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TRABALHO DE CONCLUSÃO DE CURSO – RELATÓRIO TÉCNICO

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O GERENCIAMENTO DE MATERIAIS NO ALMOXARIFADO DO TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO /TCE-RJ: O DESAFIO DE ADEQUAR AS NECESSIDADES DO USUÁRIO AOS MATERIAIS ADQUIRIDOS

Miguel Nepomuceno Neto – [email protected] – UFF/ICHS

Resumo

O Serviço de Almoxarifado (SAL) do TCE-RJ é o setor por onde ocorre o registro da

movimentação e a movimentação de material do Tribunal (TCE-RJ). No Almoxarifado (SAL)

os servidores conferem , recebem, registram, codificam , guardam,controlam entrada e saída

de material, catalogam, estocam e distribuem os bens de consumo. Um dos problemas

existentes no Serviço de Almoxarifado do TCE-RJ é o questionamento de servidores sobre a

qualidade de alguns materiais solicitados. Um bom termo de referência, com especificações

técnicas, pode diminuir estas discordâncias. É necessário capacitar requisitantes, servidores e

fornecedores para atuarem em cada instância da aquisição de materiais e interagirem.

Palavras-chave: Almoxarifado; Compras Públicas; Qualidade de Materiais Adquiridos.

1 - Introdução

Os bens adquiridos em organizações públicas têm sido motivo de polêmica entre

requisitantes, solicitantes, usuários e fornecedores. Existe, ainda hoje, uma grande dificuldade

para adquirir materiais que atendam às necessidades, dentro dos padrões de qualidade. Esta

dificuldade pode ser resultante de falhas no processo de compra e recebimento de materiais.

Mas sobre o fato é importante destacar que no serviço público ainda existe a crença de que a

qualidade de bens é desnecessária. Da mesma forma temos uma parte da sociedade que

acredita que os serviços públicos não podem ser bons, por serem “aparentemente” gratuito. A

administração ineficiente dos serviços públicos tem nítida relação com esta precarização. São

comuns as críticas ao material adquirido pelo processo de licitação de compras públicas,

apesar de a licitação ser feita para garantir a isonomia, ou melhor, para evitar que interesses

particulares se sobreponham ao público. O fato é que o processo de compras pode influenciar

na aquisição de materiais, pois quando se tenta assegurar o interesse público, principalmente

econômico, pode-se limitar a competitividade em razão do menor preço. O ato vinculado ao

menor preço pode não ser o de menor custo, ou seja, o mais vantajoso para a Administração

Pública. A pouca competitividade pode afetar na qualidade do material ou bem ofertado. Mas

não é só isto que afeta a aquisição de materiais de baixa qualidade. Pois se pudéssemos

escolher solicitaríamos um produto de marca renomada no mercado. A lei de licitações veda a

indicação de marcas, pois a indicação de marcas fere ao principio da isonomia. Esta condição

pode trazer uma situação cômoda e aparentemente insolúvel para o problema da aquisição de

materiais de qualidade questionável. Mas uma vez, podem colocar o problema da qualidade

do material nas leis e nos processos de licitação. Nestas condições, por diversas vezes,

ouvimos as reclamações em Universidades públicas sobre a caneta esferográfica que não

mailto:[email protected]


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escreve, por exemplo. Poucos sabem que a licitação pública e a Administração Pública tem

que seguir a o princípio constitucional da eficiência, buscando maior rapidez, qualidade e

eficiência nos produtos e serviços públicos. Nesta perspectiva que busco algumas medidas

administrativas no Serviço de Almoxarifado-SAL do Tribunal de Contas do Estado do Rio de

Janeiro para adquirir materiais que satisfaçam, de forma plena, as necessidades em equilíbrio

com a legitimidade da licitação e a legalidade.

2 –Apresentação do Caso

O Tribunal de Contas do Estado do Rio de Janeiro é o órgão responsável pela

fiscalização da aplicação dos recursos públicos por parte dos governantes, tem como

competência: julgar as contas dos administradores inclusive do Chefe do Poder Executivo do

Governo do Estado do Rio de Janeiro e demais responsáveis por dinheiro, bens e valores

públicos, das diversas entidades do Estado do Rio de Janeiro e de seus municípios (91

municípios), excluída a capital. O Tribunal de Contas também exerce a fiscalização

financeira, orçamentária, patrimonial e operacional, prestando auxílio à Assembléia

Legislativa e às Câmaras Municipais. Suas atribuições estão previstas na Constituição

Estadual, que no artigo 123 diz que “o controle externo, a cargo da Assembléia Legislativa,

será exercido com o auxílio do Tribunal de Contas do Estado (...)".

Embora haja referência a Assembléia Legislativa, o Tribunal de Contas pode atuar

junto ao Executivo, Judiciário, Ministério Público, Receita Federal, demais tribunais de

contas e outros órgãos.

A fiscalização exercida pelo TCE-RJ é feita através da Secretária-Geral de Controle

Externo – SGE (vide organograma em anexo1), estrutura dividida em diferentes setores,

compostos por especialistas de diversos ramos profissionais, tais como advogados,

engenheiros, arquitetos, médicos, contabilistas, estatísticos e outros, que fazem a instrução

dos processos - relatados depois por um conselheiro que apresenta um voto, aprovado ou

rejeitado pelo Plenário do Tribunal, a instância suprema e soberana da Instituição constituída

pelo presidente (um conselheiro eleito presidente do TCE-RJ) e seis conselheiros.

Segundo organograma do Tribunal de Contas do Estado do Rio de Janeiro: Cabe à SGE coordenar, supervisionar e controlar a realização de Auditorias

Governamentais objetivando a fiscalização contábil, financeira, orçamentária,

operacional, patrimonial e dos atos de pessoal; o exame de editais e o

acompanhamento da execução de contratos, sob a ótica da legalidade, legitimidade e

economicidade, da administração direta e indireta dos poderes públicos estaduais e

municipais, incluídas as fundações por eles instituídas ou mantidas em todo o

território do Estado, com exceção dos poderes públicos do Município do Rio de

Janeiro, que é fiscalizado por tribunal próprio.

Cabe destacar que o controle e o acompanhamento das obras e serviços de engenharia

também se fazem in loco, analisando-se os aspectos ambientais envolvidos, sempre que

possível.

Para cumprir estas atribuições é necessário um suporte operacional, tático e estratégico

de apoio oferecido através das áreas de administração, finanças, informática, manutenção –

engenharia, etc. A SGA – Secretaria Geral de Administração exerce papel importante neste

sentido. Segundo organograma do Tribunal de Contas do Estado do Rio de Janeiro:


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Compete à SGA a organização, o acompanhamento, o desenvolvimento das

atividades dos sistemas administrativo, financeiro, contábil, patrimonial, médico-

assistencial e de recursos humanos. A SGA coordena e controla, ainda, as atividades

relacionadas com o preparo de licitações para aquisição de materiais, equipamentos

e prestação de serviços, no âmbito do TCE-RJ. Além disso, orienta os servidores

para que desempenhem suas atividades proporcionando ao Tribunal os meios e

recursos necessários à consecução de sua missão constitucional.

Deste modo é mencionada a Coordenadoria de Atividades Gerais–CGA (subordinada

a SGA) que controla as compras, estoque e distribuição de bens permanentes e consumíveis,

serviços de zeladoria e protocolo interno. Destaca-se nesta Coordenadoria (CGA), a

Coordenadoria Setorial de Bens (CSB), mas especificamente o Serviço de Almoxarifado.

O almoxarifado é um setor estratégico na administração de materiais para uma

organização, uma vez que é a “porta” de entrada e saída de materiais. O controle de qualidade

e os resultados desempenho do setor de compras passam pelo almoxarifado, uma vez que no

recebimento de materiais é necessário a conferencia do material e da documentação.

Sobre o setor de compras Rosa (2011, p.119) contribui ,explicando:

O objetivo principal do setor de compras é comprar produtos e serviços

necessários para produção e o funcionamento da organização que possuam a

melhor qualidade possível, a quantidade correta no prazo solicitado, com preço

compatível com o mercado e, preferencialmente, até menor.

Na entrada de materiais ocorre à conferência dos dados cadastrais da nota e da

descrição dos materiais. Logo em seguida ocorre a conferencia quantitativa verificando as

quantidades, o estado do material(qualitativa) eas especificações (prazo de validade,

gramatura do material,as características físicas e os dados da nota fiscal, endereço de entrega,

data de entrega, normas especificas; ANVISA, ABNT, INMETRO, ISO, etc...).

Conforme Rosa (2011, p.135) destaca:

A função de recebimento inicia na recepção do material entregue pelo fornecedor e

finaliza com sua entrada nos estoques. Na recepção, deve ocorrer a conferência

quantitativa e qualitativa do material recebido. O recebimento compreende quatro

fases: entrada de materiais; conferência quantitativa; conferência qualitativa; e

regularização.

No Serviço de Almoxarifado (SAL), após a conferência, será atestada a nota fiscal

pelo requisitante ou pelo órgão Técnico responsável pelo pedido de material (bem de

consumo não estocável ou bem permanente) ou pelo responsável pelo Almoxarifado (bem de

consumo de estoque), emitido o ARM (Atestado de Recebimento de Materiais) para bens de

consumo ou, se for bem permanente o parecer da Comissão Recebimento de Material (CRM).

O bem permanente é encaminhado ao Serviço de Patrimônio (SEP), onde é catalogado e

recebe um número de registro de patrimônio ficando o zelo e guarda sob a responsabilidade

do setor que utilizará ou alocará. Em cada setor tem um agente de patrimônio que intermedia


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a transferência sendo responsável pela atualização de listagem de bens permanentes do seu

setor (vide fluxograma em anexo 2). Como descrito na questão anterior à distribuição física é

feita através do Almoxarifado.

A classificação do material é um do procedimento que tem que ser observado no

recebimento, pois facilitará a movimentação interna de materiaise o controle de estoque.

Rosa (2011, p.145) destaca que “A classificação de Materiais é elaborada e implantada

em quatro fases: identificação, codificação, cadastramento e catalogação”.

Como os materiais ou bens de estoque, em sua maioria, já estão cadastrados e

catalogados no recebimento ocorrerá à identificação e codificação. O bem ou material deverá

ser identificado e codificado através de um ERP (Enterprise Ressarce Planning): o ASI, que é

um sistema computacional que integra informações dos setores financeiros, compras, estoque,

patrimônio, entre outros.

Conforme Albuquerque (2011, p.68), o ERP integra e abre um canal de comunicação

entre diversos setores da organização, podendo facilitar a gestão, “um sistema de ERP visa

integrar o processo de gestão interna da organização, além de abrir canais de comunicação

com fornecedores e com parceiros externos”.

Após a identificação, codificação e nota fiscal atestada serão dadas a entrada no

sistema ASI e encaminhamento dos documentos. Pode-se afirmar que o processo de

recebimento de material termina quando todas as informações e documentações são

encaminhadas para a liquidação, fase anterior ao pagamento do fornecedor.

O problema esta na aquisição de materiais de qualidade duvidosa, a discordância entre

o que o usuário necessita o que solicita e o que chega ao almoxarifado. Este Relatório Técnico

tem objetivo abordar, este problema e propõe algumas soluções a serem implementadas. A

matriz SWOT possibilita verificar o cenário da Instituição diante do problema. Pode-se

verificar o grande potencial para melhorias diante das capacidades de recursos (forças

ilustradas na matriz SWOT) humanos, tecnológicos, estratégicos e financeiros. Apesar dos

pontos positivos mencionados através da matriz SWOT é possível ver através dos pontos

negativos (fraquezas) as características, não predominante, de um serviço público um pouco

“engessado” que demanda de Gestão de Pessoas e que tem relação com as ameaças (externas)

mencionadas na matriz SWOT ligada às questões politicas e culturais (falta de credibilidade

no setor público) Mas esta característica pode mudar melhorando. Como visto a imagem e a

dimensão social da Instituição são favoráveis a ações para melhoria no gerenciamento da

aquisição de materiais de qualidade.


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Matriz SWOT

Situação a ser solucionada sobre a qualidade de materiais adquiridos no Almoxarifado do TCE-RJ

(organização pública):

FORÇAS FRAQUEZAS OPORTUNIDADES AMEAÇAS

-Competência do setor

de compras

-Baixa capacitação de

servidores em alguns

setores táticos e

operacionais

-Aumento da

necessidade de insumos

no TCE-RJ e

Administração Pública

(mercado crescente)

- Competitividade restrita a

preços baixos

- Politica Interna de

incentivo a

capacitação

-Dificuldade de

comunicação /

integração entre

servidores

-Novas exigências legais

voltadas para normas de

segurança e qualidade

de materiais

- Limitações orçamentárias

-Áreas funcionais

integradas com um

sistema computacional

do tipo ERP.

-Falhas nas

especificações de

materiais

-Estabilidade politica e

econômica

governamental

-Limitações legais para a

aquisição de alguns

materiais

-Gestão integrada de

estoques e compras

-Entraves hierárquicos -Atos governamentais

vinculados a leis, que

podem garantir

segurança na liquidez

da venda.

-Restrições legais à

negociação e

relacionamento com

fornecedores

-Existência de setores

estratégicos tais como

o de planejamento e

de Gestão de

Qualidade.

-baixa logística no

processo de

recebimento de material

-Melhoria dos Serviços

Públicos prestados

- Falta de credibilidade no

setor público

-Processo de

liquidação de compras

relativamente rápido,

o que pode atrair bons

fornecedores

-Falta de Recursos

Humanos operacionais

capacitados

-Busca de novos

mercados por parte de

fornecedores-

-Questões políticas externas

ao TCE-RJ

-Falta de alguns

planejamentos e

critérios mensuráveis de

qualidade (indicadores

de qualidade) para os

materiais adquiridos

-Imagem Institucional

confiável

Fonte: Elaborado pelo autor


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3 - Referenciais Teóricos

A qualidade de materiais é um problema que envolve o meio externo a organização e a

discordância entre o que o usuário necessita e o que recebe envolve o meio interno da

organização. O problema pode estar implícito no processo de compras e aquisição de

materiais. É necessário observar que a compra feita no Tribunal de Contas segue a um

contrato rigoroso fundamentado em leis, na qual se pode citar a Lei nº 8666/93 (contratos e

licitações), que oferece o bem compatível com o termo de referencia e considerando o melhor

preço ofertado. Meirelles (2013, p.223) destaca:

Contrato administrativo é o ajuste que a Administração Pública, agindo nessa

qualidade, firma com o particular ou outra entidade administrativa para a

consecução de objetivos de interesses pública, nas condições estabelecidas pela

própria Administração.

Conforme Inácio (2013, p35), no caso da aquisição de bens de consumo e permanentes

primeiro passo é formalizar o pedido, através de um termo de referencia, em que constarão as

especificações do bem, as justificativas para, aquisição, os prazos e formas de entrega à

conferência, montagem e/ou assistência técnica, entre outros. Todo o processo é registrado e

publicado.

O segundo passo é a escolha do fornecedor através dos termos legais da Lei nº

8666/93 (contratos e licitações), que oferece o bem compatível com o termo de referencia e

considerando o melhor preço ofertado que garanta vantagem para a administração. Após isto

o fornecedor entregará o bem conforme estabelecido no termo, que dará entrada na

Organização no setor de almoxarifado (recebe o bem). É verificado que existe uma relação

entre a movimentação de materiais com a movimentação financeira e orçamentária quando é

feito toda atestação de materiais recebidos no almoxarifado e encaminhamento (de

documentos) à liquidação.

Os atos para a aquisição de materiais pela Administração Pública, em sua maioria,

estão vinculados às leis e requerem formalidades.

A Lei nº8666, de 21 de junho de 1993 – Art.3؟º, justifica:

A licitação destina-se a garantir a observância do princípio constitucional da

isonomia e a selecionar a proposta mais vantajosa para a Administração e será

processada e julgada em estrita conformidade com os princípios básicos da

legalidade, da moralidade, da igualdade, da publicidade, da probidade

administrativa, da vinculação ao instrumento convocatório, do julgamento

objetivo e dos que lhes são correlatos.

O problema é que o processo de venda para a Administração Pública pode demorar,

fazendo com que se diminua o interesse de fornecedores.


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Meirelles (2013, p.177) alerta: “Nessa categoria de atos, as imposições legais

absorvem, quase por completo, a liberdade do administrador, uma vez que sua ação fica

adstrita aos pressupostos estabelecidos pela norma legal para a validade da atividade

administrativa”.

Deste modo, ocorrendo demora ,podem-se atrair fornecedores de baixa competência e

fornecedores de material qualidade duvidosa com baixos preços.Este é o problema que

envolve o meio externo e assim, pode ocorrer à entrada de materiais que ocasionam

discordância das especificações e/ou qualidade do que foi pedido e o que foi entregue.

No caso de fornecedores, Medauar (1999, p.213) destaca:

Habilitação é a fase do processo licitatório em que se verifica se os licitantes

detêm condições para celebrar e executar o futuro contrato. Tais condições

referem-se à habilitação jurídica, à técnica, à qualificação econômico-financeira e

à regularidade social.

Deve-se lembrar de que é necessário destacar que se tenha (art. 36 da lei 8666/93):

a.) A Habilitação Jurídica que verifica ocorrências jurídicas do contratado

b.) A Regularidade Fiscal que verifica pendências e/ou débitos fiscais assim como

histórico fiscal nas diversas esferas governamentais

c.) A Qualificação Técnica: são verificadas as condições de desempenho profissionais

do contratado

d.) Qualificação Financeira que verifica as condições de gerir finanças e considerada o

histórico administrativo do contratado

Apesar de haver certo controle pela Administração baseada no art. 36 da lei nº 8666/93,

ainda há fornecedores que oferecem materiais de qualidade inferior por ver pouca liquidez

(processo demorado) e por estar num ambiente de negócios em que se que oferecem preços

baixos a qualquer custo.

O problema que envolve o meio interno está propriamente ligado à fase de

especificação do material

Conforme destaca a IN 02 / 2008:

Art.14. A contratação de prestação de serviços será sempre precedida da

apresentação de projeto básico ou termo de referencia, que devera ser

preferencialmente elaborado por técnico com qualificação profissional pertinente as

especificidades doserviço a ser contratado, devendo o projeto ou termo ser

justificado e aprovado pela autoridade competente.

Art.15. O projeto básico ou termo de referencia devera conter:

I.) A justificativa da necessidade da contratação, dispondo, dentre outros, sobre:


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A.) Motivação da contratação;

b.) benefícios diretos e indiretos que resultarão da contratação;

c.) Conexão entre a contratação e o planejamento existente;

d.) Agrupamento de itens em lotes;

e.) Critérios ambientais adotados, se houver;

f.) Natureza do serviço, se continuado ou não;

g.) Inexigibilidade ou dispensa de licitação, se for o caso, e

h.) Referencias a estudos preliminares, se houver.

II. ) O objetivo, identificando o que se pretende alcançar com a contratação;

III.) O objeto da contratação, com os produtos e os resultados esperados com a

execução do serviço.

O termo de referencia deve estabelecer uma padronização sem indicar preferência por

marca prevista nos termos § 7˚ do art.15 da lei 8666/1993, salvo quando devidamente

justificada por critérios técnicos ou expressamente indicativos da qualidade do material a

ser adquirido. O art. 13º do ato normativo TCE-RJ nº 85e art. 9º do decreto Federal nº

5450 /2005 atribuem o termo de referência ao setor requisitante da contratação. O art. 8º do

Decreto Federal nº3555/2000, por sua vez, estabelece que o termo de referência deverá ser

elaborado pelo requisitante em conjunto com a área de compras do órgão.

Conforme pode ser destacado por Inácio (2013, p.35), um bom Termo de Referencia

deve seguir os passos do modelo abaixo:

Termo de Referência (art. 9º, II) a) o objeto da contratação...; b) apresentação da

justificativa da necessidade da aquisição; c) orçamento detalhado, de modo a propiciar

avaliação do custo pela Administração; d) valor estimado com base no preço obtido através

da pesquisa de mercado; e) As condições quanto aos locais, prazos de entrega ou de

execução do objeto, forma de pagamento...; f) o preço unitário máximo que a

Administração se dispõe a pagar consideradas as regiões e as estimativas de quantidades a

serem adquiridas; g) o prazo de validade do registro de preço; h) os órgãos e entidades

participantes do registro de preço; i) a estimativa de quantidades a serem adquiridas,...; j) a

quantidade mínima de unidades a ser cotada; k) valor mínimo por Ordem de Compra ou de

Serviço; l) cronograma físico-financeiro se for o caso; m) critério de aceitação do objeto; n)

deveres do contratado; o) procedimentos de fiscalização e gerenciamento do contrato,

quando este for aplicável; p) prazo de execução.


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4 – Plano de Ação

Sobre o ambiente interno, ao Coordenador de Bens e ao Secretario de Administração

pode ser proposto uma capacitação para servidores, sobre Termo de referencia e Projeto

Básico. Esta capacitação possibilitará evitar erros nos processos de licitação e na aquisição e

conferência de materiais no Serviço de Almoxarifado-SAL. Para funcionários do Serviço de

Almoxarifado – SAL será feito um treinamento gerencial contínuo no almoxarifado para o

aperfeiçoamento funcional. Inicialmente, para organizar o recebimento e facilitar a inspeção

de materiais, foi elaborado o fluxograma de recebimento de materiais (anexo2) que demonstra

os passos no recebimento de materiais.

Sobre materiais de estoque, em que o termo de referência é feito com auxílio

Coordenadoria Setorial de Bens-CSB e Serviço de Almoxarifado-SAL, será sugerido que as

especificações de material sejam feita observando informações/reclamações de servidores que

utilizam estes insumos. Através da melhoria de especificação no Termo de Referência pode-se

melhorar a qualidade da caneta esferográfica. As diferenças nas especificações podem ser

vistas abaixo:

Especificação anterior – caneta esferográfica, corpo plástico cilíndrico ou sextavado

transparente cristal, com ponta de latão + esfera de tungstênio, escrita média em cor azul.

Especificação atual - caneta esferográfica, escrita média azul, medindo

aproximadamente 14 cm de comprimento, corpo em resina termoplástica, translúcida,

sextavada com no mínimo 1,00 mm de espessura, ponta de latão, escrita resistente sem falhas,

sem borras, sem excesso de tinta durante o traçado, suportando esforço até o final da carga,

com selo de qualidade.

O setor de compras e almoxarifado deve estar presente no curso de capacitação

possibilitando uma melhor comunicação adequando às necessidades organizacionais e

estabelecendo uma rede de relacionamento interna. Para servidores especificados por setores

poderá ser criado um conselho de materiais, que além de se responsabilizar pelos termos de

referência participariam da pesquisa interna de materiais e disseminação de informações.

É necessário fazer para o caso dos fornecedores, um cadastro com uma planilha com

histórico de compras e disponibilizar no histórico de consumo e consulta de materiais. É

importante verificar a possibilidade aplicar sanções e notificar fornecedores em tempo hábil.

Outras possibilidades seriam com relação ao gerenciamento de suprimentos, tais qual a

reestruturação de relacionamentos com renegociação ao longo da execução contratual,

estabelecimento de relação com pregoeiros e comissões de licitação, melhoria de

especificação do produto, estudo para melhorar o ambiente de competição com busca por

melhores condições de custo, estabelecimento de planilha para acompanhar o nível de

qualidade do suprimento e um programa de Gestão de fornecedores e processos de

contratação.

Para todas estas ações cabe o acompanhamento e coordenação para verificar as

melhorias. O acompanhamento poderá ocorrer mediante pesquisa (questionário e/ou

entrevista) direcionada a servidores sobre materiais, evidenciando melhorias após as medidas

sugeridas.


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Ferramenta de Gestão 5WH

O que fazer?

(What?)

Onde?

(Where?)

Por quê?

(Why?)

Quando?

(When?)

Quem?

(Who?)

Como?

(How?)

Melhorar

especificações

dos materiais.

No Setor de

Compras e

Setores

Requisitantes

Para evitar a

compra duvidosa

Fazer o Termo

de Referência

O responsável

pelo pedido

(Termo de

Referencia)

Observando as

características

de qualidade e

normas

técnicas

Capacitar

funcionários

/servidores

Na Escola de

Contas e

Gestão e nos

diversos setores

Para evitar

discordâncias ou

duvidas sobre

materiais

Antes do pedido

de material ou

Termo de

Referencia

Funcionários

do

almoxarifado e

os que

solicitam/

requisitam

materiais

Através de

Instruções dos

setores de

compras,

almoxarifado

e Escola de

Contas (ECG).

Criar cadastro e

rede de

relacionamento

de fornecedores

No setor de

compras e/ou

no escritório do

almoxarifado

Para estabelecer

comunicação com

fornecedoresdentro

dos termos legais

Na adjudicação

da licitação

Funcionários

designadosdo

almoxarifado e

/ou do setor de

compras

Através de

meios de

comunicação

computacionai

s

Criar uma rede

de

relacionamento

com

requisitantes

técnicos

setoriais do

TCE-RJ e o

Almoxarifado

Nos diversos

setores

Para estabelecer

comunicação,esclar

ecer duvidas, trocas

de informações e

estudos técnicos

sobre materiais

Na elaboração

do Termo de

Referência, na

requisição,

norecebimento

de materiais

específicos

O responsável

pelo pedido

(Termo de

Referencia) e

funcionários

do

almoxarifado

Através de

reuniões e

encontros

Estabelecer uma

inspeção mais

rigorosa

No

almoxarifado

Para evitar que

reclamações sobre

qualidade de

materiais

No recebimento

(almoxarifado)

Funcionários

do

almoxarifado

Observando as

características

do material

Treinar

funcionários/

servidores

No

almoxarifado

Para tornar hábil,

confiável e preciso

os processos de

atendimento ao

público,

recebimento

,estoque e

expedição de

materiais .

De forma

contínua

Líderes do

Serviço de

almoxarifado-

SAL e da

CSB

Através de

instruções

programadas,

,manuais,

formulários,

fluxogramas

etc



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5 - Conclusão

A fundamentação coerente com a legislação, com as necessidades físico-ambientais e

com as necessidades e condições econômicas contribuem para a aquisição de materiais

adequados evitando gastos maiores, terminando por atingir o principio da economicidade. No

caso vivenciado no Serviço á de Almoxarifado do TCE-RJ pode provocar uma redução do

acúmulo de materiais.

A melhoria da caneta ocorreu por que se tratava de material de estoque, no qual para a

compra, o Termo de Referência é feito na Coordenadoria Setorial de Bens que faz a Gestão de

Bens junto ao Setor de Compras, Setor de Patrimônio e o Almoxarifado. Deste modo é

necessário que se melhore também o Termo de Referência nos setores de Engenharia,

Informática, etc. Neste sentido capacitar servidores representa uma alternativa.

Após, instituir no meu plano de ações a capacitação de servidores descobri que no

Tribunal de Contas, há uma instituição que muito contribui neste sentido: a Escola de Contas

e Gestão, que já conta com uma capacitação para servidores de curso envolvendo o assunto

Termo de Referência e Projeto básico. É bom lembrar que a capacitação deve ocorrer

continuamente dentro do ambiente conforme menciono no caso do

treinamento/aperfeiçoamento contínuo. O fluxograma elaborado (anexo2) permitiu não só

melhorar o processo de recebimento de material, mas também serviu para que os servidores

do nível operacional do almoxarifado entendessem o funcionamento e a importância deste

setor para o Tribunal de Contas. Deste modo, o fluxograma a matriz SWOT e o plano 5WH

também contribuíram para capacitação e estruturação das ações. A idéia da rede de

relacionamento interna com requisitante e externa com fornecedores foi levada a

Coordenadoria Setorial de Bens, na qual está subordinado Serviço de Almoxarifado.

Possibilitaria prever sobre qualidade de material licitado, após a adjudicação. Sobre a rede de

relacionamento com fornecedores descobri que no almoxarifado existe um assessor que atua

no escritório do Almoxarifado faz um gerenciamento de suprimentos, que pode melhorar

processos de aquisição de materiais com boa qualidade ocasionando satisfação dos servidores

que adquirem o bem. A atuação deste servidor requer relatos, coordenação e

acompanhamento.

Tal fato é muito importante, pois no recebimento do material a equipe estaria alerta na

inspeção. Essas mudanças propostas no plano de ações possibilitaria algo muito importante

que é o diálogo sobre processos de aquisição de materiais, aproximando o meio externo e

meio interno da organização flexibilizando a satisfação e redução de custos financeiros e de

tempo.

Apesar do processo de aquisição de material no Tribunal de Contas do Estado do Rio

de Janeiro estar dividido em várias etapas, é possível torná-lo hábil e eficaz melhorando cada

etapa. Um grande passo é o diálogo com os envolvidos (almoxarifado, servidores,

fornecedores, compradores, entre outros). Um dos resultados da melhoria do processo é

melhores fornecedores com melhores materiais e servidores mais aptos.


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6–Referências

ALBUQUERQUE, Jader Cristiano Magalhães. Sistema de informações e comunicação no

setor público. Florianópolis: UFSC, 2011.

BARROS, Marcio dos Santos. 502 comentários sobre licitações e contratos

administrativos. 2. ed. São Paulo: NDJ, 2011.

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<www.portaldatransparencia.gov.br/glossario/>. Acesso em: 22 jul. 2015.

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______. Decreto n° 5.450, de 23 de maio de 2005. Regulamenta o pregão, de

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<www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2004-2006/2005/decreto/d5450.htm>. Acesso em: 3

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ANEXO 1 – ORGANOGRAMA

Fonte: http://www.tce.rj.gov.br/web/guest/organograma


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ANEXO 2 – FLUXOGRAMA DE MATERIAIS


trabalho de conclusÃo de curso relatÓrio tÉcnico nepomuceno neto.pdf · segundo organograma do...

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