tirando os riscos do papel
TRANSCRIPT
X25 Treiamento e Consultoria © 2006 – [email protected] 1
O Caminho do Risco é o Sucesso
Peter Mello, PMP
VII Encontro sobre Gerenciamento de Projetos do Distrito Federal e
III Fórum Latino Americano de GovernoBrasília, 21 e 22 de setembro de 2006.
X25 Treiamento e Consultoria © 2006 – [email protected] 2
O do Acaso, é a Sorte. (Raul Seixas, Caminhos)
O Caminho do Risco é o Sucesso
X25 Treiamento e Consultoria © 2006 – [email protected] 3
Segundo o PMBOK, um risco é
"um evento ou condição incerta que, se ocorrer, provocará um efeito positivo ou negativo nos objetivos do projeto"
(glossário, pg.376).
Definição de Riscos
X25 Treiamento e Consultoria © 2006 – [email protected] 4
Áreas-Chave do Gerenciamento de Projeto
O PMBOK resume as melhores práticas em gerenciamento de projetos a partir de uma divisão deste conhecimento em 9 áreas-chave ou áreas de conhecimento:
Integração, Escopo, Tempo, Custos, Qualidade, Recursos Humanos, Comunicações, Riscos e Aquisições.
Cada área-chave tem um ou mais processos e ao todo temos 44 processos (PMBOK 3ra Edição).
Os processos estão divididos em Grupos: Iniciação, Planejamento, Execução, Controle e Finalização.
X25 Treiamento e Consultoria © 2006 – [email protected] 5
Processos da área de Riscos
• A Área de Conhecimento em Gerenciamento de Riscos contém 6 processos;
• Contém 5 processos nogrupo de planejamento;
• Contém 1 processo no grupo de monitoramento e controle.
• A Área de Conhecimento em Gerenciamento de Riscos contém 6 processos;
• Contém 5 processos nogrupo de planejamento;
• Contém 1 processo no grupo de monitoramento e controle.
X25 Treiamento e Consultoria © 2006 – [email protected] 6
Gerenciamento de Riscos
X25 Treiamento e Consultoria © 2006 – [email protected] 7
Processos da área de Riscos
X25 Treiamento e Consultoria © 2006 – [email protected] 8
Interação entre Processos
Plano de Gerenciamento
de Riscos
Identificaçãodos Riscos
Planejamento deResposta a Riscos
Análise Quantitativa
AnáliseQualitativa
Monitoramentoe controle dos
Riscos
Planejamento
Controle
X25 Treiamento e Consultoria © 2006 – [email protected] 9
RISCOS podem afetar projetosNEGATIVAMENTE.
Isso significa que um evento casual se torna um PROBLEMA.
X25 Treiamento e Consultoria © 2006 – [email protected] 10
RISCOS podem afetar projetosPOSITIVAMENTE.
Isso significa que um evento casual se torna uma OPORTUNIDADE.
X25 Treiamento e Consultoria © 2006 – [email protected] 11
Incidência de Eventos de Risco
0
2000
4000
6000
8000
10000
12000
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Tempo de Projeto
Qu
anti
dad
e d
e E
ven
tos
X25 Treiamento e Consultoria © 2006 – [email protected] 12
Impacto de Eventos de Risco (Negativos)
0
2000
4000
6000
8000
10000
12000
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Tempo de Projeto
Qu
anti
dad
e d
e E
ven
tos
* Nota: Quando falamos de IMPACTO a curva representa o efeito sobre o projeto (custo/prazo/etc) e não o quantitativo de eventos
X25 Treiamento e Consultoria © 2006 – [email protected] 13
Oportunidades em Eventos de Risco (Positivos)
0
2000
4000
6000
8000
10000
12000
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Tempo de Projeto
Qu
anti
dad
e d
e E
ven
tos
X25 Treiamento e Consultoria © 2006 – [email protected] 14
Ambiente SEM Gerenciamento de Riscos
0
2000
4000
6000
8000
10000
12000
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Tempo de Projeto
Qu
anti
dad
e d
e E
ven
tos
Incidênciade Riscos
Oportunidadesem Riscos
Impacto
X25 Treiamento e Consultoria © 2006 – [email protected] 15
Ambiente COM Gerenciamento de Riscos
0
1000
2000
3000
4000
5000
6000
7000
8000
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Tempo de Projeto
Qu
anti
dad
e d
e E
ven
tos
Incidênciade Riscos
Oportunidadesem Riscos Impacto
X25 Treiamento e Consultoria © 2006 – [email protected] 16
Ambiente COM Gerenciamento de Riscos
0
1000
2000
3000
4000
5000
6000
7000
8000
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Tempo de Projeto
Qu
anti
dad
e d
e E
ven
tos Redução da
Incidência de Riscos
X25 Treiamento e Consultoria © 2006 – [email protected] 17
0
1000
2000
3000
4000
5000
6000
7000
8000
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Tempo de Projeto
Qu
anti
dad
e d
e E
ven
tos
Aumento da proporçãode Riscos
Positivos emrelação a Riscos
Negativos
Ambiente COM Gerenciamento de Riscos
X25 Treiamento e Consultoria © 2006 – [email protected] 18
0
1000
2000
3000
4000
5000
6000
7000
8000
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Tempo de Projeto
Qu
anti
dad
e d
e E
ven
tos
Redução do Impacto negativo
dos Riscos
* Nota: Quando falamos de IMPACTO a curva representa o efeito sobre o projeto (custo/prazo/etc) e não o quantitativo de eventos
Ambiente COM Gerenciamento de Riscos
X25 Treiamento e Consultoria © 2006 – [email protected] 19
Respondendo à Riscos
• Independente do que se encontra no PMBOK;
• Independente do que dizem os especialistas;
• Independente do histórico de sua empresa;
Só existe uma forma correta de se gerenciar riscos!
X25 Treiamento e Consultoria © 2006 – [email protected] 20
Respondendo à Riscos
Reconhecendo sua importância e agindo em
caráter pró-ativo!
X25 Treiamento e Consultoria © 2006 – [email protected] 21
Gerenciamento Ativo de Riscos
• ARM (Active Risk Management):
Gerenciamento Ativo de Riscos
– É a transformação das atividades rela-cionadas ao tratamento de risco em base/sustentação para todas as demais áreas de conhecimento identificadas no PMBOK.
X25 Treiamento e Consultoria © 2006 – [email protected] 22
Gerenciamento Ativo de Riscos
• ARM basea-se em quatro tipos básicos de resposta à riscos:
– Responder agressivamente;– Compartilhar Riscos;– Mudar o Tamanho do Risco;– Aceitar o Risco;
X25 Treiamento e Consultoria © 2006 – [email protected] 23
1. Responder Agressivamente
• Têm como objetivo EVITAR um risco, trazendo a zero (0%) a probabilidade de ocorrer;
• Ou EXPLORAR uma oportunidade, elevando a cem (100%) a probabilidade de ocorrer.
X25 Treiamento e Consultoria © 2006 – [email protected] 24
2. Compartilhar Riscos
• Significa envolver terceiros no gerenciamento de riscos.
• Um risco negativo pode ser TRANSFERIDO a um terceiro;
• Um risco positivo pode serPROPAGADO a um terceiro;
X25 Treiamento e Consultoria © 2006 – [email protected] 25
2. Compartilhar Riscos
0
100
200
300
400
500
600
1 2 3 4 5 6
Anos
Ven
das
de
Lic
ença
s Uma aliançaentre parceiros
para a venda delicenças do InteliMap
paraexplorar uma oportunidade
X25 Treiamento e Consultoria © 2006 – [email protected] 26
3. Mudar o tamanho do Risco
• Trabalha-se ou com a probabilidade de ocorrência ou com o impacto do evento.
QR = Impacto x Probabilidade(Qualidade do Risco)
• Riscos negativos devem ser REDUZIDOS;• Riscos positivos devem ser AMPLIADOS;
X25 Treiamento e Consultoria © 2006 – [email protected] 27
4. Aceitar Riscos Residuais
• Alguns riscos não são possíveis de serem trabalhados pró - ativamente ou com uma boa relação entre custo e benefício;
• Aceitar é diferente de não se planejar para eles;
• Aceitar é resultado de um trabalho de identificação e análise e não do descaso ou falta de gerenciamento.
X25 Treiamento e Consultoria © 2006 – [email protected] 28
ARM – GerenciamentoAtivo de Riscos
Ferramentas de Acompanhamento
Ferramentas de Simulação
X25 Treiamento e Consultoria © 2006 – [email protected] 29
Automatizando o Gerenciamento de Riscos
• O uso de ferramentas para o gerenciamento de riscos normalmente significa investimentos baixos em tecnologia.
• Existem basicamente duas categorias de ferramentas:
– Ferramentas de acompanhamento
– Ferramentas de simulação
X25 Treiamento e Consultoria © 2006 – [email protected] 30
Ferramentas de Acompanhamento
X25 Treiamento e Consultoria © 2006 – [email protected] 31
Ferramentas de Acompanhamento
• Após a identificação e classificação de riscos, devemos gerar um repositório contendo:
– Descritivos e detalhes do Risco
– Indicadores ou gatilhos (“triggers”)
– Ações corretivas
– Ações preventivas
X25 Treiamento e Consultoria © 2006 – [email protected] 32
Ferramentas de Acompanhamento
– Descritivos e detalhes do Risco• Categoria;• Status;• Projeto;• Responsável;• Probabilidade;• Impacto, etc.
– Indicadores ou gatilhos (“triggers”)– Ações corretivas– Ações preventivas
X25 Treiamento e Consultoria © 2006 – [email protected] 33
Ferramentas de Acompanhamento
– Descritivos e detalhes do Risco– Indicadores ou gatilhos (“triggers”)
• Informações que auxiliam o entendimento de que o evento de risco está por acontecer ou já aconteceu.
– Ações corretivas– Ações preventivas
X25 Treiamento e Consultoria © 2006 – [email protected] 34
Ferramentas de Acompanhamento
– Descritivos e detalhes do Risco– Indicadores ou gatilhos (“triggers”)– Ações corretivas
• Planejamento antecipado das ações a serem tomadas momento de incidência do Risco.
– Ações preventivas
X25 Treiamento e Consultoria © 2006 – [email protected] 35
Ferramentas de Acompanhamento
– Descritivos e detalhes do Risco– Indicadores ou gatilhos (“triggers”)– Ações corretivas– Ações preventivas
• Conjunto de ações que podem alterar a probabilidade ou impacto do risco antes de sua incidência.
X25 Treiamento e Consultoria © 2006 – [email protected] 36
Ferramentas de Acompanhamento
• Há um elevado grau de reaproveitamento de informações sobre riscos entre projetos:
– Riscos, problemas ou oportunidades em um projeto são insumo para os projetos seguintes;
– Ações preventivas e corretivas também podem ser reutilizadas;
X25 Treiamento e Consultoria © 2006 – [email protected] 37
Ferramentas de Acompanhamento
Riscos identificados precisam ser periodicamente revisados pelos membros da equipe;
Problemas solucionados são riscos em potencial e vice-versa;
Compartilhar uma planilha e dividir responsabilidades é uma solução rápida e efetiva se existirem reuniões de revisão planejadas adequadamente.
X25 Treiamento e Consultoria © 2006 – [email protected] 38
Ferramentas de Acompanhamento
• Risk Matrix é uma solução para a identificação e priorização e posterior acompanhamento, elaborada pelo MITRE e tendo o Departamento de Defesa dos Estados Unidos como um de seus principais usuários.
X25 Treiamento e Consultoria © 2006 – [email protected] 39
Ferramentas de Acompanhamento
• Uma rápida customização do Spider Project, em sua versão DEMO, nos permite controlar Riscos em Projeto com indicadores eletrônicos de acompanhamento.
X25 Treiamento e Consultoria © 2006 – [email protected] 40
Ferramentas de Acompanhamento
• A partir do painel de controle, é possível abrir documentos e aplicativos complementares, como por exemplo um mapa mental para um brainstorm de riscos.
X25 Treiamento e Consultoria © 2006 – [email protected] 41
Ferramentas de Acompanhamento
• Ou um documento complementar com detalhes sobre o planejamento de resposta à um risco específico.
X25 Treiamento e Consultoria © 2006 – [email protected] 42
Ferramentas de Acompanhamento
• O acompanhamento é realizado na planilha a partir da distribuição de responsabilidades e a identificação por cores e gráficos de quais são os riscos que necessitam de maior atenção;
• Usuários atualizam o status, probabilidade e impacto continuamente;
X25 Treiamento e Consultoria © 2006 – [email protected] 43
Ferramentas de Acompanhamento
• Para o acompanhamento, mais importante que a ferramenta é a adoção do PROCESSO;
• O Risk Matrix é um freeware;
• O Spider Project Demo é suficiente para o gerenciamento de riscos em boa parte dos projetos;
X25 Treiamento e Consultoria © 2006 – [email protected] 44
Ferramentas de Simulação
• As ferramentas de simulação permitem:
– Trabalhar a modelagem de cronogramas alternativos;
– Avaliar o impacto dos eventos simulados, em relação a custos, recursos e prazos.
X25 Treiamento e Consultoria © 2006 – [email protected] 45
Ferramentas de Simulação
• O RiskyProject tem funções similares ao MS-Project e inclui um repositório de riscos que permitem uma análise da probabilidade de sucesso em tarefas;
• Utiliza Monte Carlo como principal mecanismo de avaliação do grau de confiança no prazo de cada atividade.
X25 Treiamento e Consultoria © 2006 – [email protected] 46
Ferramentas de Simulação
• O Spider trabalha estimativas diversas para cada atividade com base a restrições relacionadas ao tipo do recurso, horário, disponibilidade e médias de produtividade.
• Permite o cálculo de reservas de contingência e criação de metas de projeto com base a margens de confiança.
X25 Treiamento e Consultoria © 2006 – [email protected] 47
Ferramentas de Simulação
• Exercício Prático– Criação de um cronograma básico;– Inclusão de estimativas em 3 pontos:
• Cenário Otimista• Cenário Pessimista• Cenário Mais provável
– Simulação de Projeto com base a Análise de Riscos, utilizando o Spider Project (DEMO)
X25 Treiamento e Consultoria © 2006 – [email protected] 48
Contatos
• Peter Berndt de Souza Mello– [email protected] – 061 3203-6285– 061 8153-8290
• Peter Berndt de Souza Mello– [email protected] – 061 3203-6285– 061 8153-8290
Slides originalmente preparados para a palestra de introdução do 1° Seminário de Riscos do DF e complementados para os eventos do PMI no
Espírito Santo (21 de Setembro/06)) e Brasília (22 de Setembro/06) – Reprodução autorizada desde que mantido o formato original.
T r e i n a m e n t o e C o n s u l t o r i a
X25 Treiamento e Consultoria © 2006 – [email protected] 49
Informações complementares
• Baixe esta apresentação e exemplos:– http://www.gerenciaderiscos.com/downloads/introriscos.zip
T r e i n a m e n t o e C o n s u l t o r i a
Slides originalmente preparados para a palestra de introdução do 1° Seminário de Riscos do DF e complementados para os eventos do PMI no
Espírito Santo (21 de Setembro/06)) e Brasília (22 de Setembro/06) – Reprodução autorizada desde que mantido o formato original.