Treinamento – Sistema Condominium – Módulo IV

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Módulo IV – Baixas e Cobranças

BAIXAS

Baixa>Baixa manual c/ Correção

Informe a data da baixa e clique no botão “continua”, não altere o “Nro do lote”, pois isso será utilizado em outros processos.

Informe o número do recibo, serão carregadas as informações relacionadas a ele. Você poderá alterar o valor caso seja necessário, podendo clicar em desconto ou multa

Caso o recibo tenha correção monetária ou juros, marque a opção e preencha os campos conforme a necessidade, se a correção utilizada for um índice econômico, informe o código do índice cadastrado no sistema e clique no botão calcular, caso a correção seja apenas dos juros, não informe o código do índice e clique em calcular. No campo “conta para lançamento”, selecione a conta de juros e correção do seu plano de contas. Após acertar todos os detalhes do recebimento, pressione F2 para gravar a baixa.

Neste Módulo vamos acompanhar as baixas dos recibos e seus relatórios. Também veremos os controles de inadimplência e atualização de débitos. Veremos nesse módulo os itens em destaque, os outros itens do menu iremos apresentar no módulo final do treinamento.

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Baixa> Baixa automática

Os bancos disponibilizam um arquivo retorno dos recibos pagos, entre em contato com seu banco e solicite essa opção na conta bancária. Basta salvar o arquivo no seu computador e na tela da baixa, clique na lupa do campo “Nome do arquivo retorno” Localize o arquivo baixado, no campo Data da Baixa, o sistema irá apresentar a data que consta no arquivo retorno, caso seja necessário, essa data poderá ser alterada, clicando no botão, “definir data de baixa”. Opções Gerais: Clique no “ponto de interrogação” na frente de cada item para visualizar as funcionalidades de cada um.

Baixa> Relação de Ocorrências na Baixa

Aqui será listado um relatório com todos os recibos baixados e suas ocorrências. Por exemplo:

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Baixa> Relação de recibos pagos Você tem diversas opções de relatórios:

Baixa> Cancelar Baixa do Recibo

Para cancelar um recibo baixado, insira as informações conforme a tela ao lado, clique em “processar”, informe o motivo do cancelamento e confirme o cancelamento da baixa

IMPORTANTE: Esse processo NÃO cancela o recibo no sistema, apenas a sua baixa.

Após baixar os recibos o sistema disponibiliza alguns modelos de relatórios. Conheça todos os modelos clicando nos itens ao lado.

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COBRANÇA

Cobrança> Cotas em aberto

Preencha o código do condomínio, bloco (se houver) e unidade, o período pode ser alterado, mas não há necessidade, pois pressionando “enter” no seu teclado o sistema carregará as informações até a presente data. A data do cálculo pode ser alterada para o dia do novo vencimento, se necessário, informe o código do índice econômico cadastrado. Além disso, selecione as opções para o cálculo, “Multa, Correção e Juros”. Também informe se o “valor da correção e juros será calculado sobre o valor já com a multa e também se os juros serão calculados sobre a correção apurada”, clique no botão vermelho para realizar todos os cálculos: IMPORTANTE: Os percentuais da Multa e dos Juros estão gravados na tela principal do cadastro do condomínio e também se o cálculo será mensal ou diário.

Nesta tela temos disponíveis várias opções: 01 – Cálculo de débito e impressão de segunda via de boleto vencido. Após selecionar todas as opções de cálculo, veja na lista do lado esquerdo os recibos em aberto, clique na opção: “Visualizar Recibo” no canto inferior esquerdo e em seguida clique no recibo desejado, observe que no quadro do lado direito, será apresentado os dados desse recibo, número da emissão, vencimento, as verbas e o valor atualizado até a data do cálculo escolhida. Para imprimir a segunda via já com essa correção, selecione o Tipo de Impressão e clique no botão, “Imp. Recibo Selecionado”

Nesta área do sistema, veremos as opções de consultas de débitos, impressão de segunda via, impressão de cartas de cobrança, relatório de cálculo para o jurídico, elaboração de relatório para ação judicial e acordo.

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02 - Relatório de todo o débito com a correção desejada.

Para imprimir um relatório com todos os débitos corrigidos, clique no menu superior, opção Relatório e “Rel. de Cotas em Aberto”

03 – Geração de acordos. Para processar um acordo referente aos recibos em aberto, após realizar todos os cálculos na primeira tela, clique na segunda aba “Recibos para acordo”.

Nessa tela, clique em cima do primeiro recibo que deseja adicionar ao acordo e clique no botão: “Selecionar Recibo para Acordo” Note que os recibos são transferidos para o lado direito da tela e ficam em vermelho do lado esquerdo, caso seja necessário remover algum recibo do lado direito que não fará parte do acordo, selecione-o do lado direito da tela e clique no botão ‘Remover Recibo do Acordo”

Após selecionar todos os recibos que farão parte do acordo, clique na terceira Aba “Gerar Acordo”: Informe a quantidade de parcelas, datas do acordo e vencimentos e clique em “Processar”

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Na próxima etapa, item a opção de informar algum “valor adicional” que poderá ser um acréscimo. Para conceder um desconto informe o valor com sinal negativo. No campo “honorários”, digite o valor total dos honorários, marque a opção: lançar os honorários apenas ao quitar o acordo se essa for a opção desejada, informe uma conta de receita do plano de contas para esse lançamento no contábil. Clique em “continuar”

Na próxima tela, visualize todas as parcelas do seu acordo. Nesse momento do processamento, podem ser alterados os vencimentos e/ou valor das parcelas, por exemplo, no acordo criado ao lado, se o condômino optar em pagar a primeira parcela um valor maior, clique nessa parcela e no botão: “Alterar Valor” O campo desse valor ficará habilitado para a sua alteração, digite o novo valor e pressione “enter”, observe abaixo que todas as próximas parcelas serão recalculadas automaticamente, sem interferir no valor total do acordo calculado:

Se necessário poderá alterar mais algumas parcelas, como intermediárias por exemplo. Clique no botão “Gravar e Emitir Relatório”, será mostrado a tela abaixo com as opções de relatório: Pronto! Seu Acordo foi gerado com sucesso.

Quando fechar a tela do relatório o sistema lhe dará o aviso ao lado: Clique em “sim” e escolha o modelo de impressão desejado, os boletos serão impressos na sua impressora padrão.

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04 - Certidão Negativa de Débitos Na própria tela de “Cotas em aberto”, após selecionar a unidade desejada e caso a mesma não possua nenhum débito o sistema apresentará um aviso e dará a opção para imprimir uma declaração de quitação.

Na tela para emissão você terá algumas opções para configurar a carta, bem como adicionar informações, veja:

O sistema prepara a carta com próprio texto, porém pode ser utilizado um texto digitado, sendo este salvo em RTF, para que seja anexado, “clique na caixa na parte superior” e selecione o texto. Visualize todas as informações que podem ser acrescentadas, bem como esta poderá ser assinada pelo síndico ou própria administradora, basta informar o sistema. Se desejar inclua o endereço para reconhecimento de firma. Escolha a data em que será emitida a declaração e o alinhamento do Logotipo. Na parte inferior há um campo em que pode ser digitado algo que queira que apareça no rodapé da carta.

Cobrança > Cartas de Cobrança

As cartas podem ser impressas para uma unidade ou para várias, sendo ou não do mesmo Condomínio. Também existe a opção de imprimir “carta de cobrança” ou “carta com recibo de pagamento incluso”. Podem ser impressas em mais de uma via, bem como para todos os endereços cadastrados para cada unidade. Os valores podem ser corrigidos até o prazo do pagamento, podendo ou não ser incluso parcelas de acordo em aberto.

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Sem Recibo Incluso

Em “Solicitação” Informe o(s) prédio(s) e o período a ser apurado. Coloque a data que os débitos serão calculados e o índice a ser utilizado. Ao lado clique nos itens que serão utilizados para esta cobrança. Acrescente o dia em que a carta está sendo emitida, pois o sistema apresentará no cabeçalho. O Cabeçalho e o Rodapé deverão ser redigidos e salvos no formato “txt – bloco de notas”, assim quando clicar na lupa você anexará o texto à carta de cobrança. Preencha as opções de configuração de acordo com sua necessidade. Perceba que a carta pode conter “as verbas, somente o total do valor, somente a carta sem valores”. Escolha a quantidade de vias e os endereços a serem impressos. Clique em processar.

Carta com Recibo Incluso:

O procedimento é o mesmo que o anterior, porém deverá clicar na opção de Imprimir com Recibo Incluso. Após as configurações, vá para “Aba Dados Do Recibo”

Preencha as informações solicitadas e clique em processar.

Carta de Cobrança Exclusivamente para: Na tela ao lado, veja que outra opção de impressão foi selecionada, vamos emitir carta para as unidades que forem “incluidas exclusivamente”. A seleção pode ser feita por unidade ou por faixa: Cobrança > Cartas de Cobrança> Tabela de Carta de Cobrança Nesta tela você poderá salvar quatro modelos de cartas e o período de dias em aberto que deverá ser utilizada cada carta, sendo assim clicando na opção “Utilizar tabela de cartas de cobranças” na tela o sistema filtrará as cartas de acordo com o informado.

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Veja abaixo o modelo:

Observe: *primeira carta deverá ser impressa para os devedores no período de 30 dias após o vencimento *segunda carta deverá ser impressa para o devedor no período de 31 à 60 dias após o vencimento Você poderá configurar os dias e as cartas conforme sua necessidade, desta forma economizará tempo, visto que ao informar o(os) prédio(os) a serem emitidos cartas de cobrança, o sistema filtrará de acordo com o período informado, não sendo necessário alterar o texto da carta sempre que for imprimir. Esta opção não é obrigatória, mas é válida para as administradoras que trabalham com vários modelos de carta.

Cobrança> Relatório de Cálculo para o Jurídico

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Cobrança> Relatório para o Jurídico (analítico)

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Cobrança> Ação de Cobrança

Você poderá elaborar carta “Ação de cobrança”, bem como fazer recibo de pagamento jurídico. Poderá informar no sistema as unidades que se encontram no departamento jurídico, sendo que esta informação será carregada nos relatórios de devedores e tela de visualização de débito, facilitando a identificação. Para utilização desta tela, será necessário elaborar as cartas no formato RTF, isto pode ser feito no wordpad ou msword. O sistema disponibiliza algumas variáveis para o preenchimento automático dos documentos, clique no sinal de “?” e veja os códigos que poderão ser utilizados. Preencha as informações solicitadas, anexe o seu texto e o seu logotipo nos campos adequados e clique em processar.

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Cobrança> Histórico do Jurídico Nesta tela você poderá alimentar informações do Depto. Jurídico tanto para uma unidade específica quanto para um relatório geral “Condomínio”, veja abaixo no exemplo: Você escolhe se a inclusão será individual ou para o Condomínio. Coloque as informações solicitadas e digite no campo específico a situação atual. Clique em incluir, podendo ser adicionadas as custas deste processo. No campo inferior selecione o “advogado”, este que pode ser cadastrado em “Prestadores de serviço” conforme vimos nos módulos anteriores. Cobrança> Inclusão jurídico Esta tela é utilizada para informar as unidades que serão incluídas ou excluídas do jurídico.

A tela ao lado nos mostra o exemplo. Lembrando que quando abrir os débitos de determinada unidade no “Cotas em aberto” aparecerá na coluna “jurídico” se está ou não no depto. Jurídico, bem como nos relatórios de devedores “J”.

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Cobrança> Relatório de devedores

Veja todas as opções de relatórios disponíveis nessa tela.

Cobrança> Relação de devedores por período

Você também poderá imprimir um relatório de devedores por período, o que facilita a visualização de todos os devedores em uma única página.

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Cobrança> Gráfico de Inadimplência

Temos duas opções de gráficos: “quantidade de recibos em aberto” ou “valor em aberto”: Clique em “imprimir” na parte superior.

Cobrança> Instrumento protesto

Assim como em “Ação de Cobrança” elabore o texto a ser utilizado, sendo que a Union Data disponibiliza alguns modelos. Preencha os campos e informe a opção de calculo. Anexe o documento à carta, clicando na lupa. Este procedimento pode ser gravado no histórico de cobrança individual ou agrupado. Clique em processar. Os modelos padronizados pelos cartórios estão disponíveis na pasta: Textos no servidor de arquivos do sistema.

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Cobrança> Acordo> Rel. de acordo Existem três modelos de relatórios, sendo que os modelos I e II são demonstrativos e o modelo III você poderá adicionar um texto e elaborar um termo de acordo a ser assinado pelo morador e a administradora/síndico. Modelo I

Preencha as informações solicitadas e escolha a opção do modelo. O relatório pode ou não conter “histórico” e também podem constar as parcelas de modo: “geral” o acordo completo contendo objeto e parcelas “pagos” relatório das parcelas que foram pagas “devedores” as parcelas que constam em aberto Tem a opção deste relatório não constar o os objetos de acordo. Após informar as preferências clique em processar.

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Modelo II

Preencha o Condomínio, bloco, unidade e período e selecione a opção II. O relatório pode ou não conter o resumo do acordo.

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Modelo III Digite um texto e salve em TXT “bloco de notas” para ser utilizado no termo do acordo, sendo que o sistema acrescentará os dados da unidade, as parcelas do acordo com valores e vencimento e o objeto do acordo é opcional.

Veja abaixo na tela como é simples: Após acrescentar as informações, escolha o modelo III, insira o numero do acordo a ser trabalhado e adicione o texto já salvo.

No termo o representante do “Credor” poderá ser o síndico ou a administradora. Responda de acordo com sua necessidade.

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Cobrança> Acordo> Cancelamento de acordo Para cancelar um acordo, você utilizará esta tela. Sendo que após o cancelamento não será possível reverter à ação. Coloque o código do Condomínio, bloco e unidade, assim o sistema listará todos os acordos atuais deste morador. Selecione o acordo a ser cancelado e escolha a opção de gravar ou não no “histórico do jurídico” Clique em processar. Cobrança> Acordo> Manutenção de acordo

Aqui será possível a alteração dos recibos de acordo. Informando o número do recibo, o sistema irá trazer todas as informações. Aqui poderá ser alterado o valor da multa, adicional, honorários; vencimento e vencimento limite; e código da conta bancária. Após alterar o que é necessário aperte “F2” para gravar.

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Cobrança> Acordo> Relatório Cálculo para o Jurídico

Esta tela é para calcular parcelas em aberto. Acrescente o Condomínio e demais informações. Lembrando que pode ser impresso de uma ou mais unidades. Acrescente a porcentagem de calculo para Multa e Juros e adicione o valor das despesas caso tenha.

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Cobrança> Acordo> Atualização Cotas de Acordo Para calcular s parcelas de acordo vencidas, utilize esta tela. Preencha as informações solicitadas, incluindo percentual de calculo para “Multa e Juros”, adicione o código do índice econômico e clique em processar.

Observação: Caso queira fazer um novo acordo com as parcelas pendentes, veja o próximo tópico.

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Cobrança> Acordo> Reparcelar acordo em aberto Para reparcelar as parcelas de um acordo não cumprido, você usará a seguinte tela:

Informe conforme solicitado e perceba que serão listadas as parcelas em aberto. Você deverá colocar a nova quantidade de parcelas e o primeiro vencimento. “Processar”

O restante do procedimento é de acordo com a elaboração de um acordo em “cotas em aberto”. Adicione valores adicionais, clique em continuar. Confirme as questões do parcelamento, vencimento, valor. Imprima o relatório.

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Cobrança> Declaração de quitação anual Assim como as demais cartas emitidas pelo sistema, é necessário redigir o texto desta declaração. Faça o texto utilizando as variáveis do sistema, assim este ficará salvo como modelo para todas as impressões. Veja na tela abaixo, que tendo o texto salvo, é só informar os campos solicitados.

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Vamos testar seu aprendizado Responda as questões abaixo: Assinale as questões verdadeiras:

□ Para elaborar um acordo o caminho é “Cobrança> Acordo> Manutenção de Acordo”. □ Quando desejo imprimir uma certidão negativa de débitos, preciso abrir a tela de “Cotas em aberto” e visualizar

se não consta nada em aberto, sendo assim o próprio sistema perguntará se desejo realizar a impressão. □ Após elaborar um acordo eu posso alterar seus vencimentos e valores caso necessário em Cobrança> Acordo>

Manutenção de Acordo. □ Para eu fazer um reparcelamento das parcelas de acordo em aberto, necessito cancelar o acordo atual. □ Quando emito uma carta de cobrança com recibo, devo imprimir o relatório, pois o sistema gerou novo número

de recibo para as pendências inclusas no recibo. □ Eu não tenho a opção de imprimir uma carta de cobrança sem o recibo incluso. □ Para inserir e excluir uma unidade em “inclusão de recibos” vai utilizar a mesma tela. □ Quando eu cancelo um acordo e percebo que cancelei o acordo errado eu tenho a opção de retorná-lo. □ A tela de historio do jurídico é utilizada somente para as informações Individuais, não é possível incluir uma

informação para o Condomínio.