, tendo em vista os princípios

fundamentais de contabilidade.

1.2- Objetivo da pesquisa

Demonstrar os procedimentos utilizados na auditoria da conta de

estoque com seus objetivos e conseqüências.

1.3- Metodologia da pesquisa

Foram consultados livros de auditoria, artigos de revistas e Internet,

utilizando-se da pesquisa descritiva e um estudo de caso.

1.4- Relevância do problema

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Pode-se observar, nas indústrias de alimentos, que, dentre todas as

contas do Balanço Patrimonial, a conta de estoques é uma das contas que

apresenta maior variedade e formas de irregularidades, desvios e

deteriorizações.

Isto acontece principalmente pela quantidade e variedade de itens

classificados nos estoques. São eles: diversas matérias-primas, produtos em

processo e produtos acabados, além dos produtos em transito, produtos da

empresa em poder de terceiros entre outros.

A avaliação detalhada de todos esses produtos é que determina a

validação do auditor sobre os saldos apresentados pela empresa.

1.5- Delimitação do estudo

Estudo de caso: acompanhamento do inventário físico dos itens de

matéria-prima na empresa Pepsico do Brasil Ltda.

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2- VISÃO PRÓPRIA

2.1- Conceito de auditoria de estoque

A auditoria de estoque tem como objetivo a validação dos valores e

quantidades contábeis constantes nos balanços e movimentações de estoques

(Kardex) das empresas através dos confrontos entre os mesmos com o

inventário físico realizado.

A auditoria é a execução de testes e procedimentos contábeis utilizados

para este fim seguindo as normas específicas para este fim.

Estes procedimentos são o conjunto de técnicas que permitem ao

auditor concluir se as operações foram executadas de forma correta e seus

reflexos nas Demonstrações Financeiras, além de permitir ao auditor obter

evidências suficientes e adequadas que fundamentem sua opinião sobre as

Demonstrações Financeiras auditadas, abrangendo os teste de observância e

os substantivos.

A extensão dos procedimentos de auditoria é determinada pelo auditor,

que deve levar em consideração a natureza da empresa, os procedimentos

contábeis adotados e o controle interno.

Após analisar todos os fatos que considera relevante, utilizando os

procedimentos de auditoria específicos para cada item, o auditor deve emitir

uma conclusão sobre a adequação das Demonstrações Financeiras.

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2.2- Controle interno

É o conjunto de procedimentos utilizados pela empresa com o objetivo

de alcançar e avaliar sua eficiência operacional.

A Resolução n.º. 321/72, revogada pela de n.º. 700/91, do Conselho

Federal de Contabilidade, tratava o assunto da seguinte forma:

Sistema Contábil e Controle Interno O controle interno compreende o plano de organização e o conjunto coordenado dos métodos e medidas, adotados pela empresa, para proteger seu patrimônio, verificar a exatidão e o grau de confiança de seus dados contábeis, bem como promover a eficiência operacional. O auditor deve efetuar o levantamento do sistema contábil e do controle interno da empresa, avaliar o grau de segurança por eles proporcionados e, com base nesses elementos, estabelecer a natureza, a extensão e a profundidade dos procedimentos de auditoria, assim como o momento apropriado de sua aplicação. O sistema contábil e o controle interno são de responsabilidade da empresa. Entretanto, é recomendável que o auditor faça sugestões objetivas no sentido de eliminar as deficiências neles existentes no decurso de seu exame.

Os controles internos de uma empresa devem ser os melhores e mais

eficientes possíveis, pois assim, o auditor terá maior segurança para execução

de seus trabalhos, diminuindo os testes e procedimentos utilizados, o tempo

gasto e o custo da auditoria.

2.2.1 – Finalidades do controle interno

De acordo com Sérgio Jund (2003, p.223) a finalidade dos controles

internos é a de estabelecerem-se padrões, medir o desempenho real a agir

preventivamente, assegurando que não ocorram erros potenciais, através do

controle de suas causas, destacando-se, entre os objetivos específicos a

serem atingidos, os seguintes:

a) Observar as normas legais, instruções normativas, estatutos e

regimentos.; b) Assegurar, nas informações contábeis, financeiras,

administrativas e operacionais sua exatidão, confiabilidade, integridade e oportunidade;

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c) Antecipar-se, previamente, ao cometimento de erros, desperdícios, abusos, práticas anti-econômicas e fraudes;

d) Propiciar informações oportunas e confiáveis, inclusive, de caráter administrativo/operacional, sobre os resultados e efeitos atingidos;

e) Salvaguardar os ativos financeiros e físicos, quanto à sua boa e regular utilização, e assegurar a legitimidade do passivo registrado;

f) Permitir a implementação de programas, projetos, atividades, sistemas e operações, visando à eficácia, eficiência e economicidade dos recursos;

g) Assegurar a aderência às diretrizes, normas, aos planos e procedimentos do órgão/entidade.

2.2.2- Importância do controle interno

O controle interno é de vital importância para o sucesso de uma

empresa, pois agrega confiabilidade nas informações por ela geradas e

utilizadas no processo decisório.

Para controlar as informações de uma empresa de forma eficiente,

segundo Silvio Aparecido Crepaldi (2000, p.113), “é preciso existir relatórios,

indicadores e outros índices que reflitam a gestão das operações pelos

funcionários contratados e o atendimento aos planos e metas traçados.”

É importante, também, treinar os funcionários, esclarecer as normas de

controle interno da empresa, os objetivos e as conseqüências do cumprimento

e do não cumprimento dessas normas.

Na visão empresarial de hoje, muitas empresas possuem controle

interno, embora nem sempre sejam adequados. Os controle internos

modificam-se conforme as necessidades da empresa, com procedimentos

adequados ao tipo de atividade da empresa.

Os tipos de controle interno são os seguintes:

· Aprovações;

· Autorizações;

· Registros;

· Formulários;

· Relatórios, e

· Arquivos.

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2.3- Relação do controle interno com a auditoria

O auditor deve conhecer os controles internos da empresa auditada,

avaliá-los e, a partir daí, tomar uma posição sobre existência, adequação e

confiabilidade desses controles, podendo ele recomendar melhorias para

atingir um sistema mais ágil, econômico e funcional.

Segundo Silvio Aparecido Crepaldi (2000, p.217), a avaliação que o

auditor deve fazer “é realizada mediante a aplicação dos objetivos e princípios

de controle interno – envolve os controle contábeis e os controles

administrativos. Usualmente, desenvolvem-se questionários que auxiliam a

avaliação global do sistema ou ciclo de estudo”.

William Attie (1998, p.218) diz que

por intermédio do conhecimento obtido pelo auditor, assim como pela aplicação do questionário de avaliação, a auditor pode vir a defrontar-se com os seguintes aspectos:

a) o sistema de controle interno é adequado; b) sistema de controle interno é adequado, podendo entretanto ser

aprimorado; c) o sistema de controle interno é adequado, existindo porém,

fraquezas que deterioram e pode vir a comprometer o sistema em sua totalidade;

d) o sistema de controle interno é inadequado, pois não atende os princípios básicos vitais para a obtenção de um sistema de controle interno mínimo.

Em qualquer das hipóteses discriminadas, o auditor deve determinar quais as possíveis conseqüências e implicações, quais os procedimentos de auditoria a serem aplicados e em que extensão, para a cobertura dos referidos assuntos, estudando-os em toda amplitude que merecem.

O auditor deve ainda certificar-se de que os controles internos são

efetivamente seguidos e se são feitos de forma adequada. Para isso, utiliza-se

de testes de procedimentos que o possibilita elaborar seu programa de trabalho

e extensão de testes em função das necessidades do controle interno.

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2.3.1- Revisão do controle interno

A revisão do controle interno é essencial para o auditor obter

confiabilidade no controle interno da empresa e então determinar a extensão

dos seus trabalhos, os procedimentos que serão utilizados e o tempo para

realização do mesmo.

São exemplos de fortalecimento do controle interno, segundo várias

literaturas, a verificação dos seguintes itens:

1) segregação de funções entre a guarda física dos

estoques e a contabilização;

2) autorização de compra por pessoa de nível;

3) utilização de coleta de preços para compras, ou seja,

cotações;

4) utilização de requisição de materiais para produção;

5) apontamento das horas trabalhados na produção;

6) registro perpetuo do estoque;

7) determinação de ponto mínimo de estoque;

8) conciliação periódica entre o registro perpetuo e o

razão sintético de estoques;

9) contagens rotativas de estoque;

10) sistemas de custo integrado a contabilidade;

11) segregação de funções entre o setor de compras e o

de recebimento, e

12) contagem física quando da recepção e emissão de

documentos comprobatórios.

2.4- Auditoria de estoque

Em regra geral, os estoques de uma empresa são compostos por

matérias-primas, produtos em processo e produtos acabados.

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Os estoques são bens destinados à venda ou fabricação, relacionados

com os objetivos e atividades. São importantes na apuração do lucro líquido de

cada exercício e na determinação do valor do capital circulante líquido do

balanço patrimonial.

Tipos de estoques:

· Matéria-prima

São todas as matérias-primas e insumos necessários para a elaboração dos

produtos que sofrerão transformação durante o processo produtivo.

· Produto em processo

São as matérias-primas já requisitadas e ainda não acabadas, encontram-se

no processo produtivo adicionadas de custos diretos e indiretos.

· Produtos acabados

São os produtos transferidos de produtos em processo após o término do

processo produtivo. São mercadorias prontas para serem vendidas.

A conta de estoque em muitas empresas tem um valor significativo e o

controle do mesmo é de vital importância para o resultado da empresa e sua

continuidade.

2.4.1- Objetivo

A auditoria de estoques tem a finalidade de verificar a real existência dos

produtos considerados itens de estoque pela empresa, fisicamente onde estão

localizados e se foram contabilizados corretamente.

Segundo Hilário Franco e Ernesto Marra (1995, p.324),

Os objetivos visados pelos procedimentos de auditoria na área de estoques são, em síntese, os seguintes:

a) Assegurar-se de que os estoques existem fisicamente e são de propriedade da empresa auditada;

b) Determinar a eventualidade da existência de ônus pesando sobre os estoques ou parte deles, e qual a natureza do ônus;

c) Determinar se os estoques são apropriados para sua finalidade e se têm condições de realização, isto é, verificar se há obsolescências, defeitos, má conservação etc;

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d) Examinar os critérios de avaliação e a adequação desses critérios, tendo em vista os princípios fundamentais de contabilidade e a correção dos cálculos;

Já Silvio Aparecido Crepaldi (2000, p.293) assim define:

A auditoria dos estoques tem a finalidade de: a) determinar sua existência, que poderá estar na companhia, em

custódia de terceiros ou em transito; b) determinar se é pertencente à companhia; c) determinar se foram aplicados os princípios de contabilidade

geralmente aceitos, em bases uniformes; d) determinar a existência de estoques penhorados ou dados em

garantia; e e) determinar se estão corretamente classificados nas demonstrações

financeiras e se as divulgações cabíveis foram expostas por notas explicativas.

2.5- Procedimentos de auditoria na conta de estoque

A Resolução do CFC 820/97, que trata das Normas de Auditoria

Independente das Demonstrações Contábeis, menciona que:

11.1.2.1 – os procedimentos de auditoria são o conjunto de técnicas que permitem ao auditor obter evidências ou provas suficientes e adequadas para fundamentar sua opinião sobre as demonstrações contábeis auditadas e abrangem testes de observância e testes substantivos. 11.1.2.2 – os testes de observância visam à obtenção de razoável segurança de que os procedimentos de controle interno estabelecido pela administração estão em efetivo funcionamento e cumprimento. 11.1.2.3 – Os testes substantivos visão à obtenção de evidência quanto à suficiência, exatidão e validade, dividindo-se em: a) testes de transações e saldos; e b)procedimentos de revisão analítica.

Na execução desses testes, o auditor deve considerar procedimentos

como:

1) Exame físico

Refere-se à contagem física dos estoques, seja de matéria-prima, produto em

processo, produtos acabados, materiais em consignação ou com terceiros.

2) Confirmação

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Refere-se à confirmação de estoque da empresa com terceiros, estoque de

terceiros na empresa e estoque em consignação.

3) Verificação de documentos originais

Refere-se ao exame de contratos de compra e venda, exame documental das

notas fiscais por compra e pagamento e das apropriações de matérias-primas e

mão-de-obra.

4) Cálculos

Refere-se à soma da contagem dos estoques, cálculo das quantidades pelo

preço unitário, dos impostos e apropriação das despesas gerais de fabricação.

5) Escrituração

Refere-se a avaliação da conta razão de produtos acabados, importações em

transito, das ordens de fabricação e follow-up da contagem física.

6) Investigação

Refere-se a uma avaliação detalhada da documentação de compra, das ordens

de fabricação em aberto, do registro perpétuo e do cut-off de compras e

vendas.

7) Inquérito

Refere-se a perguntas sobre a variação do saldo de estoque e sobre a

existência de produtos morosos ou obsoletos.

8) Correlação

Refere-se ao relacionamento das vendas com a baixa dos estoques e

relacionamentos das compras com os fornecedores.

9) Observação

Refere-se à observação dos princípios de contabilidade e a classificação

adequada das contas e dos estoques morosos ou obsoletos.

O auditor realiza seu trabalho na área de estoque visando objetivos

previamente estabelecidos, mas não deve se guiar apenas pelo seu programa,

caso surja novos tópicos ou problemas deve-se considerá-los.

A auditoria de estoque requer uma atenção especial em tópicos como:

a) contagem física dos estoques;

b) avaliação dos estoques;

c) realização dos estoques;

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d) ajustes do inventário, e

e) cut-off da contabilização.

2.5.1- Contagem física dos estoques

É a maneira pela qual o auditor pode certificar-se quanto à real

existência dos estoques e assegurar-se que o registro contábil confere com o

que existe fisicamente.

A responsabilidade pela contagem física é da empresa, cabendo ao

auditor a responsabilidade de acompanhar e observar os procedimentos

utilizados, podendo ele achar satisfatório ou falho tais procedimentos em

relação à correta apuração do inventário.

O auditor deve conhecer previamente os itens inventariados, os critérios

de avaliação, sistema de armazenamento, locais de estocagem, existência de

materiais em poder de terceiros ou de terceiro em poder da empresa, podendo,

assim, fazer possíveis sugestões de melhorias que possam ajudar e facilitar a

contagem.

Além disso, deve observar a obediência do pessoal responsável pelo

inventário quanto às instruções de contagem, existência de estoques

considerados como morosos ou obsoletos para posterior follow-up quanto ao

tratamento contábil desses itens, execução de testes de contagens para

certificar-se da correta apuração dos estoques, correta emissão de etiquetas e

elaboração do cut-off de entradas, saídas e etiquetas.

O trabalho do auditor deve concentrar-se nos locais e itens de inventário

que representem a parte mais significativa para a empresa e realizar testes

limitados em outros itens e áreas, de forma a assegurar, de maneira global, a

efetiva contagem.

Para Hilário Franco e Ernesto Marra (1995, p.325),

Os principais pontos a merecer atenção do auditor, nesta fase, são os seguintes:

a) Instruções complementares para inventário físico Providências a cargo da empresa:

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1) Estabelecer horário para realização do inventário; 2) Estabelecer que haja arrumação adequada dos estoques; 3) Definir quantas contagens serão necessárias; 4) Realizar antecipadamente um pré-inventário, em alguns setores

quando possível; 5) Determinar que os produtos acabados sejam os primeiros a serem

inventariados; 6) Determinar que seja efetuada com antecedência a indicação quanto

aos itens com pouca movimentação ou obsoletos; 7) Determinar quais os critérios de contagem; 8) Determinar que as fichas de controle dos estoques fiquem sob

custódia do responsável pelo setor e sejam liberadas somente quando do final do inventário;

9) Determinar que a liberação das áreas seja efetuada em conjunto por: responsável pelo setor, coordenador do inventário e auditoria;

10) Indicar pessoa exclusiva para ser responsável pelos serviços de ‘corte’ de documentação, isto é, entradas, saídas, requisições, ordens de produção e etiquetas;

11) Estipular a paralisação da produção e de setores do almoxarifado; 12) Determinar que no controle das etiquetas de inventário seja

elaborado um quadro de distribuição, que identifique as emitidas, canceladas e rasuradas;

13) Na ocorrência de etiquetas rasuradas, sejam estas canceladas, emitindo-se outras.

Na contagem física, deve-se considerar todas as mercadorias de

propriedade da empresa, inclusive as que estão em poder de terceiros. Marcelo

Cavalcante Almeida (1996, p.187) alerta que:

Nos casos de estoque em poder de terceiros (em armazéns gerais, para beneficiamento, em consignações ou demonstrações etc.) peça confirmação ao custodiante cobrindo os seguintes pontos:

a) que o estoque é de propriedade da empresa auditada; b) que o estoque se encontra em boas condições; c) que o estoque está livre de quaisquer ônus.

Na hipótese de os estoques em poder de terceiros serem de valor relevante, além da obtenção de confirmação por escrito, o auditor deve inspecioná-los fisicamente.

2.5.2- Avaliação dos estoques

Os critérios para avaliação dos estoques são adotados segundo as

peculiaridades da empresa, seu grau de controle e organização, permitindo

economia de tempo e de trabalho, além de demonstrar seus resultados da

maneira que a empresa considera mais adequada.

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Existem, em uso, vários critérios de avaliação dos estoques, os quais,

entretanto, conduzem a resultados diferentes. Os mais conhecidos são: PEPS,

UEPS e Custo Médio.

2.5.2.1- PEPS

Este critério estabelece que o primeiro a entrar é o primeiro a sair. Neste

método, o material é custeado pelos preços mais antigos, permanecendo o

mais recente no estoque.

Utilizando o PEPS, não faz diferença se a empresa avalia o custo do

material aplicado durante o período ou somente no final. Além de existir uma

tendência de o produto ficar avaliado por um custo menor que se utilizasse o

custo médio, considerando a situação de preços crescentes, podendo

subavaliar o custo do produto acabado e proporcionar um resultado contábil

maior para o exercício em que for vendido.

2.5.2.2- UEPS

Este critério estabelece que o último a entrar é o primeiro a sair. Neste

método, o material é custeado pelos preços mais recentes, permanecendo o

mais antigo no estoque.

Utilizado o UEPS, existe uma tendência de provocar uma redução do

lucro contábil e provavelmente por esta razão, este método é aceito pelos

princípios contábeis, mas no Brasil a regulamentação do Imposto de Renda

não permite sua utilização.

2.5.2.3- Custo Médio

Este critério é o mais utilizado. É feito um novo cálculo dos custos dos

produtos em estoque a cada entrada, dividindo o custo total pela quantidade

total.

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2.5.2.4- Outros

Além desse, existem os seguintes métodos de avaliação :

- identificação específica;

- preço de reposição;

- preço de mercado;

- preço de venda, entre outros.

Cada método utilizado na mesma situação (entradas e saídas de

mercadorias) apresenta um resultado diferente, cabendo à empresa escolher

qual o método que irá utilizar.

Tendo em vista a aceitação de diversos critérios por parte das

autoridades fiscais, o importante é que o critério de avaliação adotado seja

uniforme, uma vez feita a opção por um dos critérios, este deve ser conservado

exercício após exercício, para que se possa manter a comparabilidade dos

balanços.

Segundo Marcelo Cavalcanti Almeida (1996, p.188) os testes de

avaliação são:

- Revise o sistema de alocação de custos aos estoques. Verifique se ele é adequado em relação às operações da empresa, se está de acordo com os princípios de contabilidade geralmente aceitos e consistente em comparação com o exercício social anterior; - Verifique se o somatório das relações finais de inventário concorda com os saldos das respectivas contas do razão geral da contabilidade; - Selecione matérias-primas, produtos em processo e produtos acabados para testes, com base nas relações finais de inventário;

· Teste a matéria-prima da seguinte forma:

a) confira as informações com os registros perpétuos de estoques; b) verifique se as quantidades multiplicadas pelo custo unitário são

iguais ao custo total; c) revise os cálculos de apuração dos custos unitários durante o

exercício social sob exame, de acordo com o método utilizado pela empresa (custo médio, PEPS, UEPS etc) e com base no registro de estoque;

d) compare o custo unitário atual com o do ano anterior e investigue quaisquer anormalidade;

e) coteje o custo unitário atual com o custo de reposição (compra recente, cotação junto ao fornecedor etc.), a fim de constatar se o custo não está inferior ao valor de mercado. Se o valor de reposição

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ou mercado é menor, assegure-se que os produtos acabados, em que tais matérias-primas seriam transformadas, ainda podem ser vendidos com lucro, depois da incorporação dessas matérias-primas a seu custo. Caso contrário, a empresa deve constituir provisão para desvalorização de estoques. · Teste os produtos em processo da seguinte maneira:

a) confira as informações com os registros analíticos de custos; b) verifique se esses produtos em processo estão recebendo débitos

normalmente, caso contrário, poderia indicar projetos abandonados, produtos defeituosos, obsoletos, sem mercado etc.

c) obtenha estimativas dos custos necessários para completar o produto em processo, compare o custo unitário total (estimativa mais custos acumulados) com o custo unitário do ano anterior de um produto terminado da mesma natureza e análise quaisquer discrepância;

d) confronte o custo unitário total (estimativa mais custos acumulados) com o valor de mercado (preço de venda deduzido das demais despesas necessárias para efetuar a venda). Caso o valor de mercado seja inferior, a empresa deve constituir provisão para desvalorização de estoques. · Testes os produtos acabados do seguinte modo:

a) confira as informações com os registros perpétuos de estoques; b) confira se o cálculo das quantidades multiplicadas pelo custo unitário

é igual ao custo total; c) revise, da mesma forma das matérias-primas, os cálculos de

apuração dos custos unitários durante o exercício social sob exame; d) confronte o custo unitário atual com o do ano anterior e investigue

quaisquer anormalidades; e) compare o custo unitário atual com o valor de mercado (preço de

venda deduzido das demais despesas necessárias para efetuar a venda). Na hipótese de o valor de mercado estar abaixo do custo, a empresa deve constituir provisão para desvalorização de estoques. Nesse caso, o auditor deve estar atento para a possível necessidade de constituir provisão para o estoque de matérias primas que serão transformadas nesses produtos acabados. · Proceda da seguinte forma para os estoques obsoletos e de lento

movimento:

a) investigue se os procedimentos da empresa para distinguir esses bens dos estoques normais são satisfatórios;

b) veja se foram anotados bens dessa natureza nos papeis de trabalho do inventário físico;

c) examine os registros perpétuos de estoques para matérias-primas e produtos sem movimento nos últimos 12 meses;

d) verifique se os estoques obsoletos e de lento movimento foram adequadamente avaliados no balanço patrimonial.

2.5.3- Realização dos estoques

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A reavaliação dos estoques está relacionada com o poder de

observação do auditor. A observação é um dos procedimentos utilizados para a

identificação quanto à qualidade e quantidade dos estoques existentes.

Silvio Aparecido Crepaldi (2000, p.299) diz que:

O auditor deve estar alerta quanto a possibilidade de existência de materiais morosos, obsoletos, deteriorados, não devendo vacilar em fundamentar seu trabalho inclusive com inquisições ao pessoal responsável sobre as condições dos materiais que lhe pareçam anormais.

A confrontação dos registros perpétuos analíticos e a data da sua

movimentação é outra forma de determinar os estoques com problemas de

realização.

Para efeito ilustrativo, segundo William Attie (1998, p.299),

O trabalho de auditoria voltado para realização dos estoques deve cobrir:

a) observação do inventário físico quanto a existência de itens morosos ou obsoletos;

b) revisão dos registros perpétuos quanto a data de movimentação dos itens e obtenção de explicações para os itens julgados anormais;

c) discussão com a gerência da companhia ou pessoal qualificado para a determinação dos estoques consideráveis como morosos ou obsoletos;

d) para as matérias-primas: comparação com os preços de mercado e inclusão das matérias-primas no consumo da produção subseqüente;

e) para os produtos acabados: comparação com as tabelas de preços vigentes, diminuídos das despesas para vender e margem de lucro esperada; exame de mercado quanto à possibilidade de colocação dos produtores; e

f) para os produtos em processo: idem aos produtos acabados, incluídos os custos a incorrer para a elaboração do produto final.

2.5.4- Ajustes do inventário

Após a realização do inventário, é normal que ocorra diferença entre o

físico e o contábil. Se tais diferenças forem relevantes, devem ser feitos os

ajustes nos registros contábeis, para que o montante transportado para a conta

de estoque no balanço seja correto e adequado.

Quanto ao auditor, deverá abrir uma folha em seus papéis de trabalho

para demonstrar os ajustes feitos.

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2.5.5- Cut-off (“cortes”) da contabilização

O cut-off visa identificar a correta contabilização das transações em seus

períodos de competência.

Segundo Hilário Franco e Ernesto Marra (1995, p.328),

O “corte” consiste em determinar o momento em que os registros contábeis e os registros auxiliares, bem como os documentos com eles relacionados, refletem o levantamento do inventário. Assim, o que estiver registrado até aquele momento deverá ser incluído no inventário; o que vier a ser registrado depois será excluído.

Para assegurar-se de que o inventário incluiu corretamente os materiais

que deverão aparecer ou excluiu os que não deverão aparecer no balanço, o

auditor deverá anotar os últimos registros efetuados, na data do “corte” e

posteriormente investigar as entradas e saídas que ocorreram, por exemplo,

três dias antes e três dias depois do cut-off.

2.6- Planejamento da auditoria

O planejamento significa estabelecer metas a serem alcançadas, por

isso o trabalho do auditor deve ser cuidadosamente planejado tendo como

base seus objetivos.

A Resolução CFC 820/97, especifica que:

O auditor deve planejar seu trabalho consoante as Normas

Profissionais de Auditor Independente, Normas de Auditoria Independente das Demonstrações Contábeis e, de acordo com os prazos e demais compromissos contratuais assumidos com a entidade. O planejamento pressupõe adequado nível de conhecimento sobre as atividades, os fatores econômicos, legislação aplicável e as práticas operacionais da entidade, e o nível qual de competência de sua administração.

Os principais objetivos do planejamento da auditoria, conforme as Normas

Brasileiras de Contabilidade, são:

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1) obter conhecimento das atividades da entidade, para identificar eventos e

transações relevantes que afetem as demonstrações contábeis;

2) propiciar o cumprimento dos serviços contratados com a entidade dentro

dos prazos e compromissos previamente estabelecidos;

3) assegurar que as áreas importantes da entidade e os valores relevantes

contidos em suas demonstrações contábeis recebam a atenção requerida;

4) identificar os problemas potenciais da entidade;

5) identificar a legislação aplicável às entidades;

6) estabelecer a natureza, a oportunidade e a extensão dos exames a serem

efetuados, em consonância com os termos constantes na sua proposta de

serviços para a realização do trabalho;

7) definir a forma de divisão das tarefas entre os membros da equipe de

trabalho, quando houver;

8) facilitar a supervisão dos serviços executados, especialmente quando forem

realizados por uma equipe de profissionais;

9) propiciar a coordenação do trabalho a ser efetuado por outros auditores

independentes e especialistas;

10) buscar a coordenação do trabalho a ser efetuado por auditores internos;

11) identificar os prazos para a entrega de relatórios, pareceres e outros

informes decorrentes do trabalho contratado com a entidade.

O planejamento e os programas de trabalho devem ser revisados e

atualizados sempre que novos fatos ocorrerem e o tornarem necessário.

2.6.1- Relevância do planejamento

De acordo com NBC, o planejamento deve documentar todos os

procedimentos de auditoria programados, bom como sua extensão e

oportunidades de aplicação, objetivando comprovar que todos os pontos da

entidade considerados relevantes foram cobertos pelo auditor independente.

Deve evidenciar as etapas e as épocas em que serão executados os trabalhos,

conforme o teor da proposta de prestação de serviços e sua aceitação pela

entidade auditada. Deve considerar a ocorrência de fatos relevantes que

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possam afetar a entidade e a sua opinião sobre as demonstrações contábeis.

Deve documentar todos os procedimentos de auditoria programados, bem

como sua extensão e oportunidade de aplicação, objetivando comprovar que

todos os pontos da entidade considerados relevantes foram cobertos pelo

auditor independente. Deve também evidenciar as etapas e as épocas em que

serão executados os trabalhos, conforme o teor da proposta de prestação de

serviços e sua aceitação pela entidade auditada.

No cronograma de trabalho, devem ficar evidenciadas as áreas,

unidades e partes relacionadas que serão atingidas pela auditoria, para

comprovar que todos os compromissos assumidos com a entidade auditada

foram cumpridos.

2.6.2- Programa de auditoria

O programa de auditoria consiste na descrição do planejamento da

auditoria, ou seja, determinar o que fazer, quando fazer, como fazer e porquê

fazer, tudo isso é evidenciado por escrito, na forma de programa.

Segundo Sérgio Jund (2002, p.252): “O auditor deve documentar seu

planejamento geral e preparar programas de trabalho por escrito, detalhando o

que for necessário à compreensão dos procedimentos que serão aplicados, em

termos de natureza, oportunidade e extensão.”

O programa de auditoria deve se feito, após o planejamentos dos

trabalhos, de posse do conhecimento geral das operações, por meios dos

manuais de serviços ou elaboração de fluxogramas. Este deve ser detalhado,

servindo como guia e meio de controle para sua execução.

2.7- Papéis de trabalho

Os papéis de trabalho constituem um registro permanente dos serviços

executados pelo auditor, sobre os procedimentos que ele seguiu, os testes que

efetuou, as informações que obteve e as conclusões relativas ao seu exame. É

a prova documental do trabalho realizado.

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Os papéis de trabalho contém informações obtidas pelo auditor durante

o seu exame, assim como as provas e descrições dessas realizações,

constituindo as evidências de trabalho e o fundamento de sua opinião.

Visando fundamentar o parecer do auditor e comprovar que a auditoria

foi executada de acordo com as normas e princípios fundamentais de

contabilidade, os papéis de trabalho devem ser auto-suficientes, ou seja, não

devem precisar de informações adicionais.

Os papéis de trabalho são de natureza confidencial, pois revelam

informações obtidas que não podem ser utilizadas m benefício próprio ou de

terceiro.

Seus objetivos são:

a) evidenciar os trabalhos realizados e as conclusões alcançadas;

b) determinar se o serviço foi feito de forma adequada, ou seja, dentro das

normas e procedimentos de contabilidade geralmente aceitos;

c) evidenciar se o trabalho foi realizado de forma eficaz;

d) servir de prova judicial;

e) facilitar o estudo e avaliação dos controles internos, e

f) servir de fonte de informações para consulta.

O auditor prepara os papéis de trabalho com seu ponto de vista sobre a

matéria examinada e são elaborados, estruturados e organizados para atender

as circunstâncias do trabalho e satisfazer as necessidades do auditor.

A Resolução CFC n.º 700/91 define papéis de trabalho dizendo:

11.1.3 – Papéis de Trabalho

11.1.3.1 – Os papéis de trabalho são o conjunto de documentos e

apontamentos com informações e provas coligadas pelo auditor, que

constituem a evidência do trabalho executado e o fundamento da sua

opinião.

11.1.3.2 – Os papéis de trabalho são de propriedade exclusiva do

auditor, responsável por sua guarda e sigilo.

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Os papéis de trabalho podem ser classificados de duas formas: de

natureza corrente, quando utilizados em um único exercício social, e de

natureza permanente, quando utilizados em mais de um exercício social.

São exemplos de papéis de trabalho: demonstrações contábeis,

balancetes, razões, análises de contas, circularizações, contratos,

organogramas, entre outros documentos utilizados pelo auditor.

Os papéis de trabalho de um auditor devem ser guardados e

conservados, para fins de fiscalização do exercício profissional, pelo prazo de 5

(cinco) anos.

Quanto a organização dos papéis de trabalho, Hilário Franco e Ernesto

Marra (1995, p.251) diz:

Os papéis de trabalho devem ser organizados e juntados segundo sua finalidade. A forma mais prática é a de mantê-los em pasta apropriadas, com a seguinte denominação: I – Pasta Permanente. II – Pasta de Assuntos de Auditoria. III – Pasta de Análises das Contas. IV – Pasta de Correspondência.

Os papéis de trabalhos utilizados durante os trabalhos de auditoria na

conta de estoque devem ser guardados na pasta número III, denominada Pasta

de Análises das Contas.

2.8- Posição ética

A conduta ética é característica essencial a qualquer profissional,

podendo ela determinar o sucesso ou fracasso de sua carreira.

O princípio da ética deve estar sempre presente em qualquer registro,

demonstração, interpretação, análise ou informação.

No desempenho de suas funções, um bom Auditor deverá comportar-se

dentro de um código de ética dos mais rígidos, pois somente assim conseguirá

os resultados que dele espera a administração.

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Para garantir uma conduta irrepreensível, o auditor deve seguir os

postulados básicos da ética profissional, segundo IAIB³, a saber:

- Da Independência Profissional – O Auditor deve concentrar suas atividades profissionais no exercício da auditoria, ou seja, não deve executar outras atividades que não sejam pertinentes à função que exerce. - Da Independência de Atitudes e Decisões – O Auditor prestará obediência aos princípios de ética e observará as normas técnicas e os padrões de auditoria, como norma de conduta profissional. - Da Intransferibilidade de Funções – A qualificação do Auditor é individual e intransferível e não se estende a seus subordinados. - Da Eficiência Técnica – Tendo em vista os escopos estabelecidos para o serviço de auditoria, o Auditor deverá previamente, mediante exame adequado, julgar a viabilidade técnica de sua execução, em termos de prazo, da disponibilidade de elementos contábeis e comprobatórios e da extensão e complexidade das verificações auditoriais, assegurando-se de que seu trabalho dará informações que não resultem de um adequado exame técnico, segundo as normas e o procedimento de auditoria prescrita. - Da Integridade Pessoal – Praticará ato descrédito à sua profissão o auditor que, no desempenho de suas atribuições profissionais, infringir qualquer das seguintes normas: a) omitir fato importante, dele conhecido, mas não evidenciado nas demonstrações contábeis ou gerenciais, cuja relevância seja necessária para evitar interpretações ou conclusões errôneas; b)deixar de relatar ou dissimular irregularidades, informações ou dados incorretos que estejam contidos nos registros e nas demonstrações contábeis ou gerenciais e que sejam do seu conhecimento; c)negligenciar efeitos graves na execução de qualquer trabalho profissional e no seu respectivo relato; d) desprezar ou negligenciar a coleta de informações suficientes para elaborar e sustentar seus procedimentos de forma a invalidar ou enfraquecer as proposições neles contidas; e) omitir-se sobre desvios, omissões ou desvirtuamento dos preceitos legais ou contábeis, ou normas e procedimentos da organização; f) formular opiniões, fornecer informações ou documentos que não traduzem adequadamente a expressão do seu melhor juízo e que, de qualquer forma, ocultem ou desvirtuem os fatos, induzindo a interpretações errôneas; - Da Imparcialidade – É vedado tomar partido na interpretação de fatos, na disputa de interesses, nos conflitos de partes ou em qualquer outro evento. O Auditor deve condicionar seu comportamento profissional à evidência da verdade quando, no seu melhor juízo, convenientemente apurado.

- Do Sigilo e da Classe – O sigilo profissional é regra essencial indeclinável no exercício da auditoria. - Da Lealdade à Classe – Quando no exercício de suas atividades, o

Auditor pautará suas atividades de maneira à sempre defender a

dignidade da profissão e a preservar a sua independência em termos

de liberdade moral.

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O auditor, durante a execução de seus trabalhos, deve manter a ética e

a imparcialidade, para não gerar possíveis dúvidas quanto a veracidade das

informações geradas por ele. E não é só o auditor que deve ser ético, a

empresa, seja qual for, deve manter uma conduta ética e a integridade

gerencial, sendo a cultura da empresa o fator determinante.

A cultura de uma empresa deve possuir normas e práticas éticas de

comportamento, pois é ela que determina o que realmente acontece e o que se

obedece.

2.9- Conclusão do auditor

Após a realização dos trabalhos de auditoria deve o auditor emitir sua

conclusão sobre a conta de estoque evidenciando se os objetivos da auditoria

foram atingidos.

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4- CONCLUSÃO

Nesta pesquisa, procurou-se demonstrar o trabalho desenvolvido pelo

auditor na conta de estoque de uma empresa.

Verificou-se que, para um trabalho de auditoria ser bem sucedido, é

preciso começar com um bom planejamento e programa de trabalho,

utilizando-se de testes e procedimentos adequados para testar os controles

internos e fazer uma correta avaliação dos itens de estoque.

Os procedimentos de auditoria mais utilizados na conta de estoque são:

exame físico, confirmação, verificação de documentos originais, cálculos,

escrituração, investigação, inquérito, correlação e observação.

Dentre os procedimentos citados acima, destaca-se o exame físico, que

consiste na contagem física dos estoques, assegurando sobre sua real

existência e confrontação com os saldos registrados no sistema (fazendo os

possíveis ajustes), determinando onde estão localizados fisicamente e se foram

contabilizados de forma correta.

Todos os procedimentos e testes utilizados, incluindo os resultados

obtidos, deve constar nos papéis de trabalho, pois esta é a prova documental

do trabalho realizado, constituindo um registro permanente do serviço do

auditor, fundamentando sua opinião e assegurando que o trabalho executado

está de acordo com as normas e princípios fundamentais de contabilidade,

servindo para consultas futuras.

Tendo em vista as informações mencionadas acima, o auditor pode

emitir sua conclusão sobre a veracidade ou não das informações divulgadas

nas demonstrações contábeis da empresa, terminando, assim, a auditoria da

conta de estoque.

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5- REFERÊNCIA BIBLIOGRÁFICA

- ALMEIDA, Marcelo Cavalcante. Auditoria: Um Curso Moderno e Completo,

5ed. São Paulo: Atlas, 1966.

- ATTIE, William. Auditoria: Conceitos e Aplicações, 3ed. São Paulo: Atlas,

1998.

- CREPALDI, Silvio Aparecido. Auditoria Contábil: Teoria e Prática. São Paulo:

Atlas, 2000.

- FRANCO, Hilário e MARRA, Ernesto. Auditoria Contábil, 3ed. São Paulo:

Atlas, 2000.

- JUND, Sérgio. Auditoria: Conceitos, Normas, Técnicas e Procedimentos, 5ed.

Rio de Janeiro: Impetus, 2003.