systeme d’information sociales hors france...fundamentos para uma boa auditoria de 5s domínio dos...

Auditores 5S

Delegação Brasil, Argentina e Chile

Março/2015

2

Co

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o

Introdução

Significado dos 5S

Objetivos da Auditoria 5S

1º S – SEIRI

Conceitos de SEIRI

2ºS – SEITON

Conceitos de SEITON

3º S – SEISO

Diferenças entre 3S e 4º e 5ºS

4º S – SEIKETSU

5º S – SHITSUKE

Padronização

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Significado do 5S

SEIRI

SEITON

SEISO

SEIKETSU

SHITSUKE

Utilização adequada dos recursos e instalações

evitando desperdícios

Ordenação adequada dos recursos tornando o ambiente

seguro e produtivo

Limpeza com postura de Inspeção visando o Zelo pelos

recursos e instalações

Padronização de ambientes e atitudes visando a

manutenção dos 3S e a saúde física e mental

Autodisciplina no cumprimento de normas, regras e procedimentos

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Possibilitar melhorias no ambiente auditado

Medir o padrão atual

Comparar o padrão com a meta

Servir como ferramenta de manutenção do programa

Servir como feed-back para avaliação do plano de implantação

Comparar a evolução entre instalações

Verificar estágio de consolidação da implantação

Objetivos da Auditoria de 5S

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AVALIAÇÃO DO 5S

Auditoria

Reunião de fechamento Definição de Metas

Elaboração do

Plano de ação

pelas áreas Reconhecimento

Auto-avaliações

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Fundamentos Para Uma Boa

Auditoria de 5S

Domínio dos conceitos

Capacidade de observação

Interpretação adequada dos critérios

Bom senso

Boa vontade do auditado

Respeito mútuo

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Características do Auditor de 5S

Ser organizado

Ser flexível

Ser capaz de resistir às pressões

Ser imparcial

Ser objetivo

Estar fundamentado nos Critérios de Avaliação

Ter capacidade de negociar

Ter facilidade de comunicação (Escrita e Verbal)

Ter familiaridade com a área auditada

Ter independência da área auditada

Ser ético

Poderá fazer uso de informações privilegiadas

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Benefícios Para o Auditor

Maior aprofundamento nos conceitos

Consultado pela própria área

Maior contato com outras áreas (pessoas e processos)

Aumento da capacidade crítica

Maior empregabilidade, melhoria do curriculum.

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Benefícios Para o Auditado

Comparação entre o padrão visto pela equipe e o padrão visto por alguém isento

Verificação da evolução

Oportunidade para implementar melhorias

Maior motivação na preparação

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Dicas Para o Auditor de 5S (Antes da visita)

Tenha familiaridade com a área a ser auditada

Confirme antecipadamente com o auditado o dia, horário e o acompanhante (se a auditoria não for “sem prévio aviso”).

Reanalise os critérios de avaliação antes da auditoria

Leia os registros da auditoria anterior

Providencie os recursos para a auditoria

Procure chegar junto com o outro auditor no local a ser auditado

Combine com o outro auditor o procedimento da auditoria

Evite chegar atrasado

Registre o horário de início da auditoria

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Dicas Para o Auditor de 5S (Durante a visita)

Crie um clima agradável na chegada à área

Não ironize as situações anormais

Evite adiamentos

Não inicie a auditoria sem um representante da área

Informe ao auditado como serão feitos os registros

Não avalie locais em fase de transformação (obras).

Não avalie os compartimentos de uso particular

Faça um roteiro lógico para evitar perda de tempo

Cadencie o tempo de acordo com o tamanho do ambiente

Conheça o processo que está auditando

Evite discutir com o(s) avaliado(s)

Seja observador, principalmente em pontos de difícil acesso e locais fechados

Registre todas as anormalidades para facilitar a definição das notas

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Dicas Para o Auditor de 5S (Durante a visita – Continuação)

Não tente ensinar ao auditado como resolver os problemas encontrados

Registre os problemas detectados pelo próprio auditado

Esteja atento para a ausência de sinalizações, organização, arrumação e limpeza.

Converse e faça perguntas às pessoas à medida que você está visitando a área.

Amostragens podem ser usadas em perímetros muito grandes, desde que o percentual amostrado seja de no mínimo 50%.

Use registro fotográfico para evidenciar os pontos de melhoria

Não altere nada no ambiente que você está auditando

Evite tocar em instalações ou recursos que possam provocar acidentes

Não audite interiores de locais e compartimentos que pertençam a outras áreas

Garanta que todos os locais e compartimentos sejam auditados

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Dicas Para o Auditor de 5S (Após a visita)

Jamais discuta ou mostre divergência de opinião com o outro auditor na presença do auditado.

Evite se envolver com o problema assumindo o papel de auditado . Não tente resolver o problema.

Seja afirmativo. Não emita opiniões. Cite apenas o que constatou, não aumente e nem diminua a dimensão do problema.

Seja específico no registro de problemas, defina exatamente o quê e onde.

Não retire o registro de problemas que o auditado promete solucionar após a visita

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Dicas Para o Auditor de 5S (Consenso das notas)

Consense as notas ou conceitos com o(s) outro(s) auditor(es), na ausência do auditado

Classifique cada problema e agrupe-os de acordo com os itens de avaliação.

Verifique em qual descrição das notas o conjunto de problemas de um item se encaixa.

Caso não haja um consenso entre auditores, permanece a nota atribuída pelo auditor mais experiente (ou líder). Em casos de grandes divergências, busque a opinião do Comitê Corporativo ou local.

Não se baseie na nota anterior. Concentre-se na auditoria atual.

Evite citar nomes, exceto quando for a única alternativa de se referir ao local.

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Auditor de 5S – o que fazer para o 4º e 5º S (Verificação de documentos e entrevistas)

Solicite à unidade o Manual de 5S – o auditor deve avaliar se os 6 perimetros auditados estão seguindo as sinalizações adotadas oficialmente no Manual da unidade. O item 4.1 será avaliado com base no Manual.

Solicite á unidade os documentos necessários para avaliação do 4º S – com os documentos solicitados deverão ser preenchidos os questionários do 4.2 e 4.3 – Excel fornecido.

Os documentos devem abranger toda a unidade e não apenas os 6 perímetros auditados para efeitos de 3S.

Esteja atento a procedimentos de Segurança e 5S em todos os momentos – desde a entrada na unidade, durante a auditoria dos 3S´s, durante a hora de refeições – o processo de avaliação do 4º e 5º S´s ocorre durante toda a auditoria e na fábrica inteira.

Escolha os entrevistados de forma aleatória em uma lista de todos os colaboradores da unidade – devem ser escolhidos entre 8 e 12 colaboradores.

As entrevistas devem ser feitas a sós – auditor e entrevistado e deve ser preenchido o Excel com as perguntas pré-estabelecidas. A avaliação obtida nas entrevistas deve ser usada para pontuar a unidade no 5.3

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Auditor de 5S – o que fazer para o 4º e 5º S (Verificação de documentos e entrevistas)

Solicite à

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Dicas Para o Auditor de 3S (Após a auditoria)

Elabore o relatório o mais rápido possível

Escreva as frases de forma afirmativa

Faça uma descrição na linguagem do auditado

Faça a descrição em língua Portuguesa culta. Zele pelo cuidado em ser claro.

Monte a apresentação final em PP e apresente ao Gerente da unidade em uma reunião de fechamento.

Apresente sugestões de melhorias para a coordenação de auditoria

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1ºS SEIRI: Saber usar sem

desperdiçar

Separar o que é necessário e eliminar o desnecessário, tendo como objetivo deixar o ambiente apenas com material a ser utilizado

para o trabalho.

Benefícios alcançados: ganho de espaço; redução no tempo de procura; disponibilidade de materiais e objetos para outros usuários e

redução de desperdício.

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Conceitos de SEIRI

Excesso – Verificar se o histórico de consumo justifica a manutenção da quantidade observada no local

Improvisações – São aquelas feitas por falta do recurso adequado que pode comprometer a segurança e eficiência da atividade. Não confundir com as adaptações que não geram riscos.

Recursos desnecessários – São aqueles que não precisariam estar naquele local, ou porque são obsoletos ou porque não há previsão imediata de uso.

Falta – É a ausência de um recurso que traz prejuízos àquele ambiente, levando as pessoas à improvisações ou perda de tempo com deslocamentos e/ou esperas desnecessárias.

Desperdício – É o consumo e/ou descarte desnecessário de um recurso, por questões culturais.

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1ºS SEIRI

1.1. Utilização dos recursos existentes nos locais abertos

Todos os recursos existentes nos pisos, mesas e outros

locais abertos são compartilhados e usados adequadamente (não há excesso, improvisações,

recursos desnecessários, falta ou desperdício). Pode existir uma ou outra irregularidade insignificante para

as características do ambiente.

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1ºS SEIRI

Dicas para o item 1.1

Para saber se o recurso é usado adequadamente, questionar o usuário. Se necessário comparar a

utilização com outra pessoa que realiza tarefa similar ou consultar o responsável pela área. O auditor pode

desconfiar de uma anormalidade, mas não pode fazer a sua opinião prevalecer sobre a do usuário. Não confundir

este item com a desordem. Por exemplo, um material que está largado, mas é utilizado naquele local, não deve

ser criticado neste item e sim no SEITON.

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1ºS SEIRI

1.2. Utilização dos recursos existentes nos compartimentos fechados

Todos os recursos existentes nos armários, arquivos, gavetas e outros compartimentos fechados são

compartilhados e usados adequadamente (não há excesso, improvisações, recursos desnecessários ou

falta). Pode existir uma ou outra irregularidade insignificante para as características do ambiente.

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1ºS SEIRI Dicas para o item 1.2

Este tópico trata do nível de utilização dos recursos que estão em compartimentos fechados. As pessoas tendem a manter nestes locais os recursos desnecessários e em excesso que estavam expostos em

locais abertos. Logo, se você não perguntar ao auditado se o que está sendo guardado realmente está adequado, você terá dificuldade de apontar problemas. Uma dica, desconfie sempre que você registrar

menos problemas no item 1.2 em relação ao item 1.1.

Peça para o auditado abrir os compartimentos fechados e proceda como no item anterior. Lembre-se que os compartimentos particulares não

são auditados internamente

Nota: Considerar compartimentos particulares somente aqueles destinados à guarda de objetos que pertencem ao funcionário, e não à empresa e que não são necessários para a sua função, ou seja, se o

funcionário for deslocado para outro local poderia levá-los (não confundir com materiais confidenciais ou de uso restrito do

funcionário). Se há bastante material ou espaço ocupado por recursos pessoais, questionar ao líder da área para saber se há coerência em

se manter estes objetos, nesta quantidade, na empresa.

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1ºS SEIRI

1.3 Estado de conservação de instalações e recursos

Todas as instalações e recursos estão em bom estado de conservação. Pode existir uma ou outra irregularidade

insignificante para as características do ambiente.

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1ºS SEIRI


Este item verifica a preocupação das pessoas e da organização em manter as instalações e os recursos que são úteis ao ambiente em bom estado de conservação. Deve ser verificada a gravidade e a dimensão do problema com relação ao processo. Neste item deve ser apontada a evidência do problema, sem levar em consideração possíveis justificativas. É uma forma de retratar os reais problemas de conservação das instalações prediais, elétricas, hidráulicas e dos

recursos produtivos e de apoio da organização. Não confundir problemas de conservação com sujeira. Sujeira é eliminada com

limpeza, problema de conservação é eliminado com reparo.

Comprometer a funcionalidade significa que o possível problema de conservação da instalação, recurso produtivo ou de apoio, na

situação atual, reflete diretamente na produtividade do processo auditado. Lembre-se qual é o processo principal que está sendo

auditado. Por exemplo, um problema em uma sala administrativa de um processo produtivo não deve ser visto com a mesma criticidade

de um processo administrativo.

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1ºS SEIRI

1.4 Controle dos problemas de conservação

Há justificativa formal para todos os problemas de conservação e nenhum compromete a

segurança e/ou a funcionalidade das instalações e recursos. Nenhum depende da

própria equipe.

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1ºS SEIRI


Este item verifica se as pessoas estão atentas para os problemas de conservação do ambiente, além de estarem tomando

providências para a sua correção. Pode ser cobrada a documentação que comprove a solicitação para a correção. Documentações já esquecidas (caducas que nem o próprio

solicitante lembra quando e por quem foram emitidas), bem como um volume de solicitações emitidas em vésperas de

auditorias não devem ser aceitas como justificativas formais.

Observe que para que a área receba a pontuação máxima neste item, o problema deve estar monitorado de forma que não

gera risco. Podem ser desenvolvidos pela área sistemas provisórios adequados de sinalização, isolamento ou até

mesmo procedimento específico para aqueles afetados pelo possível problema.

Verificar também se a solução apontada evitará a re-ocorrência do problema e se está sendo atacada a sua causa.

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2º S- SEITON: Um lugar para cada coisa e cada coisa no seu lugar

Definir arranjo simples que permita obter o que precisa, quando precisa tendo como objetivos: ambiente de trabalho arrumado; layout adequado e melhoria da

produtividade, através da eliminação do tempo gasto procurando objetos e documentos.

Benefícios: Acesso a recursos e aos documentos com rapidez e conforto; layout adequado; ordem de locais fechados (gavetas, armários, arquivos, etc.); ordem dos recursos no ambiente promovendo bem-estar e

uma imagem positiva.

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Conceitos de 2ºS SEITON

Mistura – Materiais de características muito diferentes.

Dificuldade de localização visual – Recursos colocados por trás, muito acima ou muito abaixo da linha de visão do usuário na posição de pé, obrigando-o a inclinar-se ou subir em um suporte (banco ou escada), para localizar visualmente o recurso.

Dificuldade de localização física - Evidentemente deve ser levada em consideração a freqüência de uso do recurso. Os recursos de uso esporádico podem ser guardados de forma mais compacta e em locais mais altos, mais baixos ou por trás, desde que o acesso não cause maiores transtornos. Lembre-se que o parâmetro é de 8 segundos para se acessar os recursos de uso freqüente e de 30 segundos os de uso esporádico.

Empilhamento – São pilhas de recursos diferentes, um sobre o outro, dificultando o acesso e a reposição, facilitando a desordem. Mais uma vez, deve ser levada em consideração a freqüência de uso.

Volume incompatível com o espaço – Isto gera uma dificuldade de acesso visual e físico. A solução seria a redução do volume, o aumento do espaço ou a melhor utilização do espaço vertical.

Risco – Quando o acesso gerar risco de acidentes pessoais, das instalações e/ou

dos recursos.

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2.1. Identificações e Sinalizações

Em todos os locais há identificações e sinalizações que facilitam a localização e

evitam perda de tempo e riscos. Pode existir uma ou outra irregularidade insignificante

para as características do ambiente.

2ºS SEITON

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2ºS SEITON


Este item verifica se as pessoas têm a preocupação em evitar desperdício de tempo e riscos, não só para elas como para outras

pessoas que freqüentam o ambiente. Lembrando que a identificação deve ser feita para facilitar o acesso e interpretação por qualquer pessoa que precise utilizar o recurso. A identificação também deve ser feita para que substitutos eventuais ou efetivos

tenham a mesma facilidade de acesso que o responsável atual pelos recursos. Deve ser avaliada neste item a facilidade de rastreamento de documentos físicos. Podem ser verificadas sinalizações de segurança e de acesso aos locais e postos de trabalho. Qualquer problema de identificação e sinalização,

exceto a padronização, deve ser classificado neste item, mesmo que conceitualmente pertençam à outros “S” (desgaste,

improvisações, problemas de localização, dificuldade para leitura e/ou interpretação). Não cobrar identificação de locais de guarda

quando estes não estiverem definidos.

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2ºS SEITON

2.2. Definição e adequação de locais para a guarda de recursos

Há locais definidos e adequados para todos os

recursos utilizados (formato, dimensões, tipo de material, etc.). Pode existir uma ou outra

irregularidade insignificante para as características do ambiente.

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2ºS SEITON


Pelo conceito do Seiton, “um lugar para cada coisa, cada coisa no seu lugar”. Este item verifica se há uma preocupação em definir o local de guarda de cada recurso móvel, visando a facilidade de acesso, a

reposição, a segurança, o conforto e a preservação. Isto inclui objetos pessoais como bolsa, pasta, casaco, paletó, sobretudo,

guarda-chuva, sapatos, etc. Objetos cuja guarda é temporária e não repetitiva como presentes, ornamentos, compras para pequenas

reformas, não precisam ter um local permanente para a sua guarda, porém devem ser colocados em locais que não dificultem o acesso e a circulação, não gerem riscos e deverão ter uma identificação que

também poderá ser temporária. De maneira geral, deve ser evitada a colocação de recursos úteis ao ambiente diretamente no piso ou

sobre armários. Classificar neste item todos os problemas de recursos úteis ao ambiente mas sem local definido e que estejam

soltos ou em outros locais.

Cuidado para não incluir neste item problemas quanto à localização dos recursos dentro do ambiente, neste caso avaliamos como lay-out.

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2ºS SEITON

2.3. Ordem dos recursos

Todos os recursos estão classificados e organizados (não há recursos úteis fora dos locais de guarda, mistura,

dificuldade de localização visual e física, empilhamento, volume incompatível com o espaço ou risco). Pode

existir uma ou outra irregularidade insignificante para as características do ambiente.

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2ºS SEITON


Neste item se avalia a preocupação das pessoas no dia-a-dia em

manter os recursos ordenados. Portanto, é um item que pode ter um padrão variando ao longo das auditorias. Observar que

materiais espalhados sobre mesas e bancadas não obrigatoriamente estão em desacordo com este item, desde

que estejam sendo analisados e utilizados no momento. Empilhamento de materiais e documentos dificulta o acesso

físico e visual, além de promover a desordem na reposição. O mesmo ocorre com armazenamento de materiais diferentes

em prateleiras, dificultando o acesso.

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2ºS SEITON

2.4. Layout

A disposição de todos os recursos produtivos e de apoio está adequada, facilita a circulação e o acesso, evitando

riscos, desgaste e desperdício de tempo. Pode existir uma ou outra irregularidade insignificante para as

características do ambiente.

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2ºS SEITON


Neste item se avalia a capacidade de planejamento para manter o ambiente funcional, ou seja, a distribuição dos recursos

permanentes deve facilitar o acesso, circulação, limpeza, etc. Para auditar este item pergunte ao auditado quais são os

problemas que os funcionários da área enfrentam no dia-a-dia por limitações de espaço, por problemas de projeto, por circulação de meios de transporte ou de pessoas de outras

áreas, por limitação de sistemas de tecnologia de informação ou monitoramento a distância, etc.

Não devem ser avaliadas neste item as deficiências de sequência de produção ou localização de prédios e ambientes. Também

não devem ser confundidas as deficiências de layout (planejamento inadequado) com a desordem (relaxamento). Problemas de layout que não dependem da equipe e/ou que

estejam para serem resolvidos também devem ser apontados neste item, até que sejam definitivamente solucionados.

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3º S - SEISO: Saber usar sem sujar e eliminar as fontes de sujeira

É saber zelar pelo ambiente de trabalho e respeitar os colegas que utilizam os mesmos espaços. Significa

tomar o máximo cuidado para não sujar e quando isso não for possível, limpar imediatamente.

Benefícios: Os locais de uso comum estarão sempre limpos impondo a todos a responsabilidade de não ser

o primeiro a sujar.

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3ºS SEISO

3.1. Nível de limpeza (sujeira provocada

por falha das pessoas)

Não há sujeira provocada pelas pessoas nem por falta de cumprimento da sistemática de limpeza. Pode existir uma ou outra irregularidade insignificante para as características do

ambiente.

Neste item é avaliada a falta de interesse e até de tempo das pessoas em manter o ambiente limpo. Isto inclui o não

cumprimento da sistemática de limpeza, independentemente do motivo. Não são considerados neste item a sujeira em

roupas ou em calçados.

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3ºS SEISO

3.2. Nível de limpeza (sujeira provocada pelo processo)

A sujeira proveniente de processo no dia-a-dia (máquinas,

equipamentos, manuseio de produtos) ou de intempéries não gera riscos de acidentes e a extinção de sua(s) fonte(s) foi considerada inviável técnica e financeiramente pelos órgãos

competentes da organização. Pode existir uma ou outra irregularidade insignificante para as características do

ambiente.

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3ºS SEISO


Este item avalia o esforço da equipe e da organização para extinguir as fontes de sujeira. Observe que a ausência de sujeira no momento da auditoria não é evidência de que a fonte de sujeira não exista ou esteja sob controle. Logo,

pergunte ao auditado quais são as fontes de sujeira existentes no ambiente. Resíduos gerados por fontes que não têm solução conhecida, mas têm intervalos previstos para a limpeza, não devem ser considerados como sujeira. Também não pode ser considerada como sujeira os resíduos contidos que serão removidos após concluída uma atividade ou em

períodos definidos (desde que não estejam acumulados e/ou provocando riscos). Para a sujeira provocada pelo ambiente externo, intempéries ou por animais devem ser cobradas as

providências para bloqueá-la ou reduzi-la.

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3ºS SEISO


Uma questão que gera dúvidas entre auditores é sobre vazamentos e derramamentos de produtos em função de

problemas de conservação. Neste caso, quando o problema não é contido, gerando riscos de acidente, contaminação do piso e/ou possibilita que as pessoas ou meios de transportes espalhem a sujeira em outros pontos, deve ser considerado

neste item também, além de ser criticado como problema de conservação. Para ambientes puramente administrativos, as fontes de sujeira são em menor número mas poderão ocorrer

resultantes das tarefas administrativas em impressoras, copiadoras, máquinas de café, mictórios, torneiras, vasos

sanitários etc. Não confundir com sujeira gerada pelas pessoas que deve ser avaliada no item 3.1.

43

3ºS SEISO

3.3. Sistemática de Limpeza

Há uma sistemática definida e adequada para a limpeza de todo o tipo de sujeira (gerada por processos,

manuseio de produtos, intempéries, animais, árvores, transporte, etc.) A sistemática inclui por escrito e sinalizado todos os locais que devem ser limpos (inclusive os de difícil acesso) com a respectiva

periodicidade, os responsáveis pela limpeza e um campo para visto do responsável.

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3ºS SEISO


Neste item se avalia o planejamento para manter o ambiente limpo,

inclusive os locais de difícil acesso, mesmo que o serviço de limpeza seja feito por terceiros. A sujeira provocada por

intempéries, fontes externas e/ou fontes internas mas sem solução, deve ser removida em períodos definidos e adequados. Observe que a ausência de sujeira no momento da auditoria não é evidência de que haja uma boa sistemática de limpeza. Logo, pergunte ao auditado qual é a sistemática de limpeza. É muito

comum o auditado informar que executa a limpeza em um determinado período e/ou que os funcionários fazem a limpeza à

medida que sujam. Neste caso utilize-se de evidências de sujeiras acumuladas, principalmente em locais de difícil acesso, para questionar se há freqüência definida, adequada e escrita

para estes pontos.

Em ambientes de uso coletivo, deve ser verificada a existência de avisos eficientes para a manutenção da limpeza pelos usuários.

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3ºS SEISO

3.4. Lixeiras, cinzeiros e outros coletores de recursos

descartados

Todas as lixeiras, cinzeiros e outros coletores de recursos descartados são adequados (quantidade, localização, conservação, higiene, tipo e tamanho, frequência de retirada, identificação, sinalização, prática da coleta

seletiva, etc.). Pode existir uma ou outra irregularidade insignificante para as características do ambiente.

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3ºS SEISO


Este item verifica de que forma o ambiente está estruturado para tratar os resíduos descartados no dia-a-dia. Todos

os problemas relacionados ao descarte, mesmo que pertençam à outro "S", devem ser pontuados neste item.

Verifique que este item não avalia apenas a prática da coleta seletiva. Inclusive a coleta seletiva só deve ser

cobrada quando a organização estiver estruturada para praticá-la.

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Diferenças entre

3S e 4º e 5º S

•Auditoria é em função também do histórico •Evidências podem ser coletadas antes e depois da visita •São auditadas também as pessoas •São auditados também os locais frequentados pelos auditados •Auditorias são feitas de acordo com a regra das seis áreas. •Resultados podem ser definidos após a coleta de informações com outras áreas e pessoas •Podem ser feitas visitas surpresas no âmbito interno. As auditorias da Delegação serão agendadas.

•Auditoria é em função da situação atual •Evidências são coletadas durante a visita •São auditadas as áreas •São auditados apenas os postos de trabalho •Auditorias são feitas de forma concentrada (são auditadas todas as áreas) •Resultados são definidos imediatamente após a visita •Recomenda-se marcar dia e horário da visita

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4.1. Padronização de Pinturas, Identificações e Sinalizações

Em todos os locais há identificações e sinalizações que facilitam a localização e

evitam perdas de tempo e riscos. Todas as pinturas, identificações e sinalizações estão

padronizadas.

4º S – SEIKETSU: Padronizar, manter

os 3 primeiros S´s e Higiene e Saúde do Corpo e da mente

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4ºS SEIKETSU


Este item verifica a preocupação do ambiente em padronizar

as identificações e sinalizações para facilitar o entendimento e o intercâmbio. A organização deve possuir

um padrão estabelecido e deve ser cobrada uma uniformidade nos diferentes departamentos.

Buscar evidencias de cumprimento da NR26 – Sinalizações + NSG.

50

4ºS SEIKETSU

4.1. Padronização de Pintura, Identificações e Sinalizações

Critérios a serem avaliados:

Sinalização de piso, faixa de circulação de pessoas e veículos

Pintura de tubulações

Identificação de equipamentos

Identificação de ambientes e postos de trabalho

Identificação de locais de guarda (armários, gavetas, salas, estantes, prateleiras)

Identificação de pastas de documentos

Sinalização de segurança

Identificação de tomadas elétricas

Sinalização de sentido de fluxo, de rotação e de níveis de produção

51

4ºS SEIKETSU

4.2. Higiene e Saúde

Não há nenhum problema ergonômico ou de higiene no

local de trabalho.

Este item verifica a preocupação efetiva da empresa e da equipe com relação à saúde e higiene do trabalho. O auditor não precisa ter conhecimento técnico na área,

mas deverá verificar a existência de alguns documentos, tais como: laudos ergonômicos, registros

de condições inseguras e seus planos de ação e andamento de pendências. Avaliar o grau de limpeza de

uniformes e EPI`s. Avaliar a existência de programas de qualidade de vida e de exemplos de motivação

visual.

52

4ºS SEIKETSU


Tópicos avaliados:

Higiene pessoal (limpeza das roupas, calçados, uniformes e EPI´s)

Evidências de melhorias nos aspectos ergonômicos de equipamentos, móveis, tarefas e dispositivos. Checar ultimo levantamento ergonômico e plano de ação.

Registro de condições inseguras e planos de ação para atendimento.

Verificação de PCMSO e PPRA

Ginástica laboral – checar nível de presença mínimo de 70%

Exemplos de motivação visual (paisagens, elementos de decoração, plantas e arbustos)

Implantação de programas de qualidade de vida: palestras, eventos, treinamentos, campanhas e outros que motivem os colaboradores para a melhoria / preservação de seu estado de saúde.

53

Notas

A maioria das pessoas da

unidade/departamento se apresentam com

uniformes, EPI s e demais acessorios:

limpos, em boas condições, adequados?

não

A unidade/departamento possui

levantamento ergonomico atualizado

(mínimo a cada 3 anos quando não houver

alterações)?

não

O levantamento ergonomico tem um Plano

de Ação para resolver as pendencias

levantadas e estas estão recebendo a

tratativa adequada?

não

A unidade/departamento registra condições

inseguras. Verfique o nivel de

implementação das correções. Se for

superior a 70% responda sim, se for inferior

responda não.

não

A unidade/departamento possui o seu

PPRA e PCMSO atualizados?não

A unidade/departamento possui programa

de Ginástica Laboral implantado. A

unidade/departamento controla a frquencia

com lista de presença assinada pelos

participantes. Se a presença média nos

ultimos 6 meses for inferior a 70% -

responda não; se for superior a 70% -

responda sim.

não

A unidade/departamento possui exemplos

de motivação visual instalados em diversos

pontos. Paisagens, elementos de

decoração, plantas e arbustos.

não

A unidade/departamento possui exemplos

de programas de qualidade de vida,

palestras, eventos, treinamentos,

campanhas e outros que motivem os

colaboradores para a melhoria/preservação

de seu estado de saúde.

não

0

NOTA 0


54

4ºS SEIKETSU

4.3. Rotinas e Sistemática para

Manutenção do 5S

Há uma sistemática eficiente para a melhoria contínua do 5S (avaliações, planos de ação, divisão de

responsabilidade, procedimentos, estabelecimento e divulgação de regras, reuniões, reconhecimento,

divulgação de resultados, etc.).

Neste item se verifica o planejamento feito pela área auditada para manter e melhorar a prática do 5S. Não

confundir este item com atividades de limpeza, as quais já são avaliadas no item 3.3.

55

4ºS SEIKETSU

4.3 Critérios de Avaliação

Manutenção 5 S • Existência do comitê 5S, com no mínimo 1 representante de

cada área da planta • Evidencias de Reuniões periódicas (lista de presença e ata

das últimas 6 reuniões dentro de um período dos últimos 12 meses) do comitê geral e também reunião interna da área para tratar do plano de ação periodicamente.

• Auditorias (relatórios e gestão à vista periódica) • Acompanhamento dos planos de ação gerados das auditorias

internas. A avaliação dos planos de ação independe da nota da auditoria.

• Divisão de responsabilidades, definindo quem são as pessoas responsáveis por cada espaço/área.

• Ações de reconhecimento e motivação (diplomas, troféus itinerantes etc).

• Plant tour mensal realizado pelo gerente da unidades, devidamente documentado.

56 56

4ºS SEIKETSU


Manutenção 5 S • 5S no processo de integração de novos funcionários • Treinamento de 5S na grade anual de treinamentos da

unidade (reciclagem dos conceitos) • Divisão de responsabilidade de vistoria em áreas

comuns (banheiros, copas, sala de reunião etc). • Controle de sistemática de limpeza para todas as

áreas, em especial para áreas comuns (devidamente documentado, visível em área, com fotos mostrando o layout que deve ser mantidpo, e com campos datados e para visto do executor).

• As áreas possuem kits de limpeza básicos para realizar limpezas rotineiras.

57

Notas

• Evidencias de reuniões periódicas

(lista de presença e ata das reuniões

dentro de um período dos últimos 12

meses) do comitê geral e também

reunião interna da área para tratar do

plano de ação periodicamente.

não

• Existencia do Comite de 5 S, com no

mínimo 1 representante de cada área

da planta.

não

•Auditorias (com relatórios e gestão à

vista periódica).não

•Acompanhamento dos planos de

ação gerados das auditorias internas.

A avaliação dos planos de ação

independe da nota da auditoria.

não

•Divisão de responsabilidades,

definindo quem são as pessoas

responsáveis por cada espaço/área.

não

•Ações de reconhecimento e

motivação (diplomas, troféus

itinerantes etc).

não

•Plant tour mensal realizado pelo

gerente da unidade, devidamente

documentado.

não

•5S no processo de integração de

novos funcionáriosnão

•Treinamento de 5S na grade anual

de treinamentos da unidade

(reciclagem dos conceitos)

Não

•Divisão de responsabilidade de

vistoria em áreas comuns (banheiros,

copas, sala de reunião etc).

não

•Controle de sistemática de limpeza

para todas as áreas, em especial para

áreas comuns (devidamente

documentado, visível em área, com

fotos mostrando o layout que deve

ser mantidpo, e com campos datados

e para visto do executor).

não

•As áreas possuem kits de limpeza

básicos para realizar limpezas

rotineiras.

não

0

NOTA 0

4.3. Rotinas e Sistemática para Manutenção do 5S

58

4ºS SEIKETSU

4.4. Sistemática de guarda para os Documentos Eletrônicos (quando houver)

Neste item é verificada, por amostragem, a estrutura para a guarda de arquivos virtuais, que

independem da memória das pessoas. Ou seja, o acesso aos arquivos virtuais deve obedecer a

mesma lógica que os arquivos físicos. Devem ser auditados os arquivos de rede compartilhados.

59

SEIKETSU

4.4. Sistemática de guarda para os Documentos

Eletrônicos (quando houver)

• Existe um manual de procedimento de uso do meio eletrônico, padronizando nomenclatura de arquivos e pastas, regras de descartes e tamanho de armazenamento, etc.

• A área de informática deve elaborar e divulgar periodicamente orientações para os usuários quanto a administração dos e-mails, arquivos de rede e da máquina

60

5.1 Autodisciplina na prática do 5S

Mais de 90% das pessoas entrevistadas ou observadas praticam o 5S no

dia-a-dia, independente de monitoramento e cobrança, inclusive em outros ambientes que elas freqüentam ou trabalham.

Este item verifica a autodisciplina das pessoas no dia-a-dia em manter os padrões de ordem, de limpeza e outros definidos pelo Programa 5S (rotinas, auto-avaliações, reuniões, execução do plano de ação, etc).

O auditor deve também levar em consideração a avaliação de 3S realizada nos 6(seis) perímetros auditados. A auditoria dos 3 primeiros S´s é uma avaliação do meio material e não inclui a avaliação das pessoas. Mas, o resultado da auditoria de 3S é reflexo do grau de empenho das pessoas em manter o programa.

A outra componente importante para a avaliação deste item é a performance da unidade quanto ao uso dos ambientes coletivos, estes ambientes são termômetros do grau de consolidação da cultura de 5s.

5º S - SHITSUKE

61

5.1 Autodisciplina na prática do 5S

• Verificar a média do resultado de 3S nos 6 perímetros auditados.

• Verificar o uso das salas de Reunião : Se estão utilizando

formulário de controle devidamente preenchido após uso e entrevistar responsáveis pelas salas para saber como as áreas utilizam estes locais de uso compartilhado.

• Uso dos Banheiros; estado geral de limpeza e manutenção. Existência de sistemáticas de limpeza detalhadas e adequadas envolvendo os próprios usuários.

• Uso da Copa: descarte de resíduos de forma correta, utilização de geladeira de forma correta, higiene e conservação do local feito pelos usuários.

• Sistemática de limpeza com definição das tarefas executadas pelos próprios usuários – limpeza de mesas, interior de gavetas e armários etc.

5ºS SHITSUKE

62

5ºS SHITSUKE

5.2 Autodisciplina no cumprimento de normas, regras e procedimentos

Todas as pessoas observadas cumprem normas,

regras e procedimentos (segurança, meio ambiente, qualidade, etc.).

63

5ºS SHITSUKE


Este item verifica a autodisciplina das pessoas com relação às normas, regras e procedimentos. Algumas deficiências podem ser detectadas durante a visita à área, bastando

muita atenção. É bom lembrar que qualquer problema visto durante a auditoria ganha uma repercussão muito grande

na nota deste item. Para facilitar a detecção das anormalidades o auditor deve ter uma certa experiência em padrões de segurança, meio ambiente e qualidade. Podem

ser consultados os profissionais que coordenam estas atividades e os líderes da equipe.

Cuidado para não misturar as informações com os itens 5.1 e 5.3.

64

5ºS SHITSUKE

Critérios de Avaliação

Auto disciplina no cumprimento das

normas gerais • Uso dos Estacionamentos, verificar evidencias do cumprimento

de normas de segurança, como circulação, estacionamento em ré, faixa de pedestres, limite de velocidade, uso de celular e cinto de segurança.

• Normas de segurança: questionar os gestores e líderes sobre a participação nos DDS, reuniões e treinamentos de segurança, cumprimento das normas e procedimentos internos de segurança.

• Cumprimento de normas de coleta seletiva e descarte de resíduos

• Uso de EPIs e EPCs • Uso correto de faixa de pedestres e corrimãos; uso de celular

caminhando ou em escadas. • Prática de coleta seletiva e outros procedimentos ambientais.

65

5ºS SHITSUKE

5.3 Postura das pessoas

Avaliar os percentuais obtidos nas entrevistas realizadas.

Este item avalia a postura das pessoas para ações que independem de Normas, Regras e Procedimentos. Caso alguns itens sugeridos não sejam importantes, segundo a percepção da equipe, verificar quais outros aspectos são considerados importantes e de que forma vêm

sendo tratados. O auditor realiza entrevistas com pessoas de forma aleatória para avaliar a percepção delas em relação às

outras da equipe (o que mais as incomoda). Cuidado para não misturar as informações com os itens 5.1 e 5.2.

66

SHITSUKE

5.3. Postura das pessoas

Exemplos:

Comportamento ou relacionamento inadequado nas outras áreas.

Utilização inadequada de espaços coletivos (água, energia, banheiro, copiadora, café/copa, etc.).

Falta de Espírito de equipe.

Falta de iniciativa para melhorias de 5S, etc.

Uso de telefone (atendimento rápido e volume do toque do telefone e da voz das pessoas).

Cumprimento dos princípios de comportamento e ação do Grupo Saint-Gobain.

Pontualidade, duração e presença em reuniões.

Utilização correta das salas de reunião pelas áreas.

Higiene pessoal: os funcionários se preocupam com a limpeza de uniformes e EPIs.

67

Unidade x Colaborador 1 Colaborador 2 Colaborador 3 Colaborador 4 Colaborador 5 Colaborador 6 Colaborador 7 Colaborador 8 Colaborador 9Colaborador

10

Colaborador

11

Colaborador

12Media Nota

1) Você conhece algum programa da

companhia que cuida de organização,

arrumação e limpeza? Qual?

Sim. Programa x Não Sim. Programa x Sim. Programa x. Sim. Programa x. Sim. Programa x. Sim. Programa x. Não Não Não Não Não 5 3

2) Quem é o representante desse

programa em seu setor?Não sabe.

É o supervisor João

Carlos, ele é

membro do Comitê.

É o Carlos Alberto

lider do setor.

É o Tecnico de

Segurança MarcosNão sabe. Não sabe. Não sabe. Não sabe. Não sabe. Não sabe. Não sabe. Não sabe. 2 1

3) Você participou de alguma reunião

sobre esse assunto em seu setor nos

últimos 2 meses? Quando? Com

quem?

0 0

4) Quais ações foram realizadas para

melhorar o programa em seu

departamento nos últimos 6 meses?

Ou quais ações você sabe que estão

planejadas?

0 0

Você trabalha no setor

"xxxxxxxxxxxxxxx", departamento

"zzzzzzzzzz" . Com quais áreas da

unidade você costuma se relacionar?

5) Para esses departamentos que

nota você atribuiria em termos de :

pontualidade, atenção, respeito,

procedimentos de segurança,

manutenção de 5 S

0 0

6) Especificamente para os temas:

uso de salas de reuniões -

organização, pontualidade, duração e

temática das reuniões; uso de

espaços coletivos de modo geral:

banheiros, vestiários, refeitórios, que

nota você daria para a postura das

pessoas?

0 0

7) Elabore uma questão simples

conceitual sobre o 5 S para o

entrevistado.

0 0

8) No relacionamento entre as

pessoas de seu setor ou

departamento e com as demais

colegas da unidade alguma coisa

incomoda você em termos de:

brincadeiras, piadas, posturas, tom de

voz, uso de celular, atenção com uso

de recursos comuns, limpeza e higiene

pessoal e dos locais de uso comuns.

0 0

9) Dê exemplos do que você faz no dia-

a-dia em seu local de trabalho para

praticar e manter o 5S? Participação

na sistemática de limpeza do

departamento/setor?

0 0

10) Dê exemplos do que você faz na

sua vida pessoal para cultivar os

conceitos de 5S?

0 0

0Nota Obtida para 5.3

5.3. Postura das pessoas

SHITSUKE

68

SHITSUKE

Sala

Responsável

Dias

Responsável pelo uso da sala

Departamento resp. pelo uso da

sala.

Motivo da reserva

Horario de Inicio

Horario de Término

sim não sim não sim não sim não sim não

A sala foi agendada e não

utilizada?

Horário de agendamento foi

respeitado ?

Lay-out da sala foi mantido?

Foram deixados materiais/sujeiras

na sala?

Luzes e ar condicionado foram

desligados?

Data-show e outros recursos

eletronicos foram

retirados/desligados?

Reunião Comitê

EHS

17h00

09h00

EHS/WCM

01/jun

São Francisco

Cristina Pires

Rosária Moura

28/mai 29/mai 30/mai 31/mai

69

SHITSUKE

Sala

Responsável

Dias



sala.

Motivo da reserva

Horario de Inicio

Horario de Término



sala.

Motivo da reserva

Horario de Inicio

Horario de Término



sala.

Motivo da reserva

Horario de Inicio

Horario de Término17h30

16h00

Reunião Qualidade

Verallia

Jorge Espinoza

16h30 16h00

13h30 13h30

Reunião SeguradoraReunião Projeto

Move

Riscos e Seguros TI Sede

Ize Rolim Marta Olsen

17h00 12h00 12h00

09h00 10h00 08h30

Reunião Comitê

EHSReunião Fornecedor

Treinamento da

NSG 0101

EHS/WCM Suprimentos Brasilit

Rosária Moura Sergio Campacho Pedro Gdikian

São Francisco

Cristina Pires

28/mai 29/mai 30/mai 31/mai 01/jun

70

5ºS SHITSUKE

5.4 Autodisciplina na guarda de documentos

eletrônicos (quando houver )

Todos os documentos eletrônicos são utilizados e estão guardados

nos diretório apropriados e com denominação de acordo com o padrão estabelecido.

Neste item é verificada, por amostragem, a disciplina das pessoas em manter no computador e rede apenas os arquivos utilizáveis. Uma

suspeita pode ser a data de último acesso. Outra suspeita pode ser arquivos com denominações abreviadas ou incompletas

(verificar se o usuário sabe de que se trata antes de abri-los). Quando não houver padrão de denominação estabelecido pelo

ambiente, possíveis problemas não são penalizados neste item (e sim no 4.4)

71

5ºS SHITSUKE


Relatórios Informativos

• Peso Arquivo;

• Arquivo obsoleto;

• Inativos;

systeme d’information sociales hors france...fundamentos para uma boa auditoria de 5s domínio dos...

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