Treinamento – SIF

Geração de Caixa – Quitação de Documentos Este treinamento apresenta mais uma rotina de controle ao financeiro de sua empresa : Quitação de Documentos com geração de Caixa Como já conhecido o seu financeiro trabalha com o controle de 4 datas a cada evento Emissão : Data que é emitido o lançamento Vencimento: Data de Vencimento ou pervisão do lançamento Pagamento: Data da baixa do pagamento Competência:Mês/Ano a que se refere o lançamento Através do estudo destas datas conseguimos montar facilmente nosso Fluxo Financeiro ou Fluxo de Caixa, Emissões do período,Contas a Pagar, Contas a Receber, Conta-Corrente e Conciliação Bancária Com esta nova ferramenta vamos inserir mais 2 datas Data de Entrada de Caixa Data de Quitação de Caixa Com a quitação de documento conseguimos assegurar ao financeiro que determinado evento financeiro teve o seu destino correto, que o cheque pago ao fornecedor foi recebido por ele, e que a fatura emitida foi recebida corretamente pela empresa Com a Data de entrada de Caixa damos entrada no documento no caixa da empresa. De uma forma simplista a data de entrada do caixa é a mesma da “emissão” do documento Com a Data de Saída no Caixa ou “Quitação”, temos a comprovação do destino do lançamento (NF, recibo, extrato, etc). É neste momento que o documento pode ser liberado para a “contabilidade” Vamos dar como exemplo um cheque de 100,00 emitido para o fornecedor DALLAS. Ao ser impresso o cheque o nosso caixa deve receber este lançamento (Entrada) e a data será a data em que for recebido no caixa. Quando o fornecedor DALLAS for a empresa receber o cheque e assinar o seu recibo, este recibo é o documento de “quitação” do lançamento, garantindo que o valor chegou ao destino correto. O recibo deve ser anexado ao documento gerador (CP/OP) e dado “saída” no caixa. Este também é o momento correto de se enviar um documento a “contabilidade”

Note que este controle é diferente da “conciliação bancária”, esta garante ao financeiro que o valor foi debitado da conta, mas não garante que Foi sacado pela pessoa correta. A quitação de documento trata deste assunto. Enquanto o recibo não for apresentado este lançamento aparece no caixa como uma “pendência de caixa” e será acumulada nos caixas posteriores até a sua “quitação” Vamos ver como funciona na pratica. Entre no SIF e na opção:

No exemplo acima foi escolhido a empresa e clicado no botão “pesquisar” A Data de nossa caixa será 01/12/2011 Os 3 lançamentos serão suficientes para nosso exemplo. Digamos que os 3 cheques (documentos) foram recebidos pela caixa no dia 01/12. Vamos dar entrada no caixa:

Preenchendo a data de entrada na caixa mostrada no exemplo, posicione na coluna “Entrada” e clique na “barra de espaço” ou escreva a data do caixa (01/12/2011) Destes 3 lançamentos de nosso caixa somente os dois primeiros foram devidamente “quitados” ou seja assinados pelo seu “favorecido” Para quitar , vamos preencher a segunda coluna “Quitação”

Para pesquisar, podemos utilizar as diversas ferramentas disponíveis, como “nrs de op “, “nrs de notas fiscais”, data de emissão , data de pagamento, data de entrada e Saída de Caixa

Observe também na parte inferior o filtro de BANCOS pertencentes aquele caixa. Podemos neste mesmo exemplo trabalhar os “créditos” bastando clicar em “Notas Fiscais” e realizar a mesma operação

Abaixo um exemplo que entrada e saída de caixa para Notas Fiscais

Com este lançamentos já podemos gerar no Caixa Entre na opção:

Escolhemos a data do exemplo, e clicamos em avançar Observe que o sistema captura os lançamentos escolhidos nas 3 colunas, Entrada, Quitação e Pendências

3 entraram, mas só 2 foram quitadas, permanecendo 1 no caixa. Esta pendência será transferida para o próximo caixa até que seja quitada. Clicando em Avançar vemos o fechamento dos débitos

No exemplo, temos um Saldo anterior de 5.000,00 anterior (outras pendencias antigas) , com o cheque que ficou pendente em nosso caixa de 300.95 ficamos com um caixa de 5,300.95 As pendências vão sendo quitadas, novas entradas serão realizadas até que o caixa “zere” ao final do ano. Na próxima tela trabalhamos os créditos, com o Faturamento simbolizando a “entrada de caixa” , e a arrecadação a “quitação” dos créditos

Clicando em Avançar a Rotina é concluída e voltamos a tela inicial. Clicando em IMPRIMIR vemos o resultado de nosso trabalho, como caixa do dia 01/12/2011

A impressão é dividida em 3 partes os débitos (vermelho) as pendências (azul) e as Notas Fiscais (verde) para destacar o exemplo Vamos “rodar” o caixa do dia 02/12 para vermos que as pendências serão transportadas, veja a imagem

Isto conclui a rotina, vamos a alguns detalhes e dicas Observe que os “débitos” foram agrupados resumidamente com o título de pessoal. Clicando em “parâmetros” na inicial podemos montar os títulos que iremos controlar e associar aos mesmo os “centros de custo” que desejarmos, veja:

Separando com / conseguimos associar vários tipos de despesas, resumindo a apresentação de nosso caixa. Fim do Treinamento