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White Paper

Autores: Rafael Bortolini ([email protected]) e Mauricio Steinbruch ([email protected]) Versão: 1.0 Data: Segunda‐feira, 26 de maio de 2008 Indexação: bpm, bpmn, xpdl, bpel, processos, business process, controle, tutorial, guia, bpms, soa, web services

Tudo sobre BPMPasso a passo para

começar



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Uma tentativa

Esse documento consiste em uma tentativa inicial de agrupar, de maneira resumida, os principais aspectos e definições relacionadas ao Business Process Management – BPM. O público alvo são profissionais que estão iniciando no estudo dessa matéria. Estamos abertos a sugestão de melhorias e possíveis correções, assim como links para mais referências.

Contribua! Mande um e‐mail para nós com sua sugestão/complementação.

1. Primeiro Passo : entender processos

1.1 O que é um processo?

Um processo é um grupo de atividades realizadas numa seqüência determinada que produz um bem ou um serviço. Pode ser encarado, também, como qualquer atividade ou conjunto de atividades onde há uma entrada, uma transformação, e uma saída. Não necessariamente a entrada de que estamos nos referindo é material, podendo ser informação, por exemplo.

Saiba Mais http://www.fgvsp.br/rae/artigos/006‐019.pdf http://www.fgvsp.br/rae/artigos/008‐019.pdf http://pt.wikipedia.org/wiki/Processos

1.2 Porque são tão importantes?

Os processos são tão importantes pois é através deles que as empresas exercem suas funções. Todo trabalho importante realizado nas empresas faz parte de algum processo.

Saiba Mais http://www.fgvsp.br/rae/artigos/006‐019.pdf http://www.fgvsp.br/rae/artigos/008‐019.pdf

1.3 Como enxergar e identificar processos?

Para enxergar e identificar processos das empresas é preciso uma análise que verifique quais são os processos essenciais (relacionado ao foco da empresa), e quais são os processos auxiliares, verificando como a empresa realiza sua função desde o primeiro contato com o cliente até a entrega e avaliação do produto/serviço.

Saiba Mais http://www.fgvsp.br/rae/artigos/008‐019.pdf



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1.4 Como gerenciar processos?

No gerenciamento de processos é importante que se tenha uma visão ampla do que está sendo produzido (seja bens ou serviços), evitando restringir‐se a um único ponto ou atividade. Deve ser avaliada a sinergia entre as atividades para um melhor resultado final.

Saiba Mais http://www.fgvsp.br/rae/artigos/008‐019.pdf http://www.lgti.ufsc.br/posgraduacao/legenda/gpa/GP_basico_cochabamba.pdf

1.5 Como avaliar processos?

Existem um série de indicadores que permitem a avaliação de processos. Esta avaliação pode ser feita através de uma análise de gargalo, análise de produtividade, de custos, etc., variando de acordo com os desejos da empresa. A empresa pode definir seus próprios indicadores relativos a propriedades ou funcionamentos dos processos.

Saiba Mais http://www.hammerandco.com/pemm.asp http://blog.cryo.com.br/2008/04/18/melhorias‐e‐avaliacao‐de‐processos/

2. Segundo Passo : entender conceitos de BPM

2.1 O que é BPM?

Business Process Management (BPM) consiste em uma metodologia de gestão para gerenciamento de processos, que pode ser auxiliada por ferramentas tecnológicas.

Saiba Mais http://pt.wikipedia.org/wiki/Business_Process_Management http://www.intranetportal.com.br/e‐gov/eg_4 http://www.softwareag.com/ch/res/books/default.asp https://www.bpminstitute.org/articles/article/article/what‐is‐bpm‐anyway.html

2.2 Para quê serve o BPM?

O BPM ajuda as empresas a identificarem a importância estratégica de seus processos e a tirarem vantagens competitivas disso. Serve também para proporcionar ao gestor uma maior facilidade de encontrar oportunidades de melhoria para o serviço prestado ao cliente, através de indicadores de resultados.

Saiba Mais http://pt.wikipedia.org/wiki/Business_Process_Management http://blog.cryo.com.br/

2.3 Como o BPM controla processos?

O BPM controla processos através de uma série de índices de avaliação de processos. Por exemplo, pode ser avaliado o tempo de execução do processo, melhorias de desempenho, e acompanhamento do processo corrente. Estes índices devem ser voltados às necessidades da empresa, referentes aos seus processos especificamente.



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Saiba Mais http://pt.wikipedia.org/wiki/Business_Process_Management

2.4 Que tipos de melhoria pode se obter com BPM?

O BPM pode gerar melhorias em termos de rapidez em que o processo é realizado, eficácia, qualidade e custo.


2.5 Onde e como o BPM pode ser utilizado?

O BPM pode ser utilizado em uma grande variedade de setores. Por exemplo, no setor de varejo, no setor industrial,no setor governamental, etc. Pode, também, ser utilizado em diversos departamentos das empresas, como por exemplo, no departamento financeiro, de recursos humanos, comercial, etc. Todos eles apresentam processos. A metodologia do BPM permite que, através de uma execução e de um controle mais eficazes, processos possam ser melhorados em qualquer uma dessas áreas.


3. Terceiro Passo – o que é mapeamento e modelagem de processos

3.1 O que é mapeamento de processos?

O mapeamento de processos é o entendimento de processos já existentes, através da sua descrição e de seu desenho, assim como identificação sua inter‐relação. É extremamente útil às empresas, visto que com ele conseguem ter uma visão mais ampla e clara da organização.

Saiba Mais http://www.lgti.ufsc.br/posgraduacao/legenda/gpa/MapeamentoCochabamba.pdf

3.2 O que é e para que serve um fluxograma?

Um fluxograma é um diagrama, com simbologia específica, que representa o sequenciamento das atividades de um processo. Podem, também, apresentar quem são os responsáveis por estas atividades. Existem softwares específicos para desenho de fluxogramas, sendo que alguns BPMS já apresentam essa ferramenta no próprio sistema.

Saiba Mais http://en.wikipedia.org/wiki/Flowchart

3.3 O que é modelagem de processos?

A modelagem de processos, apesar de ser um conceito comumente citado junto com “mapeamento”, faz uma análise mais específica e profunda do processo, criando um modelo de seu funcionamento com vistas a atingir algum objetivo, como automação ou acompanhamento de longo prazo, por exemplo.

Saiba Mais



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http://en.wikipedia.org/wiki/Business_process_modeling

3.4 O que é uma ferramenta de modelagem?

Uma ferramenta de modelagem é uma ferramenta específica para o desenho, documentação e detalhamento de processos de negócio; não consegue, entretanto, executar o processo. Alguns BPMS possuem ferramentas de modelagem inseridas em seu sistema.

Saiba Mais http://office.microsoft.com/pt‐br/visio/FX100487861046.aspx http://www.bizagi.com/esp/noticias/noticias/2008/modeladorbizagi.html

3.5 O que é uma ferramenta de BPA (Business Process Analysis)?

Business Process Analysis, ou BPA, é uma ferramenta (software) que envolve modelagem de processos de negócio e simulação da sua performance. Ajuda a empresa a alcançar os seus objetivos através da modificação de regras, processos, e informações. Está sendo bastante utilizado, também, em aquisições e fusões de empresas, onde ajuda a documentar e analisar os processos das empresas envolvidas.

Saiba Mais http://www.casewise.com/Solutions/BusinessProcessAnalysis/ http://www.ids‐scheer.com.cn/evaluation/Magic%20Quadrant%20for%20Business%20Process%20Analysis,%202004.htm

3.6 Quais são as ferramentas de modelagem disponíveis no mercado?

Algumas das ferramentas disponíveis no mercado são: ARIS, Microsoft Visio, BizAgi Modeler, ARPO Process Modeler, ferramentas da Proforma Corporation, ProVision , Synthis Process Modeler, etc.

Saiba Mais http://office.microsoft.com/pt‐br/visio/FX100487861046.aspx http://www.bizagi.com/esp/noticias/noticias/2008/modeladorbizagi.html

4. Quarto Passo – o que são e qual a aplicação dos BPMS

4.1 O que é um BPMS?

Um BPMS (Business Process Management Suite) é um sistema (software) responsável pela automação da metodologia BPM. Através dos BPMS é possível realizar processos com rapidez e com um rígido controle. Geralmente apresentam ferramentas e relatórios de extrema utilidade para o gestor.

Saiba Mais http://thebpmexperience.wordpress.com/bpms‐directory/ http://bpmsbrasil.blogspot.com/ http://www.baguete.com.br/artigosDetalhes.php?id=117

4.2 O que um BPMS pode fazer?

Um BPMS geralmente permite a simulação, a execução, o controle e a otimização de processos. Além disso, permite que todos os funcionários conheçam melhor os processos que



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participam. Muitas vezes, fornece relatórios customizados de acordo com a necessidade da empresa, gerando informações importantíssimas para a busca de melhores resultados.

Saiba Mais http://www.cryo.com.br/Solucoes/Business‐Process‐Management.aspx http://bpmsbrasil.blogspot.com/2007/08/quer‐desenvolver‐uma‐aplicao‐de‐negcio_17.html

4.3 O que é e para quê serve um formulário?

Um formulário representa um conjunto de informações que são necessárias para o andamento do processo. Nos BPMS, o andamento do processo pode ser dado juntamente com o preenchimento de um formulário eletrônico, onde cada pessoa participante do processo deve preencher determinadas informações. Esta informação inserida nos formulários pode ter influência no caminho que o processo toma.

Saiba Mais http://en.wikipedia.org/wiki/Flowchart

4.4 O que são regras de negócio? E BRE (Business Rules Engine)?

Regras de Negócio são operações, definições e restrições que são necessárias à empresa para que atinja os seus objetivos. Muitas vezes, regras de negócio determinam o caminho que o processo vai tomar. Uma regra de negócio poderia ser, por exemplo, a que determina que em uma empresa X, compras acima de 100.000 reais devem ter autorização do diretor. Os Business Rules Engines são sistemas (softwares) responsáveis pelo gerenciamento e automação das regras de negócio.

Saiba Mais http://en.wikipedia.org/wiki/Business_rules http://en.wikipedia.org/wiki/Business_rules_engine

4.5 Como é a interface de um BPMS?

A interface de um BPMS varia de acordo com o sistema que estamos tratando. Quando trata‐se de Suites com foco em pessoas, são bastante intuitivos e com uma interface bastante amigável. Já quando trata‐se de Suites de integração, verificamos uma interface menos amigável e mais técnica.

Saiba Mais http://www.cryo.com.br/Solucoes/Business‐Process‐Management.aspx http://bpmsbrasil.blogspot.com/2007/08/quer‐desenvolver‐uma‐aplicao‐de‐negcio_17.html

4.6 Como é feita a simulação?

A simulação é feita através do sequenciamento de atividades proposto no fluxograma anteriormente. Permite que um único usuário “execute” todas as tarefas visando testar se existe algum erro técnico do sistema ou se o que está sendo realizado segue a realidade.


4.7 Como é feita a execução?

Na execução, cada tarefa é enviada a seus respectivo responsável na devida órdem estabelecida na modelagem. Quando um usuário concluir a sua tarefa, imediatamente a próxima tarefa é enviada para o seu respectivo responsável. Para isto, é necessário preencher os campos solicitados no formulário ou outras informações pré‐definidas.




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4.8 Como é feito o controle?

Existem diversas formas de controle; uma delas é através de relatórios. Os relatórios acompanham e apresentam indicadores do processo durante e após o seu andamento. Permite que o gestor tome medidas rápidas para a correção de erros ou para a melhoria do processo.


4.9 Preciso de um BPMS para ter BPM?

Não. Implantar BPM está num nível de abstração superior a um software. Implantar BPM significa entender o negócio voltado ao cliente e enxergar os processos da organização. Muitas vezes, significa mudança cultural também. O BPMS, entretanto, ajuda a implantar BPM de uma forma mais prática, segura e controlada, sendo um importante aliado para o gestor de processos. Entretanto, é fundamental que a empresa consiga enxergar seus processos antes para depois conseguir selecionar o BPMS mais adequado a ajudar na implantação.

Saiba Mais http://webinsider.uol.com.br/index.php/2007/08/11/bpm‐nao‐e‐tecnologia‐e‐orientacao‐para‐a‐gestao/ http://www.baguete.com.br/artigosDetalhes.php?id=117

4.10 Qual o melhor BPMS para a minha empresa?

A implantação de um BPMS é um passo intermediário dentro da agenda de implantação de BPM. Antes de pensar no BPMS, é preciso entender os processos da empresa, suas características, e as características e cultura das pessoas envolvidas. É essencial que o BPMS seja coerente com os objetivos de BPM definidos. Existem muitas soluções no mercado, que irão se adaptar a diferentes realidades de empresas. Avalie o maior número delas.

Saiba Mais http://thebpmexperience.wordpress.com/bpms‐directory/

5. Quinto Passo – padrões de processos

5.1 O que é BPMN?

O BPMN, Business Process Modeling Notation, trata‐se de uma notação padrão para o desenho de fluxogramas em processos de negócios. Na prática trata‐se de um conjunto de regras e convenções que determinam como os fluxogramas devem ser desenhados. É a notação mais reconhecida no ramo de BPM atualmente. Abaixo, segue um exemplo.

Saiba Mais http://www.bpmn.org/Documents/Introduction%20to%20BPMN.pdf http://www.bpmn.org/Documents/OMG%20Final%20Adopted%20BPMN%201‐0%20Spec%2006‐02‐01.pdf http://en.wikipedia.org/wiki/BPMN http://www.bptrends.com/publicationfiles/05‐08‐ART‐BPMN%20Survey‐Recker‐JR%20final.pdf



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5.2 Para que serve o BPMN?

O BPMN serve para facilitar o entendimento de fluxogramas entre as pessoas. Existem inúmeras maneiras e lógicas de se desenhar um fluxograma; para que o entendimento seja mais rápido e fácil, é extremamente importante que se siga um padrão e convenções.

Saiba Mais http://www.bpmn.org/Documents/6AD5D16960.BPMN_and_BPM.pdf http://en.wikipedia.org/wiki/BPMN#Uses_of_BPMN

5.3 O que é BPEL?

O BPEL (Business Process Execution Language) é uma linguagem baseada em Web Services específica para executar processos de negócio que envolvam integração de sistemas. Trata‐se de um padrão de uso exclusivo por profissionais técnicos.

Saiba Mais http://en.wikipedia.org/wiki/BPEL http://docs.oasis‐open.org/wsbpel/2.0/wsbpel‐v2.0.html

5.4 O que são Web Services?

É uma solução tecnológica utilizada na integração de sistemas e na comunicação entre aplicações diferentes.

Saiba Mais http://pt.wikipedia.org/wiki/Web_service

5.5 O que é XPDL?

XPDL é um formato padronizado pela Workflow Management Coalition (WfMC) que permite que um fluxograma desenhado em uma ferramenta de modelagem possa ser transferido para um BPMS ou outra ferramenta de modelagem, por exemplo. Na prática, é extremamente útil e poupa bastante tempo.

Saiba Mais http://www.wfmc.org/standards/xpdl.htm http://en.wikipedia.org/wiki/XPDL http://xml.coverpages.org/XPDL20010522.pdf



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6. Sexto Passo – SOA

6.1 O que é SOA?

SOA (Service Orienthed Architecture) não é uma tecnologia nem um software. É uma filosofia de desenvolvimento de softwares que visa buscar uma maior facilidade de integração entre os sistemas da empresa.

Saiba Mais http://br.groups.yahoo.com/group/BPM‐Forum/files/BPM%20Forum%20Day/01%20Primeira%20Edicao/Apresentacoes/ http://en.wikipedia.org/wiki/Service‐oriented_architecture http://pt.wikipedia.org/wiki/Service‐oriented_architecture http://www.javaworld.com/javaworld/jw‐06‐2005/jw‐0613‐soa.html

6.2 Quais são as premissas do SOA?

SOA enxerga os diversos sistema da empresa e suas funcionalidades como provedores de “serviços”. Cada “serviço” é uma função que um sistema pode desempenhar. Utilizando padrões de comunicação de sistemas, é possível expor esses serviços uns aos outros e assim criar novos sistemas (softwares) a partir da combinação de serviços.

Saiba Mais http://cio.uol.com.br/tecnologia/2006/07/17/idgnoticia.2006‐07‐17.3732358054/ http://f1.grp.yahoofs.com/v1/4IcxSMVqt7mJPmsh1ywBgQ02dh9EdKiMlefxR70p6wsTNuRy2bE5kjiDa5cK83jSlKmMyFNHJ326wgzAvJU‐

5L7KrVXMXVa7Vu5vnp2‐q‐cT/BPM%20Forum%20Day/01%20Primeira%20Edicao/Apresentacoes/BPM%20Forum%20Day%2C%20Primeira%20Edicao%2C%20Palestra%202%20‐%25

6.3 Para ter BPM preciso de SOA?

Não. Como vimos, BPM é uma prática de gestão e não uma arquitetura tecnológica. Porém, SOA pode ser um grande aliado do lado da TI (Tecnologia da Informação) para tornar os projetos de BPM mais coerentes com os objetivos da empresa, muitas vezes integrando sistemas e automatizando atividades que antes seriam desenvolvidas manualmente.

Saiba Mais http://br.groups.yahoo.com/group/BPM‐Forum/files/BPM%20Forum%20Day/01%20Primeira%20Edicao/Apresentacoes/ http://www.igpinformatica.com.br/docs/BPMSOA.pdf

6.4 Se tenho SOA tenho BPM?

Não. SOA pode ser considerado o principal instrumento da área de informática para ajudar a empresa na implantação de BPM, porém não é tudo. Diversas outras áreas da empresa devem contribuir com conhecimentos e capacitações específicas.

Saiba Mais http://thebpmexperience.wordpress.com/2006/03/17/bpm‐e‐soa/ http://www.igpinformatica.com.br/docs/BPMSOA.pdf

6.5 O que é um ESB e para quê serve?

Um ESB (Enterprise Service Bus) é uma ferramenta (software) que ajuda na integração de sistemas da empresa utilizando serviços de mercado.

Saiba Mais http://br.groups.yahoo.com/group/BPM‐Forum/files/BPM%20Forum%20Day/01%20Primeira%20Edicao/Apresentacoes/ http://en.wikipedia.org/wiki/Enterprise_service_bus



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6.6 Para ter SOA preciso de um ESB?

Não. Porém um ESB vai tornar a tarefa de implantar SOA muito mais fácil. Saiba Mais http://br.groups.yahoo.com/group/BPM‐Forum/files/BPM%20Forum%20Day/01%20Primeira%20Edicao/Apresentacoes/ http://softwarecommunity.intel.com/articles/eng/3773.htm

6.7 Qual a diferença entre SOA e Web Services?

O SOA tem como objetivo criar aplicações dentro de uma empresa, criando todos os programas com uma metodologia de desenvolvimento de software específica. Já os Web services são um conjunto de mecanismos‐padrão de comunicação criados sobre a World Wide Web.

Saiba Mais http://cio.uol.com.br/tecnologia/2006/07/17/idgnoticia.2006‐07‐17.3732358054/

Sobre a Cryo A Cryo Technologies, fundada em 2003, é inovadora na construção de soluções de Gestão por Processos

através da tecnologia de BPM (Business Process Management), apoiando organizações a implantarem um modelo definitivo de automação de fluxos de trabalho. Saiba mais em www.cryo.com.br

Sobre o Orquestra BPM O Orquestra, desenvolvido pela Cryo Technologies, é uma solução pioneira no Brasil no segmento de

Business Process Management (BPM), ajudando organizações a implantarem com sucesso um modelo definitivo de Gestão por Processos em larga escala. Saiba mais em www.cryo.com.br/orquestra