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SGCSistema de Gestão Consular

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Ficha Técnica

O que é o Sistema de Gestão Consular (SGC)O que é o Sistema de Gestão Consular (SGC)

Objectivos do sistemaObjectivos do sistema

Disponibilizar um sistema de informação que permita a gestão de actos e processos;Dotar os serviços centrais de informação actualizada e fiável sobre os actos realizados em toda a rede consular;Criar uma base de dados normalizada com registos de todos os cidadãos nacionais residentes no exterior, suportando as acções destinadas às Comunidades expatriadas;Interligar os Consulados e as entidades de Administração Pública por eles representadas;Simplificar e potenciar vias de comunicação entre a Administração Central de um país e os seus cidadãos residentes no estrangeiro.

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Vertente Funcional do SGCVertente Funcional do SGC

Inscrição de utentes no consulado e pesquisa de dados de um determinado utente;Produção automática de documentos associados aos actos pedidos pelo utente, recorrendo aos dados já existentes na ficha de inscrição;Gestão dos processos do utente;Registo de entrada de receitas e emolumentos provenientes dos actos realizados;Elaboração de mapas de receitas, relatórios e ofícios;Registo de saída de receitas e registo de receitas de postos dependentes;Transferência de dados, das fichas dos utentes, dos actos praticados e das receitas cobradas, para a base de dados central, no ministério da tutela.

Um pedido é o conjunto de um ou mais actos requeridos por um utente. No registo do pedido é guardada a referência para a ficha do utente e a lista de actos a realizar.A cada acto estão também associados os respectivos emolumentos e receitas publicadas em Diário da República. Deste modo, quando é requerido um acto, o sistema sabe quais os emolumentos e receitas que devem ser cobrados ao utente.

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Vertente Funcional do SGC (continuação)Vertente Funcional do SGC (continuação)

Produção Automática de Documentos

A produção automática de documentos é feita com recurso a formulários de preenchimento automático, disponibilizados pelo SGC, para ler os dados da ficha do utente e colocá-los no sítio exacto do documento, facilitando assim a emissão de certidões e procurações.

Gestão de Processos do Utente

O SGC permite o tratamento de um conjunto de actos cuja complexidade é superior à simples elaboração de um documento. Tipicamente, estes actos são compostos por várias fases e têm alguns procedimentos associados. Um processo é assim, a execução de uma sequência de tarefas definidas por um procedimento.

Pesquisas

O SGC permite efectuar pesquisas em toda a informação e por qualquer campo. As pesquisas facultadas são:

Pesquisas de utentes: rápida e avançada;Pesquisa de pedidos;Pesquisa de receitas;Pesquisa de receitas de postos dependentes;Pesquisa de saídas de caixa.

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Valor para os ConsuladosValor para os Consulados

Acesso a informação exacta e actualizada em tempo real;Autonomia e Transparência;Centralização da gestão da informação e processos;Controle, gestão e distribuição da receita;Implementação do sistema sem a necessidade de efectuar investimentosavultados em infra-estruturas.

A solução de Gestão Consular (SGC) optimiza a partilha de informação e a relação com os cidadãos residentes no estrangeiro, disponibilizando diversos canais de comunicação e simplificando os processos administrativos através de aplicações especialmente desenvolvidos para responder às necessidades dos Consulados.

Aplicações e Funções do Sistema de Gestão ConsularAplicações e Funções do Sistema de Gestão Consular

Aplicação Central de Gestão Consular;Relatórios e Estatísticas - Informação de Gestão.

APLICAÇÕES E FUNÇÕES DO SGC

Com vista à implementação de um sistema que permite gerir, de forma simples e interactiva, os serviços dos Consulados, informatizando os processos administrativos relativos aos actos consulares, o SGC é composto pelas seguintes aplicações:

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Aplicação Central de Gestão ConsularAplicação Central de Gestão Consular

Disponibiliza a base de dados central localizada no Ministério dos Negócios Estrangeiros de cada país;Recebe informação dos postos consulares (número de utentes registados, área de actividade que desenvolvem, idades, etc.);Recebe e encaminha os pedidos para os organismos da Administração Pública;Consolida informação sobre os actos realizados pelos Consulados e a receita gerada;Funciona como backup do sistema local.

A Aplicação Central de Gestão Consular centraliza a informação da Administração Central e disponibiliza diferentes processos administrativos, agilizando a interacção entre os Consulados, a Administração Central e os Cidadãos.

Recorrendo aos diversos canais de comunicação, a aplicação unifica e integra todos os componentes que contribuem para a prestação do serviço:

APLICAÇÕES E FUNÇÕES DO SGC

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Aplicação Central de Gestão ConsularAplicação Central de Gestão Consular

Permite, sem grande esforço de investimento em infra-estrutura, realizar os seguintesactos administrativos:

APLICAÇÕES E FUNÇÕES DO SGC

Aplicação dos Postos Consulares

Inscrição Consular - gestão das fichas de cidadão;Produção automática de documentos de suporte aos actos consulares;Registo de pedidos dos actos consulares;Geração de documentos de receita consular;Consulta do estado dos processos.

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Relatórios e Estatísticas - Informação de GestãoRelatórios e Estatísticas - Informação de Gestão

A funcionalidade de Relatórios e Estatísticas associada à Solução de Gestão Consularpermite a consolidação de toda a informação gerada pelos sistemas que compõema solução.

Esta funcionalidade extrai e compila informação de negócio, permitindo a análise de diversos indicadores, funcionando como um instrumento de apoio à gestão e aoprocesso de decisão.

Permite a gestão de meios e recursos utilizados nos processos consulares, bem como aavaliação do desempenho dos diferentes serviços, optimizando o funcionamento globalda rede consular.

O acesso à informação é feito em ambiente Web.

APLICAÇÕES E FUNÇÕES DO SGC

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SERVIÇOS SERVINFOR:SERVIÇOS SERVINFOR:

A Servinfor é composta por uma equipa de consultores altamente qualificados, com alargadaexperiência, que estão preparados para avaliar a sua situação e para o aconselhar sobre as melhoresdecisões a tomar.Realizamos acções de Consultoria para optimização e descrição de processos organizacionais e implementação de sistema de gestão documental e workflow.

Disponibilizamos acções de formação no âmbito das soluções implementadas na sua empresa, podendoestas ter lugar nas suas ou nas nossas instalações, com grande flexibilidade de horário e à medida das suas necessidades. Apoio local continuado pós-implementação.

PROJECTO E IMPLEMENTAÇÃO

A nossa equipa está preparada para o capacitar e orientar, optimizando as suas competências em TIatravés das nossas soluções de software. Os nossos consultores são responsáveis pela concepção,implementação e gestão dos sistemas, garantindo que a solução é adaptada às expectativas e necessidadesde cada cliente.

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