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Software TopPonto Rep

O TopPonto Rep é um software que faz o tratamento das marcações de ponto dos funcionários e possibilita desde jornadas fixas até complexas escalas de revezamento.

Organiza e automatiza os processos do departamento de recursos humanos, reduzindo os custos operacionais, evitando erros e perda de tempo no apontamento dos cartões-ponto.

O TopPonto Rep, está 100% de acordo com a portaria 1510, no Ministério do Trabalho e Emprego.

Descrição

CEI: É o Cadastro Específico do INSS (CEI) para empresas e equiparados desobrigados de inscrição no CNPJ ou que ainda não a tenham efetuado e toda obra de construção civil.

REP: Registrador Eletrônico de Ponto.

AFDT: Arquivo Fonte de Dados Tratados. Deve ser gerado mediante solicitação do Auditor-Fiscal do Trabalho.

Glossário

ACJEF: Arquivo de Controle de Jornada para Efeitos Fiscais. Deve ser gerado mediante solicitação do Auditor-Fiscal do Trabalho

PIS: Programa de Integração Social.

MTE: Ministério do Trabalho e Emprego.

Glossário

Manutenção coletiva de funcionários.

Exportação dos dados para a folha de pagamento.

Cadastro Multi-Empresa.

Arquivos de bilhetes individuais para cada empresa.

Cadastro de “Rep”, Registrador Eletrônico de Ponto.

Quatro limites de horas extra para dias normais e três para folgas e feriados.

Principais Características

Calculo do DSR (Descanso Semanal Remunerado).

Tratamento do mesmo ADF para mais de uma empresa.

Criação de Grupo Econômico.

Exporta registros do AFDT (Arquivo Fonte de Dados Tratados) e ACJEF (Arquivo de Controle de Jornada para Efeitos Fiscais).

Funcionalidade de “Verificar Marcações”, com o objetivo de informar ao usuário se existem ou não “inconsistências” que impedem a geração dos arquivos “AFDT” e ACJEF”.

Geração de marcação Pré-assinalada.

Principais Características

Licenciamento

Baseado por empresas e vinculada a uma determinada quantidade de funcionários, que podem ser iguais ou diferentes. Caso o cliente queira controlar mais de uma instituição no mesmo softwares, cada empresa deverá ter uma licença de acordo com a quantidade de funcionários que deseja controlar.

Exemplo

Empresa A: Licença de 50 funcionários

Empresa B: Licença de 75 Funcionários

Empresa C: ...

Licença adicional:

É toda aquisição extra, além da licença original, aumentando assim o nº. de funcionários controlados.

Licença do Software

A portaria 1510 cita no artigo 18, que o fabricante do software de tratamento de ponto emita um “Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade" individual, ou seja, por empresa e não por software.

Necessidade do Registro

Existem duas versões de Topponto Rep:

TopPonto Rep, versão de Comercial.

TopPonto Rep Revendedor, versão exclusiva de revendedor.

Versões

Não existe limites de cadastros de empresas no TopPonto Rep.

Cadastro da Empresa

Bilhetes

Vantagem de comercializar o TopPonto Rep em clientes tenham coletores e catracas de outros fabricantes.

Cadastro da Empresa

Cadastro de Empresa, Arquivos AFDT e ACJEF

Definição dos caminhos onde serão gerados os relatórios fiscais AFDT e ACJEF.

Cadastro da Empresa

Obrigatório o cadastro, devido ao uso nos arquivos fiscais AFDT e ACJEF, que precisam identificar em qual REP a marcação foi efetuada.

Cadastro do Rep

Marcação do Intervalo

Tipo obrigatório:

Pré-assinalada:

Cadastro de Horário

Tipo obrigatório:

Significa que a marcação do intervalo , tanto a entrada quanto a saída devem ser feitas no REP.

Pré assinalada:

Significa que o funcionário não precisará fazer a marcação do intervalo no REP, sendo estas geradas pelo operador do TopPonto Rep, através da opção Ferramentas, Gerar Marcação Pré Assinalada. Ao gerar as marcações pré-assinaladas, conforme portaria 1.510, no relatório Espelho e no arquivo AFDT, haverá a indicação que a mesma é do tipo pré-assinalada, indicada pela letra P.

Cadastro de Horário

Associação de um ou mais horários

Tipo : Normal ou Carga Horária

Cadastro de Jornada

Jornada, Horas Extras

Supondo que para as primeiras 3 horas extras que o funcionário realizar haja um incremento de 50%, da 3ª hora até a 5ª, 80%, a 6ª hora a 90% e a partir do limite anterior em diante, todas as horas são 100%.


Exemplo: um funcionário realiza em um determinado dia 07:30 de extra funcionaria assim: as três primeiras horas seriam encaixadas no limite 1, as duas horas seguintes no limite 2, a sexta hora no limite 3 e o restante, 1 hora e 30 minutos no limite 4.

Relatório de Freqüência:

Obrigatório uso do PIS, devido aos arquivos AFDT e ACJEF, que o utilizam.

Cadastro de Funcionário

Vamos entender melhor o TopPonto Rep através da sequência

de exemplos

No menu “Ferramentas” clicamos em “AFD” e selecionamos a empresa e o numero de serie do Rep que o AFD foi gerado.

Exemplo 1 – Importação do Arquivo AFD

Ao ter dificuldade na importação do AFD, verificar:

Verificar se a data de admissão do funcionário é igual ou posterior a marcação registrada.

Se o número do PIS que está no arquivo de bilhetes, corresponde a algum número cadastrado no TopPonto.

Verificar se existe algum cartão cadastrado ao funcionário.

Exemplo 1 – Importação do Arquivo AFD

Descrição da Jornada: 5 dias de trabalho por 2 de descanso

Horário:

- Seg-Qui 08:00 às 18:00 e

- Sex 08:00 às 17:00

Tipo: Carga Horária

Pré-assinalada no intervalo

Nome do Funcionário = Funcionário 1,

Cartão = 1

Exemplo 2 – Jornada de 5 dias de trabalho por 2 de descanso (44 horas semanais)

Cadastro dos Horários

Seg-Qui, 08:00 às 18:00 Sex, 08:00 às 17:00


Cadastro da Jornada


Cadastro da Jornada

Horários

5 dias de trabalho e 2 de folga


50% = 3 horas

80% = 2 horas

90% = 1 horas

100%= restante


Associar jornada ao Funcionário

Percentual do Adicional Noturno

Início da jornada

Seqüência de inicio da jornada


Relatório Espelho: 16 a 27/05/2011


Gerar em seguida as marcações pré-assinaladas


Manutenção de Marcações: 16 a 27/05/2011


Manutenção de Marcações: 16 a 31/05/2011


Hora extra: total acumulado 50, 80, 90, 100%

Relatório de Freqüência : 16 a 27/05/2011


Exportação

Eventos: Ausência

Eventos: Extra 50, 80, 90 e 100%

Eventos: Horas normais


1 evento por linha

Exportação de Eventos : 02 a 31/05/2011


Mensalmente o usuário deve “Verificar Marcações” para corrigir possíveis inconsistências, usando a manutenção de marcações:


Inconsistências encontradas


Manutenção de Marcações


AFDT (Gerado mediante a solicitação do auditor fiscal)

ACJEF (Gerado mediante a solicitação do auditor fiscal)

AFDT e ACJEF

Se existe um registro de entrada "E" deve haver obrigatoriamente o registro de saída correspondente "S".

Os registros de entrada e saída são numerados seqüencialmente e para cada registro de entrada deve existir o registro de saída correspondente, "E1"/"S1", "E2"/"S2”.

Quando um funcionário tiver mais de 6 (seis) marcações em um dia, o sistema entende como uma inconsistência e não gerará o AFDT;

O TopPonto Rep verifica se tem um caminho cadastrado para gerar o AFDT;

No AFDT, o sistema verifica se todos os equipamentos que geraram as marcações estão cadastrados no TopPonto Rep.

Regras para gerar o AFDT e ACJEF

Dados do AFDT, devem ser comparados com dados Relatório Espelho.

Análise AFDT: Cabeçalho

Análise AFDT: Marcações

Análise AFDT: Fim do Arquivo

Análise ACJEF: Cabeçalho

Dados do ACJEF, devem ser comparados com dados do Relatório Freqüência

Análise ACJEF: Horários

Análise ACJEF: Jornada

Análise ACJEF: Fim do Arquivo

Análise ACJEF: comparando ao Relatório de Frequencia

Descrição da Jornada:12 horas de trabalho por 36 horas de descanso

Horário: Seg-Sab ou Dom 19:00 às 07:00

Percentual de adicional noturno: 14,28571%

Tipo: Carga Horária

Nome do Funcionário = Funcionário 4

Cartão = 4

Exemplo 5: Jornada de 12 horas por 36

Cadastro do Horário


Cadastro da Jornada


Relatório Espelho: Funcionário 4

* Início na segunda-feira

* Término na terça-feira


Trabalha 12 horas

descansa 36.

Normal Diurno:

19:00 às 22:00 = 03 h

05:00 às 07:00 = 02 h

Total Normal = 05 h

Normal Noturno

22:00 às 05:00= 07 h

Com Adicional

07 * 1.1428571 = 08 h

Relatório Freqüência: Funcionário 4


A fim de diminuir os conflitos gerados pelas horas excedentes, instituiu-se o Banco de Horas, onde o excesso de horas trabalhadas num dia não é pago como horas extras, mas sim compensadas com a diminuição da jornada em outro dia.

Atenção: O uso do banco de horas, sempre deve ser autorizado pelo sindicato do funcionário.

Banco de Horas

Define-se a quantidade máxima de horas que poderão ser contabilizadas

Valor através do qual será efetuado o fechamento parcial

Neste exemplo, foi previsto remuneração em dobro para as horas do banco de horas.

Banco de Horas


Cartão = 5

Utilização de Banco de Horas

Exemplo 6: Utilização de Banco de Horas

Relatório Espelho: Funcionário 5


Máx. duas horas diárias a 100 % , 2 h * 2 = 4 horas Restante entra como extra diurno ou noturno

Saldo do Banco de Horas

Relatório Freqüência : Funcionário 5


Trata falta como débito do banco de horas

Saldo

Relatório de banco de horas após a falta do dia 01/02/2010



Cartão = 5

Acerto de Banco de Horas

Exemplo 7: Acerto de Banco de Horas

Acerto

Gatilho de 20 horas


Usar o gatilho do banco de horas


Pagou 20 horas, restaram 20 horas de crédito


Relatório de Banco de Horas

Em 31/01 possui 84 horas de crédito

Fez acerto conforme Gatilho positivo de 20 horas e tratando falta como débito.

Permanecendo saldo de 55horas.

Exemplo 8: Acerto de Banco de Horas – Relatório de Banco de Horas

- Espelho de ponto.

- Freqüência.

- Presença.

- Ocorrências.

- Bancos de horas.

- Horas extras.

Relatórios

Permite JUSTIFICAR/ABONAR horas de ausência.Funcionário 1, 01 à 24/05/2011

Abono

Através dos lançamentos coletivos é possível, efetuar afastamentos, calendários, jornadas, exceções de jornada, compensações e banco de horas abrangendo vários funcionários de uma ou mais empresas e departamentos.

Lançamentos Coletivos

O procedimento de compactação e reparação do banco de dados,

é necessário para manter a sua base compacta e apenas com dados

necessários.

Através dessa opção, são removidos dados inválidos do banco de

dados, bem como reduzido seu tamanho, removendo informações

desnecessárias e espaços em branco. É conveniente realizar esta

operação com freqüência (mensalmente), mesmo que não haja

problemas com o banco de dados.

Compactação e Reparação

Backups são altamente recomendáveis para manter os seus dados em segurança, caso venha acontecer algum imprevisto.

Sempre após a programação do TopPonto no cliente efetue um backup salvando toda a programação.

O padrão do TopPonto Rep é salvar o arquivo de backup com o nome DD-MM-AA.mdb

Backup

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