Controlo de Gestão A Solução de Controlo de Gestão acompanha o desenvolvimento e a execução das actividades de uma organização. É particularmente útil em organizações que prestam serviços altamente qualificados, que requerem competências específicas de vários intervenientes. A

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Área de Projectos Especiais

actividade desenvolvida é estruturada em programas, projectos e obras. Para a prossecução de cada um destes níveis contribuem vários órgãos, de modo integrado e articulado.

Módulos do Sistema de Controlo de GestãoOs módulos de Controlo de Gestão e de Orçamentação destinam-se a uma utilização central, por parte do Serviço de Controlo de Gestão ou de um órgão responsável por esta função na Direcção Financeira. Os módulos de imputação de custos e de orçamentação distribuída são utilizados por todos os Centros de Responsabilidade.

Para toda a área do Controlo de Gestão, a Quidgest desenvolveu quatro módulos distintos:

• Controlo de Gestão• Orçamentação• Imputação de Custos Distribuída• Orçamentação Distribuída

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Controlo de Gestão

Estrutura e Fluxo de Procedimentos A arquitectura global do sistema de Controlo de Gestão determina os fluxos de procedimentos. A solução pressupõe um funcionamento com tarefas centralizadas ao nível do Controlo de Gestão (valorização de orçamentos, criação de consultas, emissão de facturas, etc.) e tarefas distribuídas ao nível das direcções, divisões, serviços e secções (criação de obras, projectos e programas, simulação de orçamentos e propostas, criação de orçamentos, etc.).Para efeitos de Controlo de Gestão, toda a actividade de uma instituição é consubstanciada em obras, que concorrem ou se fundem num projecto contido num programa. Os diferentes programas encontram-se, por sua vez, reunidos em vários grupos. A

gestão faz-se a cada um dos níveis, sendo disponibilizados os elementos necessários: valores previstos, valores reais e desvios.Ao nível das obras, distingue-se o órgão requisitante (o serviço que pede a obra) e o órgão executante (o serviço que a efectua). Para cada obra, a Direcção, Divisão ou Serviço e Projecto do Requisitante podem ser diferentes da Direcção, Divisão ou Serviço e Projecto do Executante.É possível distinguir, do ponto de vista de cada divisão/secção, quem executa e quem recebe as diferentes tarefas (podem ser obras da organização para um projecto desta ou obras da organização para outros projectos).

O sistema de informação de Controlo de Gestão desenvolvido pela Quidgest apresenta as seguintes funcionalidades:• Quantifica e caracteriza os proveitos e custos, actuais e estimados, da instituição;• Analisa os serviços prestados ou apenas encomendados, que orçamenta com vista à posterior

facturação ao cliente;• Enquadra, a nível macro, a gestão de cada área funcional: financeira, patrimonial e de recursos

humanos;• Acompanha a execução de projectos realizados com financiamento consignado ou em parceria

com outros organismos ou empresas, nomeadamente pólos de I&D;• Reporta informação tratada para o processo de tomada de decisão.

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Vantagens do Sistema de Controlo de Gestão

Poder de decisão sobre a afectação dos recursos disponíveis e monitorização da execução da acçãoCada Divisão ou Serviço, por actividade (projecto) preenche uma ficha de orçamento na fase do planeamento de actividade anual. Nessa ficha, o executante descreve a actividade (integrada num programa e num projecto) e afecta os recursos humanos, materiais e financeiros que prevê envolver na sua execução. Essa ficha sustenta a abertura da actividade e a sua valoração e permite decidir

sobre a afectação dos recursos disponíveis e monitorizar a execução da acção.

Gestão das responsabilidades distribuídasNa solução de Controlo de Gestão, não há obras subordinadas a outras obras. A existência de apenas um nível de obras, directamente dependente do projecto, conduz a uma boa prática de organização e de gestão de responsabilidades distribuídas.

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Apuramento dos custos em cada ano económico Uma vez que as obras e os projectos são fechados no final do ano, no início do ano seguinte são abertas novas obras e novos projectos correspondentes aos que não foram concluídos no ano transacto. Neste caso é transferida uma parcela correspondente aos custos do projecto no ano anterior.

Elaboração de Custos PadrãoO Serviço de Controlo de Gestão coordena a elaboração de uma tabela de “custos padrão”, para pessoal, para equipamentos e para agregadores de um conjunto de outros custos, nos quais entram vários recursos em proporções fixas (como análises laboratoriais ou fotocópias).

Histórico de custosPara efeitos de comparação e análise da evolução temporal, é mantido o histórico dos custos padrão e das fórmulas de preços. A data indica a partir de que data o conjunto de custos entrou em vigor. Os campos desactivados contêm os valores actuais dos custos padrão para esta categoria.

Consultas e Orçamentos para ClientesPara além da orçamentação de actividades previsíveis, decorrentes da função regular da instituição, a mesma tarefa é exigida em

resposta a consultas provenientes de potenciais clientes. A apresentação de um orçamento a um cliente pode incluir várias propostas de orçamento, as quais são agrupadas numa consulta. Nesta consulta podem ser feitas várias propostas de orçamento, e posteriormente enviar apenas a escolhida para o cliente.

Criação de um projecto a partir de um orçamentoÉ possível criara um projecto orçamentado através da simples selecção de um orçamento já adjudicado. Apenas a obra global (0000) é criada. No momento da abertura do projecto é enviada uma mensagem de e-mail para o responsável de cada um dos orçamentos subordinados a informar que o projecto já foi aberto e que podem abrir as respectivas obras.

Fluxo de trabalho apoiado por mensagens de correio electrónicoDe modo a alertar os serviços para as tarefas a que são chamados a dar seguimento ou colaboração, está incluído um sistema de e-mails, criado directamente no módulo de Controlo de Gestão. Por omissão, essas mensagens são emitidas em duas fases: quando é pedido um orçamento e quando esse mesmo orçamento é adjudicado, tendo como destinatários todos os serviços que contribuíram com orçamentos para esse projecto

O software de Controlo de Gestão apenas se preocupa com a Estrutura Funcional, não com a Estrutura Orgânica. A distribuição de despesas e receitas por esta última é controlada ao nível do SINGAP® – Gestão Orçamental e Contabilidade Pública.

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