taxonomia em SharepointComo organizar o conteúdo corporativo

Alexandre Lemos Caroline Piguin Pasqualino

Por:

O conhecimento corporativo é um ativo de difícil tangibilidade e sua gestão é uma aspiração de muitas empresas que sonham em capturar, além de institucionalizar a produção intelectual resultante das atividades diárias dos colaboradores.

As ondas tecnológicas que acompanhamos nas últimas décadas possibilitaram a multiplicação da capacidade de armazenamento de conteúdo em meio digital, mas esse aumento nem sem-pre esteve acompanhado de uma preocupação de gestão, e, consequentemente, por sistemas que controlassem esses fluxos .

Atualmente, com a popularização de sistemas de gestão de conteúdo nas médias e grandes empresas surgiu a necessidade de se conhecer e familiarizar com funcionalidades e ferramentas que costumam fazer parte dessas grandes plataformas, como o SharePoint, por exemplo.

Um dos primeiros passos práticos no sentido de se mapear o conhecimento da empresa é Um dos primeiros passos práticos no sentido de se mapear o conhecimento da empresa é conceber uma taxonomia, isto é, uma estrutura de temas ordenados hierarquicamente que possibilite classificar quais são os temas com os quais a empresa lida no dia-a-dia, de um nível geral até um nível máximo de granularidade.Conceber uma taxonomia está para a gestão do conhecimento como organizar um balanço está para a gestão financeira. É a partir da taxonomia que se torna possível um grande inventário do que está sendo produzido na empresa. Se as categorias presentes em um balanço tornam possível a visualização da situação do fluxo de caixa, a taxonomia faz basicamente o mesmo, mas no lugar de categorizar o dinheiro nesta ou naquela condição dentro do contexto da empresa, a taxonomia divide o conteúdo empresarial em temas que o tornam mais concreto e possível de ser capitalizado. Para as empresas, é natural imaginar a importância de complexos fluxos de tarefas e até equipes inteiras de profissionais cem por cento dedicados ao controle do que acontece com o capital que entra e sai das suas contas bancárias, mas quando o assunto é a informação, grande parte dos executivos ainda espera que tudo aconteça em um passe de mágica. A boa notícia é que gerenciar a informação de forma satisfatória é infinitamente mais simples do que gerenciar o capital da sua empresa; a má é que essa mudança, seguramente, não ocorrerá sozinha, mas com um pouco de trabalho de estruturação você já poderá começar a colher os frutos como, por exemplo, menos tempo gasto na procura de informações pelos seus colaboradores, maior reaproveitamento de trabalho e até a melhora da percepção dos serviços prestados pelos clientes.Sistemas modernos de gestão do conteúdo permitem que documentos sejam criados e editados em locais compartilhados, mas só isso não garante que eles estejam facilmente encontráveis pelas outras pessoas. Para isso, é necessário que para cada conteúdo criado no contexto da organização exista um carimbo correspondente, assim como acontece com o capital da sua empresa.

IntroduçãoA essa altura, você já deve ter percebido que a taxonomia nada mais é do que uma grande árvore de categorias que uma vez aplicada ao conteúdo institucional o tornará mapeável para a geração de relatórios, para otimização da gestão do conteúdo institucional e para a recuperação de informações pelos colaboradores da empresa.

Para tornarmos ainda mais concreta a utilização de uma taxonomia, vamos imaginar um exem-plo prático de sua utilização: imagine uma área de vendas de uma grande empresa que produz uma gigantesca variedade de material para apresentação de seus produtos e serviços,. Com o tempo, os gestores começam a perceber que muitos vendedores preparam materiais muito semelhantes e que são pouco ou nada reaproveitados. Esses materiais ficam gravados ocalmente nas máquinas dos vendedores ou em pastas de rede de difícil localização por outras pessoas, sendo apenas reaproveitados por meio de canais informais entre essas pessoas.Essa empresa utiliza o SharePoint como plataforma de publicação de conteúdo web, mas desconhece como utilizar suas funcionalidades avançadas de gestão do conteúdo corporativo. Com ações muito simples, essa empresa poderia dar os primeiros passos na direção de uma boa gestão do conteúdo do time de vendas.

1. Criar uma biblioteca

2. Criar pastas que separem usuários com tipos de permissões diferentes

3. Criar Content Types com templates e políticas de armazenamento para os documentos utilizados pelo time de vendas

4. Criar uma Taxonomia para que os documentos sejam facilmente encontrados

5. Utilizar a busca (SharePoint 2013) ou o “metadata driven navigation” (Sharepoint 2010) para encontrar os documentos.

Ok, as etapas parecem realmente simples, mas afinal, como sei que criei uma boa taxonomia?

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Taxonomias são modelos conceituais de organização de temas, portanto podem ser construídas de várias formas diferentes. O importante é que eles sejam coerentes com o modelo mental existente na empresa. Um método de se conseguir isso é através de atividades em grupo como o card sorting, onde um grupo de pessoas ordena temas de acordo com seu modelo mental. Mas a solução também pode ser top down, desde que a estrutura concebida obedeça uma lógica que seja compreendida por todos.

Voltando ao exemplo do nosso time de vendas, imagine que a nossa empresa fictícia venda uma grande gama de serviços financeiros para grandes investidores.

Nossa árvore então partiria do termo mais abrangente:Serviços Financeiros.

Após essa categoria poderíamos fragmentar esses serviços em outras categorias, por exemploServiços Financeiros para Pessoas FísicasServiços Financeiros para Pessoas Jurídicas

Caso o time de vendas seja organizado de outra forma, como pela faixa de renda dos investidores podemos também utilizar essa categorização, assim teríamos a seguinte Taxonomia:

Serviços Financeiros Natureza Social * Serviços Financeiros para Pessoas Físicas Serviços Financeiros para Pessoas JurídicasPorte do Investidor* Investidores Corporate Investidores Middle Investidores Small Portifolio Crédito Rápido Fundo de Investimento Estruturação Financeira

Agora que você já sabe o que é uma taxonomia e quais os benefícios que ela oferece para a sua empresa, iremos apresentar a seguir um passo a passo para se criar uma na plataforma SharePoint.

Taxonomia no SharePoint 2010A utilização de taxonomias corporativas facilitam a administração do conteúdo criado pelas diferentes áreas da empresa e permitem o controle sobre o ativo intelectual, o que possibilita formas de busca cada vez mais apuradas para o conteúdo corporativo. O SharePoint 2010 possibilita a criação e aplicação de uma taxonomia em poucos passos que demonstraremos nesse post.

Para iniciar uma taxonomia no SharePoint 2010 Acesse Ações do Site > Configurações do Site

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Em configurações, nas opções de Administração do Site, acesse a opção “Gerenciamento de repositório de termos”

Voce acessará a página a seguir

Para criar um novo grupo de termos passe o mouse sobre “Manage Metadata” e clique para apa-recer a opção “Novo Grupo” e clique nesta opção.

Nomeie esse novo grupo

Preencha o campo descrição com o objetivos da taxonomia no contexto do portal e da instituição e também com o partic-ipantes como gerentes de grupos que terão a prerrogativa de adicionar novos colaboradores à função de termos gerenciados e por fim insira os colaboradores que poderão gerenciar , adi-cionando e removendo termos.

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Clique em “novo conjunto de termos”.Os conjuntos de termos podem ser criados de acordo com pequenos domínios de conhecimento. Procure criar pequenas “árvores” de conhecimento que obedeçam a uma lógica semântica.

*Para saber mais leia sobre relações partitivas de tesauros

Dica:Os termos devem partir de um grande tema genérico e descer até um nível de especificidade mais granular para que se torne possível isolar, quando necessário, pequenos subdomínios de um determinado assunto. Um exemplo disso pode ser a criação de um campo de palavras-chave da área de vendas.Imagine que a Gerência de vendas está formalmente subordinada a uma Diretoria comercial que também está subdividida em outras gerências como Marketing e Desenvolvimento de Produtos. Ao construir um taxonomia como essa podemos segmentar cada um desses gru-pos de assunto em subníveis de grupos de palavras-chave personalizadas para os diferentes profissionais de cada uma das gerências. Assim ao buscar um termo que represente o con-teúdo de sua gerência, o profissional não precisará perder tempo vendo outros termos que não compõem sua área de atuação.

Nomeie o novo conjunto de termos

Após nomear o conjunto de termos preencha os seguintes campos

No campo Descrição identifique o escopo desse conjunto de termos para que futuros usuários possam entendê-lo.

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No campo proprietário, identifique o usuário que terá a prerrogativa de administrar este conjunto de termos.

A administração de um conjunto de termos é uma atividade complexa que demanda pelo menos algumas horas mensais de atuação de profissionais treinados para que ela se mantenha coerente ao longo do tempo. Atividades como análise e aprovação de novos termos sugeridos, adição de sinônimos, atualização e substituição de termos não utilizados são atividades essências para que a taxonomia se mantenha coerente efuncional.

No campo “Contato” insira um endereço de e-mail para o recebimento de sugestões de novos termos.

No campo “Participantes” insira os usuários ou grupos que precisam ser notificados de alterações no conjunto de termos, por exemplo, um grupo de gestão da qualidade que atualize a documen-tação da empresa sobre o tema.

Uma das principais decisões estratégicas sobre a taxonomia, diz respeito à opção de sua aber-tura a contribuições dos usuários. No caso de ser aberta, o controle será menor e a possibilidade de erros por parte dos usuários maior. Do contrário é possível reduzir os erros enquanto se perde em agilidade para inserção de novos termos.

Dica:Nossa experiência nesse sentido é a de que a probabilidade de sucesso na implementação e administração de uma taxonomia depende da definição de procedimentos formais e depessoas designadas a essa tarefa. Independente do modelo que se escolha é possível desenhar processos de administração que mantenham a integridade do vocabulário mas isso deve estar de acordo com a maturidade digital da empresa e também com a condição e especialização de seus profissionais na administração de conteúdo.

Selecione a opção para tornar o grupo de termos disponível para marcação para os usuários do portal, caso não queira que isso aconteça e que apenas os administradores tenham acesso a esse dado, mantenha o campo desmarcado.

Cumprimos a primeira etapa da construção da nossa taxonomia no Sharepoint que é a criação de um grupo e conjunto de termos. Agora adicionaremos os termos que são as “pa-lavras-chave” propriamente ditas com as quais os usuários indexarão e posteriormente utilizarão para refinar os conteúdos existentes no site em suas buscas.Para tanto, você deve passar o mouse sobre o conjunto de termos que você acabou de criar

Ao aparecer a opção de droplist clique para que sejam exibidas as opções de criação de um novo termo

Clique em “Criar Termo” e preencha o nome do novo termo na caixa de texto que é habilitada para texto.

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Ao preencher o termo você também deve preencher as propriedades do termo criado. A primeira torna o termo disponível ou não para os usuários do portal sem privilégio de administração da taxonomia.

A segunda propriedade diz respeito ao idioma do termo criado. A taxonomia do Sharepoint tem suporte multilíngue e permite que se possa espelhar uma mesma estrutura de taxonomia em vários idiomas.

O campo de descrição permite a definição do significado do termo e facilita que o usuário utilize o termo correto, principalmente em casos que possam dar margem a confusão devido à semelhança da grafia ou a um determinado contexto específico utilizado na empresa. Imagine um ramo da taxonomia descrevendo partes da empresa. Nela você pode ter termos como “Departamento”, “Área” e “Unidade”, esse termos podem adquirir diferentes conotações em diferentes organizações dando margem a equívocos no momento de se atribuir palavras-chave a um conteúdo, com o campo “Descrição” pode se definir a abrangência temática de cada um deles. Em outros casos pode servir também como uma nota de alterações realizadas, como a substituição de um termo por outro que permitia uma melhor adoção e representação dos usuários.

Você pode, opcionalmente, inserir sinônimos para o termo criado, desta forma, quando usuário buscar por este termo para adicionar palavras-chave ao conteúdo, o sistema indicará o rótulo padrão que você indicou. Para adicionar vários sinônimos, apenas tecle enter após o sinôni-mos inserido

Para inserir mais termos subordinados ao que você inseriu passe o mouse sobre ele e clique para abrir o droplist com a opção “Criar Termo”.

Alternativamente você pode criar uma taxonomia em um arquivo bloco de notas ou em uma planilha e realizar uma carga. Para isso utilize o modelo oferecido pela Microsoft no painel de propriedades dos Metadados Gerenciados, ilustração abaixo.

O arquivo deve seguir a formatação definida nesse arquivo, onde a primeira linha apresenta o cabeçalho com os dados que devem ser preenchidos nas linhas abaixo, separados por vírgula, no caso de não existir informação para o campo no caso específico deve-se utilizar a quantidade de vírgulas seguidas correspondente ao próximo campo que será preenchido .

Agora que você já sabe como criar uma taxonomia no Sharepoint, basta utilizá-la como fonte de termos para as propriedades de páginas e documentos de seu portal, tornando seu conteúdo mais facilmente encontrável pelos usuários e aumentando as possibilidades de refinamento em interfaces de busca.

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