SOFTWARE GESTÃO ESCOLAR - TREINAMENTO

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GUIA DE UTILIZAÇÃO – SOFTWARE GESTÃO ESCOLAR WEB

1. Apresentação ..................................................................................................................... 1

2. Login no Sistema ............................................................................................................... 1

3. Tela Principal ..................................................................................................................... 2

4. Dados de Alunos ............................................................................................................... 2

4.1. Cadastro de alunos ....................................................................................................... 3

4.2. Cursos Contratados ....................................................................................................... 3

5. Professores ......................................................................................................................... 4

5.1. Matérias do Professor ................................................................................................... 5

5.2. Lançamento de faltas ................................................................................................... 5

5.3. Envio de Trabalhos ....................................................................................................... 5

6. Turmas ................................................................................................................................ 6

7. Financeiro ........................................................................................................................... 7

7.1. Fornecedores ................................................................................................................. 7

7.2. Pagamentos .................................................................................................................... 8

7.3. Contas a Receber .......................................................................................................... 9

7.4. Baixa, Alteração ou Exclusão de documentos. ......................................................... 9

8. Administração .................................................................................................................. 10

8.1. Colaboradores .............................................................................................................. 10

8.2. Cursos Disponíveis ...................................................................................................... 10

8.3. Lançamento de notas ................................................................................................. 11

9. Conclusão ......................................................................................................................... 11

1. Apresentação

O objetivo deste manual é orientar os novos clientes da Extreme Sistemas sobre os primeiros passos para utilização do sistema de Gestão Escolar Web. 2. Login no Sistema Para entrar no sistema, basta selecionar o tipo de acesso (Funcionário/ Aluno/ Professor) informar seu e-mail e senha de acesso.

• Funcionário: Tem acesso a todas as partes administrativas do sistema, cadastros de alunos, professores, cursos, turmas...

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• Aluno: Tem acesso somente a seu cadastro e informações relativas a ele. • Professor: Tem acesso somente a seu cadastro e informações relativas a ele e

seus alunos.

3. Tela Principal

A primeira tela que vai aparecer após entrar no sistema. Dependendo do tipo de acesso selecionado na tela de login, irão aparecer somente os menus relacionados ao seu usuário. No exemplo acima mostra a tela com todos os menus (acesso funcionário). Menus Principais:

1. Alunos: Contém todas as informações relativas ao aluno como (cadastro, cursos contratados, trabalhos, notas, faltas, horas seminário...).

2. Professores: Contém informações relativas ao professor, matérias, lançamento de faltas, e trabalhos.

3. Turmas: Este menu servirá para criar novas turmas e gerenciar as turmas existentes indicando que são os alunos e os professores referentes a cada turma, além de informações sobre o curso data de início e término.

4. Financeiro: Este menu servirá para acompanhar o recebimento de mensalidades de alunos além de outras despesas da escola com fornecedores (contas, funcionários, etc...).

5. Administração: Permite criar usuários para acessar o sistema, cadastrar os cursos disponíveis, matérias de cada curso e lançamento de notas dos alunos.

4. Dados de Alunos

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Esta tela mostra todos os alunos cadastrados na escola, permite visualizar os cursos de cada aluno, alterar o cadastro de cada aluno ou excluir o cadastro de algum aluno. Você poderá também consultar ex-alunos através do menu “Alunos desistentes”. Para pesquisar um aluno, basta informar parte do seu nome na caixa “Nome do aluno” e clicar no botão pesquisar. Para criar um novo cadastro de aluno, basta clicar no botão “Novo Cadastro” localizado na parte superior (ao lado do botão pesquisar).

4.1. Cadastro de alunos

Ao clicar no botão “Novo Cadastro” ou “Alterar” você terá acesso a tela para cadastrar os dados pessoais do aluno. 4.2. Cursos Contratados

Nesta tela você irá informar quais os cursos que o aluno participa. O mesmo aluno pode participar de vários cursos. Também poderá consultar trabalhos recebidos e enviados, banco de horas de palestras e seminários, notas do aluno, faltas e monografia.

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Os trabalhos recebidos são os trabalhos que o professor disponibilizou para os alunos (o envio de trabalhos é feito com a senha de professor, nesta tela só permite consultar). Os trabalhos enviados são trabalhos que o aluno enviou para o professor (os trabalhos são enviados pelo menu “Alunos”, nesta tela só permite consultar). Banco de horas e seminários são lançados pela administração (com a senha de funcionário). Notas são lançadas pela administração (com a senha de funcionário). Faltas são lançadas pelo professor (com a senha de professor).

5. Professores

Esta tela permite consultar e alterar o cadastro de todos os professores. Para incluir um novo professor basta clicar no menu “Novo Cadastro” na parte superior.

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Após clicar em “Novo Cadastro” ou “Alterar” você poderá informar os dados pessoais do professor ou alterar o cadastro de um professor existente.

5.1. Matérias do Professor

O objetivo desta tela é você relacionar o professor aos cursos e as matérias que o mesmo leciona. Este relacionamento será levado em consideração quando for cadastrar cursos e relacionar o professor com as turmas.

5.2. Lançamento de faltas

O professor irá utilizar esta tela para lançar faltas para os alunos. Bastando informar a matrícula e a data em que ocorreu a falta. 5.3. Envio de Trabalhos

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Esta tela servirá para que o professor disponibilize trabalhos para os alunos. Ao selecionar a turma, todos os alunos referentes aquela turma terão acesso ao trabalho disponibilizado pelo professor.

6. Turmas

Neste menu é possível visualizar todas as turmas da escola. Você pode pesquisar uma turma usando o campo de pesquisa e alterar os dados de cada turma.

Para cadastrar uma nova turma, basta clicar no botão “Nova Turma”. Para alterar os dados de uma turma existente, basta clicar no botão “Alterar” referente à turma desejada. Para excluir uma turma, basta clicar no botão “Excluir” a frente da turma que deseja excluir.

Ao clicar no botão “Nova Turma” ou “Alterar”, você terá acesso ao cadastro de turmas.

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No cadastro de turmas, você irá informar:

1. Nome da Turma: Um nome para poder identificar a turma. 2. Curso: A qual curso esta turma se refere. 3. Alunos: Irá relacionar os alunos com a turma (Os alunos que foram previamente cadastrados

veja “Cadastro de Alunos” item 4.1). 4. Irá relacionar os professores com a turma (os professores que foram previamente

cadastrados. Veja cadastro de professores item cinco). 5. Informar dados da turma (Data de início e Término do curso). A data de término será

informada quando concluir a turma. 6.1 Consulta Alunos por turma

Nesta tela é possível consultar todos os alunos que fazem parte de cada turma.

7. Financeiro

7.1. Fornecedores

Nesta tela você irá consultar todos os fornecedores cadastrados. Os fornecedores são todas as empresas ou pessoas que prestam serviço para a instituição. Sejam contas de consumo (água, luz, internet, vigilância) ou os próprios funcionários. Para cadastrar um novo fornecedor, basta clicar no botão “Novo Cadastro”. Para alterar os dados de algum fornecedor, basta clicar no botão “Alterar” referente ao fornecedor desejada.

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Para excluir um fornecedor, basta clicar no botão “Excluir” referente ao fornecedor que deseja excluir. Ao clicar no botão “Novo Cadastro” ou “Alterar” você terá acesso a tela de cadastro de fornecedores.

Nesta tela você irá informar os dados do fornecedor. Também servirá de consulta para pesquisar os contatos dos fornecedores. 7.2. Pagamentos

Nesta tela você poderá consultar todas as contas a pagar (despesas) da instituição, dentro do período de datas informado. O sistema sempre traz por padrão a consulta do mês atual. Também poderá filtrar a pesquisa de contas a pagar por fornecedor bastando informar parte do nome do fornecedor na caixa de pesquisa. * Sempre que a instituição contratar um serviço ou firmar uma despesa, você deverá lançar no sistema, mesmo que a mesma ainda não esteja paga. Dessa forma você terá uma provisão de despesas futuras e poderá consultar com antecedência as despesas da instituição. Quando chegar a data de vencimento da obrigação (despesa) que você deverá efetuar a baixa (pagamento). Assim terá o controle das contas que foram efetivamente pagas e as contas em aberto (pendentes de pagamento). Para cadastrar uma nova conta a pagar (despesa) basta clicar no botão “Cadastrar Nova”

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Para excluir ou alterar uma conta a pagar (despesa), basta clicar no botão a frente da respectiva conta.

Ao clicar no botão “Cadastrar Nova” ou “Alterar” será aberta a janela de Cadastro de “Contas a Pagar” Nesta tela, você irá informar os dados do pagamento como descrição, vencimento e valor da despesa. A data de pagamento deverá ser informada quando a despesa já estiver sido quitada. 7.3. Contas a Receber Da mesma forma que se cadastra as contas a pagar, você poderá também cadastrar as contas a receber.

As contas a receber poderão ser mensalidades dos alunos ou outras receitas da instituição, como vendas de produtos ou materiais (apostilas), cursos extras, taxa de palestras, etc... 7.4. Baixa, Alteração ou Exclusão de documentos.

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Sempre que ocorrer o pagamento de uma despesa ou recebimento de uma receita você deverá realizar a baixa que será a quitação desta receita ou despesa. Para isto basta selecionar a opção “Baixar” a frente da receita ou despesa desejada. Para excluir ou alterar uma receita ou despesa, basta selecionar a respectiva opção a frente do titulo desejado. 8. Administração O menu de administração terá rotinas pertinentes aos funcionários da escola, ou gerenciamento do sistema. 8.1. Colaboradores

Nesta tela você irá cadastrar os funcionários que terão acesso à área administrativa do sistema e poderão controlar além das rotinas administrativas, o cadastro de alunos e professores. 8.2. Cursos Disponíveis

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Nesta tela você poderá cadastrar os cursos disponíveis na instituição e as matérias relativas a cada curso. As informações cadastradas aqui servirão de base para os outros módulos do sistema. 8.3. Lançamento de notas

Nesta tela você poderá lançar as notas dos alunos. Os dados informados aqui poderão ser consultados no cadastro de cada aluno.

9. Conclusão

O objetivo manual foi passar de forma rápida instruções iniciais de como utilizar os menus principais e operacionalizar o sistema de gestão. Nem todos os campos são de preenchimento obrigatório. Dúvidas favor entrar em contato por e-mail: suporte@extremesistemas.com.br ou pelos telefones: (38) 3084-5851 ou (38) 99194-1023.