Seu RH consegue acompanhar o crescimento internacional?

Relato de serviços profissionais

89%

Introdução

Os desafios de RH que surgem à medida que as expansões internacionais se aceleram tornam-se fundamentais para o sucesso ou o fracasso de uma organização. O RH é a espinha dorsal de uma empresa, sendo a folha de pagamento a principal forma de reconhecer o ativo mais importante.

Como tal, o RH central toca todos os aspectos de uma empresa, e a integridade de uma organização depende da perfeita integração dos dados e das funções do RH central com os sistemas da empresa. De acordo com a publicação da ADP em 2011, ‘Conhecer o panorama mundial dos funcionários promove boas decisões e melhores resultados’, 89% das empresas acreditam ser “fundamental” ter uma visão abrangente de seus funcionários. No entanto, apenas 30% delas realmente dispõem dessa visão abrangente, o que significa que, por sua vez, ficam expostas a situações de risco e problemas de conformidade.

A falta de um RH padronizado ou de uma folha de pagamento integrada rapidamente se torna um problema para as empresas multinacionais. Em todo o mundo, o sonho das subsidiárias de qualquer organização é ter uma folha de pagamento harmonizada. Todavia, na prática, as empresas que atuam em vários países têm de lidar com regras muito diferentes no que tange às folhas de pagamento. A complexidade da folha de pagamento internacional pode abrandar o ritmo de expansão em novos mercados lucrativos, o que limita o aproveitamento de novas oportunidades de crescimento.

Portanto, os desafios e as barreiras para o sucesso internacional se resumem à padronização. No entanto, poucas organizações sabem como fazê-lo ou sequer ousam tentar. É importante entender os principais desafios, perceber onde as organizações estão errando e identificar onde o RH pode intervir para acertar os rumos.

das empresas acreditam ser “fundamental” ter uma visão completa de seus funcionários.

Somente 30% das empresas têm essa visão completa

CEO: Seu capital humano pode suportar sua expansão internacional?

CFO: Sua equipe financeira pode gerenciar o impacto do RH internacional efetivamente?

CIO: Sua equipe de TI pode implementar uma estratégia de RH efetiva em vários países?

CHRO: Seu RH pode suportar uma força de trabalho internacional?

Outros relatórios incluídos:

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Desafio 2: Flexibilidade Ao se expandir para novos mercados através de aquisições, muitas empresas herdam sistemas de RH locais fragmentados. Estes sistemas locais herdados não melhoram o desempenho da empresa nem permitem tirar partido da mídia móvel, do big data e da mídia social que proporcionam a flexibilidade necessária para preencher vagas.

As empresas de transporte, por exemplo, consideram difícil recrutar motoristas jovens. Na Alemanha, prevê-se que o setor perca 250.000 caminhoneiros nos próximos 10 a 15  anos por aposentadoria.2 Nas palavras de Ian Burdon, diretor financeiro para a EMEA na ADP Global Enterprise Solutions: “As equipes de RH e folha de pagamento precisam de processos padronizados em todos os mercados que lhes proporcionem flexibilidade para escalar de acordo com as necessidades evolutivas do ambiente empresarial”.

2. Driver Shortage in the North? 2016, The Nordic Logistics Association3. Sierra-Cedar, 2016-2017 HR Systems Survey4. EY, HR Technology Survey, 20165. ADP, Case Study on Aberdeen Asset Management and HR.net

Desafio 3: Controle Os dados de funcionários e de folha de pagamento armazenados em diferentes bancos de dados podem ser difíceis de acessar e de controlar. Esse é um dos motivos pelos quais 24% das organizações internacionais de grande porte estão planejando iniciativas de consolidação global dos sistemas de gerenciamento de RH em 2017, de acordo com uma pesquisa realizada pela Sierra-Cedar.3

Uma pesquisa realizada pela EY concluiu que “as organizações que estão começando a se globalizar, ainda parecem se basear frequentemente em sistemas locais (BOB) que podem não acomodar o uso em vários países”. Portanto, isto pode implicar que as organizações que usam atualmente vários sistemas e fornecedores únicos numa região (24%) ou país (24%) estão transitando para o uso de um único sistema global quando possível”.4

A soluçãoO setor de serviços profissionais está bem posicionado para enfrentar os seus desafios de RH, com 96% e 88% das organizações financeiras e de alta tecnologia, pesquisadas pela Sierra Cedar, usando software de RH e folha de pagamento — uma taxa de adoção mais elevada do que em qualquer outro setor.

Aquelas que já adotaram uma abordagem global estão descobrindo os seus benefícios. Por exemplo, a Aberdeen Asset Management, um grupo de gestão de investimentos internacional. O velho sistema de RH da empresa foi usado juntamente com vários bancos de dados separados e com capacidades de criação de relatórios limitada. Foi instalado um novo sistema global que aumentou significativamente a eficiência da equipe de RH da Aberdeen para lidar com a carga de trabalho extra, criada pela chegada de 340 funcionários adicionais devido a uma aquisição.5

A empresa é um dos muitos prestadores de serviços internacionais a descobrir que a padronização dos sistemas de RH reduz a carga regulamentar das equipes e permite que sejam um verdadeiro parceiro de negócios.

Relato de serviços profissionais

As equipes de RH do setor dos serviços profissionais, especialmente de empresas financeiras, de informática e de transporte, são desafiadas pela evolução desenfreada de tecnologias como a inteligência artificial (IA), a análise de dados e o aprendizado de máquina, as quais estão se tornando pilares da nova economia digital, enquanto tentam acompanhar as alterações de regulamentos em vários sistemas de RH que complicam a eficiência e a produtividade.

Desafio 1: CustosObservar uma variedade de regimes regulamentares aumenta os custos da mão de obra para as empresas. Embora a rotatividade de pessoal, por exemplo, no setor financeiro, seja alegadamente estável, 33% das empresas entrevistadas pela PwC1 tiveram de lidar com custos aumentados de contratação e folha de pagamento. Em muitos casos, vários sistemas de RH e folha de pagamento locais aumentam ainda mais os custos. Mas é difícil determinar os verdadeiros custos destes sistemas, geralmente fornecidos por diferentes provedores. Um único fornecedor providenciando um sistema de RH e folha de pagamento global, em contrapartida, aumentará a transparência e reduzirá os próprios custos.

1. PwC, 2016, Financial Services Survey

Folhade pagamento no setor de serviços profissionais

33% das empresas têm de lidar com aumentos nos custos de folha de pagamento e de contratação de pessoal1

MCGRAW HILL — REPENSAR O PLANEJAMENTO E RECRUTAMENTO DE TALENTOS

A McGraw Hill Financial percebeu que a busca por talentos era bastante real e pretendia implementar uma ferramenta de recrutamento inovadora. Soluções tecnológicas sólidas, juntamente com uma filosofia de parceria, são fundamentais para estabelecer uma base para um planejamento preditivo da força de trabalho global. A McGraw Hill alcançou este objetivo firmando parceria com a ADP. Assista Bradley Arnold, diretor sênior de Aquisição de Talentos na McGraw Hill Financial, descrevendo como a ADP permitiu que a empresa se concentrasse na criação de iniciativas de mobilidade e pesquisa executiva de alto valor.

“A nossa parceria permitiu-nos concentrar na criação de ferramentas de mobilidade e pesquisa executiva de alto valor e a ADP nos ajudou imensamente a desenvolver um planejamento preditivo da força de trabalho global.” Bradley Arnold, diretor sênior de Aquisição de Talentos na McGraw Hill Financial

Estudo de caso

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Uma estratégia em tempo útilSabia que a maioria dos CEOs acredita que os investimentos em tecnologias digitais criaram valor para seus negócios, com cerca de 80% apontando as tecnologias móveis e análises de dados como vertentes-chave em sua estratégia de negócios?6 O ritmo acelerado de mudança tecnológica – apontado como um desafio por 58% dos CEOs – destaca também uma carência de técnicas essenciais, capazes de afetar a expansão global. Garantir que os planos tecnológicos e expansionistas trabalhem em conjunto será uma matéria de caráter urgente durante os próximos dois anos.

Desafio 1: Aumentar os lucros controlando os custos de RH Um estudo que abrangeu 1300 empresas, conduzido pela Manchester Business School, concluiu que 88% dos usuários da nuvem apresentaram reduções de custos e que 56% acreditam que os serviços em nuvem os ajudam efetivamente a aumentar os lucros.7 O estudo Global Benchmarking de 2013, realizado pela Jeitosa Group International, concluiu ainda que as empresas de alto desempenho apresentam uma maior probabilidade de possuir uma equipe de folha de pagamento global que tenha tanto visibilidade como responsabilidade pelo funcionamento das folhas de pagamento ao nível dos países em toda a empresa. Ao transferir o RH para a nuvem e ao manter folhas de pagamentos globais consolidadas, os CEOs são capazes de aumentar seus lucros e o valor do acionista.

Desafio 2: Flexibilidade como condutor do sucesso nos negóciosMais de metade (54%) dos CEOs entrou em um novo setor ou subsetor ou considerou fazê-lo nos últimos três

6. 18th Annual Global CEO Survey (2015), PwC7. Rackspace Survey em conjunto com a Manchester Business School e a Vanson Bourne (2013)8. 18th Annual CEO global survey (2015), PwC9. Global CEO Outlook (2015), KPMG

anos.8 A expansão internacional atrairá um substancial volume adicional de capital de investimento nos próximos três anos, com dois terços dos CEOs esperando que as receitas internacionais aumentem daqui a três anos.8 A terceirização global da folhade pagamento oferece às multinacionais de todas as dimensões uma flexibilidade adicional à medida que crescem. Os negócios em expansão não precisam adquirir conhecimentos de folha de pagamento local, enquanto se estabelecem em novos mercados e territórios. 43% dos CEOs preveem ainda um maior movimento de mão de obra qualificada entre mercados. Por essa razão, os CEOs anseiam por uma maior ligação entre os investimentos digitais e os objetivos de negócios, sendo que 86% deles afirmam que ter uma visão clara de como as tecnologias podem ajudar a alcançar uma vantagem competitiva é crucial para o sucesso.

Desafio 3: Manter o controle dos dados corretos e padronizados do capital humanoOs CEOs precisam ter uma ideia do talento presente dentro da organização e uma ligação direta com os KPIs e objetivos de negócios, de modo a garantir que os funcionários estão trabalhando na direção das mesmas metas organizacionais. Entre as preocupações mais mencionadas pelos CEOs em 2015 encontram-se “Ameaças cibernéticas, incluindo falta de dados de segurança” (61%) e “Rapidez de atualização tecnológica” (58%).9 Ao transformar o capital humano e as folha de pagamento, os CEOs não são apenas capazes de alinhar seus gerenciamentos de talento às suas estratégias através do monitoramento efetivo, análise e relatórios. Eles também podem aumentar a segurança de seus dados de capital humano e mantê-los com a mais moderna tecnologia.

CEO

86% dos CEOs afirmam que a chave para o sucesso é uma visão clara de como as tecnologias digitais podem ajudar atingir uma vantagem competitiva.8

Seu capital humano está preparado para suportar sua expansão internacional?Os CEOs internacionais estão reconsiderando e replanejando cada vez mais suas estratégias de gestão de capital humano. De acordo com o estudo sobre o CEO da PwC de 2014, 93% dos CEOs reconhece a necessidade de mudar ou está mudando suas estratégias para atrair e reter talentos. Porém, 61% ainda não o fez. Os três fatores que os CEOs consideram essenciais para o sucesso são: criar novo valor por meio da transformação digital, desenvolver parcerias diversificadas e dinâmicas e encontrar diferentes métodos de pensar e trabalhar em um ambiente multinacional.

Certifique-se de abordar os 3 desafios de RH internacional mais importantes.

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Os custos com folha de pagamento representam quase a metade desse valor, atingindo uma média de US$ 250 por FTE, por ano, com variações por país. Existem também custos invisíveis que são frequentemente desprezados como parte do processo de devida diligência, mas que afetam o retorno das empresas. Os componentes de TI formam a maior parte, juntamente com as taxas de software, taxas de manutenção e atualização, integração de sistemas e interfaces, custos de hardware e subcontratação e o tempo gasto pelos funcionários com sistemas de folha de pagamento. Multiplique isso pelo número de países atendidos pelo RH, e os custos poderão ser substanciais.

À medida que as organizações se expandem internacionalmente, elas normalmente implantam vários sistemas de folha de pagamento locais (internos ou terceirizados para vários provedores) ou lançam mão das ferramentas existentes.

Consolidação de sistemas fragmentadosPara empresas com vários sistemas de folha de pagamento locais, a consolidação dos dados se soma ao custo. A consolidação de relatórios gerados por sistemas diferentes é um processo demorado. Philippe Mennrath, diretor de RH da KNAUF, fornecedora global de materiais de construção, explica: “A aquisição de empresas concorrentes nos impõe enormes desafios de integração - tais como fazer com que os novos funcionários entendam nossa forma de trabalhar e integrá-los aos nossos sistemas de RH e folha de pagamento”.

A carga administrativa imposta pela gestão de vários sistemas ou fornecedores requer a consolidação infinita de informações e relatórios. Os recursos necessários não só aumentam o custo, mas também afetam a capacidade de tomar boas e oportunas decisões de negócios.

Sistemas locais para uso globalPepita Morales Saldana, gerente global de folha de pagamento da TomTom, provedora de navegação GPS que, de alguns escritórios na Holanda, em 2006, atua hoje em 40 países, recorda: “Usávamos um sistema holandês de folha de pagamento local como um SIRH, o que, pode-se imaginar, nos causava bastante dificuldade. Tínhamos um único sistema holandês local, e nele tínhamos que registrar todas as informações de todos os funcionários em todo o mundo. Há uma grande quantidade de informações locais que precisam ser armazenadas, mas o sistema não foi construído para informações globais. Ele foi desenvolvido apenas para informações locais, da Holanda”. Administrar folhas de pagamento internacionais dessa forma é algo demorado e aumenta os custos de infraestrutura de TI, suporte e manutenção regular.

Existe uma maneira melhor?O relatório da Webster Buchanan Research, “Folha de pagamento entre vários países: análise dos benefícios e desafios para as empresas’, argumenta que o custo será um componente-chave da maioria dos casos de negócios que envolvem folhas de pagamento entre vários países, e onde “as organizações automatizam sistemas manuais ou agilizam processos, haverá um potencial de redução de custos diretos”.

O estudo Global Benchmarking Study (GBS) realizado pela Jeitosa Group International constatou que “organizações de alto desempenho têm muito mais probabilidade de ter uma equipe de folha de pagamento global que tenha visibilidade e responsabilidade pelo funcionamento da folha de pagamento nacional, em toda a empresa”. A TomTom desenvolveu um centro de serviços compartilhados, em que a folha de pagamento foi terceirizada, fornecendo processos e serviços padronizados com uma melhor gestão dos custos. “As taxas são muito claras, e por isso entendemos muito bem os custos envolvidos na folha de pagamento. Além disso, não é possível ter um especialista em cada país. É por isso que também precisamos assimilar esse conhecimento, porque temos vários países que não têm tantos funcionários. Portanto, não é rentável ter um especialista em folha de pagamento local em cada país”, disse Morales Saldana.

Dierk Russell, gerente de SIRH da Covidien para a EMEA, uma empresa de dispositivos médicos que passou de uma folha de pagamento fragmentada para um modelo terceirizado padronizado na região da EMEA, comenta:

“Antes da terceirização, não conseguíamos revisar ou analisar os custos. Agora é bastante simples, pois há um único contrato”.

Um único fornecedor com um único contrato confere transparência aos custos, o que facilita a definição do orçamento e o planejamento financeiro, ao mesmo tempo em que retira das empresas o fardo das funções de back-office. Com isso, as empresas podem se concentrar na expansão dos negócios e em outras estratégias operacionais, mantendo o controle de custos.

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BENEFÍCIOS DOS PROCESSOS PADRONIZADOS PARA COMBATER OS CUSTOS:

• Taxas previsíveis e ajustáveis

• Um único esquema de definição de preços por região, com uma única fatura e moeda

• Redução do custo total de propriedade com serviços gerenciados que eliminam os custos de manutenção e infraestrutura

• Simplificação dos fluxos de trabalho, com atualizações automáticas dos dados das folhas de pagamento de cada país a partir de um ERP ou SIRH central

• Tentativa de redução do alto custo de erros decorrentes da falta de conhecimento ou visibilidade

• Conhecimento dos custos globais da folha de pagamento com uma única fatura para todos os países

• Atualização constante dos sistemas de acordo com as mudanças nas leis nacionais e na legislação de folhas de pagamento

• Facilitação da regionalização ou de iniciativas de serviços compartilhados, fornecendo uma única interface de plataformas e de usuários para processamento global da folha de pagamento

Múltiplos sistemas locais de folha de pagamento aumentam os custosOs departamentos de RH estão sob constante pressão para contribuir para a economia geral da empresa e identificar formas de reduzir custos. O whitepaper da ADP, ‘Folha de pagamento como principal ponto na terceirização de RH’, revela que a folha de pagamento aliada à administração de pessoal e de benefícios é responsável por 35% dos custos totais de RH - ou cerca de US$ 525 por FTE (Full Time Employee).

Desafio Internacional 1: Custos

Um único fornecedor com um único contrato confere transparência

aos custos.

“A aquisição de empresas concorrentes nos impõe enormes desafios de integração - tais como fazer com que os novos funcionários entendam nossa forma de trabalhar e integrá-los aos nossos sistemas de RH e folha de pagamento”

Philippe Mennrath, KNAUF

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Redução de pessoal e crescimentoPA Papyrus, uma empresa comerciante de papel, suprimentos e embalagens industriais, atua em um setor em declínio, em que a competitividade é a chave para o sucesso, e está em fase de reestruturação da organização. “O grande desafio da Papyrus é adaptar a nossa estrutura. Estamos começando a adaptar nossas tarefas de RH e de folha de pagamento, para sermos mais competitivos, mais fortes e mais eficientes, e ter tempo para implantar outras tarefas de RH e não dedicar todo o nosso tempo à folha de pagamento. Assim, teremos mais flexibilidade e capacidade de resposta para que a empresa se adapte às mudanças do mercado”, diz Karima Cherifi, diretora de RH da Papyrus França.

Em comparação, a Yankee Candle, fabricante de velas perfumadas, tem obtido crescimento global de 30% ao ano com “sistemas de RH que não funcionavam”, de acordo com Rachael Merrett, auditora financeira da Yankee Candle. “O sistema de RH era péssimo, e o sistema de folha de pagamento não fornecia nenhuma informação de gestão necessária - até mesmo coisas tais como registros de férias, que eram todos mantidos manualmente. Nada estava interligado.”

Dos 161 entrevistados na Pesquisa Global de Folha de Pagamento da Ernst & Young, sessenta e oito estão considerando expansão para novos mercados no próximo ano. Contudo, apenas 11% destes estavam realmente passando pelo processo de implantação de uma solução global para folhas de pagamento, como parte da expansão. O crescimento dessas empresas será limitado na medida em que o RH deverá lidar com as leis locais e com a contratação de novas pessoas para a empresa.

10. Ernst & Young, 2013, Global Payroll Survey

O conhecimento local é fundamental Quando as organizações passam a atuar em novas regiões geográficas, elas normalmente não têm conhecimento local. Há um risco quando não se conhece as práticas que regem a folha de pagamento local. Os regulamentos podem variar conforme a região, a cidade, a atividade econômica com convenções coletivas, ou a empresa com acordos empresariais. Quando todos esses fatores se somam, as coisas começam a ficar extremamente complicadas. O Brasil, por exemplo, tem mais de 10.000 acordos sindicais. O Japão tem cerca de 300 salários mínimos diferentes, que variam de filial em filial e de região em região. Na França, as mudanças legais ocorridas em 2014 afetam todos os aspectos do RH: folha de pagamento com DSN (balanço social registrado), relação sindical com a BDES (Base de dados econômicos e sociais), gestão de talentos com reforma de treinamento e benefícios com o CICE (crédito fiscal de emprego competitivo).

A frequência de mudanças legislativas e a complexidade de incorporá-las ameniza ou intensifica a primeira. Por exemplo, em um ano-calendário, houve, em nível global, mais de 20.000 mudanças nos regulamentos referentes à folha de pagamento.10 Somando-se a essa pressão, o tempo que as empresas têm para implantar as mudanças exigidas pelos novos regulamentos tributários, empregatícios e relacionados com a folha de pagamento está diminuindo.

Os resultados de um estudo realizado pela CFO Research, em colaboração com a ADP, mostram que mais de 60% dos CFOs pesquisados concordam que as empresas têm, durante os últimos dois anos, sofrido crescentes pressões para responder aos regulamentos tributários, empregatícios e relacionados a pagamentos em prazos cada vez mais curtos.

Compreender e gerir o volume de mudanças é uma tarefa colossal para o setor de RH, ocupando o tempo dos funcionários e recursos. O aumento da complexidade e dos riscos muitas vezes provocam a redução da flexibilidade e de dados estratégicos.

Em um ano-calendário, houve, em nível global, mais de 20.000 mudanças nos regulamentos referentes à folha de pagamento.10

Adaptando-se às condições de mercado e às mudanças no mundo dos negócios

Desafio Internacional 2: Flexibilidade

A presença de sistemas e processos que dificultam as mudanças limita a flexibilidade e a reatividade das organizações às condições de mercado. Quando mal geridos, os setores de RH e de folha de pagamento podem pôr abaixo qualquer desejo de flexibilidade, uma vez que as equipes internas percebem que todo o seu tempo

e todos os recursos se destinam a simplesmente manter em dia as rodadas de pagamento mensais (ou semanais) em vez de servir de apoio à empresa.

Somente 11% das empresas

implantam uma solução global

de folha de pagamento quando buscam expansão

internacional10

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Você está no controle ou está sendo controlado?

Desafio Internacional 3: Controle

Ter uma visão global da força de trabalho é essencial para os executivos gerirem seus negócios, mas apenas poucos realmente podem contar com isso. Sistemas fragmentados não oferecem essa versão única da verdade. As decisões, quando tomadas com base em informações de sistemas díspares, não são precisas nem atualizadas, causando incertezas nos principais processos de decisão - o que torna impossível fornecer dados estratégicos para a empresa ou monitorar os principais indicadores de desempenho para o RH.

Rachael Merrett, da Yankee Candle, recorda que, antes de transformar o RH e terceirizá-lo, “simplesmente não tínhamos as informações de que precisávamos sobre nosso pessoal. Isso não era aceitável, considerando o tamanho da empresa. Nosso escritório nos EUA nos

pedia cada vez mais informações sobre o número e o tipo de funcionários (assalariados ou pagos por hora; homens ou mulheres; ou média de salários). Não havia nenhum tipo de controle”.

Simplicidade e padronização são a chave para a verdadeira flexibilidadeO relatório da Jeitosa Group International, ‘Como administrar folhas de pagamento globalmente estratégicas: a viagem paradoxal rumo à eficiência e à inovação’, argumenta que “uma característica fundamental do modelo internacional é o fato de ele ser especialmente hábil em entender as necessidades de suas unidades de negócios locais e compartilhar de melhores práticas e inovações em toda a organização global”. Na Papyrus, entendemos que os investimentos em RH e folha de pagamento são importantes: “Tivemos de mudar nossa política, que é focada na redução de custos, mas precisamos compartilhar as melhores práticas entre os países”.

A padronização do RH oferece a possibilidade de maior flexibilidade dentro do setor, o que proporciona processos mais eficientes e rentáveis. As empresas podem se livrar da tarefa de ter de lidar com vários diferentes regulamentos, políticas de empregados, condições de trabalho, moedas, idiomas e diretivas. À medida que terceirizam globalmente a folha de pagamento, as empresas consolidam processos consistentes para todos os países em que atuam.

A terceirização global da folha de pagamento oferece mais flexibilidade às multinacionais à medida que crescem. Empresas emergentes não precisam adquirir conhecimento sobre o processo de folha de pagamento local ao se estabelecerem em novos países. Cabe a elas simplesmente pedir ao prestador deste serviço que “abra uma folha em outro país”.

BENEFÍCIOS DOS PROCESSOS PADRONIZADOS PARA AUMENTAR A FLEXIBILIDADE:• Ofertas de serviços e modelos operacionais

de acordo com todos os portes e tipos de organização

• Maior cobertura geográfica

• Transferência de responsabilidades e riscos para o prestador

• Conformidade com a legislação local, em todo o mundo

• Alinhamento interno e compartilhamento das melhores práticas em todas as subsidiárias, com base nas mesmas políticas de RH e dados de referência

• Todos falam a mesma língua: fornecimento de indicadores consistentes para a gerência da empresa, com consequente geração de relatórios de fácil consolidação e melhor prestação de contas

• Serviços de folha de pagamento para multinacionais ajudam as empresas a apoiar sua força de trabalho global com otimização de investimentos em infraestrutura, manutenção de software e consolidação de sistemas

• Um único prestador de serviço para vários países, com consequente redução dos custos com tecnologia

Quando mal geridos, os setores de RH e de folha

de pagamento podem pôr abaixo qualquer desejo de

flexibilidade

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ConclusãoA expansão internacional caminha lado a lado com a constante mudança nas exigências de conformidade locais, mantendo o controle e visibilidade das várias subsidiárias, custos de pessoal e a necessidade de proteger as informações mais sensíveis de uma empresa. Uma solução eficaz para a folha de pagamento entre vários países deve levar em conta a compatibilidade entre plataformas, integrar dados e centralizar as informações dos diversos países, tanto em termos locais quanto globais. Além disso, deve também padronizar adequadamente o nível dos serviços entre fornecedores e integrar o conhecimento das leis de cumprimento locais.

A centralização é a chave para simplificar a prestação de serviços e o modelo operacional de RH que as organizações de renome mundial procuram adotar. Uma rede de especialistas em folha de pagamento de cada país, com profundo conhecimento da legislação local e dos pormenores do RH, aliviaria a carga dos centros de serviços compartilhados ou das subsidiárias locais. Ao encontrar novas maneiras de ajudar a manter a conformidade e reduzir riscos, melhorar a eficiência dos processos de negócios e, finalmente, ajudar a impulsionar o crescimento organizacional e a expansão internacional, o departamento de RH pode demonstrar o valor estratégico que proporciona para a empresa.

As organizações menos inovadoras ou menos ágeis verão isso como uma perspectiva temível. No entanto, aquelas que pretendem ter sucesso no mercado global e expandir-se globalmente, poderão usufruir os benefícios da padronização do RH central e da folha de pagamento - e o farão com a certeza de ter à sua frente líderes de RH.

BENEFÍCIOS DOS PROCESSOS PADRONIZADOS PARA AUMENTAR O CONTROLE:

• SLAs e KPIs consistentes em toda a organização internacional

• Sistemas de BPM centrais para monitorar a folha de pagamento e o fluxo de dados da administração de recursos humanos

• Sistemas únicos com capacidade de gerar relatórios de RH consolidados entre vários países

• Transferência de responsabilidades e riscos para o prestador terceirizado

• Conformidade com a legislação local, em todo o mundo

• Mais fluidez e eficiência nas mudanças quando implantadas em toda a organização

• Inclusão de todas as regiões em uma única plataforma, o que significa que as equipes sentirão o impacto somente uma vez, sem prolongamento de reação ao longo do tempo

Não se pode subestimar o valor obtido quando se colocam todos os dados em um único sistema, acessível não apenas ao RH, mas também à liderança, gerentes e funcionários.

O setor de RH gasta muito tempo, em todo o mundo, para obter dados corretos para que só então possa tomar decisões ou avaliar o impacto das decisões tomadas. Não só se gasta tempo colhendo e reunindo dados, mas também verificando se estão corretos. Para Karima Cherifi, da Papyrus França, “Por estarmos em um ambiente de redução de custos, a cada mês fazemos uma avaliação da nossa situação com base em regras estabelecidas para erros na folha de pagamento. Meu objetivo é ter 99% de eficiência na folha de pagamento, e essa porcentagem deverá ser atingida em paralelo com outros KPIs relativos a custos rescisórios e número de funcionários em tempo integral, etc. Agora, temos uma visibilidade muito boa neste aspecto. Podemos trocar grandes volumes de dados entre as equipes de gestão, graças à terceirização da nossa folha de pagamento”.

A visibilidade dos dados e o conjunto padronizado de processos permitem que as empresas tomem decisões fundamentais de negócios, em tempo real, e se concentrem na estratégia da empresa. Dierk Russell, da Covidien, observa: “Com relatórios consolidados, sabemos, obviamente, muito mais sobre a folha de pagamento do que jamais conseguimos fazer. Mesmo com um bom sistema financeiro e contábil, o tipo de análise que temos hoje vai muito além daquilo a que estávamos acostumados”. A visibilidade da força de trabalho global é fundamental e exige políticas e processos de padronização comuns para monitorar os principais parâmetros de medida e entender melhor o que se passa.

Internacionalização é sinônimo de padronizaçãoUm único repositório de dados que permita gerar relatórios e fazer análises requer a integração de dados de RH, políticas comuns, processos e tarefas em uma única plataforma. Com 37% dos dados de empresas de médio porte armazenados em Excel (Estudo Global HCM da ADP, janeiro de 2014) ou em outros tipos de bancos de dados semelhantes, não se pode subestimar o valor obtido quando se colocam todos os dados em um único sistema, acessível não apenas ao RH, mas também à liderança, gerentes e funcionários. Este foi o caso da Yankee Candle: “A operacionalização de

folha de pagamento era extremamente demorada. Quando o processo era manual, tínhamos de colher os dados manualmente, inserí-los em uma planilha, enviar a planilha para a folha de pagamento, receber uma planilha de volta e analisá-la - era um processo extremamente lento”.

O relatório da Webster Buchanan Research, ‘Folha de pagamento entre vários países: análise dos benefícios e desafios para as empresas’ ‘identifica que “todas as funções internacionais de folha de pagamento são direcionadas a atender exigências regulamentares e empresariais exclusivas de cada localidade e tendem a diferir de país em país, com pouca padronização em torno das melhores práticas e processos”. A maioria das multinacionais utiliza uma combinação de recursos internos e terceirizados: “Em uma empresa grande que atua em uma dúzia de países, por exemplo, pode-se facilmente encontrar de 15 a 20 parceiros diferentes nas atividades de processamento. Pode ser difícil obter visibilidade das operações de folha de pagamento e certificar-se de que estejam em conformidade e protegidas contra fraude. Para a Yankee Candle, o impacto foi enorme: “Agora, posso gerar relatórios ad-hoc, redigir relatórios e consultar os dados o tempo todo. Agora podemos gerar relatórios que são compreendidos pelo sistema financeiro. Tudo isso tem gerado dividendos, pois agora podemos facilmente inserir os dados salariais em nosso sistema ERP”.

37% dos dados das empresas de médio porte são armazenados em planilhas11

A padronização do RH aumenta a flexibilidade

11. ADP Global HCM Study, January 2014

Sobre a ADP (NASDAQ-ADP)Tecnologia poderosa com um toque humano. Empresas de todos os tipos e dimensões, de todo o mundo, contam com o software de nuvem da ADP e com as opiniões dos especialistas para ajudar a liberar o potencial do seu pessoal. RH. Talento. Benefícios. Folha de pagamento. Conformidade. Trabalhando juntos para construir uma força de trabalho melhor. Para mais informações, acesse www.ADP.com.br.

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