sistema web para gestão dos custos universitários: uma...

Sistema Web para gestão dos custos universitários: uma

abordagem do Custeio Baseado em Atividades – ABC

Davi B. Cruz1, Elizabete R. S. da Silva

1,

1Departamento de Matemática e Computação – Universidade Federal de Itajubá

(UNIFEI) Caixa Postal 50 – 37.500-903 – Itajubá – MG – Brazil

[email protected], [email protected]

Abstract. Cost management is a relevant topic in the Federal Institutions of

Higher Education (IFES), which need to manage their resources in a transparent

way, but do not have an adequate cost system to do so. Thus, the methodology

of Activity-Based Costing (ABC) is applied in a university that needs a cost

system, in addition to the development of a web system for automating reports.

The costs of teaching, research, extension and support activities could be

obtained, and its values presented through the web system in an automated way,

showing the benefits of using ABC as cost management

Resumo. A gestão de custos é um tema relevante nas Instituições Federais de

Ensino Superior (IFES), que necessitam gerenciar seus recursos de forma

transparente, mas não dispõem de um sistema de custos adequado para tal.

Assim, é realizado a aplicação da metodologia do Custeio Baseado em

Atividades (ABC) em uma universidade que necessita de um sistema de custos,

além do desenvolvimento de um sistema web para automatização de relatórios.

Pôde-se obter os custos das atividades de Ensino, Pesquisa, Extensão e Apoio,

tendo seus valores apresentados por intermédio do sistema web de forma

automatizada, mostrando os benefícios da utilização do ABC como gestão de

custos.

mailto:@inf.ufrgs.br

1. Introdução

Qualquer negócio possui um custo associado, cuja definição é o valor monetário

utilizado para elaboração de um produto ou serviço, através do consumo de recursos. Em

uma sociedade empresarial altamente competitiva, existem diferentes abordagens para

que uma determinada organização se destaque em relação às demais como, por exemplo,

focar em um nicho de mercado específico, buscar diferenciação do produto ou serviço,

estabelecer uma liderança no preço, entre outros.

Este último, em específico, pode ser alcançado através de uma gestão de custos

eficiente, uma vez que este possibilitará a produção de um produto ou execução de um

serviço a um custo inferior. Isto, por sua vez, torna viável a redução do “custo de venda”,

tornando este produto o de menor preço dentre seus concorrentes.

Contudo, há uma certa dificuldade nos sistemas tradicionais para realizar

distribuição dos custos indiretos em produtos ou serviços, uma vez que nestes há a

necessidade de se estabelecer alguma forma de rateio ou métodos de metrificar a

quantidade de insumos que cada um consome, enquanto o custo direto pode ser

diretamente alocado. Isto acaba por alimentar a preocupação de se gerir custos nas

organizações atuais. Além disto tem-se, também, a complexidade dos processos e

relacionamentos inter organizacionais que trazem consigo necessidades passíveis de

serem supridas através de uma exímia gestão de custos.

Este gerenciamento fornece subsídios para os gestores serem capazes de tomarem

as melhores decisões, ainda que cada tipo de organização tenha finalidades diferentes

para a gestão de custos. As empresas do setor privado, por exemplo, buscam reduzir seus

custos objetivando, de forma direta ou indireta, o aumento de lucro. Por sua vez, as

organizações públicas buscam um melhor gerenciamento dos custos para que possam

aproveitar do orçamento limitado que possuem da melhor maneira possível, ou seja, para

investir nos melhores serviços a serem prestados, reduzir o investimento naqueles que

são penosos para a organização, entre outros.

Dentro das organizações públicas, temos as Instituições Federais de Ensino

Superior (IFES), cujos serviços prestados se resumem na transformação do aluno em um

profissional, através de sua formação e capacitação. Além de fornecer contribuições para

a comunidade acadêmica através da “Pesquisa” e, por fim, propiciar serviços para a

comunidade externa através das atividades e programas de “Extensão”.

Assim, adotar um sistema de custeio robusto se torna relevante para as IFES, uma

vez que este conhecimento deixa transparente como os recursos destinados a estas

instituições estão sendo utilizados, isto é, quanto é gasto em cada uma das atividades

citadas anteriormente. De uma maneira geral, um sistema de custeio pode redirecionar e

justificar o investimento feito em uma determinada área na instituição e, assim,

possibilitar uma melhor gestão.

Existem diversos métodos de custeio, tais como Custeio por Absorção e Custeio

Direto ou Variável, que propiciam maneiras de se calcular o custo de cada produto ou

serviço de forma isolada, através de diferentes formas de rateio dos custos indiretos, já

que seus valores não são atribuídos de forma direta. Dentre as metodologias existentes,

destaca-se o Custeio Baseado em Atividade (Activity Based Cost – ABC). A abordagem

do ABC visa enxergar o processo de produção de uma organização sob a ótica das

diversas atividades que a mesma executa. Assim, a estas atividades são atribuídos os

custos indiretos, através do rateio por direcionadores de custo. Posteriormente, os custos

de cada atividade são rateados para os objetos de custo (produto/serviço) através de

direcionadores de atividade. Em suma, o custeio baseado em atividade assume que as

atividades consomem recursos e estas, em seguida, são consumidas pelos produtos ou

serviço. O custo destes, ao fim de todos os cálculos, é determinado da maneira mais

realista possível (quando devidamente aplicada).

Neste contexto, o presente trabalho propõe a aplicação do Custeio Baseado em

Atividades na Universidade Federal de Itajubá, utilizando o Instituto de Matemática e

Computação como piloto. Essa aplicação fornecerá subsídios para o desenvolvimento de

um sistema web para gestão de custos, servindo como ferramenta de apoio à decisão, isto

é, disponibilizando relatórios gerenciais sobre a alocação dos gastos da universidade em

suas atividades chaves.

Para uma implementação válida, destaca-se a necessidade de se alcançar

previamente alguns objetivos específicos, durante a realização da pesquisa, sendo eles:

revisar a literatura da metodologia ABC em IFES; identificar oportunidades de melhoria

da gestão de custos em uma IFES e as vantagens da aplicação da metodologia ABC nesse

contexto.

O primeiro benefício esperado com o desenvolvimento do presente projeto

refere-se à aplicação de uma metodologia de gestão de custos que, por sua vez, propicia

uma variedade maior de informações sobre como os custos estão sendo diluídos nas

atividades de Ensino, Pesquisa, Extensão e outras atividades administrativas. Além disto,

pode-se prover um detalhamento sobre os custos da instituição como, por exemplo, o

custo por atividade e outros indicadores relacionados. Esta variedade de informações

pode, então, auxiliar nas decisões estratégicas como, por exemplo, decidir em qual

atividade a instituição deve focar seus investimentos, quais atividades consomem maior

quantidade de recursos e por quais razões.

Por exemplo, uma atividade com alto custo, quando comparada com outras, sem

justificativa aparente, pode evidenciar a má administração dos recursos. Assim, torna-

se claro que a gestão de custos bem aplicada em uma IFES traz consigo clareza dos

gastos (importante, uma vez que instituições públicas devem ser transparentes),

auxiliando na tomada de decisões e no redirecionamento do orçamento disponível em

setores ou serviços que são de maior importância. Com a metodologia ABC em

particular, na qual cada objeto de custo consome uma porcentagem de uma atividade

que, por sua vez, utiliza parte de um recurso, torna-se possível a estruturação da

metodologia de gestão de custos de uma forma padronizada para que sua aplicação possa

ser replicável em outras instituições semelhantes.

Por fim, embutir a metodologia dentro de uma plataforma web permite com que

todo os cálculos de custos e complexidade dos rateios possam ser omitidos dos usuários

gestores. Ademais, a utilização de um Sistema de Informações voltado para a Gestão de

Custos acaba por tornar tangível um levantamento mais preciso e automatizado dos

custos que permeiam as Instituições Federais, ressaltando-se a necessidade de se

alimentar o sistema com dados de qualidade para que as informações geradas sejam reais.

Ao se utilizar o método ABC dentro de um sistema web, por exemplo, pode-se obter um

conjunto de informações gerenciais que, indubitavelmente, fornecerão uma melhoria nas

tomadas de decisão dos gestores destas instituições. Vale ressaltar que um Sistema Web

é recomendado para que possua uma manutenção mais prática, além de permitir uma

maior acessibilidade em termos gerais.

2. Metodologia

A presente pesquisa apresenta uma abordagem de Pesquisa Quantitativa uma vez que

deverá ser feita a análise numérica dos custos da universidade. Além disto, possui uma

natureza de Pesquisa Aplicada ao objetivar a geração de conhecimento dirigidos à

solução de problemas específicos. Por fim, quanto aos procedimentos, trata-se de uma

Pesquisa-Ação por se tratar de um tipo de investigação social com base empírica e

realizada pelo conjunto de pesquisadores e os representantes do problema a ser tratado

[Gerhardt e Silveira 2009].

Assim, buscou-se efetuar um estudo bibliográfico aprofundado prévio sobre os

conceitos que norteiam os objetivos a serem alcançados no desenvolvimento do presente

trabalho. O estudo foi fundamentado em livros e artigos científicos, os quais buscavam

a aplicação da metodologia ABC em IFES, além do desenvolvimento e uso de sistemas

de apoio à decisão.

As palavras chaves utilizadas na pesquisa variavam entre as combinações de

“IFES”, “Instituições Federais de Ensino Superior”, “ABC”, “Activity Based Cost”,

“Custeio Baseado em Atividades”, “Gestão de Custos e “Contabilidade de Custos”.

Essas palavras foram consultadas no portal de periódicos da Coordenação de

Aperfeiçoamento de Pessoal de Ensino Superior – CAPES.

Nesta busca, foi possível encontrar diversos artigos referentes ao ABC e, com

base nestes, buscou-se elaborar um roteiro para o desenvolvimento do presente trabalho,

abordando a implementação do ABC em paralelo ao desenvolvimento do sistema, sendo

dividido em três fases e oito etapas ao todo, conforme observado na Figura 1.

De forma geral, a primeira fase refere-se ao levantamento de informações iniciais

e estruturação e modelagem do projeto como um todo, ao passo que a segunda fase trata

da aplicação e desenvolvimento do projeto e, por fim, a última fase é dedicada a

validações e pequenas correções, caso necessário.

Figura 1 – Roteiro de Desenvolvimento da Pesquisa. Fonte: Elaborado pelo Autor

Assim, na primeira fase do plano de implementação do ABC, tem-se a

identificação de todos os itens de custos e a definição das contas do orçamento das IFES,

as quais foram consideradas na elaboração do sistema web. Esta iniciou-se com uma

reunião com os membros da SPQ buscando apresentar artigos científicos referentes ao

tema, o roteiro de implementação desenvolvido e, também, um quadro que compara os

modelos encontrados durante a revisão bibliográfica, tal qual apresentado no Quadro 1.

Durante essa reunião foi possível conhecer os sistemas de controle que a universidade

usa, ou seja, a sua forma de distribuição de custos, apresentar a metodologia do custeio

ABC e validar a relevância de sua aplicação na Universidade.

Em paralelo, foi realizada a estruturação das pastas onde os arquivos de código-

fonte do sistema serão armazenados, criação de um diretório no GitHub para gerenciar

o versionamento, desenvolvimento inicial do front-end das páginas da aplicação e a

criação do Banco de Dados, além de realizar uma modelagem inicial do mesmo.

A segunda fase do projeto iniciou-se com a identificação das atividades,

utilizando também como subsídio a reunião com o time do SPQ, uma vez que este pode

auxiliar na definição de quais atividades seriam abordadas pelo projeto, ou seja: se

seriam consideradas as macro atividades de ensino, pesquisa e extensão; ou se seriam

decompostas em micro atividades; ou se ainda seriam consideradas as atividades de

apoio.

Na etapa da identificação dos direcionadores de custos, é definido como o valor

dos itens de custos serão rateados para as atividades. Por exemplo, o direcionador dos

salários dos docentes pode ser sua carga horária, a fim de se ratear o seu valor entre as

atividades de Ensino, Pesquisa e Extensão. Em outras palavras, trata-se de definir uma

forma de rateio, para que cada atividade receba uma parte do custo.

Para relacionar os recursos (custos) às atividades, é necessário medir os

direcionadores para descobrir, por exemplo, que a atividade de Ensino consome 60% das

atividades docentes, ao passo que Extensão consome 10% e Pesquisa consome 30%.

Finalmente, pode-se calcular o custo de cada atividade, utilizando-se das porcentagens

informadas anteriormente. Esse processo se repete para todos os itens de recursos

(custos) listados no projeto.

Ainda na fase de implementação, paralelo ao sistema de custos, também foi

construído o sistema web. Trata-se, portanto, do desenvolvimento da plataforma em si

(back-end). Todo o código foi armazenado pública e gratuitamente através da plataforma

GitHub. Também, através desta mesma, fora realizado o controle de versões, com duas

linhas principais de desenvolvimento: Development – onde todo o desenvolvimento foi

feito e armazenado na máquina local do desenvolvedor – e Production – que armazena

o código fonte do produto revisado e funcional sendo armazenado no thread “Master”

do GitHub.

Assim sendo, a implementação, do front e back-end, do sistema proposto

permaneceu dividida em 5 fases ao todo com cronogramas definidos no início da fase

seis. São elas: 1) Implementação da Interface das Páginas “Públicas”; 2) Implementação

da Interface das Páginas “Privadas”; 3) Implementação do back-end, sem conexão com

o Banco de Dados, para o cadastro, edição, visualização e remoção de Professores,

Salários de Professores, Item de Custo, Direcionadores de Custo e Relatórios; 4)

Conexão com o Banco de Dados para o cadastro, edição, visualização e remoção de

Professores, Salários de Professores, Item de Custo, Direcionadores de Custo e

Relatórios; 5) Implementação de Melhorias e Automatizações.

Finalmente, na fase de validação do sistema proposto, os usuários realizaram os

acessos e devidos testes, a fim de se certificarem de que o que fora desenvolvido está de

acordo com suas necessidades. Há, ainda, a possibilidade de se realizar pequenas

alterações caso seja necessário.

Desta forma, a proposta inicial do presente trabalho é aplicar este roteiro de

implementação na Universidade Federal de Itajubá. Com isto, será possível obter todos

os dados necessários para a implementação da lógica de rateio do ABC dentro de um

sistema gerencial de custos baseado em atividades, com todos os cálculos sendo

realizado de uma forma automatizada. Entretanto, a fim de tornar este modelo dinâmico

e “reciclável”, o presente trabalho se propõe a desenvolver um sistema de custos baseado

na Web. Com isto, os profissionais responsáveis poderão cadastrar os Itens de Custos,

Direcionadores, Atividades, entre outros, no sistema e este será encarregado de

providenciar um relatório gerencial sobre os custos na universidade, além de exibir uma

tabela com os cálculos em questão.

Por sua vez, o Sistema deverá seguir as definições: a sua construção deverá ser

através de uma plataforma web a fim de prover uma ferramenta para uma gestão de

custos apurada e eficiente. Neste contexto, a aplicação mobile seria adequada apenas

para exibir os relatórios gerenciais a qualquer momento para o usuário. Entretanto, este

escopo não será contemplado nesta primeira etapa de desenvolvimento. Para Back End,

deve-se utilizar a linguagem de programação PHP pois esta permite fragmentos de

HTML em seu código, ter compatibilidade com os bancos de dados mais comuns, como

o MySQL por exemplo, e apresentar portabilidade entre os sistemas operacionais

Windows e Linux [Converse e Park, 2003].

Para Front End, deve-se utilizar os recursos padrões (JavaScript, o CSS e o

HTML), além do framework Bootstrap que permite velocidade ao desenvolver,

padronização de todas os recursos CSS e sua compatibilidade com os navegadores [Jain,

2014]. Como banco de dados, foi utilizado o MySQL por conta de sua velocidade,

escalabilidade e confiabilidade [Niederauer, 2008]. Por fim, para versionamento, foi

utilizado o GitHub.

Destaca-se, por fim, que a Revisão Bibliográfica, elaborada mediante às

consultas e pesquisas previamente abordadas, foi dividida em três tópicos, a saber:

Contabilidade e Gestão de Custos, Custeio Baseado em Atividades e Sistema de

Informação para Apoio à Decisão.

O primeiro tema pesquisado buscou elucidar as vantagens da utilização da Gestão

de Custos em diversos tipos de organizações. Buscou-se destacar o processo produtivo,

os custos associados (com destaque aos custos indiretos de fabricação – CIF) e como isto

é visto sob a ótica de organizações privadas e públicas, com ênfase nas IFES.

Já o segundo tópico consultado visou apropriar-se dos conceitos do Custeio

Baseado em Atividades – ABC, em especial o “guia de aplicação”, ou seja, os passos a

serem seguidos para sua utilização. Por fim, o último tópico apresentado refere-se aos

sistemas de apoio à decisão, com ênfase às tecnologias e roteiros de desenvolvimento.

Esses tópicos serão descritos na sequência.

3. Revisão Teórica

3.1. Contabilidade e Gestão de Custos

Toda organização tem como objetivo primário produzir um produto ou prestar um

serviço. Para tal, recursos (entende-se: matéria prima, mão de obra, energia elétrica, etc)

são gastos no processo produtivo e, por consequência, o produto ou serviço é gerado

com um determinado custo. Este pode ser classificado de duas formas: Custos Diretos

ou Custos Indiretos, ilustrado através da Figura 2. O primeiro se refere àqueles que

podem ser facilmente distribuídos entre os produtos ou objetos de custo, como por

exemplo, a mão de obra direta ou matérias primas consumidas [Souza e Diehl 2009].

Por sua vez, os custos indiretos são aqueles que não possuem uma forma clara de

distribuir seu valor entre os produtos ou serviços, tal como a mão de obra indireta,

aluguel, água ou energia elétrica, fazendo-se necessário a aplicação de alguma

metodologia que permita executar um rateio destes custos para cada um dos produtos ou

serviços desenvolvidos. Vale destacar que objeto de custo pode ser definido como

entidades nas quais os custos podem ser acumulados, com o objetivo de conhecer seu

valor total, sendo que estas entidades são, tradicionalmente, produtos ou serviços [Souza

e Diehl 2009]. Em outras palavras, é o elemento final cujo conhecimento do valor do

custo é desejado.

Figura 2 – Custos Diretos e Indiretos. Fonte: Elaborado pelo Autor

Através da própria definição do termo “Custo”, pode-se entender sua importância

dentro do âmbito da administração organizacional. Todo produto ou serviço possui um

custo associado que, ao final, influi em seu valor de venda. Isto acaba por impactar

diretamente nos negócios como, por exemplo, no lucro que a empresa consegue obter e

no destaque que a mercadoria (entende-se: produto e/ou serviço) alcança se possuir um

baixo preço de aquisição.

Sendo assim, torna-se evidente o alto valor que a Contabilidade, em geral, traz

consigo. A necessidade de controlar custos apenas como uma forma de se destacar à

frente da competição remete ao início do Capitalismo, onde iniciou-se um grande

enfoque na apuração dos custos por meio da contabilidade. Como um instrumento

seguro, sua utilização servia para controlar as variações de custos e de vendas, além de

possibilitar a avaliação do crescimento ou retrocesso do negócio. Entretanto, hoje, ela é

um elemento crucial para que as organizações possam sobreviver, uma vez que a falta

da gestão de custos e as análises de resultados, em qualquer entidade pode ocasionar a

sua falência. Vale ainda ressaltar que o controle e análise de custos são necessários para

a pequena, a média e a grande empresa, independentemente de seu tipo (pública ou

privada) e de seu ramo de atuação [Santos 2011].

A contabilidade pode assumir diferentes formas, dependendo de seu usuário e do

tipo de informação requisitada. Dentre estas, a Contabilidade Financeira está relacionada

às imposições legais e aos requisitos fiscais, enquanto a Contabilidade Gerencial é

focada na administração empresarial, não se condicionando às imposições legais, tendo

por objetivo produzir informações que possuam utilidade na tomada de decisão. A

última, denominada Contabilidade de Custos, é focada na análise dos gastos realizados

pela entidade no desdobramento de suas operações [Bruni e Famá 2004].

Dentro das empresas privadas, observa-se a contabilidade de custos sendo um

componente que permite com que os gestores possam alcançar máxima eficiência e

obtenção de lucros através de informações obtidas de suas operações e vendas, ou seja,

dados contábeis e financeiros para definir os custos de produção e distribuição [Bruni e

Famá 2004]. Por sua vez, uma Organização Pública pode ser compreendida como toda

entidade, ou órgão, que administra alguma área de interesse do estado (por exemplo:

saúde, educação, entre outros) atendendo a necessidade da população, com seu foco

residindo na prestação de serviços. Neste tipo de organização, a contabilidade ou gestão

de custos torna-se necessária para que sejam prestados os serviços da maneira mais

econômica possível, sem redução da qualidade.

3.1.1. Gestão de Custos em IFES

Dentro das organizações públicas, existem as Instituições Federais de Ensino Superior

(IFES). Estas se referem a um conjunto de 53 instituições (universidades, instituições

isoladas e centros de ensino tecnológico) que constituem o Sistema de Instituições

Federais de Ensino Superior e a Rede Pública de Ensino, criadas ou mantidas pela união

e sendo responsáveis por 90% da produção científica brasileira, bem como a formação

de profissionais em diversas áreas do conhecimento [Menezes e Santos 2001]. O

gerenciamento de custos nas IFES propicia aos gestores informações que serão

transformadas em conhecimento para, ao fim, ser utilizado para tomada de decisões

destas instituições. A eficiência nos processos e melhor gerenciamento dos custos

agregados é importante, devido ao orçamento limitado que as IFES dispõem, sendo que

boa parte desta verba é constituída pelo orçamento disponibilizado pelo Tesouro, além

de uma parte obtida através de arrecadações internas (doações, prestações de serviço,

convênios, entre outros). Seu uso e redistribuição interna, entretanto, dependem

exclusivamente da maneira que a administração nestas organizações é realizada.

Logo, nota-se a fundamental importância que estas informações relacionadas aos

custos apresentam, uma vez que promovem uma boa administração do baixo orçamento

que estas instituições possuem. Mas, além disto, servem como métodos de se manter um

controle rigoroso dos custos das atividades envolvidas. Este controle é relevante uma

vez que toda administração pública (inclui-se as IFES, pois podem ser categorizadas

como uma administração pública indireta, por atuarem mediante repasse de verba) deve

atender à Lei de Responsabilidade Fiscal (LRF) que, em resumo,

pressupõe a ação planejada e transparente, em que se previnem riscos e

corrigem desvios capazes de afetar o equilíbrio das contas públicas, mediante

o cumprimento de metas de resultados entre receitas e despesas e a obediência

a limites e condições no que tange a renúncia de receita, geração de despesas

com pessoal, da seguridade social e outras, dívidas consolidada e mobiliária,

operações de crédito, inclusive por antecipação de receita, concessão de

garantia e inscrição em Restos a Pagar [BRASIL 2000, p.1].

Com a LRF, justifica-se a adoção de metodologias que permitam um controle

financeiro dentro destas instituições. Sob a ótica do Governo Federal, a gestão de custos

nas IFES é necessária, tanto que o SESu/MEC dispõe do Sistema de Informações

Gerenciais (SIG), um software que é utilizado por meio da internet, permitindo com que

seus usuários possam obter informações acadêmicas e administrativas das IFES. É

composta por uma ampla base de dados que possibilita a extração de relatórios gerenciais

e indicadores [BRASIL 2007]. Este SIG é composto de seis subsistemas: Sistema de

Apuração de Custos (SAC), Sistema de Atividade Docente (SAD), Sistema de

Acompanhamento Acadêmico (SAA), Sistema de Administração de Pessoal e Recursos

Humanos (SARHU), Sistema de Administração Patrimonial (SAP) e Sistema de

Administração de Material (SAM) [Menezes e Santos 2001].

O SAC é um sistema baseado em Centros de Custo, único e complexo para todas

as IFES e que visa um maior e mais rigoroso controle financeiro destas instituições.

Todavia, ainda que este sistema seja fornecido gratuitamente pelo MEC, ele ainda

apresenta diversas falhas tal como o fato de utilizar a abordagem por Centros de Custos

[Reinert 2005]. Esta, no âmbito das instituições federais, pode ser considerada uma falha

por causa da imprecisão que os valores podem assumir, além de não ser possível obter

informações completas e bem definidas sobre os custos que se deseja saber, que é vital

para a aplicação de uma gestão de custos ou de contabilidade eficiente. Vale ainda

ressaltar que, apesar do governo incentivar a gestão de custos, não há nenhuma obrigação

de utilizar o SIG, ou qualquer modelo de gestão de custos existentes.

3.2. Custeio Baseado em Atividades – ABC

Durante a produção de um produto ou serviço, têm-se três tipos de custos envolvidos:

Mão de Obra Direta (MOD), Materiais Diretos (MD) e os Custos Indiretos de Fabricação

(CIF). Os dois primeiros são simplesmente, como sua nomenclatura sugere, custos

distribuídos diretamente durante o processo produtivo. Entretanto, o CIF é mais difícil

de ser atribuído aos objetos em questão, uma vez que há uma complexidade em se

determinar quanto um processo consome de um certo recurso que não seja usado

exclusivamente para este processo ou produto. A fim de possibilitar a solução deste

empecilho, recomenda-se a utilização de critérios a fim de definir formas de ratear estes

custos indiretos e distribuir seu valor entre os produtos e serviços da organização [Bruni

e Famá 2004]. Por exemplo, para o custo de energia elétrica, deve-se ratear o seu valor

conforme o consumo em cada objeto de custo.

Existem diferentes técnicas e metodologias de se ratear os CIF. Dentre estas,

destaca-se o Custeio Baseado em Atividades (Activity Based Costing – ABC) que busca

atribuir os custos indiretos aos produtos através de atividades, previamente definidas e

envolvidas no processo, possibilitando uma visão financeira mais próxima do real. Esta

técnica surgiu na década de 80, quando seus criadores, Cooper e Kaplan, demonstraram

que os sistemas de custos utilizados até então eram ineficientes e também propuseram

que estes custos indiretos poderiam ser distribuídos aos produtos e serviços através de

atividades, uma vez que os processos as consomem ao invés dos recursos. O ABC foi

criado com o intuito de servir como uma ferramenta de auxílio à tomada de decisão uma

vez que, de acordo com seus idealizadores, haveria maior visibilidade e facilidade de

detecção dos custos das atividades, incluindo os custos que não agregam valor ao produto

[Santos 2011].

Metodologias como o ABC tornaram-se necessárias para realizar um adequado

tratamento na alocação dos custos indiretos aos produtos, deixando de utilizar critérios

aleatórios, evitando distorções. Esta técnica permite, ainda, a identificação das atividades

e processos existentes em uma organização, além da identificação, análise e controle dos

custos envolvidos nas atividades e processos e, por fim, a atribuição dos custos aos

produtos, através dos direcionadores de custo e de atividades. Com esta metodologia de

rateio dos custos indiretos, aumenta-se a precisão ao se apurar os custos dos produtos,

além de contribuir para a melhoria contínua dos processos através da identificação das

atividades e direcionadores de custos e, por fim, permite a identificação dos custos que

não agregam valor aos processos [Oliveira e Perez Jr. 2012].

O Custeio baseado em Atividades depende de alguns conceitos chaves tais como

Atividade, Direcionadores de Atividades e de Custo, visualizados através da Figura 3.

Primeiramente, atividade pode ser definida como aquilo que consome recursos de uma

empresa a fim de produzir bens e serviços através de uma combinação de recursos

humanos, tecnológicos e financeiros. Os direcionadores de custos são critérios pelos

quais são identificados a quantidade de recursos gastos na execução de uma atividade.

Por fim, direcionadores de atividades são, de forma análoga ao anterior, critérios para

metrificar o quanto de cada atividade é consumido por um processo ou objeto [Oliveira

e Perez Jr. 2012].

Figura 3 – Componentes da Metodologia do Custeio Baseado em Atividades. Fonte: Elaborado pelo autor

Cada autor propõe seu próprio roteiro de implementação para o ABC. Entretanto,

sob um ponto de vista genérico, todos os modelos seguem esse mesmo padrão,

demonstrado na Figura 3. A priori são definidos os itens de custos, que são os valores

que se deseja ratear nos produtos/serviços, tal como Energia Elétrica, Salários, Limpeza,

etc. A seguir, define-se quais são as atividades comuns no desenvolvimento dos

produtos/serviços para que os custos possam ser alocados (Por exemplo, Ensino,

Pesquisa e Extensão). Em seguida, define-se os direcionadores de custo ou de recurso,

os critérios que irão proporcionar os insumos necessários para que os CIFs possam ser

rateados para as atividades. São exemplos de direcionadores: Carga Horária e Área em

M². Na etapa seguinte do ABC, é realizada, de maneira análoga à primeira, a listagem

dos objetos de custo, identificação e definição dos direcionadores de atividades

(semelhante ao direcionador de recurso, entretanto atuará no rateio do custo das

atividades para os objetos de custos) e, por fim, o cálculo final dos custos desses objetos

de custo.

3.2.1. Aplicação do ABC em IFES

Com o entendimento da importância da Gestão de Custos em IFES, bem como a

compreensão do funcionamento da metodologia ABC para rateio de CIF, pode(m) ser

debatida(s) a(s) vantagem(ns) obtida(s) com a utilização do Custeio Baseado em

Atividades como uma metodologia de gestão de custos no contexto das IFES.

Os empecilhos para a adoção de um sistema de gestão de custos padrão para todas

as instituições se resumem em três pontos. O primeiro é a de que estas instituições

apresentam diferenças regionais e/ou locais entre si, o que propicia uma disparidade em

suas características básicas. O próximo ponto é a existência de uma variação dos recursos

financeiros disponíveis, uma vez que este capital é oriundo do Tesouro (ainda mais

considerando os recursos próprios obtidos de forma individual e independente por cada

instituição). O terceiro, e último aspecto, é que as atividades executadas por cada

instituição são diferentes entre si. Entretanto, todas as IFES, ainda que em proporções

de dedicação diferentes, buscam atender as mesmas “atividades-fim”: Ensino, Pesquisa

e Extensão [Magalhães et al. 2010]. Ademais, possuem atividades referentes à apoio, tal

como os serviços de limpeza e segurança. Estas simples semelhanças asseguram a

adoção da estrutura de rateio dos custos indiretos baseado em atividades.

Assim sendo, a necessidade de se aplicar um sistema de gestão de custos com

alguma padronização é sustentada por Reinert (2005), uma vez que este ressalta que as

preocupações com os custos nas IFES são oportunas e têm crescido com o passar dos

anos. Contudo, há uma insatisfação aparente com os sistemas de custos atuais, uma vez

que as necessidades das instituições, dos seus administradores, do governo e da

sociedade em geral não têm sido atingidas, além de existir uma falta de padronização

mínima necessária entre os sistemas atuais. Neste âmbito, existe na área de educação

uma baixa quantidade de bibliografia sobre gestão de custos, sendo que as existentes

tratam do assunto sem serem capazes de institucionalizar uma metodologia que seja

capaz de atender as peculiaridades das IFES [Peter et al. 2003].

Ainda que as preocupações com gestão de custos nas IFES tenham crescido nas

últimas décadas, pesquisas tenham sido realizadas na área e roteiros de implementação

tenham sido criados [Reinert 2005; Reinert e Reinert 2005; Magalhães et al. 2010; Peter

et al. 2003] muito pouco foi, de fato, efetivo. Assim, torna-se imprescindível a

elaboração de um sistema para gestão de custos baseados no ABC.

Ainda que pouco, é possível encontrar alguns artigos elaborados que

proporcionam uma visão prática sobre a aplicação da metodologia do ABC em IFES tal

como a Universidade Federal do Ceará [Peter et al. 2003]. O comparativo entre modelos

ABC apresentada por Reinert (2005) mostrou-se de grande valor para o presente estudo.

Além destes, outros artigos listavam suas próprias etapas de implementação do ABC,

derivadas dos modelos apresentados nos livros didáticos do tema. O Quadro mostra a

metodologia proposta por alguns autores.

Ressalta-se que as etapas propostas no presente TFG encontram-se no tópico 4.2,

as quais serão auxiliadas pelo desenvolvimento de um Sistema de Informação. Entende-

se que a implementação de um sistema computacional voltada à gestão de custos pode

oportunizar agilidade, praticidade e padronização na obtenção de informação. Estes

benefícios se devem ao fato de que o sistema de custos apresentará os cálculos realizados

de forma automatizada e constantemente atualizada. Ademais, a geração de relatórios

padronizados se dá de uma forma prática permitindo, então, que o Sistema de Informação

se torne fundamental, uma vez que seu objetivo de apoiar a tomada de decisão se

concretiza.

Como o escopo desse TFG limita-se aos custos das atividades apenas, pode-se

dizer que ele está relacionado totalmente à metodologia de Bruni e Famá (2004), citados

na primeira linha do Quadro 1, e parcialmente aos demais autores, os quais focam

também nos custos dos objetos de custos.

3.3. Sistemas de Informação para Apoio à Decisão

Sistemas de Informação (SI) podem ser definidos como ferramentas que objetivam a

coleta, armazenamento e distribuição de informações que suportam as funções gerenciais

Quadro 1 - Modelos ABC propostos por diversos autores. Fonte: Elaborado pelo Autor

e operacionais das organizações [Freitas et al. 1997]. Um SI pode atuar suprimindo a

carência de informações externas e internas em um curto período de tempo. Desta forma,

acabam por ser necessários para as empresas privadas da atualidade uma vez que sem

estas informações as tomadas de decisões não são realizadas adequadamente e acabam

por serem incapazes de interagir apropriadamente no ambiente em que se encontram e

podem apresentar um desempenho negativo [Perottoni et al. 2001].

Dentro das Instituições Federais de Ensino Superior, nota-se a ocorrência de

problemas graves envolvendo a falta de sinergia entre os sistemas atuais, da ausência de

uma padronização dos dados e, também, da inexistência de uma documentação dos seus

processos de trabalhos. Estas instituições têm, por objetivo, prestar as atividades-fim de

ensino, pesquisa e extensão. Por não objetivarem o lucro, estas organizações podem não

se preocupar com uma gestão eficiente do conhecimento e dos custos, mas sim a

execução das atividades da melhor maneira possível [Pinheiro et al. 2008].

Nas IFES, existem duas categorias de Sistemas de Informação: acadêmicos ou

administrativos. O primeiro abrange aqueles que visam atender as atividades de ensino,

pesquisa e extensão. Os administrativos, por sua vez, são compostos pelos sistemas que

atuam nos setores de Recursos Humanos, Patrimonial, de controle de material,

orçamentário e financeiro e de protocolo. O objetivo fundamental desses sistemas de

informação tem sido associado ao esforço para a coleta e preparação de dados no

contexto das universidades. Contudo, a principal vantagem de se utilizar um Sistema de

Informação é a análise realizada em cima dos dados para a elaboração de informações

que auxiliem a tomada de decisão [Pinheiro et al. 2008].

É neste contexto que surgem os Sistemas de Apoio à Decisão (SAD), uma das

categorias dos sistemas de informação, que busca fornecer suporte às decisões

semiestruturadas e não-estruturadas. Os SAD são compostos por interface, dados e

modelos e apresentam, como característica, a utilização de modelos e dados de fontes

diferentes, preocupação com o estilo de quem toma a decisão e a possibilidade de

simulação de cenários [Perottoni et al. 2001].

3.3.1 Ferramentas para Desenvolvimento de Sistemas

Para se desenvolver qualquer tipo de software, normalmente são necessárias algumas

definições prévias tais como: tipo do sistema, ou seja será uma plataforma web, uma

aplicação mobile ou ambos; qual o tipo da linguagem de programação, isto é, qual será

usada no front end e no back end; a maneira como o sistema será desenvolvido, ou seja

se será utilizado versionamento de código, se sim quais serão as principais linhas de

desenvolvimento de código; por fim, qual será o tipo e a linguagem utilizada para

construção do Banco de Dados.

No contexto da Tecnologia da Informação, normalmente cria-se aplicativos

mobile principalmente quando a sua construção é voltada para facilitar a execução de

determinados processos – por exemplo, aplicativos bancários que permitem o pagamento

de contas a qualquer momento de qualquer lugar. Por sua vez, plataformas web podem

ser elaboradas para diversos fins: e-commerce, cursos e treinamentos, notícias, entre

outros.

O Front End é a parte do sistema que o usuário é capaz de enxergar e com a qual

irá interagir ao passo que a Back End se trata das implementações das regras do negócio

envolvido. Assim, um exemplo claro seria: imaginando uma aplicação bancária, o front

end é onde podemos ver (na tela) o saldo, os botões e toda a interface gráfica do sistema.

O Back End, por sua vez, é onde são realizadas as transações comerciais, verificando a

autenticidade da senha, entre outros. Após a definição das linguagens que serão

utilizadas, pode optar-se pela utilização de Frameworks. Estes são, simplificadamente,

um conjunto de arquivos e comandos pré-configurados que permite ao desenvolvedor

programar com maior facilidade ao possibilitar a realização de comandos complexos de

forma mais prática [Jain, 2014].

O versionamento dos códigos que forem escritos também deve ser realizado de

forma que toda nova implementação possa ser testada sem impactar o produto final. Isso

pode ser feito através de plataformas como o Visual Studio Team Service – VSTS ou

GitHub. Em outras palavras, trata-se de duas linhas de desenvolvimento. A primeira é a

de desenvolvimento, onde o código será efetivamente escrito e, eventualmente, testado.

É nesta etapa que se faz toda a implementação de novos recursos e garante-se que estes

não irão impactar a funcionalidade de outras partes do sistema. Ademais, há a linha de

produção onde todo o código em funcionamento, já previamente testado, é armazenado.

Estes dois threads permitem o desenvolvimento de novos recursos com testes

antes da mudança ser efetivada e, ao mesmo tempo, garante que exista sempre um

sistema completamente funcional e livre de erros na linha de “produção”. Por fim, resta

escolher a linguagem de Banco de Dados desejada para que possa interagir com a

aplicação. Ressalta-se que um banco de dados é a estrutura que permitirá o

armazenamento de dados de qualquer tipo de aplicação.

Assim, torna-se possível o desenvolvimento de um sistema que seja,

eficientemente, uma ferramenta de apoio à decisão. Isto é, um sistema capaz de fornecer

informações ao gestor para que o mesmo possa tomar decisões mais precisas e com maior

probabilidade de sucesso, ou cujo efeito seja o mais relevante possível. As informações

poderão ser obtidas através do sistema por meio de relatórios gerenciais sobre os custos

alocados em departamentos, atividades-chave, entre outros

Por fim, ressalta-se que as ferramentas e práticas listadas neste presente tópico

serão utilizadas na etapa de desenvolvimento do sistema. O detalhamento de quais

tecnologias serão utilizadas e como elas irão relacionar entre si encontra-se tópico 4.2.

4. Implementação

4.1. Descrição da Universidade

A Universidade Federal de Itajubá – UNIFEI oferece cursos de graduação e pós-

graduação, em dois campi, Itajubá (sede) e Itabira, sendo analisados os custos referentes

ao campus de Itajubá. A UNIFEI foi fundada em 23 de novembro de 1913 em Itajubá-

MG, com o nome de Instituto Eletrotécnico e Mecânico de Itajubá – IEMI, por iniciativa

do advogado Theodomiro Carneiro Santiago e reconhecida pelo Governo Federal em 05

de janeiro de 1917. Seu nome foi alterado algumas vezes desde sua fundação, sendo

conhecida como IEI (Instituto Eletrotécnico de Itajubá em 1936), EFEI (Escola Federal

de Engenharia de Itajubá em 16 de abril de 1968) e, atualmente, como UNIFEI

(Universidade Federal de Itajubá em 2002).

A UNIFEI apresenta 404 servidores técnico-administrativos e 462 servidores

docentes. Também contém 34 cursos e 7676 alunos matriculados na graduação, além de

21 cursos e 1042 alunos matriculados na pós-graduação [UNIFEI, 2018]. Por fim, o

campus de Itajubá apresenta um total de sete institutos acadêmicos, sendo eles: Instituto

de Engenharia Mecânica (IEM), Instituto de Engenharia de Produção e Gestão (IEPG),

Instituto de Engenharia de Sistemas e Tecnologia da Informação (IESTI), Instituto de

Física e Química (IFQ), Instituto de Matemática e Computação (IMC), Instituto de

Recursos Naturais (IRN) e Instituto de Sistemas Elétricos e Energia (ISEE).

Por ser uma universidade, possui a geração e disseminação de conhecimentos,

através de projetos acadêmicos vinculados às necessidades socioeconômicas do mundo

globalizado, que contribuam de forma efetiva para a qualidade de vida da sociedade. E

por ser federalizado, sua fonte de renda vem através da distribuição de renda realizada

pelo Ministério da Educação, MEC. Além disto, atualmente, não existe na UNIFEI um

sistema gerencial de custos que informe aos departamentos interessados, os custos

envolvidos em cada uma de suas atividades-chave: Ensino, Pesquisa e Extensão. São

utilizados os indicadores propostos pelo Tribunal de Contas da União (TCU) que

utilizam um modelo padronizado para diversas IFES, o que se prova ineficiente uma vez

que na UNIFEI, por exemplo, não seria descontado as despesas com Restaurante para

obter-se os custos de cada atividade-chave. A limitação do modelo do TCU quando

comparado, por exemplo, ao modelo de gestão de custos que Reinert (2005) propõe,

pode ser observado na Tabela 1.

Tabela 1 – Comparativo entre Modelos. Fonte: Elaborado pelo Autor, baseado em Reinert (2005)

Reinert (2005) UNIFEI / TCU

(+) Orçamento Total (+) Despesas correntes de todas as Unidades

Gestoras;

(-) Custo parcial da Instituição, não vinculado

direta e indiretamente às atividades fim;

(-) Despesas com sentenças judiciais;

(-) Parcela de custo destinada ao pessoal inativo,

aposentados e pensionista;

(-) Despesas com aposentadorias;

(-) Parcela de custo destinada aos precatórios; (-) Despesas com reformas;

(-) Custo dos órgãos de saúde: Hospitais,

Maternidades e Clínicas Odontológicas;

(-) Despesas com pensões;

(-) Custo do Restaurante; (-) Despesas com pessoal afastado;

(-) Custo da Moradia Estudantil; (-) Despesas com pessoal cedido;

(-) Custo da Editora; (-) 65% das despesas correntes do Hospital

Universitário;

(-) Custo da Imprensa; (-) 65% das despesas correntes da Maternidade;

(-) Custo de Rádio e Televisão; (=) Custo da Universidade, exceto gastos com

bens permanentes;

(-) Outros custos não previstos neste trabalho;

(=) Custo total da instituição, vinculado direta

e indiretamente às atividades fim;

(-) Custo das atividades de nível não

Universitário;

(-) Custo das creches;

(-) Custo do Núcleo de Desenvolvimento

Infantil;

(-) Custo dos Colégios de Aplicação;

(-) Custo dos Colégios Agrícolas;

(-) Parcela do custo da administração superior

correspondente;

(=) Custo das atividades de nível

Universitário;

Tal como pode ser observado, a atual metodologia de gestão de custos que a

universidade utiliza é de alto nível e abrangente, não auxiliando na tomada de decisões

no que tange as atividades fim da própria instituição, sendo elas: Ensino, Pesquisa e

Extensão. Ao compararmos com o modelo de Reinert (2005), torna-se ainda mais

evidente a complexidade existente na composição dos custos de uma IFES, uma vez que

existe uma série de custos que devem ser desconsiderados para se chegar ao custo das

atividades de nível universitário. Assim, o modelo proposto pelo TCU acaba por não ser

tão preciso quanto o de Reinert.

4.2. Fases de Desenvolvimento do Projeto

4.2.1. Identificação de Recursos e Modelagem do Sistema

Conforme ilustrado pela Figura 1, o projeto iniciou-se com uma entrevista com os

membros da Secretaria de Planejamento e Qualidade – SPQ, tendo como resultado a

definição dos parâmetros iniciais para que a pesquisa pudesse ser realizada. Os

profissionais em questão se prontificaram a selecionar quais Itens de Custos, e seus

respectivos valores, iriam ser considerados para a realização do cálculo dos custos.

Estes Itens foram obtidos através de uma ferramenta governamental online

denominada “SIGA Brasil” que permite a qualquer pessoa ter acesso a uma planilha de

custos gerais de organizações públicas ligadas ao governo. Mediante esta, é possível

gerar relatórios detalhados de custos com a planilha eletrônica Microsoft Excel. O

enfoque do presente trabalho foi simplesmente obter deste relatório os Itens de Custos

mais influentes na UNIFEI e seus respectivos valores monetários. Destaca-se, entretanto,

que a simplificação, seleção e disponibilização deste relatório ficou sob responsabilidade

dos profissionais da SPQ, uma vez que conhecimentos específicos sobre o Plano Interno

– PI da instituição era requisito necessário para a execução desta atividade. Destaca-se

que, conforme o modelo apresentado por Reinert (2005), considera-se apenas custos

relacionados diretamente às atividades fim da UNIFEI. A Tabela 2 a seguir mostra os

Itens de Custos identificados nesta etapa, referindo-se aos custos da Universidade do ano

de 2016.

Tabela 2 – Itens de Custos do ano de 2016. Fonte: Plataforma SIGA Brasil

Itens de Custo

Valor Anual em

Reais (R$)

33903702 - limpeza e conservacao 3.970.980,17

33903916 - manutencao e conserv. de bens imoveis 2.435.684,59

33903703 - vigilancia ostensiva 1.974.528,10

33903943 - servicos de energia eletrica 1.546.362,24

33903965 - servicos de apoio ao ensino 669.539,00

33903607 – estagiários 665.593,78

33903944 - servicos de agua e esgoto 421.292,57

33903303 - locacao de meios de transporte 363.611,04

33901414 - diarias no pais 329.555,40

33903026 - material eletrico e eletronico 327.564,53

33903024 - material p/ manut.de bens moveis/instalacoes 326.581,66

33901801 - bolsas de estudo no pais 300.800,95

33903628 - servico de selecao e treinamento 231.928,41

33903704 - manutencao e conservacao de bens imoveis 219.803,39

33903017 - material de processamento de dados 194.086,59

33913947 - servicos de comunicacao em geral 173.453,91

33903958 - servicos de telecomunicacoes 169.683,38

33903979 - serv. de apoio admin., tecnico e operacional 166.766,38

33903978 - limpeza e conservacao 134.604,43

33903901 - assinaturas de periodicos e anuidades 130.725,30

33903701 - apoio administrativo, tecnico e operacional 128.049,59

33903983 - servicos de copias e reproducao de documentos 120.624,30

33903917 - manut. e conserv. de maquinas e equipamentos 119.270,48

33903947 - servicos de comunicacao em geral 100.451,10

33903035 - material laboratorial 94.733,07

33903301 - passagens para o pais 89.981,15

33903022 - material de limpeza e prod. de higienizacao 89.851,75

33903969 - seguros em geral 87.896,71

33903016 - material de expediente 83.758,69

33903039 - material p/ manutencao de veiculos 80.469,85

33903011 - material químico 55.749,46

33903905 - servicos tecnicos profissionais 54.525,00

33903025 - material p/ manutencao de bens moveis 51.496,08

33903028 - material de protecao e seguranca 47.645,48

33903007 - generos de alimentacao 47.537,60

33901416 - diarias no exterior 43.229,90

33903935 - multas dedutíveis 40.898,42

33903029 - material p/ audio, video e foto 30.476,10

33903914 - locacao bens mov. out.naturezas e intangiveis 28.998,50

33903997 - comunicacao de dados 25.538,86

33903919 - manutencao e conserv. de veiculos 24.262,00

33909301 – indenizações 22.920,33

33903044 - material de sinalizacao visual e outros 21.309,57

33903937 – juros 20.683,90

33903302 - passagens para o exterior 19.592,81

33903042 – ferramentas 18.451,76

33903948 - servico de selecao e treinamento 18.437,05

33903004 - gas e outros materiais engarrafados 17.786,00

33902001 - auxilio a pesquisadores 17.622,00

33903941 - fornecimento de alimentacao 17.610,55

33903001 - combustiveis e lubrificantes automotivos 15.603,67

33903602 - diarias a colaboradores eventuais no pais 15.084,00

33903023 - uniformes, tecidos e aviamentos 14.680,38

33909303 - ajuda de custo - pessoal civil 14.672,28

33903308 – pedágios 14.215,26

33903904 - direitos autorais 13.971,39

33903014 - material educativo e esportivo 13.062,45

33903923 - festividades e homenagens 12.681,59

33914712 - contribuicao p/ o pis/pasep 8.512,56

33903963 - servicos graficos e editoriais 8.148,80

33903606 - servicos tecnicos profissionais 7.780,00

33913904 - marcas, patentes e direitos autorais 7.500,00

33903021 - material de copa e cozinha 6.574,00

33903975 - servico de incineracao,destruicao e demolicao 6.337,50

33903910 - locacao de imoveis 5.700,00

33903908 - manutencao de software 5.350,00

33903019 - material de acondicionamento e embalagem 5.199,50

33904710 – taxas 4.909,00

33903959 - servicos de audio, video e foto 4.900,00

33904722 - contribuicao p/ custeio de iluminacao publica 4.694,62

33903980 – hospedagens 4.060,00

33909233 - passagens e despesas com locomocao 3.573,05

33903036 - material hospitalar 3.325,47

33903922 - exposicoes, congressos e conferencias 3.162,81

33903033 - material p/ producao industrial 2.272,00

33909218 - auxilio financeiro a estudantes 2.000,00

33903050 - bandeiras, flamulas e insignias 1.975,00

33909314 - ressarcimento de passagens e desp.c/locomocao 1.485,64

33903974 - fretes e transportes de encomendas 1.000,00

33904715 - multas dedutíveis 925,00

33903946 - servicos domésticos 840,00

33903966 - servicos judiciários 600,00

33903003 - combustiveis e lubrif. p/ outras finalidades 539,48

33904716 – juros 510,00

33914718 - contrib.previdenciarias-servicos de terceiros 500,00

33903936 - multas indedutiveis 459,70

33903006 - alimentos para animais 288,00

33913958 - servicos de telecomunicações 283,34

33903925 - taxa de administração 58,96

33903903 - comissoes e corretagens 44,30

Total Geral 16.590.483,63

Nota-se, contudo, que neste universo de aproximadamente R$16.6 milhões gastos

na UNIFEI no ano de 2016, existem alguns itens de custos repetidos, referindo-se a

diferentes registros na plataforma SIGA Brasil. Também há inúmeros itens relacionados

que possuem um valor bem inferior aos demais, sendo criado um agrupamento

denominado “Outros” para que seu valor possuísse maior “relevância” nos relatórios,

somando um valor de R$ 2.887.132,50 (gasto total destes itens na UNIFEI em 2016).

Contudo, esta lista não contempla o item de custo referente aos salários dos

docentes. Para obter essa informação, utilizou-se o Portal da Transparência – plataforma

também governamental que disponibiliza todos os relatórios financeiros referente aos

gastos públicos. Através desta, obteve-se uma planilha com todos os custos de todos os

servidores públicos de todas instituições públicas do Brasil no ano de 2016 (de Janeiro

a Dezembro), sendo possível extrair os valores referentes apenas dos docentes do

Instituto de Matemática e Computação da UNIFEI. O valor final obtido com gastos de

salários no IMC no ano de 2016 foi de R$ 5.970.967,01.

.

Porém, antes de inserir o valor no sistema proposto, foi realizado um rateio prévio

para que fosse possível trabalhar com valores referentes apenas ao IMC em específico,

uma vez que este instituto foi escolhido como “piloto”. Para realização deste rateio, foi

utilizado o Plano Interno – PI que é um relatório governamental que permite um

detalhamento orçamentário através de um código que, no caso da UNIFEI, permitia

compreender a qual instituto cada um dos itens de custo estava alocado.

Sendo assim, chega-se à Tabela 3, com os itens de custo que seriam

implementados no sistema e, posteriormente, rateados entre as atividades definidas com

exceção dos itens que possuem valor zerado no IMC. O valor total refletido neste caso

deverá, impreterivelmente, ser o mesmo que o apresentado pelo sistema.

Tabela 3 – Relação dos Itens de Custo final em 2016. Fonte: Elaborado pelo Autor.

Item de Custo – 2016 Valor Anual Total UNIFEI Valor Anual Total IMC

N/A – DESPESAS COM PESSOAL - R$ 5.970.967,01

33903702 - LIMPEZA E CONSERVACAO R$ 3.970.980,17 R$ 138.968,34

N/A – OUTROS R$ 2.887.132,50 R$ 132.153,23

33903916 - MANUTENCAO E CONSERV. DE BENS IMOVEIS R$ 2.435.684,59 R$ -

33903703 - VIGILANCIA OSTENSIVA R$ 1.974.528,10 R$ 90.380,43

33903943 - SERVICOS DE ENERGIA ELETRICA R$ 1.546.362,24 R$ 70.781,92

33903965 - SERVICOS DE APOIO AO ENSINO R$ 669.539,00 R$ -

33903607 – ESTAGIARIOS R$ 665.593,78 R$ 48.925,38

33903944 - SERVICOS DE AGUA E ESGOTO R$ 421.292,57 R$ 19.283,90

33901414 - DIARIAS NO PAIS R$ 329.555,40 R$ 6.663,32

33903026 - MATERIAL ELETRICO E ELETRONICO R$ 327.564,53 R$ 9.345,20

33901801 - BOLSAS DE ESTUDO NO PAIS R$ 300.800,95 R$ 32.239,96

33903017 - MATERIAL DE PROCESSAMENTO DE DADOS R$ 194.086,59 R$ 6.853,40

33903901 - ASSINATURAS DE PERIODICOS E ANUIDADES R$ 130.725,30 R$ -

33903983 - SERVICOS DE COPIAS E REPRODUCAO DE DOCUMENTOS R$ 120.624,30 R$ 4.500,00

33903917 - MANUT. E CONSERV. DE MAQUINAS E EQUIPAMENTOS R$ 119.270,48 R$ -

33903035 - MATERIAL LABORATORIAL R$ 94.733,07 R$ -

33903301 - PASSAGENS PARA O PAIS R$ 89.981,15 R$ -

33903011 - MATERIAL QUIMICO R$ 55.749,46 R$ -

33901416 - DIARIAS NO EXTERIOR R$ 43.229,90 R$ -

33903302 - PASSAGENS PARA O EXTERIOR R$ 19.592,81 R$ 3.113,31

33902001 - AUXILIO A PESQUISADORES R$ 17.622,00 R$ -

33903602 - DIARIAS A COLABORADORES EVENTUAIS NO PAIS R$ 15.084,00 R$ 265,50

33903014 - MATERIAL EDUCATIVO E ESPORTIVO R$ 13.062,45 R$ -

33903980 - HOSPEDAGENS R$ 4.060,00 R$ -

33909233 - PASSAGENS E DESPESAS COM LOCOMOCAO R$ 3.573,05 R$ -

33903922 - EXPOSICOES, CONGRESSOS E CONFERENCIAS R$ 3.162,81 R$ -

33909218 - AUXILIO FINANCEIRO A ESTUDANTES R$ 2.000,00 R$ -

33903006 - ALIMENTOS PARA ANIMAIS R$ 288,00 R$ -

TOTAL R$ 16.590.483,63 R$ 6.534.440,90

Em paralelo, a aplicação começou a ser modelada para que, na segunda fase do

roteiro de implementação do projeto, fosse possível iniciar seu desenvolvimento. Nesta

modelagem, definiu-se a seguinte organização de pastas:

CSS: são armazenados os arquivos com extensão “.css”. Em outras palavras, são os

arquivos do Bootstrap, framework responsável por codificar todo a interface (front-

end) da aplicação.

Fonts: nesta são armazenados alguns arquivos de fontes para serem utilizados na

construção da interface.

Functions: aqui se encontram os arquivos “.php” com os códigos referentes a

conexão e funções de manipulação (inserir, visualizar, atualizar/editar e deletar), e a

validação para realização de login e logout bem como funções para construção dos

relatórios de barra e de pizza.

Images: armazena-se nesta pasta os arquivos de imagens utilizadas por todo o

sistema.

JS: são armazenados os arquivos com extensão “.js”. Em outras palavras, são alguns

arquivos de JavaScript, principalmente relacionados ao framework Bootstrap.

Pages

o Index: contém os arquivos de índice para as páginas “públicas” e “privadas”,

ou seja, administrativa.

o Informative: arquivos básicos para realizar descrição da metodologia ABC,

bem como apresentação dos autores do trabalho.

o Login: arquivos para realização do login e logout.

o Public_Table: onde localiza-se os arquivos referentes à exibição das tabelas

com os cálculos finais através da metodologia ABC. Tabela Custos por

Atividade provê o custo por atividade e Tabela Custos por Objeto provê custo

por objeto de custo.

o Private_Table: onde se localizam os arquivos de manipulação para gerar as

tabelas e cálculos finais. Encontram-se, principalmente, os arquivos

relacionados à criação, visualização, edição e remoção de professores, seus

salários e a tabela final de custos.

o Template: arquivos padrões utilizados por todos os outros arquivos. Trata-se

principalmente do cabeçalho (header.php) e do rodapé (footer.php).

o Activity_Cost: arquivos com extensão “.php” relacionados a criação, edição

e remoção de itens de custos e direcionadores

Também foi escrito um documento de requisitos, conforme Apêndice C, para

auxiliar a implementação na segunda fase, além de ter sido realizada uma estrutura inicial

do banco de dados demonstrado na Figura 4 e, por fim, o desenvolvimento da interface

da aplicação com todas as páginas. Através desta última definiu-se dois níveis de acesso:

público – com informações referentes às metodologias, autores e tabela final de custos –

e privado – onde poderão ser realizadas as alterações nos dados do sistema.

4.2.2. Aplicação do ABC e Desenvolvimento do Sistema

Já na segunda fase, foi possível definir, como resultado da entrevista com o time da SPQ,

que as “Atividades” a serem consideradas pelo estudo de caso são as “Atividades

Primárias” e “Atividades Secundárias”. O conceito utilizado para realizar tal partição foi

baseado no trabalho de Peter et al. (2003), onde os autores realizaram a aplicação do

ABC na Universidade Federal do Ceará.

Com base no trabalho de Peter et al. (2003), para a aplicação do ABC dentro das

realidades da UNIFEI foi realizada a seguinte divisão: as atividades primárias se

subdividem em Ensino, Pesquisa e Extensão; por sua vez, as atividades secundárias são

compostas por apenas um tipo de atividade denominada “Apoio”. Esta refere-se a toda

atividade que têm influência direta nas três primeiras, mas que não é possível ratear seu

valor ou é relacionada à gestão administrativa de acordo com o PI. Por exemplo,

“Limpeza e Conservação” é um item de custo que impacta as atividades-chave de uma

IFES, mas não é tão tangível a definição de como ratear seu valor em Ensino, Pesquisa

e Extensão.

Após a definição dos Itens de Custos e das Atividades, foi possível desenhar

dentro do sistema uma tabela com 11 colunas: Item de Custo, Direcionador de Recurso

Utilizado, Total no IMC (em R$), Total em Ensino (R$ e %), Pesquisa (R$ e %),

Figura 4 – Composição das Tabelas do Banco de Dados. Fonte: Elaborado pelo Autor

Extensão (R$ e %) e Apoio (R$ e %). Em paralelo às definições de formas de rateio, fora

sendo implementado no sistema e, consequentemente, armazenado no Banco de Dados

todos os dados referentes aos itens de custo explicitados pela Tabela 3.

Seguindo o roteiro de implementação, o próximo passo refere-se a identificar e

definir quais seriam os Direcionadores de Recursos. Para tal, buscou-se utilizar de

Direcionadores de Custos para que os Itens de Custo levantados previamente pudessem

ter seu valor distribuído entre as atividades definidas. Ressalta-se que, mediante

pesquisas e validações, buscou-se a definição dos direcionadores que pudessem ser

medidos de forma suficientemente precisas a fim de proporcionar um resultado final

confiável.

Com isto, tem-se que, a priori, a definição de três principais direcionadores:

Carga Horária Docente, Plano Interno 2016 e Área Física (em M²). O primeiro

direcionador (carga horária) foi definido a partir da porcentagem de dedicação de cada

docente, que está registrada no SIGAA, em suas atividades de ensino. A dedicação em

atividades de pesquisa e extensão são registradas em planilhas, as quais foram fornecidas

pelas respectivas pró-reitorias de pesquisa e de extensão. Ressalta-se, porém, que a carga

administrativa dos docentes não é contemplada nestes valores. Por exemplo, um docente

registrou 256 horas em Ensino, 224 em Pesquisa e 12 em Extensão. Por conta disto, seu

salário anual de R$ 106.049,85 ficou rateado da seguinte maneira: R$ 55.180,41 (52%)

em Ensino, R$ 48.282,86 (46%) em Pesquisa e R$ 2.586,58 (2%) em Extensão.

Sendo assim, por meio da carga horária total calculada para os docentes nas três

atividades de Ensino, Pesquisa e Extensão, foi possível distribuir o valor anual do seu

salário, obtido através do Portal da Transparência dividido pelo salário anual. A

proporção, ao final, ficou calculada em: 51,97% Ensino; 35,00% Pesquisa e 13,03%

Extensão.

Já o Direcionador “Plano Interno 2016” refere-se à utilização do código de PI

para rastrear quanto de cada item estava alocado nas atividades. Através desta análise,

pôde-se observar os seguintes valores: 0,36% Pesquisa; 28,04% Extensão e 71,24%

Apoio.

Por fim, a “Área Física (em M²)” auxiliou na distribuição, ao IMC, do custo total

dos itens de custo “Limpeza e Conservação”, “Serviços de Energia Elétrica”, “Serviços

de Água e Esgoto”, “Vigilância Ostensiva” e “Outros”. Neste caso, seu valor é rateado

integralmente para a atividade “Apoio” por se tratar todos de itens que possuem impacto

indireto nas atividades de Ensino, Pesquisa e Extensão.

A Tabela 4 apresenta os itens de custo que possuem valor alocado no Instituto de

Matemática e Computação e também qual o direcionador utilizado pelo mesmo.

Também deve-se ressaltar que estes direcionadores foram inseridos no sistema. O de

Carga Horária é alimentado pela tabela de professores – onde cada qual informa a sua

carga horária dedicada nas atividades-chave – ao passo que o PI é alimentado no

momento do cadastro do Item de Custo e, por fim, a área em m² utiliza o padrão de

distribuição de 100% na atividade de “Apoio”. Algumas destas telas no sistema podem

ser vistas na Figura 5. Além disto, é possível realizar cadastro e edição de outros Itens

de Custo.

Tabela 4 – Relação de itens de custo e seus direcionadores. Fonte: Elaborado pelo Autor

Itens de Custo Direcionador N/A – DESPESAS COM PESSOAL Carga Horária

33903607 – ESTAGIARIOS Plano Interno 2016

33903026 – MATERIAL ELETRICO E ELETRONICO Plano Interno 2016

33901801 – BOLSAS DE ESTUDO NO PAIS Plano Interno 2016

33901414 – DIARIAS NO PAIS Plano Interno 2016

33903017 – MATERIAL DE PROCESSAMENTO DE DADOS Plano Interno 2016

33903901 – ASSINATURAS DE PERIODICOS E ANUIDADES Plano Interno 2016

33903983 – SERVICOS DE COPIAS E REPRODUCAO DE DOCUMENTOS Plano Interno 2016

33903302 – PASSAGENS PARA O EXTERIOR Plano Interno 2016

33902001 – AUXILIO A PESQUISADORES Plano Interno 2016

33903602 – DIARIAS A COLABORADORES EVENTUAIS NO PAIS Plano Interno 2016

33903702 – LIMPEZA E CONSERVACAO Área Física (em M²)

33903943 – SERVICOS DE ENERGIA ELETRICA Área Física (em M²)

33903944 – SERVICOS DE AGUA E ESGOTO Área Física (em M²)

33903703 – VIGILANCIA OSTENSIVA Área Física (em M²)

N/A – OUTROS Área Física (em M²)

Figura 5 – Direcionadores utilizados no Sistema. Fonte: Elaborado pelo Autor

A etapa final da segunda fase da implementação da metodologia ABC se resume

em aplicar efetivamente os números de rateio dos direcionadores em cima do valor de

cada um dos itens de custo e obter quanto é gasto em cada uma das atividades

previamente definidas. Através do cálculo, foi possível obter os resultados apresentados

no Apêndice A. Além disto, o resultado final obtido através da metodologia do ABC

pode ser observado na Figura 6, com os valores finais e porcentagens de rateio resumidas

na Tabela 5.

Tabela 5 – Valor final dos rateios. Fonte: Elaborado pelo Autor

Valor Total % Rateado

Total IMC R$ 6.534.440,90 100%

Ensino R$ 3.103.224,02 47,49%

Pesquisa R$ 2.090.352,06 31,99%

Extensão R$ 809.572,29 12,39%

Apoio R$ 531.292,53 8,13%

Os relatórios obtidos do sistema web de Custeio Baseado em Atividades mostram

os gastos em percentuais ou em valores absolutos nas três atividades de Ensino, Pesquisa

e Extensão, conforme se observa na

Figura 7.

Figura 6 – Resultado final do rateio sob a ótica do ABC. Fonte: Elaborado pelo Autor

Figura 7 – Modelos de Relatórios utilizados no Portal. Fonte: Elaborado pelo Autor

Conforme o roteiro de implementação proposto, cada etapa forneceu subsídios

para o desenvolvimento do sistema em si, tal qual fora listado no presente tópico de

resultados. Contudo, faz-se necessário listar características gerais que permearam o

desenvolvimento da aplicação em questão. No que diz respeito ao versionamento, foi

utilizado um diretório na plataforma GitHub para comportar os códigos de produção.

Estes, tal como explicado anteriormente, são os códigos funcionais, revisados e

validados do projeto. Por outro lado, manteve-se os códigos de desenvolvimento no

computador pessoal do desenvolvedor. Assim, a partir do momento que este código-

fonte local estava funcionando corretamente com as devidas correções e validações, ele

era transferido para o diretório do GitHub.

Para o Front-End, utilizou-se do framework Bootstrap para manipulação dos

códigos de CSS a fim de criar uma plataforma visualmente agradável e vinculada à

UNIFEI. Em contrapartida, o PHP foi utilizado para a construção dos códigos de Back-

End. Neste quesito, manteve-se um controle para que os códigos relacionados a conexão

e manipulação do Banco de Dados (MySQL) pudessem ser armazenados em um diretório

“Functions”. As demais páginas do projeto ficaram armazenados em “Pages” com os

seguintes subdiretórios: “index”, “informative”, “login”, “private_table”, “public_table”

e “zeus”.

4.2.3. Validação

Por fim, inicia-se a última fase do roteiro de implementação. Nesta fase, uma

reunião foi realizada com o time da SPQ a fim de se validar os dados obtidos, cálculos

realizados e o sistema desenvolvido. Para tal utilizou-se um questionário baseado na

ISO/IEC 25010:2011, disponível no Apêndice B. A partir dos feedbacks recebidos, foi

possível realizar pequenas modificações tais como inserir a função de “Export to .xls”

na tabela de custos final. No mais, a resposta foi bem positiva e o sistema aceito de forma

geral. Segundo a servidora da SPQ, nenhuma iniciativa ainda tinha sido implementada

na universidade com objetivos de custear as atividades-chaves, focando as análises

sempre em gastos gerais, sem se preocupar com a alocação nessas três grandes “áreas”

da instituição”. Pode-se concluir que a iniciativa por si só, já representa um avanço.

4.3. Análise dos Resultados

Tal qual elucidado na Tabela 5, tem-se que o IMC possui como atividade de

maior significância o “Ensino” (47,5%), sendo seguida por “Pesquisa” (32,0%) e

“Extensão” (12,4%). Vale ressaltar que os dados utilizados para alimentar o sistema

foram obtidos através das plataformas oficiais, tal como SIGA Brasil, Portal da

Transparência e as planilhas de alocação de horas. Sendo assim, não é o foco do presente

trabalho questionar a qualidade dos dados, sendo que esta atividade se apresente como

um possível trabalho futuro: implementação de uma metodologia para aumentar a

qualidade dos dados para que os relatórios aqui disponibilizados sejam 100% reais e

confiáveis.

Em relação aos dados obtidos, destaca-se que a maior parte é composta pelo item

de custo “Despesas com Pessoal”, representando 99,46% dos valores dessas três

atividades-chave. Com isto, é possível compreender que os docentes investem a maior

parte do seu tempo nas práticas destinadas ao processo de ensino-aprendizagem e

atividades de pesquisas com viés científico. Entretanto, de forma antagônica, as

atividades de extensão são pouco estimuladas no referido instituto.

Com base na análise destes valores, entende-se que o Instituto de Matemática e

Computação da UNIFEI possui maior investimento no “Ensino”, cerca de R$

3.103.224,02. A “Pesquisa” também apresenta uma certa significância, com um valor de

R$ 2.090.352,06. Contudo, a atividade de “Extensão” é o que menos consome recursos

do instituto, com apenas R$ 809.572,29. Por fim, vale destacar que as atividades de

“Apoio” não causam muito impacto na gestão de custos deste instituto, uma vez que

consumiram apenas R$ 531.292,53 no ano de 2016, representando apenas 8,1% do valor

total. Por fim, os valores finais obtidos pela aplicação da metodologia ABC e o

desenvolvimento da aplicação Web podem ser observados na Figura 8.

6. Conclusão

Há, em vigor, uma constante evolução de tecnologias e sistemas informacionais de apoio

à decisão. Também se destaca a necessidade de Instituições Federais de Ensino Superior

Figura 8 – Recorte de tela do sistema desenvolvido. Fonte: Elaborado pelo Autor

por uma metodologia de gestão de custos indiretos que possam auxilia-las a obter

informações financeiras acuradas sobre o custo por atividade-chave (ensino, pesquisa e

extensão), por instituto ou por curso. Logo, ao unir estas duas vertentes foi possível

vincular o desenvolvimento de uma plataforma web à metodologia do Custeio Baseado

em Atividades.

Pode-se dizer que se obteve uma aplicação bem-sucedida da metodologia de

custos, utilizando o Instituto de Matemática e Computação como piloto. Também se deu

por concluído o desenvolvimento da plataforma web que servirá como uma ferramenta

de apoio à decisão na universidade, através dos dados apresentados pela mesma.

Assim sendo, através da aplicação do ABC na Universidade Federal de Itajubá,

pode-se concluir que tal método é viável para promover o controle de custos na

instituição. Além disto um sistema de informação para auxiliar a tomada de decisão pode

auxiliar a equipe responsável ao apresentar processos, cálculos e relatórios

automatizados e personalizados de forma mais ágil e eficiente. Assim, acredita-se que

possa ser possível realizar tomada de decisões mais precisas no que se refere à gestão de

custos da IFES.

Contudo ressalta-se a necessidade de compreender, estruturar e desenvolver

automações no rateio de custos tais como importar dados de uma planilha .xls, realizar

cálculo de custos baseados no Plano Interno quando possível e integrar com plataformas

como SIGAA, SIGA Brasil e Portal da Transparência. Tais melhorias, aqui apresentadas

como um possível trabalho futuro, facilitaria o processo e traria cálculos de custos com

uma intervenção humana mínima. Outro possível trabalho seria a escalabilidade do

portal para os demais institutos da própria universidade. Isto é possível pois o sistema

foi desenvolvido para comportar dados de outros institutos e outros períodos. Ressalta-

se que estas melhorias não foram contempladas pelo presente projeto, uma vez que o

objetivo deste era a realização de um estudo inicial no tema de gestão de custos dentro

da Universidade Federal de Itajubá. Assim sendo, houve um grande esforço na aplicação

da metodologia ABC e também na construção do sistema para que as necessidades

iniciais dos gestores da SPQ pudessem ser atendidas.

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Acesso em: 24 jun. 2018.

APÊNDICE A – Relatório de custos ABC

Total IMC

R$ R$ % R$ % R$ %

00000000 - DESPESAS COM PESSOAL Carga Horária 5.970.967,01R$ 3.103.224,02R$ 51,97% 2.089.951,20R$ 35,00% 777.791,79R$ 13,03%

33901801 - BOLSAS DE ESTUDO NO PAIS Plano Interno 2016 32.239,96R$ -R$ 0,00% -R$ 0,00% 31.340,50R$ 97,21%

33901414 - DIARIAS NO PAIS Plano Interno 2016 6.663,32R$ -R$ 0,00% 400,86R$ 6,02% -R$ 0,00%

33903017 - MATERIAL DE PROCESSAMENTO DE DADOS Plano Interno 2016 6.853,40R$ -R$ 0,00% -R$ 0,00% 440,00R$ 6,42%

Total IMC

6.534.440,90R$ 3.103.224,02R$ 47,49% 2.090.352,06R$ 31,99% 809.572,29R$ 12,39%

Total IMC

R$ R$ %

33903607 - ESTAGIARIOS Plano Interno 2016 48.925,38R$ 48.925,38R$ 100,00%

33903026 - MATERIAL ELETRICO E ELETRONICO Plano Interno 2016 9.345,20R$ 9.345,20R$ 100,00%

33901801 - BOLSAS DE ESTUDO NO PAIS Plano Interno 2016 32.239,96R$ 899,46R$ 2,79%

33901414 - DIARIAS NO PAIS Plano Interno 2016 6.663,32R$ 6.262,46R$ 93,98%

33903017 - MATERIAL DE PROCESSAMENTO DE DADOS Plano Interno 2016 6.853,40R$ 6.413,40R$ 93,58%

33903983 - SERVICOS DE COPIAS E REPRODUCAO DE DOCUMENTOS Plano Interno 2016 4.500,00R$ 4.500,00R$ 100,00%

33903302 - PASSAGENS PARA O EXTERIOR Plano Interno 2016 3.113,31R$ 3.113,31R$ 100,00%

33903602 - DIARIAS A COLABORADORES EVENTUAIS NO PAIS Plano Interno 2016 265,50R$ 265,50R$ 100,00%

33903702 - LIMPEZA E CONSERVACAO Área Física (em M²) 138.968,34R$ 138.968,34R$ 100,00%

33903943 - SERVICOS DE ENERGIA ELETRICA Área Física (em M²) 70.781,92R$ 70.781,92R$ 100,00%

33903944 - SERVICOS DE AGUA E ESGOTO Área Física (em M²) 19.283,90R$ 19.283,90R$ 100,00%

33903703 - VIGILANCIA OSTENSIVA Área Física (em M²) 90.380,43R$ 90.380,43R$ 100,00%

00000000 - OUTROS Área Física (em M²) 132.153,23R$ 132.153,23R$ 100,00%

Total IMC

6.534.440,90R$ 531.292,53R$ 8,13%

Direcionadores

Custos Atividades SecundáriasApoio

Apoio

Ensino Pesquisa Extensão

Custos Atividades Primárias

DirecionadoresEnsino Pesquisa Extensão

APÊNDICE B – Questionário de Avaliação de

Qualidade

Este questionário, baseado na ISO/IEC 25010:2011 objetiva analisar os prós e

contras e a aplicabilidade da ferramenta desenvolvida como um sistema de apoio à

decisão. Ele é composto de 15 questões baseadas nos seguintes tópicos:

• Usabilidade

• Qualidade dos dados e relatórios

• Aplicabilidade

Além disso, será oferecido um espaço para que o avaliador deixe seu comentário

sobre o sistema. O questionário será oferecido aos membros da Pró Reitoria de

Administração – PRAD da Universidade Federal de Itajubá.

Legenda:

1 – Discordo Totalmente

2 – Discordo Parcialmente

3 – Indiferente

4 – Concordo Parcialmente

5 – Concordo Totalmente

Questões para avaliar a Usabilidade

1. O arranjo e distribuição dos dados de professores são claros e objetivos.

( )1 ( )2 ( )3 ( )4 ( )5

2. O arranjo e distribuição dos dados nos relatórios de custos por atividade são claros e

objetivos.

( )1 ( )2 ( )3 ( )4 ( )5

3. A navegação nos menus do sistema é de fácil entendimento e intuitiva.

( )1 ( )2 ( )3 ( )4 ( )5

4. O arranjo e distribuição das cores não atrapalham a leitura das tabelas de dados.

( )1 ( )2 ( )3 ( )4 ( )5

5. O design da aplicação é intuitivo.

( )1 ( )2 ( )3 ( )4 ( )5

6. As funcionalidades dos botões na página de relatórios são de fácil compreensão.

( )1 ( )2 ( )3 ( )4 ( )5

7. Foi fácil realizar a leitura dos dados e começar a inferir análises relacionadas a gestão

de custo.

( )1 ( )2 ( )3 ( )4 ( )5

8. Foi fácil entender o funcionamento da aplicação

( )1 ( )2 ( )3 ( )4 ( )5

Avaliar a Qualidade dos dados e Relatórios

9. Os dados nas tabelas apresentadas estão confiáveis.

( )1 ( )2 ( )3 ( )4 ( )5

10. A metodologia utilizada para o rateio dos custos às atividades está bem clara na

aplicação.

( )1 ( )2 ( )3 ( )4 ( )5

11. Os relatórios gráficos estão bem apresentados, ou seja, há uma facilidade em

entender a informação que eles contêm.

( )1 ( )2 ( )3 ( )4 ( )5

Questões para avaliar a Aplicabilidade

12. O conteúdo da plataforma de custos é relevante aos meus interesses.

( )1 ( )2 ( )3 ( )4 ( )5

13. O sistema permite melhor entendimento da composição dos custos em Ensino,

Pesquisa e Extensão.

( )1 ( )2 ( )3 ( )4 ( )5

14. O sistema pode auxiliar nas tomadas de decisões sobre custos na universidade.

( )1 ( )2 ( )3 ( )4 ( )5

15. Fica mais fácil para entender os custos das Atividades da Unifei e do IMC, após

aplicar o sistema.

( )1 ( )2 ( )3 ( )4 ( )5

Por favor, nos dê sua opinião sobre a aplicação:

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

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______________________________________________________________________

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APÊNDICE C – Documento de Requisitos

Documento de Requisitos Simplificada v2.0 Plataforma de Gestão Financeira ABC aplicada na UNIFEI

Aluno Responsável: Davi Braga da Cruz

Orientadora: Elizabete Ribeiro Sanches

SUMÁRIO

1. Professores

a. [RF001] Cadastrar Professores

b. [RF002] Visualizar Professores

c. [RF003] Editar Professores

d. [RF004] Remover Professores

e. [RF005] Cadastrar Salários

f. [RF006] Visualizar Salários

g. [RF007] Editar Salários

h. [RF008] Remover Salários

2. Item de Custo

a. [RF009] Cadastrar Item de Custo

b. [RF010] Visualizar Item de Custo

c. [RF011] Editar Item de Custo

d. [RF012] Remover Item de Custo

3. Direcionador de Custo

a. [RF013] Cadastrar Direcionador de Custo

b. [RF014] Visualizar Direcionador de Custo

c. [RF015] Editar Direcionador de Custo

d. [RF016] Remover Direcionador de Custo

4. Relatórios de Custo

a. [RF017] Visualizar Relatórios em Tabela

b. [RF018] Visualizar Relatório em Gráfico de Pizza

5. Controle de acesso à área administrativa

a. [RF019] Realizar Log in

b. [RF020] Realizar Log Out

PROFESSORES

[RF001] Cadastrar Professores

Ator: Admin;

Descrição:

O sistema conterá uma aba denominada “Professores” onde será possível visualizar, inserir, editar e

remover cadastros de professores e seus salários.

Através deste requisito em específico deverá ser possível cadastrar os professores dentro do sistema em

questão ao acionar um botão de “Cadastrar Novo Professor”. Os campos definidos abaixo deverão ser

informados para a realização dos cadastros.

Campo Descrição

* Id Complementado automaticamente

* Nome Nome completo

* Instituto

Campo fechado:

IMC

IFQ

[...]

* Salário-Base Mensal Salário Mensal do docente em R$ 0000.00

* Horas Dedicadas em Ensino Total de horas anuais que o docente dedica em ensino

– baseado em uma planilha da universidade

* Horas Dedicadas em Pesquisa Total de horas anuais que o docente dedica em pesquisa

– baseado em uma planilha da universidade

* Horas Dedicadas em Extensão Total de horas anuais que o docente dedica em extensão

– baseado em uma planilha da universidade * - Campos Obrigatórios

Observações:

1. O campo “Instituto” deverá ser alimentado pelos dados da tabela “Institutes” do Banco de Dados.

2. O campo “salário-base mensal” conterá uma função que formata os números de acordo com a seguinte

regra: “XXXX.XX”. Desta forma, poderemos ter uma padronização e regularização do dado informado

pelo usuário.

3. A tabela “salary_professor” conterá um registro com o campo “id” e o campo “salario-base mensal”

sendo replicado para os campos “jan”, “fev”, “mar”, “abr”, “mai”, “jun”, “jul”, “ago”, “set”, “out”, “nov”

e “dez”. Isto nos proverá o custo anual deste docente em específico!

[X] Fundamental [ ] Importante [ ] Desejável

––––– x –––––

[RF002] Visualizar Professores

Ator: Admin;

Descrição:



Através deste requisito em específico deverá ser possível visualizar o cadastro os professores dentro do

sistema em questão ao abrir a aba supracitada.

Nesta tela deverão ser exibidos e listados todos os professores com os seguintes campos:

Campo Descrição

Nome Nome completo

Instituto Instituto ao qual o docente pertence

Horas Ensino Total de Horas dedicadas em ensino e sua porcentagem

no seguinte formato: yyy (xx.xx%)

Horas Pesquisa Total de Horas dedicadas em pesquisa e sua

porcentagem no seguinte formato: yyy (xx.xx%)

Horas Extensão Total de Horas dedicadas em extensão e sua


Campo de Ações

Conterá as ações de:

Editar cadastro;

Visualizar Salário

Deletar cadastro;

As tabelas devem ser dinâmicas, sendo limitadas a 10 linhas por vez. Também poderá ser filtrada e suas

colunas ordenadas de A-Z ou do Maior para o Menor e vice-versa!


––––– x –––––

[RF003] Editar Professores

Ator: Admin;

Descrição:



Através deste requisito em específico deverá ser possível editar o cadastro os professores dentro do sistema

em questão ao acionar um botão de “Editar”. Todos os campos e suas regras de preenchimento, definidas

no [RF001], poderão ser alterados, exceto “id” e “salário-base”.


––––– x –––––

[RF004] Remover Professor

Ator: Admin;

Descrição:



Através deste requisito em específico deverá ser possível remover o cadastro os professores dentro do

sistema em questão ao acionar um botão de “Deletar”. Ao acionar o botão uma mensagem de confirmação

será exibida da seguinte maneira:

Você deseja apagar o cadastro deste professor?

<< OK >> << CANCELAR >>

Caso a opção positiva seja escolhida, o registro será apagado do Banco de Dados efetivamente. Além disso,

o registro de salário na tabela “salario_professor” também será excluída. Caso o “Cancelar” seja acionado,

a operação é cancelada.


––––– x –––––

[RF005] Cadastrar Salário

Ator: Admin;

Descrição:



Através deste requisito em específico deverá ser possível realizar o cadastro de salário dos docentes dentro

do sistema em questão assim que ação de inserção do cadastro do professor for acionado e confirmado,

conforme especificado no [RF001]. Todos os meses conterão os valores definidos no campo “Salário-Base

Mensal” por padrão. Também será inserido o ano anterior ao atual como padrão, mas poderá ser editado!

Resumindo, serão armazenados os seguintes dados:

Campo Descrição

* Id_professor ID do professor ao qual pertence o salário

* Ano Ano ao qual o salário se refere

* Salário em janeiro Total do salário recebido no referido mês

* Salário em fevereiro Total do salário recebido no referido mês

* Salário em março Total do salário recebido no referido mês

* Salário em abril Total do salário recebido no referido mês

* Salário em maio Total do salário recebido no referido mês

* Salário em junho Total do salário recebido no referido mês

* Salário em julho Total do salário recebido no referido mês

* Salário em agosto Total do salário recebido no referido mês

* Salário em setembro Total do salário recebido no referido mês

* Salário em outubro Total do salário recebido no referido mês

* Salário em novembro Total do salário recebido no referido mês

* Salário em dezembro Total do salário recebido no referido mês * - Campos Obrigatórios


––––– x –––––

[RF006] Visualizar Salário

Ator: Admin;

Descrição:



Através deste requisito em específico deverá ser possível visualizar o salário dos professores dentro do

sistema em questão ao acionar o botão “editar” de algum dos registros de docente.

Nesta tela deverão ser exibidos e listados todos os salários do professor em questão com os seguintes

campos:

Campo Descrição

Ano Ano ao qual o salário se refere

Salário em janeiro Total do salário recebido no referido mês

Salário em fevereiro Total do salário recebido no referido mês

Salário em março Total do salário recebido no referido mês

Salário em abril Total do salário recebido no referido mês

Salário em maio Total do salário recebido no referido mês

Salário em junho Total do salário recebido no referido mês

Salário em julho Total do salário recebido no referido mês

Salário em agosto Total do salário recebido no referido mês

Salário em setembro Total do salário recebido no referido mês

Salário em outubro Total do salário recebido no referido mês

Salário em novembro Total do salário recebido no referido mês

Salário em dezembro Total do salário recebido no referido mês




––––– x –––––

[RF007] Editar Salário

Ator: Admin;

Descrição:



Através deste requisito em específico deverá ser possível editar o cadastro do salário dos professores dentro

do sistema em questão ao acionar um botão de “Editar”. Todos os campos listados no [RF005] poderão ser

alterados, exceto “id_professor”. Ressalta-se que os campos de salário conterão uma formatação do tipo

“xxxx.xx”.


––––– x –––––

[RF008] Remover Salário

Ator: Admin;

Descrição:



Através deste requisito em específico deverá ser possível remover o cadastro de salário dos docentes dentro

do sistema em questão assim que ação de remoção do cadastro do professor for acionado e confirmado,

conforme especificado no [RF004]. Ao acionar o botão uma mensagem de confirmação será exibida da

seguinte maneira:

Você deseja apagar o cadastro do salário deste professor?


Caso a opção positiva seja escolhida, o registro será apagado do Banco de Dados efetivamente. Caso o

“Cancelar” seja acionado, a operação é cancelada.


ITEM DE CUSTO

[RF009] Cadastrar Item de Custo

Ator: Admin;

Descrição:

O sistema conterá uma aba denominada “Gerenciamento Zeus” onde será possível inserir, visualizar, editar

e remover cadastros de Itens de Custos e de Direcionadores. Através destes itens listados nesta tela é que

todo o cálculo de custos será definido!

Através deste requisito em específico deverá ser possível cadastrar novos Itens de Custo dentro do sistema

em questão ao acionar um botão de “Cadastrar Novo Item de Custo”. Os campos definidos abaixo deverão

ser informados para a realização dos cadastros.

Campo Descrição


* Código Código utilizado pela universidade para o item de custo

* Nome Nome Completo do item de custo

* Plano Interno Código de Plano Interno utilizado pela universidade

para o item de custo

* Valor Valor referente ao Item de Custo em R$ 0000.00

* Direcionador

Campo fechado:

Carga Horária Docente

Plano Interno

[...]

* Instituto

Campo fechado:

IMC

IFQ

[...] * - Campos Obrigatórios

Observações:

1. O campo “Instituto” deverá ser alimentado pelos dados inseridos na tabela “Institutes” do Banco de

Dados existente.

2. O campo “Direcionador” deverá ser alimentado pelos dados inseridos na tabela “Drivers” do Banco de

Dados existente.

3. O campo “valor” conterá uma função que formata os números de acordo com a seguinte regra:

“XXXX.XX”. Desta forma, poderemos ter uma padronização e regularização do dado informado pelo

usuário.

4a. Caso o campo “direcionador” contenha o valor: “Carga Horária Docente”, ela utilizará como base a

porcentagem obtida com o cadastro de professores e a carga horária dedicada a cada uma das atividades de

ensino, pesquisa e extensão.

4b. Caso o campo “direcionador” contenha o valor: “Plano Interno”, o usuário deverá fornecer quantos R$

é dedicado em cada uma das atividades de Ensino, Pesquisa, Extensão e Apoio.

4c. Caso o campo “direcionador” contenha o valor: “Área em M²”, o valor de rateio será definido por padrão

para 100% em Gestão!


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[RF010] Visualizar Item de Custo

Ator: Admin;

Descrição:




Através deste requisito em específico deverá ser possível visualizar os Itens de Custo cadastrados dentro

do sistema em questão ao abrir a aba supracitada. Os campos definidos abaixo deverão ser informados para

a realização dos cadastros. Nesta tela deverão ser exibidos e listados todos os itens de custo com os seguintes

campos:

Campo Descrição

Nome Nome completo

Instituto Instituto ao qual o docente pertence

Horas Ensino Total de Horas dedicadas em ensino e sua porcentagem

no seguinte formato: yyy (xx.xx%)

Horas Pesquisa Total de Horas dedicadas em pesquisa e sua


Horas Extensão Total de Horas dedicadas em extensão e sua


Campo de Ações Conterá as ações de:

Editar cadastro;

Visualizar Salário

Deletar cadastro;




––––– x –––––

[RF011] Editar Item de Custo

Ator: Admin;

Descrição:




Através deste requisito em específico deverá ser possível editar os Itens de Custo existentes dentro do

sistema em questão ao acionar um botão de “Editar”. Todos os campos definidos no [RF009] poderão ser

editados, exceto “id”.


––––– x –––––

[RF012] Remover Item de Custo

Ator: Admin;

Descrição:




Através deste requisito em específico deverá ser possível remover o cadastro de um determinado item de

custo dentro do sistema em questão ao acionar um botão de “Deletar”. Ao acionar o botão uma mensagem

de confirmação será exibida da seguinte maneira:

Você deseja apagar o cadastro deste item de custo?


Caso a opção positiva seja escolhida, o registro será apagado do Banco de Dados efetivamente. Caso o

“Cancelar” seja acionado, a operação é cancelada.


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DIRECIONADOR DE CUSTO

[RF013] Cadastrar Direcionador de Custo

Ator: Admin;

Descrição:




Através deste requisito em específico deverá ser possível cadastrar novos Itens de Custo dentro do sistema

em questão ao acionar um botão de “Cadastrar Novo Direcionador”. Os campos definidos abaixo deverão

ser informados para a realização dos cadastros.

Campo Descrição


* Nome Nome Completo do direcionador de custo

* Descrição Detalhamento do que se trata o Direcionador

* Valor de Rateio para Ensino Valor em X unidades dedicadas a Ensino

* Valor de Rateio para Pesquisa Valor em X unidades dedicadas a Pesquisa

* Valor de Rateio para Extensão Valor em X unidades dedicadas a Extensão

* Valor de Rateio para Apoio Valor em X unidades dedicadas a Apoio

* Valor de Rateio para Gestão Valor em X unidades dedicadas a Gestão * - Campos Obrigatórios

Observações:

1. Os campos de “valor” conterão uma função que formata os números de acordo com a seguinte regra:

“XXX.XX” (em %). Desta forma, poderemos ter uma padronização e regularização do dado informado

pelo usuário.

2. A soma dos campos de valores deverá ser igual a 100 (100%). Além disso, não poderá existir valores

menores que 0 (0%) ou maiores que 100 (100%).

3. Existirão 3 Direcionadores pré cadastrados que não poderão ser alterados:

a. Carga Horária Docente – Os valores de rateio serão alimentados através da quantidade de

horas docente dedicadas a Ensino, Pesquisa e Extensão – conforme [RF001].

b. Plano Interno – Neste caso os valores cadastrados estarão zerados, pois cada item de custo é

rateado diferentemente. Sendo assim não há como definir um valor “padrão”.

c. Área em M² – Este, por sua vez será 100% alocado dentro de “Gestão” e 0% nas demais

atividades.

4. Trata-se de duas tabelas no banco de dados: “Drivers” que armazenará os três primeiros itens da tabela

acima, enquanto “Drivers_CostItem” armazenará “id_costitem”, “id_driver”, e o valor total em cada

unidade!


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[RF014] Visualizar Direcionador de Custo

Ator: Admin;

Descrição:




Através deste requisito em específico deverá ser possível visualizar os Direcionadores de Custo cadastrados

dentro do sistema em questão ao abrir a aba supracitada. Os campos definidos abaixo deverão ser

informados para a realização dos cadastros. Nesta tela deverão ser exibidos e listados todos os itens de custo

com os seguintes campos:

Campo Descrição

Nome Nome completo

% Ensino Porcentagem que será atribuída em Ensino

% Pesquisa Porcentagem que será atribuída em Pesquisa

% Extensão Porcentagem que será atribuída em Extensão

% Apoio Porcentagem que será atribuída em Apoio

% Gestão Porcentagem que será atribuída em Gestão

Campo de Ações

Conterá as ações de:

Editar cadastro;

Deletar cadastro *; * - Os direcionadores “Carga Horária Docente”, “Plano Interno” e “Área Física em M²” não poderão ser editados ou

deletados!




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[RF015] Editar Item de Custo

Ator: Admin;

Descrição:




Através deste requisito em específico deverá ser possível editar os Direcionadores de Custo existentes

dentro do sistema em questão ao acionar um botão de “Editar”. Todos os campos definidos no [RF013]

poderão ser editados, exceto “id”. Destaca-se que os direcionadores “Carga Horária Docente”, “Plano

Interno” e “Área Física em M²” não poderão ser editados ou deletados!


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[RF016] Remover Item de Custo

Ator: Admin;

Descrição:




Através deste requisito em específico deverá ser possível remover o cadastro de um determinado

direcionador de custa dentro do sistema em questão ao acionar um botão de “Deletar”. Ao acionar o botão

uma mensagem de confirmação será exibida da seguinte maneira:

Você deseja apagar o cadastro deste item de custo?


Caso a opção positiva seja escolhida, o registro será apagado do Banco de Dados efetivamente. Os itens de

custo que possuírem o direcionador excluído irão se manter cadastrados, porém sem nenhum direcionador.

Desta forma, o cálculo de custos não será realizado para estes direcionadores. Caso o “Cancelar” seja

acionado, a operação é cancelada.

Contudo destaca-se novamente que os direcionadores “Carga Horária Docente”, “Plano Interno” e “Área

Física em M²” não poderão ser editados ou deletados!


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RELATÓRIOS DE CUSTO

[RF017] Visualizar Relatório em Tabela

Ator: Admin;

Descrição:

O sistema conterá uma aba denominada “Custos por Atividade” onde será possível visualizar cadastros de

Itens de Custos, os Direcionadores utilizados e todo o cálculo de rateio (resultado final desejável pelo

presente projeto). Ademais deverão ser exibidas opções de gerar relatórios com base nos dados exibidos na

tabela.

Este relatório será exibido ao se abrir a aba supracitada. Será em forma de tabela semelhante ao que é

demonstrado abaixo:

A tabela deverá ser dinâmica, sendo limitada a 10 linhas por vez. Também poderá ser filtrada e suas colunas

ordenadas de A-Z ou do Maior para o Menor e vice-versa!

Destaca-se, por fim, que uma melhoria agradável de se ter é adicionar uma explicação conceitual sobre os

conceitos de “Ensino”, “Pesquisa”, “Extensão”, “Apoio” e “Gestão” através de um “mouse-over”.

Ademais, estes conceitos deverão estar detalhados em outra página do sistema.


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[RF018] Visualizar Relatório em Gráfico de Pizza

Ator: Admin;

Descrição:

O sistema conterá uma aba denominada “Custos por Atividade” onde será possível visualizar cadastros de

Itens de Custos, os Direcionadores utilizados e todo o cálculo de rateio (resultado final desejável pelo

presente projeto). Ademais deverão ser exibidas opções de gerar relatórios com base nos dados exibidos na

tabela.

Este relatório será exibido ao se abrir a aba supracitada. Será em forma de um gráfico de pizza semelhante

ao que é demonstrado abaixo. Também haverá um conteúdo por escrito informando os valores de cada uma

das atividades.

Total IMC

R$ R$ % R$ % R$ % R$ % R$ %

00000000 - DESPESAS COM PESSOALCarga Horária 4.747.907,20R$ 2.455.273,58R$ 51,71% 1.882.861,37R$ 39,66% 409.772,26R$ 8,63% -R$ 0,00% -R$ 0,00%

33903607 - ESTAGIARIOS Plano Interno 2016 48.925,38R$ -R$ 0,00% -R$ 0,00% -R$ 0,00% 48.925,38R$ 100,00% -R$ 0,00%

33903026 - MATERIAL ELETRICO E ELETRONICOPlano Interno 2016 9.345,20R$ -R$ 0,00% -R$ 0,00% -R$ 0,00% 9.345,20R$ 100,00% -R$ 0,00%

33901801 - BOLSAS DE ESTUDO NO PAISPlano Interno 2016 32.239,96R$ -R$ 0,00% -R$ 0,00% 31.340,50R$ 97,21% 899,46R$ 2,79% -R$ 0,00%

33901414 - DIARIAS NO PAIS Plano Interno 2016 6.663,32R$ -R$ 0,00% 400,86R$ 6,02% -R$ 0,00% 6.262,46R$ 93,98% -R$ 0,00%

Direcionadores

Custos

Apoio Gestão

Atividades SecundáriasAtividades Primárias

Ensino Pesquisa Extensão


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CONTROLE DE ACESSO À ÁREA ADMINISTRATIVA

[RF019] Realizar Log In

Ator: Admin;

Descrição:

O sistema deverá permitir com que o usuário possa realizar Login na plataforma para que possa realizar a

gestão dos dados e gerar relatórios através dos mesmos. Destaca-se que o usuário final (admin) da

plataforma serão funcionários responsáveis pela gestão de custos da Universidade Federal de Itajubá.

Para tal, deve-se existir um cadastro prévio (manual) de usuários na plataforma. Serão necessárias

informações de: CPF e Senha para que possam realizar o log in na aplicação. Vale ressaltar que, após a

validação, o usuário é redirecionado para a página de “Index” da área administrativa (privada) do portal.

Deve-se garantir que todas as operações privadas sejam executadas só e somente pelo “Admin”, e não por

qualquer outro usuário. Para tal deve-se implementar validações nas páginas!


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[RF020] Realizar Log Out

Ator: Admin;

Descrição:

O sistema deverá permitir com que o usuário possa realizar Logout da plataforma, perdendo o acesso à área

administrativa (privada) e suas demais funções.


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sistema web para gestão dos custos universitários: uma...

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