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SISTEMA ADM ERP - MANUAL DO USUÁRIO

Entrada de Produtos

ADM Informática Ltda. - ADM ERP – Manual do Usuário – Conceitos Básicos

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Sumário Introdução ............................................................................................................................................ 3

Entradas ............................................................................................................................................... 3

Modelo 01 – Nota Fiscal....................................................................................................................... 4

Modelo 55 – Nota Fiscal Eletrônica ..................................................................................................... 8

Se o fornecedor já estiver cadastrado ............................................................................................. 9

Se o fornecedor não estiver cadastrado .......................................................................................... 9

Preenchimento de dados do financeiro ......................................................................................... 10

Preenchimento de dados adicionais .............................................................................................. 11

Preenchimento de dados da compra ............................................................................................. 11

Entrada de produtos já cadastrados no sistema ....................................................................... 12

Entrada de produtos sem cadastro no sistema ......................................................................... 12

Finalização ...................................................................................................................................... 14

Data da última atualização deste manual: sexta-feira, 21 de agosto de 2015


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Conceitos Básicos do Sistema ADM ERP

Introdução

O presente documento visa detalhar o processa de entrada de mercadoria e serviços no sistema ADMERP.

Entradas

No sistema ADMERP, o menu entradas está disponível no atalho na imagem abaixo.

A entrada de produtos também está disponível no menu Compras > Entradas. Quando selecionada a opção Entrada, a tela de cadastro de entradas é exibida conforme imagem a baixo.

Na opção Modelo Documento, é selecionado o tipo de documento utilizado na entrada dos

produtos.


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As opções disponíveis aparecem na tabela abaixo, ou quando o usuário clicar no ícone de busca

.

Código Descrição

01 NOTA FISCAL

04 NOTA FISCAL DE PRODUTOR

06 NOTA FISCAL/CONTA DE ENERGIA ELÉTRICA

07 NOTA FISCAL DE SERVIÇO DE TRANSPORTE

08 CONHECIMENTO DE TRANSPORTE RODOVIÁRIO DE CARGAS

09 CONHECIMENTO DE TRANSPORTE AQUAVIÁRIO DE CARGAS

10 CONHECIMENTO AÉREO

11 CONHECIMENTO DE TRANSPORTE FERROVIÁRIO DE CARGAS

1B NOTA FISCAL AVULSA

21 NOTA FISCAL DE SERVIÇO DE COMUNICAÇÃO

22 NOTA FISCAL DE SERVIÇO DE TELECOMUNICAÇÃO

26 CONHECIMENTO DE TRANSPORTE MULTIMODAL DE CARGAS

27 NOTA FISCAL DE TRANSPORTE FERROVIÁRIO DE CARGA

28 NOTA FISCAL/CONTA DE FORNECIMENTO DE GÁS CANALIZADO

29 NOTA FISCAL/CONTA DE FORNECIMENTO D ÁGUA CANALIZADA

55 NOTA FISCAL ELETRÔNICA

57 CONHECIMENTO DE TRANSPORTE ELETRÔNICO CT-E

8B CONHECIMENTO DE TRANSPORTE DE CARGAS AVULSO

S1 NOTA FISCAL SERVIÇO

S2 SERVIÇO ELETRÔNICA

Modelo 01 – Nota Fiscal Quando o modelo selecionado é o 01 – Nota Fiscal, as informações destacadas abaixo devem ser inseridas manualmente com os mesmos dados da nota fiscal em mãos. Essas informações são correspondentes ao cabeçalho da Nota Fiscal.

A Data Entrada é a data em que está sendo dada a entrada no sistema. O Fornecedor (1) deve ser previamente cadastrado em Cadastros > Fornecedores. A Natureza Operação (2) depende da operação da qual se trata a entrada, algumas já vem pré-

cadastradas no sistema e estão exibidas com as descrições abaixo. A Natureza escolhida é a

(1)

(2)


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relação entre o CFOP e o movimento no estoque. Ao clicar no ícone de busca, são listados todas as

Naturezas de Operação cadastradas, juntamente com a descrição. Depois de preencher os dados iniciais, clica-se em Avançar para a próxima etapa.

A próxima aba contém os dados do financeiro, conforme imagem abaixo.

(1)


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Os dados do financeiro são necessários caso queira gerar títulos a pagar para a nota, ou armazenar informações de pagamento da mesma. A única opção de preenchimento obrigatório é Operação (1). Quando se tratar de compra de produtos de fornecedores, a opção Operação (1), deve ser preenchida com 101 – Pagamento de Fornecedores. As demais opções podem ser selecionadas

clicando no ícone de busca .

As Parcelas correspondem ao pagamento da Nota, devem ser informadas caso queira gerar títulos a pagar no sistema. Depois das informações de financeiro, clique em Avançar para passar para a aba Adicionais.

A próxima etapa tem um campo para informações adicionais caso seja necessário acrescentar na nota, não é obrigatório preencher esse campo.


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A próxima etapa da entrada corresponde ao cadastro de produtos, ou entrada de produtos já

cadastrados na base de dados.

Esta é a tela onde são adicionados os itens que constam na nota. Caso o produto já esteja previamente cadastrado, basta clicar no ícone de busca e selecionar o produto desejado na tela de produtos, como demonstrado na imagem abaixo.

Busca de Produtos


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Modelo 55 – Nota Fiscal Eletrônica Para dar entrada em uma nota fiscal eletrônica, basta apenas selecionar o tipo de documento 55, que é o referente à nota fiscal eletronica (1). Neste modelo de nota fiscal, é necessário somente adicionar o xml referente à nota que o usuário deseja fazer a entrada no sistema, clicando em Adicionar documento > Buscar XML Nfe/Cte.

Após isso, uma nova janela abre-se para você procurar onde está salvo o XML referente a nota. É

recomendável que seja criada uma nova pasta na área de trabalho com o nome de XML FORNECEDORES, com o objetivo de uma melhor organização, sendo assim, toda a vez que o usuário fizer download de uma nota fiscal eletronica ele pode salvar a mesma nesta pasta. Nesta tela, basta apenas selecionar o documento e clicar em abrir.

(1)


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Se o fornecedor já estiver cadastrado

Ao selecionar o documento e clicar em abrir, uma tela de consulta de fornecedores é aberta. Se você já possui esse fornecedor cadastrado no sistema basta selecioná-lo na lista, e clicar no ícone verde de confirmação.

Se o fornecedor não estiver cadastrado Caso o fornecedor não esteja cadastrado basta apenas clicar no ícone que fica na parte inferior direita, com o formato de uma porta, para fechar esta tela. Quando esta ação é executada, uma pergunta é exibida na tela, perguntando se você deseja cadastrar o fornecedor. Para dar continuação ao procedimento de entrada é necessário cadastrar o fornecedor. Quando você clica em sim, automaticamente o cadastro do fornecedor é realizado, os dados do mesmo são puxados do documento, como razão social e cnpj.


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Após a seleção/cadastro do fornecedor a lista de produtos é carregada à esquerda da tela,

o número, série, valores e todos os dados da nota são automaticamente preenchidos. É necessário selecionar apenas a natureza de operação (1), no campo de seleção que fica logo abaixo do nome do fornecedor. Feito isso é necessário apenas clicar em avançar (2).

Preenchimento de dados do financeiro Nesta aba, é necessário selecionar os campos referentes ao financeiro (Local de cobrança, Tipo de carteira, Operação e Centro de custo (1)). O campo data nas parcelas é automaticamente preenchido de acordo com as informações na nota fiscal, com as parcelas contidas na nota e os seus respectivos valores (2). Ao término dessas ações é necessário clicar em avançar.

(1)

(2)


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Preenchimento de dados adicionais

A proxima aba é apenas para a adição de dados adicionais. Não é obrigatorio o preenchimento da mesma.

Preenchimento de dados da compra

Ao clicar em avançar, a tela de produtos da nota é carregada. A lista de produtos contidos na nota fica na parte esquerda (imagem à direita). Se os produtos da nota não estiverem vinculados com os produtos cadastrados, eles ficarão em vermelho.

Para começar a dar entrada nos produtos basta dar um

clique duplo em cima do produto ou apenas selecioná-lo e clicar na seta azul no final da coluna dos produtos. O vínculo de produtos relaciona o produto da nota com um produto cadastrado na base de dados do seu sistema. Esse vínculo é criado à partir de um fornecedor, portanto, na proxima vez que for realizada a entrada de notas desse fornecedor os produtos que já haviam sido vinculados continuarão com o vínculo efetivo, não sendo necessário assim vincular novamente.


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Entrada de produtos já cadastrados no sistema

De um modo parecido ao fornecedor, quando não há vinculo do

produto da nota com algum cadastrado no sistema, abre uma tela de consulta para voce selecionar o produto, quando o produto correto for encontrado, basta clicar no botão de confirmação, em forma de V, no canto inferior direito.

Entrada de produtos sem cadastro no sistema

Quando um produto da nota não tem cadastro nenhum no sistema, deve-se apenas clicar no icone de fehar a janela de consulta, e então, basta apenas clicar em

sim para abrir a tela de cadastro do produto.

Na tela de cadastro, a maioria dos campos já estão previamente preenchidos, pois estes são campos constados no conteúdo da nota eletrônica. Alguns campos do cadastro do produto servem apenas para fins de organização e não

constam em notas fiscais, portanto para que o cadastro do produto seja efetuado, faz-se necessário o preenchimento dos mesmos. Os campos são estes: Departamento, grupo, sub-grupo, marca e as tributações devem ser preenchidas de acordo com o produto.


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Após o preenchimento dos dados e do clique no botão “Ok”, os dados do produto

referentes a nota são preenchidos automaticamente na tela de entrada. Se é um produto recém cadastrado, é recomendável que seja inserido o preço de venda do mesmo, para que a margem possa ser calculada.

Após isso, basta clicar em para que o produto seja

adicionado a lista de produtos no sistema. Na lista de produtos que já tiveram a entrada realizada (Lista logo abaixo dos dados dos produtos), as descrições dos mesmos ficarão de acordo com o que estiver cadastrado no sistema (C).

Se for necessário alterar ou remover algum produto já adicionado, basta selecionar o mesmo e clicar no botão referente na parte inferior. (A)

Conforme a entrada dos produtos for sendo realizada, os produtos já adicionados ficarão grifados.(B)


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Finalização Depois de adicionar todos os produtos da nota, basta clicar no disquete na parte inferior para salvar o registro. Quando você salva, o sistema pede se deseja enviar para titulos a pagar, atualiza o estoque e as informações de custo de cada produto.

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