Terminologia Documental e sua aplicação:

circuito do documento, análise documental, acesso e

recuperação da informação

Cadeia documental• REUNIÃO

– Identificação– Selecção– Aquisição

• TRATAMENTO PRELIMINAR– Carimbagem– Registo– Cotação (localização)

• TRATAMENTO FÍSICO– Catalogação

Cadeia documental

TRATAMENTO INTELECTUAL– Indexação– Classificação

• ARMAZENAMENTO– Arrumação nas estantes (utilizando as cotas)

• DIFUSÃO– Serviços (Referência, empréstimo…)– Produtos (Catálogos, bibliografias, Web OPACs,

bases de dados…)

A análise documental

“Conjunto de operações realizadas para representar o conteúdo de um documento de forma diferente do documento original. O resultado da análise serão as referências ou notícias bibliográficas que formarão os documentos secundários, tais como catálogos e bibliografias”.

Operações de análise documental

• Descrição bibliográfica ou catalográfica: conjunto de informações que descrevem um documento de forma única e normalizada -resultam em Bibliografias e Catálogos;

• Indexação: extracção de um ou mais conceitos que descrevem o conteúdo de um documento de forma normalizada - resultam em Índices;

• Resumo: descrição abreviada e precisa do conteúdo de um documento; podem ser analíticos (mais detalhados) ou indicativos (mais genéricos) - resultam em Boletins de resumos.

NORMAS de Catalogação:ISBD (International Standard Bibliographic

Description)• Descrição bibliográfica - Norma específicas:• Geral - ISBD (G)• Monografias - ISBD (M)• Publicações em série - ISBD (S)• Documentos cartográficos - ISBD (CM)• Livro antigo - ISBD (A)• Música impressa - ISBD (PM)• Parte de documentos - ISBD (CP)• Doc. Não-livro, registos sonoros, registos visuais,

audiovisuais, objectos - ISBD (NBM)• Documentos electrónicos – ISBD (ER)

Catalogação - ZONAS DA ISBD

Qualquer parte8. Zona do ISBN

Qualquer parte7. Zona das notas

Qualquer parte da publicação6. Zona da colecção

A própria publicação5. Zona da descrição física ou colacção

Só se aplica às Publicações Periódicas – 1ª página ou capa.

Página de título ou seu substituto, págs. preliminares e colofão.

3. Zona da numeração

4. Zona da publicação ou pé de imprensa

Página de título ou seu substituto, págs. preliminares ecolofão

2. Zona da edição

Página de título ou seu substituto1. Zona do título e mençãode responsabilidade

Fontes de informação em Monografias

Zonas

INDEXAÇÃO

A actividade de indexação/classificação por assuntos visa a organização do catálogo de assuntos, ou a preparação de índices de assuntos, com o principal objectivo de facilitar o acesso à informação contida nos documentos. Na verdade, a questão central nas actividades informacionais/documentais pode ser resumida na busca de soluções para alcançar o acesso ao conteúdo, sem descuidar o acesso físico ao documento

INDEXAÇÃO

A indexação requer um trabalho intelectual de análise, síntese e representação, e para

determinar os assuntos dos documentos deve -se estar apoiado por uma terminologia que atenda aos diversos perfis socio-culturais e

socio-profissionais dos utilizadores. Nesse sentido a biblioteconomia e a ciência da

informação vêm elaborando, ao longo dos tempos, ferramentas para apoiar a representação dos conteúdos dos documentos, facilitando a busca e

recuperação da informação.

INDEXAÇÃO POR ASSUNTOS: LINGUAGENS DOCUMENTAIS

• Linguagem natural≠

• Linguagem científica≠

• Linguagem documental

Linguagem documental

Linguagem constituída por vocabulário controlado que procura resolver os

problemas inerentes à linguagem natural (sinonímia, evolução da linguagem e da ortografia, etc.), de maneira a poder ser aplicada à determinação dos assuntos

exactos dos documentos.

Tipos de linguagens documentais

Baseadas na informação:• Linguagens pré-coordenadas (Classificações)• Linguagens pós-coordenadas (Thesaurus, listas

estruturadas de termos)Baseadas na relação entre o utilizador e a

informação:• Linguagens pós-coordenadas estabelecidas a

partir das teorias cognitivas da recuperação da informação

Classificações: a CDU (Classificação Decimal Universal)

A Classificação Decimal Universal CDU) é um esquema internacional de classificação de documentos. Baseia-se no conceito de que todo o conhecimento pode ser dividido em 10 classes principais, e estas podem ser infinitamente divididas numa hierarquia decimal.

A CDUAs principais divisões são: • 0 Generalidades. Informação. Organização. • 1 Filosofia. Psicologia. • 2. Religião• 3 Ciências Sociais. Economia. Direito. Política.

Assistência Social. Educação. • 4 Classe vaga • 5 Matemática e Ciências Naturais. • 6 Ciências Aplicadas. Medicina. Tecnologia. • 7 Arte. Belas-Artes. Recreação. Diversões. Desportos. • 8 Linguagem. Linguística. Literatura.• 9 Geografia. Biografia. Historia.

Usos da CDU

Usa-se para determinar os assuntos dos documentos de forma muito precisa;

Na maior parte das bibliotecas portuguesas, é usada para arrumar os documentos nas estantes, de acordo com os assuntos genéricos ou mais específicos em que se enquadram – é a partir da CDU que se fazem as cotas.

Se tomamos uma classe principal, por exemplo: 6Ciências Aplicadas. Medicina. Tecnologia. podemos ver como se sub divide:

• 61 Ciências Médicas. • 62 Engenharia. Tecnologia em Geral.• 63 Agricultura. Silvicultura. Agronomia. Zootecnia. • 64 Economia Doméstica. Ciência Doméstica. • 65 Organização e Administração da Indústria, do

Comércio e dos Transportes.. • 66 Indústria Química. Tecnologia Química. • 67 Indústrias, Artes Industriais e Ofícios Diversos. • 68 Indústrias, Artes e Ofícios de Artigos Acabados ou

Montados. • 69 Indústria da Construção. Materiais de Construção.

Prática e Processos de Construção.

A subclasse 62 Engenharia. sub divide-se por sua vez em:

• 620 Engenharia em Geral. Testes dos Materiais. Energia • 621 Engenharia Mecânica • 622 Minas • 623 Engenharia Naval e Militar • 624 Engenharia Civil............etc.. • 624 Engenharia Civil divide-se em áreas diferentes que podem por

sua vez ser divididas novamente em áreas ainda mais especializadas:

• 624.0 Engenharia civil e estrutural em geral.– 624.011 Estruturas e materiais de origem orgânica.– 624.012 Estruturas de alvaneleria.

• 624.012.45 Estruturas de betão armado.• 624.1 Sub-estruturas. Terraplenagem. Fundações. Alicerces.

Túneis. • 624.2 Construção de pontes..........etc. e assim infinitamente...

Acesso e recuperação da informação

• Acesso: tudo aquilo que se relaciona com a actividade do indivíduo quando procura satisfazer uma necessidade de informação –implica aquisição de um novo conhecimento;

• Recuperação: operações realizadas por intermédio de um sistema de recuperação da informação – o sistema recupera informação que já reconheceu anteriormente.

Acesso e recuperação da informação

O utilizador acede à informação, mas é o sistema que a recupera.

Recuperação: aplica-se à gestão de bases de dados

Acesso: aplica-se às necessidades informativas ou à aprendizagem do utlizador

Sistemas formais de acesso à informação

Fontes de informação externas:• Unidades de informação (Bibliotecas,

Arquivos, Centros de Documentação…)

Fontes de informação internas:• Redes e sistemas de informação (Bases

de dados, catálogos…)

Estratégias analíticas e de browsing no acesso à informação

• Estratégias analíticas: implicam planificação, precisão nos termos de consulta, capacidade de reformular pesquisas e avaliar resultados (uso de linguagens documentais e estratégias formalizadas de pesquisa); realizam-se por fases e requerem conhecimentos prévios.

Estratégias analíticas e de browsing no acesso à informação

• Estratégias de browsing: são casuais, dependem do reconhecimento por parte do utilizador da informação pertinente; são interactivas, implicando uma colaboração em tempo real entre o utilizador e o sistema de informação; requerem menos conhecimentos prévios e são frequentemente uma forma de aprendizagem; usam-se muito quando não há um objectivo claramente definido; são permitidas actualmente, nos sistemas que usam formas de acesso à informação em texto livre.

Estratégias analíticas e de browsing no acesso à informação

• Os sistemas de informação tradicionais (manuais ou semi-automatizados) e os primeiros sistemas de informação automatizados exigiam estratégias de pesquisa analíticas;

• Os sistemas de informação actuais são mais inteligentes e prestam mais atenção às estratégias cognitivas do utilizador, utilizando principalmente técnicas de browsing.– Na realidade, os utilizadores tendem a usar uma

combinação das duas estratégias nas suas pesquisas de informação: muitas vezes começam no browsing e passam para estratégias analíticas, ou ao contrário.

Termos de pesquisa

• Autores• Títulos• Assuntos

– Exigem um tratamento documental prévio dos documentos e associam-se a pesquisas de tipo analítico;

– As pesquisas podem combinar as três variáveis, ou ainda outras incluídas no sistema (ISBN, datas, etc.)

Termos de pesquisa

– A automatização dos processos de armazenamento e recuperação da informação tornou possível a realização de pesquisas em texto livre, ou por termos que se encontrem em qualquer parte da descrição do documento.

– A automatização tornou também possível a realização de pesquisas usando a lógica booleana, através de três operadores: e, ou, não.

Operadores Booleanos(Boole: matemático inglês do séc. XIX, um dos percursores da

lógica moderna)

!

&+ANDE

-NOTNÃO

|OROU

SímbolosInglêsPortuguês

Operador E (AND):Pesquisa dos termos biblioteca E Internet

Internet

Biblioteca Biblioteca E Internet(recupera os dados ao centro,

que conjugam as duas expressões)

B. & I.

Biblioteca Internet

Operador NÃO (NOT):Pesquisa dos termos biblioteca NÃO Internet

Internet

BibliotecaBiblioteca NÃO Internet(recupera apenas os dados como termo Biblioteca, excluindo osque integram também o termoInternet)

Biblioteca NÃO Internet

Operador OU (OR):Pesquisa dos termos biblioteca NÃO Internet

Internet

BibliotecaBiblioteca OU Internet(recupera todos os dados quecontêm o termo Biblioteca, etodos os que contêm o termo Internet)

Biblioteca Internet

A Lógica Booleana na Internet

• Os motores de pesquisa da Internet assumem automaticamente as expressões AND ou OR quando se faz uma pesquisa simples;

• Muitos permitem a realização de pesquisas avançadas, utilizando os operadores booleanos e ainda outras formas de delimitação (língua, país, domínio, etc.)

Sistemas de recuperação da informação

• Actualmente, os Web OPACs permitem realizar todos estes tipos de pesquisa, interagindo com o utilizador no processo de recuperação da informação.

• No entanto, o facto de existir um tratamento técnico prévio da informação, feito por profissionais com bases científicas, aliado a um desenho amigável e fácil de usar do SRI, ao nível das possibilidades de pesquisa, da interactividade com o utilizador e do desenho gráfico, permite uma recuperação mais eficaz, evitando os níveis de ruído e silêncio que caracterizam os sistemas não profissionais (vide a Internet).