treinamento prestação de contas fundo estadual de cultura

Treinamento Prestação de

Contas

FUNDO ESTADUAL DE CULTURA

SUPERINTENDÊNCIA DE FOMENTO E INCENTIVO À CULTURA

Superintendência de Fomento e Incentivo à CulturaSuperintendente: Simone LisboaAssessora: lsabella Conrado

Diretoria Fundo Estadual de CulturaDiretora: Silvia TironiReadequação: Ana Lima e Flávia ViannaAnalistas de Prestação de Contas: Polyane Nery e Sandra Monteiro

SECRETARIA DE ESTADO DE CULTURA

Instrução Normativa FEC N° 02/2008

Estabelece normas e regulamenta os procedimentos sobre prestação de contas de projetos artísticos ou culturais beneficiados pelo Fundo Estadual de Cultura na modalidade “Liberação de Recursos Não Reembolsáveis”.

Prestação de contas: demonstração do fluxo dos recursos aplicados em cada fase do projeto, demonstrando o desenvolvimento e o cumprimento das etapas estabelecidas e ainda, a comprovação dos gastos efetuados.


Prazos de entrega da Prestação de Contas

Prestação de contas parciais a cada 120 (cento e vinte) dias, contados a partir do recebimento da parcela única ou 1ª parcela e em conformidade com o cronograma de atividades previamente aprovado pelas CSPs;

Prestação de contas final, no prazo de 60 (sessenta) dias, contados a partir do encerramento das atividades.


Contrapartida: prazos e porcentagens para a comprovação dos repasses

Projetos com recebimento em parcela única:

- comprovação da contrapartida parcial 50% no ato da assinatura do contrato firmado junto ao BDMG;

- comprovação do restante da contrapartida 50% (cinqüenta por cento do valor da contrapartida mínima) na 1ª prestação de contas;


Projetos com recebimento em duas parcelas:

- - comprovação da contrapartida parcial 50% na 1ª prestação de contas;

- - comprovação do restante da contrapartida 50% na 2ª prestação de contas;

- a 2ª parcela só será liberada após aprovação da prestação de contas pela equipe do Fundo Estadual de Cultura e caso ocorra um gasto, mínimo, de 50% do valor recebido.

- no caso de projeto que objetive intervenção física em bem tombado ou em sua área de entorno ou de interesse de preservação, a liberação da 2ª parcela está condicionada a apresentação de declaração de aprovação pelo IEPHA/MG.



Projetos com recebimento em três parcelas:

- comprovação da contrapartida parcial 50% na 2ª prestação de contas;

- comprovação do restante da contrapartida 50% na 3ª prestação de contas;

- as parcelas só serão liberadas após aprovação de cada uma das prestações de contas pela equipe do Fundo Estadual de Cultura e, caso ocorra um gasto, mínimo, de 50% do valor recebido por cada parcela;

- no caso de projeto que objetive intervenção física em bem tombado ou em sua área de entorno ou de interesse de preservação, a liberação da 2ª ou 3ª parcela está condicionada a apresentação de declaração de aprovação pelo IEPHA/MG.



Procedimentos para entrega da prestação de contas

Formulário para prestação de contas e a documentação exigida: uma via, páginas numeradas seqüencialmente, rubricadas pelo representante legal e encadernadas em formato A4, com espiral;

Apresentação do registro do contador no Conselho Regional de Contabilidade.

Prestação de contas parciais: deverão compreender, exclusivamente, os saldos remanescentes, rendimentos de aplicação e despesas realizadas após a prestação de contas anterior.

Deverá ser entregue na Secretaria de Estado de Cultura pelo próprio beneficiário ou por um representante devidamente autorizado ou enviada pelo correio.


Documentos, informes e objetos relativos à execução física

Produto cultural;

Comprovante de doação à Biblioteca Pública Estadual Luiz de Bessa;

Comprovantes da realização de evento cultural;

Declaração relativa a Intervenções físicas em bem tombado;

Declaração projetos de construção, reforma ou restauração.


Apresentação das Logomarcas

Patrocínio


Documentos e informes relativos à execução financeira

Extratos bancários conta corrente; Explicativos de relatório financeiro; Documento de encerramento de conta; Extratos bancários conta de investimento:

rubricas a serem pagas com rendimentos; Cheques e débito automático.


Modelo de cheque


Documentos originais comprobatórios das despesas que devem ser apresentados

Notas fiscais (de todas as séries e avulsas); Cupom fiscal; Recibos de pagamento a autônomo; Recibos de táxi; Recibos de pagamento de aluguéis de imóveis

e/ou cessão de espaço seguidos de contrato de aluguel;

Passagens aéreas e rodoviárias; Faturas de serviços de utilidade pública; Guias de pagamento de tributos; Boletos bancários; Ordem de pagamento.


Nota Fiscal - Venda


Carta de Correção


Nota Fiscal - Serviços


Nota Fiscal-Engenharia


Recibo - RPA


Recibo de Táxi


Ordem de Apresentação da Prestação de Contas

Nota de conferência do FEC; Formulário para prestação de contas do

FEC :- relatório de atividades e metas;- relatório de identificação;- formulário conciliação bancária;- formulário comprovante de despesas;- formulário contrapartida;- formulário relação de bens imóveis;- formulário relação de bens de capital.


Documento do Conselho Regional de Contabilidade do contador responsável pelo projeto;

Extratos bancários e rendimentos de aplicação financeira;

Explicativos de relatório financeiro, quando for o caso;

Documento de encerramento de conta, quando for o caso;

Comprovantes das despesas;

Comprovantes do repasse ao projeto da contrapartida do beneficiário;

Documentos, informes e objetos relativos à execução física que devem ser apresentados com o formulário para prestação de contas do FEC.

Ordem de Apresentação da Prestação de Contas


FORMULÁRIOS


RELATÓRIO DE ATIVIDADES E METAS

1) NOME DO PROJETO: BALÉ E FOLCLORE

2) NÚMERO DO PROTOCOLO: 00XX/01/20XX/FEC

3) BENEFICIÁRIO: FUNDAÇÃO DE CULTURA

4) REPRESENTANTE LEGAL: JOÃO DA SILVA

5) RELATÓRIO DE ATIVIDADES E METAS (Detalhe os resultados alcançados pelo projeto. Descreva os eventos, ações ou produtos realizados e seus eventuais desdobramentos. Detalhe a sua abrangência, quantificando e qualificando o público e os municípios atingidos. É necessário incluir fotografias detalhando o desenvolvimento do projeto. Enumere eventuais problemas e dificuldades enfrentadas. Preencha quantas páginas forem necessárias).

FORMULÁRIOS


5)

Novo endereço ( logradouro, número, complemento, bairro)

CEP:

Celular/ DDD:

NÃO APROVADA: ver providências em relatório anexo.

PRESTAÇÃO DE CONTAS DEVOLVIDA AO BENEFICIÁRIO - DATA: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

ANALISADA - AGUARDANDO INFORMAÇÕES COMPLEMENTARES - DATA: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

PRESTAÇÃO DE CONTAS DEVOLVIDA AO BENEFICIÁRIO - DATA: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

ANALISADA - AGUARDANDO INFORMAÇÕES COMPLEMENTARES - DATA: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

APROVADA

7) AVALIAÇÃO (as informações abaixo serão preenchidas pela equipe do Fundo Estadual de Cultura)

6) VALOR APROVADO DO PROJ ETO: R$ 120.000,00

3) Nº DO PROTOCOLO:

4) REPRESENTANTE LEGAL: JOÃO DA SILVA

Telefone/ DDD:

2) BENEFICIÁRIO:

000X/01/20XX/FEC

1) NOME DO PROJ ETO:

BALÉ E FOLCLORE

FUNDAÇÃO DE CULTURA

RELATÓRIO DE IDENTIFICAÇÃO

IMPORTANTE! Antes de iniciar o preenchimento dos formulários da Prestação de Contas, leiaatentamente as orientações contidas na INSTRUÇÃO NORMATIVA FEC Nº 02/ 2008 disponível no site daSecretaria de Estado de Cultura www.cultura.mg.gov.br / link Fundo Es

FAX/ DDD:

E-mail:

Caso o endereço do Beneficiário tenha sofrido alguma alteração, preencha os campos abaixo. Casocontrário, deixe-os em branco.

R$ 150.000,00VALOR TOTAL DO PROJ ETO (Valor aprovado + contrapartida)

Cidade/ UF:


3)

4) REPRESENTANTE LEGAL:

5)

6) BANCO: 7) AGÊNCIA: 8) CONTA CORRENTE: 435

R$ 0,00

R$ 70.000,00

R$ 5.850,00

R$ 35.000,00

R$ 110.850,00

R$ 45.856,00

R$ 6.957,00

R$ 356,00

R$ 960,00

R$ 54.129,00

R$ 56.721,00

COMISSÃO BDMG (taxa de 0,8% referente a remuneração do agente financeiro será descontada na parcela única ou primeira parcela a ser liberada).

SALDO ATUAL

CHEQUES COMPENSADOS

CRÉDITO DA CONTRAPARTIDA REPASSADO EM MOEDA CORRENTE

TOTAL DÉBITOS

VALOR RESSARCIDO AOS COFRES PÚBLICOS

DÉBITOS CPMF

435 435

PROFISSIONAL CONTABILIDADE:

OUTROS DÉBITOS

DESPESAS BANCÁRIAS

SALDO ANTERIOR

PARCELA RECEBIDA DO BDMG

OUTROS CRÉDITOS / APLICAÇÕES FINANCEIRAS

TOTAL CRÉDITOS

JOÃO DA SILVA

JOÃO OLIVEIRA

CONCILIAÇÃO BANCÁRIAPERÍODO: 01/10/2008 A 27/10/2008 VALORES (R$)

Nº DO PROTOCOLO: 000X/01/20XX/FEC

2) BENEFICIÁRIO:

1) NOME DO PROJ ETO:

FUNDAÇÃO DE CULTURA

BALÉ E FOLCLORE


Data Nº Tipo/ Nº Data

1 15/10/2008 1 NF 12/10/2008 XYM PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS 010.100.100-00 R$ 5.000,00

2 16/10/2008 2 NF 13/10/2008 GABIARRA ENGENHARIA 010.100.100-01 R$ 45.000,00

3 17/10/2008 3 NF 14/10/2008 CRM 010.100.100-02 R$ 1.721,00

4 18/10/2008 4 RPA 15/10/2008 CONTADOR - GERALDO C. 010.100.100-03 R$ 2.500,00

5 19/10/2008 5 NF 16/10/2008 LANCHONETE DO VALINHO 010.100.100-04 R$ 2.500,00

R$ 56.721,00

Discriminação da despesa Valor total

CONTRATAÇÃO DE OFFICE-BOY

1ª MEDIÇÃO

GUIA DE RECOLHIMENTO DE INSS

COMPROVANTE DAS DESPESASITENS PAGOS COM RECURSOS DO FUNDO ESTADUAL DE CULTURA

I temCheque/ Débito Documento

Nome do credor CNPJ / CPF

CONTADOR

ALIMENTAÇÃO

TOTAL - I tens pagos com recursos do Fundo Estadual de Cultura


Data Nº Tipo/ Nº Data

1 16/10/2008 2 NF 13/10/2008 GABIARRA ENGENHARIA 010.100.100-01 R$ 20.000,00

2

R$ 20.000,00

CNPJ / CPFDocumento

CONTRAPARTIDAITENS PAGOS COM RECURSOS PRÓPRIOS OU DE TERCEIROS

Discriminação da despesa Valor totalI temCheque/ Débito

Nome do credor

2ª MEDIÇÃO

TOTAL - I tens pagos com recursos próprios ou de terceiros


TOTAL

RELAÇÃO DE BENS IMÓVEIS

I tem Especificação Situação Cartório de Registro de Imóveis Número de registro Valor


TOTAL

Valor Unitário TotalDocumento Nº Data Especificação Quantidade

RELAÇÃO DE BENS DE CAPITAL


COMPROVANTE DE DOAÇÃO À BIBLIOTECA PÚBLICA ESTADUAL LUIZ DE BESSA

NÚMERO DO PROTOCOLO: 00XX/01/20XX/FEC

Recebemos da ____________________________________________________, referente ao projeto _______________________________________________, a quantia de ____________________ exemplares da obra (especificar o título) _____________________________________________, conforme determinam o Edital e a Instrução Normativa do Fundo Estadual de Cultura, para serem incluídos no acervo da Biblioteca Pública Estadual Luiz de Bessa e distribuídos para as unidades do Sistema Estadual de Bibliotecas Públicas Municipais.

Local e data

Nome legível e carimbo do responsável pelo recebimento:

Assinatura

Itens sem validade para efeito de comprovação de despesas

recibos de depósitos bancários, notas de balcão, pedidos e tíquetes de caixa;

recibos, nos quais não conste a identificação do beneficiário ou o preenchimento dos demais campos obrigatórios;

cupons fiscais, nos quais não conste a identificação do beneficiário;

documentos comprobatórios de despesas nos quais estejam incluídos outros gastos do beneficiário, alheios ao conteúdo do projeto aprovado;

documentos nos quais a discriminação dos produtos ou serviços seja genérica e as informações estejam ilegíveis ou rasuradas.


Contrapartida Obrigatória

Contrapartida em moeda corrente; Contrapartida em produtos ; Contrapartida em serviços:

- profissionais ligados ao beneficiário;- contratação de serviços pagos pelo beneficiário ou por terceiros;- prestação de serviços por terceiros, voluntariamente.


Contrapartida em cessão de imóvel e/ou espaço;

Contrapartida em serviços gráficos; Contrapartida em custos administrativos; Contrapartida em tributos; Contrapartida em transporte; Contrapartida em softwares; Contrapartida em alimentação; Contrapartida em hospedagem.

Contrapartida Obrigatória


Não é aceito na prestação de contas:

custos com multas, juros ou atualizações monetárias referentes a pagamentos e recolhimentos realizados fora do prazo e também por descuido bancário, onde gere IOF, taxas de devolução de cheques, juros e multas bancárias.

para o pagamento de hospedagem: despesas extras do hóspede, tais como ligações telefônicas, frigobar, bebidas alcoólicas, lavanderia, etc.

para o pagamento de serviços de utilidade pública, tais como telecomunicações, energia, saneamento e similares: serviços extras, como auxílio à lista, doações etc.

recibos de pagamentos de aluguel de equipamentos de informática e de automóveis particulares locados junto a pessoas físicas, devendo tais serviços serem prestados por pessoas jurídicas.

pagamento de rubricas não previstas no projeto e/ou na última readequação aprovada.


Casos de Inadimplência

utilizar indevidamente os recursos em finalidade diversa ao projeto aprovado;

no caso de projetos de construção, reforma ou restauração, utilizar indevidamente o imóvel em finalidade diversa ao projeto aprovado;

não apresentar, no prazo exigido, a prestação de contas total ou parcial;

não apresentar a documentação comprobatória hábil; não realizar ou concluir o projeto dentro do prazo previsto no

cronograma de atividades; não apresentar o produto resultante do projeto aprovado; não divulgar ou divulgar incorretamente o patrocínio do

Banco de Desenvolvimento de Minas Gerais - BDMG, do Fundo Estadual de Cultura - FEC, e da Secretaria de Estado de Cultura de Minas Gerais e de seus símbolos, durante a execução do projeto aprovado.


Sanções ao Beneficiário Inadimplente

cancelamento de parcelas a liberar; devolução de recursos não reembolsáveis liberados; inserção do nome no cadastro de inadimplentes da

Secretaria de Estado de Cultura; comunicação do fato à Secretaria de Estado de

Fazenda e/ou à Procuradoria da Fazenda Estadual; instauração de processo perante o Tribunal de Contas

do Estado de Minas Gerais; impedimento de apresentar novo projeto à SEC ou a

qualquer órgão vinculado à SEC por um período de 5 (cinco) anos, sem prejuízo das sanções criminais e civis cabíveis;

suspensão da análise e arquivamento de outros projetos que estejam em tramitação na SEC.


No caso de inadimplemento financeiro, incidirão sobre as parcelas liberadas, os seguintes encargos:

- reajuste monetário pleno, com base na variação acumulada do IPCA/IBGE;- multa de até 10%;- os encargos a título de mora, aplicáveis ao valor da prestação inadimplida, serão calculados desde sua data de vencimento até sua liquidação.

Sanções ao Beneficiário Inadimplente


Considerações Finais

Produtos adquiridos com recursos do FEC ou da contrapartida obrigatória não poderão ser repassados a terceiros durante ou após o término do projeto;

Em hipótese alguma será aceita a utilização de recursos provenientes de outros Fundos ou Leis de Incentivo à Cultura – municipais, estaduais ou federal – para composição da contrapartida obrigatória.

A planilha orçamentária aprovada ou readequada deverá ser utilizada como base para o desenvolvimento da prestação de contas.

O beneficiário é responsável pela idoneidade dos documentos fiscais anexados à prestação de contas;

Eventuais irregularidades verificadas na prestação de contas serão comunicadas ao beneficiário por meio de ofício formal para a correção das falhas apontadas.


Projeto não realizado ou com saldo remanescente na conta: deverá efetuar a devolução do valor aos cofres públicos por meio de depósito bancário identificado;

Alteração de números de telefone e/ou de endereços deverá ser comunicada à SEC por meio de documento protocolado na Diretoria do Fundo Estadual de Cultura;

Casos omissos serão resolvidos pelas CSP’s.

Considerações Finais


Secretaria de Estado de CulturaDiretoria do Fundo Estadual de CulturaPalacete Dantas – Praça da Liberdade, 317Funcionários – BH / MGCEP: 30.140.010

www.cultura.mg.gov.brTelefones: (031) 3269-1028/1053Emails: [email protected]@[email protected]


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