unidade de controle interno – uci

Unidade de Controle Interno – UCI

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RELATÓRIO DE CHECKLIST nº 001/2013

Autor: Destinatário: Assunto:

Unidade de Controle Interno Prefeito Municipal – Juarez Costa Secretário Municipal de Obras e Serviços Urbanos – Adilson Rocha Responsáveis pelo Estoque e abastecimentos de combustível da SOSU – Reginaldo Soares dos Santos e José Carlos Hespanhol Responsáveis pelo controle de combustíveis da SOSU – Jociane Terezinha Costa (responsável pelo controle de gasolina até meados de julho de 2013, Marqueciléia dos Santos Aveiro (responsável pelo controle de diesel até meados de julho de 2013) e Diones Neres Silva (Portarias nº 666 e 667/2013) Observância às Instruções Normativas nº 26/2009 e 27/2009 (2ª versão)

Cumprindo planejamento de trabalho (PAAI), a Unidade de Controle Interno – UCI, por meio das controladoras internas Andréia C. W. Nunes e Luciana C. N. Zanette, realizou nos meses de junho e julho do corrente exercício, verificação quanto ao atendimento às Instruções Normativas nº 26 e 27 de 2009 (2ª versão), na Secretaria de Obras e Serviços Urbanos - SOSU. Orientadas por um checklist, fora então avaliada a observância às normas de controle existentes as quais contam com registro neste relatório, para conhecimento e tomada de providências por parte dos responsáveis. A propósito, checklist é o nome dado para uma lista de verificação (conforme Instrução Normativa nº 002/2008, aprovada pelo Decreto Municipal nº 119/2008), o que neste caso, trata-se dos tópicos contidos nas Instruções Normativas que regulamentam os pontos de controle, e são aprovadas por Decreto pelo Chefe do Poder Executivo, o que torna natural às partes o seu fiel cumprimento, quais sejam: ao Chefe do Poder Executivo e Secretário da Pasta, as autorizações e delegações de responsabilidade; aos servidores responsáveis pelo controle do combustível, a execução, liquidação; e à Unidade de Controle Interno a averiguação quanto à sua observância. Em se tratando de procedimentos de rotina a serem observados no consumo de combustível, quer seja no estoque da Secretaria, quer seja no abastecimento nos postos credenciados, a intenção maior é a de garantir a eficácia dos controles e, consequentemente, o adequado emprego do dinheiro público. Diante disso, é incontestável que a não observância a quaisquer itens da Instrução Normativa torna frágil o controle.


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Assim sendo, nesta verificação a UCI converte cada tópico da normativa em questionamento, e busca conferir seu atendimento parte por parte. De cada uma destas ‘partes’ chegou-se a um resultado: se Atendida; Não Atendida; ou Parcialmente Atendida. O checklist aplicado é apresentado em formato de planilha, anexo a este relatório, sendo que para cada averiguação há além do status - se atendida ou não -, uma observação, uma recomendação (quando se tratar de não atendida ou parcialmente atendida) a ser observada pelos responsáveis pelos respectivos controles e gestores, e, em alguns casos, o documento que embasou o estudo da UCI. Esses documentos que serviram de apoio às verificações são nomeados de ‘auxiliares’ meramente para controle da Unidade de Controle Interno, não significando que os mesmos estejam apensos ao Relatório então protocolado com os gestores e servidores. O motivo de não estarem anexos ao Relatório é o grande volume de papéis envolvido. No entanto, se for o caso, tais ‘auxiliares’ poderão ser visualizados na UCI ou pode ser solicitada cópia dos mesmos.

No presente relatório, são apresentadas as recomendações para tomada de providências,

denotando que da respectiva verificação fora constatada o seu não atendimento, ou atendimento parcial. Para facilitar o entendimento, cada recomendação traz identificado o número do item da verificação que a originou, possibilitando assim, sua consulta no checklist que se encontra anexado.

São também apresentadas as constatações e recomendações decorrentes das Notas nº 21 e

23/2013, expedidas por esta UCI devido irregularidades na prestação de contas de consumo de diesel de maio, bem como constatações e recomendações referentes à prestação de contas de consumo de diesel de junho e julho.

Em tempo, a Unidade de Controle Interno reforça que algumas recomendações para tomada

de providências acerca dos controles nas despesas com combustível da Secretaria de Obras e Serviços Urbanos são originados de reincidência de irregularidade, haja vista que a UCI promovera verificação noutra época (Relatório de Verificação nº 001/2012 e sua conclusão), identificara as falhas de controles, e recomendara medidas imediatas. Entretanto, algumas falhas subsistem. Neste sentido, lembramos que é imprescindível o empenho intensivo de esforços, tanto do Chefe do Poder Executivo e do Secretário de Obras e Serviços Urbanos, quanto dos servidores envolvidos, a fim de corrigi-las o mais urgente possível.

A) FALHAS REPETIDAS E QUE DEMANDAM PROVIDÊNCIAS PARA REGULARIZAÇÃO São as seguintes falhas nos controles que imperam pronto saneamento, por se tratarem de

falhas repetidas, ao passo que já foram constatadas quando do Relatório de Verificação nº 001/2012 e sua conclusão. Apresentam-se as recomendações para que as irregularidades sejam sanadas:

_ Que seja priorizado o conserto ou troca de hodômetros e horímetros que ora se encontram sem funcionamento, lembrando que a Instrução Normativa nº 023/2009, aprovada pelo Decreto nº 69/2009, item 5 dos Procedimentos adverte que “nenhum veículo pode deslocar-se sem portar, no seu interior, a documentação legal totalmente regularizada, e sem que estejam com perfeito


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funcionamento do hodômetro/horímetro, luzes e freio, bem como os equipamentos de segurança de uso obrigatório descriminados no Código de Transito Brasileiro” – No checklist: Verificações 10 e 13 da IN 26-2009. _ Que seja devida e tempestivamente alimentado o software disponível para controle de estoque (Estoque Net), com todas as informações de entradas, saídas, movimentação, etc. de forma a possibilitar o correto envio das informações ao sistema APLIC. Devidamente alimentado o software, sugere que os lançamentos contem com as seguintes informações: data e hora do abastecimento/ identificação do veículo/ máquina abastecido; quilometragem/ hora atual do momento do abastecimento, a quantidade de litros abastecida e motorista responsável pela utilização. Tempestivamente alimentado o software neste caso sugere que tão logo o servidor responsável pelos controles do diesel receba as planilhas do servidor responsável pelos abastecimentos - cuja entrega é diária - sejam lançadas as informações ali constantes no software. Ressalte-se que tais informações referem-se tanto as do tanque do pátio da secretaria, quanto do tanque itinerante. No checklist: Verificações 10; 18; 26; 32 e 39 da IN 26-2009 _ Que sejam utilizados para alimentação do software (Estoque Net) e arquivados os controles originais encaminhados pelo responsável pelo abastecimento de óleo diesel, devidamente identificado e assinado por ele e pelo motorista, de forma a comprovar o efetivo consumo do combustível em futuras verificações dos órgãos de Controle Interno e Externo. No checklist: Verificações 26 e 33 da IN 26/2009. _ Que sejam adotadas medidas para a instalação de ferramentas que possibilitem o abastecimento com o uso do cartão magnético, junto ao tanque de diesel da secretaria. No checklist: Verificações 11; 12 e 14/ IN 26/2009. _ Que seja exigido dos motoristas usuários dos veículos/máquinas o correto preenchimento do diário de bordo - observando o modelo de diário de bordo aprovado pela Instrução Normativa – de forma a conter a data, a identificação do veículo/máquina, nome completo e assinatura do motorista, km/hora, etc. No checklist: Verificações 34; 35; 36; 37; 38 da IN 26-2009 e Verificações 08 e 09 da IN 27-2009. Importa reforçar que todas essas recomendações listadas já foram feitas outrora pela Unidade de Controle Interno (Relatório Preliminar de Verificação em 23 de julho de 2012 e Relatório Final de Verificação em 12 de setembro de 2012). No entanto, decorridos mais de oito meses, deparamo-nos com condição igualmente irregular, ou seja, os hodômetros e horímetros permanecem danificados, dificultando média de consumo; o software Estoque Net não tem sido alimentado com as informações, prejudicando o repasse das mesmas por meio do sistema APLIC; as planilhas originais preenchidas pelos responsáveis pelo abastecimento continuavam a ser descartadas até abril de 2012, estando arquivadas apenas as ‘passadas a limpo’; e os diários de bordo ainda não foram adotados por todos os motoristas...

Nesse diapasão, em se tratando de deficiência no trato com o controle da despesa pública, e, considerando estar ali envolvidos grande quantia de recursos públicos, não há como afastar da


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função de controladores internos a representação externa ao Tribunal de Contas, caso não haja o urgente saneamento dessas irregularidades. B) APONTAMENTOS QUANTO ÀS INSTRUÇÕES NORMATIVAS nº 26 e 27/2009 (ambas na Versão 2)

Além dessas situações acima, outras foram verificadas como não atendendo as Instruções

Normativas nº 26 e 27 de 2009 (2ª versão) na verificação ora promovida pela UCI. Antes, porém, convém ressaltar que a recomendação primeira é de que haja a

implantação das ferramentas para o uso do cartão magnético nos abastecimentos a diesel no tanque do pátio da Secretaria Municipal de Obras.

No entanto, enquanto não estiver implantado o sistema de cartão magnético para o

controle de diesel, que sejam observadas as seguintes recomendações: _ Que seja providenciado relógio de parede, preferencialmente digital, e disposto em local de fácil visualização no posto da secretaria (tanque do pátio) a fim de facilitar ao servidor responsável pelos abastecimentos o correto preenchimento do horário do abastecimento, que deve constar na planilha. No checklist: Verificação 11 da IN 26/2009. _ Que seja disponibilizado mais uma coluna na planilha de controle de abastecimentos, a fim de possibilitar a identificação do motorista responsável pelo veículo/máquina abastecido, sendo que sua assinatura deve constar no campo ao lado desta identificação (ex.: uma coluna designada nome e outra designada assinatura, sendo que esta última já consta na planilha). No checklist: Verificação 15 da IN 26/2009. _ Que sejam preenchidos pelos responsáveis pelos abastecimentos (tanque do pátio e tanque itinerante) todos os campos/colunas da planilha de controle manual, de forma a conter todas as informações necessárias (hora/ km/ quantidade de litros/ nome/ assinatura do motorista). Poderá ser utilizada planilha padrão que já traga a identificação do veículo ou máquina, caso contrário, os responsáveis pelos abastecimentos também deverão fazer constar esta informação. No checklist: Verificação 30 da IN 26/2009. _ Que sejam riscadas pelos responsáveis pelos abastecimentos (quando da verificação: o Sr. José Carlos Hespanhol pelo tanque itinerante e Sr. Reginaldo pelo tanque do pátio da secretaria) as linhas em branco da planilha, ou melhor, as dos veículos que não foram abastecidos naquele dia, para demonstrar o seu não abastecimento, e somente após isso, entregue ao servidor responsável pelo controle. Também, que sejam datadas e assinadas TODAS as páginas que forem preenchidas pelo respectivo responsável (José Carlos e Reginaldo) de forma a demonstrar a autenticidade das informações ali presentes. E ainda, que seja totalizado pelos responsáveis pelo abastecimento a quantidade de litros abastecida no dia, indicando o total numérico e escrito por extenso. No checklist: Verificações 11; 16 e 33 da IN 26/2009.


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- Que cada documento seja assinado pelo servidor que o preencheu, para corrigir a irregularidade de que a planilha denominada “Controle de Diesel / Lubrificante”, e a planilha denominada “Controle de Estoque de Combustível”, que ficam na mesma página, estavam sendo preenchidas pela Sra. Marqueciléia, porém eram assinadas pelo Sr. Reginaldo Soares dos Santos e Sr. José Carlos Hespanhol. No checklist: Verificações 16 e 33 da IN 26/2009. _ Que seja realizado controle específico das quantidades abastecidas no tanque itinerante (entrada) de forma a conter a data, horário, quantidade de litros do abastecimento, e o responsável pelo abastecimento. Embora tal controle não deva ser lançado no software para evitar duplicidades, deve-se atentar para a necessidade de controle e arquivamento do mesmo, para fins de auxiliar na comprovação do consumo de diesel (item 1.4.7 e 1.4.7.1, ou, conforme o caso, 1.4.8 da Instrução Normativa nº 26/2009, 2ª versão). No checklist: Verificações 29 e 31 da IN 26/2009. _ Que seja alimentado o software disponível para controle de estoque (Estoque Net), com todas as informações de entradas, saídas, movimentação, etc. de forma a conter informações individuais de cada veículo/ máquina sobre os abastecimentos e a quilometragem realizada, a fim de demonstrar a média de consumo dia, mês, e por km ou hora. No checklist: Verificação 19 da IN 26/2009.

Há também as seguintes recomendações, cuja implementação é necessária para efetividade dos controles: _ Que não seja recebida carga de combustível no tanque da SOSU que vier desacompanhada de Nota Fiscal, tendo em vista o que dispõe os itens VI, 1.1.6, 1.1.7 e 1.3.1 da IN 26/2009 (Versão 2). Que seja designado por portaria responsável por receber as cargas de diesel e atestar a Nota Fiscal. Que imediatamente após atestada a Nota Fiscal, o responsável pelo seu recebimento encaminhe a Nota Fiscal para o responsável pelo controle de diesel (hoje seria o servidor Diones), para que seja lançada no software de controle. No checklist: Verificações 7; 8; 19 da IN 26/2009 (Versão 2). _ Que, quanto ao tanque itinerante, seja priorizada a aquisição de veículo com tanque apropriado, que possibilite mensuração exata dos abastecimentos (saída), e segurança aos servidores, haja vista a sua freqüente utilização e necessidade. No checklist: Verificação 28 da IN 26/2009. _ Que, para fins de prestação de contas, seja anexada à Nota Fiscal que vai para a Contabilidade, relatório do sistema de software (Estoque Net) devendo conter informações detalhadas das entradas de produto (entregas de combustível), saída (abastecimentos diários) e saldo residual em estoque (quantidade de combustível restante no tanque da SOSU). No checklist: Verificações 7, 8, 19, 20, 22, 24 e 25 da IN 26/2009. - Que seja providenciado medidor adequado da quantidade de diesel constante no tanque da Secretaria de Obras, ou melhor, ou melhor, uma régua de medição para tanque.


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Convém salientar também que a Instrução Normativa prevê como responsabilidade do Secretário da Pasta a nomeação/designação de servidor responsável pelo estoque de combustíveis e de servidor responsável pelos abastecimentos. No entanto, não foi localizado nenhum ato normativo que nomeie/designe responsável pelo estoque de combustíveis1. Também não há nenhum ato normativo que responsabilize o servidor Reginaldo Soares dos Santos pelos abastecimentos do tanque presente no pátio da secretaria, tampouco do servidor José Carlos Hespanhol pelos abastecimentos realizados pelo tanque itinerante. Recomenda-se ajustar esta situação, nomeando/designando responsabilidades através de ato formal (Portaria).

Tendo expirado a validade do contrato com o detentor da ata vigente no momento da verificação, recomenda-se que sejam sempre observados os instrumentos contratuais e normativos vigentes2. Atente-se para o fato de que o novo contrato não abre possibilidades para outro tipo de controle que não por meio de cartão magnético, restando claro que as condições do atual controle devem ser tidas como provisórias. Ressalte-se que a Administração já está em mora, pois o contrato que exige controle por meio de cartão magnético já está vigente, portando deve haver providências urgentes para adequação. Na sequência do controle de diesel, foram também verificados os controles de gasolina e álcool. Desta, subsistem as seguintes recomendações: _ Que seja observada a Instrução Normativa no tocante às informações que devem compor um cadastro dos motoristas (nome completo/ Secretaria de Lotação/ Endereço residencial completo/ Número de Telefone – celular e fixo / Código Funcional conforme RH/ e-mail). Que haja verificação periódica nos cadastros dos motoristas, a fim de mantê-los sempre atualizados. No checklist: Verificação 03 da IN 27-2009. _Que sejam comunicados os servidores que se encontram com pendências nas carteiras de habilitação (prazos vencidos), a fim de regularizar a situação. No checklist: Verificação 03 da IN 27-2009. _Que seja criteriosamente conferida a relação de veículos cadastrados no software em confronto com a real lotação de veículos da Secretaria de Obras e Serviços Urbanos. No checklist: Verificação 04 da IN 27-2009. _Que seja apurado o motorista que conduzia os veículos autuados no momento da infração, a fim de que os mesmos custeiem (com recursos próprios) a multa então aplicada. (Verificação 04 da IN 27-2009): multas de trânsito que não foram quitadas. São os seguintes: VW Kombi / NJU 0588 (R$ 340,52); Toyota/ Band JYJ 0311 (340,52); Fiat Uno Mille JZL 8790 (R$ 85,13); Caminhão Basculante VW 24.250 NJN 6744 (R$ 170,26); e Nissan Frontier 4x4 XE JZX 6675 (R$ 53,21). Ainda, o veículo S-

1 A Portaria nº 666/2013 de 19 de julho, nomeia o servidor Diones Neres Silva para a autorização dos abastecimentos, nos casos dos cartões magnéticos, não pelo controle dos abastecimentos. 2 Até maio de 2013, esteve vigente a Ata de Registro de Preços 131/2012, PP nº 52/2012, e RP nº 54/2012. A partir de maio de 2013, o instrumento contratual passou a ser a o Contrato nº 14/2013, que remete ao Pregão Presencial 15/2012/SAD e Ata de Registro de Preços 20/2012/SAD.


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10 Advantage KAT 9297 possui débitos com licenciamento e seguro DPVA de exercícios anteriores. No checklist: Verificação 04 da IN 27-2009. _ Que seja impresso, preenchido, assinado e arquivado os Termos de Responsabilidade quando da entrega dos cartões magnéticos, conforme prevê a Instrução Normativa nº 27/2009, 2ª versão. No checklist: Verificação 05 da IN 27-2009. _ Que seja solicitado ao Posto credenciado a emissão de “Cupom Fiscal”, contendo todas as informações conforme prevê a Instrução Normativa. No checklist: Verificações 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17 e 18 da IN 27-2009. _ Que seja solicitado à empresa locatária do software do cartão magnético, abertura de campo de maneira a conter identificação da secretaria no ticket, bem como data e hora do abastecimento. No checklist: Verificação 12 da IN 27-2009. _ Que sejam cadastrados no software de controle de combustível, todos os motoristas a fim de que cada um tenha por reconhecida a utilização pelo cartão magnético. No checklist: Verificação 17 da IN 27-2009. _ Que seja solicitado junto à locadora do software que fique registrado o posto credor nos relatórios de abastecimento. No checklist: Verificação 26 da IN 27-2009. _Quanto ao controle de consumo de gasolina, recomenda-se o comprimento da IN 27/2009 (versão 2), no sentido de que conste nos cupons fiscais as informações corretas de placa do veículo, quilometragem atual, quantidade de litros abastecida, valores unitário e total, a identificação da Secretaria, data do abastecimento e a assinatura do motorista, e se possível, o número da requisição expedida pela Secretária, objetivando comprovar a despesa. C) CONSTATAÇÕES E RECOMENDAÇÕES CONTANTES NAS NOTAS 21 E 23/2013 - prestação de contas do consumo de diesel de MAIO

A Nota 21/2013 foi expedida porque constatou-se que a servidora então responsável pelos

controles (Sr. Marqueciléia) não estava inserindo na planilha que era usada para liquidação da despesa de diesel as informações conforme exigido nos itens 1.3.3 e 1.3.4 da IN 26/2009 (Versão 2). Foi então recomendado à Diretora Adjunta de Administração Contábil, Sra. Diná Bordulis que somente seja emitida Nota de Liquidação de despesa de consumo de combustível quando a Nota Fiscal vier acompanhada das informações dispostas nos itens 1.3.3 e 1.3.4 da IN 26/2009 (Versão 2), tendo em vista o que dispõe o item 1.3.5 e 1.3.7 da mesma IN. Não obtivemos resposta escrita, mas verbalmente a referida Diretora afirmou que passará a observar o que dispõe a recomendação.


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Já a Nota 23/2013 trata da observância à Instrução Normativa nº 26/2009 (2ª versão) já que foram constatadas irregularidades graves na prestação de contas e liquidação da despesa de diesel da SOSU em MAIO de 2013. Nessa Nota foram apontadas falhas nos controles, as quais são reapresentadas neste (itens Primeiro ao Quarto), e que por se tratarem de falhas repetidas conforme já exposto no item A, imperam pronto saneamento. Foram os seguintes os apontamentos feitos na Nota 23/2013/UCI. Primeiro: _ Até dia 15 de maio de 2013, esteve vigente a Ata de Registro de Preços 131/2012, PP nº 52/2012, e RP nº 54/2012, cujo fornecedor de diesel era Gazziero & Gazziero Ltda. _ A partir de 10 de maio de 2013, o instrumento contratual passou a ser o Contrato nº 14/2013, que remete ao Pregão Presencial 15/2012/SAD e Ata de Registro de Preços 20/2012/SAD. Neste, o contratado passou a ser o Marmeleiro Auto Posto. _ Análise aos Controles Diários de Diesel do mês de maio (por meio de cópias obtidas na Secretaria de Obras no decorrer do mês de maio) demonstrou ter havido a ocorrência de abastecimentos durante todo o mês – com exceção de feriados e domingos. A partir dessas informações, a UCI compôs planilha dos abastecimentos ocorridos em maio. A Planilha 01 anexada à Nota 23/2013 apresenta as quantidades de litragem por veículo/máquina, por dia. Assim, caso fossem consideradas todas as quantidades: as que contêm assinatura do motorista, e as que não contêm, o total de litros seria 151.717, frise-se, distribuídos em 25 dias. _ No entanto, planilha construída (manualmente/Excel) para a prestação de contas junto à Contabilidade apresenta informações divergentes às reais: segundo a planilha, não ocorrera abastecimentos entre 02 e 09 de maio, fato que poderia ser explicado caso se apresentasse o consumo dos dias seguintes (de 10 a 31) coerentes com os ‘Controles Diários de Diesel’, o que não ocorreu. Aceitável seria se as litragens abastecidas de 02 a 09 de maio constassem com Nota Fiscal do Posto Gazziero & Gazziero, que pelo certo, é quem teria fornecido o diesel antes da adesão à ata supracitada, e a partir daí, registradas as quantidades noutro fornecedor – o Marmeleiro Auto Posto. Ocorre que tal planilha, além de trazer um total de litros diferente (152.408), afirmou que todo esse consumo teria acontecido em 19 dias. Para fins de comparação, apresentou-se tal planilha junto à Nota na forma de anexo, sob o número de Planilha 02. Segundo: _ Acerca desses Controles Diários de Diesel (planilhas preenchidas manualmente pelos responsáveis pela bomba de diesel do pátio, e pelo tanque itinerante – melosa), até o mês de abril, as planilhas utilizadas como ‘arquivos-controle’ dos abastecimentos não eram as originais preenchidas pelo responsável pelos abastecimentos, e assinadas pelos motoristas responsáveis pelo consumo. Essas eram descartadas depois de ‘passadas a limpo’. Mesmo tendo alertado aos servidores responsáveis pelos abastecimentos (Sr. Reginaldo Soares dos Santos) e pelos controles (Sra. Marqueciléia dos Santos Aveiro) sobre a indispensável assinatura do responsável pelo consumo - no caso o motorista, ocorreram ainda no mês de maio, inúmeros abastecimentos sem que conste a devida assinatura. _ Pelos fortes indícios de manipulação das informações quanto ao consumo de diesel de maio, considerou-se incabível o pagamento às quantidades de litros que não contavam com assinatura dos motoristas nos diários de maio, pois não eram passíveis de comprovação. Isto


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posto, a Planilha de nº 03 da Nota apresentou de forma organizada as quantidades abastecidas que tiveram legitimado o consumo (com assinatura do motorista), remontando a 57.680 litros de diesel abastecidos durante o mês de maio3.

Para confirmar que não é cabível o pagamento das quantidades de litros que não contam com assinatura dos motoristas nos controles diários de maio, ampara-se no art. 63 da Lei 4.320/64 combinada com o item VI, 1.3.4, 1.3.5 e 1.3.7 da IN 26/2009 (Versão 2). Ademais, remetemos o leitor às constatações referentes ao consumo de junho e julho de 2013 (itens D e E deste Relatório) em que restou demonstrado a permanência da manipulação de informações de consumo de diesel na SOSU. Terceiro: _ As freqüentes visitas das controladoras à Secretaria Municipal de Obras e Serviços Urbanos possibilitou o acompanhamento regular da média de consumo de diesel por um período de 10 dias (17 a 26 de junho de 2013), tendo em vista as cópias dos controles dos responsáveis pelo abastecimento terem sido fornecidas logo que requisitadas. Através disso, chegou-se a conclusão de que, se o consumo desses 10 dias foram de cerca de 23 mil litros, o consumo de um mês seria de menos de 70 mil litros de diesel, corroborando com a constatação apresentada no segundo tópico. Acrescente-se o fato de que não se constatou nesses dias avaliados pela UCI quaisquer fatos que justificassem a hipótese de diminuição de serviços. Quarto: _ Conversa com servidores, bem como visualização das controladoras durante as diversas visitas à Secretaria, delatou que o Caminhão CB 04 – NJF – 7705 encontrou-se encostado no pátio da secretaria durante todo o mês de maio. O motivo, segundo informações verbais, é referente a danos na parte mecânica do caminhão. Ainda assim, planilha composta pela responsável pelos controles para ser encaminhada à contabilidade, demonstra que o caminhão contou com abastecimentos no total de 2.179 litros de diesel no mês de maio, mesmo estando impossibilitado de trabalhar (Anexo I – Foto que demonstra o estado do caminhão).

É importante dizer que os controles diários de abastecimento de diesel preenchidos pelo Sr. Reginaldo e Sr. José Carlos são entregues no dia seguinte ao da data dos abastecimentos ao responsável pelos controles de consumo de diesel (na época era a Sra. Marqueciléia). A partir desses controles, o trabalho da Sra. Marqueciléia era lançar as informações do controle diário no software de controle, para embasar o controle mensal de consumo de diesel para fins de liquidação e pagamento da despesa. Em hipótese alguma poderiam ser alteradas/acrescidas as informações aos controles diários enviados pelo Sr. Reginaldo e Sr. José Carlos, haja vista que para cada dia uma nova planilha é disponibilizada aos mesmos.

3 Isso é o que pode ser apurado em maio, ou seja, levou-se em consideração o fato de haver a assinatura do motorista. Todavia, quanto aos abastecimentos de junho e julho, conforme exposto nos itens D e E abaixo, considerou-se o consumo exposto no encerrante da bomba de diesel da SOSU (bomba instalada em 31/05/2013), não se tendo mostrado confiável sequer os abastecimentos com assinatura do motorista.


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Evidenciada deficiência no trato com o controle das despesas públicas e com a veracidade das informações, podem-se declarar questionáveis as anotações feitas pela servidora imbuída da responsabilidade dos controles. Em suma, apresenta-se o quadro abaixo para demonstrar o ocorrido quanto à prestação de contas do consumo de diesel de maio de 2013:

Quantidade de litros segundo planilha elaborada/encaminhada pela SOSU para a Contabilidade,

para fins de liquidação e pagamento, referente ao período

de 10 a 31/05

Quantidade de Litros apurado pela UCI de acordo com cópias obtidas na SOSU

Considerando somente os abastecimentos assinados

pelos motoristas – de 01 a 31/05

Considerando somente os abastecimentos assinados

pelos motoristas – de 10 a 31/05.

152.408 litros 57.680 44.101 Portanto, em maio a diferença entre o consumo apresentado pela SOSU e Marmeleiro Auto Posto à Contabilidade, e o que pôde ser apurado pela UCI através dos controles é de 94.728 litros de diesel se considerado o mês todo, e 107.307 litros se considerado de 10 a 31 de maio. Grave!

Face ao exposto recomendou-se, ao Secretário de Obras e ao Chefe do Poder Executivo que

URGENTEMENTE:

- os Controles de Óleo Diesel fossem imediatamente transferidos para local com chave onde apenas o Secretário de Obras tivesse acesso, para fim de seu resguardo, até a troca do responsável pelo seu controle; - caso a Sra. Marqueciléia quisesse utilizar os referidos controles para elaboração de justificativa, que estivesse acompanhada de outro servidor enquanto estiver fazendo uso desses controles na justificativa, tendo em vista que já se demonstrou a fragilidade desses controles, e as falhas ocorridas enquanto os controles estiveram sob sua responsabilidade; - houvesse a substituição do responsável pelo controle de consumo de diesel, ou seja, da servidora Marqueciléia dos Santos Aveiro, tendo em vista as falhas de controle verificadas. Recomendou-se que essa servidora, que ocupa cargo exclusivamente comissionado, tendo em vista o exposto nesta Nota, não venha a trabalhar com controles, devendo ser caso de cogitar sua exoneração tendo em vista os fatos ocorridos; - houvesse a substituição do Fiscal do Contrato 14/2013 referente à Secretaria de Obras, já que conforme a Portaria 536/2013 é a servidora Marqueciléia dos Santos Aveiro, tendo em vista os motivos acima expendidos; - fossem atendidas recomendações referentes a falhas repetidas, listadas acima e que já haviam sido listadas no Relatório de Verificação nº 001/2012 e sua conclusão, a exemplo do conserto ou troca de hodômetros e horímetros que ora se encontram sem funcionamento;


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- fossem adotadas medidas para a instalação de ferramentas que possibilitem o abastecimento com o uso do cartão magnético, junto ao tanque de diesel da secretaria, conforme Prevê a Instrução Normativa 26/2009 (Versão 2) e o Contrato de nº 14/2013, firmado entre a Prefeitura Municipal e Marmeleiro Auto Posto Ltda; - que os responsáveis pelos abastecimentos, Reginaldo Soares dos Santos e José Carlos Hespanhol, que colham assinatura de todos os motoristas que tiverem os veículos abastecidos e que totalizem a quantidade de litros abastecidos no dia, em número e escrito por extenso, na tentativa de diminuir a fragilidade dos controles.

Dessas recomendações, verificou-se até o presente que foram atendidas somente no que segue:

• houve a substituição do responsável pela autorização dos abastecimentos dos veículos/máquinas/equipamentos motorizados da frota municipal em postos credenciados e depósitos internos, por meio de cartão magnético (agora é o servidor Diones Neres Silva, conforme Portaria 666/2013, publicada no Diário Oficial em 23/07/2013);

• o responsável pelo controle de consumo de diesel na Secretaria de Obras agora é o servidor Diones Neres Silva, sendo que RECOMENDA-SE sua designação por Portaria para tal função, já que até a emissão deste documento não havia sido publicada portaria para esse fim;

• houve a substituição do Fiscal do Contrato nº 14/2013 (agora é o servidor Diones Neres Silva, conforme Portaria nº 667/2013, publicada no Diário Oficial em 23/07/2013);

• o responsável pelos abastecimentos realizados por meio da “melosa”, Sr. José Carlos Hespanhol, passou a colher assinatura de todos os motoristas que tiverem os veículos abastecidos e passou a totalizar a quantidade de litros abastecidos no dia, em número e escrito por extenso, na tentativa de diminuir a fragilidade dos controles.

Recomendou-se ainda que o servidor que vier a ser designado para os controles de diesel da Secretaria de Obras elabore relatório de controle e prestação de contas da despesa de diesel que contemple as informações dos itens 1.3.3 e 1.3.4 da IN 26/2009 (Versão 2), tendo em vista o que dispõe os itens 1.3.5 e 1.3.7 da mesma IN, bem como que o Secretário de Obras só aceite relatório com essas informações para fins de prestação de contas, já que contém sua assinatura nos mesmos. Quanto à liquidação referente ao consumo de diesel do mês de maio de 2013, recomendou-se ao Secretário de Obras e ao Prefeito que: - fosse apurado desde quando o veículo de Placa NJF-7705 está parado na oficina da Secretaria de Obras aguardando conserto, para fins de restituição de valores eventualmente pagos no período em que esteve parado; - considere-se consumido em maio 57.680 (cinqüenta e sete mil, seiscentos e oitenta) litros de diesel (conforme Planilha 03 da Nota nº 23/2013/UCI), tendo em vista as falhas de controle verificadas, que demonstram que a quantidade de litros de diesel informada para liquidação não


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condiz com a quantidade informada nos controles que vêm dos responsáveis pelo abastecimento, e tendo em vista o que consta do item “Primeiro” acima; - tendo em vista o item anterior, que seja enviada nova prestação de contas à Contabilidade referente ao mês de maio de 2013, com informações corretas e contendo os requisitos dos itens 1.3.3 e 1.3.4 da IN 26/2009 (Versão 2); - após, que seja corrigida a liquidação feita na contabilidade para fazer constar a quantidade correta de litros, para só então proceder-se ao pagamento; - que o Secretário de Obras somente aceite os controles de despesa como prestação de contas quando presentes os requisitos dos itens 1.3.3 e 1.3.4 da IN 26/2009 (Versão 2), tendo em vista o que dispõe o item 1.3.5 e 1.3.7 da mesma IN; - que o relatório de prestação de contas seja assinado pelo responsável pelo controle. Na planilha encaminhada para liquidação consta apenas a assinatura do Secretário de Obras, e nesse caso ele assume responsabilidade pelo seu conteúdo. Após essa recomendação foi apresentado na Contabilidade a liquidação da despesa de consumo de diesel de junho, conforme cópias obtidas pela UCI em 29/07/2013, e constatou-se que: - o Secretário de Obras, apesar da recomendação enviou novamente a prestação de contas sem conter todas as informações dos itens VI, 1.3.3 e 1.3.4 da IN 26/2009 (Versão 2) ou justificativa para o caso de não existir algum requisito (exemplo: falta de indicação da kilometragem de veículo); - o relatório de prestação de contas novamente não foi assinado pelo responsável pelo controle, mas somente pelo Secretário de Obras, contrariando a recomendação e o que determina o item VI, 1.3.2 e 1.3.6 da IN 26/2009 (Versão 2).

Recomendou-se também que a servidora Marqueciléia dos Santos Aveiro assinasse os controles de combustível diários de janeiro a abril, já que ela os preencheu e descartou os originais enviados pelos Srs. Reginaldo e José Carlos.

Além de todo o exposto, a Nota23/2013 propunha que acatadas de pronto as

recomendações contidas, caberia providenciar instauração de processo administrativo para apurar eventuais responsabilidades da empresa Marmeleiro Auto Posto Ltda, por ter apresentado Notas Fiscais com consumo superior ao ocorrido. Também, alertou-se que tendo em vista a gravidade das falhas verificadas e a fragilidade dos controles que estão propiciando prejuízos para a administração, a não adoção de providências pelos gestores (Secretário de Obras e Prefeito) acarretaria sua responsabilização. Aliás, sua responsabilização já pode ser aventada uma vez que recomendações pela Unidade de Controle Interno já haviam sido feitas, e as falhas são reincidentes. E ainda há o fato de que após o Relatório de Verificação 001/2012 e sua conclusão houve troca dos responsáveis por abastecimento e controle de consumo de diesel da Secretaria de Obras, mas as falhas/vícios continuaram os mesmos.


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Por fim, foi exposto que os documentos que embasaram a composição das Planilhas 01 e 03

encontram-se disponíveis para consulta na Unidade de Controle Interno. Ainda em relação à Nota 23/2013, cabe ressaltar que somente o Secretário Municipal de

Finanças e Orçamento apresentou justificativa por escrito, informando que: - as falhas apontadas, já foram temas de reuniões na Secretaria de Finanças e foi expedido

ofício no mês de abril para a SOSU onde solicitado providências no sentido de conter despesas; - foram solicitadas providências à Secretaria de Administração no sentido de se promover

licitação para a aquisição de um sistema de controle de combustível, assim como, de equipamentos de hodômetros e horímetros;

- observou a necessidade de um preparo maior dos servidores da SOSU, e sugeriu que sejam feitas reuniões com os funcionários e treinamentos para que desenvolvam seus trabalhos dentro das recomendações da UCI.

Maiores considerações quanto a essa justificativa serão feitas no Relatório final/conclusivo

deste checklist, sendo que desde já fica consignado que o novo responsável pelo controle de diesel da SOSU, o Sr. Diones está sendo orientado pela controladora Luciana para que desenvolva suas atividades em conformidade com a IN 26/2009, Versão 2.

Reitera-se as recomendações constantes na Nota 23/2013.

D) CONSTATAÇÕES E RECOMENDAÇÕES REFERENTES À PRESTAÇÃO DE CONTAS DE CONSUMO DE DIESEL DE JUNHO Estendemos a verificação dos controles diários de consumo de diesel para junho e julho devido às irregularidades verificadas em maio, ou seja, verificou-se a necessidade de continuar acompanhando a despesa para resguardar o interesse público da correta aplicação dos recursos.

No mês de junho, para fins de conferir se estava sendo corretamente cumprido o que dispõe o item VI, 1.3.1 a 1.3.9 da IN 26/2009 (Versão 2), continuou-se com a sistemática de obter na Secretaria de Obras cópia dos controles diários de consumo de diesel, preenchidos pelo Sr. Reginaldo e Sr. José Carlos. Para tanto, comparecíamos na referida Secretaria para solicitar cópia dos controles diários à servidora então responsável pelos controles, Sra. Marqueciléia dos Santos Aveiro.

É importante dizer que os controles diários de abastecimento de diesel entregues pelo Sr.

Reginaldo e Sr. José Carlos são entregues no dia seguinte ao da data dos abastecimentos ao responsável pelos controles de consumo de diesel (na época era a Sra. Marqueciléia) para que sejam lançados no software de controle a quantidade de litros abastecida e demais informações para posterior prestação de contas e embasamento da liquidação e pagamento da despesa. Em hipótese alguma o responsável pelos controles de consumo de diesel (na época era a Sra.


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Marqueciléia) poderia alterar os controles preenchidos/enviados pelo Sr. Reginaldo e Sr. José Carlos.

Em 27 de junho, numa das visitas da UCI à SOSU foram solicitados os controles diários do

mês. Porém, nesta data foram prontamente disponibilizados apenas os controles dos dias 17 a 26. Os controles diários dos dias 03 a 15 e 27 a 29 de junho, foram disponibilizadas à UCI somente em 02/07, após a 3ª visita realizada com o intuito de obter esses documentos.

Pois bem! Nesses controles dos dias 17 a 26, disponibilizados imediatamente à UCI,

verificou-se que o consumo desses 10 dias foi de cerca de 23 mil litros. Portanto, projetando a média desses dias para o mês, o consumo seria de menos de 70 mil litros de diesel.

O motivo que nos levou a fazer essa conta foi a diferença visual verificada ao planilhar os

controles diários de junho no Excel (Planilhas no Anexo II), pois verificou-se que havia bem menos abastecimentos nesses dias se comparados aos dias em que não tivemos pronto acesso às planilhas de consumo (03 a 15 e 27 a 29 de junho). Além disso, nos controles dos dias 17 a 26 todos os abastecimentos feitos tiveram a assinatura do motorista.

Comprovado que o acesso tempestivo a documentos faz diferença, requer-se que haja o

acesso a documentos assim que solicitados, a fim de que se dê pleno cumprimento ao que dispõe o art. 4º da Resolução Normativa nº 33/2012 do Tribunal de Contas – TCE/MT:

“Art. 4º. Determinar aos gestores municipais que garantam os recursos humanos, materiais e estrutura física suficientes e adequadas para o desenvolvimento das atividades da UCI, garantindo ainda aos controladores/auditores internos a autonomia e independência funcional e livre acesso a todas as dependências do órgão ou entidade, assim como aos processos, documentos, sistemas informatizados e informações considerados indispensáveis ao cumprimento de suas atribuições, não lhes podendo ser sonegados, sob qualquer pretexto, devendo guardar o sigilo das informações caso elas estejam protegidas legalmente.”

Pelas cópias dos controles diários de consumo de diesel de junho, obtidos na Secretaria de

Obras, considerados todos os dias em que houve abastecimento, apurou-se o consumo de 83.154 litros considerando os abastecimentos com e sem assinatura dos motoristas e 77.064 litros considerando-se apenas os abastecimentos que tiveram a assinatura do motorista (Planilhas 1 e 2 do Anexo II, respectivamente).

Já a planilha de consumo de diesel referente a junho de 2013, apresentada pela SOSU e

assinada pelo Secretário de Obras, totalizou um consumo de 146.200 litros de diesel (Anexo III). Vê-se que é grande a diferença de litros informada, e grave a situação encontrada.

Outro fato a ser apontado é quanto ao veículo CB-04, Placa NJF-7705 que conforme já

registrado na Nota 23/2013, referente ao consumo de diesel de maio, estava parado na oficina da


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Secretaria de Obras aguardando conserto, no entanto, houve novamente registro de abastecimentos em tal veículo, conforme segue:

Abastecimentos do veículo CB-04, Placa NJF-7705

Registrados nos controles diários de junho

cuja cópia foi obtida pela UCI na SOSU

Registrados nos controles diários de junho e respectiva planilha que foi

liquidada pelo Secretário de Obras

661 litros 2.012 litros

Frise-se que nos controles dos dias 17 a 26, em que se obteve prontamente cópia dos

controles diários, não há registro de abastecimento para esse veículo. Cabe também dizer que alguns dos abastecimentos do veículo Placa NJF-7705 contém

assinatura de motoristas a exemplo de Paulo no dia 12/07; Vanderlei nos dias 13 e 28/07; Daniel no dia 14/07, Adilson nos dias 15 e 17/07, etc. Como o veículo estava parado e portanto não pode ter consumido dos litros que consta como abastecido, comprovado está que nem os abastecimentos com assinatura de motorista são confiáveis para fins de liquidação e pagamento.

Importante ressaltar também que as planilhas que apresentam tais inconformidades são as

que ficam sob registro do Sr. Reginaldo. As planilhas preenchidas pelo Sr. Espanha não tem apresentado incongruências, reflexo aliás de seu pronto atendimento às recomendações das controladoras, quais seja: riscar as linhas das máquinas ou caminhões que não contaram com abastecimentos no dia, e totalizar o valor dos abastecimentos/dia, registrando inclusive o número por extenso.

O fato de o Sr. Reginaldo não ter atendido a recomendação de riscar as linhas/colunas da

planilha de controle diário de abastecimentos, bem como totalizar a quantidade abastecida no dia, possibilitou a inserção/alteração de dados. Chama-se atenção para o fato de que, de posse de todos os controles diários obtidos pela UCI na Secretaria (uns em 27/06, outros em 02/07 conforme já mencionado), realizou-se uma comparação destes, aos controles diários então encaminhados pela Secretaria à Contabilidade para liquidação e pagamento.

Teve-se então a comprovação de que houve a manupulação das informações, havendo a

inserção posterior de mais de 450 números (aumentando em mais de 57 mil litros), bem como acréscimos de valores de forma a torná-los centenários, em mais de 50 casos (ex.: 52 virou 152). O anexo IV traz cópias de controles diários de alguns dias apenas, a título de exemplo. Se necessário, cópias de todos os dias do mês de junho podem ser solicitadas à UCI.

Quanto ao veículo de Placa NJF-7705, que está parado na oficina da Secretaria de Obras

recomenda-se apuração do período em que está parado, para fins de restituição de valores de abastecimento eventualmente pagos no período em que esteve parado, bem como que não haja pagamento de abastecimento registrado para esse veículo enquanto estiver parado, e ainda apuração de responsabilidade pelos registros de abastecimento desse veículo enquanto parado e apuração de responsabilidade quanto à assinatura de motorista em relação aos abastecimentos do


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veículo enquanto parado. Essas recomendações quanto a esse veículo estão detalhadas na conclusão deste Relatório.

Diante de todo o exposto, ressalte-se ainda que as quantidades de litros informadas nos

controles da secretaria são divergentes da quantidade demonstrada pelo encerrante4 da bomba de diesel.

Conforme informações dos servidores da SOSU - a exemplo do Sr. Reginaldo, responsável

pelos abastecimentos - em 31/05/2013, foi instalada nova5 bomba registradora de abastecimento junto ao tanque de diesel da SOSU (Anexo V – Fotos da bomba).

Ao início das verificações na Secretaria de Obras, pode-se acompanhar o funcionamento e

evolução dos números constantes no encerrante. Conforme verificação 4 do checklist da IN 26/2009 (Versão 2), bem como por filmagens feitas pela UCI6, demonstra-se o sincronismo dos abastecimentos com a alteração do encerrante, podendo-se garantir a segurança e confiabilidade do número do encerrante ao longo do tempo de uso.

Ocorre que, até o dia 27 de junho o encerrante dessa nova bomba apresentava apenas

59.339 litros às 13h36minh. Até mesmo no dia 02 de julho, em que a quantidade registrada pelo encerrante ultrapassa o período analisado, o número apresentado era inferior ao apresentado pelos controles: 68.712,7 litros às 10h41min(Anexo V).

Segundo informações prestadas pela sra. Marqueciléia, a liquidação do diesel na SOSU

ocorre pelos abastecimentos da secretaria (saída), sem levar em conta eventual estoque contido no tanque de diesel7. Mas, se ainda assim além dos abastecimentos, fosse considerado o estoque do tanque para a liquidação do diesel, o total de litros a ser liquidado não seria superior a 81 mil litros, haja vista que o tanque da SOSU suporta no máximo 12.000 litros (segundo informações do Sr. Reginaldo) e a ‘melosa’ até 1.000 litros.

Enfim, constata-se que é impossível o posto ter entregue ou ter sido consumido na

SOSU 146.200 litros de diesel em junho de 2013 (quantidade de litros liquidada pela SOSU), uma vez que o encerrante marcava 68.712,7 litros, e a capacidade máxima de estoque da SOSU é de 13.000 litros, o que somando daria 81.712,7 litros.

Em suma, apresenta-se o quadro abaixo para demonstrar o ocorrido quanto à prestação de

contas do consumo de diesel de junho de 2013:

4 Acumulador inalterável da vazante de litros abastecidos ao longo do tempo, presente em uma bomba registradora de combustível. 5 A palavra “nova” é usada no sentido de que foi substituída a bomba antes existente. 6 Poderá ser solicitada cópia das filmagens citadas, caso seja de interesse. 7 Não constam informações acerca de saldo em estoque nas prestações de contas à Contabilidade.


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A B C

Descrição Quantidade de litros de diesel consumidos apresentada pela SOSU à Contabilidade para junho

Apurado pela UCI de acordo com as cópias dos controles diários obtidas na SOSU, considerando somente os abastecimentos assinados pelos motoristas

Encerrante da bomba de diesel da SOSU, em 02/07/2013

Quantidade de litros

146.200 76.250,8 68.712,7

Diferença da coluna A para a coluna C da tabela acima (A – C)

77.487,3 litros

Diferença da coluna A para a coluna B da tabela acima (A – B)

69.949,2 litros

Diferença da coluna A para a coluna B da tabela acima (B – C)

7.538,1 litros

Como visto, considerando-se a quantidade de litros exposta no encerrante, não se pode

sequer julgar confiável a quantidade de litros contida nos controles diários e que tiveram a assinatura do motorista, pois é 7.538,1 litros superior ao registrado pelo encerrante.

Além disso, em tendo comprovada a manipulação das informações (Anexo IV), fica

evidenciada a ineficácia do controle diário de diesel do tanque da Secretaria de Obras e Serviços Urbanos.

Face ao exposto, recomenda-se que:

- para fins de liquidação do consumo de diesel de JUNHO, seja considerada a quantidade de litros exposta no encerrante no dia 02/07/2013 (Anexo V), deduzida a quantidade paga em 31 de maio, data em que o encerrante começou a ‘rodar’. Ou melhor, tendo apresentado a quantidade de abastecimentos de 68.712,7 (sessenta e oito mil, setecentos e doze litros e setecentos mililitros) de diesel em 02 de julho, deve-se extrair 1.854 que já esteve contido na liquidação de maio, ficando um residual de 66.858,7 litros que podem ser liquidados e pagos referente ao mês de junho. - que o servidor designado para os controles de diesel da Secretaria de Obras elabore relatório de controle e prestação de contas da despesa de diesel que contemple as informações dos itens 1.3.3 e 1.3.4 da IN 26/2009 (Versão 2), tendo em vista o que dispõe os itens 1.3.5 e 1.3.7 da mesma IN, bem como que o Secretário de Obras só aceite relatório com essas informações para atesto e prestação de contas. - o relatório de prestação de contas seja assinado pelo responsável pelo controle. Na planilha encaminhada para liquidação consta apenas a assinatura do Secretário de Obras (Anexo III) e nesse caso ele assume responsabilidade pelo seu conteúdo;


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- fosse sejam seguidas as recomendações acima expostas quanto à apurações referentes ao veículo de Placa NJF-7705, que esteve parado na oficina da Secretaria de Obras; - que haja instauração de sindicância(s) e posterior processo(s) administrativo(s) para apuração quanto: à divergência de informações de abastecimento de diesel na Secretaria de Obras; responsáveis por inserção de abastecimentos nos controles diários de consumo de diesel, após entregues pelo Sr. Reginaldo e José Carlos e até serem enviados para a Contabilidade para expedição de Nota de Liquidação; responsabilidade do Sr. Reginaldo pelo fato de, apesar de recomendado, não ter riscado as linhas/colunas do controle diário em que não houve abastecimento, possibilitando a inserção de dados nos espaços em branco, sendo que a recomendação ocorreu por terem sido identificados indícios de irregularidade; responsabilidade da empresa Marmeleiro Auto Posto Ltda., e posto de combustível por ela credenciado em Sinop para fornecimento de diesel, por terem sido apresentadas Notas Fiscais com quantidade de litros superior aos abastecimentos realizados na SOSU; - seja verificado se é conveniente a permanência do Sr. Reginaldo como responsável pelos abastecimentos de diesel e preenchimento da planilha de controle diário de abastecimentos, tendo em vista que, apesar de recomendado, não riscou as linhas/colunas do controle diário em que não houve abastecimento, tampouco totalizou a quantidade abastecida no dia, possibilitando a inserção de dados nos espaços em branco, sendo que a recomendação ocorreu por terem sido identificados indícios de irregularidade. - os responsáveis pelos abastecimentos e preenchimento do controle diário de abastecimentos, que colham assinatura de todos os motoristas que tiverem os veículos abastecidos e que totalizem a quantidade de litros abastecidos no dia, em número e escrito por extenso, na tentativa de diminuir a fragilidade dos controles; - que o responsável pelo controle de consumo de diesel da SOSU, hoje o Sr. Diones, ao receber os controles diários de abastecimentos lance suas informações no software de controle, não lhe cabendo fazer qualquer alteração dos referidos controles.

Importante notar que, quanto ao fato de se estar liquidando o consumo de junho pelo consumo até o dia 02/07/2013, esse fato será compensado na liquidação do consumo de julho, onde se recomendará a liquidação dos abastecimentos entre essa marcação de 02/07/2013 até 01/08/2013, conforme demonstrado no próximo tópico. E) CONSTATAÇÃO REFERENTE AOS ABASTECIMENTOS DE DIESEL DE JULHO No mês de julho, adotando-se a mesma sistemática para fins de conferir se estava sendo corretamente cumprido o que dispõe o item VI, 1.3.1 a 1.3.9 da IN 26/2009 (Versão 2), apurou-se o que segue.


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Primeiramente esclarecemos que até a data de emissão deste documento, não houve liquidação da despesa de diesel de julho da SOSU.

No entanto, apurou-se a soma dos abastecimentos contidos nos controles diários para

confrontar com a quantidade de litros que constou no encerrante da bomba do tanque de diesel ao final de julho.

Pelas cópias dos controles diários de consumo de diesel de julho, obtidos na Secretaria de

Obras, considerados todos os dias em que houve abastecimento, apurou-se o consumo de 73.004,20 litros considerando os abastecimentos com e sem assinatura dos motoristas, e 70.594,20 litros considerando-se apenas os abastecimentos que contaram com assinatura do motorista.

Entretanto, conforme já explanado, até mesmo os abastecimentos que contaram com

assinatura do motorista não são totalmente confiáveis. Diante disso, para fins de liquidação e pagamento do mês de julho deve-se igualmente levar em conta a quantidade acusada pelo encerrante, deduzindo-se, obviamente, a quantidade liquidada e paga como sendo consumo do mês de junho. De maneira mais específica, como o encerrante da bomba do tanque de diesel da SOSU marcava 119.580,4 litros (Anexo V) em 01/08/2013 às 07:28h, extraindo-se a quantidade supostamente liquidada em junho (68.712,7 litros), pode-se considerar que o consumo entre 02/07 a 31/07 totalizou 50.867,700 litros.

O quadro a seguir demonstra o ocorrido quanto aos abastecimentos de diesel da SOSU de

julho de 2013:

Descrição

Apurado pela UCI de acordo com as cópias dos controles diários obtidas na SOSU,

considerando somente os abastecimentos

assinados pelos motoristas


constante do encerrante da bomba de diesel da SOSU,

entre 02/07/2013 e 01/08/2013


70.594,20 50.867,7

Conclui-se que os abastecimentos de julho totalizaram 50.867,7 litros (cinquenta mil,

oitocentos e sessenta e sete litros e setecentos mililitros) de diesel, tendo em vista que é a quantidade de litros extraída do encerrante da bomba de diesel da SOSU. F) DO PEDIDO DE AUDITORIA

Considerando: - que até abril os controles originais vindos dos responsáveis pelos abastecimentos eram

descartados, tendo sido arquivados apenas controles preenchidos pela Sra. Marqueciléia, sem indicação da kilometragem dos veículos e do motorista que conduzia o veículo quando do abastecimento, ou seja, extrema fragilidade da comprovação da despesa;


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- as irregularidades expostas quanto aos controles de consumo de combustível da SOSU, em especial o diesel, verificadas de maio a julho;

- que o consumo de diesel da SOSU informado para janeiro a abril de 2013 é bem maior que o consumo apurado de maio a julho por meio do presente check-list;

_ que, não se constatou nos meses de maio, junho e julho, quaisquer fatos que justificassem a hipótese de diminuição das atividades da Secretaria, que porventura pudesse justificar um consumo menor que em outros meses;

_ que nos meses de janeiro a abril são meses chuvosos, em que os trabalhos não são tão intensos, e mesmo assim, a quantidade liquidada e paga foi bem superior à média apurada pela UCI em meses de maiores atividades (maio/junho/julho);

- que, pelas informações de abastecimentos do controles de janeiro a abril, o ‘Caminhão Pipa 1513 ’, CC 50 foi abastecido todos os dias, ou melhor, em época de chuva, demonstrando a necessidade de apuração dos abastecimentos desse veículo;

_ que, apesar de todas as recomendações feitas pela UCI noutra verificação (2011), as falhas perduraram, ou seja, os controles originais continuaram sendo descartados; não houve conserto dos hodômetros e horímetros danificados; não ocorreu o devido lançamento no software de Estoque;

_ que pelas ‘anotações’ feitas pela servidora Marqueciléia (que passava os controles dos responsáveis pelo abastecimento ‘a limpo’ e descartava os originais até abril de 2013) de janeiro a abril de 2013 houve abastecimento de quase todos os veículos, todos os dias, sendo poucos os que continuadamente não continham abastecimento, contrariando a realidade fática de que há uma rotatividade nos veículos que ficam parados para conserto. Prova disso é de que nos dias em que as controladoras estiveram na Secretaria para aplicação de checklist, havia veículos parados na oficina, sendo comum que no trabalho corriqueiro da secretaria ora um veículo tenha que ser consertado, ora outro, ficando por vezes três ou mais dias parado. Conversa com servidores comprovou essa conclusão;

- que a Instrução Normativa nº 26/2009 é clara no item 1.3.4, quando se refere às informações que devem compor a planilha, e os itens em seguida (1.3.5 e 1.3.7) impedem que qualquer despesa seja paga na ausência dessas informações, sendo essas essenciais para a comprovação do consumo de combustível; - que as despesas se mantiveram sendo liquidadas e pagas, mesmo não contendo a quilometragem/hora do abastecimento, nem o servidor usuário ou motorista responsável pelo consumo; tampouco fora atendido o item que trata que os relatórios para a prestação de contas devem ser extraídos do software contendo o registro das entradas, saídas, e o estoque atual;

Esta Unidade de Controle Interno tem por dever solicitar Auditoria quanto ao consumo de

diesel da Secretaria de Obras e Serviços Urbanos no exercício de 2012 até abril de 2013 para fins de apurar irregularidades, responsabilidades, e o possível ressarcimento ao erário.

Portanto, em face do art. 18 da Lei Municipal nº 1706/2012, que trata do Sistema de

Controle Interno do Município de Sinop, nos próximos dias estaremos solicitando anuência expressa do Chefe do Poder Executivo para iniciar auditoria.


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G) CONCLUSÃO Por meio de checklist aplicado pela Unidade de Controle Interno na SOSU quanto às Instruções Normativas – Ins 26/2009 e 27/2009 (ambas Versão 2), constatou-se falhas graves e reincidentes, especialmente quanto ao tanque de diesel anexo ao pátio, controle de abastecimentos e liquidação da despesa de diesel. Ainda que tenham sido realizadas verificações e recomendações pela Unidade de Controle Interno (Relatório de Verificação 001/2012 – preliminar e final), que tenham sido aprovadas Instruções Normativas a fim de assegurar os controles (INs 26/2009 e 27/2009, ambas na Versão 2), e que antes da efetiva aplicação do checklist tenham ocorrido algumas visitas orientativas da UCI à secretaria (26/03 e 09/05 de 2013), as falhas nos controles persistiram.

A combinação de todas as falhas/irregularidades apontadas no decorrer do relatório, especialmente quanto ao controle de diesel e documentos da liquidação da despesa, denuncia que o controle foi frágil e propiciou informações incorretas da quantidade consumida de diesel.

Outra conclusão a que se pode chegar é que o mínimo de controle que veio sendo adotado, como a colocação de bomba com encerrante8 no tanque de diesel da SOSU, e uma planilha de controle de abastecimentos diários mais detalhada, propiciou apurar a deficiência do controle, a través da inserção de informações falsas de abastecimentos. Ou seja, está comprovado que a melhoria dos controles possibilita a apuração e identificação de irregularidades.

Julga-se redundante abordar aqui sobre a importância da implantação e do bom funcionamento dos controles, haja vista ser assunto bastante debatido o fato de que é através do exercício pleno do controle que se pode evitar o desperdício dos recursos públicos, direcionando-os no sentido de bem alocar os recursos que são disponibilizados ao ente público pela sociedade. Está comprovado também a importância de trabalhos de fiscalização da Unidade de Controle Interno. Isso porque desde 2011 já haviam sido feitas recomendações para melhoria dos controles (Relatório de Verificação 001/2012 – preliminar e final), foi feita nova versão da IN 26/2009, foi feito trabalho preventivo em março de 2013, e mesmo assim, continuaram ocorrendo falhas graves no controle de diesel da SOSU. E se continuasse o trabalho apenas orientativo, não teriam sido descobertas essas irregularidades, como ocorreu por meio deste checklist. E tendo em vista o INTERESSE PÚBLICO que vigora na Administração Pública, não se pode deixar de fiscalizar e apurar como está ocorrendo o gasto do dinheiro público.

É, portanto, imprescindível a adoção de controles efetivos na Administração Pública, e a adoção de providências por parte dos gestores e servidores para que esses controles sejam implantados e funcionem, bem como a fiscalização do gasto dos recursos públicos.

8 Acumulador inalterável da vazante de litros abastecidos ao longo do tempo, presente em uma bomba

registradora de combustível.


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Expõe-se no quadro abaixo o resumo das constatações quanto aos abastecimentos de diesel

da SOSU:

Quantidade de litros segundo planilha elaborada/encaminhada pela SOSU para a Contabilidade,

para fins de liquidação e pagamento.

Quantidade de litros segundo planilha constituída pela UCI a partir dos controles

diários de abastecimento de diesel, obtidos na SOSU antes do envio para a Contabilidade

Quantidade de litros de diesel

abastecidos conforme

encerrante do tanque de diesel da

SOSU

Considerando os abastecimentos com e

sem assinatura do motorista

Considerando somente os

abastecimentos com assinatura do

motorista Janeiro 192.580

* verificação da UCI a partir de maio



Fevereiro 159.000 Março - Abril 205.000

Maio 152.408 151.717 57.680 * encerrante

instalado em 31/05 Junho 146.200 82.109,80 76.250,80 66.858,70

Julho *ainda não fora encaminhada

73.004,20 70.594,20 50.867,70

Face ao exposto, recomenda-se: 1) ao Secretário de Obras, ao Secretário de Finanças e ao Chefe do Poder Executivo, que

para fins de liquidação do consumo de diesel, reiterando-se o que foi exposto no decorrer do Relatório: 1.1) em MAIO seja considerado que foi consumido 57.680 litros (cinqüenta e sete mil,

seiscentos e oitenta) de diesel, por ser a informação mais confiável dos abastecimentos ocorridos, isso do dia 01 ao dia 31 (sendo que até o dia 10 é um credor e a partir daí é outro credor);

1.2) em JUNHO, seja considerado que foi consumido 68.712,7 litros (sessenta e oito mil, setecentos e doze litros e setecentos mililitros) de diesel, por ser a informação mais confiável dos abastecimentos ocorridos;

1.3) em JULHO, seja considerado que foi consumido 50.867,7 litros (cinquenta mil, oitocentos e sessenta e sete litros e setecentos mililitros) de diesel, por ser a informação mais confiável dos abastecimentos ocorridos;

2) ao Chefe do Poder Executivo que, quanto ao veículo de Placa NJF-7705: 2.1) seja apurado desde quando está parado na oficina da SOSU, ou seja, o período de

tempo que está parado; 2.2) apuração de eventual valor de abastecimento pago enquanto o veículo estava

parado; 2.3) apuração do(s) responsável(is) pelo ressarcimento desses valores de

abastecimento pagos enquanto o veículo esteve parado;


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2.4) restituição, pelos responsáveis, de valores de abastecimento eventualmente pagos no período em que esteve parado;

2.5) que não haja pagamento de abastecimento registrado para esse veículo enquanto estiver parado;

2.6) apuração de responsabilidade pelos registros de abastecimento desse veículo enquanto parado;

2.7) apuração de responsabilidade quanto à assinatura de motorista em relação aos abastecimentos do veículo enquanto parado.

3) ao Chefe do Poder Executivo que haja instauração de sindicâncias e posterior processos

administrativos para apuração, referente aos meses de maio a julho de 2013, quanto: 3.1) à divergência de informações de abastecimento de diesel na SOSU; 3.2) responsável(is) e conseqüente penalidade(s) quanto à divergência de

informações de abastecimentos e liquidação de despesa a maior que a efetivamente ocorrida na SOSU, incluindo: 3.2.1) responsável(is) por inserção de abastecimentos nos controles diários de

consumo de diesel, após entregues pelo Sr. Reginaldo e José Carlos e até serem enviados para a Contabilidade para expedição de Nota de Liquidação;

3.3) eventual responsabilidade do Sr. Reginaldo pelo fato de, apesar de recomendado, não ter riscado as linhas/colunas do controle diário em que não houve abastecimento, tendo possibilitado a inserção de dados nos espaços em branco, já que quando da recomendação já havia indícios de irregularidade;

3.4) responsabilidade da empresa Marmeleiro Auto Posto Ltda., e posto de combustível por ela credenciado em Sinop para fornecimento de diesel, em face de terem sido apresentadas Notas Fiscais com quantidade de litros superior aos abastecimentos realizados na SOSU;

4) ao Chefe do Poder Executivo, ao Secretário de Obras e aos servidores envolvidos nos

controles e procedimentos das INs 26 e 27/2009 (ambas na Versão 2), reitera-se todas as demais recomendações dispostas no decorrer do presente relatório, itens A a E, sendo que foram apontadas as irregularidades/falhas e em seguida foram feitas as recomendações para sanar as irregularidades/falhas, bem como foram feitas recomendações para melhoria dos controles;

5) ao Secretário de Obras que disponibilize calculadora aos responsáveis pelos abastecimentos de diesel, a fim de que façam a totalização dos abastecimentos na planilha de controle diário;

6) ao Chefe do Poder Executivo e ao Secretário de Obras, que determinem aos servidores envolvidos nos controles e procedimentos da IN 26/2009 (Versão 2), que seja comunicada a UCI para acompanhar cada recepção de diesel no tanque da SOSU pelos próximos 3 (três) meses, a fim de se estabelecer uma média segura de entrada de diesel no tanque.


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Alerta-se que não pode haver o pagamento de consumo de diesel não efetuados/não comprovados, sob pena de responsabilização e devolução de recursos. Requer-se que seja cumprido pelos gestores e servidores da Prefeitura o que dispõe o art. 4º da Resolução Normativa nº 33/2012 do Tribunal de Contas – TCE/MT, no sentido que seja garantido aos controladores internos o pronto e livre acesso a documentos e informações considerados indispensáveis ao cumprimento de suas atribuições.

Tendo em vista a gravidade das falhas verificadas e fragilidade dos controles que estão

propiciando prejuízos para a administração, alerta-se que a não adoção de providências pelos gestores (Secretário de Obras e Prefeito) e servidores acarreta sua responsabilização. Aliás, sua responsabilização já pode ser aventada tendo em vista que há recomendações reincidentes (as referentes ao Relatório de Verificação 001/2012 e sua conclusão, tratadas no decorrer desta Nota). E ainda há o fato de que após o Relatório de Verificação 001/2012 e sua conclusão houve troca dos responsáveis por abastecimento e controle de consumo de diesel da Secretaria de Obras, mas as falhas/vícios continuaram os mesmos. O prazo para adoção das recomendações e providências, ou justificativas, é de 30 (trinta) dias, conforme Instrução Normativa nº 002/2008.

Caso necessário, os documentos que embasaram as planilhas e demais informações

encontram-se disponíveis para consulta na Unidade de Controle Interno. Por fim, revestidos da função que compete à esta Unidade de Controle Interno, e tendo em vista a gravidade das irregularidades detectadas, estarão sendo realizadas futuras verificações junto à SOSU a fim de comprovar o atendimento às INs 26 e 27/2009, Versão 2 e recomendações deste documento, bem como para aferir se houve melhoria da qualidade dos controles.

Sinop-MT, 12 de agosto de 2013. Andréia Cristina Walker Nunes Controladora Interna OAB/MT – 8.622

Luciana Cristina Nicaretta Zanette Controladora Interna CRE/MT 1.762

De acordo, encaminho. Rodrigo de Souza Martinelli Controlador Geral OAB/MT 9.936-B


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Anexos deste Relatório Preliminar de Checklist:

CHECKLIST DA INSTRUÇÃO NORMATIVA nº 26/2009 2ª versão CHECKLIST DA INSTRUÇÃO NORMATIVA nº 27/2009 2ª versão Anexo I – Foto do estado do Caminhão Wolks 25.250 NJF 7705. Anexo II – Planilhas organizadas pela UCI através das informações constantes nos controles diários de abastecimento do mês de Junho, obtidos na Secretaria. Planilha 1 – Com assinatura e sem assinatura. Planilha 2 – Somente com assinatura. Anexo III – Planilha dos abastecimentos de Junho, encaminhada pela Secretaria de Obras à Contabilidade para liquidação e pagamento. Anexo IV – Planilha comparativa das quantidades apresentadas nos controles diários disponibilizados para a UCI, em confronto com as quantidades apresentadas nos controles diários encaminhados para a Contabilidade para fins de liquidação e pagamento. Cópias dos controles dos dias 12/06; 18/06; 21/06; 26/06; 28/06 (obtidas pela UCI durante as visitas, e encaminhadas à Contabilidade para liquidação). Anexo V – Fotos da Bomba e encerrante dos dias 27/06; 02/07; 01/08.


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CHECKLIST sobre a observância à Instrução Normativa nº 26/2009 (2ª versão), que dispõem sobre controle de estoque de combustíveis, peças, pneus e outros insumos, relativos ao Sistema de Controle de Transportes.

Responsável

INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 26/2009 (2ª versão)

Totalmente atendida

Não atendida

Parcialmente Atendida

1 Qual normativa está sendo observada para a adoção dos procedimentos de controle?

Marqueciléia disse se valer da Instrução Normativa 26/2009 (2ª versão) que foi repassada pela UCI por e-mail em meados do 2º bimestre de 2013.

2

Secretário O tanque de combustível (presente na secretaria) contém bomba registradora e medidor de vazão para abastecimento?

ATENDIDA

A visita ocorreu nos dias 04 e 05 de junho. Reginaldo informou que a bomba encontrada atualmente no local fora instalada no dia 31/05. Neste sentido é que considerou-se o item como totalmente atendido, vez que a bomba contém adequado medidor de vazão para abastecimento.

Documento(s) de apoio da UCI – Auxiliar I: Foto da bomba instalada no pátio da Secretaria.

3

Secretário O medidor de vazão para abastecimento é acompanhado de encerrante?

ATENDIDA

A bomba e tanque encontrados no local contém encerrante, cuja quantidade abastecida até dia 05/06 (7:40h) era de 9.784 litros.

Documento(s) de apoio da UCI – Auxiliar II: Foto da bomba instalada no pátio da Secretaria - número do encerrante.

4

Secretário O encerrante presente na bomba de combustível traduz fielmente a litragem abastecida ao longo do tempo de uso?

ATENDIDA

Secretário Ticola não soube responder se há algum certificado do INMETRO, dando garantias à fidedignidade da bomba. Como a nova bomba fora instalada ao final de maio, observou-se que o encerrante iniciou zerado. Filmagem feita no dia 02 de julho comprova que o encerrante é atualizado a cada abastecida simultaneamente, ou seja, as litragens abastecidas vão ficando acumuladas na numeração do encerrante.

Em 05 de junho, a quantidade de litros abastecidos segundo encerrante, era de 9.784 litros. Em 06/06 (às 16:40h) o número indicava 12.900 litros abastecidos até então. No dia 27 de junho, às 13:36 h. o encerrante marcava 59.339 litros. Em 02 de julho, 68.712 às 17:00h aproximadamente.

Documento(s) de apoio da UCI – Auxiliar III: Foto da bomba instalada no pátio da Secretaria - número do lacre do encerrante (262/02) Foto da bomba, tirada em 01º de julho de 2013 – número do lacre do encerrante (262/02).

5

Secretário

O tanque de combustível (presente na secretaria) está adequado às condições de segurança, eficiência e controle dos abastecimentos?

PARCIALMENTE ATENDIDA

Apesar de o tanque de combustível anexo ao pátio da secretaria contar com bomba com lacre e encerrante, notou-se tratar de bomba antiga cujo material encontra-se com avarias, como o vidro frontal, por exemplo, que pode ser removido por qualquer pessoa.


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Documento(s) de apoio da UCI – Auxiliar III: Fotos

6

Secretário

Há servidor(es) designado(s) para ser o responsável pelo controle da frota, e estoque dos combustíveis (entrada e saída)?

O consumo de diesel era controlado pela servidora Marqueciléia Santos Aveiro até meados de julho de 2013, e não tinha ato formal que a nomeasse. No final de julho o servidor Diones Neres Silva passou a ser o responsável por esse controle, mas não houve portaria que o designasse para tal. Também o servidor responsável pelo estoque do tanque de diesel (recebimento e abastecimentos) o sr. Reginaldo Soares dos Santos e José Carlos Hespanhol, responsável pelo tanque itinerante, não contam com Portaria que lhes designe tal responsabilidade.

Documento(s) de apoio da UCI – Auxiliar IV: Portaria de Nomeação.

7

Responsável pelo estoque combustível

As cargas de combustível para o tanque da secretaria, vêm sempre acompanhadas da respectiva Nota Fiscal?

NÃO

ATENDIDA

Sr. Reginaldo disse que quando as cargas de diesel chegam, vêm sempre acompanhadas de 'papel' que vem em duas vias, com a logo do posto, e contém a quantidade de litros repassada para o tanque da secretaria. O servidor confere e assina, e fica com uma via, que posteriormente repassa para a servidora Marqueciléia. Ao perguntar se havia algum modelo desse 'papel' arquivado, a servidora Marqueciléia disse não haver nenhum de sua posse. A Instrução Normativa nº 26/2009, 2ª versão trata sobre a entrada das cargas de combustível no item 1.1. Especificamente, no item 1.1.7 é advertido que não será recebida carga de combustível que não vier acompanhada da respectiva Nota Fiscal. Na Ata de Registro de Preços, item 6.1, fica estabelecido que a aquisição do produto será formalizada através de retirada da nota de empenho, pela detentora da ata. Assim, a aquisição inicia-se com a solicitação da unidade requisitante, que apresenta nota de empenho à detentora da ata. Esta, por sua vez, no ato da entrega do produto, deve apresentar a Nota Fiscal, a qual deverá descrever corretamente as quantidades e produtos fornecidos, o número do empenho e o número do processo de compras (Pregão Presencial nº 52/2012/ Registro de Preços nº 54/2012, item 4.3). O item 1.3.1 da IN 26/2009 traz o seguinte texto: "A despesa de combustível será liquidada e paga pela entrada do combustível no(s) tanque(s) da Secretaria. Assim o relatório de consumo do mês ou período + o saldo de estoque/estoque atual, totalizarão a quantidade de entrada do mês/período."

Recomendação: Que sejam observados os instrumentos contratuais e normativos, quais sejam, a Ata de Registro de Preços nº 131/2012, o PP nº 52/2012, o RP nº 54/2012 e a Instrução Normativa nº 26/2009, 2ª versão. Ou seja, a aquisição deve iniciar-se com a apresentação de nota de empenho pela SOSU à empresa detentora da Ata. A partir disso, a empresa procede a entrega do produto solicitado, apresentando Nota Fiscal devidamente preenchida com quantidade e produto fornecido, número do empenho, número do processo de compras. A Nota Fiscal deve apresentar-se em duas vias, sendo que, após conferida e assinada pelo responsável pelo recebimento, uma via retorna para a empresa, e a outra fica de posse da secretaria no setor de controle de combustíveis. "O pagamento será efetuado mediante medição mensal, através das notas fiscais/fatura correspondente aos litros fornecidos" (PP nº 52/2012 e RP nº 54/2012, item 4.2).

8 Responsável pelo estoque

As Notas fiscais são devidamente conferidas com o produto e quantidade

NÃO

ATENDIDA


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combustível recebidos, e atestadas?

O "papel" (que segundo Marqueciléia é um pedido) contém as informações de litragem e são conferidas e atestadas pelo Senhor Reginaldo. As Notas Fiscais são entregues somente no ato da liquidação, que, segundo informações, a conferência é feita entre o consumo das máquinas e veículos, e a quantidade de litros cobrada na Nota Fiscal. No entanto, conforme já explanado no item 7 deste checklist, o procedimento adotado atualmente encontra-se contrário às previsões normativas e contratuais. O pagamento deve ocorrer de acordo com a quantidade de litros fornecidos pela empresa, e não pela quantidade de litros consumidos pela Secretaria.

Recomendação: No ato da entrega do combustível, a empresa deve apresentar Nota Fiscal devidamente preenchida com quantidade e produto fornecido, número do empenho, número do processo de compras. A Nota Fiscal deve constar de duas vias, sendo que, após conferida e assinada pelo responsável pelo recebimento, uma retorna para a empresa, e a outra fica de posse da secretaria no setor de controle de combustíveis. "O pagamento será efetuado mediante medição mensal, através das notas fiscais/fatura correspondente aos litros fornecidos" (PP nº 52/2012 e RP nº 54/2012, item 4.2). Entretanto, é necessária atenção quanto à prestação de contas: junto com o relatório dos veículos abastecidos no período, devem constar informações acerca do estoque de combustível restante no tanque, no dia selecionado para 'fechamento' da conta (item24 deste checklist).

9

Responsável pelo controle - da Secretaria

Cópia da Nota Fiscal (ou segunda via) encontra-se arquivada junto aos controles de combustível?

ATENDIDA

Encontra-se junto às planilhas de controle da Marqueciléia, as mesmas que vão para a Contabilidade. Nessa planilha de controle da Marqueciléia há a assinatura do Reginaldo. A assinatura do Reginaldo não é necessária na planilha de controles elaborada pela responsável pelos controles. Sua assinatura é necessária apenas na planilha por ele elaborada, ou seja, a dos abastecimentos diários. Assim sendo, somente a servidora responsável pelos controles de combustível, Marqueciléia, é que deve assinar as planilhas de controle mensal, por ela elaboradas.

Recomendação: Que o servidor responsável pelos abastecimentos diários assine apenas a planilha diariamente por ele elaborada quando dos abastecimentos dos veículos/máquinas, a fim de dar autenticidade ao ato. Que a planilha mensal de abastecimentos seja assinada pela responsável por sua elaboração, bem como pelo Secretário da Pasta, não sendo necessária a assinatura do responsável pelos abastecimentos diários, nesta.

Documento(s) de apoio da UCI – Auxiliar V: Cópia das Notas Fiscais e Planilhas de controle de consumo.

10


As informações de entrada de produto, contidas nas Notas Fiscais, são tempestivamente lançadas no software de controle?


Consulta ao Software Estoque Net, no dia 11 de junho permitiu avaliar que as datas de lançamento das Notas Fiscais estão ocorrendo na grande maioria de forma tempestiva: (NF de 13/02 lançadas em 15/02; NF de 15/02 lançadas em 19/02; NF de 04/02 lançadas em 15/02; NF de 08/03 lançadas em 12/03; NF de 19/03 lançadas em 21/03) Apenas as Notas Fiscais emitidas no mês de abril (16/04 e 30/04) é que não foram lançadas com prontidão: apenas em 06/05.


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Recomendação: Que haja o lançamento tempestivo das Notas Fiscais junto ao sistema de controle de estoque (Estoque Net).

Documento(s) de apoio da UCI - Auxiliar VI: Relatório extraído do software Estoque Net.

11

Motorista

Nos abastecimentos por meio de cartão magnético realizado no tanque instalado na Secretaria, o motorista do veículo apresenta inicialmente o cartão magnético a fim de conferir a existência de saldo?

NÃO

ATENDIDA

Não está sendo utilizado cartão magnético para o abastecimento de diesel. O controle é feito da seguinte forma: o servidor Reginaldo recebe uma planilha da servidora Marqueciléia, contendo a relação dos veículos e máquinas pertencentes à secretaria. Nesta planilha há colunas para serem preenchidas com as informações hora/ km/ quantidade abastecida/ e nome, assinatura do motorista, bem como a totalização do saldo do estoque (saldo anterior/ entrada/ saída). Orientamos o Sr. Reginaldo, na data da visita, que fossem vistadas TODAS as páginas preenchidas pelo mesmo, bem como riscadas as linhas/ colunas não preenchidas. Orientamos também que o horário dos abastecimentos fosse preenchido, porém o servidor alegou não ter acesso fácil a um relógio, que facilite a visualização.

Recomendação: Que seja agilizada a instalação das ferramentas que possibilitem o abastecimento com o uso de cartão magnético, junto ao tanque da secretaria. Enquanto isso, que sejam vistadas pelos servidor responsável pelo abastecimento TODAS as páginas por ele preenchidas, de maneira a atestar o preenchimento das mesmas. Que as linhas e colunas não preenchidas, dos veículos e máquinas não abastecidos no dia sejam riscadas para demonstrar o seu não abastecimento. Que seja providenciado relógio de parede, preferencialmente digital, e disposto em local de fácil visualização no posto da secretaria.

Documento(s) de apoio da UCI - Auxiliar VII: Controles de Abastecimentos de Diesel (preenchimento manual). Meses de Abril e Maio.

12


Nos abastecimentos por meio de cartão magnético realizado no tanque instalado na Secretaria, faz-se constar no registro/ recibo a placa ou prefixo do veículo/ máquina?

NÃO

ATENDIDA

Não é feito através de cartão magnético. A relação dos veículos repassada pela servidora responsável (Sra. Marqueciléia) já contém a placa.

Recomenção: Que seja implantado o sistema de cartão magnético, conforme prevê a Instrução Normativa.

13


Nos abastecimentos por meio de cartão magnético realizado no tanque instalado na Secretaria, faz-se constar no registro/ recibo a quilometragem ou hora atual do veículo ou máquina?

NÃO

ATENDIDA

Não é feito através de cartão magnético. O controle é feito através de planilha que, apesar de conter espaço a ser preenchido com a quilometragem atual, nem todos encontram-se registrados, pois segundo informações há vários veículos e máquinas com horímetros e hodômetros danificados.

Recomendação: Que seja priorizado o conserto ou troca de hodômetros e horímetros que ora se


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encontram sem funcionamento.

14


Nos abastecimentos por meio de cartão magnético realizado no tanque instalado na Secretaria, faz-se constar no registro/ recibo a quantidade de litros depositada no tanque?

NÃO

ATENDIDA

Não está sendo feito controle por meio de cartão magnético. A quantidade de litros abastecida é registrada em planilha manual, pelo servidor Reginaldo. Observações e orientações acerca do correto preenchimento da planilha encontram-se na questão de nº 11.

15


Nos abastecimentos por meio de cartão magnético realizado no tanque instalado na Secretaria, faz-se constar no registro/ recibo a identificação e assinatura do motorista?

NÃO

ATENDIDA

Não está sendo feito através de cartão magnético. Porém, na planilha preechida pelo Sr. Reginaldo tem campo apenas para as assinaturas dos motoristas, faltando um campo para a identificação. Alguns abastecimentos não contam com assinatura do motorista, tampouco com identificação.

Recomendação: Que, enquanto não estiver sendo operado por meio de cartão magnético, os abastecimentos feitos contem 100% com identificação e assinatura dos motoristas dos caminhões e máquinas. Para tanto, que seja disponibilizado mais um campo na planilha a fim de possibilitar a identificação dos mesmos.

Documento(s) de apoio da UCI – Auxiliar VII: Controles de Abastecimentos de Diesel (preenchimento manual). Meses de Abril e Maio.

16


Consta nos registros/ recibos de abastecimento, o atesto do responsável pelos abastecimentos?


Nas planilhas verificadas até o dia 04, tanto dos controles do Sr. Espanha quanto do Sr. Reginaldo estavam sendo assinadas a primeira página. Porém, orientamos que doravante sejam vistadas TODAS as páginas preenchidas pelos mesmos, bem como riscadas as linhas/colunas não preenchidas, e totalizado o número de litros abastecido no dia. Verificamos ainda que nos meses de janeiro a abril, as planilhas originais preenchidas pelos responsáveis pelos abastecimentos (Reginaldo e Espanha), eram substituídas por outras, ou seja, eram "passadas a limpo". Em visita à secretaria orientamos que o controle a ser arquivado é o preenchido pelos responsáveis pelos abastecimentos, bem como assinado pelos motoristas das máquinas e caminhões.

Recomendação: Que, enquanto não haja controle por meio de cartão magnético, sejam arquivadas as planilhas preenchidas pelos responsáveis pelo abastecimento, de forma a conter as informações sugeridas pela planilha (hora/ quilometragem/ quantidade e identificação e assinatura do motorista) . Que sejam riscadas pelos responsáveis (Sr. Espanha e Reginaldo) as linhas em branco, ou melhor, as dos veículos que não foram abastecidos naquele dia, e somente após isso, entregue à servidora responsável pelo controle. Que sejam assinadas todas as páginas que forem preenchidas pelo respectivo responsável (Espanha e Reginaldo) de forma a garantir a responsabilização pelas informações ali presentes.



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Os registros/ recibos são diariamente encaminhados ao responsável pelo controle da frota?

ATENDIDA

Os controles do tanque itinerante (feitos pelo Sr. Espanha) são encaminhados para o Sr. Reginaldo. Este os encaminha juntamente com os seus controles para a servidora Marqueciléia no dia seguinte ao do abastecimento, pois estes perduram até após o expediente da servidora responsável. Marqueciléia confirmou.

18


As informações de consumo, contidas nos registros/ recibos encaminhados pelo responsável pelos abastecimentos, são lançadas tempestivamente no software de controle, e contém todas as informações (data do abastecimento/ placa do veículo/ quantidade de litros abastecido/ motorista responsável pela utilização)?

NÃO ATENDIDA

Através de consulta ao software Estoque Net, constatou-se que as seguintes falhas graves: 1) não lançamento das informações de consumo de combustível dos meses de fevereiro, março, abril e maio; 2) lançamento intempestivo das informações do mês de janeiro, pois o consumo de janeiro contou com lançamento no sistema somente no dia 26 de fevereiro. Uma vez que as informações não estejam disponíveis de forma tempestiva no sistema de estoque, fica prejudicada a disponibilização das informações acerca do consumo de combustível a ser repassada para ao TCE/MT através do Sistema APLIC. Tal situação é tida como irregular, ensejando a urgente adequação, sob pena de representação ao TCE.

Recomendação: Que sejam lançados os consumos diários de diesel de forma tempestiva. Tempestiva neste caso sugere que tão logo a servidora responsável pelos controles do diesel receba as planilhas do servidor responsável pelos abastecimentos - cuja entrega é diária - sejam lançadas as informações ali constantes. Que os lançamentos contem com as seguintes informações: data do abastecimento/ placa do veículo/ quantidade de litros abastecido/ e motorista responsável pela utilização).

Documento(s) de apoio da UCI – Auxiliar VIII: Relatório extraído do software Estoque Net.

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São possibilitadas informações sobre o consumo diário e mensal por veículo, bem como sua média de consumo por km/hora?

NÃO ATENDIDA

A servidora Marqueciléia disse não haver nenhum tipo de acompanhamento de média de consumo por km/hora. Na ocasião, recomendamos que seja criada planilha para registros de abastecimentos e quilometragem/hora, para possibilitar a média. Porém, alimentando o software disponível para controle de estoque (Estoque Net), com todas as informações de entradas, saídas, movimentação, se torna possível obter informações individuais de cada veículo/ máquina sobre os abastecimentos e a quilometragem realizada, a fim de demonstrar a média de consumo dia, mês, e por km ou hora.

Recomendação: Que, enquanto não estiver sendo utilizado o cartão magnético, seja alimentado o software disponível para controle de estoque (Estoque Net), com todas as informações de entradas, saídas, movimentação, para que se possa obter relatório com informações individuais de cada veículo/ máquina sobre os abastecimentos e a quilometragem realizada, a fim de demonstrar a média de


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consumo dia, mês, e por km ou hora.

20

As despesas com combustível são liquidadas e pagas pela entrada do combustível no tanque da secretaria?

NÃO ATENDIDA

Marqueciléia disse que ao final de um mês, entra em contato com alguém responsável pelo Posto Gazziero & Gazziero para que seja feito o 'fechamento' do consumo daquele período. Segundo ela, o posto cobra pelo que entregou mas ela confere pelo que consumiu (?). No entanto a quantidade restante do reservatório não é informada para efeito de prestação de contas (item 24). Assim, não se tem ao certo se esta quantidade é paga ou não, uma vez que é estoque e o posto já entregou (forma como o posto cobra), mas a secretaria ainda não consumiu (forma como a secretaria confere a cobrança).

Recomendação: Que sejam observados os instrumentos contratuais e normativos, quais sejam, a Ata de Registro de Preços nº 131/2012, o PP nº 52/2012, o RP nº 54/2012 e a Instrução Normativa nº 26/2009, 2ª versão acerca das liquidações e pagamento: Em toda a entrega de produto (combustível) a empresa deve apresentar a Nota Fiscal devidamente preenchida com quantidade e produto fornecido, número do empenho, número do processo de compras. Esta deve vir em duas vias, sendo que, após conferida e assinada pelo responsável pelo recebimento, uma retorna para a empresa, e a outra fica de posse da secretaria no setor de controle de combustíveis. "O pagamento será efetuado mediante medição mensal, através das notas fiscais/fatura correspondente aos litros fornecidos" (PP nº 52/2012 e RP nº 54/2012, item 4.2). Para efeito de comprovação de tais despesas devem seguir para a Contabilidade juntamente com as Notas Fiscais, o relatório mensal de consumo diário e o saldo residual de combustível presente no tanque da secretaria e ainda não utilizado.

21


As Notas fiscais são conferidas e atestadas pelo responsável pelo controle da frota da secretaria?

ATENDIDA

Marqueciléia garantiu conferir as Notas Fiscais com sua planilha de consumo do período.

22


Para fins de prestação de contas, está anexado à Nota Fiscal da despesa o registro detalhado das entradas do mês ou período?


As entradas de combustível são apresentadas apenas na Nota Fiscal. Segundo informações obtidas durante visita à Secretaria de Obras e Serviços Urbanos, o pagamento é realizado pela quantidade de litros fornecidos pelo posto, no entanto, a servidora responsável pelo controle de combustíveis disse fazer a conferência pelo consumo (quantidade de abastecimentos do período). Note-se porém que o saldo residual do tanque não é informado na prestação de contas, o que dificulta a clareza das informações acerca das entradas do produto.

Recomendação: Haja vista as recomendações dos itens 7, 8 e 20 acerca dos pagamentos (que devem ocorrer pela quantidade de litros fornecidos pela empresa detentora da ata), que seja elaborada planilha de forma a conter informações detalhadas das entradas de produto (entregas de combustível), saída (abastecimentos diários) e saldo residual em estoque (quantidade de combustível restante no tanque da SOSU).


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Para fins de prestação de contas, está anexado à Nota Fiscal da despesa o registro detalhado das saídas (abastecimentos) do mês ou período?

ATENDIDA

Análise aos meses de Janeiro a Abril de 2013, dos quais foram liquidados e pagos 555 mil litros de óleo diesel na SOSU, consta junto ao processo de prestação de contas presente na Contabilidade, planilhas demonstrativas do consumo individual das máquinas e caminhões da Secretaria. No entanto, na planilha de consumo do mês de janeiro cujas informações foram organizadas e compiladas pela servidora Marqueciléia, a liquidação e pagamento não confere com os números presentes na planilha detalhada, que, caso somado individualmente cada consumo daria um total de 192.580 litros, ao invés de 191.000 como consta. A diferença localiza-se na totalização das quantidades consumidas nos dias 21, 22, 23, 24, 25 e 26, cujas somas diárias dariam 7.634 litros, 7.471 litros, 7.490 litros, 7.409 litros, 7.040 litros e 7.562 litros respectivamente.

Documento(s) de apoio da UCI – Auxiliar V: Cópias de Notas Fiscais extraídas dos processos de prestação de contas disponibilizado pela Contabilidade.

24


Para fins de prestação de contas, está anexado à Nota Fiscal da despesa a informação sobre o saldo atual do tanque de combustível da secretaria?

NÃO ATENDIDA

Segundo informações de Marqueciléia, não há tal prática, ou seja, não estão sendo encaminhadas anexo dados sobre saldo residual do tanque junto às prestações de contas. O item 1.3.1 da IN 26/2009 traz o seguinte texto: "A despesa de combustível será liquidada e paga pela entrada do combustível no(s) tanque(s) da Secretaria. Assim o relatório de consumo do mês ou período + o saldo de estoque/estoque atual, totalizarão a quantidade de entrada do mês/período."

Recomendação: Haja vista as recomendações dos itens 7, 8 e 20 acerca dos pagamentos (que devem ocorrer pela quantidade de litros fornecidos pela empresa detentora da ata), que seja elaborada planilha de forma a conter informações detalhadas das entradas de produto (entregas de combustível), saída (abastecimentos diários) e saldo residual em estoque (quantidade de combustível restante no tanque da SOSU). A mesma deve seguir anexada a Nota Fiscal à Contabilidade, para fins de comprovação da despesa.

25


Para fins de prestação de contas, os registros detalhados de entradas e saídas de combustível (relatórios de consumo), são atestados pelo responsável pelo controle da frota da secretaria?


A nota fiscal é atestada de acordo com a saída de combustível. Quando da entrada do estoque junto ao tanque da secretaria não há emissão de Nota fiscal, apenas de romaneio de controle do posto, o qual é conferido e assinado pelo servidor responsável pelos abastecimentos, o Sr. Reginaldo. Prova disso é que as Notas Fiscais são emitidas periodicamente de acordo com o consumo as quais liquidam quantidades superiores à capacidade do tanque instalado na secretaria que é de 12.000 litros.


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Recomendação: Que sejam observados os instrumentos contratuais e normativos (Ata de Registro de Preços nº 131/2012, o PP nº 52/2012, o RP nº 54/2012 e a Instrução Normativa nº 26/2009 - 2ª versão) . ENTRADA DE COMBUSTÍVEL - Sempre que solicitada entrega de produto, a empresa detentora da ata deve apresentar Nota Fiscal devidamente preenchida com quantidade e produto fornecido, número do empenho, número do processo de compras, sendo apresentada em duas vias, que, após conferida e assinada pelo responsável pelo recebimento, uma retorna para a empresa, e a outra fica de posse da secretaria no setor de controle de combustíveis. SAÍDA DE COMBUSTÍVEL - Através dos controles diários preenchidos quando dos abastecimentos dos veículos e máquinas da secretaria, a servidora responsável pelo controle de combustíveis elabora planilha mensal, consolidando as informações diárias repassadas pelo servidor responsável pelos abastecimentos. Esta planilha deve ser atestada pela servidora responsável pela sua elaboração.Devem constar ainda, informações do saldo de estoque presente no tanque de combustível da secretaria.

26


Os comprovantes de abastecimento são mantidos arquivados organizados por ordem de data?

ATENDIDA

Foram verificados os comprovantes (planilhas do Reginaldo) de janeiro a maio de 2013. Verificou-se porém que dos meses de janeiro a abril as planilhas eram passadas a limpo pela Marqueciléia, e estavam faltantes vários dados necessários ao controle, como a assinatura dos motoristas. Em visita orientativa em meados de abril, recomendou-se o arquivamento da planilha original do servidor responsável pelos abastecimentos. Recomendação atendida haja vista as planilhas do mês de maio.

Recomendação: Que, enquanto não haja controle por meio de cartão magnético, sejam arquivadas as planilhas originais, preenchidas pelos responsáveis pelo abastecimento, de forma a conter as informações sugeridas pela planilha (hora/ quilometragem/ quantidade e assinatura do motorista).


27

Secretário Há servidor(es) designado(s) para ser o responsável pelo controle do tanque itinerante da secretaria?

ATENDIDA

Portaria nº 61/2013, nomeia Jociane Terezinha Costa como responsável pela autorização dos abastecimentos dos veículos / máquinas/ equipamentos motorizados da frota municipal em postos credenciados e depósitos internos, por meio de cartão magnético.

Documento(s) de apoio da UCI - Auxiliar IV: Portaria de Nomeação.

28

Resp. Tanque Itinerante

O tanque itinerante se utiliza dos mesmos mecanismos de controle no ato do abastecimento (cartão magnético)?

NÃO

ATENDIDA

Falamos com Sr. Espanha. Ele disse que o controle é feito da seguinte forma: recebe diariamente uma planilha com a identificação dos veículos e máquinas, e sempre que abastece ele registra na linha característica do veículo a quantidade abastecida. A quantidade abastecida não é exata, mas aproximada, pois a "melosa" não permite tal mensuração.

Recomendação: Que seja priorizada a aquisição de veículo com tanque apropriado, que possibilite mensuração exata dos abastecimentos, e segurança aos servidores, haja vista a sua frequente utilização e necessidade.


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29


O abastecimento do tanque itinerante, junto ao tanque da Secretaria, conta com controles de entrada e saída?


Segundo o Sr. Espanha, as entradas de combustível junto à 'melosa' não são registradas no controle do Sr. Reginaldo. Este, por sua vez somente faz os registros de saída de combustível quando do repasse das informações por parte do Sr. Espanha (planilha preenchida com os abastecimentos feitos às máquinas - melosa para as máquinas). A Instrução Normativa regulamenta que devem haver controles manuais não só da saída de combustível do tanque itinerante, mas da entrada também (Item 1.4.7 da IN 26/2009).

30


Os controles/ registros feitos pelo responsável pelo tanque itinerante são diariamente entregues ao responsável pela frota da secretaria?

ATENDIDA

São entregues ao Sr. Reginaldo, que é quem fica responsável de prestar contas à Marqueciléia. Na data da visita orientamos o Sr. Espanha que faça um risco nas linhas dos veículos que não foram abastecidos, cujas linhas se mantém em branco e totalize os abastecimentos feitos no dia registrando o total, assinando em seguida, antes de entregar tal controle ao Sr. Reginaldo.

Recomendação: Que, enquanto não houver caminhão tanque adequado com a utilização de cartão magnético, o controle realizado pelo Sr. Espanha por meio de planilha manual seja totalmente preenchido, de forma a conter todas as informações necessárias (hora/ km/ quantidade de litros/ assinatura do motorista). As linhas e colunas que ficarem em branco, que seja riscadas pelo servidor. Que todas as páginas em que contiverem informações sobre abastecimentos feitos pelo Sr. Espanha que contenham sua assinatura ao pé da folha.

31


As informações de entrada de combustível no tanque itinerante são registradas em controle manual (Anexo III da IN) demonstrando a quantidade de litros abastecida?

NÃO ATENDIDA

O abastecimento ao tanque itinerante não conta com informações de entrada, apenas de saída, pois segundo alegações dos funcionários da Secretaria, o tanque itinerante é tido como uma extensão do tanque fixo. Assim, as informações de saída do tanque itinerante são consideradas saídas do tanque fixo para fins de prestação de contas.

Recomendação: Que seja realizado controle específico das quantidades abastecidas no tanque itinerante, de forma a conter a data e horário do abastecimento, e o responsável pelo abastecimento. Embora tal controle não deva ser lançado no software para evitar duplicidades, deve-se atentar para a necessidade de controle e arquivamento do mesmo (item 1.4.7 da Instrução Normativa nº 26/2009, 2ª versão).


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32


As informações de saída de combustível do tanque itinerante são transcritas do controle manual para o software de controle, contendo a data e a hora do abastecimento, o responsável pelo veículo/ maquinário abastecido, identificações do veículo/ máquina abastecido, a quilometragem/ hora atual no momento do abastecimento e a quantidade de litros abastecida?

NÃO ATENDIDA

De acordo com o já explanado no item 18 deste checklist, através de consulta ao software Estoque Net, constatou-se que as informações acerca do consumo não tem sido lançadas no software. Ou melhor, nem as informações de consumo dos veículos e máquinas abastecidos no tanque da secretaria vem sendo lançadas no software, tampouco o consumo das máquinas e caminhões abastecidos pelo tanque itinerante. Conforme já exposto, trata-se de irregularidade e enseja providências urgentes.

Recomendação: Que sejam lançados os consumos diários de diesel de forma tempestiva. Tempestiva, neste caso, sugere que tão logo a servidora responsável pelos controles do diesel receba as planilhas do servidor responsável pelos abastecimentos realizados pelo tanque itinerante - cuja entrega é diária - sejam lançadas no software os dados constantes no controle manual. Que os lançamentos contem com as seguintes informações: data e hora; responsável pelo veículo/ maquinário; identificação do veículo/ máquina abastecido; quilometragem/ hora atual do momento do abastecimento, e a quantidade de litros abastecida.

33


Os relatórios de controles / registros, do tanque itinerante são mantidos arquivados organizadamente por ordem de data?


De janeiro a abril os controles do tanque itinerante e do tanque da secretaria eram repassados pelo Reginaldo e pelo Espanha para a Marqueciléia. Esta passava os controles deles a limpo, em uma nova planilha. E por isso não há controle próprio para o tanque itinerante nesses meses. A partir de maio, os controles do tanque itinerante foram mantidos no arquivo como vindo do Espanha, organizados por ordem de data. Foi recomendado ao Sr. Espanha, responsável pelo tanque itinerante, que viste todas as folhas do controle, bem como que risque as linhas/colunas não preenchidas, e ainda que escreva o total de litros saídos do tanque no dia.

Recomendação: Que sejam arquivados os controles originais preenchidos e assinados pelo responsável pelos abastecimentos do tanque itinerante. Nestes controles deverão conter todas as informações necessárias (data/ veículo/ km ou hora/ quantidade abastecida/ nome do motorista/ assinatura do motorista). As linhas dos veículos que não contaram com abastecimento no dia, deverão ser riscadas pelo responsável pelos abastecimentos.

34

Motorista No Diário de Bordo, consta a data?


De janeiro a abril não estavam sendo preenchidos os diários de bordo. Em maio os diários de bordo passaram a ser preenchidos, e consta a data, salvo raras execeções.

Recomendação: Que sejam preenchidos corretamente os diários de bordo, de forma a conter a data.

Documento(s) de apoio da UCI – Auxiliar IX: Diários de Bordo (período de 20 a 31 de maio de 2013).


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35

Motorista No Diário de Bordo, consta a identificação do veículo/ máquina (prefixo e placa)?


Em muitos casos não consta essa informação.

Recomendação: Que os motoristas sejam orientados a preencher os campos com a identificação do veículo / máquina, ou seja, prefixo e placa.


36

Motorista No Diário de Bordo, consta o nome do motorista?


Na maioria dos casos consta só o primeiro nome.

Recomendação: Que os motoristas sejam orientados a preencher o nome completo, e assinar os diários de bordo.

Documento(s) de apoio da UCI - Auxiliar IX: Diários de Bordo (período de 20 a 31 de maio de 2013).

37

Motorista

No Diário de Bordo, consta o registro do(s) abastecimento(s) realizado, contendo informações como km atual e litragem abastecida?


Numa amostragem de 20 diários de atividade escolhidos aleatoriamente do mês de maio, apenas em 1 caso continha a quantidade abastecida. Na verdade é que o relatório disponibilizado aos motoristas para fornecimento das informações refere-se às atividades desempenhadas. A litragem abastecida encontra-se na planilha do responsável pelo abastecimento (Espanha ou Reginaldo). Dos 20 diários analisados, 18 continham km inicial e final.

Recomendação: Que seja observado o modelo de diário de bordo aprovado pela Instrução Normativa;


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Motorista No Diário de Bordo, consta km/ hora atual, horário e identificação do lugar de saída e chegada?


De um total de 77 veículos pertencentes à Secretaria de Obras e Serviços Urbanos, menos de 10 contavam com Diário de Bordo. Destes, apenas 08 possibilitavam as mensurações por meio de quilometragem ou horas trabalhadas.

Recomendação: Que seja priorizado o conserto/troca de hodômetros e horímetros danificados. Que seja cobrado dos motoristas o correto preenchimento de todos os campos presentes no Diário de Bordo. Que 100% dos motoristas preencham o referido diário, vez que se trata de atribuição inerente ao cargo.

Documento(s) de apoio da UCI - Auxiliar IX: Diários de Bordo (período de 20 a 31 de maio de 2013). Relação feita pela UCI dos veículos e máquinas que continham informações adequadas.

39


As informações de consumo de combustível lançadas no software de controle, possibilitam conhecer o custo mensal por veículo/ máquina?

NÃO ATENDIDA

As informações não tem sido lançadas no software de controle de estoque, dificultando tal mensuração.

Recomendação: Que sejam lançadas no software todas as informações necessárias para possibilitar conhecer o consumo mensal médio por veículo/ máquina (data; identificação do veículo; quantidade abastecida; km ou hora; motorista responsável...)


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CHECKLIST sobre a observância à Instrução Normativa nº 27/2009 (2ª versão), que dispõem sobre o controle do abastecimento de veículos/maquinários da frota municipal em postos credenciados.

RESPONSÁVEL INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº

27/2009 (2ª versão) Atendida

Não atendida

Parcialmente Atendida

1 Prefeito

Há portaria de nomeação do Gestor Central do Programa de controle de abastecimentos?

ATENDIDA

Portaria nº 290/2013 nomeia o servidor Manoel Agostinho do Nascimento Junior como Gestor Central do controle de combustível no âmbito da administração direta.

2

Secretário

Há responsável pela autorização dos abastecimentos e respectivo controle, na Secretaria?

ATENDIDA

Portaria nº 61/2013, nomeia Jociane Terezinha Costa como responsável pela autorização dos abastecimentos dos veículos / máquinas/ equipamentos motorizados da frota municipal em postos credenciados e depósitos internos, por meio de cartão magnético.

Documento(s) de apoio da UCI – Auxiliar IV: Portaria de Nomeação.

3

Gestor Central e Responsável - na Secretaria

Há cadastro atualizado dos motoristas, conforme solicitações das secretarias, de forma a conter nome completo/ Secretaria de Lotação/ Endereço residencial completo/ Número de Telefone – celular e fixo / Código Funcional conforme RH/ e-mail?

PARCIALMENTE

ATENDIDA

Através de consulta ao software Lex Card, constatou-se que o cadastro dos motoristas mantido ali não contém todas as informações previstas na Instrução Normativa, estando faltantes as informações de endereço e números de documentos (CPF e RG). No caso de alguns cadastros faltam também o número de telefone (celular ou fixo): dos 57 motoristas cadastrados no Software Lex Card como sendo motoristas da Secretaria de Obras e Serviços Urbanos, apenas 04 contém número de telefone. Ainda, dos 57 motoristas, 9 estão com pendências nas carteiras de habilitação - de acordo com informações do sistema.

Recomendação: Que seja observada a Instrução Normativa no tocante às informações que devem compor um cadastro. Que haja verificação periódica nos cadastros dos motoristas, a fim de mantê-los sempre atualizados. Que sejam comunicados os servidores que encontram-se com pendências nas carteiras de habilitação (prazos vencidos), a fim de regularizar a situação.

Documento(s) de apoio da UCI – Auxiliar X: Relação dos Motoristas Cadastrados (extraído do software Lex Card em 19/06/2013)

4 Gestor Central e Responsável - na Secretaria

Há cadastro dos veículos/ maquinários/ equipamentos contendo nº do patrimônio; dados como cor, espécie, tipo, ano, placa, capacidade do tanque, média de consumo...

PARCIALMENTE

ATENDIDA


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Há cadastro dos veículos no software Lex Card. Porém, quando comparada a relação dos veículos que abasteceram pela SOSU no período de 01/01 a 15/05 de 2013, nota-se que alguns não se encontram cadastrados, como é o caso do FIAT UNO MILLE KAI 5849; GM/ ASTRA JZG 9945; MOTO CG TITAN 125 FAN KAI 5949; CG TITAN 125 FAN KAI 6749; MOTO CG TITAN 125 FAN 6809; e MOTO CG TITAN KAI 5899. Por outro lado, estão cadastrados no sistema Lex Card outros veículos como sendo lotados na SOSU, dos quais não foram encontrados nenhum abastecimento no período (01/01/13 a 15/05/13). Também, os veículos movidos a Diesel que se utilizam do tanque do pátio da secretaria para abastecimento, não estão 100% cadastrados no software.

Em relação aos dados cadastrais contidos no software estão: o número do patrimônio, o tipo do carro, a placa, a capacidade do tanque, a média de combustível gasto por hora/ km. Há no cadastro, um link que direciona à informações do veículo no Detran/MT. Neste, constam dados mais detalhados. Compete ressaltar aqui que alguns veículos lotados na SOSU contam com infrações em autuação, ou seja, multas de trânsito que não foram quitadas. São os seguintes: VW Kombi / NJU 0588 (R$ 340,52); Toyota/ Band JYJ 0311 (340,52); Fiat Uno Mille JZL 8790 (R$ 85,13); Caminhão Basculante VW 24.250 NJN 6744 (R$ 170,26); e Nissan Frontier 4x4 XE JZX 6675 (R$ 53,21). Ainda, o veículo S-10 Advantage KAT 9297 possui débitos com licenciamento e seguro DPVA de exercícios anteriores.

Recomendação: Que seja criteriosamente conferida a relação de veículos cadastrados no software em confronto com a real lotação de veículos da Secretaria de Obras e Serviços Urbanos. Que seja apurado o motorista que conduzia os veículos autuados no momento da infração, a fim de que os mesmos custeiem (com recursos próprios) a multa então aplicada.

Documento(s) de apoio da UCI – Auxiliar XI: Relação dos Veículos Cadastrados no software. Multas dos veículos (extraído do software). Relatório de Abastecimentos de veículos da SOSU em postos credenciados (veículos a gasolina), extraído do software.

5

Gestor Central e Responsável - na Secretaria

Há protocolo de responsabilidade assinado pelo responsável pelo controle de cada secretaria quando do recebimento dos cartões magnéticos?

PARCIALMENTE

ATENDIDA

Não há termos de responsabilidade protocolado pelo responsável da secretaria. Há sim, um caderno de protocolos quando da entrega de cartões à SOSU, o qual é arquivado pelo Gestor Central de Controles de Combustível.

Recomendação: Que seja impresso, preenchido, assinado e arquivado os Termos de Responsabilidade quando da entrega dos cartões magnéticos, conforme prevê a Instrução Normativa nº 27/2009, 2ª versão.

Documento(s) de apoio da UCI – Auxiliar XII: Fotocópia de algumas páginas do caderno-protocolo, mantido pelo Gestor Central.

6 Gestor Central e Responsável - na Secretaria

O número da requisição de fornecimento de combustíveis (fornecido pela secretaria) encontra-se registrado junto ao sistema de controle de combustível (software), liberando saldo de litragem para recarga de cartões?

ATENDIDA


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No software Lex Card há um campo que está sendo preenchido com a informação do número da requisição para fornecimento de combustível (opção: Relatórios/ Secretaria/ Consumo por Secretaria).

7

Gestor Central

As cópias das Notas Fiscais e relatórios fornecidos pelos gestores responsáveis em cada secretaria, estão devidamente arquivados?

ATENDIDA

Verificados os pagamentos de 01/01/2013 a 16/06/2013 das despesas com gasolina, junto ao Auto Posto dos Ipês, Ltda (total de R$ 44.819,80).

Documento(s) de apoio da UCI –Auxiliar XIII: Fotocópia das Notas Fiscais e relatórios de consumo dos processos de despesas.

8

Responsável - na Secretaria

Estão arquivados os diários de bordo? NÃO

ATENDIDA

Da verificação realizada aos controles de gasolina e álcool (abastecimentos realizados em postos credenciados), não foram localizados os Diários de Bordo. A servidora responsável por tais controles, a Srta. Jociane, alegou não estarem sendo feitos os Diários de Bordo.

Recomendação: Que sejam orientados todos os motoristas quanto às suas atribuições, previstas em normativa, estimulando que sejam preenchidos os boletins de bordo sempre que utilizar-se de veículo público, a fim de comprovar a despesa ocorrida com combustível, e outras.

9 Motoristas

Os Diários de Bordo encontram-se preenchidos e assinados?

NÃO

ATENDIDA

Idem questão anterior.

10

Motoristas Os hodômetros/ horímetros dos veículos encontram-se em condições perfeitas de funcionamento?

PARCIALMENTE

ATENDIDA

Segundo informações da servidora Jociane, nem todos os veículos encontram-se com os hodômetros em perfeitas condições. Jociane não soube precisar quantos e quais veículos encontram-se com os hodômetros danificados. Para tanto, promoveu-se exame sistemático aos 'relatórios gerenciais' dos meses de janeiro e fevereiro, cuja análise deu-se sobre as informações registradas pelo posto no ato do abastecimento. Especificamente do mês de fevereiro constituiu-se planilha a partir das informações obtidas nos 'relatórios gerenciais' de abastecimento, através da qual se pode apurar as médias de consumo de gasolina dos veículos. Desta verificação ressurgem duas situações: ou os números lançado como km foram equivocados, ou o veículos e motos da Secretaria de Obras precisam de urgente revisão, pois suas médias de consumo estão bem abaixo do esperado. É o caso da moto CG 150 Titan JZT 9101, que faz em média menos de 13 km/litro de gasolina, quando o normal seria acima de 30 km/ litro; o caso dos Fiats Uno Mille JZL 8790 e KAQ 6990, cujas médias de consumo foram abaixo de 4 km/ litro de gasolina, quando o esperado é que seja acima de 12 km/l; as Kombis (JYQ 2268; JZC 6188; NJU 0588) obtiveram uma média inferior a 4 km/litro, quando o normal é acima de 8 km/litro); etc. Saliente-se que a média de consumo/litro realizada pelos veículos a gasolina da SOSU, deu-se através do seguinte cálculo: (Km inicial - Km final)/total de litros abastecidos no período. Também, que as médias de consumo aqui apontadas como 'normais' foram extraídas de guias Quatro Rodas.

Recomendação: Que seja priorizado o conserto ou troca dos hodômetros dos veículos da Secretaria,


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que ora se encontram danificados.

Documento(s) de apoio da UCI – Auxiliar XIV: Planilha constituída pela UCI, a partir dos cupons fiscais de fevereiro, disponibilizados pela SOSU.

11

Motoristas No Cupom Fiscal e Ticket do Cartão magnético contém: identificação do posto credenciado?

PARCIALMENTE

ATENDIDA

Nos meses verificados (janeiro a abril) notou-se que os controles emitidos pelo posto no momento dos abastecimentos são relatórios sem validade fiscal (Relatório Gerencial/ Comprovante de Pagamento). No Relatório Gerencial, bem como no ticket de cartão magnético há a identificação do posto credenciado.

Recomendação: Que seja solicitado ao Posto credenciado a emissão de Cupom Fiscal, conforme prevê a Instrução Normativa.

Documento(s) de apoio da UCI – Auxiliar XV: Fotocópias dos comprovantes de abastecimentos (Relatório Gerencial, Comprovante de Crédito ou Débito e Ticket de Cartão Magnético).

12

Motoristas No Cupom Fiscal e Ticket de Cartão Magnético contém: identificação da secretaria?

PARCIALMENTE

ATENDIDA

Nos meses verificados (janeiro a abril) notou-se que os controles emitidos pelo posto no momento dos abastecimentos são relatórios sem validade fiscal (Relatório Gerencial/ Comprovante de Pagamento). No Relatório Gerencial há a identificação da Secretaria de Obras e Serviços Urbanos. No Ticket do cartão magnético não.

Recomendação: Que seja solicitado ao Posto credenciado a emissão de Cupom Fiscal, conforme prevê a Instrução Normativa. Que seja solicitado à empresa locatária do software, abertura de campo de maneira a conter identificação da secretaria.


13

Motoristas No Cupom Fiscal e Ticket de Cartão Magnético contém: código de autorização

PARCIALMENTE

ATENDIDA

Nos meses verificados (janeiro a abril) notou-se que os controles emitidos pelo posto no momento dos abastecimentos são relatórios sem validade fiscal (Relatório Gerencial/ Comprovante de Pagamento). No Relatório Gerencial não há o código de autorização. No ticket extraído do sistema de gestão de fornecimento de combustível, o Lex Card, há o código de autorização.


Documento(s) de apoio da UCI –Auxiliar XV: Fotocópias dos comprovantes de abastecimentos (Relatório Gerencial, Comprovante de Crédito ou Débito e Ticket de Cartão Magnético).

14

Motoristas No Cupom Fiscal e ticket de cartão magnético contém: código do credor?

PARCIALMENTE

ATENDIDA

Nos meses verificados (janeiro a abril) notou-se que os controles emitidos pelo posto no momento dos abastecimentos são relatórios sem validade fiscal (Relatório Gerencial/ Comprovante de Pagamento).No ticket extraído do sistema de gestão de fornecimento de combustível, o Lex Card, há o código do credor.


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15

Motoristas No Cupom Fiscal contém e ticket de cartão magnético contém: dados do veículo (placa/ km atual)?

PARCIALMENTE

ATENDIDA

Nos meses verificados (janeiro a abril) notou-se que os controles emitidos pelo posto no momento dos abastecimentos são relatórios sem validade fiscal (Relatório Gerencial/ Comprovante de Pagamento). No Relatório Gerencial, assim como no ticket extraído do sistema de gestão de fornecimento de combustível, o Lex Card, há informações sobre o veículo (marca/ placa/ km atual). Saliente-se a presença de alguns equívocos: Divergência no prefixo da placa, quando confrontado o comprovante de débito ou crédito com o relatório de consumo (um apresenta como sendo MJH 2294, outro NJH 2294); autorização para abastecimento consta como veículo: Bombeiro, e no comprovante do posto aparece como Caminhão Pipa; autorização para abastecimento consta como veículo máquina costal, e no comprovante não há nenhuma identificação;

Recomendação: Que seja solicitado ao Posto credenciado a emissão de Cupom Fiscal, contendo todas as infromações conforme prevê a Instrução Normativa.

Documento(s) de apoio da UCI –Auxiliar XVI: Fotocópias dos comprovantes de abastecimentos (Relatório Gerencial e Comprovante de Crédito ou Débito).

16

Motoristas No Cupom Fiscal e ticket de cartão magnético contém: número do cartão e saldo atual?

PARCIALMENTE

ATENDIDA

Nos meses verificados (janeiro a abril) notou-se que os controles emitidos pelo posto no momento dos abastecimentos são relatórios sem validade fiscal (Relatório Gerencial/ Comprovante de Pagamento). Apenas na 1ª via do ticket extraído do sistema de gestão de fornecimento de combustível, o Lex Card (a que o motorista entrega para a servidora responsável pelos controles) há informações sobre o saldo atual. Na 2ª via, a que fica de posse do posto, com a assinatura do motorista, há apenas o número do cartão, não o saldo.

Recomendação: Que seja solicitado ao Posto credenciado a emissão de Cupom Fiscal, contendo as informações conforme prevê a Instrução Normativa.


17 Motoristas No Cupom Fiscal e ticket de cartão magnético contém: nome do motorista/ data e hora/ assinatura do motorista?


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Nos meses verificados (janeiro a abril) notou-se que os controles emitidos pelo posto no momento dos abastecimentos são relatórios sem validade fiscal (Relatório Gerencial/ Comprovante de Pagamento). No ticket extraído do sistema de gestão de fornecimentos de combustível, o Lex Card, há informações do nome do motorista e campo para assinatura, porém não há data nem hora. Já no Relatório Gerencial emitido pelo posto consta, apenas a data e a hora, e não o nome do motorista e campo para assinatura. Irregularidades verificadas em alguns casos, em que o nome do motorista tido como titular do cartão magnético, é diferente da assinatura constante. De verificação feita nos tickets magnéticos arquivados do mês de fevereiro de 2013, podem ser apresentados os seguintes casos: Cartão no nome de Carlos Henrique José Ribeiro, abastecimentos em 13/fev e 20/fev assinados por Márcio; Cartão no nome de Aparecido José de Sielo, abastecimentos em 01/fev, 05/ fev, 07/fev, 14/fev e 15/fev assinados por Lucio Lenz; Cartão no nome de Cleber Rennir de Souza, abastecimento em 27/fev assinado por Valmir Luis; Cartão no nome de Claudio Lonardoni, abastecimento em 04/fev assinado por Edinaldo de Oliveira; Cartão no nome de Vilmo Deomar Ludwig, abastecimentos em 08/fev e 20/fev assinados por Lucio; Cartão no nome de Aparecido José de Sielo, abastecimento em 15/fev,assinados por Lucio Lenz; e Cartão no nome de Alberto Protácio da Silva, abastecimento em 20/fev assinado por ...Bordini.

Recomendação: Que seja solicitado ao Posto credenciado a emissão de Cupom Fiscal, de forma a conter os dados conforme prevê a Instrução Normativa. Que sejam cadastrados todos os motoristas, a fim de que cada um tenha seu próprio cartão magnético para abastecimento, assumindo inteira responsabilidade sobre a sua utilização.

Documento(s) de apoio da UCI – Auxiliar XVI: Fotocópias dos comprovantes de abastecimentos (Relatório Gerencial e Comprovante de Crédito ou Débito).

18

Motoristas No Cupom Fiscal e ticket de cartão magnético contém: tipo de combustível/ quantidade abastecida?

Nos meses verificados (janeiro a abril) notou-se que os controles emitidos pelo posto no momento dos abastecimentos são relatórios sem validade fiscal (Relatório Gerencial/ Comprovante de Pagamento). Tanto no ticket extraído do sistema de gestão de fornecimento de combustível, o Lex Card, quanto no Relatório Gerencial, emitido pelo posto, constam informações do tipo e quantidade de combustível abastecidos.



19


Os Cupons Fiscais encontram-se arquivados organizadamente por ordem de data?

ATENDIDA

Nos meses verificados (janeiro a abril) notou-se que os controles emitidos pelo posto no momento dos abastecimentos são relatórios sem validade fiscal (Relatório Gerencial/ Comprovante de Pagamento). Os mesmos encontram-se arquivados juntamente com os tickets emitidos pelo Lex Card. Quanto à organização, verificou-se que nos meses de janeiro, fevereiro e abril, os comprovantes encontram-se arquivados por data, mas separados por veículo, onde para cada um há um relatório sintético dos abastecimentos. No caso do mês de março, os mesmos estão agrupados sequencialmente por data, não havendo a separação por veículos.


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Sugestão: Ainda que a Instrução Normativa não trate especialmente disso, que seja optada como forma de agrupamento dos comprovantes de abastecimentos a mesma realizada nos meses de janeiro, fevereiro e abril, ou seja, por data, mas de forma a separar por veículos.

20


É realizado controle em separado do consumo de cada veículo, de forma a conter o consumo diário e mensal?

ATENDIDA

Consulta ao software Lex Card, na opção Relatório/ Veículo/ Tipo de veículo/Período/ Relatório Analítico. Tendo verificado uma amostragem de oito veículos a gasolina, que se utilizam de abastecimento por cartões magnéticos, comprovou-se que é possível o controle em separado, por veículo.

Documento(s) de apoio da UCI –Auxiliar XVII: Relatórios extraídos do software Lex Card: Consumo de Combustível por Veículo.

21


No software encontram-se registrada: a data do abastecimento?

ATENDIDA

Consulta ao software Lex Card, na opção Relatório/ Veículo/ Tipo de veículo/Período/ Relatório Analítico. Tendo verificado uma amostragem de oito veículos a gasolina, que se utilizam de abastecimento por cartões magnéticos, comprovou-se o registro da data do abastecimento.

Documento(s) de apoio da UCI – Auxiliar XVII: Relatórios extraídos do software Lex Card: Consumo de Combustível por Veículo.

22


No software encontram-se registrada: a placa do veículo?

ATENDIDA

Consulta ao software Lex Card, na opção Relatório/ Consumo de Combustível por Secretaria / Relatório Analítico, demonstra que a placa do veículo é registrada.

Documento(s) de apoio da UCI – Auxiliar XVIII: Página 1 do Relatório de Consumo por Secretaria (Lex Card).

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No software encontram-se registrado: o número do cartão magnético?

ATENDIDA

Documento(s) de apoio da UCI – Auxiliar XIX: Página 1 do Relatório de Consumo de Combustível por veículo (Lex Card)

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No software encontram-se registrado: o tipo de combustível?

ATENDIDA


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No software encontram-se registrada: a quantidade de litros abastecidos?

ATENDIDA


26


No software encontram-se registrado: o Posto de abastecimento?

PARCIALMENTE

ATENDIDA

Em consulta ao software, notou-se que há a possibilidade de filtros nos abastecimentos, de forma a consultar somente um posto credor por vez. No entanto, não é possível tal visualização no relatório geral dos abastecimentos.

Recomendação: Que seja solicitado junto à locadora do software que fique registrado o posto credor


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nos relatórios de abastecimento.

27


No software encontram-se registrado: o usuário/ motorista responsável pela utilização?

ATENDIDA


28


O responsável pelos controles mantém Relatórios de Consumo contendo data/ placa/ quantidade de litros/ tipo de combustível/ km ou hora inicial e final para futura conferência com Nota Fiscal a ser apresentada pelo Posto Credenciado, para atesto e pagamento?

ATENDIDA

Tais relatórios de consumo são extraídos do software Lex Card, através dos quais é feita a conferência da quantidade abastecida com a quantidade constante em Nota Fiscal.

Documento(s) de apoio da UCI – Auxiliar XIII: Fotocópia das Notas Fiscais e relatórios de consumo dos processos de despesas.

29


As Notas Fiscais para pagamento são condizentes com o consumo identificado através dos cupons fiscais arquivados?

ATENDIDA

Observados os processos de despesas com gasolina da Secretaria de Obras e Serviços Urbanos (Janeiro a Maio), fora conferido o valor cobrado nas Notas Fiscais com as quantidades consumidas, de acordo com relatórios de consumo.

Documento(s) de apoio da UCI – Auxiliar XIII: Fotocópia das Notas Fiscais e relatórios de consumo dos processos de despesas.

30 Responsável - na Secretaria

As Notas Fiscais são atestadas pelo responsável pelos controles da secretaria, somente após detalhada conferência com os Relatórios de Consumo

ATENDIDA

Documento(s) de apoio da UCI - Auxiliar XIII: Fotocópia das Notas Fiscais e relatórios de consumo dos processos de despesas.

31 Secretário

As Notas fiscais são também atestadas pelo Secretário da Pasta?

ATENDIDA

Documento(s) de apoio da UCI - Auxiliar XIII: Fotocópia das Notas Fiscais e relatórios de consumo dos processos de despesas.


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RELATÓRIO FINAL DO CHECKLIST nº 001/2013

Autor: Destinatário: Assunto:

Unidade de Controle Interno Prefeito Municipal – Juarez Costa Secretário Municipal de Obras e Serviços Urbanos – Adilson Rocha Checklist no Controle de Combustível da Secretaria Municipal de Obras e Serviços Urbanos – SOSU

Tendo realizado verificação quanto ao atendimento às Instruções Normativas nº 26 e 27 de 2009 (2ª versão), na Secretaria de Obras e Serviços Urbanos – SOSU em junho e julho do exercício de 2013, a Unidade de Controle Interno tomou conhecimento de situações que se encontravam irregulares.

Por conta disso, a UCI emitiu alguns documentos às autoridades e servidores envolvidos no processo de controle a fim de dar ciência das falhas encontradas, e recomendar adoção imediata de providências. Foram os documentos: Nota nº 21/2013; Nota nº 23/2013 e Relatório Preliminar de Checklist nº 001/2013. Especialmente em relação ao Relatório Preliminar do Checklist, cujo protocolo ocorreu em 12 de agosto de 2013, fora dado o prazo de 30 (trinta) dias para adoção de recomendações e providências, ou justificativas, conforme Instrução Normativa nº 002/2008. No entanto, decorridos mais de 90 dias, nenhuma justificativa fora enviada a esta Unidade de Controle.

Neste ínterim, dada a função que compete à UCI de comprovar o atendimento às normas de controle vigentes, algumas situações puderam ser novamente averiguadas pela equipe. Porém, as que tratavam de acontecimentos suplicantes de justificativa serão apenas transcritas neste Relatório Final, vez que não contaram com réplica que as pudesse abrandar.

Isto posto, o presente documento apresentará primeiramente as medidas de controle

recomendadas, cujo acatamento – ou não - fora avaliado ao longo dos meses de agosto e novembro pelas controladoras. Em seguida, são relacionadas as irregularidades constatadas - de fatos ocorridos, e que não contaram com justificativas.


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Da Adoção de Medidas de Controle

Das medidas de controle recomendadas permanecem inadequadas as seguintes

situações:

_ Não houve a troca, nem conserto dos hodômetros e horímetros que se encontravam com defeito; _ Não houve a instalação de ferramentas para possibilitar o abastecimento com uso do cartão magnético junto ao tanque de diesel da Secretaria Municipal de Obras e Serviços Urbanos; _ Os Diários de Bordo não estão sendo preenchidos adequada e completamente; _ Não houve a aquisição de régua de medição para o tanque de combustível da Secretaria; _ Não fora disponibilizado relógio de parede no posto da Secretaria, para facilitar o registro dos horários dos abastecimentos realizados, vez que não fora implantado controle por meio de cartão magnético.

A UCI recomendou ainda que, enquanto não implantado o controle de diesel por cartão magnético, que fossem lançadas tempestivamente no software de controle todas as informações de entrada e saída de diesel. Entretanto, apesar de inúmeras recomendações feitas pela UCI durante as visitas além de documentos emitidos, somente ao final de outubro é que essa recomendação fora acatada. Desta forma, ficou prejudicada a prestação de contas à Contabilidade, cujo relatório encaminhado até o período para fins de demonstração de consumo não fora o extraído do sistema. Ficou prejudicado também o envio de informações ao Sistema APLIC durante todo este período.

Outra recomendação da UCI que não se pode considerar atendida a contento é a que aconselhava a nomeação/designação de servidor responsável pelo estoque de combustíveis, através de ato formal. Recentemente publicada, a Portaria de nº 1.071/2013 nomeia o servidor Jean Carlos Silva Almeida pela autorização dos abastecimentos dos veículos/máquinas/equipamentos motorizados da frota municipal em postos credenciados e depósitos internos, por meio de cartão magnético. A esse respeito registrem-se duas inconsistências: primeiro, que o controle por meio de cartão magnético só ocorre para a gasolina e o álcool, mas não para o diesel, portanto quanto ao diesel deve ser nomeado o responsável pelo estoque (que são os servidores Reginaldo Soares dos Santos e Carlos Henrique José Ribeiro) e o responsável pelos controles, pela inserção manual das informações no sistema, e pela prestação de contas do consumo de diesel, ora feitos pelo servidor Jean Carlos Silva Almeida. A segunda inconsistência fica por conta de que os controles por meio de cartão magnético encontram-se sob a responsabilidade de outra servidora (Andielle Salete Kunze). Convém destacar que esta recomendação também abrangia a necessidade de se nomear formalmente os responsáveis pelos abastecimentos, tanto do tanque do pátio quanto do tanque itinerante. Sabe-se que os atuais responsáveis pelas funções são o Sr. Reginaldo


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Soares dos Santos e Sr. José Carlos Hespanhol, respectivamente. Portanto, reforça-se a necessidade de Portaria que designe tal responsabilidade aos mesmos.

Outra recomendação que se notou ‘em aberto’ é referente à priorização na aquisição de veículo com tanque apropriado (melosa) a fim de possibilitar a exata mensuração dos abastecimentos (saída), e propiciar maior segurança aos trabalhadores que atuam diretamente no veículo responsável pelo transporte de combustível. Desta forma, fica mantida a recomendação.

Das medidas de controle recomendadas que foram acatadas, pode-se listar: _ Controle específico das quantidades abastecidas no tanque itinerante (entrada) de forma a conter a data, horário, quantidade de litros do abastecimento, e o responsável pelo abastecimento. Neste aspecto, percebeu-se que a partir do final do mês de agosto, fora disponibilizado campo na planilha que possibilita ao responsável pelo tanque itinerante fazer o registro e acompanhamento do estoque inicial do dia, as entradas de diesel no tanque, e as saídas. Ao final do dia, o servidor totaliza a quantidade restante no tanque da melosa. Ao conferir as planilhas apresentadas do dia 29/08 a 16/09, notou-se haver sincronia entre o estoque final de um dia, e inicial de outro. Há apenas que se fazer ressalva quanto ao horário do abastecimento da melosa, que não consta registrado nesta planilha, item que reforçamos observância. _ O recebimento de carga de combustível no tanque da SOSU somente acompanhada de Nota Fiscal; _ Enquanto não implantado o sistema de cartão magnético para o controle de diesel:

• O acréscimo de mais uma coluna na planilha de controle dos abastecimentos, para possibilitar a identificação do motorista responsável pelo veículo/máquina abastecido, sendo que sua assinatura deve constar no campo ao lado desta identificação;

• O preenchimento de todos os campos/ colunas da planilha de controle manual, pelo responsável pelos abastecimentos (hora/ km/ quantidade de litros/ nome/ assinatura do motorista);

• A assinatura na planilha de controle manual, pelo responsável pelo preenchimento;

• O preenchimento com riscos nas linhas em branco da planilha, referentes aos veículos não abastecidos naquele dia. Apresentação do total da quantidade abastecida no dia na forma numérica e extensa;

• A disponibilização de calculadora aos responsáveis pelos abastecimentos de diesel, a fim de que façam a totalização dos abastecimentos na planilha de controle diário;

• A comunicação à UCI a cada recepção de diesel no tanque da SOSU para acompanhar o abastecimento do tanque durante três meses, e assim estabelecer média segura de entrada de diesel no tanque.

Cabe apenas uma observação quanto à assinatura na planilha de controle manual, pelo

responsável pelo preenchimento: verificou-se que muitas vezes quem preenche a planilha é o servidor Carlos Henrique José Ribeiro, porém quem assina é somente o servidor Reginaldo


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Soares dos Santos. Recomenda-se que a assinatura na planilha de controle manual seja do servidor que a preencheu.

Em relação ao item que recomendava que fossem utilizados os controles originais para alimentação do software, bem como que fossem arquivados no setor responsável pelo controle de diesel da Secretaria, observou-se que a partir de 15 de agosto de 2013, são os controles originais que servem de base para liquidação e pagamento das quantidades de diesel, ou seja, abandonou-se a prática de passar os controles “a limpo” e descartar os originais.

Sobre este tema, fora recomendado na Nota 23/2013 que tanto os controles ‘passados a

limpo’ – até maio, quanto os originais – de junho e julho, fossem transferidos para local com chave onde apenas o Secretário de Obras tivesse acesso, para fim de seu resguardo.

Por meio da Solicitação de Informações nº 11/2013, esta Unidade de Controle solicitou

que os Controles de Óleo Diesel dos meses de Janeiro a 14 de Agosto de 2013 nos fossem disponibilizados, para análise. E caso os documentos não pudessem ser disponibilizados para análise, solicitamos que nos fosse informado por escrito, bem como o motivo da indisponibilidade. Porém não obtivemos resposta.

Por se tratar de documentos que comprovam despesas públicas, é fundamental que os

mesmos sejam arquivados por no mínimo cinco anos. Por desconhecer o destino desses documentos, recomendamos que, caso tenha ocorrido

o sumiço dos mesmos, seja registrado Boletim de Ocorrência sobre o fato. Posteriormente, que seja instaurada sindicância para apurar as responsabilidades pelo sumiço dos mesmos.

Dos Controles de Gasolina e Álcool

Podem ser consideradas como atendidas as recomendações:

_ sobre a necessidade de impressão, preenchimento, assinatura e arquivamento dos Termos de Responsabilidade quando da entrega dos cartões magnéticos. Ainda que o formato não seja o sugerido pela Instrução Normativa nº 27/2009 (2ª versão), é mantido no setor de controle de combustíveis da SOSU uma lista com a data da retirada do cartão, a identificação do veículo, o nome do motorista e a assinatura. _ sobre a abertura de “campo” no cupom fiscal a fim de conter a identificação da Secretaria no ticket de abastecimento, além de data e hora; também informações corretas da placa do veículo, km atual, quantidade de litros abastecida, valores unitário e total, e, se possível, o número da requisição expedida pela Secretaria.

Em relação às recomendações que envolviam Relatórios de abastecimento, pelo fato de estarem em período de transição de software de controle (do Duralex Sistemas para o Vale Card), informações verbais são de que até a emissão deste Relatório, não haviam sido


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encaminhados relatórios de abastecimentos para liquidação e pagamento pelo formato do novo software. Desta forma, efetuamos consulta neste novo software de controle (Vale Card) a fim de conhecer as informações que ele disponibiliza, e percebemos que, o Relatório “Análise Consumo Combustível” atenderia a Instrução Normativa nº 27/2009, pois constam as informações previstas em seu item 16 (data e hora do abastecimento; placa ou prefixo do veículo/ maquinário; quantidade de litros abastecidos; quilometragem/hora do abastecimento atual; servidor usuário/ motorista responsável pela utilização).

Permanecem sem atendimento as seguintes recomendações: _ Regularização de pendências nas carteiras de habilitação de alguns motoristas (carteiras vencidas). Consulta ao novo software de controle (Vale Card), no dia 29/11, no Relatório => Geração de Relatórios => CNHs Vencidas, pôde-se observar que seis motoristas lotados na Secretaria de Obras e Serviços Urbanos continuam com suas carteiras de habilitação vencidas. São eles: ALBERTO CARLOS DE MARCO; APARECIDO DONIZETE BENTO DE SOUZA; GENESIO HENRIQUE CORREA; GIDEON PEREIRA ANDRADE; MARCIO AMANCIO VALLIM; e MARIO SAMPAIO DE ARAUJO. Diante disso, fica mantido o apontamento, e a recomendação de regularização. _ Regularização no cadastro dos motoristas, em observância à IN 27/2009. Segundo a IN 27/2009, 2ª versão, o cadastro dos motoristas deve conter o código funcional conforme registro no RH; a secretaria de lotação; o nome completo; o endereço, bairro, CEP; o número de telefone celular e/ou fixo; o CPF e RG; e o número de CNH/ categoria e validade. Destas informações, continuam faltando o endereço residencial completo, e o número de telefone. Consulta ao novo software de controle (Vale Card) no dia 29/11 possibilitou esse conhecimento. Mantém-se a recomendação de que sejam tomadas providências de maneira a constar no cadastro as informações ditadas pela Instrução Normativa. Outro aspecto que também merece destaque, é que de acordo com o software que gerencia a folha de pagamentos, encontram-se lotados na Secretaria de Obras e Serviços Urbanos 64 servidores cuja função é a de atuação direta com máquinas/ equipamentos/ veículos. Destes, 40 são motoristas II; 3 são motoristas III; 4 são operadores de motoniveladoras; 7 são operadores de pá-carregadeiras; 2 são operadores de retro-escavadeira; 1 é operador de rolocompactador; 5 são operadores de trator de pneus; e 2 são operadores de trator de esteira. No entanto, no software que gerencia os abastecimentos, percebe-se o registro de apenas 40 servidores, sendo que destes, apenas 6 ocupam cargos motoristas ou operadores de máquinas. Ou seja, 34 cadastros não são de servidores ocupantes de cargos de motoristas ou similares. Por outro lado, faltam ser cadastrados 53 servidores imbuídos de tal atribuição, de acordo com o cruzamento das informações do software folha e Vale Card. Desta forma, fica também respondida a checagem quanto ao atendimento de outra recomendação da UCI feita em Relatório Preliminar, a qual se constata o seu não atendimento: a da necessidade de cadastramento de todos os motoristas no software de controle de


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combustível, a fim de que todos tenham acesso ao abastecimento por meio da utilização do cartão magnético. _ Apuração de responsabilidade: motorista que conduzia veículos autuados no momento da infração. Pagamento das multas aplicadas. (VW Kombi / NJU 0588 (R$ 340,52); Toyota/ Band JYJ 0311 (340,52); Fiat Uno Mille JZL 8790 (R$ 85,13); Caminhão Basculante VW 24.250 NJN 6744 (R$ 170,26); e Nissan Frontier 4x4 XE JZX 6675 (R$ 53,21). Ainda, o veículo S-10 Advantage KAT 9297 possui débitos com licenciamento e seguro DPVA de exercícios anteriores). Pelos campos de pesquisa disponibilizados à UCI no novo software de controle dos abastecimentos, não nos foi possível fazer a checagem acerca do pagamento das multas e dos débitos com licenciamento e seguro. Também, por não ter havido justificativa alguma, tampouco a apresentação de documentos comprobatórios dos pagamentos, ou da tomada de providências, considera-se mantida a irregularidade, assim como a recomendação. _ Ajustes na relação dos veículos cadastrados no software em confronto com a real lotação de veículos da Secretaria Municipal de Obras e Serviços Urbanos. Para conferência quanto ao atendimento ou não a esta recomendação fez-se uma checagem dos veículos/ máquinas e equipamentos cadastrados no sistema de Patrimônio da Secretaria de Obras (Patrimônio Lex) em confronto com os veículos/ máquinas e equipamentos cadastrados no software de controle de abastecimentos da secretaria, sendo que esta análise se deu apenas nos veículos movidos a gasolina. Observou-se que o sistema Vale Card traz cadastrado itens como “Reservatório”. Acredita-se tratar-se dos depósitos que transferem gasolina para equipamentos como roçadeiras, motosserras, podadores, sopradores no campo de trabalho. Porém, há casos que tratam de veículos/automóveis que encontram-se cadastrados no Vale Card, porém não há registro no sistema de Patrimônio, como sendo da Secretaria de Obras. São: Speed Cros (60645800044772300); Marea ( JZG-2247); Uno Mille ( JZL-8790); e Motocicleta Honda (NJT – 5879). Há também casos em que veículos encontram-se registrados no sistema de Patrimônio, porém não estão ainda registrados no Vale Card. (Kombi W1600 - AA 1611); Moto/Speed Cros (sem placa). Diante da ausência de justificativas, por esta verificação realizada considera-se que os veículos ainda não se encontram cadastrados em confronto com a real lotação de veículos na Secretaria. Assim, permanece o apontamento e a recomendação para regularização.

Das Irregularidades Constatadas

Durante a aplicação do checklist nos controles de combustível da Secretaria de Obras foram constatadas algumas irregularidades/improbidades. Pelo fato de não ter havido manifestação da Secretaria de Obras acerca de providências adotadas frente às recomendações da UCI, nem mesmo justificativas, foram consideradas como mantidas aquelas em que não se verificou providências, sendo, portanto, passíveis de Representação ao Tribunal de Contas:


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_ Apuração do período que o veículo de Placa NJF-7705 esteve parado na oficina da Secretaria de Obras aguardando conserto, para fins de restituição de valores eventualmente pagos por “abastecimentos” no período em que esteve parado. Também, que fossem apuradas as responsabilidades pelos registros de abastecimento deste veículo enquanto parado, bem como apuração de responsabilidade quanto às assinaturas de motoristas constantes em alguns Controles Diários. Ex.: Paulo no dia 12/07; Vanderlei nos dias 13 e 28/07; Daniel no dia 14/07, Adilson nos dias 15 e 17/07, etc. _ Instauração de Processo Administrativo para apurar eventuais responsabilidades da empresa Marmeleiro Auto Posto Ltda, e postos por ela credenciados, por ter apresentado Notas Fiscais com consumo superior ao ocorrido no mês de maio (Nota nº 23/2013). _ Instauração de sindicância e posterior processo administrativo para apuração de responsabilidades pela ‘inserção de abastecimentos’ nos controles diários de consumo de diesel do mês de junho. Isso porque os abastecimentos eram registrados nos controles diários de consumo e encaminhados para ao setor administrativo da Secretaria para fins de controle e encaminhamentos para pagamento, porém ocorriam novos lançamentos de consumo de diesel. Assim, por exemplo, onde estava registrado um consumo de 50 litros de óleo diesel, passava a constar 150 litros, registros posteriores estes que aumentavam demasiadamente a quantidade de litros consumidos do combustível. _ Instauração de sindicância e posterior processo administrativo para apuração de responsabilidade do Sr. Reginaldo pelo fato de, apesar de recomendado pela UCI, não ter riscado as linhas/colunas do controle diário em que não houve abastecimento, possibilitando a inserção de dados nos espaços em branco.

Recomendou-se também que a servidora Marqueciléia dos Santos Aveiro assinasse os controles de combustível diários de janeiro a abril, já que ela os preencheu e descartou os originais enviados pelos Srs. Reginaldo e José Carlos. Entretanto, conforme já exposto, pelo fato de tais controles não terem sido disponibilizados para análise das controladoras, não se pode julgar como atendida essa recomendação. Por outro lado, contaram com acatamento as recomendações seguintes: _ Substituição da servidora Marqueciléia dos Santos Aveiro, então responsável pelos controles de óleo diesel, haja vista as falhas identificadas nos controles. Também substituição do Fiscal do Contrato nº 17/2013, pelo mesmo motivo. Obs.: Ainda que a servidora não tenha sido exonerada, ela foi afastada da função de controles, sendo substituída formalmente pelo servidor Diones Neres da Silva (Portarias nº 666/2013 e 667/2013).


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_ Para fins de liquidação, que fosse considerado como consumo de diesel no mês de maio 57.680 litros, devido a falhas de controle identificadas. Para isso, que fossem enviadas as informações corretas à Contabilidade, contendo os requisitos exigidos na Instrução Normativa (data do abastecimento/ placa ou prefixo do veículo/maquinário/ quantidade de litros abastecidos/ km do abastecimento atual/ servidor usuário, motorista responsável pela utilização/ atesto do responsável pelos controles), e somente após isso, paga a Nota Fiscal. Obs.: Fora considerada a litragem indicada pela Unidade de Controle Interno, entretanto, não foram enviadas à Contabilidade as informações necessárias na integralidade, devido a deficiências dos registros no momento dos abastecimentos (ex.: falta de km atual). _ Para fins de liquidação do consumo de diesel de JUNHO, fosse considerada a quantidade de 66.858,7 litros, pois o encerrante em 02/07/2013 acusava o consumo de 68.712,7, do qual se devia extrair os 1.854 consumidos em 01º de julho e que estiveram contidos na liquidação de maio. Obs.: Observou-se o atendimento a essa recomendação. _ Para fins de liquidação de julho, os abastecimentos totalizaram 50.867,70 litros de diesel, pois o encerrante em 01/08/2013 às 7:28h acusava 119.580,40 litros, do qual foram extraídos os já liquidados até então, 68.712,70 litros. Obs.: Observou-se o atendimento à essa recomendação.

Diante do exposto, cumpre a esta Unidade de Controle reiterar todas as recomendações atinentes aos controles, as quais seguem enumeradas no Plano de Providências anexo.

É o relatório.

Sinop, 11 de dezembro de 2013. Andréia Cristina Walker Nunes Controladora Interna OAB/MT – 8.622

Luciana Cristina Nicaretta Zanette Controladora Interna CRE/MT 1.762

De acordo, encaminho. Rodrigo de Souza Martinelli Controlador Geral OAB/MT 9.936-B

Veículo Placa 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 TOTAL

Caminhão MB L1418/51 Bombeiro JYS 6423 90 108 87 70 111 125 165 100 856

Wolks 25250 NJF 7705 80 85 92 80 100 94 130 661

MB - 1313 JYT 3572 72 78 81 120 80 88 110 629

Caminhão 1313 MB L JYP 0734 88 77 98 70 70 78 90 85 90 746

Caminhão Ford Cargo 2422 JZV 2015 80 85 70 78 65 70 77 525

Caminhão VW/24.220 Euro 3 Worker NPM 6437 210 108 177 495

Wolks 25250 NJK 9665 186 121 134 150 142 130 95 166 137 100 141 110 106 160 27 118 140 160 2.323

Caminhão Ford Cargo 2422 JZV 2035 184 110 120 96 110 156 77 150 60 138 72 210 1.483

Wolks 25250 NJK 9545 163 129 120 156 152 125 175 190 70 53 173 200 100 170 200 135 111 2.422

Caminhão MB L - 2013 JYP 2252 182 174 100 185 160 130 100 90 162 70 60 60 47 93 60 1.673

Wolks 25250 NJK 9685 248 147 173 160 283 102 192 200 170 120 193 150 160 170 160 87 87 196 140 151 151 200 3.640

Wolks 25250 NJF 7665 142 131 115 164 110 200 862

Wolks 25250 NJN 6744 212 123 156 130 196 196 162 130 100 140 150 207 76 1.978

Caminhão VW/24.220 Euro 3 Worker NPM 8177 150 150

Caminhão VW/24.220 Euro 3 Worker NPM 6717 141 172 103 190 68 158 140 69 132 168 127 105 184 120 80 124 59 179 2.319

Caminhão Ford Cargo 1422 (Baixado) JYN - 7279 90 80 110 150 430

Wolks 25250 NJN 6714 112 184 90 56 168 140 170 151 236 138 90 67 160 215 1.977

Wolks 25250 NJK 9645 157 154 89 100 130 144 88 150 131 57 105 56 258 145 144 100 114 134 2.256

Caminhão VW/24.220 Euro 3 Worker NPM 8227 94 188 70 79 94 185 130 132 173 141 135 115 150 120 20 140 80 73 150 2.269

Wolks 25250 NJK 9605 134 175,8 150 206 103 66 139 136 136 147 80 140 170 193 143 180 179 2.478

Wolks 25250 NJN 6754 97 141 133 145 138 206 137 160 89 60 63 281 246 100 140 160 190 90 176 150 118 120 139 3.279

Wolks 25250 NJN 6674 90 131 159 140 133 125 160 160 90 80 62 296 156 133 1.915

Caminhão Ford Cargo JYP 0599 90 72 110 95 100 110 577

Caminhão Pipa MB 1513 200 125 102 80 90 69 106 772

Caminhão Mercedes Bens 1214/42 JYS 8072 157 150 172 156 135 120 62 70 135 1.157

Caminhão MB - 1113 AA 1474 140 70 57 147 70 70 554

Chevrolet D- 11000 SP 2717 75 90 50 26 120 361

Caminhão MB LK 1414 JYV 7465 130 200 120 126 108 100 130 80 133 63 121 180 1.491

Ford/13000 Caminhão Acrroc ABT JYP 0744 164 120 190 88 120 99 95 140 1.016

Caminhão MB - 2213 JZB 5610 150 200 160 510

Ônibus Mercedes Benz 1113 ADI 3805 0

Ônibus Mercedes Benz LPO 1113 AEN 6486 142 108 141 98 143 632

Camionete Ford F-4000 JYW 8447 30 31 36 22 33 21 173

Toyota Bandeirantes JYH 0311 35 41 30 25 20 47 30 28 256

Nissan Frontier JZX 6675 40 45 40 40 40 205

Toyota Fechada JYO 3937 45 45

Nissan Frontier KAL 4998 43 57 50 55 55 54 314

Grupo Gerador MWM D 225 0

PLANILHA 1 - ANEXO II (CONSIDERADOS TODAS AS QUANTIDADES, COM E SEM ASSINATURA)

PLANILHAS DISPONIBILIZADAS APENAS APÓS TRÊS VISITAS DA UCI PLANILHAS DE CONTROLE ENTREGUES PRONTAMENTE PELA SERVIDORA

PLANILHAS

DISPONIBILIZADAS

APENAS APÓS TRÊS

VISITAS DA UCI

Pá Carregadeira CASE W 20 95 100 110 305

Pá Carregadeira VA 180 140 163 160 100 158 120 50 89 71 55 55 1.161

Pá Carregadeira WA 200 04 200 191 178 150 100 130 80 100 151 100 77 94 134 1.685

Pá Carregadeira WA 200 05 102 103 88 54 70 50 66 114 78 100 100 73 124 97 74 90 88 1.471

Empilhadeira Clark 65 50 100 45 260

Moto Niveladora CAT 120 G Cat 120 G 200 195 86 150 100 731

Moto Niveladora FG 85B Fiatallis FIAT FG 85B 180 168 170 200 150 868

Moto Nivelador FG 85 FIATALLIS (Baixado) FIAT FG 85 B 0

Moto Niveladora GD 555 KomatsuGD - 555 - 3 07 130 98 183 221 178 138 240 160 290 100 80 115 190 140 2.263

Moto Niveladora GD 555 KomatsuGD - 555 - 3 08 177 102 180 230 190 200 172 200 190 300 170 210 119 2.440

Moto Niveladora GD 555 KomatsuGD - 555 - 3 09 50 260 180 210 170 238 128 120 130 130 1.616

Moto Niveladora GD 555 KomatsuGD - 555 - 3 10 300 222 168 170 215 154 193 154 247 172 150 39 180 190 75 79 89 93 148 172 3.210

Retro Escavadeira PC 200 01 130 310 140 290 220 360 300 130 170 2.050

Retro Escavadeira PC 200 02 370 270 330 280 280 370 270 350 137 230 340 210 240 310 270 290 470 310 270 240 5.837

Rolo Compactador SPU - 48 Tema SPU 48 115 90 29 234

Rolo Compactador Grande Tema CA 25 50 150 380 580

Retro Escavadeira Caterpillar Cat D 416 160 150 99 181 70 60 98 818

Retro Escavadeira JCB 3C Plus 0

Retro Escavadeira JCB 3C Plus 4030 100 67 190 149 103 108 80 150 120 82 87 110 76 1.422

Trator de Pneus CBT 8440 48 52 55 37 18 51 20 49 50 380

Trator Ford New Holland 7360 70 90 53 35 32 41 71 392

Trator Valmet 880 880 60 50 43 153

Trator MF 275 275 70 40 37 20 54 221

Trator MF 283 283 45 36 56 40 47 224

Trator Agrale 4100 4100 9 10 19

Trator Esteira Fiat Allis AD 14 CT 160 290 250 170 220 1.090

Trator Esteira Komatsu D 60 140 390 500 160 1.190

Mitsubishi L200 Triton NJS 2012 63 55 66 63 60 48 355

65 65

Caminhão MB - L 1620 - Fiel Depositário CPH 1791 94 170 128 67 80 100 64 82 80 110 975

Trator Esteira Komatsu - Chassi 6BB118 - Fiel Depositário D-60A 150 250 144 110 110 200 210 130 130 70 1.504

Trator Florestal CBT MB 8060 - Fiel Depositário 8060 225 165 110 104 98 71 150 923

Retro Escavadeira Modelo CGL 922 LC- Fiel Depositário LUICONG 270 220 165 655

Trator Esteira D14 Fiatallis - Fiel Depositário D-14 162 230 170 130 150 190 1.032

Pá Carregadeira Michigan - Fiel Depositário MICHIGAN 0

Trator Esteira Komatsu - Chassi 6BB118 - Fiel Depositário D-50 170 150 110 430

Trator CBT - 2105 2105 65 68 60 50 54 60 357

Trator Valtra BH - 180 90 61 150 65 184 101 36 70 89 117 145 160 91 1.359

Trator New Holland Mod TL75E 58 85 70 55 60 52 60 50 58 548

Caminhão Ford Cargo 2422 JZV - 2025 80 92 100 97 110 95 120 110 98 902

TOTAL 0 0 6.263 2.829 3.775 3.487 4.070 3.749 0 3.073 3.862 5.583 4.164 4.004 3.464 0 4.717 2.342 3.288 2.853 2.876 0 1.464 2.007 2.279 2.379 3.217 3.475 3.934 83.154


Caminhão MB L1418/51 Bombeiro JYS 6423 108 87 70 111 125 165 100 766

Wolks 25250 NJF 7705 85 92 80 100 94 130 581

MB - 1313 JYT 3572 78 81 120 80 88 110 557

Caminhão 1313 MB L JYP 0734 77 98 70 70 78 90 85 90 658

Caminhão Ford Cargo 2422 JZV 2015 85 70 78 65 70 77 445

Caminhão VW/24.220 Euro 3 Worker NPM 6437 210 108 177 495

Wolks 25250 NJK 9665 186 121 134 150 142 130 95 137 100 141 110 106 160 27 118 140 160 2.157

Caminhão Ford Cargo 2422 JZV 2035 184 120 110 156 77 150 60 138 72 210 1.277

Wolks 25250 NJK 9545 163 129 120 156 152 125 175 190 70 53 173 200 100 170 200 135 111 2.422

Caminhão MB L - 2013 JYP 2252 182 174 185 160 100 90 162 70 60 60 47 93 60 1.443

Wolks 25250 NJK 9685 248 147 173 160 283 102 192 200 170 120 193 150 160 170 160 87 87 196 140 151 151 200 3.640

Wolks 25250 NJF 7665 115 164 110 200 589

Wolks 25250 NJN 6744 212 123 156 130 196 196 162 130 100 150 142 76 1.773

Caminhão VW/24.220 Euro 3 Worker NPM 8177 0


Caminhão Ford Cargo 1422 (Baixado) JYN - 7279 80 80

Wolks 25250 NJN 6714 112 184 90 56 168 140 170 151 236 138 90 67 160 215 1.977

Wolks 25250 NJK 9645 157 154 89 100 130 144 88 150 131 57 105 56 258 145 144 100 114 134 2.256


Wolks 25250 NJK 9605 134 175,8 150 206 103 66 139 136 136 147 80 140 170 193 143 180 179 2.478

Wolks 25250 NJN 6754 97 141 133 145 138 206 137 160 89 60 63 281 246 100 140 160 190 90 176 150 118 120 139 3.279

Wolks 25250 NJN 6674 90 131 159 140 133 125 160 160 90 80 62 296 156 133 1.915

Caminhão Ford Cargo JYP 0599 110 100 210

Caminhão Pipa MB 1513 200 80 69 106 455

Caminhão Mercedes Bens 1214/42 JYS 8072 157 150 172 156 135 62 70 902

Caminhão MB - 1113 AA 1474 140 70 57 147 70 484

Chevrolet D- 11000 SP 2717 50 26 120 196

Caminhão MB LK 1414 JYV 7465 200 120 126 108 100 130 80 133 63 121 180 1.361

Ford/13000 Caminhão Acrroc ABT JYP 0744 164 120 190 88 95 657

Caminhão MB - 2213 JZB 5610 200 160 360


Ônibus Mercedes Benz LPO 1113 AEN 6486 142 108 141 98 143 632

Camionete Ford F-4000 JYW 8447 31 36 22 33 21 143

Toyota Bandeirantes JYH 0311 35 41 30 25 20 47 30 28 256

Nissan Frontier JZX 6675 45 40 40 125

Toyota Fechada JYO 3937 0

Nissan Frontier KAL 4998 43 57 50 55 55 54 314


PLANILHAS DISPONIBILIZADAS APENAS APÓS TRÊS VISITAS DA UCI PLANILHAS DE CONTROLE ENTREGUES PRONTAMENTE PELA SERVIDORA

PLANILHAS

DISPONIBILIZADAS

APENAS APÓS TRÊS

VISITAS DA UCI

PLANILHA 2 - ANEXO II (CONSIDERADAS APENAS AS QUANTIDADES COM ASSINATURA DO MOTORISTA)

Pá Carregadeira CASE W 20 100 110 210

Pá Carregadeira VA 180 140 160 100 158 120 50 89 71 55 55 998

Pá Carregadeira WA 200 04 191 178 150 100 130 80 100 151 100 77 94 134 1.485

Pá Carregadeira WA 200 05 102 103 88 54 70 50 66 114 78 100 100 73 124 97 74 90 88 1.471

Empilhadeira Clark 50 100 45 195

Moto Niveladora CAT 120 G Cat 120 G 200 195 86 150 100 731

Moto Niveladora FG 85B Fiatallis FIAT FG 85B 168 170 200 150 688


Moto Niveladora GD 555 KomatsuGD - 555 - 3 07 130 98 183 221 178 138 240 160 290 100 80 115 190 140 2.263

Moto Niveladora GD 555 KomatsuGD - 555 - 3 08 177 102 180 230 190 200 172 200 190 300 170 210 119 2.440

Moto Niveladora GD 555 KomatsuGD - 555 - 3 09 50 260 180 210 170 238 128 120 130 130 1.616

Moto Niveladora GD 555 KomatsuGD - 555 - 3 10 300 222 168 170 215 154 193 154 247 172 150 39 180 190 75 79 89 93 148 172 3.210

Retro Escavadeira PC 200 01 130 310 140 290 220 360 300 130 170 2.050

Retro Escavadeira PC 200 02 370 270 330 280 280 370 270 350 137 230 340 210 240 310 270 290 470 310 270 240 5.837

Rolo Compactador SPU - 48 Tema SPU 48 90 29 119

Rolo Compactador Grande Tema CA 25 50 150 380 580

Retro Escavadeira Caterpillar Cat D 416 160 150 99 181 70 60 98 818

Retro Escavadeira JCB 3C Plus 0

Retro Escavadeira JCB 3C Plus 4030 100 67 190 149 103 108 80 120 82 87 110 76 1.272

Trator de Pneus CBT 8440 48 52 37 18 51 20 49 50 325

Trator Ford New Holland 7360 90 53 35 32 41 71 322

Trator Valmet 880 880 50 43 93

Trator MF 275 275 70 40 37 20 54 221

Trator MF 283 283 45 36 56 40 47 224

Trator Agrale 4100 4100 10 10

Trator Esteira Fiat Allis AD 14 CT 160 290 250 170 220 1.090

Trator Esteira Komatsu D 60 140 390 500 1.030

Mitsubishi L200 Triton NJS 2012 63 55 66 63 60 48 355

65 65

Caminhão MB - L 1620 - Fiel Depositário CPH 1791 170 128 67 80 100 64 82 80 110 881

Trator Esteira Komatsu - Chassi 6BB118 - Fiel Depositário D-60A 250 144 110 110 200 210 130 130 70 1.354

Trator Florestal CBT MB 8060 - Fiel Depositário 8060 225 165 110 104 98 71 150 923

Retro Escavadeira Modelo CGL 922 LC- Fiel Depositário LUICONG 270 220 165 655

Trator Esteira D14 Fiatallis - Fiel Depositário D-14 230 170 130 150 190 870

Pá Carregadeira Michigan - Fiel Depositário MICHIGAN 0


Trator CBT - 2105 2105 65 60 50 54 60 289

Trator Valtra BH - 180 90 61 150 65 184 101 36 70 89 117 145 160 91 1.359

Trator New Holland Mod TL75E 58 70 55 60 52 60 50 58 463

Caminhão Ford Cargo 2422 JZV - 2025 80 100 97 110 95 120 110 98 810

TOTAL, EXTRAÍDO OS VALORES QUE NÃO TEM ASSINATURA4.129 2.757 3.530 3.224 3.960 3.749 2.705 3.356 5.481 3.483 3.854 2.999 4.587 2.342 3.288 2.853 2.876 0 1.464 2.007 2.279 2.379 3.118 3.475 3.169 77.064


Diferença

por

máquina

Caminhão MB L1418/51 Bombeiro JYS 6423 90 108 87 95 70 111 125 120 80 85 165 120 90 100 1.446 590

Wolks 25250 NJF 7705 100 70 80 110 85 92 80 100 94 98 130 110 90 100 80 85 100 94 130 90 94 2.012 1.351

MB - 1313 JYT 3572 98 85 72 118 178 81 120 80 75 80 90 75 88 70 60 92 90 80 88 110 80 86 1.996 1.367

Caminhão 1313 MB L JYP 0734 90 88 110 90 177 98 70 70 78 82 102 75 78 70 95 82 66 80 90 88 85 90 70 75 2.099 1.353

Caminhão Ford Cargo 2422 JZV 2015 70 74 80 185 70 78 65 70 72 70 96 90 76 83 91 90 70 77 81 77 1.665 1.140

Caminhão VW/24.220 Euro 3 Worker NPM 6437 210 108 177 150 645 150

Ford/13000 Caminhão Acrroc ABT JYP 0744 164 120 140 110 190 88 120 90 80 120 120 120 110 99 95 140 1.906

Wolks 25250 NJK 9665 150 186 121 134 150 142 130 95 166 137 100 141 110 106 160 127 118 140 160 2.573 250

Caminhão Ford Cargo 2422 JZV 2035 120 140 184 110 120 137 96 110 150 156 177 108 102 150 98 115 60 150 138 120 118 72 210 150 3.091 1.608

Wolks 25250 NJK 9545 130 163 129 120 156 152 125 175 190 70 53 173 200 100 170 200 135 111 100 150 150 2.952 530

Caminhão MB L - 2013 JYP 2252 120 100 182 174 100 185 160 136 130 160 190 140 162 170 160 180 160 120 47 150 140 130 93 160 148 3.597 1.924

Wolks 25250 NJK 9685 248 147 173 160 283 102 192 200 170 120 193 150 160 170 160 100 87 87 196 140 151 151 200 3.740 100

Wolks 25250 NJF 7665 140 120 130 142 131 115 120 136 100 110 120 100 132 130 150 138 130 150 164 110 200 160 2.928 2.066

Wolks 25250 NJN 6744 212 123 156 130 196 196 162 130 100 140 150 307 176 2.178 200

Caminhão VW/24.220 Euro 3 Worker NPM 8177 131 130 120 150 120 140 133 150 130 150 120 1.474 1.324

Caminhão VW/24.220 Euro 3 Worker NPM 6717 105 141 172 103 190 68 158 140 69 232 168 127 105 184 120 80 124 59 179 2.524 205

Caminhão Ford Cargo 1422 (Baixado) JYN - 7279 190 142 180 110 147 105 147 130 150 150 140 100 135 150 137 130 150 2.393 1.963

Wolks 25250 NJN 6714 150 112 184 90 56 168 140 170 151 160 176 138 90 67 160 215 2.227 250

Wolks 25250 NJK 9645 157 154 89 100 130 144 88 150 131 57 105 56 258 145 144 100 114 134 140 2.396 140

Caminhão VW/24.220 Euro 3 Worker NPM 8227 130 140 194 188 70 79 94 185 130 132 173 141 135 115 150 120 150 20 140 80 73 150 130 2.919 650

Wolks 25250 NJK 9605 134 176 150 150 206 103 66 139 136 136 147 180 140 170 193 143 180 179 2.728 250

Wolks 25250 NJN 6754 197 141 133 145 138 206 137 160 89 60 63 281 246 100 140 160 190 90 176 150 118 120 189 3.429 150

Wolks 25250 NJN 6674 190 131 159 140 133 125 160 160 90 80 62 296 156 133 2.015 100

Caminhão Ford Cargo JYP 0599 140 90 72 110 95 90 95 88 80 90 108 95 100 110 1.363 786

Caminhão Pipa MB 1513 155 137 200 125 102 80 90 95 83 169 120 100 95 110 90 112 90 106 100 2.159 1.387

Caminhão Mercedes Bens 1214/42 JYS 8072 157 150 160 172 156 135 120 116 162 105 170 142 131 140 100 128 120 130 110 135 114 2.853 1.696

Caminhão MB - 1113 AA 1474 70 140 70 57 147 70 75 140 70 85 70 994 440

Chevrolet D- 11000 SP 2717 120 75 90 50 26 120 90 70 641 280

Caminhão MB LK 1414 JYV 7465 160 132 130 200 120 126 108 100 142 130 80 98 120 80 133 63 121 140 180 140 2.503 1.012

Caminhão MB - 2213 JZB 5610 145 150 200 160 130 150 150 130 200 140 1.555 1.045


Ônibus Mercedes Benz LPO 1113 AEN 6486 40 90 142 90 108 60 141 70 90 98 143 1.072 440

Camionete Ford F-4000 JYW 8447 30 31 36 22 33 21 40 213 40

Toyota Bandeirantes JYH 0311 30 35 30 41 30 25 20 47 40 30 28 356 100

Nissan Frontier JZX 6675 35 40 40 38 45 40 45 40 40 30 40 433 228

Toyota Fechada JYO 3937 40 38 45 30 40 40 40 30 40 30 373 328

Nissan Frontier KAL 4998 42 43 57 50 55 40 55 40 42 40 40 40 45 54 643 329


PLANILHA COMPARATIVA: UCI X PLANILHA ENCAMINHADA PARA LIQUIDAÇÃO. NÚMEROS INSERIDOS NÚMEROS ALTERADOS

Pá Carregadeira CASE W 20 90 98 195 80 100 110 125 98 90 120 90 100 120 100 98 102 110 95 1.921 1.616

Pá Carregadeira VA 180 270 140 163 160 95 100 158 120 124 50 95 89 100 88 71 155 130 100 105 130 118 155 110 2.826 1.665

Pá Carregadeira WA 200 04 170 200 191 178 150 100 130 80 180 151 120 100 77 94 134 2.055 370

Pá Carregadeira WA 200 05 98 102 103 88 111 137 50 66 114 78 100 100 73 124 97 74 90 188 150 1.943 472

Empilhadeira Clark 40 65 50 40 45 45 285

Moto Niveladora CAT 120 G Cat 120 G 200 150 200 100 195 110 86 174 200 130 200 210 160 220 100 200 2.635 1.904

Moto Niveladora FG 85B Fiatallis FIAT FG 85B 188 155 180 150 168 150 170 166 160 170 150 200 220 200 200 150 180 2.957 2.089


Moto Niveladora GD 555 KomatsuGD - 555 - 3 07 150 130 183 150 321 178 138 240 160 290 240 80 200 180 115 190 250 270 220 3.685 1.422



Moto Niveladora GD 555 KomatsuGD - 555 - 3 10 240 300 222 177 168 170 215 154 193 215 254 200 247 172 350 139 180 160 190 175 179 189 193 148 172 5.002 1.792

Retro Escavadeira PC 200 01 310 130 240 238 310 250 140 290 220 180 360 270 200 300 270 240 320 250 200 4.718 2.668

Retro Escavadeira PC 200 02 210 370 270 330 280 280 208 370 270 350 137 230 340 210 240 310 370 290 180 470 310 270 240 230 6.765 928

Rolo Compactador SPU - 48 Tema SPU 48 150 130 138 115 129 120 100 130 130 120 100 140 130 1.632 1.398

Rolo Compactador Grande Tema CA 25 50 150 160 140 380 170 180 190 1.420 840

Retro Escavadeira Caterpillar Cat D 416 130 160 150 99 181 90 144 120 150 120 170 160 198 1.872 1.054

Retro Escavadeira JCB 3C Plus 140 140 133 100 130 140 120 125 112 130 110 1.380

Retro Escavadeira JCB 3C Plus 4030 130 100 67 190 149 103 108 80 150 120 115 82 125 187 170 130 110 176 100 2.392 970

Trator de Pneus CBT 8440 50 45 48 52 55 37 18 51 20 49 50 475 95

Trator Ford New Holland 7360 70 90 53 35 32 41 71 392

Trator Valmet 880 880 70 60 50 43 50 40 313 160

Trator MF 275 275 40 37 40 20 54 191 -30

Trator MF 283 283 45 36 56 40 50 47 274 50

Trator Agrale 4100 4100 9 10 9 28 9

Trator Esteira Fiat Allis AD 14 CT 180 160 290 220 180 170 230 245 220 220 200 180 2.495 1.405

Trator Esteira Komatsu D 60 250 200 240 140 390 500 250 220 240 200 250 220 200 160 140 3.600 2.410

Mitsubishi L200 Triton NJS 2012 50 63 50 55 66 60 63 50 65 45 60 48 675 320

Caminhão MB - L 1620 - Fiel Depositário CPH 1791 140 120 194 110 128 130 67 80 100 122 157 100 82 120 98 90 80 150 130 110 100 87 2.495 1.520

Trator Esteira Komatsu - Chassi 6BB118 - Fiel Depositário D-60A 130 150 360 144 110 110 200 162 120 320 130 120 100 100 130 70 120 98 2.674 1.170

Trator Florestal CBT MB 8060 - Fiel Depositário 8060 120 226 165 110 140 104 98 172 80 71 130 98 90 140 120 150 2.014 1.091

Retro Escavadeira Modelo CGL 922 LC- Fiel Depositário LUICONG 160 270 190 220 160 144 1.144 489

Trator Esteira D14 Fiatallis - Fiel Depositário D-14 168 149 162 230 200 170 130 150 190 184 160 145 180 162 180 170 170 180 150 165 150 3.545 2.513


Trator CBT - 2105 2105 65 68 60 50 54 50 60 52 55 60 40 50 45 40 60 809 452

Trator Valtra BH - 180 70 90 61 150 99 134 184 101 36 70 89 95 117 145 100 160 91 130 98 2.020

Trator New Holland Mod TL75E 58 85 70 55 60 52 60 50 48 62 50 55 60 60 58 883

Caminhão Ford Cargo 2422 JZV - 2025 80 92 100 97 110 95 120 90 75 110 98 1.067 165

TOTAL 5683 3.302 6.914 3.194 3.775 3.765 4.347 3.740 3.260 3.711 3.922 7.359 4.574 4.846 4.359 1.947 6.512 4.419 5.509 7.167 5.692 3.957 4.341 5.381 5.499 6.609 5.972 6.180 7.663 2.601 146.200

unidade de controle interno – uci

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