sispgm sistema de gestão e acompanhamento de serviços e processos da pgm

SISPGM

Sistema de Gestão e Acompanhamento de Serviços e Processos da PGM

INTRODUÇÃO

A Procuradoria Geral do Município de Belo Horizonte, considerando o grande volume dos processos judiciais e

administrativos sob sua responsabilidade, percebeu a necessidade de modernizar sua infra-estrutura tecnológica e informatizar o controle dos seus serviços, a fim de conferir

maior qualidade e eficiência à sua atuação como órgão municipal.

Foram executados 03 projetos, e está em andamento o SISPGM, inscritos no PNAFM (Programa Nacional de Apoio à

Administração Fiscal para os Municípios Brasileiros); todos com o objetivo de garantir excelência aos serviços por ela prestados.

Sistema de Gestão de Processos que

permite tramitação em meio eletrônico

de todos os processos,

constituindo-se em uma ferramenta de

controle das atividades finais da Procuradoria Geral

do Município.

Objetivo do Projeto de Modernização PGM

Modernizaçãoda

infraestrutura Tecnológica

Mapeamento

e redesen

ho de

processos

Em andamentoEm andamentoConcluídoConcluídoConcluídoConcluído ConcluídoConcluído

Foram entrevistados representantes da PGM e propostas alternativas para aumentar a produtividade nos trabalhos diários através do redesenho dos fluxos de trabalho

Implementação da Infraestrutura Tecnológica da PGM para sustentação do Bureau de digitalização e da Solução SISPGM:

Instalação de rede local (wireless e física)

link de fibra ótica

infra-estrutura de Rede Elétrica;

Mudança de layout físico e aquisição de mobiliário;

Aquisição de microcomputadores;

Aquisição de equipamentos para armazenamento da Solução SISPGM

Mapeamento e Mapeamento e redesenho deredesenho de

processosprocessos

ModernizaçãoModernizaçãonana

infraestrutura infraestrutura TecnológicaTecnológica

Implantação do Implantação do Birô de Birô de

Digitalização Digitalização PGM PGM

Redesenho dos fluxos de trabalho Levantamento e Especificação de requisitos

Realização de Consulta pública discussão sobre o projeto, permitindo participação de fornecedores contribuindo na adequação do edital.

Edital Publicado em : 27/10/2009

Licitante Vencedora: MI Montreal

Contrato assinado em 20/10/2010

Início do Projeto em 22/12/2010

ImplantaçãoImplantaçãodo do

SISPGMSISPGM

PROJETO DE GESTÃO E ACOMPANHAMENTO DE SERVIÇOS E

PROCESSOS DA PROCURADORIA GERAL DO MUNCÍPIO

SISPGM

SISPGM É um Sistema de Gestão, Acompanhamento de Serviços e Processos, que possibilita gerir os processos, bem como o fluxo de trabalho, procedimentos, expedientes e documentos que tramitam nesse órgão, visando conferir maior qualidade e eficiência aos trabalhos executados.

O sistema permita a integração com os documentos digitais minimizando o trâmite físico dos processos judiciais e administrativos.

Solução SISPGMÉ, em sua essência, uma solução

WORKFLOW ou BPMS em conjunto com uma Solução GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) ou ECM (Enterprise

Content Management)Gestão de Documentos Gestão de Processos

Exemplo de um Fluxo de Trabalho - Workflow -

Objetivos do SISPGMProporcionar funcionalidades adequadas para que os gerentes, procuradores e servidores da PGM tenham condições de:

•Administrar o fluxo de trabalho interno de todos os processos, procedimentos, expedientes e documentos que tramitam neste órgão;

•Fazer o controle quantitativo e qualitativo dos serviços através do gerenciamento eletrônico de documentos;

• Acompanhar a tramitação dos processos internamente e em juízo, bem como o cumprimento dos prazos processuais;

•Emitir relatórios para que as gerências avaliem o desempenho de seus papéis.

Resultados para a PGM e Município

• Aumentar a receita proveniente da Procuradoria: – Aperfeiçoamento na atuação da Procuradoria na cobrança judicial da

Dívida Ativa, facilitando dessa forma a obtenção de uma arrecadação mais efetiva;

– Redução do risco de sucumbência do Município de Belo Horizonte nos processos judiciais;

• Maior controle, agilidade e eficiência no cálculo do pagamento de precatórios, especialmente seus descontos legais, suas cessões de crédito e apuração automática de correção monetária e juros de mora;

• Aprimoramento no atendimento feito pela PGM a outros órgãos;

Resultados para a PGM e Município• Redução do trâmite físico dos processos judiciais e

administrativos;

• Agilidade na consulta e no manejo de documentos e processos em meio digital;

• Aprimoramento no desempenho das funções de cada gerência;

• Permitir um melhor controle gerencial, tanto das atividades realizadas quanto dos processos administrativos e judiciais.

ESCOPO DO PROJETO

CERTIFICAÇÃO DIGITAL PARA TODOS OS PROCURADORES MUNICIPAIS

• No cerne da certificação digital está o certificado digital, um documento eletrônico que contém o nome, um número público exclusivo, denominado chave pública, e muitos outros dados que mostram quem somos para as pessoas e para os sistemas de informação. A chave pública serve para validar uma assinatura realizada em documentos eletrônicos.

• São vários os benefícios da Certificação Digital, dentre eles a possibilidade de rápida identificação do advogado perante os órgãos judiciais como profissional inscrito na Ordem, e a possibilidade da prática de atos sem a utilização de papel, por meio estritamente eletrônico.

FLUXOS DE TRABALHO ABORDADOS

• Contencioso • Baixa Lançamento • Emissão Parecer Jurídico Interno • Prestação Informação MPE/TJMG • Execução Fiscal • Processos Falimentares• Recebimento de Ofício, Petição, Documentos • Busca Processo Judicial • Inspeção de Processos • Revisão de Cálculos • Registro de contrato• Aquisição de bens e serviços

FLUXOS DE TRABALHO ABORDADOS

• Investimento Educação e Eventos e Resultado Investimento Educação e Eventos

• Prescrição, Prescrição Intercorrente• Revisão De Lançamentos• Integração com sistemas da PBH (tramitação de processos entre

os Orgãos da PBH)• Recebimento de Publicações• Integração com o SIATU (Sistema de Administração Tributária e

Urbana) para Importação de Processos de Execução Fiscal• Precatórios - cálculo de precatórios automatizado, que permitirá um controle

seguro e eficaz dos valores a serem pagos, especialmente seus descontos legais, suas cessões de crédito e apuração de correções monetária e de juros de mora.

RELATÓRIOSAções com Prazo Atingido ou PerdidoAções Ganhas ou PerdidasTarefas por Responsável e VencimentoEstatísticas Quantitativas da GerênciaProcessos InspecionadosConsulta Processos por ReclamanteTempo para AjuizamentoTempo de Recebimento dos Processos JudiciaisTempo de Obtenção de Processos em Órgãos ExternosTempo Tramitação Documento ConvencionalAdequação do Documento Digitalizado ao Nível de QualidadeTempo de Resposta da GerênciaTempo Recebimento Documento Encaminhado pela GEACIndicador Tempo de Resposta a Partir da Entrega pela GEACIndicador de Tempo de Elaboração de Petição para PublicaçãoIncidência de Ganho de Causa Consulta Incidência de Crédito Tempo Elaboração de OfícioQuantidade de Processos por Procurador

Orçamento inicial*

Implantação dos Serviços 1112

Licenças de Software - 200 usuários 2.234

Garantia do fabricante 462

Garantia dos serviços 175

Total 3.987* Valores em R$ mil

Caracteriza-se como um ciclo de vida continuo de atividades integradas.

Implementação de processo

Monitoramentoe controle

de Processos

Refinamento de Processo

Análise Processo de negócio

Desenho e Modelagem Processo de Negócio

Planejamento e Estratégia

Ciclo de Vida do Gerenciamento de Processo de Negócios

Papeis para ContinuidadeIdentificamos alguns papéis que devem suportar o modelo da PGM:•Liderança Executiva•Dono do Processo•Gestor do Processo•Gestor da Continuidade•Analista de Negócio•Analista de Processo•Analista de Sistema •Analistas de Desenvolvimento•Analista de Testes •Administrador•Gestor do Conteúdo•Ação de Change Management

Obrigada

Papeis para ContinuidadeLiderança Executiva

Para garantir o desempenho de processos-chave para o Resultado do Negócio.Na iniciativa privada esse papel é desempenhado pelo principal interessado no Resultado do Negócio. Normalmente o Dono ou seu representante, em empresas maiores o representante do conselho de acionistas, ou seja um executivo com interesses econômicos / financeiros nos Resultados do Negócio. Essa Liderança deverá ter discernimento da contribuição de cada processo (automatizado ou não), para o resultado global do negócio. Usuário eventual de ferramentas de B.A.M. (Business Activities Monitoring).

PAPÉIS PARA CONTINUIDADEDono do Processo

É um papel particularmente significativo. É importante que o processo tenha um dono para que seja defendido dentro da organização. Todo processo de negócio precisa de um dono, alguém que cuide dos interesses do que o processo visa operacionalizar e que os recursos necessários para sua implementação sejam providenciados.É o responsável pelo processo ponta a ponta ao longo de departamentos funcionais.O sucesso desse papel depende da autoridade que o indivíduo tem para controlar o orçamento e de tomar decisões que afetam o desenvolvimento, manutenção e melhoria do processo.Pode ser formado um comitê inter-funcional para supervisionar os processos corporativos e alguém assume responsabilidades de Dono do Processo.

Papéis para ContinuidadeGestor do Processo

Responsável pelo processo completo ao longo dos departamentos funcionais afetados por aquele fluxo.Deve ter a visão completa do processo, respondendo por sua performance e responsável pela proposição de sugestões de melhoria.Reporta-se diretamente ao Dono do Processo nos assuntos referente à performance do Processo.Usuário eventual de simulação de processo, componente da solução SISPGM. Compõe o Comitê Inter-funcional e reporta-se ao Dono do Processo.

Gestor de Continuidade

Deverá manter o “foco em processo” dentro do orgão e promover a evolução deste modelo através da implementação de escritório de processo da PGM.Centraliza todas as necessidades das gerências, dispara as demandas e coordena todas as atividades em execução.

Papéis para ContinuidadeAnalista de Negócio

Essa pessoa precisa ter Visão de Negócio (Conhecer a estratégia e os objetivos da PGM) Visão de Processos (Conhecer todas as atividades do órgão),Visão de TI.Essa pessoa que identificará as necessidades de mudança no sistema para melhor atender os objetivos da PGM.

Analista de Processo Fornece à organização modelagem de processo , e desenho dos processos e conhecimento especializado de projetos com métodos técnicas e ferramentas.

.

Papéis para Continuidade

Analista de SistemaAnalisar, recomendar e definir padrões e procedimentos necessários ao andamento do projeto. Conhecer e aplicar normas e padrões, métodos e processos de trabalho. Definir a arquitetura de softwares e de sistemas. Especificar, desenhar e modelar sistemas.

Analistas de DesenvolvimentoDesenvolver serviços conforme padrões e procedimentos definidos pelo PRODABEL.

Analista de Testes Conhecer o processo de desenvolvimento de software para gerar técnicas de avaliação. Realizar auditorias para verificar conformidade dos processos e acompanhar as não conformidades. Coordenar a elaboração de plano, estratégias e casos de testes.

Papéis para Continuidade

Administrador da Solução SISPGM:

Atribuir e administrar os direitos de acesso aos usuários do SISPGM

Gestão de ConteúdoFunção que permite atuar na manutenção de classificação (classe, dossiês, volumes e documentos), indexação, arquivamento e captura de documentos, manutenção de metadados e formulários eletrônicos, relacionando os conteúdos com os processos de negócio da PGM.

Estratégia e Alinhamento Organizacional Suportar a elaboração da estratégia de gestão de mudança; Alinhamento com a Consultoria de Implantação Mapear os principais influenciadores; Identificar públicos e canais de comunicação mais efetivos; Identificar recursos de capacitação e entender as políticas vigentes; Mapear impactos operacionais; Mapear papéis e perfis impactados; Suportar a elaboração de planos de ação; Analisar a prontidão para a mudança;

Comunicação Levantar os canais e públicos de comunicação; Elaborar o conteúdo das comunicações; Suportar a execução do plano de comunicação; Conduzir apresentações e dinâmicas; Analisar a efetividade da comunicação;

Change Management

Capacitação Suportar a preparação da logística de treinamento; Coordenar a elaboração do material de treinamento; Acompanhar a execução do programa de treinamento (logística, freqüência, reconvocações, avaliações); Suportar a estruturação de base de gestão do conhecimento;

Rede de Mudança Elaborar os conteúdos de comunicação com os Agentes de Mudança; Acompanhar e suportar a atuação dos Agentes de Mudança.

Change Management

Valor do Contrato e Aditivos• Valor inicial do Contrato = R$ 3.987.560,00

• Inclusão da iteração 2.1, cujo valor cobrado pelo fornecedor foi o equivalente a R$ 180.000,00

• Com a inclusão da iteração 2.1, o valor do contrato passou para R$ 4.167.560,00

• Retirada do software de captura ODDC que teve como consequência a redução no valor de contrato de (R$ 405.193,90).

• Com a retirada do software ODDC, o valor do contrato foi reduzido para R$ 3.762.366,10

Fluxos de Trabalho implementados

Fluxo Contencioso•Registrar Tramitação para Envio e Recebimento de Documentos• Receber Documento Relativo à Processo Judicial Existente •Receber Documento Relativo à Novo Processo Judicial• Distribuir Documentos a Procurador• Receber Publicação• Receber Documentos dos Órgãos e Secretarias• Receber e Analisar Processo Judicial Novo e Existente• Manter Agenda Procurador• Solicitar Informação Adicional• Solicitar Busca Processo Judicial• Ações sobre Documentos


Baixa Lançamento •Receber e Analisar Documentos para Baixa de Lançamentos•Realizar Baixa da CDA•Elaborar Petição de Juntada e Vista•Encaminhar Documentos a GEAC•Associar Processo Judicial ou Administrativo


Fluxo Emissão Parecer Jurídico Interno (GEJC)•Analisar Processo ou Expediente e Verificar Documentação•Receber Processo Administrativo ou Expediente•Analisar Parecer•Despachar com Procurador Adjunto•Designar Assessor Responsável•Associar Parte ao Dossiê•Elaborar Parecer•Arquivar Parecer•Elaborar Ofício de Informação Adicional


Fluxo Prestação Informação MPE/TJMG (GEPEX)•Protocolar Recebimento de Expediente•Receber e Avaliar Expediente•Solicitar informações adicionais sobre expediente•Analisar Informações Adicionais Solicitadas•Analisar Expediente•Verificar Histórico e Elaborar Parecer•Arquivar Parecer na Base de Conhecimento•Solicitar Dilação do Prazo•Encaminhar Parecer Relativo a Expediente ou Processo Administrativo•Selecionar Parecer


Fluxo Execução Fiscal (GAEF)•Receber e Classificar Processos•Analisar Processo e Definir Fase•Elaborar Documentos de Execução Fiscal•Tratar Solicitações Internas•Colher Assinatura do Procurador•Elaborar Requerimento para Abertura de PTA •Receber Documentos e Petição de Execução Fiscal•Manter Classificação de Processos Judiciais•Manter Fase de Processos Judiciais•Manter Tipo Petição

Fluxos de Trabalho implementadosFluxo Falimentar (GFISC)•Receber e Analisar Documentos de Processo Falimentar•Receber Documento Falimentar•Receber e Analisar Certidão de Fatos•Consultar Débitos nos Sistemas Auxiliares•Elaborar Documento Falimentar

Fluxo Receber Ofício (GEAC)•Receber e Encaminhar Oficio

Fluxo Receber Petição (GEAC)•Receber e Encaminhar Petição•Avaliar Retorno Petição Autenticada

Fluxos de Trabalho implementadosFluxo Receber Solicitação Busca Processo Judicial (GEAC)•Receber e Encaminhar Solicitação•Informar Resultado Busca Peça Processual

Fluxo Receber Documento (GEAC)•Protocolar Documentos•Confirmar Recebimento de Documentos na Gerência

Fluxo Inspecionar Processo (GEIJ)•Inspecionar Processos•Fluxo Revisão de Cálculos (GEPJ)•Revisar Cálculo do Processo Judicial•Efetuar Conferência do Cálculo do Processo


Fluxo Integração OPUS (Todas as gerências)•Tramitar Processo no OPUS

Integração Publicação•Visualizar Alerta Publicacao•Gerar Extrato Publicacao•Importar Publicação

Integração SIATU•Importar Processos de Execução Fiscal

Obrigada

sispgm sistema de gestão e acompanhamento de serviços e processos da pgm

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