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SISTEMAS DE INFORMAÇÃO

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SISTEMA DE INFORMAÇÃO INTRODUÇÃO Independentemente do tamanho, cada vez mais as organizações necessitam dos sistemas de informação para reagir aos problemas e oportunidades do ambiente de negócios globais de hoje. Os sistemas de informação estão transformando a maneira como o trabalho é conduzido e como os produtos e serviços são produzidos. Os sistemas de informação também estão dando aos indivíduos novas ferramentas para melhorar suas vidas e suas comunidades. POR QUE ESTUDAR SISTEMA DE INFORMAÇÃO ? (FINALIDADE) Por que você deveria se preocupar com sistema de informação? Isso não é assunto para pessoal técnico? Como sociedade estamos envolvidos em uma competição econômica global por recursos, mercados e receitas com outras nações, tanto da Europa quanto da Ásia. Para Adam Smith, o economista escocês do século XVIII que iniciou o estudo da economia moderna com seu livro "A Riqueza das Nações", a riqueza de uma nação dependia de como a sociedade organizava a produção em suas fábricas nacionais. Hoje está claro que nossa sociedade terá que organizar mercados globais, corporações internacionais e forças de trabalho multinacionais se quiserem manter e melhorar nosso padrão de vida. Precisaremos de sistemas de informação para fazer isso com eficiência e sucesso. Em segundo lugar, precisaremos de uma ampla compreensão sobre sistemas de informação para atingir níveis mais altos de produtividade e eficácia em nossas fábricas e escritórios nacionais. Será simplesmente impossível operar com eficiência mesmo uma pequena empresa sem investimentos significativos em sistemas. Os desafios colocados por novos clientes, concorrência, tecnologia, relações políticas, condições econômicas, regulamentações governamentais e aspectos sindicais pedem muitos tipos de mudanças, tais como técnicas mais aperfeiçoadas de produção, novos produtos e serviços, novos sistemas administrativos e novas habilidades dos empregados. Você deve saber como identificar problemas e oportunidades e como usar os sistemas de informação para aumentar a capacidade de reação da organização. Finalmente, sua eficácia como profissional ou empresário dependerá de como você se dedica à tarefa de compreender os sistemas de informação. Se você deseja ser um artista gráfico, um músico profissional, um advogado, um administrador de empresas ou o dono de um pequeno negócio, você estará trabalhando com e através de sistemas de informação. Pesquisa americana publicou a relação de requisitos/exigências das grandes empresas ao contratar seus executivos:

• resultado - o executivo tem que ser eficiente ao trazer resultados ($$$) para os sócios; • visão sistêmica - ou seja, é requerido que o executivo tenha uma visão "panorâmica" da

empresa para que possa melhor tomar decisões; • trabalho em equipe - é necessário que o executivo tenha facilidade em trabalhar com outras

pessoas, assim consegue obter mais informações e fazer com que a produção do conjunto de pessoas amplie-se;

• liderança - pelo mesmo motivo, um líder consegue maior participação do corpo de funcionários para eventuais (e freqüentes) mudanças;

• conhecimento técnico - item importante sobre o conhecimento do executivo, mas, curiosamente não incluído nos primeiro 4 mais importantes;

Para entender o que é visão sistêmica é necessário, antes, entender o conceito de sistema.

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Definição de Sistema "É o conjunto de partes interagentes e interdependentes que juntas formam um todo unitário com uma finalidade comum"

Exemplos:

• sistema de transporte • sistema de saúde • sistema hospitalar • sistema circulatório

• sistema digestivo • esqueleto (sistema de suporte) • sistema reprodutivo

Vamos analisar se um liquidificador pode ser considerado um sistema.

1. Ele pode ser subdividido em partes: motor, copo, corpo, cabo e plug, botão de controle, tampa, etc.

2. Suas partes estão integradas, o corpo reveste o motor, o botão de controle está instalado no cabo de energia, a tampa adapta-se ao copo, etc

3. Este conjunto de partes integradas tem uma finalidade única, comum a todos, ou seja triturar alimentos.

As três condições acima nos garantem que se trata de um sistema.

Repare que se uma das condições não fosse contemplada, então NÃO teríamos um sistema. Por exemplo, se o copo fosse de uma marca (Walita!) e o corpo de outra (Arno!) então não haveria integração. Não poderíamos chamar o conjunto de sistema - e nem seria possível chamá-lo de "liquidificador". Se fosse comprado nesta condição seria imediatamente devolvido para a loja!!!

Os sistemas englobam sempre um conjunto de partes até um determinado ponto, sendo que outras partes ficam de fora do sistema. Por exemplo o cabo e o plug de energia pertencem ao liquidificador. Mas a tomada de energia não pertence a ele. Está fora daquilo que chamamos de abrangência do sistema. É importante perceber que cada um de nós enfatiza sempre uma parte do sistema. Por exemplo, ao tratar do sistema circulatório, um aluno que tenha problemas de circulação dará maior atenção às artérias e veias. Já um aluno com problemas de coração dedicará a este órgão maio r atenção. Conclusão - para entender adequadamente um sistema precisamos:

1. entender a finalidade do sistema; 2. compreender quais são as suas partes; 3. entender como se relacionam entre si; 4. buscar consultar vários usuários para poder ter uma visão sem vícios de ênfase que ocorreria se

consultássemos apenas um usuário; 5. definir qual é exatamente a "abrangência" do sistema

A compreensão dos sistemas que são utilizados nas empresas será melhor realizada quando nos habituarmos a utilizar, de forma freqüente, o conceito de sistema e também fizermos uso de uma abordagem de análise. O processo de análise que estamos utilizando tem os seguintes passos:

1. listar as partes que consideramos pertencerem ao sistema sob análise; 2. analisar e discutir se estas partes pertencem realmente ao sistema;

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3. entender o significado de cada palavra usada, por exemplo: BOLSA tem um significado no contexto de sistema financeiro ("bolsa de valores") e um significado completamente diverso no contexto de empresa de moda ("bolsa feminina");

4. entender como cada parte listada se relaciona com as demais; 5. finalmente tentar escrever a finalidade efetiva do sistema, para isso baseando-se nas utilidades

das partes e seus relacionamentos e também aceitando as colaborações dos demais participantes do processo de análise.

Ao final do processo esperamos ter um diagrama que represente o sistema, suas partes e frase(s) com sua finalidade. Outro subproduto deste processo é que teremos conseguido determinar mais claramente a abrangência do sistema. Entenderemos aquelas partes que, embora essenciais para o funcionamento do sistema, não pertencem a ele. Por exemplo, AR e ALIMENTOS são importantes para o funcionamento do sistema CORPO HUMANO, mas não pertencem a ele. Estão fora de sua abrangência. Importante! Repare que a cada dia um sistema está mais compreendido que na véspera, mas NUNCA um sistema está completamente compreendido. Assim devemos ter em mente que sempre que fizermos um diagrama ele poderá (e deverá) ser aprimorado por sugestões, colaborações ou outras considerações. Nem mesmo Einstein compreendeu totalmente a "Teoria da Relatividade", ele criou um sistema de equações e compreendeu muito da teoria, mas ao longo dos anos foi aprimorando e melhorando seu conhecimento. No nosso dia-a-dia isto significa que os diagramas que fazemos devem ser sempre considerados rascunhos de um novo diagrama que será feito amanhã. Estamos sempre no meio de um processo de evolução. Exemplo de um sistema bancário:

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Repare nos possíveis relacionamentos:

• os acionistas se relacionam com o banco porque dispõem de ações do banco - são sócios do banco;

• as agências se relacionam com o banco porque pertencem a ele e seguem suas normas; • os correntistas, embora tenham contrato com o banco, também se relacionam com as agências

pois é nelas que obtêm o talão de cheques, preenchem seu cartão de assinatura, etc.

A definição de cada relacionamento requer atenção, cuidado e bastante trabalho. Muitas vezes passam-se dias sem que consigamos compreender realmente o relacionamento. Por exemplo, haveria uma relação entre Correntistas e Funcionários, para consultas sobre adequação de um determinado seguro? Uma forma de analisar seria criar uma nova "parte" chamada "gerente da agência" e estabelecer a relação como "gerente", outra forma seria relacionar o correntista aos funcionários (sendo o gerente um deles). Ambas as formas são possíveis, a forma mais adequada depende de nosso interesse na representação do sistema.

Componentes/atividades de um sistema

• Os objetivos, que se referem tanto aos objetivos dos usuários do sistema, quanto aos do próprio sistema. O objetivo é a própria razão de existência do sistema, ou seja, é a finalidade para a qual o sistema foi criado;

• As estradas dos sistema, cuja função caracteriza as forças que fornecem ao sistema o material, a informação e a energia para a operação ou processo, o qual gerará determinadas saídas do sistema que devem estar em sintonia com os objetivos estabelecidos;

• O processo de transformação do sistema, que é definido como a função que possibilita a transformação de um insumo (entrada) em um produto, serviço ou resultado (saída). Este processador é a maneira pela qual os elementos componentes interagem no sentido de produzir as saídas desejadas;

• As saídas do sistema, que correspondem aos resultados do processo de transformação. As saídas podem ser definidas como as finalidades para as quais se uniram objetivos, atributos e relações do sistema. As saídas devem ser, portanto, coerentes com os objetivos do sistema;

• Feedback, que corresponde a saída que retorna os meios adequados de correção do sistema.

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Sistemas abertos X fechados

Um sistema fechado é aquele na qual o sistema não possui nenhuma interação com o meio que o cerca. Ao contrário, um sistema aberto é um sistema que possui interações com o ambiente.

Na realidade não existe um sistema completamente fechado. Sempre há interações com o ambiente. Um exemplo de sistema fechado seria um tubo-de-ensaio onde colocamos ingredientes para uma reação química e desejamos medir/pesar os componentes gerados. É um sistema muito fechado, mas, na abertura superior há contato com o exterior que permite interações, os ingredientes recebem calor e luz vindo do exterior, etc. O conceito de sistema fechado é muito usado teoricamente para simplificar o entendimento dos sistemas. Por exemplo, ao estudarmos o movimento de objetos é costume ignorar interações dos objetos com o meio. Frases do tipo: "considere um objeto em movimento sem atrito" simplificam nosso estudo, mas obviamente não existe movimento sem atrito (nem no espaço) e também nunca podemos esquecer que todos os corpos sofrem ação da gravidade (mas para o estudo do movimento, costumamos, deliberadamente esquecer disto). Uma empresa é um sistema aberto por excelência. Sempre possui inúmeras interações com o ambiente: clientes, fornecedores, fisco, etc. Sistema de informação

Um sistema é dito "de informação", quando, pelo menos uma de suas partes componentes é um dado ou informação.

Vamos analisar alguns exemplos:

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• um ventilador - É um sistema de informação porque no botão de controle existe indicadores de velocidades (lento, médio e rápido) que se dedicam a comunicação de informação entre o ventilador e nós;

• um carrinho-de-mão - não possui nenhum item componente que seja informação ou dado, portanto NÃO é um sistema de informação;

• um termômetro - possui uma régua de temperatura, que é a codificação sob a forma de dados para que possamos interpretar corretamente a temperatura medida. Então É um sistema de informação;

• a injeção eletrônica dos carros - é um aparelho que analisa o comando do acelerador e calcula qual é a melhor mistura de ar-gasolina para maior eficiência do motor. Embora nós humanos não recebamos externamente informação (apenas sentimos o deslocamento do carro), dentro do aparelho inúmeros dados são interpretados e utilizados como informação. Assim, mais 0,65 cm de aceleração na 4a. marcha indica que deve ser colocado mais 0,765 cm3 de gasolina numa mistura......blá-blá-blá....o aparelho é pois um sistema de informação.

O sistema de informação de maior utilidade para nós é o das empresas: todas as empresas possuem funcionários que tratam e ligam com dados e informações.

IMPORTANTE - nós, pessoas, podemos obter informações de sistemas que não são sistemas de informação. Por exemplo, um viaduto não é um sistema de informação, mas nós, analisando o viaduto podemos saber que ele está velho, precisa de reparo, ou está saturado para o tráfego atual. Ou seja, um sistema deve ser analisado como sistema de informação sem levar em conta o ambiente externo (pessoas que os observamos).

Um sistema de informação pode ser definido como um conjunto de componentes inter-relacionados trabalhando juntos para coletar, recuperar, processar, armazenar e distribuir informação com a finalidade de facilitar o planejamento, o controle, a coordenação, a análise e o processo decisório em empresas e outras organizações. Os sistemas de informação contêm informação sobre pessoas, lugares e coisas de interesse no ambiente ao redor da organização e dentro da própria organização. Os sistemas de informação essencialmente transformam a informação em uma forma utilizável para a coordenação de gerentes a tomar decisões, analisar e visualizar assuntos complexos resolver outros tipos de problemas. Os sistemas de informação fazem isso através de um ciclo de três atividades básicas: entrada, processamento e saída. (LAUDON, LAUDON; 1999) Dado X Informação Dado pode ser considerado os fatos brutos, o fluxo infinito de coisas que estão acontecendo agora e que aconteceram no passado. Informação vem da palavra latina informare, que significa “dar forma”. Neste caso informação é o conjunto de dados que os seres humanos deram forma para torná- los significativos e úteis. Sistemas informatizados Sistemas informatizados são sistemas de informação (SI) nos quais existe o uso de um computador. Assim, um caixa de supermercado, que é um SI, pode ser informatizado se fizer uso de um computador ou não ser informatizado - se usar somente uma caixa registradora manual.

Diversos sistemas, informatizados ou não, são utilizados por uma empresa típica, por exemplo:

• folha de pagamento; • contas a pagar • contas a receber • controle de estoque

• sistema de divulgação, comunicação empresaria e marketing

• cadastro de clientes • etc...

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Seja uma empresa de serviços ou uma indústria, em geral ela possui o mesmo conjunto de sistemas, com pequenas variações. Conhecer estes sistemas e sua integração em um sistema maior, alias "sistema empresarial", traz ao administrador uma visão de conjunto que propicia enormes ganhos nos momentos de tomada de decisão. Fábrica de pizzas. Para efeito de conhecer o sistema empresarial imaginemos uma empresa que fabrica pizzas através de pedidos, com capacidade para produzir, digamos, 1000 pizzas por dia, de vários sabores, calabresa, 4 queijos, rúcula com tomate seco, etc. Para entender a empresa vamos iniciar pensando em sua "parte" mais importante: o cliente! Os clientes se relacionam com a empresa através da realização de pedidos (por formulário, por internet ou por telefone). Ex.: Cliente A - 38 pizzas de muzzarela, 62 de chocolate e 18 de calabresa ; Cliente B - 72 pizzas de muzzarela, 20 de calabresa, 6 de chocolate, 8 portuguesas A figura a seguir mostra o relacionamento (as ligações) existente entre os sistemas da empresa:

Para melhor compreender os sistemas vamos supor que cada sistema é representado por um setor ou área da empresa e que há um responsável pelo seu funcionamento. Assim vamos usar o termo área como sinônimo de sistema.

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1. Os pedidos recebidos dos clientes são enviados para uma área (ou sistema) de planejamento de produção (normalmente associado à área de estoque).

2. A área de planejamento efetua um plano indicando quantas pizzas, e de qual tipo, devem ser produzidas pela fábrica que, nesta empresa, é conhecida como "cozinha".

Saber efetuar este planejamento é de grande importância e representa a diferença entre o sucesso e o fracasso da empresa.

Para efetuar o planejamento, o responsável leva em consideração diversos itens:

• quantas pizzas de calabresa no total devem ser produzidas? • para quando devem ser produzidas? • existe material suficiente no estoque? • se comandar muitas pizzas pode ser que a cozinha se "afogue" ou que haja perda de material

porque vai ficar muito tempo fora do freezer.

3. A cozinha (fábrica), de posse deste plano efetua a fabricação das pizzas. Percebe-se que ela precisa obter o material do estoque - esta ligação não foi registrada no diagrama!! As pizzas produzidas devem ser entregues aos clientes e talvez devam ser mantidas em uma área de entrega refrigerada...isto também não está mostrado no diagrama!

4. A quantidade de pizzas fabricadas é informada à área (sistema) de contas a receber, para que emita a fatura e cobre os clientes. Repare que também é necessário que "contas a receber" possua dados sobre os clientes e sobre os pedidos efetivamente realizados - estas informações poderia ser enviadas pelo sistema de planejamento de produção.

5. Agora vamos pensar no depósito, que dispõem de um sistema de controle de estoques. À medida que percebe haver possibilidade de faltas de produto, aciona o sistema de compras.

6. "Compras" seleciona um fornecedor dentre aqueles que possui em seu "cadastro de fornecedores" e emite uma "ordem de compra" que é uma espécie de autorização para o fornecedor entregar as mercadorias necessárias.

7. O fornecedor, ao receber a ordem ou pedido de compra, providencia a entrega e emite uma fatura de cobrança que é enviada para a área de contas a pagar de nossa empresa.

8. Repare que para analisar a fatura que chega, a área de compras precisa de diversas informações: (i) se a cobrança coincide com o que foi solicitado pela ordem de compra, (ii) se o material efetivamente chegou no estoque e estava correto e sem defeitos. Para autorizar o pagamento é necessário considerar também se há $$$$ disponível, para tanto deveria haver uma relação com a tesouraria (não mostrada no desenho).

9. Repare que existem dois ciclos básicos, um de cobrança, envolvendo "contas a receber" e outro de pagamento envolvendo "contas a pagar" e que são muito semelhantes.

10. Diversos outros sistemas poderiam ser acrescidos a este diagrama, por exemplo, a contabilidade, que precisa registrar todo o movimento financeiro da empresa.

Este diagrama e sua descrição, obviamente possuem uma visão parcial e incompleta dos sistemas de uma empresa, mas consegue dar uma idéia bastante clara do relacionamento entre os diversos sistemas.

Para efeito de compreensão geral sugere-se ao aluno:

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• conhecer bem este diagrama; • utilizá- lo em comparação com algumas empresas que conhece para verificar onde ele coincide

ou se diferencia de empresas reais;

Para que um Sistema de Informação (SI) seja considerado informatizado é necessário que possua pelo menos um computador sendo utilizado. Pode-se, a título de comparação, considerar um determinado sistema como totalmente informatizado, parcialmente informatizado ou levemente informatizado, dependendo da ênfase dada no uso dos computadores. Para o gestor de SI é necessário compreender os componentes de um SI e assim poder atuar para extrair o melhor resultado do SI.

Componentes:

• hardware - são todos os computadores, impressoras, teclados, mouses, leitores de códigos de barras, scanner, etc que são utilizados nos SI.

• software - são os programas que dão "vida" aos computadores, podendo ser: o operacional - que controla as operações básicas do computador; o automação de escritório - editores de texto, planilhas, agendas, etc que apóiam o

funcionamento dos escritórios o aplicativos específicos - que apóiam alguma atividade específica da empresa, como

"contas a receber", "controle de estoque", etc. o workflow - são programas que auxiliam no controle do fluxo de processos internos às

empresas; o ferramentas- são programas utilitários de apoio, como compactadores de arquivos,

bloqueio de segurança, etc o internet - são programas que apóiam o acesso à Internet, como browser (Internet

Explorer, Netscape, Opera, etc), leitores de e-mails, leitores de newsgroups, etc

• redes são as linhas de conexão que permitem aos computadores trocar dados entre si. Existem dois tipos que requerem atenção:

HARDWARE

PESSOAS

BANCO DE DADOS

SOFTWARE

PROCEDIMENTOS REDE

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o rede local que integra os computadores em uma região pequena, normalmente dentro da empresa;

o internet que integra os computadores em uma rede mundial;

• bancos de dados - são um conjunto de dados sobre atividades da empresa e organizados de uma maneira adequada nos discos rígidos dos computadores de forma que sua recuperação (leitura e gravação) seja bastante eficiente e útil. Um banco de dados pode ser imaginado como sendo um armário com fichas magnéticas e com um mecanismo de procura e recuperação muito inteligente: basta pedir a ficha dos funcionários com os maiores salários e, voilà, as fichas são apresentadas imediatamente;

• pessoas- são os analistas, programadores, digitadores, pessoal de suporte e usuários que utilizam os SI;

• procedimentos- são um componente importantíssimo dos SI informatizados, pois, todos os sistemas dependem de uma estrutura bem organizada de procedimentos (regras, calendário de operações, etc.) para que o resultado geral seja satisfatório;