Bia Simonassi

Avaliação e Monitoramento de Projetos no Timor 2014

O FAROL

Esta cartilha faz parte do material didático do curso AVALIAÇÃO E MONITORAMENTO DE PROJETOS, promovido pela Escola de Administração Fazendária (ESAF), pela Agência Brasileira de Cooperação (ABC) e pela Embaixada Brasileira em Díli, capital do Timor Leste, em janeiro de 2014.

AULA 5 de 10

Processo de iniciação de projetos Proposição do projeto O plano de projeto Sinopse de projeto: formulário e modelos Elementos e campos da sinopse Nome, Escopo, Objetivo, Produtos, Clientes, Justificativa, Impactos, Stakeholders, Custo, Prazo, Metas, Equipe O conteúdo deste eBook é baseado nos fundamentos e princípios divulgados no PMBOK do Project Management Institute (PMI), referência internacional em Gerenciamento de Projetos.

PLANEJO

LOGO EXISTO

A sinopse ou “project chart” é a certidão de nascimento do projeto.

É a sinopse que oficializa a existência do projeto. Antes dela, não existe projeto.

A sinopse é o documento oficial que apresenta o projeto e suas principais informações.

Antes da aprovação formal da sinopse, o que existe é um pré-projeto.

Pré-projeto são todas as informações e dados levantados para elaborar a sinopse do projeto.

A partir da sinopse, pode-se visualizar todo o desenvolvimento do projeto.

A partir da sinopse, é possível traçar um plano de ação para atingir o objetivo do projeto.

A partir da sinopse, é possível elaborar um plano de negócios, de marketing, de captação, comercial.

É a sinopse que dá o sinal verde para a execução do projeto.

A sinopse precisa ser avaliada tecnicamente e aprovada formalmente, antes de sua execução.

Uma vez aprovada, a sinopse vira referencial: tudo deve ser feito conforme pactuado.

Portanto, se houver dúvidas durante a execução do projeto, consulte a sinopse aprovada.

Mas, atenção! Depois de aprovada, a sinopse não pode mais ser alterada.

Um formulário de sinopse é composto por campos (partes) que descrevem o projeto.

A ordem e o nome dos campos pode variar, contudo uma sinopse é só um formulário.

Uma vez que você entende o significado de cada campo, preencher a sinopse fica fácil.

Canvas de projeto é uma ferramenta de planejamento e elaboração de projetos.

Adaptado de Business Model Canvas

Foi desenvolvido a partir da metodologia conhecida como Business Model Design.

Trata-de de um mapa composto de 13 partes ou campos correlatos.

As 13 partes estão agrupadas em 3 dimensões: fundamental, estratégica e executiva.

Dimensão Fundamental Dimensão Estratégica Dimensão Executiva

A dimensão FUNDAMENTAL é composta pelas informações iniciais do projeto:

Nome do projeto, período, gerente, escopo, não escopo, objetivo, produtos e clientes.

NOME

PERÍODO

GERENTE

ESCOPO

NÃO ESCOPO

OBJETIVO

PRODUTOS

CLIENTES

A dimensão ESTRATÉGICA é composta pelas informações que dão sustentação ao projeto:

Justificativa e stakeholders do projeto.

JUSTIFICATIVA

STAKEHOLDERS

A dimensão EXECUTIVA é composta pelas informações que vão compor o plano de ação:

Metas, equipe e orçamento do projeto.

METAS

EQUIPE

ORÇAMENTO

O preenchimento do canvas não obedece a uma ordem fixa mas há um caminho crítico.

1 2 3

4

5

6

7

O ponto de partida é o escopo/objetivo do projeto e o ponto de chegada é o orçamento.

ESCOPO

NÃO ESCOPO

OBJETIVO

ORÇAMENTO

A principal vantagem de usar o canvas é que ele resume todas as informações em um único mapa.

A principal vantagem de usar o canvas é que ele resume todas as informações em um único mapa.

Com uma visão panorâmica das informações, fica mais fácil preencher a sinopse do projeto.

Com o canvas é possível verificar a relação entre escopo, objetivo, produtos, clientes e metas.

Canvas e mapa mental são ferramentas complementares:

Enquanto o mapa mental serve para “enxergar” o projeto quando ele ainda não está claro,...

...o canvas serve para elaborar a sinopse, a partir do escopo e do objetivo do projeto.

A sinopse começa pelo nome do projeto que deve ser batizado com uma expressão curta e forte.

Nomes longos nunca são lembrados, dão origem a apelidos e atrapalham a promoção do projeto.

Como projetos são empreitadas únicas, os nomes também não devem se repetir.

Para resolver o problema de identidade dos projetos, usamos códigos.

A duração do projeto (data de início e fim) aparece no formato dd/mm/aaaa.

Todas os prazos, metas e atividades do projeto devem ocorrer dentro deste intervalo pré-fixado.

O nome do gerente do projeto completa as informações do cabeçalho da sinopse.

O escopo é uma breve descrição, que delimita a abrangência do projeto.

O escopo do projeto cabe em um parágrafo que resume a iniciativa, em linhas gerais.

O objetivo (gol) está dentro do escopo (campo) do projeto mas eles não são sinônimos.

Para escrever o escopo complete a expressão: “Este projeto trata de...”

Se precisar, deixe claro, também, o “não escopo”: “este projeto NÃO trata de...”

Todo projeto começa com um alvo (objetivo) bem definido.

O objetivo é o que o projeto pretende fazer, dito de forma objetiva, clara e cirúrgica.

O objetivo sempre começa com um verbo, no infinitivo, que indica ação:

criar, lançar, mudar, aperfeiçoar, desenvolver, alcançar, descobrir, ultrapassar, conquistar...

A definição do objetivo é a parte crítica do planejamento e da sinopse.

Seguir adiante sem definir com clareza e precisão o objetivo do projeto é lançar mão da sorte!

Se o objetivo for mal definido, a sinopse e todo o planejamento ficam comprometidos.

O objetivo do projeto Apollo era direto e preciso: “Levar o Homem à Lua (e trazê-lo de volta vivo)”.

Enxergar direito o que vai ser feito, antes de iniciar o projeto, é fator crítico de sucesso!

Se o objetivo não for claro, direto e preciso, o projeto pode sofrer de miopia.

Definir um objetivo míope significa perder o foco do projeto e arriscar o insucesso.

Era uma vez duas tribos que queriam conquistar o espaço sideral.

Uma delas inventou uma super caneta que escrevia em gravidade zero para equipar a tripulação.

A outra tribo usou lápis, economizou recursos e manteve o foco na conquista do espaço.

Para atingir um objetivo, é preciso manter o foco no alvo do projeto.

Se houver desvios, o projeto pode não alcançar seu objetivo e não gerar os resultados esperados.

Objetivo mal definido ou mal compreendido é meio caminho andado para o fracasso do projeto.

A partir do objetivo é possível definir os produtos que devem ser quantificados e detalhados.

Produto é algo tangível que será entregue ao cliente, caso o projeto alcance seu objetivo.

Produto é o resultado quantificável e mensurável que o projeto produz.

Produto é tudo aquilo que comprova que o objetivo do projeto foi atingido.

Quanto mais tangível for o produto, mais fácil será encerrar o projeto.

Produto é o resultado concreto do projeto que o cliente vai receber, se tudo der certo.

Entre objetivo e cliente existe uma ligação direta: a ponte que os une é o produto.

Cliente é o beneficiado pelo projeto. É o principal stakeholder.

respiração

comida

sexo

sono

homeostase

excreção segurança

amor relacionamento

(auto) estima

confiança conquista respeito

realização pessoal

moralidade criatividade

espontaneidade solução de problemas

ausência de preconceito aceitação dos fatos

vida saúde

emprego recursos família

propriedade

amizade família

intimidade

O projeto só existe porque o cliente tem necessidades a serem satisfeitas.

O cliente é a razão de existir do projeto. Sem cliente não existe projeto algum.

É o cliente que define as especificações do produto e como o resultado do projeto deve ser.

É o cliente que determina se o resultado do projeto corresponde ao esperado ou não (validação).

A justificativa é um conjunto de motivos que atraem as pessoas para aderirem ao projeto.

Boas justificativas trazem estatísticas, dados e fatos concretos que seduzem os stakeholders do projeto.

A justificativa é o texto mais longo da sinopse e pode vir em forma de lista.

A justificativa deve atender aos interesses dos stakeholders para que eles apoiem o projeto.

Stakeholders são pessoas (físicas e jurídicas) que influenciam ou são influenciadas pelo projeto.

Para escrever a justificativa, pense em cada stakeholder e complete: “considerando que...”

Identificar os obstáculos ajuda a definir metas: resultados parciais na direção do objetivo.

As metas também podem ser determinadas a partir da EAP (WBS) do projeto.

A conclusão das metas leva à conclusão do objetivo e do projeto, por definição.

As metas são as paradas intermediárias para se chegar a um destino (objetivo) final.

Portanto, o cumprimento das metas dá uma sensação de aproximação do objetivo.

Metas devem ser quantificáveis, conter um prazo e mencionar um responsável para executá-las.

A equipe é composta por funcionários responsáveis pelo cumprimento das metas do projeto.

A partir das metas, é possível fazer uma estimativa do orçamento do projeto.

O orçamento do projeto deve dar uma noção de grandeza do investimento no projeto.

Estime despesas por conta: fornecedores, viagens, consultorias, material, eventos, etc...

O retorno do investimento pode ser calculado e usado como justificativa: VPL, TIR, payback...

A sinopse finaliza com assinaturas, como um contrato, para selar um compromisso.

A aprovação da sinopse inaugura a fase de desenvolvimento (execução) do projeto.

ATIVIDADES DE

FIXAÇÃO

ATIVIDADES DE

FIXAÇÃO

MODO DE USAR (exercício individual): 1. Leia o objetivo do projeto no retângulo. 2. Determine alguns produtos possíveis para o objetivo proposto.

Criar um site para a organização

MIOPIA DE OBJETIVO 01

MODO DE USAR (exercício individual): 1. Leia o objetivo do projeto no retângulo. 2. Determine alguns produtos possíveis para o objetivo proposto.

Estruturar um departamento

MIOPIA DE OBJETIVO 02

MODO DE USAR (exercício individual): 1. Leia o objetivo do projeto no retângulo. 2. Determine alguns produtos possíveis para o objetivo proposto.

Capacitar a equipe em determinado tema

MIOPIA DE OBJETIVO 03

MODO DE USAR (exercício individual): 1. Leia o objetivo do projeto no retângulo. 2. Determine alguns produtos possíveis para o objetivo proposto.

Mapear os processos da organização

MIOPIA DE OBJETIVO 04

MODO DE USAR (exercício individual): 1. Leia o objetivo do projeto no retângulo. 2. Determine alguns produtos possíveis para o objetivo proposto.

Melhorar o padrão de qualidade dos serviços

MIOPIA DE OBJETIVO 05

MODO DE USAR (exercício individual): 1. Leia o objetivo do projeto no retângulo. 2. Determine alguns produtos possíveis para o objetivo proposto.

Implementar um calendário de programas sociais

MIOPIA DE OBJETIVO 06

CANVAS 07

MODO DE USAR: 1. Forme os mesmos grupos de 4 pessoas das aulas anteriores. 2. Resgate o formulário Canvas de Projeto com o cabeçalho preenchido pelo

grupo, na aula anterior. 3. Preencha os campos da dimensão fundamental, após debate com o grupo. 4. Entregue o formulário para a professora. O trabalho será concluído nas

próximas aulas.

Fim