CENTRO DE ENSINO SUPERIOR DO CEARÁ

FACULDADE CEARENSE

CURSO DE PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU EM LOGÍSTICA EMPRESARIAL

REGISCÉLIO FONTELES BARROSO

ANÁLISE ESTRATÉGICA DA GESTÃO DE COMPRAS EM UMA EMPRESA DO

RAMO DA CONSTRUÇÃO CIVIL NO ESTADO DO CEARÁ

FORTALEZA

2013

REGISCÉLIO FONTELES BARROSO

ANÁLISE ESTRATÉGICA DA GESTÃO DE COMPRAS EM UMA EMPRESA DO

RAMO DA CONSTRUÇÃO CIVIL NO ESTADO DO CEARÁ

Artigo submetido à aprovação da Coordenação do Curso de Pós-graduação Lato Sensu em Logística Empresarial da Faculdade Cearense, como requisito parcial para a obtenção do título de especialista.

FORTALEZA

2013

Análise estratégica da gestão de compras em uma empresa do ramo da construção civil no estado do Ceará

Regiscélio Fonteles Barroso 1

João Luis Melo Filgueiras 2

Resumo Este trabalho visa analisar como é realizado o gerenciamento da unidade de compras em uma empresa do ramo da construção civil no estado do Ceará. Tratando especificamente da área de compras na construção civil é possível afirmar que a abordagem ganhou escopo e nos dias atuais não se limita apenas em solicitação, demanda de um setor da organização, cotação e a efetivação da compra pela unidade responsável. A análise estratégica da gestão de compras assume papel relevante nas empresas, e o gerenciamento dos fornecedores passa a ser de fundamental importância. Na literatura sobre a temática compras são identificadas diferentes posicionamentos e metodologias. O presente trabalho pode ser considerado quanto aos fins como sendo uma pesquisa descritiva. Quanto aos meios o presente trabalho classifica-se como pesquisa de campo (estudo de caso), documental e bibliográfica. A partir dos levantamentos realizados a pesquisa identificou a existência de um fluxograma exemplificando todo o processo de aquisição de material de forma a garantir eficácia, eficiência e otimização nas atividades desempenhadas. Por fim é possível afirmar que a área de compras da empresa estudada possui um plano estratégico bem definido. Palavras-chave: Compras. Sistema de informações. Estratégia. Abstract This paper aims to analyze how management is carried unit purchases in construction company in the state of Ceará. Dealing specifically with the buy area in construction it is clear that the approach gained scope, and these days is not just limited to request demand of a sector of the organization, and the conclusion of the purchase price for the unit responsible. Strategic analysis of the purchasing management assumes a relevant role in business, and supplier management becomes crucial. In the literature on the subject purchases are identified different positions and methodologies. This work can be considered as the end, as a descriptive. As for the media, this paper classifies as field research (case study), documents and literature. From the surveys conducted research has identified the existence of a flow chart illustrating the process of acquiring materials to ensure effectiveness, efficiency and optimization activities performed. Finally, we can say that the shopping area of the studied company has a well-defined strategic plan. Keywords: Purchasing. Information system. Strategy.

1 Aluno do curso de pós-graduação da FAC. 2 Professor orientador da pesquisa.

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1 Introdução As constantes pressões de um mundo globalizado por inovações

tecnológicas, crises econômicas, relevantes preocupações ambientais, reduções de

custos, entre outras variáveis controláveis e incontroláveis, exigem que as

organizações, independentemente do porte e de sua natureza jurídica, tomem

decisões estratégicas que possam agregar valores aos seus negócios, visando obter

vantagem competitiva sustentável.

Hoje se torna necessário profissionais atentos ao mundo dos negócios e

evidentemente as organizações precisam preparar um ambiente de trabalho

favorável ao desenvolvimento pleno do seu principal ativo, ou seja, o colaborador

interno.

Para Maximiano (2004, p.124) “o ambiente de uma organização

compreende todas as pessoas, outras organizações, eventos e situações que com

ela mantêm qualquer espécie de relação”.

Em vista disso este trabalho apresenta a seguinte questão norteadora:

qual a importância da gestão de compras em uma empresa da construção civil no estado do Ceará?

Para responder o questionamento proposto o presente estudo apresenta

como objetivo geral analisar como é realizado o gerenciamento da unidade de

compras em uma empresa do ramo da construção civil no estado do Ceará.

Visando clarificar ainda mais o entendimento o trabalho apresenta a

seguir os seguintes objetivos específicos, quais sejam:

- Identificar e evidenciar os procedimentos adotados no processo de

aquisição de mercadorias em uma empresa do ramo da construção civil.

- Investigar, junto à literatura especializada, aspectos relacionados a

sistemas de informação na gestão de compras.

- Descrever e contextualizar o fluxo operacional da unidade de compras

de uma empresa do ramo da construção civil.

Através da efetivação deste artigo busca-se ampliar os conhecimentos

inerentes às áreas que o norteiam, vislumbrando acréscimo de conhecimentos junto

à base acadêmica. Como justificativa prática o trabalho ora apresentado tende a

identificar os aspectos mais relevantes que vem sendo discutidos acerca da gestão

de compras nas organizações.

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Importante também estudar este ramo da economia, que vem crescendo

e ajudando o crescimento da economia Cearense. Segundo Bezerra e Barbosa

(2010):

A Construção Civil do Ceará cresceu, no período de no período de 2002 a 2009, 35,9%, com uma média anual de crescimento de 3,9%. Vale lembrar que, após anos de oscilações entre queda e aumento, a partir de 2004 a Construção Civil inicia um processo de recuperação. O resultado é explicado, em parte, pelo aumento de obras privadas, associado à redução continuada da taxa de juros, além da recuperação na renda pessoal. Esse segmento é gerador de renda e emprego. Assim, nos sete anos, o Ceará acumulou um saldo positivo de 290,75 mil postos de trabalho formal, com a Construção Civil representando 7,2% (20,98 mil postos de trabalho criados).

A abordagem é importante para a academia uma vez que proporciona um

estudo sobre a importância do gerenciamento da unidade de compras em uma

empresa do ramo da construção civil no estado do Ceará. Com isso pretende-se

colaborar com a comunidade acadêmica tornando disponível mais um estudo sobre

gestão de compras visando contribuir com o acréscimo de informações para a

elaboração de trabalhos futuros.

Sobre os aspectos metodológicos vale ressaltar que o presente trabalho é

considerado quanto aos fins como sendo uma pesquisa descritiva e quanto aos

meios classifica-se como pesquisa de campo realizada através do mecanismo de

estudo de caso, documental e bibliográfica. No que se refere às delimitações é

oportuno destacar que sua atuação limita-se a uma construtora da construção civil

localizada na cidade de Fortaleza/Ce.

O texto está dividido em cinco seções incluindo esta introdução. A seção

dois compõe a literatura acadêmica que serve como fundamentação para a

pesquisa. A seção três aborda a metodologia da pesquisa, apresentando a forma

como os dados foram obtidos e as análises realizadas. Na seção quatro são

discutidos os resultados encontrados e, na seção cinco são apresentadas as

considerações finais da pesquisa, seguidas das referências.

2 Fundamentação teórica 2.1 A função compras

A expressão compras dentro do contexto organizacional representa uma

unidade administrativa que atua no sentido de adquirir produtos e serviços com

preços acessíveis no momento certo e na quantidade adequada. Também é

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oportuno ressaltar que o setor na atualidade vem desempenhando papel estratégico

nas organizações.

Para Dias (2004, p.259), A função compras é um segmento essencial do Departamento de Materiais ou Suprimentos, que tem por finalidade suprir as necessidades de materiais ou serviços, planejá-las quantitativamente e satisfazê-las no momento certo com as quantidades corretas, verificar se recebeu efetivamente o que foi comprado e providenciar armazenamento.

Suas atividades envolvem um conjunto de fatores os quais são

evidenciados por Garcia (2013): seleção de fornecedores, qualificação dos serviços,

determinação de prazos de vendas, previsão de preços, serviços e mudanças na

demanda, entre outros.

Geralmente, “o fluxo de uma solicitação de compra é composto por seis

etapas principais” (MCCORMACK, 2005, p.138). Vale ressaltar que essas etapas

não necessariamente se adéquam a todos os tipos de organizações. Nas etapas

descritas a seguir no quadro 1, considera-se que a empresa utiliza ferramentas de

tecnologia da informação no processo de compras.

Quadro 1 - Fluxo de solicitação.

Emissão

da Solicitação

A solicitação de compra ou serviço pode ser emitida por qualquer usuário do sistema. A emissão da solicitação é feita através de um formulário contendo a descrição do item (ou serviço) e o tipo de conta ao qual a solicitação se destina: despesa ou investimento.

Aprovação

da Solicitação

A solicitação disponível para aprovação é encaminhada para o Aprovador de Compras. A data da aprovação ou não aprovação será preenchida automaticamente pelo sistema quando o Aprovador pressionar o botão submeter do formulário.

Escolha

do Comprador

A solicitação de compra deve ser encaminhada para um comprador diferente, dependendo do tipo de item a ser adquirido. Uma vez que o Gerenciador de Compras consulta sua worklist com frequência (pois esta é sua função primária), ele não é notificado da existência de novas solicitações através de e-mail. No caso de não aprovação, por falta de saldo, a solicitação é cancelada e o aprovador e o solicitante são notificados.

Cotação de

Fornecedores

Os compradores não serão notificados por e-mail. A identificação dos fornecedores e o preço cotado serão preenchidos em campos específicos no próprio formulário de solicitação pelo comprador.

Negociação Final

Nesta etapa o comprador deverá informar o preço final após a negociação com o fornecedor. O preço final deverá ser preenchido no próprio formulário.

Transferência da Solicitação

Aprovada para o sistema

de ERP

Ao final de cada dia as solicitações de compra com o estado Preço Final Confirmado serão enviadas para o sistema ERP através de um agente programado para rodar diariamente. A data da escolha será preenchida automaticamente pelo sistema quando o Gerenciador de compras pressionar o botão submeter do formulário.

Fonte: Mccormack (2005, p.138).

As etapas detalhadas anteriormente envolvem uma árdua e intensa

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procura por um fornecedor capaz de atender a todos os requisitos solicitados.

Vários são os atributos do fornecedor que podem ser considerados em um

relacionamento típico, sendo eles: (i) entregar pontualmente; (ii) fornecer qualidade

consistente; (iii) oferecer preço bom; (iv) ter antecedentes estáveis; (v) fornecer bom

serviço; (vi) ser responsivo às necessidades do cliente; (vii) cumprir o prometido;

(viii) dar apoio técnico e; (ix) manter o comprador informado sobre o andamento do

pedido (DIAS, 2004).

Basicamente o processo de compra é evidenciado quando se verifica a

real necessidade de aquisição, ou seja, foi percebido que não existe o item

pretendido em estoque o que é comunicado internamente à organização através de

uma solicitação. É importante ressaltar que a solicitação de compra é um documento

que autoriza o gestor da unidade a operacionalizar o pedido.

De acordo com Bertaglia (2003, p.109-110),

A evolução dos processos empresariais tem afetado a forma de realizar compras nos dias de hoje, pois comprar serviços ou materiais pelo menor preço é uma preocupação constante, entretanto, a busca de um balanceamento entre o preço, qualidade, serviço, relacionamento e capacidade de entrega, ainda tem sido uma discussão importante.

Verifica-se, portanto, que o objetivo prioritário é encontrar fornecedores

que tenham condições de fornecer os produtos ou serviços necessários dentro dos

padrões de qualidade exigidos, no tempo acordado, com preço acessível, condições

de pagamento, e, sobretudo, confiável.

Outro fator determinante para a exequibilidade da gestão de compras

está condicionado à capacidade de negociação. É importante ressaltar que a

palavra negociação faz uma alusão ao poder de barganha junto ao fornecedor

otimizando possíveis gastos adicionais.

Segundo Fisher, Ury e Patton (2005) negociação é o caminho que leva a

melhores resultados. Chegar a uma conclusão mutuamente satisfatória é o objetivo

básico de qualquer negociação. É preciso encontrar um equilíbrio entre ser

amigável e áspero com a outra parte, concentrando-se nos méritos e não nas

pessoas.

No processo de negociação todos os aspectos supracitados devem ser

levados em consideração para se chegar a um bom resultado para ambas as

partes.

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2.2 Sistemas de informação na gestão de compras De acordo com Bertaglia (2003, p.109-110):

A evolução dos processos empresariais tem afetado a forma de realizar compras nos dias de hoje, pois comprar serviços ou materiais pelo menor preço é uma preocupação constante, entretanto, a busca de um balanceamento entre o preço, qualidade, serviço, relacionamento e capacidade de entrega, ainda tem sido uma discussão importante.

O mundo atual impulsiona as empresas a encontrarem alternativas

eficazes e eficientes visando aperfeiçoar seu gerenciamento. Dentre as variáveis

possíveis destaca-se a possibilidade de aquisição de softwares, quais sejam:

TOTVS, GESTOR 90, EGESTOR que gerenciem suas informações e capaz de

atender suas necessidades na área de compras, por exemplo.

Segundo Bertaglia (2003, p.4) a logística de compras corresponde a

vários processos obtidos para obter materiais com a função de “agregar-lhes valor

de acordo com a necessidade do cliente e disponibilizar esses mesmos produtos

para o lugar e quando os clientes desejarem”.

Abreu (1999) define sistema como um conjunto de partes interagentes e

interdependentes, que formam um todo unitário com determinado objetivo e efetuam

determinada função. Cada uma destas partes é denominada de subsistema. Os

componentes do sistema são objetivos, entradas do sistema, processo de

transformação, saídas do sistema, controles e avaliações do sistema, e

retroalimentação ou feedback (reintrodução de uma saída em forma de informação).

O desafio gerencial central da contemporaneidade está em como usar a informação para projetar e gerenciar empresas efetivas e competitivas. Os sistemas de informação são vitais para a gestão, organização e operação das empresas. O enorme salto tecnológico ocorrido na última década transformou, de maneira decisiva, a execução do trabalho. Cada vez mais as empresas passam a ver na informação o principal recurso estratégico (REZENDE; ABREU, 2003, p.107).

Percebe-se que um software apropriado à necessidade da empresa

auxilia o gestor no processo de tomada de decisão. Torna-se necessário, portanto, o

uso de sistemas de informação na área de compras com o objetivo de melhorar o

gerenciamento das atividades nas mais variadas formas, por exemplo: avaliação de

fornecedores, avaliação de produtos/serviço, integração com as demais unidades

administrativas, relatório quantitativo e qualitativo das transações efetuadas.

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Para Padoveze (2004, p.50),

Sistema de informação é um conjunto de recursos humanos, materiais, tecnológicos e financeiros agregados segundo uma seqüência lógica para o processamento dos dados e tradução em informações, para, com seu produto, permitir às organizações o cumprimento de seus objetivos principais.

É importante ressaltar que a operação de uma empresa depende do

gerenciamento eficaz dos sistemas que a mesma executa. O aumento da

participação no mercado, a implementação de tecnologias visando à criação de

novos produtos, o efetivo controle de estoque e a redução de custos de produção,

dependem mais e mais de sistemas de informação precisos. Fica evidenciada a

necessidade de integralizar as informações dentro do contexto organizacional para

facilitar a tomada de decisão.

Rezende e Abreu (2003, p.106) mostram, com clareza, que a gestão

empresarial, nesta era da informação, “demanda um alto nível de expertise ou

conhecimento focado para o desenvolvimento de estratégias, planejamento de longo

prazo e controles de gestão e de negócios”.

2.3 Análise estratégica da gestão de compras

Na visão de Monteiro Junior, Vianna e Silva Filho (2003) para o

desenvolvimento de uma estratégia empresarial efetiva um princípio importante é

compreender como criar ou agregar valor para os clientes.

Mintzberg e Quinn (2005, p.26) abordam a estratégia segundo cinco

aspectos diferentes - os cinco P’s da estratégia (Plan, Ploy, Pattern, Position,

Perspective), cada “P” referindo-se a um significado atribuído ao termo estratégia:

Como plano (Plan) a estratégia é algum tipo de curso de ação conscientemente engendrado, ou seja, uma diretriz para lidar com uma determinada situação dando suporte para a tomada de decisão; Como um pretexto (Ploy), estratégia é entendida como uma manobra específica, para enganar o adversário; Como padrão (Pattern) representa uma forma rotineira de comportamento da organização com relação à sua atuação junto aos clientes, empregados e meio ambiente competitivo em geral; Estratégia como posição (Position) trata especificamente de uma maneira de situar a organização em que os teóricos chamam de ambiente; Estratégia como perspectiva (Perspective), como uma maneira enraizada de ver o mundo, representando o conjunto de crenças que regulam a atuação da empresa no seu ambiente.

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Especialmente quando esse valor é agregado através de

posicionamentos competitivos que são selecionados para apoiar determinada

estratégia.

É importante ressaltar a importância da abordagem na gestão de compras

tendo em vista seu papel elucidativo e dinâmico orientando os gestores a traçar

plano e metas exequíveis para o negócio.

Segundo Wrigth, Kroll e Parnell (2007) administração estratégica refere-

se aos planos e decisões da alta administração para alcançar resultados

consistentes com a missão e os objetivos gerais da organização.

A abordagem estratégica pode assumir algumas perspectivas que

determinam a metodologia a ser utilizada. O Quadro 2 a seguir mostra algumas

perspectivas da administração estratégica. Ressaltando a aspecto tradicional, a

visão baseada em recursos e os públicos interessados ou stakeholder.

Quadro 2 - Dimensões e perspectivas da estratégia.

PERSPECTIVA TRADICIONAL

VISÃO BASEADA EM RECURSOS

VISÃO DOS STAKEHOLDER

Origem

Economia, outras disciplinas de administração e empresas de consultoria.

Economia, competências diferenciadas e capacidade gerencial global.

Ética empresarial e responsabilidade social.

Visão da empresa

Uma entidade econômica.

Um conjunto de recursos, habilidades e aptidões.

Uma rede de relações entre a empresa e seus stakeholder ou públicos interessados.

Método de

formulação da estratégia

Análise da situação dos ambientes interno e externo, levando à formulação da missão e das estratégias.

Análise dos recursos, habilidades e aptidões organizacionais; aquisição de recursos, habilidades e aptidões superiores.

Análise de poder econômico, influência política, direitos e exigências dos vários stakeholder.

Fonte de vantagem

competitiva

Melhor adaptação da organização a seu ambiente tirando vantagem de seus pontos fortes e superando pontos fracos e ameaças.

Posse de recursos, habilidades e aptidões que sejam valiosos, raros e difíceis de serem imitados pelos concorrentes.

Ligação superior com os stakeholder, gerando confiança e boa vontade, reduzindo a incerteza, melhorando os acordos comerciais e o desempenho da empresa.

Fonte: Wrigth, Kroll e Parnell (2007).

É possível afirmar que a abrangência no delineamento do plano

estratégico depende indubitavelmente do escopo do negócio, da cultura, do

envolvimento dos colaboradores e da participação da alta administração.

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3 Metodologia

Segundo Vergara (2004, p.46) as pesquisas se classificam quanto aos

fins e aos meios. O presente trabalho pode ser considerado quanto aos fins como

sendo uma pesquisa descritiva. Quanto aos meios o presente trabalho classifica-se

como pesquisa de campo, documental, bibliográfica e estudo de caso.

A pesquisa descritiva feita através de levantamento objetivou descrever

as características de determinado fenômeno (MATIAS-PEREIRA, 2012).

A pesquisa ora desenvolvida dividiu-se em duas etapas: a primeira

consistiu no levantamento bibliográfico e envolveu diversas fontes de pesquisa,

como monografias, dissertações, livros, artigos científicos e revistas com o objetivo

de conhecer e analisar as contribuições científicas do passado existente sobre o

assunto, o tema e o problema.

Na segunda etapa desenvolveu-se uma pesquisa de campo e documental

apresentando como é realizado o gerenciamento da unidade de compras em

empresa da construção civil no Ceará (CERVO; BERVIAN, 2004).

Pesquisa de campo foi efetivada através de um estudo de caso que,

segundo Yin (2010, p.35) “representa uma maneira de se investigar um tópico

empírico seguindo-se um conjunto de procedimentos pré-especificados”.

O estudo foi aplicado em uma empresa que atua no segmento da

construção civil no estado do Ceará entre os meses de Setembro/2013 a Outubro/

2013. Vários aspectos influenciaram na escolha, porém o principal foi o fato do autor

está inserido na organização o que facilita o acesso aos profissionais na aplicação e

coleta de informações para construção teórica do presente artigo científico.

Trata-se de uma empresa de médio porte que atua desde 1999 através

da prestação de serviços com qualidade nas áreas de construção civil (através da

construção de edificações, obras de saneamento, terraplenagem, calçamento,

pavimentação e obras de urbanização em geral); engenharia elétrica (manutenção

de redes elétricas, atendimento emergencial e construção de sistema de redes de

distribuição de energia); elaboração de projetos e energias renováveis (construção e

na manutenção de usinas de energia eólica e usinas solares comerciais).

Em 2013, a empresa estudada encontra-se entre “As Melhores Empresas

Para se Trabalhar no Estado do Ceará” e entre “As 250 Pequenas e Médias

Empresas (PMEs) que Mais Crescem no Brasil”.

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4 Análise dos dados Nesta seção desenvolve-se uma análise de como é o gerenciamento da

unidade de compras em empresa da construção civil no estado do Ceará com base

no referencial teórico estudado e no objetivo geral proposto. Vários aspectos

influenciaram na escolha, porém o principal foi o fato do autor está inserido no

contexto da organização o que facilita o acesso às informações.

Partindo para análise prática da empresa estudada é possível evidenciar

através de documentos que todas as unidades administrativas possuem um

fluxograma de trabalho claro e bem definido. A seguir na figura 1 abaixo é

evidenciado o fluxograma da unidade de compras da construtora objeto de estudo.

Se houver o material no estoque será feita uma Solicitação ao Armazém,

ou seja, a unidade requisitante formaliza via sistema e o gestor responsável autoriza

para retirada no armazém. Porém se não houver o material no estoque o setor de

Suprimentos recebe a solicitação através da SC - SOLICITAÇÃO DE COMPRA DE

MATERIAL no sistema ou via e-mail/telefone, onde neste deve vir especificado todos

os dados referentes ao material a ser adquirido. É importante destacar a

necessidade de ser obedecido um prazo máximo de 5 dias úteis para efetivação da

compra.

Outro ponto a ser tratado está relacionado à verificação se o fornecedor já

possui cadastro; se não, preencher o formulário de cadastro e qualificação de

fornecedores. Ressalta-se que novos fornecedores de materiais são selecionados e

qualificados a partir do atendimento aos seguintes critérios:

1- Capacidade em atender aos requisitos especificados quanto ao prazo de entrega,

preço, garantia, certificações, atendimento pós venda e etc;

2 - Atendimento às leis vigentes, quando aplicável;

3 - Atingir a pontuação mínima de 6 pontos na qualificação e monitoramento de

fornecedor de materiais.

É importante destacar que caso o fornecedor não atenda aos critérios

estabelecidos no item 2 o mesmo elabora um plano de ação corretivo e o setor de

Suprimentos monitora o cumprimento destas ações.

Após verificar que as ações descritas no plano de ação foram realizadas

com eficácia é realizada uma nova qualificação utilizando a qualificação e

monitoramento de fornecedor de materiais.

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Figura 1 - Aquisição de materiais e avaliação de fornecedores.

Fonte: Adaptado da empresa pesquisada (2013).

O setor de Suprimentos realiza a cotação dos materiais solicitados em no

mínimo dois fornecedores qualificados, quando tiver mais de um fornecedor

qualificado para o produto. A cotação é realizada via telefone, fax ou e-mail.

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Após a cotação do material o setor de Suprimentos juntamente a

Gerencia e Diretoria definem o fornecedor do material. A unidade de compras emite

o PC - pedido de compra pelo Sistema e solicita a liberação ao gestor.

Para alguns materiais críticos (cesto aéreo, fardamento exclusivo para

atividade elétrica, detector de tensão, cal expansiva, etc.) a empresa define

fornecedores exclusivos. Nesta situação não é necessária a solicitação de cotação.

O setor de Suprimentos envia ao Fornecedor o PC - pedido de compra via e-mail,

fax e/ou telefone, confirma o recebimento do mesmo, envia ao almoxarifado. No ato

do recebimento do material o almoxarifado confere a nota fiscal com o PC enviado.

Aquisição de materiais fora do procedimento somente com autorização da gerência

mediante justificativa. No recebimento do material o Almoxarife faz a inspeção dos

mesmos, conforme a IT 02 - Inspeção e Recebimento de Material. É feita a

conferência baseada nas especificações do pedido e da nota fiscal entregue pelo

fornecedor. Armazenar o material recebido no almoxarifado conforme ficha de

identificação e preservação do produto. Os materiais deverão ser estocados

obedecendo aos lugares já identificados no almoxarifado.

A etapa seguinte, levando em consideração que as etapas anteriores

atenderam a todos os requisitos descritos, é avaliar o fornecedor. O profissional

responsável por esta avaliação é o almoxarife que após o recebimento do material

registrando sua pontuação por meio de carimbo próprio no verso da Nota Fiscal,

inserindo estes dados na Planilha de AFMS - Avaliação de Fornecedor de

Serviços/Materiais antes de encaminhar ao setor Financeiro, seguindo os seguintes

critérios:

1 - Quantidade recebida: a quantidade da Nota Fiscal está de acordo com o pedido

de Compras? Se não, para cada material diferente desconte 1 ponto.

2 - Qualidade do material: a qualidade do material está de acordo com a Tabela de

Inspeção de Recebimento do Material? Se não, para cada item de inspeção

diferente, desconte 1 ponto.

3 - Prazo de entrega: o material foi entregue no prazo determinado pelo fornecedor?

Se não, para cada dia de atraso, desconte 1 ponto.

4 - Preço: o valor no preço de nota fiscal está de acordo com o pedido de compras?

Se não, para cada material diferente, desconte 1 ponto.

Mensalmente é feito um resumo dos resultados e inserido na planilha de

qualificação e monitoramento dos fornecedores de materiais/serviços e analisado

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pelo Setor de Suprimentos. O fornecedor que apresentou a média de pontuação

menor que 6 (seis) pontos deverá ser comunicado através de Carta ou e-mail para

que este tome medidas corretivas, visando evitar que seu cadastro seja bloqueado.

Para aqueles fornecedores que continuarem apresentando nota inferior a

mínima aceita, durante 03 meses consecutivos mesmo depois do Plano de Ação,

deve ser feita uma avaliação pela Gerência/Diretoria definindo a permanência

desses no grupo de fornecedores qualificados. Quando um fornecedor qualificado

não fornecer materiais à empresa durante o mês a sua pontuação de desempenho

será a mesma obtida no mês anterior, exceto para fornecedores que obtiveram nota

menor que a pontuação mínima 6 (seis) pontos, com a intenção de não prejudicar o

fornecedor, neste caso, a pontuação lançada será 6 pontos nos meses em que ele

não fornecer para empresa.

É importante ressaltar que a manutenção dos fornecedores qualificados é

condicionada à pontuação obtida mensalmente pelos mesmos. O setor de

suprimentos analisa o desempenho dos fornecedores e caso apresentem pontuação

inferior a 6 pontos sua permanência será definida pelo setor de suprimentos em

conjunto com a gerência. Qualquer problema verificado na inspeção é registrado no

formulário de PNC - produto não conforme. O tratamento para o material é

informado no formulário. Caso este material fique no almoxarifado o mesmo é

identificado em relação a sua situação - "Aguardando a Inspeção" ou "Produto Não -

Conforme".

É preciso considerar uma organização independentemente da sua

natureza jurídica como um sistema onde é possível visualizar vários subsistemas,

por exemplo: o de coordenação das atividades para que os resultados sejam

alcançados; o decisório sobre as informações existentes, para que as ações sejam

desencadeadas, visando os resultados a serem alcançados; e o da realização das

atividades operacionais que vão tocar a empresa no seu dia a dia. Além disso, como

um sistema aberto, ela sofre pressões do meio ambiente. A equidade da

organização é medida pela relação do custo para obtê-la e o valor do benefício

derivado do seu uso.

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5 Considerações Finais

Ao término deste estudo aplicado em uma empresa que atua no

segmento da construção civil localizada no estado do Ceará é conveniente

apresentar algumas considerações. No ambiente competitivo verifica-se um

crescimento significativo da divulgação sobre a importância da gestão de compras

objetivando melhoria no processo de tomada de decisão.

Outra consideração consiste em afirmar que todos os objetivos descritos

foram alcançados. Inicialmente foi apresentada a importância da gestão de compras

de compras através de uma ampla revisão bibliográfica. Foi ainda identificada e

evidenciada a rotina administrativa da unidade de compras no processo de aquisição

de mercadorias e/ou produtos em uma empresa do ramo da construção civil.

Percebe-se que a gestão de compras é vista como unidade estratégica

pela alta administração. As organizações sejam públicas ou privadas, buscam

encontrar soluções para não serem ultrapassadas por seus concorrentes. Neste

sentido a estratégia de gerir compras é fator preponderante na organização como

fundamentado no referencial teórico e pesquisa realizada.

É importante salientar que existe na empresa estudada a preocupação de

adquirir, disseminar e prioritariamente compartilhar o conhecimento, tendo em vista a

possibilidade de mudanças, pois quando esta ocorrer é natural que o indivíduo

participante desse processo de aprendizagem leve consigo os saberes adquiridos.

Sabe-se que um dos principais desafios enfrentados pelas empresas

atuais é como construir e manter negócios viáveis em um mercado e ambiente

empresarial bastante diversificados. Desse modo defende-se que esse estudo seja

ampliado a outras organizações independentemente do porte, bem como que se

utilizem outras formas de coleta de dados as quais permitam explorar com mais

clareza a percepção dos gestores acerca do gerenciamento dos recursos que

utilizam.

Pode-se afirmar, por fim, que a gestão de compras informatizada e

articulada com a estratégia organizacional pode trazer excelente retorno para

qualquer organização, seja pública ou privada, quando trabalhada com excelência.

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